Giáo trình văn thư điện tử

GIÁO TRÌNH

VĂN THƯ ĐIỆN TỬ

1


GIÁO TRÌNH

VĂN THƯ ĐIỆN TỬ
(LƯU HÀNH NỘI BỘ)

2


LỜI NÓI ĐẦU
Văn thư điện tử là một trong các mơn học trong chương trình đào tạo
bậc đại học, cao đẳng, TCCN các ngành Hành chính Văn thư, Văn thư – Lưu
trữ, Lưu trữ học nhằm trang bị cho học sinh kiến thức lý luận và phương pháp
thực hiện các nội dung nghiệp vụ văn thư điện tử.
Giáo trình Văn thư điện tử gồm 04 chương, có cập nhật những thông
tin mới nhất từ những văn bản của Nhà nước quy định về công tác quản lý
văn bản đi, văn bản đến, lập hồ sơ trong môi trường mạng và việc quản lý, sử
dụng chữ ký số, chứng thư số.
Thực tiễn cơng tác văn thư điện tử cịn rất mới vàt phong phú nên giáo
trình khơng thể tránh khỏi những thiếu sót, hạn chế nhất định. Nhóm tác giả
mong nhận được những ý kiến đóng góp để lần in sau có chất lượng tốt hơn.

3

Chương I
NHỮNG HIỂU BIẾT CHUNG VỀ VĂN THƯ ĐIỆN TỬ
I. KHÁI NIỆM
Trong hoạt động của con người nói chung vẫn dùng văn bản (tài liệu
chữ viết) làm phương tiện trao đổi thông tin, trong thời đại mới, thời đại kỹ
thuật số, văn bản, tài liệu cũng bị thay đổi sang dạng khác đó là dạng số, hay
nói cách khác là văn bản, tài liệu điện tử. Vì vậy đã hình thành nên khái niệm
mới “tài liệu điện tử”, “văn bản điện tử”.
Tài liệu, văn bản điện tử là những khái niệm quan trọng trong công tác
văn thư và cũng là khái niệm cơ bản trong lĩnh vực công nghệ thông tin.
1. Tài liệu điện tử
Tài liệu điện tử là vật mang tin được tạo lập ở dạng mà thông tin trong
đó được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện hoạt
động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không
dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự hình thành trong quá trình
hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc là vật mang tin mà thơng tin
trong đó được tạo lập bằng việc biến đổi các loại hình thơng tin trên các vật
mang tin khác sang thơng tin dùng tín hiệu số.
2. Văn bản điện tử
Văn bản điện tử là văn bản được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu
(theo Quyết định 28/QĐ-CP ngày 12/7/2018 của Chính phủ về việc gửi nhận
văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước).
3. Văn thư điện tử
Văn thư điện tử là văn bản, tài liệu điện tử được hình thành trong q
trình hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Nói một cách rộng hơn, văn thư điện tử là vật mang tin và phương tiện
xử lý thông tin điện tử trong công tác quản lý.
4. Công tác văn thư điện tử
Công tác văn thư điện tử là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản
điện tử phục vụ công tác quản lý và hoạt động của các cơ quan, tổ chức, bao

4


gồm tồn bộ các cơng việc về tạo lập thơng điệp dữ liệu, ban hành văn bản và
tổ chức quản lý văn bản, giải quyết văn bản điện tử hình thành trong hoạt
động của các cơ quan, tổ chức (cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã
hội, đơn vị lực lượng vũ trang… gọi chung là cơ quan).
5. Một số khái niệm liên quan
“Thông điệp dữ liệu” là thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận
và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử (theo Điều 4 Luật Giao dịch điện tử
số 51/2005/QH11 ngày 29/11/2005).
“Phương tiện điện tử” là phương tiện hoạt động dựa trên cơng nghệ
điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ
hoặc công nghệ tương tự (theo Điều 4 Luật Giao dịch điện tử số
51/2005/QH).
“Chữ ký điện tử” là chữ ký được tạo lập dưới dạng từ, chữ, số, ký hiệu,
âm thanh hoặc các hình thức khác bằng phương tiện điện tử, gắn liền hoặc kết
hợp một cách lơ gíc với thơng điệp dữ liệu, có khả năng xác nhận người ký
thơng điệp dữ liệu và xác nhận sự chấp thuận của người đó đối với nội dung
thông điệp dữ liệu được ký” (theo Điều 2 Luật Giao dịch điện tử số
51/2005/QH).
“Chứng thư điện tử” là thông điệp dữ liệu do tổ chức cung cấp dịch vụ
chứng thực chữ ký điện tử phát hành nhằm xác nhận cơ quan, tổ chức, cá
nhân được chứng thực là người ký chữ ký điện tử (theo Điều 4 Luật Giao
dịch điện tử số 51/2005/QH).
“Chứng thực chữ ký điện tử” là việc xác nhận cơ quan, tổ chức, cá
nhân được chứng thực là người ký chữ ký điện tử (theo Điều 4 Luật Giao dịch
điện tử số 51/2005/QH).
“Cơ sở dữ liệu” là tập hợp các dữ liệu được sắp xếp, tổ chức để truy

cập, khai thác, quản lý và cập nhật thông qua phương tiện điện tử (theo Điều 4
Luật giao dịch điện tử số 51/2005/QH).
“Dữ liệu đặc tả” (Metadata) là những thơng tin mơ tả các đặc tính của
dữ liệu như nội dung, định dạng, chất lượng, điều kiện và các đặc tính khác
nhằm tạo thuận lợi cho quá trình tìm kiếm, truy cập, quản lý và lưu trữ dữ liệu
5


(theo Điều 3 Thông tư 24/2011/TT-BTTTT ngày 20/09/2011 Quy định về
việc tạo lập, sử dụng và lưu trữ dữ liệu đặc tả trên trang thông tin điện tử hoặc
cổng thông tin điện tử của cơ quan nhà nước).
II. VỊ TRÍ, Ý NGHĨA CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ ĐIỆN TỬ
1. Vị trí
Cơng tác văn thư điện tử là hoạt động đảm bảo thông tin bằng tài liệu
điện tử, là một dạng hoạt động của bộ máy quản lý, gắn liền với cơng tác quản
lý. Vì vậy nó ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng cơng tác quản lý.
Trong q trình hoạt động của mình, các cơ quan, tổ chức thực hiện
việc ứng dụng công nghệ thông tin để nâng cao hiệu quả hoạt động của mình.
Vì vậy việc ban hành, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản trong môi trường
mạng bằng phương pháp khoa học, trên cơ sở những quy định chung của Nhà
nước là công tác quan trọng và có tính tất yếu của các cơ quan, tổ chức.
Công tác văn thư điện tử là một nội dung quan trọng trong triển khai
một cửa điện tử, cổng thông tin điện tử, phát triển Chính phủ điện tử, xây
dựng nền hành chính hiện đại.
2. Ý nghĩa
Cơng tác văn thư điện tử có nhiều ý nghĩa rất quan trọng trong q trình
hoạt động của các cơ quan:
- Cơng tác văn thư điện tử giúp cung cấp thông tin cho các cơ quan, tổ
chức một cách nhanh chóng, chính xác. Các văn bản, tài liệu được hình thành
trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức được trao đổi trong môi trường

mạng giúp cho thơng tin được truyền tải nhanh chóng, rút ngắn thời gian xử
lý công việc.
- Làm tốt công tác văn thư điện tử góp phần minh bạch thơng tin, tạo sự
kết nối, chia sẻ thông tin giữa các cơ quan, tổ chức và công dân.
- Giúp các cơ quan, tổ chức tiết kiệm về thời gian, chi phí hoạt động.
Việc quản lý, giải quyết văn bản, tài liệu điện tử được diễn ra trong mơi
trường mạng do đó nó góp phần tiết kiệm chi phí văn phịng phẩm, tiết kiệm
thời gian tiếp nhận, chuyển giao, tra cứu thông tin văn bản… Đồng thời việc

6


sử dụng chữ ký số và thực hiện những giao dịch điện tử cho phép rút ngắn
thời gian giải quyết cơng việc. Vì vậy, cơng tác văn thư điện tử giúp cho các
cơ quan, tổ chức tiết kiệm được thời gian và tiền bạc, tiết kiệm sức lao động
và tăng hiệu suất lao động.
- Công tác văn thư điện tử góp phần cải cách hành chính, tiến tới xây
dựng một nền hành chính hiện đại, cụ thể là ứng dụng công nghệ thông tin truyền thông trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước; các giao dịch
của các cơ quan hành chính nhà nước được thực hiện trên môi trường điện tử,
các dịch vụ công được cung cấp trực tuyến trên Mạng thơng tin điện tử hành
chính của Chính phủ ở mức độ cao; ứng dụng cơng nghệ thơng tin - truyền
thơng trong quy trình xử lý cơng việc của từng cơ quan hành chính nhà nước,
giữa các cơ quan hành chính nhà nước với nhau và trong giao dịch với tổ
chức, cá nhân, đặc biệt là trong hoạt động dịch vụ hành chính cơng, dịch vụ
cơng của đơn vị sự nghiệp công, xây dựng và sử dụng thống nhất biểu mẫu
điện tử trong giao dịch giữa cơ quan hành chính nhà nước, tổ chức và cá nhân,
đáp ứng yêu cầu đơn giản và cải cách thủ tục hành chính…
III. ĐẶC ĐIỂM CỦA TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ
1. Đặc điểm về hình thức thể hiện thơng tin của tài liệu điện tử
Đặc điểm cơ bản nhất của tài liệu điện tử là ở cách biểu diễn thơng tin.

Vịng đời của tài liệu điện tử luôn gắn liền với các phương tiện điện tử. Thông
qua các phương tiện điện tử người đọc mới tiếp cận được thông tin của tài
liệu điện tử. Tài liệu điện tử bao gồm tài liệu dạng văn bản, tài liệu dạng ảnh,
tài liệu dạng âm thanh…và để máy tính xử lý được thì các thơng tin cần được
biến đổi thành dãy bit. Bit (Binary digit) là một ký số nhị phân gồm 2 giá trị 0
và 1, thường được biểu diễn bằng trạng thái on hoặc off của các thiết bị.
Ví dụ 1: Số 10 (hệ thập phân) được biểu diễn dưới dạng nhị phân là
00001010;
Ví dụ 2: Nếu mã hố ký tự bằng bảng mã ASKII 8bit, chữ “TIN” được
biểu diễn dưới dạng nhị phân như sau:
T: 01010100
I: 01001001
7


N: 01001110
 TIN = 010101000100100101001110
Toàn bộ nội dung của tài liệu được ghi lại trên vật mang tin đặc thù,
được biểu diễn dưới dạng nhị phân, có thể xử lý, đọc, và hiểu nhờ vào máy vi
tính hoặc một cơng nghệ tương tự. Đặc điểm này đòi hỏi hoạt động cơng tác
quản lý tài liệu điện tử có những đặc thù khác với công tác quản lý tài liệu
truyền thống lâu nay. Trong các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư điện tử
như soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý văn bản đi, đến, lập hồ sơ yêu cầu
phải được thực hiện với sự trợ giúp của các phương tiện điện tử và hệ thống
mạng. Do đó các cơ quan, tổ chức phải trang bị các trang thiết bị phù hợp để
triển khai công tác văn thư điện tử.
2. Đặc thù về vật mang tin với những tính chất lý hố khác nhau
Tài liệu điện tử thường ở dạng văn bản (text), dạng ảnh (image), dạng
âm thanh (sound) được ghi trên các vật mang tin khác nhau như ổ đĩa cứng,
đĩa quang (ổ đĩa CD, DVD…), ổ cứng di động (USB), thẻ nhớ... Các vật

mang tin đó được chế tạo từ các vật liệu khác nhau với các phương pháp chế
tạo khác nhau, đồng thời chịu tác động của điều kiện tự nhiên, chế động bảo
quản và sử dụng…nên rất dễ bị hư hỏng, tuổi thọ không cao. Ví dụ theo kết
quả nghiên cứu sơ bộ của Dự án bảo hiểm tài liệu lưu trữ của Cục Văn thư và
Lưu trữ Nhà nước kết hợp với kết quả nghiên cứu của PGS-TS. Dương Văn
Khảm là: Đĩa CD có tuổi thọ 5 năm; đĩa DVD (Digital Versatile Disc có tuổi
thọ 8 năm; ổ cứng (HDD) có tuổi thọ 10 năm; thiết bị lưu trữ mạng - NAS
(Network Attached Storage) có tuổi thọ 20 năm; thơng tin được lưu trữ trên
một đĩa CD-ROM là an tồn trong ít nhất ba đến năm năm…Điều này địi hỏi
phải có chế độ bảo quản và sử dụng thích hợp và các quy định về sao chép dữ
liệu sang các vật mang tin khác để đảm bảo an tồn thơng tin.

3. Đặc điểm về mối liên kết giữa nội dung và phương tiện mang tin
Trong tài liệu truyền thống, thông tin được ghi lại trên một phương tiện
mang tin nhất định như giấy, gỗ, vải…và nội dung hồn tồn khơng thể tách
rời khỏi phương tiện mang tin đó. Đối với tài liệu điện tử, thông tin cũng

8


được ghi lại, xử lý, đọc trên một phương tiện mang tin điện tử. Tuy nhiên,
khác với tài liệu truyền thống, thông tin của tài liệu điện tử không gắn cố định
với một phương tiện mang tin cụ thể nào.
Khi tra cứu thông tin hoặc chuyển đổi phương tiện ghi tin, thơng tin có
thể được xử lý ngay trên phương tiện lưu trữ chúng hoặc được chuyển sang
phương tiện khác để xử lý, lưu trữ, ví dụ tài liệu có thể được chuyển từ ổ đĩa
cứng sang ổ đĩa CD-ROM, ổ USB. Do đó, tài liệu điện tử khơng hề phụ thuộc
vào bất kỳ sự ghi tin vật lý cụ thể nào và dễ xảy ra hiện tượng hư hỏng hay sai
lệch nội dung thơng tin. Điều đó đã đặt ra yêu cầu đối với các cơ quan, tổ
chức trong việc quản lý tài liệu điện tử là phải bảo đảm tính xác thực và độ tin

cậy của tài liệu.
4. Sự lỗi thời nhanh chóng của cơng nghệ
Tài liệu điện tử là loại hình tài liệu mà tồn bộ vịng đời của chúng tồn
tại hồn tồn trong mơi trường điện tử. Chúng khơng phụ thuộc vào vật mang
tin và có thể cùng lúc ở trên những vật mang tin khác nhau. Tài liệu điện tử
được lưu trữ trên các vật mang tin khác nhau là sản phẩm của công nghệ điện
tử. Do sự phát triển nhanh chóng của cơng nghệ, những thế hệ máy móc và
chương trình xử lý cũng nhanh chóng lỗi thời, sự khơng tương thích của các
thế hệ sẽ có thể dẫn đến việc khơng thể tiếp cận thông tin được lưu giữ trong
những vật mang tin thế hệ công nghệ trước. Đây cũng là một thách thức đối
với các cơ quan, tổ chức khi triển khai cơng tác văn thư điện tử. Địi hỏi các
cơ quan, tổ chức phải có kế hoạch chuyển đổi dữ liệu sang vật mang tin mới
đồng bộ với phương tiện điện tử tại thời điểm chuyển đổi.
IV. NỘI DUNG CÔNG TÁC VĂN THƯ ĐIỆN TỬ
Theo Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 26/8/2015 của Cục Văn
thư và Lưu trữ nhà nước hướng dẫn về quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập
hồ sơ trong môi trường mạng, nội dung của công tác văn thư điện tử bao gồm:
1. Tạo lập và ban hành văn bản:
- Dự thảo văn bản;
- Duyệt bản thảo;
- Ký số văn bản.
9


2. Quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong hoạt động của
cơ quan, tổ chức
- Tổ chức quản lý văn bản đến;
- Tổ chức quản lý văn bản đi;
- Tổ chức lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
3. Quản lý và sử dụng chữ ký số, chứng thư số

- Quản lý và sử dụng chữ ký số;
- Quản lý và sử dụng chứng thư số.
Câu hỏi ôn tập
Câu 1. Nêu các khái niệm về văn bản điện tử, văn thư điện tử?
Câu 2. Nêu các khái niệm về thông điệp dữ liệu, phương tiện điện tử,
chữ ký điện tử, chứng thư điện tử, chứng thực chữ ký điện tử?
Câu 3. Nêu các đặc điểm của tài liệu điện tử. Các đặc điểm của tài liệu
điện tử ảnh hưởng như thế nào đến công tác văn thư điện tử?

10


Chương II
TỔ CHỨC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ ĐẾN

I. KHÁI NIỆM
Văn bản điện tử đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy
phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành và đơn, thư được
gửi đến cơ quan, tổ chức dưới dạng điện tử.
II. NỘI DUNG QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN
Theo Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN, quản lý văn bản đến trong môi
trường mạng được thực hiện như sau:
1. Lưu đồ mô tả văn bản đến trong môi trường mạng

11


1.1. Lưu đồ
Văn thư cơ
quan

Văn
bản đến

Văn bản điện
tử: Tiếp nhận,
kiểm tra tính
xác thực về
nguồn gốc nơi
gửi và sự tồn
vẹn của văn
bản, đóng dấu
“Đến”, ghi số
và ngày đến,
đăng ký,
chuyển giao
Văn bản giấy:
Tiếp nhận,
phân loại sơ bộ,
bóc bì, đóng
dấu “Đến”, ghi
số và ngày đến,
đăng ký, scan,
chuyển giao

Lãnh đạo
văn phòng/lãnh
đạo cơ quan

Lãnh đạo đơn vị

Cán bộ, công chức,
viên chức
(CBCCVC) chuyên
môn

Tổ chức thực
hiện

Giải quyết,
lập hồ sơ cơng
việc

Ý kiến phân
phối văn bản

Quan
trọng

Khơng

Có

Ý kiến chỉ đạo
giải quyết

Chú thích:
Đường đi của văn bản điện tử
Đường đi của văn bản giấy

12


1.2. Mô tả chi tiết lưu đồ
Người
thực hiện

Nội dung công việc

Văn thư a) Đối với văn bản giấy:
cơ quan - Tiếp nhận văn bản đến;
- Phân loại sơ bộ (loại bóc bì: là loại gửi cho cơ quan và loại khơng
bóc bì: là loại trên bì có ghi dấu chỉ mức độ mật hoặc gửi đích danh
cho cá nhân và các tổ chức đồn thể trong cơ quan);
- Bóc bì văn bản đến (đối với loại được bóc bì);
- Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến;
- Đăng ký văn bản đến trong PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN
ĐẾN (Mục: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 9,10, 11 - Phụ lục I);
- Scan văn bản đến (đối với loại được bóc bì) và đính kèm biểu ghi
văn bản đến trong PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN (Mục
14 - Phụ lục I);
- Chuyển cho người có trách nhiệm cho ý kiến phân phối văn bản
đến (lãnh đạo văn phòng hoặc lãnh đạo cơ quan, tổ chức).
Văn bản đến bằng giấy sau khi scan được văn thư cơ quan giữ lại.
Sau khi nhận được ý kiến phân phối văn bản đến qua mạng, văn thư
cơ quan chuyển văn bản giấy cho CCVC chun mơn được giao
chủ trì giải quyết. Loại văn bản phải scan được thực hiện theo quy
định của từng cơ quan.
b) Đối với văn bản điện tử gửi đến qua mạng:
- Kiểm tra tính xác thực về nguồn gốc nơi gửi và sự toàn vẹn của

văn bản;
- Đăng ký văn bản đến trong PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN
ĐẾN (Mục: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 9,10, 11 - Phụ lục I);
- Đính kèm biểu ghi văn bản đến trong PHẦN MỀM QUẢN LÝ

13


Người
thực hiện

Nội dung công việc
VĂN BẢN ĐẾN (Mục 14 - Phụ lục I);
- Chuyển cho người có trách nhiệm cho ý kiến phân phối văn bản
đến (lãnh đạo văn phòng hoặc lãnh đạo cơ quan, tổ chức).

Lãnh đạo
văn
phòng/
lãnh đạo
cơ quan,
tổ chức

Căn cứ quy định của từng cơ quan, tổ chức; người cho ý kiến phân
phối văn bản đến có thể là chánh văn phịng (hoặc trưởng phịng
hành chính đối với cơ quan khơng có văn phịng), có thể là người
đứng đầu cơ quan, tổ chức (hoặc cấp phó của người đứng đầu được
ủy quyền trong trường hợp người đứng đầu đi vắng).
Trường hợp chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính)
cho ý kiến phân phối:

Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị trong cơ quan, tổ
chức và nội dung, mức độ quan trọng của văn bản đến, chánh văn
phịng (hoặc trưởng phịng hành chính) cho ý kiến đề xuất trong
PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN (Mục: 12, 13 - Phụ lục
I) và chuyển cho:
- Lãnh đạo cơ quan, tổ chức (để báo cáo hoặc xin ý kiến chỉ đạo đối
với văn bản có nội dung quan trọng);
- Lãnh đạo đơn vị chủ trì (để tổ chức thực hiện);
- Lãnh đạo đơn vị phối hợp (nếu có, để phối hợp tổ chức thực hiện).
Trường hợp người đứng đầu cơ quan, tổ chức cho ý kiến phân
phối:
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị trong cơ quan; lĩnh
vực cơng tác phân cơng do cấp phó phụ trách, người đứng đầu cho
ý kiến phân phối (hoặc chỉ đạo) trong PHẦN MỀM QUẢN LÝ
VĂN BẢN ĐẾN (Mục: 12, 13 - Phụ lục I) và chuyển cho:
- Cấp phó để chỉ đạo giải quyết (thuộc lĩnh vực phụ trách);

14


Người
thực hiện

Nội dung cơng việc
- Chánh văn phịng/Trưởng phịng hành chính (để theo dõi);
- Lãnh đạo đơn vị chủ trì (để tổ chức thực hiện);
- Lãnh đạo đơn vị phối hợp (nếu có, để phối hợp tổ chức thực hiện).
Trường hợp cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức cho
ý kiến phân phối:
Trường hợp cấp phó được người đứng đầu cơ quan, tổ chức ủy

quyền cho ý kiến phân phối thì cấp phó thực hiện các cơng việc như
người đứng đầu cơ quan, tổ chức và báo cáo người đứng đầu cơ
quan, tổ chức.

Lãnh đạo Đơn vị được hiểu là: vụ, ban, phòng...trong một cơ quan, tổ chức.
đơn vị Trưởng đơn vị:
Căn cứ nội dung văn bản đến, ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan
và vị trí việc làm của cơng chức, viên chức trong đơn vị, trưởng đơn
vị cho ý kiến chỉ đạo trong PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN
ĐẾN (Mục 12 - Phụ lục I) và chuyển cho:
- Phó trưởng đơn vị để tổ chức thực hiện (nếu cần);
- CCVC chuyên môn trong đơn vị (chủ trì giải quyết trong trường
hợp đơn vị được giao chủ trì giải quyết hoặc phối hợp giải quyết
trong trường hợp đơn vị được giao phối hợp giải quyết);
- Lãnh đạo đơn vị phối hợp giải quyết (nếu cần).
Phó trưởng đơn vị:
Trường hợp phó trưởng đơn vị được trưởng đơn vị giao tổ chức
thực hiện thì phó trưởng đơn vị thực hiện các công việc như trưởng
đơn vị và báo cáo trưởng đơn vị.

15


Người
thực hiện

Nội dung cơng việc

CCVC CCVC chủ trì giải quyết:
chun - Nhận văn bản giấy hoặc văn bản điện tử do văn thư cơ quan

môn
chuyển đến;
- Căn cứ nội dung văn bản đến, ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ
quan, lãnh đạo đơn vị, xác định và nhập thông tin “Mã hồ sơ” trong
PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN (Mục 8 - Phụ lục I);
- Nghiên cứu nội dung văn bản đến để thực hiện. Trường hợp văn
bản đến yêu cầu phải phúc đáp thì soạn thảo văn bản trả lời (xem
phần quản lý văn bản đi trong môi trường mạng);
- Tập hợp văn bản liên quan đến cơng việc được giao chủ trì giải
quyết thành hồ sơ (hồ sơ ở dạng giấy và hồ sơ ở dạng dữ liệu điện
tử);
- Đối với văn bản đến không cần lập hồ sơ thì khơng phải xác định
“Mã hồ sơ”.
CCVC phối hợp giải quyết:
Nghiên cứu nội dung văn bản đến để phối hợp giải quyết và gửi ý
kiến cho:
- Lãnh đạo đơn vị (để báo cáo);
- CCVC chủ trì.
2. Nội dung tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến
Theo Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN, văn bản điện tử đến được quản
lý theo trình tự:
(1) Tiếp nhận văn bản đến;
(2) Đăng ký, scan, đính kèm văn bản;
(3) Trình, chuyển giao văn bản đến;
(4) Giải quyết, theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
16


Nội dung thực hiện chi tiết trình tự trên như sau:
2.1. Tiếp nhận tài liệu điện tử đến

a) Đối với văn bản giấy
Sau khi tiếp nhận văn bản đến, phân loại sơ bộ, bóc bì, đóng dấu đến,
ghi số đến, ngày đến, văn thư cơ quan đăng ký văn bản đến vào phần mềm
quản lý văn bản đến.
Đối với loại được bóc bì, văn thư cơ quan tiến hành scan văn bản và
đính kèm biểu ghi văn bản đến trong phần mềm quản lý văn bản đến (Mục 14
Phụ lục 1 Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN) và chuyển cho người có trách
nhiệm cho ý kiến phân phối văn bản đến.
Văn bản đến bằng giấy sau khi scan được văn thư cơ quan giữ lại. Sau
khi nhận được ý kiến phân phối văn bản đến qua mạng, văn thư cơ quan
chuyển văn bản giấy cho công chức, viên chức chuyên môn được giao chủ trì
giải quyết.
b) Đối với văn bản điện tử gửi đến qua mạng
Theo Điều 18 Luật Giao dịch điện tử năm 2005 việc nhận thông điệp
dữ liệu được quy định như sau:
- Người nhận thông điệp dữ liệu (tài liệu điện tử) là người được chỉ
định nhận thông điệp dữ liệu từ người khởi tạo thông điệp dữ liệu nhưng
không bao hàm người trung gian chuyển thông điệp dữ liệu đó.
- Trong trường hợp các bên tham gia giao dịch khơng có thoả thuận
khác thì việc nhận thơng điệp dữ liệu được quy định như sau:
+ Người nhận được xem là đã nhận được thông điệp dữ liệu nếu thông
điệp dữ liệu được nhập vào hệ thống thông tin do người đó chỉ định và có thể
truy cập được;
+ Người nhận có quyền coi mỗi thơng điệp dữ liệu nhận được là một
thông điệp dữ liệu độc lập, trừ trường hợp thơng điệp dữ liệu đó là bản sao
của một thông điệp dữ liệu khác mà người nhận biết hoặc buộc phải biết
thơng điệp dữ liệu đó là bản sao;

17

+ Trường hợp trước hoặc trong khi gửi thông điệp dữ liệu, người khởi
tạo có yêu cầu hoặc thoả thuận với người nhận về việc người nhận phải gửi
cho mình thông báo xác nhận khi nhận được thông điệp dữ liệu thì người
nhận phải thực hiện đúng yêu cầu hoặc thoả thuận này;
+ Trường hợp trước hoặc trong khi gửi thông điệp dữ liệu, người khởi
tạo đã tuyên bố thông điệp dữ liệu đó chỉ có giá trị khi có thơng báo xác nhận
thì thơng điệp dữ liệu đó được xem là chưa gửi cho đến khi người khởi tạo
nhận được thông báo của người nhận xác nhận đã nhận được thơng điệp dữ
liệu đó;
+ Trường hợp người khởi tạo đã gửi thông điệp dữ liệu mà không tuyên
bố về việc người nhận phải gửi thông báo xác nhận và cũng chưa nhận được
thơng báo xác nhận thì người khởi tạo có thể thơng báo cho người nhận là
chưa nhận được thông báo xác nhận và ấn định khoảng thời gian hợp lý để
người nhận gửi xác nhận; nếu người khởi tạo vẫn không nhận được thông báo
xác nhận trong khoảng thời gian đã ấn định thì người khởi tạo có quyền xem
là chưa gửi thơng điệp dữ liệu đó.
Theo Điều 19 Luật Giao dịch điện tử thời điểm, địa điểm nhận thông
điệp dữ liệu được quy định như sau:
Trong trường hợp các bên tham gia giao dịch khơng có thoả thuận
khác thì thời điểm, địa điểm nhận thơng điệp dữ liệu được quy định như sau:
- Trường hợp người nhận đã chỉ định một hệ thống thông tin để nhận
thơng điệp dữ liệu thì thời điểm nhận là thời điểm thông điệp dữ liệu nhập vào
hệ thống thông tin được chỉ định; nếu người nhận không chỉ định một hệ
thống thơng tin để nhận thơng điệp dữ liệu thì thời điểm nhận thông điệp dữ
liệu là thời điểm thông điệp dữ liệu đó nhập vào bất kỳ hệ thống thông tin nào
của người nhận;
- Địa điểm nhận thông điệp dữ liệu là trụ sở của người nhận nếu người
nhận là cơ quan, tổ chức hoặc nơi cư trú thường xuyên của người nhận nếu
người nhận là cá nhân. Trường hợp người nhận có nhiều trụ sở thì địa điểm

nhận thơng điệp dữ liệu là trụ sở có mối liên hệ mật thiết nhất với giao dịch.

18


Như vậy, tài liệu điện tử được chuyển từ cơ quan, tổ chức gửi văn bản
đến cơ quan, tổ chức nhận văn bản được chỉ định bằng đường mạng. Thời
điểm nhận một văn bản điện tử tại cơ quan, tổ chức được xác định là thời
điểm văn bản điện tử đó nhập vào hệ thống thơng tin cơ quan tiếp nhận, nếu
thời điểm văn bản nhập vào hệ thống ngoài giờ hành chính thì thời điểm tiếp
nhận văn bản điện tử đến, được tính là thời điểm bắt đầu giờ hành chính kế
tiếp.
Sau khi nhận được văn bản đến trên hệ thống thông tin của cơ quan, tổ
chức như hệ thống thư điện tử, hệ thống mạng liên thông, văn thư cơ quan
tiến hành kiểm tra tính xác thực về nguồn gốc nơi gửi và sự toàn vẹn của văn
bản như sau:
- Kiểm tra số lượng văn bản (file đính kèm), kiểm tra xem văn bản
đúng gửi cho cơ quan, tổ chức mình hay khơng…?
- Nếu văn bản có chữ ký số thì sử dụng mã cơng khai để xác định tính
xác thực của tài liệu. Các nội dung cần kiểm tra gồm:
+ Hiệu lực, phạm vi giới hạn, trách nhiệm và những thông tin khác liên
quan đến chứng thư số của người ký;
+ Chữ ký số phải được tạo bởi khóa bí mật tương ứng với khóa cơng
khai trên chứng thư số của người ký.
Nếu văn bản khơng có chữ ký số thì sử dụng các biện pháp khác để xác
minh các thông tin về người gửi, bảo đảm tính xác thực về nguồn gốc và sự
tồn vẹn của văn bản như thông qua địa chỉ thư điện tử, địa chỉ trang mạng
riêng của các cơ quan, tổ chức...
Trường hợp cơ quan, tổ chức yêu cầu nơi nhận văn bản, tài liệu điện tử
phải gửi cho mình thơng báo xác nhận đã nhận được văn bản, tài liệu điện tử

thì nơi nhận phải thơng báo lại cho nơi gửi biết.
2.2. Đăng ký văn bản đến vào phần mềm quản lý văn bản
Sau khi tiếp nhận văn bản đến, văn thư cơ quan tiến hành đăng ký văn
bản đến vào các trường dữ liệu tương ứng của phần mềm quản lý văn bản
đến. Theo Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN, dữ liệu thông tin đầu vào trong
biểu đăng ký văn bản đến bao gồm:
19


1. Số thứ tự (số đến);
2. Ngày đến: là ngày, tháng, năm cơ quan, tổ chức nhận được văn bản;
3. Tác giả: là tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản;
4. Số và ký hiệu văn bản văn bản đến;
5. Ngày tháng ban hành của văn bản đến;
6. Tên loại văn bản đến;
7. Trích yếu nội dung văn bản đến;
8. Mã hồ sơ: theo Khung phân loại hồ sơ (nếu cơ quan chưa có Khung
phân loại hồ sơ thì mục này bỏ trống);
9. Mức độ mật của văn bản (nếu có);
10. Mức độ khẩn của văn bản (nếu có);
11. Số tờ: tổng số tờ của văn bản đến.
12. Các thông tin khác (tuỳ theo đặc thù hoạt động của cơ quan, tổ
chức)
Ví dụ: Biểu đăng ký văn bản đến trong Hệ thống quản lý văn bản
và điều hành của Bộ Tư pháp

20


Các cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận nhiều đơn, thư khiếu nại, tố

cáo thì có thể thiết kế phần mềm đăng ký đơn, thư riêng.
Ví dụ: Biểu đăng ký đơn, thư trong Phân hệ Xử lý đơn thư của Hệ
thống thông tin quản lý khiếu nại, tố cáo được áp dụng tại
cơ quan Thanh tra các cấp

Dữ liệu thông tin đầu ra của văn bản đến được in thành sổ theo mẫu
sau:
Mẫu đăng ký bên trong “Sổ đăng ký văn bản đến”(420 x 297cm):

Số,
Tên loại và
Ngày Số Tác
Ngày
ký
trích yếu nội
đến đến giả
tháng
hiệu
dung

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

21

Đơn vị
hoặc
người
nhận

(7)

Ký
Ghi chú
nhận

(8)

(9)


2.3. Trình, chuyển giao văn bản đến
Văn bản đến sau khi được đăng ký vào các trường dữ liệu tương ứng
trong phần mềm, văn thư cơ quan chuyển văn bản cho người có trách nhiệm
cho ý kiến phân phối.
Căn cứ quy định của từng cơ quan, tổ chức, người cho ý kiến phân phối
văn bản đến có thể là Chánh Văn phịng (hoặc Trưởng phịng Hành chính đối
với cơ quan khơng có Văn phịng), người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc cấp
phó của người đứng đầu được ủy quyền trong trường hợp người đứng đầu đi
vắng). Nội dung thực hiện như sau:
- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức cho ý kiến phân phối:

Căn cứ vào nội dung văn bản đến, chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị
trong cơ quan; lĩnh vực công tác phân công do cấp phó phụ trách, người đứng
đầu cho ý kiến phân phối (hoặc chỉ đạo) vào mục “Ý kiến phân phối” và mục
“Thời hạn giải quyết” trong phần mềm quản lý văn bản đến và chuyển cho:
+ Cấp phó để chỉ đạo giải quyết (thuộc lĩnh vực phụ trách);
+ Chánh Văn phòng/Trưởng phịng Hành chính (để theo dõi);
+ Lãnh đạo đơn vị chủ trì (để tổ chức thực hiện);
+ Lãnh đạo đơn vị phối hợp (nếu có, để phối hợp tổ chức thực hiện).
- Cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức cho ý kiến phân
phối:
Trường hợp cấp phó được người đứng đầu cơ quan, tổ chức uỷ quyền
cho ý kiến phân phối thì cấp phó thực hiện các cơng việc như người đứng đầu
cơ quan, tổ chức và báo cáo người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
- Chánh Văn phịng (hoặc Trưởng phịng Hành chính) cho ý kiến
phân phối:
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị trong cơ quan, tổ chức
và nội dung, mức độ quan trọng của văn bản đến, Chánh Văn phòng (hoặc
Trưởng Phòng Hành chính) cho ý kiến đề xuất vào mục Ý kiến phân phối và
mục Thời hạn giải quyết trong phần mềm quản lý văn bản đến và chuyển
cho:
22


+ Lãnh đạo cơ quan, tổ chức (để báo cáo hoặc xin ý kiến chỉ đạo đối
với văn bản có nội dung quan trọng);
+ Lãnh đạo đơn vị chủ trì (để tổ chức thực hiện);
+ Lãnh đạo đơn vị phối hợp (nếu có, để phối hợp tổ chức thực hiện).
- Lãnh đạo đơn vị:
+ Đối với trưởng đơn vị cho ý kiến phân phối:
Căn cứ nội dung văn bản đến, ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan và vị

trí việc làm của cơng chức, viên chức trong đơn vị, trưởng đơn vị cho ý kiến
chỉ đạo vào mục “Ý kiến phân phối” trong phần mềm quản lý văn bản đến và
chuyển cho:
* Người đứng đầu cơ quan và cấp phó của người đứng đầu cơ quan phụ
trách lĩnh vực có liên quan (nếu cần - để báo cáo);
* Phó trưởng đơn vị để tổ chức thực hiện (nếu cần);
* Công chức, viên chức chuyên môn trong đơn vị (chủ trì giải quyết
trong trường hợp đơn vị được giao chủ trì giải quyết hoặc phối hợp giải quyết
trong trường hợp đơn vị được giao phối hợp giải quyết);
* Lãnh đạo đơn vị phối hợp giải quyết (nếu cần).
* Chánh văn phịng/trưởng phịng hành chính (nếu cần - để theo dõi);
* Văn thư cơ quan (nếu cần - để chuyển văn bản giấy cho cơng chức,
viên chức chủ trì giải quyết văn bản).
+ Đối với phó trưởng đơn vị cho ý kiến phân phối:
Trường hợp phó trưởng đơn vị được trưởng đơn vị giao tổ chức thực
hiện thì phó trưởng đơn vị thực hiện các công việc như trưởng đơn vị và báo
cáo trưởng đơn vị.
Ví dụ: Biểu ghi ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết trong
Hệ thống quản lý văn bản và điều hành của Bộ Tư pháp

23


2.4. Tổ chức giải quyết văn bản đến
Điều 7 Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 hướng dẫn
quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan quy định:
a) Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải
quyết kịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định của
cơ quan, tổ chức. Những văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải giải
quyết trước.

b) Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, quyết định
phương án giải quyết, đơn vị, cá nhân phải đính kèm phiếu giải quyết văn bản
đến có ý kiến đề xuất của đơn vị, cá nhân.
Theo quy định trên thủ trưởng cơ quan, tổ chức có trách nhiệm giải
quyết kịp thời các “văn bản điện tử đến” của cơ quan, tổ chức.
Thủ trưởng cơ quan, tổ chức có thể ủy nhiệm cho cán bộ phụ trách các
bộ phận của cơ quan, tổ chức giải quyết một số loại văn bản điện tử đến tuỳ
theo khả năng và cương vị công tác của mỗi người, nhưng phải chịu trách
nhiệm chung về việc giải quyết những văn bản, giấy tờ đó.
Nhìn chung nội dung cơng việc nêu trong văn bản điện tử đến thuộc
phạm vi trách nhiệm của cán bộ nào, đơn vị nào thì do cán bộ đó, đơn vị đó
giải quyết. Các cán bộ, cơng chức, viên chức phụ trách giải quyết văn bản
thực hiện các nội dung sau:

24


- Nhận văn bản giấy hoặc văn bản điện tử do văn thư cơ quan chuyển
đến.
- Căn cứ nội dung văn bản đến, ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan,
lãnh đạo đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức chủ trì giải quyết văn bản xác
định và nhập thông tin mã hồ sơ vào mục “Mã hồ sơ” trong phần mềm quản
lý văn bản đến.
- Cán bộ, công chức, viên chức chủ trì giải quyết văn bản phải nghiên
cứu nội dung văn bản đến để thực hiện. Trường hợp văn bản đến yêu cầu phải
phúc đáp thì soạn văn bản trả lời.
- Các cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm phối hợp giải quyết
phải nghiên cứu nội dung văn bản đến để phối hợp giải quyết và gửi ý kiến
cho: Lãnh đạo đơn vị (để báo cáo) và cán bộ, cơng chức, viên chức chủ trì
giải quyết văn bản.

- Cán bộ, công chức, viên chức chủ trì giải quyết văn bản phải có trách
nhiệm tập hợp văn bản liên quan đến công việc được giao chủ trì giải quyết
thành hồ sơ (hồ sơ ở dạng giấy và hồ sơ ở dạng dữ liệu điện tử);
- Đối với văn bản đến khơng cần lập hồ sơ thì không phải xác định “Mã
hồ sơ”.
2.5. Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
Theo Điều 7 Thông tư số 07/2012/TT-BNV:
a) Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết phải được theo dõi,
đôn đốc về thời hạn giải quyết.
b) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho Chánh Văn phịng,
Trưởng phịng Hành chính hoặc người được giao trách nhiệm thực hiện theo
dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
c) Văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu để báo cáo người được giao
trách nhiệm theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. Trường hợp cơ
quan, tổ chức chưa ứng dụng máy vi tính để quản lý văn bản thì Văn thư cần
lập “Sổ theo dõi việc giải quyết văn bản đến”.

25