Quy chế pháp lý về con dấu của doanh nghiệp theo pháp luật việt nam

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC LUẬT TP. HỒ CHÍ MINH
KHOA LUẬT THƯƠNG MẠI
----------

PHAN THỊ THU HÀ

QUY CHẾ PHÁP LÝ VỀ CON DẤU CỦA
DOANH NGHIỆP THEO PHÁP LUẬT VIỆT NAM

CHUYÊN NGÀNH LUẬT THƯƠNG MẠI

TP. HỒ CHÍ MINH – NĂM 2017


TRƯỜNG ĐẠI HỌC LUẬT TP. HỒ CHÍ MINH
KHOA LUẬT THƯƠNG MẠI
--------

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP CỬ NHÂN LUẬT

QUY CHẾ PHÁP LÝ VỀ CON DẤU CỦA DOANH NGHIỆP
THEO PHÁP LUẬT VIỆT NAM

SINH VIÊN THỰC HIỆN: PHAN THỊ THU HÀ
Khóa: 38

MSSV: 1353801011046

GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN: NGUYỄN THỊ PHƯƠNG HÀ

TP. HỒ CHÍ MINH – NĂM 2017


LỜI CẢM ƠN
Để hồn thành bài khóa luận tốt nghiệp của thời sinh viên, tôi đã nhận được
sự giúp đỡ cực kỳ nhiệt tình từ gia đình và bạn bè. Tôi xin chân thành cảm ơn sâu
sắc đến tất cả mọi người.
Con cảm ơn bố, mẹ, chị gái và em trai đã luôn bên cạnh và động viên tinh
thần cho con trong những giây phút cảm thấy bất lực nhất, khi trong đầu khơng thể
nghĩ ra một ý tưởng gì để viết.
Em cũng xin bày tỏ sự biết ơn sâu sắc nhất đến cô Nguyễn Thị Phương Hà –
giảng viên trường Đại học Luật Tp. Hồ Chí Minh đã hướng dẫn em trong suốt thời
gian qua, nhờ sự hướng dẫn nhiệt tình cùng với sự chỉ bảo tận tình của cơ đã giúp
em hồn thành khóa luận tốt nghiệp một các tốt nhất. Em cảm thấy may mắn vì đã
được cơ làm giáo viên hướng dẫn cho bài khóa luận này.
Bên cạnh đó em cũng xin cảm ơn cơ Bùi Thị Thanh Thảo – Cố vấn học tập,
đã hỗ trợ và giúp đỡ em rất nhiều trong việc hoàn thành khóa luận cũng như trong
suốt 4 năm học đại học, nhờ có cơ mà đã giúp em trưởng thành hơn rất nhiều.
Ngồi ra với sự giúp đỡ nhiệt tình của những người bạn Võ Thị Khánh Hịa,
Nguyễn Đình Tấn, Trần Thị Kim Dung, Trần Thị Nguyệt, bạn Phi Yến lớp Thương
mại 38B, Đặng Thanh Hải, chị Trần Dịu My, Lê Thị Hồng Thúy, Trần Duy Anh,
Trần Thị Hữu Duyên, Nguyễn Thị Ngọc Hà… đã giúp cho việc thực hiện khóa luận
của tơi bớt khó khăn hơn rất nhiều và là nguồn động viên tinh thần cho tôi rất lớn.
Đặc biệt, cho em gửi lời cảm ơn sâu sắc nhất tới hai anh Luật sư Trần Hoàng
Luân và Kiều Anh Vũ đã giúp em làm rõ và hiểu hơn các quy định của pháp luật.
Cuối cùng, tôi không bao giờ quên sự quan tâm, giúp đỡ của thầy cô trường
Đại học Luật Tp. Hồ Chí Minh, những người bạn trong nhóm 1 và tập thể lớp
Thương mại 38A. Sự đồng hành và hiện diện của mọi người trong suốt 4 năm đại
học vừa qua là nguồn động viên rất lớn cho tôi đi đến những chặng đường cuối
cùng của thời sinh viên này. Tôi xin chân thành cảm ơn.

Phan Thị Thu Hà


LỜI CAM ĐOAN
Tơi xin cam đoan khóa luận tốt nghiệp “Quy chế pháp lý về con dấu của
doanh nghiệp theo pháp luật Việt Nam” là cơng trình nghiên cứu của bản thân
tơi, có sự hỗ trợ từ Giáo viên hướng dẫn là ThS. Nguyễn Thị Phương Hà. Các nội
dung nghiên cứu và kết quả trong đề tài này là trung thực, rút ra từ việc nghiên cứu,
tìm hiểu quy định của pháp luật Việt Nam và một số nước trên thế giới về quy chế
pháp lý con dấu của doanh nghiệp. Những phần sử dụng tài liệu tham khảo trong
khóa luận đã được nêu rõ trong phần tài liệu tham khảo.
Nếu có bất kỳ sai sót hay gian lận nào tơi xin chịu hồn tồn trách nhiệm và
mọi hình thức kỷ luật của khoa và nhà trường đề ra.
Tp. Hồ Chí Minh, ngày 18 tháng 07 năm 2017
Tác giả

PHAN THỊ THU HÀ


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
CHỮ VIẾT TẮT

NỘI DUNG ĐƯỢC VIẾT
TẮT

DN

Doanh nghiệp

LDN

Luật Doanh nghiệp

BLDS

Bộ Luật dân sự

TTDS

Tố tụng dân sự

TTHC

Tố tụng Hành chính

NĐ

Nghị định

TT

Thơng tư

CTCP

Cơng ty cổ phần

TNHH

Trách nhiệm hữu hạn

HĐQT

Hội đồng quản trị


MỤC LỤC
PHẦN MỞ ĐẦU ........................................................................................................1
CHƯƠNG I: QUY CHẾ PHÁP LÝ VỀ CON DẤU CỦA DOANH NGHIỆP
THEO PHÁP LUẬT VIỆT NAM ............................................................................6
1.1. Khái niệm và đặc điểm về con dấu của doanh nghiệp ................................6
1.1.1.

Khái niệm về con dấu của doanh nghiệp..............................................6

1.1.2.

Đặc điểm về con dấu của doanh nghiệp ...............................................7

1.2. Lịch sử hình thành và phát triển các quy định pháp luật về con dấu của
doanh nghiệp ..........................................................................................................8
1.2.1.

Trước khi có Luật Doanh nghiệp 2005 ................................................9

1.2.2.

Sau khi có Luật Doanh nghiệp 2005 ....................................................9

1.2.3.

Sự ra đời của Luật Doanh nghiệp 2014 .............................................10

1.3. Vai trò con dấu của doanh nghiệp ..............................................................10
1.4. Quy chế pháp lý con dấu của doanh nghiệp theo Luật Doanh nghiệp
2014 . .....................................................................................................................12
1.5. Quy chế pháp lý con dấu của doanh nghiệp theo quy định của các văn
bản pháp luật có liên quan .................................................................................18
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG ÁP DỤNG QUY ĐỊNH PHÁP LUẬT VỀ CON
DẤU CỦA DOANH NGHIỆP ................................................................................21
2.1. Quyền của doanh nghiệp đối với con dấu ..................................................21
2.1.1.

Quyền quyết định về số lượng con dấu ...............................................21

2.1.2.

Quyền quyết định về hình thức, nội dung con dấu ............................22

2.1.3.

Quyền quản lý con dấu ........................................................................23

2.1.4.

Quyền sử dụng con dấu .......................................................................24

2.2. Thủ tục xin cấp con dấu của doanh nghiệp ...............................................26
2.3. Những tranh chấp liên quan đến con dấu và hậu quả đối với hoạt động
doanh nghiệp........................................................................................................30

2.3.1.

Hiện tượng làm giả con dấu doanh nghiệp ........................................30

2.3.2.

Tranh chấp về con dấu trong nội bộ doanh nghiệp: ..........................35

2.4. Thẩm quyền xử lý tranh chấp liên quan đến con dấu của doanh nghiệp ...
......... .....................................................................................................................37
CHƯƠNG III: KIẾN NGHỊ HOÀN THIỆN CÁC QUY ĐỊNH VỀ CON DẤU
CỦA DOANH NGHIỆP .........................................................................................40
3.1. Quy định pháp luật về sử dụng con dấu doanh nghiệp của các quốc gia
trên thế giới và kinh nghiệm cho Việt Nam ......................................................40
3.1.1.

Quy định pháp luật về sử dụng con dấu doanh nghiệp của các quốc

gia trên thế giới: ...................................................................................................40
3.1.2.

Kinh nghiệm cho Việt Nam .................................................................45

3.2. Kiến nghị hoàn thiện các quy định pháp luật về con dấu của doanh
nghiệp ...................................................................................................................46
3.3. Giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả việc quản lý sử dụng con dấu doanh
nghiệp trên thực tế ..............................................................................................50
3.3.1.

Đối với cơ quan nhà nước ...................................................................50

3.3.2.

Đối với doanh nghiệp ...........................................................................50

PHẦN KẾT LUẬN ..................................................................................................53
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO


PHẦN MỞ ĐẦU
1.

Lý do chọn đề tài

Trong nền kinh tế thị trường hiện nay của nước ta, doanh nghiệp (DN) có một
vị trí đặc biệt quan trọng, là bộ phận chủ yếu tạo ra tổng sản phẩm trong nước. Có
thế thấy, những năm gần đây, hoạt động DN đã có bước tiến phát triển, góp phần
nâng cao nguồn sản xuất, phát huy nội lực vào phát triển kinh tế xã hội. Với xu thế
của nền kinh tế toàn cầu, để đẩy mạnh được sự hợp tác, thu hút được nhiều nhà đầu
tư từ nước ngồi thì việc cải cách hành lang pháp lý, đẩy mạnh quyền tự do kinh
doanh là một việc làm cần thiết. Một trong những chính sách mở rộng tự do kinh
doanh thì chế định con dấu có tầm quan trọng đặc biệt. Sau đổi mới, với mong
muốn đẩy mạnh tự do hóa kinh doanh và thúc đẩy nền kinh tế, giải tỏa bớt các rào
cản cho kinh tế tự do lưu thông, nhà nước ta đã ban hành nhiều văn bản pháp luật
điều chỉnh các hoạt động của DN, nhưng vẫn chưa có quy định chính thức đề cập
tới chế định con dấu. Khi Luật Doanh nghiệp (LDN) năm 1999 ra đời, chế định con
dấu đã được quy định, tuy nhiên vẫn cịn khá hình thức và chưa được cụ thể. Đến
khi LDN 2005 được ban hành, quy chế pháp lý về con dấu DN đã được quy định

thành một điều luật cụ thể và có các văn bản hướng dẫn chi tiết. Những thành tựu
đáng ghi nhận có thể kể đến như quy định con dấu là tài sản riêng của DN, trong
trường hợp cần thiết được sự đồng ý của cơ quan cấp dấu thì DN có thể có con dấu
thứ hai, việc quản lý, sử dụng con dấu rất chặt chẽ. Tuy nhiên, các quy định này còn
khá nhiều bất cập như yêu cầu con dấu phải đặt tại trụ sở chính của cơng ty, hình
thức và nội dung của con dấu phải được thực hiện theo quy định của chính phủ và
cịn nhiều hạn chế khác. Nhận thấy được vấn đề của pháp luật cịn bó buộc cho DN
như vậy, để đẩy mạnh q trình tự do hóa kinh doanh, nhà nước ta đã quyết định
“cởi trói” cho con dấu DN bằng cách ban hành LDN năm 2014. Theo đó, LDN
2014 đã dành hẳn một điều luật để quy định về con dấu, DN đã được tự do hơn khi
tự mình quyết định về số lượng, hình thức và nội dung con dấu, việc sử dụng quản
lý con dấu theo Điều lệ của công ty. Tuy nhiên, việc quy định như vậy cũng còn gặp
nhiều bất cập trong thực tiễn, như việc kiểm soát hành vi làm giả con dấu, hoặc
tranh chấp phát sinh từ việc sử dụng con dấu có thể xảy ra nhiều hơn… Nhận thấy
được những bất cập của quy chế pháp lý về con dấu của DN trong pháp luật hiện
hành đồng thời ghi nhận những ưu điểm của những quy định chặt chẽ trước đó
nhằm góp phần hoàn thiện hơn quy định của pháp luật về việc quản lý và sử dụng
con dấu của DN phù hợp với xu hướng chung của các quốc gia tiến bộ trên thế giới,
tác giả đã chọn đề tài “QUY CHẾ PHÁP LÝ VỀ CON DẤU CỦA DOANH
NGHIỆP THEO PHÁP LUẬT VIỆT NAM”.
1


2. Tình hình nghiên cứu đề tài
Quy chế pháp lý về con dấu của DN là một đề tài chưa được các tác giả nghiên
cứu nhiều. Trong quá trình tìm kiếm tài liệu, tác giả đã nhận thấy được các cơng
trình nghiên cứu, bài viết có liên quan đến đề tài có thể kể đến như sau: “Về việc xác
định thẩm quyền xử lý đối với hành vi vi phạm về quản lý và sử dụng con dấu liên
quan đến tranh chấp trong nội bộ cơng ty” (Nguyễn Như Bích)1; “Quyền của DN
đối với con dấu theo quy định của LDN 2014 và các văn bản pháp luật có liên

quan” (Nguyễn Tuấn Vũ)2; “Con dấu của DN theo quy định của LDN theo quy định
của LDN năm 2014 và các quy định khác có liên quan” (Võ Trung Tín và Kiều Anh
Vũ)3; “Con dấu DN trong pháp luật Việt Nam” (Nhóm tác giả Nghiên cứu khoa học
cấp trường Đại học Luật Thành phố Hồ Chí Minh)4; “Con dấu DN vẫn còn phức
tạp” (Luật gia Kiều Anh Vũ)5; “Người đại diện và con dấu” (Phạm Hoài Huấn)6;
“Cải cách con dấu DN: Nguyên nhân và giải pháp” (Lê Xuân Hiền)7.
Nhìn chung các cơng trình nghiên cứu, các bài viết nêu trên làm rõ được một
số nội dung sau:
Thứ nhất, những điểm mới và mối quan hệ của LDN 2014 với các quy định
khác của pháp luật việc quản lý và sử dụng con dấu. Quyền của DN đối với con dấu
theo LDN 2014 việc áp dụng chế định con dấu và những vấn đề pháp lý phát sinh
trên thực tiễn.
Thứ hai, mối quan hệ mật thiết giữa người đại diện và con dấu của DN và vai
trò của con dấu trong việc thể hiện tính pháp lý của các giấy tờ của DN khi được
đóng dấu.
Thứ ba, những bất cập, thiếu sót của pháp luật và sự thiếu thống nhất trong các
quy định của pháp luật về quản lý, sử dụng con dấu, những nguyên nhân cần phải
Nguyễn Như Bích, “Về việc xác định thẩm quyền xử lý đối với hành vi vi phạm về quản lý và sử dụng con
dấu liên quan đến tranh chấp trong nội bộ công ty”, Tạp chí Tồn án nhân dân kỳ 1 tháng 8-2013 (Số 15)
tr.21-26.
2
Nguyễn Tuấn Vũ, “Quyền của DN đối với con dấu theo quy định của LDN 2014 và các văn bản pháp luật
có liên quan”, Tạp chí Nhà nước và pháp luật số 03-2016, tr.56-61.
3
Võ Trung Tín & Kiều Anh Vũ “Con dấu của DN theo quy định của LDN theo quy định của LDN năm 2014
và các quy định khác có liên quan”, Tài liệu phục vụ hội thảo LDN và Luật Đầu tư năm 2014: “Những đổi
mới nhằm thực hiện hóa quyền tự do kinh doanh” Khoa Luật Thương Mại năm 2015, tr.125-142.
4
TrầnThị Giang (chủ nhiệm đề tài) (2016) “Con dấu DN trong pháp luật Việt Nam” Đề tài nghiên cứu khoa
học cấp trường lần thứ XX năm 2015 -2016 Trường Đại học Luật Thành phố Hồ Chí Minh.

5
Kiều Anh Vũ, “Con dấu DN vẫn còn phức tạp” báo Kinh tế Sài Gòn ngày 29 tháng 10 năm 2015.
6
Phạm Hoài Huấn “Người đại diện và con dấu”, báo Diễn Đàn DN ngày 11 tháng 10 năm 2011.
7
Lê Xuân Hiền “Cải cách con dấu DN: Nguyên nhân và giải pháp” trưởng phòng Đăng ký kinh doanh sở
Khoa học và Đầu tư tỉnh Hải Dương, nguồn từ Cục Quản lý đăng ký kinh doanh.
1

2


cải cách quy chế con dấu đồng thời đưa ra những kiến nghị, giải pháp thực hiện
những quy định mới và hoàn thiện pháp luật về con dấu của DN.
Thứ tư, thực tiễn cụ thể tranh chấp trong nội bộ công ty liên quan tới con dấu,
về vấn đề chưa xác định được thẩm quyền xử lý đối với trường hợp này, đồng thời
đi cùng với những kiến nghị để hoàn thiện pháp luật trong việc xác định thẩm quyền
xử lý hành vi về quy chế pháp lý con dấu trong nội bộ công ty.
Tuy nhiên, các nghiên cứu, bài viết vẫn còn một số hạn chế như:
Thứ nhất, nghiên cứu một cách tổng thể và toàn diện nhất quy chế pháp lý về
con dấu của DN về mặt pháp lý và việc áp dụng trên thực tiễn.
Thứ hai, quy định về chế định con dấu theo LDN 2005 và LDN 2014 đã có
những mặt tích cực và hạn chế nào trong việc quản lý, sử dụng con dấu.
Thứ ba, những bất cập nào thường gặp nhất đối với con dấu của DN khi áp
dụng trên thực tiễn và cần có giải pháp cụ thể như thế nào để hồn thiện pháp luật.
Trên cơ sở kế thừa những nội dung đã nghiên cứu, khóa luận của tác giả sẽ tập
trung phân tích, làm sáng tỏ một cách tồn diện và có hệ thống quy chế pháp lý về
con dấu của DN trên phương diện quy định của pháp luật. Tác giả tiến hành so sánh
quy định của LDN 2005 và LDN 2014 để tìm ra những điểm tích cực và hạn chế
của từng quy định, phát huy những mặt tích cực, xóa bỏ những mặt cịn hạn chế

đồng thời học hỏi kinh nghiệm pháp luật của nước ngoài, phát hiện những bất cập
khi áp dụng trên thực tiễn để từ đó đưa ra kiến nghị, hồn thiện pháp luật.
3. Mục đích nghiên cứu đề tài
Tác giả thực hiện nghiên cứu đề tài này với ba mục đích sau:
Thứ nhất, phân tích các vấn đề lý luận về quy chế pháp lý về con dấu của DN
pháp luật Việt Nam.
Thứ hai, chỉ ra những vấn đề phát sinh từ việc áp dụng quy chế con dấu trên
thực tiễn từ đó làm rõ những bất cập trong quy định của pháp luật.
Thứ ba, đưa ra kiến nghị, đề xuất những giải pháp, định hướng hoàn thiện quy
chế pháp lý về con dấu của DN.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu đề tài
3


Đối tượng nghiên cứu của đề tài này là quy chế pháp lý về con dấu DN theo
pháp luật Việt Nam và việc áp dụng chế định trên thực tiễn. Phạm vi nghiên cứu mà
tác giả chú trọng nhất là các quy định LDN 2005 và LDN 2014 và các văn bản
hướng dẫn chi tiết về việc áp dụng quy chế con dấu. Đồng thời Khóa luận nghiên
cứu văn bản pháp luật có quy định liên quan chẳng hạn như Luật Kế toán, Luật Tố
tụng dân sự (TTDS), Luật Thi hành án dân sự, Luật sở hữu trí tuệ, Luật các công cụ
chuyển nhượng, Luật Quảng cáo, Luật Tố tụng Hành chính (TTHC) và một số văn
bản Nghị định (NĐ) Thơng tư (TT) hướng dẫn khác. Ngồi ra, tác giả cũng tham
khảo và nghiên cứu một số quy định pháp luật của nước ngoài liên quan đến con
dấu của DN.
5. Phương pháp tiến hành nghiên cứu
Đề nghiên cứu đề tài hồn thành Khóa luận, tác giả đã tiến hành áp dụng các
phương pháp nghiên cứu như phương pháp phân tích, phương pháp tổng hợp,
phương pháp đối chiếu so sánh, phương pháp chứng minh, phương pháp thống kê
số liệu, phương pháp bình luận, phương pháp đánh giá. Cụ thể được thể hiện:
Trong chương 1, tác giả đã sử dụng phương pháp phân tích và phương pháp

tổng hợp để làm rõ các quy định của pháp luật về quy chế con dấu đồng thời sử
dụng phương pháp đối chiếu so sánh để thấy được sự khác nhau của pháp luật qua
từng thời kỳ để nhận thấy được những mặt tích cực và tiêu cực của các quy định
này.
Trong chương 2, tác giả đã sử dụng các phương pháp chứng minh, phương
pháp thống kê số liệu để làm rõ thực trạng quy định của pháp luật trong việc áp
dụng vào thực tiễn.
Trong chương 3, tác giả đã sử dụng phương pháp bình luận, đánh giá để thể
hiện cái nhìn của tác giả về thực trạng này và đưa ra, kiến nghị, giải pháp hoàn thiện
quy định của pháp luật. Cuối cùng, tác giả sử dụng phương pháp tổng hợp để tóm
tắt lại nội dung mỗi chương và đưa ra kết luận cho toàn bộ nghiên cứu này.
6. Bố cục tổng quát của khóa luận
Ngoài lời mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, Khóa
luận có bố cục gồm 3 chương:
Chương 1: Quy chế pháp lý về con dấu của doanh nghiệp theo pháp luật Việt
Nam.
4


Chương 2: Thực trạng áp dụng quy định pháp luật về con dấu doanh nghiệp.
Chương 3: Kiến nghị hoàn thiện các quy định về con dấu của doanh nghiệp.

5


CHƯƠNG I
QUY CHẾ PHÁP LÝ VỀ CON DẤU CỦA DOANH NGHIỆP THEO PHÁP
LUẬT VIỆT NAM
1.1. Khái niệm và đặc điểm về con dấu của doanh nghiệp
1.1.1. Khái niệm về con dấu của doanh nghiệp

Đã từ lâu, con dấu được ví như “ngọc ấn” và gắn bó trong hầu hết các hoạt
động của DN. Tuy nhiên, khái niệm con dấu nói chung và con dấu DN nói riêng lại
ít được đề cập và định nghĩa trong các văn bản pháp luật, nhưng có thể thấy trong
một số tài liệu, văn bản đã định nghĩa về con dấu như:
Trong cuốn từ điển Tiếng việt thông dụng của nhà xuất bản Hồng Đức do
Phạm Lê Liên làm Chủ biên8 đã định nghĩa về con dấu: “Con dấu là vật thường
dùng bằng đồng hoặc gỗ, trên bề mặt có khắc chữ, dùng ấn lên văn bản, giấy tờ để
xác nhận một danh nghĩa nào đó”.
Tại quy định của Điều 1 NĐ 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 08 năm 2001 của
trong các Chính phủ về quản lý, sử dụng con dấu cũng đã định nghĩa:
“Con dấu được sử dụng cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính
trị - xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, hội quần chúng, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ
trang, cơ quan, tổ chức nước ngoài hoạt động tại Việt Nam (dưới đây gọi tắt là cơ
quan, tổ chức) và một số chức danh nhà nước. Con dấu thể hiện vị trí pháp lý và
khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của các cơ quan, tổ chức và
các chức danh nhà nước”.
Bên cạnh đó, từ điển Từ và Ngữ của Nguyễn Lân, Nhà xuất bản Hồ Chí Minh9
đã đưa ra khái niệm về con dấu: “Con dấu, vật bằng gỗ hay bằng kim loại có khắc
chức vụ dùng để đóng vào giấy tờ làm bằng chứng. Cơ quan đổi tên phải đổi con
dấu”.
Ngoài ra, theo quy định tại khoản 1 Điều 3 NĐ số 99/2016/NĐ-CP ngày 01
tháng 07 năm 2016 của Chính phủ về quản lý sử dụng con dấu đã đưa ra khái niệm:
“Con dấu là phương tiện đặc biệt do cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký,
quản lý, được sử dụng để đóng trên văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức, chức
danh nhà nước”.

8
9

Phạm Lê Liên (2015), Từ điển Tiếng Việt thông dụng, NXB Hồng Đức, tr.289.

Nguyễn Lân (2000), Từ và Ngữ, NXB Hồ Chí Minh, tr.397.

6


Như vậy, dựa vào quy định của các văn bản pháp luật về con dấu, trên tinh
thần kế thừa, tác giả đưa ra cách hiểu về con dấu DN như sau: “Con dấu của doanh
nghiệp là vật thể hiện dấu hiệu đặc biệt của doanh nghiệp, được sử dụng để đóng
trên các văn bản, giấy tờ của doanh nghiệp để xác nhận giá trị pháp lý của các văn
bản, giấy tờ đó”.
1.1.2. Đặc điểm về con dấu của doanh nghiệp
Ở nước ta, con dấu được sử dụng trong các cơ quan nhà nước, tổ chức chính
trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp, hội quần chúng, tổ chức
kinh tế, cơ quan, tổ chức nước ngoài hoạt động tại Việt Nam (dưới đây gọi tắt là cơ
quan, tổ chức) và một số chức danh nhà nước10. Con dấu hiện nay được phân làm
nhiều loại và được điều chỉnh trong các văn bản pháp luật khác nhau, cụ thể tại quy
định của NĐ 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 07 năm 2016 của Chính phủ về quản
lý và sử dụng con dấu chỉ điều chỉnh con dấu của cơ quan, tổ chức và các chức danh
nhà nước và không điều chỉnh đối với con dấu được đăng ký và hoạt động theo
LDN và Luật Đầu tư11. Con dấu DN được điều chỉnh tại LDN 2014, NĐ
96/2015/NĐ-CP và NĐ số 78/2015/NĐ-CP ngày 14 tháng 09 năm 2015 của Chính
phủ về đăng ký DN và có một số đặc điểm phân biệt với con dấu của cơ quan, tổ
chức và các chức danh nhà nước cụ thể như sau:
Thứ nhất, về số lượng con dấu, theo quy định của LDN 2014 thì DN được
quyền quyết định số lượng con dấu12. Đối với của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà
nước chỉ được sử dụng một con dấu theo mẫu do cơ quan nhà nước có thẩm quyền
quy định và việc có thêm con dấu phải thực hiện theo quy định của pháp luật13.
Thứ hai, về nội dung thể hiện trên con dấu. Con dấu của DN theo quy định
hiện hành thể hiện tên DN và mã số DN14, đồng thời những hình ảnh và ngơn ngữ
khơng được thể hiện trên con dấu DN như Quốc kỳ, Quốc huy, Đảng kỳ hay hình

ảnh, biểu tượng của cơ quan nhà nước15… Đối với con dấu của cơ quan, tổ chức,
chức danh nhà nước thì nội dung thể hiện trên con dấu có hình Quốc huy16, cịn các
cơ quan, tổ chức khác được sử dụng con dấu khơng có hình quốc huy nhưng sẽ
được sử dụng con dấu hình biểu tượng có hình tượng trưng của cơ quan, tổ chức đó
được pháp luật công nhận và quy định trong điều ước quốc tế, hoặc con dấu không
Điều 1 NĐ 58/2001/NĐ-CP ngày 24-08-2001 của Chính phủ về quản lý sử dụng con dấu.
Khoản 1, khoản 2 Điều 1 NĐ 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 07 năm 2016 của Chính phủ về quản lý và sử
dụng con dấu.
12
Khoản 1 Điều 44, LDN 2014.
13
Khoản 4 Điều 5 NĐ 99/2016/NĐ-CP về Quản lý và sử dụng con dấu.
14
Khoản 1 Điều 44, LDN 2014.
15
Khoản 1 Điều 14 NĐ 96/2015/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của LDN.
16
Điều 7 NĐ 99/2016/NĐ-CP về Quản lý và sử dụng con dấu.
10
11

7


có hình biểu tượng thì khơng có hình Quốc huy; khơng có hình ảnh tượng trưng như
Quốc huy và một số hình ảnh tượng trưng của cơ quan tổ chức17.
Thứ ba, về hình thức con dấu. Con dấu của DN được tự do về mặt hình thức,
có thể là hình trịn, hình đa giác và hình dạng khác, kích cỡ to nhỏ, màu mực dấu có
thể màu xanh, màu tím, màu đỏ đều do DN tự quyết định18. Còn đối với con dấu
của cơ quan, tổ chức và một số chức danh nhà nước bắt buộc phải là hình trịn và

mực dấu màu đỏ19.
Thứ tư, về quản lý, sử dụng con dấu. Đối với con dấu của DN, tại Điều 44
LDN 2014 thì: “Việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu được thực hiện theo Điều
lệ của công ty”. Còn con dấu của cơ quan, tổ chức và một số chức danh nhà nước
phải được quản lý, sử dụng chặt chẽ theo quy định của pháp luật, phải được quản lý
tại trụ sở của cơ quan, tổ chức, chỉ khi nào những người có chức danh nhà nước
hoặc đứng đầu cơ quan, tổ chức đó mới có quyền mang con dấu ra ngồi trụ sở để
giải quyết cơng việc20.
Trên đây là một vài đặc điểm nổi bật để phân biệt con dấu DN với con dấu của
cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước. Có thể thấy, con dấu DN mang một hình
dáng, kích thước, hình ảnh và nội dung riêng biệt, đồng hành xuyên suốt trong quá
hình thành và phát triển, đồng thời giúp phân biệt DN này với DN khác.
1.2. Lịch sử hình thành và phát triển các quy định pháp luật về con dấu của
doanh nghiệp
Dựa vào lịch sử phát triển của dân tộc ta, có thể thấy rằng từ thời xa xưa đến
hiện đại, con dấu nói chung ln mang một ý nghĩa đặc biệt, là công cụ để xác định
quyền lực cũng như tính giá trị pháp lý, con dấu DN cũng vậy, là hình ảnh của cơng
ty, gắn bó trong sự hình thành và phát triển của công ty. Hiện nay, khi kinh tế thị
trường phát triển, số lượng doanh nghiệp càng lớn thì con dấu DN được quan tâm
khá nhiều. Các quy định pháp luật về con dấu của DN đã có sự thay đổi và phát
triển, được thể hiện qua các giai đoạn:

Điều 8, Khoản 2, Khoản 3, Khoản 4 Điều 3 NĐ NĐ 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 07 năm 2016 của
Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu.
18
Điểm 1, Khoản 1 Điều 12 NĐ 96/2015/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của LDN.
19
Khoản 4 Điều 4 NĐ 99/2016/NĐ-CP về Quản lý và sử dụng con dấu.
20
Khoản 5 Điều 24 NĐ 99/2016/NĐ-CP về Quản lý và sử dụng con dấu.

17

8


1.2.1. Trước khi có Luật Doanh nghiệp 2005
Từ sau thời kỳ đổi mới nhà nước ta đã ban hành các văn bản nhằm quản lý
hoạt động của các DN nhà nước và DN Tư nhân, cụ thể có các văn bản như LDN
Tư nhân năm 1990, Luật Công ty năm 1990, LDN Tư nhân sửa đổi năm 1994, Luật
sửa đổi một số điều của Luật Công ty năm 1994… lúc này con dấu DN vẫn chưa
được đề cập và ghi nhận. Sau đó, con dấu được ghi nhận trong một số văn bản pháp
luật sau này, cụ thể rải rác ở các Điều 1, Điều 43, Điều 44 LDN Nhà nước năm
1995 và khoản 3 Điều 24 LDN số 13/1999/QH10. Đặc biệt, nhà nước ta đã ban
hành hẳn NĐ 58/2001/NĐ-CP, theo đó con dấu được sử dụng trong các cơ quan, tổ
chức và một số chức danh nhà nước và thể hiện vị trí pháp lý, khẳng định giá trị
pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của các cơ quan, tổ chức và chức danh nhà
nước. Như vậy, trong giai đoạn trước khi có LDN 2005, vấn đề con dấu DN vẫn
chưa được đề cập nhiều và quy định chưa cụ thể, vẫn cịn một cách khá hình thức và
mờ nhạt.
1.2.2. Sau khi có Luật Doanh nghiệp 2005
LDN 2005 ra đời đã dành hẳn một điều luật để quy định về chế định con dấu
DN, được quy định tại Điều 36:
“DN có con dấu riêng. Con dấu của DN phải được lưu giữ và bảo quản tại
trụ sở chính của DN. Hình thức và nội dung của con dấu, điều kiện làm con dấu và
chế độ sử dụng con dấu thực hiện theo quy định của Chính phủ. Con dấu là tài sản
của DN. Người đại diện theo pháp luật của DN phải chịu trách nhiệm quản lý sử
dụng con dấu theo quy định của pháp luật. Trong trường hợp cần thiết, được sự
đồng ý của cơ quan cấp dấu, DN có thể có con dấu thứ hai”.
Ngồi ra các văn bản quy định chi tiết về việc quản lý sử dụng con dấu có thể
kể đến như: NĐ 31/2009/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của NĐ

58/2001/NĐ-CP, hay NĐ 102/2010/NĐ-CP ngày 01 tháng 10 năm 2010 của Chính
phủ hướng dẫn chi tiết thi hành một số điều của LDN. Thời điểm LDN 2005 được
ban hành đã chính thức ghi nhận quy chế pháp lý và khẳng định con dấu là tài sản
của DN, có thể thấy nhà nước ta đã đề cao vai trò con dấu trong hoạt động của DN
đồng thời đã đem đến một cái nhìn tồn diện, cụ thể và chi tiết về con dấu DN. Tuy
nhiên quy định về con dấu của DN của LDN 2005 và các văn bản hướng dẫn, đã bó
buộc DN trong các hoạt động kinh doanh, như quy định khắt khe về số lượng, cách
sử dụng, bảo quản con dấu làm mất đi tính chủ động và linh động của DN khi sử
dụng con dấu.

9


1.2.3. Sự ra đời của Luật Doanh nghiệp 2014
Nhận thấy được những điểm bất cập trong quy định về con dấu trong LDN
2005 khơng phù hợp với tiến trình phát kiển của nền kinh tế thị trường, LDN 2014
ra đời nhằm khắc phục những rào cản nói trên, đã quy định thơng thống hơn về
con dấu DN. Cụ thể, tại điều 44 của LDN 2014:
“1. DN có quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu của
DN. Nội dung con dấu phải thể hiện những thông tin sau đây:
a) Tên DN;
b) Mã số DN.
2. Trước khi sử dụng, DN có nghĩa vụ thơng báo mẫu con dấu với cơ quan
đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký
DN.
3. Việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu thực hiện theo quy định của
Điều lệ công ty.
4. Con dấu được sử dụng trong các trường hợp theo quy định của pháp luật
hoặc các bên giao dịch có thỏa thuận về việc sử dụng dấu.
5. Chính phủ quy định chi tiết Điều này”

Có thể thấy, pháp luật đã giúp cho DN chủ động và linh hoạt hơn trong việc
quản lý, sử dụng con dấu như được quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội
dung con dấu. Ngồi quy định của LDN 2014, cịn có các văn bản quy định chi tiết
hướng dẫn đối với việc sử dụng con dấu DN như NĐ 96/2015/NĐ-CP quy định chi
tiết một số điều của LDN 2014, trong đó hướng dẫn cụ thể Điều 44 của LDN 2014
về quy chế con dấu, tại NĐ 78/2015/NĐ-CP quy định chi tiết về thủ tục đăng ký
kinh doanh, theo đó hướng dẫn rất cụ thể về việc sử dụng con dấu, điển hình là Điều
34 của NĐ này, hay công văn 4211/BKHĐT-ĐKKD hướng dẫn về vấn đề đăng ký
kinh doanh của DN, cũng đã đề cập đến chế định con dấu.
Tóm lại, quy chế pháp lý về con dấu của DN đã dần được quy định và phát
triển qua từng giai đoạn phát triển của xã hội, luôn được thay đổi để phù hợp với
nền kinh tế quốc gia và thế giới, giúp các DN có thể hoạt động kinh doanh được
nhanh chóng và đạt hiệu quả hơn.
1.3. Vai trò con dấu của doanh nghiệp
Con dấu đã gắn bó trong các hoạt động của DN dẫn chứng là con dấu đã xuất
hiện trong các văn bản, giấy tờ như một chứng nhận giá trị pháp lý. Trong quy định
10


của LDN 2014 và một số văn bản pháp luật có liên quan khác, con dấu có tầm quan
trọng đặc biệt:
Thứ nhất, con dấu là một tài sản của DN. LDN 2014 đã trao quyền cho DN
trong việc quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu. Như vậy, con dấu
thuộc sở hữu và là tài sản của DN, việc sử dụng và quản lý con dấu cũng đặt dưới
sự kiểm sốt của DN. Bên cạnh đó, tại quy định của LDN cũ, cụ thể tại khoản 2
Điều 36 LDN 2005 cũng đã khẳng định “con dấu là một tài sản của DN”, gắn liền
với sự hình thành và phát triển của DN.
Thứ hai, con dấu như một biểu trưng, biểu tượng của DN, là dấu hiệu để phân
biệt các DN với nhau. LDN 2014 đã quy định DN có quyền quyết định hình thức,
số lượng và nội dung con dấu DN, điều đó đã thể hiện mỗi DN đều có con dấu với

hình dáng, kích thước, và mẫu mã khác nhau. Hơn nữa, nội dung được thể hiện trên
con dấu là tên DN, mã số DN. Về tên DN, mỗi DN đều phải có tên riêng và không
được trùng và nhẫm lẫn với bất cứ một DN, tổ chức nào khác. Về mã số DN trên
con dấu cũng thể hiện sự khác biệt của các DN với nhau, dẫn chứng tại Điều 30
LDN 2014: “Mã số DN là dãy số được tạo bởi Hệ thống thông tin quốc gia về đăng
ký DN, được cấp cho DN khi thành lập và được ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký
DN. Mỗi DN có một mã số duy nhất và không được sử dụng lại để cấp cho DN
khác”. Trước đây, quy định của LDN 2005 cũng đã thể hiện được vai trò của con
dấu trong việc phân biệt giữa các DN với nhau, cụ thể đã quy định “DN có con dấu
riêng, đồng thời là tài sản của DN, hình thức và nội dung của con dấu dược thực
hiện theo quy định của Chính phủ”. Tại điều 8 NĐ 43/2010/NĐ-CP ngày 15 tháng
04 năm 2010 của Chính phủ về đăng ký DN đã quy định mỗi DN được cấp một mã
số duy nhất gọi là mã số DN, tồn tại trong suốt hoạt động của DN và không được
cấp lại cho tổ chức, cá nhân khác. Từ những phân tích trên có thể thấy con dấu của
mỗi DN đều có sự khác biệt nhất định, là hình ảnh của công ty, xuất hiện hầu hết
trong các giao dịch, văn bản của công ty, là dấu hiệu nhận biết và phân biệt các DN
với nhau.
Thứ ba, tùy vào Điều lệ của công ty, con dấu trong nhiều trường hợp còn thể
hiện giá trị pháp lý của các văn bản, giấy tờ, quyết định hiệu lực của các giao dịch.
Từ khi LDN 2014 ra đời, con dấu vẫn là một cách thức để xác nhận tính pháp lý,
hợp lệ của các văn bản, giấy tờ của DN. Tuy nhiên, vai trị của con dấu khơng cịn
đặt nặng về giá trị pháp lý nữa mà thay vào đó việc sử dụng được thực hiện theo
quy định của pháp luật, do các bên giao dịch có thỏa thuận hoặc theo Điều lệ của
cơng ty. Có thể thấy, quy định này như một bước tiến mới về vai trò của con dấu, đã
11


phần nào xóa bỏ sự phụ thuộc của DN vào con dấu, tạo điều kiện cho DN được chủ
động và linh hoạt hơn trong các hoạt động liên quan tới các văn bản và hợp đồng
giao dịch. Việc cải cách quy định này xuất phát từ những bất cập trong quy định cũ

về vai trò con dấu trong việc khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ
của DN, cụ thể quy định “con dấu là tài sản của DN”21 hay đối với các giấy tờ, văn
bản, hợp đồng giao dịch của DN sẽ khơng có giá trị pháp lý nếu khơng có con dấu
đóng lên trên các văn bản, giấy tờ đó22. Hơn nữa, có thể thấy giá trị pháp lý con dấu
cao hơn chữ ký của người có thẩm quyền tại DN, có chữ ký của người có thẩm
quyền nhưng khơng có đóng dấu lên các văn bản, hợp đồng đó thì khơng có giá trị.
Tóm lại, theo tiến trình thay đổi của LDN, vai trị của con dấu đã có nhiều sự
thay đổi, đã giảm dần tính quan trọng trong các hoạt động của DN, mở rộng hơn
quyền của DN trong quyền tự quyết định đối với con dấu, theo đó giúp DN chủ
động hơn trong các giao dịch kinh doanh.
1.4. Quy chế pháp lý con dấu của doanh nghiệp theo Luật Doanh nghiệp 2014
Ngày 1/7/2015 LDN 2014 có hiệu lực và là một cải cách mang tính đột phá,
phù hợp với tiến trình phát triển của xã hội. Tuy chỉ quy định trong một điều luật
nhưng phần nào đã thể hiện được tư duy tiến bộ của các nhà lập pháp trong chế định
con dấu, điều đó được thể hiện qua từng nội dung:
Thứ nhất, về số lượng con dấu của DN. LDN 2014 đã chính thức trao quyền
quyết định về số lượng con dấu23. Quy định này có thể được hiểu là DN tự quyết
định về việc sử dụng hay không sử dụng con dấu, sử dụng một hay nhiều con dấu.
Chiếu theo quy định về con dấu trong LDN 2005, mỗi DN chỉ có một con dấu, được
sự đồng ý của cơ quan cấp dấu, DN cũng có thể có con dấu thứ hai24. Trong nền
kinh tế thị trường và hội nhập toàn cầu, các DN ngày càng mở rộng hợp tác kinh
doanh và có nhiều nhà đầu tư hơn, nếu giữ nguyên chế định cũ về số lượng con dấu
chỉ có một hoặc hai thì gây khó khăn trong việc xác lập các giao dịch hợp đồng, đặc
biệt con dấu do người đại diện theo pháp luật chịu trách nhiệm quản lý, sử dụng sẽ
gây bất lợi như trường hợp người đại diện khơng thể có mặt để ký kết những hợp
đồng mang tính đột xuất, khơng thể mang con dấu ra khỏi trụ sở chính, hay người
đại diện của DN phải ra nước ngồi và khơng thể giao dịch được với các hợp đồng
trong nước… Quy định DN có quyền quyết định về số lượng con dấu tạo điều kiện

Điều 36 về “Con dấu của DN”, LDN 2005.

Điều 1 NĐ 58/2001/NĐ-CP ngày 24-08-2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu
23
Khoản 1 Điều 44 LDN 2014.
24
Khoản 2 Điều 36 LDN 2005.
21
22

12


thuận lợi hơn cho DN trong việc giao dịch các hợp đồng, văn bản và giúp DN chủ
động hơn trong các hoạt động kinh doanh của mình.
Thứ hai, về hình thức con dấu của DN. LDN 2014 cũng đã trao quyền quyết
định hình thức và nội dung của con dấu25 cho DN. Về hình thức, DN có thể quyết
định các dạng như hình trịn, hình đa giác hoặc hình dạng khác, mỗi DN đều thống
nhất về hình thức con dấu26, đồng thời DN được tự quyết định cả về kích cỡ, nội
dung và màu mực dấu27. Đây là một quy định mới hoàn toàn so với quy định của
LDN cũ khi hình thức của con dấu cũ được thực hiện theo quy định của Chính phủ,
Bộ Cơng an thống nhất quy định các mẫu dấu, việc làm biểu tượng hoặc chữ nước
ngồi trong hình dấu, việc làm và sử dụng con dấu thứ hai và thống nhất dùng màu
mực dấu là màu đỏ28. Việc quy định hình thức con dấu do DN tự quyết định tạo
điều kiện cho DN được chủ động hơn trong việc lựa chọn chất liệu bằng cao su,
bằng gỗ, bằng nhựa hoặc chất liệu khác; hay DN có thể tự do làm con dấu với các
kích cỡ khác nhau từ nhỏ nhất đến lớn nhất hoặc có thể làm theo mẫu quy định bộ
cơng an trước đây. Về màu mực con dấu có thể chọn bất kỳ màu nào từ đỏ, cam,
tím, vàng, lục, lam, chàm, đối với hình dáng có thể chọn hình ovan, hình chữ nhật,
hình tam giác. Tuy nhiên hình thức con dấu DN không được vi phạm các quy định
tại Điều 14 của NĐ số 96/2015/NĐ-CP về quy định các từ ngữ, hình ảnh, ký hiệu
khơng được dùng trong hình thức con dấu của DN. Như vậy, có thể thấy quy định

về hình thức đối với con dấu như hiện nay là một bước tiến mới của các nhà lập
pháp từ đó giúp mỗi DN có thể tự do lựa chọn mẫu mã, tự do sáng tạo để có thể tạo
ra một con dấu mang đậm dấu ấn riêng biệt mỗi DN.
Thứ ba, về nội dung con dấu của DN, tại khoản 1 Điều 44 LDN hiện hành và
khoản 3 Điều 14 NĐ số 96/2015/NĐ-CP cho phép DN quyết định đối với nội dung
con dấu, trên con dấu phải thể hiện được tên DN và mã số DN, ngồi ra DN có thể
bổ sung thêm từ ngữ, hình ảnh khác vào nội dung mẫu dấu của DN, trừ các trường
hợp không được phép. Theo đó, DN khơng được sử dụng các hình ảnh, từ ngữ, ký
hiệu như quốc kỳ, quốc huy, đảng kỳ, hình ảnh biểu tượng, tên của cơ quan, nhà
nước, đơn vị vũ trang nhân dân, tổ chức chính trị…từ ngữ và ký hiệu vi phạm
truyền thống văn hóa lịch sử, đạo đức, thuần phong mỹ tục của dân tộc Việt Nam.
Khoản 1 Điều 44 LDN 2014.
Khoản 2 Điều 12 NĐ số 96/2015/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2015 về quy định chi tiết một số điều của
LDN.
27
Điểm a, Khoản 1 Điều 12 NĐ số 96/2015/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2015 về quy định chi tiết một số
điều của LDN 2014.
28
Khoản 1 Điều 36 LDN 2005, Khoản 4 Điều 1 NĐ số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 04 năm 2009 về việc
sửa đổi, bổ sung một số điều của NĐ số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 08 năm 2001 về quản lý và sử dụng
con dấu và khoản 5 Điều 6 NĐ số 58/2001/NĐ-CP.
25
26

13


Tranh chấp giữa DN và các cá nhân, tổ chức khác có liên quan về từ ngữ, ký hiệu và
hình ảnh sử dụng trong nội dung mẫu con dấu của DN được giải quyết tại Tòa án
hoặc trọng tài29. Như vậy có thể thấy pháp luật quy định khơng cụ thể về nội dung

con dấu nên DN có thể tự do lựa chọn kích thước, kiểu dáng và vị trí trình bày các
chữ trên con dấu, đồng thời luật chỉ quy định bắt buộc nội dung trình bày trên con
dấu là tên DN và mã số DN và không yêu cầu cách trình bày, kiểu chữ viết hoa hay
viết thường, cách sắp xếp các chữ. So sánh với quy định của LDN 2005 tại khoản 1
Điều 36 về quy chế con dấu, nội dung của con dấu được thực hiện theo quy định
của Chính phủ như Bộ Cơng an quy định các mẫu dấu, việc làm biểu tượng hoặc
chữ nước ngồi trong hình dấu30. Có thể thấy, quy định hiện hành đã tạo điều kiện
hơn cho DN trong việc tự quyết về nội dung con dấu khơng cịn bị phụ thuộc theo
quy định của pháp luật nữa, DN được tự do, chủ động tạo ra một nội dung mẫu dấu
riêng và đảm bảo phù hợp trong các hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, LDN 2014
lại khơng có quy định cơ quan có thẩm quyền thẩm tra nội dung mẫu con dấu31.
Thứ tư, về quản lý và sử dụng con dấu của DN. LDN 2014 không quy định cụ
thể về việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu DN, mà giao cho DN tự quy định,
cụ thể là theo Điều lệ của công ty, hay trong các giao dịch do các bên tự thỏa
thuận32, tức là mỗi công ty sẽ ban hành ra “ngun tắc của cơng ty mình” trong việc
quản lý và sử dụng con dấu, việc đóng dấu ở đâu, cách thức đóng dấu ra sao cũng
đều do DN quyết định. Quy định này ra đời nhằm khắc phục những bất cập còn gặp
phải trong việc quản lý, sử dụng con dấu trong LDN cũ, LDN 2005 theo đó, con
dấu trước đây phải được lưu trữ và bảo quản tại trụ sở chính của DN, người đại diện
theo pháp luật phải chịu trách nhiệm quản lý, sử dụng con dấu theo quy định của
pháp luật33. Trong chế định cũ, chỉ có người đại diện theo pháp luật mới được sử
dụng con dấu, điều đó gặp rất nhiều khó khăn cho DN trong các giao dịch cần có sự
đóng dấu, mà người DN khơng thể có mặt hoặc khơng thể thực hiện việc đem con
dấu ra ngồi trụ sở chính để ký kết các hợp đồng quan trọng mà địa điểm giao kết
hợp đồng không ở gần trụ sở chính. Hay việc sử dụng con dấu phải bắt buộc trong
các văn bản, giao dịch hợp đồng mới có giá trị pháp lý. Điều này làm cho DN thụ
động và phụ thuộc rất lớn vào con dấu.

Khoản 2 Điều 14 NĐ số 96/2015/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2015 về quy định chi tiết một số điều của
LDN.

30
Khoản 4 Điều 1 NĐ số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 04 năm 2009 về việc sửa đổi, bổ sung một số điều
của NĐ số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 08 năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu
31
Khoản 3 Điều 14 14 NĐ số 96/2015/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2015 về quy định chi tiết một số điều
của LDN.
32
Khoản 3 Điều 44 LDN 2014.
33
Điều 36 LDN 2005.
29

14


Thứ năm, về việc khắc con dấu của DN. Theo quy định của LDN 2014 đã trao
quyền tự quyết về số lượng, hình thức và nội dung con dấu cho DN, như vậy có thể
hiểu, DN có quyền tự khắc con dấu hoặc thuê đơn vị khắc dấu thực hiện, điều này
khác hẳn với quy định cũ, LDN 2005 còn bó buộc DN về việc khắc con dấu, cụ thể
tại Điều 36 quy định việc sản xuất và điểu kiện làm con dấu phải theo quy định của
Chính phủ, được hướng dẫn cụ thể tại NĐ 58/2001/NĐ-CP như DN phải nộp giấy
chứng nhận đăng ký kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động, chứng nhận
đầu tư, giấy phép chi nhánh…cho cơ quan công an, trong thời gian không quá 7
ngày, kể từ ngày nhận được hồ sơ của cơ quan, tổ chức theo quy định, cơ quan công
an cấp giấy phép khắc dấu và giới thiệu đến cơ sở khắc dấu theo quy định34.
Thứ sáu, về thông báo mẫu dấu của DN. Hiện nay, trước khi sử dụng, DN có
nghĩa vụ thơng báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công
khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký DN35 và tại trang Cổng thơng tin này
chúng ta cũng có thể tra cứu được nhiều thông tin từ các DN trên cả nước, giúp các
nhà đầu tư có thể dễ dàng tìm hiểu thông tin của DN hơn. Đây là một quy chế mới,

tiến bộ và có nhiều điểm mới hơn quy định cũ, đó là sau khi khắc dấu xong, DN
khơng cần phải đăng ký mẫu tại cơ quan công an nữa, quy định cũ phần nào cản trở
đến quá trình gia nhập thị trường của các DN khi mà các thủ tục xin mẫu dấu rất
phức tạp và tốn nhiều thời gian như quy định tại khoản 2 Điều 6 NĐ 58/2001/NĐCP được sửa đổi bổ sung tại khoản 2 Điều 1 NĐ 31/2009/NĐ-CP con dấu khắc dấu
xong DN phải đến cơ quan cơng an đăng ký, sau đó phải đợi được cấp giấy chứng
nhận đăng ký mẫu dấu thì mới sử dụng mẫu dấu. Trong nền kinh tế thị trường năng
động, việc cạnh tranh giữa các DN ngày càng gay gắt thì việc dỡ bỏ bớt các thủ tục
rườm rà và mất nhiều thời gian cho các DN và giảm tải bớt công việc cho các cơ
quan nhà nước là một việc làm cần thiết.
Thứ bảy, thay đổi, hủy mẫu con dấu của DN. Tại khoản 2 Điều 34 NĐ số
78/2015/NĐ-CP về Đăng ký DN đã quy định về việc thay đổi, hủy mẫu dấu DN
như sau:
“Trước khi sử dụng, thay đổi, hủy mẫu con dấu, thay đổi số lượng con dấu
của DN, chi nhánh, văn phòng đại diện, DN gửi thơng báo đến Phịng Đăng ký kinh
doanh nơi DN, chi nhánh, văn phòng đại diện đặt trụ sở để đăng tải thông báo về
mẫu con dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký DN”.

Khoản 4 Điều 10 NĐ số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 08 năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng
con dấu.
35
Khoản 1 Điều 44 LDN 2014.
34

15


Như vậy, theo quy định trước đây, cụ thể tại khoản 1 Điều 16 NĐ
58/2001/NĐ-CP và được sửa đổi bổ sung tại khoản 7 Điều 1 NĐ 31/2009/NĐ-CP
thì Cơng an là đơn vị quản lý con dấu, và sau khi LDN 2014 có hiệu lực, việc thay
đổi và hủy mẫu con dấu do Phòng Đăng ký kinh doanh chịu trách nhiệm quản lý.

Điều này làm giảm bớt thủ tục cho các DN khi khơng cịn phải thơng báo lên cơ
quan công an để xử lý việc thay đổi, xử lý mẫu dấu nữa.
Thứ tám, trường hợp làm mất con dấu:
Đối với DN, chi nhánh, văn phòng đại diện sử dụng con dấu theo quy định tại
LDN năm 2014 nhưng bị mất con dấu thì có hai trường hợp giải quyết:
Trường hợp DN, chi nhánh, văn phịng đại diện có nhu cầu tiếp tục sử dụng
mẫu con dấu với số lượng, hình thức đã thơng báo với cơ quan đăng ký kinh doanh,
DN có thể làm con dấu thay thế cho con dấu đã mất mà không cần thông báo với cơ
quan đăng ký kinh doanh.
Trường hợp DN có nhu cầu thay đổi mẫu con dấu, trước khi sử dụng mẫu con
dấu mới, phải thông báo đến cơ quan đăng ký kinh doanh để được đăng tải công
khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp theo quy định. Trường
hợp này, Phịng Đăng ký kinh doanh khơng u cầu DN đóng mẫu con dấu cũ vào
thơng báo36.
Đối với DN được thành lập trước ngày 01 tháng 7 năm 2015 thì việc làm mất
con dấu phải thơng báo việc mất con dấu, mất Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu
cho cơ quan công an nơi đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu sau đó37. So
sánh với chế định cũ, đối với trường hợp mất con dấu trong trường hợp bị mất con
dấu, cơ quan, tổ chức phải báo ngay cho cơ quan công an gần nhất và cơ quan công
an đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu đồng thời phải thông báo huỷ bỏ con
dấu bị mất. Sau đó, phải có văn bản nêu rõ lý do và đề nghị cơ quan công an khắc
lại con dấu mới mà không cần phải thêm bất kỳ văn bản nào khác38.
Thứ chín, thời điểm có hiệu lực con dấu của DN. LDN 2014 không quy định
về thời điểm có hiệu lực của con dấu. Tuy nhiên, tại quy định tại khoản 2 của Điều
34 NĐ số 78/2015/NĐ-CP thì trước khi sử dụng, thay đổi, hủy mẫu con dấu, thay
đổi số lượng con dấu của DN, chi nhánh, văn phịng đại diện. DN gửi thơng báo đến
Phịng Đăng ký kinh doanh nơi DN, chi nhánh, văn phòng đại diện đặt trụ sở để
Công văn số 9720/BKHĐT-ĐKKD ngày 02 tháng 11 năm 2015 về việc thông báo mẫu con dấu.
Khoản 3 Điều 15 NĐ số 96/2015/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2015 về quy định chi tiết một số điều của
LDN.

38
Khoản 6 Điều 6 và khoản 3 Điều 10 NĐ số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 08 năm 2001 của Chính phủ về
quản lý và sử dụng con dấu.
36
37

16


đăng tải thông báo về mẫu con dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký DN, nội
dung thông báo bao gồm: Số lượng con dấu, mẫu con dấu, thời điểm có hiệu lực của
mẫu con dấu. Như vậy, thời điểm có hiệu lực của con dấu cũng do DN tự quyết
định và được ghi trên thông báo mẫu dấu. Quy định này nhằm giúp cho DN được
chủ động hơn trong việc sử dụng con dấu, không chủ thể nào ngồi DN có thể hiểu
rõ hơn về con dấu của chính DN mình, thời điểm sử dụng lúc nào là hợp lý. Đồng
thời quy định này còn giúp cho DN linh hoạt hơn trong việc sử dụng con dấu trong
các hợp đồng, giao dịch văn bản quan trọng mà khơng cần phải đợi ngày có hiệu lực
theo quy định của pháp luật. So sánh với thời điểm có hiệu lực của con dấu DN
trước đây, cụ thể tại điểm d khoản 1 Điều 4 TT 07/2010/TT-BCA ngày 05 tháng 02
năm 2010 quy định chi tiết thi hành một số điều của NĐ số 58/2001/NĐ-CP đã
được sửa đổi, bổ sung một số điều của NĐ số 31/2009/NĐ-CP, theo đó thủ tục
chung đối với con dấu: “Trong thời hạn 4 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ
sơ hợp lệ, cơ quan Công an phải giải quyết thủ tục về con dấu quy định tại TT này,
đăng ký mẫu dấu để trả con dấu và Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu cho cơ
quan, tổ chức, chức danh nhà nước”. Đồng thời tại khoản 2 Điều 5 NĐ
58/2001/NĐ-CP đã quy định, con dấu sau khi khắc xong phải được đăng ký tại cơ
quan công an và chỉ được sử dụng sau khi đã được cấp giấy chứng nhận đăng ký
mẫu dấu. Có thể thấy, quy định như vậy sẽ phần nào bó buộc DN trong việc sử
dụng con dấu. Đối với các trường hợp cần đóng dấu vào các văn bản, hợp đồng có
tính chất quan trọng và gấp gáp nhưng chưa được cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu

dấu thì vẫn chưa được sử dụng.
Ngồi ra, pháp luật cũng đã quy định cụ thể về quản lý và sử dụng con dấu đối
với các DN được thành lập trước thời điểm LDN 2014 có hiệu lực, cụ thể tại Điều
15 NĐ số 96/2015 về quy định chi tiết một số điều của LDN như sau:
“Các DN đã thành lập trước ngày 01 tháng 7 năm 2015 tiếp tục sử dụng con
dấu đã được cấp cho DN mà không phải thực hiện thông báo mẫu con dấu cho cơ
quan đăng ký kinh doanh. Trường hợp DN làm thêm con dấu, thay đổi màu mực
dấu thì thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu theo quy định về đăng ký DN;
Trường hợp DN đã thành lập trước ngày 01 tháng 7 năm 2015 làm con dấu mới
theo quy định tại NĐ này thì phải nộp lại con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu
dấu cho cơ quan công an nơi đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu. Cơ quan
công an cấp giấy biên nhận đã nhận lại con dấu tại thời điểm tiếp nhận lại con dấu
của DN; Trường hợp DN đã thành lập trước ngày 01 tháng 7 năm 2015 bị mất con
dấu, mất Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu thì DN được làm con dấu theo quy
định tại NĐ này; đồng thời thông báo việc mất con dấu, mất Giấy chứng nhận đăng
17


ký mẫu dấu cho cơ quan công an nơi đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu;
DN có trách nhiệm thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh nơi DN
có trụ sở chính để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký DN
trong các trường hợp sau đây: Làm con dấu lần đầu sau khi đăng ký DN; Thay đổi
số lượng, nội dung, hình thức mẫu con dấu và mầu mực dấu; Hủy mẫu con dấu”.
Tóm lại, quy định mới về chế định con dấu đã mở ra một trang mới hồn tồn
cho DN, khơng cịn bó buộc trong các quy định cứng nhắc của pháp luật trong việc
quản lý, sử dụng con dấu, phần nào xóa bỏ bớt rào cản, những khó khăn trong việc
sử dụng con dấu. Có thể nói, đây sẽ làm một bước mở đầu, dần dần giảm bớt sự
xuất hiện của con dấu trong hầu hết các hoạt động của DN, giúp DN chủ động, mở
rộng hội nhập, tận dụng được nhiều cơ hội kinh doanh phát triển.
1.5. Quy chế pháp lý con dấu của doanh nghiệp theo quy định của các văn bản

pháp luật có liên quan
Bên cạnh những quy định về con dấu trong LDN 2005 và LDN 2014 và các
NĐ, TT hướng dẫn thì chế định con dấu cịn được điều chỉnh trong nhiều văn bản
pháp luật có liên quan khác như Luật Kế toán39, Luật TTDS40, Luật Thi hành án dân
sự41, Luật sở hữu trí tuệ42, Luật các cơng cụ chuyển nhượng43, Luật Quảng cáo44,
Luật Tố tụng Hành chính45 và trong một số văn bản khác, các NĐ, TT hướng dẫn.
Tác giả đã tiến hành tìm hiểu chế định đóng dấu trong các văn bản này và nhận thấy
rằng, mặc dù LDN 2014 đã “cởi trói” cho con dấu, giúp DN chủ động hơn trong
việc sử dụng con dấu nhưng các văn bản này vẫn còn bắt buộc đối với con dấu. Quy
định trong các văn bản chuyên ngành này được xem là sự chưa thống nhất trong các
văn bản pháp luật, sự cải cách pháp luật chưa thực sự triệt để. Cụ thể:
Đối với Luật Kế Toán 2003 quy định thì chứng từ kế tốn liên gửi cho bên
ngồi phải có dấu của đơn vị kế tốn46 hay việc quản lý, sử dụng chứng từ kế tốn,
cơ quan có thẩm quyền niêm phong chứng từ kế toán phải lập biên bản, ghi rõ lý do,
số lượng từng loại chứng từ kế tốn được niêm phong và ký tên, đóng dấu47; đồng
Luật Kế toán số 03/2003/QH11 ngày 17 tháng 06 năm 2003 và Luật Kế toán số 88/2015/QH13 ngày 20
tháng 11 năm 2015.
40
Luật TTDS số 95/2015/QH13 ngày 25 tháng 11 năm 2015.
41
Luật THADS số 26/2008/QH12 ngày 14 tháng 11 năm 2008 đã được sửa đổi, bổ sung tại Luật số
64/2014/QH13 ngày 25 tháng 11 năm 2014 về sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật THADS năm 2008
42
Luật SHTT số 50/2005/QH11 ngày 29 tháng 11 năm 2005 đã được sửa đổi, bổ sung tại Luật SHTT số
39/2009/QH12 ngày 19 tháng 06 năm 2009.
43
Luật các công cụ chuyển nhượng số 49/2005/QH11 ngày 29 tháng 11 năm 2005.
44
Luật Quảng cáo số 16/2012/QH13 ngày 21 tháng 06 năm 2012.
45

Luật TTHC số 64/2010/QH12 ngày 24 tháng 11 năm 2010 và Luật TTHC số 93/2015/QH13 ngày 25 tháng
11 năm 2015.
46
Khoản 4 Điều 19 về “Lập chứng từ kế toán”, Luật Kế Toán 2003.
47
Khoản 4 Điều 22 về “Quản lý sử dụng chứng từ kế toán”, Luật kế toán 2003.
39

18