Áp dụng tin học và chương trình quản lý nhân sự cho công ty phần mềm kế toán ASIA

Lời nói đầu
ứ
ng dụng tin học trong quản lý nhân sự là một trong những kết quả của
tin học. Nó làm giảm tới mức tối thiểu việc tham gia thực hiện thủ công bằng sức
ngời, tiết kiệm thời gian tìm kiếm, làm hẹp không gian lu trữ, hệ thống hoá, cụ
thể hoá những thông tin yêu cầu của ngời sử dụng. Nhiều cơ quan xí nghiệp đã
đặt kế hoạch tin học hoá toàn bộ các khâu quản lý của đơn vị mình, đặc biệt là
hệ thống quản lý cán bộ với sự trợ giúp của máy tính.
Ngày nay nhu cầu thông tin cho các cán bộ quản lý đã trở nên phức tạp,
đòi hỏi mức độ chi tiết và báo cáo nhanh hơn bao giờ hết. Điều này là một khó
khăn trở ngại lớn cho các cơ sở vẫn duy trì những biện pháp lu trữ, thống kê báo
cáo theo phơng pháp giấy bút thông thờng. Đặc biệt một lĩnh vực quan trọng nh
quản lý kế toán - tài chính, quản lý cán bộ ... luôn luôn đòi hỏi chi tiết, chính
xác và cập nhật thờng xuyên. Vì thế, đối với các hoạt động này, giải pháp duy
nhất thích hợp là sử dụng phần mềm tin học, ứng dụng công nghệ thông tin vào
quản lý dữ liệu.
Đáp ứng nhu cầu tin học hoá từng phần trong công tác quản lý nhân sự
của công ty đầu t và phát triển phần mềm kế toán ASIA là một vấn đề vô cùng
quan trọng, nó quyết định sự thành công hay thất bại của công ty, trên cơ sở đó
đề tài "
á
p dụng tin học vào chơng trình quản lý nhân sự cho công ty phần
mềm kế toán ASIA
" nhằm trợ giúp công tác quản lý nhân sự trong công ty đạt
hiệu quả cao hơn.
Đề tài gồm các phần:
Chơng I: Giới thiệu đơn vị thực tập và đề tài nghiên cứu.
1
Ch¬ng II: Ph¬ng ph¸p luËn ph©n tÝch, thiÕt kÕ hÖ thèng th«ng tin phôc vô
qu¶n lý.
Ch¬ng III: Ph©n tÝch thiÕt kÕ hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý nh©n sù.

2
Chơng I
Giới thiệu đơn vị thực tập
và đề tài nghiên cứu
I. Quá trình hình thành và phát triển của công ty ASIA
- Tên đơn vị thực tập: Công ty đầu t và phát triển phần mềm
kế toán ASIA
- Trụ sở chính của công ty đặt tại số 6 Vũ Ngọc Phan, Đống Đa -Hà Nội
- Công ty đầu t và phát triển phần mềm kế toán ASIA đợc thành lập theo giấy
phép số 978 /QĐUB do Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội cấp ngày 9-10-2001
Công ty do ba sáng lập viên là Phùng Đăng Vũ, Phạm Văn Lộc và Nguyễn Văn
Hng lập nên với số vốn điều lệ là 550 000 000đ
- Hình thức sở hữu của công ty là cổ phần.
- Công ty với một đội ngũ nhân viên trẻ, có trình độ, năng động sáng tạo trong đó
có hơn 30 nhân viên tại Hà Nội, 25 cử nhân khoa học và kinh tế chuyên ngành
toán tin, 4 cử nhân kinh tế chuyên ngành kế toán, 1 cử nhân ngoại ngữ.
- Ngành nghề kinh doanh của công ty khi mới thành lập là:
Sản xuất phần mềm.
Triển khai ứng dụng trong lĩnh vực tin học hoá công tác tài chính
kế toán và quản trị kinh doanh
- Sau một thời gian đi vào hoạt động công ty có bổ sung thêm ngành nghề kinh
doanh:
Cài đặt và hớng dẫn sử dụng cho khách hàng.
3
- Dịch vụ: T vấn và triển khai xây dựng hệ thống thông tin tài chính kế toán và
quản trị kinh doanh cho các doanh nghiệp.
- Mục tiêu: Đạt đợc và giữ vững vị trí số một trên thị trờng Việt Nam trong lĩnh
vực cung cấp các giải pháp phần mềm tài chính kế toán và quản trị doanh nghiệp
- Phơng châm: Chất lợng cao dịch vụ tốt.
- Quan điểm dịch vụ khách hàng: vì sự thành công của khách hàng.

- Chiến lợc phát triển sản phẩm: Phát triển liên tục
II Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty đầu t và phát triển
phần mềm kế toán ASIA.
Trong nhiều năm qua nhà nớc ta luôn coi trọng việc tin học hoá tổ chức quản
trị doanh nghiệp và luôn coi vấn đề này là một trong những nội dung chủ yếu đối
với quản trị doanh nghiệp. Trong phạm vi từng doanh nghiệp việc tổ chức bộ máy
quản trị phải đảm bảo hoàn thành những nhiệm vụ của doanh nghiệp thực hiện đầy
đủ các chức năng quản lý của doanh nghiệp.

4
Sơ đồ các bộ phận của công ty


Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban
1. Ban giám đốc:
Công ty đầu t và phát triển phần mềm kế toán ASIA là công ty cổ phần
đứng đầu lãnh đạo công ty là Giám đốc và hai Phó giám đốc giúp việc (một Phó
giám đốc giúp việc quản lý điều hành kinh doanh và một phó giám đốc phụ trách
kĩ thuật) có kế toán trởng phụ trách công tác kế toán thống kê - tài chính, có bộ
máy giúp việc chuyên môn nghiệp vụ và có lực lợng lao động trực tiếp.
5
Ban giám
P.kin
h
doan
P.
Mark
eting
P. kế
toán

P. tổ
chức
Hệ thống kinh
doanh
Hệ thống kĩ thuật
P.kĩ
thuật
P.Tri
ển
khai
Phòn
g bảo
hành
Giám đốc là ngời đại diện pháp nhân ngời điều hành cao nhất, điều hành
mọi hoạt động cuả công ty theo chức năng nhiệm vụ, theo dõi và chỉ đạo cụ thể
các hoạt động của công ty.
Hai Phó giám đốc công ty điều hành một số lĩnh vực giám đốc phân công,
chịu trách nhiệm về các công việc đó, thay giám đốc điều hành và quản lý đơn vị
khi giám đốc đi vắng.
2. Phòng tổ chức:
Nhiệm vụ của phòng này là phụ trách công tác nhân sự và nội vụ công ty
(tuyển dụng, đào tạo nhân viên, theo dõi, tham mu giúp Giám đốc sắp xếp tổ chức,
nâng lơng, khen thởng,...)
3. Phòng kĩ thuật:
Chức năng lập và quản lý các chơng trình phần mềm theo nhiệm vụ đợc
giao tuân thủ theo qui trình qui định nghiệp vụ của công ty phần mềm kế toán. các
chơng trình do cấp trên giao, tham mu cho giám đốc công ty về kĩ thuật nghiệp vụ,
bảo dỡng sửa chữa các chơng trình phần mềm kế toán.

4. Phòng kế toán

Có chức năng làm tham mu cho giám đốc trong lĩnh vực tài chính kế toán
thống kê và thực hiện đúng nguyên tắc thể lệ thủ tục quản lý tài chính kế toán của
đơn vị.

5. Phòng kinh doanh:
6
Có chức năng làm tham mu cho giám đốc quản lý các lĩnh vực công tác kế
hoạch kinh doanh vật t và tài sản trung tâm.
6. Phòng marketing:
Chức năng phụ trách lĩnh vực kinh doanh thơng mại, phát triển thị trờng,
tìm kiếm bạn hàng và đối tác, nắm bắt kịp thời thông tin thị trờng, dự báo biến
động thị trờng, tham mu cho lãnh đạo những vẫn đề thuộc lĩnh vực kinh doanh.
7. Phòng triển khai dự án
Chức năng chuyên trách về các dự án phần mềm kế toán phù hợp yêu cầu
của khách hàng.
8. Phòng bảo hành
Có trách nhiệm thực hiện bảo hành cho khách hàng khi khách hàng có yêu
cầu.
III. sự cần thiết phải xây dựng hệ thống thông tin quản lý
nhân sự
Chúng ta đang trong kỷ nguyên thông tin, hớng đến thế kỷ 21, ngày nay
không ai còn nghi ngờ gì vai trò của tin học trong đời sống, trong khoa học kĩ
thuật, kinh doanh cũng nh mọi mặt vận động của xã hội, dới mọi quy mô từ xí
nghiệp, công ty cho đến quốc gia và toàn thế giới.
Đúng vậy nhu cầu thông tin cho các cán bộ quản lý đã trở nên phức tạp, đòi
hỏi mức độ chi tiết và báo cáo nhanh hơn bao giờ hết. Điều này là một trở ngại lớn
7
cho các cơ sở vẫn duy trì những biện pháp lu trữ, thống kê báo cáo theo phơng
pháp giấy bút thông thờng đặc biệt là lĩnh vực quản lý nhân sự.
Công ty đầu t và phát triển phần mềm kế toán ASIA đã ứng dụng tin học

vào trong công tác quản lý kinh doanh. Nhng hiện tại phòng nhân sự của công ty
vẫn duy trì biện pháp quản lý nhân sự thủ công thông thờng. Vì vậy đề tài đa tin
học vào quản lý nhân sự của công ty là một trong những vấn đề đợc công ty quan
tâm.
Công ty đầu t và phát triển phần mềm kế toán ASIA là một công ty mới
thành lập vẫn còn non trẻ do vậy để có thể đứng vững trên thị trờng thì vấn đề còn
ngời là khâu đầu tiên công ty quan tâm. Phòng nhân sự của công ty phần mềm kế
toán ASIA đang thực hiện quản lý nhân sự bằng phơng pháp thủ công thông qua
các bảng biểu, hồ sơ nhân viên để theo dõi ngày công , trình độ chuyên môn, trình
độ văn hoá...với thủ tục thủ công này, ngời quản lý phải làm rất lâu, mất nhiều thời
gian mà hiệu quả không cao, nhiều khi vẫn xảy ra sai sót trong công tác quản lý.
Mỗi lần nhân viên yêu cầu lĩnh lơng thì ngời quản lý lại phải giở sổ ra để tra xem
nhân viên đó làm việc đợc bao lâu, hệ số lơng là bao nhiêu...tra cứu rất lâu.
Hơn nữa với thủ tục thủ công nh hiện nay, phòng nhân sự không thể tập
trung đợc nhân viên. Khi ngời quản lý muốn xem tình hình ngày công, phòng
ban...nh thế nào đều không thể cập nhật nhanh.
Trên cơ sở thực tế đó của công ty và đáp ứng yêu cầu thực tế của công tác
quản lý nhân sự, công ty đã quyết định đa tin học vào quản lý nhân sự. Đây là một
quyết định đúng đắn phù hợp yêu cầu thực tế đặt ra của công tác quản lý nhân sự,
đa tin học vào quản lý nhân sự thì hệ thống sẽ đáp ứng đợc việc cung cấp các
8
thông tin về nhân sự một cách chính xác, kịp thời, giảm bớt thời gian tra cứu, đáp
ứng đợc yêu cầu của lãnh đạo trở nên đơn giản hơn.
Hệ thống đợc viết trên hệ quản trị cơ sở dữ liệu Visual Basic 6.0 nhằm giải
quyết 3 vấn đề:

Quản lý thông tin cơ bản nhân sự

Quản lý thông tin nhân sự

Quản lý thông tin hệ thống
Chơng II
Phơng pháp luận phân tích và thiết kế hệ thống
thông tin quản lý nhân sự
I. Hệ thống Thông tin
Trong thời đại ngày nay cũng nh trớc đây, công tác quản lý và điều hành
một tổ chức phải nắm bắt chính xác các thông tin và xử lý chúng khi ra quyết
định. Nhng ngày nay đòi hỏi có những quyết định nhanh và chính xác. Nếu quyết
định không chính xác nó sẽ dẫn đến những hậu quả rất to lớn, vì vậy công tác
quản lý ngày nay không chỉ dựa trên những kinh nghiệm mà còn dựa vào những
công cụ, phơng tiện hiện đại để nắm bắt, xử lý nhanh, chính xác các luồng thông
tin để phục vụ ra các quyết định.
Hệ thống thông tin là một tập hợp những con ngời, các thiết bị phần cứng,
phần mềm dữ liệu... thực hiện hoạt động thu thập, lu trữ, xử lý và phân phối thông
tin trong một tập các ràng buộc đợc gọi là môi trờng.
Nó đợc thể hiện bởi những con ngời, các thủ tục dữ liệu và thiết bị tin học.
đầu vào (input) của hệ thống thông tin đợc lấy từ các nguồn (Sources) và đợc xử lý
9
bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã đợc lu trữ từ trớc. Kết quả xử lý
(Output) đợc chuyển đến các đích (Destination) hoặc cập nhật vào kho lu trữ dữ
liệu (Storage).
1. Sơ đồ hệ thống thông tin

Mô hình hệ thống thông tin
Nh hình trên minh hoạ, mọi hệ thống thông tin có bốn bộ phận: bộ phận đa
dữ liệu vào, bộ phận xử lý, kho dữ liệu, và bộ phận đa dữ liệu ra.
Từ mô hình hệ thống thông tin tổng quát ta có mô hình hệ thống thông tin
phục vụ quản lý chung.
2. Hệ thống thông tin phục vụ quản lý
Sơ đồ quản lý hệ thống

10
Nguồn
Thu
Xử lý
và lưu
Kho dữ
Đích
Phân
Hệ thống thông tin
phục vụ quản lý
Cấp dưới
Ban lãnh đạo
Đầu
Đầu
Thông
tin
Thông
tin ra
Thông
tin
đã được
Thông
tin thu

Ban lãnh đạo ban hành các quyết định quản lý.

Cấp dới thực hiện các quyết định quản lý, biến các yếu tố đầu vào của hệ
thống thành các yếu tố đầu ra.

Hệ thống thông tin phục vụ quản lý là trung gian của hai hệ thống trên có
chức năng thu thập, lu trữ và truyền thông tin trong hệ thống, đa thông tin
vào quá trình xử lý và truyền đạt thông tin ra một cách kịp thời.
Hoạt động của tổ chức đợc đánh giá là tốt hay xấu tuỳ thuộc vào chất lợng
của việc xử lý, sự phù hợp của thông tin.
Với sơ đồ quản lý hệ thống trên, ta có thể ứng dụng vào công ty và có sơ đồ
hệ thống quản lý nhân sự của công ty.

11
Kiểm tra hồ sơ nhận
Hồ sơ nhân viên
Phân hệ quản lý nhân sự
Bộ phận quản lý nhân sự
Hệ thống thông tin
quản lý nhân sự
Thông tin đã
xử lý
Quyết định
quản lý
nhân sự
Báo cáo tổng hợp
nhân sự
Hồ sơ được chấp
Dữ liệu

quản lý
Thông báo
của phòng
nhân sự
Thông tin nhân sự
Tra cứu thông
tin nhân viên

3. Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin
Cùng một hệ thống thông tin có thể đợc mô tả khác nhau tuỳ theo quan
điểm của ngời mô tả. Có ba mô hình đã đợc đề cập tới để mô tả cùng một hệ thống
thông tin: mô hình logic, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong.
Mô hình logic
mô tả hệ thống làm gì
.
Mô hình này trả lời câu hỏi
Cái gì?
và
Để làm gì?
. Nó không quan tâm tới phơng tiện đợc sử dụng cũng nh địa điểm
hoặc thời điểm mà dữ liệu đợc xử lý.
Mô hình vật lý ngoài
chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy đợc của hệ thống.
Mô hình này cũng chú ý tới mặt thời gian của hệ thống, nghĩa là những thời điểm
mà các hoạt động xử lý dữ liệu khác nhau xẩy ra. Nó trả lời câu hỏi:
Cái gì? Ai? ở
đâu?
và
Khi nào?
Mô hình vật lý trong

liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệ thống tuy
nhiên không phải là cái nhìn của ngời sử dụng mà là của nhân viên kỹ thuật. Mô
hình giải đáp câu hỏi:
Nh thế nào?
Mỗi mô hình là kết quả của một góc nhìn khác nhau, mô hình logic là kết
quả của góc nhìn quản lý, mô hình vật lý ngoài là góc nhìn sử dụng, mô hình vật
lý trong là của góc nhìn kỹ thuật. Ba mô hình trên có độ ổn định khác nhau, mô
hình logic là ổn định nhất và mô hình vật lý trong là hay biến đổi nhất.
12
Khái niệm mô hình này là rất quan trọng, nó tạo ra một trong những nền
tảng của phơng pháp phân tích, thiết kế và cài đặt hệ thống thông tin sẽ đợc trình
bày ở phần sau.

4. Cơ sở dữ liệu
4.1 Hệ thống quản lý dữ liệu
Trong hệ thống thông tin ngời ta lu trữ và quản lý dữ liệu trong những
kho
dữ liệu
, đó là nơi cất giữ dữ liệu một cách có tổ chức sao cho có thể tìm kiếm
nhanh chóng những dữ liệu cần thiết. Nếu kho dữ liệu này đợc đặt trên các phơng
tiện nhớ của máy tính điện tử và đợc bảo quản nhờ chơng trình máy tính thì nó còn
đợc gọi là
ngân hàng dữ liệu
hay
hệ cơ sở dữ liệu
. Ngân hàng dữ liệu là một hệ
thống dùng máy tính điện tử để lu trữ, quản lý tập trung dữ liệu nhằm phục vụ cho
nhiều ngời và nhiều mục đích quản lý khác nhau.
Bản thân kho dữ liệu (hay ngân hàng dữ liệu) cùng với con ngời và các ph-
ơng tiện để duy trì sự hoạt động của nó tạo thành

hệ thống quản lý dữ liệu
.
Việc xử lý nghiệp vụ và việc ra quyết định đều phải dựa vào những hệ thống
quản lý dữ liệu, vì vậy các tổ chức phải duy trì những hệ thống quản lý dữ liệu.
4.2 Mô hình dữ liệu
Mô hình dữ liệu là một bản phác hoạ chỉ ra các thực thể, thuộc tính và
những mối quan hệ giữa chúng với nhau.
Hệ quản trị cơ sở dữ liệu thờng sử dụng 3 mô hình dới đây để gắn kết các
thực thể có quan hệ với nhau trong một cơ sở dữ liệu:
13

Mô hình phấn cấp (Hierarchical Model)
thể hiện mối quan hệ Cha - Con.
Một thực thể cha có thể có nhiều thực thể con, nhng mỗi thực thể con chỉ có thể có
một thực thể cha. Quan hệ này còn đợc gọi là quan hệ Một - Nhiều.

Mô hình mạng lới (Network Model)
tỏ ra mềm dẻo hơn nhiều so với mô
hình phân cấp. Theo sơ đồ này thực thể cha có thể có nhiều thực thể con và ngợc
lại. Quan hệ này còn đợc gọi là quan hệ Nhiều - Nhiều. Mô hình này mềm dẻo nh-
ng cũng có điểm yếu của nó. Kích thớc và sự phức tạp của các mối quan hệ sẽ làm
cho cơ sở dữ liệu trở thành rất lớn, rất cồng kềnh và dễ nhầm lẫn.
Hai mô hình trên đã là nền tảng cho hầu hết các hệ quản trị cơ sở dữ liệu
phát triển vào những năm từ 1960 đến những năm đầu 1980. Vào năm 1970, khi
nhận thấy những nhợc điểm của các HQTCSDL phân cấp và mạng lới, E.F. Codd
đã đa ra
mô hình quan hệ (relational model)
.

Việc nghiên cứu để sáng lập ra mô hình quan hệ nhằm vào ba mục tiêu.

Mục tiêu thứ nhất là vạch ra một đờng ranh giới rõ ràng giữa các phơng diện logic
và vật lý của việc quản trị CSDL. Khi đó các nhà lập trình ứng dụng không cần
phải để ý tới cách trình bày dữ liệu trên các phơng tiện vật chất nữa. Codd gọi mục
tiêu này là
mục tiêu độc lập dữ liệu
. Mục tiêu thứ hai là tạo ra một mô hình đơn
giản mà đông đảo các nhà lập trình và những ngời dùng có thể hiểu đợc ngay. Đây
là
mục tiêu truyền đạt
nhằm tăng hiệu suất và hiệu quả của việc trao đổi giữa ngời
dùng và các cán bộ hệ thống thông tin quản lý. Mục tiêu thứ ba đợc gọi là
mục
tiêu xử lý tập hợp
, nhằm tăng khả năng xử lý từ lần lợt từng bản ghi đến đồng
thời nhiều bản ghi. Đạt đợc các mục tiêu này nghĩa chỉ cần viết một số ít dòng
lệnh cho các chơng trình ứng dụng đồng thời những ngời dùng và những cán bộ
phân tích sẽ ít hiểu lầm nhau hơn trong giao tiếp.
14
Theo mô hình quan hệ thì HQTCSDL xem xét và thể hiện các thực thể nh
một bảng hai chiều với bản ghi là các hàng và các trờng là các cột. Có một cột
đóng vai trò trờng khoá hay còn gọi là trờng định danh. Mỗi giá trị của nó xác
định một bản ghi duy nhất. Bảng có thể chứa các trờng liến kết, chúng không phải
là những trờng mô tả về thực thể mà là móc xích liên kết với một hoặc nhiều bản
ghi của một bảng khác. Cấu trúc nh vậy có rất nhiều thuận lợi cho việc thao tác
với dữ liệu trên các bảng. Mô hình quan hệ là mô hình đợc dùng phổ biến nhất
hiện nay.
Cơ sở dữ liệu nhân sự đợc tổ chức theo mô hình quan hệ.
Gần đây xuất hiện mô hình dữ liệu hớng đối tợng, mô hình này đợc dùng
kết hợp với mô hình quan hệ.
Mô hình dữ liệu giúp chúng ta hiểu đợc cấu trúc, quan hệ và ý nghĩa của dữ

liệu, đây là điều hết sức cần thiết trớc khi bắt tay tạo lập một cơ sở dữ liệu.
Lập mô hình dữ liệu là phần việc chính của việc thiết kế cơ sở dữ liệu.
5. Các giai đoạn của việc phát triển một hệ thống thông tin
Một hệ thống thông tin là một đối tợng phức tạp, vận động trong một môi
trờng cũng rất phức tạp. Do đó phân tích viên cần phải có một phơng pháp tiến
hành nghiêm túc.
Một phơng pháp đợc định nghĩa nh một tập hợp các bớc và các công cụ cho
phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhng dễ quản lý hơn.
Phơng pháp đợc đề nghị ở đây dựa vào ba nguyên tắc cơ sở chung của nhiều ph-
ơng pháp hiện đại có cấu trúc để phát triển hệ thống thông tin. Ba nguyên tắc đó
là:
-
Nguyên tắc 1: Sử dụng các mô hình.
15
Trong phần 3 đã nêu ra định nghĩa ba mô hình của hệ thống thông tin, đó
là mô hình logic, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong. Bằng cách cùng
mô tả về một đối tợng chúng ta thấy ba mô hình này đợc quan tâm từ những góc
độ khác nhau. Phơng pháp phát triển hệ thống đợc thể hiện cũng dùng tới khái
niệm của những mô hình này và do đó cần luôn luôn phân định rõ ràng ba mức.
-
Nguyên tắc 2: Chuyển từ cái chung sang cái riêng.
-
Nguyên tắc 3: Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình lôgíc khi phân tích và từ
mô hình lôgíc sang mô hình vật lý khi thiết kế

Các giai đoạn của phát triển hệ thống
Phơng pháp đợc đa ra ở đây có 7 giai đoạn. Mỗi giai đoạn bao gồm một dãy
các công đoạn. Phát triển hệ thống là một quá trình lặp. Tuỳ theo kết quả của một
giai đoạn có thể, và đôi khi là cần thiết, phải quay về giai đoạn trớc để tìm cách
khắc phục những sai sót. Phơng pháp có các giai đoạn sau.

Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu
Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết
Giai đoạn 3: Thiết kế lô gíc
Giai đoạn 4: Đề xuất các phơng án của giải pháp
Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài
Giai đoạn 6: Triển khai kĩ thuật hệ thống
Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác
5.1 Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu
Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức những dữ liệu
đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của một dự án phát
16
triển hệ thống. Giai đoạn này đợc thực hiện tơng đối nhanh và không đòi hỏi chi
phí lớn. Nó bao gồm các công đoạn sau:

Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu.

Làm rõ yêu cầu.

Đánh giá khả năng thực thi.

Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu.

5.2 Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết
Phân tích chi tiết đợc thực hiện sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu
cầu. Mục đích chính của giai đoạn này là hiểu rõ các vấn đề của hệ thống đang
nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của vấn đề, xác định những
đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và xác định mục tiêu mà hệ
thống thông tin mới phải đạt đợc. Giai đoạn này bao gồm các công đoạn sau:

Lập kế hoạch phân tích chi tiết.

Nghiên cứu môi trờng của hệ thống đang tồn tại.

Nghiên cứu hệ thống thực tại.

Đa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp.

Đánh giá lại tính khả thi.

Thay đổi đề xuất của dự án.

Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết.
Một số khái niệm

Sơ đồ luồng thông tin (IFD) đợc dùng để mô tả hệ thống thông tin theo
cách thức động. Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lu trữ trong
thế giới vật lý bằng các sơ đồ.
17

Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin nh sau:
- Xử lý
- Kho lu trữ dữ liệu
- Dòng thông tin - Điều khiển

Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) dùng để mô tả cũng chính hệ thống thông tin
nh sơ đồ luồng thông tin nhng trên góc độ trừu tợng. Trên sơ đồ chỉ bao gồm các
luồng dữ liệu, các xử lý, các lu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhng không hề quan tâm
tới nơi, thời điểm và đối tợng chịu trách nhiệm xử lý. Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ mô
tả đơn thuần hệ thống làm gì và để làm gì.
Ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu

18
Thủ công
Giao tác
người - máy
Tin học hoá
hoàn toàn
Thủ công
Tin học hoá
Tài liệu
Ngôn ngữ sơ đồ luồng dữ liệu DFD sử dụng 4 loại ký pháp cơ bản: thực thể,
tiến trình, kho dữ liệu và dòng dữ liệu.
Các mức của DFD
Sơ đồ ngữ cảnh
(Context Diagram)
thể hiện rất khái quát nội dung chính của hệ
thống thông tin. Sơ đồ này không đi vào chi tiết, mà mô tả sao cho chỉ cần một lần
nhìn là nhận ra nội dung chính của hệ thống. Để cho sơ đồ ngữ cảnh sáng sủa, dễ
nhìn có thể bỏ qua các kho dữ liệu; bỏ qua các xử lý cập nhật. Sơ đồ ngữ cảnh còn
đợc gọi là sơ đồ mức 0.
Phân rã sơ đồ
Để mô tả hệ thống chi tiết hơn ngời ta dùng kỹ thuật phân rã (
Explosion
) sơ
đồ. Bắt đầu từ sơ đồ ngữ cảnh, ngời ta phân ra thành sơ đồ mức 1, tiếp sau mức 1
là mức 2
5.3 Giai đoạn 3: Thiết kế lô gíc
19
Tên người/bộ phận
phát/nhận tin

Nguồn hoặc đích
Tên dòng dữ
Tên
tiến
trình
Tệp dữ liệu
Dòng dữ liệu
Tiến trình xử lý
Kho dữ liệu
Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần lô gíc của một hệ thống
thông tin, cho phép loại bỏ đợc các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt đợc những
mục tiêu đã đợc thiết lập ở giai đoạn trớc. Thiết kế lô gíc bao gồm các công đoạn
sau:

Thiết kế cơ sở dữ liệu.

Thiết kế xử lý.

Thiết kế các luồng dữ liệu vào.

Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic.

Hợp thức hoá mô hình logic.
Có hai phơng pháp thiết kế cơ sở dữ liệu
:

Thiết kế cơ sở dữ liệu logic đi từ các thông tin ra.

Thiết kế cơ sở dữ liệu logic bằng phơng pháp mô hình hoá.
Trong đề tài này lựa chọn thiết kế bằng phơng pháp mô hình hoá.

Khái niệm cơ bản

Thực thể quản lý (Entity)
Là tập hợp các đối tợng có cùng bản chất đợc nhà quản lý quan tâm tới.
Một thực thể có thể là nhân sự (
cán bộ nhân viên, giáo viên, sinh viên, ng-
ời làm dịch vụ
); tổ chức (
ngân hàng, kho bạc
); nguồn lực hữu hình (
tiền, đồ dùng
văn phòng phẩm
). Thực thể đợc biểu diễn bằng một hình chữ nhật có ghi tên thực
thể bên trong.

Quan hệ
20
Cán bộ nhân viên
Một thực thể trong thực tế không tồn tại độc lập với các thực thể khác. Có
sự liên hệ qua lại giữa các thực thể khác nhau. Khái niệm
quan hệ
đợc dùng để
trình bày, thể hiện mối liên hệ tồn tại giữa các thực thể.

Giữa thực thể nhân viên và thực thể chức vụ tồn tại mối quan hệ: một nhân
viên có thể có nhiều chức vụ, một chức vụ nhiều ngời nắm giữ.

Số mức quan hệ
Ngoài việc biết thực thể này liên kết với thực thể khác ra sao còn phải biết
có bao nhiêu lần xuất của thực thể A tơng ứng với mỗi lần xuất của thực thể B và

ngợc lại.

1@1

Quan hệ Một-Một
Một lần xuất của thực thể A đợc liên kết với chỉ một lần xuất của thực thể B
và ngợc lại.
Một trởng phòng chỉ có thể lãnh đạo một phòng công tác và một phòng
công tác chỉ có một trởng phòng.

1@N

Quan hệ Một - Nhiều
21
Nhân viên
Chức vụ
Có
Trưởng phòng
Phòng công tác
Lãnh
đạ
o
1 1
Mỗi lần xuất của thực thể A đợc liên kết với một hoặc nhiều lần xuất của
thực thể B và mỗi lần xuất của thực thể B chỉ liên kết với duy nhất một lần xuất
của thực thể A.
Một nhân viên có nhiều khoản lơng nhng lơng đó chỉ thuộc về một nhân
viên

N@M

Quan hệ Nhiều-Nhiều

Một lần xuất của thực thể A đợc liên kết với một hoặc nhiều lần xuất của
thực thể B và mỗi lần xuất của thực thể B đợc liên kết với một hoặc nhiều lần xuất
của thực thể A.
Một nhân viên có thể có nhiều ngoại ngữ, một ngoại ngữ có nhiều nhân
viên theo học.
Khả năng tuỳ chọn của quan hệ
Trong thực tế có những lần xuất của thực thể A không tham gia vào liên kết
đang tồn tại giữa thực thể A và thực thể B. Trong trờng hợp nh vậy ta gọi là quan
hệ tuỳ chọn.
22
Nhân viên
Lương
Có
1
N
Khách hàng
Đơn hàng
Đặt
1
N
Nhân viên
Ngoại ngữ
Có
N
M
Dùng hình ovan nhỏ để chỉ một quan hệ tuỳ chọn

Chiều của một quan hệ
Chiều của một quan hệ chỉ ra số lợng các thực thể tham gia vào quan hệ đó.
Ngời ta chia các quan hệ làm 3 loại: một chiều, hai chiều, ba chiều.

Quan hệ một chiều là một quan hệ mà một lần xuất của một thực thể đợc
quan hệ với một lần xuất của chính thực thể đó.
Ví dụ:

Quan hệ Là bạn trong một thực thể sinh viên

Mối quan hệ hai chiều là quan hệ trong đó có hai thực thể liên kết với nhau.
Ví dụ:
Quan hệ giữa nhân viên và lơng
23
Sinh viên
Là
bạn
1
N
Nhân viên
Lương
Có
1
N

Quan hệ nhiều chiều là một quan hệ có nhiều hơn hai thực thể tham gia.
Ví dụ

Các máy tính hiện nay không biểu diễn đợc quan hệ ba chiều (nhiều chiều)
nên chúng ta phải phân rã quan hệ này thành các quan hệ hai chiều.

Thuộc tính
Thuộc tính dùng để mô tả các đặc trng của một thực thể hoặc một quan hệ.
Có ba loại thuộc tính: thuộc tính mô tả, thuộc tính định danh và thuộc tính
quan hệ.

Thuộc tính định danh (Identifier) là thuộc tính dùng để xác định một cách
duy nhất mỗi lần xuất của thực thể.
Giá trị của thuộc tính đó là duy nhất đối với mọi lần xuất của thực thể. Ví
dụ,
Mã nhân viên
là duy nhất cho mỗi nhân viên.

Thuộc tính mô tả (Description) dùng để mô tả về thực thể.
Ví dụ:
Tên phòng ban, chức vụ

Thuộc tính quan hệ dùng để chỉ đến một lần xuất nào đó trong thực thể có
quan hệ.
Ví dụ: thuộc tính Mã nhân viên là để trỏ tới thực thể Nhân viên.
24
Nhân viên
Ngoại ngữ
Có
N
M
Chức vụ
M
Một quan hệ đợc định danh bằng việc ghép định danh của các thực thể
tham gia vào quan hệ.

Thuộc tính đợc đặt ở bên cạnh thực thể và quan hệ, gạch chân các thuộc
tính định danh trong các biểu diễn về thực thể và quan hệ.

Chuyển đổi sơ đồ khái niệm dữ liệu (ERD) sang sơ đồ cấu trúc dữ liệu
(DSD)
Sau khi có đợc sơ đồ khái niệm dữ liệu thì cần chuyển nó thành tập hợp các
tệp và vẽ sơ đồ cấu trúc dữ liệu. Sau đây là một số quy tắc chuyển đổi từ mô hình
quan hệ thực thể hai chiều sang sơ đồ cấu trúc dữ liệu.

Quan hệ hai chiều
1@1
Đối với quan hệ này cần phải tạo ra hai tệp ứng với hai thực thể, thuộc tính
định danh của một trong hai thực thể sẽ là thuộc tính phi khoá của thực thể kia.
Trong trờng hợp sự tham gia của một thực thể vào quan hệ là tuỳ chọn thì tốt nhất
là đặt khoá vào tệp ứng với thực thể bắt buộc trong quan hệ để tránh thuộc tính
nhận giá trị rỗng.

Quan hệ hai chiều loại
1@N
25
Nhân viên
Ngoại ngữ
Có
N
M
Chức vụ
M
#M nhân viênã
#M chức vụã
#M ngoại ngữã

#M nhân viênã
#M ngoại ngữã
#M chức vụã