Đề cương ôn tập môn quản trị học

BÀI THU HOẠCH
MÔN: QUẢN TRỊ HỌC – BA06
Đề bài: Nêu vắn tắt các nội dung chính của mơn học? Nêu 01 ví dụ thực tiễn quản trị áp
dụng một hoặc một số các nội dung chính của mơn học này.
Bài làm
BÀI 1: TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC VÀ QUẢN TRỊ HỌC
1. TỔ CHỨC
Tổ chức là sự liên kết các con người với các phương tiện cùng hoạt động một định
hướng với mục tiêu xác định, dựa trên các nguyên tắc và quy tắc nhất định.
Đặc điểm:
 Tổ chức phải bao gồm nhiều người (từ hai người trở lên)
 Tổ chức bao giờ cũng có định hướng và mục tiêu nhất định do chủ thể quản trị đưa
ra, hướng vào đáp ứng các tập tính của con người
 Tổ chức bao giờ cũng có mối quan hệ tương tác với các tổ chức khác (khách thể
quản trị) mối tương tác này được gọi là môi trường của tổ chức
 Tổ chức phải có những phương tiện làm việc nhất định với tư cách là các cơng cụ
phải có để hoạt động.
2. QUẢN TRỊ:
Quản trị là sự tác động bằng quyền lực tổ chức của chủ thể quản trị lên đối tượng
bị quản trị nhằm đạt được định hướng, mục tiêu mong muốn của tổ chức trong điều kiện
ràng buộc của môi trường.
BÀI 2: CÁC CHỨC NĂNG CỦA QUẢN TRỊ
1. CHỨC NĂNG XÁC LẬP QUYỀN LỰC QUẢN TRỊ TỔ CHỨC
Quyền lực tổ chức là mức độ, phạm vi chi phối và khống chế cho phép của người
lãnh đạo tổ chức đối với các con người, các phạm vi nhất định trong tổ chức.


Quyền lực tổ chức được thể hiện thông qua quyền lực quản trị, đó là quyền lực tổ
chức đã được phân bổ cho các cấp, các khâu của cơ cấu tổ chức quản trị tổ chức.
Quyền lực quản trị là phương tiện hữu hiệu giúp người lãnh đạo và các thủ lĩnh
trong tổ chức tập hợp, tổ chức, rèn luyện và lôi kéo mọi người trong tổ chức liên kết tạo

ra sức mạnh và thực hiện thành cơng mục đích, mục tiêu chung của tổ chức.
Cơ cấu quyền lực tổ chức

Quyền lực tổ
chức

Quyền lập ý

Quyền lập pháp

Quyền hành
pháp

Quyền tư pháp

Quyền bảo vệ,
khai thác tài sản

Chức năng xác lập quyền lực quản trị tổ chức
 Phải hiểu rõ khái niệm, cơ sở hình thành, vai trị và cơ cấu của quyền lực tổ chức.
 Phải hình thành nên được một triết lý, đạo lý hoạt động đúng đắn của tổ chức.
 Quyền lực phải thống nhất (cả 5 quyền) và phải thể hiện tốt vào công việc vận
hành tổ chức.
2. CHỨC NĂNG HOẠCH ĐỊNH
Hoạch định là một quá trình ấn định những nhiệm vụ, những mục tiêu và phương
pháp tốt nhất để thực hiện những mục tiêu và nhiệm vụ đó.
Tầm quan trọng của hoạch định:
- Việc hoạch định một tổ chức giúp cho tổ chức có thể đối phó với mọi sự không ổn định
và thay đổi trong nội bộ tổ chức của mình cũng như ngồi mơi trường.
- Việc hoạch định sẽ đưa ra các mục tiêu cho tổ chức.

- Việc hoạch định sẽ tạo ra khả năng cho việc điều hành tác nghiệp của tổ chức.


- Việc hoạch định làm cho việc kiểm tra được dễ dàng bởi vì các nhà lãnh đạo tổ chức sẽ
không thể kiểm tra công việc của các cấp dưới nếu khơng có các mục tiêu đã được xác
định làm chuẩn mực để đo lường.
Nội dung của chức năng hoạch định
Xác định chuẩn xác quan điểm, đường lối của tổ chức
 Quan điểm: Là tầm nhìn, là sự hiểu biết, là tham vọng, là mong muốn của người
lãnh đạo trong việc tổ chức, vận hành và phát triển tổ chức.
 Đường lối tổ chức: Là phương thức, biện pháp nguồn lực, trình tự,nguyên tắc mà
tổ chức sẽ thực hiện để đạt đến mục đích, mong muốn (sứ mệnh) của tổ chức.
Chiến lược
 Chiến thuật: là những giải pháp mang tính mưu lược cụ thể để thực hiện từng mặt,
từng phần của các mục tiêu chiến lược; là sự cụ thể hóa chiến lược.
 Hoạch định chiến lược: Hoạch định chiến lược là một quá trình phức tạp mà thủ
lĩnh của tổ chức phải thực hiện để qua đó lãnh đạo tổ chức từng bước tiến lên.
 Hoạch định chiến thuật: Là việc lựa chọn các giải pháp, các thủ đoạn để đạt được
các mục tiêu của chiến lược
Phân loại hoạch định
 Theo cấp độ hoạch định gồm: Hoạch định vĩ mô và Hoạch định vi mô:
 Theo lĩnh vực kinh doanh bao gồm: Hoạch định tài chính, hoạch định nhân sự,
hoạch định vật tư, hoạch định sản xuất, hoạch định tiêu thụ….
 Phân loại hoạch định theo thời gian: Hoạch định dài hạn; Hoạch định trung
hạn; Hoạch định ngắn hạn; Hoạch định cụ thể; Hoạch định định hướng
 Theo mức độ hoạt động: Hoạch định chiến lược và Hoạch định tác nghiệp

3. CHỨC NĂNG TỔ CHỨC

Chức năng tổ chức

Thiết chế tổ chức

Cơ cấu tổ chức

Thiết kế tổ chức

Công tác nhân sự

Phân định giới hạn
trách nhiệm

Cơ cấu tổ chức
quản trị

Cơ chế vận hành cơ
cấu tổ chức
Sơ đồ chức năng tổ chức
Những yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức quản trị






Tính tối ưu
Tính linh hoạt
Tính tin cậy
Tính kinh tế

Tính bảo mật

- Các nguyên tắc tổ chức quản trị



4.

Ngun tắc chun mơn hóa và cân đối.
Ngun tắc linh hoạt và thích nghi với mơi trường.
Ngun tắc hiệu lực và hiệu quả.
CHỨC NĂNG ĐIỀU KHIỂN (ĐIỀU HÀNH) TỔ CHỨC
Điều khiển tổ chức: Là quá trình sử dụng quyền lực tổ chức và sức ảnh hưởng của

mình ra các quyết định để tác động lên hành vi của các con người trong tổ chức (phân hệ)
một cách có chủ đích để họ tự nguyện và nhiệt tình phấn đấu thực hiện thành công các
quyết định, đạt được các mục tiêu đề ra của mỗi phân hệ và của cả tổ chức.


Chức năng điều khiển. Là tập hợp các nhiệm vụ của người lãnh đạo tổ chức sử
dụng,vận hành bộ máy tổ chức nhằm thực hiện các mục đích, mục tiêu đặt ra của tổ chức.
Nội dung chức năng điều khiển:

Các phương thức điều khiển tổ chức:
 Phương thức tập quyền tuyệt đối: Là phương thức điều khiển mà quyền lực tổ
chức tập trung toàn bộ vào một người lãnh đạo cao nhất của tổ chức
 Phương thức tập quyền, có phân công: Là phương thức điều khiển mà quyền lực tổ
chức tập trung vào hai cấp lãnh đạo, cấp trên chi phối cấp dưới nhưng không trực
tiếp vận hành tổ chức, với tên gọi là lãnh đạo tổ chức, cấp dưới bị cấp trên chi
phối, nhưng lại trực tiếp vận hành tổ chức, với tên gọi là quản trị tổ chức

 Phương thức phân quyền: là phương thức điều khiển tổ chức mà quyền lực tổ chức
được phân chia theo cấp của cơ cấu quản trị tổ chức.
- Các phương pháp quản trị là tổng thể các cách thức tác động có thể có và có chủ đích
của chủ thể quản trị lên đối tượng quản trị (cấp dưới và tiềm năng có được của tổ chức)
và khách thể quản trị (các ràng buộc của môi trường, các hệ thống khác v.v...) để đạt được
các mục tiêu quản trị đề ra của tổ chức.
- Tùy thuộc tiêu chuẩn phân loại và mục đích nghiên cứu mà có nhiều cách phân loại đối
với phương pháp quản trị. Theo cách phân loại phổ biến, căn cứ vào nội dung và cơ chế
hoạt động quản trị, các phương pháp quản trị được chia thành:
- Các phương pháp quản trị trong nội bộ tổ chức
- Các phương pháp quan hệ với các hệ thống khác.
* Các phương pháp tác động lên con người:





-

Các phương pháp giáo dục, vận động, tuyên truyền
Các phương pháp hành chính
Các phương pháp kinh tế
Các phương pháp liên kết con người
Các phương pháp toán kinh tế.
Các phương pháp tác động lên khách thể quản trị
Khách thể quản trị là các hệ thống ngoài (hệ thống cấp trên, hệ thống ngang cấp và

các hệ thống có tác động qua lại khác) không chịu sự tác động trực tiếp của người lãnh

đạo của tổ chức, thậm chí cịn chi phối, khống chế ngược trở lại. Cho nên các phương
pháp tác động cũng phải thay đổi cho phù hợp với thực tế của các mối quan hệ. Tựu trung
về cơ bản vẫn dựa trên các phương pháp dùng trong nội bộ tổ chức.
- Nghệ thuật quản trị (hoặc vắn tắt hơn: thuật quản trị) là việc vận dụng tri thức, mưu
lược, phương pháp và thơng tin quản trị để sử dụng có hiệu quả nhất các tiềm năng các cơ
hội của tổ chức, đạt được mục đích và mục tiêu của quản trị đề ra, trong điều kiện biến
động của môi trường.


Tri thức là năng lực hiểu biết các quy luật khách quan của quản trị, sự khôn khéo
của con người để nhận biết, phân tích, dự đốn và xử lý các vấn đề quản trị.
Mưu lược là kế hoạch, phương hướng hành động được vạch ra để thực hiện, dựa
trên cơ sở thực lực khách quan và tri thức quản trị.
Mục đích:
 Bỏ ra chi phí ít, thu lại kết quả nhiều nhất;
 Che giấu được ưu nhược điểm của tổ chức, khai thác được nhược điểm cũng như
các mặt mạnh của người khác;
 Giải quyết nhanh chóng mọi ý đồ hoạt động của tổ chức mà không kéo thêm các
đối thủ mới vào cuộc;
 Bảo đảm cho tổ chức phát triển nhanh chóng, ổn định và bền vững.
- Nghệ thuật quản trị được tạo lập trên cơ sở tiềm năng, tài thao lược (tri thức, thơng tin),
sự quyết đốn của người lãnh đạo, khả năng giữ bí mật ý đồ của tổ chức và trình độ sử
dụng mưu kế hoạt động.
5. CHỨC NĂNG KIỂM TRA, ĐIỀU CHỈNH
Kiểm tra là một chức năng quản trị nhằm phát hiện các sai sót, các ách tắc của tổ
chức trong q trình hoạt động để có giải pháp xử lý, đồng thời tìm kiếm các cơ hội, các
nguồn lực có thể khai thác để tận dụng, thúc đẩy tổ chức sớm đạt tới các mục đích, mục
tiêu dự định.
Q trình kiểm tra là quá trình thực hiện chức năng kiểm tra bao gồm các nội dung sau:

- Ngun tắc kiểm tra:







Chính xác khách quan.
Có chuẩn mực.
Cơng khai và tơn trọng người bị kiểm tra.
Có độ đa dạng hợp lý.
Kinh tế.
Có trọng tâm trọng điểm.

- Nội dung kiểm tra là toàn bộ các yếu tố cần thiết và không thể bỏ qua trong hoạt động
của tổ chức, nếu không được chú ý sẽ làm cho tổ chức phát sinh sự cố, bao gồm:
 Quy chế hoạt động của tổ chức.
 Nghĩa vụ được phân giao của các tập thể, các phân hệ
 Đường lối, mục đích tổ chức.
Hình thức kiểm tra:





Tự kiểm tra.
Kiểm tra nghiệp vụ.
Tự kiểm tra của người lãnh đạo.

Kiểm tra qua các ý kiến đánh giá của các tổ chức khác.


 Kiểm tra tự động.
- Điều chỉnh quản trị. Đó là các xử lý sau kiểm tra nhằm khắc phục các ách tắc, trì trệ của
tổ chức, khơi thơng mơi trường hoạt động trong nội bộ và đối ngoại; sử dụng các tiềm
năng chưa được khai thác trong tổ chức, nắm lấy các thời cơ có lợi để thúc đẩy tổ chức
tiến lên các bước phát triển. việc điều chỉnh phải tuân thủ các yêu cầu sau:
 Chỉ điều chỉnh nếu thực sự thấy cần thiết, để đảm bảo tính ổn định cho tổ chức
phát triển, giữ gìn lịng tin của mọi người trong tổ chức;
 Điều chỉnh đúng mức độ, tránh vội vã, nơn nóng, tránh tùy tiện thiếu tổ chức;
 Phải xét kỹ đến các hậu quả của việc điều chỉnh
6. CHỨC NĂNG ĐỔI MỚI
- Thay đổi: Là sự chuyển đổi trạng thái của tổ chức từ một trạng thái này sang một trạng
thái khác với sự khác biệt lớn đến mức có thể nhận thấy được.
Đổi mới: là sự thay đổi có sự khác biệt về chất.
Thay đổi và đổi mới khơng phải là mục đích tự thân của tổ chức mà chỉ là phương
tiện để tổ chức thích nghi với các biến động mà tiếp tục tồn tại và phát triển.
- Phân loại thay đổi của tổ chức:








Thay đổi từ từ.
Thay đổi tức thời.
Thay đổi triệt để.

Thay đổi bất thường.
Thay đổi bản chất.
Thay đổi hình thức.
Thay đổi chủ động.

 Thay đổi chỉ đạo.
 Thay đổi cá nhân.
 Thay đổi ngoài ý muốn (thay đổi
bị áp đặt).
 Thay đổi có kế hoạch.
 Thay đổi tham dự (thay đổi tương
lai).


- Các nhân tố tạo nên thay đổi của tổ chức:
 Thay đổi của cá nhân mỗi người.
 Thay đổi về tổ chức của tổ chức.
 Thay đổi môi trường.
- Quản trị sự thay đổi của tổ chức: là sự tác động có tổ chức, có chủ đích của chủ thể
quản trị tổ chức lên tổ chức và lên tất cả các thành viên của tổ chức để tạo ra các thay đổi
có chủ đích và có hiệu quả nhất, bảo đảm cho tổ chức tồn tại, ổn định và phát triển bền
vững.
- Các bước thực hiện việc quản trị sự thay đổi:





Lập kế hoạch thay đổi.
Thực hiện kế hoạch thay đổi.

Tổng kết việc thực hiện kế hoạch.
Tiếp tục sự thay đổi.

- Các nguyên tắc quản trị sự thay đổi.
 Bảo đảm tiến hành thay đổi nhưng không được phá vỡ hệ thống của tổ chức.
 Các giải pháp phải đúng độ, cân đối, hài hòa và tránh quá tải.
 Sự thay đổi phải được thực hiện đồng bộ: cá nhân, cấu trúc, cơ chế, mục tiêu, kinh
tế, môi trường văn hóa...
 Thay đổi phải có hiệu quả và hiệu lực.
 Sự thay đổi tốt nhất là được bắt đầu từ mỗi người và theo một lộ trình chung của
cả tổ chức.
 Thay đổi là q trình khơng có điểm dừng.
7. CHỨC NĂNG QUẢN TRỊ RỦI RO
Rủi ro có hai đặc trưng cơ bản: Sự thay đổi và Kết quả của sự thay đổi là khơng
lường trước (nó khơng chắc chắn sẽ xảy ra như thế nào).
Phân loại rủi ro:
 Theo nguyên nhân rủi ro: rủi ro chủ quan, rủi ro khách quang
 Theo kết quả thu nhận được: rủi ro thuần túy, rủi ro suy đoán
 Theo cách xử lý tập trung: rủi ro tập trung, rủi ro phân tâm







Theo tác động dẫn xuất: rủi ro trực tiếp, rủi ro gián tiếp
Theo đối tượng nhận rủi ro: tài sản, con người, ….
Theo tốc độ xảy ra tổn thất: rủi ro tức thời, rủi ro tương lai
Theo mức độ cảm nhận được

Các nguyên nhân gây ra gửi ro cho tổ chức:

NGUN NHÂN

Khách quan:
- Mơi trường tự nhiên
- Mơi trường chính trị
- Môi trường xã hội
- Môi trường pháp lý
- Môi trường kỹ thuật
- Chu kỳ kinh doanh
- Cạnh tranh
- Lạm phát

Chủ quan:
- Thái độ đối với rủi ro
- Sai lầm trong lựa chọn chiến lược
- Thiếu đạo đức
- Sự sơ suất, bất cẩn
- Rủi ro văn hóa
- Mâu thuẫn trong nội
bộ tổ chức
- v.v…

Tổ chức quản trị rủi ro trong tổ chức:
 Xác định tính chất và mức độ mỗi loại rủi ro tiêu cực mà tổ chức có thể chấp nhận
được trong mỗi phân hệ của tổ chức.
 Xác định khả năng rủi ro đó xảy ra
 Xác định cách quản trị rủi ro không chấp nhận được.

 Xác định khả năng của tổ chức trong việc giảm thiểu xác suất và tác động của rủi



8.

ro đến hoạt động của tổ chức.
Xác định chi phí và lợi ích của rủi ro, biện pháp kiểm sốt áp dụng.
Đánh giá tính hiệu quả của quá trình quản trị rủi ro.
Báo cáo khả năng gây rủi ro của mỗi quyết định của người lãnh đạo tổ chức.
CHỨC NĂNG XÂY DỰNG VĂN HÓA TỔ CHỨC


- Văn hóa tổ chức là một hệ thống các triết lý, giá trị, niềm tin, nhận thức, cách nghĩ, cách
sống, được tuyệt đại đa số các thành viên của một tổ chức đồng thuận trong tiến trình lịch
sử tồn tại và phát triển của tổ chức.
- Vai trò của văn hóa






Văn hóa là nền tảng của sự phát triển.
Văn hóa là mục tiêu của phát triển.
Văn hóa là động lực của sự phát triển.
Văn hóa là hệ điều tiết của sự phát triển.
Văn hóa cực đoan là cơng cụ xâm lực của các tổ chức xấu.

- Nội dung của văn hóa tổ chức

Văn hóa tổ chức

Cấu trúc hiện vật (vật
chất) của tổ chức

Cấu trúc tinh thần của
tổ chức

Bản sẵn văn hóa của tổ
chức

- Xây dựng văn hóa tổ chức bao gồm:
 Triết lý hoạt động chuẩn xác, khoa học, đại diện được lợi ích của tổ chức và thời






đại.
Đường lối, chiến lược hoạt động đúng đắn.
Người lãnh đạo tầm cỡ, bản lĩnh.
Cấu trúc tổ chức mặt bằng và trình độ trang thiết bị, nguồn lực của tổ chức ở trình
độ cao.
Cơ chế hoạt động hợp lý, bảo đảm lợi ích và cuộc sống sung túc, có nền văn hóa

của mọi con người trong tổ chức.
 Các mối quan hệ đối ngoại hiệu quả và rộng rãi.
 Từng bước xây dựng bản sắc, đặc điểm truyền thống của tổ chức.

9. CHỨC NĂNG ĐO LƯỜNG KẾT QUẢ


Là tập hợp các nhiệm vụ mà người lãnh đạo tổ chức phải thực hiện để tìm ra các
cách đánh giá khoa học và chuẩn xác kết quả hoạt động mà tổ chức của mình đã thực
hiện.
Vai trị:
 Đo lường kết quả hoạt động là công cụ điều chỉnh cách thức làm việc của một tổ
chức.
 Đánh giá kết quả hoạt động của tổ chức cịn là cơng cụ để tổ chức làm việc trong
tương lai.
Để đo lường kết quả hoạt động của tổ chức, phải sử dụng hai công cụ là: Hiệu quả
hoạt động và Hiệu lực hoạt động.
Chức năng đo lường kết quả hoạt động bồm gồm các hoạt động:
 Hình thành các chuẩn mực, giá trị của tổ chức (để làm cơ sở đánh giá kết quả).
 Xác định rõ đường lối, chiến lược, kế hoạch, mục tiêu hoạt động của tổ chức (phân
bổ theo tiến độ thời gian).
 Tổ chức bộ phận chuyên trách đo lường kết quả (số liệu, biểu bảng, các thành tựu,
các tổn thất v.v...)
 So sánh kết quả với các chi phí, tổn thất đã phải bỏ ra (theo các chuẩn mực, giá trị
đã được lựa chọn)
BÀI 4: CON NGƯỜI TRONG TỔ CHỨC:
1. TỔNG QUAN VỀ CON NGƯỜI
Con người là một thực thể sinh vật - xã hội đa cấu trúc có tâm lý để ý thức về
mình và người khác.
Mỗi con người cụ thể bình thường (khơng có khuyết tật về bộ não), tồn tại trong
xã hội được gọi là cá nhân với ý nghĩa là một con người riêng lẻ của xã hội.


Nhân cách là một cá nhân với những đặc điểm tâm lý ổn định, hình thành cách

sống, cách cư xử đặc trưng riêng có của họ trong mối quan hệ với người khác và xã hội,
để tạo nên giá trị của cá nhân đó, tạo nên các ích lợi cụ thể nhất định cho xã hội.
Mỗi tổ chức chỉ cần đến các con người với tư cách là các nhân cách, chứ không
phải là những con người chung chung không đem lại ích lợi gì cho tổ chức.
Nhu cầu là trạng thái tâm lý mà con người cảm thấy thiếu thốn khơng thỏa mãn về
một cái gì đó và mong được đáp ứng nó. Nhu cầu gắn liền với sự tồn tại và phát triển của
con người, cộng đồng, tập thể và xã hội.
Lợi ích là kết quả mà con người có thể nhận được qua các hoạt động của bản thân,
cộng đồng, tập thể, xã hội nhằm thỏa mãn nhu cầu của bản thân.
Lợi ích có vai trị to lớn trong quản trị, nó tạo ra động lực mạnh mẽ cho các hoạt
động nhất định của con người, nó buộc con người phải động não, cân nhắc, tìm tịi các
phương thức thực hiện có hiệu quả nhất các mục tiêu, thỏa mãn nhu cầu của mình.
Động cơ là mục đích chủ quan của hoạt động của con người (cộng đồng, tập thể,
xã hội), là động lực thúc đẩy con người hành động nhằm đáp ứng các nhu cầu đặt ra.
Các thuộc tính tâm lý là những hiện tượng tâm lý tương đối ổn định, khó thay đổi
để tạo nên những nét riêng biệt của con người về mặt tâm lý. Thuộc tính tâm lý là quy
luật tâm lý quan trọng nhất để phân biệt người này với người kia về mặt tâm lý. Thuộc
tính tâm lý cá nhân chịu tác động của 4 yếu tố cơ bản: xu hướng, tính khí, tính cách và
năng lực.
- Xu hướng của con người là hướng hoạt động, ý định vươn tới của con người trong một
thời gian lâu dài, được thể hiện thành: mục đích, mục tiêu, thái độ, cách sống của con
người, để đạt tới mục đích, mục tiêu đã định trong cộng đồng và xã hội.
Tính khí là thuộc tính tâm lý cá nhân biểu hiện cường độ, tốc độ (biên độ) của các
hoạt động tâm lý trong cách ứng xử của con người, nó mang tính di truyền và chịu tác
động của cấu tạo của các tế bào thần kinh của con người.


Tính cách là đặc điểm tâm lý cá nhân biểu hiện bằng những hành vi, cách ứng xử,
cách nói năng mang tính định hình của con người và nó chi phối lên quá trình sống và
hoạt động của con người, nó chịu tác động to lớn của mơi trường sống, của quá trình học

tập và giao tiếp của con người, của trào lưu xã hội.
- Giao tiếp là sự tiếp xúc giữa con người với con người trong cuộc sống để trao đổi tín
hiệu hoặc thơng tin.
2. NHĨM
- Nhóm là những người có tổ chức hoặc có quan hệ, có mục tiêu hoạt động có liên quan
về mặt kỹ thuật nghiệp vụ mang tính chun mơn hóa sâu sắc vì lợi ích của tổ chức, hoặc
quan hệ tình cảm
 Lan truyền tâm lý: Là hiện tượng tâm lý phổ biến trong nhóm, biểu thị các tác
động tâm lý tương hỗ thụ động giữa các thành viên trong nhóm về các sự kiện,
hiện tượng, cá nhân, nhóm hoặc hệ thống
 Tâm trạng nhóm: Là trạng thái cảm xúc của nhóm; tâm trạng nhóm được hình
thành một cách tự phát, thể hiện tương đối bền vững, biểu hiện sức ỳ của hệ thần
kinh.
 Bầu khơng khí tâm lý trong nhóm Là hiện tượng tâm lý biểu hiện mức độ hoạt
động, hòa nhập về các phẩm chất tâm lý cá nhân của con người trong nhóm, nó
được hình thành từ thái độ của con người trong nhóm đối với cơng việc, bạn bè,
đồng nghiệp và người lãnh đạo trong tổ chức.
- Hành vi của nhóm bao gồm:
 Hành vi hướng về cơng việc: Đó là sự nhất trí về mục tiêu, lợi ích của các con
người trong nhóm để cùng nhau thực hiện thành cơng nhiệm vụ của nhóm mình
mà tổ chức giao phó.
 Hành vi củng cố hệ thống: Đó là hành vi gắn kết mọi người trong nhóm để một
mặt làm tốt nhiệm vụ của nhóm mà tổ chức phân cơng, mặt khác, quan tâm tới các
việc chung của cả tổ chức, tạo thuận lợi cho các nhóm khác trong tổ chức.


 Hành vi cục bộ cá nhân: Là hành vi trong đó, các cá nhân của nhóm hoặc gắn kết
với nhau, bảo vệ nhau trong phạm vi nhỏ của nhóm, đối ngược với lợi ích của cả
tổ chức; hoặc cá nhân mâu thuẫn, xung đột với nhau, mạnh ai nấy lo.
 Xung đột trong nhóm: Theo cách hiểu thơng thường, xung đột là sự khác biệt tâm

lý dẫn tới hành vi cản trở, tiêu diệt hoặc làm cho nhau mất hết hiệu lực, giữa các
bên tham gia xung đột.
- Xung đột nhóm là hiện tượng khá phổ biến và thường xảy ra trong mỗi nhóm (hoặc
giữa các nhóm), nó phải có ít nhất là hai chủ thể tham dự. Xung đột có thể diễn ra ở các
mức độ khác nhau:
 Sự cạnh tranh khi hai chủ thể trong nhóm tìm cách chứng tỏ mình có tầm quan
trọng.
 Sự chống đối, khi hai chủ thể trong nhóm tìm cách ngăn trở nhau thực hiện phần
nhiệm vụ của mình.
 Sự tiêu diệt lẫn nhau, khi hai chủ thể trong nhóm do đối lập quyền lợi hoặc quan
niệm chuẩn mực trái ngược nhau, tìm cách khử bỏ nhau.
Giải pháp:
 Giảm bớt mức độ xung đột, khi quyền lợi của các bên tham gia xung đột quả thực
có sự loại bỏ lẫn nhau, bằng cách sử dụng một chủ thể thứ ba.
 Khử bỏ hẳn một phía của các bên tham dự xung đột, đó là việc thanh lọc chủ thể
tham gia xung đột mà họ đã quay lưng lại mục đích chung của nhóm và tổ chức,
cản phá tổ chức. Người phụ trách nhóm phải ngả về phía chính nghĩa.
 Khử bỏ ngun nhân gây ra xung đột, như đưa một bên tham gia xung đột sang
một nhóm khác của tổ chức, cách ly hẳn với chủ thể còn lại kia.
 Đẩy mức xung đột lên tới mức tối đa, cho hai bên tham gia xung đột giác ngộ về
tai họa của xung đột mà họ gây ra để họ từ bỏ xung đột...
- Lãnh đạo theo nhóm là việc ủy quyền của người lãnh đạo tổ chức cho các người phụ
trách nhóm với sự phân công rõ ràng về quyền hạn, trách nhiệm và lợi ích mà người phụ
trách và nhóm được phân giao.


- Các nguyên tắc lãnh đạo theo nhóm:


Người phụ trách nhóm phải thỏa mãn các điều kiện nhất định: có nhận thức chính

xác về lợi ích của nhóm và của hệ thống; có uy tín, có khả năng tập hợp và điều



khiển những thành viên trong nhóm.
Người phụ trách nhóm được phân giao quyền hạn, trách nhiệm; nhiệm vụ và lợi

ích tương xứng.
 Người phụ trách nhóm được tự do sáng tạo thực hiện nhiệm vụ của mình trong


giới hạn của sự ủy quyền
Người lãnh đạo tổ chức phải giúp cho người phụ trách nhóm tạo ra các sự biến đổi

theo hướng phát triển và củng cố nhóm.
3. NGƯỜI TÀI TRONG TỔ CHỨC
Người có chất lượng:

Người có
chất lượng

Tố chất tâm sinh
lý bẩm sinh

Kỹ năng, kỹ xảo
làm việc tốt

Người tài: Là những người có chất lượng rất cao ở một dạng hoạt động chun mơn cụ
thể
Biểu hiện:

 Có óc quan sát nhanh nhạy, thấy được bản chất của sự vật.
 Có phương pháp làm việc khoa học.
 Giỏi ứng biến, luôn sáng tạo và không đầu hàng trước bất kỳ trở ngại, thử thách






nào.
Thơng minh, sắc sảo, có khả năng học tập giỏi.
Có năng lực tổ chức và tập hợp mọi người làm việc.
Ln theo đuổi mục tiêu đến cùng.
Có sức chịu đựng lớn (bền bỉ, nhẫn nại).
Sống có cá tính, khơng phụ họa học địi theo phong trào v.v


Các nguyên tắc sử dụng người hiền tài
 Đối xử công bằng, điều này cũng đúng như cách đối xử với mọi người khác trong
tổ chức; nhưng vì họ là người tài, đem lại lợi ích lớn lao hơn cho tổ chức so với
những người khác, nên theo nguyên tắc phân phối theo lao động họ phải được bù
đắp các hao phí cơng sức làm việc cho tổ chức cao hơn hẳn những người khác.
 Nếu chưa tin thì chưa sử dụng, cịn đã sử dụng thì khơng được nghi ngờ, không
được xúc phạm nhân phẩm người tài.
 Phải bảo đảm sự cân đối giữa lợi ích, trách nhiệm, phương tiện, quyền hạn và
nghĩa vụ được phân giao.
- Sử dụng phải có đào thải, đây là ngun tắc địi hỏi người tài phải biết thực chất giá trị
của họ, họ chỉ được quý trọng khi họ thực sự đem lại lợi ích cao cho tổ chức; cịn khi đã
trở thành gánh nặng thì họ sẽ bị đào thải.
* Sử dụng người tài phải bảo vệ được người tài, đây là nguyên tắc đòi hỏi việc sử dụng

người tài phải loại bỏ được các kẻ xấu, bất tài nhưng giỏi phá phách, can dự vào cơng
việc của người tài. Chính những kẻ xấu này sẽ gây tai họa, cản trở sự nghiệp của người
tài đóng góp cho tổ chức.
* Chỉ có người lãnh đạo tổ chức tài mới có thể sử dụng được người tài.
4. NGƯỜI LÃNH ĐẠO TỔ CHỨC
Cán bộ lãnh đạo tổ chức là người làm lao động quản trị, đứng đầu tổ chức (hoặc
một phân hệ) và chịu hoàn toàn trách nhiệm về kết quả hoạt động của tổ chức (hoặc của
phân hệ) mà họ đảm nhận.
Nhiệm vụ:
 Phải xây dựng tổ chức những người dưới quyền thành một hệ thống đoàn kết,
năng động với chất lượng cao.
 Dìu dắt tập thể dưới quyền hồn thành các mục đích và mục tiêu đặt ra một cách
vững chắc, ổn định và lâu dài trong điều kiện môi trường luôn biến động.


Các yêu cầu đối với người lãnh đạo








Có phẩm chất chính trị.
Có năng lực chun mơn.
Có năng lực tổ chức.
Có đạo đức cơng tác
Có phương pháp tư duy tốt
Có sức khỏe để làm việc minh mẫn và dẻo dai.

Phải biết tổ chức tốt đời sống gia đình riêng.

- Phong cách (tác phong) làm việc của người lãnh đạo là tổng thể các biện pháp, các thói
quen, các cách cư xử đặc trưng mà người đó thường sử dụng trong giải quyết cơng việc
hàng ngày để hồn thành nhiệm vụ.
- Phong cách cưỡng bức: Là phong cách làm việc mà người lãnh đạo chỉ dựa vào kinh
nghiệm, uy tín, chức trách của mình để tự đề ra các quyết định rồi bắt buộc các cấp dưới
quyền phải thực hiện nghiêm chỉnh, khơng cho thảo luận hoặc bàn bạc gì thêm.
- Phong cách dân chủ: Người lãnh đạo có phong cách làm việc dân chủ thường thu hút
tập thể vào tham gia thảo luận để quyết định các vấn đề của tổ chức; bản thân chỉ tự
quyết định các vấn đề thuộc trách nhiệm, còn các vấn đề khác thường ủy quyền cho cấp
dưới được tự quyết định trong giới hạn cho phép, do đó cấp dưới phấn khởi và hồ hởi làm
việc.
- Phong cách tự do: Người lãnh đạo có phong cách này tham gia rất ít vào cơng việc của
tổ chức, thường truyền đạt chỉ thị, quyết định của mình cho các cấp phó rồi để chuyển tổ
chức tự do làm việc. Phong cách này tạo cho tổ chức được tự do hành động, tự do sáng
tạo.
- Phong cách phát hiện vấn đề về mặt tổ chức: Người lãnh đạo có phong cách làm việc
kiểu này thường ít câu nệ về hình thức làm việc, mà ln ln phát hiện ra các vấn đề
mới để tổ chức thực hiện thành cơng nó.


- Uy tín của người lãnh đạo là mức độ hiệu quả của sự tác động của họ đối với người
khác (nhất là với cấp dưới) trong công việc của mình. Uy tín có hai loại, uy tín quyền lực
và uy tín cá nhân.
- Các nguyên tắc tạo lập uy tín








Nhanh chóng tạo được thắng lợi ban đầu cho tổ chức và tạo ra thắng lợi liên tục.
Tạo được sự nhất trí cao độ trong tổ chức
Đi theo con đường sáng sủa, tránh mọi thủ đoạn đen tối xấu xa
Không được dối trá, đã hứa là phải thực hiện
Biết sử dụng tốt các cán bộ giúp việc
Mẫu mực về đạo đức, được quần chúng tin tưởng và bảo vệ.
BÀI 6: THÔNG TIN VÀ QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ

1. THÔNG TIN TRONG QUẢN TRỊ TỔ CHỨC
- Vai trị của thơng tin





Thơng tin (và tri thức) là tiền đề của quá trình quản trị.
Thơng tin là cơ sở của q trình quản trị.
Thơng tin là cơng cụ của q trình quản trị.
Thơng tin là biểu hiện của quyền lực, của cải và sức mạnh quản trị của tổ chức.

- Thông tin dùng trong quản trị gồm nhiều loại nhưng đều phải đảm bảo các yêu cầu
chung sau đây:








Tính chính xác.
Tính kịp thời.
Tính đầy đủ.
Tính cơ đọng, lơgic.
Tính kinh tế.
Tính bảo mật.

- Hệ thống thông tin: Là tập hợp các phương tiện, các phương pháp và các cơ quan có
liên hệ chặt chẽ với nhau, nhằm bảo đảm cho việc thu thập, lưu trữ, tìm kiếm, xử lý và
cung cấp những thơng tin cần thiết cho công tác quản trị.


Hệ thống thông tin thường gồm 5 chức năng: Thu thập thông tin: thu thập các dữ
liệu từ các nguồn khác nhau (trong nội bộ, ngoài hệ thống); Xử lý thơng tin; Lưu trữ
thơng tin; Tìm kiếm thơng tin (khai thác thông tin); Cung cấp thông tin
- Nguyên tắc xây dựng hệ thống thông tin:
 Thuận tiện cho việc sử dụng, hệ thống thông tin cần gọn nhẹ, phù hợp với trình độ
của cán bộ quản trị
 Đưa tin một lần và sử dụng nhiều lần.
 Đảm bảo sự trao đổi qua lại giữa các hệ thống
 Việc xử lý tối đa nhiễu, đó là các thơng tin giả, thơng tin sai lệch do đối thủ đưa ra
mà tổ chức cần loại bỏ.
 Mơ hình hóa các q trình thơng tin
 Kết hợp xử lý thông tin:
Trong trường hợp kết hợp xử lý thông tin, lao động quản trị chia làm 2 loại: Lao động
thường nhật chủ yếu do máy thực hiện, lao động sáng tạo do người thực hiện.
 Đảm bảo sự phát triển liên tục, không ngừng của hệ thống thơng tin, phải từng
bước hợp lý hóa hệ thống thơng tin để có thể bảo đảm thu thập, xử lý và cung cấp

cho quản trị những thông tin chính xác và kịp thời.
 Cán bộ quản trị và người lãnh đạo phải trực tiếp tham gia vào việc thiết kế và xây
dựng hệ thống thông tin.
 Bảo đảm tính hiệu quả của hệ thống thơng tin. Hệ thống thông tin cần được xây
dựng theo quan điểm hệ thống, chú ý phối hợp với các chức năng và các bộ phận
của bộ máy quản trị. Mọi thay đổi trong hệ thống thơng tin đều phải có luận cứ
khoa học, xác định rõ nhu cầu thơng tin, mục đích hồn thiện và kết quả dự kiến
có thể mang lại.
2. QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ
Quyết định quản trị là phương án được chọn sau khi đã tính tốn, cân nhắc của
người lãnh đạo tổ chức trước khi thực hiện nhằm giải quyết một vấn đề nào đó.


Sơ đồ các bước ra quyết định
Chức năng của các quyết định quản trị:






Chức năng định hướng
Chức năng bảo đảm
Chức năng phối hợp
Chức năng động viên, cưỡng bức
Chức năng bảo mật

Các căn cứ ra quyết định
 Quyết định phải bám sát mục tiêu chung, mục tiêu dài hạn của tổ chức.
 Quyết định của tổ chức phải tuân thủ luật pháp và thông lệ của môi trường.

 Quyết định phải được đưa ra trên cơ sở phân tích thực trạng và thực lực của tổ
chức.
 Quyết định quản trị khi đưa ra còn phải xuất phát từ thực tế của cuộc sống.
 Quyết định quản trị phải được đưa ra dựa trên yếu tố thời cơ và thời gian.
Các yêu cầu đối với quyết định quản trị








Tính khách quan và khoa học
Tính có định hướng
Tính hệ thống
Tính hệ thống
Tính hệ thống
Tính hành chính
Tính cụ thể về thời gian thực hiện

Một số mơ hình
- Trường hợp ra quyết định có đủ thơng tin, việc ra quyết định chủ yếu sử dụng các mơ
hình tốn kinh tế:





Mơ hình bài tốn quy hoạch tuyến tính.
Mơ hình so sánh hiệu quả đầu tư.
Mơ hình sơ đồ mạng lưới PERT.
Mơ hình bài tốn vận tải.

- Trường hợp có ít thơng tin, việc ra quyết định phải sử dụng thêm các công cụ của thống
kê toán:





Điều tra xã hội học.
Các hàm hồi quy
Tính xác suất, phương sai, kỳ vọng.
Các mơ hình đặc thù (cá biệt): BCG; MC. Kinsey (GE); C. Hofen; M. Porter;
SWOT; GS; SPACE v.v...

- Trường hợp khơng có thơng tin (có q ít thơng tin), việc ra quyết định sử dụng các
phương pháp của các nhà ngoại cảm, chẳng hạn phương pháp ma trận Kinh Dịch.
VÍ DỤ THỰC TIỄN:


Công ty May 10 đề ra mục tiêu doanh thu tháng 3 tăng 5% so với tháng 2.
+) Bộ phận nghiên cứu và phát triển có nhiệm vụ đề ra các kế hoạch thực hiện mục tiêu
tăng doanh số của sản phẩm áo với chi phí cho phép. Yêu cầu đó phải là những kế hoạch
mang tính khả thi, có các phương án dự phịng.
+) Bộ phận Marketing có nhiệm vụ thực hiện các chiến dịch quảng cáo theo kế hoạch đã
lập ra, thiết kế mẫu mã bao bì sản phẩm, thăm dò ý kiến thị hiếu, nhu cầu của khách hàng

+) Bộ phận sản xuất có nhiệm vụ sản xuất sản phẩm mẫu, cùng với bộ phận marketing
thực hiện cải tiến bao bì và hợp tác với các cơng ty cung cấp nguyên vật liệu chính.
Ví dụ trên áp dụng nội dung: Hoạch định tác nghiệp, với mục đích nâng cao doanh thu,
diễn ra trong thời gian ngắn (tháng 3). Nội dung chi tiết, nội dung công việc cần được
tiến hành và người thực hiện.