đồ án quản trị kho

ĐẠI HỌC UEH
TRƯỜNG CÔNG NGHỆ VÀ THIẾT KẾ
KHOA CÔNG NGHỆ THƠNG TIN KINH DOANH

Báo cáo dự án cuối kỳ
Mơn học: ERP trong quản trị quản trị kho
Giảng viên hướng dẫn: Phan Hiền
Nhóm thực hiện: Nguyễn Ngọc Kiều Trinh -31191024139
Lê Thị Hồng Ân
-31181024417
Chung Hoàng Bin
-31181021430
Chuyên ngành: Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp
(ERP)
Lớp: ER001
Khóa/Hệ: K45, Đại học chính quy

Năm 2021
1


MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU
Hiện nay, đất nước ta đang trong giai đoạn phát triển và hội nhập với thế
giới. Chính vì vậy, việc áp dụng những cơng nghệ kĩ thuật khoa học tiên tiến
vào các công cuộc quản lý doanh nghiệp là vô cùng cần thiết. Trong thời điểm
hiện tại, sự ảnh hưởng của đại dịch Covid-19 khiến cho các doanh nghiệp vừa
và nhỏ khơng khỏi lo lắng về tình trạng không thể gặp trực tiếp quản lý kho
hàng, hội họp các ban tổ chức để cùng nhau đưa ra những kế hoạch nhằm quản
lý kho hàng một cách hiệu quả. Điều này dẫn đến các doanh nghiệp ở thị

trường Việt Nam hoặc các nước trên thế giới mất đi một lượng lớn hàng hoá
phải tiêu huỷ do tồn hàng quá lâu, đánh mất đi các cơ hội tìm kiếm và nhập
những đơn hàng mới, nguồn hàng bị tồn đọng trong kho do tình hình dịch bệnh
diễn biến phức tạp, hệ thống quản lý bị lỏng lẻo dẫn đến bị mất hàng hố khơng
thể kiểm sốt được...
Vậy giải pháp cho tình trạng quản trị kho khơng chặt chẽ như thế này sẽ
là gì?
Là những sinh viên K45 khoa Cơng nghệ thông tin kinh doanh, dưới sự
hướng dẫn của giảng viên Phan Hiền, nhóm chúng em đã học hỏi được rất
nhiều bổ ích và đặt biệt đã tìm ra hướng giải quyết vấn đề nêu trên nhờ vào
phần mềm KiotViet. Là một hệ thống theo mơ hình đơn giản, thích hợp cho thị
2


trường doanh nghiệp vừa và nhỏ, mạnh mẽ của Việt Nam có thể quản trị kho
một cách tối ưu hố, xây dựng mối quan hệ lâu dài, bền vững.
Để đáp ứng nhu cầu tối ưu hóa hàng tồn kho và tiếp thị với tiêu chí tiết
kiệm thời gian với phần mềm KiotViet đơn giản được thiết kế dành riêng cho
nhóm làm việc đang phát triển, nắm bắt và quản lý hàng hóa trong kho nhanh
chóng… Tất cả yêu cầu đó đều được KiotViet đáp ứng một cách nhanh gọn và
dễ dàng. Việc áp dụng hệ thống vào các doanh nghiệp góp phần khơng nhỏ đến
sự phát triển và doanh thu của họ, tạo điều kiện thuận lợi cho kinh tế nước nhà,
đẩy mạnh công tác áp dụng công nghệ 4.0 vào công cuộc quản lý.
Sau đây là bài báo cáo trình bày quá trình tìm hiểu và trải nghiệm hệ
thống KiotViet từ các thành viên nhóm 1. Từ đó rút ra những nhận định sâu sắc
về hệ thống đối với thị trường Việt Nam nói riêng và nền kinh tế thế giới nói
chung.

CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN
QUẢN TRỊ KHO

I.

Quản trị kho là gì?
Quản lý kho là một cơng việc quen thuộc trong bất cứ cửa hàng nào.Quản
lý kho tiếng Anh là Warehouse Management - được hiểu là hoạt động lưu
trữ, bảo quản, cập nhật tình hình hàng hóa có trong kho một cách chính xác
và chi tiết.Hệ thống quản lý kho hiệu quả khơng chỉ giúp giảm chi phí lưu
thơng mà cịn đảm bảo cho hoạt động sản xuất và cung ứng hàng hóa được
diễn ra liên tục, ổn định.

1. Kế hoạch tồn kho là gì?
Kế hoạch hàng tồn kho (Inventory planning) là quá trình xác định số
lượng tối ưu và thời gian của hàng tồn kho với mục đích sắp xếp nó với kinh
doanh và năng lực sản xuất. kế hoạch hàng tồn kho có ảnh hưởng trực tiếp
của cơng ty dịng tiền và lợi nhuận đặc biệt là cho các doanh nghiệp nhỏ hơn
dựa vào doanh thu nhanh chóng hàng hóa, nguyên vật liệu.

3


2. Tối ưu hóa hàng tồn kho là gì?
Tối ưu hóa hàng tồn kho (Inventory optimization) là một phương pháp cân
bằng các hạn chế hoặc mục tiêu đầu tư vốn và các mục tiêu cấp độ dịch vụ
đối với một tập hợp lớn các đơn vị giữ cổ phiếu trong khi tính đến biến động
cung và cầu

3. Quản lý hàng tồn kho là gì?
Quản lý tồn kho (Inventory management) là một cách tiếp cận có hệ thống
để tìm nguồn cung ứng, lưu trữ và bán hàng tồn kho – cả nguyên vật liệu thô
(thành phần) và thành phẩm (sản phẩm). Quản lý hàng tồn kho có nghĩa là

cung cấp đúng nguồn hàng, đúng mức, đúng nơi, đúng thời điểm và chi phí
giúp tăng cường an tồn trong bảo quản hàng hóa, tận dụng tốt cơ sở vật
chất, tiết kiệm chi phí đầu tư cũng như tăng doanh thu cho doanh nghiệp mà
không gây ra tổn thất trong sản xuất

4. Mục tiêu thực hiện:
Làm đủ lượng hàng tồn kho sẵn có: mục đích chính là đảm bảo hàng tồn
kho sẵn có theo yêu cầu trong mọi thời điểm. Vì sự thiếu hụt và dư thừa hàng
tồn kho đều chứng tỏ cho sự tốn kém trong tổ chức điều hành. Trường hợp
thiếu hụt hàng tồn kho thì dây chuyền sản xuất sẽ bị gián đoạn. Hậu quả là
việc sản xuất giảm đi hoặc không thể sản xuất.Kết quả là việc kinh doanh
giảm sút dẫn đến giảm doanh thu, giảm lợi nhuận và tệ hơn là thua lỗ. Mặt
khác, sự dư thừa hàng tồn kho cũng có nghĩa làm kéo dài thời gian sản xuất
và phân phối luồng hàng hóa. Điều này có nghĩa là khoản tiền đầu tư vào
hàng tồn kho nếu được đầu tư vào nơi khác trong kinh doanh, thì nó sẽ thu
lại được một khoản nhất định. Khơng chỉ vậy, nó cũng sẽ làm giảm các chi
phí thực hiện và làm tăng lợi nhuận.
Giảm thiểu chi phí và đầu tư cho hàng tồn kho: liên quan gần nhất đến
mục đích trên đó là làm giảm cả chi phí lẫn khối lượng đầu tư vào hàng tồn
kho. Điều này đạt được chủ yếu bằng cách đảm bảo khối lượng cần thiết
hàng tồn kho trong tổ chức ở mọi thời điểm. Điều này có lợi cho tổ chức
theo hai cách. Một là khoản tiền không bị chặn khi hàng tồn kho chưa được
sử dụng tới và có thể được sử dụng để đầu tư vào những nơi khác để kiếm
lời. Hai là nó sẽ làm giảm các chi phí thực hiện, đồng thời sẽ làm tăng lợi
nhuận.
4


II.

Giới thiệu tổng quan hệ thống KiotViet:
Kiotviet là sản phẩm được phát triển bởi Công ty Cổ phần Phần mềm
Citigo. Ra đời từ năm 2013, trên website Kiotviet có cơng bố khoảng 40.000
người dùng trên cả nước.
Kiotviet là sản phẩm của thành viên Hiệp hội bán lẻ đất nước ta AVR,
được Hiệp hội phần mềm và dịch vụ công nghệ thông tin Việt Nam VINASA
công nhận trong lĩnh vực công nghệ phần mềm.Hiện nay Kiotviet đang hỗ
trợ quản lý bán hàng cho 14 lĩnh vực cụ thể. Trong đó nổi bật là các lĩnh vực:
Bar – nhà hàng, Khách sạn, Điện thoại và điện máy, Nội thất và gia dụng
Phần mềm quản lý kho thay thế sổ sách từ rất lâu nhưng nhiều chủ cửa
hàng vẫn khư khư theo phong cách truyền thống, khiến việc vận hành cửa
hàng trì trệ và nhiều sai sót thất thốt hàng hóa. Cùng KiotViet đi sâu tìm
hiểu phần mềm quản lý kho tốt nhất dưới đây và cách mà phần mềm quản lý
kho hoạt động.Giao diện của Kiotviet tương đối đơn giản và ít có cải tiến.
Menu của Kiotviet là menu ngang, hiển thị vừa đủ thơng tin. Có hỗ trợ dùng
nhiều phím tắt.

1. Kế hoạch cho hàng tồn kho:
Tính năng quản lý dữ liệu hàng hóa _ quản lý hàng tồn kho: Là một phần mềm
quản lý kho nên chức năng quản lý dữ liệu hàng hóa cũng là một điểm hay của
kiotviet. Chức năng này có thể giúp người dùng hình dung được dòng tiền mặt
của cửa hàng đã thu chi và còn tồn đọng.

1.1. Lên kế hoạch bán hàng:
Tại sao bạn lại cần lên kế hoạch bán hàng đầu tiên trước khi lên kế hoạch
cho các hạng mục khác? Với bản kế hoạch bán hàng, bạn có thể dự tính được
bạn cần đặt và trữ bao nhiêu và khi nào để tối ưu hóa kho hàng của bạn.
Trước khi lên kế hoạch bán hàng cho năm nay, bạn nên tìm hiểu và xem
lại hoạt động bán hàng của những năm trước đây. Nó sẽ giúp bạn xác định rõ
được những yếu tố nào sẽ tác động đến hoạt động bán hàng của bạn: thời

tiết, hết hàng trong kho, v.v… Ngoài ra, bạn cũng nên lưu ý đến các hoạt
động thường niên như giảm giá, kỷ niệm và các ngày lễ. Từ đó bạn sẽ rút ra
được kế hoạch và mục tiêu bán hàng cho năm nay.

5


Lên kế hoạch bán hàng sẽ vô cùng hiệu quả cho kế hoạch tồn kho, cùng
với sự đồng hành của phần mềm kiotViet, chúng tôi sẽ mang lại cho bạn
những trải nghiệm cực kỳ suôn mượt trong việc kinh doanh dù ở bất kỳ lĩnh
vực nào. Những tính năng nhằm mục đích lên kế hoạch bán hàng đó chính
là:

1.2. Lên kế hoạch cho hàng dự phịng:
Một khi bạn hồn thành bản kế hoạch bán hàng, tiếp theo bạn nên bắt đầu
lên kế hoạch cho hàng dự phòng trong kho. Điều đầu tiên bạn nên hỏi chính
bản thân mình khi lên bản kế hoạch này là “Bạn cần bao nhiêu hàng mỗi
cuối tháng để tiếp tục hoạt động bán hàng cho tháng sau; cũng như duy trì
khả năng bày trí trong cửa hàng?” Điều này sẽ dễ dàng hơn nếu có trong tay
bản kế hoạch bán hàng chi tiết.
Bạn cũng nên lưu ý rằng khi dự trù hàng hóa cần có trong kho, bạn nên
tính dư ra chút để đảm bảo kho hàng của bạn ln ở mức an tồn, phịng
những trường hợp không ngờ đến như tăng sale đột ngột hoặc giao hàng trễ.
Một trong những rủi ro của việc dự trù hàng dự phịng q xa chính là bạn dễ
rơi vào tình trạng số lượng hàng trữ quá nhiều. Vì vậy, để tránh tính trạng
này xảy ra bạn nên xem xét lại kế hoạch của mình hàng tháng.

1.3. Lên kế hoạch cho chương trình giảm giá:
Tại sao lại là chương trình giảm giá?
Những đợt giảm giá là những lúc doanh thu cửa hàng của bạn tăng mạnh,

nếu bạn không lên kế hoạch trước những đợt giảm giá thì khả năng thiếu
hàng sẽ dễ xảy ra.
Có hai lý do để bạn giảm giá: một là theo chương trình khuyến mãi nhằm
thúc đẩy doanh thu vào những mùa cao điểm và hai là để dọn hàng hay xả
hàng đẩy những mặt hàng có thể khơng bán được vào mùa tiếp theo, vì thời
trang thay đổi theo mùa. Bạn sẽ khơng thể bán đồ mùa đông vào mùa hè
được nữa, và đợi đến năm sau thì kiểu dáng và mẫu mã có thể đã lỗi thời rồi.

1.4. Lên kế hoạch xuyên suốt cả năm
Bạn nên phân ra bản kế hoạch trước mùa và trong mùa. Thời trang thường
được hoạch định sẵn, bạn đang bán hàng mùa hè thì đã biết được mùa xuân
6


năm sau có những trang phục gì sẽ được bày bán. Điều quan trọng là phải
luôn theo dõi thị hiếu của người mua để xuất nhập hàng phù hợp vào mùa
xuân năm sau từ màu sắc đến kiểu dáng.
Không chỉ dừng tại đó, bạn cịn phải lên kế hoạch trong mùa, và nó cịn
quan trọng hơn cả bản trước mùa. Tại sao?
Đơn giản là những trang phục mà bạn dự tính bán trước khi mùa đến có
thể sẽ khác với tình trạng bán hàng trong mùa. Mỗi tuần trơi qua và xu
hướng bán hàng bắt đầu hình thành và phát triển, bạn phải luôn theo dõi và
điều chỉnh kế hoạch hàng trong kho và kế hoạch bán hàng sao cho phù hợp
với thời điểm hiện tại.

1.5. Giảm giá đúng lúc đúng mặt hàng
Nếu tình trạng doanh thu của bạn đang tụt lại phía sau so với dự định
trong bản kế hoạch, bạn nghĩ rằng mình sẽ bù lại doanh cho cho tháng này
vào mùa sau. Tuy nhiên, bạn nên biết rằng một khi doanh thu bị tụt lại thì
hàng trong kho cũng bắt đầu chất lên nhiều. Đây là một dấu hiệu không tốt

cho việc quản lý kho hàng và sẽ dễ dẫn đến việc bạn bán với giá thấp hơn
nhiều vào cuối mùa.
Khi bạn thấy dấu hiệu bán hàng không được khả quan, bạn nên bắt đầu
giảm giá những sản phẩm bán yếu nhất trong một hạng mục. nếu bạn giảm
giá khoảng 25% giá ban đầu tại thời điểm phát hiện thấy tình trạng doanh thu
thấp, bạn có thể sẽ bán được món hàng yêu đó ngay. Nếu bạn chờ đợi, bạn sẽ
có thể phải bán món hàng đó vào những đợt dọn hàng và xả hàng cuối mùa.
Tại thời điểm đó, bạn sẽ phải giảm từ 50%-70% giá trị của sản phẩm.
Quản lý kho hàng hiệu quả và thơng minh là một cơng việc khó khăn cho
các nhà quản lý. Chính vì vậy, bài viết này sẽ giúp bạn định hướng những gì
cần hoạch định có chiến lược và rõ ràng để giúp bạn tăng doanh thu cho các
cửa hàng bán lẻ của mình. Mỗi bản kế hoạch đều được kết nối với nhau, hỗ
trợ cho nhau trong cả quy trình kinh doanh, đặc biệt là kho hàng, để tạo nên
thành công cho bạn.
Tuy nhiên, một số nhà bán lẻ cho rằng họ muốn lên bản kế hoạch rõ ràng
như trên nhưng chúng lại tốn rất nhiều thời gian và nhân lực. Đặc biệt là
thông tin để làm báo cáo và kế hoạch nằm rải rác tại rất nhiều nơi, nếu muốn
gom lại một nơi và lập ra bản kế hoạch hồn chỉnh thì có lẽ là lúc mùa đã
7


qua. Hiện nay có rất nhiều phần mềm giúp nhà bán lẻ quản lý kho hàng hiệu
quả và thông minh hơn, thông tin xuất nhập kho, xuất báo cáo và tình trạng
kho hàng ln được cập nhật với dữ liệu.

2. Tối ưu hàng tồn kho
Sau một thời gian ghi nhận đóng góp ý kiến cũng như thấu hiểu khó khăn
trong việc quản lý của quý khách hàng, KiotViet đã đầu tư nguồn lực vào
nghiên cứu, phát triển sản phẩm và chính thức ra mắt tính năng mới: "QUẢN
LÝ HÀNG HĨA THEO LƠ - HẠN SỬ DỤNG".

2.1.

Quản lý hàng hóa theo lơ & hạn sử dụng là gì?
Và động lực gì thơi thúc KiotViet đầu tư nghiên
cứu, phát triển tính năng mới?

Với một số hàng hóa có yêu cầu quản lý chặt chẽ về hạn sử dụng như
nông sản, thực phẩm, đồ cho trẻ em, đặc biệt thuốc, dược phẩm, mỹ phẩm,
mỗi loại hàng hóa sẽ được sản xuất theo lơ sản xuất kèm hạn sử dụng. Mỗi lô
đều được đánh số hoặc mã vạch với ngày sản xuất hoặc ngày hết hạn sử
dụng. Khi nhập kho hàng hóa này, chủ cửa hàng luôn phải quản lý đầy đủ
thông tin nhập từ lô nào, hạn sử dụng đến ngày nào cũng như đặc điểm của
lơ hàng là gì. Điều này sẽ giúp họ nắm rõ thơng tin hàng hóa, dễ dàng sắp
xếp kho và trưng bày sản phẩm lên kệ một cách khoa học; xác định hàng hóa
nào gần hết hạn hay lơ hàng cịn tồn ít - tồn nhiều để xây dựng chiến lược
bán hàng và nhập hàng hiệu quả.
Với đặc thù như vậy, việc quản lý thủ công sẽ rất tốn thời gian mà vẫn thất
thoát triền miên hay khơng kiểm sốt được tồn kho hàng hóa hết hạn,... Để
hỗ trợ chủ cửa hàng quản lý hàng hóa này một cách khoa học và hiệu quả,
KiotViet ra mắt tính năng: QUẢN LÝ HÀNG HĨA THEO LƠ & HẠN SỬ
DỤNG:
Quản lý CHI TIẾT và ĐẦY ĐỦ thông tin lô sản xuất, hạn sử dụng cũng
như tồn kho, đặc điểm của từng hàng hóa. Đặc biệt trong mỗi hàng hóa với
từng lơ hàng, chủ cửa hàng có thể theo dõi thẻ kho đầy đủ, chi tiết.

8


Tất cả các giao dịch đều được quản lý theo lô. KiotViet gợi ý việc xuất
kho (bán hàng, chuyển hàng,...) theo nguyên tắc lô nào hết hạn trước sẽ xuất

trước một cách TỰ ĐỘNG, hạn chế được tồn kho hàng hóa sắp hết hạn và
giảm bớt thời gian thao tác cho nhân viên một cách tối ưu nhất nhằm tránh
tình trạng lãng phí cho cửa hàng.

Báo cáo hàng hóa theo hạn sử dụng giúp cho người quản lý dễ dàng nắm
bắt hàng hóa nào sắp hết hạn để có giải pháp hợp lý.

9


2.2.

-

Tính năng quản lý hàng hóa theo lơ & hạn sử
dụng được áp dụng và hỗ trợ cho các ngành
hàng sau:

Nhà thuốc
Mẹ & Bé
Mỹ phẩm
Nơng sản & Thực phẩm
Tạp hóa & Siêu thị minh

3. Quản lý hàng tồn kho:
Những phần mềm bán hàng tích hợp tính năng quản lý kho là một cơng cụ
rất hữu ích cho các chủ cửa hàng hiện nay. KiotViet là một phần mềm hỗ trợ
quản lý kho cực kỳ hiệu quả với những tính năng thông minh, giúp công việc
trong kho trở nên dễ dàng và đơn giản hơn bao giờ hết.

10


3.1.

Sử dụng thẻ kho, tồn kho

Với chức năng thẻ kho, KiotViet cho phép người dùng theo dõi lịch sử
thay đổi số lượng hàng hóa trong kho qua mỗi lần nhập hàng, bán hàng, luân
chuyển hàng hay kiểm hàng. Nhờ đó chủ cửa hàng sẽ dễ dàng kiểm sốt tình
hình hàng hóa và hạn chế thất thốt đáng kể.
Bên cạnh đó, KiotViet cịn có chức năng xem tồn kho với số lượng hàng
được thống kê đầy đủ. Điều này sẽ giúp chủ cửa hàng có kế hoạch nhập hàng
hợp lý và chính xác hơn.
3.2.

Mã vạch

KiotViet hỗ trợ chủ cửa hàng tạo và in mã vạch từ mã hàng hóa sẵn có
đơn giản và nhanh chóng. Mỗi hàng hóa sẽ có một mã vạch riêng, do đó khi
bán ra thơng tin hàng hóa sẽ được ghi lại chính xác trên hệ thống nhờ việc
qt mã.
Chủ cửa hàng có thể theo dõi tình hình hàng hóa đầy đủ và hạn chế tối đa
tình trạng thất thoát cho cửa hàng.

11


3.2.1. Nắm rõ số lượng hàng tồn kho:

Việc tạo mã vạch quản lý kho sẽ giúp chủ cửa hàng dễ dàng theo dõi được
số lượng chính xác hàng hóa trong kho. Bên cạnh đó, thơng tin hàng cũng
được kiểm sốt hiệu quả thông qua hệ thống quét mã vạch.
Điều này sẽ giúp chủ cửa hàng đưa ra quyết định nhập hàng mới hay giải
quyết hàng tồn kho hợp lý, tránh tình trạng hàng tồn kho quá nhiều, ảnh
hưởng đến nguồn vốn của cửa hàng.
Kiểm kê kho bằng mã vạch là phương pháp kiểm soát lượng hàng tồn một
cách hiện đại, tiết kiệm thời gian nhất. Đặc biệt hạn chế sai sót khi kiểm đếm
thủ cơng bởi hệ thống qt mã vạch có độ chính xác cao.

3.2.2. Xuất nhập hàng chính xác hơn:

Phần mềm in mã vạch miễn phí hỗ trợ người dùng thao tác nhập số liệu
chính xác hơn tại kho. Nhờ đó việc xuất nhập hàng sẽ hạn chế tối đa nhầm
lẫn; tránh tình trạng sai sót trong hoạt động nghiệp vụ.
Kiểm kê kho bằng mã vạch đối với kho hàng lớn hàng nghìn sản phẩm
hoặc kinh doanh quán tạp hóa gia đình đều hiệu quả. Tránh thất thốt đơn,
sai sót hàng hóa, giá tiền, xuất nhập hàng hóa nhanh chóng...
3.2.3. Đáp ứng nhanh chóng đơn hàng

Hàng hóa được quản lý bằng hệ thống quét mã vạch sẽ được xác định
nhanh chóng, giúp nhân viên bán hàng thuận tiện hơn khi muốn tìm kiếm
hàng hóa theo u cầu của khách hàng. Chính vì vậy, nhân viên sẽ đáp ứng
được đơn hàng kịp thời hơn cũng như giúp khách hàng hài lòng nhất.

12


3.3.

Kiểm kho

Màn hình kiểm kho của phần mềm quản lý bán hàng KiotViet
Khi sử dụng phần mềm KiotViet, người dùng có thể dễ dàng tạo phiếu
kiểm kho và thực hiện các hoạt động kiểm kê nhanh chóng hơn với sự trợ
giúp của phần mềm. Chủ cửa hàng có thể theo dõi tình hình hàng hóa thực tế
và số lượng sai lệch được hiển thị đầy đủ trên hệ thống.
Cuối cùng, sau khi các thao tác kiểm kho hoàn thành, hệ thống quản lý
hàng hóa của KiotViet sẽ lưu trữ thơng tin và giúp chủ cửa hàng nắm bắt
chính xác thơng tin tồn kho hàng hóa.
Đặc biệt, bạn có thể tải ngay ứng dụng quản lý bán hàng miễn phí của
KiotViet ngay trên điện thoại để việc quản lý được thuận tiện và dễ dàng
hơn. Chỉ với 1 chiếc smartphone, ứng dụng quản lý bán hàng miễn phí tải về
vẫn cho phép chủ shop quản lý số lượng xuất nhập tồn kho chính xác, qt
mã vạch kiểm kho vơ cùng dễ dàng và tiện lợi.

13


CHƯƠNG II: HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ
THỐNG CHO QUẢN TRỊ KHO
I.

Quản lý hàng hố Serial/Imei
1. Thiết lập tính năng
Để kích hoạt tính năng quản lý hàng hóa theo Serial/Imei, trước tiên bạn
vào mục Thiết lập (1) -> Thiết lập cửa hàng (2)

Tại khối Thiết lập quản lý, bạn chọn tab Hàng hóa (3) -> kích vào biểu

tượng

để bật tính năng Quản lý tồn kho theo Serial/IMEI (4)

14


2. Quản lý và sử dụng hàng hóa Serial/Imei
2.1. Thêm mới hàng hóa Serial/Imei
Để thêm sản phẩm theo serial/imei, trên màn hình Quản lý -> Hàng hóa
-> Danh mục -> bạn kích Thêm mới -> chọn Thêm hàng hố
Trên popup Thêm hàng hóa, bạn nhập thơng tin hàng hóa và tích chọn vào
ơ Serial/Imei

Lưu ý: Khi bạn đã chọn quản lý hàng hóa theo Serial/Imei, hệ thống sẽ tự
động ẩn đi ô Tồn kho của sản phẩm.

15


Bạn kích Lưu (hoặc Lưu & thêm mới hoặc Lưu & Sao chép) để hồn
thiện thao tác thêm thơng tin hàng hóa quản lý theo Serial/Imei.

2.2. Nhập hàng theo Serial/Imei
Để tiến hành tăng tồn kho cho hàng hóa quản lý theo mã Serial/Imei, bạn
vào Giao dịch -> chọn Nhập hàng và tạo mới một giao dịch nhập hàng.
Sau khi chọn hàng hóa, trên ơ Nhập số Serial/Imei bạn nhập mã
Serial/Imei (có thể nhập từ bàn phím hoặc qt mã vạch).

16

Các mã Serial/Imei được thể hiện trong các ô màu xanh riêng biệt tiện cho
việc theo dõi. Số lượng sản phẩm sẽ tăng/giảm tương ứng với số lượng mã
mà bạn nhập trong ơ.

Ngồi ra, hệ thống cịn hỗ trợ nhập hàng hóa có Serial/Imei từ file excel,
thao tác như sau:
○

Bạn kích chọn tải về file excel mẫu nhập hàng. Trong file mẫu, bạn nhập mã
Serial/Imei vào cột cuối cùng. Hiện tại, KiotViet cho phép nhập hơn 2000
mã Serial/Imei trong 1 lần nhập.

○

Lưu ý: Với các sản phẩm được quản lý theo Serial/Imei, bạn không cần phải
điền số lượng tồn kho nữa, vì số lượng tồn kho của các sản phẩm này sẽ
được quản lý theo số lượng mã bạn nhập vào.

○

Bạn kích Chọn file dữ liệu để đưa thơng tin hàng hóa
Chọn Hồn thành giao dịch nhập hàng để nhập các sản phẩm có mã
Serial/Imei trên vào kho hàng. Trên màn hình Nhập hàng, bạn có thể xem
Phiếu nhập hàng với các mã Serial/Imei đã được nhập:

17

Bạn kích Xem thêm (1) để xem chi tiết mã Serial/Imei của phiếu Nhập
hàng (2)

18


Sau khi nhập hàng, bạn có thể thấy số lượng của các mặt hàng được nhập
đã được thay đổi trong danh mục hàng hóa. Khi bạn xem chi tiết thơng tin
một mặt hàng được quản lý theo Serial/Imei, bạn sẽ thấy danh sách các sản
phẩm với các số Serial/Imei được hiển thị như sau:

Bạn có thể chọn trạng thái để lọc các mã:
○

Cịn hàng: Những sản phẩm có mã vẫn còn trong kho. Số lượng tồn kho của
sản phẩm sẽ tương ứng với số lượng Serial/Imei trong trạng thái còn hàng.

○

Hết hàng: Những mã đã hết hàng

○

Tất cả: Hiển thị cả 2 trạng thái.

2.3. Kiểm kho hàng hóa Serial/Imei
Với thao tác kiểm kho, cách thực hiện cũng tương tự như với thao tác
nhập hàng. Bạn tạo mới một phiếu kiểm kho và nhập tên hoặc mã sản phẩm
được quản lý theo serial/imei mà bạn muốn thực hiện kiểm kho.
Bạn nhập số serial/imei vào ơ dưới tên sản phẩm (có thể dùng máy quét

mã vạch để nhập).
Đặc biệt, trong trường hợp có những mã serial/imei khơng tồn tại trong
danh mục hàng hóa xuất hiện trong phiếu kiểm kho, hệ thống sẽ hiển thị
chúng bằng màu xanh dương để phân biệt với các mã đã tồn tại trong danh
19


mục. Tính năng này giúp bạn kiểm sốt được những sản phẩm trong kho
hàng và tránh những tình trạng thất thốt, tráo đổi hàng hóa.

Sau khi hồn tất kiểm kho, bạn có thể kiểm tra lại các mã serial trong
phiếu kiểm kho bằng cách tích vào Xem thêm

Hệ thống sẽ hiển thị 3 mục thống kê như sau:
○

Serial hệ thống: những mã đã được nhập vào trong thao tác Nhập hàng.

20


○

Serial thực tế: những mã được kiểm thực tế.

○

Serial ảnh hưởng: những mã bị thiếu hoặc những mã mới xuất hiện trong
thao tác kiểm kho.

21


2.4. Bán hàng hóa Serial/Imei
Với các sản phẩm được quản lý theo Serial/Imei, khi bán hàng hệ thống sẽ
hiển thị ô tìm kiếm theo mã Serial/Imei khi bạn chọn sản phẩm đó. Bạn cũng
có thể nhập mã số bằng máy quét mã vạch.

22


2.5. Mẫu in
Để thêm số Serial/Imei điền token {IMEI} vào mẫu in cần hiển thị

II.

Quản lý hàng hóa theo Lơ- Hạn sử dụng:
1. Thiết lập tính năng:
Để kích hoạt tính năng quản lý hàng hóa theo Lơ – hạn sử dụng, trước tiên
bạn vào mục Thiết lập (1) -> Thiết lập cửa hàng (2)

23


Tại khối Thiết lập quản lý chọn tab Hàng hóa (3), bạn kích vào biểu

tượng

để bật tính năng Quản lý theo Lơ/Date (4)

2. Quản lý hàng hóa:
2.1. Thêm mới
Để thêm sản phẩm theo lơ, hạn sử dụng, trên màn hình Quản lý -> Hàng
hóa -> Danh mục -> bạn kích Thêm mới -> chọn Thêm hàng hoá
Trên pop-up Thêm hàng hóa, bạn nhập thơng tin hàng hóa và tích chọn
vào ô Lô, hạn sử dụng

24


Lưu ý: Khi bạn đã chọn quản lý hàng hóa theo Lô, hạn sử dụng, hệ thống
sẽ tự động ẩn đi ơ Tồn kho của hàng hóa.

25