Tài liệu Danh mục hồ sơ chất lượng toàn công ty ppt

DANH MỤC HỒ SƠ CHẤT LƯNG
ĐK Tên hồ sơ Người lưu trữ Nơi lưu trữ Phương pháp
lưu trữ
Người được
phép
Thời gian
lưu trữ
Phương pháp
huỷ bỏ
Ghi chú
4.2.3
Hồ sơ kiểm soát tài liệu
Nhân viên kiểm
soát tài liệu
Phòng ISO Văn bản + Trong ổ
cứng + đóa mềm
Ban
TGĐ/ĐDLĐ/
Thanh lý
Tài liệu lỗi thời " " " " 2 năm "
Bản theo dõi sửa đổi " " " " Không thời hạn "
Bản phân phối tài liệu " " " " 2 năm "
Phiếu góp ý sửa đổi tài liệu " " " " " "
4.2.4
Danh mục hồ sơ
Nhân viên kiểm
soát tài liệu
Phòng ISO Văn bản Ban
TGĐ/ĐDLĐ/
2 năm Thanh lý
Danh mục hồ sơ chất lượng. " " " " " "

Sổ giao nhận/phiếu phân phối. " " " " " "
5.1
Hồ sơ trách nhiệm của lãnh đạo:
ĐDLĐ Phòng ISO Văn bản Ban
TGĐ/ĐDLĐ/
Không thời hạn Thanh lý
Hồ sơ truyền đạt cam kết, hướng vào khách
hàng và sự thấu hiểu về chính sách chất lượng.
"" " """
5.4
Hồ sơ về mục tiêu chất lượng
ĐDLĐ Phòng ISO Văn bản Ban
TGĐ/ĐDLĐ/
2 năm Thanh lý
Mục tiêu và kế hoạch thực hiện mục tiêu Cty " " "
Biên bản theo dõi, đánh giá kết quả thực
hiện mục tiêu.
"" " """
Mục tiêu và kết quả hành động đã kết thúc
và đã đánh giá.
"" " """
Mục tiêu, kế hoạch thực hiện mục tiêu và các
bằng chứng về việc thực hiện mục tiêu
Trưởng các bộ
phận
Tại mỗi Bp Văn bản Trưởng bộ phận " "
5.6
Hồ sơ xem xét của lãnh đạo:
ĐDLĐ Phòng ISO Văn bản Ban
TGĐ/ĐDLĐ/

2 năm Thanh lý
Báo cáo xem xét của lãnh đạo. " " " " " "
Biên bản họp xem xét của lãnh đạo. " " " " " "
Danh sách, thông b áo họp " " " " " "
Trang: 1 / 7
DANH MỤC HỒ SƠ CHẤT LƯNG
ĐK Tên hồ sơ Người lưu trữ Nơi lưu trữ Phương pháp
lưu trữ
Người được
phép
Thời gian
lưu trữ
Phương pháp
huỷ bỏ
Ghi chú
Các phiếu CAR, báo cáo của các đơn vò,
các báo cáo thực hiện mục tiêu.
"" " """
6.2
Đào tạo và tuyển dụng:
Nhân viên quản
lý nhân sự
Phòng TCHC Văn bản Trưởng phòng
TCHC, Nhân
viên QLNS
2 năm Thanh lý
Hồ sơ xác đònh nhu cầu đào tạo/tuyển dụng. " " " " " "
Hồ sơ đánh giá kết quả thực hiện công việc. " " " " " "
Kế hoạch đào tạo/tuyển dụng. " " " " " "
Phiếu đề nghò đào tạo/tuyển dụng. " " " " " "

Hồ sơ đào tạo nhân viên. " " " " " "
Kết quả đánh giá đào tạo. " " " " " "
Danh sách và đề cương khoá đào tạo. " " " " " "
Hồ sơ xử lý kết quả đào tạo không đạt. " " " " " "
Hồ sơ tuyển dụng nhân viên " " " " Không thời hạn "
6.3
Hồ sơ về trang thiết bò
Trưởng phòng
Kế toán
Phòng Kế toán Văn bản Trưởn
g

p
hòn
g
Kế
toán, Ban TGĐ
5 năm Đóng dấu hết
hiệu lực
Hồ sơ về đầøu tư. " " " " " "
Hồ sơ về xây dựng cơ bản. " " " " " "
Hồ sơ nghiệm thu trang thiết bò. " " " " " "
Hồ sơ máy móc
Tổ trưởng
bảo trì
Phòng bào trì Văn bản Tổ trưởn
g
bào trì,
BGĐ XN, Trưởn
g

phòng Kế toán,
TP TCHC
2 năm Thanh lý
Danh mục thiết bò. " " " " " "
Lòch bảo trì. " " " " " "
Phiếu lí lòch máy. " " " " " "
Phiếu khảo sảt thiết bò. " " " " " "
Kế hoạchbảo trì " " " " " "
Trang: 2 / 7
DANH MỤC HỒ SƠ CHẤT LƯNG
ĐK Tên hồ sơ Người lưu trữ Nơi lưu trữ Phương pháp
lưu trữ
Người được
phép
Thời gian
lưu trữ
Phương pháp
huỷ bỏ
Ghi chú
Phiếu theo dõi bảo trì " " " " " "
Hồ sơ kết quả bảo trì theo lòch bảo trì " " " " " "
7.1
Hồ sơ xem xét hợp đồng
Nhân viên
KHKD
Phòng KHKD Văn bản Trưởng phòng
KHKD, Nhân
viên KHKD phụ
trách

2 năm Thanh lý
Phiếu xem xét hợp đồng " " " " " "
Hợp đồng đã ký. " " " " " "
7.3
Hồ sơ thiết kế sản phẩm
Trưởng bộ phận
kỹ thuật
Phòng kỹ thuật
Quản đốc X dệt,
Phòng Thí
nghiệm
Văn bản Trưởng bộ phận
kỹ thuật, GĐXN
1 năm Thanh lý
Thu thập thông tin cho thiết kế " " " " " "
Xác đònh yêu cầu và phân công thiết kế " " " " " "
Xem xét và xác nhận thiết kế " " " " " "
Biên bản nghiệm thu thiết kế. " " " " " "
Xác nhận của khác hàng " " " " " "
Hồ sơ sản xuất thử " " " " " "
Các biên bản sửa đổi thiết kế " " " " " "
7.4
Hồ sơ nhà cung ứng
Nhân viên
KHKD
Phòn
g
KHKD/ Bộ
phận
vật tư nhà máy

nhuộm
Văn bản Trưởng phòng
KHKD, Nhân
viên KHKD phụ
trách
1 năm Thanh lý
Danh sách nhà cung ứng được chọn " " " " " "
Danh sách nhà cung ứng được phê duyệt " " " " " "
Phiếu đánh giá nhà cung ứng " " " " " "
Hồ sơ đánh giá lại nhà cung ứng " " " " " "
Sổ giám sát nhà cung ứng " " " " " "
Trang: 3 / 7
DANH MỤC HỒ SƠ CHẤT LƯNG
ĐK Tên hồ sơ Người lưu trữ Nơi lưu trữ Phương pháp
lưu trữ
Người được
phép
Thời gian
lưu trữ
Phương pháp
huỷ bỏ
Ghi chú
7.4
Hồ sơ mua hàng
Nhân viên
KHKD
Phòn
g
KHKD/ Bộ
phận

vật tư nhà máy
nhuộm
Văn bản Trưởng phòng
KHKD, Nhân
viên KHKD phụ
trách
1 năm Thanh lý
Bản báo giá " " " " " "
Bộ hợp đồng mua và dữ liệu mua " " " " " "
Hồ sơ kiểm tra xác nhận hàng mua vào " " " " " "
Hồ sơ theo dõi nhà cung ứng " " " " " "
7.5
Hồ sơ nguyên vật liệu
Thủ kho Tại kho Văn bản Thủ kho, Nhân
viên KHKD
p
hụ
trách
1 năm Thanh lý
Hồ sơ kiểm nhập hàng gửi " " " " " "
Văn bản báo khách hàng về
sản phẩm không phù hợp
"" " """
Bản kết toán nguyên phụ liệu " " " " " "
Phiếu nhập kho " " " " " "
Phiếu xuất kho " " " " " "
7.5
Hồ sơ sản xuất
Quản đốc
xưởng,

Thống kê
xưởng, Trưởng
bộ phận kỹ
thuật.
Tại khu vực
sản xuất
Văn bản Quản đốc xưởng,
Thốn
g
kê xưởn
g
,
Trưởng bộ phận
kỹ thuật, GĐXN
1 năm Thanh lý
Sơ đồ kiểm soát quá trình đã kết thúc " " " " " "
Kế hoạch kiểm soát quá trình theo mã hàng " " " " " "
Kế hoạch kiểm tra thử nghiệm theo mã hàng " " " " " "
Nhận xét/kiểm tra của khách hàng " " " " " "
Phiếu theo dõi quá trình " " " " " "
Phiếu luân chuyễn nội bộ " " " " " "
Trang: 4 / 7
DANH MỤC HỒ SƠ CHẤT LƯNG
ĐK Tên hồ sơ Người lưu trữ Nơi lưu trữ Phương pháp
lưu trữ
Người được
phép
Thời gian
lưu trữ
Phương pháp

huỷ bỏ
Ghi chú
Hồ sơ kiểm soát lỗi nguyên phụ liệu,
bán thành phẩm
"" " """
Hồ sơ kiểm tra của tổ trưởng " " " " " "
Kế hoạch sản xuất " " " " " "
Lậnh sản xuất " " " " " "
Kế hoạch phân công cho các tổ " " " " " "
Phiếu báo cáo nhập kho " " " " " "
Sổ cấp phát hàng " " " " " "
Sổ giao ca sản xuất " " " " " "
Hồ sơ xác nhận quá trình sản xuất đặc biệt " " " " " "
Hồ sơ về qui đònh mã số nhận dạng " " " " " "
Hồ sơ truy tìm nguồn gốc sản phẩm " " " " " "
7.5
Hồ sơ kho
Thủ kho Tại kho Văn bản Thủ kho, Nhân
viên KHKD
p
hụ
trách
1 năm Thanh lý
Phiếu nhập kho các loại " " " " " "
Phiếu luân chuyễn nội bộ " " " " " "
Sổ cấp phát hàng " " " " " "
Thẻ kho " " " " " "
Packing list " " " " " "
Bảng xếp dỡ lưu kho " " " " " "
Sơ đồ kho " " " " " "

Hồ sơ kiểm kê kho " " " " " "
Hồ sơ xuất nhập khẩu " " " " " "
7.6
Hồ sơ thiết bò đo
Tổ trưởng
bảo trì
Tổ bảo trì may,
dệt, nhuộm
Văn bản Tổ trưởn
g
bào trì,
BGĐ XN, Trưởn
g

phòng Kế toán,
TCHC
1 năm Thanh lý
Danh mục thiết bò đo " " " " " "
Trang: 5 / 7
DANH MỤC HỒ SƠ CHẤT LƯNG
ĐK Tên hồ sơ Người lưu trữ Nơi lưu trữ Phương pháp
lưu trữ
Người được
phép
Thời gian
lưu trữ
Phương pháp
huỷ bỏ
Ghi chú
Lòch kiểm tra hiệu chuẩn " " " " " "

Hồ sơ hiệu chuẩn nội bộ " " " " " "
Hồ sơ hiệu chuẩn bên ngoài " " " " " "
Hồ sơ kiểm tra thiết bò đo " " " " " "
Hồ sơ xừ lý thiết bò đo bò sai, hư " " " " " "
Báo cáo thiêt bò đo hư " " " " " "
Hồ sơ xử lý ý kiến khách hàng
Nhân viên
KHKD
Phòng KHKD /
bộ phận kế
hoạch nhà máy
nhuộm
Văn bản Trưởng phòng
KHKD, Nhân
viên KHKD phụ
trách
1 năm Thanh lý
Phiếu ghi nhận ý kiến khách hàng " " " " " "
Sổ theo dõi khiếu nại ý kiến khách hàng " " " " " "
Phiếu thu thập ý kiến khách hàng " " " " " "
Bản tổng hợp ý kiến " " " " " "
8.2
Hồ sơ đánh giá nội bộ
ĐDLĐ ĐDLĐ Văn bản Ban TGĐ/ĐDLĐ 1 năm Đóng dấu hết
hiệu lực
Lòch đánh giá hàng năm " " " " " "
Kế hoạch đánh giá " " " " " "
Phiếu ghi chép của đánh giá viên " " " " " "
Báo cáo tổng hợp đánh giá " " " " " "
Báo cáo đánh giá chất lượng nội bộ " " " " " "

Hồ sơ xem xét các quá trình
ĐDLĐ ĐDLĐ Văn bản Ban TGĐ/ĐDLĐ 1 năm Đóng dấu hết
hiệu lực
Hồ sơ kiểm tra thử nghiệm
Trưởng bộ
phận KCS
Phòng KCS Văn bản Trưởng bộ
phận KCS
1 năm Thanh lý
Sổ theo dõi chất lượng " " " " " "
Sổ giao nhận " " " " " "
Hồ sơ sản phẩm không phù hợp
Trưởng bộ
phận KCS
Phòng KCS Văn bản Trưởng bộ
phận KCS
1 năm Thanh lý
Trang: 6 / 7
DANH MỤC HỒ SƠ CHẤT LƯNG
ĐK Tên hồ sơ Người lưu trữ Nơi lưu trữ Phương pháp
lưu trữ
Người được
phép
Thời gian
lưu trữ
Phương pháp
huỷ bỏ
Ghi chú
Báo cáo sản phẩm không phù hợp " " " " " "
Sổ theo dõi NCR " " " " " "

Hồ sơ xử lý sản phẩm không phù hợp nhỏ " " " " " "
Hồ sơ tái kiểm tra sản phẩm sửa lại " " " " " "
Biên bản bồi thường " " " " " "
Hồ sơ thu thập và phân tích dữ liệu
Trưởng các bộ
phận
Tại nơi làm việc Văn bản Trưởng các bộ
phận
1 năm Thanh lý
Hồ sơ xem xét cải tiến
ĐDLĐ Phòng ĐDLĐ Văn bản Ban TGĐ/ĐDLĐ 1 năm Đóng dấu hết
hiệu lực
Hồ sơ khắc phục phòng ngừa
ĐDLĐ Phòng ĐDLĐ Văn bản Ban TGĐ/ĐDLĐ 1 năm Đóng dấu hết
hiệu lực
Phiếu CAR " " " " " "
Sổ theo dõi CAR " " " " " "
Ngày 15 tháng 05 năm 2003
Tổng Giám đốc phê duyệt Người lập
Trang: 7 / 7