Thực trạng hoạt động chứng thực tại UBND xã đồng tiến, huyện đồng phú, tỉnh bình phước

THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG
CHỨNG THỰC
TẠI UBND XÃ ĐỒNG TIẾN HUYỆN
ĐỒNG PHÚ
TỈNH BÌNH PHƯỚC


CÁC TỪ VIẾT TẮT TRONG CHUYÊN ĐỀ
TỪ VIẾT TẮT

GIẢI THÍCH

UBND

Uỷ ban nhân dân

CMND

Chứng minh nhân dân

Nghị định 79/2007/NĐ-CP

Nghị định 23/2015/NĐ-CP

Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày
18/05/2007 của Chính phủ về cấp bản sao
từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính,
chứng thực chữ ký.
Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày
16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao
từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính,

chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng
giao dịch.


MỤC LỤC
PHẦN MỞ ĐẦU .............................................................................................. 1
1. Lý do chọn đề tài ........................................................................................ 1
2. 2Mục đích, ý nghĩa của đề tài: ................................................................... 2
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu: ................................................................ 2
4. Phương pháp thu thập thông tin: ................................................................ 2
5. Kết cấu đề tài.............................................................................................. 3
4Chương 1: Cơ sở lý luận của hoạt động chứng thực................................... 4
1.1. Các quy định của pháp luật hiện hành về chứng thực ............................ 4
1.1.1. Một số khái niệm .............................................................................. 4
1.1.2. Giá trị pháp lý của bản sao được cấp sổ gốc, bản sao được chứng
thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực và hợp đồng, giao dịch được
chứng thực................................................................................................... 4
1.2. Thẩm quyền chứng thực và trách nhiệm của người thực hiện chứng
thực của Uỷ ban nhân dân cấp xã. ................................................................. 5
1.2.1. Thẩm quyền chứng thực ................................................................... 5
1.2.2. Trách nhiệm của người thực hiện chứng thực. ................................. 9
1.3. Thủ tục chứng thực ............................................................................... 11
1.3.1. Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính ....................................... 11
1.3.2. Thủ tục chứng thực chữ ký ............................................................. 14
1.3.3. Thủ tục chứng thực chữ ký người dịch ........................................... 16
1.3.4. Thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch ........................................ 17
1.4. Phân biệt công chứng và chứng thực .................................................... 19
23Chương 2: Thực trạng hoạt động chứng thực tại UBND xã Đồng Tiến,
huyện Đồng Phú, tỉnh Bình Phước. Một số giải pháp cơ bản và kiến nghị
nhằm nâng cao chất lượng công tác chứng thực. ...................................... 23

2.1. Khái quát về xã Đồng Tiến, huyện Đồng Phú, tỉnh Bình Phước.......... 23
2.1.1. Đặc điểm địa lý ............................................................................... 23
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của UBND xã Đồng Tiến. ........................... 24
2.1.3. Cơ cấu thành viên và cơ cấu tổ chức của UBND xã Đồng Tiến. ... 25
2.2. Thực trạng về công tác chứng thực tại UBND xã Đồng Tiến, huyện
Đồng Phú, tỉnh Bình Phước ......................................................................... 27
2.2.1. Thực trạng về cấp bản sao từ sổ gốc............................................... 27
2.2.2. Thực trạng về chứng thực bản sao từ bản chính ............................. 28


2.2.3. Thực trạng chứng thực chữ ký ........................................................ 29
2.2.4. Thực trạng chứng thực hợp đồng, giao dịch ................................... 30
2.2.5. Kết quả đạt được ............................................................................. 30
2.3. Đánh giá chung ..................................................................................... 32
2.3.1. Ưu điểm .......................................................................................... 32
2.3.2. Hạn chế ........................................................................................... 33
2.4. Một số giải pháp cơ bản và kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng công
tác chứng thực tại Uỷ ban nhân dân xã Đồng Tiến, huyện Đồng Phú, tỉnh
Bình Phước................................................................................................... 34
2.4.1. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện quy định của pháp luật liên quan
đến hoạt động chứng thực ......................................................................... 34
2.4.2. Một số giải pháp cơ bản đối với công tác chứng thực tại UBND xã
Đồng Tiến ................................................................................................. 34
KẾT LUẬN .................................................................................................... 36
1DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO


1

PHẦN MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài

Trong quá trình xây dựng và phát triển đất nước nói chung và của từng
địa phương trong nước nói riêng thì hoạt động chứng thực được coi là một
trong những hoạtđộng quan trọng, tất yếu cho sự kết hợp giữa nhu cầu của đời
sống kinh tế -xã hội và nhu cầu quản lý của Nhà nước.
Thực trạng của hoạt động chứng thực những năm trở lại đây diễn ra khá
phổ biến, đặc biệt nhu cầu về chứng thực bản sao là rất lớn. Nghị định số
79/2007/NĐ-CP ngày 18/05/2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc,
chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký ra đời là sự đóng góp to
lớn, giao việc chứng thực bản sao cho UBND cấp xã thực hiện là một bước
tiến quan trọng trong việc hồn thiện pháp luật về cơng chứng, chứng thực,
đưa hoạt động công chứng phát triển theo hướng chuyên nghiệp, phù hợp với
thông lệ quốc tế và gắn hoạt động chứng thực với vai trị của chính quyền địa
phương. Tuy nhiên, trong qá trình thực hiện Nghị định số 79/2007/NĐ-CP
cịn bộc lộ một số hạn chế nhất định, cho nên ngày 16/02/2015 Chính phủ đã
ban hành Nghị định số 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực
bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng giao dịch.
Nghị định này ra đời cùng với sự ra đời của Luật công chứng năm 2014 đã đã
giải quyết được tình trạng ùn tắc, quá tải tại các Phịng Cơng chứng và UBND
xã ngày càng trở nên trầm trọng, mà trước đó Nghị định số 79/2007/NĐ-CP
chưa làm được. Đồng thời, nghị định cũng đã thực hiện việc phân cấp về thẩm
quyền chứng thực bản sao cho UBND cấp xã đối với các giấy tờ, văn bản tạo
thuận lợi cho người dân khi đi chứng thực.
Trong thời gian về thực tập tại địa phương-UBND xã Đồng Tiến,
huyện Đồng Phú, tỉnh Bình phước em nhận thấy nhu cầu về hoạt động chứng
thực, nhất là hoạt động chứng thực bản sao là rất lớn. Với mong muốn tập
trung đánh giá chính xác và thực tế nhất về hoạt động chứng thực nơi em thực
tập nên em đã chọn đề tài: “Thực trạng hoạt động chứng thực tại UBND xã
Đồng Tiến, huyện Đồng Phú, tỉnh Bình Phước” để làm chuyên đề thực tập

tốt nghiệp của mình.


2
2. Mục đích, ý nghĩa của đề tài:

Căn cứ vào tình hình thực tế tại địa phương. Đây là đề tài nghiên cứu
đầu tiên trên địa bàn xã. Vì vậy khi nghiên cứu đề tài này em mong muốn:
- Làm rõ những mặt tích cực và hạn chế trong hoạt động chứng thực
của Uỷ ban nhân dân xã và nguyên nhân dẫn đến tình trạng đó.
- Đồng thời qua đó bản thân em có thể rút ra bài học kinh nghiệm và
có những kiến nghị, giải pháp nhằm hồn thiện, nâng cao hiểu quả hoạt động
chứng thực của Uỷ ban nhân dân xã trong giai đoạn hiện nay.
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu:

+ Đối tượng nghiên cứu:
- Các quy định của pháp luật hiện hành về hoạt động chứng thực.
- Thực tiễn hoạt động chứng thực tại xã Đồng Tiến, huyện Đồng Phú,
tỉnh Bình Phước.
+ Phạm vi nghiên cứu:
- Thời gian: Từ ngày 18/02/2019 đến ngày 18/05/2019.
- Không gian: phạm vi tại UNBD xã Đồng Tiến, huyện Đồng Phú, tỉnh
Bình Phước.
4. Phương pháp thu thập thơng tin:

Nhờ có sự giúp đỡ tận tình của các cơ, chú ở bộ phận Tư pháp-Hộ tịch
và các anh, chị ở bộ phận Văn phịng nơi thực tập, tác giả đã có được những
tài liệu để phục vụ cho việc viết chuyên đề tốt nghiệp này. Những tài liệu này
nằm rãi rác ở nhiều nơi khác nhau, đó là trong sách vở, trong các tờ trình, bài
báo cáo cũng như trong thực tiễn công việc. Các phương pháp chủ yếu được

tác giả sử dụng, đó là: Phương pháp phân tích, phương pháp thống kê,
phương pháp so sánh...
4.1. Phương pháp phân tích.

Đi sâu vào từng vấn đề để làm rõ hoạt động chứng thực nơi đây có
những mặt tích cực nào, hay cịn hạn chế về mặt nào, từ đó chúng ta tìm ra
được nguyên nhân chủ quan, khách quan giải quyết vấn đề.
4.2. Phương pháp thống kê.

Dựa vào những tài liệu trong sách vở, trong các tờ trình, bài báo cáo
cũng như trong thực tiễn cơng việc, sau đó tác giả tổng hợp lại những tài liệu
nào liên quan đến chuyên đề, từ đó phân loại các số liệu để có thể hiểu được
khái quát hoạt động chứng thực tại địa phương.


3
4.3. Phương pháp so sánh.

Từ những số liệu đã được thống kê, lại tổng hợp nó đem so sánh qua
từng năm để thấy được nhu cầu chứng thực của người dân là rất lớn. Ngồi ra,
tác giả cịn so sánh quy định của các văn bản pháp luật qua từng thời kỳ để
tìm ra những điểm tiến bộ nào hay cịn hạn chế về mặt nào. Từ đó, đưa ra
những kiến nghị hợp lý nhằm khác phục những mặt còn hạn chế làm ảnh
hưởng người dân khi đi chứng thực.
5. Kết cấu đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục, danh mục tài liệu tham khảo, thì
nội dung chuyên đề gồm 2 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận của hoạt động chứng thực.
Chương 2: Thực trạng hoạt động chứng thực tại UBND xã Đồng Tiến,

huyện Đồng Phú, tỉnh Bình Phước.


4

Chương 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC
1.1. Các quy định của pháp luật hiện hành về chứng thực
1.1.1. Một số khái niệm

Theo Điều 2 của Nghị định 23/2015 NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc,
chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng
giao dịch thì những từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
Bản chính là những giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền
cấp lần đầu, cấp lại, cấp khi đăng ký lại; những giấy tờ, văn bản do cá nhân tự
lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
Bản sao là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy
đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc.
Sổ gốc là sổ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền lập ra khi thực hiện
việc cấp bản chính theo quy định của pháp luật, trong đó có nội dung đầy đủ,
chính xác như bản chính mà cơ quan, tổ chức đó đã cấp.
Cấp bản sao từ sổ gốc là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc,
căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao. Bản sao từ sổ gốc có nội dung đầy đủ,
chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc.
Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm
quyền theo quy định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực
bản sao là đúng với bản chính.
Chứng thực chữ ký là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy
định tại Nghị định này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của
người yêu cầu chứng thực.

Chứng thực hợp đồng, giao dịch là việc cơ quan có thẩm quyền theo
quy định tại Nghị định này chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp
đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu
điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.
1.1.2. Giá trị pháp lý của bản sao được cấp sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản
chính, chữ ký được chứng thực và hợp đồng, giao dịch được chứng thực.

Theo quy định của pháp luật hiện hành thì bản sao được cấp từ sổ gốc
và bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị pháp lý sử dụng thay cho
bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.


5

Chữ ký được chứng thực có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng
thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội
dung của giấy tờ, văn bản.
Hợp đồng, giao dịch được chứng thực có giá trị chứng cứ chứng minh
về thời gian, địa điểm các bên đã ký kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi
dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp
đồng, giao dịch.
1.2. Thẩm quyền chứng thực và trách nhiệm của người thực hiện chứng thực
của Uỷ ban nhân dân cấp xã.
1.2.1. Thẩm quyền chứng thực
1.2.1.1. Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản:

Theo nghị định số 79/2007/NĐ-CP, việc phân định thẩm quyền chứng
thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản giữa UBND cấp xã và Phòng
Tư pháp là dựa vào loại giấy tờ, văn bản. Cụ thể là Phòng Tư pháp có thẩm
quyền chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước

ngồi (điểm a, khoản 1, Điều 5) còn UBND cấp xã chỉ có thẩm quyền đối với
các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt (điểm a, khoản 2, Điều 5). Sự phận định
thẩm quyền như vậy sẽ gây khó khăn cho cơ quan thực hiện việc chứng thực,
bởi vì khái niệm về “các giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài” hay “các
giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt” chưa được quy định rõ ràng. Chính vì vậy,
trong một số trường hợp, yêu cầu chứng thực của người dân sẽ bị từ chối giải
quyết.
Nhận thấy sự cần thiết phải ban hành ra một văn bản mới để thay thế
cho văn bản cũ, cho nên Nghị định 23/2015/NĐ-CP đã phân định thẩm quyền
chứng thực bản sao từ bản chính rõ ràng hơn, căn cứ vào cơ quan cấp giấy tờ,
văn bản đó. Theo đó, Phịng Tư pháp sẽ chứng thực bản sao từ bản chính các
giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan,
tổ chức có thẩm quyền của nước ngồi; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của
Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngồi cấp
hoặc chứng nhận (điểm a, khoản 1, Điều 5) còn UBND cấp xã chỉ thực hiện
chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm
quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận (điểm a, khoản 2, Điều 5).
Việc chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản của Phòng
Tư pháp và UBND cấp xã được hướng dẫn cụ thể tại Thông tư số


6

20/2015/TT-BTP ngày 29/12/2015 của Bộ Tư pháp hướng dẫn thi hành Nghị
định số 23/2015/NĐ-CP, như sau:
+ Đối với các giấy tờ, văn bản chỉ bằng tiếng Việt hoặc do cơ quan, tổ
chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp bằng tiếng Việt, có xen một số từ bằng
tiếng nước ngồi (ví dụ: Giấy chứng nhận kết hơn của người Việt Nam và
người nước ngồi, trong đó có ghi tên, địa chỉ của người nước ngồi bằng
tiếng nước ngồi…) thì cơ quan có thẩm quyền chứng thực là Uỷ ban nhân

dân cấp xã.
+ Đối với các giấy tờ, văn bản chỉ bằng tiếng nước ngoài hoặc chủ yếu
bằng tiếng nước ngoài có xen một số từ bằng tiếng Việt (ví dụ: Văn bằng,
chứng chỉ do cơ quan, tổ chức nước ngoài cấp cho người Việt Nam trong đó
có ghi tên người Việt Nam bằng tiếng Việt…) thì cơ quan có thẩm quyền
chứng thực là Phòng tư pháp.
+ Đối với các giấy tờ, văn bản có tính chất song ngữ (ví dụ: Hộ chiếu
của công dân Việt Nam, chứng chỉ tốt nghiệp của các trường đại học Việt
Nam liên kết với trường đại học của nước ngồi… trong đó có ghi đầy đủ
bằng cả tiếng Việt và tiếng nước ngồi) thì người yêu cầu chứng thực được
lựa chọn chứng thực tại Phòng Tư pháp hoặc Uỷ ban nhân dân cấp xã.
+ Đối với trường hợp một tập hồ sơ, tài liệu mà trong đó vừa có giấy
tờ, văn bản bằng tiếng Việt vừa có giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngồi thì
để thuận tiện, người u cầu chứng thực có thể lựa chọn một trong hai
phương án sau đây:
Phòng Tư pháp chứng thực giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài;
Uỷ ban nhân dân cấp xã chứng thực giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt;
Phòng Tư pháp chứng thực cả hai loại giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt
và tiếng nước ngoài.
Để triển khai và thi hành quy định về chứng thực của Luật Công chứng
năm 2014, Nghị định 23/2015/NĐ-CP đã quy định cụ thể về thẩm quyền và
trách nhiệm của Công chứng viên trong việc chứng thực bản sao từ bản chính
tương đương với thẩm quyền của Phịng Tư pháp và UBND cấp xã.
1.2.1.2. Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản

Theo nghị định số 79/2007/NĐ-CP thì chứng thực chữ ký trên giấy tờ,
văn bản tiếng nước ngoài phải được thực hiện chứng thực ở Phòng Tư pháp
và UBND cấp xã khơng có thẩm quyền chứng thực này. Với quy định như

7

vậy, sẽ dễ gây ra sự lúng túng cho người dân khi đi chứng thực cũng như cơ
quan, tổ chức khi phân định thẩm quyền.
Nghị định số 23/2015/NĐ-CP đã có những quy định mở rộng hơn, cụ
thể là Phòng Tư pháp và UBND cấp xã đều có thẩm quyền chứng thực như
nhau, không phân biệt ngôn ngữ của các giấy tờ, văn bản (điểm b khoản 1,
điểm b khoản 2 Điều 5)
1.2.1.3. Chứng thực chữ ký người dịch

Pháp luật hiện hành đã quy định rõ Phịng Tư pháp có thẩm quyền
chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước
ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngồi; cịn Uỷ ban nhân
dân xã khơng có thẩm quyền chứng thực này (điểm c khoản 1, điểm b khoản 2
Điều 5 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP)
1.2.1.4. Chứng thực hợp đồng, giao dịch

Việc phân định thẩm quyền chứng thực nếu dựa vào giá trị tài sản là rất
khó khăn cho người dân khi đi chứng thực, lẫn cơ quan, tổ chức có thẩm
quyền chứng thực. Bởi vì, trên thực tế việc định giá tài sản là rất khó, hầu hết
phụ thuộc vào việc khai nhận của người mua, bán tài sản, điều này không mấy
khả quan vì hầu hết người khai sẽ khai sai lệch. Bên cạnh đó, có rất nhiều
giao dịch liên quan đến động sản có giá trị thấp, nhân thân người tham gia
giao dịch rõ ràng, giao dịch khơng phứt tạp (ví dụ như: xe máy, điện thoại, ti
vi…) mà người dân phải chạy lui tới các tổ chức hành nghề công chứng hoặc
UBND cấp huyện thực hiện, điều này vừa gây phiền hà, vừa khơng phù hợp
với tính chất giao dịch. Cho nên, nghị định 23/1015/NĐ-CP đã quy định
Phòng Tư pháp và UBND cấp xã đều có thẩm quyền như nhau trong việc
chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến động sản, mà không phụ thuộc
vào giá trị của tài sản (điểm d khoản 1, điểm c khoản 2 Điều 5).

Uỷ ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền chứng thực hợp đồng, giao dịch
liên quan đến thực hiện các quyền của người sử dụng đất theo quy định của
Luật Đất đai (điểm d khoản 2 Điều 5) Theo luật Đất đai năm 2013 thì:
+ Hợp đồng chuyển đổi quyền sử dụng đất của hộ gia đình, cá nhân
phải có chứng thực của Ủy ban nhân dân xã, thị trấn nơi có đất hoặc chứng
nhận của cơng chứng Nhà nước.1

1

Luật Đất đai số 45/2013/QH13, Hà Nội ngày 29 tháng 11 năm 2013.


8

+ Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất phải có chứng nhận của
cơng chứng Nhà nước; trường hợp hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng
đất của hộ gia đình, cá nhận thì được lựa chọn hình thức chứng nhận của công
chứng Nhà nước hoặc chứng thực của UBND xã, thị trấn nơi có đất.
+ Hợp đồng thuê quyền sử dụng đất, đất phải có chứng nhận của cơng
chứng Nhà nước; trường hợp hợp đồng thuê quyền sử dụng đất của hộ gia
đình, cá nhân thì được lựa chọn hình thức chứng nhận của công chứng Nhà
nước hoặc chứng thực của UBND xã, thị trấn nơi có đất.
+ Hợp đồng tặng cho quyền sử dụng đất của hộ gia đình, cá nhân,
người Việt Nam định cư ở nước ngoài phải có chứng thực của UBND cấp xã,
thị trấn nơi có đất hoặc chứng nhận của công chứng Nhà nước.
+ Hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất phải có chứng nhận của công
chứng Nhà nước; trường hợp hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất của hộ gia
đình, cá nhân thì được lựa chọn hình thức chứng nhận của cơng chứng Nhà
nước hoặc chứng thực của UBND xã, thị trấn nơi có đất.
+ Hợp đồng góp vốn bằng quyền sử dụng đất phải có chứng nhận của

cơng chứng Nhà nước; trường hợp hợp đồng góp vốn bằng quyền sử dụng đất
của hộ gia đình, cá nhân thì được lựa chọn hình thức chứng nhận của cơng
chứng Nhà nước hoặc chứng thực của UBND xã, thị trấn nơi có đất.
Uỷ ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền chứng thực hợp đồng, giao dịch
về nhà ở theo quy định của Luật Nhà ở (điểm đ khoản 2 Điều 5 của Nghị định
23/2015/NĐ-CP). Theo Luật Nhà ở Điều 122 năm 2014 có quy định trường
hợp mua bán, tặng cho, đổi, góp vốn, thế chấp nhà ở, chuyển nhượng hợp
đồng mua bán nhà ở thương mại thì phải thực hiện cơng chứng, chứng thực
hợp đồng (khoản 1), trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này, cụ thể là
những trường hợp:
+ Tổ chức tặng cho nhà tình nghĩa, nhà tình thương.2
+ Mua bán, cho thuê mua nhà ở thuộc sở hữu nhà nước.
+ Mua bán, cho thuê mua nhà ở xã hội, nhà ở phục vụ tái định cư.
+ Góp vốn bằng nhà ở mà có một bên là tổ chức.
+ Cho thuê, cho mượn, cho ở nhờ, ủy quyền quản lý nhà ở.
Theo Điều 635 của Bộ luật Dân sự 2015 có quy định người lập di chúc
có thể yêu cầu công chứng hoặc chứng thực bản di chúc, vậy thẩm quyền sẽ
2

Luật Nhà ở số 65/2014/OH13, Hà Nội ngày 25 tháng 11 năm 2014.


9

thuộc về Uỷ ban nhân dân cấp xã (điểm e khoản 2 Điều 5 của Nghị định
23/2015/NĐ-CP).3
1.2.2. Trách nhiệm của người thực hiện chứng thực.

Đối với Phịng Tư pháp thì do Trưởng phịng, Phó Trưởng phịng Tư
pháp thực hiện chứng thực các việc nêu trên, ký chứng thực và đóng dấu của

Phòng Tư pháp.
Đối với Uỷ ban nhân dân cấp xã do Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Ủy ban
nhân dân cấp xã thực hiện ký chứng thực và đóng dấu của Ủy ban nhân dân
cấp xã. Ngồi ra, cịn có bộ phận Tư pháp-Hộ tịch và bộ phận Văn phịng giúp
Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch thực hiện việc chứng thực và đóng dấu. Các bộ
phận này đều phải được bồi dưỡng về nghiệp vụ chứng thực.
1.2.2.1. Chế độ lưu trữ hồ sơ

UBND xã, thị trấn phải thực hiện các biện pháp an tồn, phịng chống
cháy, ẩm ướt, mối, mọt.
Hồ sơ chứng thực phải được bảo mật chặt chẽ, lưu trữ lâu dài tại Uỷ
ban nhân dân xã, thị trấn nơi đã thực hiện chứng thực.
Người thực hiện chứng thực phải giữ bí mật về nội dung chứng thực và
những thơng tin có liên quan đến việc chứng thực, trừ trường hợp cơ quan
Nhà nước có thẩm quyền yêu cầu bằng văn bản về việc cung cấp hồ sơ chứng
thực phục vụ cho việc kiểm tra, thanh tra, điều tra, truy tố, xét xử liên quan
đến việc đã chứng thực, thì cơ quan Nhà nước có thẩm quyền chứng thực và
các giấy tờ khác có liên quan phải chấp hành, hỗ trợ tìm kiếm, cung cấp đầy
đủ tài liệu theo yêu cầu.
Việc đối chiếu bản sao văn bản chứng thực với bản chính chỉ được thực
hiện tại cơ quan Nhà nước có thẩm quyền chứng thực nơi đang lưu trữ hồ sơ.
1.2.2.2. Chế độ báo cáo hoạt động chứng thực

UBND xã, thị trấn phải thực hiện nghiêm túc chế độ báo cáo, thống kê
số liệu về chứng thực hàng tháng (tùy từng xã), định kỳ 06 tháng hoặc hàng
năm.
Nội dung báo cáo phải thể hiện đầy đủ tình hình tổ chức, cơ sở vật chất,
phương tiện làm việc và kết quả hoạt động chứng thực tại địa phương mình,
đồng thời nêu rõ những khó khăn, vướng mắt phát sinh và những kiến nghị
(nếu có).

3

Bộ Luật Dân sự số 91/2015/QH13, Hà nội ngày 24 tháng 11 năm 2014.


10

Kèm theo báo cáo có biểu thống kê số liệu về chứng thực. Số liệu thống
kê kèm theo báo cáo 06 tháng được tính từ ngày 01 tháng 10 năm trước đến
hết ngày 31 tháng 03 của năm báo cáo; số liệu thống kê kèm theo báo cáo
hàng năm được tính từ ngày 01 tháng 10 năm trước đến hết ngày 30 tháng 09
của năm báo cáo.
Thời hạn gửi báo cáo được thực hiện như sau: Báo cáo 06 tháng đầu
năm được gửi cho UBND huyện Đồng Phú (qua Phòng Tư pháp) trước ngày
10 tháng 04 hàng năm; báo cáo hàng năm được gửi trước ngày 10 tháng 10
hàng năm.
1.2.2.3. Giải quyết khiếu nại về chứng thực

Người yêu cầu chứng thực có quyền khiếu nại việc từ chối chứng thực
khơng đúng với quy định của pháp luật.
Thẩm quyền và thời hạn giải quyết khiếu nại đối với UBND xã,
phường, thị trấn như sau:
+ Chủ tịch UBND xã, phường, thị trấn giải quyết khiếu nại lần đầu đối
với việc từ chối chứng thực thuộc thẩm quyền UBND xã, phường, thị trấn
trong thời hạn không quá 05 ngày làm việc, kể từ ngày thụ lý để giải quyết
khiếu nại.
+ Người yêu cầu chứng thực không đồng ý với việc giải quyết khiếu
nại của Chủ tịch UBND xã, phường, thị trấn thì có quyền khiếu nại tiếp lên
Chủ tịch UBND huyện, quận, thị xã. Trong trường hợp khiếu nại tiếp, người
yêu cầu chứng thực phải gửi đơn kèm theo bản sao quyết định giải quyết

khiếu nại của Chủ tịch UBND xã, phường, thị trấn và các tài liệu liên quan
(nếu có) đến Chủ tịch UBND huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc Tỉnh.
Trong thời gian không quá 10 ngày làm việc, kể từ ngày thụ lý đơn
khiếu nại, Chủ tịch UBND huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc Tỉnh phải giải
quyết và thông báo bằng văn bản cho người khiếu nại và Chủ tịch UBND xã,
phường, thi trấn đã giải quyết khiếu nại trước đó biết.
Người u cầu chứng thực khơng đồng ý với việc giải quyết khiếu nại
của Chủ tịch UBND huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh thì có quyền
khiếu nại tiếp lên Chủ tịch UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.
Trong trường hợp này, người khiếu nại phải gửi đơn kèm bản sao quyết định
giải quyết khiếu nại của Chủ tịch UBND huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc
Tỉnh và bản sao quyết định giải quyết khiếu nại của Chủ tịch UBND xã,


11

phường, thị trấn và các tài liệu có liên quan (nếu có) đến Chủ tịch UBND
Tỉnh, thành phố thuộc Trung ương.
Trong thời hạn không quá 20 ngày làm việc, kể từ ngày thụ lý để giải
quyết tiếp nhận đơn khiếu nại, Chủ tịch UBND Tỉnh, thành phố thuộc Trung
ương phải giải quyết và thông báo bằng văn bản cho người khiếu nại, Chủ
tịch UBND huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc Tỉnh và Chủ tịch UBND xã,
phường, thị trấn đã giải quyết khiếu nại trước đó biết. Quyết định giải quyết
khiếu nại của Chủ tịch UBND cấp Tỉnh, thành phố thuộc Trung ương là quyết
định cuối cùng.
1.3. Thủ tục chứng thực
1.3.1. Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính

Bản sao là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy
đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc.

Bản chính là những giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền
cấp lần đầu, cấp lại, cấp khi đăng ký lại; những giấy tờ, văn bản do cá nhân tự
lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền (điều 18
Nghị định 23/2015/NĐ-CP). Như vậy, ta thấy bản chính được dùng để đối
chiếu và chứng thực bản sao bao gồm:
+ Bản chính cấp lần đầu tiên.
+ Bản chính cấp lại.
+ Bản chính được cấp khi đăng ký lại.
Chứng thực bản sao từ bản chính theo quy định tại khoản 2 Điều 2 của
Nghị định 23/2015/NĐ-CP là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy
định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng
với bản chính.
1.3.1.1. Quyền và nghĩa vụ của người yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính.

Theo khoản 5 Điều 5 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì người yêu cầu
chứng thực có quyền chứng thực ở bất kì cơ quan có thẩm quyền chứng thực
nào, khơng phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực.
Trong trường hợp bị từ chối chứng thực, người yêu cầu chứng thực có
quyền yêu cầu có cơ quan từ chối chứng thực đó giải thích rõ lý do, nếu
khơng đồng ý với lý do đó thì có quyền khiếu nại theo quy định của pháp luật.
Người yêu cầu chứng thực phải chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp
lệ, hợp pháp của bản chính giấy tờ, văn bản dùng làm cơ sở để chứng thực


12

bản sao, không được yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính mà bản chính
giấy tờ, văn bản đó không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao mà
pháp luật đã quy định.
1.2.1.2. Quyền và nghĩa vụ của người thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính.

Người thực hiện chứng thực có quyền u cầu cơ quan, tổ chức, cá
nhân có liên quan cung cấp thơng tin cần thiết cho việc xác minh tính hợp
pháp của các giấy tờ, văn bản được yêu cầu chứng thực. Lập biên bản tạm giữ
giấy tờ, văn bản có dấu hiệu giả mạo, phối hợp với cơ quan Nhà nước có thẩm
quyền trong việc xử lý các trường hợp sử dụng giấy tờ giả mạo.
Người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản
sao đúng với bản chính, thực hiện việc chứng thực một cách trung thực, khách
quan, chính xác; trả hồ sơ đủ số lượng bản sao theo yêu cầu của người yêu
cầu chứng thực.
Trong trường hợp từ chối chứng thực, người chứng thực phải giải thích
rõ lý do cho người yêu cầu chứng thực. Nếu việc chứng thực không thuộc
thẩm quyền của cơ quan mình thì hướng dẫn cho người dân đến cơ quan khác
có thẩm quyền.
1.3.1.3. Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính

Người u cầu chứng thực phải xuất trình các giấy tờ sau:
+ Bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao.
+ Bản sao cần chứng thực.
Người thực hiện chứng thực tiến hành kiểm tra bản chính, nếu phát
hiện bản chính có dấu hiệu giả mạo thì có quyền đề nghị người u cầu chứng
thực chứng minh, nếu khơng chứng minh được thì từ chối chứng thực. Nếu
nội dung bản sao đúng với bản chính thì thực hiện chứng thực như sau:
+ Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính theo mẫu quy
định.
+ Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng
thực và ghi vào sổ chứng thực.
Trang đầu tiên của bản sao phải được ghi chữ “BẢN SAO” vào chỗ
trống phía bên phải. Đối với bản sao có từ 02 (hai) trang trở lên thì ghi lời
chứng vào trang cuối, nếu bản sao có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu

giáp lai.


13

Mỗi bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản hoặc
nhiều bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản trong cùng
một thời điểm được ghi một số chứng thực.
1.3.1.4. Thời hạn chứng thực bản sao từ bản chính.

Theo điều 7 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì thời hạn thực hiện
chứng thực được đảm bảo ngay trong ngày cơ quan, tổ chức tiếp nhận yêu cầu
chứng thực, nếu tiếp nhậu yêu cầu sau 15 giờ thì được đảm bảo thực hiện
trong ngày làm việc tiếp theo.
Trong trường hợp chứng thực bản sao từ bản chính mà cùng một lúc
yêu cầu chứng thực bản sao từ nhiều loại bản chính giấy tờ, văn bản; bản
chính có nhiều trang; u cầu số lượng nhiều bản sao; nội dung giấy tờ, văn
bản phức tạp khó kiểm tra, đối chiếu mà cơ quan, tổ chức thực hiện chứng
thực khơng thể đáp ứng được thì thời hạn chứng thực được kéo dài thêm
không quá 02 (hai) ngày làm việc hoặc có thể dài hơn theo thỏa thuận bằng
văn bản với người yêu cầu chứng thực (điều 21 Nghị định 23/2015/NĐ-CP)
1.3.1.5. Địa điểm chứng thực bản sao từ bản chính

Đối với UBND cấp xã, thì việc chứng thực được thực hiện tại bộ phận
tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, cơ quan phải bố trí cán bộ để
tiếp nhận yêu cầu chứng thực hàng ngày của người dân. Cán bộ tiếp dân phải
đeo thẻ công chức.
Ngồi ra, tại đây phải niêm yết cơng khai thẩm quyền, hướng dẫn thủ
tục, thời gian chứng thực và lệ phí chứng thực.
1.3.1.6. Những trường hợp bản chính giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở

để chứng thực bản sao.

- Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung khơng hợp lệ.
- Bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung.
- Bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc
khơng đóng dấu mật nhưng ghi rõ khơng được sao chụp.
- Bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền,
kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc
lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá
nhân, tổ chức; vi phạm quyền cơng dân.
- Bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngồi cấp,
cơng chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự.


14

- Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng khơng có xác nhận và đóng
dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
1.3.2. Thủ tục chứng thực chữ ký

Chứng thực chữ ký theo khoản 3 Điều 2 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP
là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng
thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực.
1.3.2.1. Trách nhiệm của người chứng thực chữ ký và người thực hiện chứng thực
chữ ký

Theo điều 23 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì người yêu cầu chứng
thực chữ ký phải chịu trách nhiệm về nội dung của giấy tờ, văn bản mà mình
ký để yêu cầu chứng thực chữ ký. Còn người thực hiện chứng thực chữ ký
phải chịu trách nhiệm tính xác thực về chữ ký của người yêu cầu chứng thực

trong giấy tờ, văn bản.
1.3.2.2. Thủ tục chứng thực chữ ký

Người yêu cầu chứng thực chữ ký của mình phải xuất trình các giấy tờ
sau đây:
+ Bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân
hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng.
+ Giấy tờ, văn bản mà mình sẽ ký.
Người thực hiện chứng thực chữ ký sẽ tiến hành kiểm tra các giấy tờ
trên nếu thấy đã đầy đủ giấy tờ và tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu
chứng thực minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình thì yêu
cầu người yêu cầu chứng thực ký trước mặt và thực hiện chứng thực như sau:
+ Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực chữ ký theo mẫu quy định.
+ Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng
thực và ghi vào sổ chứng thực.
Đối với giấy tờ, văn bản có từ (02) hai trang trở lên thì ghi lời chứng
vào trang cuối, nếu giấy tờ, văn bản có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu
giáp lai.
Đối với trường hợp chứng thực chữ ký tại bộ phận tiếp nhận và trả kết
quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thơng thì cơng chức tiếp nhận hồ sơ
kiểm tra các giấy tờ, nếu nhận thấy người yêu cầu chứng thực có đủ điều kiện
thì đề nghị người u cầu chứng thực ký vào giấy tờ cần chứng thực và
chuyển cho người có thẩm quyền ký chứng thực.


15
1.3.2.3. Thời hạn chứng thực chữ ký

Theo điều 7 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì thời hạn thực hiện
chứng thực được đảm bảo ngay trong ngày cơ quan, tổ chức tiếp nhận yêu cầu

chứng thực, nếu tiếp nhậu yêu cầu sau 15 giờ thì được đảm bảo thực hiện
trong ngày làm việc tiếp theo. Trường hợp cần phải xác minh làm rõ nhân
thân của người yêu cầu chứng thực chữ ký thì thời hạn trên được kéo dài hơn
theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực.
1.3.2.4. Trường hợp được chứng thực chữ ký

Thủ tục chứng thực chữ ký tại Điều 24 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP
được áp dụng cho các trường hợp sau:
+ Chứng thực chữ ký của nhiều người trong cùng một giấy tờ, văn bản;
+ Chứng thực chữ ký của người khai lý lịch cá nhân;
+ Chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập theo quy
định của pháp luật;
+ Chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền
khơng có thù lao, khơng có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và
không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất
động sản.
1.3.2.5. Trường hợp không được chứng thực chữ ký

- Tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực chữ ký không
nhận thức và làm chủ được hành vi của mình.
- Người yêu cầu chứng thực chữ ký xuất trình Giấy chứng minh nhân
dân hoặc Hộ chiếu khơng còn giá trị sử dụng hoặc giả mạo.
- Giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực ký vào có nội dung
trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế
độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc
phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công
dân.
- Giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch, trừ các trường
hợp trong Giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền khơng có thù lao,
khơng có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến

việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản hoặc trường
hợp pháp luật có quy định khác.


16
1.3.3. Thủ tục chứng thực chữ ký người dịch

Theo pháp luật hiện hành đã quy định rõ Phòng Tư pháp có thẩm quyền
chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước
ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngồi; cịn Uỷ ban nhân
dân xã khơng có thẩm quyền chứng thực này (điểm c khoản 1, điểm b khoản 2
Điều 5 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP).
1.3.3.1. Tiêu chuẩn, điều kiện của người dịch

Theo điều 27 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì người dịch phải đáp
ứng được những điều sau:
+ Có năng lực hành vi dân sự đầy đủ theo quy định của pháp luật.
+ Có bằng cử nhân ngoại ngữ trở lên về thứ tiếng nước ngồi cần dịch
hoặc có bằng tốt nghiệp đại học trở lên đối với thứ tiếng nước ngoài cần dịch.
Đối với ngôn ngữ không phổ biến mà người dịch khơng có bằng cử
nhân ngoại ngữ, bằng tốt nghiệp đại học theo quy định tại Khoản này thì phải
thơng thạo ngôn ngữ cần dịch.
1.3.3.2. Trách nhiệm của người dịch và người thực hiện chứng thực chữ ký người
dịch.

Người dịch phải chịu trách nhiệm trước khách hàng, trước cơ quan thực
hiện chứng thực về tính chính xác của nội dung bản dịch, không được dịch
những giấy tờ, văn bản mà pháp luật đã cấm dịch để yêu cầu chứng thực chữ
ký người dịch. Còn người thực hiện thực hiện việc chứng thực một cách trung
thực, khách quan, chính xác; chịu trách nhiệm về tính xác thực về chữ ký của

người dịch trong bản dịch (Điều 30 Nghị định 23/2015/NĐ-CP)
1.3.3.3. Thủ tục chứng thực chữ ký người dịch

Người thực hiện chứng thực kiểm tra giấy tờ yêu cầu chứng thực, tùy
theo từng trường hợp, nếu thấy đã đủ giấy tờ thì tiến hành chứng thực như
sau:
+ Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực chữ ký người dịch theo mẫu quy
định.
+ Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng
thực và ghi vào sổ chứng thực.
Đối với bản dịch giấy tờ, văn bản có từ 02 (hai) trang trở lên thì ghi lời
chứng vào trang cuối, nếu giấy tờ, văn bản có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải
đóng dấu giáp lai.


17

Trường hợp người dịch là viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự đồng
thời là người thực hiện chứng thực tại các Cơ quan đại diện thì viên chức
ngoại giao, viên chức lãnh sự phải cam đoan về việc đã dịch chính xác nội
dung giấy tờ, văn bản; ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu của Cơ quan đại diện.
1.3.3.4. Thời hạn chứng thực chữ ký người dịch

Thời hạn chứng thực chữ ký người dịch được thực hiện theo quy định
tại Điều 7 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP hoặc có thể kéo dài hơn theo thỏa
thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực.
1.3.3.5. Những giấy tờ, văn bản không được dịch để chứng thực chữ ký người dịch

- Giấy tờ, văn bản đã bị tẩy xóa, sửa chữa; thêm, bớt nội dung không
hợp lệ.

- Giấy tờ, văn bản bị hư hỏng, cũ nát không xác định được nội dung.
- Giấy tờ, văn bản đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền
hoặc khơng đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được dịch.
- Giấy tờ, văn bản có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên
truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam;
xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy
tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân.
- Giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngồi
cấp, cơng chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự.
1.3.4. Thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch

Chứng thực hợp đồng, giao dịch theo khoản 4 Điều 2 của Nghị định
23/2015/NĐ-CP là việc cơ quan có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định
này chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực
hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham
gia hợp đồng, giao dịch.
1.3.4.1. Trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực hợp đồng, giao dịch và người
thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch

Người yêu cầu chứng thực phải hồn tồn chịu trách nhiệm về nội
dung, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch; tính hợp lệ, hợp pháp của các
giấy tờ xuất trình sau:
+ Dự thảo hợp đồng, giao dịch.
+ Bản sao Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử
dụng của người yêu cầu chứng thực.


18

+ Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao

giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định
phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp hợp đồng, giao
dịch liên quan đến tài sản đó; trừ trường hợp người lập di chúc đang bị cái
chết đe dọa đến tính mạng.
Người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về thời gian, địa điểm
giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ
ký hoặc điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch. Ngoài ra, người
thực hiện chứng thực có quyền từ chối chứng thực hợp đồng, giao dịch có nội
dung trái pháp luật, đạo đức xã hội.
1.3.4.2. Thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch

Theo Điều 36 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP có quy định khi người
yêu cầu chứng thực đã xuất trình xong hồ sơ chứng thực thì người thực hiện
chứng thực kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu chứng thực, nếu hồ sơ đầy
đủ, tại thời điểm chứng thực các bên tham gia hợp đồng, giao dịch tự nguyện,
minh mẫn và nhận thức, làm chủ được hành vi của mình thì thực hiện chứng
thực như sau:
+ Các bên tham gia hợp đồng, giao dịch phải ký trước mặt người thực
hiện chứng thực. Trường hợp người có thẩm quyền giao kết hợp đồng của các
tổ chức tín dụng, doanh nghiệp đã đăng ký chữ ký mẫu tại cơ quan thực hiện
chứng thực thì có thể ký trước vào hợp đồng, nếu nghi ngờ chữ ký trong hợp
đồng khác với chữ ký mẫu thì yêu cầu người đó ký trước mặt.
+ Người thực hiện chứng thực ghi lời chứng tương ứng với từng loại
hợp đồng, giao dịch theo mẫu quy định; ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ
quan thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.
Đối với hợp đồng, giao dịch có từ 02 (hai) trang trở lên, thì từng trang
phải được đánh số thứ tự, có chữ ký của người yêu cầu chứng thực và người
thực hiện chứng thực; số lượng trang và lời chứng được ghi tại trang cuối của
hợp đồng, giao dịch. Trường hợp hợp đồng, giao dịch có từ 02 (hai) tờ trở lên
thì phải đóng dấu giáp lai.

Trường hợp phải phiên dịch thì người phiên dịch có trách nhiệm dịch
đầy đủ, chính xác nội dung của hợp đồng, giao dịch, nội dung lời chứng cho
người yêu cầu chứng thực và ký vào từng trang hợp đồng với tư cách là người
phiên dịch.


19
1.3.4.3. Thời hạn chứng thực hợp đồng giao dịch

Thời hạn chứng thực hợp đồng, giao dịch không quá 02 (hai) ngày làm
việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ yêu cầu chứng thực hoặc có thể kéo dài hơn
theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực.
1.3.4.4. Chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch

Theo khoản 1 Điều 38 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP có quy định việc
sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực chỉ được
thực hiện khi có thỏa thuận bằng văn bản của các bên tham gia hợp đồng, giao
dịch.
Đối với hợp đồng đã bị sửa đổi, bổ sung, thay thế, hủy bỏ một phần
hoặc tồn bộ di chúc thì có thể chứng thực tại bất kỳ cơ quan có thẩm quyền
chứng thực nào; cơ quan đã thực hiện việc sửa đổi, bổ sung, thay thế, hủy bỏ
một phần hoặc toàn bộ di chúc phải thông báo bằng văn bản cho cơ quan đã
chứng thực trước đây về nội dung sửa đổi, bổ sung, thay thế, hủy bỏ một phần
hoặc toàn bộ di chúc để ghi chú vào sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch.
1.4. Phân biệt công chứng và chứng thực

Hoạt động chứng thực, công chứng là nhu cầu thiết yếu của người dân
nhằm bảo đảm tính pháp lý cho các giao dịch dân sự, kinh tế, thương
mại. Trên thực tế, em thấy hầu hết người dân khi đi đến UBND xã để yêu cầu
sao y bản chính, chứng thực chữ ký, hợp đồng…đều được gọi chung là đi

công chứng. Hai khái niệm “công chứng” và “chứng thực” thường xuyên bị
nhầm lẫn là một, tuy nhiên tính chất pháp lý của hai khái niệm này là hoàn
toàn khác nhau. Để chứng minh điều đó, em đã phân biệt chúng như sau:


20

Tiêu chí

Cơng chứng

Chứng thực

Cơ sở
pháp lý

Áp dụng Luật cơng chứng
năm 2014

Áp dụng Nghị định 23/2015/NĐCP về cấp bản sao từ sổ gốc,
chứng thực bản sao từ bản chính,
chứng thực chữ ký và chứng thực
hợp đồng giao dịch.

Khái niệm

Là việc công chứng viên
của một tổ chức hành nghề
cơng chứng chứng nhận
tính xác thực, hợp pháp của

hợp đồng, giao dịch dân sự
khác bằng văn bản, tính
chính xác, hợp pháp, khơng
trái đạo đức xã hội của bản
dịch giấy tờ, văn bản từ
tiếng Việt sang tiếng nước
ngoài hoặc ngược lại mà
theo quy định pháp luật
phải công chứng hoặc cá
nhân, tổ chức tự nguyện yêu
cầu công chứng.
(Khoản 1 Điều 2 Luật công
chứng 2014).

Các loại
văn bản

Những hợp đồng, giao dịch
có liên quan tới nhà đất như
việc chuyển nhượng đất,
mua bán hay cho thuê nhà ở
là những văn bản pháp luật
u cầu phải có cơng chứng
mới được công nhận giá trị
pháp lý.

Là việc cơ quan, tổ chức có thẩm
quyền căn cứ vào bản chính để
chứng thực bản sao là đúng với
bản chính.

(Khoản 2 Điều 2 Nghị
định 23/2015/NĐ-CP)
Có 4 loại chứng thực:
+ Cấp bản sao từ sổ gốc.
+ Chứng thực bản sao từ bản
chính.
+ Chứng thực chữ ký.
+ Chứng thực hợp đồng, giao
dịch.

Những văn bản không thuộc danh
sách những văn bản bị cấm tại
điều 22 của Nghị Định đều có thể
được chứng thực sao y bản chính.
Với việc chứng thực chữ ký,
CMND và Hộ Chiếu có chữ ký
xuất trình phải là thật, văn bản
khơng thuộc loại văn bản bị cấm
(Khoản 4 Điều 22 và Khoản 4
Điều 25).


21

Thẩm quyền

Bản chất

Có 2 hình thức:
+ Phịng cơng chứng do Uỷ

ban nhân dân cấp tỉnh quyết
định thành lập, là đơn vị sự
nghiệp thuộc Sở Tư pháp,
có trụ sở, con dấu và tài
khoản riêng. Người đại diện
theo pháp luật là Trưởng
phòng, phải là công chứng
viên và do Chủ tịch Uỷ ban
tỉnh bổ nhiệm, miễn nhiệm,
cách chức.
+ Văn phịng cơng chứng
do cơng chứng viên thành
lập, được tổ chức và hoạt
động theo loại hình doanh
nghiệp tư nhân. Văn phịng
cơng chứng do hai cơng
chứng viên trở lên thành lập
được tổ chức và hoạt động
theo loại hình cơng ty hợp
danh, có con dấu và tài
khoản riêng, hoạt động theo
nguyên tắc tự chủ về tài
chính bằng nguồn thu từ phí
cơng chứng, thù lao cơng
chứng và các nguồn thu hợp
pháp khác.

Bao gồm 4 nhóm thẩm quyền sau:
+ Phòng Tư pháp huyện, quận, thị
xã, thành phố thuộc tỉnh (gọi

chung là Phòng Tư pháp).
+ Ủy ban nhân dân xã, phường,
thị trấn (gọi chung là Ủy ban nhân
dân cấp xã).
+ Cơ quan đại diện ngoại giao,
Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ
quan khác được ủy quyền thực
hiện chức năng lãnh sự của Việt
Nam ở nước ngoài (gọi chung là
Cơ quan đại diện).
+ Công chứng viên.
Tùy từng loại giấy tờ mà thực
hiện chứng thực ở các cơ quan
khác nhau.
(Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐCP)

- Bảo đảm nội dung của
một hợp đồng, một giao - Chứng nhận sự việc, không đề
dịch, công chứng viên chịu cập đến nội dung, chủ yếu chú
trách nhiệm về tính hợp trọng về mặt hình thức.
pháp của hợp đồng, giao