Tài liệu Tổng quan về Excel docx

Tổng quan về Excel
Lê Thị Minh Nguyện
Bài giảng Excel
2
Cửa sổ làm việc của Excel
Khái niệm bảng tính
 Công dụng: Excel là trình ứng dụng - dạng phần
mềm bảng tính điện tử - hỗ trợ việc tính toán,
phân tích dữ liệu, trích chọn dữ liệu, lập biểu đồ
minh họa và tạo các thao tác báo cáo, báo biểu.
 Mỗi bảng tính là một hình chữ nhật gồm có 256
cột và 65536 hàng. Vùng giao nhau giữa hàng và
cột gọi là CELL. Excel được ghi trên đĩa thành
một tập tin dạng *.XLS
Bài giảng Excel
3
Khái niệm bảng tính (tt)
 Mỗi workbook cho phép 225 sheet
 Tiêu đề dòng: được đánh số theo thứ tự
1,2,3,…65536
 Tiêu đề cột: được đánh theo thứ tự A,B,C, AA,AB,
IV
 Một ô của bảng tính được xác định bởi toạ độ cột và
dòng. Ví dụ: ô A22 nằm ở cột A và dòng 22. Mỗi ô
có thể chứa 32767 ký tự. Mỗi bảng tính chứa tối đa
256*65536 ô
3/11/2004
Bài giảng Excel
4
3/11/2004
Bài giảng Excel

5
Mở một tệp trắng mới (New)
 C1: Kích chuột vào biểu tượng New trên
Toolbar.
 C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+N
 C3: Vào menu File/New…/Workbook
3/11/2004
Bài giảng Excel
6
Mở một tệp đã ghi trên ổ đĩa (Open)
 C1: Kích chuột vào biểu tượng Open trên Toolbar.
 C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+O
 C3: Vào menu File/Open…

1. Chọn nơi chứa tệp
2. Chọn tệp cần mở
3. Bấm nút Open
để mở tệp
Bấm nút
Cancel để hủy
lệnh mở tệp
3/11/2004
Bài giảng Excel
7
Ghi tệp vào ổ đĩa (Save)
 C1: Kích chuột vào biểu tượng Save trên Toolbar.
 C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+S.
 C3: Vào menu File/Save.
 Nếu tệp đã được ghi trước từ trước thì lần ghi tệp hiện
tại sẽ ghi lại sự thay đổi kể từ lần ghi trước (có cảm

giác là Excel không thực hiện việc gì).
 Nếu tệp chưa được ghi lần nào sẽ xuất hiện hộp thoại
Save As, chọn nơi ghi tệp trong khung Save in, gõ tên
tệp cần ghi vào khung File name, ấn nút Save.
3/11/2004
Bài giảng Excel
8
Ghi tệp vào ổ đĩa với tên khác (Save As)
 Khi ghi tệp với 1 tên khác thì tệp cũ vẫn tồn tại,
tệp mới được tạo ra có cùng nội dung với tệp cũ.
 Vào menu File/Save As
1. Chọn nơi ghi tệp
2. Gõ tên mới cho tệp
3. Bấm nút
Save để ghi tệp
Bấm nút
Cancel để hủy
lệnh ghi tệp

3/11/2004
Bài giảng Excel
9
Thoát khỏi Excel (Exit)
 C1: Ấn tổ hợp phím Alt+F4
 C2: Kích chuột vào nút Close ở góc trên cùng
bên phải cửa sổ làm việc của PowerPoint.
 C3: Vào menu File/Exit
 Nếu chưa ghi tệp vào ổ đĩa thì xuất hiện 1
Message Box, chọn:
 Yes: ghi tệp trước khi thoát,

 No: thoát không ghi tệp,
 Cancel: huỷ lệnh thoát.
3/11/2004
Bài giảng Excel
10
Địa chỉ ô và miền
 Địa chỉ ô và địa chỉ miền chủ yếu được dùng trong
các công thức để lấy dữ liệu tương ứng.
 Địa chỉ ô bao gồm:
 Địa chỉ tương đối: gồm tên cột và tên hàng. Ví dụ:
A15, C43.
 Địa chỉ tuyệt đối: thêm dấu $ trước tên cột và/hoặc
tên hàng nếu muốn cố định phần đó. Ví dụ: $A3,
B$4, $C$5.
Địa chỉ tương đối thay đổi khi sao chép công thức,
địa chỉ tuyệt đối thì không.
3/11/2004
Bài giảng Excel
11
Địa chỉ ô và miền (tiếp)
 Miền là một nhóm ô liền kề nhau.
 Địa chỉ miền được khai báo theo cách:
Địa chỉ ô cao trái : Địa chỉ ô thấp phải
Ví dụ: A3:A6 B2:D5
$C$5:$D$8
3/11/2004
Bài giảng Excel
12
Các phím dịch chuyển con trỏ ô:
+ ←, ↑, →, ↓ dịch chuyển 1 ô theo hướng mũi tên

+ Page Up dịch con trỏ lên 1 trang màn hình.
+ Page Down dịch chuyển xuống 1 trang màn hình.
+ Home cột đầu tiên (cột A) của dòng hiện tại
+ Ctrl + → tới cột cuối cùng (cột IV) của dòng hiện tại.
+ Ctrl + ← tới cột đầu tiên (cột A) của dòng hiện tại.
+ Ctrl + ↓ tới dòng cuối cùng (dòng 65536) của cột hiện tại.
+ Ctrl + ↑ tới dòng đầu tiên (dòng 1) của cột hiện tại.
+ Ctrl + ↑ + ← tới ô trái trên cùng (ô A1).
+ Ctrl + ↑ + → tới ô phải trên cùng (ô IV1).
+ Ctrl + ↓ + ← tới ô trái dưới cùng (ô A65536).
+ Ctrl + ↓ + → tới ô phải dưới cùng (ô IV65536).
3/11/2004
Bài giảng Excel
13
Các kiểu dữ liệu
 Dữ liệu chuỗi (nằm ở bên trái của ô)
 Dữ liệu số (nằm ở bên phải của ô)
 Dữ liệu số nhập dấu chấm (.) thay dấu phẩy (,) ngăn cách
phần thập phân.
 Để Excel hiểu một dữ liệu dạng khác là dữ liệu dạng chữ thì
nhập dấu ’ trước dữ liệu đó.
 Ví dụ: ’04.8766318
 Dữ liệu ngày cũng là kiểu dữ liệu số (nằm bên phải của ô)
CHÈN CHÚ THÍCH CHO Ô
 Chèn chú thích cho ô: khi di chuyển con chuột nằm trên ô
chú thích tự động xuất hiện 1 khung chứa lời chú thích được
chèn trước. Những chú thích thường là những lời giải thích,
những ghi chú thêm về kết quả trong ô. Ô nào có chú thích thì
có 1 hình tam giác nằm ở góc phải trên của ô.
 Để chèn chú thích, thường thực hiện những bước sau:

 Bước 1: xác định ô cần chú thích
 Bước 2: chọn insert/comment (hoặc double click chọn Insert
Commnet)
 Bước 3: Nhập vào chú thích trong hộp
 Bước 4: kết thúc nhấp bên ngoài hộp chú thích

3/11/2004
Bài giảng Excel
14
CHÈN CHÚ THÍCH CHO Ô
3/11/2004
Bài giảng Excel
15
1
2
3
ĐỊNH DẠNG CÓ ĐIỀU KIỆN
 Bước 1: Chọn các ô cần định dạng có điều kiện.
 Bước 2: Menu Format  Conditional Formatting
Bài giảng Excel
16
ĐỊNH DẠNG CÓ ĐIỀU KIỆN
 Bước 3: Lựa chọn cách áp dụng điều kiện (Cell
Value Is hay Formular Is)
Bài giảng Excel
17
Sử dụng giá trị trong ô để so sánh điều kiện
Sử dụng công thức
ĐỊNH DẠNG CÓ ĐIỀU KIỆN
 Bước 4: Lựa chọn điều kiện (hoặc nhập vào công

thức)
Bài giảng Excel
18
ĐỊNH DẠNG CÓ ĐIỀU KIỆN
 Bước 5: Nhấn nút Format và định dạng khi
điều kiện cho kết quả TRUE
Bài giảng Excel
19
ĐỊNH DẠNG CÓ ĐIỀU KIỆN
 Bước 6: Nếu muốn thêm điều kiện, nhấn nút Add
và thực hiện lại các bước từ 3 5.
Bài giảng Excel
20
ĐỊNH DẠNG CÓ ĐIỀU KIỆN
= Mod(Row(),2)=0
= CountIf ($A$1:$D$10, A1)>1
Bài giảng Excel
21
Kiểm tra dữ liệu nhập
Bước 1: Chọn các ô cần thiết lập.
Bước 2: Menu Data  Validation
Bài giảng Excel
22
Kiểm tra dữ liệu nhập
Bước 3: Chọn thẻ Settings.
Bước 4: Chỉ định kiểu dữ liệu cho phép
Bài giảng Excel
23
Kiểm tra dữ liệu nhập
 Bước 5: Để chọn công thức  chọn Custom

Bài giảng Excel
24
Kiểm tra dữ liệu nhập
 Bước 6: Lựa chọn điều kiện cho các ô
Bài giảng Excel
25