Tài liệu Đồ án tốt nghiệp Quản lý vật tư, thiết bị, ứng dụng cho trung tâm phát triển CNTT-ĐHQG TPHCM docx

Đồ án tốt nghiệp

Quản lý vật tư, thiết bị, ứng dụng cho
trung tâm phát triển CNTT-ĐHQG
TPHCM










Quản lý vật tư, thiết bị

1

đề tài :quản lý vật tư, thiết bị, ứng dụng
cho trung tâm phát triển cntt-đhqg tphcm


đồ án tốt nghiệp kỹ thuật viên
chuyên ngành: công nghệ phần mềm



















Chương 1.

khảo sát nghiệp vụ đề tàI
1.1.Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án.
1.1.1.Mục đích:
Là quá trình khảo sát từ sơ bộ đến chi tiết, hiện tại ta cần phải có đầy
đủ về các thông tin, để từ đó làm thế nào xây dựng được dự án mang tính
khả thi nhất.
1.1.2.Các bước tiến hành khảo sát:
-Khảo sát và đánh giá hiện trạng hoạt động của hệ thống cũ.
-Xác định phạm vi của hệ thống m
ới.
Quản lý vật tư, thiết bị

2
-Đề xuất các giải pháp và cân nhắc tính khả thi.
-Vạch kế hoạch cho dự án cùng với dự trù tổng quát.
1.1.3.Khảo sát, tìm hiểu hệ thống hiện tại.
a.Quan sát, tìm hiểu hệ thống hiện tại.

-Việc quan sát, tìm hiểu cũng như đánh giá hệ thống phải theo cách
nhìn của nhà tin học.
-Có các bước quan sát:
+Mức thao tác thừa hành.
+Mức điêù phối quản lý.
+Mức quyết định lãnh đạo.
+Mức chuyên gia cố vấn.
-Các hình thức tiến hành:
+áp dụng hình thức quan sát.
+áp dụng hình thức phỏng vấn.
+Phương pháp thăm dò.

+Phương pháp nghiên cứu tài liệu.
b.Tập hợp và phân loại thông tin.

Phân loại dựa theo một số tiêu chuẩn sau:
-Hiện tại và tương lai.
-Phân loại theo thông tin tĩnh, động, thông tin biến đổi.
-Phân loại dựa vào nội bộ môi trường.
-Tập hợp lại tất cả nhũng thông tin đã được phân loại.
c.Phát hiện yếu kém của hiện trạng và các yêu cầu trong tương lai.

-Phát hiện yếu kém: Là tìm hiểu các yếu kém về một số mặt như: Sự
thiếu vắng thông tin xử lý, thiếu nhân lực, kém hiệu quả trong tổ chức quản
lý, ùn tắc thông tin, phức tạp và tổn phí cao
-Phương pháp phát hiện: Trên cơ sở đã xác định rõ nguyên nhân của
yếu kém để đề ra các biện pháp khắc phục những yếu kém đó.
1.2.Phác hoạ giải pháp và cân nhắc tính khả thi.
-Xác định phạm vi: Phạ
m vi của bài toán đặt ra cho dự án trong kế
hoạch tổng thể và lâu dài của tổ chức.Phạm vi của bài toán phụ thuộc vào
phạm vi của tổ chức:
+Tổ chức cỡ lớn, quốc gia, quốc tế: Tập đoàn, Tổng công ty…
+Tổ chức cỡ trung bình: Đơn vị nhiều chi nhánh, công ty liên
doanh
+Tổ chức cỡ vừa và nhỏ: Các cơ quan, xí nghiệp
-Xác định mục tiêu dự án:
+Mang lại lợi ích nghi
ệp vụ: Tăng khẳ năng xử lý, đáp ứng yêu cầu
nghiệp vụ, tin cậy, chính xác, bí mật
+Mang lại lợi ích kinh tế: Tăng thu nhập, giảm chi phí hoạt động,
hoàn vốn nhanh

+Mang lại lợi ích sử dụng: Nhanh chóng, thuận tiện
Quản lý vật tư, thiết bị

3
+Khắc phục yếu kém của hệ thống cũ, hỗ trợ chiến lược lâu dài,
đáp ứng các ưu tiên, hạn chế áp đặt
-Phác hoạ các giải pháp:
+Chỉ cho người dùng thấy triển vọng cụ thể của dự án.
+Có một định hướng trong triển khai dự án.
+Chỉ ra được:
*Các chức năng chính của hệ thống, đầu vào, đầu ra, các giải pháp
thực hiện.
*Kiến trúc tổ
ng thể của hệ thống(phần cứng, phần mềm ).
-Cân nhắc tính khả thi:
+Khả thi về nghiệp vụ.
+Khả thi về kĩ thuật.
+Khả thi về kinh tế.
1.3. Lập dự trù và kế hoạch phát triển dự án.
1.3.1.Lập hồ sơ về dự trù và lựa chọn giải pháp.
a.Dự trù thiết bị và kinh phí.

Khối lượng dữ liệu lưu trữ.
-Số lượng thông tin cần thu thập, tài liệu cần kết xuất.
-Thiết bị ngoại vi, đường truyền.
-Khối lượng công việc, số người tham gia, thời gian của dự án.
-Yêu cầu về chất lượng, thời hạn bảo hành.
b.Dự trù về nhân lực.

-Nhóm làm việc: Phân tích, thiết kế, lập trình.

-Nhóm điều hành dự án: Quản trị dự án.
c.Dự trù về thiết kế.

13.2.Lập kế hoạch triển khai dự án.
-Chọn tiến trình cho dự án( Thác nước, Xoắn ốc…)
-Dự kiến lịch biểu thực hiện dự án.
1.4.Một số vấn đề về hệ thống thông tin quản lý vật tư.
1.4.1. Đặc điểm của hệ thống quản lý vật tư.
a.Phân cấp quản lý.

-Hệ thống quản lý vật tư là một hệ thống lớn có chức năng tổng hợp
tất cả những thông tin về vật tư, thiết bị…để từ đó có thể quản lý một cách
dễ dàng. Nhằm giúp các công ty, doanh nghiệp, thực hiện công tác quản lý
vật tư được chính xác, khoa học và tiết kiệm thời gian thì chúng ta cần áp
dụng tin học vào công tác quản lý có như vậy hiệu quả
quản lý và kinh
doanh mới được tăng lên.
b.Luồng thông tin.

-Thông tin đầu vào: Trong hệ thống quản lý vật tư có những thông tin
đầu vào và đầu ra khác nhau, thông tin đầu vào gồm các thông tin về nhà
cung cấp, thông tin vật tư, các hoá đơn, phiếu nhập, phiếu xuất, các yêu
cầu những thông tin này có tính chất thay đổi thường xuyên như vật tư.
Quản lý vật tư, thiết bị

4
-Thông tin đầu ra:Thông tin đầu ra được tổng hợp từ thông tin đầu vào
thông tin đầu ra ở đây chủ yếu là các bảng biểu, báo cáo, thông tin về
khách hàng, tình hình nhập xuất
-Các bảng biểu báo cáo là những thông tin đầu ra quan trọng được

tổng hợp để phục vụ công tác quản lý vật tư, nó phản ánh trực tiếp mục
đích quản lý của hệ thống. Vì vậy các bảng biểu báo cáo đòi hỏi phải chính
xác và kịp thờ
i .
1.4.2.Mô hình một số thông tin quản lý hiện hành.
a.Mô hình luân chuyển dữ liệu.

-Mô hình luân chuyển dữ liệu trong hệ thống quản lý vật tư có thể mô
tả các modul sau:
+Cập nhật thông tin có tính chất cố định để lưu trữ, tra cứu.
+Cập nhật thông tin có tính chất thay đổi thường xuyên.
+Lập bảng biểu báo cáo.
b.Cập nhật thông tin động.

-Modul này có chức năng xử lý thông tin luân chuyển chi tiết và tổng
hợp nhưng đối với loại thông tin chi tiết đặc biệt lớn về số lượng cần xử lý
thường nhật đòi hỏi tốc độ nhanh và tin cậy cao. Khi thiết kế modul cần
quan tâm đến các yêu cầu sau:
+Phải biết rõ các thông tin cần lọc từ thông tin động.
+Giao diện màn hình và số lượng phải hợp lý, giảm tối đa các thao
tác cho ngườ
i cập nhật dữ liệu.
+Tự động nạp các thông tin đã biết và các giá trị lặp.
+Kiểm tra và phát hiện sai sót trong quá trình.
+Biết loại bỏ những thông tin đã có và không cần thiết.
c.Cập nhật thông tin cố định có tính chất tra cứu.

-Thông tin loại này không cần cập nhật thường xuyên, nhưng yêu cầu
chủ yếu là phải đầy đủ và phải tổ chức hợp lý để có thể tra cứu nhanh khi
cần thiết.

d.Lập báo cáo, in ấn.

-Để thiết kế phần này đòi hỏi người quản lý nắm thật vững nhu cầu
quản lý, tìm hiểu thật kỹ các mẫu biểu báo cáo. Vì thông tin sử dụng trong
công việc này thuận lợi hơn do đã được xử lý từ trước nên việc kiểm tra sự
sai lệch của số liệu trong ngày ở phân này được giảm bớt.
1.4.3 - Các nguyên tắc đảm bảo.
Để xây dựng một hệ thố
ng thông tin quản lý vật tư hoàn chỉnh, là một
công việc không phải là đơn giản, mất nhiều thời gian công sức, cũng như
trí óc người thiết kế. Nói chung việc xây dựng một hệ thống quản lý vật tư
thường phải dựa trên một số nguyên tắc cơ bản sau:
a.Nguyên tắc cơ sở thông tin thống nhất.

Là thông tin được tích luỹ thường xuyên và cập nhật để phục vụ cho
bài toán quản lý. Chính vì thế mà thông tin trùng lặp phải được loại bỏ.
Quản lý vật tư, thiết bị

5
Một điều cần thiết loại trừ nữa là, để đảm bảo thông tin không nhất quán.
Do vậy ta cần tổ chức thành các mảng thông tin cơ bản mà trong đó các
trường hợp trùng lặp không nhất quán về thông tin đã được loại bỏ. Chính
mảng thông tin cơ bản này sẽ tạo thành đối tượng thông tin của đối tượng
điều khiển.
b. Nguyên tắc linh hoạt của thông tin.

Nguyên tắc này, ngoài các mảng thông tin cơ bản thì cần phải có
những công cụ đặc biệt, để tạo ra các mảng làm việc cố định hoặc tạm thời,
dựa trên cơ sở các mảng thông tin cơ bản đã có và chỉ trích từ mảng cơ bản.
Việc tuân theo hai nguyên tắc thống nhất và linh hoạt với hệ thống

thông tin sẽ làm hoàn thiện và phát triển hệ thống rõ ràng và đơn giản hơn.
c. Nguyên t
ắc làm cực tiểu thông tin vào và thông tin ra.
Đây là nguyên tắc có ý nghĩa rất lớn đối với việc làm tăng hiệu xuất sử
dụng máy tính. Vì chính đầu vào và đầu ra của máy tính lá khâu hẹp nhất
của hệ thống. Để làm được việc này cần phải có phương pháp thay thế giữa
việc truyền tải tài liệu thủ công bằng việc truyền tải tài liệu trên thiết bị như
băng từ, đĩa từ , để đảm b
ảo việc truyền xuất thông tin được nhanh chóng.
Việc này sẽ giảm bớt đi được thời gian lãng phí và tăng hiệu quả của máy
tính. Nguyên tắc này vận dụng cả đưa thông tin mới vào hệ thống. Việc này
không những rút ngắn thời gian và công sức cho việc vào dữ liệu, mà còn
đảm bảo độ tin cậy của thông tin.

+












Chương 2:
Cơ sở lý thuyết phân tích, thiết kế và xây dựng hệ thống thông tin

2.1.Đại cương về hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin là một hệ thống bao gồm con người, phương tiện
và các phương pháp xử lý thông tin trong một tổ chức.
Quản lý vật tư, thiết bị

6
Hệ thông thông tin bao gồm hai thành phần cơ bản: các dữ liệu ghi
nhận thực trạng của doanh nghiệp và các xử lý cho phép biến đổi các dữ
liệu.
Các dữ liệu: Đó là các thông tin được lưu và duy trì nhằm phản ánh
thực trạng hiện thời hay quá khứ của doanh nghiệp. Có thể tách các dữ liệu
này thành hai phần:

-
Các dữ liệu phản ánh cấu trúc nội bộ cơ quan, như dữ
liệu về nhân sự, nhà xưởng, thiết bị v.v Cấu trúc cơ quan không phải là cố
định, mà có thể có biến động khi có một sự kiện xảy ra (chẳng hạn khi một
nhân viên thuyên chuyển, một thiết bị mới được bổ sung ). Sự kiện
thường xảy ra bất chợt, ngoài ý muốn của con người. Việc điề
u chỉnh lại
các dữ liệu cho thích hợp khi có một sự kiện xảy ra gọi là cập nhật.
-Các dữ liệu phản ánh các hoạt động kinh doanh/ dịch vụ của cơ quan,
như dữ liệu về sản xuất, mua bán, giao dịch v.v Hoạt động kinh doanh/
dịch vụ biến đổi luồng vào/ra của doanh nghiệp có thể coi là chuỗi các sự
việc sơ đẳng, gọi là một tác nghiệp (operation - chẳng hạ
n nhận một lô
hàng, hoàn thành một mẻ sản phẩm, một đơn hàng tới, thanh toán một hóa
đơn v.v ). Khi có một tác nghiệp xảy ra, sự kiện này cần được ghi nhận,
và như vậy làm thay đổi các dữ liệu phản ánh các hoạt động kinh
doanh/dịch vụ của doanh nghiệp.

Các xử lý: Đó là những quá trình biến đổi thông tin, nhằm vào hai mục
đích chính:
- Sản sinh các thông tin theo thể thức quy định, chẳng hạn lập các
chứ
ng từ giao dịch (đơn mua hàng, hóa đơn ), lập các báo cáo, lập các bản
thống kê .v.v
- Trợ giúp ra các quyết định, thông thường là cung cấp những thông
tin cần thiết cho việc thực hiện lựa chọn một quyết định của lãnh đạo,
nhưng cũng có thể là lựa chọn quyết định( một cách tự động), nếu đó là loại
quyết định dựa trên giải thuật( khác với loại quyết đị
nh dựa trên trực giác).
Mỗi xử lý thường áp dụng một số quy tắc quản lý định sẵn và diễn ra
theo một trật tự định sẵn (gọi là thủ tục). Các quy tắc quản lý và các thủ tục
có thể được ấn định bởi hệ thống lãnh đạo của doanh nghiệp, và như vậy có
thể điều chỉnh theo ý muốn( chẳng hạn các quy tắc tiêu thụ sản phẩm,
phương pháp phân phối các trợ cấp, các quy định về khuyến mãi ), cũng
có thể được ấn định từ bên ngoài doanh nghiệp, đặc biệt là bởi Nhà nước(
ví dụ quy tắc tính thuế VAT, cách tính lương và bảo hiểm xã hội v.v ) và
như vậy doanh nghiệp không được tùy tiện thay đổi.
Đầu vào của một xử lý có thể là các thông tin phản ánh cấu trúc doanh
nghiệp và/ hoặc các thông tin phản ánh hoạt động của doanh nghiệp.
Quản lý vật tư, thiết bị

7
Đầu ra có thể là:
- Các kết quả chuyển trực tiếp cho các cá nhân hay tổ chức ngoài
doanh nghiệp( chẳng hạn đơn đặt hàng, hóa đơn, thống kê Quản lý Sinh
Viên, báo cáo tài chính v.v ) được gọi là các kết quả ngoài.
- Các kết quả được lưu trữ, để sau này dùng làm đầu vào cho các xử
lý khác( thường là các thông tin về tình trạng, về lịch sử hay thông tin lưu

trữ) được gọi là các kết quả trong.
Trong thực tế, thuật ngữ hệ thố
ng thông tin thường được dùng để chỉ
môi trường điện tử - tin học trợ giúp cho một công việc quản lý cụ thể nào
đó, hay nói cách khác, là để chỉ cái đích đạt được sau quá trình xây dựng
nhằm tin học hoá trợ giúp cho công tác quản lý của một hệ thống kinh tế -
xã hội…
2.2.
Quy trình phát triển hệ thống thông tin
Quy trình phát triển hệ thống thông tin được chia thành nhiều giai
đoạn. Tuỳ thuộc vào phương pháp luận và quy định về phương thức làm
việc của đơn vị, qui trình này có thể được chia thành số lượng bước nhiều ít
khác nhau. Tuy nhiên có thể tổng hợp chung thành các bước: Khảo sát,
Phân tích, Thiết kế, Xây dựng, Cài đặt và Bảo trì hệ thống.
Một điểm cần nhấn mạnh là dù làm việc có phươ
ng pháp hay không
thì công việc vẫn phải trải qua đầy đủ các bước kể trên. Hay nói cách khác
là dù có làm như thế nào đi chăng nữa thì người ta vẫn phải xác định yêu
cầu(Khảo sát), tưởng tượng ra hình hài của hệ thống( Phân tích), xác định
cách thể hiện dữ liệu và thông tin( Thiết kế), lập trình( Xây dựng), cài đặt
và bảo trì.
2.2.1. Chiến lược và khảo sát.
Là giai đoạn tìm hiểu quy trình hoạt động của hệ thống thự
c, các nhu
cầu thông tin chính làm cơ sở xác định các yêu cầu, phạm vi của hệ thống
thông tin. Kết quả là hồ sơ khảo sát chiếm khoảng 10-15% công sức.
Việc khảo sát thường được tiến hành qua các giai đoạn:
- Khảo sát sơ bộ: Nhằm xác định tính khả thi của đề án.
- Khảo sát chi tiết: Nhằm xác định chính xác những gì sẽ thực hiện và
khẳng định những kết quả thu được.

- Báo cáo: Lậ
p hồ sơ khảo sát.
ở giai đoạn khảo sát cần xác định rõ những nhu cầu, vấn đề quan tâm,
để có giới hạn chính xác của công việc( phạm vi dự án: những gì phải làm
được, chưa làm được và những gì đã vượt ra ngoài phạm vi của vấn đề).
Cũng ở giai đoạn này, cần tìm hiểu và xác định cụ thể đối tượng sử dụng dù
họ có thể sẽ bị
biến động cả về số lượng và loại công việc.
2.2.2. Phân tích hệ thống
Quản lý vật tư, thiết bị

8
Là giai đoạn xác định rõ các mục tiêu quản lý chính cần đạt được của
hệ thống, nêu được các yếu tố quan trọng và đảm bảo đạt được các mục
tiêu của hệ thống. Dựa trên các mục tiêu đó, xác định được các mô hình
chức năng và mô hình dữ liệu. Kết quả là hồ sơ phân tích chiếm 15-25%
công sức.
Mục tiêu chính của giai đoạn này là biến đổi phần đầu vào thành các
đặc tả
có cấu trúc. Đây là quá trình mô hình hoá hệ thống với các sơ đồ
luồng dữ liệu, thực thể liên kết, sơ đồ phân rã chức năng, sơ đồ ngữ cảnh
Các công cụ thể hiện (chủ yếu là dạng đồ hoạ) được sử dụng trong các
bước khác nhau của quá trình xây dựng và có thể để phục vụ các mục đích,
đối tượng khác nhau. Việc sử dụng các công cụ là không bắt buộ
c( đặc biệt
là các công cụ luồng dữ liệu) và tuỳ thuộc vào sở trường của đội ngũ phân
tích hệ thống. Trong thực tế, phần phân tích dữ liệu là phức tạp và quan
trọng nhất. Các phần phân tích chức năng và phân tích dữ liệu không được
bỏ qua.
a. Phân tích chức năng

Cung cấp một cách nhìn tổng thể tới mọi công việc. Xác định rõ các
công việc cần phải giải quyết để đạt mục tiêu quản lý của hệ thống. Việc
phân rã là một cách biểu diễn cấu trúc chức năng giúp cho việc kiểm tra các
chức năng còn thiếu và có thể dễ dàng phân tách, tổ hợp các chức năng
công việc. Cấu trúc phân rã này không phản ánh độ quan trọng hay thứ tự
giải quyết các ch
ức năng. Trong giai đoạn phân tích chỉ nên đưa vào các
chức năng phản ánh nghiệp vụ và thuộc phạm vi của mục tiêu quản lý đặt
ra.
Một chức năng được xem là đầy đủ gồm những thành phần sau:
- Tên chức năng.
- Mô tả có tính tường thuật.
- Đầu vào của chức năng (dữ liệu).
- Đầu ra của chức năng (dữ liệu).
- Các sự kiện gây ra sự thay đổ
i, việc xác định và hiệu quả của
chúng.
Phân tích chức năng đưa ra những chi tiết quan trọng sẽ được dùng lại
nhiều lần trong các giai đoạn sau của quá trình phân tích. Sơ đồ chức năng
sau khi được lập sẽ cho chúng ta một cách nhìn toàn diện hơn về những
nhu cầu hệ thống.
b. Phân tích dữ liệu

Thực thể là đối tượng chứa thông tin cơ bản phục vụ cho các chức
năng mà hệ cần giải quyết. Mỗi thực thể( Entity) là một nhóm các dữ liệu
có cùng thuộc tính, luôn cùng xuất hiện. Các thực thể trung gian sẽ sinh ra
Quản lý vật tư, thiết bị

9

trong phần thiết kế. Các thực thể lấy dữ liệu từ các thực thể cơ bản nhưng
sẽ bị sửa đổi theo yêu cầu của chức năng cũng cần đưa vào giai đoạn phân
tích.
c. Phân tích ngữ cảnh

Mô tả mối liên hệ thực tế của hệ thống với các yếu tố, tác nhân liên
quan đến hệ thống. Trong sơ đồ, phần bên trong sẽ thể hiện các chức năng
chính ở mức tổng quát nhất với dòng dữ liệu chính trong hệ. Phần bên
ngoài có thể là các tác nhân như con người, một tổ chức hay bộ phận
nghiệp vụ của hệ thống khác và dòng dữ liệu liên quan đến hệ
thống.
d. Phân tích luồng dữ liệu

Sơ đồ dòng dữ liệu (DFD) là một công cụ để trợ giúp bốn hoạt động
chính:
(1) Phân tích: Dùng để xác định các quy trình quản lý, thể hiện yêu
cầu của người sử dụng.
(2) Thiết kế: Dùng để minh hoạ các phương án cho phân tích viên, lập
trình viên và người dùng xem xét khi thiết kế một hệ thống mới. Thể hiện
quy trình xử lý thông tin trong hệ thống.
(3) Liên lạc: DFD là một công cụ trực quan, đơn giản, dễ hi
ểu trợ giúp
cho việc hiểu biết lẫn nhau giữa phân tích viên và người sử dụng.
(4) Tài liệu: Việc dùng DFD trong đặc tả yêu cầu người dùng và đặc tả
thiết kế hệ thống làm đơn giản công việc mô hình hoá và chấp nhận những
tài liệu như vậy.

2.2.3. Thiết kế hệ thống
Là giai đoạn phát triển các bước phân tích ở giai đoạn trước thành các
mô hình logic và vật lý, thiết kế giao diện với người sử dụng. Giai đoạn này

phụ thuộc nhiều vào cấu hình của phần cứng và phần mềm được lựa chọn.
Kết quả là hồ sơ thiết kế chiếm khoảng 15-25% công sức.
Đầu chính của quá trình thiết kế là các đặc t
ả yêu cầu đã được xây
dựng trong quá trình phân tích. Trong giai đoạn này từ khái niệm biểu diễn
bởi mô hình quan hệ thực thể có thể sinh ra được các mô hình dữ liệu logic.
Giai đoạn này là quá trình chuyển từ các mô hình dữ liệu và chức năng
thành các thiết kế cơ sở dữ liệu và thiết kế module. Trong giai đoạn thiết
kế, có rất nhiều công cụ cho phép đặc tả hệ thống song không phải tấ
t cả
các công cụ đều cần phải sử dụng. Nếu sử dụng quá ít các công cụ phát
triển hệ thống sẽ làm cho hệ thống kém chất lượng, ngược lại việc sử dụng
quá nhiều các công cụ sẽ gây lãng phí thời gian để đồng bộ các mô hình,
một mặt có thể kéo dài thời gian xây dựng, mặt khác lại có thể làm giảm
chất lượng hệ thống. Người phân tích phải tự chị
u trách nhiệm đánh giá để
có quyết định đúng xem nên dùng công cụ nào cho phù hợp với hệ thống
cụ thể.
Quản lý vật tư, thiết bị

10
Thiết kế hệ thống bao gồm các công việc:
- Xác định hệ thống máy tính.
- Phân tích việc sử dụng dữ liệu.
- Hình thức hoá hệ thống thành phần: áp dụng các cách kiểm soát cần
thiết, gộp nhóm các thành phần chức năng.
- Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý.
- Thiết kế chương trình.
2.2.4. Xây dựng chương trình
Là giai đoạn lập trình trên cơ sở các phân tích, thiết kế ở

các giai đoạn
trước. Kết quả là chương trình. Giai đoạn này chiếm khoảng 35-60% công
sức.
Giai đoạn này gồm các bước :
a. Thi công:

- Trên cơ sở kết quả thiết kế tiến hành tích hợp, mã hoá các module
chương trình.
- Viết các câu lệnh sản sinh CSDL.
- Thực hiện các câu lệnh trên hệ quản trị CSDL lựa chọn.
b. Tạo các CSDL kiểm tra.

c. Kiểm thử chương trình.

2.2.5. Cài đặt hệ thống
a. Lập tài liệu hướng dẫn sử dụng.

b. Chuyển đổi dữ liệu cũ.

Thực hiện chuyển đổi cơ sở dữ liệu nếu có yêu cầu thay đổi sang hệ
thống mới. Việc này đòi hỏi đồng thời hiểu biết cấu trúc của cả hệ thống cũ
và hệ thống mới và nguyên tắc chuyển đổi. Cơ chế chuyển đổi phải được
thiết kế ngay trong giai đoạn thiết kế hệ thống.
c. Kiể
m nghiệm, cài đặt.
2.2.6. Bảo trì hệ thống
Bảo trì hệ thống được tính từ khi hệ thống được chính thức đưa vào sử
dụng.
Công việc bảo trì bao gồm :
a. Theo dõi việc sử dụng hệ thống, nhận các thông báo lỗi.

b. Sửa đổi, nâng cấp phiên bản.

c. Trợ giúp hiệu chỉnh các sai sót số liệu.

Thông thường việc bảo trì được tiến hành miễn phí trong khoảng 6 tới
12 tháng. Sau đó hợp đồng bảo trì sẽ được tiếp tục hàng năm với trị giá
khoảng 10% tổng giá trị hệ thống. Việc bảo trì có thể thực hiện tại chỗ hoặc
thông qua một Trung Tâm hỗ trợ từ xa.
2.3. Phương pháp luận phân tích và thiết kế hệ thống thông tin.


Quản lý vật tư, thiết bị

11
Cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin, việc xây dựng hệ
thống đã dần được chuẩn hóa chuyển thành các hoạt động chuyên nghiệp,
công nghiệp hóa hơn. Các phương pháp luận phân tích thiết kế hệ thống
dần được hình thành và hoàn thiện. Một cuộc cách mạng, đỉnh cao của sự
hoàn thiện là sự ra đời của phương pháp luận phân tích thiết kế có cấu trúc
kết hợp được kết quả
của các cách tiếp cận hướng chức năng và hướng dữ
liệu và phương pháp luận phân tích thiết kế hướng đối tượng.
Một phương pháp luận thông thường được đặc trưng bởi các yếu tố
sau:
- Quy trình và phân đoạn các bước tiến hành.
- Các công cụ và cách thức mô hình hóa.
- Cách tiếp cận (hướng chức năng, hướng đối tượng, trên xuống, dưới
lên ).
2.3.1. Phương pháp phân tích thiết kế có cấu trúc.

Phương pháp phân tích thiết kế có cấu trúc tập trung vào các chức
năng của hệ thống, bao gồm các hoạt động: Khảo sát, Phân tích, Thiết kế,
Xây dựng và cài đặt chương trình. Đặc trưng mới của phương pháp này là
các hoạt động có thể thực hiện một cách song song. Mỗi hoạt động có thể
cung cấp những sửa đổi phù hợp cho một hoặc nhiều hệ thống trước đó.
Trong phân tích có cấu trúc cách ti
ếp cận cấp tiến cho phép các hoạt động
khảo sát, phân tích, thiết kế, xây dựng và cài đặt chương trình được tiến
hành một cách song song. Chính ưu điểm này đã làm cho phương pháp
phân tích có cấu trúc ngày càng được phát triển.
Phương pháp phân tích thiết kế có cấu trúc được sử dụng rộng rãi
trong việc phân tích và thiết kế các hệ thống thông tin quản lý vì tính đon
giản và hiệu quả của phương pháp. Mặt khác, nhiều khái niệm cơ sở
, không
thể thiếu được đối với người phân tích và thiết kế cũng được bao hàm trong
phương pháp này. Thông qua phương pháp phân tích thiết kế này, người
dùng có thể dễ dàng nắm bắt được phần cốt lõi - quy trình xây dựng: Các
bước trong quy trình xây dựng hệ thống và yêu cầu đối với mỗi bước, để
đạt được trình độ cần thiết cho công việc thẩm định giám sát.
Có nhiều công cụ được sử dụng trong quá trình phân tích và thiết kế
.
Tuy nhiên với hệ thống ít phức tạp sẽ không đòi hỏi phải sử dụng tất cả các
công cụ này. Ba công cụ quan trọng để mô hình hoá hệ thống theo phương
pháp phân tích thiết kế có cấu trúc là:
- Mô hình chức năng.
- Mô hình dữ liệu.
- Mô hình luồng dữ liệu.
Quản lý vật tư, thiết bị

12
Trong đó mỗi mô hình thể hiện một cách nhìn ở góc độ khác nhau vào
hệ thống.

a. Mô hình chức năng.
Mô hình này mô tả các chức năng chính của hệ thống thông tin, thông
thường được biểu diễn bằng sơ đồ chức năng nghiệp vụ, thể hiện hệ thống
từ khía cạnh chức năng, trả lời cho câu hỏi:
Hệ thống thực hiện những công việc gì?
Mô hình được sử dụng cho mục đích này là sơ đồ phân rã chức năng
(Business Functional Diagram viết tắt là BFD). Nội dung chính củ
a BFD là
sơ đồ phân cấp chức năng của hệ thống.
Tư tưởng trên xuống (Top-Down) được thể hiện rõ nét trên sơ đồ này.
Trước tiên các chức năng cần thiết được liệt kê và phân loại thành các
nhóm chức năng. Việc phân loại có thể theo loại hình tính chất công việc,
có thể theo đơn vị sử dụng, có thể theo dữ liệu sử dụng và có thể là kết hợp
của các kiểu phân lo
ại khác nhau. Các nhóm chức năng lại tiếp tục được
phân nhỏ thành các cụm chức năng hoặc các chức năng cụ thể. Sơ đồ BFD
được biểu diễn dưới dạng hình cây, tại mỗi nút là một hình chữ nhật thể
hiện chức năng hoặc nhóm chức năng cụ thể.
Sơ đồ chức năng là công cụ khá hữu hiệu cho người đọc một bức tranh
tổ
ng thể về các chức năng mà hệ thống có thể thực hiện được.

b. Mô hình dữ liệu
Mô tả các dữ liệu chính sẽ có trong hệ thống và mối quan hệ ràng buộc
giữa chúng, thông thường được mô tả bằng sơ đồ quan hệ thực thể, các
bảng thuộc tính các ràng buộc dữ liệu thể hiện hệ thống từ khía cạnh dữ

liệu hay trả lời cho câu hỏi:
Hệ thống sử dụng dữ liệu gì để phục vụ cho hoạt động của mình?
Tuy BFD là một công cụ thực sự hữu hiệu cho việc mô hình hóa các
hệ thống nhưng công cụ này cũng chỉ mô tả được một khía cạnh lớn của hệ
thống là chức năng, mà không cho được một phân tích đầy đủ về toàn bộ hệ
thống. Mô hình dữ liệu (Entity Relationship Diagram viết tắt là ERD) là
một trong các công cụ phản ánh hệ thống từ một khía cạnh khác, bổ sung
cho BFD để tạo nên một t
ổ hợp trọn vẹn của quá trình phân tích.
ERD bao gồm 2 thành phần chính:
- Thực thể (Entity): Được ký hiệu bởi hình chữ nhật. Một thực
thể tượng trưng cho một tập hợp hay một đối tượng trong thế giới
thực.
- Quan hệ (Relationship): Một quan hệ tượng trưng cho sự liên
kết giữa các thực thể. Mối liên kết đó được biểu diễn trên mô hình
Quản lý vật tư, thiết bị

13
thực thể bằng đường kẻ có tách ba chân ở một hoặc cả hai đầu
(thường gọi là chân gà)
Có ba kiểu quan hệ chính của mô hình thực thể:
- Quan hệ một – một.
- Quan hệ một – nhiều.
- Quan hệ nhiều - nhiều.

c. Mô hình luồng dữ liệu
Mô tả luồng luân chuyển dữ liệu trong hệ thống. Có thể biểu diễn bằng
nhiều sơ đồ: Sơ đồ ngữ cảnh, Sơ đồ quá trình xử lý, Sơ đồ luồng dữ liệu
hoặc bằng các ma trận chức năng/ thực thể.
Nếu như các mô hình chức năng và mô hình dữ liệu thể hiện hệ thống

dưới dạng tĩnh thì ngược lạ
i, mô hình luồng dữ liệu thể hiện hệ thống dưới
cách nhìn động. Mô hình này lột tả luồng luân chuyển dữ liệu trong cả quá
trình hoạt động của hệ thống. Hệ thống được mô tả như một quá trình vận
động.
Một trong các mô hình kinh điển được sử dụng cho mục đích mô tả
luồng dữ liệu là sơ đồ dòng dữ liệu (Data Flow Diagram viết tắt là DFD).
DFD thể
hiện một mô hình hệ thống với quan điểm bình đẳng cho cả dữ
liệu và chức năng (quá trình), là một trong những công cụ quan trọng nhất
của phân tích hệ thống có cấu trúc. Sơ đồ chỉ cách thông tin chuyển vận từ
một quá trình hoặc từ chức năng này sang một quá trình hoặc một chức
năng khác. Một điều khá quan trọng là sơ đồ chỉ ra được những thông tin
nào cầ
n phải có trước khi thực hiện một chức năng hay một quá trình. Nói
cách khác, DFD đưa ra một phương pháp thiết lập mối quan hệ giữa chức
năng hoặc quá trình của hệ thống với thông tin mà chúng sử dụng.
DFD bao gồm những thành phần sau:
- Quá trình (Processes): Được ký hiệu bởi vòng tròn, tượng trưng
cho các chức năng khác nhau mà hệ thống phải thực hiện. Chức năng thay
đổi thông tin đầu vào theo một cách nào đó, như t
ổ chức lại thông tin, bổ
sung hoặc tạo ra thông tin mới.
- Dòng dữ liệu (Flow): Được ký hiệu bởi đường kẻ có mũi tên. Mũi
tên chỉ hướng ra của dòng thông tin. Dòng dữ liệu liên kết các Processes
với nhau, tượng trưng cho thông tin mà processes yêu cầu cho đầu vào
hoặc thông tin mà chúng biến đổi thành đầu ra.
- Kho dữ liệu (Data store): Được ký hiệu bởi 2 đường kẻ song song,
hoặc bởi hình chữ nhật tròn góc, biểu diễn cho thông tin mà hệ thống c
ần

phải lưu giữ trong một khoảng thời gian để một hay nhiều quá trình hoặc
tác nhân truy nhập vào. Một khi công việc xây dựng hệ thống kết thúc thì
những thông tin này được tồn tại dưới dạng file hay cơ sở dữ liệu.
Quản lý vật tư, thiết bị

14
- Tác nhân ngoài: Là một người, một nhóm hoặc một tổ chức bên
ngoài lĩnh vực nghiên cứu của hệ thống, nhưng có một số hình thức tiếp
xúc với hệ thống. Nhân tố bên ngoài là nguồn cung cấp thông tin và là phần
sống còn của mọi hệ thống.
- Tác nhân bên trong: Là một chức năng hoặc một quá trình bên
trong hệ thống.
DFD cung cấp một bức tranh tổng thể, dễ hiểu về các chức n
ăng và
các dữ liệu chính của hệ thống. Tuy nhiên nếu xét về khía cạnh chi tiết thì
DFD lại chưa được đầy đủ cả từ góc độ chức năng và dữ liệu. Hai công cụ
được sử dụng để bổ khuyết cho DFD là:
- Từ điển dữ liệu: Data dictionary.
- Đặc tả chức năng: Process specification.
Ba thành phần, ba loại hình công cụ phân tích cơ bản kết hợp, bổ sung
cho nhau cho phép thể
hiện hệ thống một cách hoàn chỉnh.
Mô hình luồng dữ liệu cho phép thể hiện hệ thống một cách tổng thể
trong tiến trình hoạt động là công cụ đặc biệt hữu hiệu trong giai đoạn khảo
sát, một mặt giúp cho người sử dụng và phân tích viên xích lại gần nhau,
mặt khác giúp cho người lập trình có được cái nhìn tổng thể trên toàn bộ hệ
thống. Có thể nói đây là công cụ phân tích - ngôn ngữ chung chủ yế
u giữa
phân tích viên và người sử dụng.
Khác với mô hình luồng dữ liệu, các mô hình chức năng và dữ liệu

cho cách nhìn cụ thể một mặt nào đấy gần gũi với người lập trình. Trong
quá trình phát triển( thiết kế, mã hoá, cài đặt) chủ yếu hai mô hình này
được tiếp tục phát triển, chi tiết hoá. Nói cách khác đây là công cụ thể hiện
ngôn ngữ chung giữa phân tích viên và lập trình viên.
d. Mối quan hệ và thứ tự xây dựng các mô hình.

Các mô hình kể trên cùng có chung một đối tượng mô tả là mô hình hệ
thống vì vậy chúng có quan hệ mật thiết với nhau, từ một mô hình có thể
suy ra được một phần các mô hình còn lại. Trong phương pháp luận phân
tích thiết kế, cấu trúc các mô hình này được xây dựng chi tiết hoá dần theo
cách tiếp cận từ trên xuống. Các mô hình thường được xây dựng đồng thời,
tuy nhiên vẫn có thể theo một thứ tự trước sau một chút.
(1) Có thể xây dựng theo thứ
tự: BFD, ERD, DFD. Thứ tự xây dựng
này thường được lựa chọn khi phân tích định hướng lập trình. Trong trường
hợp này DFD (mô hình luồng dữ liệu) được sử dụng như một công cụ minh
hoạ làm rõ quan hệ giữa các phần tử của BFD( mô hình chức năng) và
ERD ( mô hình dữ liệu).
(2) Với định hướng trao đổi, làm rõ các yêu cầu của người dùng, DFD
lại được xây dựng trước, thể hiện các quy trình nghiệp vụ
của hệ thống
Quản lý vật tư, thiết bị

15
thực. Sau khi được người dùng xác nhận tính đúng đắn, từ DFD trích lọc
các chức năng để xây dựng BFD và dữ liệu để xây dựng ERD.
2.3.2. Phương pháp phân tích thiết kế hướng đối tượng
Cách tiếp cận mới nhất trong phân tích và thiết kế hệ thống là phương
pháp phân tích và thiết kế hướng đối tượng. Hệ thống được xây dựng bao
gồm các thành phần liên kết với nhau gọi là đối tượng. M

ỗi đối tượng bao
gói cả dữ liệu và xử lý làm cho các phần tử hệ thống độc lập với nhau và có
thể tái sử dụng, điều đó đã cải thiện cơ bản chất lượng của hệ thống và làm
tăng năng suất hoạt động phân tích và thiết kế.

Quản lý vật tư, thiết bị

16

Chương 3.
Cơ sở lý thuyết phân tích-thiết kế cơ sở dữ liệu. 3.1 Tổng quan về cơ
sở dữ liệu.
3.1.1 Cơ sở dữ liệu là gì?
Cơ sở dữ liệu là tập dữ liệu về một đơn vị tổ chức được lưu trên máy
và có cách tổ chức quản lý theo một mô hình phù hợp với đơn vị tổ chức
đó.
Hệ quản trị cơ sở dữ liệu là hệ thống các phần mềm cho phép mô tả
,
lưu trữ thao tác các dữ liệu trên cơ sở dữ liệu nó bảo đảm bí mật, an toàn
với nhiều người sử dụng.
3.1.2 Một số khái niệm cơ bản.
a.Thực thể.

Là một đối tượng cụ thể hay trừu tượng tồn tại thực sự và khá ổn định
trong thế giới thực mà ta muốn phản ánh nó trong hệ thống thông tin.
Ví dụ: giáo viên, hàng hoá: Là đối tượng cụ thể.
Dự án: Là đối tượng trừu tượng.
b.Thuộc tính.

Là tính chất mô tả một khía cạnh nào đó của thực thể như vậy thuộc
tính là thông tin cần quản lý dữ liệu.
c.Khoá.

Là một thuộc tính duy nhất cho phép nhận diện sự thể hiện của thực
thể.
3.1.3 Quan hệ.
Là sự gom nhóm hai hay nhiều thực thể với nhau trong đó mỗi thực
thể có một vai trò nhất định.
a.Quan hệ 1-1.

Một phần tử của A kết hợp với không quá một phần tử của B:


b.Quan hệ 1-nhiều.

Một phần tử của A có thể kết hợp với N phần tử của B và ngược lại
một phần tử của B chỉ kết hợp duy nhất với một phần tử của A.
Quản lý vật tư, thiết bị

17

c.Quan hệ nhiều-nhiều.

Một phần tử của A có thể kết hợp với N phần tử của B và ngược lại
mỗi phần tử của B có thể kết hợp với N phần tử của A.

Trong đó: A, B là tập thuộc tính.
R là tập hữu hạn các phần tử, R≠∅
3.1.4 Các dạng chuẩn.
a.Phụ thuộc hàm.

A xác định B hay B phụ thuộc hàm vào A{(A B): Khi đó mỗi phần
tử của A chỉ xác định được duy nhất một phần tử của B}.
b.Dạng chuẩn 1NF-First Normal Form
:
Dạng khởi đầu của chuẩn hoá cơ sở dữ liệu. Yêu cầu của dạng chuẩn
này là cơ sở dữ liệu phải đảm bảo không có nhóm lặp và chỉ có thể tồn tại
các phụ thuộc hàm không phụ thuộc đầy đủ vào khoá chính-phụ thuộc một
phần vào khoá.
c.Dạng chuẩn 2NF-Seccond Normal Form
:
Bảng được coi là ở dạng chuẩn 2NF nếu nó ở dạng chuẩn 1NF, đồng
thời không tồn tại các phụ thuộc hàm phụ thuộc không đầy đủ vào khoá, có
thể tồn tại các phụ thuộc hàm gián tiếp.
d.Dạng chuẩn 3NF-Third Normal Form
:
Bảng được coi là ở dạng chuẩn 3NF nếu nó ở dạng chuẩn 2NF, đồng
thời không tồn tại các phụ thuộc hàm gián tiếp, có thể tồn tại các phụ thuộc
hàm có nguồn là một thuộc tính không khoá, có đích là một thuộc tính
khoá.
e.Dạng chuẩn Boyce-Codd-BCNF
:

Là chuẩn 3NF với yêu cầu là các cột xác định phải chỉ ra duy nhất một
bản ghi.
h.Dạng chuẩn 4NF
:
Quản lý vật tư, thiết bị

18
Được thiết kế dựa trên chuẩn BCNF nhưng nếu có sự phụ thuộc đa trị
không hiển nhiên giữa 2 cột A và B thì tất cả các cột khác phải phụ thuộc
hàm vào cột A.
3.2. Các bước xây dựng-thiết kế cơ sở dữ liệu logic
Quá trình thiết kế dữ liệu logic có đầu vào là một mô hình dữ liệu
quan niệm, đầu ra là một tập các quan hệ được chuẩn hoá:

Quá trình thiết kế logic
3.2.1 Biểu diễn các thực thể.
Trước tiên, mỗi thực thể của sơ đồ E-R được biểu diễn thành một quan
hệ. Trong đó các thuộc tính của thực thể trở thành các thuộc tính của quan
hệ và thuộc tính định danh của thực thể trở thành khoá chính của quan hệ
Một quan hệ có thể biểu diễn dưới dạng bảng hay dạng cấ
u trúc(một
lược đồ quan hệ).
Vídụ:Mô hình thực thể NHACUNGCAP được biêu diễn ở hai dạng
như sau:
Dạng bảng: NHACUNGCAP.
MãNCC TênNCC Địachỉ Đthoại
NCC1 Trần Lập 20-Bà Triệu 04-7844746

Dạng cấu trúc:
M« h×nh d÷ liÖu quan niÖm(s¬ ®å E-R)
BiÓu diÔn c¸c thùc thÓ
Hợp nhất các quan hệ
Biểu diễn các mối quan hệ
ChuÈn ho¸ c¸c quan hÖ
M« h×nh d÷ liÖu logic(c¸c quan hÖ
È
Quản lý vật tư, thiết bị

19

3.2.2 Biểu diễn các mối quan hệ
Một mối quan hệ được biểu diễn bằng một hình thoi, bên trong hình
thoi là tên của quan hệ và được lối với các kiểu thực thể liên quan. Biểu
diễn mối quan hệ còn phụ thuộc vào bậc cũng như bản số của quan hệ đó:
a.Quan hệ 1-nhiều hai ngôi và không có thuộc tính riêng.


Như vậy quan hệ ĐƠNHàng được biểu diễn bằng cách thêm khoá
chính của quan hệ tương ứng với phía 1(Mãkhách) vào quan hệ tương ứng
với phía nhiều để trở thành khoá ngoại của quan hệ này.
b.Quan hệ nhiều-nhiều(N:N) hoặc có thuộc tính riêng, hoặc có mối quan hệ

bậc 3 trở lên.


Như vậy quan hệ mới sinh ra sẽ được biểu diễn có dạng là:
VậnchuyểN(MãNCC
, Mãhàng, Ngàychuyển , Sốlượng)
3.2.3.Chuẩn hoá các quan hệ.
Là quá trình chuyển một quan hệ có cấu trúc dữ liệu phức hợp thành
các quan hệ có cấu trúc dữ liệu đơn giản hơn và vững chắc.
Quá trình chuẩn hoá thường gồm một số bước tương ứng với một dạng
chuẩn:
(1) Quan hệ chưa chuẩn hoá:

-Quan hệ chưa chuẩn hoá là quan hệ có chứa thuộc tính lặp.
Quản lý vật tư, thiết bị

20

Vídụ: Đơnhàng(Sốđơn, Mãkhách, Địachỉ, Ngàyđặt, Mãhàng, Tênhàng,
Đơnvị, Sốlượng)
(2) Quan hệ ở dạng chuẩn 1:

-Là quan hệ không chứa thuộc tính lặp.
-Tách một quan hệ chưa chuẩn hoá thành quan hệ ở dạng chuẩn 1.
+Quan hệ 1: Gồm các thuộc tính lặp và phần khoá xác định chúng.
+Quan hệ 2: Gồm các thuộc tính còn lại và khoá chính.
(3) Quan hệ ở dạng chuẩn 2:

-Là quan hệ :
+ở dạng chuẩn 1.
+Không tồn tại các thuộc tính không khoá phụ thuộc vào một phần
khoá chính.
-Tách một quan hệ ở dạng chuẩn 1 thành quan hệ ở dạng chuẩn 2:
+ Quan hệ 1: Gồm các thuộc tính phụ thuộc vào một phần khoá
chính và phần khoá xác định chúng.
+ Quan hệ 2: Gồm các thuộc tính còn lại và khoá chính.
(4) Quan hệ ở dạng chuẩn 3:

-Là quan hệ:
+ ở dạng chuẩn 2.
+Không tồn taị các thuộc tính không khoá phụ thuộc bắc cầu vào
khoá chính(qua một thuộc tính gọi là thuộc tính cầu).
-Tách một quan hệ ở dạng chuẩn 2 thành quan hệ ở dạng chuẩn 3:
+Quan hệ 1: Gồm các thuộc tính phụ thuộc bắc cầu và thuộc tính
cầu.
+Quan hệ 2: Gồm các thuộc tính còn lại và thuộc tính cầu.
(5) Quan hệ ở dạng chuẩn BCNF:
-Là quan hệ :

+ ở dạng chuẩn 3.
+ Không tồn tại các thuộc tính không khoá phụ thuộc hàm vào
khoá chính
(khoá dự tuyển).
-Tách quan hệ ở dạng chuẩn 3 thành quan hệ ở dạng chuẩn BCNF:
+ Quan hệ 1: Gồm các thuộc tính không chứa khoá dự tuyển.
+ Quan hệ 2: Gồm các thuộc tính còn lại và khoá dự tuyển.

(6) Quan hệ ở dạng chuẩn 4:
-Là quan hệ :
+ ở dạng chuẩn BCNF.
+Không tồn tại các thuộc tính không khoá phụ thuộc đa trị vào
thuộc tính khoá.
-Tách quan hệ ở dạng chuẩn BCNF thành quan hệ ở dạng chuẩn 4:
+ Quan hệ 1: Gồm các thuộc tính phụ thuộc đa tri vào khoá chính
và phần khoá xác định chúng.
Quản lý vật tư, thiết bị

21
+ Quan hệ 2: Gồm các thuộc tính còn lại và thuộc tính đa trị.
Như vậy để chuẩn hoá các quan hệ ta xét lần lượt từng quan hệ và
kiểm tra tính chuẩn của nó.Muốn vậy trước hết ta phải xác định các phụ

thuộc hàm và khoá
chính của quan hệ.Sau đó kiểm tra lần lượt các chuẩn
đối với quan hệ.

Ta có thể mô tả bằng sơ đồ sau:














3.2.4 Hợp nhất các quan hệ.
Sau khi chuyển sơ đồ E-R thành mô hình dữ liệu quan hệ, ta cần xác
định các chuẩn của quan hệ và tiến hành chuẩn hóa nếu cần thiết, sau đó
tiến hành tích hợp dữ liệu. Trong quá trình tích hợp dữ liệu thường gặp một
số vấn đề như: Đồng nghĩa, Đồng danh, Phụ thuộc bắc cầu, Quan hệ thực
thể chính và thực thể con.
a.Đồng nghĩ
a:
Trong một số trường hợp hai hay nhiều thuộc tính khác tên nhưng có
cùng một nghĩa, cùng mô tả một tính chất của một thực thể. Những thuộc
tính như vậy gọi là đồng nghĩa.
Khi hợp nhất quan hệ có chứa các đồng nghĩa ta cần có sự thoả thuận
với người dùng, chuẩn hoá tên thuộc tính đó và hạn chế sự đồng nghĩa
khác.

b.Đồng danh:

Trong nhiều trường hợp khác nhau, một thuộc tính được gọi là đồng
danh nếu nó có thể có nhiều hơn một nghĩa hoặc mô tả nhiều tính chất khác
nhau.
Khi hợp nhất các quan hệ ta chỉ cần tạo ra một tên mới cho những
thuộc tính đó.

Tách
nhóm
lặp


Loại
phụ
thuộc
đa
trị

Phân
rã loại
dị

thư
ờ
n
g
B¶ng
víi
nhãm

lÆ
p

ChuÈn
3
ChuÈn
BCNF
ChuÈn
4
ChuÈn
5

Tách
phụ
thuộc
bộ phận

Tách phụ
thuộc
hàm
không
chứa
khoá dự
tu
y
ể
n
ChuÈn
1

ChuÈn
2
T¸ch
phô
thuéc
b¾c
c
Ç
u
Quản lý vật tư, thiết bị

22
c.Phụ thuộc bắc cầu:
Khi hai quan hệ chuẩn 3 được hợp nhất từ hai quan hệ riêng rẽ thì có
thể nảy sinh sự phụ thuộc bắc cầu. Khi đó ta cần tạo ra một chuẩn 3 bằng
cách tách phụ thuộc hàm khỏi quan hệ trên.





Chương 4.
Phân tích thiết kế hệ thống quản lý vật tư.
4.1.Tổng quát công tác quản lý tại Trung Tâm phát triển CNTT.
4.1.1.Mô hình đào tạo tại Trung Tâm.
Trung Tâm phát triển CNTT thuộc trường Đại học quốc gia TP Hồ
Chí Minh trực thuộc Bộ giáo dục và đào tạo có trụ sở đặt tại khu liên cơ
quan Mỹ Đình-Từ Liêm-Hà Nội. Đây là một trong những Trung Tâm có bề
dày thành tích về giảng dạy và kinh doanh các sản phẩm tin học. Với đội
ngũ giáo viên dày dặn kinh nghiệm và nhiệt tình trong giảng dạy, Trung

Tâm đã đào tạo được m
ột đội ngũ kỹ sư, chuyên viên và lập trình viên xuất
sắc hiện đang làm việc tại các công ty lớn trong nứơc. Hiện nay Trung Tâm
có khoảng 5000 học viên đang theo học và Trung Tâm vẫn tiếp tục tuyển
sinh các khoá mới. Trung Tâm không những chú trọng đến lĩnh vực đào tạo
mà còn đặc biệt quan tâm đến hoạt động kinh doanh về vật tư, thiết bị tin
học. Trung Tâm có các phòng ban giúp việc cho Giám Đốc để điều hành
hoạ
t động kinh doanh của trung tâm với mối quan hệ đa dạng:
Ban giám đốc giao nhiệm vụ cho phòng kinh doanh lên kế hoạch kinh
doanh trong tháng hay trong quý. Phòng kinh doanh có nhiệm vụ chính về
hoạt động kinh doanh của Trung Tâm. Các thông tin về việc mua, bán vật
tư sẽ được xử lý và thực hiện tại bộ phận kinh doanh xuất nhập. Phòng kế
toán tổng hợp mọi số liệu liên quan đến hoạt động tài chính của Trung
Tâm, lập ra các báo cáo tài chính và báo cáo quản lý. Trên các số liệu báo
cáo đó phòng kế toán sẽ hỗ trợ ban giám đốc trong việc ra các quyết định
về tài chính giúp cho việc quản lý kinh doanh của Trung Tâm đạt hiệu quả
cao. Phòng vật tư là nơi quản lý các vật tư thiết bị của Trung Tâm đồng
thời hàng tháng báo cáo tình hình nhập, xuất, tồn vật tư lên cấp trên. Phòng
kỹ thuật có trách nhiệm kiểm tra vật tư thiết bị khi nhập, xuất đồng thời có
kế hoạch bả
o trì thiết bị cho khách hàng.
-Sơ đồ phân cấp phòng ban tại Trung Tâm:



Ban Giám
ố
Phòng kế
á

Phòng
ki h
Phòng vật Phòng kỹ
h
ậ
Phòng
đà
Quản lý vật tư, thiết bị

23










4.1.2.Tình hình và thực trạng ứng dụng công nghệ tin học trong quản
lý vật tư tại Trung Tâm phát triển CNTT.
Trong lĩnh vực kinh doanh, Trung Tâm thường phải nhập, xuất hàng
hoá với số lượng lớn, chính vì vậy công tác quản lý đòi hỏi phải chặt chẽ,
rõ ràng và nhanh chóng. Hiểu được tầm quan trọng của công nghệ thông tin
đối với công tác quản lý Ban giám đốc đã chủ động và tổ chức đư
a công
nghệ thông tin vào công tác quản lý tại Trung Tâm .
4.1.3.Những khó khăn trong công tác quản lý theo kiểu thủ công.
Số lượng vật tư thiết bị nhiều, chủng loại phong phú, nếu như không

quản lý tốt, chặt chẽ thì rất dễ dẫn đến nhầm lẫn khi xuất, nhập vật tư thiết
bị. Mỗi lần xuất hay nhập vật tư thiết bị là lại có một hoá đơn l
ưu trữ, như
vậy chỉ tính trong một lần báo cáo về tình hình xuất, nhập vật tư thiết bị thì
số lượng hoá đơn sẽ rất nhiều. Nếu kế toán hay người phụ trách về giấy tờ
sổ sách không cẩn thận sẽ dẫn đến việc làm thất thoát hoá đơn, từ đó làm
ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh củaTrungTâm. Ngoài ra, khi muốn
tìm kiếm một hoá đơn nào đ
ó để kiểm tra sẽ mất rất nhiều thời gian và khi
muốn tổng hợp báo cáo sẽ gặp rất nhiều khó khăn.
4.1.4.Tầm quan trọng trong việc quản ý xuất nhập vật tư thiết bị bằng
máy tính.
Khi ứng dụng tin học vào công tác quản lý xuất, nhập vật tư thiết bị
dựa trên những thuật toán và các nghiệp vụ xuất nhập, trình tự hoạch toán,
người lậ
p trình có thể đưa ra những chương trình phần mềm về kỹ thuật
nhằm thu thập tài liệu, xử lý thông tin, đáp ứng những yêu cầu cần thiết của
nhà quản lý.
Quá trình quản lý xuất nhập vật tư thiết bị bằng máy vi tính, người
quản lý chỉ cần chuẩn bị các điều kiện về máy tính, khi nhập dữ liệu vào
máy tính, máy tính sẽ tự động tổng hợp các thông tin như
: Lượng tồn kho,
tình hình xuất nhập vật tư thiết bị, phải thu của khách, phải trả cho nhà
cung cấp…, theo yêu cầu của người sử dụng.



Quản lý vật tư, thiết bị

24

Sơ đồ trình tự quản lý xuất,nhập vật tư thiết bị bằng máy vi tính:

4.2.Phân tích hệ thống quản lý vật tư .
4.2.1.Phát biểu bài toán:
Trung Tâm phát triển công nghệ thông tin kinh doanh nhiều mặt hàng
khác nhau như: Các thiết bị về máy tính, máy in, thiết bị điện tử…Các mặt
hàng này được nhập từ nhiều nhà cung cấp khác nhau. Mỗi lần nhập hàng
bộ phận nhập hàng của Trung Tâm sẽ lập đơn mua hàng dựa trên báo giá
của nhà cung cấp và số lượng hàng còn lại trong kho rồi gửi đơn mua hàng
đến nhà cung cấp. Khi nhận được hoá đơn giao hàng của nhà cung cấp thì
viết phi
ếu nhập kho để nhập hàng vào kho đồng thời thanh toán với nhà
cung cấp thông qua hoá đơn.
Dữ liệu đầu vào:
Các hoá đơn nhập, xuất
Các thôn
g
tin
y
êu cầu.
Khai b¸o yªu cÇu vÒ
th«ng tin ®Çu ra.

Máy tính xử lý
thông tin đưa số
li
ệ
u đầu ra.
Dữ liệu đầu ra:
Các báo cáo mà người sử

d
ụ
n
g

y
êu cầu.