Bài giảng Mô tả tài liệu thư viện (Ngành Thư viện)

UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH LÀO CAI
TRƯỜNG CAO ĐẲNG CỘNG ĐỒNG

BÀI GIẢNG
MÔN HỌC: MÔ TẢ TÀI LIỆU THƯ VIỆN
NGHỀ: THƯ VIỆN
(Áp dụng cho Trình độ trung cấp)

LƯU HÀNH NỘI BỘ
NĂM..................



MỤC LỤC
Mục lục ........................................................................................................................................... 2
Chương 1: Những vấn đề chung về biên mục mô tả .................................................................. 3
1. Khái niệm chung về biên mục mô tả .............................................................................................
2. Yêu cầu và quy định chung .......................................................................................................... 4
3. Cơ sở của biên mục mô tả ........................................................................................................... 8
4. Lịch sử biên mục mô tả, phân loại biên mục mô tả ................................................................... 12
Chương 2: Quy tắc biên mục Anh – Mỹ (AACR2) ......................................................................
1. Hoàn cảnh ra đời, mục đích, ý nghĩa .............................................................................................
2. Nội dung của AACR2 ....................................................................................................................
Chương 3: Điểm truy cập thông tin và khổ mẫu MARC 21 .......................................................
1. Quy tắc mô tả chung .....................................................................................................................
2. Cách thức trình bày điểm truy cập thơng tin .................................................................................
3. Khổ mẫu MARC 21 . .....................................................................................................................
Chương 4: Phương pháp mô tả các loại hình tài liệu ...................................................................
1. Phương pháp mơ tả sách ...............................................................................................................
2. Mô tả bổ sung .................................................................................................................................
3. Mô tả xuất bản phẩm tiếp tục ........................................................................................................

4. Mơ tả trích (mơ tả phân tích)..........................................................................................................
5. Mơ tả một số loại hình tài liệu khác .............................................................................................


NỘI DUNG CHI TIẾT CỦA CỦA TÀI LIỆU GIẢNG DẠY
BÀI GIẢNG MƠN HỌC
Mơ tả tài liệu
Mục tiêu mơn học:
- Về kiến thức: Giúp học sinh xác định vai trò, chức năng của thông tin thư mục
trong xã hội và thực hành được hoạt động thông tin thư mục.
- Về kỹ năng: Giúp học sinh nắm được những lý luận cơ bản của thư mục học;
Hiểu được đặc điểm, chức năng của thông tin thư mục.
- Về năng lực tự chủ và trách nhiệm: Có thể tổ chức hoạt động thơng tin thư
mục trong các loại thư viện khác nhau.
Nội dung:
CHUƠNG 1
NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ BIÊN MỤC MÔ TẢ
1. Khái niệm chung về biên mục mô tả
1.1. Khái niệm
* Khái niệm biên mục tài liệu
Mục tiêu của công tác biên mục:
- Tìm kiếm nguồn thơng tin nhanh chóng, thuận tiện.
- Tổ chức, sắp xếp tài liệu trong kho và thông tin trên máy tính điện tử.
- Xây dựng các sản phẩm và dịch vụ thông tin.
- Trao đổi nguồn thông tin.
- Hỗ trợ lưu trữ và bảo quản nguồn thông tin.
Biên mục gồm hai loại:
- Biên mục mô tả (xử lý hình thức): áp dụng các chuẩn quy tắc biên mục theo
tiêu chuẩn quốc tế để đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu biên mục.
- Biên mục đề mục (xử lý nội dung): xác định tiêu đề đề mục và ký hiệu phân

loại để sắp xếp tài liệu, tạo điểm truy cập về nội dung.
Biên mục tài liệu là tồn bộ các cơng đoạn có liên quan đến việc tổ chức cơng
cụ tra cứu và tìm kiếm thơng tin, bao gồm các công đoạn từ mô tả thư mục, định chủ
đề, phân loại và kiểm sốt tính thống nhất.
Kiểm sốt tính thống nhất là q trình đảm bảo sự nhất quán trong khi diễn đạt
một điểm truy nhập, cho thấy mối quan hệ giữa các tên người, tên tác phẩm hay các
chủ đề dựa theo các quy tắc mô tả hay khung đề mục, từ điển, từ chuẩn có kiểm sốt
hay tệp quy định tính thống nhất.
Việc kiểm sốt tính thống nhất được tiến hành trong cả hai giai đoạn biên mục
mô tả và biên mục đề mục (định chủ đề, phân loại). Nghĩa là trong quá trình thiết lập
điểm truy cập chính và điểm truy cập bổ sung đều phải được tiến hành theo một quy
tắc, một tiêu chuẩn chung, thống nhất.
Mục đích cuối cùng của cơng tác biên mục tài liệu là tạo điều kiện cho độc giả
tìm kiếm tài liệu trong thư viện thơng qua việc dùng thẻ thư mục (phiếu mục lục) hay
qua mục lục truy cập công cộng trực tuyến (OPAC – Online Public Access Catalog).
* Khái niệm biên mục mô tả tài liệu


Mô tả là khâu công tác kỹ thuật cơ bản giúp xác định được đặc tính của tài liệu
về nội dung, cơng dụng và hình thức. Mơ tả là cơ sở chính để tổ chức các loại hình
mục lục thư viện, là một trong những hệ thống tra cứu truyền thống.
Mục đích của mơ tả tài liệu:
- Giúp bạn đọc, người dùng tin có được khái niệm về tài liệu và nhanh chóng,
dễ dàng tìm được tài liệu ấy trong hệ thống tìm tin truyền thống nếu biết một số thông
tin tác giả, nhan đề, chủ đề.
- Phiếu mô tả cho biết thư viện hiện đang có những tài liệu nào đó và thuộc lần
xuất bản nào.
- Theo Từ điển tiếng Việt – 1997: “Mô tả là dùng ngôn ngữ hoặc màu sắc,
đường nét, nhạc điệu, … để cho người khác hình dung được các sự vật hoặc hình
dáng, tâm trạng của con người trong khung cảnh nào đó”.

- Trong Thư viện học: “Mô tả tài liệu là việc lựa chọn những dẫn liệu đặc trưng
của một tài liệu, trình bày chúng theo những quy tắc nhất định giúp bạn đọc có khái
niệm về tài liệu trước khi được tiếp xúc trực tiếp với tài liệu đó”.
Biên mục mơ tả là việc lựa chọn những dữ liệu đặc trưng về hình thức của một
tài liệu và trình bày chúng theo một quy tắc nhất định, giúp bạn đọc có khái niệm cụ
thể về từng tài liệu trước khi tiếp xúc trực tiếp với tài liệu đó.
Nói khác, biên mục mơ tả là một cơng đoạn trong q trình biên mục tài liệu, là
việc ghi lại một cách đầy đủ, ngắn gọn những thơng tin cơ bản về tài liệu, trình bày
những thông tin ấy theo một quy tắc nhất định, nhằm giúp bạn đọc tìm kiếm tài liệu 1
cách nhanh chóng, dễ dàng qua các hệ thống tìm tin truyền thống và hiện đại.
1.2. Chức năng
- Chức năng nhận dạng (thông tin): đưa ra những thông tin về tác giả, tên tài
liệu, hình thức, cơng dụng; thơng tin về lần xuất bản và việc xuất hiện của tài liệu này
hay tài liệu khác trong thư viện.
- Chức năng tìm tin: qua các thông tin cơ bản của mô tả tài liệu, người dùng tin
xác định được những tài liệu cần thiết dựa trên những dấu hiệu xác định; bạn đọc có
thể phát hiện dược trong kho của thư viện có bao nhiêu tác phẩm của một tác giả, chủ
đề nào đó thuộc lĩnh vực khoa học nào đó.
- Chức năng tập hợp: phiếu mô tả của những tài liệu giống nhau hoặc có liên
quan về 1 lĩnh vực nào đó được tập hợp một chỗ.
- Chức năng đánh giá (chọn lọc): Thông tin trong mô tả cho biết giá trị của tài
liệu: cũ hay mới, cho biết lần xuất bản mới nhất của cùng 1 tài liệu, những tài liệu
cùng 1 nội dung nhưng do tác giả khác nhau viết, nhà xuất bản khác nhau, số trang
khác nhau, … cho phép người dùng tin chọn lựa được những tài liệu tốt nhất và phù
hợp nhất.
1.3. Nhiệm vụ
- Đưa những thông tin cơ bản, đặc trưng về hình thức của tài liệu:
+ Thực hiện nhiệm vụ tuyên truyền, giới thiệu, tổ chức và hướng dẫn bạn đọc
một cách tích cực nhất.
+ Giúp bạn đọc tìm hiểu rõ vốn tài liệu của thư viện hoặc cơ quan thông tin.

- Lựa chọn và thiết lập các tiêu đề mô tả theo tác giả (cá nhân, tập thể) hoặc
theo nhan đề tài liệu.


- Được sử dụng trong nhiều công tác khác: Bổ sung, đăng ký cá biệt, xây dựng
mục mục, biên soạn thư mục, xây dựng cơ sở dữ liệu (biên mục tự động), …
1.4. Ý nghĩa, tác dụng của biên mục mô tả
- Là cơ sở, công cụ để tổ chức bộ máy tra cứu truyền thống và hiện đại:
+ Bộ máy tra cứu truyền thống: hệ thống mục lục (mục lục chữ cái, mục lục
phân loại, mục lục chủ đề).
+ Bộ máy tra cứu hiện đại: tra cứu qua mục lục truy nhập công cộng trực tuyến
(OPAC) hoặc tra cứu trực tiếp qua các cơ sở dữ liệu.
- Là điều kiện để trao đổi dữ liệu thư mục giữa các thư viện với nhau.
- Cung cấp các điểm tiếp cận thơng tin, giúp bạn đọc tìm kiếm, lựa chọn tài liệu
một cách nhanh chóng, chính xác và hiệu quả.
2. u cầu và quy định chung của biên mục mô tả
2.1. Yêu cầu
- Trực diện: Khi tiến hành mô tả, tài liệu phải có trước mặt người làm cơng tác
biên mục, tuyệt đối không được mô tả thông qua một nguồn gián tiếp nào. Thông tin
đưa vào các yếu tố mô tả được lấy ngay bản thân tài liệu đó. Đây là cơ sở để thực hiện
các yêu cầu mô tả khác.
- Chính xác: Những thơng tin, dữ liệu đưa vào mơ tả phải đúng như nó được
trình bày trên tài liệu đặc biệt là trên trang tên của tài liệu.
Trang tên tài liệu là nơi ghi đầy đủ và chính xác nhất các yếu tố mô tả.
Trang tên tài liệu là căn cứ chủ yếu để xác định các yếu tố mô tả chứ không
phải là căn cứ duy nhất. Ngồi trang tên tài liệu cịn có bìa, trang tên sách phụ, các
phần phụ khác và thông tin từ nguồn ngồi ấn phẩm.
Nếu thơng tin đưa từ bên ngồi vào mơ tả thì phải đặt trong dấu ngoặc vng [].
VD: [TP. Hồ Chí Minh] : Văn hóa Văn nghệ TP. Hồ Chí Minh
- Đầy đủ: Phải chọn và đưa vào những thơng tin mà có thể phản ánh đầy đủ nội

dung, hình thức của tài liệu (đặc điểm tồn diện của tài liệu). Tuy nhiên, yêu cầu này
chỉ mang tính chất tương đối.
VD: Khi tên tác giả là 1 phần của tên sách, mơ tả nhan đề tài liệu có tên tác
giả, phần thông tin trách nhiệm không cần nhắc lại nữa: Tranh Bùi Xuân Phái.
- Thống nhất (cùng kiểu): Thành phần các yếu tố mơ tả và cách trình bày các
yếu tố đó trên phiếu phải ln theo đúng các quy tắc đã quy định. Do đó, một tài liệu
luôn được mô tả giống nhau trong các mục lục và các bản thư mục khác nhau.
VD: Nguyễn Ái Quốc, Nguyễn Tất Thành, Hồ Chí Minh, Trần Lực, … Tiêu đề
thống nhất là Hồ Chí Minh.
Sự thống nhất cịn thể hiện ở những chữ viết tắt cũng phải theo quy định.
- Ngắn gọn: Một số yếu tố được phép viết tắt, một số thơng tin có thể được lược
bỏ tạo điều kiện cho bạn đọc dễ dàng trong sử dụng.
VD: Thành phố Hồ Chí Minh: Tp. Hồ Chí Minh.
- Rõ ràng: Các yếu tố mô tả phải đảm bảo cho bạn đọc hiểu đúng về từng tài
liệu được giới thiệu. Không được lạm dụng quá nhiều yếu tố viết tắt ngoài quy định và
hạn chế bổ sung thêm yếu tố bên ngoài ấn phẩm.
2.2. Quy định


* Về phiếu mơ tả: Có khn khổ thống nhất quốc tế:
+ Chiều dài 12.5 cm, chiều rộng 7.5 cm,
+ Trên phiếu có hai vạch kẻ dọc, vạch thứ nhất cách mép trái 2.5 cm, vạch thứ
hai cách vạch thứ nhất 1 cm,
+ Trên phiếu có từ 8 – 10 dòng kẻ ngang, dòng đầu tiên cách mép trên 1.5 cm,
+ Từ mép dưới của phiếu lên 0.5 cm ở chính giữa có một lỗ trịn nhỏ đường
kính 0.7 cm để cho một thanh suốt bằng kim loại qua đó, giữ cho tờ phiếu trong ô kéo
không bị đảo lộn.
2.5 cm
1 cm
12.5 cm

1.5 cm

7.5 cm

Lưu ý:
- Các đường kẻ trên phiếu được kẻ bằng bút chì, hoặc kẻ mờ để đảm bảo thẩm
mỹ trên phiếu mô tả.
- Việc đưa vào các dịng kẻ ngang, dọc vào phiếu mơ tả nhằm mục đích thống
nhất vị trí ghi các yếu tố mơ tả và thống nhất về hình thức trong việc tổ chức, sắp xếp
tủ phiếu mục lục. Tuy nhiên thực tế cho thấy, việc sử dụng các dòng kẻ trên phiếu chỉ
mang tính tương đối, vì:
+ Phần lớn chỉ áp dụng với công tác mô tả thủ công, truyền thống, thậm chí có
thể khơng sử dụng dịng kẻ này nếu việc mô tả vẫn đảm bảo đúng quy định về vị trí
mơ tả của từng yếu tố.
+ Khơng sử dụng trong các thư viện hiện đại vì tại các thư viện hiện đại, việc
tìm kiếm thơng tin được tiến hành trực tiếp thông qua mục lục truy cập công cộng trực
tuyến OPAC, khơng tìm qua tủ mục lục.
+ Trong các thư viện bán tự động hóa, rất ít sử dụng phiếu này vì các phiếu mơ
tả được in trực tiếp từ máy tính. Khi đó, các phiếu mơ tả được in ra cũng phải tuân
theo những quy định về vị trí các vùng, các yếu tố mô tả và hệ thống dấu ký hiệu ngăn
cách.
* Về ngôn ngữ mô tả: Tài liệu được xuất bản bằng tiếng nước nào thì mơ tả
bằng ngơn ngữ của nước đó. Khi mơ tả cần lưu ý:
- Nếu tài liệu có ngơn ngữ ở chính văn khác ngôn ngữ ở trang tên sách thi khi
mô tả ta mô tả bằng ngôn ngữ ở trang tên sách, ngơn ngữ chính văn ghi trong phần phụ
chú.


- Nếu trang tên sách ghi bằng nhiều ngôn ngữ, trong đó có một ngơn ngữ được
ghi bằng ngơn ngữ của nước đang tiến hành mơ tả thì mơ tả theo ngơn ngữ của nước

đó, yếu tố phụ chú sẽ được trình bày thơng tin như tên sách được thể hiện trên tài liệu.
- Nếu trang tên sách gồm nhiều tên sách viết bằng nhiều ngơn ngữ khác trong
đó khơng có tiếng Việt và khơng giống ngơn ngữ chính văn thì mơ tả tên sách theo
ngơn ngữ đầu tiên.
- Nếu trang tên sách có những thứ tiếng khơng thơng dụng như Lào,
Campuchia, …thì dịch ra tiếng nước tiến hành mơ tả (tiếng Việt) và sau đó tiến hành
mơ tả.
- Tài liệu bằng tiếng dân tộc ít người thì ghi số trang bằng tiếng Việt (tr.).
- Nếu chính văn tài liệu được ghi bằng 1 ngôn ngữ, vùng chi tiết xuất bản được
ghi bằng ngơn ngữ khác thì mơ tả bằng ngơn ngữ của chi tiết xuất bản. VD: Chính văn
viết bằng tiếng Việt, vùng chi tiết xuất bản được ghi bằng tiếng Anh thì mơ tả bằng
tiếng Anh, sau đó ghi phụ chú về ngơn ngữ chính văn.
- Chuyển tả những ký hiệu bằng ngôn ngữ của người biên mục, để trong ngoặc
vng. Ghi phụ chú giải thích thêm nếu thấy cần thiết.
- Ghi giải thích cho dữ liệu mơ tả bằng ngôn ngữ và chữ viết của dữ liệu khác
trong vùng: giải thích chữ viết tắt chỉ định, giải thích về định danh tài liệu, giải thích
thêm về nơi xuất bản nếu nơi xuất bản được viết dưới nhiều hình thức khác nhau hoặc
được viết tắt nơi xuất bản phỏng đốn, thơng tin về chức năng của nhà xuất bản, phát
hành.
* Về chính tả và kiểu chữ:
- Quy định viết hoa:
+ Từ đầu tiên của các yếu tố (ngoại trừ yếu tố số trang và minh họa).
+ Các danh từ riêng:
Tên người: viết hoa chữ cái đầu của tất cả các âm tiết. VD: Hồ Chí Minh.
Tên địa lý: viết hoa chữ cái đầu của tất cả các âm tiết. VD: Hà Nội.
Tên dân tộc: viết hoa chữ cái đầu của tất cả các âm tiết. VD: Khơ Me.
Tên cơ quan, tổ chức, đoàn thể: viết hoa chữ cái đầu của âm tiết đầu tiên
và các âm tiết đầu tiên của các bộ phận tạo thành tên riêng. VD: Bộ Văn hóa, Thể thao
và Du lịch.
- Về chính tả:

+ Chữ số ở nhan đề được mơ tả như trình bày trên tài liệu.
+ Mô tả bằng số Ả Rập: lần xuất bản, năm xuất bản và số tập.
- Chữ viết tắt:
+ Chỉ được phép viết tắt ở 1 số các yếu tố đã quy định.
VD: Số trang: tr.;
Tập: T. (t.), Vol, No;
Quyển: Q. (q.);
Phần: Ph.;
Chương: Ch.; Nhà xuất bản: Nxb.;
Thành phố Hồ Chí Minh: TP. Hồ Chí Minh
- Kiểu chữ: chữ kỹ thuật.


* Vị trí ghi các ký hiệu trên phiếu mơ tả
- Với các thư viện truyền thống: Mặt phải phiếu thường ghi 3 loại ký hiệu:
+ Ký hiệu xếp mục lục: ghi ở góc dưới bên trái của phiếu mơ tả.
VD: 005.13 (xếp mục lục theo ký hiệu phân loại)
+ Ký hiệu đầy đủ: ghi ở góc dưới bên phải của phiếu mô tả.
VD: Vv1596 – 99/ 2005 (M).
+ Ký hiệu xếp giá: ghi ở góc trên, bên trái của phiếu mô tả. Ký hiệu xếp giá là
ký hiệu để xác định vị trí của tài liệu trên giá.
Sơ đồ ghi các ký hiệu trên phiếu mô tả
KHPL

KHPL
KH XG

KHXG

Ký hiệu xếp giá gồm 2 loại:

+ Ký hiệu
thuộc
Ế xếp giá theo hình thức của tài liệu:
KH tùy
ĐẦY
ĐỦ vào từng thư viện, ký
hiệu xếp giá có thể là số đăng ký cá biệt, hoặc số đăng ký cá biệt kết hợp với ngôn
ngữ, năm xuất bản của tài liệu. VD: Vn 2704
+ Ký hiệu xếp giá theo nội dung của tài liệu: đó là ký hiệu phân loại của tài liệu,
hoặc ký hiệu phân loại kết hợp với mã tác giả (hoặc chỉ số Cutter). Hiện nay, ký hiệu
xếp giá căn cứ vào nội dung của tài liệu được nhiều thư viện sử dụng. Đây chính là căn
cứ duy nhất để sắp xếp tài liệu trong kho mở.
Thành phần của ký hiệu xếp giá bao gồm hai yếu tố:
ĐẠI HỌC THÁI
+ Tử số là ký hiệu phân loại.
NGUYÊN
+ Dưới mẫu số là mã tác giả.
Ví dụ:
TRUNG TÂM HỌC LIỆU
Mặt trái của phiếu (mặt sau):
+ Khoảng giữa ghi các phiếu mô tả bổ sung.
VD: Ghi bổ sung cho tác giả kế tiếp hoặc bổ sung tên sách.
+ Góc dưới bên trái ghi số ĐKCB của tài liệu và bộ phận đang lưu giữ nó.
VD: Vv 10521 – 30 M
Với các thư viện hiện đại: phiếu mơ tả khơng phải là cơng cụ tìm tin của bạn
đọc do vậy hầu hết các thư viện hiện đại không thấy sự xuất hiện của các hộp phiếu
mục lục. Cơ sở dữ liệu và công cụ tra cứu trực tuyến OPAC mới là cơng cụ tìm kiếm
thơng tin của người dùng tin.
3. Cơ sở của biên mục mô tả (các nguồn lấy thông tin)

Biên mục mô tả phải theo nguyên tắc trực diện. Nguồn lấy thơng tin để mơ tả
tài liệu có sự khác nhau tùy thuộc vào từng loại hình tài liệu.
- Đối với sách, trang tên sách được coi là cơ sở chính để mơ tả tài liệu.
- Đối với báo, tạp chí và các ấn phẩm đặc biệt, mơ tả căn cứ vào phần tiêu đề
trước chính văn và những nơi tập trung các chi tiết ấn loát và xuất bản.
- Đối với các CSDL hay tệp tin (File) trong máy tính thì nguồn cung cấp thơng
tin là trang nhan đề hiển thị trên màn hình máy tính hay trên các tài liệu kèm theo.
3.1. Nguồn tin một phần (sách đơn)
VÙNG MÔ TẢ

NGUỒN LẤY THÔNG TIN

Nhan đề và TT trách nhiệm

Trang nhan đề

Lần xuất bản

Trang nhan đề, các trang đầu sách khác, lời ghi cuối
sách

Xuất bản, phát hành

Trang nhan đề, các trang đầu sách khác, lời ghi cuối
sách

Mô tả vật lý

Toàn bộ xuất bản phẩm

Tùng thư

Trang nhan đề tùng thư, trang tên sách, trang bìa, phần
cịn lại của xuất bản phẩm

Phụ chú

Bất kỳ nguồn nào

Số tiêu chuẩn và đk thu thập

Bất kỳ nguồn nào

- Nguồn lấy thơng tin bên ngồi được đặt trong dấu ngoặc vuông [ ].
* Nguồn tin nhiều phần (sách bộ, sách tập)
- Cơ sở của mô tả là phần đầu tiên hoặc phần được thu thập sớm nhất.
- Nếu các phần được đánh số thứ tự thì cơ sở của mơ tả là phần đánh số thứ tự
thấp nhất.
- Nếu chuyên khảo không được đánh số thứ tự thì lựa chọn phần được xuất bản
sớm nhất.
4 nguồn cung cấp thông tin cho mô tả là:
3.1.1. Trang tên sách
Nằm ngay sau bìa sách, cung cấp 1 cách tương đối đầy đủ những thông tin đưa
vào mô tả:
- Tác giả cá nhân hay tác giả tập thể.
- Nhan đề tài liệu.
- Công dụng của sách.
- Tên những người cộng tác.
- Thông tin về lần xuất bản.

- Nơi xuất bản, nhà xuất bản, năm xuất bản.
- Tên bộ tùng thư.
Thơng thường, mỗi cuốn sách đề phải có trang tên sách chính. Trường hợp tài
liệu (hoặc những tài liệu mỏng) khơng có trang tên sách mà chỉ có bìa và phần chính


văn. Khi đó, ta mơ tả tài liệu căn cứ vào bìa sách có kết hợp với tiêu đề trước chính
văn.
Loại có 2 trang tên sách: ngồi trang tên sách chính cịn có:
- Trang tên song song: có trang tên sách ở cả bên phải và trái, cả hai đều là căn
cứ để tiến hành mô tả. Thường là sách xuất bản bằng 2 thứ tiếng, sách tái bản và sách
dịch. Với những tài liệu có trang tên sách song song, khi mô tả, ta căn cứ vào trang
sách bên phải, trang bên trái ghi vào phần tên sách song song hoặc phần phụ chú.
- Trang tên sách mở rộng: trên cả 2 trang đều có những thơng tin cần thiết về
cuốn sách. Khi mô tả lấy thông tin ở cả hai trang.
- Trang tên sách chung và trang tên sách riêng: thường gặp trong sách nhiều tập (bộ)
hoặc các ấn phẩm xuất bản tiếp tục. Trang bên trái là trang tên sách chung, ở đó có những thơng
tin về tồn bộ cuốn sách hay thơng tin về cả bộ sách. Trang bên phải gọi là trang tên sách riêng,
ở đó có những thơng tin về một tập, một phần nhất định nào đó của cuốn sách.
- Trang tên sách sóng đơi: tên sách và chính văn in bằng 1 thứ tiếng còn trang
bên kia tên sách được in bằng nhiều thứ tiếng khác nhau (giải quyết giống trường hợp
trang tên sách song song).
- Trang tên của bộ tùng thư có dạng: trang bên trái là trang tên tùng thư và trang
bên phải là trang tên riêng của ấn phẩm.
3.1.2. Các phần phụ
- Bìa sách: vỏ bọc bên ngồi của cuốn sách. Đây là nơi bảo vệ phần chính văn
của tài liệu và do cách trình bày của họa sĩ nhằm tạo sự chú ý cho người đọc và trong 1
chừng mực nhất định, bìa sách thể hiện được phần nào nội dung tài liệu.
- Trang tên sách phụ, nếu có sẽ đặt sau bìa sách, ghi tên của sách.
- Phần ghi ấn loát: thường ghi trang cuối cùng của cuốn sách, cũng có trường

hợp ghi sau trang tên sách. Phần này thường thi ghi giấy phép xuất bản, năm bản
quyền, nộp lưu chiểu, tên nhà in, số lượng bản, khổ sách, người biên tập, người chịu
trách nhiệm xuất bản.
3.1.3. Phần còn lại của ấn phẩm
- Dẫn giải của nhà xuất bản: bạn đọc có thêm thơng tin về nội dung, cơng dụng
và đơi khi có những thơng tin về tác giả của ấn phẩm.
- Lời tựa, lời giới thiệu: giới thiệu về nội dung cơ bản, ý nghĩa, tầm quan trọng
và cách giải quyết vấn đề được nêu ra, đồng thời cũng giới thiệu những người tham gia
sáng tạo tác phẩm.
- Mục lục: giới thiệu toàn bộ nội dung cuốn sách, mục lục có thể nằm trước
hoặc sau phần chính văn.
- Phần chính văn: Nếu trong q trình biên mục, các yếu tố nhan đề của tài liệu,
lời giới thiệu và cả phần mục lục cũng không khái quát được nội dung chính của tài
liêu thì bắt buộc người cán bộ biên mục phải đọc phần chính văn của tài liệu.
3.1.4. Nguồn thơng tin bên ngồi của ấn phẩm
- Khơng nằm trong cuốn sách, có thể tìm được thơng tin về tài liệu qua cách
sách tra cứu hay qua các từ điển.
- Sử dụng nguồn ngoài ấn phẩm trong trường hợp bản thân tài liệu không cung
cấp đủ thông tin cần thiết, trong khi đó, người cán bộ mơ tả có hiểu biết, có kiến thức
về thơng tin đó hoặc có thể tra cứu thơng tin từ các nguồn cung cấp thông tin khác.


- Người cán bộ thư viện thêm vào cho rõ.
- Thơng tin bên ngồi ấn phẩm được để trong ngoặc vng. VD: [Hà Nội]
Lưu ý: Đối với sách tập thì cơ sở của bản mô tả là các nguồn lấy thông tin của
cả bộ sách.
3.2. Xuất bản phẩm nhiều kỳ
Cơ sở mô tả là số đầu tiên hoặc phần đầu tiên. Nếu thiếu những phần này thì cơ
sở mơ tả là phần thu thập sớm nhất.
Cụ thể nguồn lấy thông tin để biên mục:

VÙNG MÔ TẢ

NGUỒN LẤY THÔNG TIN

Nhan đề và thông tin trách Số, phần đầu tiên hoặc sớm nhất
nhiệm
Lần xuất bản

Số, phần đầu tiên hoặc sớm nhất

Số thứ tự

Số, phần đầu tiên hoặc cuối cùng

Xuất bản, phát hành

Số, phần đầu tiên hoặc sớm nhất hoặc cuối cùng

Mô tả vật lý

Tất cả các số hoặc phần

Tùng thư

Tất cả các số hoặc phần

Phụ chú

Tất cả các số, phần và nguồn khác

Số tiêu chuẩn và đk thu thập

Tất cả các số, phần và nguồn khác

3.3. Bản thảo (luận án, luận văn)
Nguồn lấy thơng tin chính cho bản thảo chính là bản thân bản thảo đó. Trong
bản thảo sử dụng thơng tin theo thứ tự ưu tiên sau:
Trang nhan đề
Lời ghi cuối bản thảo
Đầu đề, tiêu đề
Nội dung bản thảo
Nếu thông tin khơng có trong bản thân bản thảo đó thì lấy theo thứ tự ưu tiên
sau: Bản sao khác của chính bản thảo đó; Bản đã cơng bố của bản thảo đó; Nguồn
tham khảo; Nguồn khác.
Nguồn lấy thơng tin chính chỉ định cho từng vùng mô tả được liệt kê trong
bảng:
VÙNG MƠ TẢ

NGUỒN LẤY THƠNG TIN CHỈ ĐỊNH

Nhan đề và thơng tin trách Nguồn lấy thơng tin chính, các bản đã xuất bản của
nhiệm
bản thảo
Lần xuất bản

Nguồn lấy thơng tin chính, các bản đã xuất bản của
bản thảo

Thời gian

Nguồn lấy thông tin chính, các bản đã xuất bản của
bản thảo

Mơ tả vật lý

Mọi nguồn


Phụ chú

Mọi nguồn

3.4. Tài liệu bản đồ
Nguồn lấy thông tin chính là bản thân tài liệu bản đồ.
Nguồn lấy thơng tin bổ sung là các vật chứa như vỏ bọc, phong bì, hộp, khung
hay giá của bản đồ.
3.5. Tài liệu điện tử
Nguồn lấy thơng tin chính đối với nguồn tin điện tử là chính bản thân nguồn
này. Ngồi ra có thể lấy thông tin ở các nguồn khác: thông tin từ nhà xuất bản, nhà tạo
lập, các hộp đựng, vỏ đĩa, nhãn mác hoặc từ nguồn khác.
3.6. Tài liệu âm nhạc
- Nguồn lấy thơng tin chính là từ trang nhan đề.
- Nếu khơng có thơng tin từ nguồn lấy thơng tin chính thì lấy thơng tin từ các
nguồn khác như: phần đầu trang nhất, trang bìa, lời ghi cuối sách, các trang đầu sách
khác và các nguồn khác.
- Với mỗi vùng mơ tả thì nguồn lấy thơng tin chỉ định có thể là một trong những
nguồn nêu trên hoặc từ nhiều nguồn kết hợp.
4. Lịch sử biên mục mô tả và phân loại biên mục mô tả
4.1. Lịch sử biên mục mô tả
4.1. Công tác biên mục mô tả trên thế giới

4.1.1. Thời cổ đại
- Tài liệu xuất hiện từ thế kỷ XV – XVII trước công nguyên. Các tài liệu tìm
thấy được ghi lại dưới dạng: tấm đất sét, phiến đá, bức tường, da cừu, giấy papiruts.
- Kallimax – nhà bác học người Hy Lạp với cộng sự là Hermippus đã biên soạn
120 quyển thư mục của thư viện huyền thoại Alexandrie. Thư mục phản ánh những
thông tin: tên tác giả, những chữ đầu tiên của chính văn, … Nhiệm vụ chủ yếu là thực
hiện chức năng thống kê, đăng ký tài sản.
- Hệ thống mục lục thời cổ đại đã bị thất tán và hủy diệt bởi các cuộc xâm lăng
của La Mã và Thổ Nhĩ Kỳ.
4.1.2. Từ trung thế kỷ đến thế kỷ XX
Trước thế kỷ thứ V đến thế kỷ XI, khi nghề in chưa ra đời, công việc sao chép
sách chủ yếu là chép tay.
Mục lục thời kỳ này không phát triển và chỉ giữ vai trị của hồ sơ tài sản.
Mục lục khơng sắp xếp theo tiêu đề mô tả mà căn cứ vào mức độ quan trọng
của tài liệu, vị trí ưu tiên là sách về kinh thánh.
Hoàng đế Louis the Pious (814 – 840) đã ra lệnh cho các nhà thờ và tu viện
phải lập danh mục sách họ có.
Thế kỷ XV – XVII, số lượng tài liệu tăng nhanh chóng nhờ nghề in ra đời. Mô
tả thời kỳ này không chỉ có chức năng thống kê, đăng ký, bảo vệ sách mà cịn chức
năng tra cứu. Mơ tả chưa có những quy định thống nhất, khi thì bắt đầu bằng tên họ tác
giả, khi thì bắt đầu bằng tên sách.
Thế kỷ XIX – XX, cơng tác mơ tả có nhiều tiến bộ, nhiều quy tắc biên mục
được soạn thảo. Hệ thống mục lục trở thành cơng cụ tìm kiếm chính. Xuất hiện mục
lục liên hợp. Lần đầu tiên tác giả tập thể được đưa lên làm tiêu đề mô tả.


1913 xuất bản tài liệu “Các quy tắc và thực hành tổ chức mục lục cho các tác
phẩm có tác giả và khuyết danh”.
1940 – 1978 ở Liên Xô xuất bản bộ “Quy tắc thống nhất mô tả ấn phẩm cho
mục lục thư viện”.

Cuối thế kỷ XIX, nhu cầu thống nhất các quy tắc trên quy mô quốc gia xuất
hiện.
Đầu thế kỷ XX xuất hiện 2 bộ quy tắc mô tả: Quy tắc Biên mục Anh Mỹ (dành
cho các nước nói tiếng Anh) và Bản hướng dẫn Phổ (dành cho những nước nói tiếng
Đức).
* Quy tắc Anh - Mỹ = American Cataloguing Rules (1908): mô tả theo tác giả
và nhan đề. Lần đầu xuất bản năm 1967 với tên gọi chính thức: quy tắc biên mục Anh
- Mỹ, được sử dụng rộng rãi ở châu Mỹ, châu Âu và châu Á.
Ưu điểm:
- Đồng nhất tiêu đề mô tả (những tài liệu có tác giả bao giờ cũng mơ tả theo tên
tác giả).
- Thừa nhận cả 3 nguyên tắc mô tả (mô tả theo tác giả cá nhân, tác giả tập thể
và theo tên sách). Nếu mô tả theo tên sách thì mơ tả theo từ đầu tiên của tên sách.
- Lập tiêu đề hình thức cho xuất bản phẩm tơn giáo và luật pháp.
Hạn chế:
- Sử dụng tác giả tập thể quá rộng, đôi khi gây cản trở cho việc tìm tài liệu và
tốn nhiều cơng sức, tiền của.
- Quy tắc này chú ý đến hình thức bên ngồi của tài liệu mà coi nhẹ việc giới
thiệu nội dung.
* Bảng hướng dẫn Phổ (1899): Tên đầy đủ là “Hướng dẫn làm thư mục chữ cái
cho các thư viện Phổ” (Instruktionem Fur Die Alphabetischen Katalog der Prussischen
Bibliotheken).
- Tái bản năm 1909 có bổ sung, sửa chữa.
- Áp dụng ở nhiều nước, chủ yếu là Bắc Âu, Áo, Đan Mạch, Nauy, Ba Lan,
Tiệp, Thuỵ Điển, …
* Ưu điểm:
- Linh hoạt, ít yêu cầu bắt buộc.
- Đưa ra 1 quan điểm là phân biệt trong mô tả tuỳ theo tài liệu mà mô tả đầy đủ,
chi tiết (tài liệu nào hiếm và có giá trị khoa học cao thì mơ tả kỹ).
- Quy định rõ ràng giới hạn tác giả: chỉ những người sáng tác mới coi là tác giả.

Lập tiêu đề tên người ở dạng triển khai đầy đủ, do đó tránh được nhầm lẫn khi tra tìm
mục lục.
* Hạn chế:
- Phủ nhận nguyên tắc mô tả cho tác giả tập thể (dẫn đến kết quả trong mục lục,
các nhan đề chung chung, không tiêu biểu và đặc trưng như: báo, kỷ yếu, cơng trình
nghiên cứu khoa học, … tích tụ lại gây khó khăn cho tìm kiếm).
- Mơ tả theo tên sách thì theo từ chủ yếu (nghĩa là từ nào quan trọng thì đưa lên đầu).
* Quy tắc thống nhất của Liên Xô (1949): Quy tắc này chủ yếu dựa vào quy tắc
Anh - Mỹ.


+ Đưa ra mơ tả loại hình tài liệu của Liên bang Xô - Viết (sách, ấn phẩm định
kỳ, tùng thư, báo, tạp chí, các tồn tập, tuyển tập, tài liệu của Đảng và Nhà nước, các
tác phẩm của các dân tộc khác nhau, …).
+ Chú ý đến việc giới thiệu nội dung tài liệu, bỏ bớt chi tiết về hình thức khơng
cần thiết và nó xác định rõ ràng phạm vi tác giả tập thể.
+ Năm 1976, 1968 được biên soạn ra thành những tập tiêu chuẩn nhà nước về
mơ tả.
- Năm 1950, nhờ vai trị chủ đạo của Hiệp Hội thư viện quốc tế - IFLA
(International Federation of Liabrary Association and Institutions) và UNESCO, ý
tưởng về việc xây dựng một bộ quy tắc mang tính quốc tế được hình thành. http://
www.ifla.org.
- Năm 1961, IFLA tổ chức hội nghị quốc tế họp ở Paris về việc triển khai xây
dựng bộ biên mục quốc tế.
- Năm 1969, IFLA tổ chức hội nghị chuyên gia về biên mục ở Copenhagen –
thông qua nghị quyết về việc biên soạn Tiêu chuẩn quốc tế về mô tả thư mục International Standard Bibliographic Description = ISBD.
- Năm 1978, bộ quy tắc AACR được chỉnh lý và xuất bản dưới nhan đề “Anglo
American Cataloguing Rules, 2nd Edition (Quy tắc biên mục Anh – Mỹ, xuất bản lần 2,
viết tắt là AACR2).
4.1.3. Thế kỷ XXI

Năm 2005, tại Chicago, Ban Chỉ đạo biên soạn AACR đã quyết định cho ra đời
ấn bản mới có tên gọi là: Resourse Description Access (RDA), tạm dịch là mô tả truy
cập tài nguyên. RDA được thiết kế để dùng trong môi trường thư viện số (tài liệu điện
tử).
4.2. Công tác biên mục mô tả ở Việt Nam
- Biên mục mô tả xuất hiện vào thế kỷ XI, XII cùng với sự ra đời của các thư
viện. Mô tả lúc đầu rất đơn giản, chủ yếu là để bảo quản.
- Đáng kể nhất là thư viện Quốc Tử Giám (1078), thư viện có các sách kinh
điển về Nho giáo, về Triết học, Văn học, Lịch sử, Địa lý, Toán và Thiên văn bằng
tiếng Hán Nôm.
- Thế kỷ XVIII, XIX, xuất hiện hai bộ thư mục lớn:
“Nghệ Văn Chí” của Lê Q Đơn (1726 – 1784) được biên soạn năm 1749
nằm trong bộ sách “Đại Việt thơng sử ký”.
Phần lời nói đầu Nghệ Văn Chí, Lê Q Đơn nêu rõ phương pháp thu thập và
phản ánh tài liệu trong thư mục.
Phần mô tả giới thiệu tài liệu gồm các yếu tố: nhan đề, số quyển, năm biên
soạn, tình trạng bảo quản và ghi chú về tiểu sử tác giả.
“Văn Tịch Chí” của Phan Huy Chú biên soạn năm 1820 nằm trong bộ sách
“Lịch Triều Hiến Chương Loại Chí”
Phương pháp mơ tả và phân tích tài liệu cũng tương tự như Nghệ Văn Chí
nhưng Phan Huy Chú còn nêu thêm xuất xứ của tài liệu, phân tích bình luận và dẫn
giải nội dung chi tiết hơn.
Cách trình bày hai bản thư mục này chủ yếu mô tả theo tên ấn phẩm: cách mô
tả tỉ mỉ, chi tiết, rất chú ý đến việc giới thiệu nội dung.


- Năm 1954, sau hồ bình lập lại:
+ Quy tắc mô tả của thư viện Việt Nam chịu ảnh hưởng từ trường phái biên
mục Pháp.
+ Phiếu mô tả theo chiều thẳng đứng.

+ Kích thước to hơn, mỗi chiều to hơn 1 cm.
- Năm 1964, Thư viện Quốc gia Việt Bắt đầu biên soạn một tập quy tắc mơ tả
mang tính chất sơ khảo.
1. Tiêu đề mô tả
2. Tên ấn phẩm
3. Phụ đề tên sách
4. Chi tiết xuất bản
5. Đặc điểm số liệu
6. Thượng tiêu đề (tên tùng thư, cơ quan, tổ chức)
7. Phụ chú
8. Dẫn giải
- Năm 1973, quy tắc biên mục của các thư viện lớn của Việt Nam đều phân biệt
hai hình thức mơ tả:
+ Mơ tả theo tác giả
+ Mô tả theo nhan đề.
- Trước năm 1975, AACR thâm nhập vào miền Nam nước ta, nhiều thư viện đã
dịch và sử dụng AACR
- Năm 1976, quy tắc năm 1964 bắt đầu được xuất bản với tên gọi “Quy tắc mô
tả ấn phẩm dùng cho mục lục thư viện” (Trước đây có 8 yếu tố, nay chỉ cịn 7 yếu tố,
khơng cịn “Dẫn giải”, Thượng tiêu đề lùi vào 1 cm).
- Năm 1980. Thư viện quốc gia và một vài thư viện lớn đã bắt đầu nghiên cứu
quy tắc mô tả theo tiêu chuẩn quốc tế.
- Năm 1985 trở lại đây, quy tắc mô tả theo tiêu chuẩn quốc tế - ISBD được sử
dụng rộng rãi trong tất cả các thư viện toàn quốc.
- Năm 1997, ban hành quy tắc mô tả xuất bản phẩm tiếp tục.
- Năm 2002, dịch giả Lâm Thế Vĩnh, Phạm Thị Lệ Hương đã cho ra đời ấn bản
Việt ngữ của Bộ Quy tắc biên mục Anh – Mỹ rút gọn, 1988 (CAACR2 – Concise
Anglo American Cataloguing Rules, 2 nd Edition). Nhiều thư viện Việt Nam bắt đầu
chuyển sang áp dụng CAACR2 thay cho ISBD.
- Năm 2009, Trung tâm Thông tin Khoa học và Công nghệ quốc gia đã biên

dịch cho ra đời bản dịch tiếng Việt lần thứ nhất Quy tắc biên mục Anh – Mỹ
(AACR2).
Hiện nay AACR2 được áp dụng ở thư viện lớn, thư viện trường học.
4.2. Phân loại biên mục mô tả
4.2.1. Căn cứ vào đối tượng mô tả: 4 loại:
- Mô tả riêng (cá biệt): đối tượng là từng tài liệu cụ thể được xuất bản riêng biệt
hoặc là mô tả từng tập riêng của ấn phẩm nhiều tập.
- Mơ tả theo nhóm: từng nhóm tài liệu có nội dung cùng loại (các nội quy của xí
nghiệp, nhà máy, …), hình thức cùng kiểu (tờ rời, tập mỏng theo thứ tự năm xuất bản
đầu so với năm cuối), chỉ mô tả theo tên tác giả tập thể hay tên tài liệu.
- Mô tả tổng hợp: sách nhiều tập, ấn phẩm định kỳ và tùng thư (đặc biệt là tất cả
tập trung thể hiện phiếu có 2 phần).


+ Phần chung: phản ánh những dữ liệu thư mục chung cho cả bộ tài liệu, ấn
phẩm tiếp tục, tùng thư.
+ Phần riêng: liệt kê các tập, các số hiện có trong thư viện và các thơng tin chỉ
liên quan đến 1 tập, 1 số trong bộ đó (đặc biệt riêng của từng tập trong bộ sách).
- Mô tả phân tích: mơ tả 1 phần tài liệu. Đối tượng mơ tả phân tích là chương,
phần, mục trong 1 cuốn sách, từng bài trong báo, tạp chí.
4.2.2. Căn cứ vào nội dung: 2 loại
- Mô tả đầy đủ: giới thiệu tương đối đầy đủ chi tiết những thông tin cần thiết về
tài liệu để có thể phân biệt nó với tài liệu cùng loại (những thư viện có biên mục tập
trung – thư viện lớn).
- Mô tả rút gọn: chỉ mô tả 1 số yếu tố tối thiểu những thông tin cần nhất có thể
xác định được tài liệu. VD: thư viện phổ thông, thư viện thiếu nhi (thư viện nhỏ).
4.2.3. Căn cứ vào mục đích và cơng dụng: 2 loại:
- Mơ tả chính: là mơ tả bắt buộc cho mỗi tài liệu nhập vào thư viện, không phụ
thuộc vào số bản nhập. Mơ tả chính phản ánh đầy đủ những thông tin về tài liệu, làm
sáng rõ nội dung, công dụng của tài liệu.

- Mô tả phụ: là mô tả khơng bắt buộc, nó nhằm hỗ trợ phản ánh những khía
cạnh khác của tài liệu, bổ sung cho mơ tả chính: mơ tả bổ sung, mơ tả phân tích, mơ tả
tùng thư.
Mô tả bổ sung bao gồm: mô tả bổ sung cho tác giả, cá nhân và tập thể cùng
cộng tác, cho tên các nhân vật nổi tiếng; mô tả bổ sung cho tên sách; mơ tả phân tích
cho từng chương, phần trong một cuốn sách hoặc các bài viết trong báo, tạp chí; mơ tả
bổ sung cho tùng thư, tủ sách, ….
Mô tả phụ nhằm mở rộng các điểm tiếp cận thông tin cho bạn đọc như kho sách
và nội dung kho sách.


CHƯƠNG 2
QUY TẮC BIÊN MỤC ANH MỸ AACR2
1. Hoàn cảnh ra đời, mục đích, ý nghĩa
1.1. Hồn cảnh ra đời
- 1950-1960 cộng đồng thư viện các nước sử dụng tiếng Anh yêu cầu có một
chuẩn thư tịch để đáp ứng yêu cầu biên mục tập trung và chia sẻ thông tin trên phạm vi
tồn cầu.
- Trong bối cảnh đó, năm 1967 cộng đồng TV Anh-Mỹ đã hợp tác, biên soạn và
xuất bản một bộ qui tắc chung gọi tắt theo tiếng Anh là AACR (Anglo-American
Cataloguing Rules), còn gọi là AACR1 để phân biệt với AACR2 sau này. Tuy nhiên
trong giai đoạn đầu, quy tắc này mới được xuất bản riêng rẽ cho Bắc Mỹ.
- Năm 1978, Ủy ban chỉ đạo biên soạn AACR đã chỉnh lý và xuất bản dưới
nhan đề: Anglo-American Cataloguing Rules, 2nd Edition (Quy tắc biên mục Anh-Mỹ.
Xuất bản lần thứ 2, viết tắt : AACR2).
- AACR2 đã qua 4 lần cập nhật và chỉnh lý: 1999, 2001, 2002, 2004.
1.2. Mục đích, ý nghĩa
- AACR2 cung cấp một mẫu mô tả thống nhất cho tất cả các loại hình tư liệu.
- Giảm thời gian tìm kiếm tư liệu cho người sử dụng bằng cách cung cấp nhiều
điểm truy cập thông tin.

- Đặt nền tảng cho sự hợp tác biên mục trên phạm vi quốc gia và quốc tế.
- Tạo điều kiện cho việc trao đổi thông tin thư mục giữa các thư viện.
- Qui tắc AACR2 ra đời nhằm làm tăng các điểm tiếp cận thông tin cho người
dùng tin và tăng khả năng kiểm soát thư mục trên phạm vi toàn thế giới.
- AACR2 là một trong bốn công cụ quan trọng để tiến hành công tác chuẩn hóa
nghiệp vụ thư viện trên phạm vi tồn cầu (AACR2, MARC 21, DDC, LCSH).
2. Nội dung của AACR2
AACR2 gồm 19 chương, chia làm 2 phần:
+ Phần I, từ chương 1 đến chương 13: Mô tả thư mục. Quy định cách mơ tả các
loại hình tài liệu khác nhau dựa trên quy định của ISBD (Quy tắc mô tả thư mục theo
tiêu chuẩn Quốc tế). Phần từ chương 14 – 20: bảng phụ, bảng tra năm sinh, năm mất,
…
+ Phần II, từ chương 21 đến chương 26: Lựa chọn điểm truy cập.
- Trong AACR2 khơng có tiêu đề mơ tả. Tuy nhiên, ở Việt Nam và trên thế giới
các thư viện đều sử dụng tiêu đề mô tả và được viết ở dịng trên cùng trên phiếu mơ tả.
- AACR2 các yếu tố mô tả được sắp xếp thành 8 vùng lớn, trong các vùng lại có
nhiều yếu tố khác nhau, có yếu tố bắt buộc và có yếu tố khơng bắt buộc. Giữa các
vùng có hệ thống ký hiệu riêng, thống nhất ngăn cách. Trong các yếu tố của một vùng
cũng có quy định các ký hiệu thống nhất để xác định các yếu tố của vùng đó.
* Vùng: Là nơi tập hợp các yếu tố mô tả có gắn kết gần gũi, bổ sung cho nhau.
Các vùng được ngăn cách với nhau bởi một dấu ký hiệu quy ước “ · –”. Trong vùng có
thể có rất nhiều yếu tố mô tả, các yếu tố trong một vùng cũng được ngăn cách bởi một
dấu hiệu quy ước.
2.1. Các vùng và các yếu tố mô tả
AACR2 phân chia các yếu tố mô tả ra thành 8 vùng mô tả


2.1.1. Vùng 1: Nhan đề và thông tin trách nhiệm
- Là vùng đầu tiên trong chính văn mơ tả sau tiêu đề mơ tả chính.
- Chính văn mơ tả là phần chủ yếu của mô tả, chứa các yếu tố từ nhan đề tài liệu

đến hết vùng tùng thư.
- Vùng này ghi thông tin về tên của tài liệu, định danh tài liệu, tên sách song
song, thông tin bổ sung cho nhan đề của tài liệu (nếu có), thơng tin chi tiết về các tác
giả cá nhân, tác giả tập thể hoặc nhóm tác giả có tham gia vào việc tạo ra cuốn sách.
Nhan đề chính
= Nhan đề song song
: Thông tin bổ sung cho nhan đề
/ Thông tin về trách nhiệm (Tác giả chính ; Người cộng tác)
* Nhan đề
- Nhan đề chính
Là nhan đề thường được ghi đầu tiên hoặc trình bày nổi bật trên trang tên sách.
Nhan đề chính là nhan đề được viết bằng ngơn ngữ của chính văn tài liệu.
Nhan đề chính có thể là tên một tác phẩm riêng biệt hoặc tên chung của tập hợp
một số tác phẩm như: tuyển tập, toàn tập.
Nhan đề chính khơng được viết tắt.
- Định danh tài liệu tổng quát [GMD = General Material Designation]
Định danh tài liệu được đặt trong dấu ngoặc vuông [ ] ngay sau nhan đề chính.
ISBD trước đây khơng có phần “định danh tài liệu”.
Định danh tài liệu thông báo cho người dùng biết tài liệu ở dạng in ấn hay điện
tử, hay việc sử dụng tài liệu phải có thiết bị đi kèm như: máy tính, máy có ổ đĩa CD, sử
dụng đầu đọc...
Ví dụ: Đời sống động vật [ghi hình].
Kỹ thuật chăn nuôi gà [phim khoa học]
- Nhan đề song song
Là nhan đề được viết bằng ngôn ngữ khác không phải là ngơn ngữ của chính
văn tài liệu. Nhan đề song song được ghi ở trên trang tên sách chính hoặc trang tên
sách song song, hoặc trang đơi, hoặc ở bìa sách.v.v. Nhan đề song song được đưa vào
mô tả sau nhan đề chính, nối với nhan đề chính bởi dấu bằng “ =”.
Ví dụ: Luyện kỹ năng viết tiếng Anh = Effective writing
- Thông tin bổ sung cho tên sách

Là những thơng tin giải thích cho nhan đề chính, làm rõ thêm nội dung của tài
liệu, hoặc về hình thức cũng như thể loại của tài liệu. Một tài liệu có thể có một hoặc
nhiều thơng tin bổ sung cho nhan đề.
* Thông tin trách nhiệm
Là thông tin về tác giả chính và những người cùng tham gia góp cơng vào việc
xuất bản ra tài liệu.
Tác giả chính: Người chịu trách nhiệm chính viết ra tác phẩm.
Tác giả phụ hay những người đồng cộng tác: Những người có đóng góp cơng
sức vào việc hồn thành tác phẩm như: người dịch, người hiệu đính…


Thông tin trách nhiệm được viết ngăn cách với nhan đề chính, nhan đề song
song hoặc thơng tin bổ sung cho nhan đề (nếu có) bởi dấu gạch chéo “ / ”.
Ví dụ: Thơng tin học / Đồn Phan Tân
2.1.2. Vùng 2: Lần xuất bản
. – Thông tin về lần xuất bản
/ Thông tin về trách nhiệm liên quan đến lần xuất bản
Vùng này ghi những thông tin liên quan đến lần xuất bản hoặc tái bản của tài
liệu và những thông tin trách nhiệm liên quan đến lần xuất bản đó (nếu có).
Ví dụ: . - Tái bản lần thứ 2
Lưu ý: Tái bản khác với xuất bản (tái bản lần thứ nhất = xuất bản lần thứ hai).
2.1.3. Vùng 3: Chi tiết đặc thù loại tài liệu (loại xuất bản phẩm)
. - Bản đồ (Âm nhạc, Nguồn tin tiếp tục, Tài liệu vi hình, …)
Vùng chi tiết đặc thù được ngăn cách với vùng lần xuất bản bằng một dấu
chấm, cách, gạch ngang, cách. Được sử dụng trong mô tả bản đồ, tài liệu âm nhạc,
nguồn tin tiếp tục.
2.1.4. Vùng 4: Địa chỉ xuất bản
. – Nơi xuất bản ; Nơi xuất bản tiếp theo
: Nhà xuất bản
, Năm xuất bản

VD: . – Hà Nội : Hội Nhà văn, 2015
2.1.5. Vùng 5: Đặc trưng số lượng (Mô tả vật lý)
. - Khối lượng (Trang, cột, tờ)
: Minh hoạ
; Khổ cỡ
+ Tài liệu kèm theo
VD: 200 tr. : minh họa ; 19 cm. + 1 đĩa CD
2.1.6. Vùng 6: Tùng thư
. - Nhan đề chính của tùng thư
= Nhan đề song song của tùng thư
: Các thông tin bổ sung cho nhan đề của tùng thư (nếu có)
/ Thơng tin về trách nhiệm liên quan đến số phần, số tập của tùng thư
; Số tập
Số ISSN của tùng thư
. Nhan đề tùng thư cấp dưới
- Tùng thư là tập hợp xuất bản phẩm của những tác giả khác nhau, cùng chung
nhà xuất bản, có hình thức trình bày tương tự nhau, có nội dung liên quan đến một đề
tài rộng hay hẹp hoặc nhằm mục đích phục vụ cho một đối tượng bạn đọc nhất định.
Tùng thư được đặt trong ngặc đơn
Ví dụ: . – (Tủ sách nghiệp vụ thư viện); (Tủ sách thiếu nhi).
2.1.7. Vùng 7: Phụ chú


Thông tin làm sáng tỏ và bổ sung cho ấn phẩm về nội dung và hình thức. Ghi
chi tiết bổ sung thêm về đặc điểm của tác phẩm chưa được phản ánh trong phần chính
văn mơ tả (từ vùng 1 đến vùng 5)
Ví dụ: Tên sách nguyên bản: litter red riding hood
Đầu trang nhan đề ghi: Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch
2.1.8. Vùng 8: Số tiêu chuẩn và điều kiện thu thập
ISBN

: Giá tiền
, Số lượng in.
Ghi thông tin về số sách chuẩn quốc tế ISBN (International Standard Book
Number) hoặc số xuất bản phẩm nhiều kỳ ISSN (International Standard Serial
Number). Số tiêu chuẩn là một trong những dấu hiệu để nhận biết cuốn sách, tạp chí.
Ví dụ: ISSN 0008-8854
ISBN 5-0500123-4
Ghi điều kiện thu thập như: giá tiền, tặng, biếu…Ví dụ: 800 USD
Số tiêu chuẩn ngăn cách với điều kiện thu thập bởi dấu “ : ”.
VD: ISBN 5-0500123-4 : 19000 VND hoặc ISBN 8-0524123-4 : 1, 25 bảng
2.2. Hệ thống ký hiệu dùng trong mô tả
- Hệ thống ký hiệu: Là dấu ngăn cách quy định về vùng và yếu tố sử dụng trong
mô tả. Hệ thống dấu này giúp cho việc nhận dạng tài liệu một cách nhanh chóng, đơn
giản.
Các ký hiệu này được quy định đặt trước hay sau một vùng hoặc một yếu tố và
hệ thống ký hiệu này không gây ảnh hưởng đến dấu chính tả.
* Hệ thống các ký hiệu dùng cho các vùng: 4 dấu
. - đặt trước một vùng mới, ngăn cách các vùng nối tiếp nhau giữa các chi tiết
chú thích viết nối tiếp nhau. Được viết: Chấm, khoảng cách, gạch ngang, khoảng cách.
[ ] Thông tin lấy ở các nguồn khác, nguồn thơng tin này khơng có trong ấn
phẩm (lấy từ nguồn ngoài). Được viết: Khoảng cách trước và sau dấu ngoặc vng.
… Cịn có những chi tiết được lược bỏ thuộc một vùng nào đó. Được viết:
khoảng cách sau dấu ba chấm.
( ) Dùng cho tùng thư và với tư cách dấu chính tả. Dùng cho nơi in và nhà in
(nếu có). Được viết: Khoảng cách trước và sau dấu ngoặc đơn.
* Hệ thống ký hiệu dùng riêng cho các yếu tố: 8 ký hiệu
= đặt trước tên sách song song, tên tùng thư song song. Được viết: Khoảng cách
trước và sau dấu bằng. VD: Luật ngân sách nhà nước = Law on the state budget.
/ đặt trước khoảng ghi tác giả và những người cộng tác; trước thông tin trách
nhiệm của lần xuất bản; trước thông tin trách nhiệm của tùng thư. VD: Independent

television in Britain / Paul Bonuer, Lesley Aston.
: đặt trước chi tiết bổ sung cho tên sách hoặc thông tin liên quan đến nhan đề;
đặt trước tên nhà xuất bản (nhà in); đặt trước minh hoạ, giá tiền. Được viết khoảng
cách trước và sau dấu hai chấm. VD: Nếu cịn có ngày mai : Tiểu thuyết.
; để ngăn cách giữa các nhóm tác giả khác nhau; đặt giữa các nơi xuất bản khác
nhau; đặt giữa số trang hoặc minh hoạ với khổ sách; giữa tên tùng thư và số tập; giữa


những tên sách khác nhau trong một tập sách không có tên sách chung của một tác giả.
Được viết khoảng cách trước và sau dấu chấm phẩy. VD: / A.S.A. Gurevich ; Hoàng
Ngọc Hiến dịch.
. đặt giữa tên sách của nhiều tác giả trong một tập sách khơng có tên chung ;
ngăn cách tên tùng thư chính với tên tùng thư cấp dưới). Được viết khoảng cách sau
dấu chấm. VD: Tủ sách văn học nước ngoài. Văn học Pháp.
, để ngăn cách giữa tên nhà xuất bản và năm xuất bản; giữa các tác giả trong
cùng một nhóm. Được viết khoảng cách sau dấu phẩy. VD: / Trần Quốc Vượng, Tô
Ngọc Thanh, Nguyễn Văn A dịch. VD: Giáo dục, 1998.
+ đặt trước các tài liệu kèm theo ấn phẩm. Được viết: Khoảng cách trước và sau
dấu cộng. VD: 19 cm + tài liệu kèm theo.
“ ” dùng cho phụ chú tên tài liệu gốc của bản dịch.
(Theo ISBD, ta còn dùng ký hiệu // đặt trước thông tin về nguồn trích; ngăn
cách các thơng tin về nguồn trích và phần trích. Được viết: khoảng cách trước và sau
hai dấu gạch chéo song song. VD: Đỗ Ngọc // Nhân dân).
Sơ đồ mơ tả theo AACR2:

Tiêu đề mơ tả
Nhan đề chính [GMD] = Nhan đề song song : thông
tin
bổ sung cho nhan đề / Thông tin trách nhiệm. Lần xuất bản / Trách nhiệm lần xuất bản. – Nơi xuất bản
: Nhà xuất bản, năm xuất bản (Nơi in : Nhà in). - Khối

lượng (tổng số tập) : minh hoạ ; khổ cỡ + tài liệu kèm theo.
– (Nhan đề tùng thư = Nhan đề tùng thư song song :
Thông tin bổ sung / Thông tin trách nhiệm ; Số tập).
ụ

* Lưu ý khi sử dụng hệ thống
ố ký
ẩn hiệu
: điề
ệ
ậ
- Đối với mỗi vùng mơ tả thì dấu (. - ) đặt trước yếu tố thứ nhất. Nếu thiếu yếu
tố thứ nhất của vùng nào đó thì dấu (. - ) đặt trước yếu tố tiếp theo.
- Trước mỗi yếu tố mô tả đặt một dấu ngăn cách quy ước. Một yếu tố nào được
lặp lại hoặc bị loại bỏ thì cũng lặp lại hoặc loại bỏ dấu ngăn cách đặt trước nó. Phía
bên trong các yếu tố vẫn được sử dụng dấu chính tả.
- Khi phối hợp dấu chính tả với dấu ngăn cách quy định thì cùng một lúc có thể
dùng cả hai dấu. VD: Khi nào? : Những mẩu chuyện về lịch.
- Nếu một yếu tố kết thúc bằng cách viết rút gọn liền với dấu chấm mà dấu một
yếu tố kết thúc bằng cách viết rút gọn liền với dấu chấm mà dấu tiếp theo là dấu (. - )
thì bỏ một dấu chấm đi. VD: 5-e. –
* Nhận xét:
Có 8 vùng trên phiếu mơ tả, tuy nhiên với mỗi tài liệu cụ thể số lượng các vùng
mơ tả có thể thay đổi phụ thuộc vào các dữ liệu của tài liệu mô tả.
Các vùng không thể thiếu trên phiếu mơ tả đó là: Tiêu đề mơ tả; Vùng nhan đề
và thông tin trách nhiệm; Vùng xuất bản, phát hành; Vùng đặc trưng số lượng. Trong


những trường hợp đặc biệt như Tiêu đề mô tả chính là tên sách thì khi đó chỉ cịn lại 3
vùng mô tả.

Đối với mô tả thủ công, truyền thống: Tuân thủ tuyệt đối quy định về trật tự
ghi các vùng, các yếu tố mô tả và hệ thống các dấu ký hiệu phân cách.
Đối với thư viện đã được tin học hóa:
- Dữ liệu mơ tả được nhập vào các trường dữ liệu theo đúng quy định của MARC 21.
- Khơng cần quan tâm đến vị trí các vùng và các dấu ký hiệu ngăn cách.
- Trật tự các vùng, các yếu tố mô tả và hệ thống dấu ký hiệu được lập trình sẵn
theo đúng quy định.
- Dữ liệu mô tả luôn được hiển thị đúng quy định về trật tự các vùng, các yếu tố
mô tả và hệ thống các dấu ký hiệu ngăn cách trong các trường hợp xuất dữ liệu như: in
phiếu mô tả, hiển thị kết quả tìm kiếm.v.v.
Ví dụ:
Nhan đề tài liệu: Luyện kỹ năng viết tiếng Anh
Nhan đề song song: Effective writing
Tác giả: Jean Withrow; Nguyễn Thành Yến dịch và chú giải
Nhà xuất bản Trẻ, năm xuất bản 2006
Khối lượng: 133 trang, khổ giấy 20,5cm.
Withrow, Jean
Luyện kỹ năng viết tiếng Anh = Effective
writing / Jean Withrow ; Nguyễn Thành Yến dịch và
chú giải. - [Tp. Hồ Chí Minh] : Nxb. Trẻ, 2006. - 133
tr. ; 21 cm.

KHUÔN THỨC MARC 21 ĐƠN GIẢN

Nhãn
trường

Tên trường

Mã

Chỉ thị trường
con

Nội dung dữ liệu

041

Mã ngôn ngữ

1#

$a$h

$avie $heng

100

Tiêu đề mơ tả chính –
Tên tác giả cá nhân
(NR)

1#

$a$d

$a Withow, Jean $d 1940-


245

Nhan đề chính, [minh
xác về trách nhiệm]

10

$a Luyện kỹ năng viết tiếng
Anh= $b Effective writing /$c
$a$b$c
Jean Withow; Dịch và chú giải
Nguyễn Thành Yến

246

Hình thức khác của
nhan đề

11

$a

$a Effective writing

260

Nơi xuất bản, nhà xuất
bản, năm xuất bản

##

$a$b$c

$a[TP.Hồ Chí Minh] $b Nhà
xuất bản Trẻ $c 2006

300

Trường dành cho Mô tả
vật chất = Physical
##
description

$a$b$c $a 133 tr.

700

Tiêu để mô tả bổ sung –
1#
Tên tác giả cá nhân

$a$e

$a Nguyễn, Thành Yến $e dịch
và chú giải


CHUƠNG 3
ĐIỂM TRUY CẬP THÔNG TIN
KHỔ MẪU MARC 21
1. Điểm truy cập thông tin
1.1. Điểm truy cập thông tin và tiêu đề mô tả

1.1.1. Khái niệm điểm truy cập thông tin
Điểm truy cập thông tin là những dữ liệu mà căn cứ vào đó người dùng tin có
thể tìm được tài liệu thơng qua các cơng cụ tìm tin truyền thống hay hiện đại.
Điểm truy cập thơng tin có thể là tên cá nhân, tên tập thể, nhan đề của tài liệu,
ký hiệu phân loại của tài liệu, chủ đề của tài liệu, từ khóa, số đăng ký cá biệt hay mã số
chuẩn của tài liệu.v. v.
Điểm truy cập bao gồm có điểm truy cập chính và điểm truy cập bổ sung.
- Điểm truy cập chính là điểm truy cập được trình bày trên tiêu đề mơ tả chính
(một tài liệu chỉ có duy nhất một điểm truy cập chính).
- Các điểm truy cập khác gọi là điểm truy cập bổ sung và một tài liệu có thể có
nhiều điểm truy cập bổ sung.
Khi trình bày điểm truy cập bổ sung, lưu ý bổ sung chữ viết tắt định danh chức
năng vào tiêu đề mô tả bổ sung đối với các trường hợp sau:
CHỨC NĂNG THỰC HIỆN

ĐỊNH DANH VIẾT TẮT

Người sưu tầm

st.

Người biên tập

bt.

Người minh họa

minh họa

Người dịch

d.

Nguồn lấy thông tin để xác định điểm truy cập: được lấy từ nguồn lấy thơng tin
chính hoặc bất kỳ phần tài liệu nào được dùng làm nguồn thay thế nó.
Đối với thư viện truyền thống thì điểm truy cập thơng tin rất hạn chế, phần lớn
điểm truy cập thông tin là tiêu đề mơ tả chính. Một số ít thư viện cung cấp thêm điểm
truy cập thông tin bổ sung bằng cách lập phiếu mô tả bổ sung hoặc xây dựng mục lục
chủ đề, mục lục phân loại để tăng tiêu chí tìm kiếm thơng tin cho bạn đọc.
Đối với thư viện hiện đại điểm truy cập thông tin rất phong phú, bất kỳ tiêu chí
tìm kiếm nào cũng có thể tìm được tài liệu thông qua hệ thống mục lục công cộng trực
tuyến OPAC. Tuy nhiên việc tìm kiếm theo điểm truy cập chính sẽ cho kết quả tìm
kiếm nhanh nhất và tiết kiệm thời gian chọn lọc các tài liệu phù hợp.
1.1.2. Khái niệm tiêu đề mô tả
Tiêu đề mô tả là thông tin được xây dựng một cách thống nhất, được trình bày
trước phần chính văn mơ tả nhằm mục đích tập trung và sắp xếp hợp lý các tác phẩm
khác nhau trong các bộ máy lưu trữ và tra cứu thông tin.