Bài giảng Vốn tài liệu và nguồn lực thông tin (Ngành Thư viện)

UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH LÀO CAI
TRƯỜNG CAO ĐẲNG CỘNG ĐỒNG

BÀI GIẢNG
MÔN HỌC: VỐN TÀI LIỆU VÀ NGUỒN LỰC THÔNG TIN
NGHỀ: THƯ VIỆN
(Áp dụng cho Trình độ trung cấp)

LƯU HÀNH NỘI BỘ
NĂM..................



MỤC LỤC

Table of Contents

BÀI GIẢNG ...............................................................................................................................

Chương 1: Các loại hình tài liệu – Thời gian 5 giờ ....................................................................

1. Mục tiêu: Cung cấp những kiến thức về đặc điểm của các loại hình tài
liệu – cơ sở để xây dựng vốn tài liệu thư viện ............................................................................

2. Nội dung chương: ...............................................................................................................

2.1. Khái niệm:............................................................................................................................

2.2. Nhận biết các loại hình tài liệu theo đặc trưng về nội dung.................................................

2.3. Nhận biết các loại hình tài liệu theo đặc trưng về hình thức............................................

Chương 2:Xây dựng vốn tài liệu - nguồn lực thông tin – Thời gian 15 giờ ...............................

1. Mục tiêu: Cung cấp những kiến thức về xây dựng vốn tài liệu - nguồn
ực thông tin: Khái niệm, các bước tiến hành xây dựng vốn tài liệu,
phương pháp đánh giá chất lượng xây dựng vốn tài liệu, tổ chức công tác
xây dựng vốn tài liệu. .................................................................................................................

2. Nội dung chương: ...................................................................................................................

2.1. Khái niệm.........................................................................................................................

2.2. Các bước tiến hành xây dựng vốn tài liệu: ......................................................................

2.3. Phương pháp đánh giá chất lượng xây dựng vốn tài liệu .................................................

Chương 3: Đăng ký vốn tài liệu – Thời gian: 21 giờ ..................................................................

1. Mục tiêu: Cung cấp những kiến thức về đăng ký vốn tài liệu, hình thức
đăng ký, các thao tác đăng ký vốn tài liệu ..................................................................................

2. Nội dung chương: ...................................................................................................................

2.1. Mục đích yêu cầu .............................................................................................................


2.2. Các loại sổ đăng ký tài liệu ..............................................................................................

Chương 4: Tổ chức kho và sắp xếp vốn tài liệu – Thời gian: 10 giờ ..........................................

1. Mục tiêu: Cung cấp những kiến thức về tổ chức hệ thống kho tài liệu
và các phương pháp sắp xếp vốn tài liệu thư viện. .....................................................................

2. Nội dung chương: ...................................................................................................................

2.1. Khái quát chung ...............................................................................................................

2.2. Tổ chức kho .....................................................................................................................

2.3. Sắp xếp tài liệu.................................................................................................................

Chương 5: Kiểm kê vốn tài liệu – Thời gian: 8 giờ ....................................................................

1. Mục tiêu: Cung cấp những kiến thức về công tác kiểm kê vốn tài liệu.
Phương pháp, hình thức, tổ chức kiểm kê ..................................................................................

2. Nội dung chương: ...................................................................................................................

2.1. Khái quát chung ...............................................................................................................

2.2. Các phương pháp kiểm kê ...............................................................................................

2.3. Các hình thức kiểm kê .....................................................................................................

2.4. Tổ chức kiểm kê ..............................................................................................................



NỘI DUNG CHI TIẾT CỦA CỦA TÀI LIỆU
GIẢNG DẠY

BÀI GIẢNG MƠN HỌC
Vốn tài liệu và nguồn lực thơng tin
Mục tiêu môn học:
- Về kiến thức: Giúp học sinh xác định vai trị, chức
năng của thơng tin thư mục trong xã hội và thực hành được
hoạt động thông tin thư mục.
- Về kỹ năng: Giúp học sinh nắm được những lý luận
cơ bản của thư mục học; Hiểu được đặc điểm, chức năng của
thông tin thư mục.
- Về năng lực tự chủ và trách nhiệm: Có thể tổ chức
hoạt động thơng tin thư mục trong các loại thư viện khác
nhau.
Nội dung:
Chương 1: Các loại hình tài liệu – Thời gian 5 giờ
1. Mục tiêu: Cung cấp những kiến thức về đặc điểm của
các loại hình tài liệu – cơ sở để xây dựng vốn tài liệu thư
viện
2. Nội dung chương:
2.1. Khái niệm:
2.1.1. Tài liệu
Tại khoản 2 Điều 2 Pháp lệnh Thư viện đã định nghĩa :


"Tài liệu là một dạng vật chất đã ghi nhận những thơng
tin ở dạng thành văn, âm thanh, hình ảnh nhằm mục đích bảo
quản và sử dụng.".
2.1.2. Vốn tài liệu
Trong Pháp lệnh thư viện – Điều 3 mục 2:
“Vốn tài liệu thư viện là những tài liệu được sưu tầm, tập hợp
theo nhiều chủ đề, nội dung nhất định, được xử lý theo qui

tắc, qui trình khoa học của nghiệp vụ thư viện, để tổ chức
phục vụ người đọc đạt được hiệu quả cao và được bảo quản.”
2.1.3. Nguồn lực thông tin
Trong lĩnh vực thông tin, thư viện (TTTV) "Nguồn lực
thông tin"" (Information Resource"). Nguồn lực thông tin là
yếu tố cấu thành nên hoạt động thư viện, đồng thời cũng là
yếu tố có tầm quan trọng đặc biệt trong việc thỏa mãn nhu cầu
tin của người dùng tin, tạo nên chất lượng hiệu quả trong hoạt
động thông tin thư viện. 5 Phát triển tài ngun thơng tin
chính là các hoạt động nhằm làm tăng thêm nguồn lực thông
tin/tài liệu cả về số lượng và chất lượng trên cơ sở nhu cầu
người dùng tin. Phát triển NLTT là một dạng hoạt động tất
yếu, có ý nghĩa to lớn đến việc phát triển thư viện một cách
bền vững. Quá trình phát triển NLTT đòi hỏi phải đầu tư lớn
và liên tục. Để làm tốt cơng việc này, các cơ quan TTTV cần
có cách tiếp cận hợp lý, khả thi và kinh tế. 1.1.2. Đặc tính của
nguồn lực thơ
2.2. Nhận biết các loại hình tài liệu theo đặc trưng về nội
dung
2.2.1 Căn cứ vào mức độ xử lý biên tập nội dung
“ Sách chép tay.
- Ân phẩm, (sách, ấn phẩm định kì).


-Những tài liệu không phải là ấn phẩm :
Microfilm,microfich,
tài liệu nghe nhìn, tài
liệu
điện tử (CD-ROM, những thơng tỉn lưu trữ trong bộ nhổ
mạng máy tính).

Theo dấu hiệu ỉhời gian xuất hiện và cách thức !ưu trO
thông tin
- Tài liệu truyền thống : các thông tin được ghi chép
không phải bằng phương pháp số (Ví du : các ấn phẩm, vi
phim, vi phic).
- Tài liệu hiện đại : là tài liệu mới xuất hiện và lưu trữ
thông tin bằng phương pháp số. Chủ yếu đó là tài liệu điện tử
(CD-ROM, thơng tin trên các mạng máy tính, mạng Internet).
Ưu điểm, của tài liệu hiện đại là lưu trữ được nhiều
thông tin trên một đơn vị diện tích, khơng cần nhiều kho tàng,
truy cập nhanh do chạy trên mạng, cung cấp cùng một lúc
khơng chỉ thơng tin bằng chính văn mà cịn bằng hình ảnh, lời
nói.
Tuy nhiên, so với tài liệu truyền thống, tài liệu điện tử
có một số nhược điểm như : sử dụng chưa thuận lợi, việc đọc
phải thông qua các thiết bị khác như rnàn hình, bàn phím,
chuột... Cho nên, việc đọc và cảm thụ chính văn có phần hạn
chế, khi cần lại phải dùng máy để in ra ; độ tin cậy của thông
tin chưa cao do các thơng tin có thể sửa đổi, có thể hư hỏng,
mất mát do các nơi lưu trữ thông tin điện tử bị hư hỏng, tin tặc
tấn công, tuổi thọ của các tài liệu điện tử chưa cao. Hiện nay,
các nước tiên tiến đang đưa sách, báo, tạp chí (đặc biệt là các
tài liệu khoa học công nghệ) vào dạng tài liệu điện tử và tì lệ
ngày càng nhiều. Nhờ các tài liệu này mà việc sử dụng vốn tri
thức của loài người sẽ nhanh chóng, đầy đủ và hiệu quả hơn
gấp nhiều lần. Trong tương lai gần, trên thế giới sẽ có một bộ
nhớ chung cho cả nhân loại.


2.2.2 Căn cứ vào mức độ xử lý thông tin

-Tài liệu cấp I : là tài liệu phản ánh trực tiếp
kết
quảhoạt động khoa học, kĩ thuật, kinh tế và sáng tạo khác.
- Tài liệu cấp II : là tài liệu phản ánh kết quả xử lí,
phân
- tích tổng hợp từ tài liệu cấp I (Ví dụ : các tài liệu
thơng tin thư mục).
- Tài liệu cấp III : là tài liệu phản ánh tài liệu bậc ĨI (Ví
dụ : thư mục củarihư mục).
2.3. Nhận biết các loại hình tài liệu theo đặc trưng về hình
thức
2.3.1 Căn cứ vào chất liệu
- Ân phẩm, (sách, ấn phẩm định kì).
-Những tài liệu khơng phải là ấn phẩm :
Microfilm,microfich,
tài liệu nghe nhìn, tài
liệu
điện tử (CD-ROM, những thông tỉn lưu trữ trong bộ nhổ
mạng máy tính).
Theo dấu hiệu ỉhời gian xuất hiện và cách thức !ưu trO
thông tin
- Tài liệu truyền thống : các thông tin được ghi chép
khơng phải bằng phương pháp số (Ví du : các ấn phẩm, vi
phim, vi phic).
- Tài liệu hiện đại : là tài liệu mới xuất hiện và lưu trữ
thơng tin bằng phương pháp số. Chủ yếu đó là tài liệu điện tử
(CD-ROM, thông tin trên các mạng máy tính, mạng Internet).


Ưu điểm, của tài liệu hiện đại là lưu trữ được nhiều

thơng tin trên một đơn vị diện tích, khơng cần nhiều kho tàng,
truy cập nhanh do chạy trên mạng, cung cấp cùng một lúc
khơng chỉ thơng tin bằng chính văn mà cịn bằng hình ảnh, lời
nói.
Tuy nhiên, so với tài liệu truyền thống, tài liệu điện tử có một
số nhược điểm như : sử dụng chưa thuận lợi, việc đọc phải
thơng qua các thiết bị khác như rnàn hình, bàn phím, chuột...
Cho nên, việc đọc và cảm thụ chính văn có phần hạn chế, khi
cần lại phải dùng máy để in ra ; độ tin cậy của thông tin chưa
cao do các thơng tin có thể sửa đổi, có thể hư hỏng, mất mát
do các nơi lưu trữ thông tin điện tử bị hư hỏng, tin tặc tấn
công, tuổi thọ của các tài liệu điện tử chưa cao. Hiện nay, các
nước tiên tiến đang đưa sách, báo, tạp chí (đặc biệt là các tài
liệu khoa học công nghệ) vào dạng tài liệu điện tử và tì lệ
ngày càng nhiều. Nhờ các tài liệu này mà việc sử dụng vốn tri
thức của lồi người sẽ nhanh chóng, đầy đủ và hiệu quả hơn
gấp nhiều lần. Trong tương lai gần, trên thế giới sẽ có một bộ
nhớ chung cho cả nhân loại.
2.3.2. Căn cứ vào hình thức thể hiện thơng tin
-Tài liệu cấp I : là tài liệu phản ánh trực tiếp
kết
quảhoạt động khoa học, kĩ thuật, kinh tế và sáng tạo khác.
- Tài liệu cấp II : là tài liệu phản ánh kết quả xử lí,
phân
- tích tổng hợp từ tài liệu cấp I (Ví dụ : các tài liệu
thơng tin thư mục).
- Tài liệu cấp III : là tài liệu phản ánh tài liệu bậc ĨI (Ví
dụ : thư mục củarihư mục).

2.3.3. Căn cứ vào hình thức xuất bản
- Tài liệu truyền thống : các thông tin được ghi chép
không phải bằng phương pháp số (Ví du : các ấn phẩm, vi
phim, vi phic).
- Tài liệu hiện đại : là tài liệu mới xuất hiện và lưu trữ
thông tin bằng phương pháp số. Chủ yếu đó là tài liệu điện tử
(CD-ROM, thơng tin trên các mạng máy tính, mạng Internet).
Ưu điểm, của tài liệu hiện đại là lưu trữ được nhiều
thông tin trên một đơn vị diện tích, khơng cần nhiều kho tàng,
truy cập nhanh do chạy trên mạng, cung cấp cùng một lúc
khơng chỉ thơng tin bằng chính văn mà cịn bằng hình ảnh, lời
nói.
Tuy nhiên, so với tài liệu truyền thống, tài liệu điện tử
có một số nhược điểm như : sử dụng chưa thuận lợi, việc đọc
phải thông qua các thiết bị khác như rnàn hình, bàn phím,
chuột... Cho nên, việc đọc và cảm thụ chính văn có phần hạn
chế, khi cần lại phải dùng máy để in ra ; độ tin cậy của thông
tin chưa cao do các thơng tin có thể sửa đổi, có thể hư hỏng,
mất mát do các nơi lưu trữ thông tin điện tử bị hư hỏng, tin tặc
tấn công, tuổi thọ của các tài liệu điện tử chưa cao. Hiện nay,
các nước tiên tiến đang đưa sách, báo, tạp chí (đặc biệt là các
tài liệu khoa học công nghệ) vào dạng tài liệu điện tử và tì lệ
ngày càng nhiều. Nhờ các tài liệu này mà việc sử dụng vốn tri
thức của lồi người sẽ nhanh chóng, đầy đủ và hiệu quả hơn
gấp nhiều lần. Trong tương lai gần, trên thế giới sẽ có một bộ
nhớ chung cho cả nhân loại.


Chương 2:Xây dựng vốn tài liệu - nguồn lực thông tin –
Thời gian 15 giờ

1. Mục tiêu: Cung cấp những kiến thức về xây dựng vốn
tài liệu - nguồn lực thông tin: Khái niệm, các bước tiến
hành xây dựng vốn tài liệu, phương pháp đánh giá chất
lượng xây dựng vốn tài liệu, tổ chức công tác xây dựng
vốn tài liệu.
2. Nội dung chương:
2.1. Khái niệm
2.2. Các bước tiến hành xây dựng vốn tài liệu:
2.2.1. Tìm tài liệu
Nghiên cứu thư mục và các mục lục giới thiệu sách
Các loại thư mục và mục lục giới thiệu sách của Nhà xuất bản
Giáo dục và một số nhà xuất bản khác giúp chúng ta theo dõi
ấn phẩm đã xuất bản và phát hành. Từ đó, chúng ta chọn được
những cn sách tốt nhất, phù hợp với yêu cầu của bạn đọc
mà thư viện chưa có hoặc cịn thiếu.
Thư mục, mục lục giới thiệu sách là cố’ vấn đắc lực nhất giúp
cán bộ thư viện nghiên cứu, đánh giá chất lượng thành phần
kho sách, xây dựng kế hoạch bổ sung sách.
2.2.2. Chọn tài liệu
Xây dựng kho hạt nhân phù hợp có ảnh hưởng rất lớn
đến quá trình phát triển sau này của thư viện. Do vậy, để làm
tốt công tác này, cán bộ thư viện phải tiến hành điều tra cơ
bản, xác định rõ tính chất nhiệm vụ của thư viện, thành phần


và nhu cầu, hứng thú của bạn đọc (cả hiện tại và tiềm năng).
Khi bổ sung ban đầu cho vốn tài liệu của thư viện trường học,
người cán bộ thư viện đặc biệt phải căn cứ vào Danh mục
sách tham khảo đưa vào thư viện trường học đã được Bộ
duyệt từ năm 2000. Đây là căn cứ quan trọng, chỉ dẫn cho cán

bộ thư viện về thành phần nội dung tài liệu cần bổ sung vào
thưviện.
2.2.3. Thu thập tài liệu
Là hình thức bổ sung những tài liệu thư viện cần nhưng cịn
thiếu trong q trình xây dựng kho hạt nhân, những sách bộ
cịn thiếu tập, những sách đã có nhưng bị mâì hoặc hư hỏng
do quá trình sử dụng... nhằm hoàn thiện kho tài liệu của thư
viện. Bổ sung hoàn bị có thể bổ sung những tài liệu mới xuất
bản hoặc những tài liệu xuất bản đã lâu nhưng vẫn cần thiết
và phù hợp với nhu cầu của bạn đọc.
Để bổ sung hoàn bị, xây dựng vốn tài liệu thư viện có chất
lượng tốt, cần tiến hành nghiên cứu, lựa chọn lần thứ hai. Lựa
chọn lần thứ hai là nghiên cứu vốn tài liệu đã có, xem nó đã
phù hợp với mục đích, đối tượng phục vụ của thư viện chưa,
xem xét mức độ mà bạn đọc sử dụng chúng. Để làm được
điều đó, cán bộ thư viện cần phải :
Nắm được thành phần (nội dung) vốn tài liệu của thư
viện.
Nắm được yêu cầu của bạn đọc.
Nắm vững các phương pháp phân tích vốn tài liệu.


2.2.4 Thanh lý tài liệu
Để đảm bảo tính tư tưởng, khoa học và thời sự của kho tài liệu, đồng thời với
việc bổ sung tài liệu mới, cần thường xuyên nghiên cứu, kịp thời phát hiện và thanh
lọc những tài liệu có nội dung sau đây ra khỏi kho sách thư viện :
Những tài liệu có nội dung xấu, phạm sai lầm về quan điểm, lập trường, chịu
ảnh hưởng của những trào lưu tư tưởng lạc hậu, phản động, đi ngược lại lợi ích của
quốc gia, dân tộc.
Những tài liệu có nội dung khơng phù hợp với u cầu của chương trình sách

giáo khoa mới, kiến thức đã cũ, lạc hậu.
Những tài liệu đã bị rách nát, hư hỏng trong q trình sử dụng, khơng có khả
năng tu bổ để sử dụng được nữa.
- Một số tài liệu tuy có nội dung tốt, có giá trị khoa học nhất định nhưng không phù
hợp với yêu cầu, nhiệm vụ của nhà trường, không phù hợp với đôi tượng bạn đọc của
thư viện, tài liệu không được luân chuyển. Đối với loại tài liệu này, nhà trường nên tập
hợp lại để trao đổi với các thư viện khác.
Thanh lọc tài liệu cũng chính là một biện pháp tăng cường chất lượng và nâng cao hiệu
quả sử dụng của kho tài liệu trong thư viện.
Việc nghiên cứu, chọn lọc để thanh lọc tài liệu địi hỏi người cán bộ (GV) thư viện
phải có trách nhiệm cao, phải đứng vững trên lập trường quan điểm đường lối giáo dục
của Đảng, phải có trình độ đánh giá chính xác nội dung, giá trị của từng cuốn tài liệu.
Vì vậy, mỗi cán bộ (GV) thư viện phải luôn luôn tự bồi dưỡng, rèn luyện và học tập,
khơng ngừng nâng cao trình độ về mọi mặt để làm trịn nhiệm vụ.
Để đảm bảo ngun tắc quản lí tài sản, khi tiến hành thanh lọc sách ra khỏi thư viện
phải được sự đồng ý của lãnh đạo nhà trường, ỉập biên bản xuất sách khỏi kho thư
viện, ghi vào phần II của sổ đăng kí tổng quát và ghi vào cột " Ngày và biên bản xuất "
trong sổ đăng kí cá biệt.
2.3. Phương pháp đánh giá chất lượng xây dựng vốn tài liệu
2.3.1. Phân tích tình hình sử dụng vốn tài liệu
Là hình thức bổ sung được áp dụng khi bắt đầu xây dựng một thư viện. Cùng
với các công việc chuẩn bị khác, thư viện phải căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, đối
tượng bạn đọc để xây dựng được vôn tài liệu ban đầu - vốn sách hạt nhân của thư viện.
Vốn sách hạt nhân bao gồm số lượng tôi thiểu bắt buộc của những tài ỉiệu có giá trị
nhất về khoa học, nghệ thuật, đáp ứng đúng quan điểm đường lối giáo dục của Đảng
và của nhà nước, phù hợp từng cấp học, bậc học, với đặc điểm tâm sinh ỉí lứa tuổi học
sinh và yêu cầu của giáo viên. Kho sách hạt nhân đặc biệt quan trọng và cùng tồn tại,
phát triển với quá trình phát triển thư viện nhà trường.
Xây dựng kho hạt nhân phù hợp có ảnh hưởng rất lớn đến quá trình phát triển
sau này của thư viện. Do vậy, để làm tốt công tác này, cán bộ thư viện phải tiến hành

điều tra cơ bản, xác định rõ tính chất nhiệm vụ của thư viện, thành phần và nhu cầu,
hứng thú của bạn đọc (cả hiện tại và tiềm năng). Khi bổ sung ban đầu cho vốn tài liệu
của thư viện trường học, người cán bộ thư viện đặc biệt phải căn cứ vào Danh mục
sách tham khảo đưa vào thư viện trường học đã được Bộ duyệt từ năm 2000. Đây là


căn cứ quan trọng, chỉ dẫn cho cán bộ thư viện về thành phần nội dung tài liệu cần bổ
sung vào thư viện.
Ngoài ra, cán bộ thư viện cũng phải dựa vào các bản thư mục, mục lục của các
nhà xuất bản và kế hoạch của họ để chọn những tài liệu cần cho vốn sách hạt nhân, sau
đó sẽ bổ sung theo những cách sau :
- Mua tại các nhà xuất bản, cơ quan phát hành sách, các cửa hàng sách cũ và có
thể mua sách ở trong nhân dân.
- Tranh thủ sự giúp đỡ, biếu tặng của các thư viện bạn,các cá nhân, tổ chức
khác v.v... Bổ sung ban đầu sẽ kết thúc khi kho hạt nhân đã có đủ các tài liệu cần thiết
và thư viện đã có một số điều kiện căn bản cho phép mở cửa để phục vụ bạn đọc.
2.3.2. Phương pháp chung
Bổ sung vốn tài liệu là việc làm thường xuyên trong suốt quá trình hoạt động.
Đối tượng của bổ sung hiện tại là những xuất bản phẩm mới được xuất bản trong năm
hoặc một vài năm gần đây hiện vẫn có bán trên thị trường. Nếu làm tốt công tác bổ
sung hiện tại sẽ đảm bảo cho vốn tài liệu của thư viện phản ánh, cập nhật kịp thời
những chuyển biến mới của xã hội, những thành tựu mới của khoa học công nghệ, bổ
sung thêm các kiến thức phục vụ yêu cầu giảng dạy và học tập của giáo viên và học
sinh.
Một số yêu cầu đối với bổ sung hiện tại:
- Căn cứ vào bản giới thiệu sách mới hàng năm của Nhà
xuất bản Giáo dục và một số’ nhà xuất bản khác để bổ sung đủ các ấn phẩm mới xuất
bản có giá trị, phù hợp với đặc điểm, tính chất và nhiệm vụ của thư viện trường học.
“ Bổ sung kịp thời, nhanh chóng, đảm bảo tính thời sự và thông tin của tài liệu. Làm
tốt yêu cầu này sẽ tránh tạo ra ■ljllllljl I ll

2.3.3
Phương pháp cụ thể
- Mua và đặt mua theo hệ thống xuất bản, phát hành của ngành GD & DT. Nhà trường
trực tiếp đặt mua với Phịng GD & ĐT quận (huyện) hoặc Cơng ti Sách - Thiết bị
trường học địa phương.
Đặt mua ở các hiệu sách, siêu thị sách.
Đặt quan hệ trao đổi tài liệu giữa các thư viện trên cùng địa bàn.
Vận động các tầng lớp trong xã hội quyên góp sách cho thư viện nhà trường
(thực hiện xã hội hố cơng tác thư viện trường học).
Tìm mua lại tại các cửa hàng sách cũ.
Dựa vào hình thức kết nghĩa giữa nhà trường và các cơ quan, đơn vị đóng tại
địa phương.
Tổ chức tủ sách vệ tinh bên cạnh kho sách thư viện.
Trên đây là một số phương pháp bổ sung phổ biến nhất, cán bộ (GV) thư viện trường
học cần căn cứ vào đặc điểm thực tế của từng địa phương để phát hiện ra nguồn và tổ
chức những hình thức khai thác các nguồn đó cho thích hợp với thư viện mình.
2.4. Tổ chức cơng tác xây dựng vốn tài liệu
2.4.1 Lập kế hoạch
Công tác bổ sung cần được lập kế hoạch. Kế hoạch giúp cho thư viện chủ động
tiến hành bổ sung vốn tái liệu của mình một cách ỉiên tục và có hệ thống. Từ đó, thư
viện biết cân phải bổ sung những loại sách nào ? Thuộc lĩnh vực khoa học nào ? Cần


bao nhiêu bản ? (căn cứ vào Danh mục giới thiệu sách mới của Nhà xuất bản Giáo dục
và Danh mục sách Bộ GD & ĐT đã duyệt đưa vào thư viện trường học từ năm 2000
đến nay).
Tuỳ thuộc vào chức năng, nhiệm vụ và đặc thù cũa mỗi thư viện, có thể chia ra
hai loại kế hoạch bổ sung chính :
Kế hoạch bổ sung hiện tại (ngán hạn)
Là kế hoạch bổ sung từng học kì và hàng năm của thư viện. Căn cứ phương hướng,

nhiệm vụ cụ thể và khoản kinh phí được cấp trong năm học, cán bộ (GV) thư viện xây
dựng kế hoạch bể sung.
Bô sung ngắn hạn gồm 3 phần :
+ Liệt kê những nhiệm vụ của công tác bổ sung mà thư viện nhà trường phải
hoàn thành trong thời gian quy định của kế hoạch.
+ Căn cứ vào số kinh phí được cấp và các hợp đồng đặt tài liệu với cơ quan
phát hành, ổn định số lượng tài liệu cần thiết.
+ Liệt kê những nguồn sách cần khai thác.
- Kế hoạch bổ sung tương lai (dài hạn, còn gọi là kế hoạch đề mục)
Là kế hoạch có tính chát tổng hợp, dựa trên phương hướng phát triển của thư
viện trong nhiều năm, xác định mục tiêu chủ yếu và kết quả cần đạt tới của công tác bổ
sung. Để chuẩn bị cho việc lập kế hoạch dài hạn, cán bộ (GV) thư viện phải nắm vững
nội dung kho tài liệu, thành phần và số lượng bạn đọc của thư viện hiện tại và dự kiến
trong thời gian kế hoạch quy định.
Bô' sung dài hạn. gồm 3 phần chính :
+ Xác định kết quả cần đạt tới của vốn tài liệu thư viện.
+ Liệt kê những hình thức xuât bản phẩm mà thư viện nhà trường cần có : dự
trù số’ lượng cho từng loại xuất bản phẩm.
+ Tổng ngân sách dành cho công tác bổ sung.
2.4.2 Tổ chức thực hiện
- Nghiên cứu thư mục và các mục ỉục gíổi thiệu sách
- Các loại thư mục và mục lục giới thiệu sách của Nhà xuất bản Giáo dục và
một số nhà xuất bản khác giúp chúng ta theo dõi ấn phẩm đã xuất bản và phát hành.
Từ đó, chúng ta chọn được những cn sách tốt nhất, phù hợp với yêu cầu của bạn đọc
mà thư viện chưa có hoặc cịn thiếu.
- Thư mục, mục lục giới thiệu sách là cố’ vấn đắc lực nhất giúp cán bộ thư viện
nghiên cứu, đánh giá chất lượng thành phần kho sách, xây dựng kế hoạch bổ sung
sách.
Cán bộ thư viện phải có sự hiểu biết tương đối tồn diện, sâu sắc chương trình
giảng dạy của nhà trường, yêu cầu và nhiệm vụ của ĩhư viện, các nguồn tài liệu mới ;

đồng thời phải nắm vững nội dung kho tai ỉiệu thư ựện. lữghièn cứu uắrn vững nôi
dung kho tài hậu nhằm mục đích • Mếu thiếu thi sưu tầm, bổ sung thêm. Nếu khơng
phù hơp thì nén cố vế hoạch trao đổi hoặc ỉoại trù ra khỏi kho tài hệu.
Do không thể đọc hết tài liệu trong kho. cán bộ thư 'ũệc pnải biết cách nghiên
cứu kho tài liệu bằng cách :
Tìm hiểu nội dung tài liệu trong quá trình bổ sung và phục vụ bạn đọc Xem lướt
qua hoặc xem nhứng đặc điểm trên trang tên sách, ỉời giới thiệu, muc lục.


Nghiên cứu và phàn tích số liệu thống kê, sổ đăng kí, báo cao, nhật kí thư viện..
Nghiên cứu kho tài bệu ỉà một quá trình ỉàu dài, là sự tích luỹ và làm quen dần
nội dung từng cuốn sách, nắm dần từng bộ phận của kho sách.
-

Chương 3: Đăng ký vốn tài liệu – Thời gian: 21 giờ
1. Mục tiêu: Cung cấp những kiến thức về đăng ký vốn tài liệu, hình thức đăng
ký, các thao tác đăng ký vốn tài liệu
2. Nội dung chương:
2.1. Mục đích yêu cầu
2.1.1. Mục đích
Sách, báo, tạp chí trong thư viện trường học là tài sản của Nhà trường. Cho nên,
muốn quản ỉí tốt vốn tài liệu thư viện, nhất thiết phải thực hiện đăng kí. Đăng kí tài
liệu nhằm biến tài liệu thành một tài sản cố định, là biện pháp để bảo quản tốt tài sản
thư viện nhà trường. Thông qua đãng kí tài liệu :
~ Giúp cán bộ thư viện biết rõ hiện trạng vốn tài liệu thư viện (số’ lượng, chất lượng
tài liệu trong kho), từ đó đặt ra kế hoạch bổ sung trong từng thời kì.
Giúp thư viện thực hiện chế độ báo cáo kịp thời cho lãnh đạo nhà trường biết rõ
tình hình vốn tài liệu -- tài sản của thư viện, từ đó định ra phương hướng đầu tư cho
công tác phát triển vốn tài liệu thư viện.
2.1.2. Yêu cầu

Đăng kí tài liệu phải thực hiện đều đặn, thường xuyên, kịp thời. Tài liệu thư
viện chỉ có thể đưa ra phục vụ bạn đọc sau kni được đăng ki, đc khăng định, đây chinh
là tai san cua thư viện.
Những khoản ghi chép phải đầy đủ, chính xác.
- Biểu mẫu, sổ đăng kí phải phản ánh đầy đủ thông tin về tài liệu và phải thông nhất
trong toàn ngành.
2.2. Các loại sổ đăng ký tài liệu
2.2.1. Đăng ký tổng quát
Định nghĩa : Sau khi tài liệu mua về được nhập vào thư viện, người cán bộ thư
viện phải thực hiện đăng kí tổng quát. Đăng kí tổng qt là đăng kí từng lơ tài liệu (đợt
tài liệu) nhập vào thư viện theo một chứng từ (hoá đơn mua tài liệu) vào sổ đăng kí
tổng qt. Hố đơn mua tài liệu này được xem là đơn vị đăng kí để vào sổ đăng kí tổng
quát.
Ý nghĩa : Đăng kí tổng qt giúp cán bộ thư viện có được những thông tin về :
+ Tổng số vốn tài liệu hiện có trong thư viện vào từng thời điểm nhất định.
+ Số lượng vốn tài liệu hiện có theo từng môn loại tri thức hoặc từng loại tài liệu (tài
liệu sách giáo khoa, tài liệu tham khảo, tài liệu nghiệp vụ giáo viên) theo quy định của
mẫu sổ đãng kí trong thư viện trường học.


+ Tổng số tiền của toàn bộ vốn tài liệu hiện có trong thư viện,
+ Nguồn cung cấp tài liệu và nguyên nhân xuất tài liệu ra khỏi thư viện.
Yêu cầu :
+ Đăng kí phải được tiến hành thường xuyên, liên tục và phải theo trình tự thời gian tài
liệu nhập vào trong thư viện
+ Sổ đăng kí phải thống nhất trong toàn ngành Giáo dục - Đào tạo.
+ Khi vào sổ đăng kí phải viêt sạch. sẽ, rõ ràng, tránh nhầm lẫn ; khi tẩy xoá phải báo
cáo với lãnh đạo nhà trường và đóng dấu thư viện vào chỗ tẩy xoá. Phải đối chiếu số
lượng tài liệu với chứng từ, nếu thấy khác nhau phải báo cáo với câp lãnh đạo và lập
biên bản giải quyết.

a)
Cấu tạo của sổ đăng kí tổng quát
Sổ đăng kí tổng quát, gồm 3 phần :
Phần I. Tài liệu nhập vào thư viện. Phần này giúp cho cán bộ thư viện nắm
được những thơng tin về tình hình tổng qt tài liệu nhập vào thư viện.
Phần ỈL Tài liệu xuất ra khỏi thư viện. Phần này giúp cho cán bộ thư viện biết
về số lượng, các loại tài liệu cũng như lí do xuất ra khỏi thư viện (do bị mất mát, hư
hại trong q trình sử dụng, hoặc tài liệu khơng cịn giá trị sử dụng về mặt nội dung
v.v...).
Phần IỈL Tổng hợp sự biến động của kho tài liệu hàng quý, hàng năm về tổng
số tài liệu nhập, tổng số tài liệu xuất và số hiện còn trong kho của thư viện.
b)
Phương pháp đăng kí
Mỗi hố đơn chứng từ ghi trên cùng một dòng, đánh số thứ tự hàng năm bắt đầu từ số
1.
Cách ghi Phần I :
Cột 1 : Ghi ngày tháng đăng kí (ngày vào sổ).
Cột 2 : Ghi số thứ tự của lần nhập. Con số này cũng ghi lên chứng từ để biết là
đã đăng kí chứng từ này.
Cột 3 : Dựa theo chứng từ để ghi nguồn cung cấp của từng lô sách (Sở GD &
ĐT cấp, trường tự mua hoặc biếu tặng...).
Cột 4 : Ghi số của chứng từ kèm theo.
Cột 5 đến cột 9 : Ghi tổng số tài ỉiệu, giá tiền. Chú ý sách biếu và sách mua ghi
tách riêng dù có chung 1 chứng từ.
Cột đên cột 16 : Ghi toàn bộ ấn phẩm đưa vào sổ đăng kí tổng quát đã được
phân loại theo nội dung và ngôn ngữ.
Cột 17 : Ghi những sai sót trong khi vào sổ, v.v...
Khi đã ghi hết trang phải tổng cộng lại, ghi số đó sang trang mới tại dịng có
chữ "Mang sang".
Cuối mỗi học kì, mỗi năm phải cộng các cột ở phần I để biết số lượng, thành phần tài

liệu nhập trong học kì, năm ghi vào phần III của sổ đãng kí tổng quát.
Cách ghi Phần II :
- Các tài liệu xuất ra khỏi thư viện đều phải có biên bản ghi rõ lí do xuất. Mỗi biên bản
về tài liệu xuất đều phải ghi rõ nguyên nhân. Hiệu trưởng phải kí tên, đóng dấu xác


nhận vào biên bản. Biên bản tài liệu xuất phải đánh số thứ tự, liên tục tò năm này sang
năm khác. Moi biên bản xuất ghi vào1 dòng.
Cách ghi tương tự như ỏ' phần I, trừ các cột ghi lí do xuất
Tổng số tài liệu xuất từng học kì, từng năm phải cộng lại và được ghi vào phần
III của số đãng kí tổng quát.
Cách ghi Phần IIĨ :
~ Cuối mỗi học kì, cuối năm học, thư viện nhà trường phải tổng kết theo sổ đăng kí
tổng quát ở từng phần. Tổng số tài ỉiệu nhập và xuất phải chuyển sang phần IĨI của sổ
đăng kí tổng quát. Cộng số cịn lại đến hết học kì, năm học với số mới nhập vào, trừ đi
số tài liệu xuất trong học kì, trong năm học đó ta sẽ có con số’ đúng về vốn tài liệu của
thư viện ở thời điểm tính (tổng số tài liệu, số tài liệu theo từng mơn loại khoa học,
ngơn ngữ.).
Mẫu sổ đăng kí lổng qt
Phần I/ Tổng số tài liệu nhập kho
Ngà
y
vào
sổ
1

Sơ' NGUỒN
tỉìứ CUNG
ỉự CẤP
2

3

Sơ'
TỔNG SỐ
chứng
Tĩanh Băng, Giá
ỉừ kèm
Báo ảm bẳn đĩa CO
tiền
ỉhso Sásh
đô'
mm,...
4
5
6
7
8
9

PHÂN LOẠI TÀI LIỆU
a)
NỘỈ DUNG
Sách
Sách
Sách
gỉáo nghiệp vụ tham
khoa
(Giáo
khảo

10
11
12

THEO : b) NGÔN NGỮ PHỤ
CHÚ
Sách
Các
Anh Pháp
thiếu
ngôn
nhi
13
14 15 ngữ
16
17

2.2.2. Đăng ký cá biệt
- Định nghĩa
Đăng kí cá biệt là đăng kí từng tài liệu (từng cuốn tài liệu cụ thể) nhập vào thư viện.
Đơn vị đăng kí cá biệt là một cuốn sách.
Dựa vào sổ đăng kí cá biệt cán bộ thư viện có thể biết được các thơng tin sau :
+ Lịch sử hình thành vốn tài liệu của thư viện : tài liệu được bổ sung trong thời gian
nào ? tài liệu xuất vì lí do gì ?
+ Biết giá tiền của từng tài liệu để làm căn cứ tính tốn nếu thanh lí tài liệu, hoặc bạn
đọc đền bù khi mất mát, hư hỏng.
+ Là công cụ quan trọng để kiểm kê kho sách.
Nguyên tấc đăng kí cá biệt
Phải đăng kí bằng ngơn ngữ xh bản của tài liệu đó.
Mỗi bản sách chỉ được ghi vào một dòng và mang một số đăng kí riêng. Số

đăng kí cá biệt chính là số thứ tự của từng dịng trong sổ đăng kí cá biệt. Mỗi trang của
sổ đăng kí có 25 dịng. Cứ 5 dịng lại có 1 dịng in đậm nét. Con số cuối cùng của số


đăng kí phải là số’ 5 hoặc 0. Nếu ở dịng cuối cùng có số khác số' 5 hoặc khác số 0 có
nghĩa cán bộ thư viện đã đánh số sai.
cO
đang ki
Sổ đăng kí cá biệt có 11 cột, cách ghi như sau :
- Cột 1 : "£4gày vào sổ ". Ghi ngày, tháng đăng kí tài liệu. Ngày ghi bằng chữ A-rập,
tháng ghi bằng chữ số La Mã, giữa hai con số đó cách nhau dâu gạch chéo ( / ). Ví dụ
ngày 1 tháng 5, ta ghi như sau : l/v.
Cột 2 : "Số thứ tự tên sách".
Cột 3 : " Số thứ tự bản sách" Ghi số cá biệt của tài liệu tức là số thứ tự của dòng
đầu tiên trong sổ bắt đầu bằng số’ 1. Mỗi cuốn sách có một số đăng kí cá biệt, khơng
cho phép có một số cá biệt trùng nhau. Một tài liệu có nhiều tập, hoặc nhiều bản thì
mỗi bản như vậy đều có một số đăng kí cá biệt riêng. Số đăng kí cá biệt được ghi vào
trang tên sách và trang 17. Đồng thời nó cũng được dùng để xếp tài liệu trên giá nếu
kho tài liệu xếp theo số đăng kí cá biệt.
Cột 4 : "Tác giả và tên sách". Ghi theo quy tắc Tiêu đề mô tả ấn phẩm. Nếu tác
giả là tên Việt Nam thì ghi theo thứ tự : Họ - đệm - tên. Tác giả nước ngồi thì ghi họ
trước, tên và chữ đệm có thể viết tắt ghi sau. Nếu sách có 2 tác giả thì ghi đủ cả 2. Nếu
có 3 tác giả thì ghi tác giả đầu và dâu 3 châm (...). Nếu có 4 tác giả trở lên chỉ ghi tên
sách. Sau phần ghi tác giả thì ghi tên tài liệu. Tên sách có thể viết tắt nhưng khơng
được làm mất ý. Nếu tên tài liệu dài quá thì cứ ghi hết dòng và dùng dâu 3 chấm (...)
hoặc có thể lược bớt, nhưng phải phản ánh rõ nội dung. Nguyên tắc mỗi cuốn sách chỉ
được ghi trên một dịng, khơng xuống dịng thứ 2. Nếu cuốn sách đó có số tập thì phải
ghi số tập đó vào.
Cột 5 : "Xuât bản". Ghi tên Nhà xuất bản ; ở cột "nơi" ghi đầy đủ tên địa phương nơi
nhà xuất bản đóng trụ sở. Nếu địa phương có chữ viết tắt thơng dụng thì ghi chữ viết

tắt đó. Ví dụ : Hà Nội thì ghi H. Các địa phương khác ghi tên đầy đủ. Năm xuất bản
ghi cả 4 số của năm, bằng chữ số A-rập. (Ví dụ : 2001, 2002, v.v...)
-Cột 6 : "Giá tiền". Ghi theo chứng từ hoặc trên bia sách. Nếu cuốn tài liệu đó thư viện
được cấp, phát không, được biếu cũng phải ghi giá tiền (ở cột phát khơng). Nếu sách
khơng in gỉá thì cán bộ thư viện phải đi hỏi giá ở các thư viện lớn hay các cửa hàng
sách bác, hoặc ước tính giá trị đẽ định giá.
Cột 7 : "Mơn loại". Ghi kí hiệu phân loại chính. Ví dụ : 3K, 6, 61, Văn học, ghi
V.
Cột 8 : "Ngày và số vào sổ tổng quát". Ghi ngày và số nhập của lơ tài liệu đăng
kí tổng qt (cột 2 trong sổ đăng kí tổng quát).
Cột 9 : "Ngày và số biên bản xuất". Ghi số biên bản và tháng, năm lập biên bản
xuâh cuốn tài liệu nào ra khỏi kho (những tài liệu đã xuất có thể gạch đi để dễ nhìn).
Cột 10 : "Kiểm kê". Ghi 2 số cuối của năm kiểm kê. Mỗi năm dùng một cột.
Nếu tài liệu cịn, ghi dâtii (+), nếu khơng cịn thì ghi (0).
Cột 11 : "Ghi chú". Ghi những sai sót khi vào sổ hoặc tình trạng hư hỏng, rách
nát, bị mối mọt ăn của cuốn sách...
b) Hướng dần sử dụng ễổ đăng kí cá biệt
~ Sách giáo khoa dùng chung cho học sinh khơng vào sổ đăng kí cá biệt.
“ Sách tham khảo và sách nghiệp vụ giáo viên, mỗi loại vào một sổ đăng kí cá biệt
riêng (ghi rõ "Sổ đăng kí cá biệt sách tham khảo, sổ đăng kí cá biệt sách nghiệp vụ).


Đối với các trường tiểu học và trung học cơ sở, loại sách truyện, truyện tranh có
thể vào riêng 1 sổ để thuận lợi cho việc tuyên truyền giới thiệu sách (sổ đáng kí cá biệt
sách thiếu nhi).
Sơ đăng kí cá biệt ỉà một tài liệu quan trọng của thư viện. Do vậy, phải được bảo quản
lâu dài, cẩn thận. Cuối sổ đăng kí phải có

2.2.3. Đăng ký sách giáo khoa
1.

Đăng kí sách giáo khoa
- Mục đích - ý nghĩa
Sách giáo khoa (SGK) bổ sung hàng năm bắt buộc phải vào sổ đăng kí tài sản. Số đăng
kí được ghi trên sách ỉà dâu hiệu khẳng định đây chính là tài sản của nhà trường ; đồng
thời giúp thư viện và lãnh đạo nhà trường nắm được hiện trạng sách giáo khoa, trên cơ
sở đó có kế hoạch chỉ đạo xây dựng kho sách (kế hoạch bể sung, trang bị thêm phương
tiện bảo quản...).
- Phương pháp đãng kí
+ Sách giáo khoa đăng kí theo từng tên.
+ Nếu mỗi tên sách có nhiều bản nhưng cùng năm xuất bản cũng chỉ đăng kí vào 1
dịng. Nếu khác năm xuất bản thì phải đăng kí vào dịng khác.
+ Cột kiểm kê kéo dài càng nhiều năm càng tốt.
Mẩu sổ đăng tó sách giáo khoa
NĂM
SỐ
SỐ
HỌC vào ĐĂNG CHỮNG
Ngày
Kí
Từ
ổ

NĂM TỔN ĐƠN THÀNH
XUẤ G SỐ GIÁ TIỀN
T
BẢN
Ả

KIỂM KÊ
20 ... 20 ... 20 ... 20 ... 20 ... 20 ... GHI CHÚ

Mấ Cò Mất Cò Mấ Cò Mấ Cò Mấ Cò Mất Cò
2.2.4. Phiếu đăng ký báo, tạp chí
Khi nhập các loại báo/tạp chí. Cán bộ thư viện phải lập phiếu đăng kí cho từng loại
(báo ngày, báo tuần, báo tháng, v.v...).


Chương 4: Tổ chức kho và sắp xếp vốn tài liệu – Thời gian: 10 giờ
1. Mục tiêu: Cung cấp những kiến thức về tổ chức hệ thống kho tài liệu và các
phương pháp sắp xếp vốn tài liệu thư viện.
2. Nội dung chương:
2.1. Khái quát chung
2.1.1. Khái niệm
2.1.2. Mục đích yêu cầu
2.2. Tổ chức kho
2.2.2. Tổ chức kho theo nội dung tài liệu
- Tài liệu số được tổ chức dưới dạng cơ sở dữ liệu;
- Tài liệu đa phương tiện được tổ chức thành kho/phòng đọc riêng đi kèm với trang
thiết bị chuyên dụng phù hợp.
2.2.3. Tổ chức kho theo hình thức tài liệu
Tổ chức tài liệu để xác định vị trí của tài liệu trong thư viện giúp cho công tác
quản lý, bảo quản và phục vụ người sử dụng được nhanh chóng, dễ dàng, thuận tiện.
2.2.4. Tổ chức kho theo phương thức phục vụ

- Kho mở (tài liệu được sắp xếp theo chỉ số phân loại, hoặc chủ đề, kết hợp với ký hiệu tên tác giả
hoặc nhan đề), người sử dụng tiếp cận trực tiếp với tài liệu thư viện;

- Kho đóng (tài liệu được sắp xếp theo số đăng ký cá biệt, kết hợp với khổ sách, ngơn ngữ và loại
hình tài lệu), người sử dụng tiếp cận tài liệu thư viện thông qua cán bộ thư viện.

2.3. Sắp xếp tài liệu

2.3.1. Sắp xếp tài liệu theo nội dung
2.3.2. Sắp xếp tài liệu theo hình thức
2.3.3.Sắp xếp phối hợp
Chương 5: Kiểm kê vốn tài liệu – Thời gian: 8 giờ
1. Mục tiêu: Cung cấp những kiến thức về công tác kiểm kê vốn tài liệu. Phương
pháp, hình thức, tổ chức kiểm kê
2. Nội dung chương:
2.1. Khái quát chung
2.1.1. Khái niệm


Đối với thư viện, kiểm kê tài liệu là một công việc cần thiết, phải được tiến
hành theo định kỳ hoặc kiểm kê đột xuất khi cần. Kiểm kê vốn tài liệu là kiểm kê mỗi
đơn vị bảo quản theo số đăng ký cá biệt để xác định sự tồn tại của nó trong kho. Kiểm
kê tài liệu giúp cho cán bộ quản lý và nhân viên chuyên môn biết được thực chất: số
lượng, thực trạng của tài liệu: thiếu - đủ bao nhiêu so với số đăng ký cá biệt, tình trạng
sử dụng và bảo quản tài liệu của thư viện. Từ đó phát hiện những tài liệu hư hỏng, rách
nát cần tu sửa, thay thế, loại bỏ để nâng cao chất lượng vốn tài liệu, nâng cao hiệu quả
phục vụ bạn đọc trong hoạt động thư viện.
2.1.2. Mục đích yêu cầu
a) Kiểm kê tài liệu nhằm đánh giá hiện trạng vốn tài liệu của thư viện trong một
giai đoạn, từ đó đề ra các biện pháp củng cố, hoàn thiện, nâng cao chất lượng vốn tài
liệu thư viện;
b) Kiểm kê tài liệu được thực hiện đối với tất cả các kho tài liệu được tổ chức
trong thư viện;
c) Kiểm kê tài liệu phải được thực hiện thường xuyên, theo định kỳ, gắn với
công tác thanh lọc tài liệu trong thư viện.
V
iệc kiểm kê đột xuất được thực hiện trong các trường hợp thay đổi viên chức
phụ trách kho tài liệu, hoặc khi có thiên tai, hỏa hoạn, hoặc theo yêu cầu của cơ quan,

đơn vị trực tiếp quản lý thư viện.
2.2. Các phương pháp kiểm kê
2.1.1. Kiểm kê đối chiếu trực tiếp
Đây là phương pháp kiểm kê đơn giản, tiện lợi chỉ cần 2 người, 1 người theo dõi sổ
đăng kí, 1 người theo dõi tài liệu trên giá nếu khớp số’, khớp trên tài liệu, đánh dấu
luôn vào cột kiểm kê...
Là phương pháp kiểm kê áp dụng cho kho tổ chức sắp xếp theo môn loại, khi tiến hành
kiểm kê cán bộ kiểm kê ghi một số thơng tin về tài liệu trên những tấm phích nhỏ (gọi
là phích kiểm kê và phải được chuẩn bị trước) sau đó đối chiếu với sổ theo dõi tài sản
hoặc mục lục nếu có sự khác biệt ghi chú vào cột kiểm kê...
Phương pháp này có ưu điểm : nhiều người tham gia kiểm kê cùng tiến hàrih kiểm kê
trong kho (1 người 1 tài liệu hoặc 1 người nhận 2-3 môn loại) rút ngắn được thời gian
kiểm kê và các phích kiểm kê có thể sử dụng cho các lần kiểm kê sau.
2.2.2. Kiểm kê bằng thẻ
Nhân các đợt kiểm kê người quản thủ thư viện nên tiến hành kiểm kê ln mục lục thư
viện để phát hiện phích bị mất hoặc phích cịn mà tài liệu đã bị mất, đồng thời với việc
thanh lí, loại bỏ tài liệu ra khỏi thư viện sau mỗi đợt kiếm kê ' là thanh lí và loại bỏ
phích trong mục lục ra khỏi thư viện.
Đối với mục lục tờ rời phải ghi chú vào tên tài liệu đã mất hoặc loại khỏi thư viện.
2.3. Các hình thức kiểm kê
2.3.1. Kiểm kê đồng bộ
- Kiểm kê định kỳ tùy theo khối lượng sách báo có trong kho mà quy định thời gian
kiểm kê
2.3.2. Kiểm kê không đồng bộ


- Kiểm kê định kỳ tùy theo khối lượng sách báo có trong kho mà quy định thời gian
kiểm kê
2.4. Tổ chức kiểm kê
2.4.1. Lập kế hoạch kiểm kê

Xây dựng kế hoạch kiểm trong kế hoạch kiểm kê cần thể hiện được nội dung và hình
thức kiểm kê
- Quy định thời gian cho đợt kiểm ke đảm bảo nhanh, gọn, chính xác
- Kiểm tra lại trật tự, sắp xếp trong kho để tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình kiểm
kê
2.4.2. Chuẩn bị kiểm kê
Ngưng phục vụ kho sách (kèm thông báo Phân công nhiệm vụ Phân chia thiết bị: Sổ
theo dõi, viết, viết bảng, băng keo, máy tính, máy quét Phân chia kệ cho mỗi máy kiểm
kê Kiểm tra máy tính : virus, ổ cứng Kiểm tra sách trên kho: sách được sx ngay ngắn,
đúng vị trí Dán băng keo giấy đầu kệ và ngăn kệ
2.4.3. Thực hiện kiểm kê
Kiểm kê theo từng ngăn từ trên xuống dưới, từ trái qua phải, từ trong ra ngoài Đếm số
lượng sách trên từng ngăn,ghi số lượng lên băng keo giấy đã dán Quét MV sách vào
file excel theo từng ngăn Ghi chú SL sách từng ngăn vào sổ kiểm kê và trên file excel
Đối chiếu SL sách đếm và sách quét trên file excel (số lượng đối chiếu phải bằng
nhau) Tập hợp sách trả trong thời gian kiểm kê vào nơi quy định Kho sách kiểm kê
xong phải dán niêm phong
2.4.4. Tổng kết kiểm kê.
Để đảm bảo tính tư tưởng, khoa học và thời sự của kho tài liệu, đồng thời với việc bổ
sung tài liệu mới, cần thường xuyên nghiên cứu, kịp thời phát hiện và thanh lọc những
tài liệu có nội dung sau đây ra khỏi kho sách thư viện :
Những tài liệu có nội dung xấu, phạm sai lầm về quan điểm, lập trường, chịu
ảnh hưởng của những trào lưu tư tưởng lạc hậu, phản động, đi ngược lại lợi ích của
quốc gia, dân tộc.
Những tài liệu có nội dung không phù hợp với yêu cầu của chương trình sách
giáo khoa mới, kiến thức đã cũ, lạc hậu.
Những tài liệu đã bị rách nát, hư hỏng trong quá trình sử dụng, khơng có khả
năng tu bổ để sử dụng được nữa.
- Một số tài liệu tuy có nội dung tốt, có giá trị khoa học nhất
4. Tài liệu tham khảo:

1. Phạm Văn Rính. Vốn tài liệu: Tập bài giảng.- H.: Đại học Văn hóa Hà Nội, 199?
2.
Bạch Thu Hiền. Tổ chức kho tài liệu thư viện.- Tp. Hồ Chí Minh: Trường
Đại học Tổng hợp Tp. HCM, 199?
3.
Đào Hồng Thúy. Đăng ký tài sản thư viện.- Tp. Hồ Chí Minh ?: Trường
Đại học Tổng hợp Tp. HCM, 199?
4.
Pháp lệnh thư viện.- H.: Chính trị Quốc gia, 2001.- 26 tr.
5.
Nguyễn Hữu Giới. Về công tác thư viện/Nguyễn Hữu Giới, Nguyễn Huy
Chương.- H.: Văn hố Thơng Tin, 2000


6.
Tài liệu bồi dưỡng nghiệp vụ thư viện: Dùng cho thư viện trường học.- H.:
Giáo dục, 2001.- 184 tr.
7.
Lê Thanh Bình. Quản lý và phát triển báo chí – xuất bản.- H.: Chính trị
Quốc gia, 2004.- 350tr.
9. Luật xuất bản.- H.: Chính trị Quốc gia.- 134tr, 19cm.

)