Tài liệu Lựa chọn phương thức gửi Email trong quan hệ khách hàng ppt

Lựa chọn phương thức gửi Email trong
quan hệ khách hàng


Có hai cách để quản lý và gửi email cho khách hàng. Bạn vừa có thể thực
hiện một cách thủ công thông qua các email bình thường, như Hotmail, hay
Yahoo, hoặc có thể
Có hai cách để quản lý và gửi email cho khách hàng. Bạn vừa có thể thực hiện
một cách thủ công thông qua các email bình thường, như Hotmail, hay Yahoo, hoặc có
thể sử dụng phần mềm xử lý tự động các thao tác.
Lựa chọn 1: Trả lời thủ công bằng cách sử dụng phần mềm Email.
Việc xác nhận bạn đã nhận được một bức thư một cách thủ công là một thao tác
không mấy phức tạp liên quan đến việc gửi thư trả lời cho khách hàng của bạn và
thông báo cho họ biết rằng bạn đã nhận được yêu cầu của họ và khi nào họ sẽ nhận
được câu trả lời.
Ưu điểm của lựa chọn này là khả năng cá nhân hoá các email và là cơ hội để
nhận ra các email có báo động đỏ “red alert” để trả lời ngay lập tức. Tuy nhiên, mặt
hạn chế của lựa chọn này là đòi hỏi phải có khả năng rất cao nếu trung tâm dịch vụ
khách hàng trực tuyến của bạn nhận được một khối lượng lớn các yêu cầu trong ngày.
Nếu những yêu cầu đó không được đáp ứng kịp thời và chu đáo, nó sẽ gây ảnh hưởng
xấu đến hoạt động kinh doanh của bạn.
Lựa chọn 2: Sử dụng hệ thống email trả lời tự động
Nếu trung tâm dịch vụ khách hàng trực tuyến là một trung tâm hoạt động có
hiệu quả, bạn có thể nên cân nhắc sử dụng phần mềm trả lời tự động để giúp bạn trả lời
các bức thư của khách hàng nhanh và hiệu quả hơn. Việc sử dụng một hệ thống trả lời
tự động sẽ cho phép bạn và đội ngũ của bạn tập trung vào nhiệm vụ trả lời những thắc
mắc và đáp ứng các yêu cầu của khách hàng thay vì tập trung vào việc xác nhận rằng
bạn đã nhận được thư của họ. Mặt hạn chế là không có khả năng cá nhân hoá các bức
thư hay trả lời ngay lập tức những email quan trọng hay các email “red alert”. Mặc dù
vậy, nhiều thương nhân kinh doanh trên mạng vẫn mong muốn sử dụng lựa chọn này
để phục vụ cho phần lớn khách hàng của họ một cách hiệu quả hơn.

Nếu bạn quyết định áp dụng công nghệ cao, bạn nên lựa chọn phần mềm trả lời
tự động phù hợp với cả nhu cầu của bạn cũng như nguồn ngân sách của bạn. Phần
mềm trả lời tự động có thể nằm trên PC mà bạn gửi email, hay trên máy chủ email
nằm trong máy chủ web của bạn.
Các câu hỏi nên quan tâm
Trước khi đi đến quyết định lựa chọn một phương thức phù hợp với bạn, bạn
cần phải đánh giá được tiềm lực hiện tại của bạn:
Đội ngũ nhân viên hiện tại. Bạn có thể dành ra một đội ngũ để trả lời email
ngay lập tức khi nhận được? Nếu có, bạn có thể sử dụng lựa chọn 1.
Tính linh hoạt của máy chủ. Máy chủ web của bạn sẽ cho phép bạn cài đặt phần
mềm trả lời tự động (còn được gọi là hộp thư tự động trả lời) trên máy chủ email của
bạn? Nếu không, bạn chỉ có thể sử dụng phần mềm thư trả lời tự động “client-side”.
Kết nối ISP. ISP người cung cấp khả năng kết nối Internet cho cơ quan bạn có
cung cấp băng thông được đòi hỏi để hỗ trợ các bức thư trả lời tự động bạn gửi đi
không? Nếu không, bạn chỉ nên sử dụng phần mềm thư trả lời tự động “server-side”.
Tính an toàn của cơ quan. Bạn có thể bỏ quên ở cơ quan PC có thể log vào
account email của bạn 24 giờ trong ngày? Nếu không, bạn chỉ nên dùng phần mềm trả
lời tự động server-side.
Hai loại phần mềm trả lời tự động
Có rất nhiều chương trình trả lời tự động trên thị trường, từ miễn phí đến những
chương trình với chi phí cao như 200 đô la mỹ. Chia thành hai loại chính:
Phần mềm Client-side
Bạn luôn có thể cài đặt phần mềm trả lời tự động trong chương trình email của
bạn. Ví dụ, nếu bạn sử dụng Eudora Pro, bạn có thể lọc những bức thư đến và thiết lập
một câu trả lời tự động. Tuy nhiên, hãy lưu ý rằng việc lắp đặt các tính năng trả lời tự
động tại máy khách đòi hỏi bạn duy trì PC hoạt động mọi lúc với password POP được
gõ vào, điều đó dẫn đến rủi ro an toàn mạng. Việc lắp đặt phần mềm này tại máy chủ
hạn chế được rủi ro an toàn và cũng giảm đáng kể lưu lượng email trên máy chủ của
bạn.
Phần mềm Server-side

Phần mềm trả lời tự động khách hàng có thể nhận được các email liên quan đến
dịch vụ khách hàng và tự động trả lời. Loại phần mềm này từ lâu đã rất phổ biến và
phần lớn các máy chủ cung cấp phần mềm này như một tính năng làm tăng thêm giá
trị.
Với một máy chủ hoàn hảo bạn sẽ được MIỄN PHÍ sử dụng HỘP THƯ TRẢ
LỜI TỰ ĐỘNG.