Hệ thống quản lý đào tạo

MỤC LỤC
DANH SÁCH CÁC HÌNH & BẢNG
CÓ TRONG ĐỒ ÁN
LỜI CẢM TẠ CHÂN THÀNH
Em xin chân thành cảm ơn:

Cô hướng dẫn - Thạc sĩ Nguyễn Trinh Anh, Giảng viên Bộ môn Khoa học máy tính –
Khoa Công nghệ thông tin - Đại học Bách khoa Hà nội đã hết lòng giúp đỡ, hướng dẫn, chỉ dạy
tận tình trong quá trình em thực tâp tốt nghiệp.
Các Thầy, Cô trong khoa Công nghệ thông tin - Đại học Bách khoa Hà nội đã giảng dạy,
giúp đỡ em trong quá trình vừa qua.
Phòng Kỹ thuật hệ thống - Viện Công nghệ thông tin - Bộ quốc phòng, Ban đào tạo -
Tổng công ty Hàng không Việt nam đã tạo điều kiện giúp đỡ em trong quá trình thực tập vừa
qua.
Các bạn học đã động viên giúp đỡ em trong quá trình nghiên cứu và thực hiện đồ án tốt
nghiệp.
Và lời cảm ơn sâu sắc nhất đó chính là đến Bố Mẹ và gia đình, những người đã động viên,
giúp đỡ, chăm sóc và tạo cho em những điều kiện thuận lợi nhất giúp em hoàn thành đồ án này.
Sinh viên thực hiện: Lê Thanh Bắc
Bộ môn Khoa học máy tính
Khoa CNTT Đại học Bách khoa Hà nội.
NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN
…………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………..
MỞ ĐẦU
Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý đã phát triển rất mạnh ở các nước
tiên tiến trên thế giới từ rất lâu. Ở nước ta hiện nay, việc áp dụng tin học để xử lý thông tin trong
công tác quản lý đã trở thành nhu cầu bức thiết, nhất là trong thời đại công nghệ thông tin đang
phát triển như vũ bão.
Tổng công ty Hàng không Việt nam là một đơn vị có phạm vi hoạt động rộng khắp cả
nước, thường xuyên có những đối tác trong và ngoài nước. Ban đào tạo của Tổng công ty là một
bộ phận độc lập đào tạo với nhiều chuyên ngành nhằm cung cấp lượng cán bộ cho toàn Tổng
công ty. Từ đó có thể thấy đối tượng quản lý của Tổng công ty là vô cùng lớn và đa dạng. Hơn
nữa, Hàng không còn là một ngành đào tạo mang nhiều tính đặc thù riêng biệt. Vì vậy chương
trình “Quản lý đào tạo” của Tổng công ty Hàng không Việt nam không những phải đáp ứng

được nhu cầu công tác đào tạo huấn luyện và quản lý lao động chung của một doanh nghiệp mà
còn mang những đặc thù riêng . Đó là gồm các công việc đa dạng phức tạp, thể hiện được
những kiến thức kinh nghiệm sâu sắc trong các mặt công tác liên quan như: quản trị nguồn nhân
lực, đào tạo huấn luyện, đối tượng chính sách.....
Phần mềm “Quản lý đào tạo” phải là một sản phẩm được tham số hoá, tiêu chuẩn hoá để
thích ứng được sự biến động về mô hình, chế độ chính sách, hoàn cảnh, xu thế phát triển doanh
nghiệp. Hệ thống phải có tính mở, tạo ra nền tảng để tiếp tục xây dựng bổ xung trong tương lai.
Như vậy chương trình “Quản lý đào tạo” của tổng công ty là tương đối qui mô, nhiều
thông tin cần xử lý và lưu giữ, cần những kỹ thuật thống kê tối ưu để đáp ứng được những yêu
cầu bởi tính chất riêng biệt của ngành.
Vì vậy chương trình quản lý đào tạo cho Tổng công ty Hàng không là nội dung em chọn
tìm hiểu để xây dựng đồ án tốt nghiệp.
Hà nội, tháng 1 năm 2005
Sinh viên thực hiện
Lê Thanh Bắc.

XÁC ĐỊNH HỆ THỐNG THÔNG TIN
DÙNG CHO ĐỀ TÀI
I, Các hệ thống thông tin thường dùng:
Trong một đơn vị hoạt động - như ban đào tạo của Tổng công ty Hàng không Việt Nam
có thể sử dụng các hệ thống thông tin sau đây: hệ Xử lý dữ liệu, hệ Thông tin quản lý (MIS), hệ
Trợ giúp quyết định và hệ Chuyên gia.
II, Đặc điểm của hệ thống Quản lý đào tạo trong Tổng công ty Hàng
không Việt nam:
Trong việc quản lý đào tạo, hệ thống phải có chức năng sau:
 Quản lý danh sách cán bộ trong toàn Tổng công ty, khai thác đầy đủ các thông tin cá
nhân của từng cán bộ như chức danh, các bằng cấp chứng chỉ đã đạt được,….đảm bảo
cho việc thống kê, tìm kiếm cán bộ theo nhiều tiêu chí khác nhau.
 Quản lý các khoá đào tạo đang diễn ra, dự kiến hay các khoá đào tạo định kỳ. Công việc
quản lý này là vô cùng phức tạp bởi bao gồm nhiều thông tin cần quản lý như loại hình

đào tạo, ngân sách cho từng khoá, các học viên tham gia khoá học, lịch học của từng
khoá……..
 Quản lý các thông tin và hợp đồng ký với đối tác giảng dạy nhằm cung cấp cho Ban lãnh
đạo khi cần liên hệ giảng dạy. Quản lý hợp đồng ký với cán bộ nhân viên trong tổng
công ty.
 Quản trị cơ sở dữ liệu nhằm thực hiện các thao tác tìm kiếm, thống kê, báo cáo,.... đạt
hiệu quả cao, chính xác.
III, Chọn hệ thống thông tin để tiến hành đề tài:
Qua những yêu cầu hỗ trợ chức năng nêu trên, và với quy mô của công ty, em thấy rằng
nên chọn “Hệ thống thông tin quản lý (MIS)” là phù hợp với phương thức hoạt động tại công ty.
IV, Các giai đoạn xây dựng MIS cho đề tài:
Giai đoạn 2
Phân tích hệ thống
Giai đoạn 3
Thiết kế hệ thống
Giai đoạn 4
Cài đặt và thực hiện
hệ thống
Giai đoạn 1
Phân tích hiện trạng
Giai đoạn 1:
PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG
Phân tích hiện trạng là giai đoạn đầu của quá trình phân tích thiết kế hệ thống, là một
công việc quan trọng để nhận định về quy trình và cách thức hoạt động của hệ thống. Nhận định
càng sát với thực tiễn sẽ giúp cho giai đoạn phân tích và thiết kế hệ thống mới được thuận tiện
và đúng đắn.
Mục đích phân tích hiện trạng nhằm:
- Tiếp cận với các nghiệp vụ chuyên môn, môi trường hoạt động của hệ thống.
- Tìm hiểu các chức năng, nhiệm vụ, cung cách hoạt động của hệ thống.
- Chỉ ra các chỗ hợp lý của hệ thống cần được kế thừa, và các chỗ bất hơp lý của hệ

thống cần được nghiên cứu khắc phục.
I-Mô tả hiện trạng
Cơ sở cần khảo sát của đề tài là Ban đào tạo - Tổng công ty Hàng không Việt nam. Là
một bô phận đảm nhiệm công việc đào tạo nhân lực cho toàn Tổng công ty đa dạng cả về đối
tượng học viên cùng cán bộ giảng dạy. Do vậy cần tìm hiểu hiện trạng, quản lý cơ cấu tổ chức
của toàn Tổng công ty.
1. Quản lý theo phân cấp tổ chức:
a. Các cơ quan thuộc Tổng công ty:
- Ban lãnh đạo Tổng công ty:
+ Hội đồng quản trị
+ Tổng giám đốc và các phó tổng
- Các cơ quan thường trực:
+ Đảng uỷ Tổng công ty
+ Thường vụ Đảng uỷ Tổng công ty
+ Công đoàn Tổng công ty
+ Ban đổi mới và phát triển doanh nghiệp
+ Ban kiểm soát
+ Hội đồng phát triển đội bay
+ Hội đồng điều hành tình trạng khẩn cấp
+ Hội đồng khoa học Tổng công ty
- Các cơ quan trực thuộc Tổng giám đốc:
+ Phòng tổng hợp
+ Văn phòng đối ngoại
+ Ban tài chính - kế toán
+ Ban kế hoạch đầu tư
+ Ban TCCB-LĐTL
+ Ban đào tạo
+ Ban khoa học Công nghệ
+ Ban an toàn an ninh
+ Ban đảm bảo chất lượng.

+ Văn phòng công đoàn
+ Văn phòng đoàn thanh niên
+ Văn phòng Đảng uỷ
+ Ban điều hành bay
+ Ban kỹ thuật máy bay
+ Ban Quản lý vật tư
+ Ban kế hoạch thị trường
+ Ban tiếp thị hành khách
+ Ban KH tiếp thị hàng hóa
+ Ban dịch vụ thị trường
b. Các đơn vị thuộc khối hạch toán tập trung
- TT thống kê và THHK
- Ban QLDA đầu tư xây dựng
- Đoàn bay 919
- Đoàn tiếp viên
- TT khảo sát khai thác Nội Bài
- TT khảo sát khai thác Tân Sơn Nhất
- TT huấn luyện bay
- Xí nghiệp SX Chế biến suất ăn Nội Bài
- Các văn phòng chi nhánh HKVN tại nước ngoài
- XNTMMĐ Nội Bài
- XNTMMĐ Tân Sơn Nhất
- Xí nghiệp máy bay A75
- Xí nghiệp máy bay A76
- Văn phòng khu vực Miền Bắc
- Văn phòng khu vực Miền Trung
- Văn phòng khu vực Miền Nam
c. Đơn vị sự nghiệp
- Viện khoa học Hàng không
d. Các đơn vị hạch toán độc lập

- Công ty xăng dầu Hàng không
- Công ty xuất nhập khẩu Hàng không
- Công ty dịch vụ Hàng không sân bay Nội Bài
- Công ty dịch vụ Hàng không sân bay Đà Nẵng
- Công ty dịch vụ Hàng không sân bay Tân Sơn Nhất
- Công ty nhựa Hàng không
- Công ty khảo sát thiết kế Hàng không
- Công ty vận tải ô tô Hàng không
- Công ty cung ứng xuất nhập khẩu lao động Hàng không
- Công ty cung ứng dịch vụ Hàng không
e. Các đơn vị có vốn góp của Tổng công ty
- Công ty chế biến xuất ăn Tân Sơn Nhất
- Công ty TNHH dịch vụ hàng hóa TSN
- Công ty cổ phần Hàng không Pacific Airlines
- Công ty phân phối toàn cầu Abacus
- Ngân hàng thương mại cổ phần Techcombank
2. Quản lý theo phân cấp chức danh cán bộ
Nội dung công tác quản lý các khóa đào tạo bao gồm các công tác có liên quan đến nhân sự
như: bổ nhiệm, thuyên chuyển, cử người tham gia các đoàn công tác, các tổ ban tư vấn, quản lý
công tác kỷ luật và cần được chú trọng ở khâu quản lý phát triển nguồn cán bộ.
Toàn bộ những nội dung liên quan đến các khoá đào tạo cá nhân được lưu giữ mang tính
lịch sử của hồ sơ cá nhân và được thống kê, truy lục khi có yêu cầu.
a. Cơ cấu phân cấp chức danh cán bộ
- Cơ quan thuộc Tổng công ty
- Đơn vị thành viên
- Các đơn vị độc lập
b. Công tác quản lý theo chức danh cán bộ
- Phát triển, dự nguồn theo quy hoạch
- Điều động thuyên chuyển
c. Quản lý hợp đồng đào tạo

- Đối tượng quản lý:
+ Biên chế nhà nước ( công chức )
+ Tổng giám đốc
+ Trưởng ban đào tạo
+ Giám đốc các đơn vị
- Phân loại hợp đồng
+ Hợp đồng vụ việc, trả lương khoán
+ Hợp đồng ngắn hạn : 3 tháng, 6 tháng dưới 1 năm
+ Hợp đồng dài hạn xác đinh thời hạn: 1 năm, 3 năm
+ Hợp đồng dài hạn không xác đinh thời hạn
3. Quản lý hồ sơ đào tạo cá nhân
Phân loại quản lý:
- Lãnh đạo: HĐQT, Ban giám đốc điều hành, các giám đốc các đơn vị
- Các cán bộ cấp phòng
- Cán bộ công nhân viên
- Cán bộ tham gia liên doanh cổ phần
- Quản lý đảng viên
- Quản lý đoàn viên
4. Quản lý công tác bồi dưỡng, huấn luyện:
a. Phân loại quản lý:
- Thống kê
- Kế hoạch
- Quản lý hợp đồng
b. Đối tượng quản lý
- Khối tổng hợp
- Khối thương mại
- Khối dịch vụ
- Khối kỹ thuât
- Khối khai thác
c. Quản lý cấp và gia hạn chứng chỉ:

- Khối thương mại
- Khối kỹ thuật
- Khối khai thác
5. Báo cáo phân tích tổng hợp
a. Báo cáo tổ chức:
- Báo cáo thống kê đơn vị: Phòng, ban, tổ đội
- Báo cáo chất lượng tổ chức
b. Báo cáo đào tạo:
- Báo cáo cố định
- Báo cáo động.
6. Chi tiết quy trình giao dịch và các quy tắc quản lý
a. Phần việc của Ban đào tạo:
Mỗi tháng trưởng, phó phòng đào tạo cần lên danh sách các khoá học định kỳ, hoặc do
nhu cầu cần tiến hành. Ban đào tạo báo cáo với Ban giám đốc và xin phê duyệt. Nếu được phê
duyệt Ban đào tạo cần lên danh sách, lựa chọn đối tác giảng dạy, ký hợp đồng với đối tác theo
hợp đồng thoả thuận.
Tiếp theo, Ban đào tạo cần lên danh sách các cán bộ thuộc diện đi học. Các trường hợp
cử đi học có thể là theo đề xuất, học để nâng cấp, hay bắt buộc theo quy định chức danh.
Ban đào tạo sẽ sắp xếp phân lớp học cho các học viên, phân lịch giảng dạy cho giảng
viên. Thông báo cho học viên và giảng viên biết thông tin của khoá học.
Ban đào tạo còn cần lập báo cáo thông báo tình trạng của học viên trong quá trình học
cho các cơ quan có học viên đi học.
Cuối khoá học Ban đào tạo sẽ cấp bằng cho các học viên nếu đối tác thuộc tổng công ty.
Đưa ra nhận xét về đối tác và giáo viên giảng dạy cụ thể.
Ban đào tạo hạch toán ngân sách, thanh toán với đối tác theo hợp đồng, lưu chi phí đào
tạo của từng cán bộ vào hồ sơ cá nhân nhằm truy lục khi có yêu cầu về thuyên chuyển cán bộ
hay ký hợp đồng công tác.
b. Phần việc của bên đối tác giảng dạy
Bên đối tác giảng dạy cần phối hợp với Ban đào tạo trong quá trình xếp lịch giảng dạy
cho giảng viên theo hợp đồng thoả thuận.

Trong quá trình giảng dạy, giảng viên nhận xét, đánh giá tình trạng của từng học viên.
Cuối khoá học, đối tác đánh giá và cấp chứng chỉ cho học viên nếu đối tác không thuộc
tổng công ty.

II- Các biểu mẫu đang được lưu hành tại Tổng công ty.
Xem phụ lục trang 81.
III- Những yêu cầu đặt ra cho hệ thống mới.
1. Quản lý tổ chức
- Cơ cấu quản lý Tổng công ty được phân cấp dưới dạng cây phân cấp.
- Mỗi đơn vị tổ chức có sơ đồ các chức năng nhiệm vụ loại hình, đặc điểm hạch toán,văn
bản liên quan, đơn vị thành viên, cơ cấu cán bộ quản lý, sơ đồ quản lý….một cách rõ ràng và cụ
thể.
- Mọi biến đổi như thay đổi chức năng, nhiệm vụ, thuyên chuyển, sát nhập, xoá
tên….đều được lưu trữ theo lịch sử và truy lục được khi có yêu cầu.
- Quản lý theo cơ cấu tổ chức các Ban, Ngành, Đơn vị:
+ Tại tổng công ty: Phân cấp theo các khối quản lý, tham mưu, thương mại, kỹ
thuât, khai thác: quản lý từ các cấp tổ đội phòng ban, trung tâm….
+ Tại các đơn vị: Phân theo tính chất hạch toán độc lập, phụ thuộc, sự nghiệp, cổ
phần liên doanh. Quản lý từ cấp phòng, đội,….trực thuộc giám đốc.
- Một số thao tác tiện dụng của chương trình:
+ Thay đổi chức năng, nhiệm vụ.
+ Thuyên chuyển, sát nhập, giải thể, đổi tên tổ đội,….
+ Liệt kê danh sách đơn vị theo khối, chuyên ngành.
+ Hệ thống báo cáo công tác đào tạo.
+ Các sơ đồ tổ chức, chức năng nhiệm vụ được thay đổi điều chỉnh mang tính lịch
sử (in khổ A4)
2. Quản lý theo cơ cấu cán bộ.
- Cơ cấu phân cấp cán bộ:
+ Người sử dụng phân cấp khai thác theo tên người.
+ Theo cơ quan thuộc Tổng công ty.

+ Theo đơn vị thành viên.
+ Theo đơn vị độc lập.
- Công tác quản lý cán bộ: Cập nhật các chứng chỉ, bằng cấp phục vụ cho công tác cán
bộ.
+ Theo cán bộ
+ Phát triển, dự nguồn, theo quy hoạch.
+ Điều động, thuyên chuyển:
Tiếp nhận mới từ ngoài ngành, trong ngành
Thuyên chuyển trong nội bộ Tổng công ty.
- Quản lý hợp đồng đào tạo:
+ Phân loại đối tượng quản lý:
Biên chế Nhà nước quản: Thành viên Hội đồng quản trị, Ban giám đốc điều
hành, Kế toán trưởng Tổng công ty, Giám đốc, Phó giám đốc, Kế toán trưởng các đơn vị thành
viên.
Tổng giám đốc quản lý: Cán bộ cấp phòng, đội trực thuộc Tổng công ty và các
đơn vị thành viên.
Trưởng ban TCCB quản lý: Cán bộ nhân viên thuộc tổng công ty.
Giám đốc các đơn vị quản lý: Cán bộ nhân viên thuộc đơn vị mình.
- Các thông tin cần khai thác:
+ Bảng tổng hợp số lương danh sách HĐ ĐT theo mẫu.
+ Bảng chi tiêt hồ sơ đào tạo cá nhân.
+ Tự động thông báo, liệt kê số người đến thời ký cập nhật chứng chỉ đào tạo
trong tháng.
+ Tìm kiếm chọn lọc nhân sư.
3. Quản lý hồ sơ đào tạo
- Phần mềm phải đưa ra được một hệ thông tin và cách thức nhập dữ liệu có
liên quan đến công tác đào tạo một cách đầy đủ, rõ ràng, khoa học.
- Hồ sơ đào tạo được lưu theo dạng sơ yếu lý lịch mẫu quy định và bổ sung theo những
yêu cầu riêng biệt của Tổng công ty.
- Các biến động về quá trình đào tạo phải được tự động cập nhật vào hồ sơ cũng như tất

cả các theo dõi khác về nhân sự như các khoá đào tạo đã qua, các chứng chỉ khoá học đã hoàn
thành…..
- Các kết quả, loại hình và văn bằng chứng chỉ phải được cập nhật vào hồ sơ đào tạo.
- Phải thống kê tổng hợp được các tiêu chí liên quan đến công tác đào tạo như các khoá,
các văn bằng, các ngành nghề, kinh phí hợp đồng đào tạo….
Nội dung Quản lý đảm bảo thể hiện được:
Hồ sơ đào tạo được quản lý và phân loại theo phân cấp quản lý.
Đào tạo được phân loại theo chức danh được quy định hiện hành.
Hồ sơ thể hiện ảnh cá nhân.
Lưu trữ cả hồ sơ đã thuyên chuyển, nghỉ hưu….không còn công tác.
Yêu cầu quản lý:
Quyết định cử và kết quả đào tạo: phải được cập nhật vào hồ sơ đào tạo.
Loại hình đào tạo: theo khối.
Hợp đồng đào tạo: phải được cập nhật vào hồ sơ đào tạo.
Thông tin cần khai thác:
Trích ngang: Tóm tắt hồ sơ đào tạo.
Thống kê số lượng, phân loại hồ sơ quản lý.
Thống kê khoá đào tạo trong và ngoài nước.
Thống kê văn bằng chứng chỉ đào tạo theo ngành nghề.
Thống kê phân tích kết quả đào tạo.
Thống kê tình hình thực hiện KHĐT theo tháng, quý, năm.
4. Báo cáo, thống kê, phân tích.
- Việc tổ chức khai thác phải thông qua 2 loại báo cáo chính: các báo cáo định kỳ
hoặc có quy định về biểu mẫu, các báo cáo truy xuất dưới dạng động mà người sử dụng có thể
tự xây dựng điều kiện chọn lọc và tổ chức thông tin đầu ra.
- Với các báo cáo động phải đưa ra một cách dồi dào, đầy đủ thông tin nhất nhưng lại
đơn giản, tường minh về cách xây dựng điều kiện chọn lọc thông tin truy suất, tổ chức thông tin
đầu ra.
- Phải xây dựng được các báo cáo tổng hợp số liệu so sánh từng thời kỳ.
Giai đoạn 2:

PHÂN TÍCH HỆ THỐNG
Phân tích hệ thống theo nghĩa chung nhất là khảo sát nhận diện và phân định các thành
phần của một phức hợp và chỉ ra các mối liên quan giữa chúng. Theo nghĩa hẹp phân tích hệ
thống là giai đoạn 2, đi sau giai đoạn phân tích hiện trạng, là giai đoạn bản lề giữa giai đoạn
phân tích hiện trạng và đi sâu vào thành phần của hệ thống.
Phân tích hệ thống bao gồm việc phân tích về chức năng xử lý và phân tích về dữ liệu
( dữ liệu là đối tượng của xử lý ).
I. Phân tích hệ thống về xử lý.
Sự phân tích hệ thống về mặt xử lý nhằm mục đích lập một mô hình xử lý của hệ thống,
để trả lời câu hỏi “Hệ thống làm gì ?” tức là đi sâu vào bản chất, đi sâu vào chi tiết của hệ thống
về mặt xử lý thông tin, và chỉ diễn tả ở mức độ logic, tức là trả lời câu hỏi “Làm gì ?” mà gạt bỏ
câu hỏi “Làm như thế nào ?”, chỉ diễn tả mục đích, bản chất của quá trình xử lý mà bỏ qua các
yếu tố về thực hiện, về cài đặt.
Giai đoạn này là giai đoạn thiết kế logic, phải được thực hiện một cách hoàn chỉnh để
chuẩn bị cho giai đoạn thiết kế vật lý.
Đường lối thực hiện: Đề tài này em chọn hướng phân tích “Top-Down” là phân tích từ
trên xuống, từ đại thể đến chi tiết. Cách làm: xây dựng hai loai biểu đồ là biểu đồ phân cấp chức
năng và biểu đồ luồng dữ liệu.
1-Biểu đồ phân cấp chức năng (BPC).
Mục đích của BPC là:
- Xác định phạm vi mà hệ thống cần phân tích.
- Tiếp cận logic tới hệ thống mà trong đó các chức năng được làm sáng tỏ để sử
dụng cho các mô hình sau này.
Đặc điểm của BPC là:
- Có tính chất “tĩnh”, bởi chúng chỉ cho thấy các chức năng mà không cho thấy
trình tự xử lý. Các chức năng không bị lặp lại và không bị dư thừa.
- Thiếu vắng sự trao đổi thông tin giữa các chức năng, không có mô tả dữ liệu
hoặc mô tả thuộc tính.
- Trong biểu đồ, các nút có nhãn là tên chức năng. Mức 1 là nút gốc, là chức năng
tổng quát của hệ thống. Các mức tiếp theo được phân rã đến mức cuối cùng là chức năng nhỏ

nhất không thể phân chia được nữa.
Vận dụng:
Sau đây là biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống đào tạo trong Tổng công ty Hàng không
Việt nam.

BIỂU ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG
MỞ KHOÁ
ĐÀO TẠO
CẬP NHẬT
Phân bổ ngân
sách
Đăng ký thủ tục
Lựa chọn, ký HĐ
với ĐT
Cập nhật các
danh mục khác
Cập nhật hồ sơ
cán bộ
QUẢN LÝ ĐÀO TẠO
HÀNG KHÔNG
BÁO CÁOTỔ CHỨC
ĐÀO TẠO
Phân công
giảng dạy
Hạch toán
ngân sách
Lựa chọn ,
ký HĐ với
học viên
Báo cáo về

giảng viên ,
đối tác
Báo cáo
chung
Báo cáo về
học viên
Hình 1- Biểu đồ phân cấp chức năng
2-Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD).
Biểu đồ luồng dữ liệu nhằm diễn tả (ở mức logic ) tập hợp các chức năng của hệ thống
trong các mối quan hệ trước sau trong tiến hành xử lý, trong việc bàn giao thông tin cho nhau.
Mục đích của BLD:
Biểu đồ luồng dữ liệu cho ta thấy được bản chất của hệ thống làm rõ những chức năng
cần thiết cho quản lý, chức năng nào cần phải thực hiện để hoàn tất quá trình xử lý cần mô tả.
Chỉ rõ các thông tin được chuyển giao giữa các chức năng đó, và qua đó phần nào thấy
được trình tự thực hiện của chúng.
Cụ thể biểu đồ hỗ trợ ta các hoạt động sau:
+ Xác định yêu cầu của User
+ Lập kế hoạch và minh hoạ các phương án cho nhà phân tích và User xem xét.
+ Trao đổi giữa nhà phân tích và User do tính tường minh của BLD
+ Làm tài liệu đặc tả yêu cầu hình thức và đặc tả thiết kế hệ thống
Tóm lại trong các biểu đồ cần xây dựng thì BLD là biểu đồ rất quan trọng, nó chứa đựng
cả yếu tố xử lý và dữ liệu.
Các thành phần của BLD: gồm 5 thành phần.
Tên thành phần Ký hiệu biểu diễn
Chức năng xử lý
Luồng dữ liệu (1 chiều, 2
chiều)
Kho dữ liệu
Tác nhân ngoài
Tác nhân trong

Kỹ thuật phân rã biểu đồ BLD: dùng kỹ thuật phân mức: có 3 mức cơ bản:
+ Mức 1: biểu đồ BLD mức khung cảnh.
+ Mức 2: biểu đồ BLD mức đỉnh
+ Mức 3: biểu đò BLD mức dưới đỉnh.
Vận dụng:
Biểu đồ dữ liệu mức khung cảnh: đây là mô hình hệ thống ở mức tổng quát nhất, xem cả
hệ thống như một chức năng. Tại mức này hệ thống chỉ có duy nhất một chức năng. Các tác
nhân ngoài và các luồng dữ liệu vào ra hệ thống được xác định. Tác nhân ngoài xuất hiện đầy
đủ ở mức khung cảnh.
BIỂU ĐỒ BLD MỨC KHUNG CẢNH
Yêu cầu báo cáo
Báo cáo
HỆ THỐNG
QUẢN LÝ ĐÀO
TẠO HÀNG
KHÔNG
BAN LÃNH
ĐẠO TCT
ĐỐI TÁC
GIẢNG DẠY
HỌC VIÊN
Đề xuất, yêu cầu đào tạo
Phê duyệt
Phân công giảng dạy
Lựa chọn, ký hợp đồng
Thông tin học viên
Lựa chọn,
ký HĐ với học viên
Hình 2- Biểu đồ dữ liệu mức khung cảnh.
Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh: là một mô hình phân rã từ BLD mức khung cảnh với

các chức năng phân rã tương ứng ở mức 2 của biểu đồ phân câp chức năng. Các nguyên tắc
phân rã như sau:
+ Các luồng dữ liệu được bảo toàn
+ Các tác nhân ngoài được bảo toàn
+ Có thể xuất hiện các kho dữ liệu
+ Bổ xung thêm các luồng dữ liêu nôi tại nếu thấy cần thiết

Hình 3- Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh:
1
MỞ KHOÁ
ĐÀO TẠO
3
BÁO CÁO
2
TỔ CHỨC
ĐÀO TẠO
4
CẬP NHẬT
HỌC VIÊN
ĐỐI TÁC
GIẢNG DẠY
BAN LÃNH
ĐẠO TCT
DM_Đối tác
SL_Hợp đồng
Ngân sách
SL_Khoá học
SL_Cán bộ
DM_CD-CC
SL_Lớp Học

Đề xuất, yêu cầu đào tạo
Phê duyệt
Yêu cầu đi học
Ký hợp đồng
Phân công giảng dạy
Yêu cầu báo cáo
Báo cáo
Đánh giá giáo viên, đối tác
Nội dung điều chỉnh
Thông tin điều chỉnh
Cập nhật hồ sơ
Yêu cầu thông tin về KH
Báo cáo tình trạng học viên
Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh: đây là mô hình phân rã từ BLD mức đỉnh. Các
thành phần của biểu đồ được phát triển như sau:
+ Về chức năng: phân rã chức năng cấp trên thành cấp dưới thấp hơn + Về
luồng dữ liệu: vào/ra ở mức trên thì lặp lại (bảo toàn) ở mức dưới, đồng thời bổ sung thêm các
luồng dữ liêu nôi bộ do phân rã các chức năng và thêm kho dữ liệu
+ Kho dữ liệu: dần xuất hiện theo nhu cầu nôi bộ
+ Tác nhân ngoài: xuất hiện đầy đủ ở mức khung cảnh, ở mức dưới không thể
thêm gì.
+ Quá trình phân rã các chức năng của BLD mức dưới đỉnh có thể tiếp tục cho
đến khi đạt được mức sơ cấp không phân rã được nữa.
BIỂU ĐỒ BLD MỨC DƯỚI ĐỈNH
Chức năng 1 : MỞ KHOÁ ĐÀO TẠO
1.1
Đăng ký thủ
tục
1.2
Phân bổ ngân

sách
1.3
Lựa chọn, ký
hợp đồng với
đối tác
Ban lãnh đạo
TCT
Đề xuất, yêu cầu đào tạo
Phê duyệt
Ngân sách ĐV
SL_Khoá học
Ngân sách KH
DM_Đối tác
SL_Hợp đồng
Hồ sơ duyệt
Hình 4- Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh (Chức năng 1)
BIỂU ĐỒ BLD MỨC DƯỚI ĐỈNH
Chức năng 2 : TỔ CHỨC ĐÀO TẠO
2.1
Phân công
giảng dạy
2.2
Lựa chọn
học viên
2.3
Hạch toán
ngân sách
Đối tác
giảng dạy
Học viên

SL_Khoá học
DM_ Môn học
NS thực chi
SL_Cán bộ
DM_CD-CC
SL_Lớp học
Phân công, xếp lịch
Chi phí đào tạo
Đề xuất, yêu cầu đi học
Ký hợp đồng cam kết
SL_Giáo viên
Thanh toán
Hình 5- Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh (Chức năng 2)
BIỂU ĐỒ BLD MỨC DƯỚI ĐỈNH
Chức năng 3 : BÁO CÁO
3.2
Báo cáo về đối
tác giảng dạy
3.3
Báo cáo
Chung
3.1
Báo cáo về
học viên
SL_Lớp học
SL_Khoá học
SL_Cán bộ
SL_Hợp đồng
Ngân sách
Ban lãnh đạo

TCT
Đối tác giảng
dạy
Học viên
Yêu cầu báo cáo
Đánh giá, nhận xét
Đánh giá HV
Đánh giá ĐT
Thông tin về toàn bộ khoá học
Thông tin học viên
Hình 6- Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh (Chức năng 3)
BIỂU ĐỒ BLD MỨC DƯỚI ĐỈNH
Chức năng 4 : CẬP NHẬT
4.2
Cập nhật các
danh mục
Ban lãnh đạo
TCT
Đối tác giảng
dạy
Học viên
4.1
Cập nhật hồ sơ
SL_Lớp học
SL_Khoá học
SL_Cán bộ
SL_Hợp đồng
Ngân sách
Đánh giá HV
DM_CD-CC

Hồ sơ cán bộ
Chỉnh sửa nội dung
Điều chỉnh nội dung
Hồ sơ đối tác
Chỉnh sửa nội dung
DM_Đối tác
Hình 7- - Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh (Chức năng 4)
II. Phân tích hệ thống về mặt dữ liệu.
Phân tích hệ thống bao gồm việc phân tích về chức năng xử lý và phân tích về dữ liệu.
Dữ liệu là đối tượng của xử lý. Mục đích của giai đoạn phân tích hệ thống về dữ liệu là lập lược
đồ dữ liệu hay còn gọi là biểu đồ cấu trúc dữ liệu (BCD) gồm có:
- Thông tin gì bao gồm dữ liệu gì.
- Mối liên quan xác định giữa các dữ liệu.
Mô hình thực thể liên kết là mô hình dữ liệu do P.P.Chen đưa ra năm 1976 và sau đó
được dùng khá phổ biến trên thế giới. Ưu điểm của nó là khá đơn giản và gắn với tư duy trực
quan. Mô hình thực thể liên kết mô tả tập hợp các dữ liệu dùng trong hệ thống theo cách gom
các thuộc tính quanh các vật thể.
Mục đích của mô hình xác định các yếu tố:
- Dữ liệu nào cần xử lý
- Mối liên quan giữa các dữ liệu
Mô hình thực thể liên kết xuất phát từ ba khái niệm cơ bản: thực thể, liên kết và thuộc
tính.
 Thực thể: một thực thể (entity) là một vật cụ thể hay trừu tượng, tồn tại thực sự và
khá ổn định trong thế giới thực, mà ta muốn phản ánh nó trong hệ thống thông tin.
 Các liên kết: một liên kết (association) là một sự gom nhóm các thực thể trong đó
mỗi thực thể có một vai trò nhất định. Một kiểu liên kết (association type) là một tập
hợp các liên kết có cùng ý nghĩa.
* Các dạng kiểu liên kết:
- Liên kết một - một (1-1): hai kiểu thực thể A và B liên kết một - một (1-1) khi ứng với
một thực thể trong A có mộ thực thể trong B và ngược lại. Liên kết này thuộc loại tầm thường

và ít xảy ra trong thực tế.
- Liên kết một - nhiều (1-n) giữa hai kiểu thực thể A,B là: ứng với một thực thể trong A
có nhiều thực thể trong B, nhưng ngược lại ứng với một thực thể trong B chỉ có một thực thể
trong A. Đây là một liên kết rất quan trọng cài đặt được trong mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ
- Liên kết nhiều - nhiều (1-n) giữa hai kiểu thực thể A,B là ứng với một thực thể trong A
có nhiều thực thể trong B, và ngược lại ứng với một thực thể trong B có nhiều thực thể trong A.
Liên kết này có nhược điểm là không giúp cho ta thấy rõ mối liên hệ giữa hai thực thể cũng
như không thấy điều gì về nghiệp vụ. Trong các bài toán quản lý, để cài đặt được trong mô hình
cơ sở dữ liệu quan hệ, nó phải được thể hiện bằng các liên kết một – nhiều. Cho nên thường
một liên kết nhiều – nhiều sẽ được đổi thành 2 mối liên kết một – nhiều bằng phương pháp thực
thể hoá: bổ sung một kiểu thực thể trung gian để biến đổi liên kết nhiều - nhiều thành hai liên
kết một – nhiều. Khóa của thực thể trung gian là tổ hợp khóa của các bên tham gia.
 Các thuộc tính: thuộc tính (property hay attribute) là một giá trị dùng để mô tả một
khía cạnh nào đó của một thực thể hay một kiểu liên kết.
Có ba loại thuộc tính đó là :
+ Thuộc tính khóa: gồm một hay nhiều thuộc tính trong kiểu thực thể được dùng để gán
cho một thực thể một cách tham khảo duy nhất. Thuộc tính khóa có giá trị ở chỗ cho phép ta
phân biệt các thực thể với nhau. Có một chú ý là thuộc tính khóa sẽ không được cập nhật thay
đổi.
+ Thuộc tính mô tả: đó là các thông tin gắn liền với thực thể dùng mô tả các tính chất của
thực thể, và là thuộc tính không khóa. Thường các thuộc tính trong kiểu thực thể (ngoài thuộc
tính khóa) đều là mô tả, tập hợp chúng lại sẽ tạo nên một mô tả đầy đủ về một đối tượng là một
thực thể.
+ Thuộc tính kết nối: là thuộc tính dùng để kết nối giữa các thực thể có liên kết, đối với
kiểu thực thể này nó là thuộc tính mô tả nhưng đối với thực thể kia nó là thuộc tính khóa
Vận dụng: Xây dựng mô hình thực thể liên kết cho đề tài:
Bước 1: Xác định các thực thể.
Căn cứ vào phần phân tích hiện trạng ta đã tìm hiểu ở phần trên ta có thể xác định được các
thực thể thông qua trình tự công việc cần thực hiện để tổ chức 1 khoá học như sau:
Để thực hiện tổ chức 1 khoá đào tạo ban đào tạo cần lên danh sách về nhu cầu đào tạo,

nhu cầu đào tạo có thể là định kỳ hay đề xuất do vậy cần 2 thực thể sau:
1/ Thực thể NC_DTDinhKy: nhu cầu đào tạo định kỳ.
2/ Thực thể NC_DTDeXuat: nhu cầu đào tạo đề xuất.
3/ Sau đó ban đào tạo cần 1 hồ sơ để lựa chọn đối tác giảng dạy do vậy cần thực thể danh
mục đối tác: DM_ĐoiTac. Hồ sơ đối tác bao gồm các thông tin về đối tác như địa chỉ, điện
thoại, mã cơ quan(nếu đối tác thuộc tổng công ty), mã quốc gia nếu đối tác không thuộc tổng
công ty….Do vậy cần có thêm thêm 2 thực thể để giúp hệ thống kết xuất khi tạo hồ sơ đối tác:
4/ Thực thể DM_QuocGia.
5/ Thực thể DM_CoQuan: Là danh mục chứa các ban nghành, đơn vị thành viên thuộc
tổng công ty.
6/ Sau đó cần ký hợp đồng với đối tác => cần thực thể SL_Hopdong để lưu trữ đối tác
được lựa chọn ký hợp đồng. Số liệu hợp đồng liên quan đến khoá học tổ chức do vậy tiếp theo
cần tạo thực thể số liệu khoá học.
7/ Thực thể SL_KhoaHoc. Nhằm giúp hệ thống kết xuất khi tạo các số liệu khoá học và
hợp đồng cần có thêm 2 thực thể sau:
8/ Thực thể DM_LoaiHopDong.
9/ Thực thể DM_LoaiKH.
10/ Do quá trình đào tạo học viên là các cán bộ thuộc tổng công ty nên thực thể
SL_CanBo bao gồm chứa toàn bộ thông tin hồ sơ của toàn bộ cán bộ trong tổng công ty. Để
tiện cho quá trình tra cứu,tìm kiếm, lựa chọn học viên thực thể SL_CanBo bao gồm các thuôc
tính như địa chỉ, điện thoại, ngày vào Đảng,… theo yêu cầu của hệ thống còn lại các thuộc tính
liên quan đến quá trình đào tạo sẽ được lưu trong 2 thực thể:
11/ Thực thể SL_DaoTaoNCT: hồ sơ các khoá đào tạo của cán bộ không do Tổng công
ty đào tạo.
12/ Thực thể SL_DaoTaoTCT: hồ sơ các khoá đào tạo của cán bộ do Tổng công ty đào
tạo.
13/ Thực thể DM_TruongDT: thông tin về các trường đào tạo nhằm giúp hệ thống kết
xuất vào thực thể SL_DaoTaoNCT.
14/ Thực thể DM_DienDT: thông tin về diện đào tạo của cán bộ như được cử đi học hay
đề xuất… nhằm giúp hệ thống kết xuất vào thực thể SL_DaoTaoTCT.

Do quá trình tìm kiếm học viên đi học theo tiêu chí chức danh của cán bộ và các chứng
chỉ mà cán bộ đó đạt được do vậy cần có các thực thể:
15/ Thực thể DM_ChucDanh: các chức danh hiện có trong Tổng công ty.
16/ Thực thể CanBo_ChucDanh.
17/ Thực thể DM_ChungChi: các chứng chỉ mà Tổng công ty đào tạo.
18/ Thực thể ChucDanh_ChungChi: Lưa trữ các chứng chỉ cần có cho từng loại chức
danh theo quy chế của Tổng công ty.
Thực thể DM_ChungChi có các thông tin như lĩnh vực đào tạo, loại chứng chỉ, tên
chứng chỉ do vậy cần có thêm các thực thể sau:
19/ Thực thể DM_LinhVucDT.
20/ Thực thể DM_LoaiChungChi.
Tiếp theo là công việc tổ chức giảng dạy bao gồm các công việc như xếp lớp học, thời
khoá biểu, phân công giáo viên hay quá trình đánh giá, cho điểm học viên…Từ đó ta có thêm
các thực thể sau:
21/ Thực thể SL_GiaoVien: Thông tin về giáo viên.
22/ Thực thể SL_LopHoc: Thông tin về lớp học.
23/ Thực thể ThoiKhoaBieu: Chứa các thuộc tính như môn học, ngày học, địa điểm,…
nhằm quản lý công việc phân công giảng dạy. Do vậy cần thêm thực thể:
24/ Thực thể DM_MonHoc.
25/ Thực thể DanhGiaHV: Được cập nhật, kết xuất định kỳ hoặc theo yêu cầu của học
viên, cơ quan có học viên theo học.
26/ Thực thể SL_DiemHV: Lưu trữ điểm của học viên khi kết thúc 1 môn học.
Sau khi khoá học kêt thúc ban đào tạo sẽ lưa lại đánh giá về đối tác và giáo viên giảng
dạy do vậy cần có thêm 2 thực thể sau:
27/ Thực thể NhanXetGV.
28/ Thực thể DanhGiaDT. Trong thực thể này có 1 thuộc tính nhằm xếp loại đào tạo
cho đối tác giảng dạy theo các tiêu chí của Tổng công ty. Do vậy cần có thêm thực thể sau:
29/ Thực thể DM_XepHangDT.
Cuối cùng do quá trình đào tạo phụ thuộc vào ngân sách mà Tổng công ty cấp do đó cần
có thêm các thực thể:

30/ Thực thể NganSachPhanBo: Ngân sách mà Tổng công ty cấp cho khoá học.
31/ Thực thể NganSachDonVi: Ngân sách mà Tổng công ty cấp cho các đơn vị trực
thuộc.
32/ Thực thể NganSachThucChi: Hạch toán các chi phí của toàn bộ khoá học.
Bước 2: Xác định các mối liên kết giữa các thực thể.
1/ Xét hai thực thể NC_DTDinhKy và DM_CoQuan: Mỗi cơ quan, đơn vị thành viên
có nhiều nhu cầu đào tạo định kỳ hàng năm nhưng mỗi nhu cầu đào tạo cụ thể chỉ liên quan đến
1 đơn vị mà thôi do vậy mối liên kết giữa 2 thực thể là mối liên kết 1 - nhiều:
DM_CoQuan NC_DTDinhKy
2/ Tương tự ta có mối liên kết:
DM_CoQuan NC_DTDeXuat
3/ Xét hai thực thể DM_CoQuan và thực thể DM_DoiTac: Mỗi cơ quan bao gồm nhiều
đối tác tuy nhiên 1 đối tác chỉ có thể thuộc 1 đơn vị nhất định do vậy ta có liên kết:
DM_CoQuan DM_DoiTac
Tuy nhiên do đối tác có thể là thuộc Tổng công ty và có thể ngoài công ty do đó mối liên
kết trên là chưa toàn vẹn nên ta cần tách thực thể DM_DoiTac ra thành 2 thực thể riêng biệt là
thực thể đối tác trong công ty và thực thể đối tac ngoài công ty. Ta có mối liên kết như sau:
DM_DoiTac DM_DoiTacTCT
DM_DoiTacNCT
Như vậy mối liên kết giữa hai thực thể DM_CoQuan và DM_DoiTac được đổi thành:
DM_CoQuan DM_DoiTacTCT
4/ Xét 2 thực thể DM_DoiTacNCT và thực thể DM_QuocGia: Mỗi quốc gia có thể có
nhiều đối tác tuy nhiên mỗi đối tác chỉ thuộc 1 quốc gia do vậy ta có mối liên kết:
DM_QuocGia DM_DoiTacNCT
5/ Xét hai thực thể DM_DoiTac và SL_GiaoVien: Mỗi đối tác bao gồm nhiều giáo viên
tuy nhiên mỗi giáo viên chỉ thuộc 1 đối tác vì vậy mối liên kết ở đây là 1 - nhiều:
DM_DoiTac SL_GiaoVien
6/ Xét hai thực thể DM_DoiTac và SL_HopDong: Mỗi đối tác có nhiều hợp đồng tuy
nhiên mỗi hồ sơ hợp đồng chỉ thuộc 1 đối tác vì vậy mối liên kết ở đây là 1 - nhiều: