Tài liệu PR - vị trí không thể thiếu trong kinh doanh hiện đại doc

PR - vị trí không thể thiếu trong
kinh doanh hiện đại

Ngày nay, vị trí “Quan hệ đối ngoại” (PR) trong các doanh nghiệp đang trở nên
quan trọng hơn bao giờ hết. Vị trí này xuất hiện muộn và còn khá mới mẻ bởi đặc thù
của nó. Tuy nhiên, có được một chuyên gia PR giỏi, có năng lực thì doanh nghiệp sẽ
thu được rất nhiều lợi ích.
Lịch làm việc của các nhân viên PR luôn bận rộn. Nào là lập kế hoạch khuếch
trương hình ảnh công ty, triển khai các hoạt động tuyên truyền quảng bá, xem xét các
nguy cơ có thể xảy ra từ một hoạt động nào đó, tìm cách giải quyết những rắc rối liên
quan tới hình ảnh công ty
Trong quá trình làm việc, các nhân viên PR gặp gỡ và tiếp xúc với rất nhiều
người thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau: báo đài, cơ quan chính quyền, công ty dịch vụ,
đại lý công ty Hầu hết các cuộc gặp bắt đầu bằng những cái bắt tay thân thiện và kết
thúc trong sự hiểu biết. Xây dựng và cải thiện các mối quan hệ cũng là một phần quan
trọng trong công việc của một nhân viên PR. Những mối quan hệ tốt đẹp giúp nâng
cao hiệu quả công việc.
Cầu nối giữa công ty với khách hàng
Thông thường, những người như làm chức năng quan hệ đối ngoại được gọi là
nhân viên PR (Public Relations). Tuy nhiên, tuỳ theo chức năng và phạm vi hoạt động
ở mỗi công ty họ còn được gọi là CORA (Corporate and Regulatory Affairs), là EA
(External Affairs). Trong hầu hết các sự vụ có tính quan trọng nổi bật, người ta đều
thấy sự tham gia của họ - có thể chỉ như một thành viên trong dàn nhạc nhưng cũng có
thể là nhạc trưởng. Dù ở vị trí nào thì hoạt động của họ cũng có một vai trò đặc biệt.
Đó là tạo cho doanh nghiệp một hình ảnh lành mạnh với những cam kết làm ăn lâu dài.
Trong các công ty nước ngoài hiện nay, phạm vi hoạt động của nhân viên PR
rất rộng nhưng tập trung nhất ở các mảng: tổ chức các sự kiện đặc biệt, chế ngự khủng
hoảng (kể cả khủng hoảng tiềm ẩn), quan hệ với giới truyền thông đại chúng, với các
cơ quan hữu trách Bên cạnh đó, PR còn làm các công việc như trích lục thông tin, tài
trợ, từ thiện, đối nội
Bằng việc tổ chức các sự kiện đặc biệt như họp báo, giới thiệu sản phẩm mới,

hội nghị khách hàng, các cuộc thi , công ty thu hút được sự quan tâm của những
người có liên quan và báo giới, và công ty nhờ vậy có thể được nhanh chóng quảng bá
tới công chúng (đối với những doanh nghiệp đang tìm cách thâm nhập thị trường mới
hoặc cung cấp những sản phẩm bị cấm quảng cáo, thì hoạt động PR trong lĩnh vực này
là không thể thiếu).
Trong việc quản lý chặt chẽ và tích cực quan hệ với báo giới và cơ quan chính
quyền, nhân viên PR giúp công ty kịp thời ngăn ngừa hoặc giải quyết các rắc rối hoặc
khủng hoảng tiềm ẩn có thể xảy ra. Ví dụ như một bức thư khiếu nại chất lượng hay
một bài báo thiếu thiện chí về một sản phẩm nào đó có thể sẽ không xuất hiện trên mặt
báo nếu nhân viên PR của công ty kinh doanh sản phẩm trên biết sớm thông tin này và
tiến hành đàm phán với các bên có liên quan. Khi làm nhiệm vụ trích lục thông tin,
nhân viên PR sẽ theo dõi báo chí thường xuyên và kịp thời phản ánh những thông tin
không có lợi để công ty có những quyết sách hợp lý
Người canh giữ uy tín của công ty
Trong các hoạt động của mình, PR nổi bật hơn cả trong vai trò của người chế
ngự khủng hoảng. Cuối năm 2000, tại Nhật Bản đã xảy ra hàng loạt vụ ngộ độc do sử
dụng một loại sữa bị nhiễm khuẩn. Hãng sữa này tại Nhật đã phải tạm đóng cửa nhà
máy sản xuất để kiểm soát tình hình.
Đối với mọi công ty, uy tín - hình ảnh là thứ "tài sản" có giá trị lớn. Chính vì
vậy, hoạt động PR còn được nhiều công ty đánh giá như một công cụ hiệu quả để xây
dựng hình ảnh với chi phí thấp. Theo ước tính thì chi phí PR trong các công ty ở châu
Mỹ và châu Âu, nơi nghề PR phát triển mạnh mẽ nhất hiện nay thông thường chỉ bằng
khoảng 1/10 chi phí quảng cáo.
Về một khía cạnh nào đó, hoạt động đối nội và đối ngoại ở doanh nghiệp (do
phòng hành chính, tổng hợp tiến hành) chính là hoạt động PR. Tuy nhiên, nó mang
tính tự phát, không chuyên, không được đầu tư một cách thoả đáng nên hiệu quả còn
hạn chế. Trong sự cố "nghẽn mạch" của một công ty thông tin di động của Việt Nam
thời gian qua, do công tác PR không tốt đã dẫn tới sự không nhất quán trong thông tin
trên các phương tiện thông tin đại chúng. Cộng với thái độ thiếu tích cực trước những
thiệt hại của khách hàng đã khiến uy tín của công ty bị sụt giảm nặng nề. Thậm chí,

công ty còn bị một khách hàng kiện ra toà. Trong môi trường cạnh tranh, điều này
cũng đồng nghĩa với những thiệt hại lớn về kinh tế.
Mặc dù có những bộ phận chuyên trách nhưng do tính phức tạp và chuyên
nghiệp của công việc, nhưng nhiều công ty vẫn cần dịch vụ hỗ trợ của các công ty PR
bên ngoài.