247 xây DỰNG PHẦN mềm kế TOÁN tài sản cố ĐỊNH tại PHÒNG tài CHÍNH kế HOẠCH HUYỆN GIAO THỦY

BỘ TÀI CHÍNH
HỌC VIỆN TÀI CHÍNH
-----------------------

ĐẶNG NGỌC ANH
Lớp: CQ55/41.03

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP
ĐỀ TÀI:
“XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH TẠI PHỊNG
TÀI CHÍNH-KẾ HOẠCH HUYỆN GIAO THỦY”

Chun ngành

:

Tin học tài chính kế toán

Mã số

:

41

Giáo viên hướng dẫn

:

ThS. Nguyễn Văn Thanh

Hà Nội – 2021

Đồ án tốt nghiệp

3

Học viện Tài chính

LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan đây là cơng trình nghiên cứu của em. Các kết quả và số liệu
trong đồ án là trung thực, xuất phát từ tình hình thực tế của đơn vị nơi em thực tập.
Tác giả đồ án
Đặng Ngọc Anh

SV: Đặng Ngọc Anh

Lớp: CQ55/41.03


Đồ án tốt nghiệp

4

Học viện Tài chính

LỜI CẢM ƠN
Sau mợt thời gian dài học tập và rèn luyện tại Học Viện Tài Chính, em đa
được các thầy cô trong học viện trang bị nhưng kiến thức hết sức bổ ích làm hành
trang cho bản thân sau khi tốt nghiệp đại học. Em sẽ luôn ghi nhớ công ơn dạy dô

của các thầy, các cô.
Qua đây, em cũng xin chân thành cảm ơn các thầy giáo, cô giáo trong khoa Hệ
thống thơng tin kinh tế đa nhiệt tình giảng dạy, cung cấp cho em những kiến thức
chuyên ngành vững chắc phục vụ hữu ích trong q trình thực tập tại phịng Tài
chính - Kế hoạch huyện Giao Thủy. Đặc biệt, để có thể hoàn thành tốt khóa luận tốt
nghiệp, em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới thầy giáo Nguyễn Văn Thanh –
Giảng viên khoa: Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế – Học Viện Tài Chính, người đa
trực tiếp hướng dẫn em hoàn thành khóa luận. Thầy đa tận tình chỉ bảo và cung cấp
cho em những kiến thức quý báu để em hoàn thành đồ án này.
Bên cạnh đó, em cũng xin gửi lời cảm ơn tới ban lanh đạo , cũng như tập thể
cán bộ, viên chức của phòng Tài chính -Kế hoạch huyện Giao Thủy đa tạo điều
kiện thuận lợi giúp em tiếp cận được với những cơng việc thực tế để qua đó hồn
thành tốt những yêu cầu của khóa luận đặt ra. Trong thời gian thực tập tại đơn vị,
em đa tiếp thu được rất nhiều bài học bổ ích.
Em xin cảm ơn gia đình, bạn bè và người thân ln ln đợng viên và hơ trợ
em trong suốt q trình học tập.
Đồ án đa hồn thành, song khơng tránh khỏi những hạn chế nhất định em
mong muốn tiếp tục nhận được những ý kiến đóng góp của thầy cô và bạn bè.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 27 tháng 05 năm 2021
Sinh viên
Đặng Ngọc Anh

SV: Đặng Ngọc Anh

Lớp: CQ55/41.03


Đồ án tốt nghiệp

5

Học viện Tài chính

MỤC LỤC

SV: Đặng Ngọc Anh

Lớp: CQ55/41.03


Đồ án tốt nghiệp

6

Học viện Tài chính

DANH MỤC CÁC THUẬT NGỮ VIẾT TẮT
Tên thuật ngữ

Tên đầy đủ

HTTT
PMKT
KT
TSCĐ
Đơn vị công

Hệ thống thơng tin
Phần mềm kế tốn

Kế tốn
Tài sản cố định
Phịng Tài chính- Kế hoạch huyện Giao
Thủy

BTC
CSDL
CNTT
NCC

SV: Đặng Ngọc Anh

Bộ Tài Chính
Cơ sở dữ liệu
Công nghệ thông tin
Nhà cung cấp

Lớp: CQ55/41.03


Đồ án tốt nghiệp

7

Học viện Tài chính

DANH MỤC HÌNH ẢNH

SV: Đặng Ngọc Anh

Lớp: CQ55/41.03


Đồ án tốt nghiệp

8

Học viện Tài chính

DANH MỤC BẢNG

SV: Đặng Ngọc Anh

Lớp: CQ55/41.03


9

PHẦN MỞ ĐẦU
I. LÍ DO CHỌN ĐỀ TÀI
Cùng với sự phát triển vượt bậc của khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin
ngày càng trở thành một lĩnh vực quan trọng, thiết yếu trong thời đại ngày nay.
Công nghệ thông tin trở thành ngành công nghiệp mũi nhọn của nhiều nước trên thế
giới. Bất cứ một lĩnh vực nào trong cuộc sống cũng đều phải ứng dụng công nghệ
thông tin để có thể nâng cao chất lượng các hoạt động. Việc áp dụng công nghệ
thông tin trong công việc giúp người ta thực hiện hàng chục triệu phép tính chỉ
trong vịng mợt giây, quản lý dữ liệu đồng bợ, logic từ đó giảm thiểu thời gian cũng
như công sức con người bỏ ra, thông tin nhanh chóng, chính xác, kịp thời, từ đó tiết
kiệm chi phí và thời gian, giúp doanh nghiệp bắt kịp xu hướng phát triển trên thế
giới.

Đặc biệt trong lĩnh vực kế toán, so với việc quản lý thủ công, ghi chép tay
trên sổ sách, các phần mềm kế tốn đa giảm tải được mợt khối lượng lớn các cơng
việc, tìm kiếm thơng tin nhanh chóng, dữ liệu được quản lý logic, đồng bộ hóa
thuận lợi cho cơng tác kế tốn, mang lại hiệu quả và đợ chính xác cao. TSCĐ là cơ
sở vật chất không thể thiếu. Chúng được coi là cơ sở vật chất kĩ thuật giữ vai trị
quan trọng trong hoạt đợng sản xuất kinh doanh, là điều kiện quan trọng để tăng
năng suất lao động xa hội và phát triển nền kinh tế quốc dân..
Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề phát triển Công nghệ thông tin
vào hoạt động của một tổ chức nói chung, và sự cần thiết cần của việc quản lý
TSCĐ trong đơn vị công nói riêng, qua tìm hiểu lí luận và thực tiễn trong quá trình
học cũng như trong thời gian thực tập tại phòng Tài chính - Kế hoạch huyện Giao
Thủy, mặc dù công tác kế toán đa được tin học hóa, song phân hệ kế toán TSCĐ lại
chưa thực sự đáp ứng yêu cầu quản lý của đơn vị công. Do vậy em đa chọn đề tài
“Xây dựng phần mềm kế toán Tài sản cố định tại phịng Tài chính - Kế hoạch huyện
Giao Thủy” cho đồ án tốt nghiệp của mình với mong muốn hiểu rõ hơn phương
pháp phân tích thiết kế và xây dựng một phần mềm ứng dụng trong quản lý kinh tế.
II. MỤC ĐÍCH ĐỀ TÀI
SV: Đặng Ngọc Anh

Lớp: CQ55/41.03


10

Đề tài được thực hiện với mục đích xây dựng thiết kế phần mềm kế tốn tài
sản cố định hơ trợ hiệu quả cho cơng tác kế tốn TSCĐ tại đơn vị cơng:
- Hơ trợ nhân viên kế tốn trong công tác quản lý các TSCĐ.
- Cung cấp thông tin một cách nhanh chóng, kịp thời, chính xác, đầy đủ cho
các bộ phận, phục vụ tốt công tác quản lý TSCĐ tại doanh nghiệp.
- Nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ, giảm chi phi, tăng doanh thu của đơn vị

công.
- Tạo sự thống nhất, đồng bộ giữa các phân hệ kế tốn trong đơn vị cơng.
III. ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU
Đối tượng nghiên cứu là phân hệ kế toán TSCĐ trong điều kiện tin học hóa tại
Phòng tài chính- kế hoạch huyện Giao Thủy.
IV. PHẠM VI NGHIÊN CỨU
Phạm vi của đề tài tập trung phân tích, thiết kế, phát triển hệ thống thơng tin
phân hệ kế tốn TSCĐ dựa trên cơng tác kế tốn thực tế tại đơn vị cơng .
Đơn vị công hoạt động lĩnh vực chính là sản xuất do đó các tài sản được quản
lý chủ yếu ở các phòng ban. Trong thời gian thực hiện đồ án và dựa trên tình hình
thực tế các nghiệp vụ phát sinh tại doanh nghiệp, đồ án của em tập trung vào các
nghiệp vụ liên quan TSCĐ gồm:
-

Tăng tài sản cố định do mua ngoài
Tăng tài sản cố định do mua ngồi theo hình thức trả chậm, trả góp
Khấu hao tài sản cố định
Kế toán sửa chữa lớn tài sản cố định
Tài sản cố định thừa, thiếu chờ xử lý
Giảm tài sản cố định do thanh lý, nhượng bán
V. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

Các phương pháp nghiên cứu chủ yếu được sử dụng trong đề tài bao gồm:
-

Phương pháp thu thập thông tin
Phương pháp ghi chép
Phương pháp phỏng vấn
Phương pháp hỏi ý kiến chuyên gia
Phương pháp tổng hợp, so sánh thông tin

Phương pháp phân tích thiết kế hệ thống
 Phương pháp phân tích từ trên xuống
 Phương pháp phân tích từ dưới lên
- …
SV: Đặng Ngọc Anh

Lớp: CQ55/41.03


11

VI. KẾT CẤU CỦA ĐỒ ÁN
Đề tài: “Xây dựng phần mềm kế tốn tài sản cố định tại phịng Tài chính- Kế
hoạch huyện Giao Thủy” có kết cấu như sau:
Ngoài phần mở đầu, phần kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục,
phần nội dung đồ án gồm 3 chương:
Chương 1: NHẬN THỨC CHUNG VỀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TỐN
TÀI SẢN CỐ ĐỊNH
Chương 2: THỰC TRẠNG CƠNG TÁC KẾ TỐN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH TẠI
PHỊNG TÀI CHÍNH-KẾ HOẠCH HUYỆN GIAO THỦY
Chương 3: PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ VÀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ
TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH TẠI PHỊNG TÀI CHÍNH- KẾ HOẠCH HUYỆN
GIAO THỦY

PHẦN NỘI DUNG

1NHẬN THỨC CHUNG ĐỂ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ
TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH

SV: Đặng Ngọc Anh

Lớp: CQ55/41.03


12

1.1. LÍ LUẬN CHUNG ĐỂ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN
1

Khái niệm và đặc điểm phần mềm kế toán

1.1.1.1. Khái niệm phần mềm kế tốn
• Hệ thống thơng tin kế toán

HTTT là tập hợp các nguồn lực, công cụ được tổ chức thành một thể thống
nhất để thực hiện quá trình xử lý thơng tin. Q trình xử lý thơng tin bao gồm: thu
nhận thông tin, lưu trữ thông tin, xử lý thông tin và truyền tin.
HTTT KT là một phần của HTTT được hiểu là một tập hợp các nguồn lực
(con người, thủ tuc), công cụ (phần cứng, phần mềm), được thiết kế nhằm thu thập,
lưu trữ, xử lý các dữ liệu kinh tế- tài chính và các dữ liệu khác nhằm cung cấp thông
tin KT cho các đối tượng sử dụng thông qua các báo cáo KT.
Vậy HTTT KT với bản chất là bộ phận tạo ra thông tin KT, được xây dựng để
thực hiện quá trình xử lý thông tin KT trong các doanh nghiệp gồm: thu thập, lưu
trữ, xử lý và cung cấp các thông tin KT.
• Các thành phần của hệ thống thơng tin kế toán

Trong điều kiện ứng dụng CNTT, HTTT KT bao gồm 5 thành phần: Con
người, dữ liệu KT, thủ tục KT, phần cứng, phần mềm KT.
Con người: trong HTTT KT con người là thành phần quyết định, đảm bảo sự
chính xác của hệ thống. Con người quyết định tới việc thực hiện các thủ tục kế tốn

nhằm biến đởi các dữ liệu kế toán đa thu thập được để tạo ra các báo cáo KT. Con
người được hiểu bao gồm: nguồn nhân lực, tở chức cơng tác kế tốn trong mơi
doanh ngiệp.
Dữ liệu KT: dữ liệu KT bao gồm các số liệu, thông tin phục vụ cho công việc
xử lý thông tin KT trong HTTT KT, hô trợ việc ra quyết định của nhà lanh đạo và
điều hành doanh nghiệp. Dữ liệu KT là cầu nối giữa con người và hệ thống máy
tính. Trong điều kiện ứng dụng CNTT dữ liệu kế toán bao gồm: các tệp từ điển, các
tệp danh mục, các tệp chứng từ máy và các tệp số dư của tài khoản KT.
Thủ tục KT: thủ tục KT là các quy trình, quy tắc xử lý các nghiệp vụ KT được

SV: Đặng Ngọc Anh

Lớp: CQ55/41.03


13

xác định từ trước trong HTTT KT theo các chế đợ và chuẩn mực kế tốn hiện hành
theo trình tự nhất định. Bao gồm từ khâu lập chứng từ, kiểm tra, xử lý, hoàn chỉnh
chứng từ đến khâu lựa chọn hình thức sở kế tốn, tở chức vận dụng hệ thống tài
khoản KT, lập và luận chuyển chứng từ, trình bày các báo cáo KT… để cung cấp
thông tin cho người dùng và lưu trữ các chứng từ.
Phần cứng: phần cứng là hệ thống thiết bị điện tử có khả năng lưu trữ, tổ chức
thông tin với khối lượng lớn, xử lý dữ liệu tự động với tốc độ nhanh, chính xác. Bao
gồm các hệ thống máy tính, mạng máy tính và các thiết bị ngoại vi.
Phần mềm kế toán: phần mềm KT là bản mô tả lại thủ thục KT bằng ngơn ngữ
lập trình để u cầu máy tính thực hiện thủ tục KT thay cho con người.
5 thành phần này có mối liên hệ chặt chẽ với nhau.
Theo đó con người và phần cứng là các thực thể hành động tiến hành xử lý thông
tin KT thông qua thủ tục KT để phần mềm có thể xử các lý dữ liệu KT. Dữ liệu KT

là cầu nối giữa con người và phần cứng.
Phần mềm kế toán là 1 trong 5 thành phần của HTTT KT, là tập hợp tệp
chương trình, dữ liệu và các tài liệu cần thiết mơ tả lại thủ tục kế tốn bằng ngơn
ngữ lập trình để máy tính hiểu và thực hiện việc xử lý dữ liệu kế tốn thay con
người. Thơng qua phần mềm kế toán con người có thể giải quyết các bài toán kế
toán trên máy tính bao gồm nhập chứng từ, lưu trữ chứng từ, xử lý dữ liệu và cung
cấp thơng tin kế tốn.
1.1.1.2. Đặc điểm phần mềm kế tốn
PMKT là mợt cơng cụ ghi chép, lưu giữ, tính tốn, tởng hợp trên cơ sở các dữ
liệu đầu vào là các chứng từ để đưa ra các thông tin đầu ra theo yêu cầu. Chứng từ
gồm các chứng từ do doanh nghiệp lập và các chứng từ từ bên ngoài. Đầu ra của
PMKT là các báo cáo và các sở sách liên quan.
So với kế tốn thủ cơng phải ghi chép vào các sổ sách trung gian để đưa ra các
báo cáo cuối kì, PMKT kết xuất thơng tin đầu ra trực tiếp từ CSDL, chính là các
chứng từ đầu vào, đồng thời cùng với các báo cáo, các sở kế tốn cũng chính là đầu
ra của hệ thống.
SV: Đặng Ngọc Anh

Lớp: CQ55/41.03


14

Con người là yếu tố đầu tiên quyết định độ chính xác của đầu ra PMKT ngay
trong quá trình nhập dữ liệu đầu vào cho phần mềm.
PMKT không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sở kế tốn, nhưng phải in được đầy
đủ sở kế tốn và báo cáo tài chính theo mẫu quy định của BTC và của Công ty.
1.1.2. Các thành phần của phần mềm kế toán
• Một thành phần kế toán thường có các thành phần sau:

Cơ sở dữ liệu (Database): Là nơi lưu giữ tồn bợ dữ liệu nhằm phản ánh thực
trạng hiện thời hay quá khứ của doanh nghiệp. Các dữ liệu này được chia thành hai
phần: các dữ liệu phản ánh cấu trúc nội bộ của cơ quan như dữ liệu về nhân sự, nhà
xưởng, thiết bị,… và các dữ liệu phản ánh các hoạt động kinh doanh dịch vụ của cơ
quan như dữ liệu về sản xuất, mua bán, giao dịch,….
Cơ sở dữ liệu bao gồm các bảng có mối quan hệ với nhau. Trên cơ sở các bảng
trong cơ sở dữ liệu còn có các Query và View là các thành phần được sử dụng
tương đươg như các bảng trong CSDL nhưng đa được lựa chọn chắt lọc các thông
tin cần thiết.
Hệ thống giao diện (Interface): là giao diện tương tác giữa người sử dụng và
phần mềm, được tạo ra từ các đối tượng như: form, page frame… Một PMKT
thường bao gồm các loại: form đăng nhập, form chương trình chính, form nhập liệu,
form truy vấn dữ liệu, form điều khiển in báo cáo,…
Hệ thống báo cáo (Reports): Là nơi các thông tin được đưa ra từ chương trình
ứng dụng theo khn dạng được thiết kế từ trước để cung cấp thông tin yêu cầu của
người dùng. Các báo cáo thường chứa các thông tin kết xuất từ các bảng cơ sở dữ
liệu và được hiển thị ra máy in hoặc màn hình, tuỳ theo yêu cầu của người sử dụng.
Chương trình (Code): Là tập hợp các câu lệnh được viết bằng mợt ngơn ngữ
lập trình mà máy có thể hiểu được để thực hiện các thao tác cần thiết theo thuật toán
đa chỉ ra.
Các thành phần khác có thể có hoặc không như: thư viện lớp, thực đơn, thực
đơn tắt, tài liệu hướng dẫn sử dụng…

SV: Đặng Ngọc Anh

Lớp: CQ55/41.03


15

1.1.3. Yêu cầu, tiêu chuẩn của phần mềm kế toán
Theo thông tư số 103/2005/TT-BTC của BTC ban hành ngày 24/11/2015 về
“Hướng dẫn tiêu chuẩn và điều kiện của PMKT”.
1. Tiêu chuẩn của phần mềm kế toán áp dụng tại đơn vị kế tốn
1.1. Phần mềm kế tốn phải hơ trợ cho người sử dụng tuân thủ các quy định
của Nhà nước về kế toán; khi sử dụng phần mềm kế tốn khơng làm thay đởi
bản chất, ngun tắc và phương pháp kế toán được quy định tại các văn bản
pháp luật hiện hành về kế toán
Phần mềm kế toán áp dụng tại các đơn vị kế toán phải đảm bảo các yêu cầu
của pháp luật hiện hành về kế toán theo các nội dung sau:
a. Đối với chứng từ kế toán: Chứng từ kế toán nếu được lập và in ra trên máy
theo phần mềm kế toán phải đảm bảo nợi dung của chứng từ kế tốn quy
định tại Điều 17 của Luật Kế toán và quy định cụ thể đối với mơi loại chứng
từ kế tốn trong các chế đợ kế tốn hiện hành. Đơn vị kế tốn có thể bổ sung
thêm các nội dung khác vào chứng từ kế toán được lập trên máy vi tính theo
yêu cầu quản lý của đơn vị kế toán, trừ các chứng từ kế tốn bắt ḅc phải áp
dụng đúng mẫu quy định. Chứng từ kế toán điện tử được sử dụng để ghi sở
kế tốn theo phần mềm kế tốn phải tuân thủ các quy định về chứng từ kế
toán và các quy định riêng về chứng từ điện tử.
b. Đối với tài khoản kế toán và phương pháp kế toán: Hệ thống tài khoản kế
toán sử dụng và phương pháp kế toán được xây dựng trong phần mềm kế
toán phải tn thủ theo quy định của chế đợ kế tốn hiện hành phù hợp với
tính chất hoạt động và yêu cầu quản lý của đơn vị. Việc ma hóa các tài khoản
trong hệ thống tài khoản và các đối tượng kế toán phải đảm bảo tính thống
nhất, có hệ thống và đảm bảo thuận lợi cho việc tổng hợp và phân tích thông
tin của ngành và đơn vị.
c. Đối với hệ thống sở kế tốn: Sở kế tốn được xây dựng trong phần mềm kế
toán khi in ra phải đảm bảo các yêu cầu: Đảm bảo đầy đủ sổ kế tốn; đảm
bảo mối quan hệ giữa các sở kế tốn với nhau; đảm bảo có thể kiểm tra, đối

SV: Đặng Ngọc Anh

Lớp: CQ55/41.03


16

chiếu số liệu giữa các sổ; phải có đủ nội dung chủ yếu theo quy định về sở kế
tốn trong các chế đợ kế tốn hiện hành; số liệu được phản ánh trên các sở kế
tốn phải được lấy từ số liệu trên chứng từ đa được truy cập; đảm bảo tính
chính xác khi chuyển số dư từ sổ này sang sở khác. Đơn vị kế tốn có thể bở
sung thêm các chỉ tiêu khác vào sở kế tốn theo yêu cầu quản lý của đơn vị.
d. Đối với báo cáo tài chính: được Báo cáo tài chính xây dựng trong phần mềm
kế toán khi in ra phải đúng mẫu biểu, nợi dung và phương pháp tính tốn các
chỉ tiêu theo quy định của chế đợ kế tốn hiện hành phù hợp với từng lĩnh
vực. Việc ma hoá các chỉ tiêu báo cáo phải đảm bảo tính thống nhất, thuận
lợi cho việc tởng hợp số liệu kế tốn giữa các đơn vị trực thuộc và các đơn vị
khác có liên quan.
e. Chữ số và chữ viết trong kế toán: Chữ số và chữ viết trong kế toán trên giao
diện của phần mềm và khi in ra phải tuân thủ theo quy định của Luật Kế
toán. Trường hợp đơn vị kế tốn cần sử dụng tiếng nước ngồi trên sở kế
tốn thì có thể thiết kế, trình bày song ngữ hoặc phiên bản song song bằng
tiếng nước ngoài nhưng phải thống nhất với phiên bản tiếng Việt. Giao diện
mơi màn hình phải dễ hiểu, dễ truy cập và dễ tìm kiếm.
f. In và lưu trữ tài liệu kế toán: Tài liệu kế toán được in ra từ phần mềm kế toán
phải có đầy đủ yếu tố pháp lý theo quy định; đảm bảo sự thống nhất giữa số
liệu kế toán lưu giữ trên máy và số liệu kế tốn trên sở kế toán, báo cáo tài
chính được in ra từ máy để lưu trữ. Thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán trên máy
được thực hiện theo quy định về thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán hiện hành.
Trong quá trình lưu trữ, đơn vị kế tốn phải đảm bảo các điều kiện kỹ thuật

để có thể đọc được các tài liệu lưu trữ.
1.2. Phần mềm kế toán phải có khả năng nâng cấp, có thể sửa đổi, bổ sung phù
hợp với những thay đổi nhất định của chế độ kế tốn và chính sách tài chính
mà khơng ảnh hưởng đến cơ sở dữ liệu đa có
a. Có khả năng đảm bảo khâu khai báo dữ liệu ban đầu kể cả trường hợp bở
sung các chứng từ kế tốn mới, sửa đổi lại mẫu biểu, nội dung cách ghi chép

SV: Đặng Ngọc Anh

Lớp: CQ55/41.03


17

mợt số chứng từ kế tốn đa được sử dụng trong hệ thống. Có thể loại bỏ bớt
các chứng từ kế tốn khơng sử dụng mà khơng ảnh hưởng đến hệ thống.
b. Có thể bổ sung tài khoản mới hoặc thay đởi nợi dung, phương pháp hạch
tốn đối với các tài khoản đa được sử dụng trong hệ thống. Có thể bỏ bớt các
tài khoản không sử dụng mà không ảnh hưởng đến hệ thống.
c. Có thể bổ sung mẫu sở kế tốn mới hoặc sửa đởi lại mẫu biểu, nợi dung, cách
ghi chép các sở kế tốn đa được sử dụng trong hệ thống nhưng phải đảm bảo
tính liên kết có hệ thống với các sở kế tốn khác. Có thể loại bỏ bớt sở kế
tốn khơng sử dụng mà không ảnh hưởng đến hệ thống.
d. Có thể bổ sung hoặc sửa đổi lại mẫu biểu, nội dung, cách lập và trình bày
báo cáo tài chính đa được sử dụng trong hệ thống. Có thể loại bỏ bớt báo cáo
tài chính không sử dụng mà không ảnh hưởng đến hệ thống.
1.3. Phần mềm kế tốn phải tự đợng xử lý và đảm bảo sự chính xác về số liệu
kế tốn
a. Tự đợng xử lý, lưu giữ số liệu trên ngun tắc tn thủ các quy trình kế tốn
cũng như phương pháp tính toán các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính theo quy

định hiện hành.
b. Đảm bảo sự phù hợp, khơng trùng lắp giữa các số liệu kế tốn.
c. Có khả năng tự động dự báo, phát hiện và ngăn chặn các sai sót khi nhập dữ
liệu và quá trình xử lý thơng tin kế tốn.
1.4. Phần mềm kế tốn phải đảm bảo tính bảo mật thơng tin và an toàn dữ liệu
a.

Có khả năng phân quyền đến từng người sử dụng theo chức năng, gồm: Kế toán
trưởng (hoặc phụ trách kế tốn) và người làm kế tốn. Mơi vị trí được phân công có
nhiệm vụ và quyền hạn được phân định rõ ràng, đảm bảo người không có trách
nhiệm không thể truy cập vào công việc của người khác trong phần mềm kế tốn
của đơn vị, nếu khơng được người có trách nhiệm đồng ý.

b.

Có khả năng tổ chức theo dõi được người dùng theo các tiêu thức, như: Thời gian
truy cập thơng tin kế tốn vào hệ thống, các thao tác của người truy cập vào hệ
thống, các đối tượng bị tác động của thao tác đó,…

SV: Đặng Ngọc Anh

Lớp: CQ55/41.03


18

c.

Có khả năng lưu lại các dấu vết trên sổ kế toán về việc sửa chữa các số liệu kế toán
đa được truy cập chính thức vào hệ thống phù hợp với từng phương pháp sửa chữa

sở kế tốn theo quy định; đảm bảo chỉ có người có trách nhiệm mới được quyền sửa
chữa sai sót đối với các nghiệp vụ đa được truy cập chính thức vào hệ thống.

d.

Có khả năng phục hồi được các dữ liệu, thông tin kế toán trong các trường hợp phát
sinh sự cố kỹ thuật đơn giản trong quá trình sử dụng.

e.

Điều kiện của phần mềm kế toán

f.

Phần mềm kế toán trước khi đưa vào sử dụng phải được đặt tên, thuyết minh rõ xuất
xứ, tính năng kỹ thuật, mức độ đạt các tiêu chuẩn hướng dẫn tại Thông tư này và
các quy định hiện hành về kế toán.

g.

Phần mềm kế toán khi đưa vào sử dụng phải có tài liệu hướng dẫn cụ thể kèm theo
để giúp người sử dụng vận hành an toàn, có khả năng xử lý các sự cố đơn giản.

h.

Phần mềm kế tốn do tở chức, cá nhân ngồi đơn vị kế toán cung cấp phải được bảo
hành trong thời hạn do hai bên thỏa thuận, ít nhất phải hồn thành cơng việc kế tốn
của mợt năm tài chính.
1.1.4. Các công cụ tin học dùng để xây dựng phần mềm kế toán
1.1.4.1. Hệ quản trị CSDL (Database Management System - DBMS)

• Khái niệm

Hệ quản trị cơ sở dữ liệu là một hệ thống phần mềm cho phép tạo lập cơ sở dữ
liệu và điều khiển mọi truy nhập đối với cơ sở dữ liệu đó.
Các hệ quản trị CSDL thường thực hiện các chức năng sau:
- Lưu trữ dữ liệu
- Cho phép nhiều người dùng truy xuất đồng thời
- Hô trợ tính bảo mật và riêng tư
- Cho phép xem và xử lý dữ liệu lưu trữ
- Cho phép cập nhật và lưu trữ dữ liệu sau khi cập nhật
- Bảo vệ dữ liệu khỏi mất mát bằng các quá trình sao lưu (backup) và phục
hồi (recovery).

SV: Đặng Ngọc Anh

Lớp: CQ55/41.03


19

• Ưu nhược điểm của một số hệ quản trị CSDL hiện nay

Một số hệ quản trị CSDL hiện nay thường được sử dụng như hệ quản trị
CSDL Oracle, SQL Server, Visual Foxpro, MS Access…
* Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Oracle
Hệ quản trị CSDL Oracle phù hợp với những hệ thống lớn, có cơ cấu không
tập trung, phân tán trên một phạm vi rộng như hệ thống ngân hàng hoặc mạng chính
phủ...
-Ưu điểm:
Hệ quản trị CSDL Oracle tính bảo mật rất lớn, đợ an tồn của dữ liệu cao, dễ

bảo trì, nâng cấp, cơ chế quyền hạn rõ ràng, ổn định, dễ cài đặt và triển khai.
Hô trợ chạy trên nhiều nền tảng công nghệ: Linux,Windows, Unix.. Việc
phổ biến trên nhiều nền tảng giúp doanh nghiệp dễ dàng triển khai trên nền tảng
phần cứng sẵn có, hoặc quen thuộc với doanh nghiệp mà không bắt buộc phải thay
đổi theo phần mềm.
Đối với những người phát triển: Oracle cũng có rất nhiều ưu điểm như dễ
cài đặt, dễ triển khai và nâng cấp lên phiên bản mới.
- Nhược điểm:
Chi phí đầu tư lớn vì cần máy có cấu hình mạnh, cài đặt và thiết lập khó.
Độ phức tạp cao, quản trị rất khó cần người giỏi về công nghệ thông tin mới
có thể quản trị được.
* Hệ quản trị CSDL SQL Server
Hệ quản trị CSDL SQL Server phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ
- Ưu điểm:
Cho phép quản trị một hệ CSDL lớn, có tốc độ xử lý dữ liệu nhanh đáp ứng
yêu cầu về thời gian
Cho phép nhiều người cùng khai thác trong một thời điểm đối với mợt
CSDL và tồn bợ quản trị CSDL.
Có hệ thống phân quyền bảo mật tương thích với hệ thống bảo mật của
công nghệ NT (Network Technology), tích hợp với hệ thống bảo mật của Windows
SV: Đặng Ngọc Anh

Lớp: CQ55/41.03


20

NT hoặc sử dụng hệ thống bảo vệ độc lập của SQL Server.
Hô trợ trong việc triển khai CSDL phân tán và phát triển ứng dụng trên
Internet.

Cho phép lập trình kết nối với nhiều ngơn ngữ lập trình khác dùng xây dựng
các ứng dụng đặc thù (Visual Basic, C, C++, ASP, ASP.NET, XML,...).
- Nhược điểm:
Chi phí sử dụng bản quyền lớn
Chỉ tích hợp với hệ điều hành Windows
* Hệ quản trị CSDL Visual Foxpro
Hệ quản trị CSDL Visual Foxpro phù hợp với những hệ thống có quy mô vừa,
yêu cầu quản trị cơ sở dữ liệu không quá lớn.
-Ưu điểm:
Ứng dụng biên dịch bởi VFP có thể chạy trong Windows mà không cần cài đặt
(Install), tuy nhiên phải chứa các file thư viện hô trợ lúc chạy (run-time support
library) tùy
Là một hệ biên dịch (compiled), do đó cho phép lập trình viên mềm dẻo trong xử
lý ma: chương trình có thể hoạt động với các ma do nó tự sinh ra trong quá trình chạy.
Dễ tách ứng dụng thành nhiều mô-đun nên khá dễ dàng trong việc nâng cấp,
sửa đổi.
-Nhược điểm:
Visual Foxpro version trước 9.0 sẽ không hô trợ trực tiếp ma Unicode, VFP
9.0 có hô trợ trực tiếp ma Unicode tùy theo cài đặt trên Windows version nào.
VFP hô trợ gián tiếp Unicode thơng qua trình duyệt web (browser) khi viết các
ứng dụng web.
Tính bảo mật không cao, không an tồn, khơng hơ trợ chạy trên mơi
trường mạng.
* Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Acess
Hệ quản trị CSDL Microsoft Acess phù hợp với những hệ thống có quy mô
nhỏ, yêu cầu quản trị cơ sở dữ liệu thấp.

SV: Đặng Ngọc Anh

Lớp: CQ55/41.03

21

-Ưu điểm:
Nhỏ gọn, cài đặt dễ dàng, phù hợp với các quy mô nhỏ
-Nhược điểm:
Hạn chế số người cùng truy cập vào cơ sở dũ liệu, về kích thước cơ sở dữ liệu
(< 2GB), về tổng số module trong một ứng dụng
Kích thước dữ liệu càng lớn, độ ổn định càng giảm
Không hô trợ truy cập từ xa qua mạng
1.1.4.2. Ngơn ngữ lập trình
• Khái niệm:

Ngơn ngữ lập trình là một hệ thống được ký hiệu hóa để miêu tả những tính
tốn (qua máy tính) trong mợt dạng mà cả con người và máy đều có thể đọc và hiểu
được. Con người kiến tạo ra các chương trình máy tính nhờ ngơn ngữ lập trình. Hay
nói cách khác, ngơn ngữ lập trình là ngơn ngữ dùng để viết các chương trình cho
máy tính.
• Đặc điểm:

Dễ hiểu và dễ sử dụng đối với người lập trình để con người có thể dùng để giải
quyết các bài toán
Miêu tả đầy đủ, rõ ràng các tiến trình để có thể chạy được trên các máy tính.
• Các loại ngơn ngữ lập trình thường dùng :

Một số ngôn ngữ cấp cao thường được sử dụng như: .NET, C++, C#, ASP,
JSP, PHP...
1.1.4.3. Công cụ tạo báo cáo
• Khái niệm:

Là các chương trình trợ giúp người lập trình lập cáo báo cáo (report) cho phần
mềm xây dựng – một tài liệu chứa các thông tin được đưa ra từ chương trình ứng
dụng, chứa các thơng tin kết xuất từ các bảng cơ sở dữ liệu và được hiển thị ra máy
in hoặc màn hình.
• Đặc điểm:

SV: Đặng Ngọc Anh

Lớp: CQ55/41.03


22

Trong PMKT, các báo cáo phải được thiết kế theo mẫu nhất định để cung cấp
thông tin tổng hợp theo các yêu cầu quản lý vì vậy báo cáo phải in được và xem
được trên màn hình máy tính.
• Một số công cụ tạo báo cáo:

Crystal Report: đây là một công cụ tạo báo cáo được sử dụng phổ biến hiện
nay, hỗ trợ hầu hết các ngơn ngữ lập trình. Crystal Report có thể thực hiện việc tạo
báo cáo một cách độc lập hoặc được tích hợp vào một số ngơn ngữ lập trình hiện
nay (.NET) .Crystal Report hỗ trợ các chức năng in ấn, kết xuất sang các định dạng
khác như Excel.
Element WordPro: Với Element WordPro bạn có thể tạo các báo cáo, thư từ,
sơ yếu lý lịch, bản fax... một cách nhanh chóng và dễ dàng. Element WordPro hỗ
trợ tất cả định dạng tài liệu hàng đầu: PDF, DOC (MSWord), DOCX (MSWord
2007 +), và RTF (Rich Text Format).
Report Designer: Cơng cụ này được tích hợp cùng với bộ cài đặt
DevExpress. Sử dụng như một phần mềm biệt lập, tuy nhiên, có thể kết nối với các

nguồn dữ liệu cho phép có thể thiết kế báo cáo một cách uyển chuyển, linh hoạt.
Hệ quản trị CSDL của VFP hỗ trợ người lập trình tạo báo cáo theo hai cách:
Tạo báo cáo bằng Report Winzard: Đây là công cụ hô trợ tạo báo cáo khá
thuận lợi và nhanh chóng. Cách thức thực hiện đơn giản.
Tạo báo cáo bằng Report Designer: Cơng cụ này giúp người lập trình tự thiết
kế báo cáo từ đầu theo ý tưởng của mình, phù hợp với từng điều kiện hồn cảnh.
Mợt số cơng cụ khác : cơng cụ tạo bợ cài,..
1.1.5. Quy trình xây dựng phần mềm kế toán
Quy trình xây dựng PMKT gồm 7 bước:
Bước 1 : Khảo sát hiện trạng và lập kế hoạch dự án
Bước 2 : Phân tích hệ thống
Bước 3 : Thiết kế hệ thống
Bước 4 : Xây dựng phần mềm
Bước 5 : Kiểm thử

SV: Đặng Ngọc Anh

Lớp: CQ55/41.03


23

Bước 6 : Triển khai, đào tạo
Bước 7 : Bảo hành, bảo trì
Trong đó bước 1 đến bước 3 là quy trình phân tích và thiết kế hệ thống thơng
tin, đó cũng là quy trình quan trọng nhất trong xây dựng phần mềm kế toán. Bước 4
và bước 5 là quy trình xây dựng phần mềm thơng qua các ngơn ngữ lập trình và
phần mềm hơ trợ. Bước 6 và bước 7 là quy trình đào tạo, triển khai phần mềm cho
người sử dụng và bảo trì trong quá trình sử dụng phần mềm.
• Bước 1: Khảo sát hiện trạng và lập kế hoạch dự án

Khảo sát hệ thống là bước khởi đầu của tiến trình xây dựng PMKT, là tìm hiểu
yêu cầu nghiệp vụ và nhu cầu phát phần mềm, trên cơ sở đó hình thành nên kế
hoạch xây dựng PMKT.
Mục tiêu của giai đoạn này tập trung giải quyết các vấn đề sau:
Tìm hiểu nghiệp vụ, chun mơn, mơi trường hoạt đợng chi phối đến q trình
xử lý thơng tin.
Tìm hiểu các chức năng nhiệm vụ mục tiêu cần đạt được của hệ thống
Nếu phát triển trên nền hệ thống cũ cần tìm hiểu các ưu nhược điểm, các yêu
cầu với hệ thống mới, từ đó xác định phương hướng phát triển hệ thống mới.
Định ra giải pháp phân tích, thiết kế sơ bộ và xem xét tính khả thi của chúng,
các quy tắc ràng buộc của phần mềm mình xây dựng sẽ đạt được và lập ra kế hoạch
thực hiện cụ thể.
• Bước 2: Phân tích hệ thống

Phân tích hệ thống nhằm để xác định nhu cầu thông tin của tổ chức, nó cung
cấp những dữ liệu cơ sở cho việc thiết kế phần mềm sau này. Phân tích hệ thống là
bước quan trọng để xây dựng nên các thành phần của hệ thống
* Phân tích hệ thống về chức năng:
Mục đích của phân tích hệ thống về chức năng là nhằm trả lời câu hỏi:”Hệ
thống làm gì?”. Kết quả của giai đoạn này, ta xây dựng được các biểu đồ mô tả
logic chức năng xử lý của hệ thống xem xét. Giai đoạn này còn được gọi là giai

SV: Đặng Ngọc Anh

Lớp: CQ55/41.03


24

đoạn thiết kế logic chuẩn bị cho giai đoạn thiết kế vật lý, bao gồm:
Xác định các dữ liệu nghiệp vụ của hệ thống cần lưu trữ và xử lý.
Xác định các nhiệm vụ, chức năng mà hệ thống cần đảm nhiệm.
Xác định các hạn chế hay ràng buộc áp đặt lên các chức năng của hệ thống.
Xác định các mối quan hệ giữa các chức năng của hệ thống.
Đặc tả các chức năng của hệ thống và quy trình hoạt động.
Kết quả của giai đoạn này là các biểu đồ mô tả logic chức năng của hệ thống
như: biểu đồ phân cấp chức năng, tài liệu đặc tả chức năng, ma trận thực thể chức
năng, biểu đồ luồng dữ liệu.
* Biểu đồ phân cấp chức năng (FDD- Function Decomposition Diagram)
Biểu đồ phân cấp chức năng là biểu đồ dùng để diễn tả hệ thống các chức
năng cần thực hiện của hệ thống cần phát triển dưới dạng hình cây.
Trong đó:
Gốc của cây là chức năng chung cần thực hiện của hệ thống doanh nghiệp
hoặc tổ chức.
Môi chức năng được phân ra thành các chức năng con tương đương.
Các chức năng lá là các chức năng tương đối cụ thể, đơn giản, dễ hiểu, dễ thực hiện
Ý nghĩa của biểu đồ phân cấp chức năng:
Cho phép dễ dàng hiểu được các chức năng, nhiệm vụ từ khái quát đến chi tiết
của tổ chức.
Dễ thành lập bằng cách phân ra từ chức năng cha đến chức năng con hoặc
nhóm xác định các chức năng cha từ các chức năng con.
Giúp phát hiện các chức năng còn thiếu hoặc các chức năng trùng lặp.
* Tài liệu đặc tả chức năng
Dựa trên tài liệu khảo sát về nghiệp vụ, nhà phát triển tiến hành viết tài liệu
mô tả các hoạt động cụ thể của môi chức năng con- chức năng lá.
Cách thức xây dựng tài liệu đặc tả chức năng: dựa trên sơ đồ phân ra chức
năng và tài liệu khảo sát để tiến hành đặc tả cách thức thực hiện cho chức năng lá.
* Ma trận thực thể chức năng

SV: Đặng Ngọc Anh

Lớp: CQ55/41.03


25

Ma trận thực thể chức năng là một bảng bao gồm có các hàng và các cột.
Trong đó, môi cột tương ứng với một thực thể dữ liệu, môi hàng ứng với một chức
năng ở mức tương đối chi tiết.
Môi ô giao giữa hàng và cột thể hiện mối quan hệ giữa chức năng và thực thể
tương ứng.
Ý nghĩa của ma trận thực thể chức năng:
Cho phép xác định các chức năng hoặc các thực thể dữ liệu còn thiếu.
Cho phép loại bỏ các chức năng hoặc các dữ liệu còn thừa.
* Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD)
Biểu đồ luồng dữ liệu là biểu đồ biểu diễn quá trình xử lý thông tin của hệ
thống, môi biểu đồ bao gồm có các tiến trình, tác nhân, luồng dữ liệu, kho dữ liệu
của hệ thống. Đây là công cụ cho phép mơ tả hệ thống tồn diện và đầy đủ nhất.
Ý nghĩa của biểu đồ luồng dữ liệu.
Biểu diễn các chức năng và các dữ liệu cần thiết của hệ thống.
Cho phép biểu diễn mối quan hệ thông tin giữa các chức năng, mối quan hệ
thông tin giữa tác nhân, kho dữ liệu với các chức năng.
Biểu diễn quy trình di chuyển của các dữ liệu qua các chức năng.
* Phân tích hệ thống về dữ liệu
Mục tiêu của phân tích về dữ liệu là xây dựng mơ hình dữ liệu quan niệm
(CDM) hay còn gọi là lược đồ dữ liệu hệ thống.
CMD mô tả các dữ liệu nghiệp vụ và mối quan hệ giữa chúng. Mơ hình này
khơng chứa các chi tiết cài đặt nên nó rất tự nhiên, dễ hiểu cho người phát triển và
người sử dụng. Mơ hình này là cơ sở cho việc thiết kế CSDL vật lý cho phần mềm.

• Bước 3: Thiết kế phần mềm

Cơng việc thiết kế bao gồm các công việc: thiết kế kiến trúc hệ thống, thiết kế
CSDL, thiết kế cấu trúc xử lý của các modul chương trình, thiết kế giao diện. Việc
thực hiện các công việc trên có quan hệ mật thiết với nhau nên thường được thực
hiện đồng thời.
* Thiết kế kiến trúc hệ thống

SV: Đặng Ngọc Anh

Lớp: CQ55/41.03