Tài liệu Nguyên tắc công tác trong các viện lưu trữ Liên bang Nga - Phần 2 ppt

Phần 2
TỔ CHỨC VÀ PHÂN PHÔNG
TÀI LIỆU PHÔNG LƯU TRỮ LIÊN BANG NGA
2.1. Tổ chức tài liệu trong phạm vi Phông lưu trữ Liên bang Nga
Tổ chức tài liệu được hiểu là sắp xếp ổn định, bảo quản thích hợp
theo từng phông lưu trữ trên cơ sở tuân thủ các quyết định hành chính- pháp
lý và khoa học - nghiệp vụ, kết hợp với áp dụng các biện pháp kỹ thuật đối
với tài liệu, có tính đến các yếu tố như hình thức sở hữu, giai đoạn lịch sử,
loại vật mang tin và các đặc điểm khác.
2.1.1. Tổ chức tài liệu theo hình thức sở hữu
2.1.1.1. Tài liệu thuộc sở hữu nhà nước của Phông lưu trữ Liên bang
Nga được bảo quản trong các lưu trữ nhà nước, thư viện và các bảo tàng nhà
nước, các cơ quan của Viện Hàn lâm khoa học Nga và các kho lưu trữ khác
của Nhà nước.
Những tài liệu thuộc sở hữu Liên bang và do Liên bang Nga quản lý,
được bảo quản trong các lưu trữ liên bang, thư viện, bảo tàng liên bang, lưu
trữ của các tổ chức chính quyền liên bang tương ứng và các tổ chức, cơ
quan liên bang thuộc Viện Hàn lâm khoa học Nga.
Thuộc quản lý của Liên bang Nga bao gồm:
- những tài liệu được bảo quản và tiếp nhận trên các cơ sở pháp lý tại
các lưu trữ liên bang, thư viện và bảo tàng liên bang, lưu trữ, thư viện và
bảo tàng của các cơ quan thuộc Viện Hàn lâm khoa học Nga từ các pháp
nhân và cá nhân;
- những tài liệu đã và đang hình thành trong hoạt động của các cơ
quan chính quyền liên bang, hiện đang được bảo quản trong các lưu trữ cơ
quan theo sự thỏa thuận được ký kết với Tổng cục lưu trữ Liên bang Nga,
- những tài liệu của Viện Kiểm sát tối cao Liên bang Nga, Hội đồng
bầu cử trung ương Liên bang Nga, các quỹ ngoài ngân sách nhà nước,
Ngân hàng trung ương Liên bang Nga và các Ngân hàng khác thuộc sở hữu
liên bang.
2.1.1.2. Tài liệu thuộc phần nhà nước của phông lưu trữ các đối tượng

thuộc Liên bang Nga và là sở hữu nhà nước của các đối tượng thuộc Liên
bang Nga, đồng thời là sở hữu liên bang (bao gồm những tài liệu đã chỉ ra ở
25
2.1.1.1.), được bảo quản trong các lưu trữ, thư viện, bảo tàng nhà nước của
chủ thể Liên bang Nga, và cả trong lưu trữ của các cơ quan chính quyền
tương ứng và các tổ chức của các đối tượng thuộc Liên bang Nga.
2.1.1.3. Tài liệu không thuộc sở hữu nhà nước của Phông lưu trữ Liên
bang Nga, được các chủ sở hữu đồng ý chuyển vào sở hữu nhà nước, là tài
liệu thuộc diện bắt buộc giao nộp để bảo quản vĩnh viễn.
Tài liệu không thuộc sở hữu nhà nước của Phông lưu trữ Liên bang
Nga, vẫn giữ là sở hữu tư nhân hoặc không phải sở hữu nhà nước, được chủ
sở hữu giao cho các viện lưu trữ bảo quản dưới dạng ký gửi nếu khối tài liệu
này có giá trị và khi trong kho còn diện tích bảo quản.
2.1.1.4. Tài liệu không thuộc sở hữu nhà nước của Phông lưu trữ Liên
bang Nga được bảo quản theo trật tự do các chủ sở hữu xác định nhằm đảm
bảo giữ gìn được tài liệu.
2.1.2. Tổ chức tài liệu theo tiêu chí vật mang tin, phương pháp và kỹ
thuật ghi tin
2.1.2.1. Tài liệu chữ viết và bản vẽ trên giấy được bảo quản trong các
lưu trữ chung và chuyên dụng; được tổ chức theo các phông lưu trữ của các
tổ chức và cá nhân hình thành ra chúng, đồng thời theo các sưu tập lưu trữ.
2.1.2.2. Tài liệu nghe nhìn và đọc bằng máy (điện tử) được bảo quản
trong các lưu trữ chuyên dụng hoặc trong các bộ phận lưu trữ chuyên dụng
của Kho lưu trữ.
Tùy theo chức năng, những tài liệu trên được chia làm 2 nhóm:
Nhóm thứ nhất - tài liệu nghe nhìn và đọc bằng máy (tài liệu điện tử),
được sản sinh ra trong quá trình hoạt động của đơn vị hình thành phông
(phim phóng sự về các sự kiện quan trọng, ghi âm các cuộc họp của cơ quan
hoạt động theo chế độ tập thể, các hội nghị, tài liệu phim, ảnh, video và
băng ghi âm có xuất xứ cá nhân….), có trong thành phần các phông lưu trữ

của các đơn vị hình thành phông tương ứng và được đăng ký trong các tài
liệu thống kê của phông lưu trữ, việc bảo quản chúng được tách riêng theo
yêu cầu kỹ thuật bảo quản.
Nhóm thứ hai - tài liệu nghe nhìn và đọc bằng máy (tài liệu điện tử)
là kết quả của hoạt động sản xuất có mục đích của tổ chức tạo ra chúng
(hãng phim, ảnh, ghi âm….) được tổ chức độc lập và bảo quản trong các lưu
trữ chuyên dụng hoặc phòng chuyên dụng của lưu trữ chung (xem 2.5).
26
2.2. Tổ chức tài liệu trong các lưu trữ nhà nước
2.2.1. Tổ chức tài liệu theo tập hợp các mối quan hệ về lịch sử hoặc
vấn đề của tài liệu
Trong các lưu trữ, tài liệu được tổ chức theo tập hợp các mối quan hệ về
lịch sử và/hoặc vấn đề đối với các phông lưu trữ và sưu tập lưu trữ. Do một số
loại tài liệu đặc thù mà có tổ chức tài liệu không theo phông (xem 2.5.)
2.2.1.1. Tất cả tài liệu hình thành trong hoạt động của các pháp nhân
hoặc cá nhân - là đơn vị hình thành phông, được lập phông lưu trữ. Các điều
kiện để thành lập đơn vị hình thành phông là: độc lập về tổ chức (chức năng
nhiệm vụ)- có văn bản pháp quy về thành lập, quy định quyền hạn, phạm vi
hoạt động; có tài khoản ở nhà băng; có biên chế, con dấu, giấy xác nhận tài
sản; đối với cá nhân - toàn bộ tài liệu được hình thành trong quá trình sống
và hoạt động của cá nhân đó.
Một phần phông tài liệu mà có ý nghĩa lịch sử, khoa học, kinh tế - xã
hội, chính trị, văn hóa và là những tài liệu thuộc diện bảo quản vĩnh viễn
được lập thành một phông lưu trữ.
Các loại phông lưu trữ bao gồm:
- Phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức được tạo thành bởi tài liệu hình
thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức đó;
- Phông lưu trữ có xuất xứ cá nhân, được tạo thành bởi tài liệu hình
thành trong quá trình sống và hoạt động của từng cá nhân, gia đình, dòng họ;
- Phông lưu trữ liên hợp, được tạo thành bởi tài liệu hình thành trong

quá trình hoạt động của 2 hoặc nhiều pháp nhân, cá nhân có các mối quan
hệ lịch sử và / hoặc logic đã được chế định - tính đồng dạng và kế thừa hoạt
động, tính trực thuộc, thống nhất của chủ thể và thời gian hoạt động, địa
điểm, v. v… còn đối với cá nhân - các mối quan hệ về gia đình, dòng họ,
nghề nghiệp, nghệ thuật, công vụ.
2.2.1.2. Sưu tập lưu trữ là tập hợp các tài liệu rời lẻ có xuất xứ khác
nhau, được liên kết bởi một hoặc một số đặc trưng (chuyên đề, sự vật, tác
giả, thời gian…)
2.2.2. Tổ chức tài liệu theo mức độ giá trị của chúng
2.2.2.1. Tất cả tài liệu thuộc thành phần Phông lưu trữ Liên bang Nga,
không phụ thuộc xuất xứ, vật mang tin, mức độ mật, nơi bảo quản và hình
thức sở hữu là những tài liệu có giá trị.
27
2.2.2.2. Trong thành phần Phông lưu trữ Liên bang Nga còn bao gồm
những tài liệu có giá trị đặc biệt mang ý nghĩa vĩnh hằng đối với nền văn
hóa đất nước, với nhu cầu quản lý nhà nước, quốc phòng, quan hệ quốc tế,
nghiên cứu khoa học; Nếu xét trên góc độ pháp lý, bút tích hoặc các đặc
điểm bên ngoài, nếu mất đi sẽ không thể thay thế được bằng những tài liệu
khác. Đối với tài liệu đặc biệt quý hiếm được thành lập phông bảo hiểm và
phông sử dụng (xem 4.9- 4.10)
2.2.2.3. Từ những tài liệu đặc biệt quý của Phông lưu trữ Liên bang
Nga được lựa chọn ra một phần tài liệu có ý nghĩa đặc biệt về văn hóa
chung, lịch sử chung, có tính di sản và giá trị vật chất, mang tính chất hiếm.
Những tài liệu hiếm của Phông lưu trữ Liên bang Nga theo quy định được
đưa vào thống kê nhà nước (xem 4.9), được đảm bảo các điều kiện bảo
quản, thống kê và sử dụng đặc biệt.
2.2.2.4. Những tài liệu không thuộc diện bảo quản vĩnh viễn, có trong
thành phần các phông lưu trữ từ các tổ chức đã giải thể hoặc nhập vào các
lưu trữ do bắt buộc, đã được tiếp nhận bảo quản vĩnh viễn, được loại ra để
tiêu hủy theo quy định (xem 6.1.5)

2.2.3. Tổ chức tài liệu theo mức độ tiếp cận
Theo mức độ tiếp cận, tài liệu được chia ra loại phổ biến, hạn chế và
đang bảo quản ở điều kiện tiếp cận đặc biệt.
2.2.3.1. Tài liệu phổ biến là những tài liệu thuộc sở hữu nhà nước của
Phông lưu trữ Liên bang Nga, không có quy định bằng văn bản pháp luật
thuộc diện hạn chế, hoặc là những tài liệu không thuộc sở hữu nhà nước của
Phông lưu trữ Liên bang Nga, mà chủ sở hữu chúng không yêu cầu hạn chế
sử dụng.
2.2.3.2. Những tài liệu hạn chế sử dụng là những tài liệu thuộc sở hữu
nhà nước của Phông lưu trữ Liên bang Nga mang bí mật quốc gia; những tài
liệu thuộc sở hữu nhà nước và không thuộc sở hữu nhà nước của Phông lưu
trữ Liên bang Nga được pháp luật hiện hành quy định thuộc loại thông tin cá
nhân (thông tin có tính công vụ và cá nhân).
Hạn chế đưa ra sử dụng những tài liệu khi chưa giải mật hoặc chưa được
phép tiếp cận, khai thác, được thực hiện theo quy định pháp luật (xem 8.6)
2.2.3.3. Những tài liệu được bảo quản ở điều kiện tiếp cận đặc biệt là
những tài liệu mà chủ sở hữu khi giao cho lưu trữ bảo quản theo hình thức
bảo quản tạm thời hoặc ký gửi đã thỏa thuận về các điều kiện tiếp cận đặc
biệt và chỉ sử dụng khi sự được đồng ý của chủ sở hữu (xem 8.6).
28
2.3. Phân phông tài liệu lưu trữ
Phân phông tài liệu bao gồm việc xác định tính thuộc phông của tài
liệu và giới hạn thời gian của phông lưu trữ nhằm hình thành phông lưu trữ,
phông lưu trữ liên hợp, sưu tập lưu trữ.
Việc phân phông tài liệu được tiến hành ở văn thư và lưu trữ cơ quan:
- trong quá trình hình thành các hồ sơ trên cơ sở danh mục hồ sơ và
lựa chọn tài liệu để chuyển giao bảo quản vĩnh viễn vào lưu trữ nhà nước,
- khi biên mục những tài liệu chưa chỉnh lý, khi soát xét lại các mục
lục chưa hoàn chỉnh,
- khi thành lập phông lưu trữ liên hợp và sưu tập lưu trữ, khi chỉnh

sửa những sai sót của việc phân phông.
2.3.1. Xác định tính thuộc phông của tài liệu và cấu thành phông lưu trữ
2.3.1.1. Xác định tính thuộc phông của tài liệu bao gồm việc đưa tài
liệu vào đúng phông của cơ quan hoặc cá nhân tương ứng
Những văn bản đến thuộc phông của chính cơ quan mà chúng được
gửi đến: Tính thuộc phông của chúng được xác định theo nơi nhận, dấu
đăng ký, nội dung văn bản.
Bản sao văn bản đi thuộc phông của cơ quan (văn bản do cơ quan sản
sinh ra): tính thuộc phông của chúng được xác định theo chữ ký, dấu văn
thư và nội dung văn bản.
Tài liệu nội bộ thuộc phông của cơ quan mà chúng trực thuộc: tính
thuộc phông của chúng được xác định theo tên gọi của cơ quan, chữ ký và
nội dung.
Khi xác định tính thuộc phông của những tài liệu có xuất xứ cá nhân
cần lưu ý trong các thư (có địa chỉ), chữ ký, nét chữ, nội dung v v.
2.3.1.2. Tài liệu của cơ quan và các tổ chức xã hội đầu tiên do tổ
chức thành lập (công đoàn, thể thao, v. v…) tồn tại trước khi có luật pháp
Liên bang Nga về các tổ chức xã hội, được tạo thành một phông lưu trữ.
Tài liệu của các tổ chức xã hội (công đoàn và các tổ chức khác), tồn
tại trong các cơ quan từ thời điểm đăng ký các tổ chức xã hội này theo pháp
luật Liên bang Nga về các tổ chức xã hội, khi chuyển giao chúng vào bảo
quản ở lưu trữ thuộc sở hữu nhà nước có thể được lập các phông lưu trữ độc
lập hoặc sáp nhập với phông của tổ chức tương ứng thành các phông lưu trữ
liên hợp.
29
2.3.1.3. Các hồ sơ được lập kế tiếp ở 2 tổ chức được đưa vào thành
phần phông lưu trữ của tổ chức mà chúng kết thúc giai đoạn văn thư. Trong
trường hợp tổ chức giải thể và chuyển giao chức năng cho tổ chức mới
thành lập, hồ sơ đã kết thúc văn thư được chuyển vào phông của tổ chức đã
giải thể, còn nếu hồ sơ chưa kết thúc thì được chuyển cho tổ chức kế nhiệm

để kết thúc và đưa vào phông của tổ chức đó.
Nếu trong thành phần tài liệu của một phông lưu trữ có lẫn tài liệu
của phông khác, chúng phải được tách ra và chuyển về phông của chúng.
Từ các phông có xuất xứ cá nhân, tài liệu của các pháp nhân có thể
được tách ra và chuyển về phông tương ứng, nếu các phông này đang được
bảo quản trong cùng lưu trữ và tài liệu của các pháp nhân không liên quan
đến hoạt động của cá nhân đã tạo nên phông lưu trữ cá nhân. Tài liệu của
các liên hợp và tổ chức xã hội, các tổ chức không phải nhà nước khác của
các phông lưu trữ cá nhân là các nhà lãnh đạo và thành viên của các liên hợp
và tổ chức tương ứng không phải tách ra.
Lưu ý: Từ một số hồ sơ, tài liệu đang bảo quản, theo nguyên tắc,
không thành lập các phông lưu trữ. Những tài liệu đó được tổ chức thành
các phông lưu trữ liên hợp hoặc sưu tập lưu trữ.
2.3.2. Thành lập phông lưu trữ liên hợp
2.3.2.1. Các phông lưu trữ liên hợp có thể được thành lập từ các
phông:
- Đồng dạng theo ý nghĩa mục đích, chức năng của các tổ chức
cùng tên, hoạt động trên lãnh thổ xác định;
- Cơ quan lãnh đạo và các tổ chức trực thuộc, hoạt động trên lãnh
thổ xác định;
- Các cơ quan chính quyền và các tổ chức tạo thành;
- Các tổ chức liên kết bởi đối tượng hoạt động;
- Các tổ chức kế nhiệm nhau, nếu chức năng của các cơ quan tiền
nhiệm được chuyển giao toàn bộ hoặc từng phần cho cơ quan kế nhiệm;
- Hai hoặc một số phông lưu trữ có xuất xứ cá nhân, nếu các đơn vị
hình thành phông liên quan với nhau bởi họ hàng gần, cùng nghề nghiệp
hoặc quan hệ sáng tác.
Không được thành lập các phông lưu trữ liên hợp từ tài liệu của các
cơ quan đại diện về hành pháp theo Hiến pháp Liên bang Nga năm 1993,
30

theo Hiến pháp và Điều lệ của các chủ thể Liên bang Nga, kể cả tài liệu của
các cơ quan đó và tài liệu của các Hội đồng bầu cử của chúng.
2.3.2.2. Việc thành lập phông lưu trữ liên hợp bao gồm cả việc đánh
số lại hồ sơ (thay đổi số phông, số mục lục), lập các công cụ thống kê tương
ứng, sắp xếp tài liệu của phông lưu trữ liên hợp ở địa điểm trong kho và, khi
cần, hệ thống hóa lại mục lục và hồ sơ.
2.3.3. Lập các sưu tập lưu trữ
Các sưu tập lưu trữ được tiếp nhận vào lưu trữ dưới dạng các tập hợp
tài liệu đã có sẵn hoặc được lập ra trong kho lưu trữ từ các tài liệu rời lẻ, có
các đặc trưng chung nhất định, nhằm mục đích thống kê và sử dụng có hiệu
quả. Thành phần sưu tập có thể được bổ sung bởi các tài liệu tiếp tục được
tiếp nhận.
Các sưu tập lưu trữ đã hình thành do lịch sử, khi tiếp nhận từ các lưu
trữ khác, từ các liên hợp và tổ chức xã hội, các thể nhân, sẽ không được cấu
thành lại.
2.3.4. Xác định giới hạn phông lưu trữ
Những tài liệu được tạo thành phông lưu trữ, phông lưu trữ liên hợp
và sưu tập lưu trữ, không được phân phông lại. Việc phân phông lại tài liệu
chỉ được tiến hành trong những trường hợp đặc biệt, khi có những sai sót
nghiêm trọng về phân phông.
Tùy theo các yếu tố đã xác định việc thành lập, điều lệ, tổ chức và đặc
điểm hoạt động của đơn vị hình thành phông, tài liệu của nó có thể được
tiếp nhận vào lưu trữ như là bộ phận tiếp theo của phông lưu trữ đã có, cùng
với nó tạo thành phông thống nhất, hay như là phông lưu trữ mới.
Các yếu tố đó bao gồm:
- Thay đổi cơ sở hiến pháp của nhà nước;
- Thay đổi về phân chia hành chính - lãnh thổ;
- Thay đổi hình thức sở hữu của cơ quan đơn vị hình thành phông;
- Tổ chức lại cơ quan đơn vị hình thành phông;
- Giải thể cơ quan đơn vị hình thành phông.

Giới hạn thời gian của phông lưu trữ là:
- Của phông lưu trữ cơ quan - thời gian chính thức thành lập (vào
danh mục) và giải thể;
31
- Của phông lưu trữ liên hợp - thời gian thành lập (vào danh mục) của
cơ quan sớm nhất và giải thể của cơ quan muộn nhất mà có tài liệu trong
thành phần phông lưu trữ liên hợp;
- Của sưu tập lưu trữ có xuất xứ cá nhân (gia đình, dòng họ)- thời
gian sinh và chết của cá nhân, các thành viên trong gia đình hoặc dòng họ;
- Của sưu tập lưu trữ- thời gian sớm nhất và muộn nhất của tài liệu
trong sưu tập.
Lưu ý: Giới hạn thời gian của phông lưu trữ có thể không trùng với
ngày tháng bắt đầu và kết thúc của tài liệu trong phông, nếu vì lý do nào đó
thiếu tài liệu của giai đoạn ban đầu và cuối trong hoạt động của tổ chức,
hoặc trong thành phần của phông có những tài liệu sớm hơn, ví dụ, các hồ
sơ được chuyển giao để kết thúc văn thư của cơ quan tiền nhiệm, tài liệu
được trình như là bằng chứng của các hồ sơ điều tra và hồ sơ án v v. Trong
phông lưu trữ có xuất xứ cá nhân, ngày tháng bắt đầu và kết thúc tài liệu của
phông có thể khác với giới hạn thời gian của phông bởi những tài liệu do
đơn vị hình thành phông thu thập được liên quan đến dư âm ngày mất và các
hoạt động kỷ niệm ngày sinh của cá nhân hình thành phông, v. v…
2.3.4.1. Xác định giới hạn phông lưu trữ liên quan đến thay đổi cơ sở
hiến pháp của nhà nước.
Tài liệu của các cơ quan cấp cao của chính quyền nhà nước, được
hình thành khi thay đổi cơ sở hiến pháp nhà nước và / hoặc khi thay đổi và
bổ sung Hiến pháp đương thời của Liên bang Nga được lập các phông lưu
trữ mới.
Tài liệu các cuộc họp về luật pháp của Chính phủ, của nền hành chính
được tạo ra tương ứng với Hiến pháp, Điều lệ của các cơ quan lập pháp của
các đối tượng thuộc Liên bang Nga, được lập ra các phông lưu trữ mới.

Giới hạn bắt đầu của các phông lưu trữ nói trên được xác định từ thời
điểm thành lập các cơ quan chính quyền nhà nước Liên bang Nga, các cơ
quan lập pháp của các đối tượng thuộc Liên bang Nga trên cơ sở các văn bản
tương ứng.
Những tài liệu của các bộ và các cơ quan quản lý Liên bang Nga,
được tạo nên trên cơ sở các Bộ và cơ quan quản lý Liên Xô đã giải thể,
được thành lập các phông lưu trữ mới.
Những tài liệu của các bộ và cơ quan quản lý, tồn tại trước và sau khi
thiết lập Nhà nước Nga, theo nguyên tắc, lập thành các phông lưu trữ riêng.
32
Ngày tháng giới hạn khác nhau giữa chúng được xác định trên cơ sở các văn
bản pháp luật tương ứng về từng bộ, cơ quan cụ thể. Trong một số trường
hợp, tài liệu của một bộ cùng tên của Cộng hòa Liên bang Nga trong thành
phần Liên bang Nga khi là một nhà nước độc lập, có thể lập phông lưu trữ
liên hợp, - ví dụ tài liệu của Bộ Tư pháp Cộng hòa Liên bang Nga và Bộ Tư
pháp Liên bang Nga.
Tương tự, tài liệu của các bộ, ngành các nước Cộng hòa trong thành phần
Cộng hòa Liên bang Nga và các bộ ngành tương ứng của các nước Cộng hòa
trong thành phần của Liên bang Nga cũng được phân phông như vậy.
Tài liệu của các cơ quan quản lý ngành và các phòng của các ủy ban
Dân ủy Xô viết các cấp và tài liệu của các cơ quan quản lý ngành và các
phòng hành chính tương ứng, nếu chức năng nhiệm vụ của chúng không có
sự thay đổi được thành lập phông lưu trữ thống nhất.
Tài liệu của Hội đồng bầu cử các cơ quan chính quyền, được hình
thành theo Hiến pháp Liên bang Nga năm 1993, được tổ chức thành các
phông lưu trữ riêng. Cho phép lập phông lưu trữ liên hợp từ tài liệu của các
Hội đồng bầu cử theo đặc trưng lãnh thổ.
Tài liệu của viện kiểm sát và tòa án của các chủ thể Liên bang Nga,
các thành phố, vùng được tiếp tục thuộc thành phần các phông lưu trữ kiểm
sát, tòa án đã có trước đây.

Tài liệu của các tổ chức nhà nước, thực hiện các chức năng trước đây
của mình, được tiếp tục thuộc thành phần các phông lưu trữ của các tổ chức
đã có trước đây.
Khi thay đổi quy chế của cơ quan lập pháp của các đối tượng thuộc
Liên bang Nga, tài liệu của các cơ quan chính quyền nhà nước của các đối
tượng thuộc Liên bang Nga thành lập các phông lưu trữ mới, - ví dụ, tài liệu
Xô viết tối cao nước Cộng hòa Khacasi và tài liệu của của xô viết các đại
biểu nhân dân vùng Khacasi trong thành phần vùng Krasnaia đã thành lập
các phông lưu trữ khác nhau.
2.3.4.2. Xác định giới hạn phông lưu trữ liên quan đến thay đổi về
phân chia hành chính - lãnh thổ.
Thành lập các phông lưu trữ khi các chính quyền nhà nước và các cơ
quan tự quản địa phương được các cơ quan lập pháp của các đối tượng
thuộc Liên bang Nga phân chia mới hành chính - lãnh thổ hoặc thay đổi biên
giới lãnh thổ của chúng. Tài liệu của các cơ quan nhà nước và các cơ quan
tự quản địa phương, đã được bảo quản khi thay đổi biên giới.
33
Việc thay đổi tên hoặc thay đổi đơn vị hành chính- lãnh thổ mà không
thay đổi về bản chất phân chia bên trong nó thì không phải là cơ sở để thành
lập phông lưu trữ mới đối với tài liệu của các cơ quan chính quyền và tự
quản tương ứng.
Không thành lập phông lưu trữ mới đối với những tài liệu của các tổ
chức xã hội mà liên kết theo lãnh thổ (công đoàn, thể thao, khoa học, văn
hóa giáo dục v. v.) và các cơ quan quản lý chúng trước và sau khi thay đổi
về phân chia hành chính - lãnh thổ.
Tài liệu của các tổ chức công nghiệp và nông nghiệp, tài chính, kinh
tế, khoa học, văn hóa, y tế, các cơ sở đào tạo, v.v… trước và sau khi thay
đổi về phân chia hành chính - lãnh thổ được lập thành các phông lưu trữ
thống nhất.
Không phụ thuộc vào sự thay đổi về phân chia hành chính- lãnh thổ

khi phân phông tài liệu của các cơ quan quản lý và các cơ quan chuyên môn
khu vực (quân sự v.v.).
2.3.4.3. Xác định giới hạn phông lưu trữ liên quan đến thay đổi hình
thức sở hữu đơn vị hình thành phông.
Tài liệu của các tổ chức được chuyển từ sở hữu nhà nước thành sở
hữu tư nhân hoặc không của nhà nước, kể từ thời điểm cổ phần hóa, tư nhân
hóa tổ chức thì được lập thành phông lưu trữ mới. Ví dụ, tài liệu của xí
nghiệp nhà nước “Xây dựng dầu khí” sau khi chuyển nhượng đã tạo thành
các phông lưu trữ khác nhau. Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động
của cơ quan nhà nước và đang được bảo quản trong cơ cấu hình thành
không phải nhà nước, khi tiếp nhận vào lưu trữ thì đưa vào phông của tổ
chức nhà nước.
Việc thay đổi chủ sở hữu của cơ quan, không thay đổi về hình thức sở
hữu, sẽ không kéo theo việc thành lập phông lưu trữ mới.
Có thể thành lập các phông lưu trữ liên hợp từ tài liệu của các cơ quan
- là những đơn vị kế tiếp thuộc các hình thức sở hữu khác nhau, trong điều
kiện việc chuyển giao tài liệu của các cơ quan này vào thành phần nhà nước
của Phông lưu trữ Liên bang Nga. Ví dụ, tài liệu của nhà máy thủy lợi Brian
(trước 1991), của xí nghiệp lĩnh canh “Máy xây dựng và cải tạo đất Brian”
(tháng 6- 12 / 1991) và Công ty cổ phần “Máy xây dựng và cải tạo đất”
được thành lập trên cơ sở Xí nghiệp lĩnh canh, đã lập thành phông lưu trữ
liên hợp.
34
Tài liệu của các xí nghiệp, tổ chức, hội liên kết của các hình thức đa
sở hữu được thành lập trên cơ sở các tổ chức nhà nước chiếm đa số, thì
thành lập các phông lưu trữ liên hợp.
Tài liệu của các tổ chức liên kết mà nhà nước không nắm vốn điều lệ
chi phối thì lập các phông lưu trữ mới.
2.3.4.4. Xác định giới hạn phông lưu trữ liên quan đến thành lập lại
đơn vị hình thành phông.

Thay đổi gốc rễ về chức năng nhiệm vụ của cơ quan và thành lập trên
cơ sở nó một cơ quan mới, sẽ kéo theo việc thành lập phông lưu trữ mới. Ví
dụ, tài liệu của Viện nghiên cứu khoa học toàn liên bang về văn kiện học và
lưu trữ học (ВНИИДАД) của Tổng cục Lưu trữ Liên Xô được thành lập
năm 1966 trên cơ sở Trung tâm nghiên cứu khoa học trung ương (ЦНИЛ)
được tạo thành phông lưu trữ mới. Việc mở rộng hay thu hẹp phạm vi điều
hành, khối lượng, quyền hạn hay giới hạn lãnh thổ hoạt động của tổ chức
mà không thay đổi vai trò ban đầu của tổ chức, thì không phải là cơ sở của
việc thành lập phông lưu trữ mới - tài liệu của Viện nghiên cứu nói trên,
được tái lập thành Viện nghiên cứu khoa học toàn Nga về văn kiện học và
lưu trữ học của Tổng cục Lưu trữ Nga, được tạo thành một phông lưu trữ.
Nếu trên cơ sở bộ, ngành, được thành lập tổ chức mà liên quan trực
tiếp đến sản xuất, thì tài liệu của tổ chức đó tạo thành phông lưu trữ mới - ví
dụ, tài liệu của Hội liên hợp “Xây dựng Nga Uran Xibêiri”, thực hiện trực
tiếp việc xây dựng, được thành lập cùng với Bộ Xây dựng Uran Xibêri của
nước Cộng hòa Liên bang Nga.
Một hoặc vài tổ chức được tách ra cùng với việc chuyển một số chức
năng thì không phải là cơ sở để thành lập phông mới kể từ ngày chia tách.
Sự thay đổi cơ quan chủ quản, cơ cấu tổ chức, địa điểm, đổi tên hoặc
thay đổi một phần tên gọi, không đồng thời với việc thay đổi chức năng ban
đầu, thì cũng không là cơ sở để thành lập phông lưu trữ mới.
Tài liệu của các bộ phận, chi nhánh tạo thành phông lưu trữ thống
nhất với tài liệu của cơ quan chính, nếu chúng được bảo quản trong một kho
lưu trữ.
2.3.4.5. Xác định giới hạn phông lưu trữ khi giải thể cơ quan đơn vị
hình thành phông.
35
Khi giải thể tổ chức với việc chuyển giao toàn bộ hoặc một phần chức
năng cho một hoặc một số tổ chức mới thành lập thì tài liệu của mỗi tổ chức
mới được lập thành các phông lưu trữ mới.

Tài liệu của các tổ chức đã ngừng hoạt động do giải thể, hợp nhất, chia
tách hoặc do điều kiện đặc biệt hoặc do tai biến thiên tai, nhưng sau đó được
tái lập với vẫn những chức năng đó, thì vẫn là các phông lưu trữ liên tục.
2.4. Tổ chức tài liệu trong phạm vi phông lưu trữ
2.4.1. Những quy định chung
Trong phạm vi phông lưu trữ, đơn vị phân loại - thống kê là đơn vị
bảo quản tài liệu (xem 5.2.). Đơn vị bảo quản phải được mô tả, hệ thống
hóa, đưa vào mục lục và được trình bày theo trật tự bảo đảm cho việc thống
kê, tra tìm và khai thác sử dụng.
Các đơn vị bảo quản được hệ thống hóa trong phạm vi phông theo
phương án hệ thống hóa. Việc hệ thống hóa tài liệu của phông được tiến
hành ở văn thư và ở lưu trữ của tổ chức khi chuẩn bị tài liệu để chuyển giao
vào lưu trữ nhà nước. Trong lưu trữ nhà nước, việc hệ thống hóa được tiến
hành khi lập và chỉnh lý mục lục.
2.4.2. Phương án hệ thống hóa tài liệu trong phông
Phương án hệ thống hóa các đơn vị bảo quản là cơ sở để tổ chức bên
trong phông tài liệu và được cố định trong mục lục.
Phương án hệ thống hóa phông lưu trữ của tổ chức có thể phản ánh cơ
cấu đã được hình thành trong lịch sử của đơn vị hình thành phông, chức
năng của nó, thành phần phông (các loại tài liệu ) hoặc các chuyên đề quan
trọng nhất được phản ánh trong tài liệu của phông.
2.4.3. Phân nhóm các đơn vị bảo quản tương ứng với các phương án
phân loại khác nhau của phông lưu trữ
Việc phân chia các đơn vị bảo quản trong phông theo sự phân chia
của phương án hệ thống hóa được tiến hành với các đặc trưng sau:
- Cơ cấu tổ chức(theo đơn vị tổ chức của đơn vị bảo quản);
- Thời gian (theo giai đoạn hoặc ngày tháng của đơn vị bảo quản);
- Chức năng, ngành, đề tài, vấn đề (theo nội dung của đơn vị bảo
quản);
- Số thứ tự (theo cách thức đăng ký ở văn thư - loại đơn vị bảo quản,

loại văn bản tài liệu);
36
- Cơ quan giao dịch (theo tổ chức và cá nhân mà tổ chức giao dịch để
hình thành nên đơn vị bảo quản);
- Địa danh (tương ứng với lãnh thổ được xác định, địa điểm, dân cư,
địa danh địa lý khác liên quan đến nội dung tài liệu, tác giả, địa chỉ giao
dịch);
- Tác giả (theo tên gọi tổ chức hoặc tên người là tác giả tài liệu).
Về nguyên tắc, các đơn vị bảo quản được phân nhóm kế tiếp nhau,
theo các đặc trưng mà việc áp dụng các đặc trưng đó phải thể hiện rõ sự hợp
lý đối với tất cả hoặc các nhóm tài liệu riêng biệt của phông.
2.4.3.1. Các đặc trưng cơ cấu tổ chức và thời gian được áp dụng trong
hai khả năng của phương án hệ thống hóa: thời gian - cơ cấu tổ chức và cơ
cấu tổ chức - thời gian.
Phương án phân loại thời gian - cơ cấu tổ chức được áp dụng với các
phông tài liệu của cơ quan đang hoạt động (có tính đến việc bổ sung tiếp của
phông) và các cơ quan đã giải thể có cơ cấu tổ chức thường xuyên thay đổi.
Theo phương án này, các đơn vị bảo quản được phân nhóm trước tiên theo
thời gian (năm, giai đoạn), trong từng nhóm thời gian phân nhóm theo cơ
cấu tổ chức.
Phương án cơ cấu tổ chức - thời gian được áp dụng với các phông tài
liệu của cơ quan có cơ cấu tổ chức ổn định ít thay đổi và không phức tạp,
đồng thời khi hệ thống hóa các đơn vị bảo quản của các cơ quan đã giải thể.
Khi hệ thống hóa theo phương án này, các đơn vị bảo quản được phân nhóm
trước tiên theo các đơn vị cơ cấu của cơ quan đơn vị hình thành phông,
trong phạm vi mỗi nhóm cơ cấu tổ chức phân nhóm theo thời gian hình
thành đơn vị bảo quản.
2.4.3.2. Phương án thời gian - chức năng hoặc chức năng - thời gian
được áp dụng với các phông tài liệu của cơ quan có cơ cấu tổ chức hay thay
đổi.

Khi hệ thống hóa đơn vị bảo quản theo phương án thời gian - chức
năng, việc phân nhóm trước tiên theo đặc trưng thời gian, sau đó theo chức
năng (các loại, các lĩnh vực hoạt động) của đơn vị hình thành phông. Khi
đó, các nhóm đơn vị bảo quản được sắp xếp theo ý nghĩa của chức năng đơn
vị hình thành phông (lãnh đạo, tài chính, thống kê, báo cáo thực hiện kế
hoạch….) hoặc theo sự phân loại tài liệu (hồ sơ) của bản thân cơ quan đó.
37
Khi hệ thống hóa đơn vị bảo quản theo phương án chức năng - thời
gian, chúng được phân nhóm trước tiên theo chức năng hoạt động của đơn
vị hình thành phông, sau đó theo đặc trưng thời gian.
2.4.3.3. Phương án hệ thống hóa thời gian - vấn đề hoặc vấn đề - thời
gian được áp dụng với các phông có khối lượng tài liệu không lớn, hoặc với
các sưu tập lưu trữ riêng lẻ. Trong trường hợp thứ nhất, các đơn vị bảo quản
được sắp xếp trước tiên theo thời gian, và trong mỗi năm theo các vấn đề;
trong trường hợp thứ hai, các đơn vị bảo quản trước tiên được phân nhóm
theo vấn đề, sau đó trong từng vấn đề theo thời gian.
Các phương án thời gian - số thứ tự và số thứ tự - thời gian được áp
dụng để hệ thống hóa các đơn vị bảo quản của những phông không có cơ
cấu tổ chức, - trước tiên sắp xếp theo thời gian, và trong từng năm sắp xếp
theo loại đơn vị bảo quản; hoặc đầu tiên sắp xếp theo loại đơn vị bảo quản
(chỉ thị, biên bản…), và trong từng loại sắp xếp theo thời gian.
2.4.3.4. Khi lựa chọn các đặc trưng phân nhóm đơn vị bảo quản trong
phạm vi các phương án hệ thống hóa 2.4.3.1. - 2.4.3.3. cần tính đến ý nghĩa
của đặc trưng này hay đặc trưng khác đối với việc phản ánh mối liên hệ văn
thư và ngữ nghĩa giữa các đơn vị bảo quản của từng phông cụ thể và sự thiết
lập hệ thống thuận tiện nhất để sử dụng tài liệu của cơ quan.
2.4.3.5. Về nguyên tắc, tài liệu nhân sự, báo cáo theo chuyên đề khoa
học ở các tổ chức nghiên cứu khoa học, bản thảo ở các nhà xuất bản, hồ sơ
bệnh án ở các tổ chức y tế, văn bản kiểm tra ở các cơ quan kiểm tra. v. v…
được tách thành các nhóm riêng biệt, được hệ thống hóa riêng và đưa vào

các mục lục riêng.
2.4.3.6. Phương án hệ thống hóa đơn vị bảo quản các phông có xuất
xứ cá nhân được xác định bởi thành phần của đơn vị hình thành phông (từng
các nhân, gia đình, dòng họ), tính chất hoạt động của họ, thành phần và khối
lượng tài liệu của phông. Có phương án sau được đề cử:
1. Tài liệu sáng tác (bản thảo các tác phẩm văn học, các bài báo, công
trình, tiểu sử, hồi ký, nhật ký, bản dịch, ghi chép, bức vẽ….);
2. Thư từ của đơn vị hình thành phông (theo địa chỉ hoặc theo chuyên đề);
3. Thư từ gửi đến đơn vị hình thành phông;
4. Tài liệu thuộc tiểu sử của đơn vị hình thành phông (tài liệu cá nhân,
tư liệu hoạt động công vụ và xã hội, về việc tặng thưởng các danh hiệu …);
38
5. Tài liệu có tính chất tài sản - kinh tế và điều kiện sống (tài liệu về
mua tài sản, hợp đồng, thống kê thu nhập…);
6. Tài liệu của các thành viên gia đình đơn vị hình thành phông về
những người khác có trong phông;
7. Các sưu tập.
Bên trong mỗi nhóm của phương án nói trên, các đơn vị bảo quản
được phân nhóm tiếp theo thời gian, vần chữ cái, chuyên đề, loại tài liệu, thể
loại của tác phẩm tùy theo khối lượng và sự thuận lợi cho sử dụng.
Tài liệu của các phông gia đình và dòng họ được hệ thống hóa trước
tiên theo từng đơn vị hình thành phông, sau đó hệ thống hóa tài liệu của
từng đơn vị hình thành phông - theo các nhóm của phương án hệ thống hóa
nói trên. Trong các phông gia đình trước tiên là những tài liệu của đơn vị
hình thành phông chủ yếu, sau đó tài liệu của các thành viên gia đình theo
thứ tự gia tộc. Trong các phông dòng họ, tài liệu được sắp xếp theo trật tự
gia hệ, trong đó tài liệu liên quan đến toàn bộ dòng họ (bảng gia hệ, tài liệu
về kế toán - tài sản) được xếp lên đầu.
2.4.3.7. Các đơn vị bảo quản thuộc phông lưu trữ liên hợp, được sắp
xếp theo ý nghĩa của các đơn vị hình thành phông, theo thời gian thành lập,

theo vần chữ cái tên gọi, v.v… Trong phạm vi từng phông của phông lưu trữ
liên hợp, việc lựa chọn phương án hệ thống hóa được xác định bởi tính chất
hoạt động của từng tổ chức cụ thể, bởi thành phần và khối lượng tài liệu.
Đối với các phông đồng dạng được sử dụng một phương án hệ thống hóa.
2.4.3.8. Hệ thống hóa sưu tập tài liệu được xác định bởi chuyên đề và
thành phần tài liệu. Trong phạm vi sưu tập tài liệu của một loại có thể phân
nhóm theo tác giả với việc sắp xếp các nhóm đơn vị bảo quản theo trật tự
bảng chữ cái tên các tổ chức hoặc tên tác giả. Trong phạm vi sưu tập tài liệu
được thành lập theo đặc trưng chuyên đề có thể hình thành các nhóm theo
chuyên đề lớn hơn hoặc theo vấn đề. Các nhóm được sắp xếp theo trật tự ý
nghĩa của chúng hoặc theo thời gian. Trong các nhóm nhỏ, chuyên đề tài
liệu có thể được tập hợp theo các đặc trưng khác nhau, xuất phát từ khối
lượng và thành phần của chúng.
2.4.3.9. Khi sắp xếp các đơn vị bảo quản tương ứng với phương án hệ
thống hóa cần lưu ý một số điểm sau:
- Các đơn vị bảo quản được sắp xếp vào năm mà chúng bắt đầu hình
thành ở văn thư, hoặc vào năm mà chúng được tiếp nhận về tổ chức (đơn vị
cơ cấu) từ tổ chức khác (đơn vị cơ cấu);
39
- Các đơn vị bảo quản gồm kế hoạch, báo cáo, dự toán và các tài liệu
bổ trợ được xếp vào năm mà nội dung tài liệu đề cập, không phụ thuộc
chúng được lập năm nào; các kế hoạch dài hạn sắp xếp vào năm đầu, còn
báo cáo về các năm đó – đặt vào năm cuối cùng của giai đoạn báo cáo;
- Các đơn vị bảo quản mà bắt đầu hình thành ở một đơn vị và được
luân chuyển sang đơn vị khác, thì thuộc về đơn vị mà hồ sơ kết thúc;
- Trong phạm vi năm hoặc giai đoạn thời gian, đơn vị bảo quản được
xếp theo ý nghĩa chức năng của tổ chức;
- Các đơn vị bảo quản là hồ sơ nhân sự được hệ thống hóa theo ngày
tháng ra khỏi tổ chức và theo vần chữ cái của tên cá nhân.
Các nhóm đơn vị bảo quản trong phạm vi nhóm nhỏ nhất của phương

án hệ thống hóa được sắp xếp theo ý nghĩa của chúng hoặc theo thời gian.
Việc đơn vị bảo quản thuộc đơn vị cơ cấu nào được xác định theo tên
của đơn vị cơ cấu ghi trên bìa, bằng ký hiệu, dấu, chữ ký người có thẩm
quyền, dấu đăng ký, nội dung tài liệu.
2.4.3.10. Hệ thống hóa tài liệu đang trong tình trạng lộn xộn, tài liệu
có xuất xứ cá nhân hoặc tài liệu khác mà vì lý do nào đó được nhập vào lưu
trữ trong tình trạng chưa được sắp xếp, thì được thực hiện theo trật tự sau:
- Xác định tính thuộc phông của tài liệu và bộ phận cơ cấu của phông
mà chúng có thể thuộc;
- Nếu trước đó chưa hình thành đơn vị bảo quản hoặc không thể khôi
phục chúng thì lập đơn vị bảo quản mới (theo tên loại, theo đơn vị giao dịch
hoặc các đặc trưng khác);
- Nếu trong tình trạng lộn xộn, các đơn vị bảo quản vẫn được duy trì
hoặc có khả năng khôi phục chúng, thì các đơn vị bảo quản được giữ lại
theo sự hình thành tự nhiên của chúng.
Các đơn vị bảo quản được hệ thống hóa và đưa vào mục lục theo trật
tự của phương án hệ thống hóa.
Trước khi bắt đầu công việc với khối lượng lớn tài liệu trong tình trạng
lộn xộn, cần phải lập bản hướng dẫn về cách biên mục và hệ thống hóa.
2.5. Tổ chức tài liệu nghe nhìn, đọc bằng máy (tài liệu điện tử
không theo phông)
2.5.1. Tổ chức tài liệu nghe nhìn không theo phông
2.5.1.2. Tài liệu phim ảnh được hệ thống hóa theo loại - âm bản các
màu sắc khác nhau và kích cỡ; phim dương bản các màu sắc khác nhau;
40
dương bản, phóng sự ảnh; anbom ảnh; phim trong khung. Tài liệu ảnh mỗi
loại được lập mục lục riêng. Bên trong mục lục, tài liệu ảnh có thể được hệ
thống hóa theo tác giả, đối tượng chụp và / hoặc địa điểm chụp và các dấu
hiệu khác.
2.5.1.3. Tài liệu ghi âm được hệ thống hóa theo loại ghi thông tin âm

thanh. Đối với tài liệu ghi âm cơ học, quang học, từ tính, lade được lập mục
lục riêng. Bên trong mục lục tài liệu ghi âm có thể được hệ thống hóa theo
tổ chức phát hành, số sản xuất, nội dung, kích cỡ vật mang tin và các dấu
hiệu khác.
2.5.2. Tài liệu đọc bằng máy (tài liệu điện tử) được hệ thống hóa theo
loại vật mang tin (bằng từ tính, đĩa lade và đĩa cứng, đĩa compac,…); trong
các loại theo hình thức trình diễn thông tin, tiếp theo - theo tính chất ghi tin.
Tổ chức tài liệu phim điện ảnh, phim ảnh, ghi âm và video theo loại, tức là
tập hợp tài liệu được hình thành trong hoạt động của một hoặc một số đơn vị
hình thành phông và được tập hợp theo một hoặc một số dấu hiệu bên ngoài
(màu sắc, vật mang tin, kích cỡ, hệ thống ghi âm thanh…).
2.5.1.1. Tài liệu điện ảnh được hệ thống hóa theo thể loại - phim,
phóng sự, tạp chí điện ảnh, các đoạn phim ngắn các màu. Tài liệu điện ảnh
mỗi thể loại được lập mục lục riêng. Trong mục lục, tài liệu điện ảnh có thể
được hệ thống hóa theo thời gian hình thành, theo số sản xuất, theo vật liệu
và kích cỡ của vật mang tin và các dấu hiệu khác.
Các tài liệu video được hệ thống hóa tương tự.
2.5.1.2. Tài liệu ảnh được hệ thống hoá theo dạng: phim âm bản mầu
và kích cỡ; phim đèn chiếu, phim dương bản mầu; ảnh; anbum ảnh,… Mỗi
một dạng tài liệu ảnh lập một mục lục riêng,Trong mỗi mục lục có thể hệ
thống hóa theo tác giả ảnh, đối tượng được chụp ảnh và/hoặc địa điểm chụp
và những đặc điểm khác.
2.5.1.3. Tài liệu ghi âm (phono) được hệ thống hóa theo dạng bản ghi
thông tin âm thanh: âm đồ, bản ghi âm sôrinô, bản ghi âm laze, bản ghi âm
magnhit,… Mỗi một dạng tài liệu ghi âm lập một mục lục riêng. Trong mỗi
bản mục lục có thể hệ thống hóa theo các đặc điểm: số lần được cơ quan sử
dụng, số sản xuất, nội dung, thời lượng bản ghi âm và các đặc điểm khác.
2.5.2. Tài liệu đọc bằng máy (tài liệu điện tử) được hệ thống hóa theo
dạng vật mang tin ( đĩa mềm, đĩa cứng, đĩa laze, đĩa kompắc,… trong mỗi
dạng vật mang tin hệ thống hóa theo độ lớn của vật mang tin, tiếp đó theo

đặc điểm ghi tin.
41