Tài liệu Kĩ thuật tiết kiệm chi phí pptx

Kĩ thuật tiết kiệm chi phí
Mục đích cuối cùng trong kinh doanh đối với bất kì doanh nghiệp nào là tạo ra lợi
nhuận và phát triển bền vững. Tuy nhiên, trước khi tạo ra được lợi nhuận doanh
nghiệp đã phải đầu tư và tốn rất nhiều chi phí liên quan đến hoạt động kinh
doanh. Chính vì vậy, tiết kiệm được càng nhiều chi phí, lợi nhuận của doanh
nghiệp sẽ càng tăng lên, và chủ sở hữu sẽ tiến dần đến mục tiêu của mình. Dưới
đây là các phương pháp tiết kiệm chi phí có thể áp dụng cho tất cả các doanh
nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Giảm bớt chi phí trong hoạt động kinh doanh bình thường

Giữ các chi phí ở mức trung bình của ngành
Có rất nhiều bài phân tích trên các phương tiện thông tin đưa ra các chỉ số tài
chính trung bình của ngành công nghiệp hàng năm hoặc định kì. Các doanh nghiệp
có thể thu thập hoặc mua lại. Các hiệp hội kinh doanh cũng có các hoạt động nhằm
cung cấp các chỉ số tài chính trung bình cho các thành viên của mình. Ví dụ nếu
doanh nghiệp của bạn là hội viên của Hiệp hội các doanh nghiệp vừa và nhỏ Hà
Nội, thì bạn sẽ được cung cấp rất nhiều thông tin liên quan đến ngành công nghiệp
của mình thông qua Ban Hợp tác quốc tế, thông tin và các hoạt động chuyên đề.
So sánh các chỉ số tài chính cho phép doanh nghiệp xác định những yếu tố chi phí
bất hợp lí so với các doanh nghiệp khác trong cùng ngành. Giảm thiểu được những
chi phí này sẽ giúp doanh nghiệp tăng sức cạnh tranh.
Xác định khoản chiếm nhiều chi phí nhất
Tất cả các khoản mục chi phí trên báo cáo thu nhập phải được kiểm tra để nhận ra
các cơ hội giảm bớt chi phí. Những nơi cần kiểm tra trước hết là những khoản
chiếm tỉ lệ cao nhất so với doanh số bán hàng đây thường là chi phí hàng bán.
Ví dụ, nếu chi phí hàng bán chiếm 50% doanh số bán, giảm được 10% chi phí này
sẽ khiến tổng chi phí giảm được 5%. Có thể so sánh với một số chi phí cố định
trong hoạt động như chi phí lãi vay, tiền thuê nhà xưởng, chi phí khấu hao, thường
chiếm từ 5 - 10% doanh số bán hàng. Nếu doanh nghiệp giảm 10% chi phí của
những khoản này, thì tổng chi phí chỉ giảm được 1%. Vì vậy việc xác định khoản

mục tốn chi phí nhất sẽ hướng dẫn cách phân bổ thời gian và nguồn lực vào việc
giảm chi phí sao cho hiệu quả nhất.
Nhóm mua hàng
Trên thị trường phần lớn là các doanh nghiệp nhỏ và vừa (có rất ít các doanh
nghiệp quy mô lớn) vì vậy các doanh nghiệp với quy mô như vậy khó có thể mua
được hàng chiết khấu do số lượng mua chưa đạt được độ lớn yêu cầu. Một phương
pháp để giảm chi phí mua hàng đó là tham gia hoặc tạo ra các nhóm mua hàng
cùng với những doanh nghiệp khác để cùng mua những sản phẩm giống nhau (các
doanh nghiệp không cạnh tranh trực tiếp với nhau). Biện pháp này sẽ giúp doanh
nghiệp mua được hàng chiết khấu do mua với số lượng lớn mà có thể lại chọn
được sản phẩm tốt hơn.
Hàng tồn kho
Hàng tồn kho (bao gồm: nguyên liệu đầu vào, hàng đang trong quá trình sản xuất,
hàng thành phẩm) có một số chi phí liên quan ngoài giá mua vào đơn thuần. Nếu
lượng hàng tồn kho được giảm xuống mà doanh số bán vẫn được duy trì, thì sẽ có
ảnh hưởng tốt đến lợi nhuận.
Chỉ số vòng quay hàng tồn kho là một thước đo hiệu quả mối quan hệ giữa hàng
tồn kho và doanh số bán. Chỉ số này được tính bằng công thức:
Doanh số
bán
Hoặc
Chi phí hàng bán
Hàng tồn
kho

Hàng tồn kho trung bình
( trong khoảng thời gian
tính )
• Chỉ số cao thường có nghĩa rằng doanh nghiệp bán hàng tốt và sử dụng
hàng tồn kho hiệu quả. Tuy nhiên, chỉ số cao cũng có thể có nghĩa rằng

doanh nghiệp đang đánh mất một số cơ hội doanh thu bởi vì những mặt
hàng khách hàng đang có nhu cầu không còn để bán.
• Chỉ số thấp thường có nghĩa rằng doanh nghiệp bán hàng kém và hàng tồn
kho đang vượt mức cho phép. Tuy nhiên, tùy từng hoàn cảnh và thời gian,
doanh nghiệp sẽ biết đâu là lượng hàng tồn kho tốt nhất.
Công thức tính lượng hàng tốn kho tối ưu nhằm giúp đặt hàng hiệu quả:

Trong đó:
• r = số đơn vị được sử dụng hoặc bán trong 1 thời kì
• o = chi phí đặt hàng
• c = chi phí dự trữ hàng tồn kho/1 đơn vị/1 thời kì.
Công thức này so sánh chi phí của việc đặt hàng tồn kho với chi phí dự trữ hàng
tồn kho và xác định điểm chi phí tối thiểu, vì vậy giúp cân bằng 2 loại chi phí.
Công thức cho phép tính số đơn vị hàng đặt. Thời gian đặt hàng có thể được xác
định dựa trên thời gian sử dụng hàng và thời gian cho đến khi nhận được hàng.
Đối với một doanh nghiệp đang mở rộng, khi các đơn đặt hàng tăng lên, công thứ
này giúp xác định lượng hàng mới cần đặt.
Hợp đồng
c
ng kinh doanh dựa trên các hợp đồng, hãy cân nhắc việc thương lượng
thời gian trả tiền và giá phải trả. Kĩ thuật này giúp cải thiện dòng tiền mặt của

uê nhà xưởng, trang thiết bị sẽ giúp giảm bớt
điểm hòa vốn của doanh nghiệp (điểm tại đó doanh thu = chi phí). Khi điểm hòa
g
í
ột cách giảm bớt chi phí bởi vì doanh nghiệp chỉ thuê khi
cần sử dụng, hoặc doanh nghiệp không cần sử dụng thiết bị như vậy thường
ới
Nếu hoạt độ

doanh nghiệp. Việc này cũng giúp giảm bớt số tiền mặt phải sử dụng trong các
hoạt động kinh doanh, vì vậy giúp giảm bớt chi phí tiền vay để trả. Thay vì yêu
cầu trả tiền khi hợp đồng được hoàn thành, hãy lên kế hoạch trả tiền theo tháng
hoặc theo tuần đối với từng phần công việc được hoàn thành.
Chi phí chung (overhead costs)
Giảm bớt chi phí chung, như tiền th
vốn được giảm xuống, công ty có thể đạt được lợi nhuận sớm hơn và càng lời
nhiều khi bán nhiều hàng. Khi doanh số tăng lên, phần lợi nhuận được giữ lại cũn
lớn hơn. Một trong những bí quyết giúp quản lí chi phí chung là giữ các chi ph
này ở mức độ hợp lí so với mức doanh số.
Thuê trang thiết bị
Thuê trang thiết bị là m
xuyên. Tuy nhiên một nhược điểm của việc đi thuê đó là trang thiết bị sẽ không
được tính vào tài sản của doanh nghiệp và chi phí đi thuê thường đắt hơn so v
chi phí nếu doanh nghiệp sở hữu thực sự trong một cùng thời gian như nhau.
Đào tạo nhân viên
Những doanh nghiệp đang mở rộng có nhu cầu nhân sự cao vì vậy vẫn chấp nhận
nh nghiệm vào làm và sẽ cần thời gian đào tạo. Có thể tận
dụng các chương trình đào tạo miễn phí của Chính phủ giúp người lao động học
c
hí bằng cách thay đổi tổ chức

Việc mở rộng sản xuất có thể khiến chi phí cố định không đổi trong khi lượng sản
uất ra để bán lại tăng lên. Nếu doanh nghiệp phải tăng chi phí cố định
để đạt được doanh số tăng lên thì cần phải cân nhắc một số vấn đề như tỉ lệ lợi
Đa dạng hóa sản phẩm thường được coi là một sự lựa chọn phát triển kinh doanh
t kiệm chi phí hiệu quả. Thông thường lĩnh vực được sử dụng để đa
dạng hóa nên liên quan đến hoạt động hiện tại của doanh nghiệp.
những người thiếu ki
tập thêm kĩ năng, ví dụ Đề án 191 của Chính phủ "Hỗ trợ doanh nghiệp ứng dụng

CNTT phục vụ hội nhập và phát triển giai đoạn 2005 – 2010". Việc phân trách
nhiệm phù hợp với năng lực của người với vào, tự đào tạo bên trong tổ chức, hoặ
khuyến khích người mới tự bản thân học tập thêm kĩ năng cũng là một cách tiết
kiệm hiệu quả.

Giảm bớt chi p
Mở rộng
phẩm sản x
nhuận so với chi phí hay mục tiêu của doanh nghiệp là gì để có quyết định hợp lí
trong từng giai đoạn.
Đa dạng hóa
và một cách tiế
Có hai loại đa dạng hóa: theo chiều dọc và theo chiều ngang.
• Đa dạng theo chiều dọc bao gồm việc mở rộng lên hoặc xuống trên kênh
phân phối. Một ví dụ đó là một nhà sản xuất đã bán hàng cho nhà bán buôn
• ản phẩm
tương tự hoặc mở rộng thêm dây chuyền sản xuất tương tự. Ví dụ Vinamilk

Liên d
thể là một phương pháp được sử dụng để làm giảm bớt chi phí mở
rộng trong quá trình sản xuất, mua hàng và bán hàng. Mối quan hệ này cần được

Giảm chi phí bằng cách quản lí rủi ro
anh. Ở một doanh nghiệp ổn định, các rủi
ro phải được kiểm soát, nhưng đối với một doanh nghiệp đang phát triển, các rủi
ng. Việc kiện tụng có thể là do công ty chưa tuân theo đúng luật hoặc bị
một bên kiện cáo. Chi phí, thời gian, công sức giải quyết với những vấn đề này rất
độc lập và cũng bắt đầu hoạt động bán buôn của riêng mình.
Đa dạng theo chiều ngang bao gồm việc sản xuất thêm các sản s
chỉ sản xuất sữa tươi, nay sản xuất thêm cả mặt hàng sữa đặc, sữa bột và

sữa chua. Việc sản xuất các sản phẩm tương tự nhằm tận dụng nguồn
nguyên liệu và trang thiết bị có sẵn sẽ giúp tiết kiệm chi phí rất hiệu quả.
oanh
Liên doanh có
cân nhắc và xây dựng để cả hai bên đều có lợi ích bền vững. Chi phí được tiết
kiệm thường là tổng chi phí cố định bởi vì những chi phí đó bây giờ được chia cho
các bên.

Các rủi ro luôn thường trực trong kinh do
ro có thể vượt qua tầm kiểm soát. Những sự việc không lường trước có thể gây
thêm nhiều chi phí, ăn mòn dòng tiền mặt của công ty. Những rủi ro tiềm ẩn dưới
đây và phương pháp giải quyết sẽ giúp giảm bớt ảnh hưởng đến hoạt động kinh
doanh.
Kiện tụ
đáng ngại. Công ty có thể tìm hướng dàn xếp với bên còn lại. Nếu không đạt đượ
kết quả có thể tìm gặp luật sư, hoặc cầu viện bảo hiểm trách nhiệm dân sự.
c
g sản
phẩm đã được cấp bản quyền sáng chế. Chủ sở hữu doanh nghiệp nên đăng kí bản
h
óc. Mua máy móc của hãng đáng tin cậy, có điều khoản bảo
hành và bảo trì trong hợp đồng.
bảo nguồn cung ổn định nên thiết lập mối quan
hệ từ nhiều nhà cung cấp.
. Để thiết lập mối quan hệ, đôi khi doanh nghiệp vẫn
phải bán chịu cho khách hàng. Trước khi làm việc này cần cân nhắc khả năng trả
n hàng. Các ngân hàng thường được coi là nơi không rủi ro,
nhưng tốt hơn hết là doanh nghiệp hãy kiểm tra mức độ uy tín của ngân hàng, và
tiền
h an toàn để được bù đắp trong

trường hợp người làm việc bị rủi ro tai nạn hoặc không còn khả năng làm việc.

rất dễ tham gia vào công đoàn để bảo vệ quyền lợi cho mình.
Vi phạm quyền sáng chế. Việc này xảy ra khi doanh nghiệp không biết rằn
quyền trước khi tiến hành hoạt động kinh doanh. Một việc làm cần thiết nữa là
doanh nghiệp nên tiến hành các biện pháp kiểm tra để đảm bảo rằng chưa có bất kì
doanh nghiệp nào được cấp bản quyền đối với một sản phẩm tương tự như doan
nghiệp của bạn.
Máy móc hỏng h
Rắc rối về nguồn cung. Để đảm
Tín dụng cho khách hàng
nợ của khách.
Rủi ro của ngâ
tìm hiểu báo cáo tài chính của ngân hàng, so sánh tổng số tiền gửi với tồng số
ngân hàng cho vay để xác định mức độ an toàn.
Rủi ro đối với nhân viên. Đóng bảo hiểm là các
Công đoàn. Nếu lương bổng hoặc điều kiện làm việc không tốt, người lao động
Không quen luật. Không quen luật có thể dẫn đến rủi ro nghiêm trọng bao gồm
cả tiền phạt rất nặng. Cách tốt nhất là doanh nghiệp hoạt động
theo các pháp luật
liên quan. Hãy tìm đến luật sư hoặc người hiểu biết để được cố vấn.
Các yêu cầu về thuế. Doanh nghiệp cũng cần am hiểm các khoản thuế liên quan
để xác định chi phí thuế và thực hiện tốt nghĩa vụ của mình.