Tài liệu 12 bí quyết để ủy thác công việc hiệu quả pdf

12 bí quyết để ủy thác công
việc hiệu quả


Bạn đã bao giờ ủy thác một công việc mà kết quả thu được lại rất khác
với những gì bạn nghĩ chưa? Dưới đây là một vài gợi ý để ủy thác hiệu quả:

1. Đừng bao giờ “rơi” vài hội chứng “Tôi có thể thực hiện nó nhanh và tốt
hơn”:
Nếu làm vậy, bạn không phải là quản lý tốt. Bạn sẽ đi theo một “lối mòn”
và nhân viên của bạn cũng thế.

2. Làm rõ công việc trong ý nghĩ của chính bạn:
Hãy mường tượng công việc hoặc sản phẩm đã hoàn thành sẽ trông như thế
nào. Theo thống kê thì những người giám sát thường thất vọng với kết quả công
việc mà nhân viên bàn giao lại vì ngay từ đầu họ đã không hình dung được mình
đang yêu cầu nhân viên làm gì.

3. Vạch ra một dàn ý hoặc một bản phác thảo về những gì bạn muốn:
Bạn có thể cho rằng điều này là ngớ ngẩn, nhưng rồi bạn sẽ thấy là nó có
thể giúp bạn làm rõ những gì mình muốn, đồng thời sẽ giúp bạn truyền đạt nhiều
hơn những gì bạn muốn một cách rõ ràng.

4. Tranh thủ sự giúp đỡ của người mà bạn ủy thác:
Hãy nói với người được ủy thác là bạn đang cố hoàn thiện cách hướng dẫn
thực hiện và rất muốn họ giúp đỡ.

5. Yêu cầu nhân viên viết lại những gì bạn đã hướng dẫn:
Hãy yêu cầu người được ủy thác trình bày lại những gì họ hiểu sau khi bạn
hướng dẫn để bạn có thể bảo đảm là mình đang làm đúng. Không nên chỉ đơn
thuần yêu cầu họ lặp lại những gì bạn nói như một kẻ bề trên.

6. Đừng cầu toàn:
Nếu khi nhận lại công việc không như những gì bạn suy nghĩ thì hãy thảo
luận, có như vậy bạn mới có thể loại bỏ những hiểu lầm. Nếu công việc có thể
chấp nhận được, thì hãy nói: “Công việc lần này khá tốt và tôi muốn lần sau công
việc sẽ được thực hiện theo cách này”…

7. Hãy ghi lại bản hướng dẫn thực hiện công việc nếu người mà bạn ủy thác
không có mặt để thảo luận, nói tiếng Anh không thành thạo hoặc rất mau quên…

8. Đặt ra thời hạn hoàn thành công việc:
Hãy yêu cầu người được ủy thác phải thông báo tiến độ công việc cho bạn
biết nếu họ không thể hoàn thành những gì được giao theo đúng thời hạn, để cả hai
có thể linh động thương lượng lại thời gian hoặc để bạn ủy thác công việc ấy cho
người khác.

9. Phân công nhiệm vụ cho từng người với những văn bản rõ ràng:
Hãy liệt kê những việc đã bàn giao và thời gian thực hiện và hãy giữ những
văn bản đó để tiện cho việc đối chiếu sau này.

10. Hãy theo dõi:
Nên kiểm tra công việc theo tiến độ. Nếu người bạn đã ủy thác cần 1 tuần
để hoàn thành 1 công việc thì cứ 3 ngày hãy kiểm tra tiến độ công việc của họ 1
lần. Hãy hỏi: “Công việc đó tới đâu rồi?” hơn là hỏi “Anh/chị đã hoàn thành nó
chưa?”. Sự đốc thúc đó sẽ khiến họ lưu tâm đến công việc nhiều hơn và “tăng tốc”
nó hơn đấy!

11. Cứ chấp nhận những công việc tốt cho dù đó chỉ là những việc vặt. Còn
với những việc chưa tốt thì hãy cố gắng làm để cải thiện chúng. Hãy đặt ra câu
hỏi: “Làm thế nào để lần tới chúng ta có thể hoàn thành công việc đúng thời hạn

được giao?”. Hãy hình thành một nhóm người cùng làm việc và trong đó, bạn có
thể ủy thác cho một người nhất định.

12. Hãy để nhân viên làm việc theo phương pháp của chính họ:
Bạn chỉ nên quan tâm đến những kết quả, không phải cách thực hiện. Làm
như vậy, nhân viên của bạn sẽ làm việc hiệu quả, sáng tạo hơn và có lòng tự trọng
hơn.