Tài liệu Những việc nên làm để đạt hiệu quả giao tiếp doc

Những việc nên làm để đạt hiệu quả giao tiếp

1. Phân tích các vấn đề một cách kỹ lưỡng trước khi lập kế hoạch :
Hãy trả lời các câu hỏi sau (Chú ý xem xét tính bắt buộc của kế hoạch hay ngân sách”
:
 Tính chất và phạm vi của vấn đề là gì ?
 Nguyên nhân sâu xa của vấn đề là gì? Phân tích các yếu tố liên quan đến con
người
 Mục tiêu của vấn đề cần giải quyết?
 Giải pháp nào khả thi nhất ?
2. Xác định vai trò của giao tiếp trong giai đoạn đầu :
Trong nhiều tình huống, vai trò của giao tiếp chỉ rõ nét sau khi kế hoạch được
thực hiện, do vậy, giảm thiểu ích lợi của giao tiếp rất nhiều. Dù giao tiếp
không đơn thuần giúp giải quyết vấn đề, nhưng nó chính là công cụ hữu ích
trong chiến lược ban đầu của một kế hoạch.

3. Xác định mục tiêu của nhóm :
Giao tiếp hiệu quả đòi hỏi nhiều kiến thức về đối tác có liên quan. Phát hiện
mục tiêu của nhóm và của các đối tác; tìm hiểu sự hiểu biết của họ, quan điểm,
thái độ và tầm quan trọng của các vấn đề mấu chốt. Kinh nghiệm cho thấy,
nếu chúng ta không hiểu rõ đối tượng giao tiếp, thật khó có thể đạt hiệu quả
mong muốn.
4. Xác định mục tiêu giao tiếp :
Mục tiêu rõ ràng sẽ giúp đạt đến kết quả như ý. Bản chất của giao tiếp có thể
tóm tắt trong chữ SMART , trong đó S : rõ ràng, M : định lượng được, A :
chấp nhận được, R: thực tiễn và T : yếu tố thời gian. (Specific, Measurable,
Acceptable, Realistic, Time) Mục tiêu giao tiếp có thể bao gồm hàng loạt các
vấn đề liên quan như sự chú ý, sự hiểu biết, mối quan tâm, động cơ, thái độ và
vài kỹ năng khác. Trong hầu hết các trường hợp, giao tiếp được dùng với các
công cụ khác nhằm đạt kết quả hữu hiệu.

5. Xác định các đối tác và quan hệ trung gian :
Trong một số trường hợp, điều này sẽ gây tiêu hao chi phí, phức tạp và mất
nhiều thời gian liên lạc với nhóm mục tiêu, nhất là với khối lượng khán giả lớn
và có nhiều nhóm mục tiêu khác nhau
Giao tiếp dưới hình thức hợp tác với các tổ chức đối tác và các nhóm trung
gian có những lợi điểm sau :
o Có giá trị kinh tế
o Nhân vật trung gian/ hay các đối tác có thể có một số cơ sở dữ liệu của
nhóm mục tiêu giúp họ đạt kết quả hữu hiệu
o Đối tượng trung gian có thể giúp đỡ đám đông thính giả hay nhóm đối
tượng cốt cán
o Đối tượng trung gian chính là hình ảnh cụ thể, mạnh mẽ cho các nhóm
mục tiêu và các nhóm năng lực

6. Luôn luôn kiểm chứng trước :

Cần chắc chắn các nhóm đối tượng đều hiểu các thông điệp và hiểu một cách
chính xác bằng cách kiểm chứng. Nếu không đủ thời gian, nhân lực hay ngân
quỹ, ít nhất phải thực hành một sự kiểm chứng về nguy cơ, kiểm chứng trên
một nhóm nhỏ những người không nằm trong kế hoạch giao tiếp.

7. Đánh giá kết quả :
Đánh giá kết quả nhằm xác định hiệu quả của nỗ lực giao tiếp. Ngoài ra, đánh
giá cũng xem xét tiến trình từ chuẩn bị đến thực hiện. Sau khi đánh giá,
phương pháp nào hiệu quả và hữu ích nhất sẽ được xác định rõ ràng. Thêm
vào đó, chúng ta học được cách tổ chức và kiểm soát quá trình giao tiếp hiệu
quả hơn trong tương lai. So sánh nỗ lực giao tiếp của người đứng đầu tổ chức
của bạn và của đối tác cũng là một lý do khác để đánh giá. Kết quả sẽ cho thấy
các bước tiếp theo cần thực hiện là gì.

8. Xác định phương tiện giao tiếp :

Mỗi phương tiện có những thuận lợi và khó khăn riêng, chung ta cần chọn lọc
phương thức tiếp nhận thông tin. Ví dụ như Internet có một lượng người đọc
khổng lồ trên thế giới, nhưng các nước kém phát triển chưa được tiếp cận, do
vậy người dân ở đó sẽ không nhận được thông điệp của bạn. TV có vẻ là
phương tiện hiệu quả hơn, nhưng lại mang tính chất địa phương hơn cộng
đồng, trong trường hợp này, TV sẽ là phương tiện truyền thông tốt cho một
khu vực, chứ không phải là toàn cầu.

9. Lập quỹ: Công việc nào cũng cần quỹ hoạt động

10. Suy nghĩ sáng tạo :

Một sự thật đáng buồn là dù có những mối giao tiếp rất quan trọng nhưng
không phải lúc nào chúng cũng thú vị. Người đối thoại cần bổ sung thêm các ý
tưởng thực tiễn để cuộc hội thoại trở nên sống động.