KỸ NĂNG THU THẬP và xử lý THÔNG TIN TRONG LÃNH đạo, quản lý của cán bộ cấp cơ sở

Bài 5
KỸ NĂNG THU THẬP VÀ XỬ LÝ THÔNG
TIN TRONG LÃNH ĐẠO, QuẢN LÝ CỦA
CÁN BỘ CẤP CƠ SỞ.

GV: NGUYỄN THỊ MAI


Mục đích – yêu cầu
1. Mục đích: Cung cấp, trang bị cho người học
những kiến thức cơ bản về kỹ năng thu thập và xử lý
thông tin trong lãnh đạo, quản lý của cán bộ cấp cơ sở.
2. Yêu cầu:
- Người học cần nắm được khái niệm, phân loại
thông tin trong lãnh đạo, quản lý.
- Rèn luyện kỹ năng thu thập và xử lý thông tin
trong lãnh đạo, quản lý của cán bộ cấp cơ sở.
- Nâng cao niềm tin vào công tác thu thập và xử lý
thông tin trong lãnh đạo, quản lý; nâng cao đạo đức,
phẩm chất, lối sống của cán bộ, đảng viên.


Nội dung bài học:
I. Khái niệm, phân loại thông tin trong lãnh đạo,
quản lý (giảng 90 phút)
II. Kỹ năng thu thập, xử lý thông tin trong lãnh
đạo, quản lý của cán bộ cấp cơ sở: (120
phút)
TRỌNG TÂM: Phần II. Kỹ năng thu thập, xử lý
thông tin trong lãnh đạo, quản lý của cán bộ
cấp cơ sở.

I. KHÁI NIỆM, ĐẶC ĐIỂM, VAI TRỊ VÀ PHÂN
LOẠI THƠNG TIN TRONG L Đ, QUẢN LÝ
1.


Khái niệm
Thông tin trong LĐ, QL (gọi tắt là thông tin
quản lý) là sự truyền đạt các thơng điệp, tin
tức có liên quan đến hệ thống quản lý,
được người nhận hiểu rõ ý nghĩa của thơng
điệp mà người gửi muốn truyền đạt, có tác
dụng giúp thực hiện các mục tiêu lãnh đạo,
quản lý.


Vị trí, tác dụng của thơng tin:
 Có

vai trị quan trọng trong cơng tác điều
hành và lãnh đạo.Có đầy đủ thơng tin giải
quyết cơng việc một cách hợp tình hợp lý,
cung cấp thơng tin kịp thời thì cơng việc
được giải quyết nhanh chóng. TT chính xác,
khách quan thì cơng việc được giải quyết
đúng đắn.


Những điểm cần chú ý:

Thứ nhất, xét về hình thái vật chất và dưới
dạng tĩnh, thông tin quản lý là những thơng
điệp, tin tức, có thể là một sản phẩm hữu hình
và cũng có thể là một sản phẩm vơ hình.
Thứ hai, thơng tin ln gắn liền với sự vận
động của nó


Q trình vận động của thơng tin
Thơng tin phản hồi
Thơn
g

điệp
QL

Mã
hóa

Người gửi

Truyền
tin

Tiếp
nhận

Giải
mã

Nhân
thông
điệp

Người nhận


Những điểm cần chú ý:
Thứ ba, thông tin gắn liền với các hình thức
giao tiếp trong hoạt động lãnh đạo, quản lý:
- Trực tiếp hay gián tiếp;
- Giao tiếp gặp riêng hai người hay giao tiếp
diện rộng nhiều người.


2. Đặc điểm của thông tin đối với hoạt
động lãnh đạo, quản lý
a)Tính

địa chỉ.
Tính địa chỉ của thơng tin trong LĐ, QL là
việc phải xác định rõ ràng, cụ thế địa chỉ của
người gửi và người nhận, đồng thời đòi hỏi cán
bộ lãnh đạo, quản lý khi tiếp nhận hoặc truyền
đạt thông tin luôn phải biết loại bỏ những tin
tức không phải là thông tin (không cần thiết cho
hệ thống của mình).

b. Tính hiểu rõ
 Tính

hiểu rõ của thơng tin thể hiện thông tin
luôn luôn rõ ràng, cụ thể, dễ hiểu; cách hành
văn, ngữ pháp, chính tả được thể hiện một
cách chính xác. Các bước trong tiến trình
thơng tin khơng bị các trở ngại làm cho thông
tin bị sai lạc hoặc hiểu sai. Đảm bảo cho
người nhận hiểu rõ thông điệp mà người gửi
muốn gửi đến.


c) Tính hữu ích
 Tính

hữu ích của thơng tin trong lãnh đạo,
quản lý thể hiện ở những thông điệp thực sự
cần thiết cho hoạt động lãnh đạo, quản lý
của đơn vị. Người LĐ, QL cần biết loại bỏ
những tin tức khơng cần thiết, phân biệt
thơng tin có ích và thơng tin tham khảo.


3. Vai trị của thơng tin trong LĐ, QL
a) Thơng tin vừa là ĐTvừa là nguyên liệu
đầu vào, vừa là hình thức thể hiện sản
phẩm của lao động LĐ, QL.

Chu trình

Sản phẩm

Nguyên liệu

Sản Phẩm

TT là nguyên
liệu đầu vào

TT là sản phẩm

Nguyên liệu


Ví dụ
Ủy ban nhân dân tỉnh H Gửi cơng văn đôn đốc
nhắc nhở các huyện trong tỉnh đẩy mạnh công tác
phòng chống dịch cúm gia cầm đã được triển
khai.Như vậy cơng văn đó chính là văn bản chứa
thơng tin đã được xử lý - nó là sản phẩm của ủy ban
nhân dân tỉnh. Nhưng nó lại là nguyên liệu đối với
các huyện, các đơn vị cấp dưới, vì sau khi nhận
được cơng văn thì các ủy ban nhân dân huyện bắt
đầu phân tích thơng tin trong cơng văn của tỉnh và ra
quyết định thực hiện cơng văn đó xuống cấp dưới.


b) Thông tin gắn liền với quyền lực

lãnh đạo, quản lý.
 Bất

cứ một người lãnh đạo nào muốn duy trì
sự thống nhất giữa mục đích và hành động
của tổ chức, duy trì quyền lực của mình và
quyền lực của tổ chức, duy trì sự thống nhất
hành động của hệ thống, đều phải sử dụng
thông tin như một phương tiện, một công cụ
của quyền lực.



c) Thơng tin có giá trị ngày càng cao, đóng
góp ngày càng nhiều vào giá trị của tổ chức.






Trong chiến tranh, ai nắm được thông tin, đặc biệt là
thông tin bí mật của kẻ thù, người đó có khả năng
chiến thắng.
Các công ty, các quốc gia, nếu nắm chắc các TT về TT,
về năng lực cạnh tranh của mình và của người sẽ có
cơ hội nâng cao năng lực cạnh tranh, phát triển KT.
Ở cấp cơ sở là xã, phường, thị trấn, các thông tin về
cây trồng vật nuôi, về thị trường tiêu thụ sản phẩm của
địa phương, kỹ thuật ni trồng, bí quyết kinh doanh

các mặt hàng và ngành nghề mà địa phương có lợi thế
đều có giá trị rất lớn giúp phát triển.


4. Phân loại thông tin quản lý
Ý

nghĩa:

Về mặt lý thuyết, phân loại thơng tin giúp nghiên
cứu kỹ đặc điểm, tính chất và khả năng sử dụng của
từng loại thông tin cũng như giúp nhà QL cách nhìn
nhận có hệ thống, tồn diện về thơng tin QL.
Về mặt thực tiễn, phân loại thông tin giúp các cán
bộ LĐ, QL nắm vững các hình thức thơng tin, ưu
nhược điểm của chúng và những ngun tắc sử dụng
các hình thức và kênh thơng tin khác nhau nhằm đạt
hiệu quả quả lý cao nhất.


Phân loại:
a) Theo hình thức thể hiện của thơng tin.
b. Theo chiều của thông tin trong hệ thống
quản lý.
c) Theo tính chất chính thức.
d. Theo quan hệ với hệ thống


II. KỸ NĂNG THU THẬP, XỬ LÝ THÔNG TIN
TRONG LĐ, QL CỦA CÁN BỘ CẤP CƠ SỞ

1. Các nội dung bảo đảm thông tin LĐ, QL đối với
cán bộ cấp CS.
a.Thế nào là bảo đảm thông tin.
Hệ thống bảo đảm thông tin quản lý là tập hợp các
phương tiện, phương pháp, cơng cụ, tổ chức và con
người có liên quan chặt chẽ với nhau nhằm thực hiện
có hiệu quả việc thu thập, lưu trữ, xử lý, cung cấp
thông tin cần thiết giúp người lãnh đạo, quản lý thực
hiện tốt các chức năng cơng việc của mình.


Hệ thống bảo đảm thông tin bao gồm:
 Con

người với các chức năng, nhiệm vụ về
thu thập, xử lý thông tin;
 Hệ thống thiết bị, máy móc, cơng cụ trợ giúp;
 Các quy chế, quy trình, chương trình phần
mềm về xử lý thông tin;


* YC của hệ thống đảm bảo thông tin:
 Đảm

bảo thơng tin nhanh chóng, chính xác,
kịp thời cho cơng tác lãnh đạo, quản lý.
 Một hệ thống bảo đảm thông tin có hiệu quả
giúp khắc phục những trở ngại phổ biến
trong tổ chức thơng tin, đó là lọc tin, nhiễu
tin và quá tải tin.

*Ý nghĩa của việc đảm bảo hệ thổng
thông tin:
 Hệ

thống bảo đảm thông tin tốt tạo điều kiện mở
rộng khả năng sáng tạo cho người QL;
 Hệ thống bảo đảm thơng tin hữu hiệu cịn làm
tăng khả năng xử lý linh hoạt, nhạy bén, kịp thời
trong hoạt động QL. Bảo đảm thơng tin kịp thời,
chính xác tạo điều kiện cho người QL có thể
năm vững ĐT, dự đốn các tình huống có thể
xảy ra, biết rõ những vấn đề, yếu tố tác động
của bên ngoài để xử lý kịp thời và đúng đắn.


b) Các nguyên tắc bảo đảm thông tin.
Nguyên

tắc liên hệ ngược:

Trong mối quan hệ giữa người lãnh
đạo, quản lý với đối tượng quản lý thì
có hai chiểu thơng tin: Đó là chiều
thông tin chỉ thị từ trên xuống và chiều
thông tin từ dưới lên, gọi là liên hệ
ngược.

- Nguyên tắc đa dạng tương xứng:
 Hệ

thống bảo đảm thông tin phải được
tổ chức phù hợp và tương xứng với độ
phức tạp và đặc điểm của đối tượng
QL. Nói cách khác, đối tượng phức tạp
không thể được LĐ, QL với sự trợ giúp
của hệ thống thông tin quá giản đơn.