giáo trình phân tích thiết kế hệ thống thông tin

UBND TỈNH PHÚ THỌ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÙNG VƯƠNG

Nguyễn Thị Thu Hương
Thiều Thị Tài

ĐỀ CƯƠNG BÀI GIẢNG

PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN
(TÀI LIỆU DÙNG CHO SINH VIÊN CHUYÊN NGÀNH CNTT)
Mã số mơn học: INT316
Số tín chỉ: 03
Lý thuyết: 36 tiết
Bài tập: 9 tiết

Phú Thọ
1


2


MỤC LỤC
MỤC LỤC .......................................................................................................................... 1
MODULE 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN ........................................ 5
1.1. Đại cương về hệ thống thông tin .................................................................................. 5
1.1.1. Khái niệm về hệ thống ............................................................................................... 5
1.1.2. Hệ thống nghiệp vụ .................................................................................................. 6
1.1.3. Hệ thống thông tin ..................................................................................................... 7
1.2. Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án .......................................................................... 11

1.2.1. Mục đích và nội dung của khảo sát hiện trạng ........................................................ 11
1.2.2. Tìm hiểu và đánh giá hiện trạng .............................................................................. 12
1.2.3. Xác định các yêu cầu, phạm vi, mục tiêu và hạn chế của dự án ............................. 16
MODULE 2. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THƠNG TIN ............................................... 20
2.1. Phân tích hệ thống về xử lý ........................................................................................ 20
2.1.1. Các mức độ diễn tả chức năng................................................................................. 20
2.1.2. Biểu đồ phân cấp chức năng .................................................................................... 21
2.1.3. Biểu đồ luồng dữ liệu .............................................................................................. 23
2.1.4. Các phương tiện đặc tả chức năng ........................................................................... 26
2.1.5. Phương pháp phân tích có cấu trúc ......................................................................... 28
2.2. Phân tích hệ thống về dữ liệu ..................................................................................... 31
2.2.1. Đại cương về phân tích hệ thống về dữ liệu ............................................................ 31
2.2.2. Khái niệm diễn tả dữ liệu ........................................................................................ 31
2.2.3. Sự mã hoá ................................................................................................................ 32
2.2.4. Từ điển dữ liệu ........................................................................................................ 33
2.2.5. Xây dựng biểu đồ cấu trúc dữ liệu theo mơ hình thực thể liên kết (ER) ................ 34
2.2.6. Xây dựng biểu đồ cấu trúc dữ liệu theo mơ hình quan hệ ....................................... 41
MODULE 3. THIẾT KẾ HỆ THỐNG .......................................................................... 48
3.1. Thiết kế tổng thể ......................................................................................................... 48
3.2. Thiết kế các nhiệm vụ thủ công và các giao diện người /máy ................................... 49
3.3. Thiết kế kiểm soát ...................................................................................................... 52
3.4. Thiết kế cơ sở dữ liệu ................................................................................................. 55
3.5. Thiết kế chương trình ................................................................................................. 58
TÀI LIỆU THAM KHẢO............................................................................................... 65

3


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
Chữ viết tắt

OOAD
UML
SADT
NSD
BFD
DFD
BCD
ER
CSDL
LCT

Chữ viết đầy đủ
Object Orienterd Analysis and Design
Unified Modelling Language
Structured Analysis and Design Technology
Người sử dụng
Bussiness Function Diagram (Biểu đồ phân cấp chức
năng)
Data Flow Diagram (Biểu đổ luồng dữ liệu)
Biểu đồ cấu trúc dữ liệu
Entity Relationship (Mơ hình thực thể liên kết)
Cơ sở dữ liệu
Lược đồ chương trình

4


MODULE 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN
Số tiết: 08 (Lý thuyết: 06 tiết; bài tập: 02 tiết)
A) MỤC TIÊU

+ Trình bày lại được các kiến thức cơ bản về hệ thống thông tin như: các thành phần
của hệ thống thông tin, các hệ thống thông tin phổ biến và quá trình phát triển hệ thống.
+ Hiểu được chu kỳ sống của hệ thống, các phương pháp điều tra.
+ Biết được các yếu kém thường gặp của hiện trạng.
+ Khảo sát, phân tích, đánh giá hiện trạng của một dự án mô phỏng, đề xuất hướng
khắc phục các lỗi thường gặp của dự án.
B) NỘI DUNG
1.1. Đại cương về hệ thống thông tin
1.1.1. Khái niệm về hệ thống
Ngày nay hệ thống thông tin được ứng dụng rộng rãi trong cuộc sống vì có sự hỗ
trợ của máy tính và chúng ta gọi là hệ thống thông tin tự động hoá. Để hiểu rõ thuật ngữ
này chúng ta xuất phát từ khái niệm hệ thống chung nhất, hệ thống nghiệp vụ (Business)
rồi đến hệ thống thông tin.
- Hệ thống (System): Hệ thống là một tập hợp gồm các phần tử có mối quan hệ ràng
buộc lẫn nhau để cùng thực hiện một mục tiêu.
- Cấu trúc của hệ thống:
+ Các phần tử.
+ Các quan hệ ràng buộc.
+ Mục tiêu của hệ thống.
- Một hệ thống nghiệp vụ có thể phân làm ba hệ thống con:
+ Hệ quyết định: Là hệ thống bao gồm người, phương tiện, phương pháp thực hiện
việc đề xuất các quyết định trong các hoạt động nghiệp vụ.
+ Hệ tác nghiệp: Là hệ thống bao gồm người, phương tiện, phương pháp trực tiếp
tham gia thực hiện các hoạt động nghiệp vụ (sản xuất trực tiếp).
+ Hệ thống thông tin: Là hệ thống bao gồm con người, phương tiện và các phương
pháp tham gia xử lý thông tin của các hoạt động nghiệp vụ (kinh doanh hay dịch vụ).
1.1.1.1. Các phần tử của hệ thống
Các phần tử nói đây là các thành phần hợp thành hệ thống, được hiểu theo nghĩa rất
rộng rãi: Phần tử dù thuộc loại gì cũng tạo nên chất liệu cơ bản của hệ thống. Phần tử có
thể là các vật, các bộ phận, các thành phần.

Các phần tử có thể là rất khác biệt về bản chất, không những giữa các hệ thống khác
nhau, mà có thể ngay trong cùng một hệ thống.
Đặc thù của phần tử:
- Đa dạng trong một hệ thống, hay giữa các hệ thống khác nhau.
- Không nhất thiết đơn giản, mỗi phần tử có thể là một hệ thống con.
5


1.1.1.2. Quan hệ giữa các phần tử
- Các phần tử của một hệ thống không phải được tập hợp một cách ngẫu nhiên, rời
rạc, mà giữa chúng luôn tồn tại những quan hệ tạo thành một cấu trúc. Vì thế tầm quan
trọng sống còn là tạo ra cho hệ thống những đặc trưng và các điều kiện để vận hành.
- Phân biệt các quan hệ:
+ Các quan hệ ổn định, tồn tại lâu dài.(lâu dài chứ khơng có nghĩa là không thay
đổi).
+ Các quan hệ bất thường, tạm thời.
1.1.1.3. Sự hoạt động và mục đích của hệ thống
Sự biến động của hệ thống thể hiện trên hai mặt:
- Sự tiến triển, tức là các thành phần của nó (các phần tử và các quan hệ) có thể có
phát sinh, có tăng trưởng, có suy thối, có mất đi.
- Sự hoạt động, tức là các phần tử của hệ thống, trong các mối ràng buộc đã định,
cùng cộng tác với nhau để thực hiện một mục đích chung của hệ thống.
Mục đích của hệ thống thường thể hiện ở chỗ hệ thống nhận những cái vào để chế
biến thành những cái ra nhất định.
Khi nói hệ thống nhận cái vào và xuất hiện cái ra thì hệ thống phải hoạt động ở
trong một mơi trường và nó nhận cái vào từ mơi trường đó và xuất cái ra trả lại mơi trường
đó.
Vậy mơi trường của một hệ thống là một tập các phần tử khơng thuộc vào hệ thống
nhưng có thể tác động hoặc bị tác động bởi hệ thống.
1.1.2. Hệ thống nghiệp vụ

Hệ thống nghiệp vụ là một loại hệ thống bao gồm các hoạt động kinh doanh, dịch
vụ chẳng hạn như sản xuất, phân phối, lưu thông các sản phẩm, các hoạt động giáo dục, y
tế.
Nghiệp vụ là hoạt động của con người nhằm mang lại lợi ích hoặc lợi nhuận. Việc
xác định mục đích hoạt động nghiệp vụ vì lợi ích hay lợi nhuận chỉ mang tính tương đối
và nó thực sự cần thiết để sau này ta có thể kiểm nghiệm hệ thống đã đạt được yêu cầu và
mục tiêu chưa.
Đặc điểm chung của các hệ thống nghiệp vụ so với các hệ thống khác, như các hệ
thống vật lý, kỹ thuật hay sinh học là: chúng là của con người và có con người tham gia
cho nên mục tiêu là do con người định ra.
Hệ thống nghiệp vụ có sự tham gia của con người, cho nên con người thường
xun góp phần thúc đẩy hay kìm hãm sự phát triển của hệ thống.
Từ đặc điểm chung nói trên dẫn tới hai nét nổi bật của hệ thống nghiệp vụ:
 Vai trò của cơ chế điều khiển (là sự quản lý trong nghiệp vụ) là rất quan trọng, nhằm
giữ cho hệ thống hướng đúng đích và đạt kết quả với chất lượng cao.
 Vai trị của thơng tin cũng rất quan trọng, thông tin trong hệ thống nhằm phục vụ
cho nhu cầu giao tiếp, trao đổi giữa con người với nhau.
6


Các hệ thống con trong hệ thống nghiệp vụ:
Một hệ thống nghiệp vụ có thể phân làm ba hệ thống con:
 Hệ thống quyết định: Bao gồm người, phương tiện, phương pháp, quy trình tham
gia đề xuất các quyết định trong các hoạt động nghiệp vụ.
 Hệ thống tác nghiệp: Bao gồm người, phương tiện, phương pháp, quy trình tham
gia trực tiếp thực hiện các hoạt động nghiệp vụ (sản xuất trực tiếp). Đó là các hoạt
động nhằm thực hiện mục tiêu đã xác định của hệ quyết định.
 Hệ thống thông tin: Là hệ thống bao gồm con người, phương tiện và các phương
pháp, quy trình tham gia vào việc thu thập, lưu trữ và xử lý thông tin của các hoạt
động nghiệp vụ (kinh doanh hay dịch vụ).

Hệ thống thông tin của một tổ chức là tập hợp có hệ thống những thơng tin về tổ
chức đó. Một tổ chức, như chúng ta đã biết, thường gồm nhiều lớp đối tượng đa dạng,
nhiều mối quan hệ, nhiều quy trình xử lý, biến đổi phức tạp, cho nên để phản ánh bản chất
của nó, nói cách khác là để có sự hiểu biết đầy đủ về nó phải nghiên cứu để có một sự biểu
diễn thích hợp.
Ví dụ: Tập hợp các báo cáo kế toán của một tổ chức là hệ thống thơng tin về hoạt
động tài chính của đơn vị đó. Học bạ và bằng tốt nghiệp là hệ thống thông tin về kết quả
học tập và rèn luyện của học sinh, sinh viên trong quá trình đào tạo tại nhà trường....
1.1.3. Hệ thống thơng tin
1.1.3.1. Vai trị của hệ thống thơng tin
- Vai trị: Thực hiện sự liên hệ giữa hệ quyết định và hệ tác nghiệp, cung cấp cho
hai hệ này các thông tin phản ánh về tình trạng nội bộ, tình trạng kinh doanh, thu thập
thơng tin từ mơi trường ngồi. Các thơng tin xuất phát từ hệ tác nghiệp và hệ quyết định
sẽ được hệ thống thông tin chế biến, xử lý trước khi đưa ra mơi trường bên ngồi.
- Thơng tin: Là sự mơ tả một sự vật, sự việc nào đó, thường được diễn tả bằng các
dữ liệu. Gồm hai dạng:
+ Thông tin tự nhiên: Là các thông tin sinh ra và thu nhận bởi con người trực tiếp
bằng các cơ quan biểu đạt hay cảm thụ tự nhiên của con người. Nói cách khác, thơng tin
tự nhiên là những thơng tin giữ ngun dạng như khi nó sinh ra.
+ Thơng tin có cấu trúc: Là những thơng tin được chắt lọc từ các thơng tin tự
nhiên, bằng cách cấu trúc hố lại, làm cho cô đọng hơn, chặt chẽ hơn. Hay nói cách khác,
thơng tin có cấu trúc là những thơng tin không giữ ở dạng sản sinh ban đầu. Muốn sử
dụng nó thì phải biết cấu trúc của nó.
- Nhiệm vụ của hệ thống thơng tin: Có hai nhiệm vụ chính:
+ Về đối ngoại: Hệ thống thơng tin thu thập thơng tin từ mơi trường bên ngồi và
đưa thơng tin ra mơi trường bên ngồi.
+ Về đối nội: Hệ thống thông tin là cầu nối, liên lạc giữa hai bộ phần tác nghiệp và
quyết định. Nó cung cấp cho hai hệ này những thơng tin phản ánh về tình trạng nội bộ
của cơ quan, phản ánh về tình trạng hoạt động kinh doanh hiện tại cũng như quá khứ của
hệ thống này.

7


1.1.3.2. Các thành phần cấu thành của hệ thống
Ngoại trừ, con người, phương tiện, phương pháp thì hệ thống thơng tin gồm 2
thành phần cơ bản sau:
- Các dữ liệu: (1)
- Các xử lý: (2)
(1): Các dữ liệu là các thơng tin có cấu trúc, được lưu trữ lâu dài nhưng ln tiến triển.
Một số trong chúng có thể khai thác ngay, một số khác muốn sử dụng cần phải xử lý sơ
bộ.
Dữ liệu có 2 dạng sử dụng:
- Dạng chuyển giao: Các thông tin được chuyển từ bộ phận này sang bộ phận khác.
- Dạng lưu trữ: Tình trạng thông tin được lưu đọng trong một khoảng thời gian.
(2): Các xử lý là quá trình, là phương pháp, các chức năng xử lý thơng tin. Nó chính là
q trình biến đổi tập hợp các thông tin vào thành các thơng tin ra theo một qui định nào
đó.
1.1.3.3. Các hệ thông tin phổ biến
a. Phân loại theo mức độ tham gia của máy tính (Mức động tự động hố)
- Hệ thơng tin tự động hố: Là hệ thống thơng tin có sự tham gia của máy tính.
- Mức độ tự động hoá:
+ Tự động hoá một phần (phương pháp giếng): Là có sự phân chia xử lý thơng tin
giữa máy tính - con người. Một số cơng việc được thực hiện bằng máy tính, một số việc
được thực hiện thủ cơng. Việc tự động hố một phần được sử dụng khá phổ biến vì nó
đơn giản và đáp ứng đúng thực tế.
Ưu điểm: Dễ thực hiện.
Nhược điểm: Khi chúng ta muốn hoà nhập các thành phần đã được tự động hố lại
sẽ xảy ra khó khăn hoặc khơng thực hiện được.
+ Tự động hố tồn phần (Phương pháp hồ): Hệ thống được tự động hố bằng
máy tính, con người chỉ giữ vai trị phụ trong hệ thống.

Ưu điểm: Thơng tin được xử lý tập trung, vì thế đạt hiệu quả cao.
Hạn chế: Chi phí rất lớn, khó có sự đồng thuận giữa các bộ phận.
- Giải pháp trung gian: Xem xét hệ thống một cách tổng thể sau đó phân chia thành các
hệ thống con rồi tự động hoá lần lượt từng hệ con.
b. Theo phương thức xử lý thông tin.
*) Xử lý tương tác (interactive processing) và xử lý giao dịch (transactional processing)
- Xử lý tương tác: Là xử lý thực hiện từng phần, xen kẽ giữa phần thực hiện bởi
người và phần thực hiện bởi máy tính; hai bên trao đổi qua lại với nhau dưới hình thức đối
thoại. Con người không những đưa ra yêu cầu xử lý và cung cấp thông tin bổ sung khi cần
mà cịn đưa ra quyết định, để dẫn dắt q trình đi tới kết quả chung cuộc (một quá trình xử
lý trọn vẹn như vậy của máy tính, khơng có ngưng ngắt, gọi là một giao dịch (transaction))
- Xử lý giao dịch: Là xử lý xuất phát từ yêu cầu con người, máy tính sẽ xử lý và đưa
ra kết quả đáp ứng yêu cầu.
8


*) Xử lý theo mẻ/ theo lô (Batch Processing) và Xử lý trực tuyến (Online Processing)
- Xử lý theo mẻ/ theo lơ: Thơng tin được thu thập, tích luỹ lại thành một lô rồi xử
lý cả bộ. Phương pháp này thường được sử dụng trong các trường hợp: in các báo cáo, in
giấy tờ, giao dịch với số lượng lớn.
- Xử lý trực tuyến: Thông tin thu thập đến đâu xử lý tới đó. Xử lý trực tuyến được
sử dụng trong các trường hợp sau:
+ Nhập và xử lý một số lượng nhỏ các giao dịch (ví dụ: Rút tiền,...)
+ Phục vụ nhanh, tức thời (ví dụ: Dịch vụ chuyển phát nhanh, đặt chỗ,...)
Ưu điểm: Xử lý trực tuyến giảm được công việc giấy tờ, các khâu trung gian; kiểm
tra được sự đúng đắn của dữ liệu ngay khi thu thập, người sử dụng tự mình nhập dữ liệu
nên hiểu được quá trình xử lý và làm chủ được hệ thống, cho câu trả lời nhanh.
Nhược điểm:
+ Chi phí cao về phần cứng cũng như phần mềm.
+ Yêu cầu thời gian dài, người dùng phải qua đào tạo.

+ Xử lý chậm khi khối lượng dữ liệu phải xử lý là lớn.
+ Khó đảm bảo độ tin cậy, khó phục hồi dữ liệu.
+ Đòi hỏi các biện pháp bảo mật.
*) Xử lý thời gian thực
Các thông tin xử lý mang yếu tố thời gian, các hành vi của một hệ thống phải thoả
mãn một số ràng buộc ngặt nghèo về thời gian. Phương pháp xử lý thời gian thực phù hợp
với các hệ thống điều khiển và máy tính lệ thuộc vào hệ thống ngồi chẳng hạn hệ thống
điều khiển lị sấy, lò nung,...
*) Xử lý phân tán (distributed processing)
Việc xử lý thực hiện trên mạng mà các nút là những đầu cuối nặng (nghĩa là các
máy tính thực sự). Thơng tin xuất hiện, có thể được xử lý một phần ở một đầu cuối, rồi
được chuyển đi xử lý tiếp ở đầu cuối khác. Ở đây các cơ sở dữ liệu cũng có thể đặt rải rác
ở các nút của mạng.
c. Phân loại theo lĩnh vực ứng dụng
Nếu xét tới nội dung của thơng tin được xử lý và tính chất của mơi trường của hệ
thống, thì ta có thể phân biệt các loại hệ thống tin học khác nhau. Sau đây là một số loại hệ
thống tin học điển hình:
*) Hệ thống thơng tin quản lý (Management Information Systems).
Là hệ thống nhằm cung cấp các thông tin cần thiết cho sự quản lý, điều hành của
một doanh nghiệp. Hạt nhân của hệ thống thông tin quản lý là một cơ sở dữ liệu chứa các
thơng tin phản ánh tình trạng hiện thời và hoạt động kinh doanh hiện thời của doanh nghiệp.
Hệ thống thông tin thu thập các thông tin đến từ môi trường của doanh nghiệp, phối hợp
với các thơng tin có trong cơ sở dữ liệu để kết xuất các thông tin mà nhà quản lý cần, đồng
thời thường xuyên cập nhật cơ sở dữ liệu để giữ cho các thơng tin ở đó ln phản ánh đúng
thực trạng hiện thời của doanh nghiệp.

9


*) Hệ thống tự động hoá sản xuất (Automatized Manufactoring Systems) hay cịn gọi là

hệ thống điều khiển q trình (process Control System)
Đó là hệ thống nhằm xử lý và điều khiển tự động các quá trình vận hành các thiết
bị trong sản xuất, viễn thông, quân sự,....Về mặt kiến trúc vật lý, bên cạnh các phần mềm,
hệ thống bao gồm nhiều loại thiết bị tin học đa dạng: Từ các CPU (Control Processing
Unit) phổ dụng thông thường, đến các máy tính chuyên dụng, các bộ chuyển đổi,...
*) Hệ thống nhúng thời gian thực (Embedded Read-time Systems)
Các hệ thống này được thực hiện trên các phần cứng đơn giản và nhúng trong một
thiết bị nào đó, như mobiphone, ơtơ, dụng cụ trong nhà,...
*) Phần mềm hệ thống (System Software)
Các hệ thống này thiết lập nên hạ tầng kỹ thuật của hệ thống máy tính, phục vụ cho
các phần mềm ứng dụng chạy trên đó. Đó có thể là hệ điều hành, chương trình dịch, hệ
quản trị cơ sở dữ liệu,...
*) Các hệ thống tự động hố văn phịng (Automated Office Systems)
Tự động hố văn phịng là cách tiếp cận nhằm đưa máy tính vào hoạt động văn
phịng, cho phép thâu tóm mọi việc tính tốn, giao lưu, quản lý thơng tin tất cả vào trong
các cửa sổ trên màn hình máy tính, có ngay trên bàn làm việc của mỗi nhân viên. Một hệ
thống tự động hố văn phịng phải cung cấp được ít nhất một số chức năng sau:
+ Thư điện tử.
+ Lịch biểu, bố trí thời gian, nhắc việc.
+ Tích hợp điện thoại với tính tốn.
+ Quản lý tệp: Các tệp cá nhân hay cả nhóm, các tệp ghi chép...
+ Xử lý văn bản: Soạn thảo,...
1.1.3.4. Các giai đoạn triển khai một dự án xây dựng hệ thống
Có nhiều phương pháp xây dựng một hệ thống thông tin. Các phương pháp này khác nhau
ở các điểm:
+ Hệ thống các khái niệm.
+ Các công cụ biểu diễn.
+ Sự phân chia thành các giai đoạn.
Một số phương pháp xây dựng:
- Phương pháp “hệ thống”: MERISE.

- Phương pháp phân tích và thiết kế chức năng hay có cấu trúc:
SADT (Structured Analysis and Design Technology) rất quan trọng.
Là phương pháp sử dụng tiếp cận từ trên xuống (top – down): Đi từ tổng thể đến chi
tiết, chi tiết được thực hiện dần dần từng bước, từ phần chính được gọi là cốt lõi tới thực
hiện chi tiết, với phương pháp này giúp cho người phân tích xác định đúng bản chất của sự
việc để đưa ra giải pháp tốt nhất.
- Phương pháp hướng đối tượng:
+ OOAD (Object Orienterd Analysis and Design): Phương pháp này được ra đời từ
những năm 90.
10


+ UML (Unified Modelling Language): Ngơn ngữ mơ hình hố hợp nhất.
+ Rutional Rose: Tự sinh mã, hỗ trợ phân tích và thiết kế.
+ SADT: Chia thành các giai đoạn:
Giai đoạn 1: Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án: tìm hiểu, phê phán hệ thống cũ,
đưa ra các giải pháp đối với hệ thống mới. Đây là giai đoạn quyết định một dự án có tồn
tại hay khơng.
Giai đoạn 2: Phân tích hệ thống (giai đoạn thiết kế logic): Phân tích hệ thống cũ, để
đưa ra những ưu, nhược điểm trên cơ sở đó mơ tả hệ thống mới. Việc mơ tả này sẽ được
chi tiết hố dần cả về chức năng xử lý lẫn thiết kế dữ liệu.
Giai đoạn 3: Thiết kế.
+ Thiết kế tổng thể: Xác định ranh giới giữa các việc thực hiện bằng máy tính và
các cơng việc thủ cơng. Xác định hệ thống con trong phần được làm bằng máy tính.
+ Thiết kế chi tiết: Gồm bốn thiết kế:
 Thiết kế các thủ tục người dùng và thiết kế giao diện:
 Thiết kế cơ sở dữ liệu: Giai đoạn này nhằm xác định các tệp cho chương trình, nội
dung mỗi file như thế nào? Cấu trúc của chúng ra sao?
 Thiết kế các kiểm soát hệ thống: Đảm bảo cho hệ thống hoạt động an tồn, bí mật.
 Thiết kế chương trình (khác với việc viết chương trình): Gồm những chương trình

gì? Mỗi chương trình gồm những module nào? Nhiệm vụ của mỗi module ra sao? Đưa ra
các mẫu thử cho chương trình: Mẫu thử này do người thiết kế đưa ra chứ khơng phải do
lập trình viên. Chương trình phải đưa ra những kết quả như thế nào với những mẫu thử đó.
Người phân tích hệ thống phải dự kiến trước các tình huống này.
- Giai đoạn 4: Lập chương trình và chạy thử.
- Giai đoạn 5: Đi vào khai thác và bảo dưỡng.
1.2. Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án
1.2.1. Mục đích và nội dung của khảo sát hiện trạng
1.2.1.1. Mục đích
Qua q trình khảo sát từ sơ bộ đến chi tiết hệ thống hiện tại ta phải có được các
thơng tin về hệ thống qua đó đề xuất được các phương án tối ưu để dự án mang tính khả
thi cao nhất. Việc khảo sát hiện trạng là nhằm để:
Tiếp cận với chuyên môn nghiệp vụ và môi trường hoạt động của hệ thống.
Tìm hiểu các chức năng, nhiệm vụ, cơ chế hoạt động của hệ thống.
Chỉ ra những chỗ hợp lý của hệ thống, cần được kế thừa và những chỗ bất hợp lý
của hệ thống, cần được nghiên cứu khắc phục.
Các yêu của việc khảo sát:
- Khảo sát, tìm hiểu, đánh giá sự hoạt động của hệ thống cũ
- Đề xuất các yêu cầu, các mục tiêu và các ưu tiên giải quyết cho hệ thống mới.
- Phác hoạ giải pháp mới và cân nhắc tính khả thi của dự án
- Lập kế hoạch cho dự án cùng với các dự trù tổng quát.
11


1.2.1.2. Nội dung
Việc khảo sát được thực hiện theo các nội dung sau:
Tìm hiểu mơi trường, nghiên cứu cơ cấu tổ chức của cơ quan.
Nghiên cứu các nghiệp vụ, quyền hạn, nghiên cứu cơ cấu tổ chức của cơ quan chủ quản hệ
thống đó.
Thu thập nghiên cứu các tư liệu: hồ sơ, sổ sách, tệp dữ liệu,...

Nghiên cứu các quy tắc quản lý, những quy định, các công thức do nhà nước hoặc cơ quan
đưa ra làm căn cứ cho các q trình xử lý thơng tin.
Thu thập các chứng từ giao dịch và mơ tả các chu trình lưu chuyển và xử lý các thông tin
và tài liệu giao dịch.
Thống kê các phương tiện và tài nguyên đã và có thể sử dụng.
Thu thập các địi hỏi về thơng tin, các ý kiến phê phán, phàn nàn về về hiện trạng,
các dự đoán, nguyện vọng và kế hoạch cho tương lai.
Đánh giá, phê phán hiện trạng và đề xuất hướng giải quyết.
Lập hồ sơ tổng hợp về hiện trạng.
1.2.2. Tìm hiểu và đánh giá hiện trạng
Tìm hiểu và đánh giá hiện trạng nhằm phát hiện những nhược điểm cơ bản của hệ thống
cũ, đồng thời cũng định hướng cho hệ thống mới cần giải quyết.
1.2.2.1. Phương pháp khảo sát hiện trạng
Các mức khảo sát cho dù là khảo sát sơ bộ cũng được phân biệt bốn mức sau:
Mức thao tác thừa hành: Tiếp cận các người thừa hành trực tiếp để xem họ làm việc.
Họ là những người thường xuyên nhận ra những khó khăn, những vấn đề của hệ thống, mà
không phải ai cũng nhận thấy.
Mức điều phối, quản lý: Mức giám sát của những người quản lý trực tiếp. Họ là
những người biết rõ hệ thống này. Tuy nhiên họ khơng nhìn vấn đề xa được, và không phải
là người trực tiếp ra quyết định.
Mức quyết định lãnh đạo: Quan sát ở mức tổ chức, là những người ra quyết định,
những ý tưởng mang tính chiến lược phát triển lâu dài quyết định xu hướng phát triển của
hệ thống.
Mức chuyên gia cố vấn: Mức này bao gồm cố vấn và những người chuyên nghiệp.
Vai trò của họ là tư vấn và đưa ra những thông tin hữu ích.
Mỗi mức ở trên có vai trị và ảnh hưởng đến hoạt động và sự phát triển chung của
hệ thống theo các khía cạnh khác nhau nên cần phải được khảo sát đầy đủ.
1.2.2.2. Các nguồn điều tra
a) Các người dùng hệ thống
Các người dùng hệ thống (những nhân viên, cán bộ trong cơ quan cũng như các

khách hàng, đối tác ngồi cơ quan) là nguồn thơng tin cần được điều tra đầu tiên. Từ các
người dùng ta có thể tìm hiểu được sự hoạt động của hệ thống hiện tại, xác định được các
mục tiêu và yêu cầu của mỗi người dùng. Phương pháp điều tra thường dùng ở đây là phỏng
vấn và đôi khi là phiếu điều tra.
12


b) Các sổ sách, tài liệu
Các loại sổ sách, tài liệu, tệp máy tính,…thường là nguồn thơng tin để điều tra về
các loại dữ liệu, luồng dữ liệu và giao dịch. Phương pháp khai thác nguồn này là đầu tiên
lập một danh sách các tài liệu qua sự tìm hiểu từ các người dùng, rồi sau đó nghiên cứu
từng tài liệu để phát hiện các dữ liệu cơ bản và các dữ liệu cấu trúc. Vào lúc này, cần chú
ý phát hiện các dữ liệu trùng lắp hoặc sự thiếu nhất qn trong tên gọi để đảm bảo rằng
khơng có dữ liệu nào xuất hiện dưới hai tên khác nhau.
c) Các chương trình máy tính
Các chương trình máy tính có thể được dùng để xác định các chi tiết về các cấu trúc
dữ liệu và các quá trình xử lý. Phương pháp tìm hiểu ở đây là đọc kỹ chương trình hoặc tài
liệu kèm theo và đơi khi có thể cho chạy chương trình với các dữ liệu kiểm chứng để thấy
nó làm việc ra sao và có gì sai hỏng với giao diện người dùng hiện tại.
d) Các tài liệu mơ tả quy trình, chức trách
Đó là những tài liệu quy định các quy trình làm việc và chức trách của các cán bộ
nhân viên trong một cơ quan. Chúng có thể được dùng để người điều tra hiểu thêm chi tiết
về công việc của các người dùng. Các chi tiết như vậy là quan trọng trong bước thiết kế
chi tiết sau này. Phương pháp khai thác là đọc tài liệu để thu gom các chi tiết có ích cho
bước thiết kế về sau.
e) Các thông báo
Các loại thông báo (như chứng từ giao dịch, giấy nhắc nợ,…) là nguồn điều tra cho
phép tìm hiểu các loại đầu ra cần thiết với các người dùng. Chúng có thể sử dụng làm căn
cứ cho các cuộc phỏng vấn người dùng.
1.2.2.3. Các phương pháp điều tra

a) Phương pháp nghiên cứu tài liệu viết
Có thể nói đây là một sự quan sát gián tiếp, vì đây cũng là sự khảo sát bằng mắt,
nhưng không phải ở hiện trường, mà trên các tài liệu viết. Thông qua việc nghiên cứu các
loại chứng từ giao dịch như: Hóa đơn, phiếu thanh tốn, hoặc các loại sổ sách, các tệp máy
tính, các tài liệu tổng hợp như kế hoạch, thống kê, biên bản, nghị quyết,… ta có thể thu
thập được nhiều loại thơng tin, từ các hoạt động chung của cơ quan, đến các dữ liệu cơ bản,
các dữ liệu cấu trúc. Nghiên cứu tài liệu thường kết hợp với phỏng vấn ở mức thấp (mức
thao tác thừa hành) để chi tiết hóa mơ hình của hệ thống.
 Ưu điểm:
Việc nghiên cứu tài liệu giúp cho người tìm hiểu, phân tích hệ thống hiểu về doanh
nghiệp trước khi gặp những người làm việc đó.
Giúp cho người phân tích chuẩn bị các cơng việc khảo sát thực tế.
Định cho mình lịch trình, kế hoạch.
Hiểu được yêu cầu về thông tin mà hệ thống cũ đang đáp ứng được.
 Nhược điểm:
Một số tư liệu có thể đã cũ khơng phản ánh được thực tế, vì thế rất mất cơng. Và
khi khơng có nghiệp vụ cho nên khơng hiểu được thấu đáo.
13


b) Phương pháp phỏng vấn
Đó là cách làm việc tay đơi hoặc theo nhóm, trong đó người điều tra đưa ra các câu
hỏi và chắt lọc lấy các thông tin cần thiết qua các câu trả lời của những người được điều
tra. Đây là phương pháp cơ bản cho các cuộc điều tra.
Có hai loại câu hỏi:
Câu hỏi mở, là câu hỏi mà số khả năng trả lời là rất lớn, người hỏi chưa hình dung
hết được. Câu hỏi mở là có ích khi người hỏi chưa có ý định rõ ràng, muốn hỏi để thăm dò,
để gợi mở vấn đề, và người trả lời phải là người có hiểu biết rộng (chẳng hạn là cán bộ
lãnh đạo).
Câu hỏi đóng, là câu hỏi mà các phương án trả lời có thể dự kiến sẵn, chỉ cần khẳng

định đó là phương án nào. Câu hỏi đóng là có ích khi ta đã có chủ định điều tra và cần biết
rõ các chi tiết.
Trong quá trình phỏng vấn chúng ta cần chú ý:
Sắp xếp các câu hỏi sao cho nó phù hợp với yêu cầu điều tra và khả năng trả lời của
đối tượng điều tra.
Khi hỏi thực hiện sự dẫn dắt đừng áp đặt. Lấy yêu cầu tìm hiểu cần phải
hợp tác.
Người hỏi phải tỏ ra tin cậy và biết lắng nghe, tôn trọng người được hỏi.
Trật tự các câu hỏi có thể là:
Thu hẹp dần: Ban đầu là những câu hỏi khái quát, về sau hỏi tập trung vào một chủ
điểm, một chi tiết nhất định.
Mở rộng dần: Ban đầu đề cập một vài việc cụ thể nào đó, rồi mở rộng dần phạm vi
được đề cập.
Thắt rồi mở: Tập trung dần vào một chủ điểm, rồi lại bung ra để khuếch trương kết
quả thu được.
 Ưu điểm
Khi phỏng vấn có thể hiểu được chi tiết về các cơng việc. Và phương pháp phỏng
vấn giúp chắt lọc được các thông tin thông qua nét mặt, cử chỉ, dáng điệu.
 Nhược điểm
Phương pháp phỏng vấn tốn thời gian, công sức. Sau khi phỏng vấn người điều tra
phải tiếp tục làm việc. Và các lần phỏng vấn khác nhau có thể cho các thơng tin trái ngược.
c) Phương pháp quan sát
Đó là cách theo dõi (bằng mắt) tại hiện trường, nơi làm việc, một cách thụ động.
Việc quan sát thường đòi hỏi khá nhiều thời gian. Quan sát có hai cách:
Quan sát trực tiếp: quan sát bằng mắt, tại chỗ tỉ mỉ từng chi tiết công việc của hệ
thống cũ, của các nhân viên thừa hành.
Quan sát gián tiếp: quan sát từ xa, hay qua phương tiện tổng thể của hệ thống để có
được bức tranh khái quát về tổ chức và cách thức hoạt động trong tổ chức đó.

14

 Ưu điểm:
Phương pháp này dễ thực hiện đối với người quan sát. Và theo dõi trực tiếp hoạt
động của hệ thống trong thực tế.
 Nhược điểm:
Kết quả thu được qua phương pháp này mang tính chủ quan. Khi biết bị theo dõi thì
việc thực hiện khơng được tự nhiên. Và cảm giác bị theo dõi có thể sẽ làm thay đổi qui
trình thực hiện. Phương pháp này tốn nhiều thời gian và kết quả thu được là thông tin bề
ngồi, cịn hạn chế khơng thể đầy đủ. Người quan sát thì bị động.
d) Phiếu điều tra
Có thể nói đây là một hình thức phỏng vấn khơng giáp mặt. Các câu hỏi được liệt
kê trong một mẫu điều tra, và người được điều tra ghi các câu trả lời của mình vào mẫu đó.
Việc sử dụng các loại câu hỏi cũng như trật tự các câu hỏi ở đây cũng giống như khi
phỏng vấn trực tiếp. Tuy nhiên trật tự các câu hỏi trên phiếu điều tra chỉ có ý nghĩa về mặt
sắp xếp vấn đề, mà ít có tác dụng dẫn dắt tư duy của người được hỏi, vì người được hỏi ở
đây có thể đọc qua một lượt các câu hỏi, rồi tùy tiện trả lời các câu hỏi theo bất cứ trật tự
nào mà họ muốn (thậm chí khơng trả lời một số câu hỏi).
 Ưu điểm: Phương pháp này ít tốn kém và có thể mở rộng đối tượng điều tra.
 Nhược điểm: So với phỏng vấn, thì nhược điểm chính của phiếu điều tra là thiếu sự
giao tiếp giữa người hỏi và người trả lời. Người được hỏi có thể trả lời tùy tiện. Và
phương pháp này khơng có theo dõi dẫn dắt tư duy của người được hỏi. Không thu
được thông tin qua nét mặt, cử chỉ, dáng điệu.
1.2.2.4. Phân loại và biên tập thông tin điều tra
Các thông tin thu thập được qua q trình điều tra cần phải được rà sốt, phân loại
và biên tập lại.
Sự phân loại các thông tin điều tra có thể dựa vào các tiêu chuẩn phân biệt
như sau:
 Thông tin về hiện tại hay tương lai: Nhiều thông tin thu được là thông tin phản ánh
thực trạng hiện tại, song cũng khơng ít thơng tin chỉ là phản ánh sự mong muốn chủ

quan hoặc nhu cầu trong tương lại. Cả hai loại đều có ích, song phải phân biệt rõ
ràng.
 Thơng tin nội bộ/ Mơi trường: Có những thơng tin phản ánh tình trạng nội bộ của
hệ thống, và có những thơng tin đề cập về mơi trường, hoàn cảnh của hệ thống.
Sự xác định ranh giới của hệ thống, tức là sự phân biệt nội bộ hệ thống với môi
trường của hệ thống nhiều khi rất mơ hồ. Cần thảo luận kỹ với cơ quan chủ quản
để xác định dứt khoạt ranh giới đó.
 Thơng tin về trạng thái tĩnh, động hay biến đổi: Có những thơng tin phản ánh tình
trạng tĩnh, ổn định của hệ thống như là thông tin mô tả cơ cấu tổ chức của cơ quan,
các tình trạng thiết bị, nhà xưởng, nhân sự, các loại sổ sách, các tệp,… Các thông
tin động thường là các thông tin về không gian như các đường di chuyển tài liệu,
về thời gian xử lý, hạn định chuyển giao thơng tin,…Có những thơng tin thu thập
15


được lại đề cập cách biến đổi, chế biến các dữ liệu, như là các quy tắc quản lý, các
công thức tính tốn, các điều kiện để khởi động cơng việc, các quy trình xử lý,…
1.2.3. Xác định các yêu cầu, phạm vi, mục tiêu và hạn chế của dự án
1.2.3.1. Xác định các yêu cầu nảy sinh
Một hệ thống thông tin thường khá phức tạp mà không thể thực hiện trong một thời
gian nhất định bởi vậy cần hạn chế, đưa ra một số ràng buộc để hệ thống mang tính khả
thi. Tại thời điểm này cần xác định các mục tiêu cho dự án. Chính các mục tiêu này là
thước đo để kiểm chứng và để nghiệm thu dự án sau này. Các yêu cầu hệ thống có thể lấy
từ các nguồn sau:
 Những nhu cầu về thông tin chưa được đáp ứng: Trong quá trình khảo sát nhà phân
tích đã chỉ ra các thơng tin mà hệ thống yêu cầu nhưng hệ thống hiện tại chưa đáp
ứng được. Bản chất HTTT là nhằm thỏa mãn về thông tin của mọi đối tượng tham
gia hệ thống.
 Các nguyện vọng của nhân viên: Người sử dụng sẽ dùng sản phẩm cuối cùng nên
nguyện vọng của họ chính là yêu cầu của hệ thống mới.

 Dự kiến, kế hoạch của lãnh đạo: Các nhà quản lý, lãnh đạo là người chịu trách
nhiệm trước sự phát triển lâu dài của hệ thống nghiệp vụ nên dự kiến và kế hoạch
của họ là yếu tố quyết định sự phát triển của HTTT.
1.2.3.2. Phạm vi hoạt động của dự án
Phạm vi của dự án là khoanh vùng dự án cần thực hiện. Phạm vi có thể bao trùm
lên tồn bộ hệ thống hay chỉ đề cập đến một vài bộ phận nhỏ, hệ thống có thể quản lý tồn
diện hay chỉ giải quyết một vài cơng việc đơn lẻ riêng biệt nào đó. Phạm vi còn phụ thuộc
vào loại doanh nghiệp lớn hay vừa và nhỏ. Xác định phạm vi của dự án với các phương
pháp chủ yếu:
 Phương pháp khoanh vùng theo chiều sâu (Phương pháp giếng) nhằm hạn chế trong
phạm vi hẹp và đi sâu. Phương pháp này dễ nhưng không giải quyết được tổng thể
và sau này khó phát triển các hệ con thành
nhất thể.
 Phương pháp khoanh vùng theo chiều rộng (Phương pháp hồ) nhằm hạn chế giải
quyết tổng thể, nhất qn, mang tính tập trung hóa cao, có định hướng lâu dài.
1.2.3.3. Xác định mục tiêu của hệ thống thông tin
Một HTTT được xây dựng nhằm đáp ứng đúng vai trị của nó trong hệ thống nghiệp
vụ cho nên các mục tiêu chính của nó là:
- Phục vụ lợi ích của nghiệp vụ như tăng khả năng xử lý, đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ
với thông tin đưa ra có giá trị, tin cậy, chính xác, an tồn, bí mật và kịp thời.
- Mang lại lợi ích kinh tế như giảm các hoạt động thủ công, giảm biên chế, chi phí
hoạt động.
- Mang lại lợi ích sử dụng như: nhanh chóng, thuận tiện.
- Khắc phục những yếu kém hiện tại, đáp ứng những nhu cầu trong tương lai, đồng
thời thể hiện chiến lược phát triển lâu dài của tổ chức nghiệp vụ.
16


- Thể hiện các hạn chế về thời gian, chi phí, con người.
1.2.3.4. Xác định các hạn chế của dự án

Ngoài phạm vi xác định ở trên, hạn chế của dự án nhằm chỉ ranh giới của hệ thống
do các yêu tố thực tế mà sau này khi phân tích sâu hơn cần được xem xét cụ thể hơn và
chỉnh sửa:
- Hạn chế về tài chính: Mức độ đầu tư và kinh phí cho phép triển khai.
- Hạn chế về con người: Khả năng quản lý, nắm bắt kỹ thuật mới, khả năng về đào
tạo, tác vụ.
- Hạn chế về thiết bị, kỹ thuật: Các khả năng về kỹ thuật và thiết bị cho phép đáp ứng
yêu cầu xử lý.
- Hạn chế về môi trường: Các yếu tố ảnh hưởng về mơi trường, xã hội, chính sách,
pháp lý.
- Hạn chế về thời gian: Các ràng buộc của các hệ thống về thời gian hoàn thành, phân
phối tài liệu.
1.2.3.5. Phác họa và nghiên cứu tính khả thi của giải pháp
Sau khi khảo sát, đánh giá sơ bộ hệ thống cũ và xác định yêu cầu của hệ thống mới,
nhà phân tích thiết kế cần đưa ra giải pháp phác họa cho hệ thống mới, nghiên cứu tính khả
thi của dự án. Đây là giai đoạn cực kỳ quan trọng vì nó quyết định dự án này có trở thành
hiện thực hay không.
a) Nghiên cứu tiền khả thi
Việc phác thảo giải pháp và nghiên cứu tính khả thi được thực hiện ngay từ giai
đoạn sớm vì nó cần thiết cho cả nhóm người sử dụng và nhà phát triển hệ thống. Đối với
người sử dụng cần biết hệ thống mới sẽ ra sao, giải pháp có triển vọng hay khơng để đầu
tư và yên tâm với đối tác xây dựng. Mặt khác, đối với bên phát triển cần xác định sớm để
vạch kế hoạch và dự trù mức đầu tư, chuẩn bị vật tư trang thiết bị.
Công việc của nghiên cứu tiền khả thi bao gồm:
- Định nghĩa tính khả thi của dự án.
- Các câu hỏi cần giải đáp: Thỏa mãn các yêu cầu bên chủ đầu tư hay không? Thường
các yêu cầu này được đưa ra dưới dạng câu hỏi cốt yếu - TOR (Term of references)
mà nhà phân tích cần phải trả lời: Có cần thực hiện điều đó khơng? Điều tiếp theo
cần làm gì? Cần bao nhiêu lâu để làm được điều đó? Giá cả, chi phí cho dự án là
bao nhiêu? Có lợi nhuận và khó khăn gì?

- Các bước tuân thủ để giải đáp các yêu cầu trên: Xác định cần làm gì để nhận được
các yêu cầu từ tổ chức, người sử dụng và HTTT. Xác định mức độ bài tốn cần giải
quyết có xem xét đến các vấn đề riêng của tổ chức.
- Xác định được những người sử dụng có cơng việc sẽ thay đổi sau khi hệ thống được
phát triển. Có 4 nhóm người sử dụng ở các mức: Người sử ở mức vận hành, người
sử dụng ở mức giám sát, người sử dụng ở mức quản lý và người sử dụng ở mức
chuyên nghiệp.

17


Lập báo cáo nghiên cứu tiền khả thi về những điều đã phát hiện từ quan sát ban đầu
để có được cái nhìn tổng quát từ các phương tiện khác nhau tạo ra cơ sở vững vàng
cho pha tiếp theo.
Các câu hỏi cần giải đáp về tính khả thi:
- Định hướng giải quyết, thực hiện như thế nào?
- Dự trù về thiết bị: Cần đưa ra các chủng loại, tính năng, giá cả, thời gian cung cấp
vì thiết bị thường đáp ứng chậm và vì vậy chúng thường phải dự trù sớm.
b) Xác định các mức tự động hóa khác nhau
Mức độ tự động hóa của HTTT phụ thuộc vào khả năng tài chính, kỹ thuật, con
người và mơi trường có thể áp dụng được mà người thiết kế phải xem xét trước khi phân
tích thiết kế.
- Tổ chức lại các hoạt động thủ cơng khi chưa có điều kiện đưa cơng nghệ thơng
tin vào.
- Tự động hóa một phần, nghĩa là có máy tính trợ giúp nhưng khơng đảo lộn cơ cấu
tổ chức của doanh nghiệp.
- Tự động hóa toàn bộ sẽ làm thay đổi về cơ cấu tổ chức, quy trình.
c) Phân tích tính hiệu quả và đánh giá tính khả thi
Xác định được chi phí cũng như lợi ích của hệ thống sắp xây dựng. Các khả thi về
kỹ thuật, khả thi về tác vụ xử lý thông tin, khả thi về thời gian, kế hoạch, khả thi về kinh tế

đem lại từ hệ thống.
Những kết quả của tiến trình nghiên cứu tính khả thi và phân tích chi phí lợi nhuận
được đưa ra trong một báo cáo để nhận được sự đánh giá của người quyết định và tạo điều
kiện cho chúng được thực hiện, trên cơ sở đó, dự án được tiếp tiếp tục xa hơn. Bộ phận
quản lý được cung cấp đầy đủ thông tin về tính khả thi của mỗi lựa chọn cùng với thời hạn
hồn vốn của nó. Bộ phận quản lý, sau khi thảo luận với người phân tích về các lựa chọn
khác nhau sẽ đi đến quyết định xem lựa chọn nào được thực hiện.
Cuối cùng, dự án của HTTT đã được lựa chọn và chấp nhận, được xét để áp dụng
cho các hoạt động sau này. Nhiệm vụ đầu tiên là chọn chu trình phát triển HTTT cho việc
thực hiện dự án và chuẩn bị một kế hoạch dự án cùng với lịch biểu cho các đòi hỏi về tài
nguyên của hệ thống.
Lựa chọn chu trình phát triển hệ thống phụ thuộc vào kiểu của dự án và môi
trường trong đó nó sẽ được thực hiện. Sau đó, các khoảng thời gian cho các giai đoạn
khác nhau của chu trình phát triển hệ thống được ước lượng. Theo đó, lịch biểu cho các
đòi hỏi về tài nguyên cũng được lập ra. Lịch biểu này được trình bày lên bộ phận quản
lý để dùng cho việc quản lý tài nguyên tại cùng thời điểm.
d) Lập kế hoạch triển khai dự án xây dựng hệ thống thông tin
Một dự án xây dựng HTTT muốn thành cơng cần thiết phải có kế hoạch thực thi và
lập dự trù. Kế hoạch tổng thể có thể chỉ ra một số bước quan trọng.
 Giai đoạn hình thành hợp đồng: Quyết định hệ thống khả thi hay không và thỏa
thuận các điều khoản sơ bộ dẫn đến một hợp đồng ký kết.
-

18


 Lập dự trù thiết bị: Thời gian chuẩn bị mua sắm thiết bị thường diễn ra khá lâu nên
nhất thiết cần dự trù về thiết bị sớm. Tuy nhiên các dự trù thiết bị có thể phải thay
thế do công nghệ phát triển nhanh và biến động về giá cả.
 Kế hoạch triển khai dự án:

Xây dựng cơ cấu tổ chức phù hợp với HTTT sẽ xây dựng.
Lập kế hoạch tiến độ thực thi kế hoạch đề ra.
C) TÀI LIỆU HỌC TẬP
[1] Nguyễn Văn Ba (2006), Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, NXB Đại học Quốc
gia Hà Nội.
[2] Thạc Bình Cường, Nguyễn Thị Tĩnh (2005), Phân tích và thiết kế hệ thống thơng tin,
NXB Đại học Sư phạm.
[3] Tơ Văn Nam (2007), Giáo trình phân tích thiết kế hệ thống, NXB Giáo dục.
[4] Nguyễn Văn Vỵ (2007), Phân tích và thiết kế hệ thống thơng tin quản lý, NXB Khoa
học Tự nhiên và Công nghệ, Hà Nội.
D) CÂU HỎI, BÀI TẬP, NỘI DUNG ÔN TẬP VÀ THẢO LUẬN
Câu 1: Tại sao khi xây dựng các phần mềm hệ thống thơng tin cần phải phân tích và thiết
kế hệ thống?
Câu 2: Nêu vai trị hệ thống thơng tin trong hệ thống nghiệp vụ?
Câu 3: Nêu các giai đoạn của q trình phân tích và thiết kế hệ thống?
Câu 4: Hãy liệu kê những lĩnh vực ứng dụng phù hợp với các phương thức xử lý:
- Theo lô (batch).
- Trực tuyến (Online).
- Thời gian thực (Real time).
Câu 5: Hãy đánh giá về các phương pháp phân tích thiết kế hệ thống. Trình bày những ý
tưởng cơ bản của hai phương pháp “cổ điển” SADT và MERISE.
Câu 6: Trình bày các thành phần cơ bản của một hệ thống thơng tin.
Câu 7: Trình bày chu kỳ sống của hệ thống thơng tin.
Câu 8: Mục đích và nội dung của việc khảo sát, đánh giá hiện trạng của hệ thống hiện
hành?
Câu 9: Các nguồn thông tin điều tra được thực hiện ở mấy mức?
Câu 10: Hãy trình bày các phương pháp điều tra thu thập thông tin.
Câu 11: Hãy mô tả một hệ thống đã gặp trong thực tế (hoặc hệ thống giả định), đánh giá
ưu, nhược của hệ thống. Từ đó đưa ra hướng khắc phục cho hệ thống.

19


MODULE 2. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THƠNG TIN
Số tiết: 36 (Lý thuyết: 24 tiết; bài tập: 12 tiết)
A) MỤC TIÊU
Sinh viên phân tích được hệ thống về xử lý và dữ liệu. Vẽ thành thạo các biểu đồ
phân cấp chức năng, biểu đồ luồng dữ liệu, xây dựng biểu đồ cấu trúc dữ liệu theo mơ hình
thực thể liên kết và mơ hình quan hệ.
B) NỘI DUNG
2.1. Phân tích hệ thống về xử lý
Phân tích thiết kế hệ thống nói chung là sự nhận thức và mô tả một hệ thống, bởi
vậy người ta thường dùng các mơ hình, các biểu đồ để trừu tượng hố và là cơng cụ giúp
con người trao đổi với nhau trong quá trình phát triển hệ thống. Mỗi mơ hình là một khn
dạng để nhận thức về hệ thống.
Mục đích
- Phân tích theo nghĩa chung nhất là khảo sát, phân định, nhận diện giữa các thành
phần của một phức hợp, chỉ ra mối quan hệ của các thành phần đó.
- Theo nghĩa hẹp phân tích hệ thống là giai đoạn thứ hai, là giai đoạn đi liền sau giai
đoạn khảo sát, là giai đoạn đi sâu vào các thành phần hệ thống, chỉ ra được đầu vào, đầu ra
là gì?
Đầu vào: Hồ sơ, tài liệu thu thập được trong những quá trình khảo sát hệ thống.
Đầu ra: Kết quả phân tích: Mơ tả hệ thống về các chức năng xử lý, các công việc,
các thao tác, các phép tốn cần thực hiện.
- Mơ tả hệ thống về các dữ liệu, các dữ liệu nào cần lưu trữ? Các dữ liệu này có mối
quan hệ với nhau như thế nào?
Các dữ liệu này được biểu diễn thơng qua mơ hình biều đồ hay sơ đồ.
Thực hiện
Xuất phát từ hệ thống cũ và các nhu cầu phát triển để xây dựng hệ thống mới. Lựa
chọn phương pháp phân tích từ trên xuống (Top - Down), ngược lại với phương pháp này

là phương pháp dưới lên (Bottom – Up).
Tách giai đoạn phân tích hệ thống thành hai giai đoạn con:
- Phân tích hệ thống về chức năng xử lý.
- Phân tích hệ thống về dữ liệu.
2.1.1. Các mức độ diễn tả chức năng
Để nhận biết được những hệ thống quá phức tạp, phải loại bỏ những đặc điểm phụ
để nhận biết cho được các đặc điểm chính. Việc diễn tả chức năng, tuỳ theo hoàn cảnh và
yêu cầu, mà có thể thực hiện ở những mức độ khác nhau.
Hệ thống được nhận thức dưới hai mức:
Sự trừu xuất
Mức vật lý
Mức logic
- Mức vật lý.
- Mức logic.
Áp dụng phương thức biến đổi: Bằng cách trả lời:
- Ở mức vật lý - Mô tả thực trạng hệ thống cũ:
20


Sự diễn tả chức năng ở mức độ vật lý địi hỏi phải nói rõ cả mục đích và cách thực
hiện của q trình xử lý, nói cách khác là phải trả lời hai câu hỏi:
+ What: Làm gì?
+ How: Làm như thế nào?
Câu hỏi " Làm như thế nào? " thể hiện ở các khía cạnh như
(Làm thế nào? Phương tiện nào? Cách làm nào? Lúc nào? Ai làm? Làm gì?)
- Sự diễn tả chức năng ở mức logic: Gạt bỏ những chi tiết để thấy bản chất và chỉ
cần trả lời WHAT, nghĩa là chỉ diễn tả mục đích, bản chất của q trình xử lý, mà bỏ qua
các yếu tố về thực hiện, về cài đặt (thường gọi là các yếu tố vật lý) như phương pháp,
phương tiện, tác nhân, thời gian, địa điểm,...
Có thể tóm tắt sự thay đổi mức độ diễn tả vật lý/ logic trong hình vẽ sau, trong đó

các bước chuyển đổi (1) và (2) thuộc giai đoạn phân tích, bước chuyển đổi (3) thuộc giai
đoạn thiết kế.

Mô tả hệ thống cũ làm
việc như thế nào?

Mức vật ý

Mô tả hệ thống mới
làm việc như thế nào?

(1)

Mức logic

(3)

u cầu
mới
Mơ tả hệ thống
cũ làm gì?

(2)

Mơ tả hệ thống
mới làm gì?

(1): Bước trừu tượng hố.
(2): Đưa ra những yêu cầu mới nảy sinh của hệ thống.
(3): Giai đoạn thiết kế.

Hình 2. 1: Sự thay đổi mức độ diễn tả vật lý/ logic
2.1.2. Biểu đồ phân cấp chức năng
BFD = Bussiness Function Diagram.
Biểu đồ phân cấp chức năng chỉ ra các chức năng của hệ thống cần được xây dựng
và quá trình triển khai biểu đồ luồng dữ liệu. Hơn nữa, BFD cũng được sử dụng để xác
định sự xuất hiện thường xuyên của quá trình nhỏ hơn trong biểu đồ luồng dữ liệu. BFD là
công cụ khởi đầu để mô tả hệ thống qua chức năng.
Biểu đồ phân cấp chức năng cho phép phân rã dần dần các chức năng từ chức năng
cấp cao thành chức năng chi tiết nhỏ hơn và kết quả cuối cùng ta thu được một cây chức
năng. Cây chức năng này xác định một cách rõ ràng dễ hiểu cái gì xảy ra trong hệ thống.
21


Xây dựng BFD là quá trình phân chia từ chức năng cao hơn đến các chức năng nhỏ
hơn một cách thích hợp. Biểu đồ cần được trình bày rõ ràng, đơn giản, chính xác, đầy đủ
và cân đối. Các chức năng của các mức tương đồng có cùng độ phức tạp và cần vẽ trong
cùng một trang biểu đồ.
Mỗi nút trong biểu đồ phân cấp chức năng là một chức năng:
- Nút được biểu diễn bằng hình chữ nhật.
- Tên chức năng biểu diễn = <động từ> (có thể thêm bổ ngữ).
Quan hệ duy nhất giữa các chức năng, diễn tả bởi các cung nối liền các nút, là quan
hệ bao hàm. Như vậy BDF tạo thành một cấu trúc cây.
A

B

C

E

D

F

Hình 2. 2: Mơ hình phân cấp chức năng dạng cây
Đặc điểm của biểu đồ BDF:
Với mục đích và các thành phần của biểu đồ BDF ta dễ nhận thấy các đặc điểm chính
sau:
+ Cho ta cách nhìn khái qt nhất về các chức năng của hệ thống theo nguyên tắc
phân rã đi từ đại thể đến chi tiết, trực quan dễ hiểu, thể hiện tính cấu trúc của phân rã chức
năng.
+ Biểu đồ BDF rất dễ thành lập, bằng cách phân rã dần dần các chức năng từ trên
xuống.
+ Biểu đồ mang tính chất tĩnh vì từ biểu đồ chỉ cho thấy chức năng mà khơng cho
thấy tiến trình xử lý .
+ Thiếu vắng sự trao đổi thông tin giữa các chức năng. Các chức năng không lặp lại
và không dư thừa.

22


2.1.3. Biểu đồ luồng dữ liệu
2.1.3.1. Mục đích
- DFD = Data Flow Diagram: Biểu đổ luồng dữ liệu.
- Biểu đồ luồng dữ liệu nhằm diễn tả tập hợp các chức năng của hệ thống trong các
mối quan hệ trước sau trong tiến trình xử lý trong chuyển giao thơng tin.
- DFD là một biểu diễn động cung cấp một quan sát tổng thể về hệ thống là một
công cụ cơ bản dùng trong các bước phân tích thiết kế trao đổi và làm tư liệu để lưu trữ.
2.1.3.2. Các mức diễn tả của biểu đồ luồng dữ liệu
DFD có thể được mô tả như sau:

- Hệ thống cần thực hiện các chức năng nào?
- Sự liên quan giữa các chức năng?
- Hệ thống cần truyền đi cái gì?
- Các đầu vào nào cần truyền tới đầu ra nào?
- Hệ thống cần thực hiện dạng công việc nào?
- Hệ thống lấy thơng tin ở đâu để làm việc?
- Và nó gửi kết quả công việc tới đâu?
Việc diễn tả được chia thành hai mức:
- Mức vật lý:
+ Mô tả hệ thống làm như thế nào? Mức này thường được sử dụng để nghiên cứu
hệ thống hiện tại và thiết kế hệ thống mới sau này.
+ Với mức này ta có biểu đồ luồng dữ liệu vật lý mô tả các chức năng xử lý, các
phương tiện xử lý, các giá mang tin, hay vật mang tin (như đĩa từ, văn bản,...) cùng với các
mối liên quan về thời gian và dữ liệu.
- Mức khái niệm (logic):
Mơ tả hệ thống làm gì và ở đây không đề cập đến biện pháp công cụ xử lý. Mức
khái niệm được sử dụng trong khi phân tích các yêu cầu của hệ thống.
Với mức này ta có biểu đồ luồng dữ liệu mức khái niệm.
a) Biểu đồ luồng dữ liệu mức vật lý
- Tư liệu:
Trang in rời

Trang in liền

Biểu diễn xử lý
Nhập thủ công
Tệp
23

- Biểu đồ luồng dữ liệu mức vật lý thực hiện được các giá mang tin, song chưa thấy
được các thứ tự xử lý và các quan hệ giữa các chức năng. DFD mức vật lý thường được sử
dụng ở giai đoạn khảo sát hệ thống, diễn tả quá trình xử lý thơng tin (q trình nghiệp vụ).
Trong các biểu đồ đó nó chưa chỉ rõ các trật tự xử lý và quan hệ giữa các công việc. Để
mô tả trật tự xử lý và quan hệ giữa chúng, và thời gian, địa điểm người ta có thể biểu diễn
bởi biểu đồ luồng dữ liệu mức vật lý dưới dạng như sau:
Địa điểm
Bộ phận 1

Bộ phận 2

……

Thời gian
Tg 1
Tg 2
Tg 3
b) Biểu đồ luồng dữ liệu mức logic:
- Ở biểu đồ này không nêu lên các yếu tố vật lý.
+ Không chỉ ra những phương thức xử lý (thể hiện qua những từ: nhận, duyệt, xem
xét,...)
+ Không chỉ ra những giá mang tin (giấy, băng, đĩa,...)
+ Không nêu thời gian, địa điểm và các bộ phận xử lý.
- DFD mức logic có các đặc điểm sau:
+ Phải chỉ rõ các chức năng xử lý trong quá trình xử lý.
+ Phải nêu các thông tin chuyển giao giữa các chức năng hay các dữ liệu tạo lưu
trữ.
- DFD mức logic không:
+ Không nêu ra các yếu tố vật lý: Không chỉ ra phương thức xử lý (cách làm thủ
công hay máy tính,...). Phương thức này thường được thể hiện qua các ngôn từ: nhận,

duyệt,...
+ Không chỉ ra các vật mang tin: đơn hàng, phiếu đăng ký, hố đơn,...
+ Khơng nêu ra thời gian, địa điểm...
2.1.3.3. Các thành phần của DFD
Mỗi biểu đồ luồng dữ liệu gồm năm thành phần:
- Chức năng xử lý hay cịn gọi là q trình (Process).
- Luồng dữ liệu (Data Flows).
- Kho dữ liệu (Data Store).
- Tác nhân ngoài (External Entity).
- Tác nhân trong (Internal Entity).

24


Với mỗi thành phần chúng ta sẽ đưa ra khái niệm của thành phần, cách biểu diễn và
tên nhãn ghi trên đó.
a) Chức năng xử lý
- Khái niệm: Chức năng xử lý là chức năng biểu đạt các thao tác nhiệm vụ hay tiến
trình xử lý nào đó. Tính chất quan trọng của chức năng là biến đổi thông tin. Tức là nó phải
làm thay đổi thơng tin từ đầu vào theo một cách nào đó như tổ chức lại thông tin, bổ sung
thông tin hoặc tạo ra thông tin mới ở đầu ra.
- Biểu diễn: Chức năng xử lý được biểu diễn bằng đường trịn hay elip trong đó có
ghi tên của chức năng.
- Tên chức năng: Do chức năng là các thao tác nên tên được dùng là một "Động từ"
với "bổ ngữ"...
Tên chức năng = Động từ [ + Bổ ngữ ]
b) Luồng dữ liệu
- Khái niệm: Luồng dữ liệu dùng để mô tả sự chuyển dịch thông tin từ một thành
phần của hệ thống tới thành phần khác, thực chất là luồng thông tin vào hay ra của một
chức năng xử lý. Luồng dữ liệu tượng trưng cho sự dịch chuyển dữ liệu. Bởi vậy luồng dữ

liệu được coi như các giao diện giữa các thành phần của biểu đồ.
- Biểu diễn: Luồng dữ liệu trên biểu đồ được biểu diễn bằng mũi tên có hướng trên
đó có ghi tên nhãn là tên luồng thơng tin mang theo. Mũi tên để chỉ hướng của luồng thông
tin.
- Tên luồng dữ liệu: Vì thơng tin mang trên luồng, nên tên là " danh từ" với "tính từ
" nếu cần thiết.
Tên luồng = Danh từ [ + Tính từ ]
c) Kho dữ liệu
- Khái niệm: Kho dữ liệu là các thông tin cần lưu giữ lại trong một khoảng thời gian,
để sau đó một hay vài chức năng xử lý hoặc tác nhân trong sẽ sử dụng nó.
- Biểu diễn: Kho dữ liệu được biểu diễn bởi hình chữ nhật hở hai đầu, hay cặp đoạn
thẳng song song trên đó ghi tên của kho.
< Tên Kho >
- Tên kho dữ liệu: Bởi vì kho chứa các dữ liệu nên tên của nó là danh từ kèm theo
tính từ nếu cần thiết, nó nói lên nội dung thơng tin chứ không phải là giá mang thông tin.
Tên kho = Danh từ [ + Tính từ ]
d) Tác nhân ngồi
- Khái niệm: Tác nhân ngồi là một người, một nhóm người hay một tổ chức có
trao đổi thơng tin với hệ thống.
- Biểu diễn: Tác nhân ngoài được biểu diễn bằng hình chữ nhật, trên đó có ghi nhãn.
Cách biểu diễn này phổ biến với các loại kí pháp biểu đồ DFD khác nhau.
- Tên: Tên của tác nhân ngoài được xác định bằng danh từ kèm theo tính từ nếu cần
thiết.
25