Giáo trình Tin học văn phòng (Nghề: Kỹ thuật sửa chữa, lắp ráp máy tính - Cao đẳng): Phần 1 - Trường CĐ nghề Việt Nam - Hàn Quốc thành phố Hà Nội

ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HÀ NỘI
TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ VIỆT NAM - HÀN QUỐC THÀNH PHỐ HÀ NỘI

LÊ TRỌNG HƯNG (Chủ biên)
ĐẶNG MINH NGỌC - NGUYỄN TUẤN HẢI

GIÁO TRÌNH TIN HỌC VĂN PHỊNG
Nghề: Kỹ thuật sửa chữa, lắp ráp máy tính
Trình độ: Cao đẳng
(Lưu hành nội bộ)

Hà Nội - Năm 2021


LỜI NÓI ĐẦU
Cho tới nay, hầu như ai sử dụng máy vi tính cho cơng việc của mình đều sử
dụng phần mềm văn phịng nào đó như xử lý văn bản, trang tính điện tử, quản trị
cơ sở dữ liệu, sử dụng Internet, thư điện tử, thiết kế trang web... Hiểu biết và sử
dụng thành thạo tin học văn phòng là những điều cần thiết đầu tiên khi bắt đầu sử
dụng máy vi tính. Những phần mềm mới thường xuyên được đưa vào các tính
năng mới tận dụng cấu hình máy tính ngày càng mạnh hơn làm cho việc sử dụng
máy vi tính trong cơng việc văn phịng ngày càng đơn giản hơn. Nhiều cơng việc
trước đây phải lập trình rất vất vả và phức tạp, nay đã được giải quyết bằng một
vài thao tác và cũng chỉ cần vài thao tác người sử dụng có thể đến được ứng dụng
mình cần quan tâm. Điều đó làm thay đổi tận gốc cách tiếp nhận và truyền đạt các
tri thức về phần mềm ứng dụng. Vì vậy học để giảm thời gian tiến hành cơng việc
của mình so với khi theo cách cũ, đồng thời với người bắt đầu thì khơng phải mất
thời gian tìm hiểu, học tập những thứ đã lạc hậu và kém hiệu quả.
Mô đun tin học văn phịng là một mơ đun chun mơn của học viên ngành
sửa chữa máy tính và quản trị mạng. Mơ đun này nhằm trang bị cho học viên các
trường công nhân kỹ thuật và các trung tâm dạy nghề những kiến thức về tin học

văn phòng..với các kiến thức này học viên có thể áp dụng trực tiếp vào lĩnh vực
sản xuất cũng như đời sống. Mơ đun này cũng có thể làm tài liệu tham khảo cho
các cán bộ kỹ thuật, các học viên của các nghành khác quan tâm đến lĩnh vực này.
Mặc dù đã có những cố gắng để hồn thành giáo trình theo kế hoạch, nhưng
do hạn chế về thời gian và kinh nghiệm soạn thảo giáo trình, nên tài liệu chắc chắn
cịn những khiếm khuyết. Rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy
cô trong Khoa cũng như các bạn sinh viên và những ai sử dụng tài liệu này.
Xin chân thành cảm ơn !
Hà Nội, ngày..... tháng....năm 2021

Chủ biên: Lê Trọng Hưng

1


MỤC LỤC
LỜI NĨI ĐẦU ..................................................................................................... 1
MỤC LỤC ............................................................................................................ 2
GIÁO TRÌNH MÔ ĐUN ................................................................................ 4
Bài 1 Xử lý bảng biểu (Table) ........................................................................ 6
1.1. Chèn bảng biểu vào văn bản .................................................................. 6
1.2. Các thao tác trên bảng biểu .................................................................... 7
1.3. Thay đổi cấu trúc bảng biểu ................................................................. 12
Bài 2 Bảo mật và in ấn .................................................................................. 16
2.1. Bảo mật ................................................................................................ 16
2.2. In ấn ...................................................................................................... 18
2.3. In trộn văn bản ..................................................................................... 23
Bài 3 Kỹ thuật xử lý bảng tính ..................................................................... 29
3.1. Giới thiệu.............................................................................................. 29
3.2. Làm việc cơ bản với bảng tính ............................................................. 30

Bài 4 Hàm và truy vấn dữ liệu ..................................................................... 35
4.1. Các khái niệm ....................................................................................... 35
4.2. Hàm xử lý dữ liệu dạng số ................................................................. 38
4.3. Hàm xử lý dữ liệu dạng chuỗi ............................................................ 41
4.4. Hàm xử lý dữ liệu dạng Ngày tháng ................................................... 43
4.5. Hàm thống kê và thống kê có điều kiện ............................................... 46
4.6. Hàm logic ............................................................................................. 49
4.7. Hàm về tìm kiếm và tham số ............................................................... 51
4.8. Các khái niệm ....................................................................................... 52
4.9. Các thao tác với cơ sở dữ liệu .............................................................. 53
Bài 5 Đồ thị và in ấn ...................................................................................... 64
5.1. Đồ thị .................................................................................................... 64
5.2. In ấn ...................................................................................................... 68
Bài 6 Tổng quan Powerpoint........................................................................ 75
2


6.1. Giới thiệu.............................................................................................. 75
6.2. Làm việc với cấu trúc hiển thị.............................................................. 76
Bài 7 Hiệu ứng và trình diễn ........................................................................ 81
7.1. Tạo hiệu ứng cho đối tượng ................................................................. 81
7.2. Trình diễn slide .................................................................................... 83
TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................................................ 89

3


CHƯƠNG TRÌNH MƠ ĐUN
Tên mơ đun: Tin học văn phịng
Mã số mô đun: MĐ 09

Thời gian mô đun: 60 giờ (Lý thuyết: 25 giờ; Thực hành, thí nghiệm, thảo
luận, bài tập: 32 giờ; Kiểm tra: 3 giờ)
I. VỊ TRÍ, TÍNH CHẤT CỦA MƠ ĐUN
- Vị trí:
+ Mơ đun được bố trí sau khi sinh viên học xong các mơn học chung, Anh
văn chuyên ngành. Trước các môn học/mô đun đào tạo chun mơn nghề.
- Tính chất:
+ Là mơ đun cơ sở bắt buộc.
II. MỤC TIÊU MÔ ĐUN
- Về kiến thức:
+ Soạn thảo được các văn bản theo đúng tiêu chuẩn, quy cách trình bày văn
bản.
- Về kỹ năng:
+ Sử dụng thành thạo phần mềm soạn thảo văn bản (Microsoft Word) để tạo
các tài liệu đạt tiêu chuẩn văn phòng;
+ Sử dụng thành thạo phần mềm bảng tính (Microsoft Excel) để tạo lập, biểu
diễn các kiểu dữ liệu: số, chuỗi ký tự, thời gian, biểu đồ...;
+ Sử dụng thành thạo phần mềm trình diễn (Microsoft PowerPoint) để tạo
lập, trình diễn báo cáo, chuyên đề một cách chuyên nghiệp.
- Về năng lực tự chủ và trách nhiệm:
+ Nhanh nhẹn, linh hoạt trong thao tác soạn thảo văn bảng, bảng tính;
+ Bình tĩnh khi thuyết trình với sự hỗ trợ của phần mềm máy tính.

4


III. NỘI DUNG MƠ ĐUN
Thời gian
TT

Tên các bài trong mơ đun

Tổng
số

Lý
thuyết

Thực hành,
thí nghiệm,
thảo luận,
Bài tập

Kiểm
Tra*

1

1

Xử lý bảng biểu (Table)

6

2

3

2

Bảo mật và In ấn

2

2

0

3

Kỹ thuật xử lý bảng tính

6

4

2

4

Hàm và Truy vấn dữ liệu

16

6

9

5

Đồ thị và In ấn

6

3

3

6

Tổng quan Powerpoint

6

2

4

7

Hiệu ứng và Trình diễn

18

6

11

1

Cộng

60

25

32

3

5

1


Bài 1
Xử lý bảng biểu (Table)
1.1. Chèn bảng biểu vào văn bản
Cách 1: Sử dụng mục chọn Insert Table.
Để chèn một bảng mới lên tài liệu, mở mục chọn: Insert/Table /Insert
Table. Hộp thoại Insert Table xuất hiện:

Hình 1.1. Chèn bảng biểu vào văn bản

Điền thông tin về cấu trúc bảng mới lên hộp thoại này:
- Mục Table size: Cho phép thiết lập số cột (Columns) và số dòng (Rows)
cho bảng:
+ Gõ số cột của bảng vào mục: Number of columns
+ Gõ số dòng của bảng vào mục: Number of rows
- Mục AutoFit behavior: Thiết lập một số các thuộc tính tự động căn chỉnh:

+ Fixed column with: Sẽ cố định chiều rộng của mỗi cột là: Auto- tự động
căn chỉnh chiều rộng cho cột, hoặc gõ vào độ rộng của mỗi cột vào mục này (tốt
nhất chọn Auto, vì có thể căn chỉnh độ rộng của các cột sau này).
+ AutoFit contents: Tự động điều chỉnh độ rộng các cột vừa với dữ liệu
trong cột ấy.
+ AutoFit window: Tự động điều chỉnh độ rộng các cột trong bảng sao cho
bảng có chiều rộng vừa với chiều rộng trang văn bản
- Cuối cùng nhấn OK để chèn bảng lên tài liệu

6


Cách 2: Sử dụng thanh công cụ: Nhấn nút Insert Table trên thanh công cụ
Standard để chèn một bảng lên tài liệu. Bảng chọn sau đây xuất hiện, cho phép
chọn số dịng và số cột của bảng:

Hình 1.2. Chèn bảng biểu vào văn bản

1.2. Các thao tác trên bảng biểu
1.2.1. Thêm dòng, cột
Sau khi đã chèn một bảng vào văn bản, bạn vẫn có thể thay đổi cấu trúc bảng
bằng cách: Chèn thêm dòng, cột của bảng.
Giả sử bạn đã chèn và nhập dữ liệu cho bảng như sau:
1.2.1.1. Thêm dòng
STT

Họ tên

Ngày sinh

1

Nguyễn Văn A

12/12/200

2

Nguyễn Văn A

11/11/1999

Đặt con trỏ tại dịng cần chèn/ chọn Layout

Hình 1.3. Chèn thêm dịng

- Insert Above: Chèn thêm dịng phía trên so với dịng hiện tại
- Insert Below: Chèn thêm dịng phía dưới so với dịng hiện tại
Ví dụ: Đặt con trỏ tại dịng số 1. Nhấn vào Layout/ Insert Above ta được:
7


Hình 1.4. Chèn thêm dịng phía trên so với dịng hiện tại

Đặt con trỏ tại dòng số 1. Nhấn vào Layout/ Insert Below ta được:

Hình 1.5. Chèn thêm dịng phía dưới so với dòng hiện tại

1.2.1.2. Thêm cột
Đặt con trỏ tại cột cần chèn/ chọn Layout

Hình: 1.6. Chèn thêm cột

- Insert Left: Chèn thêm cột phía bên trái so với cột hiện tại
- Insert Right: Chèn thêm cột phía bên phải so với cột hiện tại
Ví dụ: Đặt con trỏ tại cột Họ tên/Chọn Layout/ Insert Left ta được:

Hình: 1.7. Chèn thêm cột bên trái so với cột hiện tại

Ví dụ: Đặt con trỏ tại cột Họ tên/Chọn Layout/ Insert Right ta được:

Hình: 1.8. Chèn thêm cột bên phải so với cột hiện tại

8


1.2.2. Canh trái, phải, giữa, đều 2 bên của cột và dịng
Cách 1: Chọn (Bơi đen) cột, dịng cần căn chỉnh:
+ Nhấn tổ hợp phím: CTRL + L (Căn bên trái)
+ Nhấn tổ hợp phím: CTRL + R (Căn bên phải)
+ Nhấn tổ hợp phím: CTRL + E (Căn giữa)
Cách 2: Chọn (Bơi đen) cột, dịng cần căn chỉnh:

Trái
Giữa

Phải

2 bên

Hình: 1.9. Canh trái, phải, giữa, đều 2 bên của cột và dịng

1.2.3. Chọn bảng biểu
Đặt con trỏ tại vị trí cần chọn/ Chọn Layout/ Select

Hình: 1.10. Chọn bảng biểu

Sau khi chọn Select sẽ có các lựa chọn sau:

+ Select Cell: Chọn ô
+ Select Column: Chọn cột
+ Select Row: Chọn hàng
+ Select Table: Chọn bảng
1.2.4. Xoá bảng, xoá dữ liệu, định dạng
1.2.4.1. Xoá bảng
Bước 1: Chọn bảng biểu cần xoá
Bước 2: Nhấn vào Layout/Delete/Delete table
9


1.2.4.2. Xoá hàng, cột
Bước 1: Chọn hàng, cột cần xoá
Bước 2: Nhấn vào Layout/Delete
+ Delete Rows: Xoá hàng
+ Delete Columns: Xoá cột
1.2.4.3. . Định dạng dữ liệu
Việc định dạng dữ liệu trên bảng biểu thực hiện theo như định dạng phần
định dạng văn bản.
1.2.5. Thay đổi kích thước
1.2.5.1. Thay đổi độ rộng của cột

Bình thường độ rộng của cột có khả năng tự hiệu chỉnh theo nội dung văn
bản trong ô, mặc dù vậy ta vẫn có thể thay đổi độ rộng của cột theo các cách sau:
Cách 1: Đưa con trỏ chuột tới đường lưới dọc của cột tới khi con trỏ chuột
có hình hai mũi tên ( ), ta nhấn nút trái chuột và kéo chuột theo chiều ngang để
thay đổi độ rộng của cột.
Cách 2: Đánh dấu chọn cột cần điều chỉnh, vào thẻ Layout tại nhóm Cell
Size thay đổi độ rộng cột trong ơ Width.

Hình 1.11. Hộp thoại thay đổi kích thước của cột

1.2.5.2. Thay đổi chiều cao của dòng
Để thay đổi chiều cao của dòng ta có thể thực hiện theo hai cách:
Cách 1: Đưa con trỏ chuột tới đường lưới ngang của dòng, tới khi trỏ chuột
có hình ( ) thì nhấn nút trái chuột và kéo rê theo chiều dọc để chỉnh sửa độ cao
của hàng.
Cách 2: Đánh dấu chọn hàng cần hiệu chỉnh, vào thẻ Layout tại nhóm Cell
Size thay đổi chiều cao cột trong ơ Height.

Hình.1.12. Hình ảnh thay đổi kích thước của hàng

1.2.5.3. Thay đổi độ rộng của ô
10


Cách 1: Đánh dấu chọn ô cần hiệu chỉnh. Dùng chuột kéo đường lưới của ơ
khi con trỏ chuột có hình mũi tên. Khi thay đổi chiều rộng của ơ thì chiều rộng
của ơ kế bên cũng bị thay đổi theo chiều ngược lại.
Cách 2: Đánh dấu chọn ô cần hiệu chỉnh, chọn vào thẻ Layout tại nhóm
Cell Size thay đổi kích thước trong ơ Width.
1.2.6. Khung viền bảng biểu

Để tô màu nền hay kẻ viền cho một vùng của bảng, cách làm như sau:
Bước 1: Chọn bảng (bôi đen) cần thiết lập khung viền
Bước 2: Nhấn phải chuột lên vùng đã chọn/ Border and Shading
Xuất hiện hộp thoại Border and Shading

Hình 1.13. Thiết lập khung và viền

- Thẻ Border cho phép thiết lập các định dạng về đường kẻ của vùng lựa
chọn:
Mục None: Bỏ chọn đường viền
Mục Style: Chọn kiểu đường định thiết lập
Mục Color: Chọn màu cho đường thẳng
Mục width: chọn độ dày, mỏng cho đường
Mục Setting: chọn phạm vi đường cần thiết lập. ngồi ra bạn có thể chọn
phạm vi các đường cần thiết lập định dạng ở mục Preview
Mục Apply to: Để chọn phạm vi các ô thiết lập cho phù hợp: Table – sẽ
thiết lập định dạng này cho toàn bộ bảng, Cell – chỉ thiết lập cho các ô đã chọn
Nhấn OK để kết thúc công việc
- Thẻ Shading cho phép thiết lập các định dạng về tô nền bảng:
11


Hình 1.14. Thiết lập khung và viền

Mục Fill: Chọn màu cần tơ. Đã có sẵn một hộp với rất nhiều màu. Bạn có
thể nhấn nút More Colors.. để tự chọn cho mình những màu khác.
Mục Apply to: Để chọn phạm vi các ô cần tô màu nền: Table – tô tồn bộ
bảng, Cell – chỉ tơ cho các ơ đã chọn
Nhấn OK để kết thúc công việc
1.3. Thay đổi cấu trúc bảng biểu

1.3.1. Trộn cột, trộn dịng
Trong bảng các ơ liền kề nhau có thể trộn lại thành một ơ duy nhất. Muốn
trộn các ơ với nhau ta có thể thực hiện theo hai cách:
Cách 1:
Bước 1: Chọn (bôi đen) các ô cần trộn
Bước 2: Vào thẻ Layout chọn Merge Cell trong nhóm lệnh Merge:

Hình. 1.15. Chức năng Merge Cells

Cách 2: Bơi đen các ơ cần trộn, sau đó nhấn phải chuột chọn Merge Cells.

12


1.3.2. Tách cột, tách dòng
Để tách một cột (hàng) thành nhiều cột (hàng) nhỏ ta thực hiện các bước
sau:
Bước 1: Chọn cột (hàng) cần tách.
Bước 2: Vào thẻ Layout chọn Split Cells trong nhóm lệnh Merge:

Hình .1.16. Chức năng Split Cells

Bước 3: Xuất hiện hộp thoại Split Cells

Hình.1.17. Hộp thoại Split Cells

- Number of columns: Nhập số cột cần tách
- Number of row: Nhập số hàng cần tách
Chiều rộng của cột (hàng) được tạo ra bằng chiều rộng của cột (hàng) cũ
chia cho số cột (hàng).

BÀI TẬP THỰC HÀNH
Bài 1:

13


Yêu cầu:
1. Tạo bảng trên
2. Trình bày dữ liệu trong ô theo đúng mẫu đã cho
3. Lưu văn bản trên với đường dẫn là D:/BAI2/Bai4
Bài 2:

Yêu cầu:
1. Thực hiện trình bày văn bản theo mẫu.
2. Tính tổng điểm cho từng sinh viên.
3. Tính điểm trung bình của từng mơn.
4. Lưu file theo đường dẫn D:/BAI2/Bai1
Bài 3:

14


Yêu cầu:
1. Soạn thảo mẫu văn bản trên
2. Lưu văn bản trên với đường dẫn là D:/BAI2/Bai5
Bài 4:
Trường CĐN Việt Hàn – Hà Nội
KẾT QUẢ THI HỌC KỲ I
Năm học 2020 - 2021

STT

Điểm thi

Ngày
sinh

Tốn

Lý

Hóa

02/10/80

8

7

9

Phước 04/09/80

5

7

6

Họ và tên

1

Trương Thị Chi

2

Nguyễn
Cường

3

Nguyễn Đức Huy

16/01/79

8

9

5

4

Nguyễn Vũ Dũng

15/05/80

7

6

8

5

Phạm Cao Đăng

25/02/78

9

9

8

6

Phạm Bích Loan

04/08/80

7

5

9

Tổng
điểm

Yêu cầu:
1. Soạn thảo và định dạng bảng điểm theo mẫu trên;
2. Tính cột tổng điểm = Toán + Lý + Hoá (Dùng Formula).
3. Thực hiện sắp xếp dữ liệu trong bảng theo chiều tăng dần (Theo cột tổng
điểm).

15


Bài 2
Bảo mật và in ấn
2.1. Bảo mật
Việc bảo vệ dữ liệu trên Word được phân thành các mức độ. Mức độ cao
nhất là bảo vệ khi mở tệp tài liệu, và mức độ thứ hai là bảo vệ sự thay đổi dữ liệu
trên tệp tài liệu. Sử dụng mức độ nào là do bạn quyết định, tùy thuộc vào mục
đích của người sử dụng.
2.1.1. Bảo mật khi xem văn bản
Bước 1: Mở tài liệu cần bảo vệ trên word
Bước 2: Chọn nút Office Button phía góc trái trên cùng màn hình/ Save As.
Xuất hiện hộp thoại:

Hình 2.1. Hộp thoại Save As

Bước 3: Chọn mục Tools/ General Options/ Xuất hiện hộp thoại:

Hình 2.2. Thiết lập mật khẩu để mở (Password to Open)

16

Bước 4: Trên thẻ General Options, bạn hãy gõ vào mật khẩu bảo vệ tệp khi
mở ở mục Password to Open: Gõ xong nhấn OK. Hộp thoại Confirm Password
xuất hiện, yêu cầu bạn nhập lại mật khẩu vừa gõ:

Hình 2.3. Nhập lại mật khẩu để mở (Password to Open)

Bước 5: Hãy gõ lại mật khẩu vừa gõ trước đó vào mục Reenter password
to open: Gõ xong nhấn OK để hoàn tất.
Bước 6: Sau khi đã thiết lập mật khẩu bảo vệ tài liệu khi mở tệp này thành
công, nếu người dùng mở tệp tài liệu này ra để làm việc, hộp thoại sau đây xuất
hiện yêu cầu nhập vào mật khẩu bảo vệ:

Hình 2.4. Nhập mật khẩu để mở văn bản

2.1.2. Bảo mật khi thay đổi văn bản
Bước 1: Mở tài liệu cần bảo vệ trên word
Bước 2: Mở hộp thoại General Options.

Hình 2.5. Thiết lập mật khẩu để sửa (Password to modify)

17


Bước 3: Trên thẻ General Options, bạn hãy gõ vào mật khẩu bảo vệ khi
sửa đổi nội dung văn bản ở mục Password to modify: Gõ xong nhấn OK. Hộp
thoại Confirm Password xuất hiện, yêu cầu bạn nhập lại mật khẩu vừa gõ:

Hình 2.6. Nhập lại mật khẩu để sửa

Bước 4: Hãy gõ lại mật khẩu vừa gõ trước đó vào mục Reenter password
to modify: Gõ xong nhấn OK để hoàn tất.
Bước 5: Sau khi đã thiết lập được mật khẩu, nếu người dùng mở tệp này ra
để sử dụng, một hộp thoại yêu cầu họ nhập mật khẩu để có thể sửa được nội dung
tài liệu:

Hình 2.7. Nhập mật khẩu để sửa văn bản

- Nếu nhập mật khẩu đúng, người dùng sẽ có quyền sửa nội dung tài liệu.
- Nếu khơng có mật khẩu, có thể tích chọn Read Only để mở tệp tài liệu này
dưới dạng chỉ đọc – Read Only (dạng này thì khơng sửa được nội dung văn bản).
2.2. In ấn
2.2.1. Định kích thước khổ giấy, hướng giấy
Khi soạn thảo văn bản, để có một trang văn bản như ý và khi in văn bản
đúng với khổ giấy máy in. Các bước thực hiện thiết lập trang văn bản như sau:
Bước 1: Mở file văn bản cần định dạng
Bước 2: Chọn thẻ Layout chọn nhóm chức năng Page Setup như hình:

18


Hình.2.8. Nhóm chức năng Page Setup

Bước 3: Chọn chức năng tương ứng
* Nút Margin: Chọn kích thước khổ giấy có sẵn hoặc chọn Custom
Margins. Xuất hiện hộp thoại Page Setup.

Hình.2.9. Hộp thoại Page Setup- tab Margins

- Chọn Orientation trong tab Margins để thiết lập hướng giấy:

+ Portrait: Đặt hướng trang giấy theo chiều dọc
+ Landscape: Đặt hướng trang giấy theo chiều ngang.
- Phần thể hiện trang văn bản – Preview
- Phần Apply to:
+ Whole document: Sẽ áp dụng các thiết lập trên cho toàn bộ các trang
văn bản.
+ Select Text: Chỉ áp dụng các thiết lập trên cho đoạn văn được đánh dấu.
* Chọn thẻ Paper size trong tab Paper để thiết lập khổ giấy:
19


Hình.2.10. Hộp thoại định kích thước khổ giấy

- Paper size: Microsoft Word đã có sẵn một số khổ giấy chuẩn cho phép ta
lựa chọn bằng cách chọn giá trị trong hộp Combo box thả xuống hoặc ta có thể
thiết lập khổ giấy phù hợp với yêu cầu bằng cách gõ vào chiều rộng của trang văn
bản trong ô Width và gõ vào chiều cao của trang văn bản trong ô Height.
- Paper source: Microsoft Word cho phép ta thiết lập nguồn giấy in ra máy
in. Ta cho phép trang in này sẽ in ra khay giấy nào trong máy in. Mặc định trang
văn bản in ra khay giấy mặc định của máy in.
- Apply to: Ta áp dụng mọi thiết lập trên cho toàn bộ trang giấy hay cho
một đoạn văn bản bằng cách chọn trong ô Apply to.
+ Nút Orientation: Thay đổi hướng giấy
+ Nút Size: Thay đổi khổ giấy in
2.2.2. Định dạng lề in
Bước 1: Chọn thẻ Page Layout/Margins/Custom Margins
Bước 2: Chọn tab Margins tại nhóm Margins:
+ Top: Lề trên của trang văn bản.
+ Left: Lề bên trái của trang văn bản.
+ Right: Lề bên phải của trang văn bản

+ Bottom: Lề dưới của trang văn bản.
+ Gutter: Khoảng cách dùng để đóng gáy sách.
+ Gutter Position: Vị trí gáy sách (Phía trái hay phía trên)
20


2.2.3. Thiết lập máy in
Sau khi đã hoàn thiện xong tài liệu, kiểm tra các lỗi. Bước này sẽ thực hiện
thiết lập máy in
Có nhiều cách thực hiện thiết lập máy in.
Cách 1: Mở mục chọn File/Print
Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + P
Hộp thoại Print xuất hiện:

Hình 2.11. Thiết lập máy in

- Properties: Thiết lập các thuộc tính cho máy in nếu cần.
- Page range: Thiết lập phạm vi các trang in
- Chọn All: In toàn bộ các trang trên tệp tài liệu
- Current page: In trang tài liệu đang chọn
- Pages: In các trang cần in. Qui tắc chọn ra các trang cần in như sau: trang>-<đến trang>
- Copies: Số bản in, ngầm định là 1. Nếu in nhiều hơn 1 bản, hãy gõ số bản
in vào đây.
21


2.2.4. Lựa chọn máy in
Sau khi đã hoàn thiện xong tài liệu, kiểm tra các lỗi. Bước này sẽ thực hiện
lựa chọn máy in

Có nhiều cách chọn lựa máy in.
Cách 1: Mở mục chọn File/Print
Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + P
Hộp thoại Print xuất hiện:

Hình 2.12. Lựa chọn máy in

- Hộp thoai Printer cho phép chọn máy in cần in (trong trường hợp máy
tính có cài đặt nhiều máy in). Để thay đổi máy in ta nhấn chuột vào ô name của
mục Name rồi chọn tên máy in phù hợp. Ở đây ta đang sử dụng máy in Canon
LBP3000.
2.2.5. Xem tài liệu trước khi in
Nhấn chuột trái vào Office Button/ Print/Print preview

Hình 2.13. Xem tài liệu trước khi in

22


Màn hình Preview cùng thanh cơng cụ print preview xuất hiên:

Hình 2.14. Xem tài liệu trước khi in

Màn hình Preview là nơi hiển thị cấu trúc, cũng như nội dung các trang tài
liệu trước khi in.
-

Tab Zoom:

+ Phóng to, thu nhỏ thơng tin trên màn hình Preview

+ Hiển thị một trang hay nhiều trang tài liệu trên màn hình này
- Print: In tài liệu ra máy in
Đóng màn hình này lại, trở về màn hình soạn thảo tài liệu ban đầu nhấn phím
ESC.
2.3. In trộn văn bản
Trong thực tế nhiều khi ta cần soạn thảo những văn bản giống nhau gửi cho
nhiều người như giấy mời, phiếu báo điểm…. Nếu số lượng văn bản khá nhiều
việc lặp đi lặp lại quá trình soạn thảo là rất mất nhiều thời gian và có khi cịn nhầm
lẫn. Có một cách giúp ta thực hiện cơng việc đó một cách dễ dàng hiệu quả và
chính xác đó là dùng Mail Merge – In trộn văn bản.
* Các bước in trộn văn bản:
Bước 1: Tạo một văn bản mẫu hồn chỉnh.
Ví dụ: Tạo một mẫu thông báo như sau:

23


BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội
-----o0o-----

GIẤY BÁO NHẬP HỌC
Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội trân trọng thông báo cho:
Sinh viên: ………………………… Sinh ngày:……………..
Địa chỉ:……………………………………………………….
Đúng 8 giờ 00 ngày 05 tháng 08 năm 2019 có mặt tại văn phịng trường
để làm thủ tục nhập học. Khi đi mang theo giấy báo điểm,…
Hà Nội, ngày 25 tháng 06 năm 2019
Hiệu trưởng

Lưu file văn bản này lên đĩa với tên là “Giaybao.docx”.
Bước 2: Tạo một file văn bản mới là file văn bản nguồn có chứa một bảng
biểu như sau:
Ten
Nguyễn Văn An
Phạm Văn Cơng
Nguyễn Hồng Linh
Hà Hồng Minh
Vũ Đình Thịnh

Namsinh
11/2/1992
2/12/1991
10/12/1991
22/9/1990
10/10/1991

Diachi
Số 7 Láng Hạ - Đống Đa – Hà Nội
Số 13B Nguyễn Trãi – Thanh Xuân – HN
Số 13B Nguyễn Trãi – Thanh Xuân – HN
Đông Xuân – Đan Phượng – Hà Nội
Đông Xuân – Đan Phượng – Hà Nội

Lưu văn bản này trên đĩa với tên “Danhsach.docx”
Chú ý: Trong file nguồn bảng biểu có thể trình bày thơ khơng trang trí, khơng
trộn ơ bằng lệnh Merge Cells, tên cột nên ngắn, khơng có khoảng trắng.
Bước 3: Mở file văn bản mẫu (Giaybao.docx)
- Kích vào thẻ Mailings, chọn Start Mail Merge rồi chọn chức năng Step
by Step Mail Merge Wizard… (hình 3.14).

Hình.2.15. In trộn văn bản

24