BM 05 bang mo ta cong viec CV ngan sach

Biểu mẫu số 05

BẢN MƠ TẢ CƠNG VIỆC
Đơn vị: Phịng Hành chánh nhân sự - NMXMKL
Chức danh: CV Quản trị Hành chánh – Ngân sách
Mã số CD: V.15
Họ và tên

Người viết
Trần Thị Uyên

Lần ban hành/Sửa đổi: 01/00
Ngày: 01/09/20xx
Người kiểm tra
Người duyệt
Nguyễn Hiền Triết
Nguyễn Thanh Liêm

Chữ ký
1. Tóm tắt cơng việc ( nội dung và mục tiêu chính yếu của cơng việc )
- Theo dõi, lập và tổng hợp ngân sách năm. Hàng tháng theo dõi sử dụng nguồn ngân sách, thực
hiện và báo cáo ngân sách phòng.
- Cập nhật, theo dõi nhận thư, các bưu kiện, các văn bản đến và chuyển tới các đơn vị trong toàn
Nhà máy một cách nhanh chóng, chính xác, khơng thất lạc.
- Cập nhật, theo dõi thư gửi, bưu kiện của các đơn vị trong Nhà máy chuyển đến các đối tác bên
ngoài kịp thời, nhanh nhất có thể. Theo dõi, thống kê và thanh toán thư gửi đi theo đúng thủ tục của
nhà của Nhà máy quy định.
- Theo dõi và phân phối các tài liệu tham khảo, báo cơng đồn cho các đơn vị trong toàn Nhà máy.
- Lập kế hoạch, theo dõi mua các vật dụng phục vụ công tác văn phòng, nhà khách, hồ bơi, sân
tennis, hội trường cũng như các hội nghị, hội thảo, các cuộc họp giao ban và thanh toán theo đúng
thủ tục của Nhà máy quy định.

- Phân phối tài liệu ISO cho các đơn vị trong tồn Nhà máy.
- Tiếp đón, hướng dẫn khách đến liên hệ công tác.
- Trực tổng đài và chuyển các cuộc gọi theo yêu cầu.
- Nhận và chuyển fax qua máy fax của Nhà máy.
2. Công việc cụ thể:
STT

Nội dung

A
I

Đánh giá theo KPI, X%
KPI tổng hợp ( của chức danh cơng việc), x1
Lập và tổng hợp ngân sách cho phịng. Theo dõi sử
dụng nguồn ngân sách, thực hiện và báo cáo ngân
sách hàng tháng.
Theo dõi, cập nhật các thư, gói, bưu kiện, công văn
nhận về và chuyển các đơn vị kịp thời, chính xác.
Mở các thư gửi cho Nhà máy, vào sổ số văn bản
trình Trưởng phịng HCNS.
Theo dõi, cập nhật trạng thái các loại thư, gói, bưu
kiện gửi đi các nơi chính xác khơng thất lạc.
Thống kê đơn giá, các hóa đơn gửi bưu kiện, thư để
làm thủ tục thanh toán.
Thực hiện fax đi các văn bản đi tới các đối tác chính
xác, đặc biệt là các bản mời chào giá gửi các đối
tác.
Nhận fax các văn bản chuyển đến các đơn vị liên
quan hoặc chuyển văn thư.

1

2
3
4
5
6

MTCV-NMKL

Tần suất
(ngày/ tuần/
tháng)

Tiêu chí đo lường
đánh giá

Tuần

Lần sai sót

Ngày

Lần thất lạc

Ngày

Lần thất lạc

Tuần

Lần sai sót

Ngày

Lần sai sót

Ngày

Lần sai sót
Trang 1/


Biểu mẫu số 05
7

8
9
10
11
12
13
14
15

16
17
18
19

II
1
2
3
4
III
1
2
3
4
IV
1
2
B
V

Lập kế hoạch và mua các vật dụng phục vụ cơng tác
2 khu văn phịng, 4 khu nhà khách, hồ bơi, sân
tennis, hội trường, hỗ trợ các hội nghị, hội thảo, họp
giao ban.
Thống kê, tập hợp các hóa đơn mua vật dụng làm
thủ tục thanh tốn mua vật dụng theo quy định của
nhà máy
Đón tiếp, hướng dẫn khách đến liên hệ công tác tại
Nhà máy lịch sự, hịa nhã, tận tình. Khơng sai sót.
Báo cho bộ phân, đơn vị, cá nhân có liên quan tiếp,
làm việc với khách hàng. Khơng sai sót.
Theo dõi, cập nhật số lượng khách đến hàng ngày
và lập báo cáo hàng tháng.
Trực tổng đài và chuyển các cuộc gọi theo yêu cầu.

Giải đáp, trả lời một số thông tin cho phép với
khách hàng.
Từ chối cuộc gọi đến khi đơn vị/ cá nhân không xác
nhận trả lời hoặc khơng có mặt tại Nhà máy.
Cơng chứng các loại văn bản, giấy tờ phục vụ công
tác chung cho các đơn vị trong toàn Nhà máy.
Bảo quản, duy trì hoạt động của hệ thống thơng tin
liên lạc điện thoại, fax tại trụ sở Nhà máy hoạt động
ổn định, phát hiện những hư hỏng báo cho bộ phận
kỹ thuật sửa chữa đảm bảo thông tin liên lạcqua
điện thoại, fax được thông suốt, kịp thời.
Xử lý các công việc trên Edocument và E-Mail.
Chấp hành các qui định về ATLĐ, VSLĐ, BVMT,
PCCC; Tuân thủ nội qui lao động của nhà máy và
Công ty
Tham gia các lớp huấn luyện chuyên môn nghiệp
vụ, ATLĐ, VSLĐ… Khám sức khỏe định kỳ
KPI bổ sung (công việc kiêm nhiệm khác), x2
Theo dõi và phân phối các tài liệu tham khảo, báo
cơng đồn cho các đơn vị trong toàn Nhà máy.
Phân phối tài liệu hệ thống quản lý CL ISO cho các
đơn vị trong toàn Nhà máy.
Lập các văn bản khác cho phịng.
Những cơng tác khác do trưởng phịng phân cơng.
Kế hoạch hành động, x3
Theo dõi ngân sách hàng tháng - Không sai
Theo dõi nhu cầu vật dụng trong tháng- Khơng sai
sót
Theo dõi thư, bưu kiện, gói gửi trong tháng. Khơng
sai sót

Theo dõi báo cáo khách đến cơng tác tại Nhà
máy.Khơng sai sót.
Phối hợp, x4
Phối hợp với cá nhân, các đơn vị trong nhà máy.
Phối hợp với Bưu điện, các đối tác.
Năng lực đóng góp (tự đánh giá, quản lý đánh
giá, trung bình), Y%
Kiến thức, y1

MTCV-NMKL

Tuần

Lần sai sót

Tuần

Lần sai sót

Ngày

Lần sai sót

Ngày

Lần sai sót

Ngày

Lần sai sót

Giờ

Lần sai sót

Giờ

Lần sai sót

Giờ

Lần sai sót

Tuần

Lần sai sót

Ngày

Lần sai sót

Giờ

Lần sai sót

ngày

lần sơ suất

ngày

lần khơng tham gia

Ngày

Lần sai sót

Tuần

Lần sai sót

Tuần
Ngày

Lần sai sót
Lần sai sót

Tuần

Lần sai sót

Tuần

Lần sai sót

Ngày

Lần sai sót

Ngày

Lần sai sót

Ngày
Ngày

Lần sai sót
Lần sai sót

Trang 2/


Biểu mẫu số 05
VI
VII

Kỹ năng, y2
Hành vi, y3

3. Công việc cụ thể thực hiện hàng ngày:
Theo dõi thực hiện, báo cáo tình hình sử dụng ngân sách của phịng.
Cập nhật số hiệu các thư, gói, bưu kiện gửi đi.
Thống kê các loại đơn giá cho thư, gói, bưu kiện gửi đi. Lập thủ tục thanh toán đúng quy định của
Nhà máy.
Theo dõi trạng thái các thư để kịp thời thông tin cho đơn vị gửi đi biết (khi cần).
Nhận bản fax về và chuyển cho các cá nhân, đơn vị trong Nhà máy hoặc trình Ban GĐ.
Fax các văn bản cho các đối tác chính xác, kịp thời.
Cập nhật thư, gói bưu kiện nhận về. Chuyển đến cho các đơn vị, cá nhân.
Mở và cập nhật số văn bản các thư gửi cho Nhà máy trình Trưởng phịng HCNS.
Hướng dẫn khách đến liên hệ công tác. Cập nhật, theo dõi và báo cáo hàng tháng cho TP HCNS.

Trực tổng đài, nghe, trả lời thông tin được phép và chuyển cuộc gọi khi có yêu cầu.
Tập hợp nhu cầu, lên kế hoạch, mua, và xuất các vật dụng phục vụ cho 2 khu văn phòng, Ban GĐ, 4
khu nhà khách, hồ bơi, hội trường, sân tennis.
Theo dõi thống kê các vật dụng hàng tháng và lập thủ tục thanh toán đúng quy định của Nhà máy.
Mua theo yêu cầu khi có các cuộc họp giao ban, hội nghị khác.
Thực hiện một số cơng việc trên E-mail, Edocument.
Phân phối quy trình tài liệu hệ thống quản lý chất lượng ISO cho các đơn vị trong Nhà máy.
Phân phối cáo cơng đồn, các tài liệu tham khảo khác đến các đơn vị trong Nhà máy.
Lập các văn bản khác cho phịng.
Phơ tơ, cơng chứng một số tài liệu cho các đơn vị trong Nhà máy khi có nhu cầu.
Làm các cơng việc khác của phịng do TP phân cơng.
4. Quan hệ trong cơng việc
4.1. Quan hệ nội bộ ( Trong nội bộ đơn vị Phòng, Ban, Phân xưởng, MN/TN/XN)
Báo cáo trực tiếp
Giám sát trực tiếp
Đơn vị / cá nhân phối hợp
Trưởng phịng

Trưởng, phó phịng

Các đơn vị trong nhà máy

4.2. Quan hệ bên ngồi (các NM/TN/XN khác thuộc Công ty)
Đối tượng
Bản chất quan hệ

4.3. Quan hệ bên ngoài (các cá nhân, đơn vị ngoài Công ty)
Đối tượng
Bản chất quan hệ
Liên hệ/ cập nhật/ thỏa thuận giá cả, số lượng, cung cấp các

Các cơ sở, đơn vị cung cấp.
đồ dùng vật dụng cho công tác văn phòng, nhà khách.
Liên hệ / cập nhật/ giá cả, số lượng cung cấp các loại tài liệu,
các loại báo trong toàn Nhà máy.
Bưu điện Huyện Kiên Lương
Liên hệ / cập nhật / Báo cáo các loại hồ sơ, bưu kiện vật tư đi
và về cho các đơn vị trong toàn Nhà máy.
5. Phạm vi quyền hạn
Phạm vi quyền hạn trong công việc

MTCV-NMKL

. Được yêu cầu đồng nghiệp hỗ trợ số liệu liên quan đến lĩnh
vực phụ trách và ngược lại.
Từ chối gửi các hồ sơ không đúng qui định của nhà máy và
Trang 3/


Biểu mẫu số 05
công ty.
Phạm vi quyền hạn về tài chánh
6. u cầu của cơng việc về trình độ, kỹ năng cần thiết (đánh dấu vào các vị trí phù hp)
Trỡnh vn hoỏ tt nghip:
ă 5/12

ă 9/12

12/12

ă Khỏc

ă Cao ng

i hc

ă Trờn i hc

Trỡnh chuyờn mụn:
ă Trung cấp

Chuyên ngành: … Ngoại ngữ: Pháp văn ……………………………………………….
Hoặc lĩnh vực tương đương: ……………………………………………………………
Trình độ ngoại ngữ : ( Anh vn hoc ă Phỏp vn)
ă Trỡnh A

ă Trỡnh B

ă Trỡnh C

Khỏc

ă Trỡnh B

ă i hc CNTT

ă Khỏc

Trỡnh vi tớnh:
Trỡnh A

Kinh nghim( thi gian đã làm công việc cùng chuyên môn hoặc cùng lnh vc) :
ă Di 1 nm

ă 1 n 2 nm

2 n5 nm

ă Trờn5 nm

Sc khe: (yờu cu khỏm sc khe)
Bỡnh thng

ă Cú yờu cu riờng bit

K nng thit yếu cho cơng việc (Có thể chọn nhiều kỹ năng) :
Giao tip

ă Thuyt trỡnh

Son tho vn bn ă Phõn tớch

Lm vic nhúm

ă m phỏn

Qun lý h s

T hc

ă T chc cụng vic ă Giao vic

ă ỏnh gớa nhõn viờnă Hi hp

Gii quyt vn ă Lónh o

ă Phng vn

ă T duy

7. Yờu cu v iu kiện và môi trường làm việc (đánh dấu vào các vị trí phù hợp)
Vị trí làm việc: (Nơi làm việc ch yu)
Vn phũng cty/nm ă Vn phũng n v ¨ Xưởng

¨ Ngồi trời

¨ Phịng TN/ điện

¨ Trong dây chuyền ¨ Trên cao

 Đi lại nhiều

¨ Nóng, ồn, bụi

¨ Độc hi

ă c bit c hi

ă Ca kớp

c thự

ă Cú tăng ca

Mơi trường làm việc
 Bình thường
Thời gian làm việc:
 Giờ hành chánh

Phương tiện làm việc: (Trang thiết bị cần thit s dng khi lm vic)
Cụng c vn phũngă Dng c cm tay

ă Thit b

ă Thit b nng

ă t nng nhc

ă Nng

Th cht: (Hao phớ sc lc thc hin cụng vic)
ă Nh nhng

Bỡnh thng

Hoc (Hao phớ trớ úc để thực hiện công việc)
MTCV-NMKL

Trang 4/

¨ Đơn giản

¨ Ít suy nghĩ

 Suy nghĩ nhiều

Biểu mẫu s 05
ă Quyt nh

Bo h lao ng: (yờu cu trang b loi bo h lao ng)
ă Khụng

ă ng phc

Bỡnh thng

ă Chuyờn dựng

----------oooOooo----------

MTCV-NMKL

Trang 5/