Thiết kế Cơ sở dữ liệu và mô hình quan Hệ thực thể

Trang:1



Luận văn
Thiết kế Cơ sở dữ liệu và
mô hình quan Hệ thực thể

Trang:2
NỘI DUNG
Chương I:
Lý Thuyết thiết kế Cơ sở dữ liệu và mô hình quan Hệ thực thể
Giới thiệu về Cơ sở dữ liệu
Trong hơn ba mươi năm qua người ta đã chứng kiến sự lớn mạnh về số lượng
cũng như mức độ quan trọng trong việc ứng dụng cơ sở dữ liệu.Các cơ sở dữ liệu là
thành phần cơ bản trong hệ thống thông tin, dùng trong cả máy tính lớn lẫn máy
tính nhỏ. Việc thiết kế cơ sở dữ liệu được coi là hoạt động thông dụng, có hiệu quả
đối với cán bộ chuyên môn lẫn người dùng không chuyên.
Từ cuối năm 60,khi cơ sở dữ liệu lần đầu tiên xuất hiện trên thị trường.
Người thiết kế phần mềm xoay xở như thợ thủ công họ dùng sơ đồ khối, các cấu
trúc bản ghi và thiết kế cơ sở dữ liệu thường bị nhầm lẫn với việc cài đặt cơ sở dữ
liệu. Tình huống này đã thay đổi, các phương pháp và mô hình thiết kế cơ sở dữ
liệu đã tiến hoá song song với quá trình công nghệ của hệ thống cơ sở dữ liệu. Khi
làm việc với mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ, người ta sử dụng ngôn ngữ mạnh, công
cụ phát triển ứng dụng và giao diện người dùng thân thiện.Công nghệ bởi dữ liệu đã
có nền lý thuyết, gồm lý thuyết quan hệ về dữ liệu, xử lý câu hỏi và tối ưu, điều
khiển tương quan, quản lý thao tác và khôi phục sai sót .
Tuy nhiên các phương pháp luận thiết kế cơ sở dữ liệu không thông dụng,
hầu hết các tổ chức và các nhà thiết kế cá nhân ít tuân theo cá phương pháp luận
thiết kế và điều đó cũng dẫn đến sai lầm trong việc phát triển các hệ thống thông

tin. Nhiều bài toán đẫ không hiểu rõ và không trong sáng về bản chất chính xác của
dữ liệu tại mức khái niệm và mức trìu tượng. Trong nhiều trường hợp, dữ liệu được
mô tả khi bắt đầu đề án trong cấu trúc dữ liệu lưu trữ, chứ không tập trung vào kiểu
thuộc tính có câu trúc dữ liệu, các dữ liệu cần độc lập với việc cài đặt. Mục đích
chính của chương là nêu được tầm quan tiếp cận khái niệm trong việc thiết kế cơ sở
dữ liệu. Điều này đơn giản nhưng quan trọng, không những đối với các bộ chuyên
nghiệp mà còn những người không chuyên, và đối với cả những đề án CSDL loại
lớn lẫn loại nhỏ.

Trang:3
Việc thiết kế hệ thống thông tin là hoạt động phức tạp , gồm việc lên kế hoach, xác
định, phát triển các thành phần hệ thống. Những điển hình của hệ thống được thực
hiện qua sơ đồ sau
Nghiên cứu khả thi:
Nghiên cứu khả thi liên quan đến việc xác định hiệu quả vầ giá trị các
phương án khác nhau trong thiết kế hệ thống thông tin và tính ưu tiên trong các
thành phần đa dạng của hệ thống.
Thu thập các yêu cầu và phân tích :
Việc thu thập các yêu cầu cà phân tích liên quan đến việc hiểu kĩnh vực ứng
dụng trong bài toán mà hệ thống cần giải. Pha này chú trọng vào tương tác giữa hệ
thống và người sử dụng. Người sử dụng mô tả nhu cầu của họ với người thiết kếvà
các mô tả nhu cầu này được thu thập và đưọc gọi là nhu cầu
Thiết kế:
Thiết kế liên quan đếnviệc xác định cấu trúc của hệ thống thông tin. Phân
biệt giữa thiết kế CSDL và thiết kế ứng dụng. Cả hai hoạt động thiết kế đều rất
phức tạp và có thể chia thành 2 pha: Pha tạo mẫu và pha cài đặt thử nghiệm.
Chế tạo mẫu:
Mẫu là cái mới được thêm vào vòng đời của hệ thống thông tin. Hầu hết các
công cụ phát triển nhờ các hình mẫu, trong đó có cẩ ngôn gnữ thứ tư. Một mẫu có
thể cho phép người dùng kiểm tra hệ thống thông tin có thoả mãn nhu cầu của họ

Cài đặt và hoàn thiện:
Cài đặt và hoàn thiện liên quan đến chương trình hoá thế hệ thực hiện cuối
cùng của hệ thống thông. Tại giai doạn này các phương án cài đặt được kiểm tra
cẩn thận và được so sánh để hệ thống cuối cùng sẽ được áp dụng được các đòi hỏi
về tính hiệu quả.
Kiểm chứng và thử:
b. Các mô hình cơ sở dữ liệu:
 Mô hình tin học.

Trang:4
 Mô hình mạng: Được xây dựng trên các tập dữ liệu và các quan hệ. tập dữ liệu
được hình thành từ những dữ liệu cung một kiểu gọi là bản ghi. mỗi bản ghi được
tạo bởi các trường.
 Mô hình phân cấp: Là trường hợp riêng của mô hinh fmạng. Trong đó khái niệm
tập được giữa nguyên con khái niệm quan hệ được giữ lại ở kiểu phân cấp giữa hai
tập không quá một quan hệ và quan hệ này tuân thủ traatj tự trên dưới
 Mô hình quan hệ: Một cơ sở dữ liệu quan hệ được tạo lập từ các quan hệ có hình
ảnh trực quan là các bảng. Mỗi bảng bao gồm các cột gọi là thuộc tính (các trường)
và các dòng được gọi là (biểu ghi)
2.Lý thuyết về phân tích hệ thống
a. phân tích hệ thống có cấu trúc:
phân tích hệ thống có cấu trúc là công việc dùng các công cụ và kỹ thuật giúp cho
các nhà phân tích hiểu rõ và tìm ra giải pháp cho các vấn đề, yêu cầu nó dựa trên
nguyên lý lập trình có cấu trúc.
b. vòng phát triển của hệ thống:
Khái niệm được sử dụng rộng rãi trong sử lý dữ liệu là ở chỗ quá trình pohát
triển của hệ thống mới có sử dụng maý tính được xem như bao gồm một số giai
đoạn các giai đoạn đó được gọi là vòng phát triển của hệ thống vòng phát triển ucả
hệ thống bao gồm 5 giai đoạn sau:
Thời gian

Xác
đ
ị
nh
danh sách
các yêu
cầu
Khảo sát
tính khả
thi
Phân
tích
Thiết kế Cài đặt

Trang:5


c. Các bản chất của việc phân tích:
Hệ thống hình thành và phát triển theo trình tự thời gian của vòng phát triển.
Trong đó giai đạon phân tích là trong tâm. Đây là giai đoạn mà nhà phân tích thiết
kế ở hai mức khác nhau: Mức khái niệm hay mức logic của phân tích và mức thế
giới thực.




Bảng: Hai mức phân tích hệ thống

Mức khái niệm








Hiểu hệ
thống cũ
làm gì
Quyết
định
hệ thống
mối
ph
ả
i làm
Hiểu yêu
cầu của
người sử
d
ụ
ng


Trang:6

Sau khi đã hiểu được bản chất của phân tích thiết kế, người thiết kế sẽ phải
dùng các công cụ để phân tích cấu trúc
Phân tích cấu trúc là dùng công cụ sau:
 Các sơ đồ chức năng kinh doanh BFD (Bussiness Function Diagrams)
 Sơ đồ dòng dữ liệu DFD (Data Flow Diagrams)
 Mô hình dữ liệu DM (Data Models)
 Ngôn ngữ cấu trúc SL (Structure Languages)
d. Sơ đồ chức năng BFD (Bussiness Function Diagrams)
Định nghĩa
Sơ đồ chức năng la việc phân rã có thứ bậc đơn giản các chư3cs năng của hệ
thống trong miền khảo cứu. Mỗi chức năng được ghi trong một khung và nếu cần
sẽ được bẻ ra thành những chức năng con, số mới bẻ ra phụ thuộc vào kích cỡ và độ
phức tạp của hệ thống. Một câu giải thích về mục tiêu của sơ đồ được ghi phía trên
(thông thường là các câu đơn giản nói lên chức năng mức cao nhất). Cùng với một
câu nói về bộ phận của tổ chức chịu trách nhiệm thực hiện các chức năng đó.
Sơ đồ chức năng là các công cụ lập mô hình đầu tiên được sử dụng trong tiến
trình phân tích. Nó giúp để định nghĩa các danh giới của hệ thông đang nghiên cứu
và cung cấp các thành phần cho kỹ thuật mô hình hoá sau này. Nó là cách nhìn
tương đối chủ quan về hệ thống, cho nên điều rất quan trọng là cần tạo ra một mô
hình chất lượng tốt và đạt được sự nhất trí cao giữa người sử dụng và người chủ
Phát
hiện
hệ thống
cũ hoạt

động
nh
ư

Xác
định hệ
thống
mới hoạt
đ
ộ
ng

Trang:7
e. Sau đây là sơ đồ mô hình phân giải chức năng BFD của chương trình quản lý
nhân sự theo tiến trình công việc
Phân giải chức năng gồm hai phần đó là chức năng hệ thống và chức năng chi tiết

Hình: Sơ đồ phân rải chức năng hệ thống







Chức năng hệ thống
Thao tác
hệ thống
Thao tác
dữ kiệu
Thống
kê báo
cáo

Tạo
CSDL

Mở
CSDL

Đóng
CSDL

Thêm
m
ớ
i

Sửa (xoá)
thông tin

Tìm kiếm
Đ/n báo
cáo

Tổng
h
ợ
p boá
In ấn
báo cáo

hứcChức năng và chi tiết
Cập nhật Tìm kiếm
Báo cáo


Trang:8



Hình: Sơ đồ chức năng chi tiết

Hình: Phân giải chức năng
f. sơ đồ dòng dữ liệu DFD (Data Flow Diagrams)
Định nghĩa:
Sơ đồ dòng dữ liệu là một công cụ dùng để hỗ trợ giúp cho hoạt động
chính của nhà phân tích:
 Phân tích: DFD được dùng để giúp, xác định yêu cầu của người sử dụng.
 Thiết kêt: DFD được dùng để vạch kế hoạch và minh hoạ các phương án cho
nhà phân tích và người dùng xem xét khi thiết hệ thống mới .
 Liên lạc: Một trong những sức mạnh của DFD là tính đơn giản, rễ hiểu của
nó đối với nhà phân tích và người dùng.
 Tài liệu: Việc dùng mô hình đồ thị như DFD trong đặc tả yêu cầu hình thức
và đặc tả thiết kê, thiết kế hệ thống là một nhân tố làm đơn giản hoá chính
trong iệc tạo ra và chấp nhận những tài liệu như vậy .
Tìm kiếm
Hồ sơ nhân sự
Tìm ki
ế
m theo
tên
Tìm ki

ế
m theo
chức vụ

Trang:9
Sơ đồ dòng dữ liệu chỉ ra các thông tin vận chuyển từ một tiến trình hoặc
từ một chức năng này cuả hệ thống sang một tiến trình khác:
Nhưng cần phải chú ý là sơ đồ dòng dữ liệu:
 Không chỉ cho ta yếu tố thời gian (việc chuyển thông tin mất bao thời gian?).
 Không xác định được trật tự theo thời gian.
 Không chỉ ra yếu tố định lượng cho dữ liệu.
Ví dụ:
Sơ đồ dòng dữ liệu DFD

e. Mô hình quan hệ và các thuộc tính của nó:
Mô hình qua hệ
Phòng hành
chính - tài vụ
Phòng giáo vụ
Tìm
ki
ế
m

Th
ố
ng
kê

Kiết
xuất dữ
liệu
Đơn vị
Người sử
dụng

Cán bộ
giáo viên

Trang:10
 Xây dựng được loại bảng lưu trữ dữ liệu bên trong hệ thống.
 Tiến hành chuẩn hoá các loại bảng.

 Chỉ ra các mối quan hệ giữa các loại bảng khác nhau.
Các thành phần của cơ sở dữ liệu:
 Thực thể (dòng,bản ghi ): Là một chủ điểm một đối tượng hay một sự
kiện quan tâm đến tổ chức trong hệ thống cần được lưu trữ.
 Kiểu thực thể (bảng, tệp DBF): Là việc nhóm tự nhiên một số thực thể
lại với nhau nó mô tả một loại thông tin.
 Thuộc tính (cột trường): Là những thông tin cần phải được lưu trữ cho
một thực thể. Nó là các đặc trưng của một thực thể.
Có 3 loại thuộc tính:
 Thuộc tính tên gọi (thuộc tính khoá ): Mỗi một thực thể trong bảng
phải được xây dựng duy nhất không thể có hai thực thể giống nhau. Mỗi
khoá là một hoặc nhiều thuộc tính trong kiểu thực thể dùng để xác định
một cách duy nhất cho thực thể đó.
 Thuộc tính mô tả: Là những khoản mục thông tin mô tả cho thực thể
được tham trỏ tơí. Những thông tin làm tăng hiểu biết về thực thể.
 Thuộc tính kết nối: Chỉ ra mối quan hệ giữa một thực thể đã có và một
thực thể khác trong bảng khác (thuộc tính kết nối là thể hiện mối quan
hệ giữa hai hay nhiều bảng khác nhau)
g. Các bước phân tích hệ thống (theo hướng đề tài quản lý nhân sự):
Bước 1: Khảo sát:
 Xác định mục tiêu hiện đại hoá và hệ thống thông tin đáp ứng được
quản lý và điều hành của trung tâm
 Xác định nhu cầu quản lý của trung tâm và gặp những người sư3r dụng
chương trình để xác định thêm nhu cầu cũng như những ý kiến của
người dùng
 Tham khảo những ý kiến, đề ra phương án tối ưu về quản lý khai thác
dữ liệu cũng như trình bầy về nội dung khi in ra kết quả

Trang:11
 Xác định thời gian hoàn thành công việc

Bước 2: Phân tích và thiết kế:
 Xác định rõ nhu cầu của người sử dụng một lần nữa, qua đó phân tích
những điểm phù hợp hay không phù hợp của chương trình
 Phân tích điểm mạnh và điểm yếu chương trình.
 Xây dựng cấu trúc cơ sở dữ liệu theo trường các bảng (table) phù ợp
với công việc có tính độc lập theo các lĩnh vực xác định mục tiêu cụ thể.
 Xác định các mối quan hệ các trường định đặt khoá cho các trường cần
thiết.
 Xác định chức năng chính của chương trình
Bước 3: Xây dựng chương trình:
 Thiết kế xây dựng mô hình cập nhật các danh sách cán bộ, các form
nhập CSDL của phần nhập hồ sơ
 Thiết kế mô hình khai thác tìm kiếm dùng form để tìm kiếm và khai
thác theo nhu cầu.
 Thiết kế xây dựng bảng báo cáo (Report) và xây dựng bảng mẫu khi
được in ấn
 Thiết kế xây dựng mô hình in ấn theo nhu cầu
Bước 4: Xây dựng chương trình
 Nâng cấp chương trình mới theo yêu cầu của người sử dụng, sử dụng
các công cụ mới để hỗ trợ cho công việc mới được hỗ trợ cho công việc
được tốt hơn:
3. Các yêu cầu đặt ra của chương trình:
Trên thực tế cho rằng, giữa CSDL và úng dụng co sự phân biệt giữa phân biệt giữa
lý thuyết và thực hành.ứng dụngcó thể được hiểu là sự phat triển của các quan hệ
logic của CSDL lên mức độ giao tiếp người dùng.Một úng dụng thực sự thì phải
cung cấp cho người sử dụng một giao diện thực trực quan,đơn giản và phải có khả
năng giải quyết toàn bộ công việc tại mức độ giao tiếp ứng dụng được xây dựng
bằng công cụ mà quan trọng nhất là chất lượng ứng dụng thông qua giao diện.Do

Trang:12

đó ứng dụng phải đưađến cho người dùng các thao tác thật đơn giản,dễ hiểu và trực
quan để điều hành toàn bộ ứng dụng
4. Mô hình quan hệ trong hệ thống:
a. Mô hình thực thể:
Theo quan điểm của Microsoft Access, một Database (CSDL) có thể chứa 6 loại
CSDL (Databese ObJect) là:Table,Query,From,Report,Maro và Muduele.Mỗi đối
tượng dữ liệu được thể hiện bằng một lược đồ quan hệ.Trong hệ thống này các thực
thể của CSDL được cụ thể hoá là các bảng (Table).
Mô hình thực thể của hệ thống
Bảng: Các bộ phận, chức năng

Thuộc tính Kiểu Độ rộng Diễn giải
Mã cán b
ộ

text

10

Mã cán b
ộ

Số CMND text 10 Số chứng minh nhân
dân
Họ Tên text 25 Họ và tên
Giới tính text5 5 Giới tính
Ngày sinh date time Short date Ngày sinh
Quê quán text 30 Quê quán
Đơn v
ị

Text

30

Đơn v
ị

Chức vụ text 30 Chức vụ
Văn hoá text 15 Văn hoá
Thành phần GĐ text 20 Thành phần gia đình
Ngày đi làm date time short date Ngày đi làm
Ngày vào cơ quan

date time short date Ngày vào cơ quan
Tuy
ển dụng

text

30

Tuy
ển dụng

Ngạch text 25 Ngạch
Hệ số lương number Singne Hệ số lương
Ngày nâng date/time Short date

Trang:13

Đảng yes/No
Ngày kết nạp Date time Short date Ngày kết nạp
Ngày chính thức Date time Short date Ngày chính thức

CHƯƠN II. NHỮNG NỘI DUNG VÀ CHỨC NĂNG TRONG CHƯƠNG
TRÌNH ACCESS.
Màn hình chung của nền Microsoft Access.

1. Các công cụ của Microsoft Access
Microsoft Access có các đối tượng công cụ Bản dữ liệu(Database), bảng
biểu(Table), mẫu biểu (Form), bảng báo cáo (Report).Query, trang truy xuất dữ liệu
(Page) , hàm lệnh (Macros)
Bảng dữ liệu(Database)
Là một bảng chọn lựa những thông tin mà các thông tin đó có liên quan tới mục
đích hoặc đối tượng đặc biệt hoặc dư ản nhạc đã được tuyển chọn . Nếu dự liệu của
bạn không được chứa tổng máy điện toán , hoặc chỉ chứa một phần , bạn có thể truy
tìm các thông tin từ một số công cụ thông tin khác . Tuy nhiên, nếu như những
nguồn thông tin này bị thay đổi , bạn phải tự cập nhật theo dạng thủ công.
Với cách dùng Access, bạn có thể quản lý mọi thông tin với chỉ bằng một tập tin dữ
liệu đơn thuần . Trong phạm vi tập in này, bạn chia tất cả dữ liệu này thành những
vùng chứa riêng biệt được gọi là các bảng ;khung quan sát , thêm và cập nhật các
dự liệu trong các bảng khung quan sát, thêm và cập nhật các dữ liệu với query, và

Trang:14
phân tích hoặc in các dữ liệu bằng các bảng báo cáo. Cho phép những người sử
dụng có thể xem, cập nhật phân tích các dữ liệu trong hồ sơ từ mạng Interet hoặc
Interet trong những trang Web của họ . Để chứa dữ liệu, tạo riêng các bảng, mỗi
bảng chứa một loại thông tin riêng biệt. Để đưa những dữ liệu vào cùng chung một
bảng với nhau, những loại dữ liệu đó phải mang đặc tính chung và liên quan với
nhau.

Để chỉ tìm và xem lại những dữ liệu đúng với điều kiện, gộp chung với chúng từ
nhiều bảng biểu và tạo riêng một query. Query này có thể cập nhật hoặc xoá nhiều
bản ghi cùng một lúc và thực hiện nhnữg phép tính đã đưọc lập sẵn trong bảng dữ
liệu.
Bảng Biểu(Table):
Bảng biểu là bảng liệt kê dữ liệu về một danh mục đã được chọn lọc như là các sản
phẩm và nguồn cung cấp . Bằng cách dùng các bảng riêng cho từng danh mục , bạn
có thể làm cho cơ sở dữ liệu của bạn được hiệu quả hơn và giảm thiểu được các lỗi
trong lúc nhập liệu. Ngoài ra còn có thể dùng bảng biểu để lập phiếu theo dõi bệnh
án của riêng từng bệnh nhân; lập bảng theo dõi các nguòn cung ứng vật tư hoặc
theo dõi tình trạng học vấn của từng sinh viên theo từng chuyên ngành khác nhau.
Trong khung màn hình Datasheet, bạn có thể thêm, sửa đổi, theo dõi hoặc xử lý
những loại dữ liệu khác trong bảng. Ngoài ra, ta còn có thể cho hiện các bản ghi từ
những bảng có dữ liệu liên quan đến bảng đang hiện hành bằng cách cho hiện một
bảng dữ liệu phụ nằm trong bảng chính.
Mẫu biểu(Form):
Ta có thể tạo mẫu biểu để minh hoạ và thực hiện cho nhiều mục đích khác nhau
như tạo một biểu mẫu dữ liệu để nhập dữ kiện đó vào bảng biểu; tạo riêng một hộp
thoại để nhận những giá trị nhập của người sử dụng và sau đó tạo ra các chức năng
dựa theo dữ kiện đó hoặc tạo một bảng trung chuyển để mở bản báo cáo hay mẫu
biểu khác. Hầu hết mọi thông tin trong mẫu biểu đều đến từ các nguồn bản ghi nằm
dưới. Những thông tin khác trong mẫu biểu đều được chứa trong phần Design của
mẫu biểu.

Trang:15
Bản báo cáo(Report)
Bản báo cáo là cách hữu hiệu nhất trình bày dữ liệu theo dạng in ấn. Do có thể điều
chỉnh kích cỡ và trình bày bản báo cáo, ta có thể thông tin hiện ra theo cách mà
mình mong muốn. Hầu hết thông tin nằm trong bản báo cáo đều lấy từ các bảng
biểu, query hoặc câu lệnh QSL, và đây cũng chính là các nguồn của dữ liệu để đưa

vào bản báo cáo. Mọi thông tin khác trong nguồn của dữ liệu để đưa vào bản báo
cáo. Mọi thông tin khác trong báo cáo đều chứa trong Design của bản báo cáo. Với
bản báo cáo, ta có thể tạo một sự liên kết giữa một bản báo cáo và các nguồn về bản
ghi của chính nó bằng cách dùng những đối tượng đồ hoạ được gọi là các nút khiển.
Các nút khiển có thể là những khung thông tin dùng để hiện các tên, những con số,
các nhãn để minh hoạ những tiêu đề, hoặc trang trí bằng những đường kẻ mang tính
chất hình hoạ kết hợp với dữ liệu làm cho bản báo cáo có phần lôi cuốn hơn .
Query.
Query dùng các bảng query để quan sát, thay đổi, và phân tích những dữ liệu theo
nhiều cách khác nhau. Ngoài ra, bạn cũng có thể dùng chúng làm các nguồn cho
các bản ghi, bản báo cáo và các bảng truy xuất dữ liệu Loại thông dụng nhất của
Query là một query chắt lọc. Dùng loại query này để xem lại dữ liệu từ một hoặc
nhiều bảng biểu bằng cách dùng đối tượng chỉ ddịnh và sau đó cho chúng hiện theo
thứ tự mình muốn. Khi điều hoạt query, Access sẽ xem lại ccs bản ghi đã được chỉ
định và sau đó hiện ra theo thứ tự mình muốn.
Khi ta tạo lấy một query bằng cách dùng các khung màn hình hướng dẫn wizard
hoặc lấy dữ liệu có liên quan nằm rải rác từ những bảng biểu trong khung màn hình
Design. Trong khung màn hình Design này, chúng ta chọn lấy những dữ liệu muốn
xử lý bằng cách thêm các bảng hoặc những query có chứa những dữ liệu đó và sau
đó điền chúng vào khung màn hình Design.
Thêm các bảng dữ liệu và Query.
Điểm mạnh của các Query là chúng có khả năng kết hợp các dữ liệu từ nhiều bảng
biểu hoặc query lại vơí nhau.

Trang:16
Ví dụ: Ta muốn xem thông tin của khách hàng cùng với những đơn đặt hàng củ họ.
Để quan sát được các thông tin này, bạn cần những dữ liệu từ bảng biểu Customers
và orders.
Khi ta thêm nhiều bảng biểu vào một query, bạn phải bảo đảm là những danh sách
của các trường cũng đã được kết hợp với nhau bằng một đường nối để Access biết

cách liên kết những thông tin này. Nếu các bảng trong query không kết hợp với
nhau, hoặc là trực tiếp hoặc là gián tiếp, Access sẽ không biết được bản ghi nào có
sự liên kết với nhau để chúng hiện từng sự liên kết của bản ghi (được gọi là tích số
chéo hoặc tích số Cartesian) giữa hai bảng biểu. Vì thế, nếu mỗi bảng biểu có chứa
10 bản ghi, những kết quả của query sẽ chứa đến 100 bản ghi. Ngoài ra điều này
cũng có nghĩa là query phải mất một thời gian điều hoạt dài và có thể đưa ra kết quả
vô nghĩa.
Nếu như trước đây ta dã tạo một sự quan hệ giữa hai bảng biểu trong khung màn
hình Relationships, Access sẽ tự động hiện thêm đường kết nối khi bạn thêm những
bảng quan hệ trong query thuộc khung màn hình Design. Nếu như tính đối chiếu
hợp lệ, Access sẽ hiện giá trị vô cực để cho biết bảng biểu nào nằm ở phía many.
Trang truy xuất dữ liệu (Page)
Trang truy xuất dữ liệu là một loại trang Web được thiết kế để quan sát và làm việc
với những dữ liệu lấy từ mạng Internet dữ liệu được chứa trong Microsoft Access
Database hoặc trong Microsoft SQL Server Database.
Hàm lệnh Macros:
Hàm lệnh là một tập hợp của một hay nhiều chức năng mà mỗi chức năng thực hiện
một tác vụ riêng, như mở mẫu biểu hoặc in bản báo cáo. Những hàm lệnh giúp bạn
thực hiện những tác vụ thông dụng. Ví dụ, bạn có thể điều hoạt một hàm lệnh để in
bản báo cáo khi người sử dụng kích nút lệnh.
Một hàm lệnh có thể là một hàm lệnh tổng hợp nhiều chức năng hoặc có thể là một
nhóm chức năng. Bạn có thể dùng các biểu thức bổ sung để tìm xem những hàm
lệnh có thể điều hoạt hay không khi được kích lệnh.

Trang:17
Kết chuỗi chức năng. Ta có thể kết một chuỗi chức năng vào một hàm lệnh để
Access thực hiện mỗi khi hàm lệnh được điêù hoạt. Để điều hoạt loại hàm lệnh này,
bạn phải gọi tên hàm lệnh trong khung cửa sổ Macro.
Kết nhóm hàm lệnh. Nếu bạn có nhiều hàm lệnh bạn nên kết nhóm các hàm lệnh
có liên quan lại với nhau để có thể giúp bạn quản lý các dữ liệu một cách dễ dàng

hơn. Để hiện các tên hàm cùng trong một nhóm, các khung cửa sổ Macro, kích
menu View và chọn Macro Names.
Những chức năng có điều kiện. Để hienẹ cột Condition, trong khung cửa sổ Macro,
kích menu View và kích tiếp Conditions.
Khối (Module).
Khối là một sự chọn lọc của những khai báo thuộc VisualBasic for Applications và
những thủ tục được chứa chung với nhau như là một đơn vị . Có hai loại khối cơ
bản: Khối cấp (class) và khối chuẩn(standard). Những thủ tục trong khối có thể là
Function hoặc Sub.
Thuộc tính HasModule. Ta có thể dùng thuộc tính Hasmpdule để chỉ định hoặc tìm
xem mẫu biểu hoặc bản báo cáo có thuộc khối class hay không. Việc gán thuộc tính
này về No có thể cải thiện việc thực hiện giảm kích thước củadữ liệu.

Tham
số
Visual Basic

Công dụng
Yes True (-1) Mẫu biểu hoặc bản báo cáo có khối class
No False (0) (Mặc định) Mẫu biểu hoặc bản báo cáo không
có khối class

Chúng ta có thể gián thuộc tính HasModule bằng cách dùng trang thuộc tính, hàm
macro hoặc Visual Basic của Report. Tuy nhiên, HasModule chỉ có thể được gán
trong khung màn hình Design của From hoặc Reprot nhưng có thể đọc ở trong
khung màn hình đối tượng bất kỳ.

Trang:18
Nếu trình ứng dụng của bạn dùng mẫu chuyển từ thành phần Navigator sang các
mẫu biểu khác, thay vì dùng các nút lệnh với những thủ tục sự kiện, ta có thể dùng

nts lệnh với hàm macro hoặc hyperlink. Những đối tượng này không hiện trong
thành phần Object Browser và ta không thể dùng từ khoá new.
II. Thêm bảng dữ liệu hoặc Query vào query
1. Mở bảng query trong khung màn hình Design.
Ngay thanh công cụ, kích biểu tượng Show Table . Trong khung thoại Show
Table, kích thước lệnh liệt kê các đối tượng trong đó có những dữ liệu muốn xử
lý
2. Dữ liệu từ nhiều bảng dữ liệu hoặc query vào query
Điểm mạnh của những query nằm ở chỗ là có khả năng kết hợp hoặc xử lý dữ
liệu trên nhiều bảng dữ liệu hoặc query. Để có thêm xem thông tin của khách
hàng với các hợp đồng cung ứng vật tư. Để có thể xem được những thông tin
này, ta lấy dữ liệu từ bảng hoặc query vào query, chúng ta cần biết chắc chắn là
các danh sách trường đã được nối với nhau để Access biết cách nối các thông tin
lại với nhau.
Nếu bảng trong Query không được kết nối với nhau, hoặc trực tiếp, hoặc gián
tiếp, Access sẽ không biết bản ghi nào sẽ nối với bản ghi nào giữa hai bảng.

CHƯƠNG III. CƠ SỞ DỮ LIỆU VÀ PHÂN TÍCH HỆ THỐNG
I. Lý Thuyết về cơ sở dữ liệu và phân tích hệ thống
1. Lý thuyết về cơ sở dữ liệu
2. Cơ sở dữ liệu và hệ quản trị cơ sở dữ liệu:
Cơ sở dữ liệu là các tập thông tin về các đối tượng quản lý được lưu trữ đồng thời
trên các vật mang tin và được quản lý thống nhất theo một cơ chế gọi là hệ quản trị
CSDL nhằm thực hiện 3 chức năng sau một cách tối ưu
Mô tả dữ liệu
Cập nhật dữ liệu
Tìm kiếm thông tin

Trang:19
Hệ quản trị CSDL quan hệ là hệ thống phần mềm giúp cho người sử dụng khai thác

dữ liệu theo 3 chức năng trên các CSDL là đối tượng quản lý của hệ quản trị CSDL,
chúng được tạo lập trên các vật mang tin ngoài
3. Các mô hình cơ sở dữ liệu
Mô hình mạng: Được xây dựng trên các tập dữ liệu và các quan hệ. Tập dữ liệu
được hình thành từ những dữ lieuẹ cùng một kiểu gọi là bản ghi, mỗi bản ghi được
tạo bởi các trường.
Mô hình phân cấp : Là trường hợp riêng của mô hình mạng, trong đó, khái niệm
tập được giữ nguyên kiểu phân cấp. Giữa hai tập không quá một quan hệ và quan
hệ này tuân thủ trật tự trên dưới.
Mô hình quan hệ: Một cơ sở dữ liệu quan hệ được tạo lập từ các quan hệ có hình
ảnh trực quan là các bảng. Mỗi bảng bao gồm các cột gọi là thuộc tính
4.Phân tích hệ thống có cấu trúc
Là công việc dùng tập các công cụ và kỹ thuật giúp cho các nhà phân tích hiểu rõ
và tìm ra giải pháp cho các vấn đề, yêu cầu nó phải dựa trên nguyên lý của lập trình
có cấu trúc
Khái niệm được sử dụng rộng rãi trong xử lý dữ liệu là ở chỗ quá trình phát triển
của hệ thống có sử dụng máy tính được xem như bao gồm một số giai đoạn. Các
giai đoạn gọi là vòng phát triển hệ thống. Vòng phát triển hệ thống gồm có 5 giai
đoạn sau và tuần tự theo thời gian:






Bản chất của việc phân tích
Hệ thống hình thành và phát triển theo trình tự thời gian của vòng phát triển. Trong
đó giai đoạn phân tích hệ thống là trọng tâm. Đây là giai đoạn mà nhà phân tích
Danh
sách

yêu
Kh
ả
o
sát
tính
Phân
tích
Thi
ế
t
kế
Cài

đặt

Trang:20
thiết kế ở 2 mức khác nhau: mức khái niệm hay logic của phân tích và mức thế giới
thực. Sau khi đã hiểu được bản chất của phân tích thiết kế, người thiết kế sẽ phải
dùng các công cụ để phân tích có cấu trúc
Phân tích có cấu trúc là dùng các công cụ sau:
 Các sơ đồ chức năng kinh doanh BFD (Bussiness Funciton
Diagrams)
 Sơ đồ dòng dữ liệu (Data Flow Diagrams)
 Mô hình dữ liệu DM (Data Models)
 Ngôn ngữ có cấu trúc SL (Structure Languages)
Sơ đồ chức năng BFD (Bussiness Function Diagrams)
Sơ đồ chức năng là việc phân tích có thứ bậc đơn giản các chức năng của hệ thống
trong miền khảo cứu. Mỗi chức năng được ghi trong khung và nếu cần sẽ được bẻ
ra thành những chức năng con, số mới bẻ ra này phụ thuộc kích cỡ và độ phức tạp

của hệ thống. Một câu giải thích về mục tiêu của sơ đồ được ghi phía trên (thông
thường là câu đơn giản nói lên chức năng mức cao nhất), cùng với một câu nói về
bộ phận của tổ chức chịu trách nhiệm thực hiện các chức năng đó.
Sơ đồ chức năng là công cụ lập mô hình đầu tiên được sử dụng trong tiến trình
phân tích. Nó giúp để định nghĩa các ranh giới của hệ thống đang nghiên cứu và
cung cấp các thành phần cho kỹ thuật mô hình hoá sau này, đó là cách nhìn tương
đối chủ quan về hệ thống cho nên điều rất quan trọng là cần tạo ra một mô hình
chất lượng tốt, và đạt được sự tương đồng cao giữa người sử dụng và người chủ.
Ví dụ: Sơ đồ chức năng BFD của chương trình Quản Lý Hồ Sơ.





Sơ đồ dòng dữ liệu là một công cụ dùng để hỗ trợ giúp cho 4 hoạt động chính của
nhà phân tích
Quản lý nhân
s
ự

Nhập
d
ữ

li
ệ
u

Tìm
ki

ế
m

Hiệu
ch
ỉ
nh

Thống
kê

In dữ liệu

Trang:21
Phân tích: DFD được dùng để giúp xác định yêu cầu của người sử dụng
 Thiết kế: DFD được dùng để vạch kế hoạch và minh hoạ các
phương án cho nhà phân tích và người dùng xem xét khi thiết kế
hệ thống mới
 Liên lạc: Một trong những sức mạnh của DFD là tính đơn giản,
dễ hiểu của nó đối với nhà phân tích và người dùng.
 Tài liệu: Việc dùng mô hình đô thị như DFD trong đặc tả yêu
cầu hình thức và đặc tả thết kế hệ thống là môtj nhân tố làm đơn
giản hoá chính trong việc tạo ra và chấp nhận những tài liệu như
vậy.
Sơ đồ dòng dữ liệu chỉ ra cách các thông tin vận chuyển từ một tiến trình hoặc từ
chức năng này của hệ thống sang một tiến trình hoặc quá trình khác.
III. Mô hình dữ liệu và các thuộc tính:
- Xây dựng được loại bảng để lưu trữ dữ liệu bên trong hệ
thống
- Tiến hành chuẩn hoá các loại bảng

- Chỉ ra các mối quan hệ giữa các loại bảng khác nhau
Các thành phần của mô hình dữ liệu
- Thực thể(dòng, bản ghi): Là một chủ thể một đối tượng hay một sự kiện quan tâm
đến tổ chức trong hệ thống cần được lưu trữ
Kiểu thực thể(bảng, tệp). Là việc nhóm tự nhiên một số thực thể lại với nhau, nó là
dặc trưng của các thực thể. Có 3 loại thuộc tính:
Thuộc tính tên gọi(thuộc tính khoá): Mỗi thực thể trong bảng phải được xây dựng
duy nhất không thể có hai thực thể giống nhau. Mỗi khoá là một hoặc tính trong
kiểu thực thể dùng để xác định một cách duy nhất không thể có hai thực thể giống
nhau. Mỗi khoá là một hoặc nhiều thuộc tính trong kiểu thực thể dùng để xác định
một cách duy nhất cho thực thể đó.
-Thuộc tính mô tả: Là những khoản mục thông tin mô tả cho thực thể được tham trỏ
tới. Những thông tin này làm tăng hiểu biết về thực thể

Trang:22
-Thuộc tính kết nối: Chỉ ra mối quan hệ giữa một thực thể đã có và một thực thể
khác trong bảng khác(thuộc tính kết nối là thể hiện mối quan hệ giữa hai hay nhiều
khác nhau).
IV. Các Bước Phân Tích Hệ Thống(theo hướng đề tài Quản Lý Hồ Sơ Nhân
Sự)
1. Bước 1: Khảo sát
 Xác định mục tiêu hiện đại hoá hệ thống tin đáp ứng việc quản
lý và điều hành của trung tâm.
 Xác định nhu cầu quản lý của trung tâm và gặp nhiều người sử
dụng chương trình để xác định thêm nhu cầu cũng như những ý
kiến của họ.
 Nhờ phòng hành chính- tài vụ cung cấp một số tài liệu có liên
quan đến chương trình cần xây dựng
 Tham khảo những ý kiến đề ra phương án tối ưu về quản lý,
khai thác dữ liệu cũng như trình bày nội dung ra kết quả ra kết

quả.
 Xác định thời gian hoàn thành công việc.
2. Bước 2: Phân tích và thiết kế:
 Xác định dõ nhu cầu của người sử dụng một lần nữa, qua đó
phân tích những điều phù hợp hay không phù hợp chương trình.
 Phân tích điểm mạnh điểm yếu của chương trình.
 Lựa chọn phần mềm của chương trình.
 Xây dựng cấu trúc cơ sở dữ liệu theo trường các bảng(table) phù
hợp với công việc, có tính độc lập theo các lĩnh vực, xác định
mục tiêu của cơ quan.
 Xác định mối quan hệ, các định đặt khoá (indexes) cho các
trường cần thiết.
 Xác định chính của chương trình.
3. Bước 3: Xây dựng chương trình:

Trang:23
 Thiết kế mô hình cập nh.ật các danh sách cán bộ các From nhập
cơ sở dữ liệu của phần nhập hồ sơ.
 Thiết kế mô hình khai thác tìm kiếm, dùng From tìm kiếm và
khai thác theo nhu cầu.
 Thiết kế xây dựng bảng báo cáo(công cụ Report) xây dựng bảng
mẫu khi in ấn.
 Thiết kế xây dựng in ấn theo nhu cầu.
4. Bước 4: Sử dụng chương trình:
 Nâng cấp theo nhu cầu của người sử dụng , sử dụng các công cụ
dễ hỗ trợ cho công việc tốt hơn.
V. Các Yêu Cầu Đặt Ra Đối Với Hệ Thống Và Chương Trình.
1. Các Yêu Cầu Của Nhà Quản Lý Đối Với Mỗi Hệ Thống:
Hiện nay ứng dụng công nghệ thông tin và công tác quản lý hàng ngày mạnh mẽ
và đạt hiệu quả cao. Nhưng để đạt được điều đó, những hệ thống thông tin này

phải giải quyết những bài toán quản lý mà với hệ thống quản lý trước đây chưa
giải quyết triệt để. Đồng thời hệ thống thông tin mới này phải đáp ứng được
những nhu cầu ngày càng nâng cao của người sử dụng.
a. Các yêu cầu của trung tâm.
 Hệ thống chiến lược của Trung tâm, khi có sự thay đổi nhỏ
chiến lược thì cũng không gây ảnh hưởng lớn đến các yêu cầu
của hệ thống.
 Hỗ trợ cho việc ra quyết định của người quản lý.
 Với hệ thống mới giảm được chi phí văn phòng và có khả năng
hoàn vốn đầu tư và đem lại những lợi ích về mặt tài chính cho
Trung Tâm.
 Hỗ trợ quản lý chuẩn bị các thông tin chi tiết, báo cáo nhanh
thông tin chính xác, có tính thời sự cao, đáp ứng nhanh nhu cầu
của người sử dụng.
b. Nhu cầu của người sử dụng.

Trang:24
 Hệ thống cho khả năng truy cập dữ liệu một cách nhanh chóng
gọn nhẹ.
 Tiếp cận các thiết bị vào dữ liệu trực tiếp hay gián tiếp trợ giúp
cho các thao tác của người sử dụng.
 Hệ thống mang tính hữu ích: Phải có độ chính xác cao, dễ bảo
trì, dễ phát hiện sai, nào dễ sửa sai, dễ sử dụng.
 Hệ thống phải làm việc ổn định, dễ kiểm tra, mềm dẻo và có
tính sở hữu.
 Dễ chấp nhận, hệ thống phải hoàn chỉnh, chắc chắn, các kết quả
đưa ra phải xác định và tin cậy cao.
C. Nhu cầu về kỹ thuật.
 Khối lượng: Những khối lượng thông tin lớn cần được sử lý
nhanh và chính xác.

 Về độ phức tạp: Các vấn đề sử lý thông tin nhiều khi lý thuyết
có thể làm được, nhưng về mặt thực hiện thì không cho phép.
 Hệ thống phải có sự thích ứng cao với điều kiện kỹ thuật hiện có
của trung tâm.
2. Các Yêu Cầu Đặt Ra Của Chương Trình ứng Dụng:
Trên thực tế cho thấy rằng, giữa csdl và ứng dụng có sự phân biệt giữa lý thuyết
và thực hành. ứng dụng có được thực hiện là sự phát triển của các quan hệ logic
của csdl lên mức độ giao tiếp người dùng. Một ứng dụng phải cung cấp cho
người sử dụng một giao diện trực quan và đơn giản và có khả năng giải bộ toàn
bộ công việc tại mức độ giao tiếp ứng dụng- người dùng, không quan trọng ứng
dụng được xây dựng bằng công cụ gì mà quan trọng nhất và chất lượng ứng
dụng thông qua giao diện. Do đó, ứng dụng, đưa đến cho người dùng các thao
tác thật đơn giản, dễ hiểu và trực quan và điều hành toàn bộ ứng dụng.
Từ việc khảo sát công việc và yêu cầu thực tế tại trung tâm chương trình quản lý
phải đảm bảo được các yêu cầu sau:

Trang:25
 Xây dựng chương trình: Tạo giao diện chương trình thân thiện,
dễ sử dụng chương trình.
 Chương trình được xây dựng trên một csdl có tính thực tế áp
dụng vào công việc quản lý hồ sơ của Trung tâm.
 Thiết kế DL chặt chẽ,dõ dàng đẩm bảo lưu trữ đầy đủ thông
tin,cần thuyết phục cho công tác quản lý mà không dư thừa dữ
liệu.
 Chương trình phải có tính hiệu quả cao: Cung cấp thông tin
chính xac, đầy đủ.
 Có khả năng giải quyết tốt và mạnh mẽ nhưng yêu cầu của
người sử dụng đáp ứng ngay những yêu cầu của người dùng (khi
nhập dữ liệu sai thì phải có thông báo lỗi)
 Chức năng tìm kiếm : cũng là yêu cầu đối với người sử dụng, nó

cho phép truy suất hiệu quả, nhanh chóng và chính xác thông tin
cần thiết, tính hữu dụng là yêu cầu quan trọng nhất cần có.
 Chương trình có thẩm mỹ cao đây là một yêu cầu đôi khi bị
người thiết kế chương trình xem nhẹ nhưng thựctế đối với người
dùng tính chuyên nghiệp lại được đánh giá ở phương diện nay.
Riêng đối với Access 2000, cũng như ứng dụng trong môi
trường Window thì tính thẩm mỹ là một tài nguyên cần được
khai thác.
Để có một chương trình ứng dụng đạt được những yêu cầu đề cập ở
trên, điều quan trọng là phải thiết kế được một hệthống các From
và Report hoàn thiện ở mức độ cao nhất mà nhà thết kế có thể .
3. Mô hình quan hệ trong hệ thống
a. Mô hình thực thể
Theo quan điểm của Microsoft Access , một Database(CSDL) có thể chứa 6
csld(Database Object) là: Table, Query, Form, Report, Macro và Moduele. Mỗi đối