(luận văn tốt nghiệp) phát huy giá trị tài liệu phông lưu trữ của khu và liên khu hiện bảo quản tại trung tâm lưu trữ quốc gia III
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (852.22 KB, 71 trang )
BỘ NỘI VỤ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
TRƯƠNG VĂN ĐỈNH
PHÁT HUY GIÁ TRỊ TÀI LIỆU PHÔNG LƯU TRỮ
CỦA KHU VÀ LIÊN KHU HIỆN BẢO QUẢN
TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III
LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG
LƯU TRỮ HỌC
Hà Nội, tháng 11 năm 2019
download by :
BỘ NỘI VỤ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
TRƯƠNG VĂN ĐỈNH
PHÁT HUY GIÁ TRỊ TÀI LIỆU PHÔNG LƯU TRỮ
CỦA KHU VÀ LIÊN KHU HIỆN BẢO QUẢN
TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III
LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG
Chuyên ngành: Lưu trữ học
Mã số: 8320303
NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:
PGS. NGUYỄN VĂN HÀM
Hà Nội, tháng 11 năm 2019
download by :
LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan luân văn này là cơng trình nghiên cứu của riêng tơi. Trong
luận văn có tham khảo một số kết quả nghiên cứu của các nhà khoa học và sử dụng
một số thông tin trong các văn bản của cơ quan quản lý Nhà nước, nhưng đã trích
chú thích cụ thể.
Cơng trình này chưa được tác giả nào công bố.
Hà Nội, ngày 09 tháng 9 năm 2019
Tác giả luận văn
Trương Văn Đỉnh
download by :
LỜI CẢM ƠN
Trong quá trình nghiên cứu thực tiễn của đề tài, mặc dù gặp rất nhiều khó
khăn trong việc tìm hiểu và nghiên cứu tài liệu lưu trữ của Khu và liên khu, song tôi
nhận được sự quan tâm giúp đỡ của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III đã tạo điều kiện
thuận lợi cho tôi tiếp cận với tài liệu lưu trữ, sự giúp đỡ của Lãnh đạo phòng đọc,
cũng như cán bộ phục vụ phòng đọc của Trung tâm với thái độ phục vụ nhiệt tình,
cởi mở với độc giả, tôi cũng nhận được sự giúp đỡ của giảng viên Khoa Văn thư
Lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Đặc biệt là sự giúp đỡ của PGS.
Nguyễn Văn Hàm là người trực tiếp hướng dẫn cho tôi nghiên cứu thực hiện đề tài
này. Mặc dù vậy luận văn của chúng tôi không tránh khỏi những thiếu sót nhất định.
Do đó, chúng tơi rất mong nhận được sự giúp đỡ, chỉ bảo, góp ý của các thầy cơ và
các bạn. Những ý kiến góp ý quý báu của thầy, cô và các bạn sẽ giúp chúng tơi hồn
thiện luận văn một cách tốt nhất.
Tơi xin trân trọng bày tỏ lời cảm ơn các thầy giáo, cô giáo Khoa Văn thư
Lưu trữ-Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, các ông, ban Lãnh đạo, cán bộ của Trung
tâm Lưu trữ quốc gia III và các bạn đồng nghiệp đã giúp đỡ, góp ý cho tơi trong q
trình thực hiện đề tài. Đặc biệt tôi xin được gửi lời cảm ơn sâu sắc tới thầy giáo
PGS. Nguyễn Văn Hàm, nguyên Trưởng Khoa Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn
phòng-Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn là người trực tiếp hướng dẫn
đã giúp tơi hồn thiện đề tài./.
Hà Nội, ngày 09 tháng 9 năm 2019
HỌC VIÊN
Trương Văn Đỉnh
download by :
MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT DÙNG TRONG LUẬN VĂN
PHẦN MỞ ĐẦU ........................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài: ...........................................................................................1
2. Tổng quan tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài ....................................2
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu .................................................................3
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ..................................................................4
5. Các nguồn tư liệu tham khảo và phương pháp nghiên cứu ............................4
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài ...........................................................6
7. Bố cục của đề tài .............................................................................................6
Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ PHÁT HUY GIÁ TRỊ TÀI
LIỆU LƯU TRỮ........................................................................................................7
1.1. Cơ sở lý luận về phát huy giá trị tài liệu lưu trữ..........................................7
1.1.1. Khái niệm tài liệu lưu trữ .........................................................................7
1.1.2. Khái niệm tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ............................10
1.1.3. Khái niệm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ ..............................................11
1.1.4. Giá trị của tài liệu lưu trữ .......................................................................12
1.2. Cơ sở pháp lý về phát huy giá trị tài liệu lưu trữ .......................................14
Tiểu kết chương 1: ............................................................................................17
Chương 2. THỰC TRẠNG PHÁT HUY GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA
KHU VÀ LIÊN KHU TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III .............18
2.1. Khái quát về Trung tâm lưu trữ quốc gia III .............................................18
2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III...........18
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu
trữ quốc gia III ..................................................................................................20
2.1.3. Thẩm quyền thu thập, bảo quản tài liệu của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III ..21
2.2. Các Khu, liên khu và tài liệu lưu trữ của Khu và liên khu ........................22
2.2.1. Sự ra đời của Khu và liên khu ................................................................22
download by :
2.2.2. Thời gian của phông, thành phần, số lượng, nội dung và giá trị tài liệu
lưu trữ của các Khu và liên khu ........................................................................25
2.2.2.1. Thời gian của phông các Khu và liên khu ...........................................25
2.2.2.2. Số lượng tài liệu phông lưu trữ của các Khu và liên khu ....................25
2.2.2.3. Thành phần và nội dung tài liệu phông lưu trữ của các Khu và liên khu 26
2.2.2.4. Giá trị tài liệu của các Khu và liên khu ...............................................29
2.3. Công tác phát huy giá trị tài liệu lưu trữ của các Khu và liên khu ............31
2.3.1. Kết quả đạt được .....................................................................................31
2.3.1.1. Số lượng độc giả khai thác hồ sơ tài liệu phông lưu trữ các Khu và liên
khu ....................................................................................................................31
2.3.1.2. Số lượng tài liệu lưu trữ của Khu và liên khu đưa ra phục vụ khai thác .32
2.3.1.3. Loại hồ sơ, tài liệu phục vụ khai thác .................................................33
2.3.1.4. Hình thức khai thác, sử dụng tài liệu phông lưu trữ Khu và liên khu tại
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III ........................................................................35
2.3.1.5. Nội dung về phát huy giá trị tài liệu và một số khái niệm liên quan ...37
2.4. Hạn chế và nguyên nhân............................................................................37
2.4.1. Hạn chế về chất lượng phông lưu trữ của các Khu và liên khu .............37
2.4.1.1. Những hạn chế tình hình tài liệu và tổ chức sắp xếp phông lưu trữ của
Khu và liên khu.................................................................................................37
2.4.1.2. Hạn chế hệ thống tra cứu .....................................................................40
2.4.2. Một số hạn chế về tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của Khu và
liên khu tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III .....................................................40
2.5. Nguyên nhân hạn chế ................................................................................41
2.5.1. Nguyên nhân khách quan .......................................................................42
2.5.2. Nguyên nhân chủ quan ...........................................................................42
Tiểu kết chương 2: ............................................................................................43
Chương 3. GIẢI PHÁP PHÁT HUY GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA KHU
VÀ LIÊN KHU BẢO QUẢN TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III ......44
3.1. Nhóm giải pháp chung...............................................................................44
3.1.1. Hồn thiện về cơ sở pháp lý về phát huy giá trị tài liệu lưu trữ. ............44
download by :
3.1.2. Tăng cường sự lãnh đạo, chỉ đạo của các cấp ........................................45
3.1.3. Nâng cao nhận thức về giá trị TLLT đối với đời sống xã hội. ...............46
3.2. Nhóm giải pháp cụ thể ...............................................................................47
3.2.1. Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ của Khu và liên khu ..........................48
3.2.2. Đa dạng hóa hình thức khai thác tài liệu lưu trữ ....................................49
3.2.3. Tổ chức giải mật tài liệu phông lưu trữ của khu và liên khu ..................51
3.2.4. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong việc xây dựng cơ sở dữ
liệu để tra tìm tài liệu lưu trữ của Khu và liên khu...........................................53
3.3. Nhóm giải pháp nâng cao hoạt động quảng bá, tuyên truyền ...................53
3.3.1. Tổ chức các hoạt động quảng bá, tuyên truyền ......................................53
3.3.2. Xây dựng phim, ảnh tư liệu và giới thiệu trên các thông tin đại chúng. 55
3.4. Một số đề xuất, kiến nghị đối với các cơ quan quản lý nhà nước về công
tác phát huy giá trị tài liệu lưu trữ ....................................................................56
3.4.1. Đối với Bộ Nội vụ ..................................................................................56
3.4.2. Đối với Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ............................................56
3.4.3. Đối với Trung tâm lưu trữ quốc gia III. .................................................57
Tiểu kết chương 3: ............................................................................................59
KẾT LUẬN ..............................................................................................................60
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ...............................................................61
download by :
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT DÙNG TRONG LUẬN VĂN
Chữ viết tắt
Stt
Diễn giải
1
CSDL
Cơ sở dữ liệu
2
HĐND
Hội đồng nhân dân
3
KTT
Khu tự trị
4
LK
Liên khu
5
SL
Sắc lệnh
6
TLLT
Tài liệu lưu trữ
7
UBHC
Ủy ban hành chính
8
UBND
Ủy ban nhân dân
9
UBCKHC KTT
Ủy ban Kháng chiến Hành chính Khu tự trị
download by :
1
PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài:
Có thể nói rằng, tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt quan trọng đối với sự phát
triển của xã hội. Thông qua tài liệu lưu trữ chúng ta có thể nghiên cứu về lịch sử,
chính trị, an ninh quốc phịng, kinh tế, văn hóa, giáo dụ của đất nước qua các thời
kỳ. Bởi vậy TLLT phải được bảo quản an toàn trong kho lưu trữ. Tuy nhiên, nếu chỉ
bảo quản an tồn cố định mãi trong kho lưu trữ thì những thứ quý giá đó mãi chỉ là
những vật “ngủ yên’ khơng có tác dụng và đương nhiên việc bảo quản TLLT cũng
khơng cịn ý nghĩ gì nữa. Vì vậy, để việc bảo quản tài liệu trở nên có ý nghĩa thì cần
“đánh thức” những di sản quý báu của quốc gia đó bằng cách đưa nó ra khỏi kho, tổ
chức khai thác sử dụng tài liệu đó phục vụ hoạt động của cơ quan tổ chức. Trong
báo cáo Chính trị của Ban Chấp hành Trung ương Đảng trình bày tại Đại hội đại
biểu toàn quốc lần thứ VI của Đảng Cộng sản Việt Nam năm 1986, đã nêu rõ nhiệm
vụ trọng trách của ngành lưu trữ là: Tổ chức tốt cơng tác lưu trữ, bảo vệ an tồn và
tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ Quốc gia, tài liệu lưu trữ phải cùng các
nguồn lực khác trong cả nước tham gia xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, phải đóng góp
trực tiếp vào các lĩnh vực nghiên cứu, xây dựng và phát triển xã hội.. Từ nhận định
trên, Đảng và Nhà nước đã không ngừng quan tâm chỉ đạo các cấp, ban, ngành lưu
trữ đẩy mạnh công tác phát huy giá trị tài liệu. Trong Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg
ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Thủ tướng chính phủ “Về việc tăng cường bảo vệ và
phát huy giá trị tài liệu lưu trữ” nhấn mạnh để phát huy giá trị tài liệu lưu trữ cần
thực hiện nghiêm túc các vấn đề sau: Đẩy mạnh tuyên truyền, phổ biến pháp luật về
lưu trữ để nâng cao hơn nữa nhận thức về công tác lưu trữ; Nghiên cứu ứng dụng
các thành tựu khoa học công nghệ vào việc bảo quản, bảo vệ an toàn, bảo hiểm và
quản lý khai thác tài liệu lưu trữ; Bố trí diện tích thích đáng để thường xuyên tổ
chức triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ; Tổ chức giải mật theo quy định, chủ động
giới thiệu và tạo mọi điều kiện thuận lợi cho việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
được nhanh chóng và có hiệu quả.
Trong tình hình hiện nay vấn đề khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ
cho các nhu cầu của xã hội đang dần dần trở nên ít được quan tâm biết đến, đặc biệt
download by :
2
là những tài liệu lưu trữ có giá trị về lịch sử, chính trị. Qua khảo sát tại Trung tâm
lưu trữ quốc gia III hiện bảo quản số lượng lớn tài liệu lưu trữ của Khu và liên khu
nhưng chưa được quan tâm chú ý một cách đúng mức, do đó có nhiều tài liệu quý
bảo quản trong kho mà chưa phát huy được giá trị. Xuất phát từ những lý do và thực
trạng trên, chúng tôi quyết định lựa chọn vấn đề “Phát huy giá trị tài liệu phông lưu
trữ của Khu và liên khu hiện bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III” làm đề
tài luận văn thạc sĩ.
2. Tổng quan tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài
Trong suốt quá trình tìm hiểu, nghiên cứu chúng tôi đã tổng hợp được một số
đề tài, luận văn, bài viết có liên quan đến vấn đề “Phát huy giá trị TLLT” cụ thể như
sau:
Thứ nhất: Về cơ sở lý luận cơng tác lưu trữ có giáo trình “Lý luận và thực
tiễn cơng tác lưu trữ” của nhóm tác giả Đào Xn Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương
Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm do NXB Đại Học và giáo dục chuyên nghiệp xuất
bản năm 1990 đưa ra những cơ sở lý luận về TLLT, đồng thời phân tích thực tiễn
thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ ở nước ta trước những năm 90 của thế kỷ XX; Giáo
trình “Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ” của TS. Chu Thị Hậu chủ biên do
NXB Lao động xã hội xuất bản năm 2016 đã trình bày về lý luận chung về TLLT,
tổ chức quản lý công tác lưu trữ và hướng dẫn phương pháp thực hiện các nghiệp vụ
lưu trữ.
Thứ hai: Nghiên cứu về phát huy giá trị tài liệu lưu trữ qua một số luận văn,
luận án cụ thể như: Đề tài luận văn thạc sĩ “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu của
UBND cấp quận phục vụ công tác quản lý nhà nước tại địa phương (Qua khảo sát
một số UBND cấp quận thuộc Thành phố Hà Nội)”của Trần Thị Mai năm 2015 (Tư
liệu Trung tâm Thông tin Thư viện, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội); Đề tài luận
văn thạc sĩ “Phông lưu trữ Ủy Ban kháng chiến hành chính Nam Bộ. Một nguồn sử
liệu về Nam Bộ kháng chiến chống Pháp (1945-1954)” của Lê Tuyết Mai năm 2011
(Tư liệu Trung tâm Thông tin Thư viện- Đại học Quốc gia Hà Nội); Đề tài luận văn
thạc sĩ “Đảng bộ Liên khu III lãnh đạo phong trào phụ nữ trong kháng chiến chống
Pháp (1946-1954) của Nguyễn Thị Thảo năm 2014 (Tư liệu Trung tâm Thông tin
download by :
3
Thư viện- Đại học Quốc gia Hà Nội); Đề tài luận án tiến sĩ “Đảng bộ Liên khu Việt
Bắc thực hiện nhiệm vụ xây dựng Đảng (1949-1956) của nghiên cứu sinh Nguyễn
Thị Lan năm 2014 (Tư liệu Trung tâm Thông tin Thư viện-Đại học Quốc gia Hà
Nội);
Thứ ba: Nghiên cứu về phát huy giá trị tài liệu lưu trữ qua một số khóa luận:
Khóa luận tốt nghiệp “Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ quản lý hành chính
nhà nước tại Ủy Ban nhân dân huyện Đầm Hà tỉnh Quảng Ninh” của Phạm Thị Nhi
(Tư liệu Trung tâm Thông tin Thư viện, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội), Khóa luận
tốt nghiệp “Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phông Ủy Ban tố cáo tội ác chiến tranh
của đế quốc Mỹ và tay sai ở miền Nam Việt Nam- Nguồn sử liệu về tội ác chiến
tranh của đế quốc Mỹ trong kháng chiến chống Mỹ từ năm 1954-1975”của Nguyễn
Như Phúc (Tư liệu Trung tâm Thông tin Thư viện, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội).
Thứ tư: Các bài viết, trao đổi kinh nghiệm liên quan đến phát huy giá trị tài
liệu lưu trữ đã được đăng trên các báo, tạp chí, website như: “Khu Tây Bắc với công
tác kiến thiết cầu đường và bảo đảm giao thông phục vụ chiến dịch Điện Biên Phủ”
của tác giả Phạm Hải Yến đăng trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 7/2014.
Kỷ yếu khoa học quốc tế “Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ xây dựng và bảo
vệ tổ quốc” Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước năm 2008. Kỷ yếu Hội thảo khoa
học của Trường Đại học khoa học Xã hội và Nhân văn 2009 “Khai thác và phát huy
giá trị tài liệu lưu trữ trong nghiên cứu khoa học xã hội và nhân văn”.
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
3.1. Mục đích
Mục đích nghiên cứu của đề tài:
- Làm rõ giá trị nhiều mặt trong tài liệu lưu trữ của Khu và liên khu đến nay
đang còn chưa được nhiều người biết đến; khẳng định tài liệu lưu trữ của Khu và
liên khu là nguồn sử liệu quý giá để nghiên cứu lịch sử của đất nước thời kỳ chiến
tranh và lịch sử tổ chức bộ máy nhà nước, địa giới hành chính, kinh tế - văn hóa - xã
hội…với những nét riêng, đặc biệt là dấu ấn ra đời, hoạt động, phát triển của các
liên khu, khu, khu tự trị nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho cuộc kháng chiến, kiến
quốc và sự chấm dứt hoạt động của cấp khu khi đã hoàn thành xong sứ mệnh đưa
download by :
4
cuộc cách mạng đi đến thắng lợi cuối cùng.
- Từ đó để đánh giá thực trạng phát huy giá trị tài liệu lưu trữ của Khu và liên
khu trong thời gian qua, đồng thời rút ra những ưu điểm, hạn chế và đề xuất các giải
pháp phát huy giá trị tài liệu lưu trữ của Khu và liên khu hiện bảo quản tại Trung
tâm Lưu trữ quốc gia III trong thời gian tới.
- Lựa chọn những phương pháp, hình thức để phát huy giá trị tài liệu lưu trữ
của Khu và liên khu hiệu quả nhất.
3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu
- Tìm hiểu, làm rõ giới hạn phơng lưu trữ của Khu, liên khu trong thời kỳ
kháng chiến chống Pháp và chống Mỹ xâm lược năm 1948-1975 và những chủ thể
hình thành nên khối tài liệu lưu trữ của Khu và liên khu.
- Và giới thiệu tiềm năng, khảo sát, mô tả khối tài liệu lưu trữ của Khu và
liên khu hiện được bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III đánh giá ưu điểm,
hạn chế.
- Đề xuất những giải pháp nhằm phát huy tối đa giá trị tài liệu lưu trữ của
Khu và liên khu hiện bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
4.1. Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là tài liệu phông lưu trữ của một số Khu và
liên khu bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc III và việc phát huy giá trị của nó để
phục vụ cho đời sống xã hội.
4.2. Phạm vi nghiên cứu
Do khối tài liệu lưu trữ của các Khu và liên khu rất lớn và đa dạng nên đề tài
chỉ tập trung lựa chọn nghiên cứu những khối tài liệu lưu trữ tiêu biểu của một số
Khu và liên khu hiện được bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.
5. Các nguồn tư liệu tham khảo và phương pháp nghiên cứu
5.1. Các nguồn tư liệu tham khảo
Trong quá trình nghiên cứu, thực hiện luận văn, chúng tôi đã tham khảo các
nguồn tư liệu sau đây:
- Luật Lưu trữ 2011; Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm
download by :
5
2013 của Chính Phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ; Chỉ thị số
05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Thủ tướng chính phủ về việc tăng
cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07
tháng 9 năm 2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và
nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử cũng nhằm phát huy giá
trị của tài liệu lưu trữ; Thơng tư số 275/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ Tài
chính quy định mức thu, chế độ, nộp, quản lý và sử dụng phí sử dụng tài liệu lưu
trữ.
- Giáo trình Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ do Vương Đình Quyền chủ
biên, xuất bản năm 1990; Giáo trình Lý luận và phương pháp lưu trữ do Chu Thị
Hậu chủ biên, xuất bản năm 2016; sách chuyên khảo Lịch sử, lý luận, thực tiễn về
lưu trữ và quản trị văn phịng của PGS Vương Đình Quyền.
- Các bài viết của các nhà khoa học đăng trên các Tạp chí, kỷ yếu Hội thảo
khoa học. Các đề tài nghiên cứu khoa học, các luận án, luận văn, khóa luận tốt
nghiệp, nghiên cứu sinh, học viên, sinh viên ngành lưu trữ.
5.2. Phương pháp nghiên cứu
Để hoàn thành được nhiệm vụ nghiên cứu đề ra, tác giả đã sử dụng các
phương pháp như:
- Phương pháp khảo sát: Trên cơ sở nghiên cứu thực tế tình hình khai thác sử
dụng tài liệu lưu trữ của Khu và liên khu là cơ sở cho các kết luận, đánh giá của đề
tài nghiên cứu.
- Phương pháp phân tích, tổng hợp: Phân tích những giá trị tài liệu lưu trữ
của Khu và liên khu cần được phát huy.
- Phương pháp phân tích sử liệu học để xác minh độ chính xác của tài liệu
lưu trữ của Khu và liên khu.
- Phương pháp phỏng vấn trực tiếp các cán bộ, nhân viên của Trung tâm lưu
trữ quốc gia III về cách tổ chức khai thác và nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ của
Khu và liên khu về phát huy giá trị tài liệu.
- Phương pháp hệ thống được sử dụng để hệ thống toàn bộ những cơng trình
nghiên cứu khoa học, những bài viết có liên quan để tham khảo đề tài nghiên cứu
download by :
6
của mình.
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
- Đề tài góp phần bổ sung hồn thiện cơ sở lý luận và pháp lý về công bố,
giới thiệu tài liệu lưu trữ để phục vụ cho đời sống xã hội.
- Kết quả nghiên cứu của đề tài có thể làm tài liệu tham khảo trong giảng
dạy, học tập của các cơ sở đào tạo, cơ quan bảo quản tài liệu trong việc phát huy giá
trị tài liệu lưu trữ.
7. Bố cục của đề tài
Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, nội dung luận văn gồm 03 chương.
Chương 1. Cơ sở lý luận và pháp lý về phát huy giá trị tài liệu lưu trữ
Chương 2. Thực trạng phát huy giá trị tài liệu phông lưu trữ của Khu và liên
khu tại Trung tâm lưu trữ quốc gia III
Chương 3. Giải pháp phát huy giá trị tài liệu lưu trữ của Khu và liên khu bảo
quản tại Trung tâm lưu trữ quốc gia III.
download by :
7
Chương 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ PHÁT HUY GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ
1.1. Cơ sở lý luận về phát huy giá trị tài liệu lưu trữ
1.1.1. Khái niệm tài liệu lưu trữ
Trong trình học tập, nghiên cứu tài liệu cũng như thực tiễn từ công việc hằng
ngày ở cơ quan và trong đời sống. Chúng tôi hiểu rằng tài liệu lưu trữ được hình
thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan tổ chức, các cơ quan đồn thể, cá
nhân, gia đình, dịng họ, tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin rất quan trọng
phục vụ cho công tác nghiên cứu và trao đổi thông tin giữa các cơ quan, tổ chức và
cá nhân.
Trong cuốn “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của nhóm tác giả Đào
Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền và Nguyễn Văn Thâm đề cập
tới khái niệm tài liệu lưu trữ theo lưu trữ học Mác xít như sau: “Tài liệu lưu trữ là
tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, đoàn thể, xí nghiệp và
cá nhân có ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học lịch sử và các ý nghĩa khác
được bảo quản trong phòng, kho lưu trữ” [1,6].
Theo khoản 2 Điều 2-Luật Lưu trữ năm 2011 đã đưa ra định nghĩa: “Tài liệu là
vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá
nhân. Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, cơng trình nghiên
cứu, sổ sách, biểu thống kê, âm bản, dương bản, ảnh, vi phim, băng đĩa, ghi âm,
ghi hình, tài liệu điện tử,… và vật mang tin khác”. Có thể nói, định nghĩa về “tài
liệu” quy định trong luật lưu trữ năm 2011 nhìn chung đã khái quát được đặc
điểm cơ bản của tài liệu. Qua đó giúp ta phần nào hiểu thuật ngữ “TLLT” một
cách chính xác hơn.
Khái niệm chính thức về TLLT Việt Nam được đưa ra trong Khoản 3 Điều 2
Luật Lưu trữ 2011 như sau: “TLLT là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn,
nghiên cứu khoa học, lịch sử, được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm
bản gốc, bản chính, trong trường hợp khơng cịn bản gốc, bản chính thì được thay
thế bằng bản sao hợp pháp” [19,8]. Khái niệm này cho thấy, TLLT phải thể hiện
download by :
8
được các thuộc tính sau: Chứa đựng thơng tin q khứ có giá trị phục vụ các nhu
cầu của đời sống xã hội; không phụ thuộc vào nơi bảo quản, thời kỳ lịch sử, vật
mạng tin và phương pháp ghi tin; phải đảm bảo giá trị pháp lý.
Qua những khái niệm trên, chúng ta có thể nhận thấy một cách khái quát nhất
về TLLT là tài liệu phải có nguồn gốc xuất xứ (do các cơ quan, tổ chức, doanh
nghiệp hay cá nhân sản sinh ra trong quá trình hoạt động). Tài liệu lưu trữ bao gồm
bản gốc, bản chính, trong trường hợp khơng cịn bản gốc, bản chính thì được thay
thế bằng bản sao hợp pháp.
Qua quá trình nghiên cứu chúng tôi nhận thấy khái niệm về tài liệu lưu trữ
theo Khoản 3 Điều 2 Luật Lưu trữ năm 2011 đã đưa ra là định nghĩa rất rõ ràng và
đầy đủ, đã khái quát được đặc điểm cơ bản của tài liệu. Từ nội hàm khái niệm tài
liệu lưu trữ nêu trên, có thể chỉ ra tài liệu lưu trữ có những đặc điểm chủ yếu sau:
Thứ nhất là TLLT chứa đựng thông tin quá khứ: Các thông tin trong tài liệu
phản ánh các sự kiện, hiện tượng, biến cố của lịch sử, các thành tựu lao động sáng
tạo của nhân dân, các hoạt động của nhà nước, của cơ quan, tổ chức hay của một cá
nhân tiêu biểu, kiệt xuất trong quá trình tồn tại và phát triển. Các thông tin này đã
xảy ra trong quá khứ, được ghi lại bằng vật liệu và phương pháp ghi tin nhất định để
lưu giữ và truyền lại cho các thế hệ tương lai.
Thứ hai là TLLT có tính chính xác cao: Theo quy định tại Khoản 3 Điều 2
Luật Lưu trữ 2011 “TLLT phải là bản gốc, bản chính, trường hợp khơng có bản
gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp” để đảm bảo giá trị pháp lý
và độ tin cậy cho tài liệu. TLLT mang những bằng chứng thể hiện độ chân thực cao
như chữ ký của người có thẩm quyền, dấu của cơ quan, bút tích của tác giả… Do
vật TLLT cịn được gọi là tài liệu gốc, tư liệu gốc hay sử liệu gốc.
Thứ ba là TLLT do nhà nước thồng nhất quản lý: TLLT được đăng ký, bảo
quản và khai thác sử dụng theo các quy định của pháp luật để đảm bảo an toàn,
tránh mất mát, thất lạc tài liệu, đặc biệt là các tài liệu quý hiếm và các tài liệu mang
thơng tin bí mật nhà nước.
TLLT bao gồm nhiều loại hình phong phú và đa dạng. Để quản lý một cách
khoa học loại hình này, các nhà lưu trữ học phải nghiên cứu đặc điểm của mỗi loại
download by :
9
hình tài liệu và phân loại chúng một cách hợp lý. Có thể phân chia TLLT thành các
loại cơ bản sau:
- Tài liệu hành chính: Bao gồm các loại văn bản có nội dung phản ánh những
hoạt những hoạt động về quản lý nhà nước trên các mặt khác nhau của đời sống như
chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử,.. Tài liệu hành chính có nhiều thể loại,
tùy thuộc vào những giai đoạn lịch sử khác nhau với các đặc thù khác nhau.
Ví dụ: Phơng tài liệu lưu trữ Khu và liên khu tài liệu hành chính gồm: Tài liệu
về Sắc lệnh của Chính phủ nước Việt Nam dân chủ Cộng hòa về việc thành lập
các UBHC Khu Tự trị Tây Bắc; Sắc lệnh về việc thành lập Liên Khu III; Tài liệu
về cơ cấu tổ chức bộ máy hoạt động của Khu và liên khu; Thông tư hướng dẫn của
Chính phủ về việc bỏ cấp khu, hợp tỉnh; Thông tư hướng dẫn về việc giải thể các
Khu Tự trị…
- Tài liệu khoa học công nghệ: Loại tài liệu có nội dung phản ánh các hoạt
động về nghiên cứu khoa học, phát minh, sáng chế, về thiết kế xây dựng các cơng
trình xây dựng cơ bản, về thiết kế, chế tạo các sản phẩm công nghiệp, về điều tra,
khảo sát, thăm dò tài nguyên thiên nhiên, địa chất, thủy văn, trắc địa bản đồ. Tài
liệu khoa học - kỹ thuật có nhiều loại như bản vẽ, bản thuyết minh kỹ thuật, sơ đồ,
biểu đồ, tà liệu tính tốn,..
Ví dụ: Phơng tài liệu lưu trữ Khu và liên khu có các tài liệu khoa học cơng
nghệ gồm: Tài liệu về đề án thiết kế xây dựng xưởng đường bột, rượu, giấy Khu Tự
trị năm 1962; Tài liệu về thiết kế trạm khí tượng Padin Mộc Châu năm 1962; Tài
liệu bản thuyết minh đề án thiết kế cơng tình Khu Đảng bộ Tây Bắc của Sở Kiến
trúc Khu Tự trị năm 1960...
- Tài liệu nghe nhìn: là loại tài liệu phản ánh các hoạt động văn hóa xã hội lao
động sáng tạo của con người và các hoạt động khác. Tài liệu này có khả năng tái
hiện lại các sự kiện, nhân vật bằng hình ảnh, âm thanh tạo nên những dấu ấn
riêng biệt thú vị. Tài liệu nghe nhìn có thể là các cuộn phim, âm bản ảnh, dương
bản ảnh,..
Ví dụ: Phơng tài liệu lưu trữ Khu và liên khu tài liệu ảnh gồm:
+ Tài liệu ảnh: Đoàn đại biểu Tuyên Quang theo dõi báo cáo của UBHC Khu.
download by :
10
+ Tài liệu ảnh: Hội nghị đại biểu HĐND Khu TTVB kỳ họp thứ nhất, khóa III
ngày mùng 6 tháng 6 năm 1963.
+ Tài liệu ảnh: Chủ tịch UBHC Khu Tự trị Việt Bắc – Lê Dục Tôn thay mặt
Chủ tịch đoàn nhận hoa của đoàn học sinh chào Hội nghị.
+ Tài liệu ảnh: Chân dung các đại biểu, cán bộ Khu Tự trị Việt Bắc.
+ Tài liệu ảnh: Chủ tịch Hồ Chí Minh sống mãi trong lịng nhân dân các dân
tộc Việt Bắc.
+ Tài liệu ảnh: Chủ tịch Hồ Chí Minh với Bí thư Khu ủy Khu Tự trị Việt Bắc Chu Văn Tấn đang cùng nhau làm việc.
+ Tài liệu ảnh: Chủ tịch Hồ Chí Minh làm việc trong khi đi công tác ở Việt
Bắc thời kỳ kháng chiến chống Pháp.
+ Hợp tác xã Nông nghiệp 5-1974 Ba Nhất - Phú Thượng - Võ Nhai - Bắc
Thái sản xuất khá, làm cơng tác giáo dục bình dân học vụ khá. Ảnh: Lúa mới lên
nương thâm canh….
- Tài liệu văn học - nghệ thuật: là những tài liệu phản ảnh hoạt động sáng tác
văn học nghệ thuật của những nhà văn, nhà thơ, nghệ sĩ… Loại tài liệu này chủ yếu
là bản thảo của tác phẩm văn học, nghệ thuật, thư từ trao đổi, tài liệu về các nhà
văn, nhà thơ, nghệ sĩ,…
Ví dụ: Phơng tài liệu lưu trữ Khu và liên khu tài liệu văn học, nghệ thuật gồm:
Kế hoạch sáng tác văn học nghệ thuật Hội nhà văn, Hội nhà thơ Khu Tự trị năm
1961; Đề án xây dựng phát hành ấn phẩm văn học, nghệ thuật Khu Tự trị năm 1968;
Phong trào hội thi sáng tác các ấn phẩm, tác phẩm thơ, ca, nhạc kịch Khu Tự trị
năm 1966….
- Tài liệu điện tử: là tài liệu sản sinh, tồn tại và tiêu hủy trong môi trường điện
tử. Tài liệu điện tử ra đời do sự phạt triển khơng ngừng của cơng nghệ thơng tin và
máy tính điện tử. Loại hình tài liệu này ngày càng chiếm vai trị quan trọng trong
cơng tác lưu trữ bởi tính hiện đại và các ưu điểm vượt trội về khả năng lưu trữ rất
lớn của nó so với tài liệu giấy.
1.1.2. Khái niệm tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
download by :
11
Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là là q trình tổ chức khai thác
thơng tin tài liệu lưu trữ phục vụ yêu cầu nghiên cứu lịch sử và yêu cầu nghiên cứu
giải quyết những nhiệm vụ hiện hành của cơ quan, tổ chức và cá nhân [9, 239].
1.1.3. Khái niệm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ
Việc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ đã có từ rất lâu bởi nhận thức của các cơ
quan quản lý nhà nước từ Trung ương đến địa phương. Vấn đề phát huy giá trị tài
liệu lưu trữ phải dựa trên cơ sở lý luận của lưu trữ ta có thể phát huy tối đa giá trị tài
liệu lưu trữ của quốc gia nhằm phục vụ sự phát triển của đất nước trên nhiều lĩnh
vực kinh tế, văn hóa xã hội, giáo dục, an ninh quốc phịng... Cho đến nay chưa có
một cuốn giáo trình nào hay cơng trình nghiên cứu khoa học nào trình bày cụ thể
khái niệm về phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, cho nên thuật ngữ này còn rất mới.
Qua nghiên cứu tài liệu lưu trữ cũng như tìm hiểu về giá trị của tài liệu thì thuật ngữ
phát huy giá trị tài liệu lưu trữ được sử dụng khá phổ biến trong thời gian gần đây
mục đích là để chỉ các hoạt động nghiên cứu, khai thác các thơng tin có giá trị từ
tài liệu lưu trữ nhằm phục vụ các lợi ích của xã hội. Nói cách khác, phát huy giá trị
tài liệu lưu trữ là thơng qua các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu để đưa các giá
trị thông tin từ tài liệu lưu trữ vào thực tiễn cuộc sống, nhằm thúc đẩy sự phát triển
của xã hội, góp phần xây dựng và bảo vệ đất nước.
Luật Lưu trữ nước CHXHCN Việt Nam năm 2011 mặc dù khơng giải thích khái
niệm “phát huy giá trị tài liệu lưu trữ”, nhưng tại Chương IV: Sử dụng tài liệu lưu
trữ đã quy định khá chi tiết cho hoạt động này. Cụ thể Điều 32 Luật Lưu trữ 2011
quy định rõ các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ bao gồm:
- Sử dụng tài liệu tại phòng đọc của Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử;
- Xuất bản ấn phẩm lưu trữ;
- Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin
điện tử;
- Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ;
- Trích dẫn tài liệu lưu trữ trong cơng trình nghiên cứu;
- Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ. [19, 34].
Có thể nói từ khi Luật Lưu trữ năm 2011 ra đời, các hoạt động khai thác sử
download by :
12
dụng tài liệu lưu trữ hay nói rộng hơn là hoạt động phát huy giá trị tài liệu lưu trữ đã
được định hướng một cách khoa học. Trong thực tế, hầu hết các Lưu trữ quốc gia
nói chung và Trung tâm Lưu trữ quốc gia III nói riêng đều đã và đang áp dụng tất cả
các hình thức khai thác sử dụng tài liệu theo quy định của Luật, nhằm phát huy tối
đa, có hiệu quả giá trị của tài liệu lưu trữ.
1.1.4. Giá trị của tài liệu lưu trữ
Thứ nhất giá trị thực tiễn của tài liệu:
Giá trị thực tiễn của tài liệu là giá trị của những nội dung thông tin chứa đựng
trong tài liệu. Những thông tin đó có thể phục vụ hoạt động quản lý của các cơ
quan, tổ chức, cá nhân. Cụ thể như: Cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động quản
lý, hoạt động thanh tra, kiểm tra, theo dõi, đôn đốc công việc… Những tài liệu là
các văn bản quản lý nhà nước sẽ cung cấp cho chúng ta những hiểu biết về hành
lang pháp lý trong lĩnh vực hoạt động của mình. Từ đó giúp các cơ quan, tổ chức và
cá nhân xác định được một cách chính xác những cơng việc mình đang làm để đạt
hiệu quả tối ưu.
Giá trị thực tiễn của tài liệu không chỉ giới hạn trong phạm vi những thơng tin về
cơng việc cịn đang giải quyết mà giá trị thực tiễn của tài liệu còn thể hiện trong việc sử
dụng những thơng tin đó để kiểm tra, xem xét các hoạt động đã qua của cơ quan, tổ
chức trong một khoảng thời gian nhất định tại giai đoạn lưu trữ hiện hành của cơ quan
sản sinh tài liệu. Như vậy, có thể nói giá trị thực tiễn của tài liệu chính là giá trị hiện
hành của tài liệu. Sau khi công việc kết thúc, tài liệu về cơng việc đó vẫn được lưu trữ
và phục vụ khai thác, sử dụng tại lưu trữ hiện hành của cơ quan trong thời gian mười
năm đối với các cơ quan trung ương và năm năm đối với các cơ quan địa phương. Khi
tài liệu được nộp lưu vào lưu trữ lịch sử coi như chấm dứt khoảng thời gian giá trị hiện
hành của tài liệu, những thông tin trong tài liệu đã phát huy hết giá trị để phục vụ cơng
việc thực tiễn hàng ngày.
Ví dụ: Trong thời kỳ kháng chiến chống thực dân Pháp và đế quốc Mỹ xâm
lược Đảng, Quốc hội và Chính phủ ta thực hiện chủ trương thành lập các Khu và liên
khu thực chất đó là các cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương thuộc Chính phủ,
các cơ quan này có nhiệm vụ giúp Chính phủ thực hiện việc quản lý nền hành chính
download by :
13
nhà nước trên tất cả các mặt trong đời sống xã hội. Mặc dù, các Khu và liên khu đã giải
thể nhưng mơ hình sáp nhập, chia tách bộ máy hành chính nhà nước lúc bấy giờ đến
nay vẫn cịn nguyên giá trị. Đảng và Nhà nước ta đang thực hiện chính sách tinh giản
bộ máy hành chính Nhà nước gần giống với mơ hình trước đó mà cụ thể là mơ hình của
các Khu và liên khu.
Từ giá trị thực tiễn trên cho thấy năm 2008 Nhà nước ta thực hiện việc sáp nhập
tỉnh như Hà Tây, huyện Mê Linh tỉnh Vĩnh Phú và 4 xã thuộc huyện Lương Sơn tỉnh
Hịa Bình vào Thành phố Hà Nội. Trong thời gian vừa qua Chính phủ ban hành Nghị
quyết số 32/NQ-CP ngày 14/5/2019 Ban hành Kế hoạch thực hiện sắp xếp các đơn vị
hành chính cấp huyện, cấp xã trong giai đoạn 2019-2021.
Thứ hai giá trị lịch sử của tài liệu:
Đối với lịch sử, cái đích cuối cùng là tìm ra bằng chứng xác thực để mơ tả sự
kiện đó đúng nhất, để tái hiện diễn biến lịch sử đi qua một cách khách quan, có độ
tin cậy thì tài liệu lưu trữ được coi là những bằng chứng xác thực nhất. Giá trị tài
liệu lưu trữ trước hết là ở tính nguyên gốc. Những nội dung chính của sự kiện lịch
sử, các phong trào đấu tranh giải phóng dân tộc… được phản ánh trong văn kiện đại
hội của Đảng, văn kiện của Quốc hội, các báo cáo chính trị, các Chỉ thị, nghị quyết
của Đảng, của Nhà nước qua các thời kỳ. Chính vì vậy, khi tiếp cận với tài liệu lưu
trữ, các nhà nghiên cứu có điều kiện đến gần với các sự kiện lịch sử hơn. Tài liệu
lưu trữ là nguồn sử liệu quan trọng, quý giá cung cấp cho các nhà nghiên cứu nguồn
tư liệu đương thời xác thực để từ đó có thể nhìn rõ hơn thời kỳ đã qua, đánh giá
đung đắn các sự kiện và nhân vật, tạo dựng hình ảnh chân xác hơn, gần với thực
tiễn khách quan hơn. Qua đó hiệu đính những sai sót của các cơng trình đã cơng bố,
đính chính những sự kiện khơng chính xác, thậm chí bác bỏ những chứng cớ ngụy
tạo. Từ đó có thể nhìn nhận lịch sử từ nhiều góc độ khách nhau để tiếp cận đúng đắn
hơn với quá khứ, rút ra những kinh nghiệm thiết thực và bổ ích cho mai sau.
Ví dụ: Tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin tố cáo tội ác của đế quốc Mỹ và
tay sai thực hiện vụ thảm sát đồng bào ta ở miền Nam tại nhà tù Phú Lợi, tỉnh Bình
Dương, là vụ đầu độc chính trị vào những ngày cuối tháng 11 đầu tháng 12 năm
1958 làm hàng ngàn người ngộ độc, trong đó có hơn một ngàn người là tù chính trị
download by :
14
thiệt mạng ngay trong ngày 01-12-1958. Ngay sau khi cuộc thảm sát xẩy ra nhân
dân trong cả nước giấy lên những cuộc biểu tình với quy mơ lớn, trong đó có những
cuộc biểu tình của đồng bào dân tộc Khu Tự trị Thái Mèo, gửi đơn lên Ủy ban Quốc
tế với hàng ngàn chữ ký nhằm tố cáo tội ác của đế quốc Mỹ và tai sai đã có những
hành động vơ nhân tính giết người hàng loạt. Điều này, đã được thể hiện rõ tại báo
cáo số 86/BC ngày 5 tháng 5 năm 1959 của Khu Tự trị Thái Mèo Báo cáo tình hình
phong trào đấu tranh về việc vụ thảm sát Phú Lợi Khu Tự trị Thái Mèo từ tháng 1
đến ngày 4 tháng 5 năm 1959. Hồ sơ số 790.
1.2. Cơ sở pháp lý về phát huy giá trị tài liệu lưu trữ
Phát huy giá trị tài liệu là mục tiêu quan trọng của công tác lưu trữ. Để mục
tiêu này được thực hiện thành công, các cơ quan quản lý nhà nước cần phải thiết lập
một hành lang pháp lý bằng việc xây dựng và ban hành các văn bản quy định rõ
ràng, cụ thể và hợp lý về tổ chức khai thác sử dụng tài liệu làm căn cứ triển khai
thực hiện việc phát huy giá trị tài liệu. Hiện nay pháp luật lưu trữ Việt Nam đã đưa
ra những quy định liên quan đến vấn đề bảo quản và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ
như sau:
- Qua nghiên cứu Luật Lưu trữ 2011 chúng tôi nhận thấy, Luật Lưu trữ đã
dành 06 Điều từ Điều 29 đến 34 quy định khá chi tiết về sử dụng TLLT: Điều 29
quy định về Quyền và nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc sử dụng
TLLT; Điều 30 quy định về sử dụng TLLT lịch sử; Điều 31 quy định về sử dụng
TLLT tại Lưu trữ cơ quan; Điều 32 quy định về các hình thức sử dụng TLLT; Điều
33 quy định về sao TLLT, chứng thực lưu trữ; Điều 34 quy định về việc mang
TLLT ra khỏi Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử. [19, 31-34].
- Điều 8 và điều 9 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013
của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ năm 2011 đã
đưa ra quy định về bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử như sau: [26].
- Điều 8. Bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử
1. Tài liệu lưu trữ điện tử phải được bảo quản an toàn và được chuyển đổi
theo công nghệ phù hợp.
2. Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử phải thường xuyên kiểm tra, sao lưu để
download by :
15
bảo đảm an tồn, tính tồn vẹn, khả năng truy cập của tài liệu lưu trữ điện tử và sử
dụng các biện pháp kỹ thuật để việc phân loại, lưu trữ được thuận lợi nhưng phải
bảo đảm không thay đổi nội dung tài liệu.
3. Phương tiện lưu trữ tài liệu lưu trữ điện tử phải được bảo quản trong môi
trường lưu trữ thích hợp.
4. Bộ Nội vụ quy định chi tiết các yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.
- Điều 9. Sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử
1. Thẩm quyền cho phép đọc, sao, chứng thực lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ
điện tử được thực hiện như đối với tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác.
2. Cơ quan, tổ chức có trách nhiệm đăng tải thơng tin về quy trình, thủ tục,
chi phí thực hiện dịch vụ sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử trên trang tin điện tử của cơ
quan, tổ chức.
3. Khuyến khích việc thực hiện dịch vụ sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử trực
tuyến.
4. Phương tiện lưu trữ tài liệu lưu trữ điện tử thuộc Danh mục tài liệu hạn
chế sử dụng không được kết nối và sử dụng trên mạng diện rộng.
- Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ “Về
việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu” đã quy định trách nhiệm của các
Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, UBND tỉnh, Thành phố trực thuộc
Trung ương và đặc biệt trách nhiệm của Bộ Nội Vụ - cơ quan quản lý nhà nước về
lưu trữ trong công tác phát huy giá trị TLLT. Bộ Nội vụ có trách nhiệm: [3].
a) Tiếp tục nghiên cứu đề xuất hoàn thiện hệ thống pháp luật về lưu trữ;
trước mắt xây dựng và trình cấp có thẩm quyền ban hành Luật Lưu trữ và các văn
bản hướng dẫn thi hành; tăng cường phổ biến, thanh tra, kiểm tra việc thi hành pháp
luật về lưu trữ tại các cơ quan trung ương và địa phương.
b) Chỉ đạo các cơ quan, tổ chức trong phạm vi trách nhiệm của mình:
- Thực hiện nghiêm túc việc thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quốc
gia, nhất là tài liệu lưu trữ quý, hiếm;
- Nghiên cứu, ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ vào việc bảo vệ,
bảo quản an toàn, bảo hiểm và quản lý, khai thác tài liệu lưu trữ;
download by :
16
- Bố trí diện tích thích đáng để thường xuyên tổ chức triển lãm, trưng bày tài
liệu lưu trữ;
- Tổ chức giải mật theo quy định, chủ động công bố giới thiệu và tạo mọi
điều kiện thuận lợi cho việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ được nhanh chóng và
có hiệu quả.
c) Chủ trì, phối hợp với Bộ Tài chính, Bộ Kế hoạch và Đầu tư hướng dẫn các
cấp, các ngành lập dự tốn kinh phí hàng năm theo Luật Ngân sách nhà nước bảo
đảm điều kiện cho các cơ quan, tổ chức thực hiện tốt các quy định về công tác lưu
trữ.
- Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07 tháng 9 năm 2017 của Thủ tướng Chính phủ
về tăng cường công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu.
- Thông tư số 275/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ Tài chính quy
định mức thu, chế độ, nộp, quản lý và sử dụng phí sử dụng tài liệu lưu trữ. Trung
tâm Lưu trữ quốc gia III căn cứ nội dung Thơng tư lập biểu giá thu phí khai thác sử
dụng tài liệu tại Trung tâm.
Nhìn tổng thể về mặt hành lang pháp lý trong lĩnh vực lưu trữ nói chung và
hoạt động phát huy giá trị tài liệu lưu trữ nói riêng tính tồn diện về cơ sở pháp lý
đang còn nhiều hạn chế so với những lĩnh vực khác. Hầu hết những văn bản quy
phạm pháp luật trong lĩnh vực lưu trữ đều ra đời trong hoàn cảnh thực tiễn có trước
rồi mới có văn bản quy định, thực hiện.
download by :
17
Tiểu kết chương 1:
Có thể khẳng định rằng tài liệu lưu trữ là ký ức của nhân loại nói chung và
của từng quốc gia nói riêng. Nó là kết quả được hình thành ra trong quá trình hoạt
động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân tiêu biểu.
Trong chương 1 chúng tôi đã tập trung nghiên cứu về cơ sở khoa học để làm
rõ hơn thuật ngữ tài liệu lưu trữ, các loại hình tài liệu lưu trữ, phát huy giá trị tài liệu
lưu trữ và những giá trị của tài liệu lưu trữ, cũng như nêu ra một số khái niệm liên
quan đến công tác phát huy giá trị tài liệu lưu trữ. Đặc biệt trong chương này, chúng
tôi đã đi sâu nghiên cứu làm rõ nội hàm của khái niệm “Phát huy giá trị tài liệu lưu
trữ” nhằm chỉ các hoạt động nghiên cứu, khai thác các thơng tin có giá trị từ tài liệu
lưu trữ nhằm phục vụ các nhu cầu khác nhau của đời sống xã hội. Đồng thời chúng
tơi nghiên cứu và tìm hiểu những quy định của nhà nước đối với hoạt động phát huy
giá trị tài liệu lưu trữ, trên cơ sở đó để chúng tơi có căn cứ pháp lý đi sâu nghiên
cứu nội dung trọng tâm của đề tài trong chương 2.
download by :
