Hệ thống quản lý thu mua nông sản công ty TNHH lê hào
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.16 MB, 23 trang )
Hệ thống quản lý thu mua nông sản công ty TNHH Lê Hào
1
Mục lục
Lời nói đầu…………………………………………………………….…3
A. Phân tích và thiết kế hệ thống……………………………………….4
I. Khảo sát hệ thống
1. Giới thiệu về công ty
2. Thông tin liên quan đến hệ thống hiện tại
2.1
Yêu cầu của hệ thống
2.2.
Hiện trạng hệ thống
2.2.1. Hiện trạng nhân lực của hệ thống
22.2. Hiện trạng trang thiết bị phục vụ cho hệ thống
2.3.
Đánh giá của công ty về hiện trạng của hệ thống
2.4.
Các dự định tương lai của công ty
3. Đánh giá hạn chế của hệ thống cũ
4. Giải pháp để nâng cấp hệ thống
4.1.
Khoanh vùng dự án
4.2.
Giải pháp
4.3.
Đánh giá mức độ khả thi
II. Phân tích hệ thống
1. Phân tích hệ thống về mặt chức năng
1.1.
Các giao dịch diễn ra trong hệ thống
1.1.1. Chức năng thu mua
1.1.2. Chức năng lập báo cáo
1.2.
Biểu đồ phân rã chức năng
1.2.1. Biểu đồ
1.2.2. Đặc tả chức năng
1.3.
Biểu đồ luồng dữ liệu mức vật lý
1.4.
Biểu đồ luồng dữ liệu mức logic
1.4.1. Biểu đồ luồng dữ liệu logic mức 0 (Mức khung cảnh)
1.4.2. Biểu đồ luồng dữ liệu logic mức 1 (Mức đỉnh)
1.4.3. Biểu đồ luồng dữ liệu logic mức 2 (Mức dưới đỉnh)
2. Phân tích hệ thống về dữ liệu
2.1.
Mơ hình thực thể liên kết
2.2.
Mơ hình quan hệ
III.Thiết kế hệ thống
B.
C.
I.
II.
1. Thiết kế tổng thể
2. Thiết kế chi tiết
2.1.
Thiết kế cơ sở dữ liệu
2.2.
Thiết kế chương trình
Nhận xét
Phụ lục
Phụ lục 1: Các mẫu biểu thu thập được
Phụ lục 2: Tài liệu tham khảo
Lớp Tin 3 K47 - Khoa công nghệ thông tin – Đại học Bách Khoa Hà Nội
Hệ thống quản lý thu mua nông sản công ty TNHH Lê Hào
Danh sách các lược đồ và hình vẽ
Hình 1. Sơ đồ phân rã chức năng
Hình 2. Biều đồ luồng dữ liệu mức vật lý
Hình 3. Biểu đồ luồng dữ liệu logic mức 0 (Mức khung cảnh)
Hình 4. Biều đồ luồng dữ liệu logic mức 1 (Mức đỉnh)
Hình 5. Biểu đồ luồng dữ liệu logic mức 2 (Mức dưới đỉnh)
Hình 6. Sơ đồ thực thể liên kết
Hình 7. Sơ đồ quan hệ
Hình 8. Cấu trúc mơđun tìm kiếm nhà cung cấp
Hình 9. Cấu trúc mơđun cập nhật thơng tin
Hình 10. Cấu trúc môdun lập báo cáo
Lớp Tin 3 K47 - Khoa công nghệ thông tin – Đại học Bách Khoa Hà Nội
2
Hệ thống quản lý thu mua nông sản công ty TNHH Lê Hào
3
Lời mở đầu
Ngày nay, công nghệ thông tin đã thâm nhập vào mọi lĩnh vực của đời sống
kinh tế, xã hội. Việc áp dụng công nghệ thông tin đem lại hiệu quả to lớn, làm tăng
năng suất lao động, giảm chi phí. Một trong những ứng dụng của nó là các hệ
thống tin quản lý. Tuy nhiên, do mỗi doanh nghiệp, tổ chức lại có những đặc điểm
khác nhau nên vấn đề mấu chốt là làm sao xây dựng được các hệ thống tin quản lý
phù hợp với đặc thù của các tổ chức, doanh nghiệp đó. Có như vậy, các hệ thống
này mới phát huy tác dụng. Để có thể làm được điều này thì khâu phân tích và thiết
kế phải đặc biệt được chú trọng. Một q trình phân tích và thiết kế tốt sẽ đem đến
một sản phẩm tốt, đáp ứng được nhu cầu và ngược lại với một q trình phân tích
thiết kế tồi thì sẽ đưa ra một sản phẩm kém chất lượng và làm mất đi tính hiệu quả
của việc áp dụng công nghệ thông tin vào công việc quản lý.
Hiểu được vấn đề trên, trong khuôn khổ bài tập lớn của mình với đề tài: “Hệ
thống quản lý thu mua nơng sản ở công ty TNHH Lê Hào”, chúng em đã tập trung
rất nhiều vào khâu phân tích và thiết kế hệ thống nhằm xây dựng một hệ thống tốt,
phù hợp và đáp ứng được nhu cầu rất cấp thiết của cơng ty.
Trong q trình thực hiện đề tài, nhóm chúng em xin chân thành cảm ơn
lãnh đạo và nhân viên công ty TNHH Lê Hào và thầy Đỗ Văn Uy đã tạo điều kiện
giúp đỡ để chúng em hoàn thành đề tài của mình.
Lớp Tin 3 K47 - Khoa cơng nghệ thông tin – Đại học Bách Khoa Hà Nội
Hệ thống quản lý thu mua nông sản công ty TNHH Lê Hào
4
A. Phân tích và thiết kế hệ thống
I. Khảo sát hệ thống
1. Giới thiệu về công ty:
Tên công ty:
Tên giao dịch:
Trụ sở văn phòng:
Điện thoại:
Fax:
Mã số thuế:
Tài khoản:
Lĩnh vực kinh doanh:
Công ty trách nhiệm hữu hạn Lê Hào
LeHao Co.,Ltd
số 5 ngõ Phổ Giác-Văn Miếu-Quốc Tử Giám-Đống Đa-Hà Nội.
04.8436370
04.7472398
0101054925
10002907 tại ngân hàng TMCP Quốc tế (VIB BANK)
chuyên kinh doanh xuất khẩu nông lâm sản (Bao gồm cả ba khâu,
thu mua, sơ chế và xuất khẩu).
Cơng ty có một khu kho và xưởng sản xuất tại thị trấn Phùng-huyện Đan Phượng-Hà Tây
(nằm trên trục quốc lộ 32, gần bến xe Phùng)
Quy mô của công ty :
+ Tổ chức hiện tại của công ty bao gồm :
- 1 Giám đốc.
- 1 Phó giám đốc.
- 2 Kế tốn.
- 1 Nhân viên kinh doanh : 1.
- 8 nhân viên kho và khoảng hơn 20 công nhân chuyện sơ chế sản phẩm nông sản
trước khi xuất khẩu (Số lượng này có thể thay đổi theo mùa vụ).
2. Thông tin liên quan tới hệ thống hiện tại:
2.1.
Yêu cầu của hệ thống:
- Quản lý các giao dịch thu mua nguyên liệu.
- Lập được các báo cáo về tình hình thu mua, thơng tin về các nhà cung cấp và một số
báo cáo khác khi cần thiết.
2.2. Hiện trạng hệ thống:
2.2.1. Hiện trạng nhân lực của hệ thống:
- 1 Phó giám đốc phụ trách giao dịch với nhà cung cấp. Phó giám đốc có nhiệm vụ là
nắm giá cả, nắm các đầu mối thu mua và đưa ra quyết định mua.
- 1 thủ kho và 1 nhân viên kho chịu trách nhiệm kiểm tra chất lượng hang và nhập
hàng, thơng báo về cho kế tốn.
- 1 kế tốn nhận thơng tin từ kho và xử lý thơng tin.
2.2.2. Hiện trạng trang thiết bị phục vụ cho hệ thống:
- 2 máy tính có nối mạng Internet.
- 1 máy fax, 1 máy điện thoại, 1 máy in.
2.2.3. Hiện trạng về công cụ phần mềm ứng dụng trong hệ thống:
- Hiện cơng ty đang sử dụng các bảng tính Excel để lưu trữ và xử lý thông tin.
2.3. Đánh giá của công ty về hiện trạng của hệ thống:
+ Về nhân lực: thiếu, cụ thể
- 1 kế tốn kho có khả năng sử dụng máy tính.
- Các nhân viên của công ty phụ trách các vùng nguyên liệu lớn.
+ Về trang thiết bị:
Lớp Tin 3 K47 - Khoa công nghệ thông tin – Đại học Bách Khoa Hà Nội
Hệ thống quản lý thu mua nông sản công ty TNHH Lê Hào
5
- Ở văn phịng cơng ty thì thế là đủ nhưng muốn trang bị thêm ở kho hàng của
công ty.
+ Về phần mềm hỗ trợ:
- Hiệu quả sử dụng chỉ ở mức trung bình, đặc biệt bất cập khi hiện nay số lượng
thông tin đang ngày càng lớn. Việc sử dụng bảng tính Excel để lưu trữ và xử lý
thơng tin rất khó khăn trong việc cập nhật và dễ gây nhầm lẫn. Khó có điều kiện
cho phép áp dụng nhiều các kỹ thuật hỗ trợ cho công tác quản lý, ví dụ như tìm
kiếm thơng tin, lập báo cáo…
2.4. Các dự định tương lai của công ty trong việc phát triển hệ thống:
- Tự phát triển một số vùng nguyên liệu của riêng mình.
- Trang bị máy tính có nối mạng Internet, máy fax và tuyển thêm một kế tốn kho có
khả năng sử dụng máy tính để phục vụ công tác nhập dữ liệu trong kho (Hiện nay trong
kho mọi giấy tờ, sổ sách, giao dịch đều được xử lý thủ công, chưa dùng đến máy vi
tính).
3. Đánh giá hạn chế của hệ thống cũ:
Qua phân tích các giao dịch chúng ta nhận thấy hệ thống cũ tồn tại những yếu kém sau:
+ Thiếu vắng chức năng:
- Thiếu chức năng quản lý thông tin về nhà cung cấp để cho phép tìm kiếm các nhà
cung cấp một cách nhanh chóng.
Thiếu chức năng lập báo cáo.
Thiếu hệ thống tin học trong kho để dễ dàng cập nhật, quản lý và trao đổi các
thơng tin với văn phịng công ty.
+ Kém hiệu lực:
- Phương pháp quản lý hiện nay khơng chặt chẽ. Do là cơng ty gia đình nên nhiều khâu
trong giao dịch còn thiếu minh bạch, trao đổi bằng miệng (qua điện thoại, tin nhắn),
thiếu các văn bản cụ thể. Như vậy, nếu giữ nguyên hệ thống thì sẽ gặp khó khăn khi
qui mơ của cơng ty mở rộng yêu cầu tuyển thêm nhiều nhân viên bên ngồi, khi đó
nếu các giao dịch khơng minh bạch thì rất khó quản lý.
- Việc xử dụng bảng tính Excel đơn thuần để lưu trữ và xử lý các thông tin về các giao
dịch thu mua là rất kém hiệu quả bởi:
Khó khăn trong việc cập nhật thơng tin khi số lượng giao dịch ngày càng lớn.
Việc cập nhật rất dễ gây sai lệch.
Rất khó trong việc tổng hợp thông tin để đưa ra các báo cáo khi cần thiết để
trợ giúp cho bộ phận kinh doanh.
4. Giải pháp để nâng cấp hệ thống:
Qua phân tích đánh giá yêu cầu và những hạn chế của hệ thống hiện tại, chúng em xin đưa ra
giải pháp sau:
4.1. Khoanh vùng dự án:
Dự án xây dựng hệ thống quản lý thu mua nông sản ở công ty trách nhiệm hữu hạn Lê Hào
nhằm vào những mục tiêu cụ thể sau:
- Đáp ứng tốt yêu cầu của hệ thống.
- Khắc phục những yếu kém của hệ thống cũ.
- Chuẩn bị các yếu tố để sẵn sàng cho các dự định của cơng ty trong tương lai.
- Đảm bảo chi phí củ dự án hợp lý, phù hợp với quy mô hiện tại của doanh nghiệp.
Dự án sẽ được tiến hành theo cả phương pháp “giếng” và “hồ” trong phạm vi toàn cơng ty,
bao gồm cả ở văn phịng cơng ty và trong kho hàng.
Lớp Tin 3 K47 - Khoa công nghệ thông tin – Đại học Bách Khoa Hà Nội
Hệ thống quản lý thu mua nông sản công ty TNHH Lê Hào
6
- Áp dụng phương pháp “giếng”: đi sâu nâng cấp hệ thống hiện tại tại văn phịng
cơng ty để có thể đem lại hiệu quả cao hơn.
- Áp dụng phương pháp “hồ”: mở rộng phạm vi tin học hóa hệ thống cũ bằng việc
ứng dụng tin học vào trong kho (hiện nay mọi công việc trong kho là hồn tồn thủ
cơng).
4.2. Giải pháp:
Giải pháp 1:
+ Về kỹ thuật:
- Mua một phần mềm quản lý thu mua hiện nay đã có trên thị trường về và sử dụng
cho cả ở văn phịng cơng ty và ở kho. Trang bị máy tính có nối mạng internet tại
kho của cơng ty sử dụng phần mềm quản lý có bán trên thị trường.
- Hệ thống lại các văn bản, các giấy tờ hiện nay.
+ Về nhân lực:
Tuyển thêm một nhân viên kho có khả năng sử dụng máy vi tính.
+ Ước lượng chi phí:
- Thời gian hồn thành: dự kiến khoảng 1 tháng bao gồm
Mua thiết bị, nối mạng
Làm quen cách thức sử dụng phần mềm.
- Dự trù kinh phí: khoảng 20 triệu bao gồm
Tiền mua thiết bị trong kho và kết nối internet: 8 triệu
Tiền mua bản quyền phần mềm: 10 triệu
Chi phí dự trù phát sinh: 2 triệu.
Giải pháp 2:
+ Về kỹ thuật:
- Thuê viết một hệ thống quản lý thông tin mới, cho phép dễ dàng và hiệu quả trong
việc quản lý thông tin về các hoạt động thu mua.
- Trang bị máy vi tính có nối mạng Internet tại kho của cơng ty.
- Hệ thống lại các hồ sơ, giấy tờ trong quá trình thu mua.
+ Về nhân lực:
- Đề nghị tuyển thêm một nhân viên kế toán kho biết sử dụng máy tính hoặc chọn
một nhân viên kho hiện tại có khả năng để đào tạo và hướng dẫn làm công việc
quản lý các thơng tin tại kho bằng máy tính.
+ Ước lượng chi phí:
- Thời gian hồn thành: dự kiến trong vịng 3 tháng.
- Chi phí ước tính: 25 triệu đồng bao gồm
Mua máy tính và kết nối Internet trong kho: 8 triệu.
Chi phí viết phần mềm: 15 triệu.
Chi phí dự trù phát sinh: 2 triệu.
Giải pháp 3:
+ Về kỹ thuật:
- Giữ nguyên hệ thống hiện tại, lưu trữ và xử lý các thơng tin liên quan hồn tồn
trên các bảng tính Excel.
- Hệ thống lại các văn bản giấy tờ.
- Tạo lập mốt số văn bản mới, tránh tình trạng trao đổi bằng miệng.
+ Về nhân lực:
- Không cần tuyển hoặc đào tạo thêm.
Lớp Tin 3 K47 - Khoa công nghệ thông tin – Đại học Bách Khoa Hà Nội
Hệ thống quản lý thu mua nông sản công ty TNHH Lê Hào
7
+ Ước lượng chi phí:
- Thời gian thực hiện: 15 ngày
- Chi phí ước tính: 2 triệu bao gồm
Tạo lập các văn bản mới.
Hệ thống lại giấy tờ.
4.3. Đánh giá mức độ khả thi:
Giải pháp 1:
Ưu điểm:
- Thời gian hoàn thành hệ thống nhanh hơn giải pháp 2.
- Chi phí thấp hơn giải pháp 2 cụ thể là 5 triệu đồng.
Nhược điểm:
- Do mua phần mềm sẵn có trên thị trường nên rất khó trong việc đáp ứng các yêu
cầu cụ thể của hệ thống. Tuy giá thành mua ban đầu có thể rẻ hơn việc thuê xây
dựng từ đầu nhưng sẽ gặp nhiều khó khăn trong quá trình sử dụng.
Giải pháp 2:
Ưu điểm:
- Về kỹ thuật, việc áp dụng vi tính vào cơng việc ở đây là hoàn toàn khả thi bởi hiện
nay ở văn phịng cơng ty đã sử dụng máy tính rất thường xuyên mặc dù vậy cũng
phải mất một thời gian làm quen với phần mềm mới. Khó khăn về kỹ thuật ở đây là
về việc sử dụng máy vi tính có nối mạng trong kho của công ty, tại đây từ trước tới
nay mọi công việc đều được thực hiện thủ công.
- Do là hệ thống được xây dựng chuyên dùng cho cơng ty nên có thể đáp ứng tốt
hơn các yêu cầu cụ thể của công ty, phù hợp với các giao dịch thực tế.
Nhược điểm:
- Giá thành là cao nhất trong 3 giải pháp.
Giải pháp 3:
Ưu điểm:
- Chi phí để nâng cấp hệ thống là rất thấp.
- Thời gian để nâng cấp hệ thống là ngắn.
- Các nhân viên không phải mất thời gian nhiều để học và làm quen với các cơng
cụ mới.
- Khơng có sự xáo trộn nào đáng kể trong hệ thống hiện tại.
Nhược điểm:
- Vẫn khơng khắc phục được các nhược điểm chính của hệ thống hiện tại.
- Khó khăn trong việc mở rộng hệ thống trong tương lai.
Qua đánh giá phân tích các giải pháp, chúng ta thấy giải pháp 2 là phù hợp nhất với hệ thống
bởi các lý do sau:
- Đáp ứng được các yêu cầu do hệ thống đặt ra.
- Tính khả thi cao, hiệu quả đem lại lớn, có khả năng mở rộng trong tương lai.
- Tuy giá thành cao hơn các phương án khác nhưng nó phù hợp với hiệu quả mà hệ
thống mới sẽ mang lại cho công ty.
I. Phân tích hệ thống
Lớp Tin 3 K47 - Khoa công nghệ thông tin – Đại học Bách Khoa Hà Nội
Hệ thống quản lý thu mua nông sản công ty TNHH Lê Hào
1. Phân tích hệ thống về mặt chức năng:
1.1. Giao dịch diễn ra trong hệ thống:
8
1.1.1. Chức năng thu mua:
- Bộ phận kinh doanh gửi danh sách và số lượng các mặt hàng cần mua, đây là sự kiện
kích hoat
- Hệ thống gửi yêu cầu đến bộ phận quản lý kho yêu cầu gửi báo cáo tồn kho để đưa ra
quyết định về loại hàng và số lượng cần mua.
- Người phụ trách giao dịch (ở đây là phó giám đốc) liên hệ với các đầu mối, các nhà
cung cấp tìm nguồn hàng.
- Nếu khơng tìm được nguồn hàng thì bộ phận giao dịch sẽ thơng báo với bộ phận kinh
doanh là khơng tìm được nguồn hàng.
- Nếu tìm được nguồn hàng thì thương lượng với nhà cung cấp về giá cả, số lượng và
hình thức giao nhận.
- Nếu mua lại nguyên liệu từ các công ty hay các đơn vị khác thì sẽ có các hợp đồng thu
mua.
- Trong trường hợp hàng được thu gom từ các vùng nguyên liệu thông qua một người
phụ trách thu mua thì sẽ khơng có hợp đồng mà chỉ có thỏa thuận khi hàng đã được
giao.
- Sau khi đã thỏa thuận được với nhà cung cấp, nhân viên giao dịch thông báo (bằng
điện thoại) với thủ kho về danh sách hàng đã thỏa thuận nhập để đối chiếu khi hàng về.
- Khi hàng về kho, thủ kho và nhân viên kho chịu trách nhiệm kiểm tra chất lượng
hàng. Nếu chất lượng tốt thì kiểm tra đến số lượng hàng xem có đúng khơng, có khớp
với danh sách hàng do nhân viên giao dịch thơng báo khơng, sau đó thơng báo với chủ
hàng để xác nhận.
- Nếu chất lượng không đảm bảo, hoặc thương lượng với chủ hàng để giảm giá hoặc trả
hàng. Khi nhập hàng, nhà cung cấp sẽ đưa cho thủ kho bảng kê các danh sách hàng hóa,
số lượng và nguồn gốc (Do đặc thù là đa số các nhà cung cấp chỉ là những người đi
gom hàng, thu mua trong dân).Bảng kê sẽ được lưu trữ thủ công. Sau đó, người cung
cấp ký nhận vào sổ của cơng ty và thủ kho ký nhận vào sổ của người cung cấp để xác
nhận giao dịch mua bán.
- Các thông tin nhập kho được lưu trong phiếu nhập kho.
- Sau khi nhập kho, thủ kho ghi nhận thông tin (nhà cung cấp, số lượng, về đơn giá thủ
kho không nắm, cái này do người giao dịch phụ trách), cuối ngày tổng hợp gọi điện
hoặc nhắn tin về cho kế toán ở văn phịng cơng ty và thơng báo cho nhân viên giao
dịch.
- Kế tốn sẽ nhập các thơng tin, trao đổi với người giao dịch để lấy giá (Trong trường
hợp là thu mua từ dân) hoặc lấy giá từ các hợp đồng khi mua từ các cơ sở sản xuất hay
các cơng ty khác, tính tốn cơng nợ rồi gửi yêu cầu thanh toán cho bộ phận thủ quỹ để
chi trả.
- Sau khi hoàn tất giao dịch, lập báo cáo về danh sách các hàng đã mua được cho bộ
phận kinh doanh.
1.1.2. Chức năng lập báo cáo:
- Các báo cáo được lập thường niên (theo tháng, quý, năm) hoặc lập theo yêu cầu từ bô
phận kinh doanh.
- Các báo cáo về yêu cầu thanh toán cho các giao dịch và báo cáo về danh sách hàng
được đáp ứng được lập sau mỗi giao dịch thu mua.
Lớp Tin 3 K47 - Khoa công nghệ thông tin – Đại học Bách Khoa Hà Nội
Hệ thống quản lý thu mua nông sản công ty TNHH Lê Hào
9
1.2. Biểu đồ phân rã chức năng:
1.2.1. Biểu đồ
Hình 1. Biểu đồ phân rã chức năng
1.2.2. Đặc tả chức năng
+ Chức năng quản lý thông tin nhà cung cấp:
- Chức năng này giúp cho hệ thống có thể dễ dàng tìm kiếm thơng tin về nhà cung
cấp phù hợp khi có yêu cầu mua một loại mặt hàng nào đó.
+ Chức năng quản lý giao dịch:
- Đây là chức năng chính của hệ thống, mục đích để quản lý các giao dịch thu
mua. Nó bao gồm 2 chức năng con:
- Quản lý hợp đồng thu mua: lưu trữ các thông tin về các hợp đồng hoặc các
biên bản thu mua với nhà cung cấp.
- Quản lý nhập hàng: cùng với hệ thống quản lý kho phụ trách việc kiểm tra
hàng khi về kho, cung cấp các thông tin để cập nhật giao dịch.
+ Chức năng lập báo cáo:
- Mục đích: hỗ trợ cho hoạt động thu mua, giúp bộ phận kinh doanh nắm được
tình hình thu mua một cách thường xuyên. Đưa các yêu cầu thanh toán tới bộ
Lớp Tin 3 K47 - Khoa công nghệ thông tin – Đại học Bách Khoa Hà Nội
Hệ thống quản lý thu mua nông sản công ty TNHH Lê Hào
10
phận thủ quỹ để thanh toán các hợp đồng hoặc các thỏa thuận thu mua mỗi khi kết
thúc một giao dịch.
1.3. Biểu đồ luồng dữ liệu mức vât lý:
Hình 2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức vật lý
Lớp Tin 3 K47 - Khoa công nghệ thông tin – Đại học Bách Khoa Hà Nội
Hệ thống quản lý thu mua nông sản công ty TNHH Lê Hào
1.4. Biểu đồ luồng dữ liệu mức logic:
1.4.1. Biều đồ luồng dữ liệu logic mức 0 (Mức khung cảnh)
Hình 3. Biểu đồ luồng dữ liệu logic mức khung cảnh
Lớp Tin 3 K47 - Khoa công nghệ thông tin – Đại học Bách Khoa Hà Nội
11
Hệ thống quản lý thu mua nông sản công ty TNHH Lê Hào
1.4.2. Biểu đồ luồng dữ liệu logic mức 1 (Mức đỉnh)
Hình 4. Biểu đồ luồng dữ liệu logic mức đỉnh
Lớp Tin 3 K47 - Khoa công nghệ thông tin – Đại học Bách Khoa Hà Nội
12
Hệ thống quản lý thu mua nông sản công ty TNHH Lê Hào
1.4.3. Biều đồ luồng dữ liệu logic mức 2(Mức dưới đỉnh):
Lớp Tin 3 K47 - Khoa công nghệ thông tin – Đại học Bách Khoa Hà Nội
13
Hệ thống quản lý thu mua nông sản công ty TNHH Lê Hào
Hình 5. Biểu đồ luồng dữ liệu logic mức dưới đỉnh
2. Phân tích hệ thống về dữ liệu:
2.1. Mơ hình thực thể liên kết
14
Phát hiện thực thể:
Hệ thống gồm các thực thể sau:
Nhà cung cấp (NHA_CC)
Hàng (HANG)
Đơn hàng (DON_HANG)
Chi tiết đơn hàng (CT_DON_HANG)
Hóa đơn (HOA_DON)
Hợp đồng (HOP_DONG)
Phiếu nhập kho (PHIEU_NHAP)
Thuộc tính cụ thể của các thực thể:
NHA_CC(ID, TEN, DIA_CHI, SO_DT, FAX, SO_TK)
HANG(ID, ID_NCC, TEN, MO_TA)
DON_HANG(ID, THOI_GIAN)
HOA_DON(ID, THOI_GIAN)
HOP_DONG(SO_HD, MA_NCC, ID_HANG, SO_LUONG, DON_GIA)
PHIEU_NHAP(ID,THOI_GIAN, TEN_NGUOI_GIAO_HANG, TEN_KHO)
Sơ đồ thực thể liên kết:
Lớp Tin 3 K47 - Khoa công nghệ thông tin – Đại học Bách Khoa Hà Nội
Hệ thống quản lý thu mua nông sản công ty TNHH Lê Hào
15
Hình 6. Sơ đồ thực thể liên kết
2.2. Mơ hình quan hệ
Chuyển từ các thực thể, ta có các quan hệ:
NHA_CC(ID, TEN, DIA_CHI, SO_DT, FAX, SO_TK)
HANG(ID, TEN, MO_TA)
CUNG_CAP(ID_HANG, ID_NCC)
DON_HANG(ID, THOI_GIAN)
CT_DON_HANG(ID_DON_HANG, ID_HANG, SO_LUONG, DON_VI)
HOA_DON(ID, THOI_GIAN)
CT_HOA_DON(ID_HOA_DON, ID_HANG, DON_VI, SO_LUONG,DON_GIA)
HOP_DONG(SO_HD, MA_NCC)
CT_HOP_DONG(SO_HD, ID_HANG, DON_VI, SO_LUONG, DON_GIA)
PHIEU_NHAP(ID,THOI_GIAN, TEN_NGUOI_GIAO_HANG)
CT_PHIEU_NHAP(ID_PHIEU_NHAP, ID_HANG, DON_VI,
SO_LUONG,DON_GIA)
Chuẩn quá các quan hệ:
+ Chuyển về dạng chuẩn 1:
Tất cả các quan hệ khơng cịn chứa thuộc tính đa trị nên đều đã ở dạng chuẩn 1.
+ Chuyển về dạng chuẩn 2:
Tất cả các thuộc tính trong các quan hệ đều phụ thuộc đầy đủ vào các thuộc tính
khóa nên các quan hệ này đã ở dạng chuẩn 2.
+ Chuyển về dạng chuẩn 3:
Tất cả các thuộc tính trong các quan hệ đều được suy ra trực tiếp từ các thuộc tính
khóa, khơng suy ra được từ các thuộc tính khác nên các quan hệ trên đều đã ở
dạnh chuẩn 3.
Sơ đồ quan hệ:
Lớp Tin 3 K47 - Khoa công nghệ thông tin – Đại học Bách Khoa Hà Nội
Hệ thống quản lý thu mua nông sản công ty TNHH Lê Hào
16
Hình 7. Sơ đồ quan hệ
II. Thiếtkế hệ thống
1.
2.
Thiết kế tổng thể
Phân định các chức năng thủ công và chức năng được tin học hóa
Chức năng thủ cơng:
- Nhận hàng (Bao gồm cả khâu kiểm tra hàng hóa)
Chức năng máy tính:
- Quản lý thơng tin nhà cung cấp.
- Quản lý hợp đồng.
- Lập báo cáo.
Thiết kế chi tiết:
2.1.
Thiết kế cơ sở dữ liệu:
Các tệp trong cơ sở dữ liệu
STT
1
2
3
4
5
6
Tên tệp: tblNCC.dbf
Tên trường
Kiểu
ID
Ký tự
TEN
Ký tự
DIA_CHI
Ký tự
DIEN_THOAI Ký tự
FAX
Ký tự
SO_TK
Ký tự
Độ rộng
30
50
50
10
10
10
Quy cách
Ý nghĩa
Ràng buộc
Mã số của nhà CC
Khóa chính
Tên nhà cung cấp
Địa chỉ nhà cung cấp
9999999999 Số điện thoại
9999999999 Số Fax
9999999999 Số tài khoản
Ở đây, do số lượng mã vừa phải, không nhiều, mã số nhà cung cấp được mã hóa theo phương
pháp thủ cơng để mang tính gợi nhớ cao hơn
- 2 Ký tự đầu là chữ cái để xác định loại nhà cung cấp( Công ty, doanh nghiệp:
CT, thu mua từ vùng nguyên liệu: TM)
- Các ký tự sau là tên giao dịch của công ty hoặc viết tắt của vùng ngun liệu.
Ví dụ: CT_HAPRO: cơng ty sản xuất-dịch vụ và xuất nhập khẩu Nam Hà Nội.
STT
1
2
3
Tên tệp: tblHang.dbf
Tên trường
Kiểu
ID
Ký tự
TEN
Ký tự
MO_TA
Ký tự
Độ rộng
30
30
50
Quy cách
Ý nghĩa
Mã số hàng
Tên hàng
Mơ tả về hàng
Ràng buộc
Khóa chính
Giữ ngun cách mã hóa trong hệ thống hiện tại của cơng ty. Mã hàng được mã hóa theo
phương pháp thủ cơng, mang tính gợi nhớ cao. Ví dụ với mặt hàng quế, mã có dạng
LH_CASSIA
Trong đó:
LH: Lê Hào
CASSIA: quế
Lớp Tin 3 K47 - Khoa công nghệ thông tin – Đại học Bách Khoa Hà Nội
Hệ thống quản lý thu mua nông sản công ty TNHH Lê Hào
STT
1
2
3
Tên tệp: tblDON_HANG.dbf
Tên trường
Kiểu Độ rộng Quy cách
ID
Ký tự 10
LL00000000
ID_NCC
Ký tự 30
THOI_GIAN
Date 8
dd/mm/yy
Ý nghĩa
Mã số của đơn hàng
Mã số nhà cung cấp
Ngày gửi đơn hàng
17
Ràng buộc
Khóa chính
Khóa ngoại
Tên tệp: tblHOA_DON.dbf
STT Tên trường Kiểu Độ rộng
1
ID
Ký tự 10
2
ID_NCC
Ký tự 30
3
THOI_GIAN Date 8
Quy cách
Ý nghĩa
Ràng buộc
LL00000000
Khóa chính
Mã số nhà cung cấp Khóa ngoại
dd/mm/yy
Thời gian lập hóa đơn
Tên tệp: tblPHIEU_NHAP.dbf
STT Tên trường Kiểu Độ rộng
1
ID
Ký tự 10
2
THOI_GIAN Date 8
3
TEN
Ký tự 40
Quy cách
Ý nghĩa
LL00000000 Số phiếu nhập
dd/mm/yy
Thời gian nhập kho
Tên người giao hàng
Ràng buộc
Khóa chính
Tên tệp: tblHOP_DONG.dbf
STT Tên trường Kiểu Độ rộng Quy cách
Ý nghĩa
Ràng buộc
1
SO_HD
Ký tự 10
LL00000000 Số hợp đồng
Khóa chính
2
ID_NCC
Ký tự 30
Mã nhà cung cấp
Khóa ngoại
3
THOI_GIAN Date 8
dd/mm/yy
Ngày ký hợp đồng
Các mã của đơn hàng, hóa đơn, phiếu nhập và hợp đồng được mã hóa theo phương pháp mã
hóa phân đoạn, cụ thể như sau:
- 2 đầu ký tự kiểu chữ cái : loại giấy tờ, DH, HD, PN, CO tương ứng với Đơn hàng,
hóa đơn phiếu nhập và hợp đồng.
- 6 ký tự sau kiếu số: là ngày, tháng, năm tức là thuộc tính THOI_GIAN của các giấy
tờ.
- 2 ký tự cuối kiểu số để phân biệt các loại giấy tờ cùng loại trong ngày.
Ví dụ: HD02040601 là hóa đơn đầu tiên nhận được ngày 2/4/2006
Tên tệp: tblCT_PHIEU_NHAP.dbf
STT Tên trường Kiểu Độ rộng Quy cách
1
ID_PNHAP Ký tự 10
LL00000000
2
ID_HANG
Ký tự 30
3
DON_VI
Ký tự 10
4
SO_LUONG Số
5
DON_GIA
Số
Tên tệp: tblCUNG_CAP.dbf
STT Tên trường
Kiểu Độ rộng
1
ID_NCC
Ký tự 30
Quy cách
Ý nghĩa
Số phiếu nhập
ID hàng
Đơn vị tính
Số lượng nhập
Đơn giá nhập
Ý nghĩa
Mã số nhà cung cấp
Lớp Tin 3 K47 - Khoa công nghệ thông tin – Đại học Bách Khoa Hà Nội
Ràng buộc
Khóa chính
Khóa chính
Ràng buộc
Khóa chính
Hệ thống quản lý thu mua nông sản công ty TNHH Lê Hào
2
ID_HANG
Ký tự 30
Tên tệp: tblCT_DON_HANG.dbf
STT Tên trường
Kiểu Độ rộng
1
ID_DON_HANG Ký tự 10
2
ID_HANG
Ký tự 30
3
DON_VI
Ký tự 10
4
SO_LUONG
Số
Mã số hàng
Quy cách
Ý nghĩa
LL00000000 Số đơn hàng
Mã hàng
Đơn vị tính
Số lượng hàng
18
Khóa chính
Ràng buộc
Khóa chính
Khóa chính
Tên tệp: tblCT_HOA_DON.dbf
STT Tên trường
Kiểu Độ rộng
1
ID_HOA_DON Ký tự 10
2
ID_HANG
Ký tự 30
3
DON_VI
Ký tự 10
4
SO_LUONG Số
5
DON_GIA
Số
Quy cách
Ý nghĩa
LL00000000 Số hóa đơn
Mã hàng
Đơn vị tính
Số lượng hàng
Đơn giá bán
Ràng buộc
Khóa chính
Khóa chính
Tên tệp: tblCT_HOP_DONG.dbf
STT Tên trường
Kiểu Độ rộng
1
ID_HOP_DONGKý tự 10
2
ID_HANG
Ký tự 30
3
DON_VI
Ký tự 10
4
SO_LUONG Số
5
DON_GIA
Số
Quy cách
Ý nghĩa
LL00000000 Số hợp đồng
Mã hàng
Đơn vị tính
Số lượng hàng
Đơn giá
Ràng buộc
Khóa chính
Khóa chính
2.2.
Thiết kế chương trình:
Lược đồ cấu trúc chương trình:
Lớp Tin 3 K47 - Khoa công nghệ thông tin – Đại học Bách Khoa Hà Nội
Hệ thống quản lý thu mua nông sản công ty TNHH Lê Hào
Hình 8. Cấu trúc mơđun tìm kiếm nhà cung cấp
Hình 9. Cấu trúc mơđun cập nhật thơng tin
Lớp Tin 3 K47 - Khoa công nghệ thông tin – Đại học Bách Khoa Hà Nội
19
Hệ thống quản lý thu mua nông sản công ty TNHH Lê Hào
20
Hình 10. Cấu trúc mơđun lập báo cáo
B. Nhận xét
Qua q trình phân tích và thiết kế thực tế đã giúp chúng em nắm được quy trình, các
bước trong q trình phân tích và thiết kế một hệ thống tin quản lý. Qua đó chúng em có rút
ra một số nhận xét về kết quả thực hiện của nhóm
Ưu điểm:
- Đã thực hiện được tương đối đầy đủ các bước trong qui trình từ khảo sát thực tế,
phân tích và thiết kế hệ thống.
- Đã nắm được cấu trúc của hệ thống cũ, từ đó đưa ra các đánh giá khá xác thực.
- Đã đưa ra được một số giải pháp khả thi để xây dựng và nâng cấp hệ thống cũ.
Nhược điểm:
- Trong phần phân tích hệ thống về dữ liệu, phát hiện thực thể, có một số thực thể
có trong hệ thống nhưng được xử lý dưới dạng thủ công và gây phân vân cho
chúng em trong q trình xây dựng các thuộc tính của nó. Cụ thể là thực thể
BANG_KE. Dựa vào cấu trúc của bảng kê chúng ta thấy nó có một bảng các dịng
bảng kê các hộ gia đình cung cấp sản phẩm cho đầu mối thu mua nhưng trong hệ
thống, chúng ta không cần thiết phải lưu giữ đến mức từng hộ gia đình, bởi vậy sẽ
khơng có tham chiếu để xây dựng quan hệ nếu đưa các dòng bảng kê này vào tập
các thực thể. Bởi vậy, chúng em đã quyết định, BANG_KE sẽ được lưu thủ công
và các thông tin cần thiết chỉ cần qua hóa đơn là đủ.
- Trong việc xây dựng mã, việc áp dụng các kỹ thuật dựng mã chưa thật sự tốt.
- Trong phần thiết kế hệ thống, do hạn chế bởi một số kiến thức chúng em chưa
được tìm hiểu sâu như thiết kế kiểm thử, thiết kế tương tác người-máy…nên
chúng em chưa đưa các phần này vào.
Tóm lại, mặc dù đã rất cố gắng nhưng chúng em cũng chưa thể hoàn thành tốt tất cả các
cơng đoạn để có thể đưa ra một bản phân tích thiết kế đầy đủ và tốt về mọi mặt. Bởi vậy,
chúng em rất mong nhận được sự đóng góp, chỉnh sửa của thầy và các bạn.
Một lần nữa, chúng em xin được cảm ơn sự giúp đỡ của lãnh đạo và nhân viên công ty
TNHH Lê Hào và thầy Đỗ Văn Uy đã giúp đỡ chúng em trong thời gian qua để hoàn thành
đề tài bài tập lớn này.
Lớp Tin 3 K47 - Khoa công nghệ thông tin – Đại học Bách Khoa Hà Nội
Hệ thống quản lý thu mua nông sản công ty TNHH Lê Hào
C. Phụ lục
I. Phụ lục 1:
Các mẫu biểu thu thập được
Mẫu 1. Bảng kê hàng
Lớp Tin 3 K47 - Khoa công nghệ thông tin – Đại học Bách Khoa Hà Nội
21
Hệ thống quản lý thu mua nông sản công ty TNHH Lê Hào
Mẫu 2. Hợp đồng thu mua
Lớp Tin 3 K47 - Khoa công nghệ thông tin – Đại học Bách Khoa Hà Nội
22
Hệ thống quản lý thu mua nông sản công ty TNHH Lê Hào
II. Phụ lục 2:
Các tài liệu tham khảo
1. Vở ghi mơn phân tích và thiết kế hệ thống tin quản lý.
2. Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin – Nguyễn Văn Ba.
Lớp Tin 3 K47 - Khoa công nghệ thông tin – Đại học Bách Khoa Hà Nội
23
