Tài liệu www.it-ebooks.info.www.it-ebooks.info.www.it-ebooks.infoOffice 2010THE MISSING MANUALThe book that should have been in the box®ˇDownload from Wow! eBook .www.it-ebooks.infoDownload from Wow! eBook .www.i docx

www.it-ebooks.info
www.it-ebooks.info
Office 2010
THE MISSING MANUAL
The book that
should have been
in the box
®ˇ
Download from Wow! eBook <www.wowebook.com>
www.it-ebooks.info
Download from Wow! eBook <www.wowebook.com>
www.it-ebooks.info
Office 2010
Beijing  
•
  Cambridge  
•
  Farnham  
•
  Köln  
•
  Sebastopol  
•
  Taipei  
•
  Tokyo
Nancy Conner and Matthew MacDonald
Download from Wow! eBook <www.wowebook.com>
www.it-ebooks.info
Office 2010: The Missing Manual
by Nancy Conner and Matthew MacDonald

Copyright © 2010 Nancy Conner. All rights reserved.
Printed in the United States of America.
Published by O’Reilly Media, Inc., 1005 Gravenstein Highway North, Sebastopol, CA 95472.
O’Reilly Media books may be purchased for educational, business, or sales promotional use.
Online editions are also available for most titles: safari.oreilly.com. For more information,
contact our corporate/institutional sales department: 800-998-9938 or
Printing History:
July 2010: First Edition.
Nutshell Handbook, the Nutshell Handbook logo, the O’Reilly logo, and “The book that should
have been in the box” are registered trademarks of O’Reilly Media, Inc. Office 2010: The Missing
Manual, The Missing Manual logo, Pogue Press, and the Pogue Press logo are trademarks of
O’Reilly Media, Inc.
Many of the designations used by manufacturers and sellers to distinguish their products are
claimed as trademarks. Where those designations appear in this book, and O’Reilly Media, Inc.
was aware of a trademark claim, the designations have been printed in caps or initial caps.
While every precaution has been taken in the preparation of this book, the publisher and
authors assume no responsibility for errors or omissions, or for damages resulting from the use
of the information contained herein.
ISBN: 978-1-449-38240-7
[M]
Download from Wow! eBook <www.wowebook.com>
www.it-ebooks.info
v
Table of Contents
The Missing Credits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxiii
Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
Part One: Word
Chapter 1: Basic Word Processing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Opening Word. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
The Word 2010 Screen

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Using Keyboard Shortcuts
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Creating a New Document
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Creating a New Blank Document
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Creating a New Document from a Template
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
Creating a New Document from an Existing Document
. . . . . . . . . . . . . . . . . 19
Typing in Some Text
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
Saving a Document
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Saving a Document Using Your Mouse
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Saving a Document Using Keyboard Shortcuts
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
Using the Save As Dialog Box
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
Closing a Document
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
Opening an Existing Document
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Different Ways to View Your Work
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
Viewing a Document in the Navigation Pane
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
Zooming In and Out

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
Working with Multiple Windows
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
Chapter 2: Editing and Formatting . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
Selecting and Moving Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
Four Ways to Move Text
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
Finding and Replacing Text
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
Searching with the Navigation Pane
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
Setting Search Options
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
Download from Wow! eBook <www.wowebook.com>
www.it-ebooks.info
vi
  
Searching with the Traditional Find and Replace Dialog Box
. . . . . . . . . . . . . . 44
Replacing Text
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
Text Formatting: Font, Size, and Style
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
The Home Tab’s Control Center
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
Copy Formatting with Format Painter
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
Quick Formatting with the Mini Toolbar
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
Formatting Power with Styles

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
Paragraph Formatting: Aligning, Indenting, Spacing
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54
Aligning Text
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
Indenting Paragraphs
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56
Spacing Within a Paragraph
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
Spacing Between Paragraphs
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59
Working with Lists
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59
Creating a List
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60
Formatting a List
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60
Formatting a Document
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
Using the Page Setup Section
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
Using the Page Background Section
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68
Inserting Headers, Footers, and Page Numbers
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73
Chapter 3: Tables, Graphics, and Charts . . . . . . . . . . . . . . . . 81
Creating a Table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81
Creating a Table from Scratch
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82
Creating a Table from Text

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85
Adding Information to a Table
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86
Editing a Table
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87
Selecting Part or All of a Table
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87
Inserting Rows and Columns
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88
Moving Rows and Columns
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89
Merging and Splitting Cells
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90
Deleting All or Part of a Table
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91
Formatting a Table
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91
Save Time with Ready-to-Use Table Styles
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91
Applying Shading and Borders
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93
Shading a Table
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93
Working with Borders
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94
Inserting Images
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96
Inserting a Picture
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96
Inserting Clip Art

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97
Inserting a Screenshot
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98
Editing an Image
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100
Changing an Image’s Size
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101
Cropping an Image
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101
Removing a Picture’s Background
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102
Moving and Rotating Images
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104
Adjusting an Image’s Appearance
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105
Download from Wow! eBook <www.wowebook.com>
www.it-ebooks.info
vii
  
Using Picture Styles
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106
Wrapping Text Around an Image
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107
Searching for Images
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108
Fun with Fonts and Art That’s Smart
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109
Creating WordArt
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109
Editing WordArt Text

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110
Inserting SmartArt into Word Documents
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112
Adding Charts and Diagrams
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112
Chapter 4: Proofing and Research Tools . . . . . . . . . . . . . . . 115
Checking Spelling and Grammar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115
Catching Spelling Mistakes
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115
Word’s Grammar Checker
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118
Getting Things Right with AutoCorrect
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121
Undoing an AutoCorrect Change
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121
Setting AutoCorrect Options
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122
AutoFormatting in Word
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125
Word’s Built-in Research Tools
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128
Looking Up a Word in the Dictionary
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129
Using the Thesaurus
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129
Getting Information about a Subject
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130
Translating Text
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130
Chapter 5: Printing Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135

Getting Started with Printing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135
Previewing a Document Before You Print It
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136
Printing a Document
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136
Selecting Print Options and Settings
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137
Choosing a Printer
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137
Specifying Settings
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138
Sending a Fax
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139
Creating a Cover Page
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139
Sending a Fax
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141
Printing Envelopes
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142
Formatting Envelope Addresses
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144
Selecting a Feed Method
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145
Adding Electronic Postage
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146
Printing Labels
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147
Merging Names and Addresses with Documents
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148
Step 1: Select Document Type

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149
Step 2: Select Starting Document
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150
Step 3: Select Recipients
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150
Step 4: Write Your Letter
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152
Step 5: Preview Your Letters
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152
Step 6: Complete the Merge
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153
Do-It-Yourself Mail Merge with the Mailings Tab’s Buttons
. . . . . . . . . . . . . . 154
Download from Wow! eBook <www.wowebook.com>
www.it-ebooks.info
viii
  
Chapter 6: Reports and Long Documents . . . . . . . . . . . . . . 155
Inserting Page Breaks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155
Breaking a Document into Sections
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156
Kinds of Section Breaks
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156
Inserting a Section Break
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157
Changing the Orientation of a New Section
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157
Changing the Page Numbering of a New Section
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157
Footnotes and Endnotes

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158
Inserting a Footnote
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159
Inserting an Endnote
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160
Editing a Note
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160
Navigating Notes
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160
Changing the Position of Footnotes or Endnotes
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161
Converting Footnotes to Endnotes (or Vice Versa)
. . . . . . . . . . . . . . . . . . 162
Changing Footnote or Endnote Markers
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162
Deleting a Note
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162
Citations and Bibliographies
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163
Creating and Inserting a Citation
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163
Inserting an Existing Citation
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164
Inserting a Placeholder
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166
Editing a Citation or Its Source
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167
Deleting a Citation
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168
Deleting a Source

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168
Building a Bibliography
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168
Updating a Bibliography
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169
Helping Readers Navigate Your Document
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170
Inserting Bookmarks and Cross-References
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170
Creating a Table of Contents
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173
Creating an Index
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174
Chapter 7: Customizing Your Documents with Themes,
Templates, and Macros . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181
Themes: The Way to Better Designs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181
Choosing a Theme
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 182
Customizing a Theme
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 182
Saving a Theme
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 184
Finding a Saved Theme
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 184
Templates: Reusable Document Blueprints
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185
Choosing a Template
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185
Creating Your Own Template
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186

Customizing a Template
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 188
Save Time with Macros
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193
Recording a Macro
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193
Running a Macro
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196
Copying a Macro Between Templates
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196
Deleting a Macro
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197
Download from Wow! eBook <www.wowebook.com>
www.it-ebooks.info
ix
  
Chapter 8: Desktop and Web Publishing . . . . . . . . . . . . . . . 199
Newsletters and Brochures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 199
Laying Out Text in Columns
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 200
Formatting Columns
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201
Inserting a Text Box
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 202
Images and Text Wrapping
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 204
Web Page Design
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 205
Saving a Word Document as a Web Page
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 205

Creating a Web Page from Scratch
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 206
Creating More Pages for Your Site
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 213
Chapter 9: Sharing and Collaborating on Documents . . . . . . . 215
Sharing a Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 215
Emailing a Document
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 216
Saving a Document to SkyDrive
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 218
Saving a Document to SharePoint
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 219
Adding Comments
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 219
Inserting a Comment
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 220
Viewing Comments
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 221
Editing a Comment
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 222
Deleting a Comment
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 222
Tracking Changes
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 223
Selecting Which Changes to View
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 224
Accepting or Rejecting Changes
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 226
Setting Track Changes Options
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 227

Comparing Documents
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 228
Combining Documents
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 230
Protecting Your Documents
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 230
Removing Hidden Data and Personal Information
. . . . . . . . . . . . . . . . . . 230
Restricting Formatting and Editing
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 232
Restricting Permissions
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 236
Coauthoring and Simultaneous Editing
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 238
Part Two: Outlook
Chapter 10: Getting Started with Outlook . . . . . . . . . . . . . . 243
Setting Up Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 243
Taking a Quick Look Around
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 245
Mail
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 245
Calendar
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 245
Contacts
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 246
Tasks
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 246
Notes
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 246
Composing and Sending Email

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 246
Sending an Email to More Than One Recipient
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 248
Download from Wow! eBook <www.wowebook.com>
www.it-ebooks.info
x
  
Proofreading a Message
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 249
Attaching a File to an Email Message
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 250
Inserting a Picture into an Email Message
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 251
Adding a Signature
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 252
Adding a Theme or Stationery
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 254
Setting a Message’s Priority and Confidentiality
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 257
Making Sure They Got the Message
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 258
Setting a Delivery Time
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 259
Directing Replies to Another Address
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 259
Adding Voting Buttons
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 260
Working Offline
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 260
Receiving Email

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 261
Replying to or Forwarding an Email
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 261
Opening an Attachment
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 262
Getting Notified
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 264
Deleting a Message
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 264
Marking a Message as Unread
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 264
Flagging a Message
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 265
Organizing Messages
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 266
Routing Incoming Messages
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 268
Translating a Message
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 269
Printing a Message
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 269
Fighting Spam
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 270
What If It’s Not Spam?
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 270
Setting Up a Safe Senders List
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 271
Managing Junk Email
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 271
Saving Time with Quick Steps

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 273
Applying a Quick Step
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 273
Customizing a Quick Step
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 274
Creating Your Own Quick Step
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 274
Deleting a Quick Step
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 275
Managing Multiple Email Accounts
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 275
Adding Another Email Account
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 276
Keeping Accounts Straight
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 276
Choosing Which Account to Send From
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 276
Chapter 11: Outlook’s Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . 279
Adding and Editing Contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 279
Adding Contacts
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 280
Importing Email Addresses from Another Program
. . . . . . . . . . . . . . . . . . 282
Editing a Contact’s Information
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 284
Finding a Contact
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 287
Viewing Contacts
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 288
Sorting and Grouping Contacts

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 290
Customizing a View
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 291
Saving a View
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 293
Download from Wow! eBook <www.wowebook.com>
www.it-ebooks.info
xi
  
Deleting a View
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 293
The People Pane
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 294
Communicating with a Contact
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 295
Gathering Contacts into a Group
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 296
Creating a Contact Group
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 297
Sending Email to a Contact Group
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 299
Managing a Contact Group
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 299
Printing Your Contacts
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 301
Chapter 12: Getting Organized with Folders . . . . . . . . . . . . 303
Finding Folders in the Navigation Pane . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 303
Creating a New Folder
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 304
Filling Up and Managing Folders

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 306
Copying a Folder
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 306
Moving a Folder
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 306
Renaming a Folder
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 307
Deleting a Folder
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 307
Categorizing Items
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 307
Assigning a Category
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 308
Creating a New Category
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 309
Viewing Items by Category
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 310
Clearing Categories
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 310
Renaming a Category
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 310
Customizing Views
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 310
Customizing the Navigation Pane
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 311
Customizing the Reading Pane
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 311
Customizing the To-Do Bar
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 312
Searching Folders

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 313
Searching the Current Folder
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 313
Repeating a Search
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 313
Expanding Your Search
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 314
Refining Your Search
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 315
Doing an Advanced Search
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 315
Changing Search Settings
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 316
Cleaning Out Folders
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 318
Archiving Old Data
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 318
Cleaning up Your Mailbox
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 322
Chapter 13: Getting Organized with Outlook’s Calendar,
Tasks, and Notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 325
Your Schedule, Your Calendar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 325
Creating an Appointment or Meeting
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 326
Scheduling an Appointment
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 327
Setting up a Meeting
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 328
Accepting an Invitation to a Meeting
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 330

Adding or Removing Attendees
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 330
Download from Wow! eBook <www.wowebook.com>
www.it-ebooks.info
xii
  
Keeping Track of Who’s Attending
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 331
Canceling a Meeting
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 331
Editing Events
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 332
Turning an Appointment into a Meeting
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 332
Making an Event Recur
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 332
Getting Reminders
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 333
Deleting an Appointment
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 335
Viewing Your Schedule
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 335
Tasks
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 336
Adding a Task
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 336
Creating a Task
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 336
Accepting a Task
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 339

Managing Tasks
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 340
Editing a Task
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 340
Flagging Tasks
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 342
Marking a Task as Completed
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 343
Viewing Tasks
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 343
Taking Notes in Outlook
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 343
Adding a Note
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 344
Working with Notes
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 345
Viewing Notes
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 346
Part Three: Excel
Chapter 14: Creating Your First Spreadsheet . . . . . . . . . . . . 351
Creating a Basic Worksheet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 351
Starting a New Workbook
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 353
Adding the Column Titles
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 354
Adding Data
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 356
Editing Data
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 357
Moving Around the Grid

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 358
Shortcut Keys
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 358
The Go To Feature
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 359
A Tour of the Excel Window
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 360
The Tabs of the Ribbon
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 360
The Formula Bar
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 362
The Status Bar
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 363
Going Backstage
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 367
Excel Options
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 367
Saving Files
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 369
The Excel File Format
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 370
Preparing Your Spreadsheet for Excel 2007
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 372
Saving Your Spreadsheet for Excel 2003
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 374
Saving a Spreadsheet in Other Formats
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 375
Saving Your Spreadsheet As a PDF
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 376
Download from Wow! eBook <www.wowebook.com>

www.it-ebooks.info
xiii
  
Saving Your Spreadsheet with a Password
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 378
Disaster Recovery
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 380
Opening Files
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 383
Opening Recent Documents
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 383
Protected View
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 384
Opening Files—with a Twist
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 385
Opening Multiple Spreadsheets at Once
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 387
Adding Different Types of Data
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 388
How Excel Identifies Text
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 391
How Excel Identifies Numbers
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 392
How Excel Identifies Dates and Times
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 393
Regional Dating
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 395
Printing
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 397
How to Print an Excel File

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 397
Page Layout View: A Better Print Preview
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 403
Creating Headers and Footers
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 407
Controlling Pagination
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 409
Page Breaks
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 409
Scaling
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 410
Page Break Preview: A Bird’s-Eye View of Your Worksheet
. . . . . . . . . . . . . . 411
Chapter 15: Moving Data and Managing Worksheets . . . . . . . 413
Selecting Cells . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 413
Making Continuous Range Selections
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 413
Making Noncontiguous Selections
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 417
Automatically Selecting Your Data
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 417
Making Selections with the Keyboard
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 418
Moving Cells Around
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 420
A Simple Cut-and-Paste or Copy-and-Paste
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 420
A Quicker Cut-and-Paste or Copy-and-Paste
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 422
Fancy Pasting Tricks

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 423
Paste Special
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 426
Adding and Moving Columns or Rows
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 428
Inserting Columns
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 428
Inserting Rows
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 429
Inserting Copied or Cut Cells
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 429
Deleting Columns and Rows
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 430
Worksheets and Workbooks
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 431
Adding and Removing Worksheets
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 433
Hiding Worksheets
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 434
Naming and Rearranging Worksheets
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 435
Moving Worksheets from one Workbook to Another
. . . . . . . . . . . . . . . . . 436
Chapter 16: Formatting Cells . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 439
Formatting Cell Values . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 440
Changing the Cell Value Format
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 441
Download from Wow! eBook <www.wowebook.com>
www.it-ebooks.info
xiv

  
Formatting Numbers
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 442
Formatting Dates and Times
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 448
Special Formats for Special Numbers
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 450
Formatting Cell Appearance
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 451
Alignment and Orientation
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 452
Fonts and Color
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 455
Borders and Fills
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 459
Chapter 17: Building Basic Formulas . . . . . . . . . . . . . . . . . 463
Creating a Basic Formula . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 463
Excel’s Order of Operations
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 465
Cell References
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 466
How Excel Formats Cells That Contain Cell References
. . . . . . . . . . . . . . . . 468
Functions
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 469
Using a Function in a Formula
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 470
Using Cell References with a Function
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 472
Using Cell Ranges with a Function

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 472
Excel Compatibility Functions
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 474
Formula Errors
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 475
Logical Operators
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 478
Formula Shortcuts
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 480
Point-and-Click Formula Creation
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 480
Point-and-Click Formula Editing
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 481
The Formulas Tab
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 481
Using the Insert Function Button
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 483
Copying Formulas
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 487
Absolute Cell References
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 489
Partially Fixed References
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 490
Referring to Other Worksheets
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 492
Chapter 18: A Function Sampler and Formula Troubleshooting . 493
Rounding Numbers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 493
ROUND(), ROUNDDOWN(), ROUNDUP(): Rounding Numbers
. . . . . . . . . . . 494
Manipulating Text

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 495
CONCATENATE(): Joining Strings of Text Together
. . . . . . . . . . . . . . . . . . 495
LEFT(), MID(), and RIGHT(): Copying Portions of a Text String
. . . . . . . . . . . . 496
TRIM() and CLEAN(): Removing Unwanted Spaces and Non-Printing Characters
. . 496
SUBSTITUTE(): Replacing One Sequence of Characters with Another
. . . . . . . . 497
Solving Formula Errors
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 498
Step-by-Step Evaluation
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 498
Tracing Precedents and Dependents
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 501
Error Checking
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 503
Download from Wow! eBook <www.wowebook.com>
www.it-ebooks.info
xv
  
Chapter 19: Creating Charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 507
Charting 101 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 507
Embedded and Standalone Charts
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 509
Creating a Chart with the Ribbon
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 509
The Chart Tools Ribbon Tabs
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 510
Basic Tasks with Charts

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 511
Moving and Resizing a Chart
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 512
Creating a Standalone Chart
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 514
Editing and Adding to Chart Data
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 515
Changing the Chart Type
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 516
Printing Charts
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 516
Practical Charting
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 517
Charts with Multiple Series of Numbers
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 518
Controlling the Data Excel Plots on the X-Axis
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 518
Data That Uses a Date or Time Scale
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 520
Non-Contiguous Chart Ranges
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 523
Changing the Order of Your Data Series
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 524
Changing the Way Excel Plots Blank Values
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 525
Chart Types
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 525
Column
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 526
Bar

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 528
Line
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 528
Pie
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 530
Area
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 530
Chart Styles and Layouts
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 531
Chart Styles
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 532
Chart Layouts
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 533
Adding Chart Elements
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 534
Adding Titles
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 536
Adding a Legend
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 537
Adding Data Labels to a Series
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 537
Adding Individual Data Labels
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 540
Part Four: PowerPoint
Chapter 20: Creating a Presentation . . . . . . . . . . . . . . . . . 545
Creating a New Presentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 545
Creating a New Presentation from a Template
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 546
Choosing a Theme
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 547

Adding Text to a Slide
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 548
Creating a New Slide
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 549
Adding Content
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 551
Deleting Content
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 552
Saving a Presentation
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 553
Download from Wow! eBook <www.wowebook.com>
www.it-ebooks.info
xvi
  
Opening an Existing Presentation
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 555
Open a Recent Presentation from the Windows Start Menu
. . . . . . . . . . . . . 555
Open a Recent Presentation in PowerPoint
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 555
Open Any Saved Presentation in PowerPoint
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 556
Adding Notes
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 556
Viewing a Presentation
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 556
Normal View
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 557
Slide Sorter View
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 557

Reading View
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 558
Notes Page View
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 560
Slide Show View
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 560
Zooming In and Out
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 561
Printing a Presentation
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 562
Chapter 21: Editing Slides . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 565
Editing Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 565
Formatting Text
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 566
Adjusting Character Spacing
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 566
Positioning Text
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 568
Formatting a Text Box
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 569
Creating Lists
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 570
Linking Text to a Web Page
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 571
Checking Your Spelling
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 572
Turning Text into WordArt
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 573
Embedding Other Files in Slides
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 574

Embedding an Existing File in a Slide
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 574
Updating Links
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 575
Creating a New Embedded File
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 575
Adding Tables to Slides
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 576
Inserting a Table
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 576
Adding Information to a Table
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 579
Editing a Table
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 579
Adding Images to Slides
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 581
Creating a Photo Album
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 582
Working with Shapes
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 585
Working with SmartArt
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 588
Working with Charts and Diagrams
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 593
Arranging Objects on a Slide
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 594
Aligning Objects on a Slide
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 594
Ordering Objects
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 595

Grouping Objects
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 595
Chapter 22: Editing a Presentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . 597
Copying, Rearranging, and Deleting Slides . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 597
Copying a Slide
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 597
Duplicating a Slide
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 598
Download from Wow! eBook <www.wowebook.com>
www.it-ebooks.info
xvii
  
Inserting a Slide from a Different Presentation
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 598
Rearranging Slides in a Presentation
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 600
Deleting a Slide
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 600
Hiding Slides
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 601
Headers and Footers
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 602
Time-Stamping Your Slides
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 602
Adding a Footer to Your Slides
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 603
Numbering Slides
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 603
Adding a Header and Footer to Notes and Handouts
. . . . . . . . . . . . . . . . . 604

Organizing Your Presentation with Sections
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 604
Creating a Section
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 605
Naming a Section
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 605
Collapsing and Expanding Sections
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 606
Moving a Section Within a Presentation
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 607
Hiding All Slides Within a Section
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 607
Removing a Section from a Presentation
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 607
Navigating with Links and Action Buttons
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 607
Inserting a Hyperlink to Another Slide
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 608
Creating a Table of Contents for Your Presentation
. . . . . . . . . . . . . . . . . . 609
Linking to a Hidden Slide
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 609
Inserting an Action Button
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 611
Opening an Inserted File
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 613
Slide Masters: Powerful Slide Blueprints
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 614
Changing the Look of All Slides in Your Presentation
. . . . . . . . . . . . . . . . . 614

Changing the Layout for a Particular Type of Slide
. . . . . . . . . . . . . . . . . . 616
Creating a New Layout
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 616
Working with Masters for Handouts and Notes
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 618
Collaborating with Others
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 620
Adding and Reading Comments
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 621
Comparing Versions of a Presentation
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 623
Chapter 23: Adding Multimedia and Movement . . . . . . . . . . 625
Putting Media Clips in a Presentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 625
Adding Video from Your Hard Drive
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 625
Adding Video from a Website
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 626
Adding Animated Clip Art
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 628
Adding Sound from Your Hard Drive
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 628
Adding Clip Art Audio
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 629
Recording Audio
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 630
Formatting Video Clips
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 631
Formatting Audio Clips
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 632

Editing Media Clips
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 633
Animating Objects
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 638
Animating an Object
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 639
Changing an Animation
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 640
Adjusting Effect Options
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 641
Download from Wow! eBook <www.wowebook.com>
www.it-ebooks.info
xviii
  
Adding More Animation
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 644
Creating a Motion Path
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 645
Triggering an Animation
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 646
Timing Animations
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 647
Reordering Animations
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 648
Removing an Animation
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 648
Using the Animation Pane
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 648
Animating Lists
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 651

Stacking Objects
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 652
Animating SmartArt Graphics
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 652
Creating Transitions Between Slides
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 653
Adding a Transition
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 653
Tweaking Transition Effects
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 654
Adding Sound to a Transition
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 654
Timing Transitions
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 655
Chapter 24: It’s Showtime! Giving a Presentation . . . . . . . . . 657
Start, Navigate, End: Tips and Shortcuts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 657
Starting a Slideshow
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 658
Moving From Slide to Slide
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 658
Ending a Slideshow
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 660
Before the Show: Prep Work
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 660
Adding Narration to Your Presentation
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 663
Creating a Custom Slideshow
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 665
Creating a Handout
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 667

Setting Up Your Show
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 668
At the Event
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 670
Settings to Check
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 670
Launching a Slideshow
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 671
During the Show
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 671
Ending the Show
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 675
Other Presentation Options
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 675
Broadcasting a Slideshow
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 675
Creating a Slideshow that Runs by Itself
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 678
Creating an Interactive Slideshow
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 680
Turning Your Presentation into a Video
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 681
Sharing Your Presentation
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 682
Packaging Your Presentation on a CD or DVD
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 683
Part Five: Access
Chapter 25: Creating Your First Database . . . . . . . . . . . . . . 687
Understanding Access Databases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 688
Getting Started with Your First Database

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 689
Understanding Tables
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 692
Download from Wow! eBook <www.wowebook.com>
www.it-ebooks.info
xix
  
Creating a Simple Table
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 694
Editing a Table
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 697
Saving Databases
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 701
Making Backups
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 702
Saving a Database with a Different Name or Format
. . . . . . . . . . . . . . . . . 703
Opening Databases
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 704
Designating a Database as Trusted
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 704
Opening Recent Databases
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 705
Opening More Than One Database at Once
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 706
The Navigation Pane
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 707
Browsing Tables with the Navigation Pane
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 708
Managing Database Objects

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 710
Chapter 26: Building Smarter Tables . . . . . . . . . . . . . . . . . 711
Understanding Data Types . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 711
Design View
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 712
Organizing and Describing Your Fields
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 713
How Updates Work in Design View
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 715
Access Data Types
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 716
Text
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 719
Memo
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 720
Number
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 723
Currency
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 726
Date/Time
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 727
Yes/No
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 731
Hyperlink
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 731
Attachment
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 733
AutoNumber
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 736
Calculated

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 739
The Primary Key
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 740
Creating Your Own Primary Key Field
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 741
Six Principles of Database Design
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 742
1. Choose Good Field Names
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 742
2. Break Down Your Information
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 743
3. Include All the Details in One Place
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 744
4. Avoid Duplicating Information
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 745
5. Avoid Redundant Information
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 746
6. Include an ID Field
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 747
Blocking Bad Data
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 748
Data Integrity Basics
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 748
Preventing Blank Fields
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 748
Setting Default Values
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 751
Preventing Duplicate Values with Indexes
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 752
Lookups

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 756
Creating a Simple Lookup with Fixed Values
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 756
Adding New Values to Your Lookup List
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 759
Download from Wow! eBook <www.wowebook.com>
www.it-ebooks.info
xx
  
Chapter 27: Mastering the Datasheet: Sorting, Searching,
Filtering, and More . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 761
Datasheet Customization . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 762
Formatting the Datasheet
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 762
Rearranging Columns
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 763
Resizing Rows and Columns
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 764
Hiding Columns
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 765
Freezing Columns
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 767
Datasheet Navigation
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 768
Sorting
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 768
Filtering
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 771
Searching
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 775

Printing the Datasheet
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 778
Print Preview
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 778
Fine-Tuning a Printout
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 780
Chapter 28: Linking Tables with Relationships . . . . . . . . . . . 783
Relationship Basics . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 784
Redundant Data vs. Related Data
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 784
Matching Fields: The Relationship Link
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 786
Linking with the ID Column
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 787
The Parent-Child Relationship
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 788
Using a Relationship
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 789
Defining a Relationship
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 789
Editing Relationships
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 794
Referential Integrity
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 795
Navigating a Relationship
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 798
Lookups with Related Tables
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 801
More Exotic Relationships
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 804

One-to-One Relationships
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 805
Many-to-Many Relationships
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 806
Part Six: Other Office Tools
Chapter 29: Publisher . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 813
Creating a New Publication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 813
Creating a Publication from a Template
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 814
Creating a Publication from Scratch
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 815
Viewing the Page
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 815
Entering Text
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 817
Inserting an Image
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 817
Adding Pages
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 818
Navigating Pages
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 819
Saving a Publication
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 819
Download from Wow! eBook <www.wowebook.com>
www.it-ebooks.info
xxi
  
Adding Text
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 820
Editing and Formatting Text

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 820
Inserting Your Business Information
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 825
Flowing Text from One Box to Another
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 826
Flowing Text Around an Object
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 829
Adding Pictures, Shapes, and Other Objects
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 830
Formatting Objects
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 830
Stacking and Grouping Objects
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 832
Designing and Laying Out Pages
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 833
Setting up Your Pages
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 833
Choosing a Color Scheme
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 833
Choosing a Font Scheme
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 834
Using Layout Guides
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 834
Snapping an Object to a Guide
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 837
Reviewing Your Design
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 837
Printing a Publication
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 839
Preparing a Publication for a Commercial Printer

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 839
Chapter 30: OneNote . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 841
What Is OneNote? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 841
Getting Familiar with the OneNote Workspace
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 843
Creating and Filling up a Notebook
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 844
Adding Notes to a Page
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 845
Organizing a Notebook
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 850
Working with Sections and Pages
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 851
Deleting Notebooks, Sections, and Pages
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 853
Managing Individual Notes
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 853
Writing Side Notes
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 854
Linking a Note to its Source
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 855
Tagging a Note
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 856
Finding a Note
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 859
Viewing Your Notebooks
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 859
Sharing Notes
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 860
Finding Changes Others Have Made

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 861
Emailing a Page
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 861
Using OneNote with Other Office Programs
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 862
Using Linked Notes
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 862
Getting Office Files into OneNote
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 864
Chapter 31: Office Web Apps . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 867
Introducing Office on the Web . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 867
Setting Up Office Web Apps
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 869
Signing into SkyDrive
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 869
Creating and Editing Files
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 871
Saving a Web Apps File
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 872
Download from Wow! eBook <www.wowebook.com>
www.it-ebooks.info
xxii
  
Working with Folders in SkyDrive
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 873
Creating a Folder
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 873
Viewing Files in a Folder
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 873
Renaming a Folder

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 874
Deleting a Folder
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 874
Managing Files in SkyDrive
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 874
Opening a File
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 874
Uploading Files to SkyDrive from Your Computer
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 875
Downloading Files from SkyDrive to Your Computer
. . . . . . . . . . . . . . . . . 877
Move, Rename, Delete: File Management Tips
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 878
Sharing Files
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 879
Setting Permissions
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 879
Leaving Comments
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 881
Simultaneous Editing in Excel
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 881
Docs.com: Office Web Apps for Facebook
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 882
Adding Docs
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 883
Viewing Your Docs
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 885
Editing a Doc
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 886
Sharing a Doc

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 886
Viewing Friends’ Docs
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 886
Part Seven: Appendix
Appendix A: Customizing Office 2010 Applications . . . . . . . . 889
Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 895
Note: Head to this book’s Missing CD page on www.missingmanuals.com to download four additional
appendixes.
Download from Wow! eBook <www.wowebook.com>
www.it-ebooks.info
xxiii
The Missing Credits
About the Authors
Nancy Conner writes and edits tech books from her home in up-
state New York. She’s also worked as a medievalist, an instructional
designer, and a corporate trainer. When she’s not writing or messing
around with someone else’s prose, she likes to read mysteries, visit
local wineries, and listen obsessively to opera.
Matthew MacDonald is a developer, author, and educator in all things Visual Basic
and .NET. He’s worked with Visual Basic and ASP since their initial versions, and
has written over a dozen books on the subject, including The Book of VB .NET (No
Starch Press) and Visual Basic 2005: A Developer’s Notebook (O’Reilly). He has also
written a number of Missing Manual titles on Excel and Access. His website is www.
prosetech.com.
About the Creative Team
Peter Meyers (editor) is a New York City-based veteran of Team Missing Manual.
He’s edited more than 20 books in the series and lives with his wife and two daugh-
ters in Washington Heights, aka “upstate Manhattan”.
Nellie McKesson (production editor) just bought her first home in Brockton, Mass.
When not working on DIY home improvement projects, she studies graphic design

and plays music with her various bands. Email:
Download from Wow! eBook <www.wowebook.com>
www.it-ebooks.info