Tài liệu SẮP XẾP HỒ SƠ THEO VẦN,MẪU TỰ ppt

SẮP XẾP HỒ SƠ THEO VẦN,MẪU TỰ
Sắp xếp hồ sơ theo tên
Phân loại theo thứ tự chữ cái được dựa trên tên hồ sơ. Việc phân chia thành nhóm
nhỏ hệ thống có thể đạt được trên một cơ sở khoa học, nghĩa là bằng cách hỏi xem
những tên nào thường hay bắt đầu nhất trong một quốc gia. Những sự phân chia hệ
thống có thể được xác nhận về mặt thống kê. Một khi đã quyết định những sự
phân nhóm chủ yếu thì chúng có thể được chia nhỏ thành nhóm nhỏ hơn. Nên có
thể cho phép mở rộng những nhóm chủ yếu và những nhóm nhỏ này để giảm thiểu
bất kỳ việc chia nhỏ nào hơn nữa sau này.
Thuận lợi: là tham chiếu trực tiếp được trao đổi cho hồ sơ do đó không cần chỉ
mục, dường như đây là một cách làm dễ dàng để lưu trữ hồ sơ, dễ hiểu, và có thể
nhanh chóng kiểm soát xem có bất kỳ tài liệu nào bị lưu trữ sai hay không.

Các bất lợi của phương pháp này bao gồm: nếu có những tên thông dụng, có thể
trùng nhau.

Giải Pháp: Phương pháp phân loại theo thứ tự chữ cái có thể được sửa đổi để bao
gồm các chủ đề thay vì bao gồm tên. Điều này làm cho có thể lưu trữ một hồ sơ
theo một số những tiêu đề khác nhau vì việc phân loại theo chữ cái có nhiều điều
bất lợi, khó khăn cho việc tìm kiếm, nên ở mỗi một doanh nghiệp người ta thường
quy định một loại mã riêng. Việc dùng một hình thức mã nào đó có thể giúp khắc
phục nhiều khó khăn.

Sắp xếp hồ sơ theo chủ đề:

Đây là một biến thể của phương pháp phân loại theo thứ tự chữ cái, trong đó các
tài liệu được sắp xếp theo phân loại chủ yếu của tiêu đề chủ đề, ví dụ như bảo
hiểm hoặc bất động sản. Trong nhóm chủ yếu sẽ có những phân loại nhóm nhỏ
hơn.

Thuận lợi: Phương pháp phân loại theo chủ đề dễ dàng và tiện lợi cho việc mở

rộng. Nó cũng mang lại một phương pháp hữu ích khi các chủ đề được xác định rõ
ràng và khi người ta đã quen thuộc với nó thì việc truy cập sẽ dễ dàng hơn.

Khó khăn: có thể có vấn đề phải thiết lập đủ những phân loại thích hợp, thường
đòi hỏi rất nhiều tham chiếu qua lại và đôi khi cần có một chỉ mục phức tạp.
Thường khi kiểu phân loại này được dùng thì sẽ hình thành một hồ sơ lớn chứa
các mục linh tinh với rất nhiều đề tài trong đó, trong khi trong một hệ thống lưu
trữ tốt thì một hồ sơ chỉ chứa đựng những đề tài có liên quan. Điều này dường như
do sự miễn cưỡng mở một hồ sơ riêng biệt cho từng chủ đề trong hồ sơ linh tinh.

Sắp xếp hồ sơ theo địa lý

Khi dùng phương pháp địa lý, các hồ sơ được sắp xếp theo các địa điểm như quận,
thành phố… cho phân loại chủ yếu. Sau đó có thể sử dụng các phân loại nhỏ hơn
theo mẫu tự. Phương pháp địa lý đôi khi được gọi là sắp xếp theo địa điểm. Điều
này là dễ hiểu vì ý niệm của nó đơn giản và người sử dụng không sớm thì muộn
cũng sẽ quen thuộc với những khu vực địa lý có liên quan.

Thuận lợi: nó cho phép một số người sử dụng những hồ sơ cùng một lúc mà không
gây cản trở cho nhau; nó dễ hiểu; và truy cập thuận tiện nếu biết địa điểm.

Bất lợi: là người sử dụng cần phải có một hiểu biết nào đó về khu vực địa lý có
liên quan, đặc biệt khi có một số tên nơi chốn tương tự; phải biết nơi chốn của một
thông tin; và phương pháp này cần được một chỉ mục hỗ trợ.

Hệ thống địa danh cũng rất có ích trong các hoạt động như nghiên cứu thị trường
quảng cáo trực tiếp bằng thư từ bưu điện và dự báo thời tiết.