Tài liệu Báo cáo đề tài Quản lý hệ thống bán lẻ trong cửa hàng mua bán máy tính và thiết bị máy tính ppt

Báo cáo đề tài
Quản lý hệ thống bán lẻ
trong cửa hàng mua bán máy
tính và thiết bị máy tính
1
mục lục
1 1. Khảo sát nghiệp vụ đề tài 3
2 2. Phân tích hệ thống 7
3 3. Thiết kế CSDL vật lý 13

Lời nói đầu.
Cùng với xu thế phát triển văn minh của thế giới , những phương tiện kĩ
thuật phát triển mạnh mẽ không chỉ phục vụ đáp ứng nhu cầu học tập mà còn
đáp ứng nhu cầu giải trí. Để kinh doanh thu hút và đáp ứng đầy đủ các nhu cầu ,
các cửa hàng ngày càng phát triển và mở rộng kinh doanh , đòi hỏi ra đời hệ
thống giúp họ quản lý công việc bán hàng một cách hiệu quả. Hệ thống phân
tích thiết kế hệ thống thông tin ra đời là phần quan trọng của cả ngành công
nghệ thông tin và của việc quản lý kinh doanh. Nó giúp cho việc phân tích thông
tin rõ ràng , chính xác và hiệu quả. Nhờ đó công việc quản lý thông tin trở nên
dễ dàng hơn.
Chương trình “ quản lý hệ thống bán lẻ trong cửa hàng mua bán máy tính
và thiết bị máy tính” kế thừa mô hình hoạt động của các cửa hàng bán lẻ hiện có
trên thực tế. Đồng thời ứng dụng công nghệ mới với mục đích làm cho chương
trình có thể đáp ứng được nhu cầu quản lý ngày càng phức tạp với khối lượng
thông tin ngày càng lớn, dễ dàng trong triển khai cũng như trong ứng dụng.
Chương trình là công cụ quản lý bán hàng hiệu quả, làm đơn giản hóa
việc lập các hoá đơn giấy tờ cũng như việc lưu trữ chúng, cung cấp thông tin
nhanh chóng và chính xác làm cơ sở cho việc ra quyết định trong kinh doanh,
phục vụ hữu hiệu cho việc quản lý và phát triển của siêu thị.
Trong quá trình thực hiện từ bước khảo sát thực tế , đến việc
xây dựng cơ sở dữ liệu hay xử lý các chức năng nghiệp vụ cho chương

trình, chúng em cũng g[p một số khó khăn nhưng với sự giúp đ\ nhiệt
tình của giáo viên hướng d]n chúng em đã hoàn thành. Do đó trước
khi đi vào phần nội dung chính của đồ án , chúng em xin gửi lời cảm
2
ơn chân thành tới thầy Phan Văn Viên và cô Nguyễn Thị Thanh
Huyền là giáo viên trực tiếp hướng d]n và giúp đ\ chúng em hoàn
thành tốt đồ án này !.
Chúng em chân thành cảm ơn thầy, cô.
1 1. Khảo sát nghiệp vụ đề tài.
1.1Hiện trạng, các vấn đề và giải pháp:
a) Hiện trạng của các cửa hàng bán lẻ hiện nay:
Hầu hết các cửa hàng bán lẻ trong thành phố hiện nay đều sử dụng phần
mềm Access for Win để quản lý hơn hàng trăm ngàn m[t hàng kinh doanh. Điều
này gây khó khăn cho việc cần thiết phải lưu trữ một khối lượng lớn thông tin.
Theo thống kê, trung bình mỗi ngày, bộ phận bán hàng phải xử lý hơn hàng
chục ngàn m]u tin. Do đó, tốc độ truy xuất dữ liệu không đủ nhanh để có thể
đáp ứng tốt được yêu cầu thanh toán nhanh chóng cho khách hàng. Và trong
tương lai sẽ không thể đáp ứng được nhu cầu mở rộng của cửa hàng.
b) Các vấn đề và giải pháp:
* Vấn đề liên quan đến giao diện người dùng:
Giao diện trên môi trường Dos gây nhiều khó khăn trong thao tác do chỉ
cho phép người dùng thao tác theo cơ chế tuần tự. Vì vậy, người dùng sẽ g[p
khó khăn khi phải ghi nhớ tất cả những gì đã làm trước đó.
Giải pháp: giao diện người dùng được xây dựng bằng ngôn ngữ lập trình
C#, cung cấp cho người dùng một môi trường làm việc thân thiện, dễ sử dụng và
thao tác với các nút lệnh và tiện ích.
* Vấn đề liên quan đến nghiệp vụ báo cáo thống kê:
Yêu cầu về báo cáo thống kê theo nhiều tiêu chí khác nhau.
Giải pháp: xây dựng chức năng báo cáo thống kê theo các tiêu chí: nhà
cung cấp, m[t hàng và số phiếu.

1.2 Kế hoạch phỏng vấn, phiếu phỏng vấn:
3
Kế hoạch phỏng vấn:
Người được hỏi: Người phỏng vấn: Nhóm 13
Địa chỉ: Cửa hàng máy tính Thời gian hẹn
Thời điểm bắt đầu: 8h20’
Thời điểm kết thúc: 9h
Đối tượng:
- Đối tượng được hỏi là nhân viên
trong cửa hàng
- Dữ liệu cần thu thập là công việc
nhập hàng và bán hàng diễn ra như
thế nào gồm các khâu nào
- Cần thoả thuận dữ liệu phải đúng
với hoạt động thực tế
Các yêu cầu đòi hỏi:
Người được hỏi là nhân viên làm việc
trong cửa hang gồm có nhân viên làm
việc ở vị trí nhập hàng bán hàng biết rõ
về công việc mình đang làm
Chương trình:
- Giới thiệu.
- Tổng quan về dự án.
- Tổng quan về phỏng vấn.
Chủ đề sẽ đề cập:vấn đề nhập hang và bán
hàng
Xin phép được ghi âm.
Chủ đề 1: Câu hỏi 1 : Với điều kiên nào
thì các chị bảo hành cho khách ?
trả lời : Chúng tôi se bảo hành cho

khách khi khách phiếu giao hàng
Câu hỏi 2 :thế tại sao không phải là
phiếu bảo hành
trả lời : bởi vì phiếu giao hàng của chúng
tôi co kèm theo phiếu bảo hànhcủa chúng
tôi
Ước lượng thời gian:
1 phút
2 phút
1 phút
2 phút
5 phút
10 phút
4
Chủ đề 2 : câu hỏi: quá trình mua và bán
hàng của cửa hàng diễn ra như thế nào
trả lời : như mô tả bài toán
trong bài

Tổng hợp các nội dung chính ý kiến của
người được hỏi :
Kết thúc (thoả thuận)
3 phút
5 phút
1 phút
(Dự kiến tổng cộng:30 phút )
Phiếu phỏng vấn:
Dự án: Quản lí hệ thống bán lẻ trong
cửa hàng mua bán máy tính và thiết
bị máy

Tiểu dự án: Quản lý bán hàng
Người được hỏi: Ngày: 05/2010
Người hỏi: Nhóm 13
Câu hỏi Ghi chú
Câu 1: Hoạt động bán hàng diễn ra
như thế nào?
Trả lời: Cửa hang sẽ lập ra bảng báo giá cho
các thiết bị .Khi khách hàng có yêu cầu
muốn mua hàng thì sẽ xem thông tin bảng
báo giá và viết đơn đ[t hàng.
Câu 2: Khi lập bảng báo giá thì cửa
hàng có tham khảo giá trên thị
trường không?
Trả lời: Có.Khi lập bảng báo giá thì cửa
hàng sẽ căn cứ vào phiếu nhập hàng từ nhà
cung cấp để biết giá nhập hàng về sau đó
tham khảo thêm giá trên thị trường để lập
bảng báo giá phù hợp.
5
Đánh giá chung:
-Câu hỏi ngắn để dễ trả lời.
-Câu trả lời còn chưa đầy đủ.Cần có thời gian để thực hiện tiếp cuộc phỏng vấn.
1.3 Khái quát các nghiệp vụ chính yếu trong cửa hàng:
a) Nghiệp vụ nhập hàng:
Khi nhập hàng hóa từ nhà cung cấp, nhân viên nhập hàng sẽ tiến hành lập
phiếu nhập và cập nhật hàng hóa vào cơ sở dữ liệu.
b) Nghiệp vụ xuất hàng từ kho lên quầy:
Khi có yêu cầu xuất hàng lên quầy, nhân viên xuất hàng sẽ kiểm tra hàng
trong kho, tiến hành lập phiếu xuất hàng và cập nhật hàng vào cơ sở dữ
liệu.

c) Nghiệp vụ bán hàng:
Khi khách đến mua hàng và yêu cầu thanh toán, nhân viên thâu ngân sẽ tính
tiền cho khách, lập hoá đơn và cập nhật vào cơ sở dữ liệu.
d) Nghiệp vụ kiểm kê hàng hoá:
Cuối mỗi ngày hay bất kỳ thời điểm nào có nhu cầu kiểm kê lại số lượng
hàng hóa trong cửa hàng, nhân viên kiểm kê sẽ tiến hành lập phiếu kiểm kê
để biết số lượng thực tế của một m[t hàng cụ thể.
e) Nghiệp vụ báo cáo thống kê:
Cuối mỗi ngày hay mỗi kỳ hoạt động, nhân viên thống kê sẽ chịu trách nhiệm
lập báo cáo dựa trên các thông tin về hóa đơn bán hàng, phiếu nhập, phiếu
xuất…
1.4Giới thiệu hệ thống mới:
Hệ thống quản lý cửa hàng bán lẻ được xây dựng dựa trên mô hình hoạt động
của các hệ thống cửa hàng hiện đang được sử dụng, nhưng có khả năng giải
quyết các vấn đề mà hệ thống cũ chưa thể đáp ứng được, đồng thời cung cấp
một số chức năng tiện ích nhằm giúp cho quá trình thực hiện các quy trình
nghiệp vụ trở nên dễ dàng hơn.
6
Hệ thống quản lý cửa hàng có các đ[c điểm sau:
 Có khả năng đáp ứng đầy đủ và hỗ trợ thực hiện tốt các nghiệp vụ
chính trong cửa hàng.
 Cung cấp giao diện người dùng thân thiện, dễ thao tác.
 Cung cấp chức năng hỗ trợ khách hàng tra cứu thông tin sản phẩm
nhằm giúp cho quá trình chọn lựa hàng hóa của khách hàng dễ dàng hơn.
 Cung cấp chức năng báo cáo thống kê theo nhiều tiêu chí khác
nhau.
2 2. Phân tích hệ thống.
2.1 Các chức năng:
a) Quản lý kho:
- Quản lý hàng nhập:

• Nhập theo danh mục trong đơn đ[t hàng của cửa hàng mình.
• Quản lý sản phẩm nhập: mã số, loại, số lượng, đơn vị tiền, tên hãng sản
xuất, …. Dựa vào kiểm tra sản phẩm trước khi nhập: nhập kho những sản
phẩm đạt chất lượng và số lượng; báo cáo trả về những sản phẩm không
đạt và số lượng; in báo cáo nhập hàng theo từng đợt.
- Quản lý hàng xuất:
 Xuất từ kho lên quầy: quản lý dựa trên mã số, tên, loại, …
 Xuất từ kho phân phối cho các cửa hàng khác:
.
- Quản lý hàng tồn;
 Tổng kết số lượng bán cho khách hàng và phân phối sau đó so sánh
số lượng nhập kho  kết luận có tồn kho không?
 Nếu có in báo cáo hàng tồn và giá trị hàng.
b) Quản lý danh mục:
o Cập nhật danh mục hàng hóa.
o Cập nhât danh mục nhà cung cấp.
7
o Cập nhật danh mục nhân viên.
o Xem các danh mục.
c) Quản lý bán lẻ:
o Lập các hóa đơn bán hàng.
o Báo cáo doanh thu theo từng ngày, tháng, ….
d) Quản lý hệ thống dữ liệu:
o Lưu trữ và phục hồi dữ liệu.
o kết thúc chương trình.
2.2Phi chức năng:
Hệ thống sử dụng bảo mật và phân quyền.
 Người admin : đăng ký và phân quyền cho người sử dụng chương trình
giúp nhà quản lý theo dõi và kiểm soát chương trình.
2.3.Mô hình phân cấp chức năng của hệ thống.

8
Quản lí hệ
thống bán lẻ
trong cửa hàng
mua bán máy
tính và thiết bị
máy tính
Quản lí
thông tin
khách hàng
Quản lý
thông tin
hàng hóa
Quản lí
thông tin
nhân viên
Quản lí
bán hàng
Báo cáo
thống kê
Thêm
thông tin
khách hàng
Sửa thông
tin khách
hàng
Xóa thông
tin khách
hàng
Thêm thông

tin hàng
hóa
Sửa thông
tin hàng
hóa
Xóa thông
tin hàng
hóa
Thêm thông
tin nhân
viên
Sửa thông
tin nhân
viên
Xóa thông
tin nhân
viên
Kiểm tra
hàng khách
yêu cầu
Từ chối
bán
Lập hóa
đơn
Lập phiếu
chuyển
Báo cáo
doanh thu
Thống kê
hàng tuần

Thống kê
hàng đã bán
9
2.4 Mô hình luồng dữ liệu mức khung cảnh.
10
2.5 Mô hình luồng dữ liệu mức đỉnh
11
2.6 Xây dựng mô hình thực thể liên kết.
2.6.1: Xác định các thực thể, định danh tương ứng:
Khách hàng: MaKH
Nhà CC: MaNCC
Đơn đ[t hàng: SoDH
Chi tiết đơn đ[t hàng: SoDH, MaH
Hoá đơn: SoHD
Hàng bán: MaH, SoHD
Phiếu nhập: SoPN
Chi tiết phiếu nhập: SoPN, MaH
Nhân viên: MaNV
Hàng hoá: MaH
Phiếu bảo hành: MaP
2.6.2: Mô hình liên kết thực thể:
12
2.6.3 Chuyển mô hình thực thể liên kết thành các bản ghi logic:
Khách hàng: MaKH ,TenKH, DcKH, DtKH
Nhà CC: MaNCC ,TenNCC, DcNCC, DtNCC
Đơn đ[t hàng: SoDH , Ngaydat, MaNCC
Chi tiết đơn đ[t hàng: SoDH, MaH ,Soluong
Hoá đơn: SoHD , MaKh, Ngay, MaNV
Hàng bán: MaH, SoHD ,Soluong, Dongia
Phiếu nhập: SoPN , Ngaynhap

Chi tiết phiếu nhập: SoPN, MaH ,SoPN, MaNV, Soluongnhap,Dongianhap
Nhân viên: MaNV ,TenNV,DcNV,DtNV
Hàng hoá: MaH ,TenH,Soluongco,NgaySX
Phiếu bảo hành: MaP , MaNV, MaKH,ThoigianBH
3 3. Thiết kế CSDL vật lý
3.1. Lập từ điển dữ liệu:
3.1.1 Bảng KHACHHANG.

13
3.1.2 Bảng CTDDATHANG
3.1.3: Bảng CTPNHAP
3.1.4. Bảng DDHANG
3.1.5. Bảng HANGBAN
3.1.6. Bảng HANGHOA
14
3.1.7. Bảng HOADON
3.1.8. Bảng NHACC
3.1.9. Bảng NHANVIEN
3.1.10. Bảng PHANQUYEN
15
3.1.11. Bảng PHIEUBH
3.1.12. Bảng PHIEUNHAP
3.2. Mô hình dữ liệu vật lý
16
3. Thiết kế giao diện
3.1. Các biểu m]u điền dùng cho nhập dữ liệu
3.1.1. Biểu m]u nhập thông tin khách hàng
- Tên biểu m]u: Thông tin khách hàng
- Người thực hiện: Nhân viên bán hàng, người quản trị hệ thống
- Thời gian thực hiện: Khi có một khách hàng mới đến mua hàng

- CSDL liên quan: bảng khach/qlbh.mdb
- M]u thiết kế:
17
Người dùng kích vào nút “NHAP” để nhập thông tin khách hàng. Khi nhập
phải nhập đầy đủ vào các ô Mã khách hàng, họ tên, địa chỉ. Đối với ô điện thoại
có thể bỏ qua. Sau khi nhập xong muốn hiển thị vào CSDL thì kích vào nút
“HIENTHI”. Nút “SUA” được sử dụng khi sửa thông tin khách hàng do nhập
sai ho[c khi có thay đổi. Khi khách hàng không còn mua hàng của công ty trong
vòng 1 năm thì thông tin của họ sẽ bị xóa bỏ với thao tác “Xóa”. Nút “Thoát ”
được thực hiện khi người dùng thoát ra khỏi chức năng cập nhật thông tin khách
hàng.
3.1.2.Biểu m]u nhập thông tin hàng
Tên biểu m]u: HANG HOA
Người thực hiện: nhân viên bán hàng, người quản trị hệ thống.
Thời gian thực hiện: Khi có m[t hàng mới được kinh doanh trong công ty
CSDL liên quan: bảng hang/qlbh.mdb
M]u thiết kế:
18
Người dùng kích vào nút “NHAP” để nhập thông tin. Khi nhập phải nhập
đầy đủ vào các ô Mã, tên hàng, số lượng có. Đối với các ô còn lại có thể bỏ qua.
Sau khi nhập xong muốn hiển thị vào CSDL thì kich vào nút “HIEN THI”. Nút
“SUA” được sử dụng khi sửa thông tin hàng do nhập sai ho[c khi có thay đổi.
Khi hàng không được bán ở công ty trong vòng 1 năm thì thông tin hàng sẽ bị
xóa bỏ với thao tác “Xóa”. Nút “Thoát ” được thực hiện khi người dùng thoát ra
khỏi chức năng cập nhật thông tin hàng.
3.1.3. Biểu m]u nhập thông tin nhân viên
- Tên biểu m]u: nhân viên
- Người thực hiện: Cán bộ phụ trách nhân sự của công ty, người quản trị
hệ thống.
- Thời gian thực hiện: Khi có nhân viên mới được nhận vào công ty

- CSDL liên quan: bảng nhanvien/qlbh.mdb
- M]u thiết kế:
19
Người dùng kích vào nút “NHAP” để nhập thông tin nhân viên. Khi nhập
phải nhập đầy đủ vào các ô Mã nhân viên, họ tên, địa chỉ. Đối với ô điện thoại
có thể bỏ qua. Sau khi nhập xong muốn hiển thị vào CSDL thì kich vào nút
“HIEN THI”. Nút Sửa được sử dụng khi sửa thông tin nhân viên do nhập sai
ho[c khi có thay đổi. Khi nhân viên bị sa thải thì thông tin của họ sẽ bị xóa bỏ
với thao tác “Xóa”. Nút “Thoát ” được thực hiện khi người dùng thoát ra khỏi
chức năng cập nhật thông tin nhân viên.
3.1.4. Biểu m]u nhập thông tin Hóa đơn
- Tên biểu m]u: HOA DON BAN HANG
- Người thực hiện: Nhân viên bán hàng, người quản trị hệ thống.
- Thời gian thực hiện: Khi có khách hàng đến mua hàng thông tin của họ được
lưu trữ và kiểm tra lượng hàng đủ đáp ứng yêu cầu của khách.
- CSDL liên quan: bảng hd/qlbh.mdb, hangban/qlbh.mdb,
hang/qlbh.mdb,
khach/qlbh.mdb, Nhanvien/qlnh.mdb
- M]u thiết kế:
20
Người dùng kích vào nút “NHAP” thì Số hóa đơn tự động đánh số mới,
ngày lập là ngày hệ thống tự động được điền vào, người dùng có thể chọn tên
nhân viên bán hàng để lập hóa đơn. Mã khách hàng được nhân viên bán chọ lựa
từ danh sách đã nhập khi đó tên của họ được hiện trong ô Họ tên khách hàng.
Nếu muốn bỏ bớt m[t hàng đã chọ thì kích vào nút “Hủy”, nút “Thoát” được chọ
khi không muốn chọn thêm m[t hàng nào nữa. Sau khi nhập xong muốn hiển thị
vào CSDL thì kich vào nút “HIEN THI”. Nút Sửa được sử dụng khi thay đổi
thông tin hóa đơn. Nút “Thoát ” được thực hiện khi người dùng thoát ra khỏi
chức năng lập hóa đơn.
21