TRÌNH ỨNG DỤNG MICROSOFT EXCEL

Microsoft Excel cơ bản

Email:


1


TRÌNH ỨNG DỤNG MICROSOFT EXCEL
Giới

thiệu

Microsoft Excel là một chương trình ứng dụng thuộc
bộ Microsoft Office. Excel là một công cụ mạnh để
thực hiện các bảng tính chuyên nghiệp.
Hiện tại Excel được hỗ trợ rộng rãi trong môi trường
doanh nghiệp nhằm phục vụ các cơng việc tính tốn
thơng dụng bằng các cơng thức tính tốn đơn giản
khơng cần phải xây dựng các chương trình.
Email:


2


Chương 1. Tổng quan về MS Excel
Khởi động Excel
Kích đúp chuột vào biểu tượng

trên nền màn hình

(Destop).

Email:


3


Cửa sổ làm việc của Excel 2003

Địa chỉ ô hiện tại

Bảng tính

Danh sách các Sheet

Email:


4


Làm quen với Excel 2007-2010
Workbook:
- Đây là một tập tin để làm việc như: tính tốn, vẽ đồ
thị, ...và lưu trữ dữ liệu.
- Một workbook có thể chứa nhiều Sheet, do vậy bạn có
thể tổ chức, lưu trữ nhiều loại thơng tin có liên quan
với nhau chỉ trong một tập tin.

- Mỗi workbook có thể chứa nhiều worksheet hay Chart
sheet, tùy thuộc vào bộ nhớ máy tính.

Email:


5


Làm quen với Excel 2007-2010


Worksheet: Còn được gọi là Sheet, là nơi lưu trữ và
làm việc với dữ liệu.

- Một worksheet có nhiều ơ và các ơ có chứa các cột
và dòng.
- Worksheet được lưu trong workbook. Trong Excel
2007, một worksheet chứa được 16,384 cột và
1,048,576 dịng, thay vì 256 cột và 65,536 dịng của
Excel 2003, tức tổng số ơ trong Excel 2007 đã tăng lên
gấp 1,024 lần so với Excel 2003!
Email:


6


Làm quen với Excel 2007-2010


Chart sheet: Thực chất là một Sheet trong workbook, nhưng nó
chỉ chứa một đồ thị. Vì vậy, nếu chỉ muốn xem từng đồ thị riêng
lẻ thì Chart Sheet là lựa chọn tối ưu.

Email:


7


Làm quen với Excel 2007-2010


Sheet Tab: Tên của các Sheet sẽ thể hiện trên các thẻ đặt ở góc
bên trái phía dưới của cửa sổ workbook. Bạn có thể di chuyển
từ Sheet này sang Sheet khác bằng thao tác đơn giản là nhấp
chuột vào tên Sheet cần đến trong Sheet Tab.

Email:


8


Làm quen với Excel 2007-2010
Hình 1 - Hệ thống menu và toolbar của Excel 2003

Hình 2 - Hệ thống Ribbon của Excel 2007

Email:


9


Làm quen với Excel 2007-2010
Hình 3 - Hệ thống Ribbon đã được ẩn đi



Để ẩn / hiện Ribbon, bạn có thể thực hiện một trong ba cách sau:

- Double-click vào bất kỳ tên Tab nào trên Ribbon.
- Nhấn tổ hợp phím Ctrl+F1.
- Nhấn vào nút mũi tên xổ xuống ở bên phải Quick Access Toolbar 1 rồi
chọn Minimize the Ribbon.

Email:


10


Ẩn hiện thanh cơng cụ


Mở trình đơn View chọn:

-

Formula Bar: Ẩn/ hiện thanh công thức.

-

Status Bar: Ẩn/ hiện thanh trạng thái.

-

Vào Toolbars chọn:



Standard: Thanh công cụ



Formatting: Thanh định dạng

Email:


11


Thiết lập chế độ làm việc cho máy tính
Start/ Setings/ Control panel/Regional language/ Additional setting/
Customeze Format / Nubers + cửa sổ:

- Decimat symbol/ chọn dấu phầy (,)

- No of digitsatter decial/ chọn số 2
- Digits groupng Symbol/ chọn dấu chấm (.)
- Digits groupng; 123.456.789.
- Negative sign Symbol: Chèn gạch ngang
- Negative number format: -1,1
- Display leadinh Zeros: 0,7
- List Separator: Dấu phẩy (,)
- Apply. Tiếp tục kích Date/ cửa sổ/ Short date for / đặt
dd/mm/yyyy.
Email:


12


Thiết lập chế độ làm việc cho
máy tính
- Định dạng ngày, tháng, năm
Bơi đen cột cần định dạng/ kích chuột trái/ Format Cells/ Number/
Date/ *14/03/2001 Ok.

Email:


13


Thao tác với bảng tính

Hình 16 – Tùy chỉnh thời gian Auto Save trong Option của Excel 2007

Email:


14


Thao tác với bảng tính


Một số lưu ý khi Save

- Quy tắc đặt tên: Các bảng tính Excel dùng chung quy tắc đặt tên của
Windows. Tên bảng tính có thể dài tối đa 255 ký tự, nhưng không được
dùng các ký tự đặc biệt như: \ ? : * “ < >
- Bảo mật: Để bảo mật cho workbook, bạn có thể gán mật mã bảo vệ, và
chỉ có ai biết mật mã mới mở được. Để gán mật mã cho workbook, bạn
làm như sau:
1. Nhấn nút Office - Save As, hộp thoại Save As hiện ra

.

2. Nhấn nút Tools - General Options..., hộp thoại General Options hiện ra.
3. Nhập mật mã mở (Password to open) và mật mã hiệu chỉnh (Password
to modify) cho workbook. Hai mật mã này nên khác nhau để tăng bảo
mật. Sau đó nhấn nút OK.

Email:

15


Thao tác với bảng tính

Hình 17 – Hộp thoại Save as với tùy chọn Tools
4. Xác nhận lại mật mã mở workbook. Sau đó nhấn nút OK.
5. Nhấn nút Save để hoàn tất.
Email:


16


Các phím dịch chuyển con trỏ ơ:
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+

←, ↑, →, ↓ dịch chuyển 1 ô theo hướng mũi tên
Page Up dịch con trỏ lên 1 trang màn hình.

Page Down dịch chuyển xuống 1 trang màn hình.
Home
cột đầu tiên (cột A) của dòng hiện tại
Ctrl + →
tới cột cuối cùng (cột IV) của dòng hiện tại.
Ctrl + ←
tới cột đầu tiên (cột A) của dòng hiện tại.
Ctrl + ↓
tới dòng cuối cùng của cột hiện tại.
Ctrl + ↑
tới dòng đầu tiên (dòng 1) của cột hiện tại.
Ctrl + ↑ + ←
tới ô trái trên cùng (ô A1).
Ctrl + ↑ + →
tới ô phải trên cùng (ô IV1).
Ctrl + ↓ + ←
tới ô trái dưới cùng.
Ctrl + ↓ + →
tới ô phải dưới cùng.

Email:


17


Thao tác với bảng tính
Đánh dấu ơ, hàng, cột
Đánh dấu ơ:
•

Đánh dấu một ơ: bấm chọn ơ đó
•
Đánh dấu một nhóm ơ liền nhau
•
Đánh dấu một số ơ rời rạc: bấm thêm phím Ctrl
trong khi chọn các ơ
Đánh dấu hàng, cột
•
Thực hiện trên đường viền
1.

Email:


18


Thao tác với bảng tính
2. Định dạng khung, đường viền cho bảng
•
Bơi đen vùng cần kẻ bảng
•
Vào Format/Cells/ Border
3. Thay đổi kích thước cột, hàng
•
Đánh dấu cột, hàng cần thay đổi kích thước
•
Bấm vào nét kẻ để mở rộng hoặc thu hẹp
Thay đổi kích thước trong cả bảng tính
•

Chọn cả bảng tính
•
Kéo chuột để thay đổi kích thước

Email:


19


Thao tác với bảng tính
4. Xóa ơ, hàng, cột
•
Đánh dấu vào ơ, hàng, cột cần xóa
•
Vào Home/ Delete
•
Hoặc bấm chuột phải chọn Delete
5. Chèn thêm ơ, hàng, cột
•
Chọn vị trí cần chèn
•
Vào Home/Insert
•
Hoặc bấm chuột phải chọn Insert/ Row (Column,
Cell)
6. Ẩn hiện hàng, cột
•
Chọn hàng/ cột
•

Email: Bấm chuột phải/ Hide (Unhide)


20


Thao tác với bảng tính

Hình 49 – Chọn lệnh Hide & Unhide trên Ribbon
Email:


21


Thao tác với bảng tính
7. Trộn ơ
•
Chọn các ơ cần trộn
•
Home/Merge and Center trên thanh cơng cụ
8. Đánh số tự động
•
Nhập số vào ơ đầu tiên cần đánh số
•
Đưa con trỏ tới góc dưới bên phải giữ phím Ctrl +
kéo chuột.

Email:

22


Sửa dữ liệu trong ô
Cách 1: Đặt con trỏ vào ô cần sửa, nháy chuột đúp và
sửa dữ liệu mới.
Cách 2: Đặt con trỏ tại ô cần sửa, nhấn F2.
Cách 3: Sửa dữ liệu từ thanh công thức.
Khi sửa dữ liệu xong, kết thúc bằng phím Enter hoặc
phím Tab.

Email:


23


Các loại địa chỉ ô


Địa chỉ ô và địa chỉ miền chủ yếu được dùng trong các công thức để
lấy dữ liệu tương ứng.



Địa chỉ ô bao gồm:



Địa chỉ tương đối: gồm tên cột và tên hàng. Ví dụ: A15, C43.



Địa chỉ tuyệt đối: thêm dấu $ trước tên cột hoặc tên hàng nếu muốn
cố định phần đó bằng cách nhấn phím F4. Ví dụ: $A3, B$4, $C$5.
Địa chỉ tương đối thay đổi khi sao chép công thức, địa chỉ tuyệt đối
thì khơng.



Địa chỉ hỗn hợp: Có cột hoặc dịng cố định.

VD: $A$6, $A6, A$6.

Email:


24


Địa chỉ miền



Miền là một nhóm ơ liền kề nhau.
Địa chỉ miền được khai báo theo cách:
Địa chỉ ô cao trái : Địa chỉ ơ thấp phải
Ví dụ:
A3:A6 B2:D5

$C$5:$D$8

Email:


25