COMMERCIAL CORRESPONDENCE

COMMERCIAL
CORRESPONDENCE

Enquiries


What is an enquiry?
An enquiry is a business letter written by a
potential buyer requesting for: information,
samples, catalogue, price lists, quotation,
delivery time, method of payment, etc.
A letter of request is different from an inquiry
in that it asks for a specific action.


What are its contents?
• Subject Title/Line
This should inform the reader that this is an
enquiry or request; e.g.
» Enquiry about Textbooks
» Request for Brochure


OPENING
1. Address who you are:
E.g. - We are one of the country’s leading trading
-

company dealing with ….
Our company is a subsidiary of …. and we
specialize in ….

Practice: Translate into English
• Chúng tơi là một trong những nhà sản xuất chính
về dụng cụ làm vườn ở Việt nam, và chúng tôi
quan tâm đến các mẫu dụng cụ làm vườn mới
được trưng bày ở gian hàng của các ông tại cuộc
triển lãm nhà vườn ở Thái Lan năm nay.
=> We are one of the main producers of
gardening tools in Vietnam, and we are
interested in your new selection of gardening
tools displayed on your stand at Thailand’s
Gardening Exhibition this year.


OPENING
2. How you know the supplier
- We are given your name by ….
-

You are recommended to us by ….

-

The British Consulate in Vietnam has told us that
you are interested in supplying …

–

- We are impressed by the selection of ….

Practice: Translate into English
1. Chúng tôi được ông John Harry, thuộc ngân
hàng Quốc tế , giới thiệu ông.
 We were given your name/ You were
recommended to us by Mr John Harry, of
International Bank.
2. Các đồng nghiệp của chúng tôi trong ngành cơng
nghiệp bao bì rất đề cao máy đóng gói Auto
của ơng, và chúng tơi muốn có thêm thơng tin
về chúng.
=> Our associates in the packaging industry
speak highly of your Auto packing
machines, and we would like to have more
information about them


MESSAGES: State your enquiries
• Asking for catalogues, price lists, etc.
 Point out briefly items you request.
 Give your postal address (office address,
telephone number, fax, telex, email)
E.g. – We are particularly interested in stands
suitable for displaying furniture. Could you
please send your current catalogue and price
list for exhibition stands?


Practice: Translate into English

1. Xin vui lịng gửi cho tơi bảng giá mới nhất về
vật liệu xây dựng.
 Would you please send me an up-to-date
price-list for your building materials.
2. Tôi định sang Luân đôn học vào mùa xuân tới và
rất biết ơn nếu ơng có thể gửi cho tơi tập quảng
cáo và thơng tin chi tiết về học phí . Tơi đặc
biệt quan tâm đến các khóa học tiếng Anh.
=> I am planning to come and study in London
next Spring and would be grateful if you
could send me a prospectus and details of
your fees. I am particularly interested in
English courses.


MESSAGES: State your enquiries
• Asking for details
 Mention the journal/ newspaper + its date (if replying
to an advertisement).
e.g. I am replying to your advertisement in the Vietnam
News on 25 October. I would like to know more about
the washing machine LG 201 which you are offering at
cost price.
 Quote the reference (if ordering from a catalogue, a
brochure, etc.)
e.g. Could you please give me more information about the
tour “2 days in Nha Trang”, which appears in the
Vietnam Traveling section of your summer prospectus?

Practice: Translate into English
1. Tơi rất cảm kích nếu có thêm các chi tiết về các
thiết bị điện gia dụng mới mà các ông đang
quảng cáo trên trang web.
 I would appreciate more details about the
new
household
electrical
application
facilities which you are currently advertising
on your website.
2. Tơi muốn biết tơi có thể xem bản thuyết minh về
hệ thống này ở đâu.
=> I would like to know where I can see a
demonstration of this system.


MESSAGES: State your enquiries
• Asking for samples, patterns, and demonstrations:
Clarify: - what materials/ items you want to see.
- when & how you want to see them.
e.g. – I would like to discuss the maintenance
before deciding which model to install in my factory.
Therefore, I would be grateful if you could arrange for
one of your representatives to call on me within the
next two weeks.
- When replying, could you please send/ enclose some
samples of the material so that we can examine the
texture and quality.

Practice: Translate into English
• Xin gửi cho chúng tơi bảng giá sớm. Tất cả
các báo giá của quý công ty càng chi tiết cáng
tốt để tránh những thắc mắc không cần thiết.
=> (Could you) please send us your price lists
soon(?). All your quotations should be as
completely detailed as possible in order to
avoid unnecessary further inquiries.


MESSAGES: State your enquiries
• Suggesting terms, methods of payment, and
discounts:
- Mention that you expect certain concessions.
- Suggest politely that you will place an order if
your terms are met.
e.g. – Could you let us know if you allow cash
discounts?
- As we intend to place a substantial order, we
would like to know what quantity discounts you
allow.


Practice: Translate into English
• Chúng tơi muốn biết liệu các ông có thể bán với mức
chiết khấu bán sỉ 30% cùng với chiết khấu thêm theo
số lượng cho các đơn đặt hàng trên 1.000 đơn vị.
 We would like to know if you could deal on a 30%
trade discount basis with an additional quantity

discount for orders over 1,000 units.
• Chúng tơi quan tâm đến điều kiện thanh tốn và chiết
khấu dành cho đơn hàng lớn và thường xuyên.
=> We are interested in your terms of payment and
discounts offered for regular purchases and large
(substantial) orders./for large (substantial) orders on
regular basis.


Closing
• This paragraph should contain a polite
expression and/or an expression of thanks to
the reader:
- I look forward to hearing from you.
- I appreciate that this is an unusual request,
but I would be very grateful for any help you
could provide.


Practice: Translate into English
• Nhu cầu hàng năm của chúng tôi đối với mặt hàng này
là rất lớn và chúng tơi có thể đặt đơn hàng lớn nếu giá
cả cạnh tranh.
=> Our annual demand for this range is
considerable/heavy and we may be able to place
substantial/large orders with you if your prices are
competitive.
• Nếu hàng của các ngài được như mẫu thì chúng tơi
chắc chắn rằng chúng sẽ bán chạy ở thị trường này
=> If your goods are as per/as good as the samples, we

are sure that they should/will be sold well in this
market.


Exercises: Anh/ chị hãy viết một bức thư
theo gợi ý sau:
- Anh/ chị ở công ty Golden Gate Engineering, Prince
Square, Prince Street, Kowloon muốn hỏi xem công
ty ProSkills Training Centre – địa chỉ: Jubilee
Building, Silver Road, Wan Chai – có thể cung cấp
cho các nhà lãnh đạo của công ty mình khóa học
Quality Control khơng.
- Anh chị đã xem quảng cáo về khóa học này trên tờ
HK Daily, ngày 19/ 8/ 201... (Ref: QC 101) và thấy
rất phù hợp. Anh chị muốn có một khóa học 3 tháng
bắt đầu vào ngày thứ tư, 28/8/201... cho một nhóm 20
người. Anh chị muốn có thêm các thơng tin về giáo
viên và lịch học.
- Ngày viết thư là ngày hôm nay.


• Dear Sir or Madam,
Enquiry about Quality Control Course
• I am writing to enquire whether  your company could offer a
course on Quality Control for our managers.
I saw your advert in the HK Daily on Monday, 19 August
201..., and the Quality Control Training Course (Ref.: QC
101 ) mentioned in the advert might be suitable for us. I
would like to know if it is possible for you to offer a 3-month
training course starting before or, at the latest, on Wednesday,

28 August 201..., for a group of 20. Could you send us some
information about the teaching staff and the possible
schedule for this course?
I am looking forward to receiving your reply.
Yours faithfully,
  


Exercise 2
Write a letter to Hi-fashion Garment Ltd,
Unit 398, Shek Kip Mei Industrial Estate to ask for
their current catalogue.


• Dear Sir or Madam,
...

•

Request for Catalogue

• Your company was recommended to me by Ms.
Elsie Wong of Far Eastern Logistics. Our African
customer is interested in importing a range of
printed 100% cotton cloth.
• Could you please send your current catalogue to
Rich Lucky Trading Company 345 Nathan Rd,
Kowloon, H.K. next week?
• I look forward to hearing from you.
• Yours faithfully

Assignment 1
Anh/chị hãy viết thư cho bà B.Kaasen, giám đốc bán hàng
công ty Worldhouse, 231 Florence, Italy theo gợi ý sau:
• Qua phịng thương mại VCCI anh/chị biết họ là nhà xuất
khẩu máy móc và thiết bị xây dựng lớn ở Ý.
• Cho họ biết rằng phía anh/chị là 1 cơng ty TNHH chun về
xuất nhập khẩu máy móc và thiết bị xây dựng có trụ sở ở
Hà Nội.
• Hiện nay phía anh/chị đang có nhu cầu nhập một số gạch
men cao cấp nên đề nghị họ gửi cho catalo và báo giá mới
nhất về các loại gạch men mà họ có.
• Đề nghị họ báo giá CIF Haiphong. Ta có thể mua nhều nếu
giá cạnh tranh và chiết khấu thỏa đáng.
• Anh/ chị có thể thêm các thơng tin khác phù hợp với bức
thư!


Assignment 1 - Answer
Dear B.Kaasen,
By the introduction of VCCI, we have known that you are a
large exporter of construction machinery and equipment
in Italy. We are a Hanoi based limited company
speacialising in importing and exporting construction
materials and equipment.
At present, we have a demand for importing a large quantity
of high grade ceramics. We, therefore, would like to ask
you to send us the latest catalogue and price list for those
you can promptly deliver.

Please quote us prices on basic of CIF Hai Phong Port. We
may place orders in large quantities if you offer
competitive prices and favourable discount terms.
We look forwards to your soon reply.



THANK YOU FOR YOUR ATTENTION!