xây dựng phần mềm quản lý nhân sự cho kho bạc nhà nước hải dương

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU…………………………………………………………
Chương 1: Tổng quan về Kho bạc Nhà nước Hải Dương và tính cấp
thiết của đề tài…………………………………………………………
1.1 Tổng quan về Kho bạc Nhà nước Hải Dương………………………
1.2 Công tác ứng dụng công nghệ tin học và tính cấp thiết của đề tài…
Chương 2: Một số lý luận chung về phân tích, thiết kế hệ thống
thông tin………………………………………………………………….
2.1 Khái quát về việc phân tích hệ thống thông tin………………………
2.1.1 Định nghĩa và các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin….…
2.1.2 Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển một hệ thống thông tin
2.2 Đánh giá yêu cầu phát triển hệ thống thông tin………………………
2.2.1 Sự cần thiết của việc đánh giá yêu cầu……………… ………
2.2.2 Các công đoạn của giai đoạn đánh giá yêu cầu…………… ….
2.3 Phân tích chi tiết hệ thống thông tin………………………………….
2.3.1 Mục tiêu của giai đoạn phân tích chi tiết………………………
2.3.2 Các phương pháp thu thập thông tin………………… ……….
2.3.3 Mã hoá dữ liệu…………………………………………………
2.3.4 Các công đoạn của giai đoạn phân tích chi tiết………… …….
2.3.5 Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại………… …
2.4 Thiết kế Logic cho hệ thống thông tin mới…………………………
2.4.1 Mục đích……………………………… ………………………
2.4.2 Thiết kế cơ sở dữ liệu và tính nhu cầu bộ nhớ………………
2.4.3 Thiết kế Logic xử lý…………………………………………
3
5
5
17
20
20

20
21
22
22
23
27
27
28
30
33
34
35
35
36
38

SV: Phạm Trung Bằng_Lớp Tin 45B Khoa Tin học kinh tế
1
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
2.5 Thiết kế vật lý ngoài………………………………………………….
2.5.1 Mục đích………………………… ……………………………
2.5.2 Lập kế hoạch và một số nguyên tắc thực hiện………………….
2.6 Triển khai hệ thống thông tin………………………………………
2.6.1 Mục đích…………………………… …………………………
2.6.2 Thiết kế vật lý trong…………………………… ……………
2.7 Cài đặt, bảo trì và khai thác hệ thống………………………………
2.7.1 Các phương pháp cài đặt hệ thống………………………… …
2.7.2 Chuyển đổi các tệp và cơ sở dữ liệu…………………………
2.7.3 Đào tạo và hỗ trợ người sử dụng……………………………….
2.7.4 Bảo trì hệ thống thông tin………………………………………

Chương 3: Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự
cho Kho bạc Nhà nước Hải Dương…………………………………….
3.1 Phân tích hệ thống……………………………………………………
3.2 Sơ đồ phân tích……………………………………………………….
3.2.1 Sơ đồ luồng thông tin (IFD)… ………………………………
3.2.2 Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD)……… ……………………………
3.3 Thiết kế cơ sở dữ liệu………………………………………………
3.4 Một số giao diện chính của chương trình……………………………
KẾT LUẬN………………………………………… …………………
TÀI LIỆU THAM KHẢO…………………… ……………………….
PHỤ LỤC………………………………………………………………
39
39
39
40
40
41
43
43
46
46
47
48
48
49
49
52
57
66
77

78
79

SV: Phạm Trung Bằng_Lớp Tin 45B Khoa Tin học kinh tế
2
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
LỜI MỞ ĐẦU
Cùng với sự phát triển của con người, công nghệ thông tin cũng không
ngừng phát triển, công nghệ thông tin đóng vai trò rất quan trọng trong sự phát
triển kinh tế - xã hội của nhiều quốc gia trên thế giới, là một phần không thể
thiếu trong công cuộc hiện đại hoá đất nước của mỗi quốc gia. Công nghệ thông
tin đã có những bước phát triển mạnh mẽ về cả chiều rộng lẫn chiều sâu, máy
tính đã trở lên phổ biến đối với mọi người và đồng thời máy tính đã trở thành
công cụ giải trí thông dụng của con người ở tại công sở hay tại gia đình.
Trên thế giới cũng như ở Việt Nam, công nghệ thông tin đã trở thành
một ngành khoa học kỹ thuật không thể thiếu trong việc ứng dụng vào các hoạt
động của đời sống xã hội như quản lý, kinh tế, thông tin… Chính điều đó đã
khiến cho các công ty tin học hàng đầu trên thế giới không ngừng đưa ra các giải
pháp và các sản phẩm, hệ thống quản lý có chất lượng cao, thông qua các giải
pháp và sản phẩm đó, chúng ta có thể nhận thấy tầm quan trọng và tính tất yếu
của công nghệ thông tin trong quản lý.
Ở nước ta hiện nay, việc áp dụng tin học hoá trong quản lý tại các cơ
quan, doanh nghiệp đang rất phổ biến và ngày càng trở nên cấp thiết. Trong các
cơ quan, tổ chức doanh nghiệp thì nguồn nhân lực giữ vai trò chủ đạo trong mọi
hoạt động, tuy nhiên việc quản lý cán bộ, nhân viên không phải là việc đơn giản,
với mong muốn việc quản lý cán bộ nhân viên trong cơ quan nơi em thực tập trở
nên đơn giản và hiệu quả hơn, em đã chọn đề tài “Xây dựng phần mềm quản lý
nhân sự cho Kho bạc Nhà nước Hải Dương”.

SV: Phạm Trung Bằng_Lớp Tin 45B Khoa Tin học kinh tế

3
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Nội dung chính của chuyên đề được chia thành 3 chương bao gồm:
Chương 1: Tổng quan về Kho bạc Nhà nước Hải Dương và tính cấp
thiết của đề tài.
Chương 2: Một số lý luận chung về phân tích, thiết kế hệ thống
thông tin.
Chương 3: Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự
cho Kho bạc Nhà nước Hải Dương.
Chương 1 cho ta cái nhìn tổng quan về cơ sở thực tập, sự cần thiết của
tin học hoá trong công tác quản lý cũng như các vấn đề cần phải đổi mới trong
công tác quản lý để Kho bạc có thể quản lý công việc, nguồn nhân lực một cách
tốt nhất mà vẫn đảm bảo được tính hiệu quả của nó.
Chương 2 giới thiệu tổng quát về việc phân tích và thiết kế hệ thống
thông tin, cho ta cái nhìn toàn diện về một hệ thống thông tin từ lúc bắt đầu xây
dựng đến khi đưa vào hoạt động.
Chương 3 trình bày những vấn đề cơ bản nhất, kết quả thu được từ việc
phân tích thiết kế hệ thống thông tin, cho ta biết các cơ sở dữ liệu đầu vào cũng
như đầu ra của chương trình phần mềm cần xây dựng.
Mặc dù đã rất cố gắng xong thời gian có hạn và kinh nghiệm kiến thức
vẫn còn hạn chế nên việc phân tích thiết kế vẫn còn có nhiều thiếu xót cần được
bổ xung, vì vậy em rất mong nhận được các ý kiến đóng góp của các thầy, các cô
và các bạn để đề tài ngày càng hoàn thiện hơn.

SV: Phạm Trung Bằng_Lớp Tin 45B Khoa Tin học kinh tế
4
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Chương 1: TỔNG QUAN VỀ KHO BẠC NHÀ NƯỚC
HẢI DƯƠNG VÀ TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI
1.1 TỔNG QUAN VỀ KHO BẠC NHÀ NƯỚC HẢI DƯƠNG.

Kho bạc Nhà nước Hải Dương thuộc hệ thống Kho bạc Nhà nước,
được thành lập theo quyết định số 07/HĐBT ngày 4/01/1990 của Hội đồng Bộ
trưởng (nay là Chính phủ) và đi vào hoạt động từ ngày 01/04/1990 với chức
năng chính là quản lý nhà nước về quỹ ngân sách nhà nước, các quỹ tài chính và
các quỹ khác của nhà nước, huy động vốn cho ngân sách nhà nước và cho đầu tư
phát triển theo luật định.
Với chức năng chính đó, cơ cấu tổ chức bộ máy của Kho bạc Nhà nước
Hải Dương gồm 11 đơn vị Kho bạc Nhà nước huyện và 8 phòng tại Kho bạc Nhà
nước tỉnh, với tổng số 218 công chức, viên chức, bao gồm:
- Phòng Kế hoạch tổng hợp.
- Phòng Kế toán.
- Phòng Thanh toán vốn đầu tư.
- Phòng Kho quỹ.
- Phòng Kiểm tra, kiểm soát.
- Phòng Tin học.
- Phòng Tổ chức cán bộ.
- Phòng Hành chính - Tài vụ - Quản trị.

SV: Phạm Trung Bằng_Lớp Tin 45B Khoa Tin học kinh tế
5
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Các phòng là bộ máy giúp việc Giám đốc Kho Bạc, tổ chức thực hiện
các nhiệm vụ và quyền hạn sau:
- Phòng Kế hoạch tổng hợp:
+ Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của Kho bạc Nhà nước tỉnh.
+ Hướng dẫn, kiểm tra Kho bạc Nhà nước các huyện, quận thị xã, thành phố
trực thuộc tỉnh (gọi chung là Kho bạc Nhà nước huyện) trực thuộc về việc thực
hiện công tác cấp phát vốn chương trình mục tiêu quốc gia, dịch vụ tín dụng Nhà
nước.
+ Tham gia ý kiến về chế độ cấp phát vốn chương trình mục tiêu quốc gia,

dịch vụ tín dụng nhà nước, công tác thống kê Kho bạc Nhà nước.
+ Trực tiếp thực hiện công tác cấp phát, quyết toán vốn chương trình mục
tiêu quốc gia và thực hiện dịch vụ tín dụng nhà nước tại Kho bạc Nhà nước tỉnh.
+ Xây dựng định mức tồn ngân và tổ chức quản lý và điều hoà tồn ngân
theo qui định.
+ Tổ chức công tác phát hành, thanh toán công trái, trái phiếu chính phủ, lập
kế hoạch, thông tin tuyên truyền tổng hợp và báo cáo Kho bạc Nhà nước về tình
hình phát hành thanh toán công trái, trái phiếu chính phủ.
Phối hợp với các cơ quan chức năng giúp uỷ ban nhân dân tỉnh xây
dựng đề án phát hành các loại trái phiếu khác.
+ Tổ chức thực hiện công tác thống kê Kho bạc Nhà nước, tổng hợp, phân
tích các chỉ tiêu về tình hình hoạt động nghiệp vụ của Kho bạc Nhà nước tỉnh,
thực hiện chế độ thông tin báo cáo theo quy định. Tham gia ý kiến về các chủ
trương phát triển kinh tế - xã hội và các giải pháp tài chính của địa phương.

SV: Phạm Trung Bằng_Lớp Tin 45B Khoa Tin học kinh tế
6
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
+ Phối hợp với phòng kế toán trong việc xác nhận số thực chi ngân sách
Nhà nước qua Kho bạc Nhà nước phần kinh phí do phòng Kế hoạch tổng hợp
trực tiếp quản lý, cấp phát.
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Kho bạc Nhà nước tỉnh giao.
- Phòng Kế toán:
+ Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện công tác kế toán ngân sách Nhà nước
và hoạt động nghiệp vụ Kho bạc Nhà nước theo quy định đối với Kho bạc Nhà
nước huyện trực thuộc.
+ Tham gia ý kiến xây dựng chế độ kế toán ngân sách Nhà nước và hoạt
động nghiệp vụ Kho bạc Nhà nước.
+ Tổ chức thực hiện công tác kế toán ngân sách Nhà nước và hoạt động
nghiệp vụ Kho bạc Nhà nước tại Kho bạc Nhà nước tỉnh.

+ Tập trung và hạch toán các khoản thu ngân sách Nhà nước tại Kho bạc
Nhà nước tỉnh cho các cấp ngân sách theo quy định.
+ Thực hiện kiểm soát các khoản chi thường xuyên của ngân sách Nhà nước
theo quy định của Luật ngân sách Nhà nước.
+ Kiểm tra, đối chiếu, xác nhận số liệu về thu chi ngân sách Nhà nước qua
Kho bạc Nhà nước.
+ Thực hiện công tác thông tin, điện báo, cung cấp số liệu về thu chi ngân
sách Nhà nước phục vụ cho công tác chỉ đạo, điều hành ngân sách Nhà nước của
cấp có thẩm quyền.
Tổng hợp báo cáo kế toán và báo cáo thống kê thuộc lĩnh vực kế toán
theo chế độ quy định.

SV: Phạm Trung Bằng_Lớp Tin 45B Khoa Tin học kinh tế
7
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
+ Thực hiện công tác thanh toán trong Kho bạc Nhà nước tỉnh và thanh toán
qua Ngân hàng, mở và quản lý tài khoản tiền gửi của Kho bạc Nhà nước tại
Ngân hàng theo chế độ quy định.
Kiểm soát, đối chiếu, tổng hợp và quyết toán thanh toán liên Kho bạc
theo chế độ quy định.
+ Thực hiện phát hành và thanh toán công trái, trái phiếu Chính phủ.
+ Thực hiện việc kiểm tra, đối chiếu định kỳ số dư tài khoản của các đơn vị
giao dịch mở tại Kho bạc Nhà nước, tài khoản tiền gửi của Kho bạc Nhà nước
mở tại Ngân hàng.
+ Thực hiện quyết toán các hoạt động nghiệp vụ của Kho bạc Nhà nước
tỉnh, tổng hợp quyết toán các hoạt động nghiệp vụ Kho bạc Nhà nước trên địa
bàn theo quy định.
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Kho bạc Nhà nước tỉnh giao.
- Phòng Thanh toán vốn đầu tư:
+ Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện công tác kiểm soát thanh toán vốn đầu

tư xây dựng cơ bản, vốn sự nghiệp có tính chất đầu tư và xây dựng thuộc nguồn
vốn ngân sách Nhà nước các cấp đối với Kho bạc Nhà nước huyện trực thuộc.
+ Tham gia ý kiến về chế độ kiểm soát thanh toán vốn đầu tư xây dựng cơ
bản, vốn sự nghiệp có tính chất đầu tư và xây dựng thuộc nguồn vốn ngân sách
Nhà nước các cấp trong hệ thống Kho bạc Nhà nước.
Tham gia ý kiến với các cơ quan chức năng của địa phương trong việc
hoạch định chính sách đầu tư, các chương trình, dự án trên địa bàn.
+ Trực tiếp thực hiện công tác kiểm soát thanh toán vốn đầu tư xây dựng cơ
bản, vốn sự nghiệp có tính chất đầu tư và xây dựng thuộc nguồn vốn ngân sách
Nhà nước các cấp tại cơ quan Kho bạc Nhà nước tỉnh.

SV: Phạm Trung Bằng_Lớp Tin 45B Khoa Tin học kinh tế
8
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
+ Lập kế hoạch nhu cầu thanh toán vốn đầu tư gửi sở Tài chính và Kho bạc
Nhà nước. Thông báo kế hoạch thanh toán vốn đầu tư cho Kho bạc Nhà nước
các huyện trực thuộc.
+ Chuyển vốn đầu tư cho Kho bạc Nhà nước huyện trực thuộc.
+ Tổng hợp báo cáo định kì, đột xuất về tình hình thanh toán vốn đầu tư xây
dựng cơ bản, vốn sự nghiệp có tính chất đầu tư và xây dựng thuộc nguồn vốn
ngân sách Nhà nước các cấp.
+ Thực hiện quyết toán vốn đầu tư xây dựng cơ bản, vốn sự nghiệp có tính
chất đầu tư và xây dựng thuộc nguồn vốn ngân sách Nhà nước các cấp với Kho
bạc Nhà nước và cơ quan tài chính địa phương.
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Kho bạc Nhà nước tỉnh giao.
- Phòng Tin học:
+ Hướng dẫn và kiểm tra công tác ứng dụng công nghệ thông tin đối với
Kho bạc Nhà nước huyện trực thuộc.
+ Phối hợp với các phòng chức năng triển khai các chương trình ứng dụng
áp dụng thống nhất trong hệ thống theo chỉ đạo và hướng dẫn của Kho bạc Nhà

nước.
Nghiên cứu, xây dựng và triển khai thực hiện các chương trình ứng
dụng tin học có tính chất đặc thù của Kho bạc Nhà nước tỉnh theo quy định của
Kho bạc Nhà nước.
+ Quản lý, thực hiện bảo dưỡng, bảo trì hệ thống trang thiết bị tin học tại
Kho bạc Nhà nước tỉnh và Kho bạc Nhà nước huyện trực thuộc, phối hợp với
Kho bạc Nhà nước trong việc bảo hành, bảo trì, thanh lý các thiết bị tin học theo
chế độ quy định.

SV: Phạm Trung Bằng_Lớp Tin 45B Khoa Tin học kinh tế
9
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
+ Phối hợp với phòng Hành chính - Tài vụ - Quản trị lập kế hoạch và tổ
chức thực hiện việc mua, phân phối vật tư, phụ tùng thay thế và các trang thiết bị
tin học cho Kho bạc Nhà nước tỉnh và Kho bạc Nhà nước huyện trực thuộc theo
chế độ quy định.
+ Quản trị hệ thống mạng truyền thông Kho bạc Nhà nước trên địa bàn, đảm
bảo an toàn hệ thống và dữ liệu.
+ Quản trị mạng và duy trì hoạt động thường xuyên của trung tâm tỉnh trong
hoạt động của mạng truyền thông Bộ Tài chính, quản trị cơ sở dữ liệu và các ứng
dụng hợp nhất của Bộ Tài chính đặt tại Kho bạc Nhà nước.
+ Quản lý cơ sở dữ liệu, lưu trữ và bảo quản các thông tin nghiệp vụ của
Kho bạc Nhà nước tỉnh. Thực hiện đúng các quy trình kỹ thuật, chế độ quản lý,
bảo quản thiết bị tin học, chế độ bảo mật của hệ thống.
+ Thực hiện chế độ báo cáo tin học.
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Kho bạc Nhà nước tỉnh giao.
- Phòng Kho quỹ:
+ Hướng dẫn, kiểm tra nghiệp vụ quản lý tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản
quý và quản lý an toàn kho quỹ đối với Kho bạc Nhà nước huyện trực thuộc theo
chế độ quy định.

+ Trực tiếp giao dịch thu, chi tiền mặt tại Kho bạc Nhà nước tỉnh.
+ Tổ chức thực hiện việc vận chuyển tiền mặt, các giấy tờ có giá và tài sản
quý theo lệnh của cấp có thẩm quyền.
+ Bảo quản an toàn tiền mặt, giấy tờ có giá và tài sản quý, các tài sản tạm
thu, tạm giữ, tạm gửi và tịch thu theo quyết định của cấp có thẩm quyền.

SV: Phạm Trung Bằng_Lớp Tin 45B Khoa Tin học kinh tế
10
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
+ Phối hợp với cơ quan chức năng thực hiện chi trả các tài sản tạm thu, tạm
giữ, tạm gửi do Kho bạc Nhà nước tỉnh quản lý theo quyết định của cấp có thẩm
quyền.
+ Thống kê, tổng hợp và báo cáo các mặt hoạt động nghiệp vụ kho, quỹ
theo chế độ quy định.
+ Phối hợp với các phòng liên quan kịp thời làm rõ nguyên nhân các vụ
thừa, thiếu, mất tiền, giấy tờ có giá, giấy tờ quý trong kho, quỹ tại Kho bạc Nhà
nước tỉnh và Kho bạc Nhà nước các huyện trực thuộc; đề xuất, kiến nghị các
biện pháp xử lý.
+ Phối hợp với cơ quan công an tỉnh trong công tác bảo vệ an ninh và an
toàn tài sản tại Kho bạc Nhà nước tỉnh và Kho bạc Nhà nước các huyện trực
thuộc.
+ Nghiên cứu đề xuất với Giám đốc Kho bạc Nhà nước tỉnh việc trang cấp
các thiết bị vật tư kỹ thuật chuyên dùng cho kho tiền và việc kiểm nhận, bảo
quản, vận chuyển tiền mặt, giấy tờ có giá và tài sản quý đối với Kho bạc Nhà
nước tỉnh và các đơn vị trực thuộc. Thực hiện các biện pháp đảm bảo an toàn
kho quỹ tại Kho bạc Nhà nước tỉnh.
- Phòng Kiểm tra, kiểm soát:
+ Xây dựng kế hoạch và nội dung kiểm tra, kiểm soát định kỳ, đột xuất đối
với Kho bạc Nhà nước huyện trực thuộc và tại Kho bạc Nhà nước tỉnh theo
hướng dẫn của Kho bạc Nhà nước. Hướng dẫn Kho bạc Nhà nước các huyện

trực thuộc thực hiện tự kiểm tra.
+ Thực hiện kiểm tra, kiểm soát thường xuyên và đột xuất việc thực hiện
nhiệm vụ của các đơn vị Kho bạc Nhà nước trong tỉnh theo hướng dẫn của Kho
bạc Nhà nước.

SV: Phạm Trung Bằng_Lớp Tin 45B Khoa Tin học kinh tế
11
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
+ Tham gia với các cơ quan thanh tra, Ban kiểm tra, kiểm soát thuộc Kho
bạc Nhà nước và các dơn vị chức năng kiểm tra các Kho bạc Nhà nước và và các
đơn vị, cơ quan khác có liên quan theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.
+ Tổ chức thực hiện công tác tiếp công dân tại Kho bạc Nhà nước tỉnh là
đầu mối giúp Giám đốc Kho bạc Nhà nước tỉnh giải quyết đơn thư khiếu nại, tố
cáo theo quy định.
+ Tổng hợp kết quả kiểm tra, kiểm soát định kỳ và đột xuất, tình hình giải
quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo trên địa bàn theo quy định.
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Kho bạc Nhà nước tỉnh giao.
- Phòng Tổ chức cán bộ:
+ Xây dựng đề án kiện toàn tổ chức bộ máy của Kho bạc Nhà nước tỉnh,
xây dựng kế hoạch và chuẩn bị các thủ tục cần thiết để sắp xếp cơ cấu tổ chức,
thành lập, giải thể, sát nhập, chia tách các tổ chức thuộc và trực thuộc Kho bạc
Nhà nước tỉnh.
+ Thực hiện công tác quản lý cán bộ: quy hoạch, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại,
miễn nhiệm, kỷ luật, điều động, luân chuyển, nghỉ hưu, thôi việc hoặc giải quyết
chính sách đối với cán bộ, công chức, viên chức lao động hợp đồng thuộc diện
Kho bạc Nhà nước tỉnh quản lý.
Phối hợp với các phòng liên quan và Giám đốc Kho bạc Nhà nước
huyện trực thuộc nghiên cứu, đề xuất việc bố trí, sắp xếp cán bộ, công chức, lao
động hợp đồng phù hợp với năng lực, sở trường và chuyên môn.
+ Quản lý chỉ tiêu biên chế, lao động và quỹ tiền lương; thực hiện công tác

tuyển dụng, bổ nhiệm vào ngạch, chuyển ngạch, nâng lương, quản lý thẻ công
chức Kho bạc Nhà nước theo phân cấp.

SV: Phạm Trung Bằng_Lớp Tin 45B Khoa Tin học kinh tế
12
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
+ Lập kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ dài hạn và hàng năm của Kho bạc
Nhà nước tỉnh trình cấp có thẩm quyền phê duyệt; cử cán bộ thuộc diện cán bộ
quản lý đi đào tạo, bồi dưỡng, học tập, nghiên cứu ở trong nước và ngoài nước.
+ Là thường trực Hội đồng thi đua khen thưởng Kho bạc Nhà nước tỉnh;
giúp Hội đồng thi đua khen thưởng Kho bạc Nhà nước tỉnh xây dựng và tổ chức
thực hiện các phong trào thi đua; tổng hợp và xét duyệt kết quả thi đua của các
đơn vị thuộc và trực thuộc Kho bạc Nhà nước tỉnh.
+ Thực hiện công tác bảo vệ chính trị nội bộ Kho bạc Nhà nước tỉnh.
+ Quản lý hồ sơ công chức, viên chức và lao động hợp đồng theo quy định.
+ Tổng hợp các báo cáo thống kê định kỳ và đột xuất về công tác tổ chức
cán bộ, đào tạo bồi dưỡng và thi đua khen thưởng theo quy định.
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Kho bạc Nhà nước tỉnh giao.
- Phòng Hành chính - Tài vụ - Quản trị:
+ Tổ chức thực hiện và hướng dẫn, kiểm tra công tác văn thư lưu trữ, quản
lý con dấu tại Kho bạc Nhà nước tỉnh và Kho bạc Nhà nước huyện trực thuộc
theo chế độ quy định.
+ Thực hiện quản lý tài chính và hạch toán kế toán nội bộ, thực hiện chế độ
thông tin, báo cáo, quyết toán tình hình sử dụng các khoản kinh phí do Kho bạc
Nhà nước cấp và các nguồn kinh phí khác theo chế độ quy định.
+ Hướng dẫn Kho bạc Nhà nước huyện trực thuộc lập dự toán thu, chi hàng
năm theo quy định; xây dựng và tổng hợp dự toán thu, chi hàng năm của Kho
bạc Nhà nước toàn tỉnh. Thông báo dự toán và phân bổ nguồn kinh phí cho các
đơn vị sau khi được phê duyệt.
+ Lập kế hoạch xây dựng cơ bản nội bộ dài hạn, hàng năm của Kho bạc Nhà

nước tỉnh trình Kho bạc Nhà nước phê duyệt.

SV: Phạm Trung Bằng_Lớp Tin 45B Khoa Tin học kinh tế
13
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
+ Thực hiện thẩm tra hồ sơ dự án, thiết kế, dự toán, kế hoạch và kết quả đấu
thầu; thanh toán, quyết toán các dự án hoàn thành theo quy định trình cấp có
thẩm quyền.
+ Thực hiện công tác thống kê, tổng hợp, báo cáo định kì và đột xuất về đầu
tư xây dựng cơ bản nội bộ tại Kho bạc Nhà nước tỉnh.
+ Hướng dẫn các đơn vị Kho bạc Nhà nước huyện trực thuộc lập kế hoạch
mua mới, thay thế, sửa chữa, thanh lý tài sản (bao gồm: máy móc, thiết bị,
phương tiện, công cụ…); xây dựng và tổng hợp kế hoạch cho toàn tỉnh trình Kho
bạc Nhà nước phê duyệt.
+ Tổ chức thực hiện việc mua mới, thay thế, sửa chữa và thanh lý tài sản
phục vụ hoạt động của Kho bạc Nhà nước tỉnh và Kho bạc Nhà nước huyện trực
thuộc theo quy định về phân cấp của Bộ Tài chính và Kho bạc Nhà nước.
+ Thực hiện công tác hành chính, quản trị tại Kho bạc Nhà nước tỉnh, xây
dựng và tổ chức thực hiện nội quy cơ quan, nội quy phòng cháy chữa cháy; tổ
chức thực hiện công tác bảo vệ; mua sắm, sửa chữa, quản lý tài sản, trang thiết bị
làm việc; quản lý và điều hành đội xe ô tô và các công tác hành chính quản trị
khác.
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Kho bạc Nhà nước tỉnh giao.
Các phòng thuộc Kho bạc Nhà nước tỉnh làm việc theo chế độ chuyên
viên, điều hành các phòng là Trưởng phòng, giúp việc Trưởng phòng có các Phó
Trưởng phòng.
Các phòng được quyền yêu cầu các đơn vị, cá nhân cung cấp văn bản,
hồ sơ tài liệu có liên quan đến việc thực hiện nhiệm vụ được giao theo quy định
của pháp luật. Thừa lệnh Giám đốc Kho bạc Nhà nước tỉnh kí các văn bản hướng

SV: Phạm Trung Bằng_Lớp Tin 45B Khoa Tin học kinh tế
14
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
dẫn, trả lời các vấn đề thuộc chức năng, nhiệm vụ của đơn vị và các văn bản
được Giám đốc uỷ quyền.
Qua 16 năm hoạt động, Kho bạc Nhà nước Hải Dương đã vượt qua
nhiều khó khăn, từng bước ổn định và phát triển. Có thể khẳng định đã đóng góp
tích cực vào công cuộc đổi mới đất nước và của tỉnh thông qua những kết quả cụ
thể trong việc tập trung nhanh, đầy đủ, hạch toán chính xác các nguồn thu cho
ngân sách Nhà nước, kiểm soát và đáp ứng kịp thời nhu cầu chi tiêu của các cấp,
ngành trên địa bàn, huy động một lượng vốn lớn cho đầu tư phát triển, từng bước
nâng cao hiệu quả sử dụng vốn ngân sách, nâng cao chất lượng quản lý…
Cùng với những chức năng trên, Kho bạc Nhà nước Hải Dương còn có
các nhiệm vụ và quyền hạn sau:
- Chỉ đạo, hướng dẫn và kiểm tra các Kho bạc Nhà nước huyện thuộc tỉnh
thực hiện các hoạt động nghiệp vụ theo chế độ quy định và hướng dẫn của Kho
bạc Nhà nước.
- Tập trung các khoản thu ngân sách Nhà nước trên địa bàn, hạch toán các
khoản thu cho các cấp ngân sách (trích tài khoản tiền gửi của tổ chức, cá nhân để
nộp ngân sách Nhà nước hoặc áp dụng các biện pháp hành chính khác để thu cho
ngân sách Nhà nước theo quy định của pháp luật).
- Tổ chức thực hiện chi ngân sách Nhà nước, kiểm soát thanh toán, chi trả
các khoản chi ngân sách Nhà nước trên địa bàn theo quy định của pháp luật.
- Thực hiện một số dịch vụ tín dụng Nhà nước theo hướng dẫn của Kho bạc
Nhà nước.
- Tổ chức thực hiện nhiệm vụ huy động vốn theo quyết định của Bộ trưởng
Bộ Tài chính và hướng dẫn của Kho bạc Nhà nước.

SV: Phạm Trung Bằng_Lớp Tin 45B Khoa Tin học kinh tế
15

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
- Quản lý, điều hoà tồn ngân Kho bạc Nhà nước theo hướng dẫn của Kho
bạc Nhà nước, thực hiện tạm ứng tồn ngân Kho bạc Nhà nước cho ngân sách địa
phương theo quy định của Bộ Tài chính.
- Quản lý quỹ ngân sách tỉnh, quỹ dự trữ tài chính và các quỹ khác được
giao quản lý, quản lý các khoản tạm thu, tạm giữ, tịch thu, ký quỹ, thế chấp theo
quyết định của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền.
- Quản lý các tài sản quốc gia quý hiếm theo quyết định của cơ quan Nhà
nước có thẩm quyền, quản lý tiền, tài sản, các loại chứng chỉ có giá của Nhà
nước và của các đơn vị, cá nhân gửi tại Kho bạc. Hướng dẫn tổ chức thực hiện
các biện pháp đảm bảo an toàn kho, quỹ tại Kho bạc Nhà nước tỉnh và các Kho
bạc Nhà nước huyện trực thuộc.
- Mở tài khoản, kiểm soát tài khoản tiền gửi và thực hiện thanh toán bằng
tiền mặt, bằng chuyển khoản đối với các cơ quan, đơn vị, cá nhân có quan hệ
giao dịch với Kho bạc.
- Tổ chức thực hiện kế toán ngân sách Nhà nước và hoạt động nghiệp vụ
Kho bạc Nhà nước, thống kê, báo cáo, quyết toán các nghiệp vụ phát sinh tại
Kho bạc Nhà nước tỉnh.
- Tổ chức quản lý và ứng dụng công nghệ thông tin tại Kho bạc.
- Tổ chức thực hiện công tác kiểm tra, kiểm soát hoạt động Kho bạc Nhà
nước trên địa bàn, thực hiện công tác tiếp công dân và giải quyết đơn thư khiếu
nại, tố cáo theo quy định.
- Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, cán bộ, công chức, lao động hợp đồng
và công tác đào tạo, bồi dưỡng của Kho bạc Nhà nước tỉnh theo phân cấp của Bộ
Tài chính và Kho bạc Nhà nước.
- Tổ chức thực hiện công tác thi đua khen thưởng theo quy định.

SV: Phạm Trung Bằng_Lớp Tin 45B Khoa Tin học kinh tế
16
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

- Quản lý và tổ chức thực hiện công tác hành chính, quản trị, tài vụ, xây
dựng cơ bản nội bộ Kho bạc Nhà nước tỉnh theo quy định.
- Tổ chức và quản lý các điểm giao dịch theo quy định của Kho bạc Nhà
nước.
- Tổ chức thực hiện chương trình hiện đại hoá hoạt động Kho bạc Nhà
nước, thực hiện nhiệm vụ cải cách hành chính theo mục tiêu nâng cao chất lượng
hoạt động, công khai các thủ tục, cải tiến quy trình nghiệp vụ và cung cấp thông
tin để tạo thuận lợi phục vụ khách hàng.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Tổng Giám đốc Kho bạc Nhà nước giao.
1.2 CÔNG TÁC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ TIN HỌC VÀ TÍNH CẤP
THIẾT CỦA ĐỀ TÀI.
Nhận thức rõ tầm quan trọng của công nghệ thông tin đối với hoạt
động nghiệp vụ Kho bạc Nhà nước trước mắt cũng như lâu dài, việc ứng dụng
công nghệ thông tin phục vụ hoạt động nghiệp vụ tại Kho bạc Nhà nước Hải
Dương đã được quan tâm một cách tích cực, toàn diện trên tất cả các khâu của
quá trình tin học hoá, từ trang thiết bị, đào tạo cán bộ, tổ chức triển khai, vận
hành khai thác có hiệu quả các chương trình ứng dụng để việc khai thác, sử dụng
ngày càng hiệu quả hơn, đem lại lợi ích thiết thực hơn. Ngay từ đầu mới thành
lập, công tác tuyển chọn, đào tạo cán bộ tin học đã được lãnh đạo Kho bạc Nhà
nước Hải Dương hết sức quan tâm và chú trọng. Ngoài ra, đơn vị còn thực hiện
đa dạng các hình thức đào tạo (cử cán bộ có trình độ đi học chuyên sâu, nâng cao
do Kho bạc Nhà nước Trung ương mở, đào tạo cơ bản tại chỗ…) cho phù hợp
với từng đối tượng cụ thể nhằm nâng cao trình độ tin học cho mọi cán bộ công
chức. Cán bộ lãnh đạo chủ chốt từ Phó Trưởng phòng, Phó Giám đốc Kho bạc
Nhà nước Huyện trở lên đều đã được bồi dưỡng những kiến thức cơ bản về tin

SV: Phạm Trung Bằng_Lớp Tin 45B Khoa Tin học kinh tế
17
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
học quản lý, các chương trình ứng dụng của Kho bạc và đều có thể khai thác

thông tin trên máy để phục vụ công tác quản lý, chỉ đạo và điều hành. Có thể nói
hiện nay, hầu hết các cán bộ nghiệp vụ của Kho bạc Nhà nước Hải Dương đều
được đào tạo theo hướng cơ bản hoá, chuẩn hoá và ngày càng được nâng cao để
sử dụng thành thạo máy tính nhằm khai thác các chương trình ứng dụng phục vụ
cho công tác chuyên môn của mình.
Kho bạc Nhà nước Hải Dương chỉ sau khi thành lập và đi vào hoạt
động một thời gian ngắn đã được Kho bạc Nhà nước trang bị máy tính. Trải qua
quá trình phấn đấu, phát triển không ngừng, đến nay Kho bạc Nhà nước Hải
Dương đã có một nền tảng thiết bị kỹ thuật công nghệ thông tin khá đồng bộ. Về
hệ thống truyền thông và hệ thống mạng bao gồm 12 mạng Lan của văn phòng
Kho bạc Tỉnh và 11 Kho bạc Nhà nước Huyện kết nối thành 1 mạng Wan, từ văn
phòng Kho bạc Nhà nước Hải Dương có đường Leasline kết nối với Kho bạc
Nhà nước, Bộ Tài chính, Cục thuế Tỉnh, Sở Tài chính, chi cục Hải quan để cung
cấp và trao đổi dữ liệu nhằm phục vụ cho công tác chuyên môn, công tác chỉ đạo
điều hành của từng đơn vị, về thiết bị hiện có 28 máy chủ, trên 160 máy PC và
hàng trăm thiết bị tin học khác như máy in, UPS, Modem, Router, Switch… Tuy
nhiên nếu có được những trang thiết bị tốt, có con người được đào tạo nhưng
không có chương trình ứng dụng thì rất lãng phí trong việc khai thác tài nguyên
và nguồn nhân lực, chính vì thế mà hiện nay Kho bạc Nhà nước Hải Dương đã
sử dụng các chương trình ứng dụng tin học phục vụ cho công tác nghiệp vụ như
chương trình kế toán Kho bạc, chương trình quản lý và thanh toán trái phiếu,
chương trình thanh toán điện tử, chương trình quản lý kho quỹ… Mặc dù đã áp
dụng một số chương trình ứng dụng nhưng việc quản lý cán bộ, viên chức ở Kho
bạc vẫn phải cần đến sổ sách, tốn nhiều thời gian và phải lưu trữ một khối lượng

SV: Phạm Trung Bằng_Lớp Tin 45B Khoa Tin học kinh tế
18
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
rất lớn, như ta đã biết trong các cơ quan, tổ chức thì nguồn nhân lực luôn giữ vai
trò chủ đạo trong mọi hoạt động, tuy nhiên việc quản lý cán bộ nhân viên không

phải là việc đơn giản, dễ dàng, với mong muốn việc quản lý cán bộ trở lên thuận
tiện và đơn giản nhưng vẫn đảm bảo được hiệu quả của công việc cho cơ quan
nơi em thực tập, em đã chọn đề tài “xây dựng phần mềm quản lý nhân sự cho
Kho bạc Nhà nước Hải Dương”.
Khi phần mềm được đưa vào sử dụng, nó sẽ giúp cho việc cập nhật các
danh mục một cách dễ dàng, tiết kiệm được thời gian, có khả năng lưu trữ thông
tin về cán bộ nhân viên trong suốt quá trình hoạt động của công ty, tránh được sự
trùng lặp số liệu, hạn chế tối đa sự sai lệch thông tin, việc đưa ra các báo cáo
cũng nhanh và thuận lợi hơn rất nhiều so với việc lưu trữ trên sổ sách, nói chung
việc quản lý nhân sự ở cơ quan sẽ trở nên thuận lợi hơn, đồng thời vẫn đảm bảo
được tính hiệu quả của công việc.

SV: Phạm Trung Bằng_Lớp Tin 45B Khoa Tin học kinh tế
19
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Chương 2: MỘT SỐ LÝ LUẬN CHUNG VỀ PHÂN TÍCH,
THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN
2.1 KHÁI QUÁT VỀ VIỆC PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN.
2.1.1 Định nghĩa và các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin.
Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần
cứng, phần mềm, dữ liệu… thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân
phối thông tin trong một tập các ràng buộc được gọi là môi trường.
Nó được thể hiện bởi những con người, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị
tin học hoặc không tin học. Đầu vào (Inputs) của hệ thống thông tin được lấy từ
các nguồn (Sources) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu
đã được lưu trữ từ trước. Kết quả xử lý (Outputs) được chuyển đến các đích
(Destination) hoặc cập nhật vào kho lưu trữ dữ liệu (Storage).
Hình 2.1: Mô hình hệ thống thông tin
Như hình trên minh hoạ, mọi hệ thống thông tin có bốn bộ phận: Bộ
phận đưa dữ liệu vào, bộ phận xử lý, kho dữ liệu và bộ phận đưa dữ liệu ra.

SV: Phạm Trung Bằng_Lớp Tin 45B Khoa Tin học kinh tế
Nguồn Đích
Thu thập Xử lý và lưu giữ Phân phát
Kho dữ liệu
20
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
2.1.2 Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển một hệ thống thông tin.
Mục tiêu cuối cùng của những cố gắng phát triển hệ thống thông tin là
cung cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất. Phát
triển một hệ thống thông tin bao gồm phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết kế
một hệ thống mới, thực hiện và tiến hành cài đặt nó. Phân tích một hệ thống bắt
đầu từ việc thu thập dữ liệu và chỉnh đốn chúng để đưa ra được chuẩn đoán về
tình hình thực tế. Thiết kế là nhằm xác định các bộ phận của một hệ thống mới
có khả năng cải thiện tình trạng hiện tại và xây dựng các mô hình lôgic và mô
hình vật lý ngoài của hệ thống đó. Việc thực hiện hệ thống thông tin liên quan tới
xây dựng mô hình vật lý trong của hệ thống mới và chuyển mô hình đó sang
ngôn ngữ tin học. Cài đặt một hệ thống là tích hợp nó vào hoạt động của tổ chức.
Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển hệ thống thông tin đó là những
vấn đề về quản lý, những yêu cầu mới của nhà quản lý, sự thay đổi của công
nghệ và thay đổi sách lược chính trị.
Những yêu cầu mới của quản lý cũng có thể dẫn đến sự cần thiết của
một dự án phát triển một hệ thống thông tin mới. Những luật mới của Chính phủ
mới ban hành (luật về Thuế chẳng hạn), việc kí kết một hiệp tác mới, đa dạng
hoá các hoạt động của doanh nghiệp bằng sản phẩm mới hoặc dịch vụ mới. Các
hành động mới của doanh nghiệp cạnh tranh cũng có một tác động mạnh vào
động cơ buộc doanh nghiệp phải có những hành động đáp ứng. Ví dụ một Ngân
hàng cạnh tranh lắp đặt những quầy giao dịch tự động, thực tế sẽ bắt các Ngân
hàng khác phải cùng vượt lên phía trước trong việc tự động hoá.
Việc xuất hiện các công nghệ mới cũng có thể dẫn đến việc một tổ

chức phải xem lại những thiết bị hiện có trong hệ thống thông tin của mình. Khi
các hệ quản trị cơ sở dữ liệu ra đời nhiều tổ chức phải rà soát lại các hệ thống

SV: Phạm Trung Bằng_Lớp Tin 45B Khoa Tin học kinh tế
21
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
thông tin của mình để quyết định những gì họ phải cài đặt khi muốn sử dụng
những công nghệ mới này.
Cuối cùng vai trò của những thách thức chính trị cũng không nên bỏ
qua, nó cũng có thể là nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một hệ thống thông
tin. Chẳng hạn, không phải là không có những hệ thông tin được phát triển chỉ vì
người quản lý muốn mở rộng quyền lực của mình và khi ông ta biết rằng thông
tin là một phương tiện thực hiện điều đó.
Việc người ta nhận ra yêu cầu phát triển hệ thông tin rõ ràng là chưa
đủ để bắt đầu sự phát triển này. Trong phần lớn các tổ chức, có các cơ chế, ít
nhiều chính thức đang tồn tại, để xác định liệu một nghiên cứu phát triển về hệ
thống thông tin có nên được thực hiện hay không. Vấn đề có thể là một yêu cầu
đơn giản gửi tới từ một bộ phận hoặc một phòng ban đến lãnh đạo các bộ phận
tin học của tổ chức, những người này chịu trách nhiệm quyết định liệu yêu cầu
có thể chấp nhận được không. Bởi vì tình trạng như vậy có thể thường được xem
như là để ngỏ cửa, nhiều tổ chức đặt ra một hội đồng tin học chịu trách nhiệm về
những quyết định loại đó. Trong đại đa số trường hợp hội đồng tin học được cấu
thành từ người chịu trách nhiệm về tin học cùng với những người chịu trách
nhiệm về các chức năng chính của tổ chức. Cách thức này đảm bảo rằng mọi
khía cạnh đều được xem xét khi một quyết định được đưa ra.
2.2 ĐÁNH GIÁ YÊU CẦU PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN.
2.2.1 Sự cần thiết của việc đánh giá yêu cầu.
Sau khi nhận thức được sự cần thiết phải tiến hành thay đổi hay hiệu
chỉnh một hệ thông tin người quản lý chịu trách nhiệm về vấn đề đó phát biểu
yêu cầu phát triển hệ thống. Yêu cầu này sẽ được gửi tới lãnh đạo bộ phận tin

học nếu một bộ phận như vậy tồn tại hoặc đến một hãng chuyên môn trong

SV: Phạm Trung Bằng_Lớp Tin 45B Khoa Tin học kinh tế
22
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
trường hợp ngược lại. Tuỳ theo hoàn cảnh cụ thể mà yêu cầu ít hay nhiều tính
chính thức. Trong một số tổ chức người sử dụng phải trình bày yêu cầu của họ
theo chuẩn mẫu đã được xây dựng trước và phải chỉ rõ vấn đề mà họ thấy,
nguyên nhân của chúng giải pháp họ mong muốn và lợi ích ước tính.
Một dự án phát triển hệ thống không tự động tiến hành ngay sau khi có
bản yêu cầu vì loại dự án này đòi hỏi đầu tư không chỉ tiền bạc, thời gian mà cả
nguồn nhân lực, do đó quyết định về vấn đề này phải được thực hiện sau một
cuộc phân tích cho phép xác định cơ hội và khả năng thực thi. Sự phân tích này
được gọi là đánh giá hay thẩm định yêu cầu, đôi khi nó được đặt tên là nghiên
cứu khả thi và cơ hội.
Đánh giá đúng yêu cầu là quan trọng cho việc thành công của một dự
án. Một sai lầm phạm phải trong giai đoạn này sẽ rất có thể làm lùi bước trên
toàn bộ dự án, kéo theo những chi phí lớn cho tổ chức.
Đánh giá một yêu cầu gồm việc nêu vấn đề, ước đoán độ lớn của dự án
và những thay đổi có thể, đánh giá tác động của những thay đổi đó, đánh giá tính
khả thi của dự án và đưa ra những gợi ý cho những người chịu trách nhiệm ra
quyết định. Giai đoạn này phải được tiến hành trong thời gian tương đối ngắn để
không kéo theo nhiều chi phí và thời giờ.
2.2.2 Các công đoạn của giai đoạn đánh giá yêu cầu.
Đánh giá yêu cầu có bốn công đoạn: Lập kế hoạch, làm rõ yêu cầu,
đánh giá khả năng thực thi, chuẩn bị và trình bày báo cáo.
- Lập kế hoạch:
Mỗi giai đoạn của quá trình phát triển hệ thống cần phải được lập kế
hoạch cẩn thận. Mức độ hình thức hoá của kế hoạch này sẽ thay đổi theo quy mô
của dự án và theo giai đoạn phân tích. Về cơ bản thì lập kế hoạch của giai đoạn

SV: Phạm Trung Bằng_Lớp Tin 45B Khoa Tin học kinh tế
23
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
thẩm định dự án là làm quen với hệ thống đang xem xét, xác định thông tin phải
thu thập cũng như nguồn và phương pháp thu thập cần dùng. Số lượng và sự đa
dạng của nguồn thông tin phụ thuộc vào kích thước và độ phức tạp của hệ thống
nghiên cứu. Chẳng hạn, thẩm định yêu cầu phát triển hệ thống lập hoá đơn bán
hàng cho một doanh nghiệp nhỏ sẽ yêu cầu tư vấn với số lượng nguồn thông tin
ít hơn so với hệ quản lý nhân sự của một doanh nghiệp lớn mà nhân viên được tổ
chức thành nhiều công đoàn.
Trong một dự án với quy mô lớn có nhiều người tham gia vào thẩm
định yêu cầu thì cần phải xác định nhiệm vụ cho từng thành viên và xác định
phương tiện kết hợp giữa các nhiệm vụ.
- Làm rõ yêu cầu:
Làm rõ yêu cầu có mục đích là làm cho phân tích viên hiểu đúng yêu
cầu của người yêu cầu. Xác định chính xác đối tượng yêu cầu, thu thập những
yếu tố cơ bản của môi trường hệ thống và xác định khung cảnh nghiên cứu.
Yêu cầu phát triển hệ thống nhiều khi được thông báo một cách rất
chung chung, có thể dẫn đến sự nhầm lẫn. Chẳng hạn như một nhà quản lý yêu
cầu “làm lại hệ thống quản lý đơn đặt hàng” nhưng thực ra ông ta muốn sửa hệ
thống thu nhận đơn đặt mua hàng và việc sử dụng nó chưa có hiệu quả. Về phần
mình phân tích viên có thể hiểu thông báo trên có nghĩa là nhà quản lý muốn làm
lại toàn bộ hệ thống từ việc thu nhận đơn, chuyển chúng về bộ phận sản xuất,
chuẩn bị phân phối hàng, làm hoá đơn thanh toán và gửi chúng tới tài khoản
khách hàng.
Làm sáng tỏ yêu cầu được thực hiện chủ yếu qua những cuộc gặp gỡ
với những người yêu cầu sau đó là với những người quản lý chính mà bộ phận
của họ bị tác động hoặc bị hệ thống nghiên cứu ảnh hưởng tới. Thêm vào đó để

SV: Phạm Trung Bằng_Lớp Tin 45B Khoa Tin học kinh tế
24
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
nhằm tới nguyên nhân dẫn đến yêu cầu và xác định hệ thống có liên quan những
cuộc gặp này phục vụ việc xây dựng lên bản phác hoạ đầu tiên về khung cảnh
của hệ thống nghiên cứu. Khung cảnh hệ thống được xem như là các nguồn và
các đích của thông tin, cũng như các bộ phận, các chức năng và các cá nhân
tham gia vào xử lý dữ liệu. Định nghĩa này về khung cảnh sẽ có một ảnh hưởng
tới việc xác định tầm vóc của dự án trong tương lai.
Xác định khung cảnh hệ thống không phải là một công việc dễ dàng.
Nếu phân tích viên xác định nó quá hẹp thì sẽ có nguy cơ là một số thành phần
quan trọng của hệ thống sẽ bị bỏ qua không tính đến. Hệ thống kết quả của dự án
có thể không đáp ứng tí gì với nhu cầu của tổ chức. Nó có thể có tác động tới
hoặc bị ảnh hưởng bởi một số cá nhân, một số bộ phận hoặc hệ thống mà người
ta sẽ không tính đến trong quá trình phát triển hệ thống. Ví dụ trường hợp khi
nghiên cứu một hệ thống lập hoá đơn mà lại không xem xét tới các hoạt động thu
nhận đơn đặt hàng và gửi trả hàng cũng như chính sách tín dụng của doanh
nghiệp. Ngược lại xác định quá rộng khung cảnh cũng sẽ có những hậu quả tiêu
cực mặc dù nó đảm bảo cho nhà phân tích tính hết tới các yếu tố quan trọng của
môi trường hệ thống những cái ảnh hưởng tới nó và những cái bị nó ảnh hưởng
tới, nhưng một xác định rộng như vậy sẽ làm tăng thời gian và chi phí của dự án
tương lai.
Phân tích viên phải tận dụng những cuộc gặp gỡ cũng như tham vấn từ
các tài liệu khác nhau có trong tổ chức để thu thập thông tin về hệ thống và môi
trường xác thực của nó. Những thông tin có liên quan tới các mặt kĩ thuật, tổ
chức và tài chính rất cần cho việc tiến hành đánh giá khả năng thực thi của dự
án.

SV: Phạm Trung Bằng_Lớp Tin 45B Khoa Tin học kinh tế
25