Tài liệu Học làm Thư Ký...chuyên nghiệp pdf

Học làm Thư Ký chuyên nghiệp
Người thư ký và công việc thư ký đã thay đổi rất nhiều kể từ khi
máy tính và các phần mềm hỗ trợ nghiệp vụ văn phòng xuất
hiện từ những thập niên 80.
Hầu hết các thủ tục giấy tờ đã được số hóa. Công việc đánh máy
chữ trước đây chiếm 60% khối lượng công việc của thư ký nay chỉ
còn khoảng 20%.
Phần lớn các thư kí đều cảm thấy thoải mái với nhiệm vụ cơ bản của
mình như trả lời điện thoại để tìm hiểu và nắm giữ thông tin, tổ chức
các cuộc họp và thực hiện một loạt các công việc hành chính khác.
Nhưng ngày này, hầu hết các nhiệm vụ này đều thực hiện trên máy
tính điện tử, và thư ký phải luôn nâng cao trình độ và các kỹ năng
của mình.
1. Gửi và nhận email
Email chiếm một vị trí quan trọng trong hoạt động kinh doanh để trao
đổi và giao dịch, nó đã trở thành một công cụ giao tiếp văn phòng.
Tuy nhiên, nhiều người vẫn không hiểu nghi thức và cách thức viết
và gửi email hoặc không khai thác hết tiềm năng của chúng. Tạo
danh sách địa chỉ mail, thường xuyên dọn dẹp hộp thư của mình,
thiết lập chế độ trả lời tự động là một số những cách thư điện tử
được sử dụng để người thư ký làm việc hiệu quả hơn.
2. Mạng xã hội
Mạng xã hội không chỉ là một hoạt động tự do khi có thời gian rảnh
rỗi nữa - nhiều công ty đang nắm lấy nó như là một công cụ kinh
doanh trực tuyến mạnh mẽ và linh hoạt. Một thư ký thành công sẽ
biết làm thế nào để giao tiếp trên tất cả các mạng xã hội phổ biến
nhất - Facebook, Twitter và LinkedIn để cho công việc của mình
được hiệu quả và nhanh chóng.
3. Chia sẻ thông tin qua Skype
Điện thoại thông thường không còn là công cụ tốt nhất để nói
chuyện, trao đổi với người khác trên khắp đất nước hoặc trên thế

giới. Nhiều công ty đã chấp nhận dịch vụ điện thoại trực tuyến
(truyền tải âm thanh và giọng nói qua IP, hoặc VoIP) để làm cho
thông tin liên lạc của họ hiệu quả hơn. Các dịch vụ như Skype cung
cấp vô số tính năng, bao gồm cả cuộc gọi video, tin nhắn nhanh, chia
sẻ tập tin và nhiều hơn nữa. Ngày nay một thư ký phải làm tốt việc
thiết lập cuộc gọi Skype, xử lý với các phần cứng liên quan (webcam,
micro và màn hình) và đặt các cuộc gọi qua web.
4. Kế hoạch tổ chức sự kiện trực tuyến
Tổ chức sự kiện trực tuyến là một trách nhiệm lớn đối với thư ký và
quản lý văn phòng – bao gồm các công việc liên quan đến văn
phòng, các cuộc họp của khách hàng . Tất cả các việc đặt phòng, đặt
vé có thể được thực hiện trực tuyến, làm cho toàn bộ quá trình sắp
xếp hợp lý hơn và hiệu quả. Một người thư ký phải làm tốt việc đặt
vé đi du lịch, chỗ ở, địa điểm, ăn uống, dịch vụ (như thuê xe hoặc
chụp ảnh). Ngoài ra, họ còn có thể sử dụng công cụ lịch trực tuyến
để đảm bảo chắc chắn rằng tất cả mọi người đều có bản kế hoạch
được cập nhật từng ngày.
5. Quản lý thông tin kĩ thuật số
Tài liệu kinh doanh được chuyển dịch sang các định dạng số ngày
một nhiều hơn. Một người quản lý hay thư kí văn phòng phải có kĩ
năng trong việc lưu trữ, tổ chức xử lí, truy cập và quản lí thông tin số.
Điều này không chỉ áp dụng cho các tài liệu được lưu trên máy tính
mà còn áp dụng trên các công cụ lưu giữ tài liệu trực tuyến như
Google Docs và Dropbox. Nó giúp cho việc lưu giữ tài liệu được bí
mật và có thể truy cập dễ dàng khi sử dụng.