Báo cáo thực tâp nghiệp vụ 1 Logistics và quản lý chuỗi cung ứng

BÁO CÁO THỰC TẬP NGHIỆP VỤ 1
Đơn vị thực tập

: Cơng ty Cổ phần Bưu chính Viettel

Ngành

: Logistics và quản lý chuỗi cung ứng

1


LỜI MỞ ĐẦU
Trong điều kiện kinh tế thị trường hiện nay các hoạt động thương mại phát triển
rất phong phú, đa dạng và đan xen lẫn nhau, việc một doanh nghiệp, công ty hay người
kinh doanh chỉ bằng khả năng của mình thực hiện tất cả các cơng đoạn của quá trình giao
lưu thương mại ngày càng trở nên hạn hữu. Chỉ để chuyển được hàng hóa cho khách
hàng, người mua doanh nghiệp có thể phải thực hiện một loạt các thao tác từ đóng gói
sản phẩm, ghi kỹ mã hiệu, làm thủ tục thuế quan và một loạt giấy tờ khác để gửi hàng và
nhận hàng, xếp dỡ hàng hóa, lưu kho hàng hóa...Người bán hàng có thể thực hiện tất cả
những công việc trên nhưng không phải bất cứ người bán nào cũng có thể đủ trình độ
chun mơn mặt khác những chi phí phát sinh trong việc thực hiện các hoạt động phụ trợ
trên cũng rất tốn kém. Để giảm chi phí sản xuất các doanh nghiệp đã lựa chọ cho mình
những dịch vụ liên quan đến vệc chuyển hàng hóa đến khách hàng và vì thế dịch vụ giao
nhận đã ra đời .
Với sự phát triển như vũ bão của của nền kinh tế thế giới, đời sống của người dân
ngày càng được nâng cao kéo theo sự gia tăng nhu cầu về vận chuyển hàng hố cũng như
đi lại. Trước tình hình đó địi hỏi ngành vận tải phải không ngừng đổi mới, phát triển và
hồn thiện về mọi mặt: qui mơ, tổ chức, số lượng, chủng loại phương tiện, năng suất,
hiệu quả hoạt động... để đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu của thị trường. Trong xu thế
đó, Cơng ty Cổ phần bưu chính Viettel đã được thành lập, ngày càng phát triển lớn mạnh,

có những đóng góp khơng nhỏ cho ngành vận tải
Trong thời gian thực tập nghiệp vụ tại Công ty cổ phần Bưu chính Viettel, em đã
có cơ hội được tìm hiểu rõ hơn về cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ, các lĩnh vực hoạt
động cũng như tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của cơng ty. Trong báo cáo thực
tập này, em xin được trình bày một số vấn đề đã tìm hiểu được trong quá trình thực tập tại
cơng ty.
Do hạn chế về kiến thức chung và khả năng tiếp cận thực tế nên báo cáo cịn nhiều
thiếu sót, rất mong nhận được sự đóng góp của q thầy (cơ).
Em xin chân thành cảm ơn sự góp ý bổ ích của q thầy (cơ)!

MỤC LỤC
1


Phần 1 : THU THẬP, TỔNG HỢP THÔNG TIN NHU CẦU KHÁCH HÀNG......................3
1.1 Hoạt động thu thập thông tin khách hàng......................................................................3
1.1.1 Các phương pháp thu thập thông tin khách hàng........................................................3
1.1.2 Quản lý thông tin khách hàng của doanh nghiệp.....................................................3
1.2 Phân tích thơng tin hợp đồng, tổng hợp thơng tin nhu cầu của khách hàng...................4
1.3 Quản lý hợp đồng cung ứng hàng hóa..........................................................................11
PHẦN 2: QUẢN LÝ TỒN KHO.........................................................................................13
2.1 Quản lý hàng tồn kho...................................................................................................13
2.1.1 Hoạt động quản lý tồn kho.....................................................................................13
2.1.2 Lợi ích của quản lý hàng tồn kho..........................................................................14
2.2 Lựa chọn kho dựa trữ hàng hóa...................................................................................15
2.3 Theo dõi điều chỉnh hàng hóa tồn kho, dự trữ..............................................................17
2.3.1 Các phương pháp theo dõi hàng tồn kho...............................................................17
2.3.2 Xác định mức dự trữ tồn kho hợp lý phù hợp các doanh nghiệp...........................18
LỜI CẢM ƠN.......................................................................................................................19

PHẦN 1 : THU THẬP, TỔNG HỢP THÔNG TIN NHU CẦU
KHÁCH HÀNG
2


1.1 Hoạt động thu thập thông tin khách hàng
a.1.1 Các phương pháp thu thập thông tin khách hàng
a. Công nghệ thông tin
- Thường sử dụng đối với khách hàng là đại lý, doanh nghiệp để thơng báo các
chương trình ưu đãi, chiết khấu....
- Đồng thời sử dụng trang website riêng để khách hàng thực hiện các trao đổi với
công ty và thực hiện các yêu cầu phục vụ.
b. Các công cụ Marketing
- Thông qua hoạt động treo băng rôn, phát tờ rơi, dán poster;
- Các Hội nghị tri ân khách hàng, các hoạt động xã hội;
- Thăm dò ý kiến khách hàng một cách thường xuyên.
c. Các công cụ bán hàng
- Bán hàng liên kết, thông qua các đối tác trung gian;
- Xây dựng đội ngũ nhân viên kinh doanh chất lượng cao;
- Tiếp xúc trực tiếp để giải đáp khi có khách hàng thắc mắc;
- Bộ phận bán hàng( Sales Logistics) ngồi việc duy trì mối quan hệ với khách hàng hiện
tại thì ln ln cần tìm kiếm những khách hàng mới. Việc tìm kiếm khách hàng khơng
phải là đơn giản. Trước tiên là tìm kiếm khách hàng qua các trang mạng xã hội, Internet,
xem khách hàng có những nhu cầu nào, bên cơng ty mình có đáp ứng được khơng, sau đó
tìm cách liên hệ. Với những thơng tin về khách hàng( tên tuổi, công ty, chức vụ, số điện
thoại liên hệ của khách tìm được, nhân viên bộ phận bán hàng bắt đầu gọi điện giới thiệu
về dịch vụ của cơng ty có thể cung cấp, hỏi thăm khách hàng và những nhu cầu, mong
muốn của họ, những ưu thế của cơng ty mà cơng ty có thể đem lại cho khách hàng của
mình, tạo dựng mối quan hệ mới,…
1.1.2 Quản lý thông tin khách hàng của doanh nghiệp

- Doanh nghiệp có mơ hình quản trị quan hệ khách hàng -CRM từ đó có cơ sở dữ liệu
khách hàng gồm các thông tin cơ bản như: họ và tên khách hàng, năm sinh, giới tính, số
CMND, địa chỉ, nghề nghiệp..; tình trạng khiếu nại và giải quyết khiếu nại; số tiền cước
sử dụng và lịch sử thanh tốn cước . Các thơng tin trên đượcc lấy trực tiếp từ các giao
dịch của kháchhàng, các nhân viên tại cửa hàng giao dịch sẽ nhập dữ liệu thô về khách
hàngkhi có khách hàng đến giao dịch thơng qua các phiếu yêu cầu cung cấp dịchvụ.
3


Đồng thời, các nhân viên sẽ cập nhập các thông tin này vào hồ sơ khách hàng trong máy
tính; và cũng sẽ cập nhập thường đăng ký sử dụng dịch vụ xun các loại hình dịch vụ
viễn thơng với đầy đủ các thơng tin như: loại hình dịch vụ, đối tượng được sử dụng dịch
vụ, hình thức

Kết xuất số liệu
thơng tin khách
hàng theo file
Nhập số liệu
thông tin khách

hàng

Lưu trữ số liệu
trong máy tính
Tìm kiếm
thơng tin
khách
hàngđơn lẻ

Cấu trúc cơ sở dữ liệu khách hàng

- Cơ sở dữ liệu khách hàng được quản lý thống nhất; giúp nhân viên có thể dễ dàng theo
dõi và cập nhật chi tiết tới từng khách hàng, giúp việc phân loại, đánh giá và chăm sóc
khách hàng được thuận lợi hơn. Sau khi thu thập thông tin khách hàng nhân viên sẽ lọc
và lập ra được danh sách hàng tiềm năng và có những chương trình chăm sóc, hoạt động
marketing để tiếp cận
1.2 Phân tích thơng tin hợp đồng, tổng hợp thông tin nhu cầu của khách hàng
 Phân tích hợp đồng cung ứng và sử dụng dịch vụ vận chuyển phát của Công
ty TNHH MTV Bảo hiểm NH TMCP Công thương Việt Nam với Công ty Cổ
phần Bưu chính Viettel
 Hợp đồng gồm 3 phần
-

Thơng tin của các bên tham gia ;

-

Các thỏa thuận mà các bên sẽ ký với nhau ;

-

Những quy định về vật phẩm, hàng hóa cấm gửi và gửi có điều kiện.

 Thông tin các bên tham gia bao gồm

4


Thông tin các bên trong hợp đồng
+ Bên A : Công ty TNHH MTV Bảo hiểm NH TMCP Công thương Việt Nam
+ Bên B : Công ty Cổ phần Bưu chính Viettel

+ Các thơng tin như : Địa chỉ, số điện thoại, số tài khoản, gmail, tên người đại diên của
cơng ty phải được ghi đúng chính xác rõ ràng
 Các thỏa thuận mà các bên sẽ ký với nhau
- Bên B sẽ cung ứng cho bên A các dịch vụ chuyển phát bao gồm:
+ Vận chuyển nhanh
+ Bảo đảm chất lượng hàng hóa
+ Vận chuyển trong vịng 60 giờ
- Chất lượng và giá cước
5


+ Chất lượng sẽ được thực hiện theo đúng cam kết của Cơng ty Cổ phần Bưu chính
Viettel
+ Giá cước dịch vụ vận chuyển sẽ theo báo giá của bên B theo từng thời điểm và bên B
sẽ thông báo cho bên A trong vòng 7 ngày trước khi áp dụng.
- Phương thức và thời hạn thanh toán:
+ Bên B sẽ thống kê số lượng, khối lượng bưu kiện, tiền cước trong tháng tương ứng và
báo cho bên A trước 10 ngày của tháng tiếp theo, bên A sẽ đối chiếu, tiếp nhận hóa đơn
và trả chậm nhất hết ngày 20 của tháng kế tiếp cho bên B
+ Hình thức thanh tốn : Tiền mặt, chuyển tiền, sec
- Đóng gói và giao nhận
+ Bên A phải tuân thu quy cách đóng gói của bên Cơng ty Cổ phần Bưu chính Viettel
nhằm đảm bảo an tồn cho hàng hóa trong q trình vận chuyển
+ Đối với hàn hóa gửi trong nước : Không hạn chế về khối lượng, bất kỳ chiều cao nào
của bưu kiện không vươt quá 1m50 chu vi lớn nhất cộng với chiều dài không quá 3m ,
đối với hàng cồng kềnh, nguyên khối không thể tách rời bên A liên hệ với bên B để có chỉ
dẫn
+ Đói với hàng đi nước ngồi : Khối lượng và kích thước cũng như được quy địng đối
với gửi hàng trong nước, bên B sẽ làm mội thủ tục và quyết định hãng vận chuyển Quốc
tế thực hiện giao nhận hàng của bên A

Quyền và nghĩa vụ của bên A
- Quyền của bên A
+ Yêu cầu bên B cung cấp đầy đủ thông tin liên quan đến dịch vụ chuyển phát
+ Được đảm bảo thơng tin riêng và an tồn đối với chuyển phát hàng háo trong quá trình
vận chuyển
+ Được yêu cầu bồi thường khi xảy ra sựu cố đối với hàng hóa
- Nghĩa vụ của bên A
+ Thực hiện đúng đầy đủ quy định vận chuyển hàng hóa theo hướng dẫn của bên B
+ Khai báo chính xác trung thực, cung cấp đầy đủ chứng từ của hàng hóa
+ Thanh tốn cước phí vận chuyển theo đúng hợp đồng
Quyền và nghĩa vụ của bên B
- Quyền của bên B
6


+ Bên B có quyền từ chối cung cấp dịch vụ trong trường hợp hàng hóa gửi thuộc danh
mục cấm, người gửi không đủ điều kiện, hàng gửi đến nước cấm nhập khẩu, bên A không
cung cấp đủ tài liệu, giấy tờ cần thiết chứng minh hàng hóa theo yêu cầu của nên B theo
quy định của pháp luật
+ Có quyền ủy quyền cho bên thứ 3 thực hiện nhận bưu kiện vận chuyển ngoài lãnh thổ
Việt Nam
+ Được mở bưu phẩm để xử lý, kiểm tra nội dung bưu kiện hàng hóa
+ u cầu bên A tanh tốn đầy đủ, đúng hạn cước phí vận chuyển
- Nghĩa vụ của bên B
+ Hướng dẫn bên A sử dung các dịch vụ, cung cấp hóa đơn và chứng từ hợp lệ
+ Bảo đảm an toàn bưu gửi kể từ khi nhận cho đến khi giao hàng cho người nhận
+ Giải quyết các khiếu nại và bồi thường cho khách hàng
Trách nhiệm điều khoản khiếu nại, đền bù bồi thường
- Thời hiệu khiếu nại:
+ Bưu gửi , hư hỏng, giá cước, nội dung khác: 01 tháng kể từ ngày bưu gửi phát thành

công.
+ Mất mát, chuyển phát bưu gửi chậm: 06 tháng kể từ ngày kết thúc thời gian tồn trình.
+ Thời gian giải quyết khiếu nại không quá 02 tháng đối với bưu gửi trong nước; không
quá 03 tháng đối với bưu gửi quốc tế.
- Bên B sẽ không bồi thường đối với các trường hợp
+ Thiệt hại xảy ra hoàn toàn do lỗi vi phạm hợp đồng của người gửi hoặc do đặc tính tự
nhiên, khuyết tật vốn có của bưu gửi.
+ Người gửi không chứng minh được việc gửi và suy suyển, hư hỏng bưu gửi.
+ Bưu gửi đã giao thành cơng và người nhận khơng có ý kiến gì khi nhận.
+ Bưu gửi bị tịch thu hoặc tiêu hủy theo quy định của pháp luật Việt Nam hoặc pháp luật
của nước nhận.
+ Người gửi không thực hiện đúng các quy định về khiếu nại, giải quyết tranh chấp theo
quy định.
+ Các trường hợp bất khả kháng theo quy định của pháp luật.
Hiệu lực và chấm dứt hợp đồng
7


- Hợp đồng có hiệu lực và tự động chấm dứt hợp đồng do hai bên thỏa thuận với nhau,
hai bên thỏa thuận chấm dứt hợp đồng bằng văn bản
- Một trong hai bên phá sản, giải thể

8


Thông tin thỏa thuận trong hợp đồng mà các bên sẽ ký với nhau
9


 Những quy định về vật phẩm, hàng hóa cấm gửi và gửi có điều kiện

+ Những hàng hố cho phép hoặc cấm vận chuyển đều theo quy định của nhà nước
+ Một số loại hàng hóa kinh doanh phải có chứng từ thuế và chứng từ hợp lệ khác mà nhà
nước quy định

Thông tin về quy định vật phẩm,hàng hóa cấm gửi và gửi có điều kiện

10


Những lưu ý trong hợp đồng
- Mỗi trang của hợp đồng đều phải có đóng dấu xác nhận của bên A và bên B
- Cuối hợp đồng phải có chữ ký của người đại diện và đóng dấu của các bên
- Hai bên cần phải đọc kỹ, các điều khoản điều kiện, thay đổi điều chỉnh sửa hợp đồng
cho phù hợp với các bên
- Hai bên cam kết thực hiện đầy đủ các điều kiện ghi trong hợp đồng trong trường hợp 1
trong 2 bên đơn phương chấm dứt hợp đồng phải báo trước cho bên cịn lại ít nhất 30
ngày
- Hợp đồng chịu sự điều chỉnh của luật pháp nước CHXHCN Việt Nam, trong trường hợp
xảy ra tranh chấp, hai bên sẽ thương lượng, nếu không giải quyết được sẽ đưa ra tịa án
nhân dân có thẩm quyền có trách nghiệm giải quyết và buộc các bên phải tuân theo
- Hợp đồng gồm 4 trang được lập thành 4 bản có giá trị như nhau mỗi bên giữa 2 bản .
1.3 Quản lý hợp đồng cung ứng hàng hóa
* Cách quản lý hợp đồng của Công ty Cổ phần bưu chính Viettel
- Tại cơng ty có bộ phận chun trách chịu trách nghiệm quản lý hợp đồng không bị thất
lạc và gặp các vấn đề hư hỏng. Quản lý hợp đồng sẽ giúp cho doanh nghiệp có thể thữ
hiện quá trình quản lý và thực hiện hợp đồng được thuận lợi, thống nhất đảm bảo tính
đúng đắn của các điều khoản và nội dung hợp đồng
 Quản lý hợp đồng bao gồm :
Xây dựng và ký kết hợp đồng
Trong quá trình xây dựng và ký kết hợp đồng nhân viên sẽ xác định những yếu tố quan

trọng cần có trong hợp đồng
+ Mã số của hợp đồng cần được ký kết
+ Số thứ tự của file hợp đồng bản mềm và bản cứng
+ Thời gian ký kết hợp đồng
+ Giá trị của hợp đồng
+ Các điều khoản của hợp đồng
+ Phụ lục hợp đồng
Lưu trữ các loại hồ sơ, hợp đồng

11


- Sau khi đã đàm phán ký kết hợp đồng, sẽ có q trình nghiệm thu hợp đồng để lưu trữ,
q trình lưu trữ phải phản ánh khách quan thơng tin được nêu trong hợp đồng như : hình
ảnh, thơng tin, các con số .....tại Công ty Cổ phần bưu chính Viettel hiện nay có cách lưu
trữ hợp đồng sau:
+ Lưu trữ bản cứng hợp đồng: sau khi hợp đồng được ký kết các chứng từ và hợp đồng sẽ
được lưu trữ theo tên cơng ty, bên ngồi sẽ được đánh dấu một ký mã hiệu sau đó nhân
viên sẽ cập nhật lên máy tính về thơng tin hợp đồng của công ty đối tác, từ mã ký hiệu
trên ta sẽ tìm được thơng tin hợp đồng;
+ Lưu trữ bản mềm: sẽ có một bản mềm được cập nhật trên hệ thống của doanh nghiệp,
mỗi công ty đối tác sẽ có một ký mã hiệu nhân viên có thể tra cứu ;
- Trong thời gian thực hiện hợp đồng, thường sẽ có một số điều khoản bổ sung vào hợp
đồng, đòi hỏi hệ thống quản lý hợp đồng phải nhanh nhạy lưu trữ đầy đủ, thống nhất, tiến
hành báo cáo vấn đề với những người có thẩm quyền trong bản hợp đồng. Đối với số của
hợp đồng, các doanh nghiệp nên lấy số của bộ phận văn thư trong công ty, không nên lấy
số không thực tế với hợp đồng.
Báo cáo về quá trình thực hiện hợp đồng
- Bộ phận quản lý hợp đồng cần phải cập nhật quá trình thực hiện của các hợp đồng và
báo cáo cho cấp trên gồm có 2 loại báo cáo

+ Báo cáo đột xuất: Vấn đề bốc phát xảy trong không nằm trong kế hoạch cần phải báo
lại cho người chịu trách nhiệm nhanh nhất để giải quyết vấn đề.
+ Báo cáo định kỳ: có thể báo cáo định kỳ hàng tuần hoặc hàng tháng, mục đích theo dõi
tiến độ thực hiện và đưa ra các giải pháp kịp thời, hiệu quả.
Kiểm tra tiến trình thực hiện hợp đồng
Sau khi thực hiện các bước trong việc quản lý hợp đồng thì việc cuối cùng doanh nghiệp
phải làm là kiểm tra, đánh giá chúng. Các bước kiểm tra tùy vào tính chất của từng doanh
nghiệp đưa ra cho phù hợp với bản hợp đồng, các doanh nghiệp càng lớn càng quản lý
hợp đồng nghiêm ngặt. Quản lý, kiểm tra hợp đồng càng chi tiết , rõ ràng sẽ tránh được
tổn thất ngân sách công ty.

12


PHẦN 2: QUẢN LÝ TỒN KHO
Quản lý hàng tồn kho là hoạt động quan trọng đối với các nhà bán lẻ vì đây là yếu tố
khiến lợi nhuận tăng trưởng. Việc quản lý số lượng hàng trong kho cung cấp cho nhà
quản trị khả năng ước tính lượng hàng hóa để dự trù trước mọi đợt bán hàng có thể xảy
ra, đồng thời tránh tình trạng dư thừa và giảm thiểu chi phí cho hàng tồn.
2.1 Quản lý hàng tồn kho
2.1.1 Hoạt động quản lý tồn kho
- Quản lý hàng tồn kho là quá trình đảm bảo doanh nghiệp cung cấp đủ hàng hóa mà
người mua hàng mong muốn, với số lượng vừa phải. Bằng việc quản lý hàng tồn kho, các
nhà bán sẽ đáp ứng nhu cầu của khách hàng kịp thời mà khơng bị tình trạng thiếu hay
thừa nguồn cung.
- Lý do cần phải quản lý hàng tồn kho:
+ Thời gian: Có độ trễ về thời gian trong chuỗi cung ứng từ người cung ứng đến người
sử dụng ở mọi khâu, địi hỏi doanh nghiệp phải tích trữ một lượng hàng nhất định để đảm
bảo nguồn nguyên vật liệu cho sản xuất hoặc đảm bảo có sản phẩm cung ứng cho người
mua.

+ Nhu cầu theo mùa: Nhu cầu thay đổi theo chu kỳ, nhưng năng lực sản xuất là cố định.
Điều này có thể dẫn đến tích trữ hàng tồn kho, như ví dụ về hàng hóa tiêu thụ chỉ trong
các ngày lễ có thể dẫn đến sự tích trữ hàng tồn kho lớn với dự đốn tiêu thụ trong tương
lai.
+ Tính bất định: Có những bất trắc nhất định trong nguồn cung, nguồn cầu, trong giao
nhận hàng khiến doanh nghiệp muốn trữ một lượng hàng nhất định để dự phòng. Trong
trường hợp này, hàng tồn kho giống như một cái giảm sốc.
+ Tăng giá trị: Trong một số trường hợp, một số hàng tồn kho đạt được giá trị yêu cầu
khi nó được giữ trong một khoảng thời gian để cho phép nó đạt được tiêu chuẩn mong
muốn để tiêu thụ hoặc sản xuất. Ví dụ bia trong ngành công nghiệp sản xuất bia.
- Hoạt động quản lý hàng tồn kho hiệu quả sẽ giúp giảm thiểu chi phí và vạn hành hiệu
hơn quả các mơ hình bán hàng. Các công cụ và phương pháp quản lý hàng tồn sẽ cung
cấp thông tin cho nhà quản trị doanh nghiệp các thơng tin bao gồm:
+ Vị trí sản phẩm
+ Số lượng từng loại
+ Hàng hóa nào bán chạy, hàng hóa nào tồn dựa theo vị trí và kênh bán hàng
13


+ Biên lợi nhuận dựa theo loại sản phẩm, kiểu dáng, dòng sản phẩm,…
+ Lượng hàng tồn lưu trữ trong kho ở mức chấp nhận được
+ Có bao nhiêu sản phẩm cần đặt hàng lại và tần suất đặt hàng
+ Thời gian ngừng bán sản phẩm
+ Sự thay đổi các mùa ảnh hưởng thế nào đến doanh số
2.1.2 Lợi ích của quản lý hàng tồn kho
- Cân bằng lượng hàng tồn kho: Quản lý tốt số lượng hàng tồn kho sẽ giúp bạn biết chính
xác lượng hàng mà bạn cần, tránh việc để lượng hàng quá ít hoặc quá nhiều so với yêu
cầu thực tế.
- Quay vòng tồn kho : Nắm được lượng hàng tồn kho, bạn có thể cân đối, giữ tỉ lệ quay
vòng hàng tồn kho cao, tránh tình trạng hàng hỏng / quá hạn sử dụng hoặc đọng vốn quá

lâu.
- Giữ chân khách hàng : Bạn muốn khách hàng sẽ tiếp tục quay lại cửa hàng của bạn?
Hãy giữ chân khách hàng bằng cách luôn đáp ứng các sản phẩm mà khách hàng cần.
Quản lý chính xác lượng hàng tồn kho sẽ giúp bạn tránh khỏi nguy cơ “cháy hàng’, khi
khách hàng khơng thể tìm thấy sản phẩm họ muốn khi đến với bạn.
- Lập kế hoạch chính xác: Quản lý tốt lịch sử tồn kho giúp bạn dễ dàng dự đoán được nhu
cầu của khách hàng, giữ lượng hàng tồn kho vừa đủ và phù hợp với từng giai đoạn.
- Đặt hàng: Khi có thể quản lý chính xác lượng hàng tồn kho hiện tại, bạn có thể đưa ra
quyết định đặt hàng một cách nhanh chóng và chính xác. Sử dụng các phần mềm quản lý
hàng tồn kho chuyên nghiệp với chức năng quản lý tồn kho đơn giản giúp bạn nhanh
chóng hồn thành quy trình đặt hàng. Chỉ cần quét mã vạch sản phẩm, và thêm thông tin
về số lượng hàng muốn nhập là có thể tiến hành tạo đơn đặt hàng và hóa đơn 1 cách
nhanh chóng.
- Theo dõi tồn kho : Nếu doanh nghiệp, cửa hàng của bạn có nhiều chi nhánh, việc quản
lý tồn kho càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết bởi bạn cần cân đối hàng hóa giữa các
chi nhánh, sắp xếp số lượng hàng hóa phù hợp với từng địa điểm, tại từng thời điểm khác
nhau, căn cứ trên nhu cầu thực tế của khách hàng.
- Tiết kiệm thời gian : Quản lý tồn kho của doanh nghiệp trên hệ thống là một công cụ
tuyệt vời giúp bạn tiết kiệm thời gian. Bằng việc thường xuyên theo dõi số lượng hàng
hóa và đặt hàng trên hệ thống, bạn không cần phải tự tổng hợp thông tin của từng hàng
hóa, tiết kiệm cho bạn nhiêu thời gian quý giá và tránh các sai sót trong kiểm kê, tính
tốn.
14


- Tiết kiệm chi phí : Căn cứ trên các số liệu tồn kho, bạn có thể biết chính xác những mặt
hàng nào bán chậm, gây nguy cơ quá hạn tồn đọng vốn. Bằng việc điều chỉnh hợp lý số
lượng hàng hóa này đưa hàng hóa này ra khỏi danh sách của bạn, bạn sẽ có thể tiết kiệm
chi phí và đầu tư vào các mặt hàng đem lại lợi ích cao hơn.
- Dự trữ nhu cầu thị trường trong tương lai: Các doanh nghiệp dựa trên các thông tin về

hàng tồn kho để đưa ra các chiến lược kinh doanh trong tương lai, đồng thời dùng nó để
đánh giá tình hình kinh doanh của doanh nghiệp.
2.2 Lựa chọn kho dựa trữ hàng hóa
- Hàng tồn kho là thuật ngữ dùng để chỉ những tài sản dự trữ của doanh nghiệp được lưu
lại trong kho nhằm mục đích phục vụ cho việc sản xuất hay buôn bán về sau.
- Tùy theo vai trò cụ thể mà hàng tồn kho được chia thành 3 loại khác nhau như sau:
+ Nguyên vật liệu: Bao gồm chủng loại hàng hóa mà một doanh nghiệp mua để sửa dụng
trong quá trinh sản xuất của mình. Nó có thể bao gồm các ngun vật liệu cơ bản ( ví dụ
như sắt thép trong cơ khí chế tạo,sợi trong cơng nghệ dệt may). Việc duy trì một lượng
hàng tồn kho thích hợp sẽ mang lại cho doanh nghiệp sự thuận lợi trong hoạt động mua
vật tu và hoạt động sản xuất. Đặc biệt bộ phận cung ứng vật tư sẽ có lợi khi có thể mua
một số lượng lơn và được hưởng giá triết khấu từ các nhà cung cấp. Ngồi ra khi doanh
nghiệp dự đốn rằng trong tương lai giá cả nguyên vật liệu sẽ tăng hay một loại nguyên
vật liệu nào đó sẽ khan hiếm thì việc lưu trữ một số lượng hàng tồn kho lớn sẽ đảm bảo
cho doanh nghiệp luôn dược cung ứng đầy đủ kịp thời với chi phí ổn đinh. Bộ phận sản
xuất trong việc thực hiện các kế hoạch sản xuất cũng như sử dụng các phương tiện sản
xuất và nhân lực của mình ln cần một số lượng hàng tồn kho có sẵn thích hợp.
+ Sản phẩm dở dang : Bao gồm các sản phẩm chưa hoàn thành và sản ohaarm hoàn thành
chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm. Tồn kho trong quá trình sản xuất chủ yếu là sản
phẩm chưa hồn thành. Đó là các loại nguyên vật liệu nằm tại từng công đoạn của dây
chuyền sản xuất. Trong nền kinh tế thị trường sản phẩm làm ra địi hỏi tridnh độ cơng
nghệ cao vì thế q trinh sản xuất ngày càng có nhiều cơng đoạn giữa những công đoạn
này bao giờ cũng tồn lại những bán thành phẩm những bước đệm nhỏ để quá trình sản
xuất diễn ra liên tục. Nếu dây chuyền sản xuất càng dài càng phực tạp có nhiều cơng
đoạn nhỏ phân tách thì sản phẩm danh dở càng nhiều
+ Sản phẩm: Là những mặt hàng đã được hoàn thiện, sẵn sàng phục vụ cho mục đích
kinh doanh tuy nhiên vẫn đang được lưu kho chưa bán ra thị trường.
-Vị trí của nhà kho: Yếu tố đầu tiên và quan trọng nhất đó chính là vị trí của kho bãi. Vị
trí của kho sẽ quyết định đến thời gian giao hàng, cũng như chi phí vận tải trung chuyển
và vận tải phân phối hàng hóa, điều mà khách hàng quan tâm nhất, cũng như sẽ là yếu tố

15


tạo cạnh tranh cho doanh nghiệp của bạn.Vị trí địa lý gần trung tâm thành phố, cảng, sân
bay,.. thường được cân nhắc. Ngoài ra cũng cần xem xét các yếu tố như đường cấm hay
tắc đường, để tránh các khó khăn trong việc vận hành.
Nhân sự và kinh nghiệm làm việc :Kinh nghiệm vận hành hàng hóa và dịch vụ tương tự
là một yếu tố vô cùng quan trọng để bạn lựa chọn và đánh giá nhà cung cấp dịch vụ kho,
vì họ sẽ đảm bảo cho bạn tồn kho một cách chính xác, khoa học.
- Các yếu tố cơ bản trong nhà kho:
+ Hệ thống mái che: Việt Nam là một đất nước nhiệt đới với lượng mưa lớn. Nếu vận
hành một nhà kho khơng có mái che sẽ rất khó khăn cho chúng ta khi nhập xuất hàng
trong điều kiện thời tiết xấu, vì hàng hóa sẽ dễ bị ẩm ướt dính mưa trong q trình bốc
xếp.
+ Hệ thống cửa: Số lượng cửa là một yếu tố quan trọng để đảm bảo vận hành, sẽ tăng
được tần suất xuất nhập cho hàng hóa của bạn trong cùng 1 thời điểm mà khơng phải chờ
đợi.
+ Hệ thống kiểm sốt nhiệt độ, ánh sáng : Với một nhà kho được thiết kế tiêu chuẩn,
nhiệt độ sẽ duy trì ở mức ổn định, tối đa không quá 35 độ. Điều này sẽ giúp hàng hóa của
bạn được lưu trữ trong điều kiện tốt nhất, đặc biệt là với khí hậu nóng ẩm của Việt Nam.
+ Thông tin về tải trọng sàn : Đây cũng là một yếu tố quan trọng mà chúng ta không nên
bỏ qua đặc biệt nếu bạn thuê kho khô và tự vận hành. Thông thường các nhà kho được
thiết kế chuyên biệt sẽ có tải trọng sản từ 5-7 tấn/m2, nhờ được gia cố các lớp thép đan
dày trước khi phủ SIKA, hệ thống kết cấu này sẽ giúp chúng ta có thể lắp được giá kệ cao
tầng và đảm bảo an toàn. Tuy nhiên một số nhà kho được chuyển đổi công năng sử dụng
không đáp ứng được yêu cầu này và chỉ có tải trọng thông thường 1-2 tấn/m2, điều này
đặc biệt nguy hiểm, không an tồn cho hàng hóa lưu trữ và nhân sự vận hành.
+ Năng lực công nghệ : Ở thời đại 4.0 hiện nay, năng lực về công nghệ cũng là một yếu
tố quyết định sự cạnh tranh của các doanh nghiệp logistics và cung cấp dịch vụ kho bãi.
Với một đối tác có năng lực cơng nghệ tốt, thì độ chính xác trong vận hành càng cao và

hiệu quả. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp của bạn yên tâm vào việc cung cấp sản phẩm
cốt lõi
- Tính chất hàng hóa bảo quản, dự trữ : Mỗi loại hàng hóa đều có tính chất lý hóa khác
nhau cách bảo quản khác nhau do đó trong q trình dự trữ chúng ta phải lựa chọn kho
phù hơp với từng loại hàng
+ Kho hàng thường : kho hàng thường dùng để lưu trữ các sản phẩm, hàng hố thơng
thường trong điều kiện tiêu chuẩn.Các loại hàng hoá được lưu trong loại kho này thường
16


khơng có điều kiện bảo quản đặc biệt, có thể lưu trữ trong thời gian dài mà khơng ảnh
hưởng gì đến tính chất và chất lượng hàng hố.Ví dụ: kho hàng thường đựng bao bì,
thùng carton, vật liệu, phụ kiện,…
+ Kho lạnh – Kho mát – Kho chạy nhiệt độ: Kho lạnh, kho mát hay kho chạy nhiệt độ là
loại hình địi đỏi những u cầu cao về trang thiết bị và điều kiện bảo quản. Các loại hàng
hoá được lưu trữ trong kho này cần được kiểm soát và giữ ở mức nhiệt độ, độ ẩm phù
hợp với tính chất của hàng hố.Một số loại hàng thơng dụng được lưu trữ trong các loại
hình kho này như: các dạng thực phẩm đông lạnh, đồ cấp đông các dạng hàng hoa quả,
thực phẩm, Vacxin, thuốc, dược phẩm....Nhiệt độ thông thường ở các loại kho này dao
động từ âm 20 độ C đến 20 độ C. Ngoài ra, dải nhiệt độ cũng có thể được điều chỉnh linh
hoạt tuỳ theo yêu cầu của doanh nghiệp hay tính chất của hàng hố bảo quản.
2.3 Theo dõi điều chỉnh hàng hóa tồn kho, dự trữ
2.3.1 Các phương pháp theo dõi hàng tồn kho
* Phương pháp kê khai thường xuyên :
- Là phương pháp theo dõi và phản ánh thường xuyên liên tục có hệ thống tình hình
nhập, xuất, tồn vật tư hàng hóa trên sổ kế toán của kho. Trong trường hợp kê khai này các
tài khoản kế toán hàng tồn kho được dùng để phản ánh số hiện có, tình hình biến
động,tăng giảm của vật tư hàng hóa. Vì vậy giá trị hàng tồn kho trên sổ kế tốn có thể xác
định ở bất kỳ thời điểm nào
- Cuối mỗi kỳ căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế hàng tồn, so sánh đối chiếu với số liệu

hàng tồn kho trên sổ kế toán. Về nguyên tắc số tồn kho thực tế phải luôn phù hợp với số
tồn kho trên sổ kế tốn. Nếu có chênh lệch phải truy tìm ngun nhân và có phương pháp
giải quyết kịp thời
- Phương pháp kê khai thường xuyên thường áp dụng cho các doanh nghiệp sản xuất và
các doanh nghiệp kinh doanh các mặt hàng như máy móc , thiết bị ....
* Phương pháp kiểm kê định kỳ
- Là phương pháp căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị tồn kho cuối kỳ
của vật tư, hàng hoá trên sổ kế tốn tổng hợp và từ đó tính giá trị của hàng hoá, vật tư đã
xuất trong kỳ. Đây là phương pháp không theo dõi, phản ánh thường xuyên, liên tục mà
chỉ phản ánh hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ, không phản ánh nhập - xuất trong kỳ.
- Phương pháp kiểm kê định kỳ thường áp dụng cho các đơn vị kinh doanh mặt hàng có
giá trị thấp, số lượng lớn, nhiều chủng loại, quy cách, mẫu mã

17


2.3.2 Xác định mức dự trữ tồn kho hợp lý phù hợp các doanh nghiệp
- Nắm bắt nhu cầu :
+ Đó là việc tập hợp tất cả các số liệu về lượng hàng bán ra trong thực tế, lượng tồn kho
thực tế, đơn hàng chưa giải quyết
+ Đồng thời cùng với việc quan sát thị trường theo dõi kế hoạch phát triển sản phẩm mới
chương tỉnh khuyến mãi thông tin phản hồi doanh nghiệp có những điều chỉnh và dự báo
nhu cầu tiêu thụ sản phẩm trong tương lai
+ Tính toán tồn kho hiện tại của doanh nghiệp
- Hoạch định cung ứng
+ Doanh nghiệp cần phải đnáh giá công xuất, năng lực tài chính vfa khả năng cung ứng
hàng từ đối tác
+ Nếu các yếu tố trên đều theo hướng thuận lợi và doanh nghiệp kinh doanh trong môi
trường ổn định khơng nhiều biến động thì duy trì tồn kho ở mức tối thiểu, tuy nhiên nếu
giá nguyên vật liệu đầu vào thay đổi cung ứng có biến động thì cần tính tốn kỹ lượng

tồn kho
- Xác định lượng thời điểm đặt hàng
+ Nhu cầu tiêu thụ sản phẩm của khách hàng luôn thay đổi từng ngày và nhu cầu sản xuất
cũng thay đổi theo lịch trình do đó doanh nghiệp cần chọ thời điểm đặt hàng phù hợp để
không bị rơi vào tình trạng thiếu hoặc thừa nguyên vật liệu
+ Trong nhiều trường hợp rủi ro bên cung cấp hoặc bên vận chuyển hàng chậm trễ daonh
nghiệp cần dự trù lượng hàng hóa trong thời gian chờ đợi và hàng cần dự phòng trường
hơp rủi ro

18


19