COMMERCIAL CORRESPONDENCE KEY 1

ENQUIRY
I. Vietnamese – English
1. Hơn nữa sẽ thật hữu ích nếu quý ngài gửi cho chúng tôi một số mẫu hàng.
➔ It would also be helpful if you could send us some samples.
2. Nếu chúng đáp ứng được chuẩn chúng tôi yêu cầu, chúng tôi sẽ đặt một đơn hàng lớn.
➔ If they are of the standard we require, we will place a substantial order.
3. Trong trường hợp các ngài không thể chào bán cho chúng tôi lần này, chúng tôi đề
nghị quý ngài báo giá dự kiến trước.
➔ In case you are unable to offer us at this time may we suggest that you quote us
an indicative price first.
4. Đề nghị các ngài báo giá CIF cảng Đà Nẵng thấp nhất cho chúng tơi và báo số lượng
và kích cỡ khác nhau mà các ngài cung cấp khi giao hàng ngay.
➔ Please quote us the lowest price CIF Da Nang and indicate quantities and various
sizes that you can supply for prompt shipment.
5. Chúng tôi muốn biết liệu các ngài có chiết khấu thương mại khơng.
➔ We would also like to know if you offer any trade discounts.
6. Chúng tôi đang tìm một nhà sản xuất có thể cung cấp cho chúng tôi nhiều chủng loại
áo len cho thị trường khách hàng thiếu niên.
➔ We are looking for a manufacturer who can supply us with a wide range of
sweaters for the teenage market.
7. Nếu quý ngài cần thêm thông tin, xin vui lịng liên hệ chúng tơi, hoặc vào website của
chúng tôi theo địa chỉ trên.
➔ If there is any further information you need, please contact us, or go to our website
at the address above.
8. Chúng tôi lấy làm tiếc báo cho các ngài hiện nay chúng tơi khơng có khả năng chào
bán chè chất lượng cao, giao hàng ngay.
➔ We regret to inform you that we are currently not able to offer high-quality tea for
immediate delivery.
9. Nếu các ngài có thể đáp ứng được các đơn hàng trên 500 bộ cùng một lúc, xin vui lịng
gửi cho chúng tơi ca-ta-lo và bảng giá hiện hành.
➔ If you can meet orders of over 500 garments at one time, please send us your

current catalogue and price-list.
10. Thông thường chúng tôi được hưởng 10% chiết khấu thương mại cùng với chiết khấu
số lượng cho các đơn hàng trên 1000 chiếc.
➔ We usually deal on a 10% trade discount basis with an additional quantity
discount for orders over 1,000 units.


11. Trường hợp chúng tơi thanh tốn tiền hàng sớm theo điều kiện thanh tốn khi giao
hàng, q ngài có thể dành cho chúng tôi mức chiết khấu trả sớm là bao nhiêu?
➔ In case we wish to make early payment on C.O.D basis, what cash discount would
you allow us?
12. Triển vọng bán hàng quần áo may sẵn của quý ngài tại thị trường này là đầy hứa hẹn,
chúng tôi mong sớm nhận được thư báo giá và bìa mẫu hàng của các ngài.
➔ Selling prospects for your garments in this market are promising and we look
forward to receiving your early quotation and pattern card.
13. Chúng tôi muốn mua chè, xuất xứ Việt Nam, giao hàng ngay.
➔ We are interested in the purchase of tea of Vietnam origin for immediate
shipment.
14. Chúng tôi hiểu rằng các ngài là nhà xuất khẩu hàng đầu loại hàng này và các ngài có
thể cung cấp các quy cách chúng tôi cần.
➔ We understand that you are leading exporters of the goods and you can provide
the specifications we need.
15. Nếu giá của quý ngài phải chăng, chất lượng thỏa đáng và điều kiện giao hàng chấp
nhận được, chúng tôi sẽ đặt những đơn hàng lớn.
➔ If your price is reasonable, quality satisfactory and delivery acceptable, we will
place large orders.
16. Một số khách hàng của chúng tôi gần đây đã tỏ ra muốn mua giày da và hỏi về chất
lượng và giá của chúng.
➔ Several of our customers have recently expressed interest in your leather shoes
and inquired about their quality and price.

17. Chúng tôi đang suy tính việc mua chè của Việt Nam. Đề nghị quý ngài gửi cho chúng
tôi đơn chào hàng tốt nhất bằng điện và nói rõ xuất xứ bao bì, số lượng có sẵn và thời
gian giao hàng sớm nhất.
➔ We are thinking of getting a supply of Vietnam tea. Please send us your best offer
by cable indicating origin, packing, quantity available and the earliest time of
shipment.
18. Đề nghị quý ngài báo giá trên cơ sở FCA, cho biết cước phí cước phí gửi bằng tàu
đến cảng Hải Phịng.
➔ Please offer your price on FCA basis, indicating freight for delivery by sea to Hai
Phong.
19. Nếu chất lượng chúng tôi yêu cầu mà khơng có sẵn thì q ngài có thể gửi những mặt
hàng tương tự nhất.
➔ Should the quality inquired for be unavailable, you might deliver its nearest
equivalent.


20. Vì chúng tơi có thể đặt các đơn hàng lớn thường xuyên, chúng tôi tin rằng quý ngài sẽ
xem xét cho chúng tôi hưởng những điều khoản ưu đãi nhất định.
➔ As we are likely to place large orders regularly we trust you consider the
allowance of certain favorable terms and conditions.
II. LETTER WRITING
1. Letter 1
Anh (chị) đang làm việc tại công ty TNHH Lưu Tuấn (Việt Nam), chuyên cung cấp sỉ và
lẻ các thiết bị điện tử gia dụng (household electronics). Anh (chị) hãy viết thay mặt ông
Nguyễn Hùng, trưởng phịng Xuất nhập khẩu của cơng ty, viết thư hỏi hàng đề ngày
02/12/20__ gửi đến công ty Electro (Singapore) hỏi mua mặt hàng Tivi kết nối Internet
của Sony – BRAVIA TM HD TV dòng EX720 (Sony Internet TV – BRAVIA TM HD
EX720 series). Qua thư, ngoài việc yêu cầu công ty Electro cung cấp những thông tin cơ
bản về sản phẩm, anh (chị) cho biết công ty Lưu Tuấn rất quan tâm đến mức giá và các
chương trình khuyến mãi đi kèm do sức mua cuối năm tại thị trường Việt Nam rất lớn.

Anh (chị) có thể bổ sung những thơng tin khác để bức thư hồn chỉnh. Bắt đầu thư từ
“Dear…”
//
Dear Sirs / Madams
We are one of the outstanding retailers specializing in household electronics in Vietnam.
Your name was given to us by our Singaporean business partners. We learned that you
are an established wholesaler of these products.
We are interested in your Sony Internet TV – BRAVIATM HD EX720 series. Therefore,
we would be pleased if you could send us more details concerning your products, prices
and especially promotional programs as the sales here at the end of the year is really
huge.
We look forward to your reply.
Yours faithfully
//
2. Letter 2
Công ty SATEX Saigon chuyên nhập khẩu áo len (sweater) cho trẻ em. Khi tham dự hội
chợ tổ chức ở London tháng trước, SATEX biết rằng công ty SCORE Co. Ltd trụ sở tại
Anh có kinh doanh mặt hàng đó. Anh/ Chị hãy viết thử hỏi hàng với những gợi ý như
sau:
1. SATEX tự giới thiệu về mình và lĩnh vực kinh doanh, và cơng ty này hiện đang cần
tìm


nhà cung ứng áo len cho trẻ em vì nhận thấy Việt Nam là thị trường đầy tiềm năng đối
với mặt hàng này.
2. SATEX sẽ rất vui mừng nếu nhận được ca-ta-lo mới nhất và bảng giá hiện hành của
SCORE.
3. Nhấn mạnh vào tầm quan trọng của giá cả vì đây là yếu tố rất quan trọng đối với sự
phát triển của công ty.
4. Công ty muốn đặt thử lô hàng 200 cái. Nếu bán chạy và làm vừa lòng khách hàng,

công ty sẽ đặt hàng mua thường xuyên với số lượng lớn hơn.
Anh / chị hãy bổ sung những thơng tin khác để bức thư thêm hồn chỉnh. Bắt đầu thư
bằng “Dear Sirs”.
//
Dear Sirs
We are an established importer of sweaters for children, which is a potential market in
Vietnam. We know your name from the London trade fair and would like to learn more
about your products.
We would be pleased if you could send us your up-to-date catalogue and pricelist. We
also would like to draw your attention to the price matter as it is really important for our
business development. Currently, we are thinking of ordering 200 items. If they really
sell well, we would surely place large regular orders.
We look forward to receiving your reply.
Yours faithfully
//
3. Letter 3
Anh (Chị) là Trưởng phòng kinh doanh của công ty Red Spot Computers, một hệ thống
đại lý bán máy tính cỡ trung tại Việt Nam, có nhiều địa điểm bán hàng lớn nằm ở khu vực
thương mại và giáo dục. Qua quảng cáo trên số phát hành tháng Tư của tờ Laptop Users’
Journal, anh (chị) biết một loại máy tính mới có tên là ZX99 được chế tạo ở Anh, đang có
bán ở đó và được công ty Kingston Corporation độc quyền phân phối. Máy ZX99 là loại
máy tính xách tay cao cấp nhất với đặc điểm là có thể giao tiếp dễ dàng với các loại máy
tính khác.
Anh (Chị) biết là loại máy này sẽ thu hút sự quan tâm của khách hàng và nhu cầu sẽ rất
lớn nếu máy này được nhiều người biết đến.
Anh (Chị) hãy viết thư cho Giám đốc điều hành của công ty Kingston Corporation để hỏi
về việc xin làm đại lý. Anh (Chị) cần có thêm thơng tin về máy tính đó gồm các tài liệu
chào hàng (sales literature), tờ hướng dẫn, ca-ta-lo và bảng giá bán sỉ.

//
Dear Sirs
We are a medium-sized computing distributor in Vietnam with many points of sale in
trade and education centers. We know your name from the advertisement on Laptop
Users’ Journal, issue no. 4 April 2015 and we are particularly interested in your ZX99 of
which you are a sole supplier.
Would you please give us more information, including sales literature about this product
so that we can introduce it to our customers? The reason is that we are sure it would
attract them a lot and there would be a high demand for it in our market. On the other
hand, we would be pleased if you could consider allowing us an opportunity to become
your distributor in Vietnam.
We look forward to your reply.
Yours faithfully
//
4. Letter 4
Công ty IMEXCO địa chỉ 149 đường Lê Lai, quận 1, TP. Hồ Chí Minh chun nhập khẩu
máy móc thiết bị xây dựng.
Qua quảng cáo trên mạng, IMEXCO được biết rằng công ty PANTON Ltd có địa chỉ
Panton Works, Hounslow, TW6PQ Australia có kinh doanh những mặt hàng đó. Anh/
Chị hãy viết thư hỏi hàng với những gợi ý như sau:
1. IMEXCO tự giới thiệu về mình và lĩnh vực kinh doanh.
2. IMEXCO hiện đang cần mua máy ủi đất (bulldozer), vì vậy sẽ lấy làm vui mừng nếu
nhận được ca-ta-lo, sách quảng cáo, bảng giá và chào hàng cố định cho loại máy này của
Panton.
3. IMEXCO xin gửi kèm thư này sách giới thiệu về cơng ty mình và danh sách một số
nhà bn lớn trên thế giới mà IMEXCO có quan hệ làm ăn từ nhiều năm nay để Panton
tham khảo.
4. Nhấn mạnh tầm quan trọng của giá cả vì hiện nay thị trường Việt Nam có rất nhiều loại
máy tương tự mang nhãn hiệu của Nhật, Nga… Nếu Panton muốn thâm nhập vào thị
trường này, thì phải có những chính sách ưu đãi về giá cho đơn đặt hàng đầu tiên.

5. Nếu IMEXCO thấy Panton chào giá hợp lý, các điều khoản và điều kiện khác thỏa
đáng thì sẽ đặt mua thử hai chiếc theo phương thức trả chậm. Sau này, IMEXCO hy vọng
sẽ đặt hàng thường xuyên với số lượng lớn hơn vì nhu cầu tại thị trường Việt Nam đối
với loại máy này là rất cao.


6. IMEXCO hy vọng Panton sẽ không bỏ lỡ cơ hội này, do vậy IMEXCO mong sớm
nhận được những tài liệu trên.
Bắt đầu thư bằng “Dear Sir”.
//
Dear Sirs
We are an established importer of construction machinery in Vietnam. We learn your
name from an online advertisement and would like to express our interest in your ranges
of bulldozers.
We would be pleased if you could send us your catalogue, brochure, quotation and a firm
offer for this product. Enclosed please find the brochure introducing ourselves and a list
of our worldwide business partners.
We would also like to stress that price is very important in the Vietnamese market, as
there are many other brands from Japan, Russia and so on. Therefore if you want to join
us, we would require favourable policies concerning prices for first order of two items. In
more details, we would like to suggest deferred payment for this order.
If the terms above suit you, we hope that there will be more orders in the future because
of / thanks to the big demand in Vietnamese market.
We look forward to your reply.
Yours faithfully
//
5. Letter 5
Sau khi thấy mẫu quảng cáo của công ty Glaston Potteries về những mẫu thiết kế mới
nhất cho sản phẩm bộ chén dĩa (dinner sets) được đăng trên ấn bản tháng 4 của tạp chí
International Homes; thì ơng Morreau đã viết một bức thư hỏi hàng cho công ty Glaston

Potteries Ltd và nhận được thư phúc đáp như bên dưới. Đọc bức thư phúc đáp, và trong
vai là ông Morreau, bạn hãy viết lại bức thư hỏi hàng được gửi trước đó. Mở đầu thư
bằng lời chào phù hợp.
Reply
Dear Mr. Morreau
Thank you for your enquiry of 28 June in which you expressed an interest in retailing a
selection of our products In your shops in Nancy.
Please find enclosed our current catalogue and price list.
You might also be interested in visiting our website.


In response to your request for a 20% trade discount, we regret that we cannot offer more
than l5%. However, we do give a 5% quantity discount on orders for over 20,000USD. In
comparison with similar companies in the UK, these terms are extremely competitive.
Payment would need to be by sight draft until we have established a firm business
relationship.
Finally, we are confident that we can deliver well within the two-month time limit as you
require.
Thank you for your interest. We hope to hear from you soon.
Yours sincerely
James Merton
//
Dear Sir / Madam
I was impressed by your latest designs for oven-to-table ware advertised in the May
edition of International Homes, and would be interested in retailing a selection from your
range 1n my two shops here in Nancy.
It might be useful if I give you some idea of the terms on which I usually deal. I receive a
20% trade discount off ex-works prices from most of my suppliers, plus a 10% quantity
discount if I place an order of over €10,000. I require delivery within two months of
placing an order.

I would be grateful if you could send me a catalogue and price 11st, and also let me
know what method of payment you would require
I look forward to hearing from you soon.
Yours faithfully
M.J.F. Morreau
Director
//


REPLIES & QUOTATION
I. English - Vietnamese
1. We are afraid you are not yet aware of the changes that are taken place in the market.
➔ Chúng tôi e rằng quý ngài chưa biết được những thay đổi diễn ra trên thị trường.
2. Speaking of goods of Korean make, you must be aware our quality is far superior to
theirs.
➔ Nói về hàng hóa nhãn hiệu Hàn Quốc quý ngài phải nhận thấy rằng chất lượng sản
phẩm của chúng tôi cao hơn của họ nhiều.
3. Our products are very good in quality. Therefore, we can assure you that you won’t
find any trouble in promoting the sale of our products.
➔ Sản phẩm của chúng tơi có chất lượng tốt. Do vậy, chúng tơi đảm bảo với quý ngài
sẽ không gặp phải rắc rối nào trong việc thúc đẩy bán các sản phẩm của chúng tôi.
4. It is quite a bargain. I hope you will appreciate it.
➔ Đây là một thương vụ có hời. Tơi hy vọng quý ngài sẽ đánh giá cao điều này.
5. We understand your difficulty in coping with competition.
➔ Chúng tôi hiểu được khó khăn của quý ngài trong việc đối phó với cạnh tranh.
6. Could you please tell us the quantity you require so that we may adjust our price
accordingly?
➔ Đề nghị q ngài nói cho chúng tơi biết số lượng mà ngài cần để chúng tơi có thể
điều chỉnh giá một cách tương ứng.
7. Our price is reasonable. Besides, our products can stand competition.

➔ Giá của chúng tôi là hợp lý. Bên cạnh đó, các sản phẩm của chúng tơi cịn có thể
đứng vững trong cạnh tranh.
8. In respect to quality, I don’t think that the goods of other brands can compare with
ours.
➔ Về chất lượng, tôi không nghĩ rằng hàng hóa thuộc các nhãn hiệu khác có thể so
sánh với hàng của chúng tôi.
9. You know that the cost of production has been skyrocketing in recent years.
➔ Như quý ngài thấy chi phí sản xuất đã tăng vọt trong những năm gần đây.
10. We hope you will direct the attention of your users to the superior quality of our
products.
➔ Chúng tôi hy vọng các ngài sẽ hướng khách hàng của các ngài chú ý tới chất
lượng cao cấp của các sản phẩm của chúng tôi.
11. However desirous we may be of establishing our business with you, we regret that we
cannot grant the reduction in price you ask.


➔ Cho dù chúng tơi có mong muốn thiết lập việc kinh doanh của chúng tôi với quý
ngài, chúng tôi lấy làm tiếc rằng chúng tôi không thể giảm giá như các ngài yêu
cầu.
12. We feel sure that a fair comparison in quality between our products and similar
articles from other sources will convince you of the reasonableness of your price.
➔ Chúng tôi tin chắc rằng việc so sánh công bằng giữa các sản phẩm của chúng tôi
với các sản phẩm của chúng tôi với các sản phẩm tương tự của các nhà cung cấp
khác về chất lượng sẽ thuyết phục được các ngài về sự hợp lý về giá chúng tôi.
13. If our products are not of your requirements, please let us know the specifications that
are of interest to you.
➔ Nếu sản phẩm của chúng tơi khơng thích hợp với nhu cầu của quý ngài, đề nghị
quý ngài cho chúng tôi biết quy cách phẩm chất mà quý ngài muốn mua.
14. We have much pleasure in sending you herewith a fairly full collection of our latest
and best selling designs.

➔ Chúng tôi rất vui mừng gửi kèm cho quý ngài một bố khá đầy đủ các kiểu mới
nhất và bán chạy nhất.
15. Payment is to be effected against a Bill of Lading, an invoice and a work’s test
certificate by an irrevocable L/C to be opened in our favor with the Commercial Bank,
London.
➔ Thanh tốn bằng tín dụng thư khơng thể hủy ngang mở qua ngân hàng thương mại
Luân Đôn cho chúng tơi được hưởng theo vận đơn dường biển, hóa đơn và giấy
chứng nhận của nhà máy.
16. We regret to inform you that we are not in a position to meet your requirements for
the time being.
➔ Chúng tôi lấy làm tiếc báo cho ngài biết hiện nay chúng tơi khơng có khả năng đáp
ứng nhu cầu mà các ngài cần.
17. We assure you of an ample supply and a prompt shipment of the goods.
➔ Chúng tôi đảm bảo cung cấp cho quý ngài khối lượng lớn và giao hàng ngay.
18. We are pleased to inform you that we have today sent you by parcel post the
following samples.
➔ Chúng tôi vui mừng báo cho quý ngài biết rằng hôm nay chúng tôi đã gửi cho quý
ngài bằng bưu điện những mẫu sau.
19. Sealex is available in twenty basic colors and prices are surprisingly low.
➔ Sealex có sẵn trong 20 màu cơ bản và giá thấp một cách ngạc nhiên.
20. Only 0,3% is to be deducted from the CIF price, if you like to trade with us on CFR
basis and insure the goods themselves.


➔ Nếu quý ngài muốn buôn bán với chúng tôi trên cơ sở điều kiện CFR và tự mua
bảo hiểm hàng hóa thì giá cả sẽ bằng giá CIF trừ 0,3%.
II. Vietnamese – English
1. Sản phẩm của chúng tơi có hiệu quả, có thể tin cậy được, tiết kiệm thời gian và kinh tế,
và quý ngài sẽ ngạc nhiên là nó lại khơng tốn bao nhiêu.
➔ Our product is efficient, dependable, time saving and economical and you will be

surprised how little it costs.
2. Những hợp đồng dịch vụ sau khi bán hàng đặc biệt của chúng tôi đảm bảo hoạt động
lâu dài với hiệu quả cao nhất.
➔ Our unique after-sales service contracts ensure lasting operation at the peak of
efficiency.
3. Hàng của chúng tơi làm cho các ngài có thể chào bán cho khách hàng một mặt hàng
không thể chê trách vào đâu được ở những phẩm chất quan trọng như độ bám đường và
độ tin cậy.
➔ Our goods enable you to offer your customers an item that is beyond criticism in
those vital qualities of road holding and reliability.
4. Chúng tôi sẵn sàng chiết khấu đặc biệt 3% cho các ngài bất kỳ đơn đặt hàng nào nhận
được vào trước ngày 6 tháng 5.
➔ We are prepared to give you a special discount of 3% on any orders received on or
before 6th May.
5. Chúng được sản xuất theo nhiều kiểu và nhiều màu hấp dẫn và cũng sang trọng đẹp đẽ
như những chiếc áo khoác đắt tiền hơn nhiều.
➔ They are made in a wide range of attractive styles and colors and are as
rich-looking and beautiful as much more expensive coats.
6. Chúng tôi hiểu rằng ở thị trường của các ngài đang có nhu cầu lớn đối với hạt Mắc-ca
và xin mạo muội gửi theo thư này một bảng giá hiện hành của chúng tôi với hy vọng rằng
quý ngài sẽ giới thiệu chúng với các khách hàng có triển vọng ở nước của các ngài.
➔ We understand that there is a good demand for Macadamia in your market and
take the liberty of sending you with this letter a copy of our current price list in
hope that you will introduce it to prospective buyers at your end.
7. Chúng tôi lấy làm tiếc khơng thể bán giá trên cơ sở FOB vì buôn bán với tất cả khách
hàng trên cơ sở CIF là tập quán chung của chúng tôi.
➔ We regret being unable to quote on FOB basis as it is our general practice to do
business with all our clients on CIF terms.
8. Chúng tơi đang chào bán những mặt hàng có chất lượng thực sự cao nhất theo những
điều kiện hết sức có lợi và sẽ hoan nghênh cơ hội phục vụ các ngài.

➔ We are offering the goods of the very highest quality on unusually generous terms
and would welcome the opportunity to serve you.
9. Chúng tôi cảm thấy chắc rằng quý ngài sẽ thấy hàng hóa thỏa đáng về mọi mặt và loại
vải tuyệt vời này sẽ bán rất chạy.
➔ We feel assured that you will find our products satisfactory in every way, and a
ready sale for this excellent material with it.
10. Vì giá một số sản phẩm hóa học có xu hướng tăng nên chúng tôi hy vọng quý ngài sẽ
tận dụng trọn vẹn cơ hội có một khơng hai này và đặt hàng ngay cho chúng tôi.
➔ As there is an upward tendency in the price of chemicals, we hope that you will
take full advantage of this exceptional opportunity and place your order without
delay.
11. Chúng tôi xác nhận và cảm ơn thư của các ngài đề ngày 20 tháng 5. Trả lời thư này
chúng tôi lấy làm vui mừng gửi cho quý ngài cả loạt mẫu đầy đủ cho mặt hàng thủ cơng
mỹ nghệ mà đang có nhu cầu thường xuyên trên thị trường của các ngài để lựa chọn.
➔ We acknowledge with thanks receipt of your letter of 20th May. In reply, we have
pleasure in sending, for your collection, a comprehensive range of samples on arts
and crafts, for which there is a regular demand on your market.
12. Để quý ngài tham khảo, chúng tôi lấy làm vui mừng gửi kèm thư này catalo và bảng
giá mới nhất của mùa bán hàng năm nay, trong đó giới thiệu nhiều mặt hàng mới cùng
những phiên bản cải tiến của những mặt hàng được u thích trong vụ bán hàng năm
ngối, và vì chúng tơi có thể giao hàng ngay, chúng tơi hy vọng nhận được đơn đặt hàng
chính thức của quý ngài trong một tương lai không xa.
➔ We have pleasure in attaching, for your reference, this season’s price list and
catalogue, introducing many novelties and some variations on the lines which
were most popular last season, and as we are able to offer prompt delivery, we
hope to receive your official order in the near future.
13. Chúng tôi xin gửi kèm thư này catalo số 123 và bảng giá mới nhất báo giá theo những
điều kiện ưu đãi nhất và chúng tôi tin sản phẩm chúng tôi sẽ đáp ứng được những yêu cầu

của các ngài.
➔ Enclosed you will find our latest catalogue No.123 and price list quoting our most
favorable terms and conditions, and we believe that our products will meet your
requirements.
14. Vì nhu cầu đối với mặt hàng này tương đối lớn và vì lượng hàng trong kho là có hạn
nên chúng khuyến nghị quý ngài quyết định nhanh chóng và đặt hàng càng sớm càng tốt.
➔ In view of the brisk demand for this commodity and out limited stock of these
goods, we recommend you to make a prompt decision and place the order with us
as soon as possible.


15. Giá này dựa trên điều kiện CIF Hải Phòng khơng bao gồm cước vận chuyển đường bộ
và phí bảo hiểm từ cảng đến bất kỳ thành phố nào trong nội địa.
➔ The price on CIF Hai Phong terms excludes the overland freight and insurance
from the port of destination to any other inland city.
16. Những hàng này đã được bán ở các thị trường khác nhau và được đón nhận nồng
nhiệt. Quý ngài hãy thử một chuyến có thể cũng có lợi đấy.
➔ These goods have been shipped to various markets where they have been enjoying
the warm welcome of the end-users. It would be to your advantage to try out a
shipment.
17. Chúng tôi vui mừng thông báo cho quý ngài rằng chúng tôi sẵn sàng cung cấp các
mặt hàng dệt may bằng bông vốn rất được ưa chuộng ở nước ngoài.
➔ We have pleasure in advising you that we are well placed to supply cotton textiles
which have already met with warm reception abroad.
18. Vì mối quan hệ hữu hảo lâu dài của chúng ta, chúng tôi sẵn sàng cho quý ngài hưởng
mức chiết khấu thương mại 3%, bên cạnh chiết khấu số lượng 5% nếu giá trị của một đơn
hàng đạt trên 100,000 đô la.
➔ For the sake of our long-standing partnership, we are prepared to grant you a 3%
trade discount, and an additional quantity discount of 5% if the value of a single
order exceeds 100,000 dollars.

19. Chúng tơi có thể đề ra một ngoại lệ và đồng ý chiết khấu cho quý ngài 5% chỉ nhằm
đáp lại đơn đặt số lượng lớn của quý ngài. Nói thẳng với quý ngài, đây là một thiệt thịi
lớn đối với chúng tơi vì chúng tơi đã báo giá q ngài mức giá thấp nhất.
➔ It is just in consideration of your big order that we can make an exception by
offering you an allowance of 5%. To be frank with you, this would be a sacrifice
on our part, as we have quoted you our rock-bottom price.
20. Chúng tôi thường chiết khấu 1% cho đơn hàng có số lượng 1000 chiếc, và lấy làm
tiếc khi cho quý ngài biết rằng đây là mức cao nhất chúng tơi có thể thực hiện lúc này bởi
chúng tơi sẽ gặp khó khăn lớn nếu cho q ngài hưởng mức chiết khấu cao hơn.
➔ We usually allow a 1% discount for an order of 1000 pieces, and regret to inform
you that this is the best we can give at present as a higher rate will put us to great
trouble.
III. Letter writing
1. Letter 1
Anh chị hãy viết một thư trả lời cho thư hỏi hàng dưới đây với những gợi ý như sau:
1. Xác nhận rằng công ty của bạn có thể đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
2. Cho hưởng chiết khấu số lượng mà khách hàng yêu cầu với mức 5% cho đơn hàng trị
giá hơn 2000 USD.


3. Chiết khấu thương mại cho các doanh nghiệp ở Ý hưởng là 15%.
4. Điều khoản thanh toán: bằng hối phiếu trả ngay; và sẽ xem xét lại khi 2 bên có được
mối quan hệ lâu bền.
5. Giá báo theo điều kiện CIF London.
6. Đính kèm theo catalo cho bộ sưu tập mùa hè và bảng giá.
Bắt đầu thư bằng lời chào phù hợp
Enquiry:
Dear Sirs,
We were impressed by the selection of sweaters that were displayed on your stand at the
‘Menswear Exhibition’ that was held in Hamburg last month.

We are a large chain of retailers and are looking for a manufacturer who could supply us
with a wide range of sweaters for the teenage market.
As we usually place very large orders, we would expect a quantity discount in addition to
a 20% discount off net list prices and over terms of payment are normally 30-day bill of
exchange, document against acceptance.
If these conditions interest you, and you can meet orders of over 500 garments at one
time, please send us your current catalogue and price-list. We hope to hear from you
soon.
Yours faithfully,
(signed)
T. Dhan
Import Manager
//
Dear Mr T. Dhan
Thank you for your enquiry concerning our sweaters. We are happy to inform you that
we are currently in a position to satisfy your requirements.
Enclosed please find our catalogue for summer collection and a pricelist quoting CIF
London. We are pleased to offer you a quantity discount of 5% on orders over 2,000
USD.
Moreover, we also allow a 15% trade discount for Italian businesses.
Payment shall be made by at sight B/E and we are willing to review it once we have
established a firm relationship.


We look forward to your first order.
Yours sincerely
//
2. Letter 2
Công ty Anh/ Chị nhận được thư hỏi hàng của ông S.Stuart, giám đốc thu mua của công
ty Central Glassgow đề ngày 28/1/20__, hỏi mua một số loại áo khoác. Hãy viết một thư

trả lời gửi cho ông S.Stuart theo những ý chính như sau:
1. Cơng ty rất vui mừng và cảm ơn thư hỏi hàng nói trên.
2. Đối với loại áo khốc mà ơng S. Stuart hỏi mua, cơng ty chào giá áo khoác nữ là
50USD, áo khoác nam là 60USD.
3. Lưu ý giá này là giá FOB cảng Sài Gịn, khơng kể đóng gói. Tuy nhiên, nếu Central
Glassgow muốn tính theo giá CIF London thì cơng ty có thể thu xếp việc thuê tàu và bảo
hiểm. Số hàng này cơng ty có thể cung cấp ngay tại kho. Giao hàng có thể thực hiện trong
vịng 3 tuần kể từ khi nhận được đơn hàng chính thức.
4. Cơng ty u cầu thanh tốn bằng thư tín dụng khơng hủy ngang trả ngay, mở tại ngân
hàng thương mại Anh, tới tài khoản của công ty ở Vietcombank, cho người bán hưởng
100% giá trị hóa đơn.
5. Riêng đối với loại áo khốc nữ cỡ vừa và nhỏ, lưu ý khách là hiện hàng đã hết và phải
đến cuối tháng 4 mới có thể giao được. Tuy nhiên công ty sẽ gửi kèm với thư này bảng
giá và catalo mới nhất của một số loại áo khoác thiếu nhi với mẫu mã đa dạng và phong
phú để Glassgow tham khảo.
6. Vì Central Glassgow là khách hàng mới, nên công ty sẵn sàng cho khách hàng hưởng
chiết khấu thương mại 10% cùng với chiết khấu số lượng là 5% so với giá thuần cho mọi
đơn hàng có trị giá trên 10,000 USD.
7. Việc đóng gói sẽ được thực hiện theo chỉ dẫn cụ thể của khách hàng. Khách hàng có
thể yên tâm chúng ta sẽ đóng gói cẩn thận đề phịng bao bì bị rách khi vận chuyển.
Anh/ Chị có thể thêm một số thơng tin khác để hồn chỉnh bức thư. Bắt đầu thư bằng
“Dear Mr ...”.
//
Dear Mr. Stuart
Thank you for your enquiry dated 28 Jan 20- asking about our sweaters.
The price for men’s sweater is 50USD per item, and that of women is 60 USD per item,
all are on FOB Saigon Port, excluding packaging. However, if you would like CIF basis,
we can arrange shipment and insurance.

These products can be supplied from stock within 3 weeks on the receipt of official order.
Packaging shall be of your instruction, and we make sure that they would be seaworthy
enough for long distance transportation.
Payment shall be made by irrevocable at sight letter of credit, to be issued by the British
commercial bank, to your account at Vietcombank, at your favour for 100% of the
invoiced value.
We regret that the medium and small-sized sweaters are currently out of stock and they
are now available until this April. However, it is our pleasure to send you herewith the
new pricelist and catalogue for some sweaters for children with various styles for your
consideration.
Moreover, as you are our new customer, we are pleased to allow you a 10% trade
discount, together with 5% quantity discount off net price for orders over 10,000USD.
If you require further information, please do not hesitate to let us know.
Yours sincerely
///
3. Letter 3
Đọc email bên dưới của ông Gerd Busch, giám đốc marketing của công ty Busch AG, gửi
cho trợ lý của mình. Hãy đóng vai là trợ lý của ông Gred Busch, sử dụng những thông tin
mà ông ấy cung cấp và thay mặt cho ông Gerd Busch viết thư trả lời cho bà Anne Croft
của Shape-up Fitness Centres.


//
Dear Ms Croft
Thank you for your enquiry of 14 Hay about our fitness equipment.
I can confirm that only the highest-quality materials are used in all our equipment, and
this is reflected in our 5-year guarantee.
Our prices are highly competitive, due to small profit margins, so I regret that we cannot
offer credit terms. However, we do offer a 5% quantity discount on orders over $5.000.
I have pleasure in enclosing our catalogue and a price list. Please note that all prices are

quoted CIF London.
If there is any further information you need, please contact us. Once again, thank you for
your letter.
Yours sincerely
Birgit Lange
p.p. Gerd Busch
//
4. Letter 4
Anh chị nhận được thư hỏi hàng số TD/432 của ông B. Black thuộc công ty TNHH
Western Shoes, tại Anh quốc. Trong thư ông Black bày tỏ sự quan tâm đến các sản phẩm
giày da và túi xách tay bằng da của công ty. Anh/ Chị hãy viết một thư trả lời với nội
dung sau:
1. Cảm ơn ông Black về lá thư và sự quan tâm của ông ta đến các sản phẩm của cơng ty,
và đính kèm thư này chào hàng số DT 4450.
2. Lưu ý khách hàng là những sản phẩm mà công ty chào bán đều được sản xuất bằng
những vật liệu được chọn lựa kỹ của những người thợ thủ cơng có tay nghề loại 1. Mẫu
của các loại da này cùng với ca tơ lơ có hình minh họa cũng sẽ được gửi cho khách hàng
bằng một chuyến thư riêng.
3. Những mặt hàng này công ty đã xuất ra nhiều nước và đâu đâu khách hàng cũng hài
lòng về chất lượng tốt, kiểu dáng hấp dẫn, màu sắc tao nhã và giá cả phải chăng. Vì vậy
cơng ty hồn tồn tin tưởng những sản phẩm này sẽ bán chạy ở thị trường Anh quốc.
4. Tất cả giá ghi trong bảng giá đều là giá FOB cảng Sài Gòn, theo Incoterms 2010, và
được trừ 2,5% cho các đơn hàng không dưới 10.000 USD.


5. Thông báo cho ông Black biết là ông Nguyễn Hồng, Trưởng phịng Kinh doanh của
cơng ty, sẽ có mặt tại Luân Đôn vào giữa tháng 1/20__, và ông Hồng sẽ mang theo một
số mặt hàng tiêu biểu để giới thiệu với quý công ty.
6. Bày tỏ hy vọng là các mẫu hàng mà ông Hồng mang theo sẽ đáp ứng được nhu cầu
kinh doanh thời trang của khách hàng.

Có thể thêm các chi tiết khác để phù hợp về nội dung và văn phong của một thư trả lời.
Bắt đầu thư bằng Dear…
//
Dear Mr B.Black
Thank you for your enquiry No. TD/432 asking about our leather shoes and bags.
Enclosed please find our offer No. DT 4450.
We would like to take this opportunity to stress that the products offered are all made
from well-selected materials and by first-class workers. Samples of these, as well as an
illustrated catalogue, are forwarded to you by separate mail.
We are proud to say that we have exported them to many countries and received good
feedback from customers worldwide for their high quality, attractive appearance, elegant
colors and reasonable prices. For these reasons, we are confident that they would sell well
in British market.
All the prices stated in the quotation shall be on FOB Saigon port, Incoterms 2010, 2.5%
of which shall be discounted for orders over 10,000 USD.
We are also happy to inform you that Mr. Nguyen Hong – our sales manager – will be
available in London at mid-January 20_, bringing with him some of our typical products.
We hope that they will satisfy your demand for fashion trading.
If you need more information, please do not hesitate to contact us.
Yours sincerely
//
5. Letter 5
Công ty anh/ chị nhận được một thư hỏi mua lạc nhân (groundnut kernels) đề ngày
20/11/20__ của công ty TNHH Wellington Merchandising, Philippine. Giám đốc công ty
là ông Nguyễn Bảo Hòa yêu cầu anh/ chị viết một thư trả lời cho ông ta ký. Trong thư
nhấn mạnh một số ý như sau:
1. Cảm ơn khách hàng về là thư hỏi hàng đề ngày 20/11/20__ mua lạc nhân.
2. Giá chào bán là 550 đơ la Mỹ/mét tấn kể cả chi phí đóng gói bao bì. Giá theo điều kiện

giao hàng FOB cảng Sài Gòn, theo Incoterms 2000. Đây là đơn hàng đầu tiên nên ông ta
đồng ý dành cho khách hàng một khoản chiết khấu 10% trên tổng giá trị đơn hàng ngồi
phí hoa hồng 5%.
3. Thơng báo rằng ta có sẵn hàng để giao trong vịng 30 ngày kể từ ngày nhận được hóa
đơn chính thức của khách hàng.
4. Lạc được đóng trong bao đay mới, mỗi bao có trọng lượng tịnh là 50 kg.
5. Thanh tốn bằng tín dụng thư khơng hủy ngang, có xác nhận của ngân hàng, trả tiền
ngay, mở vào tài khoản của ngân hàng Ngoại thương Việt Nam, chi nhánh tại Tp. Hồ Chí
Minh, cho người bán hưởng thanh tốn cho tồn bộ giá trị của lô hàng.
6. Giám đốc của công ty cũng yêu cầu anh/ chị quảng cáo thêm về mặt hàng này và lưu ý
khách hàng là do nhu cầu rất lớn trên thị trường về mặt hàng này nên người bán không
đảm bảo là giá cả chào bán và các điều kiện có lợi trong chào hàng kèm theo thư này sẽ
còn giá trị sau ngày 15/1/20__.
Hãy bắt đầu thư bằng “Dear Mr. Crane”.
//
Dear Mr. Crane
Thank you for your enquiry dated 20 Nov 20—asking about our groundnut kernels. Our
stock is ready for supply within 30 days on receipt of your official order.
We are pleased to offer you the price of US$550 / MT, FOB Saigon Port, Incoterms
2000,
packaging included. As this is your first order, we are prepared to allow you a discount of
10% off the total value, excluding 5% commission.
Concerning packaging, the kernels shall be packed in new jute bags with net weight of 50
kg each. Payment shall be made by confirmed at sight irrevocable letter of credit, to the
account of Vietcombank, HCMC branch, in favour of the seller, for the full value of the
goods to be shipped.
We are very proud of your product quality which has been widely recognized by our
customers. As a result of the high demand for it, we could not guarantee that our price
would be stable after 15 January 20___. Therefore, we would strongly advise you to
order immediately.

If you require any additional information, please do not hesitate to let us know.
Yours sincerely
//


ORDER
I. English - Vietnamese
1. We acknowledge with thanks the receipt of your offer dated … and are pleased to
enclose our order No. 3678 for 4 items under your catalogue.
→ Chúng tôi cảm ơn và xác nhận là đã nhận được thư chào hàng của quý ngài đề ngày...
và rất vui được gửi kèm đơn đặt hàng số 3678 cho 4 mặt hàng theo ca-ta-lo của quý ngài.
2. Your offer dated…encouraged us to place a trial order with you. Please find the terms
and conditions in the enclosed order.
→ Chào hàng của q ngài đề ngày... đã khuyến khích chúng tơi đặt hàng thử với quý
ngài. Quý ngài sẽ thấy các điều khoản và điều kiện trong đơn đặt hàng đính kèm thư này.
3. We are much obliged for your quotation of…and would be glad if you could accept
our order for the following goods.
→ Chúng tôi rất cảm ơn báo giá của quý ngài đề ngày... và sẽ rất vui mừng nếu quý ngài
chấp nhận đơn hàng của chúng tôi mua những mặt hàng sau.
4. We are pleased to give you an order for the following items on the understanding that
they will be supplied from current stock at the price named.
→ Chúng tôi rất vui đặt hàng với quý ngài những mặt hàng sau đây với điều kiện là hàng
hóa phải được cung cấp ngay tại kho với mức giá xác định.
5. Enclosed is our confirmation of order in duplicate, of which please return us one copy
duly signed.
→ Kèm theo đây là hai bản xác nhận đơn đặt hàng của chúng tôi, theo đó đề nghị q
ngài gửi lại chúng tơi một bản có chữ ký hợp thức.
6. We shall be grateful for prompt delivery as the goods are urgently needed.
→ Chúng tơi sẽ rất biết ơn nếu q ngài nhanh chóng giao hàng vì hàng đang rất cần.
7. Delivery before February is a firm condition of this order, and we reserve the right to

refuse the goods delivered after that date.
→ Giao hàng trước tháng 2 là điều kiện tiên quyết của đơn đặt hàng này và chúng tôi bảo
lưu quyền từ chối nhận hàng nếu giao sau ngày đó.
8. We trust that the delay will not cause you any serious inconvenience and hope that you
will continue to do business with us.
→ Chúng tôi tin rằng sự chậm trễ này không gây cho quý ngài những phiền hà nghiêm
trọng và hy vọng rằng quý ngài sẽ tiếp tục làm ăn với chúng tôi.
9. We hope that the goods will reach you safely and in good time and that you will be
pleased with them.
→ Chúng tôi hy vọng rằng hàng sẽ đến chỗ quý ngài an toàn và kịp thời và quý ngài sẽ
hài lòng với chúng.


10. We feel sure that you will find these goods satisfactory in every way and that they
will perfectly suit your needs.
→ Chúng tôi chắc chắn quý ngài sẽ thấy hàng hóa thỏa đáng về mọi mặt và chúng hồn
tồn đáp ứng nhu cầu của quý ngài.
11. Please confirm your acceptance of this order and such acceptance should arrive not
later than…
→ Xin quý ngài gửi xác nhận việc quý ngài chấp nhận đơn đặt hàng này và thư chấp
nhận đó phải đến chỗ chúng tôi chậm nhất là...
12. We hereby confirm our acceptance of your order and are enclosing our sales
confirmation in two originals, one of which please sign and return to us for our file.
→ Chúng tôi xác nhận việc chấp nhận đơn đặt hàng của quý ngài và gửi kèm 2 bản gốc
thư xác nhận bán hàng của chúng tôi. Đề nghị quý ngài ký và gửi lại cho chúng tôi một
bản để chúng tôi lưu hồ sơ.
13. Warranty is 24 months after dispatch. Should the machine prove to be defective
during the guarantee period, the seller undertakes to replace or repair any defective part
free of charge. This warranty does not apply to normal wear and tear or damage caused
by improper storage or careless maintenance.

→ Bảo hành 24 tháng kể từ ngày giao hàng. Nếu chiếc mày này bị hư hỏng trong thời
gian bảo hành, người bán cam kết sẽ thay thế, sửa chữa bất kỳ bộ phận hư hỏng nào miễn
phí. Điều kiện bảo hành này khơng áp dụng đối với hao mịn thơng thường hoặc tổn thất
do lưu kho hoặc bảo trì bất cẩn.
14. We expect to find a good market for these table linens and hope to place further and
large orders with you in the near future.
→ Chúng tơi mong sẽ tìm được thị trường tốt cho mặt hàng vải lanh trải bàn này và hy
vọng sẽ đặt thêm nhiều đơn hàng lớn hơn trong tương lai gần.
15. There is a steady demand for this item in this market. We hope you will be able to
supply more next time.
→ Nhu cầu đối với mặt hàng này trên thị trường khá ổn định. Chúng tôi hy vọng quý
ngài có thể cung cấp nhiều hơn vào lần sau.
16. We enclose a trial order. If the quality is up to our expectation, we shall send further
orders in the near future.
→ Chúng tơi đính kèm một đơn đặt hàng thử. Nếu chất lượng hàng đúng như chúng tôi
mong đợi, chúng tôi sẽ đặt tiếp những đơn hàng khác trong tương lai gần.
17. Owing to heavy commitments, we are not in position to accept new orders.
→ Do có quá nhiều những cam kết, chúng tôi không thể chấp nhận những đơn hàng mới.
18. Owing to the lack of raw materials, the factory has to stop entertaining new orders.
→ Do thiếu nguyên vật liệu, nhà máy buộc phải ngừng xem xét các đơn hàng mới.


19. We thank you for your order of… but regret very much that we are unable to execute
your order immediately owing to heavy demand.
→ Chúng tôi cảm ơn đơn đặt hàng của quý ngài đề ngày... nhưng rất tiếc rằng chúng tôi
không thể thực hiện đơn hàng của quý ngài ngay vì nhu cầu mặt hàng này rất lớn.
20. We hope that our handling of your first order will lead to further business between us
and mark the beginning of a happy working relationship.
→ Chúng tôi hy vọng rằng việc thực hiện đơn hàng đầu tiên của quý ngài sẽ dẫn đến việc
làm ăn nhiều hơn nữa giữa chúng ta và đánh dấu sự khởi đầu mối quan hệ làm ăn tốt đẹp.

II. Vietnamese – English
1. Chúng tôi mong sớm nhận được thông báo giao hàng của quý ngài và hy vọng rằng
việc thực hiện đơn hàng này sẽ dẫn đến nhiều mối kinh doanh nữa giữa hai công ty chúng
ta.
→ We look forward to receiving your advice of dispatch soon and hope that the
execution of this order will lead to further business between our corporations.
2. Chúng tôi muốn nhấn mạnh rằng việc giao hàng đúng hạng là cực kỳ quan trọng vì đơn
hàng này chiếm một phần lớn trong cơng trình xây dựng của chúng tơi.
→ We would like to stress that due delivery is most essential as this order accounts for a
considerable part of our construction work.
3. Mặc dù mức chiết khấu thương mại khá thấp 15% khiến chúng tôi thất vọng nhưng
chúng tôi sẽ đặt hàng và hy vọng rằng mức chiết khấu này sẽ được xem xét lại vào một
thời điểm nào đấy trong tương lai không xa.
→ Although the rather low trade discount of 15% disappointed us, we will place an order
and hope that this allowance can be reviewed at some time in the near future.
4. Thanh tốn được thực hiện bằng L/C khơng hủy ngang do người mua mở cho người
bán hưởng trong vòng 15 ngày sau khi người mua nhận được thông báo sẵn sàng giao
hàng và thông báo về việc đã lấy được giấy phép xuất khẩu.
→ Payment is to be made by an irrevocable L/C opened by the Buyer in the Seller’s
favor within 15 days after the Buyer receives a notice that the goods are ready to be
shipped and an advice that the export licence has been obtained.
5. Bảo hành 12 tháng kể từ ngày giao hàng. Người bán phải chịu trách nhiệm đối với bất
kỳ khuyết tật nào của hàng hóa được giao. Nếu phát hiện có khuyết tật trong thời gian
bảo hành, người bán phải thay thế, sửa chữa, điều chỉnh hoặc khắc phục khuyết tật đó
miễn phí cho người mua.
→ Guarantee will be 12 months from the date of delivery. The seller shall be liable for
any defect in the goods delivered. If any defect comes to light during the period, the seller
shall replace, repair, modify or remedy such defect free of charge to the buyer.

6. Tất cả tài liệu cần thiết kèm theo chiếc máy này phải được quý ngài ký xác nhận và gửi
đến chỗ chúng tôi ngay sau khi quý ngài chấp nhận đơn đặt hàng này.
→ All the necessary documents associated with the machine must be signed by you and
sent to us immediately upon your acceptance to this order.
7. Hàng hóa yêu cầu phải được bảo hiểm theo điều kiện bảo hiểm hàng hải mọi rủi ro và
bảo hiểm phải được mua tại cơng ty bảo hiểm có uy tín.
→ The goods are required to be insured under marine All risks terms with a first class
insurance company.
8. Người bán phải mua bảo hiểm cho hàng hóa tại một cơng ty bảo hiểm có uy tín do
người mua chỉ định.
→ Insurance is required to be obtained by the Seller from a first class insurer nominated
by the Buyer.
9. Chúng tôi lấy làm tiếc rằng hầu hết các thùng hàng trong chuyến trước bị bể khi tới nơi
dẫn đến chất lượng kém. Do vậy, đối với chuyến này, chúng tôi đề nghị quý ngài gia cố
bằng đai sắt.
→ We regret that most of the cases in the previous shipment were broken on its arrival,
which led to inferior quality. Therefore, for this shipment we suggest you should
strengthen with steel straps.
10. Chúng tôi hy vọng rằng quý ngài sẽ suy nghĩ thêm về vấn đề này, nhưng nếu quý ngài
vẫn cảm thấy không thể chấp nhâṇ chào hàng của chúng tơi thì hi vọng điều đó cũng sẽ
không ngăn cản quý ngài đến mua hàng của chúng tôi. Chúng tôi sẽ rất vui khi xem xét
kỹ lưỡng bất kỳ đề nghị nào có thể dẫn đến viêc̣ làm ăn giữa chúng ta.
→ We hope you will give further thought to the matter. However, if you feel you can not
accept our offer, we hope it will not prevent you from approaching us. We are always
happy to carefully consider any proposals likely to lead to business between us.
11. Để tiết kiệm cước phí, chúng tơi u cầu hàng được đóng trong thùng thưa có gia cố.
Tồn bộ số hàng được bọc trong giấy không thấm nước. Một thùng kín bằng kim loại như
q ngài đề nghị sẽ khơng tiết kiệm.
→ The goods are required to be packed in strengthened crates to save freight. All the
goods are to be wrapped in waterproof paper. A metal case as suggested will not be

economical.
12. Đề nghị quý ngài gửi cho chúng tôi trước những tài liệu kỹ thuật như bản vẽ, sách
hướng dẫn sử dụng, catalo… để chúng tôi nghiên cứu và cho dịch sang Tiếng Việt.
→ Please send us the technical documents such as technical drawing, manuals, catalogue
etc. for our consideration and for Vietnamese translation.
13. Để hạn chế tổn thất trong q trình vận chuyển đến mức thấp nhất, chúng tơi u cầu
hàng hóa phải được đóng trong các hịm gỗ có nẹp sắt cẩn thận.


→ To minimize possible damage in transit, the goods are required to be packed in
wooden cases carefully steel hooped.
14. Đơn đặt hàng của quý ngài đã được chúng tôi quan tâm đến ngay, nhưng do nguyên
vật liệu được giao trễ, chúng tôi e rằng không thể thực hiện được đơn hàng của quý ngài
trước ngày…
→ Your order has received our immediate attention; however, because raw materials did
not reach us on time, we are afraid that we are unable to fulfill your order before...
15. Vì chúng tơi đang cần gấp hàng này nên chúng tôi yêu cầu quý ngài thu xếp mọi thứ
để đảm bảo giao hàng đúng hạn.
→ As we are in urgent need of these goods, we request that you arrange everything in
order to ensure timely shipment.
16. Chúng tôi phải nhấn mạnh việc giao hàng trong thời gian đã nêu và bảo lưu quyền từ
chối nhận hàng nếu chúng được giao chậm.
→ We must insist on delivery within the time specified and reserve the right to reject the
goods should they be delivered later.
17. Chúng tôi cảm ơn đơn đặt hàng của quý ngài song rất tiếc là do nhu cầu trong nước
cao đối với những mặt hàng quý ngài đặt mua nên chúng tôi hiện đã hết hàng rồi.
→ We thank you for your order, but very much regret that because of heavy local
demand for the items ordered, we are now out of stock of the goods you required.
18. Chúng tôi tin rằng những mặt hàng mới của chúng tôi sẽ khiến cho quý ngài thỏa mãn
về mọi mặt vì chúng tơi hết sức chú ý đến đơn hàng của quý ngài nói chung và tới việc

giao hàng nói riêng.
→ We are confident that our new items will give you full satisfaction in all aspects as our
best attention has been paid to your order in general and to its delivery in particular.
19. Cơng bằng mà nói thì những thay đổi gần đây đối với hạn ngạch nhập khẩu đã gây
khó khăn cho chúng tơi trong việc thực hiện hợp đồng và do vậy khơng thể tránh được
tình trạng chậm giao hàng.
→ Fairly speaking, we have had a lot of difficulties in execution of the contract due to
some recent changes in import quotas; therefore, the delay in delivery is unavoidable.
20. Chúng tôi tiếc rằng chúng tôi phải từ chối đơn hàng của q ngài vì chúng tơi khơng
thể cho q ngài hưởng mức chiết khấu như quý ngài yêu cầu.
→ We regret that we have to turn down your order as we can not see our way to offer you
an allowance you have asked for.


III. LETTER WRITING
1. Letter 1
Tổng công ty xuất nhập khẩu máy Việt Nam (Vietnam machino import-export
Corporation) nhận được thư chào hàng số CM1246 đề ngày cùng với catalogue số CD014
của công ty Dawson Manufacturing Ltd chào bán các loại máy khoan bê tông (Concrete
Driller) và máy cắt sắt (steel cutter) dùng cho công nghiệp xây dựng.
Hãy viết một thư gửi kèm với đơn hàng số VM 01 cho loại CD23 và loại SC 21 theo
catalog trên.
Khi viết thư lưu ý người bán các điểm sau:
1. Machino yêu cầu thanh toán bằng L/C không hủy ngang trả ngay, cho 30% trị giá đơn
hàng, phần cịn lại thanh tốn bằng T/T trong vịng 1 tháng sau khi nhận được hàng, thay
vì 100% bằng L/C như trong chào hàng của Dawson.
2. Bảo hành là 12 tháng kể từ ngày sử dụng chứ không phải là 12 tháng kể từ ngày giao.
Nhấn mạnh rằng nếu máy bị hư trong thời gian bảo hành, người bán sẽ phải chịu trách
nhiệm sửa chữa hay thay thế bất cứ bộ phận nào bị hư hỏng miễn phí và nhanh chóng.
3. Machino yêu cầu gửi 4 bộ tài liệu kỹ thuật hướng dẫn lắp ráp vận hành và bảo dưỡng.

Nếu trong trường hợp cần thiết, Machino yêu cầu Dawson cử người đến hướng dẫn chạy
thử máy.
4. Yêu cầu Dawson đặc biệt chú ý đến giao hàng đúng hạng vì hiện nay các khách hàng
của Machino là các cơng ty xây dựng đang yêu cầu giao gấp vào cuối tháng tới. Machino
e rằng nếu hàng giao trễ sẽ ảnh hưởng tới tiến độ thi công của các khách hàng.
5. Nếu Dawson chấp nhận các điều và điều khoản mà Machino đưa ra, hãy gửi xác nhận
bán hàng sớm.
6. Nếu Dawson có thể chiết khấu số lượng 5% cho đơn hàng sau này, thì Machino sẽ đặt
hàng thường xuyên.
Lưu ý: Bắt đầu thư bằng Dear Sirs và người ký thư: Trương Bảo Hòa tổng giám đốc.
//
Dear Sirs
We acknowledge with thanks the receipt of your offer No.CM1246 dated … together
with the catalogue No. CD014 for concrete driller and steel cutter and are pleased to
enclose our order No VM01 for 2 items CD23 and SC21 under your catalogue.
We would like to point out that payment is to be made by irrevocable L/C at sight for
30% of the total value of the goods. The remaining will be cleared by T/T within one
month after receipt of the goods instead of payment by L/C for the total value as stated in
your offer.


Guarantee will be 12 months from the date of use rather than from the date of dispatch. If
the machines prove to be defective during the guarantee period, the seller undertakes to
replace or repair any defective part free of charge.
Please send us 4 sets of technical documents for instructions of installation, operation and
maintenance. If possible, we would be grateful if you could arrange one of your
representatives to call on us to help us with demonstration.
We would like to stress the importance of due delivery as we are also in urgent need of
these goods to complete our sales with our customers, and the failure to make due
delivery will have a negative effect on our customers’ working progress.

We hope that you could allow us a quantity discount of 5% on our further orders and in
return guarantee to place regular orders with you.
Please confirm your acceptance of this order and such acceptance should be sent to us as
soon as possible.
Yours faithfully
//
2. Letter 2
Anh/ Chị đang làm việc cho công ty TNHH Thành Công, 110 Hai Bà Trưng, Quận 3,
Tp.HCM nhận được chào hàng bán một số mặt hàng điện gia dụng của công ty
Household Electronics, Malaysia. Hãy viết thư đặt hàng mua mặt hàng máy hút ẩm
(Dehumidifier) theo các điều kiện thông thường (tên hàng, số lượng, chất lượng, bao bì,
giao hàng, thanh tốn, bảo hành, bảo hiểm…) và chú ý các điểm chính như sau: Số lượng
150 chiếc kèm theo các phụ tùng được ghi trong phụ lục số 1, giá CIF Sài Gịn 40
USD/chiếc khơng tính chi phí đóng gói bao bì, theo Incoterms 2000, theo catalogue mới
nhất TL/2010 và bản vẽ kỹ thuật của người bán, bao bì theo tập quán xuất khẩu của nước
người bán, giao hàng làm 2 chuyến vào cuối tháng 2 và đầu tháng 3 năm 2011, bảo hành
18 tháng kể từ ngày sử dụng chứ không phải là 12 tháng kể từ ngày giao như đã ghi trong
chào hàng, thanh tốn bằng tín dụng thư khơng hủy ngang trả ngay… Đề nghị bên Bán
cho hưởng mức chiết khấu 5% đối với đơn hàng này. Đây là đơn đặt hàng thử, nếu hàng
được giao đúng hạn, dịch vụ hậu mãi tốt thì ta sẽ đặt mua những đơn hàng tiếp theo với
số lượng lớn hơn.
Ngoài ra nếu thấy cần anh/ chị có thể thêm bớt bất cứ điều gì để hồn chỉnh lá thư. Bắt
đầu thư bằng Dear Sirs.
//
Dear Sirs