THU HOẠCH vận dụng cách tiếp cận hệ thống trong quản lý giáo dục ý nghĩa đối với yêu cầu nâng cao chất lượng quản lý hoạt động thông tin khoa học ở học viện chính trị quân sự hiện n

THU HOẠCH-Vận dụng cách tiếp cận hệ thống trong quản lý
giáo dục-ý nghĩa đối với yêu cầu nâng cao chất lượng quản lý
hoạt động thông tin khoa học ở Học viện chính trị quân sự hiện
nay
Lời mở đầu
Nghị quyết trung ương 2 khố VIII đã xác định đổi mới cơng tác
quản lý giáo dục là một trong những giải pháp chủ yếu của quá trình
thực hiện các mục tiêu chiến lược phát triển giáo dục đào tạo Việt
Nam 2010. Đổi mới tư duy về quản lý giáo dục là một điều kiện
tiền đề của đổi mới giáo dục. Từ năm 1986, theo đường lối của
Đảng, đất nước ta bắt đầu chuyển từ nền kinh tế quản lý theo cơ chế
tập trung, bao cấp sang cơ chế thị trường theo định hướng xã hội
chủ nghĩa. Điều này buộc giáo dục, trước hết là tư duy quản lý giáo
dục phải thay đổi cho phù hợp với bối cảnh và điều kiện mới.
Như chúng ta đã biết, giáo dục chịu sự tác động chi phối của kinh tế
xã hội là một quy luật cơ bản. Do đó, các quy luật của nền kinh tế
thị trường như quy luật cạnh tranh, quy luật cung cầu, quy luật giá
trị, quy luật lợi nhuận không thể khơng chi phối sự phát triển giáo
dục. Có điều, sự chi phối này không giống như sự chi phối trong
kinh tế. Điều này có tính hai mặt: mặt xã hội và mặt cá nhân của
mục tiêu giáo dục quy định. Giáo dục tồn tại, vận động và phát triển
vì xã hội và vì con người (một nhân cách trong xã hội).


Nghị quyết Đại hội IX của Đảng đã đề ra: “Đẩy mạnh phong trào
học tập trong nhân dân bằng những hình thức chính quy và khơng
chính quy, thực hiện “giáo dục cho mọi người”, “cả nước trở thành
một xã hội học tập”(1). Trên cơ sở đại hội IX, Đại hội X chỉ rõ: “
Thực hiện xã hội hoá giáo dục. Huy động nguồn lực vật chất và chí
tuệ của xã hội tham gia chăm lo sự nghiệp giáo dục. Phối hợp chặt
chẽ giữa ngành giáo dục với các ban, ngành, các tổ chức chính trịxã hội- nghề nghiệp…để mở mang giáo dục, tạo điều kiện học tập

cho mọi thành viên trong xã hội. Tăng cường thanh tra, kiểm tra,
giám sát các hoạt động giáo dục. Đổi mới cơ chế quản lý giáo dục.
Phân cấp, tạo động lực và sự chủ động của các cơ sở, các chủ thể
tiến hành giáo dục. Nhà nước tăng đầu tư tập trung cho các mục tiêu
ưu tiên, các chương trình quốc gia phát triển giáo dục, hỗ trợ các
vùng đồng bào dân tộc thiểu số, vùng sâu, vùng xa, biên giới, hải
đảo; thực hiện việc miễn giảm đóng góp và cấp học bổng cho học
sinh nghèo, các đối tượng chính sách, học sinh giỏi ” (2). Đây là một
quyết định chiến lược định hướng cho sự phát triển giáo dục trong
thời kỳ mới, đáp ứng yêu cầu phát triển kinh tế - xã hội, xây dựng
cơng nghiệp hố, hiện đại hố đất nước, hội nhập và mở cửa. Và,
“cả nước trở thành một xã hội học tập” hướng vào mục tiêu nâng
cao dân trí, đào tạo nhân lực, bồi dưỡng nhân tài trở thành mục tiêu
và động lực để nước ta rút ngắn khoảng cách so với các nước tiên
(1)

Đảng cộng sản Việt nam. Văn kiện Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ IX. Nxb CTQG, H,2001,
tr.109
(2)
Đảng cộng sản Việt nam. Văn kiện Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ X. Nxb CTQG, H,2006,
tr.97-98.


tiến trong khu vực. Đây chính là tiền đề đặt ra cho giáo dục phải tự
chuyển mình trước địi hỏi của xã hội và trước thời cơ, thách thức
mới. Nhưng tiền đề của sự chuyển mình này là sự đổi mới tư duy về
hệ thống giáo dục. Tuy nhiên, sự thay đổi hệ thống giáo dục phải
tuỳ thuộc vào mục tiêu giáo dục. Như trên đã nói, mục tiêu giáo dục
bao gồm mục tiêu vĩ mơ- nâng cao dân trí, đào tạo nhân lực, bồi
dưỡng nhân tài và mục tiêu vi mô- phát triển nhân cách người học

trong các nhà trường. Tóm lại là hệ thống giáo dục phải thay đổi sao
cho thích ứng với với kinh tế xã hội, nhằm tạo ra chất lượng người,
chất lượng lao động và sức cạnh tranh trong hội nhập quốc tế. Ai
cũng thừa nhận rằng hệ thống giáo dục thời phong kiến trước đây là
hệ thống thích hợp với tính chất của nền giáo dục ứng thí, khoa cử;
nó trở nên cứng nhắc trước thời cơ và thách thức mới; nó khơng mở
ra nhiều con đường thơng thống, tạo cơ hội thuận lợi cho người
học; và bó chặt người ta vào bằng cấp. Đây là hệ thống đã bộc lộ
nhược điểm không thể chấp nhận được. Năm 1986, khi Đảng ta
khởi xướng công cuộc đổi mới, hệ thống giáo dục của nước ta đã có
nhiều thay đổi nhằm đáp ứng yêu cầu của xã hội, của cơng nghiệp
hố, hiện đại hố, hội nhập, mở cửa giao lưu quốc tế. Sự thay đổi
này, nhằm tập trung vào hai mục tiêu lớn: Phục vụ đắc lực cho sự
phát triển kinh tế- xã hội của đất nước; tạo cơ hội cho mọi người
được học, được phát triển. Muốn như vậy thì địi hỏi hệ thống giáo
dục phải thể hiện tính liên thơng, tính phân hố trong và giữa các
phương thức giáo dục: chính quy, khơng chính quy và khơng chính
thức hoặc khơng theo nghi thức mà ta quen gọi là phi chính quy.


Nhưng các phương thức đó phải tạo thành một hệ thống mang tính
chỉnh thể, trong đó các phương thức giáo dục bổ sung nhau, hỗ trợ
nhau để cùng phát triển và cùng phát triển và cùng hướng vào mục
tiêu chung. Bởi chỉ có như vậy mới tạo nên sức mạnh ưu trội hay
vượt trội (tính trồi) của cả hệ thống giáo dục đối với kinh tế- xã hội.
Nội dung tiếp cận hệ thống trong quản lý giáo dục
Khoa học quản lý giáo dục phát triển nhờ dựa vào các quan điểm
tiếp cận phù hợp; tiếp cận là cách, phương pháp xem xét, nghiên
cứu, giải quyết một vấn đề lý luận hoặc thực tiễn. Trong khoa học
quản lý giáo dục, các tiếp cận chủ yếu thường được đề cập đó là:

tiếp cận hệ thống; tiếp cận phức hợp, tiếp cận chức năng, tiếp cận
điều khiển, tiếp cận đồng bộ; trong đó tiếp cận hệ thống có vị trí vai
trị đặc biệt quan trọng của q trình quản lý giáo dục. Địi hỏi
người nghiên cứu có thể xem vấn đề đang nghiên cứu là một hệ
thống; có thể đặt nó vào hệ thống lớn nào; giữa chúng có sự tương
tác ra sao…Hoặc trong một nhà trường, những biện pháp quản lý
của người quản lý nhà trường chỉ đạo thực hiện chương trình và
sách giáo khoa mới phải tạo thành một hệ thống, phải là sự kết hợp
cân đối, hài hoà các biện pháp tư tưởng- tổ chức, giáo dục- hành
chính, pháp chế- kinh tế tập trung vào khâu đột phá nào đó để giải
quyết. Bởi vì:
Hệ thống là tập hợp nhiều yếu tố, đơn vị cùng loại hoặc cùng chức
năng, có quan hệ hoặc liên hệ mật thiết với nhau tạo thành một
chỉnh thể thống nhất.


Chủ nghĩa duy vật biện chứng coi thế giới khách quan là một chỉnh
thể thống nhất. Các sự vật hiện tượng và các q trình tạo thành thế
giới đó vừa tách biệt nhau vừa có liên hệ qua lại thâm nhập vào
nhau, chuyển hoá cho nhau. Ngay trong một quá trình, một sự vật
hiện tượng cũng được tập hợp bởi nhiều yếu tố nhất định có mối
liên hệ với nhau tạo thành một chỉnh thể thống nhất, một cấu trúc
trọn vẹn; hơn nữa, bản thân một sự vật hiện tượng lại ln có những
mối quan hệ mật thiết với các sự vật hiện tượng khác. Các sự vật,
hiện tượng- đối tượng nghiên cứu của khoa học giáo dục là những
nội dung khách quan, đều có tính hệ thống- cấu trúc và có các mối
quan hệ phổ biến biện chứng. Với cách tiếp cận hệ thống trên, trong
lĩnh vực khoa học quản lý giáo dục nó là yêu cầu hết sức cần thiết,
bởi nó trang bị những hiểu biết mang tầm thế giới quan- quyết định
cách tiếp cận tổng quát các vấn đề của hiện thực quản lý và những

quan điểm phương pháp luận hướng vào quá trình nhận thức và cải
tạo thực tiễn quản lý chung, bao quát chi phối phương pháp quản lý
giáo dục cụ thể. Đúng như Lênin đã nói: “ Người nào bắt tay vào
giải quyết các vấn đề riêng, trước khi giải quyết các vấn đề chung,
thì người đó trong mỗi bước đi sẽ khơng tránh khỏi “vấp phải”
những vấn đề chung đó một cách khơng tự giác. Mù quáng vấp phải
những vấn đề chung đó trong trường hợp riêng thì có nghĩa là đưa
chính sách của mình đến chỗ có những người dao động tồi tệ nhất
mà mất hẳn tính nguyên tắc”( 2).

( 2)

V..I. Lênin. Toàn tập, tập 5. Nxb Sự thật, Hà nội, tr.368


Khi nghiên cứu quan điểm tiếp cận hệ thống cần chú ý xem xét các
thành tố cấu thành sau:
Phần tử: là tế bào của hệ thống, nó có tính chất riêng và có tính độc
lập tương đối. Trong giáo dục, khái niệm “phần tử” được hiểu một
cách linh hoạt, nó có thể là một lớp trong một trường học, một cấp
học hoặc một ngành học trong hệ thống giáo dục quốc dân, một bộ
phận trong cơ cấu của một cơ quan quản lý giáo dục (ví dụ một vụ
chỉ đạo trong cơ quan Bộ giáo dục và đào tạo), cũng có thể là một
mặt hoạt động của q trình giáo dục tổng thể (ví dụ hoạt động dạy
và học…).
Hệ thống: là tập hợp các phần tử có mối liên hệ và quan hệ với
nhau, có sự tác động chi phối lên nhau theo các quy luật nhất định
để cho hệ thống trở thành một chỉnh thể. Nhờ vậy mà xuất hiện tính
chất vượt trội gọi là “ tính trồi” của hệ thống mà khi các phần tử
đứng riêng rẽ không thể tạo ra được. Và, cho dù có tạo ra được thì

tổng những kết quả được tạo ra bởi các phần tử cũng khơng bằng
“tính trồi” của hệ thống. Đặc tính vượt trội (tính trồi) của hệ thống
là đặc tính của một chỉnh thể chứ không phải của bộ phận và nó là
sản phẩm của những tương tác mà khơng phải là tổng số những tác
động của các bộ phận. Một đội bóng gồm những cầu thủ trung bình
biết chơi một cách ăn ý sẽ thắng đội bóng gồm những cầu thủ hay
nhưng lại chơi một cách rời rạc. Ta có thể hình dung tác động (tích
cực) của giáo dục đối với kinh tế- xã hội chính là thể hiện “tính trồi”
của tồn bộ hệ thống giáo dục quốc dân. Nói rằng chỉ có giáo dục
đại học mới có ảnh hưởng đến kinh tế- xã hội thì hồn tồn sai; và


cũng tương tự như vậy, khi nói thành tựu của một nhà trường chỉ là
đóng góp của ban giám hiệu, cho dù người hiệu trưởng tài giỏi đến
mấy chăng nữa. Như vậy “tính trồi” của hệ thống chứa đựng bản
chất của tổ chức, quản lý. Khơng có nhân tố này thì khơng có cái
gọi là hệ thống, các phần tử sẽ đứng tách riêng, rời rạc, ô hợp.. Với
một tổ chức(*) thì điều này đồng nghĩa với sự suy thối.
“ Tính trồi” của hệ thống giáo dục quốc dân được hiểu là chất lượng
và hiệu quả giáo dục đem lại cho xã hội; là chất lượng con người
đáp ứng yêu cầu phát triển của bản thân người học và của tồn xã
hội, góp phần tích cực vào sự nghiệp cơng nghiệp hoá, hiện đại hoá
đất nước, phát triển nền kinh tế thị trường, mở cửa và hội nhập quốc
tế. Để được như vậy thì các ngành học, cấp, bậc học tạo thành hệ
thống giáo dục quốc dân phải liên hệ và tương tác với nhau theo
những quy luật, nguyên tắc nhất định (chẳng hạn nguyên tắc liên
thông, kế thừa, phát triển…). Từ quan niệm này, có thể rút ra một
điều là nếu thành cơng là một đặc tính vượt trội thì nó cần được
quản lý thơng qua những tác động qua lại chứ không phải những tác
động riêng rẽ. Đồng thời, cần tránh tình trạng chỉ chú trọng quản lý

riêng rẽ từng bộ phận, ví dụ như quản lý một một ngành học trong
thế cô lập, riêng rẽ với các ngành học khác, mà ít chú ý đến việc tạo
dựng các tương tác qua lại giữa các ngành học nhằm tạo thành hệ
thống giáo dục quốc dân với tư cách là một chỉnh thể. Nhưng mặt
khác cũng cần nhớ rằng tính tương hợp giữa các bộ phận với các
tương tác khiến cho các bộ phận được cùng nhau phát triển, sản sinh
(*)

Tổ chức (chỉ nói đến tổ chức xã hội) được hiểu là một tập hợp người được sắp xếp theo cơ cấu nhất định
để hoạt động vì lợi ích chung, chẳng hạn như một tổ chức nhà trường.


hiện tượng cộng hưởng để cùng nhau tạo nên sức mạnh có cường độ
lớn hơn hẳn so với tổng số sức mạnh tạo ra bởi các bộ phận riêng rẽ.
Môi trường của hệ thống: là tập hợp các phần tử, các phân hệ, các
hệ thống khác không thuộc hệ thống đang xét, nhưng có quan hệ
tương tác(*)với hệ thống bị hệ thống tác động hoặc tác động lên hệ
thống. Chẳng hạn đối với hệ thống giáo dục quốc dân, các tổ chức
hữu quan như hệ thống tài chính, hệ thống văn hố, hệ thống y tế…
tạo thành mơi trường liên quan và có quan hệ tương tác với hệ thống
giáo dục. Trong điều kiện mở cửa, hội nhập như ngày nay, đối với
nền giáo dục nước ta, mơi trường cịn được mở rộng ra thế giới. Do
đó, quan hệ đối ngoại để giáo dục nước ta hội nhập với thế giới là
nhân tố rất quan trọng và cần thiết cho sự phát triển giáo dục nước
ta.
Trong phạm vi hẹp, chẳng hạn như đối với trường học cụ thể, các
yếu tố(ví như truyền thống địa phương), các tổ chức xã hội, thậm
chí các cá nhân tạo thành mơi trường giáo dục tác động đến nhà
trường, ngược lại nhà trường cũng tác động đến cộng đồng xung
quanh, góp phần làm thay đổi bộ mặt xã hội. Các yếu tố của môi

trường tác động bất lợi đến hệ thống được gọi là nhiễu của hệ thống
(ví dụ các tệ nạn xã hội khu vực xung quanh nhà trường).
Nhà trường là thiết chế cơ bản của nền giáo dục có bản chất xã hội,
nhưng không phải bản chất này “tự nhiên” đến với nhà trường, mà
trong quá trình giáo dục, nhà trường phải chủ động, tích cực kết hợp
với gia đình và xã hội (mơi trường giáo dục của nhà trường) để giáo
(*)

cả khía cạnh tích cực lẫn tiêu cực.


dục học sinh. Kiểu nhà trường đóng kín trong bốn bức tường là nhà
trường thuộc chế độ phong kiến, nặng khoa cử, khơng cịn phù hợp
với u cầu của xã hội. Chính vì vậy, chủ trương xã hội hố giáo
dục là chủ trương có tính ngun tắc của Đảng và Nhà nước ta.
Thực hiện chủ trương này, mọi người dân đều có trách nhiệm và
nghĩa vụ tham gia xây dựng giáo dục cũng như được giáo dục;
ngược lại, mọi học sinh trong nhà trường đều được sống, hoà nhập
với xã hội, tức là q trình xã hội hố cá nhân. Đây là quá trình hai
mặt: một mặt, cá nhân tiếp nhận kinh nghiệm xã hội bằng cách thâm
nhập vào môi trường xã hội, vào hệ thống các quan hệ xã hội. Mặt
khác, cá nhân tái sản xuất một cách chủ động các mối quan hệ xã
hội thông qua việc họ tham gia vào các hoạt động và thâm nhập vào
các mối quan hệ xã hội. Kết quả cho thấy là, hai thực thể cùng tồn
tại và phát triển: nhà trường, cá nhân người học phát triển vì cộng
đồng, trong cộng đồng, bởi cộng đồng; ngược lại, xã hội phát triển
nhờ nhà trường và những con người được nhà trrường đào tạo.
Đầu vào và đầu ra của hệ thống: Các loại tác động có thể có từ mơi
trường lên hệ thống được coi là đầu vào, còn đầu ra là những gì mà
hệ thống tác động vào mơi trường.

Đối với giáo dục, đầu vào có thể kể như: chủ trương chính sách của
Đảng và Nhà nước về giáo dục, nguồn tài chính, những thành tựu
khoa học-cơng nghệ, trang thiết bị, cơ sở vật chất, trình độ quản lý,
thậm chí cả nhân cách của nhà quản lý, thông tin, nhu cầu thị trường
lao động, chất lượng của môi trường xã hội (trong đó có giáo dục xã
hội và giáo dục gia đình), trình độ đào tạo và nghiệp vụ của đội ngũ


giáo viên, trình độ của đội ngũ cán bộ quản lý, nhân cách của trẻ em
trước khi đến trường…
Đầu ra của giáo dục trước hết phải kể đến sản phẩm của nhà trường
(tức là con người với nhân cách được hình thành và phát triển theo
mục tiêu giáo dục). Đây là sản phẩm mà vì nó nhà trường tồn tại.
Nhưng, cịn khía cạnh khác về đầu ra của giáo dục được hiểu là đầu
ra của cả nền giáo dục hay của hệ thống giáo dục quốc dân, đó là tác
động của nền giáo dục góp phần phát triển kinh tế, xã hội. Nghị
quyết Trung ương 4 (khoá VII) của Đảng xác định: “ Phát triển giáo
dục nhằm nâng cao dân trí, đào tạo nhân lực, bồi dưỡng nhân
tài…”(3). Đây chính là mục tiêu của hệ thống giáo dục quốc dân và
cũng chính là đầu ra của giáo dục xét trên bình diện vĩ mơ.
Liên quan đến đầu vào và đầu ra của hệ thống là hiệu quả hoạt động
của hệ thống. Điều này phụ thuộc vào:
- Việc xác định hợp lý đầu vào và đầu ra của hệ thống trong những
điều kiện cụ thể. Ví dụ nguồn tài chính cho giáo dục trong thời
kỳ bao cấp lấy từ ngân sách của Nhà nước; nhưng trong thời kỳ
phát triển kinh tế thị trường thì nguồn tài chính đó, ngồi ngân
sách Nhà nước, cịn có phần của các thành phần kinh tế khác.
- Khả năng biến đổi nhanh hay chậm các yếu tố đầu vào thành yếu
tố đầu ra, chẳng hạn như sự tăng trưởng nhanh chóng về trình độ
nghiệp vụ của đội ngũ giáo viên sau một thời gian nhất định.

- Các hình thức biến đổi những yếu tố đầu vào cho các yếu tố đầu
ra, ví dụ như xác định trong số những hình thức bồi dưỡng giáo
(3)

Đảng cộng sản Việt nam. Văn kiện Hội nghị lần thứ tư Ban chấp hành Trung ương khoá VII, H. 1993, tr.61


viên thì tối ưu là việc bồi dưỡng tại chỗ thông qua hoạt động
giảng dạy và giáo dục thực tiễn hàng ngày của họ.
Hành vi của hệ thống, là tập hợp các đầu ra có thể có của hệ thống
trong một khoảng thời gian xác định. Về thực chất, hành vi của hệ
thống chính là cách xử sự tất yếu mà trong mỗi giai đoạn phát triển
của mình hệ thống sẽ chọn để thực hiện. đối với hệ thống giáo dục
quốc dân, đầu ra tất yếu của nó phải là chất lượng giáo dục đáp ứng
yêu cầu của xã hội; phù hợp với từng thời điểm lịch sử. Thời kỳ
chống Mỹ cứu nước, chất lượng giáo dục được hiểu là chất lượng
con người được đào tạo, thể hiện là nhân cách- chiến sỹ nhằm vào
mục tiêu: tất cả cho tiền tuyến, tất cả để đánh thắng giặc Mỹ xâm
lược. thời kỳ CNH,HĐH đất nước, chất lượng giáo dục là: “Những
con người và thế hệ thiết tha gắn bó với lý tưởng độc lập dân tộc và
chủ nghĩa xã hội, có đạo đức trong sáng, có ý chí kiên cường xây
dựng và bảo vệ Tổ quốc; cơng nghiệp hố, hiện đại hố đất nước;
giữ gìn và phát huy các giá trị văn hố của dân tộc, có năng lực phát
huy tinh hoa văn hoá nhân loại; phát huy tiềm năng của dân tộc và
con người Việt Nam, có ý thức cộng đồng và phát huy tính tích cực
của cá nhân, có tư duy sáng tạo, có kỹ năng thực hành giỏi, có tác
phong cơng nghiệp, có tính tổ chức và kỷ luật; có sức khoẻ, là
những người kế thừa xây dựng chủ nghĩa xã hội vừa “hồng” vừa
“chuyên” như lời dặn của Bác Hồ” (4) .Đây chính là mục tiêu của
giáo dục và đồng thời, theo thuyết hệ thống, cũng là hành vi đầu ra

của hệ thống.
(4)

Đảng công sản Việt nam. Văn kiện Hội nghị lần thứ tư Ban chấp hành Trung ương khoá VII. Nxb CTQG,
H. 1997, tr.28-29.


Trạng thái của hệ thống: là khả năng kết hợp và biến đổi giữa đầu
vào và đầu ra của hệ thống tại những thời điểm nhất định. Trạng thái
giáo dục, còn gọi là thực trạng giáo dục; khi xem xét, đánh giá thực
trạng giáo dục phải gắn nó vào từng thời kỳ, điều kiện, hoàn cảnh cụ
thể. Ngay trong phạm vi hẹp, đánh giá một nhà trường, một lớp
cũng phải đặt trong quan hệ giữa đầu vào, đầu ra và hệ thống điều
kiện cụ thể trong một khoảng thời gian nhất định. Thành tựu giáo
dục của một tỉnh có nhiều khó khăn, có khi cịn được đánh giá tốt
hơn so với một tỉnh có nhiều thuận lợi.
Bên cạnh các nội dung nêu trên, còn các thành tố của hệ thống như
mục tiêu của hệ thống; cơ cấu của hệ thống; động lực của hệ thống.
Do vậy, khi tiếp cận hệ thống trong quản lý giáo dục cần chú ý đến
khía cạnh phương pháp luận của tiếp cận hệ thống sau:
Một là, Tiếp cận hệ thống đòi hỏi khi xem xét, nghiên cứu, giải
quyết vấn đề quản lý giáo dục phải có quan điểm tồn thể, nghĩa là
có căn cứ khoa học, hiệu quả và hiện thực. Quản lý giáo dục thực
chất là quản lý con người; do đó, quan hệ giữa con người với con
người là nét nổi bật. Để mối quan hệ này tốt đẹp, người cán bộ quản
lý khơng chỉ có kinh nghiệm mà cịn phải am hiểu về khoa học quản
lý, đặc biệt là khoa học quản lý giáo dục. Ngồi ra cịn phải nắm
vững một số kiến thức về tâm lý học quản lý, xã hội học quản lý,
kinh tế học quản lý…
Quan điểm toàn thể thể hiện ở chỗ tôn trọng quan hệ giữa vật chất

và ý thức (vật chất có trước, ý thức có sau). Điều này có nghĩa là khi
nghiên cứu quản lý phải tôn trọng thực tế, xuất phát từ thực tế để


xem xét, phân tích, khái qt nhằm tìm ra những giá trị đích thực
cho lý luận và thực tiễn quản lý. Quan điểm tồn thể cịn thể hiện ở
chỗ các sự vật, hiện tượng luôn luôn vận động, tồn tại trong mối
quan hệ qua lại với nhau, có tác động chi phối lẫn nhau. Điều này
đúng cả ở tầm vĩ mô và vi mô. Chẳng hạn các cơ quan trực thuộc
Bộ giáo dục và đào tạo có thể chia ra làm ba nhóm: nghiên cứu; chỉ
đạo và kinh doanh. Ba nhóm này phải có quan hệ gắn bó với nhau,
tương tác, hỗ trợ lẫn nhau để tạo thành hiệu lực thực sự cho công tác
quản lý của Bộ. Quan niệm tương tự cũng thể hiện trong công tác
quản lý ở nhà trường, tế bào cơ bản trong hệ thống giáo dục quốc
dân. Cuối cùng, quan điểm toàn diện thể hiện ở chỗ coi động lực
phát triển hệ thống là động lực bên trong của hệ thống.
Hai là, Khi nghiên cứu hệ thống càn có cách tiếp cận vĩ mơ và vi
mô.
Tiếp cận vĩ mô, chức năng, chiến lược; là tiếp cận nghiên cứu hệ
thống trên cái chung nhất, cái quy luật chi phối hoạt động của hệ
thống và nhằm trả lời các câu hỏi sau về hệ thống: mục tiêu, chức
năng của hệ là gì? Mơi trường của hệ là gì? đầu ra, đầu vào của hệ
là gì? Đây là cách tiếp cận nghiên cứu hệ thống của các cơ quan
quản lý vĩ mô của chủ thể quản lý.
Tiếp cận vi mô, cơ cấu, tác nghiệp: là tiếp cận nghiên cứu hệ thống
trong tương quan giữa các phần tử và cơ cấu hoạt động của hệ thống
nhằm trả lời các câu hỏi sau về hệ thống: Phần tử của hệ thống là
gì? Hệ thống có bao nhiêu phần tử? Giữa những phần tử tồn tại các

mối quan hệ nào? Đây là cách tiếp cận nghiên cứu của các đối
tượng bị quản lý tầm vi mô.
Ba là, hệ thống được cấu tạo bởi nhiều phần tử mà mỗi phần tử có
thể coi là một phân hệ. Việc xác định một tổ chức hoặc một bộ
phận, một sự kiện, hay một hiện tượng…là hệ thống hay phần tử tuỳ
thuộc quan hệ của tổ chức, bộ phận hay sự kiện đang xét với các tổ
chức, bộ phận, sự kiện…khác. Ví dụ, xét hệ thống giáo dục của một
tỉnh trong quan hệ với tồn quốc thì nó là phần tử trong hệ thống
giáo dục quốc dân; nhưng, nếu xét trong phạm vi tỉnh thì giáo dục
của các quận- huyện lại là phần tử nằm trong hệ thống giáo dục cấp
tỉnh. Mỗi phần tử có một chức năng riêng, nhưng mục tiêu của
chúng phải thống nhất với mục tiêu chung của hệ thống toàn thể.
Bốn là, để cho một tổ chức, hay bộ phận hoặc sự kiện được xem
như một hệ thống cần đảm bảo hai yêu cầu cơ bản: xác định các
phần tử, thiết lập các quan hệ tương tác. Phần tử có tính độc lập
tương đối của nó, mang một chức năng riêng; khơng có chức năng
riêng thì khơng cần sự tồn tại của nó trong hệ thống. Như vậy, đã là
phần tử phải có một chức trách riêng, chức trách đó phải mang tính
chất cơ hữu, cần thiết và hợp lý. Trong quản lý nói chung và quản lý
giáo dục nói riêng, trước đây người ta chỉ chú ý cơ chế quản lý từ
trên xuống, hiện nay theo xu thế hiện đại phải chú ý cơ chế quản lý
từ dưới lên. Hai cơ chế này vừa đảm bảo tính tập trung, vừa bảo
đảm tính dân chủ trong hoạt động quản lý. Do đó cần kết hợp chúng
một cách hài hoà.


Năm là, Tiếp cận hệ thống địi hỏi có phương pháp nghiên cứu phù
hợp. Phương pháp nghiên cứu theo tiếp cận hệ thống là phương
pháp phù hợp với quan điểm hệ thống được sử dụng để tìm ra quy
luật vận động của đối tượng. Có ba phương pháp: phương pháp mơ

hình hố; phương pháp hộp đen; phương pháp phân tích hệ thống.
_ phương pháp mơ hình hố là phương pháp nghiên cứu qua các mơ
hình. Mơ hình là một sự vật được tạo ra bởi một chủ thể trên cơ sở
sự tương tự, giống nhau về cấu trúc, chức năng hoặc hành vi so với
nguyên mẫu tương ứng, được sử dụng để có thể giải quyết những
nhiệm vụ mà việc thực hiện chúng bằng các thao tác trực tiếp lên
nguyên mẫu là khó khăn hoặc hồn tồn khơng thể được hay quá
tốn kém trong điều kiện đã cho.
Ta có thể mô tả hệ thống qua các đặc trưng của hệ nhờ kinh nghiệm
và nhận thức của con người. Khi sử dụng phương pháp này đòi hỏi
phải biết rõ được ba yếu tố: đầu vào, đầu ra và cơ cấu của hệ thống.
Ví dụ, trong quản lý giáo dục, để tổ chức thực hiện có hiệu quả một
dự án, phải chỉ ra đầu vào như: nguồn tài chính, nguồn nhân lực, cơ
sở vật chất cần cho việc triển khai dự án; trình độ người điều hành
dự án…, đầu ra- những kết quả mong đợi…và cơ cấu dự án- những
chương trình, kế hoạch triển khai dự án, sự hợp tác, đánh giá,…. Có
thể nói phương pháp mơ hình hố được áp dụng có hiệu quả khi
nghiên cứu tổng kết các đơn vị tiên tiến trong ngành giáo dục để từ
đó đề xuất mơ hình phát triển của nó trong tương lai. Việc áp dụng
phương pháp mơ hình hố phải theo các bước sau: Xây dựng mơ
hình; phân tích trên mơ hình lý thuyết thu được ở trên; đối chiếu kết


luận rút ra từ mơ hình với kết quả thực tế để đối chứng xem kết luận
rút ra từ mô hình lý thuyết có chuẩn xác hay khơng; chỉnh lý lại kết
quả của mơ hình lý thuyết, sau đó đem sử dụng trong thực tế.
Tuy nhiên, phải kể đến nhược điểm của phương pháp mơ hình hố
là dễ gây ngộ nhận, dễ lẫn lộn giữa cái bản chất và cái hình thức;
trong nghiên cứu, dễ bảo thủ, cố chấp. Do đó, khi áp dụng mơ hình
cần phải tính đến những điều kiện cụ thể, tránh dập khn máy móc.

_ Phương pháp hộp đen: phương pháp này được sử dụng khi biết
đầu vào, đầu ra nhưng không biết cơ cấu bên trong của hệ thống. Do
đó, việc nghiên cứu phải xác định mối quan hệ giữa đầu ra và đầu
vào của hệ thống để từ đó tìm ra quy luật hay cấu trúc hành vi của
hệ thống. Điều cần chú ý là, việc nghiên cứu hộp đen chú trọng vào
quan sát hành vi: người nghiên cứu tác động đến hộp đen thông qua
các lối vào và nhận thức được thông tin từ các lối ra. Người nghiên
cứu phải xác định một tập hợp hữu hạn các lối vào và các lối ra của
hộp đen, song quan trọng là xác định đơn trị một hệ thống đóng “
trạng thái vào - trạng thái ra”.
Tuy vậy, quản lý giáo dục là quản lý thuộc lĩnh vực xã hội, nên
không phải lúc nào đầu vào cũng cho đầu ra một cách đơn trị- nghĩa
là đầu vào và đầu ra không tương ứng một- một. Nhiều trường hợp
đầu ra lại do kết quả của nhiều tác động đầu vào, ví dụ: một học
viên giỏi đã chắc gì chỉ là kết quả của việc đổi mới công tác quản lý
của chỉ huy lớp; trong trường hợp này phải dùng phương pháp loại
trừ để dự đoán hành vi của hộp đen. Chẳng hạn, để nghiên cứu sự
tiến bộ của học sinh trong học tập (gọi là K), có thể có những tác


động đầu vào sau: đổi mới phương pháp quản lý (gọi là Q), đổi mới
phương pháp dạy học (gọi là D), đổi mới cơng tác xã hội hố giáo
dục (gọi là X),…Vấn đề là phải lần lượt cô lập từng tác động đầu
vào đối với các tác động khác để tìm mối liên hệ thống kê; chẳng
hạn giữa Q và K, giữa X và K,…thông qua kỹ thuật kiểm định sóng
đơi trong phần kiểm định giả thuyết thống kê. Việc so sánh kết quả
liên hệ giữa các cặp này có thể rút ra kết luận về hành vi của hộp
đen. Sau khi tìm được liên hệ nổi bật thể hiện hành vi của hộp đen,
người nghiên cứu tiến hành kiểm tra cấu trúc giả định trên thực tế
để hoàn thiện cấu trúc hành vi của hệ thống trước khi áp dụng trong

thực tiễn.
-Phương pháp phân tích hệ thống: nguyên tắc khi áp dụng phương
pháp này là phải phân chia nhỏ hệ thống ban đầu thành những hệ
thống con để xem xét mối liên hệ giữa chúng. Từ đó, tìm ra quy luật
vận động cho từng phân hệ rồi khái quát thành quy luật cho cả hệ
thống. Thực hiện phương pháp này cần chú ý các vấn đề sau:
Phải lựa chọn tiêu thức phân chia hệ thống, vì các phần tử hệ thống
con có mối quan hệ ràng buộc nhau, do đó khơng được tách rời
tuyệt đối các phần tử trong hệ. Chú ý đến tác động của từng phần tử
vào hệ thống và ngược lại. Chẳng hạn, trong công tác quản lý thực
hiện chương trình, sách giáo khoa mới (đây là hệ thống lớn), các
phần tử tham gia vào hệ có thể tách ra như: quản lý thực hiện
chương trình; quản lý tăng cường năng lực giáo viên; quản lý việc
đổi mới phương pháp học của hoc sinh; quản lý cơng tác xã hội hố
trong việc đổi mới chương trình, sách giáo khoa; quản lý nâng cao


hiệu quả sử dụng cơ sở vật chất;…Những phần tử vừa nêu trên là
khơng thể thiếu, chúng đều có tính độc lập tương đối, đều có quan
hệ tương tác, ràng buộc nhau rất chặt chẽ và đều có tác động rõ rệt
đến hiệu quả của cả hệ thống. Việc phân chia như vậy là hợp lý bởi
vì, mỗi phần tử có chức năng riêng, mối quan hệ giữa các chức năng
đó sẽ làm cho hệ lớn xuất hiện “tính trồi”, đó là hiệu quả của cơng
tác quản lý thực hiện đổi mới chương trình, sách giáo khoa phổ
thơng. Ngược lại, nếu việc phân chia lại ảnh hưởng đến “tính trồi”
của hệ thống thì khơng thể chấp nhận được. Ví dụ, tách riêng việc
vận động nhân dân đóng góp xây dựng trường thành một nhiệm vụ
của nhà trường thì khơng hợp lý, vì thực chất đây khơng phải là
nhiệm vụ của nhà trường, mà là nhiệm vụ của địa phương. Mặt
khác, có thể vì thế mà việc phân phối sức lực của nhà trường bị

phân tán, không tập trung vào nhiệm vụ trung tâm.
Phải nghiên cứu hệ thống trong mối quan hệ với môi trường, với
quan điểm đang xét là hệ thống mở. Quan điểm này phù hợp với xu
hướng nhà trường mở và với tính chất của hoạt động quản lý giáo
dục. Tính chất mở của hệ thống quản lý giáo dục thể hiện rất rõ, ví
dụ hoạt động quản lý nhà trường không thể tách rời chủ trương của
các cấp lãnh đạo và của ngành dọc, không thể không tính đến đặc
điểm của mơi trường xã hội- văn hố, phong tục tập qn, trình độ
dân trí.
Phải quan sát hệ thống dưới nhiều góc độ khác nhau, bởi vì hệ phức
tạp luôn luôn tồn tại cấu trúc đa diện mà từ nhiều phía quan sát có
thể nhận ra những cấu trúc khác nhau tạo thành sự “chồng chất” các


cơ cấu. Do vậy, phải kết hợp các cơ cấu khác nhau đó để tìm ra nét
đặc trưng điển hình của hệ thống. Ví dụ trong quản lý thực hiện đổi
mới chương trình, sách giáo khoa như nêu ở trên, có thể nhìn hệ
quản lý dưới góc độ tổ chức- hành chính (phân chia các bộ phận,
xác định chức năng của chúng, xác định cơ chế phối hợp các bộ
phận,…), dưới góc độ tác nghiệp (quản lý thực hiện chương trình,
tập huấn đổi mới phương pháp dạy và học, đổi mới cơng tác vận
động tun truyền,…), dưới góc độ quan hệ con người (nâng cao
nhận thức, tạo sự đồng thuận trong và ngoài trường, quan hệ giữa
lãnh đạo và bị lãnh đạo,...). Nét đặc trưng chung là các cơ cấu này
đều phải kết hợp với nhau để hướng vào mục tiêu chung: thực hiện
có chất lượng và hiệu quả việc đổi mới chương trình và sách giáo
khoa. Đương nhiên, điều này không tách rời chất lượng và hiệu quả
của công tác quản lý nhà trường. Đây cũng chính là “tính trồi” của
hệ thống quản lý.
Phải kết hợp hai cách tiếp cận vĩ mô và vi mô trong nghiên cứu hệ

thống. Như vậy, địi hỏi người quản lý vừa có tầm nhìn vừa bao quát
lại vừa cụ thể.
Quá trình nghiên cứu cần tránh mắc sai lầm hệ thống, như khơng có
kiến thức về hệ thống; có thể do khơng ý thức được giới hạn
ngưỡng của sự chuyển đổi hệ thống, khiến hệ thống bị trì trệ, khơng
tương thích với mơi trường (chẳng hạn giáo dục không ăn nhập với
kinh tế- xã hội) và trở nên bất cập trước đòi hỏi của xã hội; cũng có
thể do văn hố của tổ chức, giá trị của tổ chức (trong đó có nhân
cách của người lãnh đạo hệ thống) xuống cấp;…Điều đáng nói là sai


lầm hệ thống dẫn đến những hậu quả khó lường, đặc biệt đối với hệ
thống vĩ mô. Trong giáo dục nếu mắc sai lầm hệ thống, thì nó khơng
chỉ là mầm mống dẫn đến các sai lầm khác, mà nghiêm trọng hơn,
nó sẽ để lại hậu quả khơng chỉ một thế hệ phải gánh chịu.
Ý nghĩa việc nghiên cứu tiếp cận hệ thống đối với yêu cầu đổi
mới quản lý hoạt động thơng tin khoa học ở Học viện chính trị
quân sự hiện nay.
Qua nghiên cứu, vận dụng cách tiếp cận hệ thống trên trong
nhiều lĩnh vực người ta đã thu được những thành tựu không những
trong nghiên cứu, học tập, mà cả trong hoạt động thực tiễn, trong đó
có hoạt động quản lý giáo dục nói chung và quản lý hot ng thụng
tin khoa hc núi riờng.
Hoạt động thông tin khoa học
Thông tin khoa học là bộ phận hữu cơ của hoạt động nghiên
cứu và quản lý khoa học, là công cụ của quá trình nghiên cứu và
triển khai. Nó có vai trò quan trọng trong việc nâng cao chất lợng, hiệu quả hoạt động nghiên cứu khoa học. Ngµy nay khi mµ
khoa häc - kü thuËt trë thµnh lực lợng sản xuất trực tiếp của xà hội,
đội ngũ cán bộ khoa học không ngừng tăng nhanh, trong đó một
lực lợng đáng kể cán bộ trực tiếp tham gia hoạt động tin khoa học,

thì vấn đề đặt ra là cần phải xác định đúng nội dung, vị trí
của hoạt ®éng tin khoa häc trong ®êi sèng x· héi, vµ đặc biệt là
trong hoạt động nghiên cứu khoa học.


Hoạt động thông tin khoa học là một dạng của lao động
khoa học, đợc hình thành có hệ thống tổ chức do cán bộ thông tin
thực hiện, nhằm nâng cao hiệu quả nghiên cứu và triển khai, hoạt
động thông tin khoa häc gåm: thu thËp, xư lý, ph©n tÝch, tỉng hợp,
lu trữ và tìm tin khoa học công nghệ có trong những t liệu và cả
việc giới thiệu cho ngời dùng tin vào thời gian cần thiết, dới hình
thức thuận tiện.
Trớc hết, cần khẳng định, hoạt động thông tin khoa học là
hoạt động có tổ chức. Điều đó đợc thể hiện ở việc lựa chọn các
tài liệu khoa học kỹ thuật có liên quan đến đối tợng nghiên cứu
cũng nh xử lý chúng để tìm ra những dữ liệu cần thiết là do
chính các nhà khoa học tự thực hiện. Sự giao lu thông tin của cá
nhân các nhà khoa học với tài liệu cũng chỉ giúp họ nhận đợc
một phần thông tin khoa học cần thiết, phần còn lại là nhờ vào sự
trợ giúp của các cơ quan thông tin khoa học. Việc hình thành mạng
lới các cơ quan thông tin khoa học chuyên trách với sự tham gia trực
tiếp của đội ngũ cán bộ thông tin chuyên nghiệp, đó là sự phân
công lao động xà hội có tổ chức trong hoạt động khoa học. Lực l ợng tham gia hoạt động thông tin khoa học chuyên nghiệp ngày
càng phát triển, lớn mạnh ở quy mô mỗi quốc gia, cũng nh quốc tế.
Hàng năm các tổ chức này đà sản sinh một khối lợng thông tin
khoa học phong phú, toàn diện, góp phần thúc đẩy khoa học phát
triển và tiến bộ xà hội. ở các nớc công nghiệp phát triển, cơ quan
nhà nớc và t nhân đều dành những khoản tài chính rất lớn cho

hoạt động thông tin khoa học và xây dựng cơ sở hạ tầng thông tin
hùng mạnh gồm các trang thông tin - t liệu, các trung tâm phân
tích tổng hợp tin; đội ngũ cán bộ thông tin đợc đào tạo chuyên
nghiệp; các trang thiết bị tìm tin, đọc tin, lu giữ tin và phổ biến
tin luôn đợc hiện đại và hệ thống thông tin khoa học ở các nớc này
phát triển theo hớng mạng hoá và mở rộng liên kết giữa các quốc
gia và mạng toàn cầu. Vì vậy có tới 99% lợng thông tin khoa học
trên thế giới đợc sản sinh ra từ các nớc phát triển. Trong khi đó, ở
các nớc đang phát triển, các phơng tiện, kỹ thuật thông tin còn
thiếu thốn, do cơ sở hạ tầng thông tin yếu kém, thiếu cán bộ
chuyên nghiệp, thiếu trang thiết bị hiện đại, dẫn đến sự chậm
trễ trong chuyển giao và tiếp nhận thông tin.
Mặt khác, hoạt động thông tin khoa học là một dạng của lao
động khoa học. Lao động khoa học là hoạt động có mục đích của
con ngời trong nghiên cứu khoa học để tìm ra những quy luật của
tự nhiên, xà hội và t duy, là hoạt động ứng dụng các thành tựu khoa
học vào thực tiễn.
Nghiên cứu khoa học và hoạt động thông tin khoa học đều đòi
hỏi phải sử dụng phơng pháp tiếp cận hệ thống, phân tích, tổng
hợp, khái quát những kiến thức chuyên sâu của các chuyên ngành
để phản ánh đúng đối tợng nghiên cứu.
Hoạt động thông tin khoa học nhất thiết phải thực hiện các
thao tác làm tóm tắt, biên soạn, tổng quan, phân tích cũng nh
tìm tin theo một hệ thống nội dung nhất định. Mục đích cơ bản


của hoạt động thông tin khoa học là sử dụng kịp thời, hiệu quả
những hiểu biết thu nhận đợc (qua xử lý - phân tích) phục vụ
hoạt động nghiên cứu khoa học. Nghiên cứu khoa học không thể
thực hiện đợc nếu thiếu h thng chơng trình đợc sắp đặt trớc

với các mục tiêu xác định và các phơng pháp, phơng tiện để đạt
tới mục tiêu đó. Để xây dựng đợc chơng trình trên, nhà khoa học
phải đợc thông tin đầy đủ những vấn đề có liên quan công trình
nghiên cứu của mình. Bất kỳ một công trình nghiên cứu khoa học
nào cũng bắt đầu bằng việc chuẩn bị thông tin về những vấn
đề đà đợc nghiên cứu giải quyết và những vấn đề cần tiếp tục
nghiên cứu phát triển. Việc chuẩn bị thông tin và cung cấp thông
tin không phải chỉ cần thiết khi bắt đầu nghiên cứu mà nó đòi
hỏi trong suốt quá trình nghiên cứu và triển khai. Cán bộ thông tin
khoa học là ngời chuẩn bị tin và trực tiếp tham gia trong suốt quá
trình này với mục đích, nhiệm vụ rõ ràng. Và nh vậy chức năng
chuẩn bị thông tin đợc chuyển từ cán bộ nghiên cứu khoa học sang
cán bộ thông tin khoa học. Từ yêu cầu khách quan của phân công
lao động toàn xà hội, cán bộ thông tin khoa học cũng chính là cán
bộ chuyên môn, cán bộ nghiên cứu của lao động khoa học.
H thng - quy trình hoạt động thông tin khoa học
Hoạt động nhận thức của con ngời là quá trình tìm kiếm tri
thức để tăng thêm những hiểu biết tự nhiên, xà hội và t duy, đồng
thời sử dụng các tri thức có đợc để tạo nên các giải pháp kỹ thuật,
công nghệ trong hoạt động thực tiễn của m×nh. ViƯc sư dơng


những tri thức có đợc để tạo nên các kỹ thuật, công nghệ và giải
pháp là chức năng, nhiệm vụ của cán bộ lÃnh đạo, chỉ huy, quản lý
và các nhà nghiên cứu khoa học, còn việc tìm kiếm thông tin, tri
thức để phục vụ cho công tác lÃnh đạo chỉ huy, quản lý và nghiên
cứu thuộc chức năng của các cơ quan thông tin khoa học.
Trong kinh tế tri thức, thông tin có vai trò rất quan trọng. Do lợng thông tin ngày càng nhiều, ngời dùng tin ngày càng đông, để
làm chủ một tập hợp khổng lồ các tri thức của nhân loại đà thu
nhận, lu giữ ở các dạng tài liệu khác nhau và phổ biến rộng rÃi cho

các đối tợng dùng tin khác nhau, đòi hỏi cơ quan thông tin khoa học
phải sử dụng phơng pháp tiếp cận hệ thống, từ việc thu thập, chọn
lọc, đánh giá, xử lý phân tích, tổng hợp rút ra những thông tin cần
thiết có hàm lợng khoa học cao, thực hiện phổ biến đáp ứng nhu
cầu ngời dùng tin vào những thời điểm thích hợp, thuận tiện.
Toàn bộ các công đoạn đó gọi là quá trình hoạt động thông tin
khoa học. Quá trình này giống nh một dây chuyền sản xuất; các
tài liệu khoa học là nguyên liệu để chế biến, sản xuất ra các sản
phẩm thông tin. Mỗi khâu trong dây chuyền có yêu cầu khác nhau
với những nhiệm vụ chi tiết cụ thể nhng tất cả cùng đặt trong tổ
hợp hoạt động chung quan hệ chặt chẽ bổ sung, hỗ trợ nhau trong
h thng quy trình hoạt động thống nhất.
Khâu thu thập thông tin: Đây là bớc khởi đầu của dây
chuyền hoạt động thông tin khoa học. ở khâu này yêu cầu phải
khai thác toàn diện các tin, t liƯu cã liªn quan tíi nhiƯm vơ chÝnh


trị trung tâm của Học viện là giáo dục- đào tạo, nghiên cứu khoa
học. Tính toàn diện của thông tin còn chi phối bởi tính cập nhật
của tin, tính chuyên sâu của tin và tính đa chiều các kênh thông
tin. Số lợng,chất lợng, nội dung tin thu thập còn phụ thuộc vào yêu
cầu nhiệm vụ của Học viện ở mỗi giai đoạn lịch sử cụ thể.
Khâu xử lý thông tin: Giai đoạn này có nhiệm vụ chủ yếu là
hệ thống hoá các dòng tài liệu đà thu thập, xếp sắp các tin, tài
liệu đà xử lý vào các lớp quản trị bằng các chỉ số nghiệp vụ
chuyên ngành theo phơng thức thủ công hoặc điện tử làm cơ sở
cho các khâu hoạt động tiếp theo. Cũng trong khâu này, các hoạt
động phân tích, tổng hợp, biên soạn tin theo các chủ đề để phục
vụ các đối tợng, nhiệm vụ, chơng trình đợc giao là nhiệm vụ trọng
tâm. Hoàn thành tốt nhiệm vụ khâu này là thể hiện trình độ

chuyên sâu, năng lực hoạt động của một cơ quan thông tin khoa học.
Khâu bảo quản và tìm tin: Nhiệm vụ chủ yếu của khâu này
là lu giữ tin tốt, sử dụng lâu dài, vật mang tin chiếm diện tích
nhỏ nhất trong kho tin, khi cần dễ nhận biết, tìm nhanh, thuận
tiện. Ngày nay khoa học công nghệ phát triển, dựa trên ứng dụng
công nghệ thông tin, những vật mang tin hình thức thể hiện đa
dạng và hiện đại; do đó công tác bảo quản, tìm tin cũng đợc tổ
chức theo hớng hiện đại hóa dựa trên ứng dụng công nghệ thông tin
và tự động hóa. Điều này đặt ra cho đội ngũ cán bộ, nhân viên
phải nâng cao trình độ chuyên nghiệp và ngời dùng tin cũng cần
đợc bồi dỡng trình độ tin học trong khai thác tìm tin.