Bộ đề thi và đáp án học phần nhập môn quản trị văn phòng

NHẬP MƠN QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG
Câu 1: Nêu và phân tích khái niệm văn phịng theo nghĩa rộng nghĩa hẹp, theo
khái niệm tổng Cho ví dụ minh hoạ.
Khái niệm văn phòng :
Theo nghĩa hẹp : Văn phòng được hiểu là trụ sở, địa điểm làm việc, là nơi giao tiếp
đối nội và đối ngoại của một cơ quan, tổ chức và 1 nhà chức trách nhất định
Ví dụ : UBND tỉnh, huyện,…
Theo nghĩa rộng : Văn phòng là bộ máy giúp việc được lập ra để thực hiện chức năng
giúp các cấp lãnh đạo trong việc tổ chức, điều hành và các hoạt động chung trong cơ
quan tổ chức và trung tâm quản lí, xử lí thông tin phục vụ sự chỉ đạo, điều hành mọi công
tác của người lãnh đạo
Ví dụ : Phòng Hành chánh – Văn phòng lập kế hoạch và bàn giao công việc cho nhân
viên thông qua lịch làm việc lịch công tác. Nó thay thế ban lãnh đạo điều hành các cá
nhân trong cơ quan tổ chức
Theo nghĩa tổng : Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của 1 cơ quan, tổ chức;
bộ phận tham mưu, tổng hợp, đảm bảo thông tin cho hoạt động tổ chức quản lí; là đơn vị
giúp việc đảm bảo hậu cần phục vụ cho việc lãnh đạo,quản lí điều hành cơ quan tở chức.
Câu 2: Trình bày cơ cấu tổ chức của văn phòng? Nêu mối quan hệ giữa văn
phịng với các đơn vị chun mơn khác trong cơ quan.
Cơ cấu tổ chức của văn phòng: là tổng hợp các bộ phận khác nhau của văn phòng được
bố trí để đảm nhận những nhiệm vụ của công tác văn phòng. Tùy theo lĩnh vực hoạt
động, đặc điểm cụ thể của từng cơ quan mà cơ cấu tổ chức văn phòng sẽ khác nhau. Tuy
nhiên, các bộ phận chủ yếu trong cơ cấu tổ chức văn phòng của mợt cơ quan thường bao
gồm:
-Bợ phận hành chính văn thư: Có nhiệm vụ quản lý điều hành công tác tiếp nhận, xử
lý bảo quản, chuyển giao văn bản trong và ngoài cơ quan, tổ chức công tác lễ tân, khánh
tiết bảo mật, quản lý sử dụng có hiệu quả các trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho hoạt
động của văn thư.
-Bộ phận tổng hợp: Gồm một số chuyên viên có trình đợ có nhiệm vụ nghiên cứu chủ
trương đường lối chính sách của cấp trên, các lĩnh vực chuyên môn có liên quan tư vấn
cho thủ trưởng trong công tác lãnh đạo, điều hành hoạt động, theo dõi tổng hợp tình hình

hoạt đợng của cơ quan để báo cáo kịp thời cho thủ trưởng và đề xuất các phương án giải
quyết.
-Bộ phận quản trị: Cung cấp kịp thời đầy đủ các phương tiện, điều kiện vật chất cho
hoạt động của cơ quan, quản lý sửa chữa theo dõi sử dụng các phương tiện vật chất đó
nhằm sử dụng tiết kiệm có hiệu quả


-Bộ phận lưu trữ: Sưu tầm những tài liệu có liên quan đến hoạt động của cơ quan,
phân loại đánh giá, chỉnh lý tài liệu và thực hiện lưu trữ các tài liệu theo quy định của
ngành và yêu cầu của cơ quan, tổ chức hướng dẫn công tác lưu trữ, khai thác sử dụng tài
liệu lưu trữ cho các bộ phận của cơ quan.
-Bộ phận tài vụ: ( nếu cơ quan khơng có bợ phận chun trách) Dự trù kinh phí cho
hoạt động của cơ quan, tổ chức thực hiện việc cấp phát và theo dõi sử dụng kinh phí của
các bộ phận trong cơ quan.
-Bộ phận tổ chức nhân sự ( nếu cơ quan khơng có bợ phận chuyên trách): xây dựng
kế hoạch và tổ chức thực hiện các hoạt động như: tuyển dụng, bố trí sử dụng, đào tạo, bồi
dưỡng lao động, theo dõi, đánh giá lao động, tổ chức công tác khen thưởng, kỹ luật, quản
lý hồ sơ nhân dự.
-Bộ phận bảo vệ: tổ chức công tác bảo vệ trật tự trị an cho hoạt động của cơ quan, bảo
vệ môi trường, cảnh quan của đơn vị, kiểm tra đôn đốc các bộ phận chấp hành quy định
về bảo vệ an ninh trật tự trong phạm vi cơ quan. Phụ trách văn phòng là Chánh văn
phòng. Chánh văn phòng chịu trách nhiệm trước thủ trưởng cơ quan về điều hành và kết
quả hoạt động của văn phòng. Giúp việc cho chánh văn phòng là phó văn phòng chịu
trách nhiệm trước Chánh văn phòng về những việc được phấn công và giải quyết một số
công việc khi được sự ủy nhiệm của Chánh văn phòng. Mỗi bộ phậncủa văn phòng sẽ có
một người phụ trách ( Trưởng phòng hoặc tổ trưởng) chịu trách nhiệm trước Chánh văn
phòng về điều hành và kết quả thực hiện các hoạt động của bộ phận đó.
➢ Mối quan hệ giữa văn phịng với các đơn vị chun mơn khác trong cơ quan: Để
mọi hoạt động của văn phòng đi vào nề nếp, cần có quy chế làm việc và quan hệ công tác
với các nội dung:

- Chế độ hội họp, giao ban của văn phòng.
- Phương thức tham mưu, tổng hợp các loại báo cáo thuộc trách nhiệm của
văn phòng.
- Quy định việc giám sát, đôn đốc và kiểm tra thực hiện chương trình cơng
tác ở các bợ phận.
- Quy định lề lỗi làm việc và quy trình phới hợp cơng tác với các bợ phận
trong cơ quan.
Câu 3: Phân tích chức năng tham mưu, tổng hợp của văn phịng nói chung. Mối
quan hệ tham mưu, tổng hợp trong văn phòng.
Chức năng tham mưu, tổng hợp
Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những qút định tới ưu cho
quá trình quản lí để đạt kết quả cao nhất. Chủ thể làm công tác tham mưu trong cơ quan
đơn vị có thể là cá nhân, tập thể tồn taị đợc lập tương đới trong qui trình quản lí.
Tham mưu là khi 1 tổ chức hoặc 1 cá nhân cụ thể tham gia vào việc đề xuất thiết kế


Nội dung Tham mưu của văn phòng
+ Tham mưu trong tổ chức bộ máy
+ Tham mưu trong xây dựng quy chế hoạt động của cơ quan và văn phòng
+ Tham mưu trong tổ chức hội nghị hội họp
+ Tham mưu trong chuyến đi công tác
+ Tham mưu trong tổ chức xây dựng quy chế Văn thư – Lưu trữ
+ Tham mưu trong công tác hậu cần
 Cần hiểu những chức năng nợi dung của tham mưu, tham mưu mang tính tổng hợp
giúp cho lãnh đạo điều hành chung mọi hoạt động của đơn vị tổ chức trong cơ quan,
làm cho bộ máy tổ chức của cơ quan doanh nghiệpchạy đều và vận hành trôi chảy,
tham mưu của các đơn vị tổ chức trong cơ quan là tham mưu chuyên sau về nội dung
từng lĩnh vực
Chức năng tổng hợp của văn phòng
Tởng hợp thơng tin, tởng hợp tình hình mọi mặt hoạt động của tổ chức và cơ quan

nhằm phục vụ cho chức năng tham mưu.
Mối quan hệ giữa chức năng tham mưu và chức năng tổng hợp
Nhờ có tổng hợp thông tin mới có thông tin chính xác giúp cho công tác tham mưu đầy
đủ và đưa ra quyết định chính xác.
Câu 4: Phân tích chức năng đảm bảo hậu cần của văn phịng các cơ quan nói chung.
Chức năng đảm bảo hậu cần
Là đảm bảo những hoạt động của cơ quan và tổ chức. Hoạt động của các cơ quan tổ
chức không thể thiếu các điều kiện vật chức như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, công cụ
tài chính,… Văn phòng là bộ phận thực hiện công việc cụ thể như : bố trí, sắp xếp nơi
làm việc, mua sắm, quản lí thiết bị, kinh phí chăm lo phương tiện điều kiện làm việc cung
ứng 1 số dịch vụ khác.
Nội dung của chức năng đảm bảo hậu cần
Đảm bảo vật chất, phương tiện, trang thiết bị làm việc
- Bố trí sắp xếp ô tô
- Bố trí sắp xếp phòng làm việc
- Đảm bảo phòng chống cháy nổ
- Đảm bảo công tác y tế, vệ sinh cảnh quan môi trường làm việc
- Hội họp lễ nghi, khánh tiết
- Đảm bảo an ninh trật tự khu làm việc
Câu 5: Nêu các nhiệm vụ của văn phịng các cơ quan nói chung. Nhiệm vụ nào là
quan trọng nhất? vì sao?
Nhiệm vụ của văn phòng bao gồm có 13 nhiệm vụ :
- Tổ chức bộ máy văn phòng


Tở chức xây dựng và theo dõi chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan
và văn phòng ( cơ quan nói chung và văn phòng nói riêng)
- Tổ chức thu thập xử lí và đảm bảo thông tin phục vụ cho hoạt động quản lí’
- Tổ chức xây dưng các quy chế hoạt động của cơ quan và văn phòng
- Chủ trì hoặc phới hợp các đơn vị của cơ quan

Tổ chức quản lí nhân sự thuộc biên chế của văn phòng
- Tổ chức và quản lí công tác văn thư – lưu trữ của cơ quan
- Tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan
- Tổ chức đảm bảo công tác hậu cần y tế và sức khỏe, vệ sinh môi trường và
an toàn lao động trong cơ quan
- Tổ chức công tác lễ tân, lễ nghi, khánh tiết
- Tổ chức công tác đảm bảo an toàn trật tự, phòng chống thiên tai
- Thực hiện kiểm tra , giám sát theo sự phân công các cấp lãnh đạo
- Tổ chức thực hiện nhiệm vuj khác theo yêu cầu từ thủ trưởng cơ quan
Nhiệm vụ quan trọng nhất vì : Theo em, trong 14 nhiệm vụ trên nhiệm vụ nào cũng
quan trọng, cũng đều góp phần xây dựng cơ quan tổ chức trở nên hoàn thiện và phát
triển. Nhưng nếu buộc phải chọn một nhiệm vụ quan trong nhất, em sẽ chọn nhiệm vụ
“Tổ chức bộ máy của văn phòng”. Bởi vì, để mợt cơ quan tở chức làm việc một cách
hiệu quả, chỉnh chu, theo đúng quy trình, thực hiện tở chức các nhiệm vụ được giao
một cách hiệu quả, cho ra hiệu suất làm việc tớt nhất thì tở chức bợ máy của văn
phòng phải được sắp xếp, bố trí hợp lý có hệ thống rõ ràng. Nhiệm vụ tổ chức bộ máy
của văn phòng là nền tảng để xây dựng cơ quan tổ chức, đồng thời nó sẽ tổng hợp các
bộ phận khác nhau của văn phòng được bố trí để đảm nhận những nhiệm vụ của công
tác văn phòng
Câu 6: Hiện nay văn phịng các cơ quan nói chung hoạt động theo những nguyên tắc
nào? Phân tích và cho ví dụ minh họa.
-

Hiện nay văn phòng các cơ quan nói chung hoạt động theo 2 nguyên tắc:
1.

Nguyên tắc thủ trưởng lãnh đạo
Chánh văn phòng là người đứng đầu văn phòng. Trong phạm vi văn phòng, Chánh văn
phòng là người có thẩm quyền quyết định tất cả các công tác,…
2. Nguyên tắc quan hệ phối hợp

Những công chức, viên chức thuộc khối nghiên cứu tổng hợp khi cần thiết được làm việc
trực tiếp với lãnh đạo cơ quan, sau đó báo cáo lại với Chánh văn phòng để Chánh văn phòng
tổ chức chỉ đạo theo thủ tục hành chính.
Những công chức, viên chức thuộc khối hành chính, tổ chức, quản trị, tài vụ làm việc theo
chế độ thủ trưởng. Những công việc thuộc khối này do Trưởng phòng chỉ đạo và báo cáo với
Chánh Văn phòng.


Có nhiều hình thức phới hợp trong cơng tác và các cá nhân, bộ phận có thực sự được
sự phối hợp, trên tinh thần hỗ trợ nhau trong việc thực hiện nhiệm vụ được phân công hay
không, đó là biểu hiện cụ thể của dân chủ trong cơ quan. Đề ra yêu cầu phối hợp trong công
tác phải đồng thời với khuyến khích tư duy độc lập và đề cao trách nhiệm của từng cá nhân,
tổ chức thuộc phạm vi chức năng, thẩm quyền được phân công nhằm đạt hiệu quả cao trong
mọi công việc. Hiệu quả là đạt được một kết quả đúng như kế hoạch đã đề ra nhưng sử dụng
ít thời gian, công sức và nguồn lực nhất.
Cho ví dụ:
Nguyên tắc thủ trưởng lạnh đạo: Chánh văn phòng đoàn trường ĐHNV Hà Nội, Là
người đứng đầu văn phòng có quyền quyết định tất cả các văn bản trong phạm vi quyền hạn
của mình, Nhưng phải do bí thư quản lý.
Nguyên tắc quan hệ phối hợp: trung tâm GDTX tỉnh đã luôn quan tâm đến các hoạt
động với nhiều giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong công việc, đảm bảo đời sống tinh
thần và vật chất cho mọi cán bộ, viên chức và người lao động; Trung tâm đã thực sự là một
tập thể đoàn kết, thống nhất trong thực hiện nhiệm vụ, trong xây dựng cơ quan văn hóa và
thực hiện qui chế dân chủ tại cơ sở. Có được kết quả đó, ngoài sự lãnh chỉ đạo sát sao của ban
Giám đốc và lãnh đạo Trung tâm, còn có sự phối hợp nhịp nhàng, đồng bộ từ các phòng chức
năng và các cá nhân trong toàn thể Trung tâm. Để hoàn thành các nhiệm vụ được giao, mỗi cá
nhân cần nâng cao tinh thần tự giác, năng động sáng tạo, có kỹ năng phối hợp, chia sẻ thông
tin tích cực, chủ động kịp thời giải quyết các công việc, tuân thủ các nguyên tắc phối hợp để
đạt hiệu quả cao trong mọi công việc được giao.
Câu 7: Hiện nay có những loại hình văn phịng nào? nêu cơ cấu tổ chức của các loại

hình văn phịng đó.
Các loại hình văn phòng hiện nay: (Gồm 5 loại hình văn phòng)
1.Văn phòng các cấp Ủy đảng, các tổ chức chính trị xã hội
2.Văn phòng cơ quan hành chính nhà nước
3.Văn phòng doanh nghiệp
4.Văn phòng cơ quan lực lượng vũ trang
5.Văn phòng các tổ chức xã hội nghề nghiệp
Cơ cấu tổ chức chung của văn phòng thường bao gồm những bộ phận chủ yếu sau:
- Lãnh đạo văn phòng
Chánh văn phòng (hoặc Trưởng phòng hành chính) la người đứng đầu văn phòng
và chịu trách nhiệm trước thủ trưởng cơ quan, trước pháp luật về toàn bộ hoạt động
của văn phòng.
Phó Chánh văn phòng được Chánh văn phòng phân công theo dõi một hoặc một số
lĩnh vực công tác như công tác tổng hợp, hành chính, tổ chức hoặc quản trị - tài vụ,
chịu trách nhiệm về các lĩnh vực công tác được phân công và cùng với Chánh văn


phòng chịu trách nhiệm chung về cộng tác của văn phòng trước Thủ trưởng cơ quan
và trước pháp luật.
- Các phòng (tổ, bộ phận): có nhiệm vụ giúp lãnh đạo văn phòng thực hiện các
nhóm nhiệm vụ đã nêu ở trên gồm:
+ Phòng (tổ, bộ phận) nghiên cứu tổng hợp
+ Phòng (tổ, bộ phận) hành chính – tổ chức
+ Phòng (tổ, bộ phận) quản trị - tài vụ
* Cơ cấu tổ chức văn phòng các cấp ủy đảng, các tổ chức chính trị xã hội:
- Cơ cấu tổ chức của văn phòng Tỉnh ủy
Theo quy định số: 04 – QĐ/TW của Ban Chấp hành Trung ương ngày 25 tháng 07
năm 2018 về chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức bộ máy cơ quan chuyên trách
tham mưu, giúp việc tỉnh ủy, thành ủy. Tổ chức bộ máy văn phòng tỉnh ủy gồm:
Lãnh đạo Văn phòng Tỉnh ủy gồm: Chánh Văn phòng và 02 - 03 phó chánh Văn

phòng.
Cơ quan Văn phòng Tỉnh ủy được thành lập 05 phòng chuyên môn. Mỗi phòng tối
thiểu có 05 người; phòng có dưới 10 người được bố trí trưởng phòng và 01 phó
trưởng phòng; có từ 10 người trở lên được bố trí không quá 02 phó trưởng phòng. Cụ
thể như sau:
Các phòng trực thuộc:
+ Phòng Tổng hợp
+ Phòng Hành chính - Lưu trữ
+ Phòng Quản trị
+ Phòng Tài chính đảng
+ Phòng Cơ yếu - Công nghệ thông tin.
- Cơ cấu tổ chức của văn phòng Huyện ủy
Văn phòng huyện Ủy có Chánh văn phòng không quá 02 Phó Chánh văn phòng.
Riêng văn phòng các quận ủy, thị ủy, thành ủy trực thuộc tỉnh ủy, thành ủy không quá
03 phó chánh văn phòng biên chế có từ 10 – 13 người.
Theo quy định 220 – QĐ/TW năm 2013 về chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy
cơ quan chuyên trách tham mưu giúp việc huyện ủy, quận ủy, thị ủy, thành ủy trực
thuộc tỉnh ủy, thành ủy do ban bí thư ban hành.
- Cơ cấu tổ chức của văn phòng các tổ chức chính trị xã hội
Các tổ chức chính trị xã hội ở nước ta hiện nay gồm: Mặt Trận Tổ Quốc Việt Nam,
Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh, Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam, Tổng Liên
đoàn Lao động Việt Nam, Hội Nông dân Việt Nam, Hội Cựu chiến binh Việt Nam.
Cơ cấu tổ chức của văn phòng các tổ chức này gồm:
- Lãnh đạo văn phòng: gồm Chánh văn phòng và các Phó Chánh văn phòng.


- Các đơn vị trực thuộc: Bộ phận tổng hợp, tổ chức, văn thư, kế toán, quản trị,…
tùy theo cấp mà số lượng các đơn vị có thể ít hoặc nhiều hơn.
* Cơ cấu tổ chức văn phòng cơ quan hành chính nhà nước
Văn phòng của các cơ quan nhà nước các đơn vị sự nghiệp của Nhà nước thông

thường bao gồm các bộ phận sau:
Bộ phận hành chính tổng hợp
+ Công tác tổng hợp thi đua.
+ Công tác văn thư đánh máy.
+ Công tác lưu trữ.
+ Tiếp khách.
+ Tạp vụ.
+ Bảo vệ.
- Bộ phận quản trị
+ Quản lý nhà cửa, cơ sở vật chất trung thiết bị.
+ Điện nước.
+ Phương tiện giao thông.
+ Kế toán, tài vụ.
Lãnh đạo văn phòng là chính văn phòng Chính văn phòng chịu trách nhiệm trước
thủ trưởng cơ quan về toàn bộ công tắc của văn phòng. Chính văn phòng có thể có
một hoặc một số cấp phố giúp việc được phân công theo dõi một số công việc của văn
phòng.
* Cơ cấu tổ chức văn phòng doanh nghiệp
Văn phòng của các doanh nghiệp còn có thể có thêm các bộ phận phục vụ cho
hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Để thực hiện những nhiệm vụ trên, mơ hình tở chức của văn phòng các doanh
nghiệp cũng có thể khác nhau. Tuy nhiên các bộ phận chung nhất thường gồm:
- Bộ phận hành chính tổng hợp có nhiệm vụ:
+ Công tác thông tin tổng hợp.
+ Công tác văn thư.
+ Công tác lưu trữ.
+ Thi đua khen thưởng.
+ Lễ tân, khánh tiết.
+ Bảo vệ...
- Bộ phận quản trị có nhiệm vụ.

+ Công tác quản lý nhà cửa, phương tiện đi lại.
+ Điện nước.
+ Y te.


+ Phòng cháy chữa cháy...
Ngoài ra ở các tập đoàn kinh tế, các tổng công ty, các công ty cổ phần, văn phòng
còn có thể bao gồm các phòng chuyên môn như: phòng tài chính - kể toán, phòng kế
hoạch thống kê.
* Cơ cấu tổ chức văn phòng cơ quan lực lượng vũ trang
Theo quyết định số 68/2008/QĐ-BQP ngày 13 tháng 05 năm 2008 về việc ban
hành Quy định chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn,cơ cấu tổ chức văn phòng các cấp
trong quân đội.
* Cơ cấu tổ chức văn phòng các tổ chức xã hội nghề nghiệp
Tổ chức xã hội nghề nghiệp là một loại pháp nhân hoạt động theo các quy định
của Bộ luật Dân sự được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cho phép thành lập chuẩn
y điều lệ và có hội viên là cá nhân, tổ chức tự nguyện đóng góp tài sản hoặc hội phí
nhằm phục vụ nhu cầu chung của hội viên và mục đích của hội.
Các tổ chức xã hội – nghề nghiệp như: Hội Sử học, Hội Văn thư – Lưu trữ, Hội
tim mạch,… ) được lập ở các cấp từ trung ương đến địa phương.
Tùy theo quy mô và khối lượng công việc của văn phòng mà các tổ chức xã hội
nghề nghiệp tổ chức văn phòng cho phù hợp. Thông thường cơ cấu tổ chức văn phòng
của các hội gồm:
Chánh văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính quản trị giúp việc cho chánh văn
phòng hoặc trưởng phòng hành chính quản trị có Phó chánh văn phòng hoặc chuyên
viên hành chính quản trị.


Câu 8: Phân biệt điểm khác nhau giữa chức năng của văn phòng với chức năng
của các đơn vị chuyên mơn khác trong cơ quan.

Chức năng của văn phịng
Chức năng của các đơn vị chuyên môn khác
Chức năng tham mưu tổng hợp
Đây được đánh giá là một hoạt động cần thiết
Tổ chức các đơn vị thuộc Sở Nội vụ
cho công tác quản lý. Người quản lý phải quán
VD: Văn phòng Sở Nội vụ.
xuyến mọi đối tượng trong đơn vị và kết nối được
Chức năng:
các hoạt động của họ một cách nhịp nhàng, khoa
Là tổ chức thuộc Sở Nội vụ, có chức năng tham
học. Để làm được điều này đòi hỏi quản lý phải mưu, giúp Giám đốc Sở về công tác thông tin, tổng
nắm bắt được nhiều lĩnh vực, phải có mặt ở mọi hợp, điều phối hoạt động của Sở Nội vụ theo chương
lúc, mọi nơi, phải quyết định chính xác kịp thời trình, kế hoạch cơng tác; các công tác trong nội bộ
mọi vấn đề…Những điều này vượt quá khả năng cơ quan Sở Nội vụ, gồm: tổ chức cán bộ; pháp chế;
hiện thực của các nhà quản lý.
cải cách hành chính, cải cách chế độ công vụ, cơng
Chức năng giúp việc điều hành
chức; bình đẳng giới; văn thư, lưu trữ; thi đua - khen
Văn phòng cũng là đơn vị trực tiếp giúp cho thưởng; tài chính, kế toán, quản lý tài sản và hành
việc điều hành quản lý của ban lãnh đạo cơ quan chính quản trị.
đơn vị thông qua các công việc cụ thể như: Xây
VD: Phịng Tổ chức, Cơng chức, Viên chức
dựng chương trình kế hoạch công tác quý, tháng,
Chức năng:
tuần, ngày và tổ chức triển khai thực hiện các kế
Là tổ chức thuộc Sở Nội vụ, có chức năng giúp
hoạch đó.
Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho Ủy ban nhân
Chức năng hậu cần

dân tỉnh quản lý nhà nước về: Tổ chức bộ máy hành
Trong quá trình hoạt đợng, cơ quan, đơn vị chính, sự nghiệp công lập; biên chế công chức, số
không thể thiếu các điều kiện vật chất như nhà lượng người làm việc trong các đơn vị sự nghiệp
cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ. văn phòng là công lập; tổ chức hội, tổ chức phi chính phủ; cán bộ,
bộ phận cung cấp, bố trí, quản lý các phương tiện công chức, viên chức; vị trí việc làm, cơ cấu chức
thiết bị dụng cụ đó để bảo đảm sử dụng có hiệu danh công chức, viên chức; cải cách chế độ công vụ,
quả. Đó là chức năng hậu cần của văn phòng.
công chức; đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức,
viên chức và cán bộ, công chức cấp xã; chế độ tiền
lương và các chế độ đãi ngộ đối với cán bộ, công
chức, viên chức, lao động hợp đồng trong cơ quan,
tổ chức hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập.


Câu 9: So sánh sự giống nhau và khác nhau cơ bản giữa văn phòng doanh nghiệp
với các cơ quan hành chính nhà nước?
*Sự giớng nhau:
- Chức năng tham mưu, tổng hợp:
+ Tham mưu trong tổ chức bộ máy
→ Sắp sếp, bố trí, quản lý nhân sự ( thiết lập đơn vị, bố trí thực hiện chức năng,
nhiệm vụ của một cơ quan).
+ Tham mưu trong xây dựng quy chế hoạt động của cơ quan văn phòng
→ Bất cứ tham mưu trong xây dựng đơn vị về quy chế hoạt đợng đơn vị chủ trì
quy chế hoạt đợng đó là cơ quan văn phòng.
+ Tham mưu trong tổ chức hội nghị , hội họp
→ Văn phòng là đơn vị tham mưu cho cơ quan văn phòng
+ Tham mưu trong tổ chức chuyến đi công tác
→ Cơ quan văn phòng có nhiệm vụ chuẩn bị các tài liêu, kinh phí và lên kế hoạch
cho các chuyên đi công tác.
+ Tham mưu trong tổ chức xây dựng quy chế văn thư lưu trữ

→ Văn thư lưu trữ thuộc nhiệm vụ văn phòng
- Chức năng đảm bảo, hậu cần:
+ Đảm bảo cơ sở vật chất phương tiện, trang thiết bị làm việc.
→ Cơ quan văn phòng sẽ chịu trách nhiệm kiểm tra các trang thiết bị ở các bộ phận
nhằm tránh khỏi các trang thiết bị, phương tiện làm việc bị hư hỏng làm ảnh hưởng
đến công việc chung của cơ quan, tổ chức.
+ Bố trí sắp xếp xe ô tô
+ Đảm bảo phòng chống cháy, nổ
→ Cơ quan văn phòng sẽ có trách nhiệm thường xuyên kiểm tra các khu vực đặt
bình chữa cháy cũng như chuẩn bị các công tác đề phòng cháy nổ cho cơ quan.
+ Đảm bảo các công tác y tế, vệ sinh cảnh quan và môi trường làm việc
+ Bố trí sắp xếp nơi làm việc
→ Việc bố trí, tổ chức nơi làm việc trong văn phòng giúp lãnh đạo dễ dàng quản lý,
theo dõi, kiểm tra việc thực hiện các công việc và kịp thời khắc phục, xử lý các tình
trạng ngoài dự kiến.
+ Đảm bảo an ninh trật tự trong và xung quanh khu vực làm việc
+ Hội họp lễ nghi, khánh tiết


*Sự khác nhau:
Văn phòng doanh
Văn phòng nhà nước
nghiệp
Chức
năng
Ngoài chức năng tham
Chỉ có chức năng tham
truyền
mưu tổng hợp còn có
mưu tổng hợp

thông
chức năng truyền thông
(quảng bá thương hiệu...)
Quyền quyết
Có quyền quyết định mọi vấn để
Chỉ quyền quyết định
định các
hành chính của cơ quan
mọi vấn để hành chính
vấn đề thuộc
của cơ quan
lĩnh vực
hành
chính
của cơ quan
Các vị trí, bộ
Có quyền định vị trí bộ
Phải theo quyết định
phận
phận trong doanh nghiệp
của
tương đối độc lập
cơ quan
Về cơ cấu tổ
Doanh nghiệp có thêm
Bị ràng buộc bởi các
chức
các bộ phận phục vụ định
quy
vị quản lý sản xuất kinh

định của pháp luật
doanh. Các bộ phận tự chủ
không
bị ràng buộc bởi các quyết
định thành lập của doanh
nghiệp linh hoạt hơn.
Về con người,
Về nhân sự rất năng động
Về nhân sự nhẹ nhàng,
vị trí cơng
và có nhiều trình đợ
trang trọng và lịch sư
việc
chuyên môn cao
hơn.
Về vị trí công việc được
Về vị trí công việc là
chỉ định hay là dựa vào
dựa
năng lực mà xử lý các
theo chức năng, nhiệm
công việc được giao.
vụ,
quyền hạn để giao
nhiệm
vụ xử lý các công việc.

Câu 10: Phân tích khái niệm Quản trị văn phịng, nhà quản trị văn phịng.
Cho ví dụ.
* Phân tích khái niệm Quản trị văn phòng,

- Có nhiều cách hiểu khác nhau về quản trị văn phòng.


- Thứ nhất: Theo nghĩa rộng quản trị văn phòng đồng nghĩa quản trị công sở, tức là
hoạt động quản lý; điều hành một cơ quan, tổ chức.
- Thứ hai: Quản trị văn phòng là những phương pháp khoa học được vận dụng
trong việc tổ chức điều hành hoạt động của một văn phòng – một bộ phận có chức
năng tham mưu, giúp việc cho các cơ quan tổ chức về lĩnh vực hành chính.
- Như vậy khái niệm quản trị văn phòng có thể hiểu là việc vận dụng những
phương pháp khoa học về quản trị để tổ chức điều hành hoạt động của văn phòng các
cơ quan tổ chức doanh nghiệp nhằm đạt được hiệu quả cao trong việc thực hiện nhiệm
vụ và mục tiêu đã định.
*Phân tích khái niệm nhà quản trị văn phòng
- Nhà quản trị là một người làm việc thông qua người làm việc thông qua người
khác và giúp họ nỗ lực đạt được mục tiêu.
- Hoặc: Nhà quản trị là người điều khiển giám sát công việc của những ngườikhác.
Đó là người ra quyết định và tổ chức thực hiện quyết định người thực hiện các chức
năng quản trị trong bộ máy quản trị ở các cấp quản trị.
- Nhà quản trị là những người chỉ huy, điều hành, điều khiển hoạt động của người
khác. Nhà quản trị có thể thực hiện những công việc cụ thể thế nào đó ngoài ra nhà
quản trị có nhiệm vụ giám sát, đôn đốc, kiểm tra công việc của những người dưới
quyền.
- Nhà quản trị là thuật ngữ dùng để chỉ những người làm chức năng quản tri một tổ
chức hoặc một đơn vị cấu thành tở chức.
Ví dụ: Văn phòng cơng ty, văn phòng đơn vị, văn phòng Ủy Ban Nhân Dân, văn
phòng Chính phủ, văn phòng tỉnh ủy...
Câu 11: Phân tích vai trị của nhà quản trị văn phòng? Vai trò nào là quan
trọng nhất?
- Vai trò của nhà quản trị văn phòng
+ Nhóm vai trò lãnh đạo

Vai trò doanh nhân: Thể hiện ở việc biết sử dụng năng lực, kỹ năng để điều hành một
cơ quan, tổ chức xây dựng, vận hành và phát triển:
Vai trò người giải quyết xáo trộn
Vai trò người phân phới tài ngun
Vai trò đàm phán
+ Nhóm vai trị liên quan thông tin
Vai trò thu nhập và tiếp nhận các thông tin
Vai trò phổ biến thông tin
Vai trò cung cấp thông tin


+ Nhóm vai trị đại diện
Là người đứng đầu mợt đơn vị, nhà quản trị thực hiện các hoạt động dưới tư cách là
người đại diện, là biểu tượng cho tập thể, có tính nghi lễ trong tổ chức.
VD: Công việc như dự và phát biểu khẩn trương Nhà quản trị tham gia vào các sự kiện
khác nhau, phát biểu giới thiệu tượng trưng cho tở chức
+ Nhóm vai trị liên kết
Nhà quản trị kết nối và phối hợp yếu tố con người bên trong cũng như bên ngoài tổ
chức nhằm đạt được mục tiêu. Giúp xây dựng mạng lưới làm việc cần thiết để thựchiện
các nhiệm vụ mà tổ chức đặt ra
Vai trò lãnh đạo là vai trò quan trọng nhất vì nhà quản trị giữ vai trò là người lãnh
đạo, là đầu tàu dẫn dắt nhân viên thực hiện các công việc, nhiệm vụ của doanh
nghiệp. Phạm vi lãnh đạo của nhà quản trị rất rộng, bao gồm từ việc tuyển dụng,
đàotạo, đãi ngộ, đánh giá, khen thưởng và cả việc cho dừng hợp đồng lao động.
Nhà quản trị không nhất thiết phải trực tiếp tham gia vào những cơng việc cụ thể,
nhưng phải là người biết nhìn người và giao việc cho đúng, phân công công việc và giám
sát, theo dõi tiến độ, kết quả công việc để có chính sách điều chỉnh quản trị phù hợp. Bên
cạnh đó, nhà quản trị còn là người động viên, khún khích nhân viên của mình để tiếp
thêm đợng lực, ghi nhận sự cố gắng của nhân viên để họ tiếp tục cống hiến nhiều hơn cho
doanh nghiệp.

Câu 12: Nhà Quản trị văn phịng cần đảm bảo những nhóm tiêu chuẩn gì?
Ngoài những tiêu chuẩn của mợt người thư ký chuyên nghiệp, nhà quản trị - hành
chánh văn phòng cần phải có thêm những tiêu chuẩn sau:
* Nhóm tiêu chuẩn trình độ chun mơn:
Là mợt tri thức được đào tạo tổng quát và chuyên môn về hoạt động quản trị - hành
chánh văn phòng.Có khả năng gánh vác công việc và khả năng ủy thác trách nhiệm,
quyền hành.
Có khả năng truyền đạt, giảng dạy nghiệp vụ hành chính văn phòng trong toàn cơ
quan.
Có quyết định khoa học để tiếp nhận bằng phương pháp làm việc mới phong phú luôn
bổ sung trình đợ học vấn của mình bằng cách ln học hỏi và nghiên cứu về QTVP...
* Nhóm tiêu chuẩn về kỹ năng nghiệp vụ hành chính
Nhà quản trị phải có những kỹ năng và nghiệp vụ về văn phòng hành hành chính, văn
hóa công và lễ tân văn phòng, quản lý và sử dụng trang thiết bị văn phòng, ứng dụng
công nghệ thông tin trong công tác văn phòng, kỹ năng soạn thảo và ban hành văn bản,
quản lý văn bản và con dấu; lập hồ sơ công việc, thu nhập xử lý thông tin, tổ chức sự kiện
hội họp, tham mưu và thút trình.
* Nhóm tiêu chuẩn về phẩm chất và đạo đức


Tôn trọng đối xử chuẩn mực với phụ nữ
Công bằng và ln giữ lời hứa
Có thái đợ tin tưởng
* Nhóm tiêu chuẩn về kỹ năng mềm
Kỹ năng giao tiếp
Kỹ năng quản lý thời gian
Kỹ năng thiết lập mục tiêu
Trí tuệ cảm xúc
Tính linh hoạt
Kỹ năng lãnh đạo hiệu quả

Thường xuyên tự phê bình
Phải có óc khơi hài làm dịu những tình h́ng khó khăn
Câu 13: Trình bày các chức năng của quản trị văn phòng
Quản trị văn phòng theo thuật ngữ chuyên ngành là ngành chuyên đào tạo công việc
liên quan đến các lĩnh vực triển khai thực hiện, theo dõi đánh giá, thiết kế, lên kế hoạch
các hoạt động của một văn phòng một cách hiệu quả. Quản trị văn phòng giúp phân tích
và xây dựng nên hệ thống thông tin điện toán, thiết kế các trang mạng, trang thông tin
phục vụ cho văn phòng và công tác quản lý dữ liệu, hồ sơ, giấy tờ của công ty, doanh
nghiệp.
Chức năng:
Chức năng tham mưu tổng hợp
Tham mưu là hoạt động cần thiết cho công tác quản lý trong các doanh nghiệp. Chức
năng này đòi hỏi người quản lý phải bao quát được mọi đối tượng trong tổ chức và kết
nối được các hoạt động của họ một cách nhịp nhàng. Muốn vậy, người quản lý phải nắm
bắt được nhiều lĩnh vực, có mặt kịp thời để giải quyết chính xác mọi vấn đề. Tuy nhiên,
điều này vượt quá khả năng của các nhà quản lý.Do đó, công tác tham mưu tổng hợp là
một lực lượng khá quan trọng trợ giúp các nhà quản lý. Tham mưu là hoạt động trợ giúp
nhằm đưa ra những hoạt động tối ưu cho quá trình quản lý để đạt được kết quả cao nhất.
Chủ thể của công tác tham mưu này có thể là cá nhân hay tập thể, tồn tại độc lập với chủ
thể quản lý.
Thực tế, tại các doanh nghiệp thường đặt vị trí tham mưu tại các văn phòng. Điều này
khiến cho công tác này được hoạt động dễ dàng. Để có thể đưa ra được ý kiến tham mưu
tốt nhất, văn phòng phải nắm được những thông tin bên trong và bên ngoài, từ đó phân
tích và quản lý thơng tin theo những quy trình nhất định.
Ngoài bợ phận tham mưu tại văn phòng, còn có các bộ phận nghiệp vụ khác cũng có
thể làm công tác này cho lãnh đạo ở các vấn đề mang tính chuyên sâu như: công nghệ,
tiếp thị, kế toán, tài chính,...


Chức năng giúp việc điều hành

Một trong những chức năng quản trị hành chính văn phòng đó là chức năng điều hành.
Với chức năng này, văn phòng là đơn vị trực tiếp giúp cho việc điều hành quản lý của các
cấp quản lý thông qua những công việc cụ thể như: Lập kế hoạch công tác quý, tháng,
tuần,ngày và thực hiện công tác triển khai các kế hoạch đó. Ngoài ra, văn phòng cũng là
nơi thực hiện các hoạt động lễ tân, triển khai các chuyến đi công tác hay tổ chức các cuộc
họp, hội nghị cấp trên,...
Chức năng hậu cần
Đây cũng là một hoạt động không thể thiếu trong chức năng của quản trị văn phòng.
Trong quá trình hoạt động, các điều kiện vật chất như không gian làm việc, phương tiện,
thiết bị, dụng cụ,...là các điều kiện không thể thiếu ở các tổ chức, doanh nghiệp. Văn
phòng sẽ là nơi cung cấp, quản lý các điều kiện này để đảm bảo sử dụng một cách hiệu
quả nhất.Quy mô và đặc điểm của các phương tiện vật chất này sẽ phụ thuộc vào quy mô
và phương thức hoạt động của các cơng ty, doanh nghiệp.
Câu 14: Phân tích khái niệm và ý nghĩa của hoạch định trong quản trị văn phịng.
Khái niệm hoạch định:
•

•

•

Hoạch định trong quản trị văn phòng là hoạch định tác nghiệp là lập kế hoạch cho
các công việc hành chính văn phòng, xác định những biện pháp tối ưu để các công việc
đó thực hiện đạt hiệu quả cao.
Hoạch định công việc hành chính văn phòng là quá trình xác định mục tiêu nhiệm
vụ và xây dựng kế hoạch hành chính nhằm bảo đảm cho hệ thống hành chính văn phòng
thực hiện đúng chức năng và nhiệm vụ của mình.
Kế hoạch hành chính là kết quả của quá trình hoạch định hành chính, nó là cơ sở
để phối hợp hoạt động của bộ máy quản lí.
Ý nghĩa của hoạch định:

•

•
•
•
•
•

Hoạch định là chức năng đầu tiên giữ vai trò mở đường cho hoạt động quản trị văn
phòng. Các chức năng khác của quản trị văn phòng phải căn -cứ vào kết quả của hoạch
định để thực hiện.
Hoạch định có tác dụng làm tăng tính chủ động, giảm tính bị động trong công tác
của văn phòng nói riêng và của cả cơ quan nói chung.
Là căn cứ triển khai đồng bộ, trọng tâm, trọng điểm công tác văn phòng.
Giúp lãnh đạo có tư duy có hệ thớng để tiên liệu các hình thức quản lý.
Tập trung các mục tiêu, chính sách cơ bản.
Giúp nắm vững các nhiệm vụ cơ bản phối hợp mọi nguồn lực. Sẵn sàng đối phó
với những thay đổi bên ngoài giảm thiểu công sức, thời gian, tiền bạc.


Câu 15: Phân tích nội dung của hoạch định trong quản trị văn phòng.
* Khái niệm:
Hoạch định trong quản trị văn phòng là hoạch định tác nghiệp là lập kế hoạch cho các
công việc hành chính văn phòng, xác định những biện pháp tối ưu để các công việc đó
thực hiện đạt hiệu quả cao.
* Phân loại hoạch định
Dựa trên các tiêu chí khác nhau, hoạch định được phân chia thành các loại khác nhau.
Theo tiêu chí thời gian có hoạch định ngắn hạn, hoạch định trung hạn, hoạch định dài
hạn.

Theo tiêu chí cấp độ có hoạch định vĩ mô, hoạch định vi mô.
Theo tiêu chí mức độ có hoạch định chiến lược, hoạch định tác nghiệp.
* Nội dung của hoạch định trong quản trị văn phịng
- Hoạch định tở chức bộ máy của văn phòng
Tổ chức bộ máy văn phòng là tổng hợp các bộ phận khác nhau của văn phòng được bố
trí để đảm nhận những nhiệm vụ của công tác văn phòng. Tùy theo lĩnh vực hoạt động,
đặc điểm cụ thể của từng cơ quan mà cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng sẽ khác nhau. các
bộ phận chủ yếu trong cơ cấu tổ chức bộ máy của văn phòng bao gồm: Bộ phận hành
chính văn thư, bộ phận tổng hợp, bộ phận quản trị, bộ phận lưu trữ, bộ phận tài vụ, bộ
phận tổ chức nhân sự...
- Hoạch định về nhân sự trong văn phòng
Văn phòng là đơn vị tham mưu cho lãnh đạo trong việc bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên
môn, tổ chức đào tạo nâng cao trình đợ của cán bợ, nhân viên trong cơ quan, tổ chức. Tổ
chức tuyển dụng cán bộ, nhân viên cho cơ quan, tổ chức.
- Hoạch định về quy chế, nội quy
Quy chế, nội quy văn phòng làm cơ sở để quản lý nhân viên, xử lý các trường hợp vi
phạm về kỷ luật lao động của doanh nghiệp. Quy chế , nội quy được phổ biến đến mọi
nhân viên, nhân viên có trách nhiệm thi hành nghiêm chỉnh nợi quy này.
- Hoạch định về xây dựng chương trình, kế hoạch công tác
Văn phòng có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch hoạt động chung cho toàn thể cơ quan, tổ
chức. Trên cơ sở kế hoạch chung, các bộ phận đơn vị trong cơ quan, tổ chức sẽ đề ra kế
hoạch riêng cho mình. Văn phòng sẽ tở chức theo dõi, đôn đốc các bộ phận, đơn vị thực
hiện kế hoạch chung.Văn phòng cũng là bộ phận xây dựng kế hoạch công tác hàng tuần,
hàng tháng cho ban lãnh đạo. Đồng thời, giúp ban lãnh đạo triển khai thực hiện các kế
hoạch đó.
- Hoạch định hội nghị, hội họp của cơ quan và văn phòng
Văn phòng là bộ phận chịu trách nhiệm chính trong việc tổ chức hội nghị, sự kiện của
cơ quan, tổ chức. Bắt đầu từ việc lập kế hoạch, lịch trình, phương án tở chức, chương

trình nghị sự, dự kiến kinh phí tở chức, chuẩn bị cơ sở vật chất, khách mời cho đến các
công việc hậu hội nghị, sự kiện.
- Hoạch định về công tác văn thư, lưu trữ
Văn phòng có trách nhiệm bảo quản, lưu trữ toàn bộ tài liệu, văn bản của cơ quan, tổ
chức bao gồm cả văn bản đã ban hành và văn bản nhận được. Bảo đảm việc giữ bí mật
nhà nước hoặc bí mật kinh doanh của cơ quan, tổ chức. Lưu giữ hồ sơ cá nhân của cán
bộ, nhân viên... Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết các văn bản ở các bộ phận.
- Hoạch định chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan
Tổ chức các chuyến đi công tác của lãnh đạo, giúp lãnh đạo duy trì, phát triển mới
quan hệ với cơ quan ngành và địa phương.
- Hoạch định về cơ sở vật chất, trang thiết và điều kiện đảm bảo hoạt động của cơ
quan
Văn phòng phải lập kế hoạch, dự trù kinh phí, thực hiện mua sắm tài sản, trang thiết bị
cần thiết phục vụ cho hoạt động của cơ quan, tổ chức. Quản lý các nguồn thu, chi của cơ
quan, tổ chức. Để thực hiện nhiệm vụ này, trong cơ cấu tổ chức văn phòng sẽ có bộ phận
kế toán, tài vụ.
* Ý nghĩa của hoạch định
Hoạch định là chức năng đầu tiên giữ vai trò mở đường cho hoạt động quản trị văn
phòng. Các chức năng khác của quản trị văn phòng phải căn cứ vào kết quả của hoạch
định để thực hiện.
Hoạch định có tác dụng làm tăng tính chủ động, giảm tính bị động trong công tác của
văn phòng nói riêng và của cả cơ quan nói chung.
Là căn cứ triển khai đồng bộ, trọng tâm, trọng điểm công tác văn phòng.
Giúp lãnh đạo có tư duy hệ thống để tiên liệu các hình thức quản lý.
Tập trung các mục tiêu, chính sách cơ bản.
Giúp nắm vững các nhiệm vụ cơ bản phối hợp mọi nguồn lực.
Sẵn sàng đối phó với những thay đổi bên ngoài, giảm thiểu công sức, thời gian,tiền
bạc.

Câu 16: Phân tích khái niệm, mục đích, ý nghĩa của chức năng tổ chức trong
quản trị văn phòng
Quản trị văn phòng là việc vận dụng những phương pháp khoa học về quản trị để tổ
chức điều hành hoạt động của văn phòng các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nhằm đạt
được hiệu quả cao trong việc thực hiện nhiệm vụ và mục tiêu đã định.
* Chức năng tổ chức trong quản trị văn phịng
 Khái niệm tở chức
“Tở chức trong quản trị văn phòng là thiết lập và đổi mới bộ máy văn phòng phù hợp
với chức năng và nhiệm vụ được giao, xác định các mối quan hệ giữa các thành viên
trong tổ chức, qua đó thực hiện mục tiêu của tở chức.”
Ví dụ: tổ chức cơng việc, tổ chức hệ thống tư liệu cá nhân,...
- Tổ chức là một tập hợp các cá thể, các yếu tố trong một hệ thống với mục tiêu chung
hoặc đặc điểm chung.
Trước hết, với tính chất là một loại hoạt động điều phối chung cho toàn bộ cơ quan,
văn phòng có chức năng tổ chức. Điều đó được thể hiện ở các nhiệm vụ cụ thể cơ bản
sau:
- Tổ chức công việc: văn phòng chủ trì xây dựng và hướng dẫn thực hiện hệ thớng các
quy trình cơng việc có tính chất hành chính của tòan bộ cơ quan; trực tiếp triển khai, thực
hiện tổ chức các nhiệm vụ được giao, tổ chức các sự kiện của cơ quan.
- Tổ chức không gian làm việc của cơ quan: văn phòng chịu trách nhiệm xây dựng,
bố trí và quản lý việc sử dụng không gian làm việc của cơ quan phù hợp với các quy trình
cơng việc và hiệu quả quản lý.
- Trong một số trường hợp cụ thể, văn phòng còn thực hiện tổ chức bộ máy và nhân sự
cho cơ quan, trong đó phụ trách thiết lập hệ thống tổ chức và thực hiện các thủ tục hành
chính để quản lý đội ngũ nhân viên làm việc cho cơ quan.
* Chức năng tổ chức trong quản trị văn phòng tập trung vào hai vấn đề cơ bản:
- Thiết lập cơ cấu bộ máy cho văn phòng
- Thiết lập cơ chế hoạt động cho bộ máy đó để đạt được mục tiêu
Hai vấn đề này đều được biểu hiện tập trung trong việc lựa chọn và áp dụng các mơ
hình tở chức. Mỗi mơ hình tở chức trong văn phòng sẽ biểu hiện một cơ cấu có hệ thống

với những đặc trưng về tính chuyên môn hóa và phân bổ quyền lực, đồng thời cũng cho
thấy cách thức vận hành của cơ cấu ấy trên cơ sở chức năng và quyền hạn của các bợ
phận.
* Mục đích, ý nghĩa của chức năng tổ chức trong quản trị văn phòng
- Giúp nhà quản trị hình thành cơ cấu tở chức hợp lý để có cơ chế vận hành thông suốt
đảm bảo cho việc thực hiện mục tiêu


- Thiết lập cơ cấu tổ chức hợp lý tạo điều kiện để nhà quản trị tác động có hiệu quả đến
các hoạt động của cơ quan -> nâng cao hiệu quả công việc
- Tạo điều kiện để sử dụng tốt nguồn nhân lực, tránh lãng phí chất xám +
Bố trí cơ cấu tổ chức hợp lý tạo điều kiện thuận lợi để ứng dụng khoa học kỹ thuật đặc
biệt là ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lýđiều hành và tở chức thực
hiện.
Câu 17: Phân tích nội dung của chức năng tổ chức trong quản trị văn phịng
(NỘI DUNG NHƯ CÂU 16)
Câu 18: Phân tích khái niệm và nội dung của chức năng quản trị nhân sự trong
văn phòng
Khái niệm quản trị nhân sự:
- Quản trị nguồn nhân lực trong quản trị văn phòng là việc phân tích, đánh giá, hoạch
định, tuyển dụng và phát triển nguồn nhân lực tḥc văn phòng cơ quan
• Phân tích : phòng quản trị nhân sự phối hợp với các bộ phận để phân tich nhu cầu
công việc. Ví dụ: nhu cầu công việc của doanh nghiệp cần bao nhiêu người, cần những
người ở bộ phận nào, những công việc cần làm là gì
• Đánh giá: đánh giá hiệu quả làm việc của mỗi cá nhân xem họ làm việc có tốt hay
không để từ đó có những quyết định khen thưởng hay kỉ luật
• Hoạch định : vạch ra những kế hoạch làm thế nào để đảm bảo mục tiêu đúng người
và đúng việc
• Tuyển dụng : phòng quản trị nhân sự phải nắm được nhân sự của doanh nghiệp
mình. Có cần tủn dụng thêm hay khơng và tủn ở vị trí nào

• Phát triển nguồn nhân lực: đợng viên nhân viên và duy trì phát triển các mới quan
hệ lao động tốt đẹp trong văn phòng từ đó có được đội ngũ nhân viên làm việc vững
mạnh và tạo được tiếng vang cho doanh nghiệp trong tương lai
Nội dung của chức năng quản trị nhân sự gồm :
1) Hoạch định nhân sự:
- Quá trình nghiên cứu, dự báo, xác định nhu cầu nguồn nhân lực, đưa ra các chính
sách và thực hiện các chương trình, hoạt đợng có liên quan tới nhân lực, để bảo đảm cho
tổ chức doanh nghiệp luôn có đủ nguồn nhân lực với các phẩm chất, kỹ năng phù hợp để
thực hiện công việc có năng suất, chất lượng và hiệu quả cao, đạt được các mục tiêu
chung đã đề ra của doanh nghiệp
- Phổ biến nội dung và đặc điểm chung mà công việc cần có bao gồm những gì, đánh
giá tầm quan trọng trong việc thực hiện công việc và thời hạn, điều kiện trong công việc
để nhân viên có thể nắm bắt được.


2) Tủn dụng nhân sự:
- Ln tìm kiếm, thu hút tuyển chọn nhân sự chất lượng. Doanh nghiệp cần có kế
hoạch tuyển dụng phù hợp và đánh giá ứng viên ở nhiều khía cạnh với các yếu tố thời
điểm và yêu cầu công việc. Từ đó tiến hành phỏng vấn, lọc ra những ứng viên xuất sắc,
bổ sung được lực lượng lao đợng đáp ứng tớt nhất những gì đề ra.
3) Đào tạo nhân sự:
- Nếu nhân sự chưa đủ kiến thức cho doanh nghiệp, cấp thiết phải tiến hành những
khóa đào tạo , đồng thời xác định những hướng đi đúng đắn trong công việc cho nhân sự
biết, để họ có động lực phấn đấu, phát triển trong ngành nghề. Không quên tạo môi
trường làm việc lành mạnh, tốt nhất để nhân sự phát huy tối đa khả năng làm việc và có
thể thay thế các cán bộ quản lý, chuyên môn trong những trường hợp cần.
- Thoả mãn tất cả các nhu cầu phát triển của nhân viên trang bị tất cả những kỹ năng
cho nhân viên, từ đó giúp họ làm việc hiệu quả, đạt được các thành tích tốt, có cơ hội
thăng tiên trong tương lai.
4) Bớ trí, sắp xếp nhân sự:

- Là mợt khâu của quá trình sử dụng nguồn nhân lực .Trong quá trình làm việc chắc
chắn theo thời gian người quản trị sẽ nắm bắt rõ trình đợ nhân sự của mình. Nắm được
điểm mạnh cũng như hạn chế của nhân sự. Và người quản trị biết rõ họ sẽ làm tốt, phát
huy tối đa khả năng ở mảng nào. Nhằm đảm bảo phát huy được hết năng lực và khả năng
phục vụ cho mục tiêu chung của cơ quan, đơn vị
5) Kiểm tra, đánh giá nhân sự
- Sự đánh giá có hệ thớng về tình hình thực hiện cơng việc như thế nào của nhân viên
so với các tiêu chuẩn đã đã xây dựng của cơ quan, đơn vị
- Động viên và đảm bảo công bằng giữa những nhân viên
- Đảm bảo sự đồng thuận của nhân viên
6) Đãi ngộ nhân sự:
- Đãi ngộ nhân viên giúp tái tạo tinh thần, sức lao động của nhân viên trong doanh
nghiệp, nâng cao hiệu quả trong cơng việc, đồng thời tạo được tình đồng nghiệp, tính
cạnh tranh lành mạnh giữa các nhân viên với nhau.
- Nó góp phần làm cho nhân viên có ổn định thông qqua các dịch vụ phúc lợi và cải
thiện được đời sống.
- Tạo điều kiện môi trường thoải mái cũng như quan hệ nội bộ lành mạnh giúp nhân
viên mong muốn gắn bó lâu dài
7) Thi đua, khen thưởng, kỷ luật
- Là những quy định về việc tuân thủ theo thời gian, sự phối hợp điều hành sản xuất,
kinh doanh trong nội quy lao động
- Tạo được tinh thần phấn đấu, động lực trong công việc


- Tuyên dương những thành tích để học hỏi lẫn nhau
- Khiển trách và kỷ luật những hành vi không tốt để mọi người noi gương không vi
phạm đến.
- Nhân viên bắt kịp mọi thay đổi trong môi trường cạnh tranh và sẵn sàng sát
cánh cùng lãnh đạo để giúp tở chức thành cơng
Câu 19: Phân tích khái niệm và nội dung của chức năng kiểm tra, giám sát trong

quản trị văn phịng. Cho ví dụ minh họa.
 Nội dung
Kiểm tra hành chính: là kiểm tra qua cơng văn giấy tờ, kiểm tra việc đề ra mục tiêu,
chương trình kế hoạch, quy chế cơng tác, quy trình cơng việc...thực chất của việc kiểm
tra này là kiểm tra lại chính mình, kiểm tra quảntrị.
Kiểm tra công việc: là căn cứ vào chương trình, kế hoạch, chỉ tiêu đề ra,để kiểm tra từ
đó xác định kết quả đạt được ở tất cả các lĩnh vực công táccủa văn phòng.
Kiểm tra là cách để nhà quản trị biết được họ có đạt được mục tiêu của tổ chức đề ra
hay không, cũng như lý do tại sao đạt được hoặc không đạt được.
Kiểm tra nhân sự: nội dung này nhằm xem xét việc thực hiện các quy chế làm việc
trong văn phòng, đánh giá khả năng chuyên môn của cán bộ, nhân viên văn phòng.
Kiểm tra nhân sự của nhằm đưa ra các hình thức kỷ luật, khen thưởng hợp lý. Đồng
thời cũng chính là những thông tin cần thiết để xây dựng các kế hoạch phát triển chức
nghiệp cho nhân viên.
- Kịp thời phát hiện những sai sót để họ không ngừng hoàn chỉnh mình.
- Người lao đợng nâng cao năng śt, tạo điều kiện cho họ có thu nhập cao hơn.
- Phân loại được số lượng, chất lượng lao động của từng người để từ đó có các
hình thức phân phới thoả đáng.
- Tuyên dương công trạng của người lao động và vì thể họ sẽ phát huy được năng
lực của mình nhiều hơn
Kiểm tra việc sử dụng tài chính: sử dụng cơ sở vật chất và các trang thiết bị kỹ
thuật...
- Thiết lập ngân sách, đặt ra chi phí giới hạn cho khu vực.
- Ghi chép chi phí thực phát sinh.
- So sánh chi phí so với ngân sách dự trù.
- Phân tích thực tế so với dự trù nếu có chênh lệch,kiểm soát sự sai lệch .
 Ví dụ:
Dưới sự lãnh đạo trực tiếp của Đảng ủy, UBND xã, Phòng GD ĐT huyện Giang Thành
cùng với sự giúp đỡ của các ban ngành đoàn thể xã và sự cố gắng của tập thể giáo viên,
nhân viên trong nhà trường đã nỗ lực phấn đấu không ngừng để vươn lên thực hiện tốt

các nhiệm vụ được giao.


Xây dựng kế hoạch kiểm tra, giám sát ngay từ quý 1 hàng năm. Tăng cường công tác
kiểm tra, giám sát, phòng ngừa ngăn chặn sự suy thoái về chính trị, đạo đức lối sống của
cán bộ, đảng viên và giám sát cán bộ, đảng viên trong việc thực hiện kế hoạch đề ra..
Phân công trách nhiệm cụ thể, rõ ràng cho từng đồng chí trong chi bộ nhằm giúp
chi bộ kiểm tra giám sát đảng viên của từng tổ được sát thực hơn.
Quán triệt trong lãnh chỉ đạo toàn thể cán bộ, giáo viên, nhân viên nội dung đổi
mới phương pháp và hình thức dạy học trách nhiệm của từng cá nhân trong thực hiện
quy trình nghiệp vụ chuyên môn.
Hàng năm chi bộ đều tiến hành kiểm tra 1 cuộc và giám sát 1 cuộc cụ thể từng
năm.
Câu 20: Phân tích khái niệm, ý nghĩa, nội dung của chức năng lãnh đạo điều
hành.
Câu 21: Phân tích ý nghĩa và nguyên tắc của kiểm tra, trong quản trị văn phòng.
Khái niệm
Kiểm tra trong quản trị văn phòng là những hoạt động có nội dung so sánh đối chiếu
giữa kết quả hoạt động của văn phòng với các quy định, định mức, tiêu chuẩn mục tieeuu
nhằm đảm bảo kết quả hoạt động và kịp thời phát hiện những sai lệch nếu có
Ý nghĩa của kiểm tra trong quản trị văn phòng
- Xác định và dự đoán những biến động và những chiều hướng chính, đơn giản hóa các
vấn đề ủy quyền, chỉ huy điều hành và trách nhiệm
- Cải tiến, hoàn thành công việc tiết kiệm thời gian và công sức của mọi người
 Bất kể cơng việc gì cũng vậy nếu để hậu quả nặng nề bao nhiêu thì tốn kém sẽ bấy
nhiêu, chính vì thế cần phải kiểm tra và phát hiện ra sai sót nhằm điều chỉnh và khắc
phục
Ví dụ: Báo chí đăng tại thơng tin về giá test Covid, trong khi đó giá test của từng địa
phương chênh lệch, có địa phương lấy giá cao hơn cả người dân mua về tự test các nhân.
Khi thấy những việc đó, thì cac cơ quan sẽ vào c̣c và phát hiện những sai sót và khắc

phục, điều chỉnh nhằm giải quyết những khúc mắc của người dân cũng như bình ởn giá
Ngun tắc của kiểm tra trong quản trị văn phịng
Kiểm tra hành chính là kiểm tra việc đề ra mục tiêu, chương trình kế hoạch, quy chế
cơng tác, quy trình cơng việc thức chất của việc kiểm tra này là kiểm tra chính mình,
kiểm tra giá trị. Tức là kiểm tra về văn bản, giấy tờ. Văn phòng tự rà soát lại các chương
trình kế hoạch mình đã đề ra xem có vấn ddeeef gì khơng
Ví dụ: người dân ḿn ra khỏi TP HCM thì lực lượng chặn chốt sẽ kiểm tra giáy tờ
các nhân và giấy chứng nhận đã tiêm đủ 2 mũi vaccine
Kiểm tra công việc: là căn cứ ào chương trình kế hoạch, chỉ têu đề ra để kiểm tra từ đó
xác định kết quả đạt được ở tất cả lĩnh vực công tác của văn phòng


Kiểm tra nhân sự: Nội dung này nhằm xem xét việc thực hiện các quy chế làm việc
trong văn phòng, đánh giá khả năng chuyên môn của cán bộ công chức, nhân viên văn
phòng
Ví dụ: Khi giao cơng việc cho nhân sự A, nhưng khi kết thúc công việc, người quản lý
thấy làm việc chưa hiệu quả thì họ sẽ phải bố trí sắp xếp lại nhân lực cho phù hợp đới
tượng cụ thể
Kiểm tra việc sử dụng tài chính: Sử dụng cơ sở vật chất, trang thiết bị kĩ thuật. và
phải kiểm tra dựa theo quy định của Bộ Tài chính
Câu 22: Phân tích các nhóm căn cứ hoạch định
Câu 23: Phân tích khái niệm nhà quản trị văn phòng. Nêu vai trò của nhà quản
trị văn phòng trong cơ quan tổ chức.
Quản trị văn phòng : Là việc vận dụng những phương pháp khoa học về quản trị để tổ
chức điều hành hoạt động của văn phòng các cơ quan tổ chức, doanh nghiệp nhằm đạt
hiệu quả cao trong việc thực hiện nhiệm vụ và mục tiêu đã định.
Nhà quả trị văn phòng là những người chỉ huy, điều hành , điều khiển hoạt động của
những người khác. Nhà quản trị có thể thực hiện những công việc cụ thể nào đó, ngoài ra
nhà quản trị còn có nghĩa vụ giám sát, đôn đốc, kiểm tra công việc của những người dưới
quyền.

- Vai trò của nhà quản trị văn phòng trong cơ quan tổ chức:
+ Có vai trò lãnh đạo( đó phối hợp kiểm tra công việc nhân viên cấp dưới, tuyển dụng,
đào tạo, hướng dẫn khích lệ nhân viên)
- Trong lãnh đạo có các vai trị như:
 Vai trò doanh nhân: Vai trò này được thể hiện khi nhà quản trị tìm cách cải tiến
hoạt đợng của tổ chức như việc áp dụng công nghệ mới hay điều chỉnh một kỹ thuât đang
áo dụng.
 Vai trò người giải quyết xáo trộn: Ứng phó với những bất ngờ làm xáo trợn hoạt
đợng bình thường của tở chức nhằm đưa tổ chức được ổn định.
 Vai trò người phân phối tài nguyên: Phân phối tài nguyên hợp lý giúp đạt hiệu quả
cao( các tài nguyên bao gồm con người, tiền bạc , thời gian, quyền hạn, trang bị hay vật
liệu).
 Vai trò đàm phán: Thay mặt tỏ chức để thương thuyết với những đơn vị khác cũng
như bên ngoài...
+ Có vai trò liên quan đến thông tin
 Vai trò thu thập và tiếp nhận các thông tin: Nhà quản tị có nhiệm vụ thường xuyên
xem xét, phân tích bối cảnh xung quanh của tổ chức để thu thập những tin tức, sự kiện có
ảnh hưởng tới họat động của tổ chức.


 Vai trò phổ biến thông tin: Phổ biến cho mọi người có liên quan tiếp xúc các thông
tin cần thiết đối với công việc của họ.
 Vai trò cung cấp thông tin: Thay mặt tổ chức để đưa tin tức ra bên ngoài với mục
đích cụ thể có lượi cho danh nghiệp, tổ chức.
+ Có vai trò đại diện
Là người đứng đầu một đơn vị , nhà quản trị thực hiện các hoạt động với tư cách là
người đại diện, là biểu tượng cho tập thể , có tính chất nghi lễ trong tở chức .
Ví dụ: Những cơng việc như dự và phát biểu khai trương chi nhánh mới, chào đón
khách, đãi tiệc khách hàng... Nhà quản trị tham gia vào các sự kiện khác nhau, phát biểu ,
giới thiệu , tượng trưng cho tổ chức.

+ Có vai trò liên kết
Nhà quản trị kết nối và phồi hợp yếu tố bên ngoài tổ chức nhằm đạt tới mục tiêu.
Giúp các nhà quản trị xây dựng mạng lưới làm việc cần thiết để thự hiện các nhiệm vụ
mà tổ chức đặt ra.
Có trách nhiệm hòa giải, đoàn kết tất cả các thành viên thành một khối thống nhất để
phát huy sưc mạnh tập thể.
Câu 24: Vai trò của cán bộ văn phòng trong tổ chức quản lý văn bản là:
- Giải quyết kịp thời những văn bản đến theo yêu cầu của Thủ trưởng và cán bộ phụ
trách đơn vị;
- Soạn thảo các văn bản thuộc phạm vi trách nhiệm của mình;
- Lập hồ sơ cơng việc mình làm và nộp hồ sơ vào lưu trữ theo đúng quy định của cơ
quan;
- Bảo đảm giữ gìn bí mật, an toàn văn bản, tài liệu;
- Thực hiện nghiêm túc mọi quy định cụ thể trong chế độ công tác văn thư của cơ
quan.
Câu 25: Phân tích nhiệm vụ của văn phòng trong việc tổ chức hội nghị, hội họp của
cơ quan.
Trước khi hội nghị diễn ra
+ Xây dựng chương trình kế hoạch:
• Tên hợi nghị,
• Mục đích u cầu nợi dung của hợi nghị.
• Đới tượng, Thành phần tham dự hội nghị (cấp trên, cùng cấp, cấp dưới, nội bộ, các
cơ quan
có liên quan..)
• Địa điểm tiến hành hợi nghị.
• Thời gian tiến hành.
• Các cơng việc cần chuẩn bị cho hội nghị.


• Kinh phí.

• Phân công chịu trách nhiệm từng hội nghị.
+ Phân cơng nhiệm vụ:
• Nhiệm vụ của lãnh đạo:
- Xác định mục tiêu của cuộc họp.
- Xác định thành phần cần phải giải quyết.
- Xác định thành phần tham gia.
- Xác định địa điểm c̣c họp.
•Nhiệm vụ của thư ký và ban tổ chức
- Lập kế hoạch chi tiết và nợi dung c̣c họp.
- Chuẩn bị chương trình
- Đề cử chủ tịch đoàn và bí thư đoàn.
- Chuẩn bị các văn kiện, tài liệu.
- Chuẩn bị dụng cụ nghe nhìn.
- Chuẩn bị giấy mời và mời đại biểu.
- Chuẩn bị kinh phí, quà tặng, tiệc chiêu đãi...
- Đón và bố chí khách.
- Theo dõi hội nghị.
+ Chuẩn bị giấy mời:
- Cung cấp đầy đủ thông tin về: Ý tưởng, mục tiêu của sự cuộc họp, các nội dung
cần có trong thiệp mời; Các yêu cầu riêng về thiệp mời ban tổ chức...
- Thông báo và thống nhất về thời gian lịch trình làm việc với nhà in.
- Phân cơng nhân viên phụ trách theo dõi tiến độ cũng như các công việc liên
quan đến thiệp mời.
+ Chuẩn bị tài liệu:
Đôi khi cuộc họp cần nhiều phương tiện hỗ trợ, thư ký cần chuẩn bị: Tài liệu phát tại
chổ, dụng cụ nghe nhìn như máy chiếu ( overhad projector, video, bảng viết, sơ đồ.)
+ Dự trù kinh phí:
Dựa vào kế hoạch công tác của đoàn, thư ký lập dự trù kinh phí. Trong bản dự trù cần
có các khoản chi phí cơ bản sau đây:
• Tiền vé máy bay, tàu hoả, ơ tơ...

• Tiền ăn, nghỉ tại khách sạn trong śt chún đi
• Tiền phí khi giải qút các thủ tục hành chính
• Tiền đóng góp cho hợi thảo hoặc hợi nghị (nếu tở chức u cầu)
• Mợt sớ chi tiết khác như thuốc men, mở tiệc chiêu đãi, kinh phí dự phòng...
- Trong hội nghị
+ Đón tiếp đại biểu:
- Đảm bảo các nguyên tắc xã giao.
- Kiểm tra, xác nhận các thông tin có liên quan đến khách mời.