TỔ CHỨC sự KIỆN chuyên ngành quản trị dịch vụ du lịch và lữ hành lập kế hoạch về việc triển khai thực hiện sự kiện

BỘ CÔNG THƯƠNG
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI

TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Chuyên ngành: Quản trị dịch vụ du lịch và lữ hành
Khoa: Du lịch

Giáo viên hướng dẫn:
Nhóm:
Lớp:
Khóa:

Nguyễn Thị Hồng Vân
1 (ca 1)
TO6059.4
K15

Hà Nội – 2021
DANH SÁCH THÀNH VIÊN
STT
1
2
3
4
5
6
7
8

Họ và Tên
Tạ Thị Khánh Xuân – Nhóm Trưởng

Lương Trần Đạt
Vũ Thị Duyên
Nguyễn Thúy Hiền
Vương Thị Quỳnh
Đinh Thanh Tâm
Tống Thị Thanh Thúy
Nguyễn Thị Minh Thuyết

Mã sinh viên
2020603950
2020602549
2020603362
2020603951
2020602977
2020601294
2020608244
2020608381


9

Nguyễn Long vũ

2020605325

Mục Lục

1. Hệ thống hóa các hoạt động trong sự kiện...................................................4
2. Lập kế hoạch chuẩn bị chi tiết......................................................................9
3. Lập kế hoạch chuẩn bị tổng thể..................................................................14

4. Lập kế hoạch về việc triển khai thực hiện sự kiện.....................................16
5. Lập kế hoạch cho các công việc bổ trợ trong sự kiện................................19
6. Lập kế hoạch xử lý các sự cố trong sự kiện................................................20


1.

Mã
hoạt

động

Hệ thống hóa các hoạt động trong sự kiện
Nội
Thời
Địa
Mơ tả hoạt Trang
dung gian
điểm động
thiết bị

Nhân lực

Người
phụ

Người
tham

Các ý tưởng

cần truyền

hoạt

trách

gia (từ

đạt

động

thực

chủ

hiện

đầu tư
sự

A1.1

Đón

18h

khách -18h30

Hội

Đón tiếp

trườn

khách mời

Nhạc sơi

động ,vui viên trong
tươi

g sân

Thành
ban tổ

nghiệp)
Vương Leader

Thị

CLB

Quỳnh

tượng ban
đầu trang
trọng, thân

chức

A2

Tạo ấn

thiện cho
khách mời

A1.2

Mở

19h-

Sân

- Giới thiệu

-1 loa to,

2 MC, đội Tống

Người

Tạo khơng

màn

19h20

khấu

các thành

2-3 mic,

múa lân

được

khí sơi động,

chính

phần tham

âm thanh

3-5 người Thanh

phân

giúp SV hồ

dự sự kiện

ánh sáng

cơng

mình vào sự

- Tiết mục

nhiệm

kiện một

mở màn:

vụ,

cách cuốn

Múa lân

khách

hút, hấp dẫn

Thị
Thuý

mời
A1.3

Khai

19h20- Sân

- Đại diện

Âm

-2 người

Đinh

Khách

Tạo thơng

mạc

19h30

khấu

CLB lên

thanh:

(MC và

Thanh

mời:

điệp cho

chính

phát biểu

Nhạc

khách

Tâm

Chủ

chương

- Cơng bố

chào

mời đại

nhiệm

trình, mọi

khai mạc

mừng

diện)

CLB

người hiểu

chương

rõ và hưởng

trình.

ứng nội
dung

A1.4

Phát

19h30- Sân

Trình chiếu

Máy

-1 người

Nguyễn Tất cả

chương trình
Truyền đạt

1. Lập kế hoạch chuẩn bị chi tiết
Thời

Địa

Hoạt

gian

điểm

động

Chuẩ

13h30

Phịng Gói q, Đóng gói 13 suất q tặng

n bị

-14h

thực

mua đồ

hành

trang trí

14h-

A8
Sân

Trang trí - Chuẩn bị 2 bàn lễ tân bằng bàn học để bên trá

15h

A2

cổng

khăn trải bàn màu đỏ. Trên bàn để ruy băng màu x

chào,

khách được mời. Đồng thời có danh sách ghi

chuẩn bị

khách mời tham dự

khu vực

- Trang trí cổng chào: Dùng dây kim tuyến để làm

đón

- Banner chủ đề sự kiện: Tết trung thu hoài niệm t

khách

Chi tiết

- Trên bàn lễ tân có để 1 chai nước rửa tay khô, kh
trang y tế

15h-

Sân

Chuẩn bị - Dựng Backdrop cạnh khu vực cổng chào

16h30

A2

khu vực

- Background, màn chiếu cho sân khấu chính

sân khấu - Chuẩn bị hashtag cho khách check in tại sân khấ
- Đèn và bóng bay chùm để dưới mặt đất
-Đèn lồng treo bên trên (dựng khung)
- Bàn để trưng bày mâm ngũ quả
16h30

Sân

- Âm thanh, ánh sáng, máy tính
Chuẩn bị - Set up bàn ghế cho khách mời đại biểu ngồi ha

- 17h

A2

khu vực

có để bảng tên tại vị trí, khách mời khác ngồi chia

khách

- Chuẩn bị nước cho khách mời mỗi khách một nư

mời

cho khách nữ)
- Chuẩn bị bình nước cho khách đến tham dự đặt
khấu. (kèm cốc giấy)


17h-

Khu

Chuẩn bị -Liên hệ MC, đội văn nghệ, ca sĩ…

18h

vực

khu vực

cánh
sân

sau cánh -Nhóm văn nghệ chuẩn bị và tổng duyệt
gà và
- Hồn tất cơng tác set up
sân khấu

khấu

chính
Đón

- Đón tiếp khách mời, xác nhận giấy mời.

khách

- Hướng dẫn khách đến khu vực chụp ảnh cùng ha

gà,

Mở

18h-

chính
Khu

đầu

18h30

vực
cổng

-Make up, chỉnh trang trang phục

- Hướng dẫn khách ổn định chỗ ngồi

19h-

chào
Sân

19h20

khấu

- MC giới thiệu các thành phần tham dự sự kiện

chính

tài trợ, đại diện CLB)

19h20

Sân

Khai

- Tiết mục mở màn: Múa lân
- MC mời đại diện CLB lên phát biểu và gửi lời cả

-

khấu

mạc

mặt của khách mời, cơng bố khai mạc chương trìn

19h30

chính

Nội

19h30

Sân

Phát

- Trình chiếu video hoạt động tổ chức trung thu trư

dung

-

khấu

video

qua các năm

sự

19h45
19h45

chính
Sân

Giao lưu - Mời 1 số khách mời phát biết cảm nghĩ về câu lạ

-20h

kháu

khách

chính

mời

20h-

Sân

Văn

MC sẽ dẫn vào tiết mục văn nghệ

20h30

khấu

nghệ

- Hát: Cho tôi xin một vé đi tuổi thơ

kiện

chính

Mở màn

- MC dẫn chào khách mời.

- Top ca: Thằng cuội
- Nhảy hiện đại: Thùng thình thùng thình + chiếc đ
- Tiết mục đặc biệt: mời giáo viên và khách mời lê

20h30

Sân

cùng
Các hoạt Trị chơi nhảy dây thổi bóng :

-21h

kháu

động vui Chuẩn bị: 3 dây dài để nhảy, 1 túi bóng bay

chính

chơi giải Luật chơi: 3 đội mỗi đội 6 người, 2 người cầm d
trí
nhảy dây, 2 người buộc bóng. Mỗi đội có 2 phút v
thổi bóng. Hết thời gian đội nào được nhiều bón
thắng.
Trị chơi: ơ ăn quan
Người chơi sẽ thay phiên nhau đi quân. Trong lư
mỗi người chơi cần phải suy nghĩ di chuyển dân
di dân ở ô nào thì ăn được dân cũng như quan
nhiều nhất.
Trị chơi sẽ kết thúc nếu quan của hai bên bị ăn m
hợp này, nếu dân vẫn cịn thì dân ở bên phía ngư
ấy thu về và bắt đầu tính điểm. Điểm sẽ được tính
tương ứng với 1 điểm, 1 quan sẽ bằng 10 dân. Ngư

người có tổng điểm cao hơn.
Cuộc thi bày mâm ngũ quả:
Cần có hai đội chơi, mỗi đội 3-4 người ,trong kho
chơi trang trí mâm ngũ quả tuỳ sức sáng tạo, khá
sau khi hai đội chơi hoàn thành xong sẽ bỏ phiế
phiếu bầu hơn đội đó chiến thắng và giành những
tổ chức chuẩn bị.
Thổi tắt ngọn đèn
Cách chơi: Tất cả người chơi đứng thành vòng trò
được chọn vào trong và cầm mỗi người một cây n
thổi, hai người này phải cò cò và vừa dấu đèn của

21h-

Sân

vừa thổi đèn của bạn cho tắt đi.
Phá Cỗ - - Mọi người nhanh chân đứng dậy, đặt tay lên vai


21h20

khấu

tặng q

chính

trước, chúng ta sẽ tạo nên vịng trịn cung trăng th
bị cho giây phút phá cỗ đặt biệt này. Cơ hội phá cỗ

dành cho những ai đặt tay lên vai người phía trước
vịng trịn cung trăng
- MC sẽ mời đại diện CLB lên cảm ơn khách mời

Bế

21h20

Sân

mạc

-

khấu

sự kiện và cơng bố bế mạc chương trình.

21h30

chính

- Lễ tân sẽ tiễn khách và tặng quà lưu niệm khi kh

Bế mạc

2. Lập kế hoạch chuẩn bị tổng thể
Thời gian Hoạt động
Trước 18h Chuẩn bị

Chi tiết
Âm thanh
Các bộ phận đến nhận nhiệm vụ đã được phân Lắp đặt và

18h-

cơng chuẩn bị và hồn thành cơng tác chuẩn bị
Đón khách, hướng dẫn làm thủ tục, dẫn khách Âm nhạc

Đón khách

18h30

đến khu vực chụp ảnh và ổn định chỗ ngồi cho hùng khi g
khách.MC đọc tên khách đại biểu, đại diện tham

19h-

Mở

19h30

khai

dự
màn, - Tiết mục múa lân + đại diện CLB lên phát biểu Âm nhạc s
mạc tuyên bố lí do tổ chức sự kiện

ổn định, â

sự kiện
19h30-

Phát video - Chiếu video, khách mời phát biểu cảm nghĩ

Âm thanh

20h

giao

trình chiếu

20h-

khách mời
Biểu diễn - Biểu diễn các tiết mục hát, top ca, nhảy

người phá
Âm thanh

20h30

văn nghệ

rõ khơng

20h30-

Các

21h

đơng

lưu

q chói, n
hoạt - Diễn ra các trị chơi: nhảy dây thổi bóng, ơ ăn Âm thanh
vui quan, bày mâm ngũ quả, thổi tắt ngọn nến

đầu trị ch
rỡ…

chơi giải trí
21h-

(Phần hội)
Phá
cỗ- - Hết game MC mời người chơi thắng cuộc để Âm thanh

21h20

Tặng quà

tặng quà

sáng rõ

21h20-

Bế mạc

21h30

- Hoạt động phá cỗ (ăn hoa quả bánh kẹo)
MC mời đại diện CLB lên công bố bế mạc, lễ Âm thanh
tân tiễn khách

biểu lên
kết thúc b
tối

3. Lập kế hoạch về việc triển khai thực hiện sự kiện
Thời gian

Hoạt động

13h30-18h

Cơng tác chuẩn bị cho sự kiện.

Âm

thanh,

h

ảnh

Lắp đặt và thử.

Đón khách:
Đón tiếp khách mời, xác nhận giấy mời.
18h-18h30

Nhạc sơi động,

Hướng dẫn khách đến khu vực chụp ảnh cùng tươi khi đến, ch
hashtag của CLB

ảnh.

Hướng dẫn khách ổn định chỗ ngồi.
- Nhạc chào mừ
Tiết mục mở màn sự kiện:
MC dẫn chào khách mời.
19h-19h20

19h2019h30

khi MC giới th
các

thành

ph

MC giới thiệu các thành phần tham dự sự kiện (nhà tham dự.
đầu tư, nhà tài trợ, đại diện CLB)

- Nhạc tiết mục

Tiết mục mở màn: Múa lân

màn đã chuẩn

Khai mạc chương trình:

trước.
Nhạc chào mừ

MC mời đại diện CLB lên phát biểu và gửi lời cảm khi đại diện C
ơn đến sự có mặt của khách mời, cơng bố khai mạc lên phát biểu
chương trình.

cơng bố khai m


Hoạt động tổ chức trung thu trước đó của CLB qua
các năm.
Khách mời (giáo viên, sinh viên) phát biểu cảm

sự kiện.

nghĩ.
Tiết mục âm nhạc và khai tiệc:
MC sẽ dẫn vào tiết mục văn nghệ Hát: Cho tôi xin
một vé đi tuổi thơ
20h-20h30

Top ca: Thằng cuội

Nhạc của tiết m

Nhảy hiện đại: thùng thình thùng thình, chiếc đèn được chuẩn bị sẵ
ơng sao
Tiết mục đặc biệt: mời giáo viên và khách mời lên
biểu diễn cùng.
Các hoạt động vui chơi giải trí:
Nhảy dây, thổi bóng

20h30- 21h

Ơ ăn quan
Cuộc thi bày mân ngũ quả

Nhạc trung thu á
sáng rõ.

Thổi tắt ngọn đèn
Phá cỗ - Tặng quà - Mọi người nhanh chân đứng dậy,
đặt tay lên vai người phía trước, chúng ta sẽ tạo nên
21h-21h20

vịng trịn cung trăng thật đẹp để chuẩn bị cho giây Ánh sáng rõ nh
phút phá cỗ đặt biệt này. Cơ hội phá cỗ nhận quà chỉ vui nhộn.
dành cho những ai đặt tay lên vai người phía trước và
xếp thành vịng trịn cung trăng.
Bế mạc chương trình

MC sẽ mời đại diện CLB lên cảm ơn khách mời khi

21h20-

đến tham gia sự kiện và công bố bế mạc chương Nhạc khi bế m

21h30

trình.
Lễ tân sẽ tiễn khách và tặng quà lưu niệm khi khách
ra về.

chương trình.


4. Lập kế hoạch cho các công việc bổ trợ trong sự kiện
STT
1

Hoạt động
Lễ tân thực

Thời gian và mô tả hoạt độn
- Ban đối ngoại sẽ có 2 người đứng người cổng chính để hướng

hiện nhiệm vụ sự kiện
đứa đón

- Sau khi tới khu vực tổ chức, ban đối ngoại sẽ thực hiện nhiệm

khách

- Hướng dẫn khách tới khu vực background để chụp ảnh lưu lại
- Sẽ ổn định lại chỗ ngồi đã được sắp xếp cho khách

2

- Khi sự kiện bế mạc cũng thực hiện hướng dẫn khách lối ra
Cơng tác quay - Đến trước khi chương trình diễn ra 1 tiếng, để set up máy ảnh
phim, chụp

phòng

ảnh

- Thực hiện chụp ảnh, quay phim lại công tác chuẩn bị và hậu tr
- Khi khách tới thực hiện chụp ảnh lưu niệm cho khách trước kh

3

- Thực hiện nhiệm vụ và quay phim trong suốt q trình sự kiện
Cơng tác giao - Sẽ có phần chụp ảnh với Hashtag của chương trình trước và sa
lưu tặng quà

- Các phần quà sẽ được chuẩn bị và được đưa tới trước khi sự k
- Sắp xếp gọn gàng và cụ thể các phần quà tránh nhầm lẫn
- Các phần quà cho trò chơi sẽ được trao sau khi MC công bố n
chơi
- Trước lúc bế mạc, sự kiện giành ra một phần nhỏ để thực hiện
mời tham gia

5. Lập kế hoạch xử lý các sự cố trong sự kiện
Sự cố
Đám đông

Nội dung
Giải p
Sự kiện thu hút nhiều người + Chú ý đến lối vào, ra tại sự
tham dự

liên quan đến đường đi xung

 có thể xảy ra 1 vài rủi ro đáng người đứng ở các khu vực r
tiếc như gây hỗn loạn, xích mích, người lạ khơng được mời vào
khơng khí ngột ngạt

+ Sắp xếp các biển chỉ dẫn cụ


dẫn cho người tham gia sự k
người chỉ dẫn cho khách tham
+ Bố trí những người đứng ở
chen lấn, xơ đẩy hay các hành
Trễ giờ, bệnh tật, tai nạn, không
Nhân lực linh hoạt khi xảy ra tình huống,
xảy ra mâu thuẫn

Con
người

Tổ chức quản lý liên kết giữa
sung nhân lực kịp thời
Huy động các mối quan hệ đ

Khách
mời

Trễ giờ, tham dự không đủ số tham dự.
lượng

Ban truyền thông thực hiện t
mời 2 tiếng trước khi tổ chức s
nếu trời mưa thì lựa chọn phươ
và đảm bảo rằng mọi thiết bị k

Vì sự kiện là ngồi trời mà dự
Thời tiết

báo thì khơng thể chính xác
100% có thể xảy ra mưa

hỗn sự kiện và cũng đảm b
chuẩn bị bộ te để tránh điện gi
Nếu trời mưa quá to hãy lên k
vào trong nhà để đảm bảo an
sự kiện.

bỗng dưng đèn vụt tắt, hoặc Đối với các thiết bị về điện nh
tiếng âm thanh mất
Thiết bị

ý đấu một tủ điện dự phòng, đ

 những setup trước đó có thể bị duy trì được thêm 15p đến k
mất, quan trọng là chúng có thể Cịn đối với hệ thống màn hìn
làm mất mạch cảm xúc đang hoặc laptop khỏe để tránh tình
theo dàn dựng.

Cơ sở hạ tầng và
cơ sở vật chất

Mất điện

Chuẩn bị máy phát điện dự trù
chóng chuyển nguồn điện sang