TÀI LIỆU THAM KHẢO Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) 2250_011003

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP. HỒ CHÍ MINH

Hồ Thị Linh - Nguyễn Văn Thi

TÀI LIỆU THAM KHẢO

TP. Hồ Chí Minh, tháng 04/2021
Lưu hành nội bộ


LỜI MỞ ĐẦU
Tài liệu tham khảo Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) được biên
soạn để phục vụ cho sinh viên các khối ngành kinh doanh - quản lý, nhằm giúp sinh
viên hiểu được quy trình nghiệp vụ điển hình của các doanh nghiệp và sự hỗ trợ của hệ
thống thơng tin tích hợp cho các quy trình nghiệp vụ nhằm phục vụ cho việc học tập,
nghiên cứu và làm việc sau này, trong đó, có các ngành Hệ thống thông tin quản lý,
Quản trị kinh doanh, Kế toán - Kiểm toán, ….
Tài liệu tham khảo cung cấp những kiến thức về các quy trình quản lý chuỗi cung
ứng, quy trình bán hàng, kế tốn, quản trị nhân sự, giới thiệu các mô đun phần mềm của
SAP ERP hỗ trợ cho các quy trình nghiệp vụ này. Đồng thời cung cấp hệ thống bài tập
gồm các nghiệp vụ kinh tế để sinh viên vận dụng thực hành trên phần mềm ERP. Ngoài
ra, tài liệu cũng giới thiệu các cơng cụ dùng để mơ hình hố các quy trình nghiệp vụ,
cũng như các công nghệ được sử dụng trong hệ thống ERP.
Tài liệu này được biên soạn bởi nhóm tác giả của Khoa Hệ thống thông tin quản
lý, Trường Đại học Ngân hàng TP. Hồ Chí Minh. Với kết cấu gồm 08 chương, tài liệu
đã bao quát tương đối rộng các nội dung lý thuyết và bài tập thực hành trên phần mềm
ERP và có thể sử dụng cho nhiều đối tượng sinh viên khác nhau.
Trong quá trình biên soạn, tập thể tác giả đã cố gắng tìm kiếm, tham khảo nhiều
nguồn tài liệu khác nhau để đúc kết những nội dung cần thiết. Tuy nhiên, tài liệu vẫn
khó tránh khỏi những thiếu sót, rất mong nhận được ý kiến đóng góp của các đồng
nghiệp, sinh viên và độc giả để tài liệu có thể được cải tiến và hồn thiện hơn.

Mọi thơng tin phản hồi xin gửi về địa chỉ email:
Xin chân thành cám ơn.

2 / 189


MỤC LỤC
CHƯƠNG 1:

TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC

DOANH NGHIỆP (ERP) ....................................................................................... 11
1.1

Khái niệm và vai trò của hệ thống ERP .................................................. 11

1.2

Sự phát triển của hệ thống ERP .............................................................. 12

1.2.1

Sự tiến bộ của công nghệ phần cứng và phần mềm .............................. 13

1.2.2

Những nỗ lực đầu tiên để chia sẻ tài nguyên ........................................ 14

1.2.3

Nguồn gốc sản xuất của ERP ............................................................... 15

1.2.4

Động lực của quản lý để phát triển ERP .............................................. 15

1.3

Lựa chọn nhà tư vấn và nhà cung cấp ..................................................... 18

1.4

Các câu hỏi liên quan đến ERP................................................................ 18

1.5

SAP và R/3 ................................................................................................ 25

1.6

ERP đám mây so với ERP tại chỗ ............................................................ 27

1.7

Câu hỏi ôn tập và bài tập ......................................................................... 27

CHƯƠNG 2:

CÁC CHỨC NĂNG NGHIỆP VỤ VÀ QUY TRÌNH NGHIỆP

VỤ

29

2.1

Các khu vực chức năng và quy trình nghiệp vụ...................................... 29

2.1.1

Các khu vực chức năng ....................................................................... 29

2.1.2

Quy trình nghiệp vụ............................................................................. 30

2.2

Các khu vực chức năng và quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp nhỏ 33

2.2.1

Quản lý chuỗi cung ứng....................................................................... 33

2.2.2

Tiếp thị và bán hàng ............................................................................ 34

2.2.3

Kế tốn và tài chính ............................................................................. 35

2.2.4

Nguồn nhân lực ................................................................................... 36

2.3

Hệ thống thông tin theo khu vực chức năng............................................ 36

2.3.1

Quản lý chuỗi cung ứng....................................................................... 36

2.3.2

Tiếp thị và bán hàng ............................................................................ 38

2.3.3

Kế tốn và tài chính ............................................................................. 40
3 / 189


2.3.4
2.4

Nguồn nhân lực ................................................................................... 41

Câu hỏi ôn tập và bài tập ......................................................................... 42

CHƯƠNG 3:

QUẢN LÝ CHUỖI CUNG ỨNG VÀ SẢN XUẤT TRONG HỆ

THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP ................................ 44
3.1

Tổng quan về chuỗi cung ứng và sản xuất............................................... 44

3.2

Một ví dụ về quy trình quản lý chuỗi cung ứng (tập trung vào quản lý

sản xuất và mua sắm) tại công ty Fitter Snacker ............................................... 45
3.3

Quản trị chuỗi cung ứng và sản xuất trong hệ thống SAP ERP............. 49

3.3.1

Dự báo bán hàng ................................................................................. 51

3.3.2

Lập kế hoạch Bán hàng và Hoạt động.................................................. 53

3.3.3

Quản lý nhu cầu .................................................................................. 55

3.3.4

Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu (MRP) ........................................ 57

3.3.5

Lập lịch trình chi tiết ........................................................................... 62

3.3.6

Cung cấp dữ liệu sản xuất cho kế toán ................................................. 63

3.4

Quản lý chuỗi cung ứng và hệ thống ERP ............................................... 65

3.5

Tóm lược hướng dẫn thực hành quy trình từ mua sắm đến thanh tốn

và quy trình từ sản xuất đến nhập kho trên phần mềm SS4U ERP Express ... 68
3.5.1

Quy trình từ mua sắm đến thanh tốn .................................................. 68

3.5.2

Quy trình từ sản xuất đến nhập kho ..................................................... 73

3.6

Câu hỏi ôn tập và bài tập ......................................................................... 76

CHƯƠNG 4:

MARKETING VÀ XỬ LÝ ĐƠN HÀNG TRONG HỆ THỐNG

HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP ............................................... 85
4.1

Tổng quan về Marketing và bán hàng ..................................................... 85

4.2

Một ví dụ về quy trình bán hàng tại cơng ty Fitter Snacker .................. 86

4.2.1

Báo giá bán hàng và đặt đơn hàng ....................................................... 88

4.2.2

Hồn tất đơn hàng ............................................................................... 89

4.2.3

Kế tốn và xuất hố đơn ...................................................................... 91

4.2.4

Thanh tốn và hồn trả hàng ................................................................ 92
4 / 189


4.3

Quy trình xử lý đơn hàng trong hệ thống SAP ERP............................... 93

4.3.1

Hoạt động trước bán ............................................................................ 93

4.3.2

Xử lý đơn đặt hàng .............................................................................. 94

4.3.3

Tìm nguồn cung ứng hàng tồn kho ...................................................... 94

4.3.4

Giao hàng ............................................................................................ 95

4.3.5

Lập hóa đơn ........................................................................................ 95

4.3.6

Thanh tốn .......................................................................................... 95

4.4

Quản trị quan hệ khách hàng (CRM)...................................................... 96

4.4.1

Các hoạt động CRM cốt lõi ................................................................. 96

4.4.2

Lợi ích của CRM ................................................................................. 97

4.5

Tóm lược hướng dẫn thực hành quy trình từ bán hàng đến thu tiền trên

phần mềm SS4U ERP Express ........................................................................... 98
4.5.1

Tóm tắt quy trình bán hàng đến thu tiền được hỗ trợ trong phần mềm

SS4U ERP Express ............................................................................................ 98
4.5.2

Các chức năng của phân hệ bán hàng .................................................. 99

4.5.3

Các bước thực hiện quản lý quy trình bán hàng trên phần mềm SS4U

ERP Express ...................................................................................................... 99
4.5.4

Các chức năng của phân hệ kế toán phải thu ...................................... 102

4.5.5

Các bước thực hiện quy trình thu tiền mặt trên phần mềm SS4U ERP

Express 103
4.5.6

Các bước thực hiện quy trình thu tiền qua ngân hàng trên phần mềm

SS4U ERP Express .......................................................................................... 104
4.6

Câu hỏi ôn tập và bài tập ....................................................................... 106

CHƯƠNG 5:

KẾ TỐN VÀ TÀI CHÍNH TRONG HỆ THỐNG HOẠCH

ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP ............................................................. 111
5.1

Tổng quan về các hoạt động kế toán...................................................... 111

5.2

Các chức năng của phân hệ kế tốn và tài chính trong SAP ERP ....... 114
5 / 189


5.3

Sử dụng ERP đối với thơng tin kế tốn ................................................. 116

5.4

Vấn đề ra quyết định vận hành: Quản lý nợ ......................................... 117

5.4.1

Quản lý nợ ngành cơng nghiệp .......................................................... 117

5.4.2

Ví dụ về thủ tục quản lý nợ của Fitter Snacker .................................. 118

5.4.3

Quản lý nợ trong hệ thống SAP ERP ................................................. 119

5.5

Phân tích lợi nhuận ................................................................................ 120

5.5.1

Lưu trữ hồ sơ khơng nhất qn .......................................................... 120

5.5.2

Hệ thống tính giá hàng tồn kho khơng chính xác ............................... 121

5.5.3

Vấn đề hợp nhất dữ liệu từ các công ty con ....................................... 125

5.6

Báo cáo quản trị với hệ thống ERP........................................................ 126

5.7

Sự sụp đổ của Enron .............................................................................. 127

5.8

Các đặc điểm chính của Đạo luật Sarbanes-Oxley ............................... 130

5.9

Gợi ý của Đạo luật Sarbanes-Oxley đối với hệ thống ERP ................... 131

5.10 Câu hỏi ôn tập và bài tập ....................................................................... 132

CHƯƠNG 6:

QUẢN LÝ NGUỒN NHÂN LỰC TRONG HỆ THỐNG

HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP ............................................. 135
6.1

Tổng quan về quản lý nguồn nhân lực .................................................. 135

6.2

Một ví dụ về quy trình quản lý nhân sự tại công ty Fitter Snacker ..... 136

6.2.1

Quy trình tuyển dụng ......................................................................... 136

6.2.2

Quy trình phỏng vấn và thuê.............................................................. 137

6.2.3

Nhiệm vụ của bộ phận nhân sự sau khi tuyển dụng............................ 140

6.3

Các tính năng quản lý nguồn nhân lực chính trong hệ thống SAP ERP
142

6.4

Các tính năng nâng cao trong nguồn nhân lực của hệ thống SAP ERP
143

6.4.1

Quản lý thời gian ............................................................................... 143

6.4.2

Xử lý thanh toán lương ...................................................................... 144

6.4.3

Quản lý đi lại ..................................................................................... 144
6 / 189


6.4.4

Điều phối đào tạo và phát triển .......................................................... 145

6.5

Các tính năng bổ sung trong nguồn nhân lực của hệ thống SAP ERP 147

6.6

Câu hỏi ôn tập và bài tập ....................................................................... 148

CHƯƠNG 7:

MƠ HÌNH HĨA QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ VÀ TRIỂN KHAI

HỆ THỐNG ERP .................................................................................................. 150
7.1

Mơ hình hóa quy trình nghiệp vụ .......................................................... 150

7.1.1

Sơ đồ dịng cơng việc ........................................................................ 150

7.1.2

Sơ đồ chuỗi quy trình sự kiện ............................................................ 155

7.2

Cải tiến quy trình nghiệp vụ .................................................................. 161

7.3

Công cụ Workflow của ERP .................................................................. 164

7.4

Triển khai hệ thống ERP........................................................................ 166

7.5

Câu hỏi ôn tập và bài tập ....................................................................... 170

CHƯƠNG 8:

CÁC CÔNG NGHỆ TRONG HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH

NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP ........................................................................ 172
8.1

Công nghệ nhận dạng tần sóng vơ tuyến ............................................... 172

8.2

Kinh doanh thơng minh ......................................................................... 173

8.3

Tính toán trong bộ nhớ (In-Memory Computing) ................................ 175

8.4

Điện toán di động (Mobile Computing) ................................................. 176

8.5

Từ cho phép Internet (Internet-Enabled) đến điện toán đám mây ...... 177

8.5.1

SAP và Internet ................................................................................. 178

8.5.2

Netweaver ......................................................................................... 178

8.5.3

Các công cụ và khả năng của NetWeaver .......................................... 179

8.5.4

Ví dụ về việc sử dụng NetWeaver tại Fitter Snacker .......................... 180

8.6

SaaS: Phần mềm như là một dịch vụ ..................................................... 181

8.7

Câu hỏi ôn tập và bài tập ....................................................................... 187

7 / 189


BẢNG THUẬT NGỮ, TỪ VIẾT TẮT
STT
1.
2.

3.
4.
5.
6.
7.
8.

9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
23.
24.
25.
26.
27.
28.
29.
30.
31.

Từ tiếng Anh
A
Activity-based costing
Advance Business Application
Program
Accounting Finance
Accounts Payable
Accounts Receivable
Activity-based Costing
Asset Management
Available-to-promise

B
Balance Sheet
Benefit
Bill of Materials
Business function
Business process
C
Chief Information Officer
Configuration
Controlling
Cost of goods manufactured
Credit Check
Credit limit
Cross application time sheets
Cross-selling
Customer Relationship
Management

D
Detail Schedule
Document flow
E
Enterprise Resource Planning
Electronic Data Interchange
Error log
Event Process Chain
F
Finance Accounting
Functional Area
G
General Ledger

Từ
viết tắt

Mơ tả

ABC
ABAP

Tính chi phí dựa trên hoạt động
Ngơn ngữ lập trình để phát triển một ứng
dụng trên hệ thống của SAP R/3
Kế tốn và Tài chính
Khoản phái trả
Khoản phải thu
Tính chi phí dựa trên hoạt động
Quản lý Tài sản

Một chức năng nghiệp vụ cung cấp đáp
ứng đối với nhu cầu của khách hàng dựa
trên căn bản là các nguồn lực có sẵn
và khả năng đáp ứng của doanh
nghiệp với khách hàng

A/F
A/P
A/R
ABC
AM
ATP

BOM

Bảng cân đối
Phúc lợi
Định mức nguyên liệu
Chức năng nghiệp vụ
Quy trình nghiệp vụ

CIO

Giám đốc thơng tin
Cấu hình
CO
Kiểm sốt
COGM Giá thành
Kiểm tra nợ
Hạn mức nợ

CATS Bảng dùng để ghi lại thời gian làm việc
của nhân viên trong phần mềm SAP ERP
Bán chéo
CRM
Quản lý quan hệ khách hàng
Lập lịch trình chi tiết
Dịng chứng từ
ERP
EDI
EPC
FI

Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp
Trao đổi dữ liệu điện tử
Nhật ký lỗi
Lược đồ chuỗi sự kiện quy trình
Kế tốn Tài chính
Khu vực chức năng
Sổ cái chung
8 / 189


32.
33.
34.
35.
36.
37.
38.
39.

40.
41.
42.
43.
44.
45.
46.
47.
48.
49.
50.
51.
52.
53.
54.
55.
56.
57.

58.
59.
60.
61.
62.
63.
64.

H
Human Resource Management
Human Capital Management

I
Income Statement
Infrastructure as a Service
Inventory
L
Lead time
Legacy system
Logistics
Lot sizing
M
Make-to-stock
Make-to-order
Marketing and Sales
Master Production Schedule
Material Requirement
Planning
Management By Objectives
Material Management
N
Net Present Value
O
Overhead cost
On-cloud
On-premise
Organization Change
Management
P
Personal Computer
Per-unit cost
Plant Maintenance

Platform
Pound

Product cost variant
Production Planning
Project System
Purchase Order
Q
Quality Management
R
Radio Frequence Identification
Return material authorization

HRM
HCM

IaaS

Quản lý nguồn nhân lực
Quản lý nguồn vốn nhân lực
Báo cáo thu nhập (Báo cáo kết quả hoạt
động kinh doanh)
Hạ tầng như dịch vụ
Hàng tồn kho
Thời gian thực hiện nguyên liệu
Hệ thống di sản (Hệ thống cũ, đã lỗi thời)
Hậu cần
Định cơ lô nguyên liệu

MTS

MTO
M/S
MPS
MRP

Sản xuất để dự trữ tồn kho
Sản xuất theo đơn đặt hàng
Tiếp thị và Bán hàng
Lịch trình sản xuất chính
Hoạch định nhu cầu nguyên liệu

MBO
MM

Quản trị dựa trên mục tiêu
Quản lý Vật tư

NPV

Giá trị hiện tại rịng

OCM

Chi phí chung
Trên đám mây
Tại chỗ
Quản lý thay đổi tổ chức

PC

PP
PS
PO

Máy tính cá nhân
Chi phí trên một đơn vị (sản phẩm)
Bảo trì Nhà máy
Nền tảng như dịch vụ
Là một đơn vị đo khối lượng truyền
thống của Đế quốc Anh, Hoa Kỳ và một
số quốc gia khác. 1 pound = 0,45359237
kg và 1 pound = 453,6 gram
Biến thể giá thành sản phẩm
Hoạch định Sản xuất
Hệ thống Dự án
Đơn hàng mua

QM

Quản lý Chất lượng

RFID
RMA

Nhận dạng qua tần số vơ tuyến
Quyền hồn trả vật tư

PM
PaaS

9 / 189


65.

ROI

66.
67.
68.
69.
70.
71.
72.
73.

Return on Investment
S
Safety stock
Salesforce Automation
Sales and Distribution
Sales forecast
Sales Order
Scalability
Shortfall
Silos

74.
75.
76.

77.
78.

Software as a Service
Standard Cost
Status order
Stockout
Succession planning

SaaS

79.

Supply Chain Management
T
Tolerance groups
Transaction limit
Travel Management
W
Workflow

SCM

80.
81.
82.
83.

SFA
SD

SO

Lợi tức đầu tư
Tồn kho an tồn
Tự động hố lực lượng bán hàng
Bán hàng và Phân phối
Dự báo bán hàng
Đơn hàng bán
Khả năng mở rộng
Sự thiếu hụt (thiếu hàng)
Là trạng thái tâm lý khi một số bộ phận
không muốn hợp tác và chia sẻ thông tin
với những người khác trong cùng một
cơng ty.
Phần mềm như dịch vụ
Chi phí chuẩn
Tình trạng đơn hàng
Hết hàng trong kho
Hoạch định / Lên kế hoạch người kế
nhiệm
Quản lý chuỗi cung ứng
Nhóm dung sai
Giới hạn giao dịch
Quản lý đi lại

WF

Dịng cơng việc

10 / 189

CHƯƠNG 1:

TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN

LỰC DOANH NGHIỆP (ERP)
Mục tiêu chương:
Sau khi học xong chương này, người học sẽ đạt được các kiến thức như sau:
-

Hiểu được khái niệm, vai trị, lợi ích, đặc điểm của hệ thống hoạch định nguồn lực
doanh nghiệp.

-

Hiểu được sự phát triển của hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp: các động
lực thúc đẩy sự phát triển, nguồn gốc của hệ thống hoạch định nguồn lực doanh
nghiệp.

-

Nắm được vấn đề lựa chọn nhà tư vấn và nhà cung cấp khi có nhu cầu triển khai
dự án phát triển hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp.

-

Biết và trả lời được các câu hỏi liên quan đến hệ thống hoạch định nguồn lực doanh
nghiệp.

-

Biết được các giải pháp hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp đương đại
tại thị trường Việt Nam và trên thế giới.
1.1 Khái niệm và vai trò của hệ thống ERP
Hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (ERP) là hệ thống ứng dụng đa

phân hệ giúp tổ chức quản lý các nguồn lực và điều hành tác nghiệp (Klaus & cộng sự,
2000). ERP tích hợp các ứng dụng để hỗ trợ cho các chức năng cốt lõi của tổ chức
(Bandoyopadhyay, 2010). Bên cạnh đó, ERP kết hợp các quy trình hoạt động riêng lẻ
thành tổng thể của tổ chức, tích hợp hầu hết các hoạt động của tổ chức vào một hệ thống
duy nhất (Rich & Dibbern, 2013), các chức năng kế tốn, tài chính, nhân sự, chuỗi cung
ứng, tiếp thị và bán hàng, thông tin khách hàng và các ứng dụng khác (Davenport,
1998).
Các đặc điểm của hệ thống ERP:1 ERP là một hệ thống tích hợp quản trị sản xuất
kinh doanh do con người làm chủ với sự hỗ trợ của máy tính. Phần mềm giải pháp ERP
là một hệ thống hoạt động theo quy tắc, với các trách nhiệm được xác định rõ. ERP là
hệ thống liên kết giữa các phịng ban trong cơng ty.
Nguồn: Marcelino Tito Torres (2003). “Manufacturing Resource Planning”, Tài liệu
Workshop.
1

11 / 189


Hệ thống ERP giúp các quy trình nghiệp vụ hiệu quả hơn với chi phí thấp hơn
so với các quy trình trong hệ thống khơng tích hợp và tích hợp tồn cầu dễ dàng hơn.
Hệ thống ERP tích hợp con người và dữ liệu đồng thời loại bỏ nhu cầu cập nhật
và sửa chữa nhiều hệ thống máy tính riêng biệt, cho phép ban lãnh đạo quản lý các hoạt
động chứ không chỉ giám sát chúng. Hơn nữa, hệ thống ERP có thể giảm đáng kể chi

phí và nâng cao hiệu quả hoạt động. Ví dụ, cơng ty Microsoft giảm thời gian giao hàng
(từ 10% đến 40%), giảm thời gian sản xuất (từ 10% đến 50%), mức độ tồn kho ít hơn
(giảm từ 10% đến 50%), giảm thời gian giao hàng trễ (từ 25% đến 50%).
1.2 Sự phát triển của hệ thống ERP
Cho đến gần đây, hầu hết các công ty có hệ thống thơng tin chưa được tích hợp
chỉ hỗ trợ các hoạt động của các khu vực chức năng riêng lẻ. Do đó, một cơng ty sẽ có
các hệ thống thông tin như hệ thống thông tin tiếp thị, hệ thống thông tin sản xuất, v.v.
Như vậy, mỗi cơng ty có phần cứng, phần mềm và phương pháp xử lý dữ liệu và thông
tin riêng. Các hệ thống thơng tin được cấu hình theo cách này được gọi là một “silo” vì
mỗi bộ phận có silo riêng của thông tin không được kết nối với silo tiếp theo.
Các hệ thống khơng tích hợp có thể hoạt động tốt trong từng khu vực chức năng
riêng lẻ, nhưng để cạnh tranh, một công ty phải chia sẻ dữ liệu giữa tất cả các khu vực
chức năng. Khi hệ thống thông tin của một cơng ty khơng được tích hợp, có thể dẫn đến
sự kém hiệu quả trong hoạt động kinh doanh. Ví dụ, hai khu vực chức năng có hệ thống
thơng tin riêng biệt, khơng được tích hợp, để chia sẻ dữ liệu, nhân viên trong một khu
vực chức năng cần in ra dữ liệu từ một khu vực khác, sau đó nhập dữ liệu vào hệ thống
thơng tin của khu vực mình. Việc nhập dữ liệu này khơng chỉ mất gấp đơi thời gian mà
cịn làm tăng đáng kể khả năng xảy ra lỗi khi nhập dữ liệu. Ngoài ra, q trình này có
thể được tự động hóa bằng cách yêu cầu một hệ thống thông tin ghi dữ liệu vào một tệp
để hệ thống thông tin khác đọc. Điều này sẽ giảm xác suất sai sót, nhưng nó chỉ có thể
được thực hiện định kỳ (thường là qua đêm hoặc vào cuối tuần) để giảm thiểu sự gián
đoạn đối với các giao dịch kinh doanh thông thường. Do q trình cập nhật hệ thống có
độ trễ nên dữ liệu được truyền sẽ hiếm khi được cập nhật. Ngoài ra, dữ liệu có thể được
định nghĩa khác nhau trong các hệ thống dữ liệu khác nhau; ví dụ, các sản phẩm có thể
được gọi bằng số định danh (mã sản phẩm) khác nhau trong các hệ thống khác nhau.

12 / 189


Sự khác biệt này có thể tạo ra các vấn đề khác trong việc chia sẻ thông tin kịp thời và

chính xác giữa các khu vực chức năng.
Ngày nay, một doanh nghiệp nên có phần mềm tích hợp để quản lý tất cả các
khu vực chức năng. Tuy nhiên, hệ thống ERP tích hợp là một hệ thống phần cứng và
phần mềm cực kỳ phức tạp, không khả thi cho đến những năm 1990. Các hệ thống ERP
hiện tại phát triển là kết quả của ba yếu tố: (1) sự tiến bộ của công nghệ phần cứng và
phần mềm (sức mạnh tính tốn, bộ nhớ và truyền thơng) cần thiết để hỗ trợ hệ thống,
(2) phát triển tầm nhìn về hệ thống thơng tin tích hợp, và (3) tái cấu trúc các công ty để
chuyển từ tập trung vào chức năng sang tập trung vào quy trình nghiệp vụ.
1.2.1 Sự tiến bộ của công nghệ phần cứng và phần mềm
Phần cứng và phần mềm máy tính phát triển nhanh chóng trong những năm 1960
và 1970. Máy tính kinh doanh thực tiễn đầu tiên là máy tính lớn của những năm 1960.
Mặc dù những máy tính này đã bắt đầu thay đổi cách thức tiến hành kinh doanh, nhưng
chúng không đủ mạnh để cung cấp dữ liệu tích hợp theo thời gian thực cho việc ra quyết
định kinh doanh. Theo thời gian, máy tính ngày càng nhanh hơn, nhỏ hơn và rẻ hơn dẫn đến sự gia tăng của các thiết bị di động ngày nay. Sự phát triển nhanh chóng của
khả năng phần cứng máy tính đã được mơ tả chính xác bởi Định luật Moore. Năm 1965,
nhân viên Gordon Moore của Intel đã quan sát thấy rằng số lượng bóng bán dẫn có thể
được tích hợp trong chip máy tính tăng gấp đơi sau mỗi 24 tháng và xu hướng này vẫn
tiếp tục.

Số bóng bán dẫn

Bộ xử lý Intel

Hình 1: Định luật Moore

Năm

13 / 189

Trong thời gian này, phần mềm máy tính cũng phát triển để tận dụng các khả
năng ngày càng tăng của phần cứng máy tính. Trong những năm 1970, phần mềm cơ
sở dữ liệu quan hệ đã được phát triển, cung cấp cho các doanh nghiệp khả năng lưu trữ,
truy xuất và phân tích khối lượng lớn dữ liệu.
Phần mềm bảng tính, một cơng cụ kinh doanh cơ bản ngày nay, đã trở nên phổ
biến vào những năm 1980. Với bảng tính, các nhà quản lý có thể thực hiện các phân
tích kinh doanh phức tạp mà khơng cần phải dựa vào một lập trình viên máy tính để
phát triển các chương trình tùy chỉnh.
Sự phát triển phần cứng và phần mềm máy tính của những năm 1960, 1970 và
1980 đã mở đường cho sự phát triển của hệ thống ERP.
1.2.2 Những nỗ lực đầu tiên để chia sẻ tài nguyên
Khi máy tính cá nhân trở nên phổ biến trong kinh doanh vào những năm 1980,
rõ ràng là người dùng cần một cách để chia sẻ thiết bị ngoại vi (chẳng hạn như máy in
và đĩa cứng, vốn khá đắt vào đầu những năm 1980) và quan trọng hơn là dữ liệu. Vào
thời điểm đó, thơng tin kinh doanh quan trọng đang được lưu trữ trên các máy tính cá
nhân, nhưng khơng có cách nào dễ dàng để chia sẻ thơng tin dưới dạng điện tử.
Đến giữa những năm 1980, sự phát triển của viễn thông cho phép người dùng
chia sẻ dữ liệu và thiết bị ngoại vi trên các mạng cục bộ. Trong các tổ chức / doanh
nghiệp, nhân viên có thể tải dữ liệu từ máy tính trung tâm xuống máy tính để bàn của
họ và làm việc với dữ liệu tại bàn của họ.
Sự sắp xếp máy tính trung tâm - máy tính cục bộ này hiện được gọi là kiến trúc
máy khách - máy chủ. Máy chủ (máy tính trung tâm) trở nên mạnh mẽ hơn, ít tốn kém
hơn và cung cấp khả năng mở rộng. Khả năng mở rộng có nghĩa là cơng suất của một
thiết bị có thể được tăng lên bằng cách thêm phần cứng mới. Trong trường hợp mạng
máy khách - máy chủ, khả năng thêm máy chủ làm cho mạng có thể mở rộng - do đó
kéo dài tuổi thọ của khoản đầu tư phần cứng. Khả năng mở rộng là một đặc điểm của
mạng máy khách - máy chủ, nhưng thường khơng phải của các hệ thống dựa trên máy
tính lớn (mainframe).
Vào cuối những năm 1980, nhiều phần cứng và phần mềm cần thiết để hỗ trợ sự
phát triển của hệ thống ERP đã được đưa ra: tính tốn nhanh, truy cập mạng và công

nghệ cơ sở dữ liệu tiên tiến.
14 / 189


Phần mềm giúp lưu giữ dữ liệu kinh doanh của doanh nghiệp một cách có tổ
chức và cho phép dễ dàng truy xuất dữ liệu, là hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu (DBMS).
Đến giữa những năm 1980, DBMS được yêu cầu để quản lý sự phát triển của phần mềm
ERP phức tạp đã tồn tại.
Yếu tố cuối cùng cần thiết để phát triển phần mềm ERP là sự hiểu biết và chấp
nhận từ cộng đồng doanh nghiệp. Nhiều doanh nghiệp chưa nhận ra lợi ích của hệ thống
thơng tin tích hợp cũng như khơng sẵn sàng dành nguồn lực để phát triển phần mềm
ERP.
1.2.3 Nguồn gốc sản xuất của ERP
Phần mềm sản xuất tiên tiến trong những năm 1960 và 1970, phát triển từ hệ
thống theo dõi hàng tồn kho đơn giản sang phần mềm lập kế hoạch yêu cầu nguyên vật
liệu (MRP). MRP là phương pháp lập lịch trình sản xuất xác định thời gian và số lượng
vận hành sản xuất và phát hành đơn đặt hàng mua để đáp ứng lịch trình sản xuất tổng
thể. Phần mềm MRP cho phép người quản lý nhà máy lập kế hoạch sản xuất và các yêu
cầu về nguyên vật liệu dựa trên dự báo bán hàng, dự đoán doanh số bán hàng trong
tương lai. Trước tiên, giám đốc nhà máy xem xét dự báo của Tiếp thị và Bán hàng về
nhu cầu của khách hàng, sau đó xem xét lịch trình sản xuất cần thiết để đáp ứng nhu
cầu đó, tính tốn ngun vật liệu thơ cần thiết để đáp ứng mức sản xuất yêu cầu, và cuối
cùng, dự kiến chi phí của những ngun liệu thơ đó. Đối với một cơng ty có nhiều sản
phẩm, ngun liệu thơ và các nguồn lực sản xuất chung, loại dự báo này là khơng thể
nếu khơng có máy tính để theo dõi các đầu vào khác nhau. Các chức năng cơ bản của
MRP có thể được xử lý bởi các máy tính lớn; tuy nhiên, sự ra đời của trao đổi dữ liệu
điện tử (EDI) - trao đổi trực tiếp giữa máy tính với máy tính các tài liệu kinh doanh tiêu
chuẩn - đã cho phép các công ty xử lý quy trình mua hàng bằng phương pháp điện tử,
tránh chi phí và sự chậm trễ do hệ thống hóa đơn và đặt mua hàng bằng giấy. Khu vực
chức năng ngày nay được gọi là Quản lý chuỗi cung ứng (SCM) bắt đầu với việc chia

sẻ lịch trình sản xuất dài hạn giữa các nhà sản xuất và nhà cung cấp của họ.
1.2.4 Động lực của quản lý để phát triển ERP
Thời kỳ kinh tế khó khăn vào cuối những năm 1980 và đầu những năm 1990 đã
khiến nhiều công ty phải sắp xếp và tổ chức lại. Những cuộc đại tu công ty là một trong

15 / 189


những kích thích cho sự phát triển ERP. Các cơng ty cần tìm ra cách nào đó để tránh
các loại tình huống sau:
Mountaineering, Inc. - nhà cung cấp dịch vụ ngoài trời phục vụ các vận động
viên thể thao trẻ trung và sành điệu, nó có lợi nhuận và theo kịp đối thủ, nhưng hệ thống
thơng tin khơng được tích hợp và kém hiệu quả (cũng như hệ thống của các đối thủ
cạnh tranh). Bộ phận Tiếp thị và Bán hàng đi theo một lối mòn giấy tờ mất thời gian và
khó sử dụng khi đàm phán và chốt doanh số với các nhà bán lẻ. Tuy nhiên, để lập lịch
trình sản xuất của nhà máy, người quản lý Bộ phận sản xuất cần thơng tin chính xác,
kịp thời về các đơn đặt hàng bán thực tế và dự kiến từ người quản lý Tiếp thị và Bán
hàng. Nếu không có thơng tin như vậy, Giám đốc sản xuất phải dự đoán sản phẩm nào
sẽ sản xuất - và số lượng bao nhiêu - để duy trì vận hành dây chuyền sản xuất. Đơi khi
một dự đốn đánh giá q cao nhu cầu và đôi khi thấp hơn nhu cầu.
Việc sản xuất thừa một sản phẩm nào đó có thể là cơng ty đang vướng phải một
sản phẩm có thị trường đang giảm dần do thay đổi kiểu dáng hoặc thay đổi nhu cầu
theo mùa. Khi công ty lưu trữ sản phẩm để chờ người mua, thì phải chịu chi phí kho
hàng. Mặt khác, việc sản xuất khơng đủ đáp ứng nhu cầu có thể dẫn đến việc sản phẩm
khơng sẵn sàng cho ngày giao hàng đã hứa, dẫn đến việc khách hàng khơng hài lịng và
có thể bị hủy đơn đặt hàng. Nếu cố gắng bắt kịp các đơn đặt hàng, sẽ phải trả tiền làm
thêm giờ cho công nhân nhà máy hoặc phải trả thêm phí cho các chuyến hàng giao
nhanh.
Cuối cùng, ban lãnh đạo của các công ty lớn quyết định rằng họ khơng cịn khả
năng chịu đựng loại hình thiếu hiệu quả được minh họa trong ví dụ Mountaineering sự kém hiệu quả do mơ hình chức năng của tổ chức kinh doanh gây ra. Mô hình này có

nguồn gốc sâu xa từ hoạt động kinh doanh của Hoa Kỳ, bắt đầu từ mơ hình tổ chức
General Motors do Alfred P. Sloan phát triển vào những năm 1930. Mơ hình kinh doanh
chức năng minh họa khái niệm kho thơng tin, nó hạn chế việc trao đổi thông tin giữa
các cấp điều hành thấp hơn. Thay vào đó, việc trao đổi thơng tin giữa các nhóm điều
hành được xử lý bởi lãnh đạo cao nhất, những người có thể khơng am hiểu về một khu
vực chức năng riêng lẻ.

16 / 189


Tài chính và Kế tốn

Dịng thơng tin

Hậu cần

Dịng thơng tin

Sản xuất

Dịng thơng tin

Bán hàng

Dịng thơng tin

Marketing

Dịng thơng tin

Quản lý cấp cao

Dịng ngun vật liệu và sản phẩm
Hình 2: Mơ hình tổ chức theo hướng chức năng

Mơ hình chức năng rất hữu ích trong nhiều thập kỷ và nó đã thành cơng ở Hoa
Kỳ, nơi có sự cạnh tranh hạn chế và nơi mà sự linh hoạt và ra quyết định nhanh chóng
khơng phải là u cầu để thành cơng. Tuy nhiên, trong những thị trường thay đổi nhanh
chóng của những năm 1990, mơ hình chức năng đã dẫn đến việc các tổ chức q tải và
cồng kềnh, khơng có khả năng phản ứng nhanh chóng với sự thay đổi. Đã đến lúc thích
hợp để xem một doanh nghiệp như một tập hợp các quy trình chức năng chéo. Trong
mơ hình tổ chức này, mơ hình kinh doanh chức năng, với các kho thơng tin riêng biệt,
khơng cịn nữa. Giờ đây, thơng tin ln chuyển giữa các nhóm điều hành mà không cần
sự tham gia của quản lý cao nhất.
Quản lý cấp cao
Tài chính
và kế tốn

Kế tốn
phải trả

Kế tốn
phải thu

Mua sắm

Sản xuất

Hậu cần

Dịng thơng tin

Cung cấp

Trao đổi

Khách hàng

Nhà cung cấp

Marketing và bán hàng

Lưu trữ và vận
chuyển

Dòng nguyên vật liệu và sản phẩm

Hình 3: Mơ hình doanh nghiệp theo hướng quy trình
17 / 189


Trong một cơng ty theo định hướng quy trình, luồng thông tin và hoạt động quản
lý là "ngang" giữa các chức năng, phù hợp với luồng nguyên vật liệu và sản phẩm.
Dòng chảy ngang này thúc đẩy sự linh hoạt và ra quyết định nhanh chóng. Cuốn sách
mang tính bước ngoặt năm 1993 của Michael Hammer, Tái cấu trúc công ty: Tun
ngơn cho cuộc cách mạng kinh doanh, đã kích thích các nhà quản lý thấy được tầm
quan trọng của việc quản lý các quy trình kinh doanh. Những cuốn sách như của
Hammer, cùng với thời kỳ kinh tế khó khăn cuối những năm 1980, đã dẫn đến các nhà
quản lý bắt đầu xem phần mềm ERP như một giải pháp cho các vấn đề kinh doanh.
Trong những năm gần đây, động lực tiếp tục cho việc áp dụng hệ thống ERP đến

từ nỗ lực của các công ty nhằm tuân thủ Đạo luật Sarbanes-Oxley năm 2002, một đạo
luật liên bang được thơng qua để đối phó với gian lận kế tốn được phát hiện tại các
cơng ty lớn như Enron và WorldCom, …
SAP là công ty đầu tiên phát triển phần mềm cho hệ thống ERP và là công ty
dẫn đầu thị trường hiện nay về bán phần mềm ERP. Tính đến năm 2011, SAP có hơn
109.000 khách hàng, 53.000 nhân viên và doanh thu $ 12,5 tỷ mỗi năm.
1.3 Lựa chọn nhà tư vấn và nhà cung cấp
Bởi vì các gói phần mềm ERP rất lớn và phức tạp, một người không thể hiểu hết
về một hệ thống ERP duy nhất; cá nhân cũng không thể so sánh đầy đủ các hệ thống
khác nhau. Vì vậy, trước khi chọn nhà cung cấp phần mềm, hầu hết các công ty đều
nghiên cứu nhu cầu của họ và sau đó th một nhóm tư vấn phần mềm bên ngồi để
giúp chọn (các) nhà cung cấp phần mềm phù hợp và cách tiếp cận tốt nhất để triển khai
ERP. Làm việc với tư cách là một nhóm với khách hàng, các chuyên gia tư vấn áp dụng
kiến thức chuyên môn của họ để lựa chọn một nhà cung cấp (hoặc các nhà cung cấp)
ERP sẽ đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng.
Sau khi giới thiệu một nhà cung cấp, các chuyên gia tư vấn thường sẽ đề xuất
các mô đun phần mềm phù hợp nhất với hoạt động của cơng ty, cùng với các cấu hình
trong các mơ đun đó phù hợp nhất. Việc lập kế hoạch trước này không chỉ liên quan
đến các nhà tư vấn và bộ phận CNTT của cơng ty mà cịn phải liên quan đến việc quản
lý tất cả các khu vực chức năng.
1.4 Các câu hỏi liên quan đến ERP
Chi phí một hệ thống ERP là bao nhiêu?
18 / 189


Tổng chi phí triển khai hệ thống ERP bao gồm một số yếu tố, bao gồm: (i) Quy
mô của phần mềm ERP, tương ứng với quy mô của công ty mà nó phục vụ (ii) Nhu cầu
về phần cứng mới để có khả năng chạy được phần mềm ERP phức tạp (iii) Phí tư vấn
và chuyên gia phân tích (iv) Thời gian cần thiết để thực hiện (gây gián đoạn hoạt động
kinh doanh) (v) Đào tạo (tốn cả thời gian và tiền bạc).

Một công ty lớn, với hơn 1.000 nhân viên, có khả năng sẽ chi từ $100 triệu đến
$ 500 triệu cho một hệ thống ERP với các hoạt động liên quan đến nhiều quốc gia, tiền
tệ, ngôn ngữ và luật thuế. Việc cài đặt như vậy có thể tốn tới $ 30 triệu phí bản quyền
phần mềm, $ 200 triệu phí tư vấn, hàng triệu $ bổ sung để mua phần cứng mới và thậm
chí hàng triệu $ để đào tạo người quản lý và nhân viên. Việc triển khai tồn bộ hệ thống
mới có thể mất từ bốn đến sáu năm.
Một cơng ty quy mơ trung bình (cơng ty có ít hơn 1.000 nhân viên) có thể chi từ
$ 10 triệu đến $ 20 triệu trong tổng chi phí triển khai và đưa hệ thống ERP của mình
vào hoạt động trong khoảng hai năm.
Một cơng ty nhỏ hơn, ví dụ cơng ty có doanh thu hàng năm dưới $ 50 triệu, có
thể chi trả khoảng $ 300.000 cho việc triển khai ERP, hoặc một cơng ty có doanh thu
từ $ 100 triệu đến $ 250 triệu có thể chi khoảng $ 1,4 triệu. Đối với những công ty này,
việc triển khai thường mất khoảng 10 tháng.
Có phải mọi doanh nghiệp nên mua gói ERP?
Theo thiết kết, các gói ERP bao hàm một cách làm kinh doanh nhất định và
chúng yêu cầu người dùng tuân theo cách thức kinh doanh đó. Đối với một doanh
nghiệp cụ thể, một số hoạt động của nó hoặc một số bộ phận của nó, có thể khơng phù
hợp với những ràng buộc vốn có trong ERP. Do đó, một doanh nghiệp bắt buộc phải
phân tích chiến lược kinh doanh, tổ chức, văn hóa và hoạt động kinh doanh của mình
trước khi lựa chọn phương pháp tiếp cận ERP.
Ví dụ, Kmart vào năm 2002 đã lỗ $ 130 triệu vì một dự án chuỗi cung ứng ERP
thất bại. Vào thời điểm đó, Kmart khơng hài lịng với phần mềm chuỗi cung ứng hiện
có của mình và họ đã cố gắng triển khai một sản phẩm khác quá nhanh.
Trong nhiều năm, nhà bán lẻ khổng lồ Walmart của Hoa Kỳ đã chọn không mua
một hệ thống ERP mà thay vào đó là tự viết tất cả các phần mềm. Triết lý của Walmart
là quy trình kinh doanh chiến lược tồn cầu phải thúc đẩy công nghệ. Nhân viên CNTT
19 / 189


của cơng ty được khuyến khích xem xét khía cạnh bán hàng của một quy trình trước

tiên và quan trọng nhất, sau đó để cơng nghệ làm theo. Tuy nhiên, vào năm 2007,
Walmart đã thay đổi hướng đi và quyết định triển khai SAP Financials. Giám đốc điều
hành của Walmart được cho là đã nói rằng việc triển khai gói SAP Financials sẽ cho
phép công ty phát triển ở nhiều quốc gia, bao gồm cả Trung Quốc.
Chính phủ Singapore đang triển khai một dự án ERP sẽ liên kết 20 nhà cung cấp
dịch vụ chăm sóc sức khỏe khác nhau lại với nhau dưới một hệ thống, được ước tính
hiệu quả hơn 20% và sẽ loại bỏ một lượng lớn thông tin trùng lặp. Cùng với các phân
hệ thông thường mà hệ thống ERP có, chẳng hạn như tài chính và quản lý nhân sự, hệ
thống chăm sóc sức khỏe này sẽ bao gồm cả hồ sơ y tế điện tử và các phân hệ quản lý
lâm sàng.
Đôi khi, một công ty chưa sẵn sàng cho ERP. Trong nhiều trường hợp, khó khăn
trong việc triển khai ERP phát sinh khi ban lãnh đạo khơng hiểu hết các quy trình nghiệp
vụ hiện tại của mình và khơng thể đưa ra các quyết định triển khai một cách kịp thời.
Một lợi thế của hệ thống ERP là nó có thể giảm chi phí bằng cách hợp lý hóa các quy
trình nghiệp vụ. Nếu một công ty không sẵn sàng thay đổi các quy trình nghiệp vụ của
mình để làm cho chúng hiệu quả hơn, thì cơng ty đó sẽ phải gánh chịu một khoản tiền
lớn cho phần mềm và phí tư vấn mà khơng có sự cải thiện nào về hiệu quả hoạt động
của tổ chức.
Phần mềm ERP có linh hoạt khơng?
Mặc dù nhiều người cho rằng hệ thống ERP (đặc biệt là hệ thống SAP ERP) là
cứng nhắc, nhưng SAP ERP cung cấp nhiều tùy chọn cấu hình giúp các doanh nghiệp
tùy chỉnh phần mềm để phù hợp với nhu cầu riêng của họ. Ngồi ra, các lập trình viên
có thể viết các quy trình cụ thể cho các ứng dụng đặc biệt bằng ngơn ngữ lập trình nội
bộ của SAP, được gọi là Advanced Business Application Programming (ABAP). Nền
tảng tích hợp, NetWeaver, mang lại sự linh hoạt hơn nữa trong việc thêm cả các thành
phần của SAP và không phải SAP vào cơ sở hạ tầng CNTT của công ty. Các công ty
cần phải cẩn thận về mức độ lập trình tùy chỉnh mà họ đưa vào triển khai, hoặc họ có
thể thấy rằng họ chỉ đơn giản là tạo lại hệ thống thơng tin hiện có của mình trong một
gói phần mềm mới thay vì đạt được những lợi ích của các quy trình nghiệp vụ được
tích hợp và cải tiến. Trong quá trình triển khai PeopleSoft, FedEx Corporation đã cài

20 / 189


đặt các hệ thống dành cho các chức năng Tài chính và Nhân sự với ít hoặc khơng có
sửa đổi.
Khi đã có hệ thống ERP, việc cố gắng cấu hình lại nó trong khi vẫn giữ được
tính tồn vẹn của dữ liệu là rất tốn kém và mất thời gian. Đó là lý do tại sao việc lập kế
hoạch kỹ lưỡng trước khi thực hiện là rất quan trọng. Việc tùy chỉnh một chương trình
ERP dễ dàng hơn nhiều trong quá trình cấu hình hệ thống, trước khi bất kỳ dữ liệu nào
được lưu trữ.
Doanh nghiệp có thể mong đợi lợi nhuận gì từ việc đầu tư ERP?
Những lợi ích tài chính do hệ thống ERP mang lại có thể khó tính tốn vì đơi khi
ERP làm tăng doanh thu và giảm chi phí theo những cách khó đo lường. Ngoài ra, một
số thay đổi diễn ra trong một khoảng thời gian dài nên rất khó theo dõi. Cuối cùng, hệ
thống thơng tin cũ có thể khơng có khả năng cung cấp dữ liệu tốt về hoạt động của công
ty trước khi triển khai ERP, khiến việc so sánh trở nên khó khăn.
Tuy nhiên, lợi tức đầu tư vào hệ thống ERP có thể được đo lường và diễn giải
theo nhiều cách:
•

Bởi vì ERP loại bỏ nỗ lực dư thừa và dữ liệu trùng lặp, nó có thể tiết kiệm chi
phí hoạt động, hoặc có thể giúp một cơng ty sản xuất hàng hóa và dịch vụ nhanh
hơn, doanh số bán hàng nhiều hơn có thể được tạo ra hàng tháng.

•

Trong một số trường hợp, một cơng ty khơng triển khai hệ thống ERP có thể bị
các đối thủ cạnh tranh có hệ thống ERP ép buộc phải ngừng kinh doanh - làm
thế nào để tính tốn lợi thế về tiền tệ khi cịn hoạt động kinh doanh?

•

Một hệ thống ERP hoạt động trơn tru có thể giúp nhân sự, nhà cung cấp, nhà
phân phối và khách hàng của công ty đỡ thất vọng - một lợi ích là có thật, nhưng
khó định lượng.

•

Bởi vì việc tiết kiệm chi phí và tăng doanh thu đều diễn ra trong nhiều năm, nên
rất khó để đưa ra con số chính xác về số tiền tích lũy được từ khoản đầu tư ERP
ban đầu.

•

Bởi vì việc triển khai ERP mất nhiều thời gian, có thể có các yếu tố kinh doanh
khác ảnh hưởng đến chi phí và lợi nhuận của cơng ty, gây khó khăn cho việc
tách riêng tác động của hệ thống ERP.

21 / 189


•

Hệ thống ERP cung cấp dữ liệu thời gian thực, cho phép các công ty cải thiện
giao tiếp với khách hàng bên ngồi, có thể cải thiện mối quan hệ với khách hàng
và tăng doanh số bán hàng.

Mất bao lâu để thấy được lợi tức từ khoản đầu tư ERP?
Lợi tức đầu tư (ROI) là đánh giá giá trị của dự án đầu tư, được tính bằng cách
chia giá trị lợi ích của dự án cho chi phí của dự án. ROI của hệ thống ERP có thể khó

tính tốn vì nhiều chi phí và lợi ích vơ hình đã được đề cập trước đây.
Một số cơng ty thậm chí khơng cố gắng tính tốn ROI. Các cơng ty thực hiện
tính tốn ROI đã nhận thấy kết quả rất khác nhau. Một số công ty tư vấn ERP từ chối
triển khai ERP trừ khi công ty khách hàng của họ thực hiện ROI.
Peerstone Research đã báo cáo về hơn 200 công ty sử dụng hệ thống SAP ERP
hoặc Oracle và phát hiện ra rằng 38% người trả lời khảo sát khơng thực hiện đánh giá
ROI chính thức. Trong nghiên cứu của Peerstone Research, 63% các công ty đã thực
hiện phép tính đã báo cáo ROI dương cho ERP. Các cơng ty sản xuất có nhiều khả năng
thấy ROI dương hơn so với chính phủ hoặc các tổ chức giáo dục. Tuy nhiên, hầu hết
các công ty báo cáo rằng các mục tiêu phi tài chính là động lực chính cho việc cài đặt
ERP của họ. 71% trong số các công ty được khảo sát nói rằng mục tiêu đằng sau việc
cài đặt ERP là cải thiện tầm nhìn quản lý. Mặc dù Nestlé Hoa Kỳ gặp vấn đề với việc
triển khai ERP, nhưng Nestlé Hoa Kỳ đã ước tính tiết kiệm được chi phí là $ 325 triệu
sau sáu năm và hơn $ 200 triệu để triển khai.
Toro, một nhà sản xuất máy cắt cỏ bán buôn, đã chi $ 25 triệu và bốn năm để
triển khai hệ thống ERP. Lúc đầu, rất khó để Toro định lượng ROI. Sau đó, sự xuất
hiện của cơ sở khách hàng mở rộng của các nhà bán lẻ quốc gia, chẳng hạn như Sears
và Home Depot, khiến việc định lượng lợi ích trở nên dễ dàng hơn. Với lượng khách
hàng lớn hơn này, hệ thống ERP của Toro cho phép hãng tiết kiệm $ 10 triệu chi phí
hàng tồn kho hàng năm - kết quả của các phương pháp sản xuất, lưu kho và phân phối
tốt hơn.
Một cuộc khảo sát gần đây đối với các công ty vừa và nhỏ cho thấy chỉ 48% luôn
thực hiện đánh giá ROI và chỉ 25% luôn lặp lại việc tính tốn sau khi triển khai. Các
chủ doanh nghiệp vừa và nhỏ này cảm thấy họ chỉ cần một hệ thống ERP để hỗ trợ hoạt
động kinh doanh của mình, ngay cả khi việc tính tốn ROI không được thực hiện.
22 / 189


Tại sao một số công ty thành công với ERP hơn những công ty khác?
Các báo cáo triển khai ERP ban đầu chỉ ra rằng chỉ có một tỷ lệ nhỏ các cơng ty

trải qua q trình triển khai hệ thống ERP mới một cách suôn sẻ và ngay lập tức bắt
đầu nhận được những lợi ích mà họ mong đợi. Cần phải suy nghĩ cụ thể về lý do tại sao
các vấn đề cài đặt ERP có thể xảy ra.
Ví dụ cho trường hợp triển khai thất bại của W. L. Gore, nhà sản xuất vải
GoreTex, đã gặp vấn đề trong việc triển khai hệ thống PeopleSoft cho nhân sự, xử lý
bảng lương và phúc lợi. Nhà sản xuất đã kiện PeopleSoft, Deloitte & Touche LLP, và
Deloitte Consulting vì sự kém năng lực. W. L. Gore đổ lỗi cho các nhà tư vấn vì khơng
hiểu hệ thống và để bộ phận Nhân sự của nó rơi vào tình trạng lộn xộn. Các chuyên gia
tư vấn của PeopleSoft đã được đưa đến để giải quyết các vấn đề sau khi triển khai,
nhưng việc sửa chữa đã khiến W. L. Gore tốn thêm hàng trăm nghìn $.
Hershey Foods (nay là The Hershey Company) đã có một đợt triển khai sơ bộ hệ
thống ERP của mình vào năm 1999, do nó sử dụng cái mà các chuyên gia gọi là cách
tiếp cận “Big Bang” để triển khai, trong đó các phần lớn của hệ thống được triển khai
cùng một lúc. Các công ty hiếm khi sử dụng phương pháp này vì nó rất rủi ro. Các bộ
phận xử lý đơn hàng và vận chuyển của Hershey gặp trục trặc và đã được khắc phục
vào cuối tháng 9. Vì lẽ đó, Hershey đã mất thị phần lớn trên thị trường kẹo Halloween
năm đó.
Thơng thường, việc triển khai khó khăn và ROI thấp là do sự cố của con người
và kỳ vọng sai lầm, khơng phải do trục trặc máy tính:
•

Một số giám đốc điều hành hy vọng một cách mù quáng rằng phần mềm mới sẽ
giải quyết những vấn đề kinh doanh cơ bản mà khơng phần mềm nào có thể sữa
được. Gốc của một vấn đề có thể nằm ở các quy trình nghiệp vụ cốt lõi cịn thiếu
sót. Trừ khi cơng ty thay đổi quy trình nghiệp vụ của mình, nếu khơng cơng ty
sẽ chỉ đang vi tính hóa một cách kinh doanh khơng hiệu quả.

•

Một số giám đốc điều hành và giám đốc CNTT không dành đủ thời gian để phân

tích đúng trong giai đoạn lập kế hoạch và triển khai.

•

Một số giám đốc điều hành và nhà quản lý CNTT bỏ qua việc huấn luyện và đào
tạo nhân viên.

23 / 189


•

Một số công ty không đặt quyền sở hữu hoặc trách nhiệm giải trình cho dự án
triển khai đối với nhân sự sẽ vận hành hệ thống. Việc thiếu quyền sở hữu này có
thể dẫn đến tình huống trong đó việc triển khai trở thành một dự án CNTT hơn
là một dự án tồn cơng ty.

•

Trừ khi một dự án lớn như triển khai ERP được thúc đẩy từ trên xuống, nếu
khơng nó chắc chắn sẽ thất bại; các giám đốc điều hành cấp cao phải đứng sau
dự án 100% nếu dự án đó thành cơng.

•

Một nghiên cứu học thuật gần đây cố gắng xác định các yếu tố thành công quan
trọng của việc triển khai ERP cho thấy rằng một nhà quản lý dự án giỏi là yếu
tố then chốt và là trung tâm dẫn đến thành công của một dự án. Ngoài ra, việc
đào tạo là rất quan trọng - cùng với một người thành công dự án, tức là một
người có thể khơng ở vai trị Giám đốc điều hành nhưng mang lại sự nhiệt tình

và khả năng lãnh đạo cho một dự án.

•

Việc triển khai ERP mang lại một lượng lớn thay đổi cho người sử dụng hệ
thống. Người quản lý cần quản lý hiệu quả sự thay đổi đó để đảm bảo việc thực
hiện diễn ra suôn sẻ.
Nhiều chuyên gia triển khai ERP nhấn mạnh tầm quan trọng của việc huấn luyện

và đào tạo thích hợp cho cả nhân viên và quản lý. Hầu hết mọi người sẽ chống lại việc
thay đổi cách họ làm việc một cách tự nhiên. Nhiều nhà phân tích đã lưu ý rằng sự hỗ
trợ tích cực của lãnh đạo cấp cao là rất quan trọng để chấp nhận và thực hiện thành cơng
những thay đổi như vậy trong tồn công ty.
Một số công ty sẵn sàng chia ngân quỹ cho phần mềm và phần cứng mới, nhưng
họ không lập ngân sách phù hợp cho việc đào tạo nhân viên. Phần mềm ERP rất phức
tạp và thoạt đầu có thể đáng sợ. Thực tế này chỉ hỗ trợ trường hợp đào tạo đầy đủ.
Gartner Research khuyến nghị phân bổ 17% ngân sách của dự án cho đào tạo. Những
công ty dành ít hơn 13% cho việc đào tạo có nguy cơ gặp vấn đề với việc triển khai
ERP của họ cao gấp ba lần. Chi phí bao gồm đào tạo nhân viên về cách sử dụng phần
mềm để thực hiện công việc của họ, thời gian ngừng hoạt động không hiệu quả của
nhân viên trong quá trình đào tạo và huấn luyện về cách dữ liệu họ kiểm soát ảnh hưởng
đến toàn bộ hoạt động kinh doanh.

24 / 189


Nestlé đã học được nhiều bài học từ việc triển khai hệ thống ERP. Dự án kéo dài
sáu năm, trị giá $ 210 triệu ban đầu đã thất bại vì Nestlé khơng đưa vào nhóm triển khai
bất kỳ nhân viên nào từ các nhóm điều hành bị ảnh hưởng. Nhân viên rời công ty, tinh
thần xuống dốc, và các cuộc gọi đến bộ phận trợ giúp. Sau ba năm, việc triển khai ERP

tạm thời bị dừng lại. Jeri Dunn, Phó chủ tịch kiêm Giám đốc điều hành của Nestlé Hoa
Kỳ, đã biết rằng các dự án triển khai phần mềm lớn không thực sự là về phần mềm, mà
là về thay đổi quản lý. Dunn nói rằng “Khi chuyển sang SAP, bạn đang thay đổi cách
mọi người làm việc…. Bạn đang thách thức các nguyên tắc của họ, niềm tin của họ và
cách họ đã làm mọi thứ trong rất nhiều năm.” Sau khi giải quyết các vấn đề ban đầu,
Nestlé cuối cùng đã gặt hái được nhiều lợi ích từ việc cài đặt hệ thống ERP.
Đối với nhiều công ty, phải mất nhiều năm trước khi họ có thể tận dụng hết các
khả năng đa dạng của hệ thống ERP. Hầu hết các cài đặt ERP đều tạo ra lợi nhuận và
tin tức hiện nay tập trung vào cách các công ty đạt được giá trị từ hệ thống hiện có của
họ hoặc đang nâng cấp và bổ sung chức năng cho hệ thống ERP hiện có của họ. Del
Monte Foods cần đáp ứng các yêu cầu của Walmart và Target về theo dõi gói hàng
bằng thiết bị nhận dạng tần số vơ tuyến (RFID), vì vậy khoảng một năm sau khi lắp đặt
hệ thống ERP, công ty đã gắn các ứng dụng RFID vào nền tảng SAP hiện có của mình
và đang nỗ lực để chuỗi cung ứng hiệu quả hơn.
1.5 SAP và R/3
Năm 1972, năm cựu nhân viên phân tích hệ thống của IBM ở Mannheim, Đức
đã tạo nên System analyse und Programmentwicklung (Phân tích hệ thống và phát triển
chương trình, hay SAP). Mục tiêu của SAP là phát triển một sản phẩm phần mềm tiêu
chuẩn có thể được cấu hình để đáp ứng nhu cầu của từng cơng ty, đáp ứng dữ liệu có
sẵn trong thời gian thực và người dùng làm việc trên màn hình máy tính, thay vì với
một lượng giấy tờ lớn.
Trong thời gian làm việc cho cơng ty hóa chất ICI của Đức, Plattner và Hopp đã
nảy sinh ý tưởng phát triển phần mềm mô đun. Mô đun phần mềm là các chương trình
riêng lẻ có thể được mua, cài đặt và chạy riêng, nhưng tất cả đều trích xuất dữ liệu từ
cơ sở dữ liệu chung.
Năm 1982, SAP phát hành gói phần mềm ERP máy tính lớn R/2. Trong suốt
những năm 1980, doanh số bán hàng tăng nhanh chóng, SAP đã mở rộng khả năng phần
25 / 189