PowerPoint presentation

CHUYÊN ĐỀ: KỸ NĂNG ĐÀM PHÁN

1


KỸ NĂNG ĐÀM PHÁN
Đàm phán không phải là một ván cờ, không
nên yêu cầu một thắng, một thua cũng không
phải là một trận chiến phải tiêu diệt hoặc đặt
đối phương vào thế chết, mà đàm phán vẫn là
một cuộc hợp tác đơi bên cùng có lợi.
(Theo I. Nierenberg)
2


I. Khái niệm và đặc điểm của đàm phán
1.

Khái niệm về đàm phán

+ Josepph Bumer: Đàm phán là một cuộc thảo luận giữa 2
hay nhiều người để đạt được thỏa thuận về những vấn đề
ngăn cách các bên mà không bên nào có đủ sức mạnh để
giải quyết những vấn đề ngăn cách đó.
+ Roger Fisher và William Ury: Đàm phán là phương tiện
cơ bản để đạt được cái ta muốn từ người khác. Đó là q
trình giao tiếp có đi có lại nhằm đạt được những thỏa thuận
trong khi ta và phía bên kia có những quyền lợi có thể chia
sẻ và những quyền lợi đối kháng.

3

I. Khái niệm và đặc điểm của đàm phán
1.

Khái niệm về đàm phán

Đàm phán là hành vi và quá trình mà người ta muốn
điều hòa mối quan hệ giữa hai bên thông qua hiệp
thương mà đi đến ý kiến thống nhất.

4


Mục đích của đàm phán ??????
Mục đích chủ yếu của việc đôi bên đàm phán không
thể chỉ lấy nhu cầu mà mình theo đuổi làm xuất phát
điểm, mà nên thơng qua trao đổi quan điểm tiến
hành bàn bạc, cùng tìm phương án khiến cho đơi
bên đều có thể chấp nhận được.

5


2. Đặc điểm của đàm phán trong
kinh doanh






Đặc điểm thứ 1 : Đàm phán khơng đơn thuần là q
trình theo đuổi nhu cầu lợi ích của bản thân, mà là q
trình đơi bên thơng qua việc khơng ngừng điều chỉnh
nhu cầu của mỗi bên mà tiếp cận với nhau, cuối cùng
đạt tới ý kiến nhất trí.
Đặc điểm thứ 2 : Đàm phán không là sự lựa chọn đơn
nhất “hợp tác” hoặc “xung đột” mà là sự thống nhất
mẫu thuẫn giữa “hợp tác” và “xung đột”.
Đặc điểm thứ 3 : Đàm phán khơng phải là sự thỏa
mãn lợi ích của mình một cách khơng hạn chế, mà là
có giới hạn lợi ích nhất định
6


2. Đặc điểm của đàm phán trong
kinh doanh (tiếp)


Đặc điểm thứ 4 : Việc đánh giá một cuộc đàm phán
thành công hay thất bại không phải là lấy việc thực
hiện mục tiêu dự định của một bên nào đó làm tiêu
chuẩn duy nhất, mà có một loạt các tiêu chuẩn đánh
giá tổng hợp.

Đánh giá sự thành công của đàm phán dựa trên 3 tiêu
chuẩn chủ yếu sau :

- Tiêu chuẩn thực hiện mục tiêu

- Tiêu chuẩn tối ưu hóa giá thành

- Tiêu chuẩn quan hệ giữa hai bên

7


2. Đặc điểm của đàm phán trong
kinh doanh (tiếp)


Đặc điểm thứ 5 : Khi đàm phán làm ăn với công ty
nước ngồi, bạn cần qn triệt chấp hành chính sách,
phương châm và đường lối ngoại giao liên quan đến
quốc gia.



Đặc điểm thứ 6 : Kiên trì theo đuổi nguyên tắc bình
đẳng, hai bên cùng có lợi cho dù là làm ăn với nước
nghèo hay nước giàu (không phân biệt đối xử)



Đặc điểm thứ 7 : Đàm phán vừa là khoa học, vừa là
nghệ thuật.
8


3. Các kiểu đàm phán

3.1. Đàm phán kiểu mềm
Đàm phán kiểu mềm là đàm
phán kiểu hữu nghị. Người
đàm phán hết sức tránh xung
đột, dễ dàng chịu nhượng bộ
để giữ gìn mối quan hệ tốt đẹp
giữa hai bên. Họ nhấn mạnh
đến mối quan hệ chứ khơng đặt
nặng về lợi ích kinh tế.

9


3. Các kiểu đàm phán (tiếp)
3.2. Đàm
cứng

phán

kiểu

Đàm phán kiểu cứng cịn
được gọi là đàm phán kiểu
lập trường, trong đó người
đàm phán đưa ra một lập
trường hết sức cứng rắn, lo
sao đè bẹp được đối
phương.
10

3. Các kiểu đàm phán (tiếp)
3.3. Đàm phán kiểu nguyên tắc
-

Đàm phán kiểu nguyên tắc (ĐPNT) chủ trương tách
con người ra khỏi vấn đề.

-

Trong ĐPNT hai bên cần tập trung vào lợi ích chứ
khơng có giữ lấy lập trường.

-

Trong đàm phán bạn cần đưa ra các phương án khác
nhau để lựa chọn thay thế.

-

Kết quả của sự thỏa mãn trong ĐPNT cần dựa trên
những tiêu chuẩn khách quan nào đó.
11


Bảng so sánh giữa ba kiểu đàm phán
ĐP kiểu mềm

ĐP kiểu cứng

ĐPNT

Đối tác

Coi đối tác như bạn bè

Coi đối tác như địch thủ

Coi đối tác như những cộng
sự

Mục tiêu

Đạt thỏa thuận, giữ mối
quan hệ

Giành được thắng lợi bằng
mọi giá

Giải quyết vấn đề hiệu quả
và thân thiện

Xuất phát
điểm

Nhượng bộ để giữ quan
hệ

Bắt ép đối tác nhượng bộ

Tách con người khỏi vấn đề

Chủ trương

Với việc và người đều
ơn hịa

Với việc và người đều
cứng rắn

Đối với người thì ơn hịa, với
việc thì cứng

Lập trường

Dễ thay đồi

Kiên trì giữ lập trường

Chú ý đến lợi ích chứ không
phải lập trường

Phương
pháp

Đề xuất kiến nghị

Uy hiếp đối tác

Cùng tìm kiếm lợi ích chung

Phương án

Tìm phương án đối tác
có thể tiếp thu được

Tìm phương án có lợi cho
mình

Tìm hiểu phương án để hai
bên lựa chọn

Biểu hiện

Rất tránh xung đột

Tranh đua sức mạnh ý chí

Căn cứ tiêu chuẩn khách
quan để đạt thỏa thuận

Kết quả

Khuất phục sức ép của
đối tác

Tăng sức ép khiến đối tác
khuất phục

Khuất phục nguyên tắc chứ

không khuất phục trước sức
ép

12


II. TIẾN TRÌNH ĐÀM PHÁN
1.

Giai đoạn chuẩn bị

1.1. Tìm hiểu bản thân
-

Bạn cần tìm hiểu những ưu, nhược điểm, những
mặt mạnh, mặt yếu của mình (nếu bạn là người dễ
bị kích động, nóng giận)

-

Bạn cần có sự kiên nhẫn, tập kiềm chế cảm xúc, tập
tính nhạy cảm để có thể tiên đốn những gì đối tác
của bạn sẽ làm (nghệ thuật lắng nghe).

13


1.2. Tìm hiểu đối tác


Thứ nhất là thực lực của họ : lịch sử, ảnh hưởng xã hội,
tình hình tài chính, mức độ trang bị kỹ thuật, chất lượng,
số lượng của sản phẩm.



Thứ hai là nhu cầu và ý định của đối tác : mục đích hợp
tác của họ ? Nguyện vọng hợp tác có chân thành khơng?
Mức độ bức thiết của hợp tác ? Họ có lựa chọn nhiều
bạn hàng chưa?



Thứ ba là tìm hiểu nhân viên đàm phán của họ : Địa vị,
tính cách, sở thích, kinh nghiệm đàm phán ? Ai là người
quyết định trong đàm phán, năng lực, tính từng trải, sở
trường và những nhược điểm ?
14


1.3. Tổ chức đội ngũ đàm phán
Thông thường tổ đàm phán được tổ chức theo 3 chức
năng : chức năng đàm phán, chức năng phân tích và
chức năng quan sát.
-

Người trưởng đồn (lập trường kiên định, trí thức
quảng đại, tinh thông nghiệp vụ, kinh nghiệm, kỹ
năng sách lược, tư duy nhạy bén, giỏi tùy cơ ứng
biến, tập hợp sức mạnh tập thể…)

-

Chuyên viên đàm phán.

-

Quan sát viên

15


Khi chọn nhân viên đàm phán cần chú ý đến
những phẩm chất sau đây :


Thứ nhất là về kiến thức và năng lực (kiến thức kinh
doanh, luật, tâm lý, chính trị, văn hóa…)



Thứ hai là phẩm chất về tâm lý (tư duy nhạy bén,
nghị lực, nhẫn nại, kiềm chế cảm xúc, khơng kiêu
căng, sáng tạo, có lý lẽ khí tiết…)



Thứ ba là kỹ năng đàm phán (giỏi diễn đạt, trình
bày vấn đề sáng tỏ, chuẩn xác khi dùng từ…)

16


1.4. Lập mục tiêu, sách lược, kế hoạch đàm phán


Mục tiêu cần có tính co giãn, được chia thành 3 cấp (mục
tiêu cao nhất, mục tiêu trung gian, mục tiêu thấp nhất)



Xác định mục tiêu cần xác định điểm mạnh, yếu của mình
và đối tác, xem xét từ nay về sau có cịn giữ mối quan hệ
làm ăn với nhau nữa hay không, thời gian đàm phán….



Đưa ra kế hoạch để thực hiện cụ thể để thực hiện : bao
nhiêu giai đoạn, thời gian cho mỗi giai đoạn? Giai đoạn
nào đạt được mục tiêu nào?



Đưa ra sách lược cho mỗi giai đoạn, đánh giá phản ứng
của đối tác, dự kiến tình huống có thể xảy ra và cách giải
quyết.
17


1.5. Đàm phán thử



Chia tổ đàm phán ra thành hai nhóm, một bộ phận
đóng vai đối tác và mang lập trường, quan điểm, lợi
ích của đối tác.



Một bên đóng vai trị phía mình. Sự tập rượt này có
thể làm cho bạn phát hiện ra những trục trặc, sơ sót
mà trước đây chưa từng lường trước được.

18


2. Giai đoạn tiếp xúc

2.1. Tạo bầu khơng khí tiếp xúc
Trước khi bước vào đàm phán đôi bên cần để ra một ít thời
gian nói về những vấn đề khơng liên quan gì đến đàm phán,
khiến đơi bên cảm thấy hứng thú như : thời tiết, thể thao, phim
ảnh, tin tức hàng ngày.. Làm cho đơi bên cảm hình thành
khơng khí thoải mái, hài hịa…

Để xây dựng mối quan hệ tin cậy giữa hai bên nên chú ý đến 3
điều kiện :
Cần phải làm cho đối tác tin cậy mình

Cần phải tìm cách thể hiện những thành ý của mình
Cần chú ý làm cho đối tác tin cậy mình là ở hành động

chứ khơng phải là lời nói
19


2.2. Thăm dò đối tác
Phải đánh giá về kinh nghiệm đàm phán, tác phong
của đối tác, những điểm yếu, điểm mạnh của họ. Phải
thăm dò nguyên tắc mà đối tác phải tuân theo và trên
vấn đề nào có thể nhượng bộ

20


2.3. Sửa đổi kế hoạch đàm phán
Thay đổi kế hoạch đàm phán sao cho phù hợp với
tình hình mới, cái đó khơng phải chỉ để tranh thủ
quyền chủ động trong đàm phán, đảm bảo lợi ích của
mình, mà cũng là để thúc đẩy tiến trình hợp tác giữa
hai bên.

21


3. Giai đoạn thực chất
3.1. Đưa ra yêu cầu chính xác
Giá cả thế nào là hợp lý ? Cần dựa trên những tiêu chuẩn
sau đây :
- Giá cả hợp lý là giá cả thể hiện lợi ích chung của cả
hai bên.
- Giá cả hợp lý là giá cả có thể thỏa mãn yêu cầu hợp

tác lâu dài của đôi bên.
- Giá cả hợp lý là giá cả lợi ích cục bộ phục vụ lợi ích
tồn cục.
- Giá cả hợp lý là giá cả thống nhất giữa yêu cầu kỹ
thuật và yêu cầu kinh tế.
22


3.2. Điều chỉnh yêu cầu
Khi bạn cần nhượng bộ, bạn nên tuân theo những
điều sau đây :
- Thứ nhất, bạn cần để đối tác cảm thấy bạn chịu
nhượng bộ một bước quan trọng.
- Thứ hai, bạn hãy lấy những phương án thay thế mà
giá trị ngang nhau đổi lấy sự thay đổi lập trường
của đối tác.
- Thứ ba, lấy nhượng bộ để đổi lấy nhượng bộ, chứ
không nên nhượng bộ đơn phương.

23


3.3. Đạt thỏa thuận và ký hợp đồng
Khi thỏa thuận hợp đồng cần chú ý :
- Câu viết phải sáng tỏ, dùng từ phải chuẩn xác để hết sức
tránh hiểu lầm.
- Khi dùng đến ngoại ngữ để thảo hợp đồng, hai bên nên
cùng nhau xác nhận về hàm nghĩa, khiến mỗi từ có thể biểu
đạt chuẩn xác ý nguyện của đôi bên.
- Điều khoản hợp đồng dùng từ phải nhất trí (thuật ngữ).

- Khi trình bày những điều khoản có quan hệ với nhau hoặc
những quy định được nhiều lần nhắc đến thì cần phải đảm
bảo tính thống nhất.
- Những quy định trong hợp đồng cần phải cụ thể, chi tiết,
không nên viết chung chung.
24


III. PHÂN TÍCH GIÁ CẢ TRONG
ĐÀM PHÁN
Các yếu tố ảnh hưởng đến giá cả
1. Yêu cầu kỹ thuật

25