Tài liệu Một số thủ thuật khi dùng Google Docs pdf

Một số thủ thuật khi dùng Google Docs
Việc sử dụng phím tắt, tính năng kéo – th
ả, tạo shortcut cho Google Docs, phục hồi lại
phiên bản cũ của văn bản và dịch thuật nhanh chóng sẽ giúp bạn làm vi
ệc với Google
Docs hiệu quả hơn.
Google Docs là ứng dụng trực tuyến giúp soạn thảo, biên tập, quản lý và chia s
ẻ văn bản mạnh
mẽ của Google. Nó tương tự Microsoft Word, nhưng lại không quá phức tạp như phiên b
ản
Microsoft Word 2013 mới nên người dùng không cần phải tốn nhiều thời gian để l
àm quen.
Bạn có thể tham khảo một số thủ thuật nhỏ dưới đây để sử dụng Google Docs hiệu quả hơn.
Khai thác phím tắt
H
ầu hết các trang web không hỗ trợ phím tắt để gọi các tính năng khi sử dụng. Ví dụ, trong
lúc đang soạn thảo văn bản trực tuyến, người dùng nhấn tổ hợp phím Ctrl + S thì lệnh l
ưu
toàn bộ nội dung HTML của trang web sẽ được thực hiện, thay vì lưu văn bản nh
ư trên
Microsoft Word hay Notepad Google Docs thì khác, nó có nh
ững phím tắt độc lập so với
trình duyệt, giúp người dùng thao tác nhanh chóng và dễ dàng hơn với công vi
ệc soạn thảo
trên đó.
Dưới đây là một vài phím tắt thường sử dụng bạn cần biết:
 Ctrl + Alt + C: Sao chép phần văn bản đã được chọn (tương t
ự Ctrl + C trong
Microsoft Word).
 Ctrl + Alt + V: Dán phần văn bản bạn đã sao chép (tương tự Ctrl + V trong
Microsoft

Word).
 Ctrl +: Xóa tất cả các định dạng của văn bản đang đư
ợc chọn (loại bỏ in đậm, gạch
chân, in nghiêng, màu sắc ).
 Tab và Shift + Tab: Phím Tab giúp đẩy phần văn bản đư
ợc chọn cách xa lề một
khoảng 0.5 inch, còn tổ hợp phím Shift + Tab thì ngược lại.

Ctrl + Shift + C:
Đếm số lượng từ của phần văn bản bạn đang chọn.
 Ngoài ra, Google Docs còn có nhiều phím tắt hữu dụng khác, các bạn tham khảo t
ại
đây.

Kéo thả để upload văn bản
Trước đây, hầu hết người dùng Google Docs đều nghĩ công cụ này khá phi
ền phức, họ cũng
bày tỏ sự thất vọng bởi vì phải thực hiện một loạt các thao tác trên thanh menu và các nút l
ệnh
chỉ để tải lên một tập tin duy nhất. Nếu muốn tải lên m
ột tập tin khác, phải thực hiện lại các
thao tác trên. Tuy nhiên, tính năng Drag & Drop (kéo thả) đã làm thay đ
ổi mọi suy nghĩ đó,
nhờ Drag & Drop mà việc upload một văn bản trên Google Docs trở nên thật đơn giản.
N
ếu người dùng muốn thêm một tập tin mới (như *.doc, *.docx, *.xls ) vào tài kho
ản Google
Docs của mình, chỉ cần kéo và thả từ cửa sổ Windows Explorer vào trình duy
ệt. Ngay lập tức,
văn bản sẽ được tải lên và bạn có thể thực hiện các thao tác chỉnh sửa trên Google Docs.

Shortcut tạo văn bản mới trên desktop
Để khởi tạo một văn bản mới trên Google Docs, người dùng thư
ờng phải thực hiện qua nhiều
công đoạn, như mở một thẻ mới trên trình duyệt, truy cập vào trang chủ của dịch v
ụ Google
Docs, rồi mới nhấn CREATE. Tuy nhiên, bạn có thể thao tác nhanh hơn, đơn giản hơn b
ằng
cách đưa địa chỉ này vào bookmark của trình duyệt, hoặc tạo một shortcut cho tính năng n
ày
ngay trên màn hình desktop để kích hoạt bất cứ khi nào.

Đầu tiên, nhấn chuột phải lên màn hình, chọn New, Shortcut. Sau đó, nhập địa chỉ vào c
ửa
sổ hiện ra. Tiếp theo, đặt tên bất kỳ cho shortcut sắp tạo, chẳng hạn là “Create Google Docs
”.
Cuối cùng nhấn Finish.

Lúc này, trên màn hình đã có một shortcut mới, mang biểu tượng của trình duy
ệt web mặc
định. Từ nay, bạn chỉ việc kích hoạt shortcut này để tạo một văn bản mới tr
ên Google Docs,
tuy nhiên, trình duyệt phải đang đăng nhập tài kho
ản Google, nếu không bạn cần phải đăng
nhập trước khi sử dụng.
Phục hồi lại dữ liệu cũ
Google Docs hỗ trợ lưu lại lịch sử những thao tác mà người dùng đã tác động làm thay đ
ổi nội
dung văn bản. Theo đó, nó không chỉ theo dõi các thao tác đã thực hiện để bạn xem lại, m
à
còn cho phép phục hồi văn bản về một trạng thái cũ hơn thật dễ dàng thông qua hệ thống l

ưu
trữ lịch sử tập tin. Để mở danh sách các trạng thái có thể phục hồi của tập tin trư
ớc đó, bạn
nhấn tổ hợp phím Ctrl + Alt + Shift + G.

Dịch thuật nhanh chóng
Cùng sử dụng bộ máy dịch thuật Google Translate, người dùng có th
ể dịch văn bản qua lại
giữa nhiều ngôn ngữ ngay trên giao diện soạn thảo văn bản. Tất cả những gì cần l
àm là vào
Tools, chọn Translate Docs, chỉ định ngôn ngữ đích cần dịch sang và đặt tên cho t
ập tin mới.
Ngay l
ập tức, màn hình sẽ hiển thị văn bản mới là n
ội dung sau khi dịch sang ngôn ngữ khác
của văn bản gốc.