Báo cáo thực tập tại công ty Cổ phần Đầu Tư Thương Mại và Công Nghệ Thăng Long

MỤC LỤC
CHƯƠNG 1:
LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY CỔ
PHẦN ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI VÀ PHÁT TRIỂN THĂNG LONG ......4
I.

GIỚI THIỆU CHUNG ........................................................................4

II.

LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN ....................................4

III.

MỘT SỐ THÀNH TỰU .....................................................................5

CHƯƠNG 2:
HOẠT ĐỘNG DỊCH VỤ TỔ CHỨC SỰ KIỆN CỦA CÔNG TY CỔ
PHẦN ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI VÀ CÔNG NGHỆ THĂNG LONG ......6
I.Mục tiêu của CIT Thăng Long đối với mỗi loại hình sự kiện: .......................6
II. Quy trình thực hiện: ......................................................................................9
2.1. Tìm kiếm khách hàng: ...........................................................................10
2.2. Xác định yêu cầu và thương lượng:.......................................................10
2.3. Chuẩn bị thực hiện: ................................................................................12
2.4. Thực hiện kế hoạch có kèm kiểm sốt: .................................................13
2.5. Truyền thơng sau sự kiện: .....................................................................14
2.6. Kết thúc sự kiên: ....................................................................................14
CHƯƠNG 3
GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG HOẠT ĐỘNG
DỊCH VỤ TỔ CHỨC SỰ KIỆN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ
THƯƠNG MẠI VÀ CÔNG NGHỆ THĂNG LONG ...................................16

3.1. Một số xu hướng phát triển:........................................................................16
3.2. Những yếu tố cần xác định rõ trước chương trình tổ chức:........................17
3.3. Nâng cao khả năng sáng tạo trong chương trình tổ chức sự kiện: .............18
3.4. Giải quyết sự cố trong tổ chức sự kiện: ......................................................20
KẾT LUẬN .......................................................................................................22
1


LỜI MỞ ĐẦU
Trước hết, em xin cám ơn nhà trường, các thầy cô giáo trong khoa, và
cô .......................................–giảng viên hướng dẫn em trong suốt thời gian
qua. Trong thời gian thực tập tại công ty CIT Thăng Long, cùng với sự
hướng dẫn của giảng viên ………………, em đã học hỏi được nhiều kinh
nghiệm thực tế (công việc tổ chức sự kiện, liên hệ gặp gỡ khách hàng, đàm
phán, giao tiếp, tạo mối quan hệ, xác định mục tiêu,…), có cái nhìn bao quát
về hoạt động tổ chức sự kiện và truyền thông trên điệu kiện thực tế hiện nay.
Trong bản báo cáo chuyên đề thực tập, dựa trên cơ sở lý thuyết về tổ
chức sự kiện, cộng với nghiên cứu thực tiễn bằng quan sát, điều tra phỏng
vấn, em xin đưa ra một số thông tin, đánh giá tổng quát, và một số nghiên
cứu cá nhân về tình hình thực trạng kinh doanh dịch vụ tổ chức sự kiện và
một vài ý kiến đóng góp nhằm nâng cao chất lượng kinh doanh dịch vụ tổ
chức sự kiện của công ty CP Đầu Tư Thương Mại và Công Nghệ Thăng
Long. Cụ thể gồm 3 chương như sau:
Chương 1: Lịch sử hình thành và phát triển của công ty CP tổ chức sự
kiện CIT Thăng Long
Chương 2: Thực trạng hoạt động dịch vụ tổ chức sự kiện của Công ty
CP CIT Thăng Long
Mục tiêu đối với mỗi loại sự kiện của Công ty;
- Quy trình thực hiện sự kiện của Cơng ty;
Chương 3: Giải pháp nhằm nâng cao chất lượng hoạt động dịch vụ tổ

chức sự kiện của công ty CP Đầu Tư Thương Mại và Cơng Nghệ
Thăng Long
Hồn thiện quy trình tổ chức sự kiện cho CIT Thăng Long
2


- Một số yếu tố ảnh hưởng tới hiệu quả của hoạt động tổ chức sự
kiện cần quan tâm.
Do kinh nghiệm chưa nhiều, thời gian, tài liệu và điều kiện còn nhiều
hạn chế, nên em xin đưa ra một số thông tin nghiên cứu cơ bản. Em xin chân
thành cảm ơn cô .......................................đã hỗ trợ giúp đỡ em trong thời
gian qua!

3


CHƯƠNG 1:
LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CƠNG TY CỔ
PHẦN ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI VÀ PHÁT TRIỂN THĂNG LONG
IV. GIỚI THIỆU CHUNG
Tên Cơng ty: CƠNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI VÀ CÔNG
NGHỆ THĂNG LONG
Tên viết tắt: CIT Thăng Long.,JSC
Văn phòng giao dịch:

Số 11 ngõ 72 Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, Hà Nội

Vốn pháp định 3.600.000.000 VNĐ (Ba tỷ sáu trăm triệu đồng)
Mã số Thuế: 0104359594
Số tài khoản: 110.224.209.680.14 mở tại Ngân hàng TMCP Kỹ thương

Việt Nam Chi nhánh Ngã Tư Sở - Hà Nội.
V.

LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN

Công ty Cổ phần CIT Thăng Long là một trong những doanh nghiệp có
uy tín ở Việt Nam hiện nay về Truyền thông xã hội. Trong thời gian hoạt
động, Công ty CIT Thăng Long liên tục tăng trưởng với tốc độ cao,
nguồn tài chính vững mạnh, đảm bảo cho đầu tư và phát triển.
Hiện nay công ty quy tụ gần 20 nhân sự từ các trường đại học uy tín
trong nước, am hiểu văn hóa địa phương; đội ngũ chuyên gia cố vấn
nhiều kinh nghiệm và tên tuổi trong lĩnh vực Truyền thơng xã hội, PR ...;
có mối quan hệ tốt với các Báo, Đài uy tín của Trung ương và Hà Nội;
gần 50 cộng tác viên thường xuyên phục vụ công tác tổ chức sự kiện; hơn
500 cộng tác viên thời vụ, phục vụ sự kiện.
CIT Thăng Long hoạt động với nhiệm vụ chính là tư vấn, thiết kế, xây
dựng và tiến hành thực hiện các sự kiện truyền thông xã hội (hiến máu
4


nhân đạo, vì nạn nhân da cam, vì người nghèo, vì người khuyết tật, vì trẻ
em khó khăn…), bên cạnh đó CIT Thăng Long cịn cung cấp các sản
phẩm q tặng phục vụ người hiến máu, quà tặng tôn vinh, khuyến mại…
Song hành cùng các hoạt động Truyền thông xã hội quy mơ cấp Quốc
gia, CIT Thăng Long cịn tích cực chia sẻ với cộng đồng bằng nhiều hoạt
động thiết thực, ý nghĩa và nhận được nhiều Bằng khen của Trung ương
Hội Chữ thập đỏ Việt Nam, Bộ Y tế và vinh dự nhận bằng ghi nhận
TẤM LÒNG VÀNG NHÂN ĐẠO.
VI. MỘT SỐ THÀNH TỰU
- Là đơn vị tổ chức nhiều Sự kiện quan trọng cấp Quốc gia về Hiến máu

- Là đơn vị đầu tiên tổ chức thành công chương trình đi bộ "Vì nạn nhân
da cam" tại Miền Bắc với 11.000 người tham dự
- Nhận nhiều bằng khen, bằng chứng nhận đóng góp tích cực cho các hoạt
động Hiến máu nhân đạo, vì nạn nhân chất độc da cam,… của Hội Chữ thập
đỏ Việt Nam.

5


CHƯƠNG 2:
HOẠT ĐỘNG DỊCH VỤ TỔ CHỨC SỰ KIỆN CỦA CÔNG TY CỔ
PHẦN ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI VÀ CÔNG NGHỆ THĂNG LONG
I. Mục tiêu của CIT Thăng Long đối với mỗi loại hình sự kiện:
Đối với một loại hình sự kiện, CIT Thăng Long đưa ra những đặc điểm
riêng biệt, những yếu tố cần coi trọng trong quá trình thực hiện để đạt được
mục tiêu trong mỗi loại hình.
- Hội nghị, hội thảo.
CIT Thăng Long đã đóng góp một phần không nhỏ vào thành công của
các hội nghị quan trọng, mang tầm quốc tế và có tính chính trị, ngoại giao
đặc biệt của Đảng, Chính phủ, các Bộ, Ban, Ngành của Việt Nam. Trong đó,
có những sự kiện nổi bật như Tuần lễ văn hóa Pháp tại Hà Nội, CIT Thăng
Long được coi là một trong những Công ty tiên phong trong lĩnh vực tổ chức
hội nghị, hội thảo.
- Họp báo.
Họp báo là một hình thức để kết nối chính phủ, các ban, ngành, cơ quan,
đơn vị, doanh nghiệp với giới truyền thông và cộng đồng. Tại buổi họp báo,
những vấn đề thắc mắc sẽ được giải đáp, đồng thời thông tin được chia sẻ
một cách công khai, minh bạch. Xác định được tầm quan trọng của họp báo,
bằng kinh nghiệm tổ chức của mình, CIT Thăng Long chú trọng vào các yếu
tố: trang trọng, lịch sự, thơng tin chính xác, khoa học và hấp dẫn giới truyền

thông. CIT Thăng Long hồn tồn chủ động đóng vai trị là cầu nối giữa
khách hàng với báo chí.
- Lễ ký kết.
Lễ ký kết được xem là nghi thức đánh dấu sự khởi đầu trong hợp tác giữa
các tổ chức, cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp mà theo đó các bên tham gia đều
cùng một mong muốn chung là vì sự thịnh vượng và phát triển. Tính đến
6


nay, CIT Thăng Long đứng ra tổ chức thành công rất nhiều lễ ký kết, đem lại
tín hiệu tốt đẹp cho các đối tác trên con đường vươn tới mục tiêu của mình.
- Lễ trao giải thưởng.
Lễ trao giải thưởng là một hoạt động cao quý nhằm tôn vinh những đơn
vị, cá nhân có thành tích xuất sắc và có nhiều cống hiến cho cộng đồng, tổ
chức, cơ quan, doanh nghiệp. Những sự kiện như vậy địi hỏi tính chun
nghiệp trong việc xây dựng kịch bản chương trình, triển khai thực hiện một
cách khoa học và hợp lý. Bằng những kinh nghiệm thực tiễn, các lễ trao giải
thưởng CIT Thăng Long thực hiện thường đảm bảo sự chính xác, trang trọng
và đầy ý nghĩa.
- Khai trương.
Khai trương là hoạt động mang nhiều ý nghĩa tốt đẹp với mong ước có
một sự khởi đầu tấn tài, tấn lộc. Cùng với những ý tưởng độc đáo và kinh
nghiệm dàn dựng, tổ chức, CIT Thăng Long đặt ra những yêu cầu đối với sự
kiện của khách hàng là một luồng sinh khí mới, tưng bừng, rộn rã nhưng vẫn
trang trọng và lịch sự, tôn trọng các bước truyền thống của một lễ khai
trương.
- Hội chợ, triển lãm.
Hội chợ, triển lãm được xem là cơ hội rất tốt để các cơ quan, doanh
nghiệp giới thiệu sản phẩm và thương hiệu của mình tới quảng đại quần
chúng. Ngoài việc xây dựng ngân sách và chuẩn bị cơ sở vật chất bao gồm:

Địa điểm tổ chức, thiết kế, cung cấp thiết bị cho các gian hàng, Cơng ty CIT
Thăng Long cịn đóng vài trị là cầu nối giữa nhà tổ chức và khách hàng, tạo
nên sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bên để đáp ứng tốt nhất mục tiêu của
hội chợ là nhằm giới thiệu và đưa thương hiệu cũng như sản phẩm tiếp cận
gần hơn với người tiêu dùng.
- Giới thiệu sản phẩm, khuyến mại.
7


Giới thiệu sản phẩm và khuyến mại là một trong những chiêu thức giúp
người tiêu dùng định vị thương hiệu. Lễ giới thiệu sản phẩm, khuyến mại
được tổ chức cả trong nhà và ngồi trời. Với các hình thức tổ chức sáng tạo,
hiệu quả, thú vị, CIT Thăng Long đã đưa tên tuổi nhiều thương hiệu sản
phẩm đến gần với người tiêu dùng và được người tiêu dùng tin tưởng lựa
chọn sử dụng.
- Tiệc ngoài trời.
Một trong các hoạt động giao lưu và trao đổi bên lề đặc sắc đó chính là tổ
chức tiệc ngồi trời. Một khơng gian thống đãng mở ra cho các ý tưởng
sáng tạo mới. Con người hòa đồng với thiên nhiên, khoảng cách giao lưu
gần gũi hơn, tạo cơ hội tìm hiểu thơng tin và mở rộng những mối liên kết
kinh doanh mới. Với dịch vụ trọn gói của mình, CIT Thăng Long có thể
giúp khách hàng tổ chức các bữa tiệc ngoài trời kết hợp với các chương trình
giải trí độc đáo, tạo thêm một sự lựa chọn cho các nhà tổ chức trong việc xây
dựng chương trình cho các sự kiện, hội thảo, hội nghị.
Các buổi tiệc đám cưới hoặc liên hoan ngoài trời cũng sẽ là những lựa
chọn có ý nghĩa phù hợp với mục đích và sở thích của khách hàng.
Với một đội ngũ đầu bếp, phục vụ chuyên nghiệp từ các khách sạn 5 sao.
Các thiết bị phục vụ tiệc tiêu chuẩn cùng các ý tưởng sáng tạo trong trang
trí, CIT Thăng Long cam kết mang đến cho khách hàng sự hài lòng khi
quyết định sử dụng dịch vụ của CIT Thăng Long

- Hoạt động ngoại khóa.
Cùng với q trình phát triển nhanh chóng của mơi trường làm việc, các
cơng ty rất cần thời gian để xây dựng, củng cố lịng tin, nâng cao tầm nhìn
lãnh đạo và khả năng giao tiếp giữa các thành viên trong cùng một Công ty.
Việc xây dựng các hoạt động ngoại khóa để tăng giao lưu giữa các nhân
viên và lãnh đạo là một nhu cầu tất yếu để làm vững mạnh nội lực của Công
ty.
8


CIT Thăng Long sẽ cùng đối tác xác định mục tiêu cần đạt tới, từ đó xây
dựng các chương trình hoạt động cụ thể để đạt được những mục tiêu đó. Tất
cả các yếu tố được xây dựng phù hợp với tên tuổi và thương hiệu cũng như
thông qua việc tìm hiểu nguyện vọng của các thành viên trong Cơng ty của
đối tác. Các thành viên trong Công ty của đối tác sẽ cảm thấy lãnh đạo Công
ty đã quan tâm đặc biệt để tạo ra những giá trị chỉ để dành cho họ. Và như
vậy, để đáp lại sự quan tâm của Công ty, họ sẽ nỗ lực hết mình để đóng góp
vào sự thành cơng của đối tác.
II. Quy trình thực hiện:
Quy trình chung của CIT Thăng Long có thể đưa ra thành các bước tiến
hành cơ bản sau:
Tìm kiếm khách hàng

Xác định yêu cầu và thương lượng

Chuẩn bị thực hiện

Thực hiện

Truyền thông sau sự kiện


Kết thúc hoạt động, đánh giá.

9


2.1. Tìm kiếm khách hàng:
Từ trước tới nay, khách hàng của cơng ty được tìm kiếm thơng qua hoạt
động PR và bán hàng cá nhân của công ty. Những cá nhân tham gia vào quá
trình tìm kiếm khách hàng thường giám đốc, trưởng các bộ phận, đôi khi là
những người có kinh nghiệm làm việc lâu năm.
Nhân viên kinh doanh của CIT Thăng Long tuy nhiều, nhưng cá nhân
tham gia tìm kiếm khách hàng thì rất ít. Chủ yếu là làm các chương trình sự
kiện, phụ trách những chương trình đã được đặt hàng. Hoạt động tổ chức sự
kiện, cũng như các dịch vụ được cung cấp phục vụ cho hoạt động tổ chức sự
kiện khá phức tạp, đòi hỏi có kinh nghiệm và hiểu các dịch vụ cơng ty cung
cấp. Trong khi đó, lượng nhân viên đáp ứng được những nhu cầu này thì
khơng nhiều, bởi nhân viên của CIT Thăng Long ngày một nhiều hơn, tuy
nhiên việc hợp tác lâu dài với CIT Thăng Long còn nhiều hạn chế, nhân viên
đa số là mới, chưa thạo việc, thời gian đào tạo tổ chức sự kiện khá lâu, nhân
viên chưa đủ khả năng tìm kiếm nguồn khách hàng cho cơng ty. Một điểm
nữa là CIT Thăng Long chưa có bộ phận chun trách tìm kiếm khách hàng,
mới đây có bộ phận PR, Marketing, hiện nay có 4 người, vẫn chưa tham gia
được nhiều vào quá trình tìm kiếm khách hàng, hay chưa có giải pháp cụ thể
cho việc tìm kiếm khách hàng. Mới ở giai đoạn xây dựng hệ thống cơ sở dữ
liệu cho công ty để giới thiệu với khách hàng.
Tóm lại, về cơng tác tìm kiếm khách hàng, chủ yếu dựa trên các mối
quan hệ của giám đốc và các trưởng phịng phụ trách kinh doanh, truyền
thơng, cố vấn của công ty.
2.2. Xác định yêu cầu và thương lượng:

Dưới góc nhìn của người làm marketing, điều quan trọng nhất của việc
thực hiện chương trình sự kiện là đáp ứng một cách tối ưu những mong
muốn của khách hàng, hay thông điệp gửi đến công chúng trong chương
10


trình tổ chức sự kiện. Bởi vậy, xác định yêu cầu, và hiểu đúng mong muốn
của khách hàng là một trong những yếu tố quan trọng quyết định sự thành
bại cho cả chương trình sự kiện.
CIT Thăng Long đưa ra nội dung cần thiết đối với việc tìm hiểu yêu cầu
của khách hàng và thương lượng là: thông tin về đối tác như cơng ty chun
về lĩnh vực gì, người mong muốn thực hiện chương trình là ai, người tham
gia đàm phán là ai, họ hiểu thế nào về công tác tổ chức hoạt động sự kiện,
đặc biệt là họ mong muốn tổ chức một chương trình sự kiện như thế nào,
khả năng chi phí của họ cho chương trình sự kiện đó, thời gian tổ chức khi
nào, đối tượng công chúng của họ là ai, mong muốn của họ đối với cơng
chúng mục tiêu là gì, họ u cầu CIT Thăng Long cung cấp dịch vụ tổ chức
trọn gói, hay họ sẽ tham gia vào phần nào của chương trình sự kiện,... Tất cả
những yếu tố trên đều được coi trọng để xác định lịch trình, địa điểm, kịch
bản cho một chương trình, yêu cầu cho người đại diện đàm phán cẩn thận, tỉ
mỉ và nhanh chóng nắm được mong muốn của khách hàng, cũng như khả
năng đáp ứng nhu cầu của CIT Thăng Long.
Việc tham gia đàm phán do người phụ trách chương trình chịu trách
nhiệm. Tham gia đàm phán thường có 2 người trở lên, một là người có mối
quan hệ sẵn với đối tác, hai là người chịu trách nhiệm tổ chức chương trình.
Hai đối tượng này cùng tham gia đàm phán để có thể hỗ trợ lẫn nhau, cũng
như để đáp ứng mong muốn của khách hàng một cách tốt nhất.
Kết quả của quá trình tìm hiểu yêu cầu và thương lượng với khách hàng
thường là xác định sự kiện tổ chức thuộc loại hình sự kiện nào, chủ đề cho
sự kiện là gì, chi phí cho sự kiện là bao nhiêu, thơng điệp khách hàng mong

muốn gửi tới cơng chúng là gì, cơng chúng tham dự là những ai, bao nhiêu
người, thời lượng diễn ra trong bao lâu, địa điểm thực hiện có thể là ở những
đâu.
11


2.3. Chuẩn bị thực hiện:
- Sau khi đã có chủ đề cho sự kiện cần tổ chức, người tổ chức cần nắm
được những yếu tố vĩ mô ảnh hưởng tới chương trình như luật, khu vực tổ
chức, văn hóa riêng của khách hàng, nguồn lực, và những vấn đề vi mơ như
địa điểm, cách thức phục vụ, cách trang trí, âm thanh ánh sáng, các kỹ xảo,
hiệu ứng đặc biệt. CIT Thăng Long có bộ phận chuyên phụ trách về sân
khấu, về âm thanh, ánh sáng, về thiết bị phục vụ sự kiện, mối quan hệ với
các địa điểm nhà hàng, khách sạn, khu vui chơi giải trí,… nên việc huy động
nguồn lực khá nhanh và hiệu quả. Điều quan trọng hơn, đó là kết hợp nguồn
lực cho phù hợp với chủ đề của chương trình, mà người điều hành phải nắm
rõ. Đôi khi, đối với những nhân viên mới chưa quen việc, thì cịn thiếu linh
hoạt, người thực hiện chương trình cũng có sự chia sẻ thơng tin một cách cởi
mở, thẳng thắn, tạo điều kiện cho đồng nghiệp học hỏi kinh nghiệm và chủ
động hợp tác trong quá trình thực hiện chương trình. Tuy nhiên, việc huy
động ý tưởng chưa được tốt cho lắm, thường là theo khuôn mẫu, và những
cá nhân cũng ngại chủ động đóng góp. Người chịu trách nhiệm chương trình
cần huy động những ý tưởng sáng tạo của đồng nghiệp một cách chủ động
hơn.
- Tiếp sau đó là viết chương trình: là cách tạo sản phẩm sự kiện trên giấy
tờ. Chương trình này sẽ được gửi đến khách hàng với bảng báo giá và chờ
phản hồi từ phía khách hàng. Thơng thường, đối với một sự kiện, đây là giai
đoạn quan trọng tạo sự khác biệt với các công ty sự kiện khác. Trong kịch
bản chương trình của CIT Thăng Long .
Bên cạnh việc đưa ra ý tưởng hay, còn phải đảm bảo khâu tổ chức được

chu đáo.
- Kế tiếp, người thực hiện chương trình cần hoạch định trước trong đầu
các cơng việc cần thiết cho sự kiện. Kêt quả của việc hoạch định sẽ là các
cơng việc cần (Ví dụ như: Chuẩn bị đặt hàng cho dàn dựng và trang trí, tiến
12


hành dàn dựng và trang trí địa điểm tổ chức sự kiện, tổng dợt chương
trình…); Bảng phân cơng cơng việc (Ai sẽ chịu trách nhiệm đặt hàng và hối
thúc các nhà cung cấp) và thời hạn hồn thành cơng việc. Đa phần đối tác
khá hài lòng với khâu này, bởi bảng phân công công việc của CIT VN khá rõ
ràng, chi tiết, cụ thể, thời gian khá hợp lý.
- Trên cơ sở, chương trình đã được hoạch định, đưa ra kế hoạch truyền
thông cho sự kiện. Đây cũng là một trong những yếu tố quan trọng trước khi
tổ chức sự kiện, nhờ đó mà đối tác có thể nắm bắt được tất cả các cơ hội
tiềm năng, xác định được đối tượng khách hàng mục tiêu của mình và thu
hút họ tham dự. Kế hoạch truyền thông được dựa vào chi phí cho truyền
thơng là bao nhiêu, tính chất sự kiện thuộc khối tư nhân, hay nhà nước, nội
bộ hay bên ngồi, các đầu mối liên lạc với báo chí, truyền hình, cơ quan
truyền thơng khác phục vụ cho sự kiện được đưa ra cụ thể, chi tiết, và giao
cho các cá nhân phụ trách cụ thể từng công đoạn. Đặc biệt thời gian để thực
hiện truyền thông là bao lâu, điều này tùy thuộc vào nhu cầu của đối tác.
Thông thường, kế hoạch thực hiện truyền thông phải được hồn thành trước
1 tháng đối với sự kiện thơng thường, thuộc phạm vi doanh nghiệp. Đối với
những sự kiện thương mại có sự góp mặt của nhiều cơng ty khác nhau, thì tổ
chức hoạt động truyền thơng cần thực hiện sớm để tranh thủ sự ưu tiên của
công chúng tham dự. Và CIT Thăng Long được đối tác đánh giá khá tốt
trong công tác chuẩn bị này.
2.4. Thực hiện kế hoạch có kèm kiểm sốt:
Lúc này mọi người sẽ thực hiện cơng việc đặt ngồi theo kế hoạch và có

sự giám sát của người phụ trách chương trình.
Người phụ trách sẽ điều phối nhân lực theo công việc đã được phân cơng.
Những lúc có phát sinh ngồi dự kiến, mọi người sẽ cùng tập hợp lại để
cùng giải quyết tại chỗ.
13


Kết thúc sự kiện, tất cả cùng dọn dẹp nơi tổ chức, sửa lại các vật dụng đã
sử dụng, chuyển đồ đạc về kho, và xử lý tại chỗ một số yêu cầu của nhà
cung cấp (Ví dụ như hợp đồng sân bãi, chi phí phục vụ tiệc, đồ đạc được
thuê phục vụ cho sự kiện,…)
Trong giai đoạn này, tính chuyên nghiệp của CIT Thăng Long được thể
hiện ra ngoài. Nhất là trong việc tổ chức tỉ mỉ, chu đáo, linh hoạt trong xử lý
sự cố, cách kết hợp làm việc giữa những người trong nhóm, và kết hợp với
đối tác trong khâu tổ chức
2.5. Truyền thông sau sự kiện:
Kết thúc sự kiện, thì cơng tác truyền thơng sau sự kiện cũng không kém
phần quan trọng để tác động tới cơng chúng, tạo dựng hình ảnh của doanh
nghiệp. Thường thì công tác truyền thông đối với mỗi sự kiện lớn được các
đơn vị truyền thơng phụ trách như báo chí, truyền hình do trách nhiệm của
họ, hoặc đã được đơn vị tổ chức thuê từ trước. Ngoài ra, CIT Thăng Long có
thể đảm trách ln nhiệm vụ này nếu đối tác có nhu cầu như: quay phim,
chụp ảnh, liên hệ báo chí truyền hình,…
Bên cạnh đó, việc chăm sóc khách hàng sau sự kiện của CIT Thăng Long
cũng là một khâu quan trọng, nhằm thiết lập và theo sát các mối quan hệ lâu
dài, do người phụ trách chương trình đảm trách và đối với mỗi đối tượng
khách hàng thì CIT Thăng Long sẽ có một hình thức chăm sóc khác nhau để
đảm bảo và duy trì mối quan hệ với những lần hợp tác sau.
2.6. Kết thúc sự kiên:
Kết thúc sự kiện, các bên hoạch toán ngân sách thực tế, những khoản

phát sinh thừa, hay thiếu so với dự tính ban đầu được kê khai.
Các cá nhân tham gia vào tổ chức sự kiện sẽ viết báo cáo kết quả chương
trình về cảm nhận của cá nhân, về hoạt động tại khâu mình phụ trách, thành
14


cơng hay có trục trặc gì, đánh giá của đối tác về khâu cơng việc đó… và gửi
cho thư ký phịng, rồi tổng hợp gửi cho phịng truyền thơng. Đa phần đều
đánh giá tốt các chương trình thực hiện. Đơi khi cũng có một vài phát sinh
nhỏ trong q trình thực hiện chương trình bị đối tác phàn nàn, như đã nói ở
phần thực hiện chương trình.

15


CHƯƠNG 3
GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG HOẠT ĐỘNG
DỊCH VỤ TỔ CHỨC SỰ KIỆN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ
THƯƠNG MẠI VÀ CƠNG NGHỆ THĂNG LONG
Mục đích: Nâng cao chất lượng kinh doanh hoạt động tổ chức sự kiện.
Mục tiêu:
- Nâng cao tính chun nghiệp trong cơng tác tổ chức sự kiện
bằng cách đổi mới quy trình tổ chức sự kiện.
- Nêu bật những yếu tố ảnh hưởng để đảm bảo thành cơng cho
một chương trình tổ chức sự kiện.
Những yếu tố ảnh hưởng tới hiệu quả của của dịch vụ tổ chức sự kiện cần
được quan tâm:
3.1. Một số xu hướng phát triển:
 Từ cũ sang mới – từ truyền thống sang hiện đại:
Nếu để ý đến các tin tức đăng tải ngày càng nhiều trên các kênh báo chí,

người ta sẽ khó mà bỏ qua tin liên quan đến các công ty với những sự kiện,
những buổi biểu diễn đường phố, diễu hành xe, triển lãm thương mại…
nhưng có lẽ điều có thể gây được sự chú ý của họ chính là cách tiếp cận độc
đáo của những cơng ty này.
Theo các chun gia thì xu hướng mới nhất hiện nay là tổ chức các sự
kiện có chủ đề. Các chủ đề này được thu thập từ các nền văn hóa khác nhau,
sau đó được chọn lọc lại thành một bố cục tổng thể cho sự kiện và tạo nên sự
khác biệt với tính sáng tạo cao, thiết kế đẹp.
Mục đích của xu hướng này là bảo đảm giá trị giải trí lẫn thương mại và
mở ra lối đi riêng cho các công ty trong việc nâng cao độ nhận biết thuơng
hiệu, độ am hiểu sản phẩm và thậm chí là thu hút cả một thế hệ khách hàng
tiềm năng trong tương lai.
 Về vấn đề chi phí:
16


Chi phí dàn dựng sự kiện ở Việt Nam khơng hề rẻ, tùy theo các yếu tố
như địa điểm, số lượng khách mời, mục tiêu và ý nghĩa chương trình mà chi
phí có thể dao động từ 10.000-100.000 USD/sự kiện. Đối với những sự kiện
thuộc loại “tầm cỡ” thì chi phí tổ chức có thể lên đến 200.000USD, thậm chí
tới cả 500.000USD…
Dĩ nhiên, với mức chi phí bỏ ra, các cơng ty cũng địi hỏi ở sự kiện phải
xứng đáng. Để đạt được hiệu quả là đem được hình ảnh của mình tới cơng
chúng, các cơng ty thường u cầu nhà cung cấp dịch vụ tổ chức gửi ý tưởng
cho sự kiện của mình.
Đây chính là một thời điểm mới trong hoạt động của các công ty là sự
kiện ở Việt Nam hiện nay, bởi họ chính là đơn vị phải đưa ra cho khách
hàng các giải pháp sáng tạo và chuyên nghiệp nhằm tiếp cận gần hơn với
khách hàng và mang đến cho họ những trải nghiệm tích cực.
Cũng chính vì lý do này mà các cơng ty khi có nhu cầu thường tìm đến

các nhà tổ chức chun nghiệp có kinh nghiệm tổ chức, biết cách tiếp cận
khách hàng theo kiểu độc đáo, hiểu biết về việc chọn lựa nhân vật đại diện
thích hợp cũng như khả năng phân tích hiệu quả của sự kiện…
3.2. Những yếu tố cần xác định rõ trước chương trình tổ chức:
 Tổ chức sự kiện là một trong những hoạt động marketing của mỗi
doanh nghiệp:
Tổ chức sự kiện là sự phối hợp ăn ý giữa các yếu tố: hoạt động bán hàng,
quản lý thông tin khách hàng, quan hệ công chúng, nghiên cứu thị trường,
xây dựng thương hiệu và thâm nhập thị trường. Trên thực tế, trong lĩnh vực
tiếp thị, tổ chức sự kiện rất gần với hoạt động bán hàng của cơng ty. Có thể
nói, nó cũng na ná như việc bán hàng kèm theo mẩu quảng cáo và một chiến
dịch PR. Nhưng không chỉ đơn giản là “bán hàng” hay “tiếp thị”
17


Để nắm bắt được vấn đề này, đơn vị tổ chức sự kiện cần đặt ra những câu
hỏi:
- Qua sự kiện sắp tổ chức, bạn muốn giới thiệu những sản phẩm gì?
- Sẽ làm những gì quản lý nguồn thơng tin về khách hàng?
- Sẽ làm gì để thực hiện các hoạt động quan hệ công chúng (người, báo,
đài,…)?
- Sẽ làm gì để nghiên cứu thị trường?
- Sẽ làm gì để xây dựng nhãn hiệu?
- Sẽ làm gì để thâm nhập thị trường?
Bởi vậy, đơn vị tổ chức sự kiện cần tìm hiểu mong muốn của khách hàng,
và hỗ trợ, kết hợp hoạt động sự kiện với các hoạt động marketing của doanh
nghiệp đối tác. Và họ sẽ ghi nhớ những đóng góp của chúng ta.
 Xác định đối tượng công chúng mục tiêu
 Đặt mục tiêu cụ thể
 Quảng bá sự kiện

 Nhân lực là yếu tố quan trọng
 Sự kiện thương mại phải phục vụ cho mục tiêu kinh doanh

3.3.

Nâng cao khả năng sáng tạo trong chương trình tổ chức sự kiện:

 Phát huy những ý tưởng sáng tạo trong Công ty:
Tạo điều kiện để những công nhân viên trao đổi với nhau nhiều hơn trong
môi trường thoải mái, thân thiện. Trong quá trình trao đổi sẽ nảy sinh ra
nhiều ý tưởng mới lại và hấp dẫn từ chính những người trực tiếp tham gia
vào cơng việc.
Bên cạnh đó, ban lãnh đạo cũng chú ý lắng nghe, tạo nhiều cơ hội để tán
thưởng, động viên những người có nhiều ý tưởng sáng tạo, tạo động lực cho
họ.
18


Đôi khi, những ý tưởng bột phát, tưởng rằng không thể thực hiện, lại là
những ý tưởng đáng giá, mang tính đột phá, tạo đà phát triển mới.
Cụ thể hơn, CIT Thăng Long tạo ra những phong trào thi đua nội bộ và
có phần thưởng như bằng khen, phong bì, tặng một kỳ nghỉ cho ý tưởng
sang tạo và có giá trị thực tế nhất,...
 Huy động những ý tưởng sáng tạo từ bên ngồi Cơng ty:
Điều này ban đầu thực hiện có vẻ khó khăn, bởi nó phụ thuộc nhiều vào
nội dung thong tin cần thiết cho hoạt động sự kiện đối với bên ngồi.
Có thể thực hiện những cuộc thi mà cho phép người bên ngồi cơng ty
tham dự về hoạt động tổ chức sự kiện, ban đầu trong phạm vi nhỏ là nội bộ
công ty và những người quen của họ, sau đó mở ra những cuộc thi lớn hơn
về sự hiểu biết đối với hoạt động tổ chức sự kiện.

Ngoài ra, để huy động những ý tưởng sang tạo từ bên ngồi ta có thê chia
sẻ với những người xung quanh, chia sẻ với các chuyên gia, chia sẻ với các
bạn trẻ về những ý tưởng sang tạo, và tạo cơ hội để họ được phát huy. Đơi
khi những người có kinh nghiệm thì thường đi vào lối mòn, và làm việc dựa
trên kinh nghiệm, và cho rằng sang tạo là phí phạm thời gian vì tốn công sức
mà không biết kết quả thế nào. Nhưng những khó khăn có thể chia sẻ, sự kết
hợp sang tạo vào trong việc tổ chức sự kiện cũng như bao ngành nghề khác
là sự kết sức cần thiết.
Ta cũng có thể tận dụng những ý tưởng sáng tạo trên mạng thong tin
internet, đó là cách đơn giản và thu thập được nhiều thong tin nhất. Tuy
nhiên, cũng có một yếu điểm là thong tin trên internet phổ biến và rời rạc.
Cần có sự chọn lọc thong tin để tránh lãng phí thời gian.
Tóm lại, việc huy động những ý tưởng sáng tạo từ bên ngồi cơng ty có
thể được thực hiện dựa trên những thong tin cần thiết, và sự chia sẻ, nắm bắt
những ý tưởng sáng tạo từ những nguồn bên ngồi cơng ty.
19


3.4. Giải quyết sự cố trong tổ chức sự kiện:
Ở một sự kiện được tổ chức chuyên nghiệp, người ta sẽ tính đến các giải
pháp xử lý khủng hoảng. Theo đó, người tổ chức sẽ dự đốn những tình
huống xấu nào có thể xảy ra, cách giải quyết cụ thể từng trường hợp ra sao...
Những sự cố trong tổ chức sự kiện thì mn hình mn vẻ
Cũng có những “sự cố xảy ra ngoài ý muốn của doanh nghiệp hay nhà tổ
chức chỉ vì khơng rành “luật lệ”. Đầu tiên là việc treo băng rôn quảng cáo
cho sự kiện. Nếu có cơng ty tổ chức sự kiện nào hứa với khách hàng là sẽ
treo băng rơn ít nhất trong một tuần, tại hơn 20 địa điểm “đặc địa” trong
thành phố thì chỉ là… hứa hão! Bởi vì thời gian treo băng rôn tối đa thường
chỉ được phép năm ngày và chỉ được treo ở 20 địa điểm.
Thông thường, khi tổ chức họp báo, giới thiệu sản phẩm, lễ trao giải

thưởng… doanh nghiệp thường nhắm đến các tiêu chuẩn “sao” của khách
sạn. Khách sạn càng nhiều sao được xem là tối ưu về điều kiện tổ chức, tiện
nghi, phục vụ… Nhiều doanh nghiệp đã “sốc” khi làm chương trình mang
tính chất giao lưu cộng đồng tại các sân vộn động, nhà thi đấu, câu lạc bộ…
Hệ thống máy lạnh kém, ánh sáng chập chờn, âm thanh lúc được lúc mất, an
ninh lỏng lẻo, vệ sinh khơng đảm bảo… Có nơi lại khơng cho thời gian dàn
dựng và chạy thử chương trình, vì tiền th địa điểm chỉ được tính cho thời
gian diễn. Muốn được việc, doanh nghiệp phải bóp bụng trả thêm từ một nửa
nguyên gia thuê, cho thời gian dàn dựng và diễn tập này.
Sự phối hợp không đồng bộ giữa các bộ phận làm chương trình cũng là
một nguyên nhân gây trục trặc. Người mẫu không thể diễn khi sân khấu cứ
được thiết kế theo kiểu… đủng đỉnh. Ca sĩ sẽ chịu trận nếu người phụ trách
âm thanh không có sự chuẩn bị chụ đáo trước giờ diễn. Ánh sáng trong thiết
kế sân khấu cũng vậy, phải thật hoàn hảo ngay từ buổi tập để đạo diễn sắp
xếp đội hình người mẫu: cơ mặc trang phục màu sậm thì đứng ở nơi có ánh
sáng nhiều; trang phục sáng xuất hiện ở chỗ tối hơn; người mẫu diễn trang
20


phục màu đỏ thì khơng được để đèn xanh “đánh” vào… Người dẫn chương
trình (MC) cũng có khi gây ra những cảnh “dở khóc dở cười”. Thơng
thường, bên làm chương trình sẽ gửi bài nói của MC trước vài ngày để MC
đọc và tập dượt cho nhuần nhuyễn. Nhưng cũng có khi lu bu quá nên quên,
hoặc do MC quá tự tin vào khả năng của mình nên khơng cần xem trước. Đã
có trường hợp MC chỉ nhận bài nói của mình trước vài giờ, thậm chí ngay
khi chương trình bắt đầu. Kết quả là nội dung một đàng, dẫn chương trình
một nẻo.
Trong tay ln có bảng danh mục cơng việc cần làm để nắm bắt tình
trạng cơng việc và thời gian hồn thành tất. Ngồi ra, cũng khơng thể thiếu
bảng tiến độ công việc, cũng như phải nghĩ đến các phương án quản lý rủi ro

để có thể giải quyết sự cố xảy ra một cách an toàn và nhanh chóng nhất. Đó
là những tâm niệm cơ bản cửa người làm nghề tổ chức sự kiện, cũng như
doanh nghiệp muốn tự đứng ra làm chương trình cho mình. Quan trọng hơn
hết, không được xem nhẹ bất cứ công việc nào, dù là rất nhỏ như chọn bài
hát làm nhạc dọa đầu cho chương trình, đặt lẵng hoa trên bàn tiếp tân… Có
việc tưởng chừng đơn giản như chuẩn bị khay và khăn cho phần nghi lễ trao
tặng quà, nhưng vì người tổ chức khơng kiểm tra kỹ, đến lúc xuất hiện trên
sân khấu thì chỉ thấy khay trơ trụi với phần quà mà lại thiếu tấm khăn phủ!
Những việc linh tinh này phải được liệt kê chi tiết trong bản danh mục công
việc cần làm và phải phân công cụ thể cho từng người chịu trách nhiệm.
Tóm lại, việc lường trước các sự cố và đưa sẵn các giải pháp xử lý sẽ hay
hơn việc chỉ cố gắng làm cho một chương trình hồn thiện theo kiểu tránh
khơng để xảy ra một so xuất nào. Trên thực tế, đây là điều khơng thể, có khi
cịn tác dụng ngược, bởi càng cố chu tất mặt này thì lại dễ sơ hở mặt khác.

21


KẾT LUẬN
Với vô vàn thách thức phải đối mặt, CIT Thăng Long vẫn đang không
ngừng trau dồi kinh nghiệm để hoàn thiện và phát triển hơn nữa với mong
muốn được phục vụ, đáp ứng đầy đủ những nhu cầu và đồng hành với sự
thành công của khách hàng.
Em xin chân thành cảm ơn cô giáo .......................................đã hướng
dẫn, giúp đỡ em trong thời gian qua.
Em xin cảm ơn anh Dũng – giám đốc công ty CIT Thăng Long đã tạo
điều kiện, giúp đỡ em trong q trình thực tập ở cơng ty, tiếp xúc với thực tế
công việc ở công ty, cùng những trao đổi thẳng thắn về công việc. Qua thời
gian thực tập tại công ty, không chỉ là những kiến thức chun mơn, em cịn
học được thái độ trách nhiệm đối với công việc, phong cách làm việc nơi

công sở, cách xử lý tình huống, chuyên cần, tỉ mỉ với cơng việc… Những gì
em học được sẽ là hành trang em mang theo sau khi ra trường, là kinh
nghiệm cho em làm tốt những công việc sau này của mình. Em xin kinh
chúc Cơng ty CIT Thăng Long ngày càng phát triển thịnh vượng!

22