Tài liệu Xây dựng các ứng dụng BPM bằng FileNet, Phần 1: Hướng dẫn về mô hình hóa nội dung và quy trình với nền tảng P8 của FileNet pptx

Xây dựng các ứng dụng BPM bằng FileNet, Phần 1: Hướng
dẫn về mô hình hóa nội dung và quy trình với nền tảng P8
của FileNet
Giới thiệu về kiến trúc FileNet P8 và BPF
Nền tảng FileNet P8 cung cấp tính mở rộng và tính linh hoạt mức doanh nghiệp để xử lý các
thách thức nội dung đòi hỏi khắt khe nhất, các quy trình nghiệp vụ phức tạp nhất và tích hợp với
tất cả các hệ thống hiện có của bạn.
Như bạn thấy trong Hình 1, Nền tảng FileNet P8 cung cấp các thành phần cơ sở cho các giải
pháp quản lý nội dung doanh nghiệp, bao gồm máy nội dung (content engine), máy quy trình
(process engine), máy ứng dụng (application engine) và máy biểu diễn (rendition engine). Các
thành phần này giải quyết các yêu cầu Enterprise Content Management (ECM-Quản lý nội dung
doanh nghiệp) và BPM.

Hình 1. Kiến trúc FileNet P8

FileNet BPF có một khung công tác cấu hình được, tạo điều kiện phát triển nhanh các ứng dụng
BPM, có hiệu quả và đẩy nhanh việc phát triển và triển khai các ứng dụng BPM.

Hình 2. Tích hợp BPF với P8

BPF không chỉ cung cấp một giải pháp để tích hợp quản lý lưu trữ và quy trình nội dung (như
bạn thấy trong Hình 2), mà còn có một khung công tác rộng lớn mà các công ty có thể sử dụng
để phát triển và tùy chỉnh các ứng dụng riêng của mình nhằm đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ của họ.
Ứng dụng Quản lý hợp đồng, mà bạn sẽ đi qua trong bài viết này, là một ví dụ cho thấy cách xây
dựng một ứng dụng Web BPM dựa trên FileNet BPF. Hãy sử dụng bài viết này như một tài liệu
tham khảo để hỗ trợ phát triển ứng dụng Web BPM riêng của bạn bằng công nghệ FileNet.
Chúng ta sẽ chứng tỏ điều này bằng một kịch bản nghiệp vụ mẫu về một công ty hư cấu, "Công
ty XYZ."
Về đầu trang
Các yêu cầu nghiệp vụ của Công ty XYZ
"XYZ" là một công ty thương mại quy mô lớn. Họ có một lượng lớn dữ liệu nội dung liên quan

đến các hợp đồng kinh doanh, bao gồm tài liệu, các hình ảnh, các tệp âm thanh và các tệp video.
Tất cả nội dung này cần được lưu trữ an toàn và được quản lý hiệu quả trong phạm vi quy trình
nghiệp vụ của công ty.
Công ty XYZ có các yêu cầu nghiệp vụ sau đây để dùng:
 Cần lưu trữ và quản lý tất cả nội dung có cấu trúc và không có cấu trúc.
 Cần có khả năng tìm kiếm được tất cả nội dung.
 Bảo mật tất cả quyền truy cập đến nội dung.
 Cần ghi lại lịch sử thay đổi nội dung.
 Cần phân loại tự động nội dung.
 Có thể định nghĩa, tạo phiên bản, phân tích, mô phỏng, theo dõi và quản lý quy trình
nghiệp vụ này.
 Một nhiệm vụ nghiệp vụ có thể được thực hiện bởi một người dùng cá nhân, bởi một
nhóm người dùng hoặc bởi một ứng dụng tự động.
 Các quy trình nghiệp vụ có thể được thực hiện bởi các vai trò khác nhau theo cách song
song, và có thể hỗ trợ tiêu chuẩn bầu chọn.
 Nhiệm vụ nghiệp vụ có thể được xử lý một cách kịp thời hoặc có thể bị giới hạn theo thời
hạn đã định.
 Một người tham gia quy trình nghiệp vụ có thể được người tham gia khác phân bổ công
việc.
 Một người tham gia quy trình nghiệp vụ có thể nhận được thông báo e-mail khi công việc
đến.
 Người quản trị quy trình nghiệp vụ có thể thấy vị trí mà quy trình hiện tại đang ở đó.
Về đầu trang
Phân tích các yêu cầu nghiệp vụ của Công ty XYZ
Trong Công ty XYZ, những người lập chỉ mục (indexer) thu thập và phân tích thông tin hợp
đồng, rồi tạo ra các trường hợp hợp đồng và lưu trữ các tài liệu liên quan vào hệ thống FileNet
P8. Sau đó, từng trường hợp hợp đồng được tính thời gian để xử lý sau.
Những người lập chỉ mục có thể tạm dừng các trường hợp hợp đồng để sau này họ có thể sửa đổi
chúng hoặc họ có thể trực tiếp gửi đi các trường hợp hợp đồng để xem xét.
Những người kiểm tra (reviewer) sẽ thấy một danh sách các trường hợp hợp đồng được những

người lập chỉ mục đệ trình lên, do vậy có thể xem xét từng trường hợp hợp đồng và các tài liệu
kèm theo và cùng với thông tin về lịch sử quy trình hoặc thông tin kiểm toán. Sau khi kiểm tra
các tài liệu này và thêm các chú thích nếu cần, người kiểm tra chọn một người phê duyệt khi
trường hợp hợp đồng này có thể chấp nhận được và sau đó gửi đi trường hợp này để phê duyệt.
Những người kiểm tra cũng có thể tạm dừng hợp đồng để xử lý sau hoặc trực tiếp từ chối hợp
đồng.
Sau khi đăng nhập, người phê duyệt có thể nhìn thấy tất cả các trường hợp hợp đồng gửi đến để
phê duyệt. Người phê duyệt có thể chọn nhiều hợp đồng để "xử lý hàng loạt" hoặc chỉ chọn một
trường hợp, rồi phê duyệt hay từ chối nó.
Cuối cùng, quy trình nghiệp vụ kết thúc bằng một bước lưu trữ, bước này lưu trữ thông tin về
quy trình của trường hợp hợp đồng đó.
Bây giờ, chúng ta có thể tóm tắt quy trình nghiệp vụ mà Công ty XYZ yêu cầu như sau:
 Thu thập thông tin hợp đồng và lập chỉ mục trường hợp tương ứng.
 Xem xét và đánh giá trường hợp hợp đồng.
 Cuối cùng phê duyệt hay từ chối trường hợp hợp đồng.
 Ghi lại thông tin dấu vết kiểm toán của quy trình.
Có một số vai trò tham gia vào dòng quy trình này.
 Người lập chỉ mục (Indexer): Thu thập thông tin hợp đồng, rồi tạo và lập chỉ mục trường
hợp hợp đồng
 Người kiểm tra (Reviewer): Xem lại trường hợp hợp đồng, rồi gửi đến người phê duyệt
hoặc từ chối trả lại
 Người phê duyệt (Approver): Cuối cùng phê duyệt hay từ chối trường hợp hợp đồng.
 Người giám sát (Supervisor): Có thể là một người lập chỉ mục hoặc người kiểm tra, có
thể tìm kiếm trường hợp đã hoàn thành.
Về đầu trang
Mô hình hóa thiết kế của Công ty XYZ
Dựa trên phân tích của chúng ta, chúng ta có thể mô hình hóa các yêu cầu nghiệp vụ của Công ty
XYZ bằng cách sử dụng biểu đồ lớp và biểu đồ chuỗi của UML 2.
Mô hình nội dung của Công ty XYZ
Mô hình dữ liệu nội dung mô tả cách lưu trữ các đối tượng trường hợp hợp đồng, các tài liệu liên

quan và các mục sự kiện bản ghi nhật ký. Dưới đây là một ví dụ về các đối tượng nghiệp vụ ứng
dụng của Quản lý hợp đồng.

Hình 3. Biểu đồ lớp nghiệp vụ của Công ty XYZ

Mô hình hóa quy trình của Công ty XYZ
Mô hình quy trình nghiệp vụ minh họa cách bắt đầu quy trình nghiệp vụ và cách nó tương tác với
các vai trò nghiệp vụ khác nhau. Lưu ý, một người giám sát có thể là một người lập chỉ mục hoặc
một người kiểm tra và vì thế có thể làm bất cứ điều gì mà một người lập chỉ mục hoặc một người
kiểm tra có thể làm.

Hình 4. Biểu đồ trình tự nghiệp vụ của Công ty XYZ

Về đầu trang
Triển khai thực hiện trong FileNet P8
FileNet P8 cung cấp nhiều công cụ quản trị và phát triển để trợ giúp trong việc triển khai thực
hiện các mô hình được thiết kế trong các bước trước đó. Máy Nội dung và Máy Quy trình tương
ứng sẽ có thể cung cấp các dịch vụ quản lý nội dung và quản lý quy trình nghiệp vụ cho ứng
dụng BPM của chúng ta khi nó được triển khai thực hiện.
Định nghĩa mô hình nội dung bằng Máy Nội dung
Tất cả các định nghĩa mô hình dữ liệu có thể được Enterprise Manager (Nhà quản lý doanh
nghiệp) triển khai thực hiện như bạn thấy trong Hình 5. Bạn có thể làm điều này theo từng bước.
Tuy nhiên, để thiết lập nhanh chóng ví dụ của chúng ta, bạn có thể nạp mô hình dữ liệu vào
FileNet Enterprise Manager (Trình quản lý doanh nghiệp FileNet) từ tệp datamodel.xml trong
phần Tải về của bài viết này. Nó sẽ tạo tự động tất cả các định nghĩa mô hình dữ liệu về trường
hợp hợp đồng của Công ty XYZ , bao gồm lớp tài liệu và lớp tuỳ chỉnh với các giá trị thiết lập
bảo mật của chúng.

Hình 5. Lớp đối tượng quản lý hợp đồng trong Enterprise Manager

Hình 6. Lớp đối tượng các tài liệu quản lý hợp đồng trong Enterprise Manager

Định nghĩa mô hình quy trình bằng Máy Quy trình
Process Designer (Nhà thiết kế quy trình ) và Process Configuration Console (Bàn điều khiển
cấu hình quy trình) cung cấp một cách để triển khai thực hiện mô hình quy trình nghiệp vụ. Ở
đây chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn qua từng bước triển khai thực hiện quy trình của Công ty XYZ.
Để cài đặt nhanh chóng, bạn cũng có thể tải định nghĩa quy trình này bằng cách sử dụng các tệp
XML trong phần Tải về.
Đầu tiên, tạo một Hàng đợi hợp đồng (Contract Queue) như trong Hình 7. Hàng đợi này sẽ nắm
giữ tất cả các mục công việc trường hợp hợp đồng trong thời gian chạy và trưng ra các trường dữ
liệu dòng công việc đó ở trong hàng đợi. Trong sơ đồ quy trình sau đây, chúng ta sẽ đưa một số
bước dòng công việc vào Hàng đợi hợp đồng này.

Hình 7. Hàng đợi Quản lý hợp đồng trong Bàn điều khiển cấu hình quy trình

Sau đó, chúng ta tạo Dòng công việc Quản lý hợp đồng (Contract Management Workflow), có
chứa một vài sơ đồ con như trong hình dưới đây. Hình 8 cho thấy định nghĩa các đặc tính công
việc, ở đó bạn chỉ ra tên dòng công việc, các trường dữ liệu, các tệp đính kèm dòng công việc,
các nhóm dòng công việc và các sơ đồ con dòng công việc.

Hình 8. Các đặc tính dòng công việc trong Nhà thiết kế quy trình

Như được thể hiện trong sơ đồ dòng công việc chính sau đây, chúng ta định nghĩa hai sơ đồ con.

Hình 9. Sơ đồ dòng công việc chính

Trong việc xem xét và phê duyệt sơ đồ con, chúng ta định nghĩa ba sơ đồ con tương ứng cho
người lập chỉ mục, người kiểm tra và người phê duyệt . Sử dụng "20 Day Timer" (Bộ đếm thời

gian 20 ngày) để đếm thời gian quy trình.

Hình 10. Xem xét và phê duyệt sơ đồ con

Dưới đây là định nghĩa sơ đồ con của người lập chỉ mục, ở đây bước "lập chỉ mục", là một loại
bước chung, được cấu hình nằm trong hàng đợi Quản lý hợp đồng. Mỗi người lập chỉ mục sẽ
thấy tất cả các trường hợp hợp đồng giống nhau ở bước này. Bước "Pend" (Treo) là một bước
tham gia, được cấu hình trong hàng đợi cá nhân của người lập chỉ mục, do đó, ở bước này những
người lập chỉ mục chỉ có thể thấy những trường hợp nào mà chính họ đã treo.

Hình 11. Sơ đồ con chỉ mục

Bước xem xét này cũng đưa vào hàng đợi Quản lý hợp đồng, vì vậy mỗi người kiểm tra sẽ thấy
tất cả các trường hợp hợp đồng giống nhau trong bước này. Và bước "Pend" là loại bước tham
gia, do đó, người kiểm tra chỉ có thể xem xét những trường hợp nào mà chính họ đã treo ở bước
này.

Hình 12. Sơ đồ con xem xét

Bước người phê duyệt không có trong hàng đợi Quản lý hợp đồng, trừ một bước tham gia, với
nghĩa là người phê duyệt chỉ có thể phê duyệt những trường hợp hợp đồng nào được người kiểm
tra gửi đến.

Hình 13. Sơ đồ con phê duyệt

Sơ đồ con lưu trữ sẽ lưu trữ thông tin quy trình trường hợp hợp đồng rồi kết thúc dòng quy trình
nghiệp vụ này.

Hình 14. Sơ đồ con lưu trữ

Hình 15. Sơ đồ con kết thúc

Về đầu trang
Kết luận
Trong phần 1 của loạt bài này, chúng ta đã xem xét kỹ việc mô hình hóa nội dung và quy trình và
triển khai thực hiện bằng nền tảng FileNet P8. Dựa vào kịch bản nghiệp vụ của Công ty XYZ,
chúng ta đã thảo luận chi tiết cách phân tích các yêu cầu nghiệp vụ, cách phát triển các mô hình
quy trình nghiệp vụ và nội dung đáp ứng các yêu cầu nghiệp vụ của Công ty XYZ và cách triển
khai thực hiện chúng với các sản phẩm FileNet P8. Bạn có thể tải về các tệp xml do chúng tôi
cung cấp và nhập khẩu chúng vào hệ thống của bạn để nghiên cứu.
Phần 2 tập trung vào cách triển khai thực hiện ứng dụng Web BPF khi sử dụng BPF Explorer
dựa vào việc mô hình hóa và triển khai thực hiện nội dung và quy trình mà chúng ta đã hoàn
thành trong bài viết này.