Tài liệu QUY TRÌNH LẬP HỒ SƠ – GIAO NỘP HỒ SƠ LƯU TRỮ CƠ QUAN pdf

QUY TRÌNH
LẬP HỒ SƠ – GIAO NỘP HỒ SƠ
LƯU TRỮ CƠ QUAN
Bình Định, ngày 15 tháng 05 năm 2013
HƯỚNG DẪN CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU CƠ QUAN
SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG BÌNH ĐỊNH

VỊ TRÍ, VAI TRÒ CỦA QUẢN LÝ HỒ SƠ,
VỊ TRÍ, VAI TRÒ CỦA QUẢN LÝ HỒ SƠ,
TÀI LIỆU TRONG CƠ QUAN
TÀI LIỆU TRONG CƠ QUAN


Vị trí
Vị trí
:
:
C
C
ông tác quản lý hồ sơ, tài liệu
ông tác quản lý hồ sơ, tài liệu
là
là
công tác vô cùng quan trọng. Công
công tác vô cùng quan trọng. Công

tác này bao gồm
tác này bao gồm


toàn bộ công việc liên quan đến đăng ký, thu thập, bảo
toàn bộ công việc liên quan đến đăng ký, thu thập, bảo
đảm vẹn toàn và phát huy giá trị các hồ sơ, tài liệu.
đảm vẹn toàn và phát huy giá trị các hồ sơ, tài liệu.



Vai trò

Vai trò
-
-
Công tác quản lý hồ sơ, tài liệu có vai trò, tác dụng rất lớn. Bởi vì nó phục
Công tác quản lý hồ sơ, tài liệu có vai trò, tác dụng rất lớn. Bởi vì nó phục
vụ
vụ
cho
cho
hoạt động quản lý của cơ quan
hoạt động quản lý của cơ quan
, của Nhà nước

, của Nhà nước
;
;
-
-
Là công cụ để kiểm soát việc thi hành quyền lực của cơ quan;
Là công cụ để kiểm soát việc thi hành quyền lực của cơ quan;
-
-
Góp phần nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc công tác của nhà
Góp phần nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc công tác của nhà
quản lý;

quản lý;
-
-
Tạo điều kiện để bảo vệ bí mật thông tin trong văn bản;
Tạo điều kiện để bảo vệ bí mật thông tin trong văn bản;
-
-
Giữ gìn các chứng cứ pháp lý đảm bảo cho hoạt động kiểm tra, thanh tra
Giữ gìn các chứng cứ pháp lý đảm bảo cho hoạt động kiểm tra, thanh tra
và giám sát;
và giám sát;
-

-
Đảm bảo an toàn và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.
Đảm bảo an toàn và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.

CÁC LOẠI HỒ SƠ CƠ BẢN
CÁC LOẠI HỒ SƠ CƠ BẢN
Theo khái niệm chung về hồ sơ, ở các cơ quan, tổ chức có 3
Theo khái niệm chung về hồ sơ, ở các cơ quan, tổ chức có 3
loại hồ sơ sau:
loại hồ sơ sau:
1
1

- Hồ sơ công việc
- Hồ sơ công việc


:
:
là tập văn bản, tài liệu có liên quan với
là tập văn bản, tài liệu có liên quan với
nhau về một vấn đề, một sự việc, hoặc có cùng đặc trưng như:
nhau về một vấn đề, một sự việc, hoặc có cùng đặc trưng như:
tên loại, tác giả hình thành trong quá trình giải quyết công
tên loại, tác giả hình thành trong quá trình giải quyết công

việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, đơn vị.
việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, đơn vị.
2
2
- Hồ sơ nguyên tắc:
- Hồ sơ nguyên tắc:
là tập văn bản sao các văn bản quy
là tập văn bản sao các văn bản quy
phạm pháp luật về từng mặt công tác nghiệp vụ nhất định,
phạm pháp luật về từng mặt công tác nghiệp vụ nhất định,
dùng để tra cứu, làm căn cứ pháp lý khi giải quyết công việc
dùng để tra cứu, làm căn cứ pháp lý khi giải quyết công việc

hàng ngày.
hàng ngày.
3-
3-
Hồ sơ nhân sự:
Hồ sơ nhân sự:
là một tập văn bản, tài liệu có liên quan
là một tập văn bản, tài liệu có liên quan
về một cá nhân cụ thể (hồ sơ đảng viên, hồ sơ cán bộ ).
về một cá nhân cụ thể (hồ sơ đảng viên, hồ sơ cán bộ ).

HƯỚNG DẪN CỤ THỂ

HƯỚNG DẪN CỤ THỂ


LẬP HỒ SƠ và GIAO NỘP HỒ SƠ
LẬP HỒ SƠ và GIAO NỘP HỒ SƠ
LƯU TRỮ HIỆN HÀNH
LƯU TRỮ HIỆN HÀNH
Điều 9 Luật Lưu trữ
Điều 9 Luật Lưu trữ
,
,
trách nhiệm lập hồ sơ được

trách nhiệm lập hồ sơ được
qui định như sau:
qui định như sau:


“
“
Người được giao giải quyết, theo dõi công việc
Người được giao giải quyết, theo dõi công việc
của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về
của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về
công việc được giao”.

công việc được giao”.

SƠ ĐỒ QUY TRÌNH LẬP HỒ SƠ
SƠ ĐỒ QUY TRÌNH LẬP HỒ SƠ
Người thực hiện Quá trình thực hiện Mô tả/ Biểu mẫu
- Cán bộ công chức, viên chức
- Văn thư, trưởng phòng, đơn
vị.
Danh mục hồ sơ
II.1. Hướng dẫn của
Sở ( Xem Phụ lục số 1)
Cán bộ công chức, viên chức

II.2. 2.2
Hướng dẫn của Sở:
Bước 1, 2 và 3;
- Cán bộ công chức, viên chức
- Cán bộ lưu trữ.
II.2. 2.2 ;
Hướng dẫn của Sở:
Bước 4;
- Cán bộ công chức,v chức;
- Cán bộ lưu trữ.
II.3; II.4; II.5
Hướng dẫn của Sở:

Cán bộ lưu trữ
II.6.3
Hướng dẫn của Sở:
Bước 5 và 6
Mở hồ sơ;Thu thập
Mở hồ sơ;Thu thập
tài liệu; Sắp xếp hồ sơ
tài liệu; Sắp xếp hồ sơ
Biên mục
Biên mục
hồ
hồ

sơ
sơ
Giao nộp hồ sơ vào
Giao nộp hồ sơ vào
lưu trữ cơ quan
lưu trữ cơ quan
Tổ chức khoa học
Tổ chức khoa học
và bảo quản tài liệu
và bảo quản tài liệu

LẬP HỒ SƠ NGUYÊN TẮC
LẬP HỒ SƠ NGUYÊN TẮC


Ví dụ: Tập Nghị định của Chính phủ quy định về tiền
Ví dụ: Tập Nghị định của Chính phủ quy định về tiền
lương.
lương.


Hồ sơ nguyên tắc được lưu giữ tại các phòng, đơn vị
Hồ sơ nguyên tắc được lưu giữ tại các phòng, đơn vị
để quản lý và sử dụng.
để quản lý và sử dụng.

HỒ SƠ CÔNG VIỆC
HỒ SƠ CÔNG VIỆC
- Tất cả các tài liệu hình thành và liên
- Tất cả các tài liệu hình thành và liên
quan đến nhau trong quá trình giải quyết
quan đến nhau trong quá trình giải quyết
một công việc cụ thể của các phòng, đơn vị,

một công việc cụ thể của các phòng, đơn vị,
cán bộ nhân viên đều phải đưa vào hồ sơ
cán bộ nhân viên đều phải đưa vào hồ sơ
công việc.
công việc.

Hướng dẫn:
Hướng dẫn:


Lập Danh mục hồ sơ
Lập Danh mục hồ sơ

(Mẫu phụ lục số 1)
(Mẫu phụ lục số 1)
SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG BÌNH ĐỊNH
TÊN CƠ QUAN, ĐƠN VỊ


CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Số và ký
hiệu HS
Tên đề mục và tiêu đề hồ sơ Thời hạn bảo quản Người lập hồ sơ
Ghi chú

(2) (3) (4) (5) (5)
DANH MỤC HỒ SƠ
Năm
Có 2 loại thời hạn:
1. Vĩnh viên
2. Có thời hạn: 5 năm, 10 năm, 20 năm…
Hiện đang căn cứ Thông tư 09/2011/TT-BNV

03/06/2011
Vĩnh viễn Nguyễn Văn A
Theo thời hiệu văn bản ‘”
Hồ sơ
nguyên tắc
5 năm Huỳnh Văn B
10 năm
CHI CỤC QUẢN LÝ ĐẤT ĐAI
I. PHÒNG ĐO ĐẠT BẢN ĐỒ
1. Dự án A
1.1 Đo đạt công trình A, tại địa điểm,…
01-QLĐĐ Giao đất cho Cty A xây chung cư A, tại…

02-QLĐĐ Tập lưu Nghị định Chính phủ
… II. PHÒNG B
1. Kế hoạch, báo cáo công tác quý, 6 tháng, 9 tháng
50-QLĐĐ Của cơ quan cấp trên
51-QLĐĐ Của cơ quan và đơn vị trực thuộc
…………………

Hướng dẫn
Hướng dẫn
LẬP HỒ SƠ CÔNG VIỆC
LẬP HỒ SƠ CÔNG VIỆC

Gồm 06 bước
Gồm 06 bước

Bước 1:
Bước 1:
MỞ HỒ SƠ
MỞ HỒ SƠ



Cán bộ, nhân viên dựa vào Danh mục hồ

Cán bộ, nhân viên dựa vào Danh mục hồ
sơ, bìa hồ sơ đã có để mở hồ sơ.
sơ, bìa hồ sơ đã có để mở hồ sơ.



Khi mở hồ sơ, tiêu đề hồ sơ và thời hạn
Khi mở hồ sơ, tiêu đề hồ sơ và thời hạn
bảo quản có thể viết bằng bút chì (Hoặc
bảo quản có thể viết bằng bút chì (Hoặc
phiếu tin), khi kết thúc và hoàn chỉnh hồ sơ
phiếu tin), khi kết thúc và hoàn chỉnh hồ sơ

mới ghi chính thức bằng bút mực.
mới ghi chính thức bằng bút mực.

Bước 2
Bước 2
:
:


THU THẬP TÀI LIỆU ĐƯA VÀO HỒ SƠ
THU THẬP TÀI LIỆU ĐƯA VÀO HỒ SƠ
Công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ

Công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ
cần thu thập đầy đủ, đúng các văn bản, giấy tờ và các
cần thu thập đầy đủ, đúng các văn bản, giấy tờ và các
tư liệu có liên quan đến sự việc tương ứng như tiêu đề
tư liệu có liên quan đến sự việc tương ứng như tiêu đề
hồ sơ dự kiến ghi trên bìa hồ sơ.
hồ sơ dự kiến ghi trên bìa hồ sơ.

Bước 3:
Bước 3:

SẮP XẾP VĂN BẢN, TÀI LIỆU TRONG
SẮP XẾP VĂN BẢN, TÀI LIỆU TRONG
HỒ SƠ
HỒ SƠ

Kiểm tra lại toàn bộ tài liệu trong hồ sơ, nếu còn thiếu thì sưu tầm,
Kiểm tra lại toàn bộ tài liệu trong hồ sơ, nếu còn thiếu thì sưu tầm,
bổ sung đủ vào hồ sơ;
bổ sung đủ vào hồ sơ;

Nghiên cứu để loại bỏ ra những văn bản, giấy tờ không thuộc hồ
Nghiên cứu để loại bỏ ra những văn bản, giấy tờ không thuộc hồ

sơ hoặc hoàn toàn không có giá trị;
sơ hoặc hoàn toàn không có giá trị;

Về số lượng tài liệu, nói chung mỗi hồ sơ không nên quá dày
Về số lượng tài liệu, nói chung mỗi hồ sơ không nên quá dày
(không quá 3cm hoặc 200 trang). Nếu tài liệu quá dày thì nên phân
(không quá 3cm hoặc 200 trang). Nếu tài liệu quá dày thì nên phân
chia thành nhiều tập. Mỗi tập là một hồ sơ (một đơn vị bảo quản).
chia thành nhiều tập. Mỗi tập là một hồ sơ (một đơn vị bảo quản).

Những tài liệu, văn bản trùng lặp với bản gốc thì ta lấy bản gốc có
Những tài liệu, văn bản trùng lặp với bản gốc thì ta lấy bản gốc có

đóng dấu đỏ. Hoặc những tài liệu trùng nhau thì ta lấy một tờ. Những
đóng dấu đỏ. Hoặc những tài liệu trùng nhau thì ta lấy một tờ. Những
tờ trùng thừa để sau cùng tập tài liệu và không được đánh số. Bản
tờ trùng thừa để sau cùng tập tài liệu và không được đánh số. Bản
thảo được đặt trước bản gốc (nếu có).
thảo được đặt trước bản gốc (nếu có).

Kiểm tra lại thời hạn bảo quản đã dự kiến khi lập bản Danh mục
Kiểm tra lại thời hạn bảo quản đã dự kiến khi lập bản Danh mục
hồ sơ và điều chỉnh lại cho phù hợp với thực tế tài liệu hiện có trong
hồ sơ và điều chỉnh lại cho phù hợp với thực tế tài liệu hiện có trong
hồ sơ.

hồ sơ.

CÁCH SẮP XẾP
CÁCH SẮP XẾP
VĂN BẢN, TÀI LIỆU TRONG HỒ SƠ
VĂN BẢN, TÀI LIỆU TRONG HỒ SƠ
Tuỳ theo từng loại hồ sơ mà chọn cách sắp xếp dưới đây cho phù
Tuỳ theo từng loại hồ sơ mà chọn cách sắp xếp dưới đây cho phù
hợp.
hợp.
Sau đây là một số cách sắp xếp :
Sau đây là một số cách sắp xếp :




Tài liệu sắp xếp theo thứ tự thời gian:
Tài liệu sắp xếp theo thứ tự thời gian:





Tài liệu được sắp xếp theo số thứ tự văn bản:
Tài liệu được sắp xếp theo số thứ tự văn bản:

Ví dụ:
Ví dụ:


- Tập lưu Công văn đi tháng 01 năm 2013 của Sở TNMT;
- Tập lưu Công văn đi tháng 01 năm 2013 của Sở TNMT;


- Tập lưu Quyết định tháng 01 năm 2013 của Sở TNMT.
- Tập lưu Quyết định tháng 01 năm 2013 của Sở TNMT.




Tài liệu sắp xếp theo vần, chữ cái:
Tài liệu sắp xếp theo vần, chữ cái:
thường dùng trong sắp
thường dùng trong sắp
xếp hồ sơ về nhân sự.
xếp hồ sơ về nhân sự.




Sắp xếp theo quá trình giải quyết công việc:
Sắp xếp theo quá trình giải quyết công việc:
Ví dụ:
Ví dụ:

Hồ sơ đất đai:
Giao đất cho Công ty A để quy hoạch xây
Giao đất cho Công ty A để quy hoạch xây
dựng Khu chung cư B,…

dựng Khu chung cư B,…
Hồ sơ Thanh tra:
được sắp xếp theo trình tự diễn biến giải quyết
được sắp xếp theo trình tự diễn biến giải quyết
của sự việc.
của sự việc.
Ví dụ: Giải quyết đơn khiếu nại của các hộ dân phường X.
Ví dụ: Giải quyết đơn khiếu nại của các hộ dân phường X.
Hồ sơ Môi trường:
được sắp xếp theo trình tự diễn biến vụ việc
được sắp xếp theo trình tự diễn biến vụ việc
Ví dụ: Báo cáo ĐTM dự án Khai thác tận thu sa khoáng titan tại

Ví dụ: Báo cáo ĐTM dự án Khai thác tận thu sa khoáng titan tại
xã Mỹ Thành huyện Phù Mỹ, Bình Định.
xã Mỹ Thành huyện Phù Mỹ, Bình Định.
CÁCH SẮP XẾP
CÁCH SẮP XẾP
VĂN BẢN, TÀI LIỆU TRONG HỒ SƠ
VĂN BẢN, TÀI LIỆU TRONG HỒ SƠ

Bước 4:
Bước 4:
BIÊN MỤC HỒ SƠ
BIÊN MỤC HỒ SƠ

-
-
Đánh số tờ :
Đánh số tờ :
- Lập mục lục văn bản
- Lập mục lục văn bản
:
:


Cần in (hoặc viết tay) đầy đủ các thông tin của từng văn bản,
Cần in (hoặc viết tay) đầy đủ các thông tin của từng văn bản,

tài liệu có trong hồ sơ vào tờ “Mục lục văn bản, tài liệu” in sẵn
tài liệu có trong hồ sơ vào tờ “Mục lục văn bản, tài liệu” in sẵn
trong bìa hồ sơ
trong bìa hồ sơ
(Mẫu Phụ lục số 2)
(Mẫu Phụ lục số 2)
MỤC LỤC VĂN BẢN
Số TT
Số, ký hiệu
văn bản
Ngày tháng
văn bản

Tác giả
văn bản
Trích yếu
nội dung văn bản
Tờ số Ghi chú
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)
…
…
…
…
Ghi tên gọi và trích yếu nội
dung của văn bản

Ghi tờ số của
văn bản (văn
bản được thống
kê bắt đầu từ tờ
số mấy)
bản thảo,
bị rách, có
bút tích
…
…
…
…

Lưu ý:
Khi giao nộp hồ sơ lưu trữ có kèm theo file dữ liệu Mục lục văn bản này
.



- Viết chứng từ kết thúc
- Viết chứng từ kết thúc
:
:

(Xem mẫu Phụ lục số 3)
(Xem mẫu Phụ lục số 3)
CHỨNG TỪ KẾT THÚC
CHỨNG TỪ KẾT THÚC
Đơn vị bảo quản này gồm có: .(1) ……. tờ
Đơn vị bảo quản này gồm có: .(1) ……. tờ
(Viết bằng chữ: (2) tờ)
(Viết bằng chữ: (2) tờ)
Mục lục văn bản có: (3) tờ
Mục lục văn bản có: (3) tờ
Đặc điểm trạng thái của tài liệu bên trong hồ sơ:(4)
Đặc điểm trạng thái của tài liệu bên trong hồ sơ:(4)

(5) , ngày tháng năm 201
(5) , ngày tháng năm 201


Người lập hồ sơ
Người lập hồ sơ

(ký ghi rõ họ tên)
(ký ghi rõ họ tên)
Ghi tổng số tờ văn bản có trong hồ sơ bằng số
Ghi tổng số tờ văn bản có trong hồ sơ bằng số
Ghi tổng số tờ văn bản có trong hồ sơ bằng chữ.
Ghi tổng số tờ văn bản có trong hồ sơ bằng chữ.
Ghi tổng số tờ mục lục văn bản có trong hồ sơ.
Ghi tổng số tờ mục lục văn bản có trong hồ sơ.


Ghi tóm tắc đặc điểm và tình
Ghi tóm tắc đặc điểm và tình

trạng vật lý của tài liệu: Tài liệu đánh máy, in rônêô hay viết ta`y, dây
trạng vật lý của tài liệu: Tài liệu đánh máy, in rônêô hay viết ta`y, dây
mực, chữ rõ hay mờ, bị rách, mối xông, chất lượng giấy tốt hay xấu.
mực, chữ rõ hay mờ, bị rách, mối xông, chất lượng giấy tốt hay xấu.


Ghi địa danh,
Ghi địa danh,
ngày, tháng, năm hoàn chỉnh hồ sơ, người lập
ngày, tháng, năm hoàn chỉnh hồ sơ, người lập
hồ sơ, biên mục và viết chứng từ kết thúc, ghi
hồ sơ, biên mục và viết chứng từ kết thúc, ghi

rõ họ tên.
rõ họ tên.

-
-
Viết bìa hồ sơ
Viết bìa hồ sơ
:
:


Hiện nay bìa hồ sơ được in theo mẫu thống

Hiện nay bìa hồ sơ được in theo mẫu thống
nhất do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành
nhất do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành
(1)
(2)
Ký hiệu thông tin: (3)

Số :
(5) VT
HỒ SƠ
(6)

Từ ngày (7) đến ngày
Gồm (8) tờ
Phông số: (9)
Mục lục số:
Hồ sơ số:
THỜI HẠN BẢO QUẢN
(10)
KHO LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC
TỈNH BÌNH ĐỊNH
(4)

SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG
Trung tâm CNTT hoặc VPĐK QSDĐ
(Thống nhất không ghi mục 2)
Do cán bộ của cơ quan lưu trữ ghi
Ghi số, ký hiệu hồ sơ theo Danh mục hồ sơ. Ví dụ: 01-STNMT
Ví dụ 1: Chương trình kế hoạch, báo cáo công tác năm 2013 của Sở
TNMT.
Ví dụ 2: Kế hoạch, báo cáo thực hiện kế hoạch Cấp giấy chứng nhận
Qsd đất năm 2013 của phòng Đo dạt bản đồ.
1. Tên loại văn bản - nội dung - thời gian - tác giả: áp dụng
đối với các hồ sơ là chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác
thường kỳ của cơ quan, tổ chức.

Do cán bộ của cơ quan lưu trữ ghi.
Tập lưu (quyết định, chỉ thị, công văn v.v ) - thời gian - tác
giả: áp dụng đối với các hồ sơ là tập lưu văn bản đi của cơ quan.
Ví dụ: Tập lưu công văn đến quý I năm 2013 của Sở TNMT
Hồ sơ - vấn đề - địa điểm - thời gian: áp dụng đối
với loại hồ sơ việc.
Vĩnh viễn hoặc số năm cụ thể
Trung tâm Công nghệ thông
tin
- Phụ lục XIII, Thông tư Số:
07/2012/TTBNV ;
- Phụ lục 04, Hướng dẫn của

Sở TNMT Bình Định
Ví dụ 1: Hồ sơ giao đất cho công ty A để quy hoạch xây dựng Khu
chung cư B, tại địa điểm ,tờ bản đồ số…. (Quyết định số:…).
Ví dụ 2:
Báo cáo ĐTM dự án Khai thác tận thu sa khoáng titan tại
xã Mỹ Thành huyện Phù Mỹ, Bình Định.

.
Ví dụ 3: Hồ sơ về việc nâng lương năm 2013 .
Các yếu tố thông tin cơ bản của tiêu đề hồ sơ thường gồm: tên
loại văn bản, tác giả, nội dung, địa điểm, thời gian. Trật tự các
yếu tố trên có thể thay đổi tuỳ theo từng loại hồ sơ. Dưới đây

là một số dạng tiêu đề hồ sơ tiêu biểu:
Giao đất cho công ty A để quy hoạch xây
dựng Khu chung cư B, tại địa điểm , tờ bản đồ
số…. (Quyết định số:…).

Bước 5:
Bước 5:
SẮP XẾP HỒ SƠ VÀO HỘP (cặp)
SẮP XẾP HỒ SƠ VÀO HỘP (cặp)
Hướng dẫn cách ghi nhãn dán hộp
(1). Ghi tên kho lưu trữ: SỞ TÀI
NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG

(2). Ghi tên phòng, đơn vị trực thuộc.
Ví dụ QUẢN LÝ ĐẤT ĐAI
(3). Hộp số do cán bộ VTLT của cơ
quan lưu trữ ghi.
(4). Ghi thứ tự hồ sơ bắt đầu nhỏ nhất
do cán bộ VTLT của cơ quan lưu trữ ghi.
(5). Ghi thứ tự hồ sơ bắt đầu lớn nhất
do cán bộ VTLT của cơ quan lưu trữ ghi.
(1)
(2)







HỘP SỐ: (3)

Từ hồ sơ số:
(4)
Đến hồ sơ số:
(5)
Bước 6:

Bước 6:
VIẾT VÀ DÁN NHÃN HỘP
VIẾT VÀ DÁN NHÃN HỘP


(Phụ lục số 7)
(Phụ lục số 7)
( Bước này do cán bộ Lưu trữ thực hiện)
( Bước này do cán bộ Lưu trữ thực hiện)

THỜI HẠN NỘP LƯU
THỜI HẠN NỘP LƯU

Điều 11 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng
Điều 11 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng
11 năm 2011 quy định thời hạn nộp lưu tài liệu.
11 năm 2011 quy định thời hạn nộp lưu tài liệu.

THÀNH PHẦN HỒ SƠ, TÀI LIỆU
THÀNH PHẦN HỒ SƠ, TÀI LIỆU
GIAO NỘP
GIAO NỘP

Bao gồm toàn bộ hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ
Bao gồm toàn bộ hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ

hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công
hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công
việc thuộc trách nhiệm lập hồ sơ của đơn vị, cá nhân
việc thuộc trách nhiệm lập hồ sơ của đơn vị, cá nhân
đó.
đó.
(trừ những hồ sơ nguyên tắc và văn bản, tài liệu được gửi đến để biết, để tham
(trừ những hồ sơ nguyên tắc và văn bản, tài liệu được gửi đến để biết, để tham
khảo hoặc để phối hợp thực hiện nhưng không thuộc trách nhiệm lập hồ sơ của đơn
khảo hoặc để phối hợp thực hiện nhưng không thuộc trách nhiệm lập hồ sơ của đơn
vị, cá nhân).
vị, cá nhân).


Tất cả các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân khác
Tất cả các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân khác
có thực hiện các dịch vụ về lĩnh vực tài nguyên và môi
có thực hiện các dịch vụ về lĩnh vực tài nguyên và môi
trường có hình thành hồ sơ, tài liệu, dữ liệu về tài
trường có hình thành hồ sơ, tài liệu, dữ liệu về tài
nguyên môi trường đều phải thực hiện giao nộp theo
nguyên môi trường đều phải thực hiện giao nộp theo
quy định hiện hành.
quy định hiện hành.

THỦ TỤC NỘP LƯU
THỦ TỤC NỘP LƯU
Những hồ sơ thuộc diện nộp và lưu trữ cơ quan của mỗi đơn
Những hồ sơ thuộc diện nộp và lưu trữ cơ quan của mỗi đơn
vị phải được sắp xếp theo thứ tự và thống kê thành
vị phải được sắp xếp theo thứ tự và thống kê thành
Mục lục hồ
Mục lục hồ
sơ, tài liệu nộp lưu
sơ, tài liệu nộp lưu
.
.

(Xem mẫu Phụ lục số 5)
(Xem mẫu Phụ lục số 5)
MỤC LỤC HỒ SƠ TÀI LIỆU NỘP LƯU
STT
Số và ký hiệu
hồ sơ
Tiêu đề hồ sơ Ngày tháng bắt
đầu và kết thúc
Số lượng tờ Ghi chú
(1) (2) (3) (4) (5) (6)

giấy ẩm, mốc,
tài liệu có bút
tích
*
*
Mục lục này thống kê ĐVBQ; trong đó có ĐVBQ có thời hạn bảo quản
vĩnh viễn, ĐVBQ có thời hạn:…………
, ngày tháng năm 20
Người lập mục lục hồ sơ
(ký ghi rõ họ tên)
Lưu ý:
Khi giao nộp hồ sơ lưu trữ có kèm theo file dữ liệu Mục lục hồ sơ này

.
SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
(cơ quan, đơn vị lập hồ sơ) Độc lập - Tự do – Hạnh phúc
Bình Định, ngày….tháng năm 201


Khi giao nhận hồ sơ, phải đối chiếu từng hồ sơ với
Khi giao nhận hồ sơ, phải đối chiếu từng hồ sơ với
mục lục. Sau khi giao nhận, phải lập biên bản giao nhận
mục lục. Sau khi giao nhận, phải lập biên bản giao nhận
hồ sơ.
hồ sơ.

(Xem mẫu Phụ lục số 6)
(Xem mẫu Phụ lục số 6)
SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
(cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu) Độc lập - Tự do – Hạnh phúc
Bình Định, ngày….tháng năm 201

BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI LIỆU



Biên bản này được lập thành hai bản; mỗi bên giữ một bản./.
ĐẠI DIỆN BÊN GIAO ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN

(Ký tên và ghi rõ họ tên) Ký tên và ghi rõ họ tên)

Xác nhận của cơ quan, tổ chức
(chức vụ, chữ kí của người có thẩm quyền, họ tên, đóng dấu)

TRÁCH NHIỆM
TRÁCH NHIỆM
đối với công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ
đối với công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ
vào lưu trữ cơ quan
vào lưu trữ cơ quan


Trách nhiệm của thủ trưởng cơ quan;
Trách nhiệm của thủ trưởng cơ quan;



Trách nhiệm của các phòng, đơn vị, cá nhân giao nộp
Trách nhiệm của các phòng, đơn vị, cá nhân giao nộp
hồ sơ;
hồ sơ;


Trách nhiệm của cơ quan lưu trữ;
Trách nhiệm của cơ quan lưu trữ;




Xin cảm ơn!