Báo cáo thực tập tại công ty cổ phần cảng dịch vụ dầu khí tổng hợp phú mỹ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI
TRUNG TÂM ĐÀO TẠO E-LEARNING

BÁO CÁO THỰC TẬP
Công ty Cổ phần Cảng Dịch vụ Dầu khí
Tổng hợp Phú Mỹ

HỌC PHẦN:
THỰC TẬP ĐỊNH HƯỚNG NGHỀ NGHIỆP 1

Cán bộ hướng dẫn thực tập: Ngô Văn Mạnh

NĂM 20…

3


MỤC LỤC

I.

PHẦN MỞ ĐẦU..........................................................................................3
1. Khái quát về đơn vị thực tập......................................................................3
2. Cơ cấu tổ chức của cảng.............................................................................4
3. Bộ máy lãnh đạo..........................................................................................4
4. Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ........................................................5
5. Cán bộ hướng dẫn thực tập........................................................................8

II. PHẦN NỘI DUNG KHÁI QUÁT NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA
CƠNG TY CỔ PHẦN CẢNG DỊCH VỤ DẦU KHÍ TỔNG HỢP PHÚ MỸ.9
2.1 Tổng quan về PTSC.................................................................................9

2.2 Khái niệm về văn phịng........................................................................11
2.3 Vị trí của văn phịng..............................................................................12
2.4 Vai trị của cơng tác quản lý hành chính văn phòng...........................13
2.5 Chức năng quản lý.................................................................................13
2.6 Chức năng của quản lý hành chính văn phịng...................................14
2.7 Nhiệm vụ của cơng tác quản lý hành chính văn phịng......................15
2.8 Sự cần thiết của cơng tác quản lý hành chính văn phịng...................16
2.9 Các yếu tố ảnh hưởng của cơng tác quản lý hành chính văn phịng..16
2.10

Nội dung hoạt động của cơng tác hành chính văn phịng................17

III. NHIỆM VỤ CỦA PHỊNG HÀNH CHÍNH CƠNG TY CỔ PHẦN
CẢNG DỊCH VỤ DẦU KHÍ TỔNG HỢP PHÚ MỸ (CẢNG PTSC PHÚ
MỸ) 34
3.1 Phương hướng, nhiệm vụ, hoạt động và phấn đấu của phịng hành
chính Cơng ty Cổ phần Cảng Dịch vụ Dầu khí Tổng hợp Phú Mỹ......34
3.1.1 Nhiệm vụ của phịng hành chính Cơng ty Cổ phần Cảng Dịch vụ
Dầu khí Tổng hợp Phú Mỹ.......................................................................34
3.1.2 Phương hướng hoạt động và phấn đấu của phịng hành chính Cơng
ty Cổ phần Cảng Dịch vụ Dầu khí Tổng hợp Phú Mỹ.............................35


3.2 Các giải pháp để nâng cao hiệu quả công tác quản lý hành chính văn
phịng tại Cơng ty Cổ phần Cảng Dịch vụ Dầu khí Tổng hợp Phú Mỹ36
3.2.1 Giải pháp về công tác tham mưu, tổng hợp....................................36
3.2.2 Giải pháp về công tác hậu cần..........................................................37
3.2.3 Giải pháp về công tác hội nghị, hội thảo..........................................37
3.2.4 Giải pháp về công tác văn thư – lưu trữ..........................................38
IV.

PHẦN KẾT LUẬN..................................................................................40

PHẦN DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................40


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Khái quát về đơn vị thực tập
Công ty Cổ phần Cảng Dịch vụ Dầu khí Tổng hợp Phú Mỹ (Cảng PTSC Phú
Mỹ) được thành lập vào cuối năm 2008 với tiền thân là Chi nhánh trực thuộc Tổng
cơng ty Cổ phần Dịch vụ Kỹ thuật Dầu khí Việt Nam (PTSC). Tháng 4/2011, Cơng ty
được cổ phần hóa với 02 cổ đông lớn nhất là PTSC và Yinson Port Venture Singapore;
ngồi ra, cịn có một vài cổ đơng nhỏ khác. Với diện tích 26,7 ha Cảng PTSC Phú Mỹ
nằm trong cụm cảng biển số 5 được Chính phủ quy hoạch, hiện tại cảng có thể tiếp
nhận tàu quốc tế có tải trọng lên đến hơn 80.000 DWT. Cảng được kết nối với hệ
thống đường thủy nội địa và đường bộ trong khu vực kinh tế trọng điểm phía Nam.
Với hai hệ thống cầu cảng cho bến tàu biển và bến tàu nội địa, Cảng PTSC Phú
Mỹ có thể tiếp nhận đồng thời nhiều tàu biển quốc tế cũng như các tàu nội địa, sà lan
phục vụ cho việc khai thác dịch vụ xếp dỡ hàng hóa hai chiều:
 Hệ thống cầu cảng chính tiếp nhận tàu quốc tế có tải trọng trên 80.000 DWT,
độ sâu trước bến đạt -14,5m dưới số “0” hải đồ. Các tàu có trọng tải lớn có thể
cập cảng tại khu vực này như các tàu Panamax chở hàng nông sản, tàu chuyên
dụng chở hàng siêu trường siêu trọng và các loại hàng hoá khác phục vụ cho
việc xuất nhập khẩu;
 Hệ thống cầu cảng nội địa có tải trọng từ 2.500 – 4.000 DWT thuận tiện bốc
xếp, giao nhận hàng hóa từ tàu mẹ và từ hệ thống kho/bãi phục vụ cho việc
chuyên chở hàng hố như là phân bón, hàng nơng sản … đến khu vực Đồng
bằng Sông Cửu Long và các tỉnh phía Bắc.
Để khai thác hiệu quả hệ thống cầu cảng nói trên, Cảng PTSC Phú Mỹ với các
trang thiết bị hiện đại và ln duy trì đội ngũ lao động chuyên nghiệp dao động

khoảng 140 người để có thể tiếp nhận khai thác cùng một lúc nhiều tàu có tải trọng
lớn, nhỏ chở các loại hàng hoá khác nhau. Bên cạnh đó, Cảng PTSC Phú Mỹ cịn có
thể cung cấp các dịch vụ thiết yếu cho tàu biển như là thực phẩm, nước ngọt, vật tư
thiết bị … theo yêu cầu của chủ tàu.
Tên giao dịch quốc tế: PTSC Phu My Port Joint Stock Company (tên viết tắt:
PTSC Phu My Port).

3


Ví trí: tại đường số 3, KCN Phú Mỹ I, phường Phú Mỹ, thị xã Phú Mỹ, tỉnh Bà
Rịa - Vũng Tàu;
Tọa độ: 10034’47” N - 107001’36” E - toạ lạc trên khu vực sông Thị Vải, cách
cửa biển 17 hải lý.
2. Cơ cấu tổ chức của cảng
Công ty được xây dựng theo mơ hình Cơng ty Cổ phần với bộ máy quản lý tinh gọn,
linh hoạt và hoạt động có hiệu quả.

3. Bộ máy lãnh đạo
1- Ơng Nguyễn Hữu Hải – Chủ tịch HĐQT Cơng ty
2- Ơng Nguyễn Văn Hồi – Giám đốc Cơng ty
3- Trương Đình Tri – Phó Giám đốc Cơng ty
4- Văn Trường Sơn – Phó Giám đốc Cơng ty
5- Phạm Sinh Phú – Kế Tốn trưởng

4


6- Lê Văn Quốc Duy – Trưởng phịng Hành Chính Nhân Sự
7- Đỗ Trung Dũng – Trưởng phòng Điều Độ Khai Thác Cảng

8- Nguyễn Hữu Tằng- Trưởng phòng Kinh Tế Kế Hoạch
9- Trần Đình Lâm-Chủ tịch Cơng đồn, Đội trưởng Đội Đốc Cơng
10- Phạm Bảo Duy – Phó phịng Hành Chính Nhân Sự
11- Nguyễn Trọng Đơng – Phó phịng Điều Độ Khai Thác Cảng
12- Trần Thị Phương- Phó phịng Điều Độ Khai Thác Cảng
13- Nguyễn Thành Trung – Phó phịng Kinh Tế Kế Hoạch
14- Nguyễn Mạnh Tùng – Phó phịng Kinh Tế Kế Hoạch
15- Lương Ngọc Phúc – Đội trưởng Đội Bảo vệ
16- Đỗ Đình Lượng – Đội trưởng Đội Giao Nhận
17- Lê Hồng Thái – Đội phó Đội phương tiện
18- Mai Hồng Đức- Xưởng trưởng Xưởng Cơ khí
19- Nguyễn Ngọc Quyền- Đội phó Đội Bảo vệ
20- Nguyễn Quốc Chính – Đội phó Đội Giao Nhận
21- Đinh Mạnh Hùng – Đội phó Đội Điều Độ Tàu
22- Nguyễn Kim Sáu – Đội phó Đội Bảo vệ
23- Phạm Thế Hiệp – Xưởng phó Xưởng cơ khí
4. Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ

5


 Tổng giám đốc:
Là người lãnh đạo công ty chịu trách nhiệm chung về các hoạt động của xí
nghiệp như tổ chức, sản xuất kinh doanh và chăm lo đời sống cho cán bộ cơng
nhân viên trong tồn xí nghiệp.
 Phó tổng giám đốc:
Chịu trách nhiệm phụ trách chỉ đạo về nghiệp vụ trong cơng ty, nắm bắt tình
hình khai thác của trang thiết bị, phương tiện.
 Phòng khai thác:
Chức năng:

 Trung tâm tổ chức điều hành va thực hiện kế hoạch xếp dỡ hàng hóa
thơng qua cảng.
 Điều hành quản lý và giao nhận hàng hóa ở các bãi container.
 Theo dõi, tổng hợp và báo cáo sản lượng.
Nhiệm vụ:
 Lập kế hoạch giải phóng tàu, kế hoạch sản xuất ngày ca.
 Triển khai điều động thiết bị, đội cơ giới, thực hiện kế hoạch sản xuất
một cách nhịp nhàng.
 Tiếp nhận, tổng hợp các chứng từ liên quan, lưu trữ và xử lý số liệu.
 Phòng kho hàng:
Phòng kho hàng gồm có ban giao nhận, kho bãi, kế toán.
Chức năng:
 Trực tiếp quản lý điều hành và khai thác toàn bộ hệ thống kho của cảng
đồng thời làm tham mưu cho tổng giám đốc và qui hoạch khai thác hệ
thống kho có hiệu quả.
 Tổ chức tiếp nhận, đóng gói, xếp dỡ bảo quản và vận chuyển hàng hóa
qua kho.


Bảo đảm an tồn tồn bộ hệ thống kho hàng.

Nhiệm vụ:
 Tổ chức tiếp nhận, xếp dỡ hàng hóa qua kho khi có nhu cầu.
 Tổng hợp, thống kê sản lượng hàng qua kho.
 Phòng kinh doanh:
Phòng kinh doanh gồm có hai bộ phận là: tiếp thị và thương vụ.

6

Chức năng:
 Chịu trách nhiệm marketing, tiếp thị cho cảng với khách hàng.
 Thực hiện kí kết các hợp đồng với đối tác.
Nhiệm vụ:
 Tư vấn cho tổng giám đốc về mặt pháp chế, luật pháp trong quá trình
kinh doanh.
 Phịng bảo vệ:
Chức năng:
 Chịu trách nhiệm quản lí trực tiếp về an ninh trong cảng.
 Quản lý hàng hóa ra vào cảng.
Nhiệm vụ:
 Nắm vững tình hình, nghiên cứu các phương án bảo vệ.
 Tổ chức tuần tra canh gác, kiểm sốt chặt chẽ người, phương tiện hàng
hóa ra vào cảng, đấu tranh ngăn ngừa các hiện tượng tiêu cực xảy ra
trong cảng.
 Phịng kế tốn thương vụ:
Chức năng:
 Đảm bảo thu chi tài chính cho hoạt động của đơn vị.
 Quản lý, giám sát việc sử dụng vật tư, tiền vốn, tài sản của công ty.
 Giúp tổng giám đốc trong việc quản lý, phân tích hoạt đọng kinh tế.
Nhiệm vụ:


Lập kế hoạch tài chính-kinh tế.



Tính tốn chi phí trong sản xuất.



Tổ chức cơng tác tài chính thống kê trong tồn cơng ty.

 Phịng nhân sự:
Chức năng:
 Tổ chức, xây dựng lực lượng đáp ứng nhu cầu, nhiệm vụ.
 Tổ chức quản lý lao động tiền lương.
 Quản lý định mức lao động, phương pháp khoán sản phẩm.


Quản lý nhân lực: chế độ chính sách, đào tạo huấn luyện.

Nhiệm vụ:

7


Xây dựng tổ chức biên chế, tổ chức lực lượng, sắp xếp lao động hợp


lý.


Theo dõi quản lý lao động.



Theo dõi quản lý quỹ thưởng, chi trả lương đúng theo nguyên tắc.



Xây dựng định mức lao động, định mức khoán sản phẩm.



Thực hiện chính sách nâng lương, chính sách bảo hiểm xã hội .

 Phòng kế hoạch:
Chức năng:
 Xây dựng kế hoạch tổng hợp hàng năm, hàng quý, hàng tháng.
 Kiểm tra giám sát tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất, kế hoạch đầu tư
và phát triển cảng.
Nhiệm vụ:
 Lập kế hoạch tổng hợp tồn cảng.
 Phịng quản lý dự án:
Chức năng:
 Lập kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản, nâng cấp, sữa chữa.
 Đảm bảo duy trì sửa chữa thường xuyên cơ sở hạ tầng.
 Quản lý hệ thống cung cấp điện, nước đảm bảo cho sản xuất.
Nhiệm vụ:
 Tham mưu cho tổng giám đốc lập kế hoạch về đầu tư xây dựng.
 Kiểm tra giám sát kỹ thuật chất lượng, đôn đốc tiến độ thi công các cơng
trình.
 Lập kế hoạch đầu tư xây dựng đổi mới.
 Phòng kỹ thuật:
Chức năng:
 Đảm bảo kỹ thuật sản xuất cho tồn cảng.
 Duy trì, thực hiện an tồn cho sản xuất, an toàn trong lao động.
 Huấn luyện, kiểm tra trình độ chun mơn cơng nhân viên.
 Nhận sửa chữa container cho khách hàng, sửa chữa các trang thiết bị

trong cảng.
Nhiệm vụ:

8


 Lập kế hoạch sửa chữa hàng năm.
 Thường xuyên kiểm tra thực hiện chế độ an toàn lao động.
5. Cán bộ hướng dẫn thực tập
Anh Ngô Văn Mạnh – chun viên quản trị hành chính – Phịng Hành Chính
Nhân Sự cơng việc chính của anh là Bên cạnh nhập dữ liệu, viết báo cáo, chuẩn bị giấy
tờ và sắp xếp lịch trình, nhân viên hành chính cịn phải thực hiện các công việc như lập
bảng lương, gửi email và làm việc với các dự án đặc biệt, lên lịch các hoạt động, cuộc
họp và sự kiện trong công ty. Nhiệm vụ điển hình hàng ngày bao gồm:
 Lên kế hoạch mời họp và tham gia hội nghị, sắp xếp và quản lý cuộc
họp.
 Ghi chép và phân phát biên bản cuộc họp.
 Lưu giữ tài liệu cả bản cứng và bản mềm.
 Lưu giữ lịch làm việc hàng tuần của nhân viên.
 Sắp xếp và cung cấp tài liệu, báo cáo.
 Điều phối khơng gian làm việc, máy tính và thiết bị làm việc cho nhân
viên mới với bộ phận IT.
 Phân loại và phân phát thư.
 Giải quyết các cơng việc hành chính bằng cách lập báo cáo, phân tích dữ
liệu và tìm kiếm giải pháp.
 Trả lời thư dưới danh nghĩa công ty hoặc bộ phận được phân công.

II. PHẦN NỘI DUNG KHÁI QUÁT NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠNG TY
CỔ PHẦN CẢNG DỊCH VỤ DẦU KHÍ TỔNG HỢP PHÚ MỸ
2.1 Tổng quan về PTSC

Những năm trước đây, khi nói đến doanh thu của ngành dầu khí, người ta
thường chỉ nghĩ đến nguồn thu từ xuất khẩu dầu thô - nguồn thu lớn nhất của PVN.
Nhưng, xuất khẩu dầu thơ hiện nay khơng cịn chiếm vị thế áp đảo trong tổng doanh
thu của PVN như trước nữa. Cán cân giữa doanh thu xuất khẩu dầu thô và dịch vụ dầu
khí đang có sự thay đổi nhanh chóng. Giờ đây, ngành Dầu khí Việt Nam đang bước đi
trên 2 lĩnh vực: cung ứng dịch vụ và khai thác dầu khí.
Các loại hình dịch vụ cung cấp cho hoạt động thăm dò, khai thác và sản xuất
kinh doanh của ngành dầu khí ở Việt Nam đầy tiềm năng, với quy mơ tồn thị trường
hàng chục tỉ USD. Những năm trước đây, các doanh nghiệp Việt Nam chỉ hưởng được
những phần nhỏ trong “chiếc bánh” khổng lồ này, với thị phần chưa tới 20%.
Nhưng từ năm 2009, PVN quyết định đẩy mạnh phát triển mảng dịch vụ dầu
khí, nhằm nâng dần tỷ trọng dịch vụ do các doanh nghiệp trong nước cung cấp lên 30-

9


35%. Đồng thời, PVN cũng sắp xếp lại các doanh nghiệp dịch vụ theo hướng tập trung
và chun mơn hóa, với hàng chục cuộc sáp nhập, nhằm giải quyết tình trạng phân tán
và giẫm chân nhau. Kết quả đạt được cũng thật nhanh chóng.
Năm 2009, doanh thu dịch vụ của PVN đạt hơn 90 nghìn tỉ đồng, năm 2010 đã
đạt hơn 167 nghìn tỉ đồng. Đến năm 2011, PVN đạt mức kỷ lục về doanh thu dịch vụ
dầu khí 207 nghìn tỉ đồng, bằng 30,8% tổng doanh thu tồn Tập đoàn, cao hơn so với
mục tiêu đã đề ra (25-30%). Sang đến năm 2012, doanh thu dịch vụ dầu khí đạt mức
236.338 tỉ đồng, tăng trưởng 13,7% so với năm 2011, đưa dịch vụ dầu khí trở thành
một trong những lĩnh vực chủ yếu của PVN.
Các loại hình dịch vụ dầu khí của PVN sau 7 năm phát triển mạnh mẽ không
những đáp ứng được đầy đủ thị trường trong nước, mà cịn có khả năng cạnh tranh
mạnh mẽ ở thị trường quốc tế. Trên 60% doanh thu dịch vụ của PVN hiện nay đến từ
các hợp đồng cung cấp cho khách hàng nước ngoài.
Đặc biệt, mảng dịch vụ cơ khí dầu khí của Việt Nam đang phát triển rất nhanh.

Các doanh nghiệp (DN) thành viên như Liên doanh Vietsopetro (VSP), Tổng Cơng ty
dịch vụ kỹ thuật dầu khí (PTSC) có thể chế tạo một phần giàn khoan, giàn khai thác và
các cơng trình phục vụ hoạt động khai thác trên biển.
Bằng việc thành lập các văn phòng đại diện tại Singapore và Malaysia, gần đây
nhất PTSC đã thắng thầu quốc tế trong việc cung cấp 3 tàu dịch vụ cho Tập đồn Dầu
khí Petronas (Malaysia). Theo số liệu từ Bộ Cơng thương, tính đến nay đã có 28 dự án
đầu tư nước ngồi trong lĩnh vực dầu khí được cấp giấy chứng nhận với tổng mức đầu
tư gần 8 triệu USD, trong đó có 17 dự án đang triển khai hoạt động.
Ngoài ra, PVN đã ký hơn 50 thỏa thuận hợp tác đầu tư với các nước. Các dự án
trọng điểm có thể kể tới cơng trình phát triển mỏ Nhenhexky tại Liên bang Nga (Liên
doanh Rusvietpetro thực hiện), dự án phát triển mỏ Junin 2 tại Venezuela (PVEP thực
hiện), dự án thủy điện Luông Phabăng tại Lào (PVPower thực hiện)... Sự thành cơng
của các dự án trên có ý nghĩa hết sức quan trọng trong việc thực hiện các mục tiêu
chiến lược mà ngành đã đề ra, góp phần tích cực bảo đảm an ninh năng lượng cho đất
nước.
Cách đây 10 năm, có nằm mơ cũng khơng thể tin được rằng Việt Nam có thể
chế tạo thành cơng một giàn khoan tự nâng theo tiêu chuẩn thế giới. Nhưng chúng ta
đã có câu trả lời khi những kỹ sư, cơng nhân người Việt hồn tồn có thể làm chủ được
những kỹ thuật, công nghệ hiện đại và tiên tiến này, sau những nỗ lực, cố gắng không
mệt mỏi. Sự thành cơng của cơng trình giàn khoan tự nâng Tam Đảo-05 do Liên doanh
Việt- Nga Vietsovpetro làm chủ đầu tư và Công ty CP Chế tạo giàn khoan dầu khí PV
Shipyard làm tổng thầu, là bằng chứng đanh thép nhất. Đây là giàn tự nâng lớn nhất từ
trước đến nay do Việt Nam tự thiết kế và chế tạo.
Giàn Tam Đảo-05 có tổng khối lượng hơn 18 nghìn tấn, chiều dài thân giàn 167
m, khả năng chất tải 2.995 tấn. Đây là cơng trình có tính chất cơng nghệ rất phức tạp,
khối lượng thi công lớn (lớn hơn 1,5 lần so với giàn khoan đầu tiên – giàn Tam Đảo
03). Giàn được thiết kế hoạt động ở độ sâu mực nước biển tới 120m, khả năng khoan
tới độ sâu 9.000m và có khả năng chịu được điều kiện thời tiết khắc nghiệt, chịu được

10

sức gió bão trên cấp 12, chiều cao sóng 22m. Giàn khoan Tam Đảo 05 có giá trị 230
triệu USD.
Việc chế tạo thành công các giàn khoan tự nâng trong nước đã đưa Việt Nam
trở thành một số ít quốc gia trên thế giới (khoảng 10 nước) có khả năng tự thiết kế chi
tiết, chế tạo, chạy thử giàn khoan tự nâng hoạt động ở vùng biển sâu, khí hậu khắc
nghiệt. Các giàn khoan tự nâng Tam Đảo 03, Tam Đảo 05 do PV Shipyard chế tạo có
khả năng hoạt động khoan thăm dò ở hầu hết các vùng biển thuộc thềm lục địa Việt
Nam; tạo ra bước đột phá, tự chủ về khoa học cơng nghệ và đóng góp một phần trong
việc bảo đảm an ninh quốc phòng, giữ vững chủ quyền biển đảo Việt Nam.
Trong năm 2016, Bộ Công thương đã đề xuất dự thảo Nghị định quy định về
đầu tư nước ngồi trong hoạt động dầu khí gồm 5 chương, 32 điều. Dự thảo đã đề xuất
những quy định cụ thể về: Thủ tục cấp Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư nước ngoài;
triển khai dự án dầu khí; quản lý nhà nước về đầu tư nước ngồi. Theo dự thảo, Chính
phủ khuyến khích và tạo điều kiện thuận lợi cho các tổ chức, cá nhân Việt Nam đầu tư
nước ngồi trong hoạt động dầu khí. Có thể nói, cơ hội để PVN tăng tốc xuất khẩu
dịch vụ dầu khí đang mở ra, mỗi thành cơng của các dự án thăm dị khai thác ở nước
ngồi đều tạo ra bước phát triển mới của Tập đồn. Chính vì vậy, Ban lãnh đạo PVN
mới đây đã sắp xếp, tái cơ cấu doanh nghiệp, nâng cao chất lượng dịch vụ và nâng cao
hiệu quả quản trị, nhằm thực hiện thành cơng kế hoạch đầu tư nước ngồi trong thời
gian tới.
Để đảm bảo đám ứng được nhu cầu công việc của các cán bộ trong công ty với
mong muốn mang đến môi trường làm việc lý tưởng gia tăng hiệu suất làm việc của
mỗi thành viên cũng như gắn kết, giữ chân nhân tài, PTSC khơng ngừng nỗ lực hồn
thiện các yếu tố đồng thời yêu cầu kình nghiệm đối với các vị trí cơng việc
-

Ứng viên phải có 1 năm kình nghiệm
Nghe, nói, đọc, viết tiếng anh lưu lốt(bắt buộc) hoặc tiến Hoa (ưu tiên)

Có tính sáng tạo cao và có kinh nghiệm trong lĩnh vực tiếp thị kinh Doanh hoặc
các lĩnh vực có liên quan
Có kỹ năng sử thành thạo vi tính văn phịng
Tính cách năng động và có trách nhiệm
Có kỹ năng giao tiếp và thực hiện cơng việc tốt
Có kỹ năng làm việc trong mơi trường đa văn hóa và làm việc nhóm

2.2 Khái niệm về văn phòng
Văn phòng là một đơn vị trong một cơ quan, tổ chức. Trong một thời gian dài
văn phòng thường được coi là nơi thuần túy chỉ thực hiện những cơng việc giấy tờ,
giải quyết những cơng việc hành chính đơn giản, có tính chất phục vụ và những người
làm việc tại văn phòng chỉ được coi là “bưng, bê, kê, dọn” thì ngày nay, trong kỷ
ngun thơng tin và những yêu cầu mới của quá trình hội nhập thì văn phịng đã trở lại
vị thế mà nó vốn co: là trung tâm điều hành của tổ chức, là bộ mặt của tổ chức. Nếu
như văn phòng trước đây chỉ là nơi giải quyết những cơng việc hành chính sự vụ, hay
chỉ là nơi tiếp nhận những người mà một lý do nào đó khơng thể làm được ở những
đơn vị khá thì hiện nay văn phịng là một bộ phận có vị trí quan trọng, khơng thể thiếu
của cơ quan, doanh nghiệp. Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của
một cơ quan chức năng, phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo. Các cơ quan thẩm

11


quyền chung hoặc có quy mơ lớn thì thành lập văn phịng, những cơ quan nhỏ thì có
phịng hành chính. Chính vì thế quản trị hành chính văn phịng được coi là một trong
những nhiệm vụ quan trọng nhất để đảm bảo cho vị trí này.
Văn phịng được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao
tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan đơn vị đó. Văn phịng là một phịng làm việc cụ thể
của lãnh đạo, của những người có chức vụ như Tổng giám đốc, Phó Tổng giám đốc,…
Văn phịng là một dạng hoạt động của cơ quan, tổ chức, trong đó diễn ra việc

thu nhận, bảo quản, lữu trữ các loại văn bản, giấy tờ, những công việc liên quan đến
cơng tác văn thư.
Tóm lại, Văn phịng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan
chức năng, phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo, là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ
trợ cho hoạt động quản lý; đồng thời đảm bảo các điều kiện về vật chất kỹ thuật cho
hoạt động chung của cơ quan, tổ chức đó.
Có quan niệm cho rằng văn phòng là “Văn phòng là một bộ máy điều hành của
cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý, là nơi
chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần, đảm bảo các điều kiện hoạt động vật chất cần
thiết cho hoạt động trong mỗi cơ quan, tổ chức”. Ở quan niệm này có thể hiểu văn
phịng là một bộ phận đa nhiệm vụ với nghiệp vụ rất rộng, từ việc thực hiện các công
việc điều hành như mưa sắm, bảo dưỡng, thiết kế, xây dựng….đảm bảo cho hoạt động
của cơ quan, tổ chức được thông suốt. Trên thực tế văn phịng nhơ quan niệm hiện này
để cập nó thường có tên gọi là “văn phịng” hoặc “Hành chính - quản trị” hoặc “Hành
chính - Tổ chức - Quản trị” hay “Hành chính - Tổng hợp”…
Bên cạnh đó cũng có quan niệm cho rằng văn phòng chỉ là một bộ phận thuộc
khối hành chính văn phịng và chun thực hiện các thủ tục hành chính như tiếp nhận
và xử lý văn bản, giấy tờ, quản lý hồ sơ, tài liệu cho một cơ quan, một tổ chức. Ở quan
niệm này thì văn phịng được gọi là bộ phận “văn thư” hoặc bộ phận “văn thư - lưu
trữ” hay bộ phận “văn thư - lễ tân”.
Ở đây, chúng tôi cho rằng cần hiểu “văn phòng” là một bộ phận của một cơ
quan, doanh nghiệp. Văn phịng khơng chỉ hiểu đơn giản là bộ phận giải quyết các
cơng việc hành chính đơn giản như xử lý văn bản, quản lý con dấu hay dọn dẹp vệ sinh
mà nó phải là nơi mang lại các giá trị khác cho tổ chức như tham mưu xây dựng hệ
thống các quy định, cơ chế làm việc và tổ chức thực hiện quy định đó để quản lý hệ
thống; tham mưu và đảm bảo các nguồn lực của tổ chức; phối hợp và điều hòa hoạt
động của tổ chức thông qua hệ thống kế hoạch - chương trình hành động; tổ chức các
hoạt động đối nội nhằm xây dựng bộ máy chuyên nghiệp và vững mạnh; tổ chức các
hoạt động đối ngoại để xây dựng hình ảnh và phát triển thương hiệu, uy tín của tổ
chức… Như vậy rõ ràng văn phòng là một bộ phận rất quan trọng trong cơ cấu tổ chức

của bất kỳ một cơ quan, doanh nghiệp. Từ đó, chúng tơi đưa ra khái niệm về văn
phòng của các cơ quan, tổ chức như sau”.
“Văn phịng là bộ phận khơng thể tách rời của một cơ quan, tổ chức,
Doanh nghiệp; là nơi tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo trong công tác quản lý

12


và điều hành; thực hiện và hỗ trỡ công tác hành chính cho các đơn vị chức năng, nhằm
giải quyết có hiệu quả các nhiệm vụ chung của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp”
2.3 Vị trí của văn phịng
Văn phịng là bộ phận chuyên môn, là bộ máy giúp việc tổng hợp của lãnh đạo
cơ quan, doanh nghiệp. Việc đảm bảo cho hoạt động của lãnh đạo được trôi chảy,
thuận lợi, hiệu quả thơng qua các chương trình, kế hoạch do văn phịng xây dựng như
lịch cơng tác hàng tuần, lịch tiếp khách, tổ chức chu đáo mỗi khi lãnh đạo đi cơng
tác… Ngồi ra, văn phịng cịn là “bộ lọc” giúp cho lãnh đạo không mất thời gian vào
những công việc sự vụ hàng ngày, đơn giản, mà tập trung vào các cơng việc chính,
chiến lược cho sự phát triển của cơ quan, tổ chức.
Văn phòng là đầu mối thơng tin của cơ quan, doanh nghiệp.Văn phịng tổ chức
các nguồn thơng tin và quy trình nghiệp vụ để đảm bảo thông tin cho hoạt dộng quản
lý của lãnh đạo cũng như hỗ trợ thông tin nghiệp vụ cho các đơn vị khác.Văn phịng
cũng là nơi truyền đạt mọi thơng tin chính thức ra ngồi cơ quan, doanh nghiệp. Các
thơng tin của văn phòng tiếp nhận, xử lý và cung cấp rất đáng tin cậy vì đã được xử lý
theo quy trình nghiệp vụ có kiểm sốt chặt chẽ. Và những thơng tin văn phịng cung
cấp ra ngồi là những thơng tin chính thức của cơ quan, doanh nghiệp. Các thơng tin
của văn phịng tiếp nhận, xử lý và cung cấp rất đáng tin cậy vì đã được xử lý theo quy
trình nghiệp vụ có kiểm sốt chặt chẽ. Và những thơng tin văn phịng cung cấp ra
ngồi là những thơng tin chính thức của cơ quan, doanh nghiệp. Chính vì vậy, những
người làm cơng tác hành chính văn phịng không thể làm trái các quy định trong việc
thu thập xử lý thông tin hoặc tùy tiện trong việc phát ngơn vì sẽ ảnh hưởng rất lớn tới

lãnh đạo cũng như tới hoạt động của cơ quan, Doanh nghiệp.
Văn phòng là đầu mối thông tin của cơ quan, doanh nghiệp. Văn phòng là bộ
phận tham mưu trực tiếp của lãnh đạo trong cơng tác điều hành, quản lý hành chính cơ
quan, doanh nghiệp. Là nơi tổ chức các hoạt động đối nội - đối ngoại của cơ quan,
Doanh nghiệp. Có thể nói, hầu hết các hoạt động giao tiếp chính thức giữa cơ quan,
Doanh nghiệp với công dân, đối tác, khách hang đều được tổ chức tại văn phòng. Việc
tiếp đón trọng thị, sự ứng xử trong lịch thiệp trong giao tiếp của các cán bộ nhân viên,
phong cách làm việc chuyên nghiệp sẽ làm đối tác, khách hàng hài lịng vì được tơn
trọng. Thiết kế văn phịng hợp lý, khoa học, có tính thẩm mỹ cao cùng với chế độ làm
việc chặt chẽ sẽ gây ấn tượng lớn đối với khách. Tất cả những ấn tượng tốt đẹp đó sẽ
góp phần nâng cao vị thế, uy tín của cơ quan, doanh nghiệp, góp phần quảng bá
thương hiệu của cơ quan, doanh nghiệp. Chính vì thế, văn phịng cịn được coi là “bộ
mặt” của cơ quan, doanh nghiệp
2.4 Vai trò của cơng tác quản lý hành chính văn phịng
Văn phịng là một của cơ quan, tổ chức. Vai trò của cơng tác quản lý hành chính
văn phịng gồm các nội dung sau:
- Xây dựng các bộ phận nghiệp vụ trong văn phịng: phụ thuộc vào hai nội dung
chính:
+ Chức năng, nhiệm vụ mà văn phịng được phân cơng phụ trách. Thơng
thường, văn phịng của các cơ quan, tổ chức có chức năng tham mưu, tổng hợp và

13


chức năng hậu cần nên trong cơ cấu tổ chức của văn phòng thường xuất hiện các bộ
phận như: văn thư, tổng hợp, quản trị,… tuy nhiên, trong trường hợp cụ thể, văn phịng
có thể được phân cơng thực hiện các công việc khác như bảo hiểm, nhân sự, pháp chế,
xuất nhập khẩu… là điều cần thiết.
+ Khối lượng công việc thực tế mà các bộ phận phải thực hiện. Căn cứ vào tình
hình thực tế khối lượng cơng việc, người quản lý cần tính tốn để quyết định thành lập

các bộ phận nghiệp vụ dưới các hình thức khác nhau.
- Quy định chức năng, nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận nghiệp vụ. Sau khi đã
xác định được các bộ phận nghiệp vụ trực thuộc văn phòng, cần tiến hành việc quy
định chức năng, nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận bằng văn bản.
- Xác định số lượng nhân sự trong từng bộ phận: đảm bảo cho việc hồn thành
khối lượng cơng việc đã đề ra với kết quả cao tránh việc tồn đọng công việc của văn
phịng.
+ Xác định khối lượng cơng việc của từng bộ phận, từng nhân viên trong phịng
của mình.
+ Phân tích luồng cơng việc trong phịng, xác định các cơng việc có thể kiêm
nhiệm, cơng việc khơng thể kiêm nhiệm.
+ Tính tốn được thời gian cần thiết để hồn thành từng cơng việc, thời gian
hồn thành cơng việc của từng bộ phận. Từ đó xác định được thời gian cần thiết để
hồn thành nhiệm vụ của phòng.
+ Xác định cá trang thiết bị cần thiết cho cơng việc, cho từng vị trí lao động.
2.5 Chức năng quản lý
- Hoạch định (Planning): Là việc đề ra các mục tiêu cho tương lai và sự lựa
chọn các giải pháp thích hợp để hồn thành các mục tiêu đó.
- Tổ chức (Organizing): Bao gồm việc thành lập nên các bộ phận trong doanh
nghiệp để đảm nhiệm những hoạt động cần thiết và xác định các mối quan hệ về nhiệm
vụ, quyền hành và trách nhiệm giữa các bộ phận đó.
- Lãnh đạo (Leading): Lãnh đạo nhân viên bằng cách phân công nhiệm vụ cụ
thể để đạt được mục tiêu của tổ chức.
- Kiểm soát (Controlling): Thường xuyên kiểm tra để kịp thời uốn nắn
các sai trái đi lệch với mục tiêu.
2.6 Chức năng của quản lý hành chính văn phịng
- Hoạch định cơng việc hành chính.
- Tổ chức cơng việc hành chính văn phịng.

14

- Lãnh đạo cơng việc hành chính văn phịng.
- Kiểm sốt cơng việc hành chính.
- Dịch vụ hành chính văn phịng.
Xuất phát từ những khái niệm trên có thể thấy văn phịng có các chức
năng cụ thể như sau:
* Chức năng tham mưu tổng hợp
Theo dõi về tình hình hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp trên các lĩnh vực
như việc thực hiện các chủ trương, nghị quyết của Đảng, Nhà nước cũng như các chủ
trương, nghị quyết của cơ quan, doanh nghiệp; tình hình thực hiện các chương trình,
kế hoạch cơng tác đã được phê duyệt; tình hình thực hiện nội quy, quy chế; tình hình
tài
chính….
Tham mưu là nhằm mục đích trợ giúp cho Tổng giám đốc có cơ sở để lựa chọn quyết
định quản lý tối ưu phục vụ cho mục tiêu hoạt động của cơ quan, tổ chức đó.
* Chức năng tư vấn về văn bản
Văn bản là phương tiện ghi tin và truyền tin, là phương tiện lưu trữ và truyền
đạt các quyết định quản lý. Văn phịng trợ giúp cho Tổng giám đốc về cơng tác soạn
thảo văn bản để đảm bảo cho văn bản có đầy đủ nội dung, hình thức theo u cầu,
đúng thẩm quyền và đúng trình tự thủ tục theo quy định.
Tổ chức quản lý và thực hiện công tác văn thư, công tác lưu trữ. Hướng dẫn các
đơn vị trong cơ quan, doanh nghiệp thực hiện các nghiệp vụ này theo đúng quy định.
* Chức năng tổ chức công tác lễ tân, giao tiếp
Văn phịng chịu trách nhiệm trong cơng tác lễ tân như đón khách, bố trí nơi ăn
chốn ở, lịch làm việc với khách, tổ chức các cuộc họp, lễ nghi, khánh tiết của cơ quan,
đơn vị. Văn phòng tổ chức giao tiếp, đối nội, đối ngoại, giữ vai trò là cầu nối liên hệ
với các cơ quan cấp trên, ngang cấp, cấp dưới và nhân dân.
* Chức năng giúp việc điều hành của lãnh đạo
- Xây dựng các chương trình, kế hoạch làm việc chung; lập kế hoạch tổ chức

hội nghị, lễ hội, phong trào thi đua theo ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo.
- Tổ chức thực hiện các công việc theo kế hoạch đã được phê duyệt.
Đôn đốc nhắc nhở, theo dõi tiến độ thực hiện của các đơn vị, phòng ban. Theo dõi và
nắm bắt các vướng mắc, khó khăn trong q trình thực hiện và báo cáo lãnh đạo xử lý
kịp thời.
- Tổ chức các cuộc họp, hội nghị, các buổi làm việc của lãnh đạo và của các
phòng ban chức năng theo chương trình, kế hoạch cơng tác. Trao đổi với các đơn vị,
đối tác để chuẩn bị các điều kiện tốt nhất cho các buổi làm việc này.

15


- Chuẩn bị các chuyến công tác cho lãnh đạo, đảm bảo các thủ tục pháp lý liên
quan trong trường hợp lãnh đạo, cán bộ, nhân viên đi công tác nước ngồi.
- Giữ liên lạc thơng suốt để nắm bắt, báo cáo và truyền đạt các quyết định,
mệnh lệnh của lãnh đạo tới các đơn vị, cá nhân được kịp thời; theo dõi và báo cáo thực
hiện các quyết định, mệnh lệnh đó.
- Tổ chức thực hiện hoặc thơng báo kịp thời tới các đơn vị, cá nhân trong
trường hợp có điều chỉnh, bổ sung theo ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo.
* Chức năng thực hiện công tác hậu cần
- Bố trí, tổ chức khơng gian trụ sở, cảnh quan mơi trường cơ quan, doanh
nghiệp, sắp xếp, bố trí nơi làm việc cho các đơn vị, phòng ban.
- Chuẩn bị về cơ sở vật chất phục vụ các cuộc họp, hội nghị lễ hội, các sự kiện
trong cơ quan, doanh nghiệp.
- Tổ chức xây dựng, sửa chữa, bảo dưỡng, bảo trì các phương tiện, thiết bị làm
việc theo kế hoạch đã được lãnh đạo phê duyệt.
- Tổ chức thực hiện công tác y tế, bảo vệ, điện, nước, vệ sinh, Phương tiện phục
vụ lãnh đạo và nhu cầu công việc của các đơn vị, phòng ban.
2.7 Nhiệm vụ của cơng tác quản lý hành chính văn phịng
a. Cơng tác hành chính

- Tiếp nhận, bảo mật và chuyển giao cơng văn, giấy tờ gửi đến và đi; quản lý
văn bản, lưu trữ cơng văn đi và đến của tồn bộ công ty; thực hiện và hướng dẫn các
đơn vị bảo đảm qui trình, thể thức văn bản trước khi trình Tổng giám đốc ký;
- Tổ chức quản lý, sử dụng con dấu của Công ty đúng quy định của pháp luật;
cấp các loại giấy giới thiệu, công lệnh, công chứng cho cán bộ, giảng viên, sao y các
loại văn bản do Công ty ban hành;
- Tiếp và hướng dẫn khách đến công ty liên hệ công việc; quản lý các phịng
họp của cơng ty; giao nhận chìa khóa các phịng họp đó.
- Nghe điện, giao dịch với khách hàng; đón tiếp khách trước khi bắt đầu làm
việc với lãnh đạo cơng ty.
b. Quản lý có sở vật chất
- Thoi dõi, kiểm tra, giám sát, nghiệm thu cơng tác bảo trì, bảo dưỡng cơ sở vật
chất, giao khoán dịch vụ theo Hợp đồng do Công ty ký với đối tác.
- Quản lý xe ô tô, điều phối xe ô tô phục vụ lãnh đạo và cán bộ công nhân viên
trong công ty.

16


- Đề xuất mua sắm, sửa chữa trang thiết bị văn phịng làm việc cho các phịng
ban cơng ty; theo dõi các thiết bị, tài sản của cơng ty, có kế hoạch bảo trì với máy móc
cố định theo tháng, quý, có kế hoạch mua sắm các thiết bị bổ sung đảm bảo yêu cầu
làm việc tốt nhất cho nhân viên; lên bảng kê về những văn phòng phẩm cần thiết cho
cơng ty theo từng q và có kế hoạch mua.
- Phối hợp với phịng tài chính và các đơn vị tổ chức kiểm kê tài sản của công
ty hàng năm;
c. Công tác phục vụ
- Phối hợp với trạm y tế, nhà ăn thực hiện công tác y tế của công ty theo đúng
quy định. Kiểm tra vệ sinh môi trường, đảm bảo an toàn thực phẩm, vệ sinh ăn uống,
phòng chống dịch bệnh.

- Phối hợp với các phòng ban in ấn tài liệu phục vụ cho công việc và công tác
giảng dạy (trung tâm huấn luyện thuyền viên).
- Hỗ trợ tài liệu, nước, thiết bị… cần thiết cho các cuộc họp của công ty; tổ
chức các sự kiện vui chơi, họp, đại hội…. của công ty với khách hàng và nội bộ.
2.8 Sự cần thiết của công tác quản lý hành chính văn phịng
Hành chính văn phịng là một bộ phận không thể thiếu của bất kỳ công ty nào,
đảm nhiệm các công việc liên quan đến thủ tục hành chính và lễ tân đón khách, tổ
chức cơng tác văn thư hỗ trợ cho toàn thể nhân viên, ngoài ta cịn có thể tư vấn cho
lãnh đạo nếu cần thiết. Cơng việc hành chính thường bị nhiều người “coi thường” cho
ràng đó là những cơng việc giấy tờ nhỏ nhặt. Tuy nhiên thực tế, trách nhiệm của một
nhân viên hành chính khá đa dạng và bao quát.
2.9 Các yếu tố ảnh hưởng của cơng tác quản lý hành chính văn phịng
a. Yếu tố xã hội
Trong q trình giao dịch của công ty với người lao động và các mối quan hệ
khác thì mối quan hệ xã hội sẽ phát sinh và ngày càng phong phú thêm, người lao
động ngày càng có cơ hội để đóng góp nhiều hơn cho nhà nước, cán bộ công chức
được gọi là công bộc của nhân dân, là người phục vụ cho nhân dân. Đồng thời trong
q trình hoạt động của cơng sở thì cán bộ công chức là người thực hiện trực tiếp các
giao dịch, giải quyết các vấn đề phát sinh trong đời sống cũng như trong hoạt động của
nhân dân với cơng sở.
Mọi tổ chức đều có các nguồn lực vật chất do con người vận hành, nhằm đảm
bảo thực hiện nhiệm vụ, đạt mục tiêu chung của tổ chức. Sức mạnh của tổ chức phụ
thuộc vào con người, con người chính là nguồn gốc của các nguồn lực khác và là cơ sở
cho mọi thành công hay thất bại của tổ chức.
b. Yếu tố văn hóa
Văn hóa trong cơ quan hành chính nhà nước xuất phát từ chính vai trịcủa cá cơ
quan hành chính nhà nước trong đời sống xã hội và trong hoạt động của bộ máy nhà
nước. Như vậy văn hóa trong cơ quan hành chính có thể kể đến những khía cạnh sau.

17

Quan hệ giữa các cán bộ công chức với nhau trọng thực hiện công việc, cán chuẩn
mực xử sự, nghi thức giao tiếp, các phương thức giải quyết các mâu thuẫn trong nhân
viên, ý thức chấp hành kỷ luật của cán bộ trong và ngồi cơng sở, ý thức lãnh đạo điều
hành trong cơ quan hành chính
c. Yếu tố con người
Con người là nguồn nhân lực vô cùng quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến chất
lượng và hiệu quả công việc của công sở cũng như mục tiêu chungcủa tổ chức, nếu cán
bộ công chức nắm bắt tốt công việc thì cơng việc của tổ chức sẽ được thực hiện thuận
lợi nhanh chóng. Để có hiệu điều hành tốt, ngồi việc đầu tư thời gian và nguồn lực
cho việc thiết lập các quy trình và xây dựng hệ thống văn bản, yếu tố con người trong
việc quản lý, điều hành là vấn đề tổ chức không được xem nhẹ. Một tổ chức dù được
thiết kế tốt và xây dựng công phu nhưng cán bộ, nhân viên không quan tâm và thực
hiện nghiêm túc sẽ không mang lại kết quả như mong muốn.
d. Yếu tố tổ chức
Tổ chức ở góc độ này là sự thiết lập các cơ cấu với nhiệm vụ xác định và quy
định mối quan hệ giữa các bộ phận trong cơ cấu ấy để sự hoạt động của toàn thể cơ
cấu ấy để sự hoạt động của toàn thể cơ cấu đem lại hiệu quả và mục tiêu đã định. Cụ
thể đó là việc thiết lập các bộ phận, đơn vị, bộ phận và cá nhân trong bộ phận đó, quy
định mối quan hệ dọc, ngang giữa các bộ phận nhằm hoàn thành nhiệm vụ của tổ chức,
các quy chế làm việc của tổ chức.
2.10

Nội dung hoạt động của cơng tác hành chính văn phịng

a. Tổ chức bộ máy hành chính văn phịng
Hình thức tổ chức bộ máy hành chính văn phịng nên tập trung hay phân tán?
Phân tán nghĩa là cơng việc hành chính văn phịng của mỗi bộ phận phịng ban đều do
bộ phận đó quản lý một cách đối lập và vì thế thiếu hẳn sự phối hợp. Hiệu quả là cơng

việc hành chính văn phòng sẽ trùng lặp nhau, hao tốn văn phòng phẩm và sức lực. Vì
vậy, cần phải tập trung cơng việc hành chính văn phịng sao cho thống nhất. Có hai
hình thức tập trung:
- Tập trung theo địa bàn.
- Tập trung theo chức năng.
* Hành chính văn phịng tập trung theo địa bàn
Hành chính văn phịng tập trung vào một địa bàn nghĩa là: mọi hoạt động hồ sơ
văn thư đều phải tập trung vào một địa điểm duy nhất đó là phịng hành chính, dưới
quyền quản trị của nhà quản trị hành chính.
* Hành chính văn phịng trập trung theo chức năng.
Hành chính văn phịng tập trung theo chức năng nghĩa là các hoạt động hành
chính vẫn đặt tại địa điểm của các bộ phận chun mơn của nó nhưng

18


Bộ phận A
cơng việc Hành chính
phải được đặt dưới quyền phối hợp, tiêu chuẩn hóa và giám sát của nhà Quản
lý hành chính.

Nhà quản lý
hành chính

oạt động của n

Bộ Phận C
Cơng việc Hành chính

ịng

nhiều chun viên vào cơng tác quản lý. Các chuyên
viên này sẽ tham mưu (cố vấn) cho nhà quản trị hành chính về các hoạt động hành
chính văn phịng cho từng bộ phận chun mơn. Nhược điểm: Dễ vi phạm chế độ một
thủ trưởng nghĩa là lấn quyền các cấp quản trị
dụng cho
Bộ Phận B
hầu hết các doanh nghiệp

Cơng việc Hành chính

b. Phân cơng cơng việc
 Trưởng phịng
- Phụ trách chung; trực tiếp điều hành cơng tác hành chính, văn thư, phục vụ, lễ
tân.
- Ký các văn bản của phịng hành chính, thừa lệnh Tổng giám đốc ký: Giấy giới
thiệu, lệnh điều động xe đi công tác, hóa đơn điện thoại, giấy đi đường, lịch làm việc,
sao y, sao lục, văn bản đi của phịng, các hóa đơn khác liên quan đến phịng hành
chính….
- Đảm bảo các điều kiện về cơ sở vật chất phục vụ cho hoạt động của Lãnh đạo.
- Phân công nhiệm vụ, xây dựng kế hoạch, triển khai, đôn đốc và kiểm tra viên
chức thực hiện các công việc được giao.
- Chủ động phối hợp với Trưởng các đơn vị khác để xử lý những vấn đề có liên
quan đến những cơng việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của Phịng hành chính.
- Chủ trì các cuộc họp của các phịng, quản lý các tài sản được giao cho Phịng
Hành chính.
- Tham dự các cuộc họp của Phòng, quản lý các tài sản được giao cho Phịng
hành chính.
- Giải quyết các cơng việc khác theo ủy nhiệm của Tổng giám đốc.
 Chuyên viên hành chính

- Tổng hợp, soạn thảo các loại văn bản theo sự phân cơng của lãnh đạo phịng.
- Tổng hợp, lên lịch công tác của lãnh đạo Công ty và hoạt động của các đơn vị.
- Quản lý, cấp phát văn phòng phẩm…

19


- Tham gia công tác công tác chuẩn bị tổ chức các hoạt động trong năm của
công ty: hội thảo, hội nghị, sự kiện….
- Theo dõi tiến độ thực hiện các văn bản đi và đến của công ty.
- Chịu trách nhiệm tham mưu, thực hiện các công tác thường xuyên và đột xuất
có liên quan đến những việc cụ thể sau:
+ Bảo quản và sử dụng con dấu công ty theo quy chế.
+ Phân phát công văn của công ty và cấp trên.
+ Mua sắm các dụng cụ, vật tư văn phịng phẩm phục vụ tồn cơng ty.
+ Các cơng tác có tính đột xuất khác theo sự chỉ đạo của Tổng Giám đốc, Phó
Tổng Giám đốc, Trưởng phịng.
- Quyền hạn: Tham mưu cho Trưởng phòng về các lĩnh vực trên.
 Văn thư
- Tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao văn bản đi đến thông qua phần mềm quản lý
văn bản.
- Kiểm tra thể thức trước khi phát hành văn bản chính của cơng ty.
- Quản lý và sử dụng con dấu đúng quy định.
- Lưu trữ, sắp xếp văn bản khoa học, hợp lý để dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy.
- Sao in các văn bản tài liệu.
- Thực hiện đúng quy chế bảo vệ bí mật văn bản, thông tin của công ty.
- Cấp giấy đi đường cho CBCNV đi cơng tác khi có lệnh của lãnh đạo công ty.
- Chịu trách nhiệm tham mưu, thực hiện các cơng tác thường xun và đột xuất
có liên quan đến những việc cụ thể sau:
+ Chăm sóc sức khỏe cho người lao động, theo dõi, thực hiện các chếđộ ốm

đau, thai sản, tai nạn lao động trong tồn cơng ty.
+ Đào tạo, bồi dưỡng kiến thức về sức khỏe cho người lao động.
+ Đánh máy, văn thư lưu trữ.
+ Công tác xuất nhập khẩu vật tư, nguyên liệu cho công ty.

20


+ Các cơng tác có tính đột xuất khác theo sự chỉ đạo của Tổng Giám đốc, Phó
Tổng Giám đốc và Trưởng Phòng.
+ Thay mặt Trưởng phòng giải quyết các cơng việc của Trưởng Phịng khi
Trưởng phịng, Phó trưởng phịng đi vắng và được sự ủy quyền của Trưởng phòng.
- Quyền hạn: Tham mưu, giúp việc cho Trưởng phòng trong các lĩnh vực trên.
 Tổ nhà ăn
- Chịu trách nhiệm tham mưu, thực hiện các công tác thường xuyên và đột xuất
có liên quan đến những việc cụ thể sau:
+ Quản lý nhân lực của tổ, lên lịch, đôn đốc trong tổ thực hiện nhiệm vụ nấu
cơm ca. Chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của tổ trước Tổng Giám đốc và Trưởng
phòng.
+ Lên kế hoạch dự trù mua sắm các dụng cụ, thiết bị phục vụ ăn uống cho tồn
cơng ty.
+ Cơng khai kinh tế hàng ngày cho cán bộ nhân viên công ty được biết.
+ Phụ trách công tác sổ sách báo ăn hàng ngày của CBCNV Công ty.
+ Tiếp phẩm, thanh quyết toán theo định kỳ mà công ty quy định.
+ Phụ việc cho người nấu ăn chính.
+ Tổ chức tổ nhà ăn vệ sinh khu vực nhà ăn theo định kỳ.
+ Các cơng tác có tính đột xuất khác theo sự chỉ đạo của Tổng Giám đốc, Phó
Tổng Giám đốc, Trưởng phịng.
+ Chế biến thức ăn ngon, hợp vệ sinh, đảm bảo chất và lượng trên cơ sở các
nguyên liệu đã được cung cấp.

+ Chịu trách nhiệm về vệ sinh ăn uống, giờ giấc phục vụ trong ca mình phụ
trách.
+ Phân cơng, phân việc cho người phụ việc.
+ Thay thế một số công việc thủ kho khi thủ kho đi vắng.
+ Vệ sinh khu nhà vệ sinh cơng nhân.
+ Đề nghị, góp ý với tiếp phẩm cung cấp các loại thực phẩm ngon, rẻ, hợp vệ
sinh.
- Quyền hạn: Tham mưu cho Trưởng phòng về các lĩnh vực trên.

21


 Tổ công nghệ thông tin
- Chịu trách nhiệm tham mưu cho Tổng Giám đốc, Phó Tổng Giám đốc, Trưởng
phịng thực hiện các công tác thường xuyên và đột xuất có liên quan đến những việc cụ
thể sau:
+ Triển khai thực hiện quản lý tồn bộ hệ thống Cơng nghệ Thông tin trong
Công ty: quản lý hệ thống mạng, hệ thống ứng dụng CNTT phục vụ cho vấn đề đào
tạo trong Công ty.
+ Xây dựng định hướng, chiến lược và kế hoạch cho từng phịng ban trong cơng
ty. Thực hiện báo cáo định kỳ và đột xuất về tình trạng CNTT và đề nghị hướng giải
quyết liên quan đến toàn bộ hệ thống CNTT trong công ty, xây dựng và phát triển phần
mềm ứng dụng trong hệ thống công ty.
+ Tư vấn triển khai giải pháp phần mềm quản lý, đào tạo cho các phịng ban
trong cty.
+ Làm các cơng việc khác do Tổng Giám đốc, Phó Tổng Giám đóc và Trưởng
phòng giao cho.
 Nhân viên tổ bảo vệ
Chịu trách nhiệm tham mưu cho Trưởng phịng thực hiện các cơng tác thường
xuyên và đột xuất có liên quan đến những việc cụ thể sau:

* Trách nhiệm: Lập sổ theo dõi tài sản đem vào/ra khỏi Công ty. Hàng
tháng nhân viên bảo vệ lập báo cáo tình hình đem tài sản ra khỏi cơng ty trước Trường
phịng Hành chính.
Thường xun kiểm tra tài sản, phát hiện những CBCNV xâm phạm tài sản và
nội quy của công ty, báo cáo tổ trưởng tổ bảo vệ, tổ trưởng có trách nhiệm báo cáo lên
Trưởng phịng.
Hàng ngày có trách nhiệm mở/ tắt hệ thống camera, khi bị hỏng báo ngay cho
Trưởng phịng.
Bảo vệ có trách nhiệm giúp khách, CBCNV đưa xe vào đúng vị trí của khách,
phát vé xe và lấy lại vé xe.
Phối hợp với Đội PCCC kiểm tra các thiết bị PCCC đầu tháng.Vận hành, thao
tác, xử lý nhanh khi có sự cố xảy ra để có biện pháp giải quyết kịp thời.Phải lập biên
bản bàn giao ca.
Liên hệ công an địa phương để phối hợp khi cần thiết.
Thực hiện các công việc khác do Trưởng phịng phân cơng.

22


* Quyền hạn: Từ chối không cho người, phương tiện ra vào cổng
không đúng theo quy định; lập biên bản đối với các trường hợp CBVC, người học vi
phạm quy định.
* Những việc không được làm trong ca trực:
Tự ý bỏ vị trí gác, trực, lơ là, chây lười, ngủ trong ca trực.
Hút thuốc, sử dụng các chất ma túy và uống rượu, bia.
Đánh bài, đọc báo, chơi game.
Làm ảnh hưởng đến CNCNV bộ phận khác đang làm việc.
Báo cáo công việc cho Tổ trưởng, tổ trưởng báo lại cho Trưởng phòng
 Nhân viên tổ xe
- Chịu trách nhiệm tham mưu, thực hiện các công tác thường xuyên và đột xuất

có liên quan đến những việc cụ thể sau:
+ Đưa đón, chuyên chở lãnh đạo, CBCNV hoặc khách trong quá trình thực hiện
cơng việc và liên hệ cơng tác hàng ngày. Đảm bảo thời gian, địa điểm đưa đón theo
đúng yêu cầu.
+ Thực hiện đúng các quy định về an tồn giao thơng, đảm bảo an tồn cho
người, xe và hàng hóa trên đường cơng tác, làm việc theo ngun tắc “lái xe an toàn và
tiết kiệm”.
+ Bảo quản và giữ gìn xe tốt. Đảm bảo xe ln sạch sẽ và trong tình trạng sẵn
sàng phục vụ.
+ Ln kiểm tra xe nhằm khắc phục kịp thời các hư hỏng, bảo trì xe theo định
kỳ, cập nhật các số theo dõi kỹ thuật. Giữ mối quan hệ tốt đối với các đơn vị sửa chữa,
bảo trì xe thường xun cho cơng ty.
+ Giữ gìn bí mật nội dung cơng việc cán bộ hoặc nhân viên trao đổi trên xe,
không bàn tán, tung tin, nói xấu xuyên tạc sự thật làm giảm uy tín khách và cơng ty.
+ Khơng được tự ý đổi ca cho nhau khi chưa được sự chấp nhận của Trưởng
phòng.
+ Báo cáo mức nhiên liệu hàng tháng.
+ Báo cáo trong thời gian sớm nhất mọi sự cố xảy ra trong q trình lưu thơng
cho Trưởng phịng gồm: tai nạn giao thông, phạt do vi phạm luật, hư xe,…tắc đường…
để có biện pháp xử lý kịp thời và thích hợp.
+ Thực hiện các yêu cầu khác của Trường phòng.

23


 Nhân viên tạp vụ
- Chịu trách nhiệm tham mưu, thực hiện các cơng tác thường xun và đột xuất
có liên quan đến những việc cụ thể sau:
+ Tạp vụ, phục vụ lãnh đạo Công ty.
+ Mua sắm cá nhu cầu yếu phẩm phục vụ công tác hàng ngày và các ngày lễ

của công ty.
+ Phục vụ vệ sinh của khu nhà văn phịng làm việc cơng ty.
+ Các cơng tác có tính đột xuất khác theo sự chỉ đạo của Tổng Giám đốc, Phó
Tổng Giám đốc và Trưởng phịng.
c. Điều hành cơng việc
* Khái niệm: là q trình động viên, đôn đốc và thúc đẩy nhân viên thực hiện
đúng và có hiệu quả mục tiêu cơng việc được giao.
Điều hành cơng việc hành chính: là việc áp dụng những phương pháp, những
cách thức chỉ huy, duy trì tính kỷ luật nhằm đảm bảo thực hiện đúng những mục tiêu
và nhiệm vụ của hệ thống hành chính doanh nghiệp.
Điều hành cơng việc hành chính địi hỏi phải duy trì một khơng khí làm việc
tích cực và có trách nhiệm.
 Các Phương thức điều hành cơng việc hành chính
- Điều hành bằng hệ thống “nguyên tắc thủ tục”: là quá trình thiết lập những
nguyên tắc và qui trình phù hợp nhằm giải quyết những công việc. Khi giải quyết các
công việc liên quan cần tuân thủ các nguyên tắc và thủ tục ban hành. Đây là phương
thức đặc trưng của hành chính.
+ Nguyên tắc: là điều khoản làm chuẩn mực cho việc giải quyết cơng việc.
+ Thủ tục: là trình tự về khơng gian và thời gian giải quyết những nhóm cơng
việc nhất định, mang tính ổn định và bắt buộc.
+ Qui trình: là những luồng cơng việc được thiết kế theo tính đặc thù của những
cơng việc đó, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động.
+ Ưu điểm: Tạo tính nề nếp; tạo khả năng tự vận hành; thay đổi hoạt động
nhanh chóng.
+ Khuyết điểm: khả năng giải quyết sự cố kém; dễ rơi vào tình trạng
quan liêu, trì trệ.

24