Thực trạng công tác văn phòng tại công ty Systech

LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành tốt kỳ kiến tập, trước hết tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến
ban lãnh đạo cùng tập thể công nhân viên Công ty Cổ phần Công nghệ và Thương mại
Systech, đặc biệt là phịng Hành chính Tổng hợp của cơng ty và Anh Nguyễn Tiến Vượng
– Trưởng phịng Hành chính Tổng hợp là người hướng dẫn, giúp đỡ và hỗ trợ tôi trong
q trình hoạt động tại văn phịng.
Tơi xin phép gửi lời cảm ơn đến Thầy cô giáo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, đã
trang bị cho tôi kiến thức cùng những hiểu biết cần thiết. Cảm ơn sự định hướng khoa học
từ nhà trường để cá nhân tôi thuận lợi hoàn thành kỳ kiến tập và xây dựng bài báo cáo
hồn chỉnh.
Cá nhân tơi đã nỗ lực và nghiêm túc thực hiện bài báo cáo kiến tập. Bên cạnh đó,
vì hạn chế về mặt kiến thức, thời gian, cũng như kinh nghiệm nên những mặt thiếu sót và
tồn tại rất mong nhận được sự đánh giá, đóng góp từ thầy cô giáo.
Tôi xin chân thành cảm ơn!


LỜI CAM ĐOAN
Bài báo cáo kiến tập được thực hiện bởi cá nhân tơi. Q trình thực hiện dưới sự
tìm hiểu, nghiên cứu và hỗ trợ từ người hướng dẫn cùng kiến thức đã được trang bị trong
quá trình học tập tại nhà trường. Các kết quả được cá nhân tơi nghiên cứu, phân tích một
cách trung thực và khách quan. Tôi xin cam đoan và chịu trách nhiệm với mọi vấn đề
thuộc bài báo cáo này.


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
STT
1
2

Từ viết tắt
HCTH

SXKD

Giải nghĩa
Hành chính – Tổng hợp
Sản xuất kinh doanh


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
PHẦN MỞ ĐẦU...............................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài...........................................................................................................1
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề............................................................................................1
3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu................................................................................2
3.1. Mục tiêu nghiên cứu..................................................................................................2
3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu.................................................................................................2
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu................................................................................3
4.1. Đối tượng nghiên cứu................................................................................................3
4.2. Phạm vi nghiên cứu.....................................................................................................3
5. Phương pháp nghiên cứu...............................................................................................3
6. Ý nghĩa nghiên cứu.......................................................................................................3
7. Bố cục báo cáo...............................................................................................................4
PHẦN NỘI DUNG............................................................................................................5
CHƯƠNG 1. KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA CƠNG TY CỔ PHẦN
CƠNG NGHỆ VÀ THƯƠNG MẠI SYSTECH..............................................................5
1.1. Giới thiệu về công ty...............................................................................................5
1.1.1 Khái quát chung...............................................................................................................................5
1.1.2. Lịch sử hình thành và ngành nghề kinh doanh..................................................................5
1.2. Cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ của Công ty cổ phần công nghệ và

thương mại Systech.......................................................................................................6
1.2.1. Cơ cấu tổ chức của Công ty........................................................................................................6
1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ....................................................................................................................6
1.3. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động cơng tác hành chính văn phịng
tại Cơng ty cổ phần Công nghệ và Thương mại Systech..........................................10
1.3.1. Tổ chức và hoạt động của văn phịng Cơng ty...................................................................10
1.3.2. Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của Văn phịng Cơng ty..................................11
1.3.3. Xác định vị trí việc làm và mơ tả cơng việc.........................................................................12


CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY CỔ
PHẦN CƠNG NGHỆ VÀ THƯƠNG MẠI SYSTECH................................................17
2.1. Cơng tác văn thư...................................................................................................17
2.1.1. Soạn thảo và ban hành văn bản..............................................................................................17
2.1.1.1. Các loại văn bản được công ty ban hành....................................................17
2.1.1.2. Thẩm quyền ban hành văn bản...................................................................17
2.1.1.3. Thể thức và kỹ thuật trình bày....................................................................18
2.1.1.4. Quy trình soạn thảo văn bản.......................................................................22
2.1.2. Quản lý văn bản đi.......................................................................................................................23
2.1.2.1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày......................................................23
2.1.2.2. Đăng ký văn bản đi....................................................................................23
2.1.2.3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan......................................................................24
2.1.2.4. Chuyển phát văn bản đi..............................................................................24
2.1.2.5. Lưu văn bản đi...........................................................................................24
2.1.3. Quản lý và giải quyết văn bản đến..........................................................................................25
2.1.3.1. Tiếp nhận văn bản đến...............................................................................25
2.1.3.2. Đăng kí văn bản đến...................................................................................25
2.1.3.3. Trình chuyển giao văn bản đến..................................................................25
2.1.3.4. Giải quyết và theo dõi đôn đốc giải quyết văn bản đến..............................26
2.1.3. Quản lý và sử dụng con dấu.....................................................................................................26

2.1.3.1. Các loại con dấu của công ty......................................................................26
2.1.3.2. Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu.....................................................26
2.1.3.3. Bảo quản con dấu.......................................................................................27
2.1.4. Nộp hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan.......................................................27
2.1.4.1. Các loại hồ sơ hình thành tại cơng ty.........................................................27
2.1.4.2. Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ......................................................28
2.1.4.3. Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ.........................................................................28
2.2. Tìm hiểu nghi thức nhà nước, kỹ năng giao tiếp................................................28
2.2.1. Các quy định hiện hành về nghi thức nhà nước và kỹ năng giao tiếp tại Công ty
Cổ phần công nghệ và thương mại Systech....................................................................................28
2.2.2. Nhận xét và đánh giá chung.....................................................................................................30


2.3. Thiết bị văn phòng và ứng dụng phần mềm trong cơng tác văn phịng tại cơng
ty cổ phần cơng nghệ và thương mại Systech............................................................31
2.3.1. Các trang thiết bị được sử dụng trong văn phòng............................................................31
2.3.2. Sử dụng và Quản lý các trang thiết bị...................................................................................31
2.3.3. Các phần mềm ứng dụng trong cơng tác văn phịng tại Cơng ty................................31
CHƯƠNG 3. NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM
NÂNG CAO HIỆU QUẢ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN
CÔNG NGHỆ VÀ THƯƠNG MẠI SYSTECH............................................................33
3.1. Nhận xét, đánh giá................................................................................................33
3.1.1.Ưu điểm.............................................................................................................................................33
3.1.3. Nguyên nhân..................................................................................................................................35
3.2. Một số giải pháp....................................................................................................35
3.2.1. Giải pháp về phần mềm quản lý..............................................................................................35
3.2.2. Giải pháp về bộ máy và nhân sự.............................................................................................36
3.2.3. Giải pháp về Cơ sở vật chất.......................................................................................................36
3.3. Một số kiến nghị....................................................................................................36
3.3.1. Đối với ban lãnh đạo...................................................................................................................36

3.3.2. Đối với Phịng Hành chính tổng hợp....................................................................................37
KẾT LUẬN...................................................................................................................... 38
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
PHỤC LỤC


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Ngày nay, Văn phịng có chức năng tham mưu, tổng hợp và giúp việc quản trị hậu
cần của mỗi cơ quan, tổ chức. Là một bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp giúp việc
cho việc điều hành của ban lãnh đạo của cơ quan, tổ chức. Song đất nước ta đang trên con
đường hội nhập khoa học quốc tế, cuộc cách mạng khoa học cơng nghệ và bùng nổ thơng
tin chính vì vậy xây dựng văn phịng mạnh là yếu tố rất quan trọng để giúp cơ quan, tổ
chức đổi mới phương thức lãnh đạp và lề lối làm việc, nâng cao chất lượng và hiệu quả
công tác lãnh đạo. Bên cạnh đó phải có một đội ngũ văn phịng được đào tạo với trình độ
cao, đa năng về nghiệp vụ để đưa đất nước bắt nhịp kịp thời với thời đại và thế giới.
Xây dựng văn phòng mạnh là yếu tố rất quan trọng để giúp tổ chức đổi mới
phương thức lãnh đạo. Chính vì vậy việc xây dựng tổ chức và cải cách hoạt động văn
phịng của cơng ty cần được quan tâm đặc biệt. Tuy nhiên, cho đến nay vẫn có những
nhận thức chưa đầy đủ, thống nhất về vai trị, vị trí, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng
cũng như chưa quan tâm đúng mức việc chăm lo xây dựng tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cán
bộ văn phịng, chỉ đạo cơng tác và tạo mọi điều kiện để văn phòng phát huy tốt vai trò
tham mưu giúp việc cho lãnh đạo cơ quan.
Nhận thức được tầm quan trọng của bộ phận Văn phòng trong hoạt động hậu cần
của Công ty, Ban lãnh đạo công ty đã quan tâm, đầu tư cho việc xây dựng bộ phận văn
phịng, đầu tư trang thiết bị cho cơng tác văn phòng. Tuy nhiên vẫn còn nhiều hạn chế cần
phải khắc phục. Qua quá trình kiến tập, em đã được khảo sát thực trạng cơng tác văn
phịng của cơng ty, nhận thấy sự hạn chế đó em quyết định chọn đề tài “Khảo sát cơng
tác thực trạng cơng tác văn phịng tại Công ty Cổ phần Công nghệ và Thương mại
Systech” làm đề tài cho báo cáo kiến tập ngành nghề Quản trị Văn phòng.

2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Trên thực tế đã có rất nhiều tác giả nghiên cứu về vấn đề cơng tác văn phịng, quản
trị văn phịng là sách, báo, tạp chí các bài luận văn, luận án, nghiên cứu khoa học tại các
trường đại học. Có thể kể đến một số đề tài như:

1


Đề tài “Nghiên cứu thưc trạng, đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác
tham mưu, tổng hợp phục vụ cấp ủy trong thời kỳ cơng nghiệp hóa, hiện đại hóa” tại Văn
phịng Tỉnh ủy Quảng Ngãi của tác giả Phạm Trường Thọ (2013).
Đề tài “Một số biện pháp nâng cao hiệu quả cơng tác quản trị văn phịng tại Công
ty TNHH thương mại và vận tải An Thái” của tác giả Lương Thị Kim Ngân (2019) đề tài
này tập trung nghiên cứu những giải pháp nâng cao hiệu quả cơng tác quản trị văn phịng
tại Cơng ty.
Đề tài “Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phịng tại Cơng ty
TNHH một thành viên Tổng công ty công nghiệp tàu thủy Nam Triệu” của tác giả Phạm Thị
Thu Thảo (2010).
Nhìn chung cơng trình nghiên cứu, luận văn nêu trên đều đề cập tới việc nâng cao
hiệu quả cơng tác quản tri văn phịng. Mỗi cơng trình, luận văn lại nghiên cứu theo nhiều
hướng khác nhau mà chưa có một đề tài nào nghiên cứu một cách tồn diện cụ thể về cơng
tác văn phịng tại công ty cổ phần công nghệ và thương mại Systech.
3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
3.1. Mục tiêu nghiên cứu
Báo cáo kiến tập với đề tài “Khảo sát thực trạng cơng tác Văn phịng tại Cơng ty
Cổ phần Cơng nghệ và Thương mại Systech” với mục tiêu nghiên cứu về cơ cấu tổ
chức,hoạt động của văn phòng, khảo sát thực trạng cơng tác văn phịng của cơng ty, trên
cơ sở khảo sát thực trạng, tiến hành đánh giá, nhận xét một số vấn đề đã làm được và
những hạn chế cịn tồn tại và đề xuất giải pháp hồn thiện, nâng cao hiệu quả cơng tác văn
phịng tại Cơng ty cổ phần Công nghệ và Thương mại Systech.

3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu
Báo cáo thực hiện 3 nhiệm vụ nghiên cứu chính sau đây:
Một là, Kháo sát cơng tác Văn phịng tại Cơng ty cổ phần Cơng nghệ và Thương
mại Systech
Hai là, Làm rõ thực trạng cơng tác văn phịng tại Công ty cổ phần Công nghệ và
Thương mại Systech
2


Ba là, Đánh giá những ưu điểm, hạn chế còn tồn tại trên cơ sở đó đề xuất một số
giải pháp.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
4.1. Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là Công tác quản trị văn phịng tại Cơng ty cổ phần
Cơng nghệ và Thương mại Systech.
4.2. Phạm vi nghiên cứu
- Phạm vi khơng gian: Văn phịng Cơng ty Cổ phần cơng nghê và thương mại
Systech
- Phạm vi thời gian: Các số liệu trong báo cáo được thống kê từ năm 2019- 2021
- Phạm vi nội dung: Khảo sát công tác văn phòng về cơ cấu tổ chức, bộ máy hoạt
động của Văn phịng Cơng ty, thực trạng các cơng tác văn thư, trang thiết bị và ứng dụng
phần mềm trong hoạt động của Văn phòng.
5. Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp được sử dụng trong báo cáo đó là:
- Phương pháp tìm hiểu, phân tích tài liệu: Tìm hiểu tài liệu liên quan đến cơng tác
văn phịng, từ các nguồn tài liệu nội bộ của công ty, tài liệu từ sách, báo.
- Phương pháp quan sát: Quan sát thơng qua q trình kiến tập tham gia trực tiếp
vào quá tình hoạt động của Văn phịng cơng ty để có thể đưa ra những đánh giá khách
quan nhất về cơng tác văn phịng của Công ty cổ phần Công nghệ và Thương mại
Systech.

6. Ý nghĩa nghiên cứu
Báo cáo là kết quả tổng hợp những gì đã quan sát và nhận thức được trong q
trình tham gia kiến tập tại cơng ty. Qua q trình kiến tập tại cơng ty em, cịn nhận thấy
một số bất cập trong cơng tác Văn phịng đáp ứng được u cầu của cơng việc do đó báo
cáo nghiên cứu về công tác này nhằm đề xuất cho doanh nghiệp một số giải pháp nhằm
nâng cao hiệu quả công tác Văn phịng của cơng ty, góp phần nhỏ bé trong phát triển
doanh nghiệp ngày càng vững mạnh.
3


7. Bố cục báo cáo
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, nội dung báo cáo kiến
tập được chia làm 3 chương cụ thể như sau:
Chương 1. Khảo sát cơng tác Văn phịng tại Cơng ty cổ phần Công nghệ và
Thương mại Systech
Chương 2. Thực trạng cơng tác Văn phịng tại Cơng ty cổ phần Cơng nghệ và
Thương mại Systech
Chương 3. Một số đánh giá nhận xét và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công
tác Văn phịng tại Cơng ty cổ phần Cơng nghệ và Thương mại Systech

4


PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1. KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA CÔNG TY CỔ
PHẦN CÔNG NGHỆ VÀ THƯƠNG MẠI SYSTECH
1.1. Giới thiệu về công ty
1.1.1 Khái quát chung
- Tên doanh nghiệp: CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ VÀ THƯƠNG MẠI
SYSTECH

- Tên quốc tế: SYSTECH TECHNOLOGY AND TRADING COMPANY
- Tên giao dịch: SYSTECH TTC.,JSC
- Giám đốc đại diện pháp luật: Mạc Thị Thu Hằng
- Địa chỉ: Tầng 12, tòa Viwaseen số 48 Tố Hữu, Trung Văn, Nam Từ Liên
- Loại hình doanh nghiệp: Cơng ty cổ phần ngồi nhà nước
- Giấy phép kinh doanh số: 0102159423
- Vốn điều lệ: 18.000.000.000 (mười tám tỷ đồng)
1.1.2. Lịch sử hình thành và ngành nghề kinh doanh
Công ty cổ phần công nghệ và thương mại Systech tiền thân là công ty TNHH
thương mại Systech do bà Mạc Thị Thu Hằng thành lập trong bối cảnh nền kinh tế Việt
Nam được các cơng ty, tập đồn lớn của nước ngoài đầu tư mạnh mẽ thời điểm năm 2007
và hoạt động độc lập trong lĩnh vực cung cấp các thiết bị vật liệu xây dựng, thiết bị phụ
trợ phụ trợ cho các doanh nghiệp FDI thời điểm đó. Systech chính thức đi vào hoạt động
từ ngày 07/02/2007 với số vốn điều lệ là 18 tỷ đồng.
Nắm vững cốt lõi từ khi mới thành lập là chuyên nghiệp, phối hợp chặt chẽ và ý
chí tự phát triển bản thân, đội ngũ Systech với sự chủ động, nhanh nhẹn và khoa học đã
nỗ lực không ngừng trong việc mang đến bước phát triển bản thân. Trải qua 13 năm phát
triển Systech hiện đang là đối tác tin cậy của các doanh nghiệp FDI, các khách hàng khó
tính như Samsung, LG, Canno,... và xây dựng cho mình mạng lưới 50 hệ thống đại lý
phân phối, 600 khách hàng quen thuộc.

5


1.2. Cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ của Công ty cổ phần công nghệ và
thương mại Systech
1.2.1. Cơ cấu tổ chức của Công ty
Cơ cấu tổ chức của công ty được cơ cấu theo sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty cổ
phần bao gồm:
- Hội đồng quản trị

- Ban kiểm soát
- Ban giám đốc
- Các phòng ban, bộ phận
(Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần Công nghệ và Thương mại Systech –
phụ lục 01)
1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ
* Hội đồng quản trị: Gồm tất cả các cổ đơng, có quyền quyền biểu quyết, là cơ
quan có thẩm quyền cao nhất của công ty. Đại hội đồng cổ đông quyết định những vấn đề
được Luật pháp và điều lệ Công ty quy định.
* Ban kiểm soát: Là cơ quan trực thuộc Hội đồng quản trị có nhiệm vụ kiểm tra
tính hợp lý, hợp pháp trong điều hành hoạt động kinh doanh, báo cáo tài chính của cơng
ty.
* Tổng giám đốc:
Là người được Hội đồng quản trị bổ nhiệm, chịu trách nhiệm quản lý cácvaasn đề
như: Hoạch định các chiến lược phát triển của Công ty trong dài hạn, quyết định các vấn
đề hoạt động hàng ngày của công ty, là đại diện ký kết hợp đồng và các giấy tờ liên quan
đến cơng ty
* Phó giám đốc:
Là người được Hội đồng Quản trị bổ nhiệm, là người giúp việc cho Giám đốc và
điều hành một số mảng liên quan đến tổ chức hành chính và hoạt động xã hội của tồn thể
Cơng ty.
* Phịng Hành chính tổng hợp:
- Cơng tác nhân sự:
6


+ Thực hiện lập kế hoạch, xác định nhu cầu, tuyển dụng nhân sự.
+ Tham mưu đề xuất cho các phòng ban bộ phận trong xác định nhu cầu tuyển
dụng
+ Lập kế hoạch đào tạo – phát triển nhân lực, liên hệ đăng kí các khóa học nhằm

năng cao năng lực cho ban lãnh đạo, công nhân viên trong công ty.
+ Thực hiện kế hoạch hóa nguồn nhân lực, đánh giá việc thực hiện công việc của
cán bộ công nhân viên
+ Tham mưu ban lãnh đạo trong xây dựng cơ chế lương thưởng các bộ phận, bảo
đảm các chế độ phúc lợi, các chế độ bảo hiểm xã hội cho cán bộ công nhân viên.
+ Quản lý việc thực hiện nội quy quy định của công ty về thời gian làm việc, trang
phục, tác phong làm việc
+ Thực hiện các cơng việc tính lương, chấm cơng
- Cơng tác hành chính văn phòng:
+ Soạn thảo và ban hành các văn bản theo sự chỉ đạo của ban lãnh đạo.
+ Quản lý các văn bản đến, văn bản đi và nộp lưu hồ sơ
+ Chịu trách nhiệm quản lý tài sản, trang thiết bị, mua sắm các vật dụng trong văn
phòng để phục vụ thực hiện các công việc
+ Thực hiện các công tác hậu cần, lễ tân, tổ chức hội họp, hội nghị cơng ty.
* Phịng tài chính – kế tốn:
- Là bộ phận giúp việc Giám đốc tổ chức bộ máy Tài chính -Kế tốn- Tín dụng
trong tồn Cơng ty
- Giúp Giám đốc kiểm tra, kiểm soát bằng đồng tiền các hoạt động kinh tế, tài
chính trong Cơng ty theo các quy định về quản lý tài chính của Nhà nước và Cơng ty cổ
phần.
Về Cơng tác tài chính:
+ Kế hoạch: xây dựng, tổ chức thực hiện kế hoạch tài chính và lập báo cáo thực
hiện kế hoạch tháng, quý, năm.
+ Xây dựng kế hoạch huy động vốn trung, dài hạn, huy động kịp thời các nguồn
vốn sẵn có vào hoạt động sản xuất kinh doanh, kế hoạch tạo lập và sử dụng các nguồn tài
7


chính có hiệu quả, đảm bảo tăng cường tiết kiệm trong chi phí hạ giá thành, tăng nhanh
tích lũy nội bộ.

+ Tổ chức tuần hoàn chu chuyển vốn, tổ chức thanh tốn tiền kinh doanh, thu hồi
cơng nợ.
+ Căn cứ vào chế độ của Nhà nước và quy định của ngành, Công ty để kiểm tra
việc sử dụng tài sản, tiền vốn, kiểm tra việc chấp hành các quy định về dự tốn, định mức
chi phí trong sản xuất kinh doanh.
+ Quản lý chặt chẽ vốn đầu tư cho sản xuất cơ bản và tổ chức thanh quyết toán các
dự án hồn thành.
Về cơng tác tín dụng:
+ Căn cứ vào kế hoạch SXKD, kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản để xây dựng kế
hoạch dụng trung và dài hạn.
+ Kiểm tra việc sử dụng các nguồn vốn ở các đơn vị trực thuộc.
+ Tham gia đàm phán, dự thảo các hợp đồng của Công ty và hướng dẫn kiểm tra
các đơn vị trực thuộc trong công tác ký kết các hợp đồng kinh tế.
+ Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch trả nợ, thu nợ vay trung và dài hạn.
Về Cơng tác kế tốn:
+ Tổ chức bộ máy kế toán: căn cứ vào đặc điểm SXKD của Cơng ty để lựa chọn
hình thức tổ chức kế tốn (tập trung hay phân tán) phù hợp và tổ chức bộ máy kế tốn hợp
lý.
+ Tổ chức cơng tác kế toán
+ Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán, tổ chức việc ghi chép ban đầu và luân
chuyển chứng từ khoa học, hợp lý trong từng đơn vị kế toán.
+ Tổ chức hướng dẫn và áp dụng hệ thống tài khoản kế toán, tổ chức việc ghi chép
ban đầu và luân chuyển chứng từ khoa học, hợp lý trong từng đơn vị kế toán.
+ Tổ chức hệ thống sổ kế toán theo quy định.
+ Tổ chức thực hiện chế độ báo cáo kế toán đúng quy định và phù hợp với yêu cầu
quản lý của Công ty và từng đơn vị phù hợp.
+ Tổ chức lưu trữ tài liệu kế tốn theo quy định.
Về Cơng tác kiểm tra tài chính, phân tích hoạt động kinh tế:
8

+ Thơng qua báo cáo tài chính và theo dõi tình hình quản lý kinh tế tài chính ở đơn
vị trực thuộc đề xuất tổ chức kiểm tra tài chính định kỳ hoặc đột xuất.
+ Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch tài chính, tín dụng từ Cơng ty đến các đơn vị
trực thuộc.
+ Kiểm tra tính trung thực của báo cáo kế tốn và quyết tốn tài chính của các đơn
vị trực thuộc trong Công ty.
+ Tổ chức hướng dẫn phân tích hoạt động kinh tế theo quy định.
* Phòng Kỹ thuật – Tư vấn:
+ Phòng Kỹ thuật – Tư vấn là đơn vị thuộc bộ máy quản lý của Cơng ty, có chức
năng nhiệm vụ tham mưu giúp việc cho Giám đốc để triển khai chỉ đạo hướng dẫn kiểm
tra giám sát của Công ty đối với các lĩnh vực kinh doanh: quy trình quy phạm kỹ thuật
của ngành của Nhà nước liên quan đến ngành nghề sản xuất kinh doanh của Công ty.
+ Chỉ đạo, kiểm tra đôn đốc, hướng dẫn, theo dõi các đơn vị trực thuộc về công tác
nghiệp vụ theo chức năng được giao để tổng hợp báo cáo kết quả đã kiểm tra xử lý trình
Giám đốc, Hội đồng quản trị cơng ty.
+ Kiểm tra, giám sát, nghiệm thu chất lượng sản phẩm.
+ Tư vấn thiết kế, giám sát các quá trình sản xuất sản phẩm theo ngành nghề kinh
doanh của Công ty.
+ Triển khai những tiêu chuẩn, quy trình quản lý chất lượng.
+ Tổ chức thực hiện các phương án kỹ thuật và khai thác có hiệu quả thiết bị kỹ
thuật được trang bị, đảm bảo cho việc sản xuất tại các đơn vị đạt chất lượng tốt, thực hiện
nhiệm vụ chính trị của đơn vị đúng quy trình, quy phạm.
* Phịng Kế hoạch – Kinh doanh:
Nghiên cứu tiếp thị và thông tin, tìm hiểu về các khách hàng, lập hồ sơ thị trường
và dự báo doanh thu, khảo sát hành vi ứng xử của khách hàng tiềm năng, phân khúc thị
trường, xác định mục tiêu, định vụ thương hiệu, xây dựng và thực hiện kế hoạch chiến
lược marketing với bộ phận marketing. Giải quyết mọi thắc mắc và phản ánh mức độ hài
lịng của khách hàng về phía Cơng ty.
* Hệ thống đại lý:

9


Phân phối, bán lẻ sản phẩm đến tay người tiêu dùng, chịu trách nhiệm quảng bá
hình ảnh sản phẩm đến khách hàng, tiếp nhận những phản hồi của khách hàng về chất
lượng sản phẩm của cơng ty.
1.3. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động cơng tác hành chính văn
phịng tại Cơng ty cổ phần Cơng nghệ và Thương mại Systech
1.3.1. Tổ chức và hoạt động của văn phịng Cơng ty
a) Nghiệp vụ tổ chức nhân sự - lao động tiền lương:
- Nghiên cứu, đề xuất phương án cơ cấu tổ chức
Công ty: Tổ chức bộ máy, thành lập mới, giải thể, sát nhập, tách chia…các đơn vị,
bộ phận phù hợp tình hình thực tế
- Quản lý lao động; phối hợp với các bộ phận liên quan thực hiện chính sách về
tiền lương, xây dựng kế hoạch tổ chức lao động, tiền lương, định mức lao động; Quản lý
nhân sự và việc thực hiện các chế độ chính sách đối với người lao động.
- Công tác phúc lợi tập thể: Tổ chức thực hiện các chế độ, chính sách đối với người
lao động bao gồm: Chế độ Bảo hiểm xã hội, bảo hiệm y tế, bảo hộ lao động, bồi dưỡng
độc hại, thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi, khưn thưởng, kỷ luật, bồi thường vật chất,
cho thôi việc, nghỉ việc, chế độ lao động nữ, trợ cấp khó khăn và biện pháp cải thiện lao
động.
- Nghiên cứu, xây dựng và hoàn thiện hệ thống các văn bản pháp quy của Công ty.
- Nghiên cứu, đề xuất các phương án quản lý nhân sự: Tuyển dụng, bổ nhiệm,
miễn nhiệm, luân chuyển cán bộ công nhân viên trong Cơng ty; Nghiên cứu, đề xuất các
chương trình, hình thức bồi dưỡng, đào tạo nâng cao nghiệp vụ chuyên môn, lý ln chính
trị cho cán bộ cơng nhân viên tồn chuyên môn
- Lập kế hoạch bảo hộ lao động và theo dõi việc thực hiện kế hoạch bảo hiểm lao
động hàng năm.
b) Nghiệp vụ Công tác thanh tra, kiểm tra và công tác thi đua, khen thưởng.
- Tổ chức kiểm tra và chủ động thanh tra theo đơn thư, theo kế hoạch đã được

giám đốc phê duyệt.
- Tổng hợp, xử lý, trình giám đốc xem xét kỷ luật theo quy định của Công ty.
10


- Tổ chức thanh tra theo đơn thư, ngăn chặn những hành vi gây thất thốt, phương
hại đến lợi ích của Công ty.
- Xây dựng, tổ chức kế hoạch thi đua khen thưởng.
c) Nghiệp vụ công tác văn thư.
- Tiếp nhận, vào sổ theo dõi và phát hành công văn đi, đến, thư từ báo chí theo địa
chỉ quy định về quản lý văn băn.
- Luật soạn thảo văn bản và photo tài liệu phục vụ cơng tác Hành chính nhân sự
của Cơng ty.
- Cấp phát văn phịng phẩm cho các bộ phận, thực hiện quản lý văn phòng phẩm
theo đúng chế độ.
- Thực hiện đóng dấu các văn bản theo chức năng của bộ phận theo đúng quy định
quản lý văn bản và quản lý con dấu của Công ty và của Pháp.
d) Nghiệp vụ Quản trị văn phòng.
- Quản lý trang thiết bị, đồ dùng văn phòng các Phịng, Ban tại trụ sở Cơng ty.
- Quản lý lưu trữ hồ sơ tài liệu, văn bản pháp lý của công ty, văn bản đi, đến tại trụ
sở công ty.
- Tổ chức công tác y tế, tạp vụ và các cơng tác khác thuộc phạm vi hành chính
quản trị.
- Xây dựng, quản lý công tác an ninh, tự vệ, bảo vệ nội bộ của Công ty.
- Quản lý các hô sơ tài liệu về hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO2008, các Hồ sơ pháp lý của Cơng ty theo chức năng quy định của phịng.
- Tổ chức đón tiếp khách đến tham quan, tổ chức Khánh tiết, Hội nghị.
- Tổ chức thực hiện công tác vệ sinh khu làm việc cơ quan; giữ gìn, chăm lo và bảo
quản khu vực văn phịng làm việc của Cơng ty luôn gọn gàng, sạch sẽ đảm bảo vệ sinh,
cảnh quan mơi trường.
- Chuẩn bị hội trường, phịng họp phục vụ các cuộc đại hội, hội họp; chuẩn bị

phòng làm việc cho lãnh đạo Công ty làm việc, tiếp khách hàng ngày.
- Quản lý con dấu của Công ty, thiết bị văn phịng, điện thoại Cơng ty.
- Quản lý xe văn phịng, văn phịng làm việc, cảnh quan mơi trường tại trụ sở Công
ty.
11


1.3.2. Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của Văn phịng Cơng ty
a) Cơ cấu tổ chức
Cơng ty Cổ phần cơng nghệ và thương mại Systech khơng có cơ cấu tổ chức Văn
phịng riêng, nội dung cơng tác Văn phịng của cơng ty được đảm bảo bởi một đơn vị
chức năng có tên là phịng Hành chính tổng hợp, nhưng cũng thực hiện đầy đủ các chức
năng và nhiệm vụ của văn phòng, dưới sự chỉ đạo của trưởng phịng Hành chính tổng
hợp. (Phụ lục 02)
b) Chức năng, nhiệm vụ
* Chức năng của Văn phòng
- Thực hiện các kế hoạch từ Phòng kế hoạch kinh doanh đã được Giám đốc phê
duyệt.
- Quản lý con người, máy móc thiết bị trong phạm vi công ty.
- Bảo đảm môi trường làm việc phù hợp.
- Tham mưu cho Ban Giám Đốc, Các Phòng ban khác về kế hoạch sản xuất, phát
triển nguồn nhân lực...
- Phối hợp đào tạo, đánh giá nhân viên cùng phịng hành chính tổng hợp.
- Nghiên cứu nâng cao năng suất, cải tiến chất lượng sản phẩm.
- Tham gia xây dựng Hệ thống Quản lý chất lượng, Hệ thống Quản lý Môi trường
và Trách nhiệm Xã hội tại Công ty.
* Nhiệm vụ
- Thực hiện các chương trình làm việc theo kế hoạch do ban Giam đốc chuyển
giao.
- Báo cáo tình hình thực hiện cơng việc cho giám đốc .

- Phối hợp cùng Phòng Quản lý chất lượng giải quyết các sự cố phát sinh về chất
lượng trong sản xuất.
- Quản lý và báo cáo tình hình nhân sự trong phịng Hành chính tổng hợp cũng
như trong tồn cơng ty cho lãnh đạo, tổ chức đào tạo nguồn nhân lực cho cơng ty.
- Quản lý máy móc, bảo trì máy móc định kỳ.

12


1.3.3. Xác định vị trí việc làm và mơ tả cơng việc
a) Trưởng phịng hành chính tổng hợp
+ Là người đứng đầu bộ phận văn phịng của cơng ty, là người có trách nhiệm
ngiệp vụ quản lý điều hành tồn bộ hoạt động của văn phòng
+ Là người chịu trách nhiệm về một số cơng việc có tính chun mơn như :Tổng
hợp ,kiểm tra, giám sát ...
+ Là người có quyền điều hành toàn bộ các yếu tố trong văn phòng cho phù hợp
với yêu cầu, nhiệm vụ trong từng thời kỳ hoạt động của cơ quan, của tổ chức.
+ Chịu trách nhiệm trước thủ trưởng cơ quan về tình hình hoạt động của bộ phận
văn phịng.
+ Trưởng phịng thực hiện công tác tham mưu cho lãnh đạo về công tác tuyển
dụng, bố trí nhân sự trong cơng ty, thường xuyên theo dõi, nắm bắt những thông tin liên
quan đến nhân sự để kịp thời giải quyết những thắc mắc của nhân viên. Đồng thời tham
mưu cho lãnh đạo về công tác khen thưởng, kỷ luật, đánh giá chất lượng công việc, thẩm
định dự án đầu tư của từng bộ phận, phịng ban chun mơn.
+ Tổng hợp các ý kiến của nhân viên trong doanh nghiệp sau khi được chuyên
viên hành chính tổng hợp để trình lãnh đạo.
+ Chỉ đạo công tác lập kế hoạch sản xuất, kinh doanh, kế hoạch ngắn hạn, dài hạn
của công ty, thực hiện việc kiểm tra, giám sát q trình thực hiện cơng việc, những kế
hoạch đề ra, những nhiệm vụ được giao.
+ Tham gia các buổi ký kết hợp đồng đấu thầu của cơng ty bởi trưởng phịng là

người tham mưu chiến lược kinh doanh cho công ty.
+ Thực hiện các chuyến đi công tác theo sự chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan, kiểm tra
q trình hoạt động của cơng ty đảm bảo mọi hoạt động diễn ra có hiệu quả cao nhất.
+ Thường xuyên tổ chức các cuộc họp tổng kết hàng tháng trong văn phịng để
nắm bắt kịp thời tình hình hoạt động của văn phịng, từ đó tìm hiểu được nguyện vọng, ý
kiến của các thành viên để có phương pháp quản lý tốt hơn, nắm bắt được những thiếu sót
trong cơng tác điều hành, quản lý, thực hiện những nhiệm vụ trong tháng.
b) Phó phịng hành chính tổng hợp
13


+ Giúp trưởng phòng tổ chức điều hành một số lĩnh vực trong văn phịng ,cũng có
thể kiêm nhiệm trưởng một số bộ phận có trong văn phịng, có thể đảm nhiệm một số
công việc cụ thể do chánh văn phịng giao phó.
+ Là người có quyền điều hành các cơng việc thuộc lĩnh vực mình phụ trách (Đối
ngoại ,phụ trách đội xe, quản lý việc cho thuê hội trường của công ty ...) ,và chụi trách
nhiệm trước chánh văn phịng về kết quả hoạt động do mình phụ trách .
+ Chịu trách nhiệm trong công tác tuyển dụng, điều phối nhân sự trong công ty
dưới sự chỉ đạo của trưởng phòng
+ Chỉ đạo việc quản lý hồ sơ, thường xuyên kiểm tra, theo dõi tình hình nhân sự
để kịp thời bổ sung hoặc thuyên chuyển các lao động trong cơng ty.
+ Cùng với trưởng phịng thực hiện cơng tác lập kế hoạch đào tạo, gửi cán bộ đi
học tại các trường để nâng cao trinh độ chuyên môn
+ Thực hiện việc chỉ đạo trực tiếp, đôn đốc, kiểm tra, giám sát việc thực hiện các
kế hoạch, nhiệm vụ đề ra đối với văn phòng, các chi nhánh, phong ban trong công ty.
+ Chịu trách nhiệm trong công tác hành chính văn thư trong cơng ty
+ Tổ chức việc tiếp nhận,quản lý, sử dụng, lưu trữ văn bản đến đi trong công ty.
Chức năng này hết sức quan trọng nhằm giúp cho cơng ty tìm ra những bạn hàng tiềm
năng, định hướng nhu cầu trong tương lai giúp văn phòng lập kế hoạch khả thi.
c) Bộ phận nhân sự

+ Chịu trách nhiệm các công việc liên quan đến nhân sự: quản lý hồ sơ nhân viên
+ Xây dựng kế hoạch tuyển dụng, đảm bảo cung ứng đủ số lượng và chất lượng
nhân sự
+ Xây dựng kế hoạch đào tạo và phát triển nhân lực
+ Công tác tiền lương tiền công, công tác khen thưởng và các chế độ phúc lợi khác
+ Công tác bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế.
d) Bộ phận hành chính
Lưu giữ hồ sơ tài liệu của công ty (công văn di, công văn đến) lĩnh đủ vật tư giấy
mực phục vụ cho công tác in ấn, sử dụng máy photocopy để sao các công văn gửi đi, gửi
đến,các loại tài liệu, in ấn các tài liệu cho công ty, sau khi in xong giao tài liệu cho đối
tượng đặt in và vào sổ, giải quyết tốt công tác phân loại công văn đi đến, đảm bảo độ mật
14


và chính sác kịp thời của các thơng tin, nhận các tài liệu văn bản, thư, báo trí từ văn
phịng để phát đến các đơn vị cá nhân, lưu trữ hố sơ tài liệu khoa học hợp lý dế tìm kiếm
khi cần thiết.
+ Những yêu cầu đối với đội ngũ nhân viên văn phịng: Tận tuy phục vụ cán bộ
cơng chức trong cơng ty, mọi cơng cụ hành chính văn phịng đều xuất phát từ quyền lợi và
lợi ích hợp phát.
Bình tĩnh, sáng suốt xử lý thơng tin, nhiệt tình tâm huyết với nghề nghiệp. Sáng tạo
năng động trong cơ chế mới, phát huy nếp sống văn hoá trong cộng đồng, có lối sống lành
mạnh tơn trọng lối sống cộng đồng.
Phải biết mình biết người, làm việc có khoa học, tiết kiệm thời gian, muốn đổi mới
cần có kiến thức và nhân cách.
d) Nhân viên văn phịng
+ Làm cơng tác thông tin tuyên truyền trong công ty, nội dung quảng bá, quảng cáo
sản phẩm theo yêu cầu.
+ Khai thác mạng internet:
Hàng ngày nắm bắt các thông tin trên mạng phục vụ cho giới thiệu sản phẩm, kinh

doanh bán hàng. Tìm khách hàng hoặc những văn bản pháp luật mới hoặc chưa có lưu trữ
tại cơng ty.
Có trách nhiệm duy trì trang web của công ty.
Cập nhật các thông tin liên quan từ nơi khác đến thông qua mạng điện tử, quản lý
các thiết bị văn phòng về kỹ thuật, chất lượng và số lượng, hoàn thành các nhiệm vụ khác
khi lãnh đạo văn phòng giao.
+ Là người trực tiếp trợ giúp cho lãnh đạo tổ chức thực hiện các công việc, giải
phóng lãnh đạo khỏi những cơng tác mang tính sự vụ để tập chung vào những vấn đề cơ
bản
+ Xây dựng triển khai các kế hoạch thực hiện các công việc được giao. Tư vấn cho
lãnh đạo về soạn thảo, ban hành văn bản theo quy định chung
+ Xây dựng kế hoạch làm việc, bố trí thời gian, địa điểm tiếp khách cho trưởng
phòng và chịu trách nhiệm về những công việc được giao.
15


+ Giúp trưởng phòng kiểm tra, sắp xếp các văn bản vào tủ hồ sơ riêng. Thường
xuyên báo cáo cho trưởng phịng biết tình hình thực hiện kế hoạch làm việc để khơng bị
bỏ sót cơng việc.
+ Kiểm tra, chuẩn bị tài liệu, thiết kế nội dung cuộc họp cho trưởng phịng tại các
cuộc họp. Bố trí phương tiện vận chuyển, nơi nghỉ ngơi cho chuyến đi công tác xa của
lãnh đạo.
e) Nhân viên phục vụ
+ Phải đảm bảo sạch sẽ vệ sinh nước uống, đảm bảo có đủ nước sôi phục vụ, dọn
vệ sinh khu vực làm việc, nhân viên phục vụ hàng ngay phải đến sớm trước giờ làm việc
của cơng ty ít nhất 30 phút để qt dọn vệ sinh tồn bộ trục đường chính và thu gom rác
lá cây tập kết vế nơi quy định
+ Hàng ngày tưới và chăm bón cây cảnh khu vực văn phòng giám đốc, làm sạch cỏ
quét dọn ở các vườn hoa vườn cây trong cơng ty.
+ Hồn thành các nhiệm vụ khi lãnh đạo giao

f) Nhân viên lễ tân
+ Thực hiện cơng tác đón tiếp khác đến văn phịng, pha trà, rót nước
+ Hậu cần các cuộc họp, các buổi party teambuilding

16


CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY CỔ
PHẦN CƠNG NGHỆ VÀ THƯƠNG MẠI SYSTECH
2.1. Cơng tác văn thư
2.1.1. Soạn thảo và ban hành văn bản
2.1.1.1. Các loại văn bản được công ty ban hành
Tại Công ty cổ phần cơng nghệ và thương mại Systech có các loại văn bản được
ban hành là văn bản hành chính như :
- Quyết định, quy chế, quy định ban hành nội quy, quy định của doanh nghiệp
- Quyết định tuyển dụng nhân viên, luân chuyển, thuyên chuyển cán bộ công nhân
viên trong công ty.
- Công văn gửi các cá nhân, tổ chức, cơ quan hành chính nhà nước để giải quyết
các công việc của công ty
- Báo cáo hoạt động của phòng ban, bộ phận
- Giấy mời tham gia hội thảo hội nghị khách hàng
- Các văn bản quy định về hoạt động của doanh nghiệp.
2.1.1.2. Thẩm quyền ban hành văn bản
a) Thẩm quyền về nội dung của văn bản
Qua quá trình kiến tập và tìm hiểu các văn bản tại Công ty tôi nhận thấy quyền ban
hành văn bản như sau:
- Chủ tịch Hội đồng quản trị có thẩm quyền ban hành các văn bản về quy định
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Công ty, các văn bản về nhân sự bổ nhiệm, điều
động, luân chuyển, thôi việc Giám đốc, Phó giám đốc, các Trưởng phịng, các vản bản
liên quan đến Hội đồng cổ đông và một số văn bản quan trọng khác.

- Giám đốc có quyền ban hành Quyết định về quy định chức năng, nhiệm vụ của
các phòng ban, bộ phận, các quy định, quy chế công việc, các văn bản về nhân sự bổ
nhiệm, điều động, luân chuyển, thôi việc đối với các cán bộ, nhân viên cơng ty (Khơng
phải là Phó giám đốc, Trưởng phịng, Phó phịng) và các văn bản hành chính thơng
thường như: Quyết định, Kế hoạch, Tờ trình, Báo các cơng văn, một số loại văn bản khác.
17


- Các phòng ban, đơn vị cũng được phép ban hành các loại văn bản hành chính
thơng thường mang tính chất nội bộ để giải quyết các công việc hàng ngày của đơn vị
mình như Thơng báo, giấy mời.
b) Thẩm quyền về hình thức văn bản
Chủ tich Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc Cơng ty có thẩm quyền ban hành các
văn bản như: Quy định, Quy chế, Quyết định, Hợp đồng, Cơng văn, Kế hoạch.
Giám đốc, các phó giám đốc cơng ty có thẩm quyền ban hành các văn bản như:
Quy định, Quy chế, Nội quy, Quyết định, Hợp đồng, Cơng văn, Tờ trình, Thơng báo, Báo
cáo, Kế hoạch.
Đối với các đơn vị, bộ phận, phòng ban trực thuộc thì được quyền ban hành các
văn bản hành chính thơng thường mang tính chất nội bộ như: Chương trình, Kế hoạch, Tờ
trình, Báo cáo.
c) Nội dung văn bản
Nội dung văn bản ban hành thuộc chức năng, nhiệm vụ của phòng ban nào thù do
phịng ban đó trực tiếp soạn thảo.
Đối với văn bản của Ban Lãnh đạo Công ty sẽ do bộ phận Văn thư hoặc người
được Chủ tịch hoặc Tổng Giám đốc chỉ định soạn thảo
Trường hợp nội dung văn bản liên quan đến nhiều cơng việc thì người được giao
soạn thảo văn bản kết hợp với các bộ phận phòng, ban liên quan để thực hiện.
Nội dung văn bản tương đối phù hợp với hình thức ban hành văn bản, phù hợp với
nội dung công việc sẽ được giao, tương đối đảm bảo các yêu cầu kỹ thuật của việc soạn
thảo văn bản.

2.1.1.3. Thể thức và kỹ thuật trình bày
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Cơng ty trước đây khi chưa có quy chế
về cơng tác văn thư lưu trữ thì thể thức văn bản được cán bộ nhân viên dựa theo nghị định
30/2020/NĐ-CP Ngày 05 tháng 03 năm 2020 của Chính phủ về cơng tác văn thư.
Văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy A4 (2010 mm x 297mm)
Định lề trang văn bản:
Lề trên: cách mép trên từ 20 – 25 mm;
Lề dưới: cách mép dưới từ 20 -25 mm;
Lề trái: cách mép trái từ 20 – 30 mm;
18


Lề phải: cách mép phải từ 15 – 20 mm;
Văn bản được soạn thảo đúng theo quy định của nhà nước bao gồm các mục sau:
1. Quốc hiệu, tiêu ngữ
2. Tên công ty và đơn vị ban hành văn bản
3. Địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn bản
4. Số, ký hiệu của văn bản
5. Tên loại và trích yếu nội dung
6. Nơi nhận
7. Chữ ký
Các thành phần thể thức văn bản bổ sung do ban lãnh đạo công ty quyết định.
Cụ thể các văn bản được trình này như sau:
- Quốc hiệu, tiêu ngữ
Quốc hiệu ghi trên văn bản bao gồm các dịng chữ: “CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM” và “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”.
Quốc hiệu được trình bày chiếm khoảng ½ trang giấy theo chiều ngang ở phía trên,
bên phải.
Hai dịng chữ trên được trình bày cách nhau dịng đơn
Dịng thứ nhất: “CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” được trình

bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 12 hoặc 13, kiểu chữ đứng, đậm.
Dòng thứ hai: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được trình bày bằng cỡ chữ in
thường, cỡ chữ 13 hoặc 14 kiểu chữ đứng, đậm được đặt cách giữa dòng thứ nhất, chữ cái
đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối, có cách chữ, phía dưới có
đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dịng chữ, cụ thể:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
- Tên công ty, đơn vị ban hành văn bản
Đối với thành phần thể thức này thì Cơng ty Cổ phần Cơng nghệ và Thương mại
được trình bày cụ thể như sau:
CƠNG TY CỔ PHẦN CƠNG NGHỆ
VÀ THƯƠNG MẠI SYSTECH
Tên cơng ty, đơn vị chiếm khoảng ½ trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên
trái
Tên công ty, đơn vị ban hành được viết bằng chữ in hoa, đậm cùng cỡ chữ như
quốc hiệu, kiểu chữ đứng đậm, được đặt cạnh giữa tên công ty chủ quản, phía dưới có
đường kẻ ngang, nét liền độ dài từ 1/3 đến ½ độ dài của dịng chữ và đặt cân đối so với
dòng chữ.
19