Tải bản đầy đủ (.pdf) (65 trang)

KHÓA LUẬN ỨNG DỤNG QUẢN TRỊ NGUỒN lực DOANH NGHIỆP BẰNG PHẦN mềm ERP tại CÔNG TY cổ PHẦN THƯƠNG mại DỊCH vụ và kỹ THUẬT CAO THT

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (958.91 KB, 65 trang )

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH
……..o0o……..

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh quốc tế

ỨNG DỤNG QUẢN TRỊ NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP
BẰNG PHẦN MỀM ERP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ VÀ KỸ THUẬT CAO THT

Họ và tên sinh viên

: Trần Văn Sơn

Mã sinh viên

: 1829211405

Lớp

: 1812.QTQT.4F1.03 - K3 HN

Giáo viên hướng dẫn

: TS. Nguyễn Thị Hồng Vân

Hà Nội, tháng 01 năm 2022


MỤC LỤC


LỜI MỞ ĐẦU....................................................................................................................... 1
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ ỨNG DỤNG QUẢN TRỊ NGUỒN LỰC DOANH
NGHIỆP ERP. ...................................................................................................................... 2
1.1 Tổng quan về ERP. ................................................................................................... 2
1.1.1 Khái niệm. ........................................................................................................... 2
1.1.2 Các nguồn lực của doanh nghiệp. ..................................................................... 3
1.1.3 Lịch sử phát triển của ERP................................................................................ 3
1.2 Nội dung quản lý của ERP. ...................................................................................... 4
1.2.1 Quản lý mua hàng. ............................................................................................. 4
1.2.2 Quản lý bán hàng. .............................................................................................. 5
1.2.3 Quản lý kho hàng. .............................................................................................. 5
1.2.4 Quản lý chính sách bán hàng – Marketing. ...................................................... 6
1.2.5 Quản lý vốn bằng tiền. ....................................................................................... 6
1.2.6 Quản lý tài sản cố định. ..................................................................................... 6
1.2.7 Quản lý công nợ phải thu, công nợ phải trả. .................................................... 7
1.2.8 Quản lý kế toán tổng hợp. .................................................................................. 7
1.3 Đánh giá hiệu quả của ERP. .................................................................................... 8
1.3.1 Cải tiến, chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ. ................................................... 8
1.3.2 Quy trình hoạt động sản xuất kinh doanh được kiểm sốt. ........................... 10
1.3.3 Hồn thiện quản lý dữ liệu thông tin. ............................................................. 11
1.3.4 Thời gian thực hiện các nghiệp vụ trong quy trình kinh doanh giảm. .......... 12
1.4 Các điều kiện để ứng dụng ERP vào quản trị doanh nghiệp. ............................. 12
1.4.1 Yếu tố về nhân lực. ........................................................................................... 12
1.4.2 Yếu tố về quỹ thời gian ..................................................................................... 13
1.4.3 Yếu tố về điều kiện tài chính ............................................................................ 13
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG QUẢN TRỊ NGUỒN LỰC DOANH
NGHIỆP ERP TẠI CƠNG TY THT................................................................................ 15
2.1 Tổng quan về cơng ty THT..................................................................................... 15
2.1.1 Giới thiệu về Công ty THT ............................................................................... 15
2.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển. .................................................................... 15

2.1.3 Cơ cấu tổ chức của Công ty THT .................................................................... 18
2.1.4 Lĩnh vực kinh doanh của Công ty THT .......................................................... 21


2.1.5 Tình hình hoạt động kinh doanh của Cơng ty THT (từ 2018-2020) ............. 22
2.2 Thực trạng quản trị nguồn lực doanh nghiệp ERP tại công ty THT. ................ 23
2.2.1 Giới thiệu ứng dụng Ecount ERP công ty THT đang sử dụng. ..................... 23
2.2.2 Hiệu quả của việc áp dụng Ecount ERP tại công ty THT. ............................. 26
2.3 Đánh giá việc triển khai áp dụng Ecount ERP tại công ty THT. ....................... 46
2.3.1 Đội ngũ nhân sự tham gia triển khai Ecount ERP. ....................................... 46
2.3.2 Thời gian triển khai thực hiện ứng dụng Ecount ERP. ................................. 47
2.3.3 Chi phí triển khai ứng dụng Ecount ERP. ...................................................... 48
CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG HỆ THỐNG QUẢN
TRỊ NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP BẰNG PHẦN MỀM ECOUNT ERP TẠI
CÔNG TY THT ................................................................................................................. 49
3.1 Mục tiêu của công ty THT đến năm 2025. ............................................................ 49
3.1.1 Mục tiêu tổng quát............................................................................................ 49
3.1.2 Mục tiêu cụ thể chi tiết. .................................................................................... 49
3.2 Quan điểm hoàn thiện công tác quản trị nguồn lực Ecount ERP tại công ty THT
đến năm 2025. ................................................................................................................ 50
3.3 Các giải pháp đề xuất hoàn thiện quản lý Ecount ERP. ..................................... 50
3.3.1 Hồn thiện quy trình quản lý mua hàng trên Ecount ERP. .......................... 50
3.3.2 Hồn thiện quy trình quản lý bán hàng trên Ecount ERP............................. 53
3.3.3 Hồn thiện quy trình quản lý kho hàng trên Ecount ERP............................. 55
3.3.4 Hoàn thiện quy trình quản lý cơng nợ phải thu trên Ecount ERP. ............... 56
3.3.5 Hồn thiện quy trình quản lý cơng nợ phải trả trên Ecount ERP. ................ 56
3.4 Kiến nghị. ................................................................................................................. 57
3.4.1 Đối với Nhà nước. ............................................................................................ 57
3.4.2 Đối với các nhà cung cấp phần mềm ERP. ..................................................... 57
3.4.3 Đối với các doanh nghiệp ở Việt Nam. ............................................................ 58

3.4.4 Đối với công ty THT. ........................................................................................ 58
KẾT LUẬN ......................................................................................................................... 60
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.......................................................................... 61


DANH MỤC BẢNG VÀ HÌNH
Bảng
Bảng 2.1: Tổng doanh thu của cơng ty từ 2018 – 2020. (Đơn vị: VND) .................22
Hình
Hình 1.1: Mơ hình hệ thống ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ ...............................2
Hình 1.2: Sự phát triển qua các thời kỳ của ERP........................................................3
Hình 1.3: Quy trình nghiệp vụ nhập mua hàng hóa ....................................................9
Hình 1.4: Quy trình nghiệp vụ bán hàng ...................................................................10
Hình 1.5: Mơ hình phân loại chi phí đầu tư hệ thống ERP. ......................................14
Hình 2.1: Logo cơng ty THT.....................................................................................15
Hình 2.2: Chứng nhận đại lý hãng GE của cơng ty THT..........................................16
Hình 2.3: Sơ đồ tổ chức của cơng ty THT ................................................................18
Hình 2.4: Giao diện truy cập vào phần mềm ERP ....................................................23
Hình 2.5: Quy trình nghiệp vụ mua hàng của cơng ty THT .....................................29
khi áp dụng Ecount ERP ...........................................................................................29
Hình 2.6: Quy trình nghiệp vụ bán hàng của công ty THT

khi áp dụng

Ecount ERP. ..............................................................................................................33
Hình 2.7: Quy trình nhập kho tại cơng ty THT khi áp dụng Ecount ERP ................36
Hình 2.8: Quy trình xuất kho bán hàng tại công ty THT khi áp dụng ERP ..............37
Hình 2.9: Quy trình thu tiền mặt tại cơng ty THT khi áp dụng Ecount ERP. ...........39
Hình 2.10: Quy trình thanh tốn cơng nợ bằng tiền mặt khi áp dụng Ecount ERP tại
cơng ty THT. .............................................................................................................42

Hình 2.11: Quy trình thanh tốn cơng nợ bằng tiền gửi ngân hàng tại cơng ty THT
khi áp dụng ERP. .......................................................................................................43
Hình 3.1: Quy trình nghiệp vụ mua hàng tại cơng ty THT sau thay đổi. .................52
Hình 3.2: Quy trình nghiệp vụ bán hàng tại công ty THT sau thay đổi....................54


1

LỜI MỞ ĐẦU
Sự bùng nổ của cách mạng công nghệ 4.0, cùng với sự phát triển mạnh mẽ từng
ngày của công nghệ thông tin khiến cho các nhà quản lý luôn phải cập nhật, đổi mới,
thay đổi cách quản lý vận hành bộ máy để theo kịp các đối thủ của mình cũng như để
bắt kịp xu hướng phát triển hội nhập quốc tế. Để theo kịp được công nghệ và hội nhập
quốc tế, các doanh nghiệp cần trang bị thêm cho doanh nghiệp của mình các cơng cụ
hỗ trợ hiệu quả cho việc quản lý đó chính là các phần mềm phát triển nguồn lực doanh
nghiệp ERP, tên đầy đủ là Enterprise Resource Planning. Đây là phần mềm hiện đại,
dùng công nghệ để quản lý các nguồn lực của doanh nghiệp như nhân sự, tài chính,
kho, bán hàng …). Bên cạnh đó, ERP cịn có thể tự phân tích, tổng hợp và kiểm tra
được thực trạng sử dụng của các nguồn lực theo yêu cầu của quản lý. Với hệ thống
phần mềm đa năng, hiện đại, ERP có thể quản lý mọi lĩnh vực hoạt động từ xây dựng
kế hoạch, thống kê, kiểm tốn, phân tích, điều hành… ERP sẽ giúp theo dõi hoạt động
sản xuất của doanh nghiệp một cách mềm mại tối ưu, và đáp ứng kịp thời trước những
thay đổi của mơi trường bên ngồi. Hiện tại có rất nhiều doanh nghiệp Việt Nam đang
tìm đến và sử dụng ERP như một giải pháp thiết yếu nhất.
Qua q trình thực tập tìm hiểu tại Cơng ty Cổ phần thương mại dịch vụ và kỹ
thuật cao THT (Công ty THT) cùng với kiến thức học ở trường, em đã nhận thức
được vai trò quan trọng của việc ứng dụng Thương mại điện tử trong doanh nghiệp,
cụ thể là ứng dụng công nghệ ERP. Em quyết định chọn đề tài "Ứng dụng quản trị
nguồn lực doanh nghiệp bằng phần mềm ERP tại Công ty cổ phần thương mại
dịch vụ và kỹ thuật cao THT” đề tài được chia thành 3 chương như sau:

Chương I: Tổng quan về ứng dụng quản trị nguồn lực doanh nghiệp ERP.
Chương II: Thực trạng ứng dụng quản trị nguồn lực doanh nghiệp ERP tại công
ty THT.
Chương III: Giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng hệ thống quản trị nguồn
lực doanh nghiệp bằng phần mềm Ecount ERP tại công ty THT.


2

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ ỨNG DỤNG QUẢN TRỊ
NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP ERP.
1.1 Tổng quan về ERP.
1.1.1 Khái niệm.
Quản trị nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning – viết tắt
là ERP) là một ứng dụng phần mềm hệ thống trên máy tính giúp hỗ trợ việc quản
lý các nguồn lực như: quản lý nhân sự, quản lý khách hàng, quản lý sản xuất, quản
lý tài chính, quản lý kho hàng vật tư, quản lý bán hàng, quản lý nhập mua hàng
hóa, hỗ trợ các thơng tin thống kê, báo cáo, lập kế hoạch, dự báo … cho doanh
nghiệp, nhằm nâng cao chất lượng hiệu quả của hoạt động kinh doanh, sản xuất và
quản lý, quản trị cho doanh nghiệp.
ERP là một phần mềm tích hợp nhiều tính năng hiện đại, nó quy chuẩn hóa
các nghiệp vụ hoạt động thường ngày của doanh nghiệp và tự động hóa các nghiệp
vụ đó. Với mơ hình gần như khép kín và thống nhất của mình, quản trị nguồn lực
doanh nghiệp ERP có nhiều chức năng trong việc quản trị doanh nghiệp.

Hình 1.1: Mơ hình hệ thống ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
(Trích nguồn: />

3
1.1.2 Các nguồn lực của doanh nghiệp.

Tất cả những tài sản bao gồm hữu hình và vơ hình mà doanh nghiệp sở hữu và
có thể sử dụng để phát triển doanh nghiệp, nó chính là nguồn lực của doanh nghiệp
và các nguồn lực này thường được phân nhóm thành 3 loại:
▪ Nhân lực: Bao gồm những vấn đề về phát triển, quản lý con người, nhân sự.
▪ Vật lực: Là những tài sản hiện hữu, những thiết bị sản suất, thiết bị sử
dụng, máy móc ...
▪ Tài lực: Bao gồm tiền, cơng nợ, dịng tiền, đầu tư, tài chính ...
Nếu doanh nghiệp quản lý không tốt các nguồn lực, sử dụng khơng hiệu quả thì
sẽ gây thiệt hại lớn cho doanh nghiệp, gây lãng phí và hoạt động sản xuất kinh
doanh của doanh nghiệp không những bị chậm chạm, rời rạc mà sự kết hợp làm
việc giữa các phòng ban, các nhân sự của đơn vị kém đi, các thông tin truyền tải
từ cấp trên xuống sẽ không kịp thời, dẫn đến độ tin cậy của thông tin sẽ không cao.
1.1.3 Lịch sử phát triển của ERP.
ERP có lịch sử phát triển từ khoảng 100 năm trước kia. Ford Whitman Harris –
một kỹ sư đã phát triển một mơ hình gọi là mơ hình số lượng kinh tế EOQ vào năm
1913, để nhằm mục đích hỗ trợ cho việc lập kế hoạch sản xuất, EOQ là tiêu chuẩn
cho sản xuất trong nhiều thập kỷ. Vào năm 1964, Toolmaker Black and Decker là
công ty đầu tiên đã thay đổi, áp dụng giải pháp lập kế hoạch yêu cầu vật liệu (MRP)
kết hợp các khái niệm EOQ với một máy tính lớn.

Hình 1.2: Sự phát triển qua các thời kỳ của ERP.
(Trích nguồn: )


4
Năm 1983, MRP II – Lập kế hoạch tài nguyên sản suất được phát triển và thay
thế cho MRP là tiêu chuẩn sản xuất trong nhiều năm trước đó. MRP II cung cấp
một cái nhìn tổng quan và có thể chia sẻ, tích hợp dữ liệu doanh nghiệp, tăng hiệu
quả hoạt động với quy hoạch sản xuất tốt hơn, giảm hàng tồn kho và ít phế liệu.
MRP II tập trung các thành phần sản xuất cốt lõi, tích hợp bao gồm: thu mua, lập

hóa đơn, lập kế hoạch và quản lý hợp đồng. Đây là lần đầu tiên các nhiệm vụ sản
xuất khác nhau được tích hợp vào một hệ thống chung.
Trong thập niên những năm 1970 và 1980 công nghệ máy tính rất phát triển, do
vậy các khái niệm tương tự MRP II được phát triển lên để xử lý các hoạt động kinh
doanh ngoài sản xuất, kết hợp tài chính, quản lý quan hệ khách hàng và dữ liệu
nguồn nhân lực. Tiếp đến những năm 1990, các nhà phân tích cơng nghệ đã đặt
tên cho loại phần mềm quản lý doanh nghiệp mới này chính là lập kế hoạch nguồn
lực doanh nghiệp ( ERP).
Việc áp dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP đã tăng nhanh chóng từ
những năm 1990 đến đầu thế kỷ 21, khi đó có rất nhiều tổ chức dựa vào ERP để
hợp lý hóa quy trình kinh doanh cốt lõi và cải thiện khả năng hiển thị, lưu trữ dữ
liệu. Khi đó, chi phí triển khai hệ thống ERP bắt đầu tăng lên. Không chỉ là đầu tư
phần cứng và phần mềm đắt tiền tại chỗ mà cịn có các chi phí bổ sung cho mã
hóa, tư vấn và đào tạo tùy chỉnh.
1.2 Nội dung quản lý của ERP.
ERP là một phần mềm khép kín và thống nhất, và nó có nhiều chức năng hỗ trợ
cho các công tác quản lý, quản trị như sau:
1.2.1 Quản lý mua hàng.
➢ Lập và theo dõi định kỳ các kế hoạch mua, mua phát sinh, giám sát quá trình
triển khai, thực hiện các kế hoạch mua hàng.
➢ Quản lý các thông tin tổng quát, mặt hàng, giá cả, chính sách,… của các nhà
cung cấp tạo thuận lợi cho kế hoạch mua hàng trong việc ra các quyết định
lựa chọn nhà cung cấp phù hợp, tối ưu.
➢ Theo dõi, kiểm soát, ghi nhận các hoạt động của quy trình mua một cách tồn


5
diện bằng các nghiệp vụ như: lập đơn đặt hàng, đánh giá lựa chọn nhà cung
cấp, theo dõi quá trình nhận hàng hóa theo đơn hàng, xử lý việc trả hàng nếu
không đáp ứng yêu cầu...

➢ Quản lý giám sát tình trạng hàng tồn kho để việc cung cấp vật tư được đảm
bảo và đúng tiến độ, quản lý các chi phí phát sinh trong q trình mua hàng:
vận chuyển, bốc dỡ, thuế nhập khẩu,… Kết chuyển tự động số liệu sang các
phần hành quản trị kho hàng và quản trị công nợ phải trả.
1.2.2 Quản lý bán hàng.
➢ Lập và theo dõi định kỳ các kế hoạch bán hàng: kế hoạch phát triển thị trường,
kế hoạch phân phối, bán lẻ, và đảm bảo việc thực hiện các kế hoạch đó được
hiệu quả, đúng quy trình.
➢ Theo dõi, kiểm sốt và ghi nhận các nghiệp vụ của quy trình bán hàng đến
khách hàng: Tạo bảng báo giá; kiểm tra đáp ứng u cầu hay khơng, tình
trạng giao hàng, theo dõi các hợp đồng các đơn hàng, các công nợ, các chứng
từ liên quan kèm theo hàng hóa…;
➢ Quản lý các chi phí phát sinh trong q trình bán hàng như: các khoản chiết
khấu khách hàng, hoa hồng, hàng khuyến mãi, chi phí vận chuyển, bốc dỡ
hàng hóa…).
➢ Xử lý việc thu hồi hàng hóa q hạn, khơng đáp ứng kỹ thuật, hàng khách
trả… thực hiện các truy vấn thống kê số liệu bán hàng, tự động kết chuyển
số liệu, thông tin sang các nghiệp vụ quản lý công nợ và quản lý kho hàng.
1.2.3 Quản lý kho hàng.
➢ Thu thập dữ liệu từ các nghiệp vụ của quy trình mua, bán hàng, để tự động
ghi nhận từ các nghiệp vụ này các số liệu hàng hóa phát sinh tăng, phát sinh
giảm hàng tồn kho.
➢ Quản lý những dữ liệu liên quan đến kho như: các thơng tin về hàng hóa, đối
tượng lưu kho (mã số, mã hàng hóa, quy cách đóng gói, thơng tin kỹ thuật
của hàng hóa và kiểm soát về lượng tồn kho định mức, số lượng hàng hóa
trong kho…).


6
➢ Quản lý các dữ liệu vật tư, hàng hóa có trong kho tăng, giảm theo từng nghiệp

vụ cụ thể như: xuất, nhập kho, điều chuyển kho, điều chỉnh kho. Kiểm soát
lượng hàng tồn kho, quản lý các hạn mức hàng tồn kho cho phép, làm cơ sở
cho việc điều tiết và quản lý hàng hóa vật tư một cách hợp lý, hiệu quả theo
kế hoạch kinh doanh.
➢ Thực hiện các thống kê, báo cáo khi cần thiết, kết chuyển tự động các số liệu,
thông tin sang bộ phận kế tốn tiếp nhận xử lý tiếp.
1.2.4 Quản lý chính sách bán hàng – Marketing.
➢ Theo dõi, quản lý các hoạt động marketing như các chương trình quảng cáo,
tài trợ, các hội chợ triển lãm, hội thảo… Quản lý các chi phí và các chính
sách, kế hoạch bán hàng của doanh nghiệp thơng qua các chương trình tri ân
khách hàng như khuyến mãi, tặng quà, giảm giá, chiết khấu …
➢ Quản lý theo dõi, cập nhật và ghi nhận các các phát sinh, các chi phí trong
các khoảng thời gian mà doanh nghiệp thực hiện các kế hoạch bán hàng mới,
chương trình khuyến mại, quảng cáo. Phân tích và thực hiện được các tổng
hợp, thống kê liên quan đến các kế hoạch, các chương trình thực hiện, tự
động kết chuyển số liệu, chi phí đến các nghiệp vụ liên quan của hệ thống.
1.2.5 Quản lý vốn bằng tiền.
➢ Tự động ghi nhận các số liệu liên quan từ các nghiệp vụ mua bán hàng, công
nợ phải thu và phải trả, các nghiệp vụ thu tiền và chi thanh toán với các chứng
từ liên quan như: phiếu thu, phiếu chi, séc...
➢ Chuyển các số liệu, thông tin dưới dạng các định khoản kế toán sang nghiệp
vụ quản lý kế toán tổng hợp để theo dõi, các dữ liệu, chứng từ sổ sách liên
quan như: các tài khoản tiền chi tiết, sổ tiền gửi, sổ quỹ, …
1.2.6 Quản lý tài sản cố định.
➢ Quản lý các nghiệp vụ kế toán về tăng giảm tài sản cố định như khấu hao tài
sản, mua mới trang thiết bị, máy móc, bán thanh lý trang thiết bị, máy móc,
đánh giá lại trị giá tài sản,…


7

➢ Quản lý trang thiết bị của doanh nghiệp, danh sách tài sản của doanh nghiệp:
các thông tin về giá trị ban đầu, các thông tin về kỹ thuật, quy cách, màu
sắc,… thời gian khấu hao tài sản, tỉ lệ khấu hao tài sản, giá trị còn lại của tài
sản,… Tự động thực hiện kết chuyển số liệu dưới dạng các định khoản kế
tốn, tính khấu hao định kỳ sang nghiệp vụ kế toán tổng hợp. Truy xuất được
các báo cáo, thống kê khi cần thiết.
1.2.7 Quản lý công nợ phải thu, công nợ phải trả.
➢ Từ các hoạt động mua hàng, bán hàng, hệ thống tự động ghi nhận, thu thập
dữ liệu các nghiệp vụ phát sinh tăng, phát sinh giảm công nợ phải thu của
khách hàng hoặc công nợ phải trả nhà cung cấp từ các nghiệp vụ này.
➢ Quản lý, thống kê các phát sinh về tăng, giảm công nợ phải thu, phải trả khác.
➢ Xử lý nghiệp vụ chi trả thanh toán và nghiệp vụ thu hồi công nợ.
➢ Quản lý, theo dõi chi tiết các cơng nợ của từng hóa đơn đã bán, từng hóa đơn
xuất ra, qua đó có thể quản lý được hạn mức nợ, tuổi nợ.
➢ Xây dựng kế hoạch quản lý nghiệp vụ thu tiền nợ, nghiệp vụ thanh toán cho
các đơn vị cung cấp. Từ đó có thể đánh giá việc thanh tốn có đúng hạn hay
khơng với từng đối tượng khách hàng, từng đơn vị cung cấp cụ thể.
➢ Chuyển các số liệu cho bộ phận kế toán để quản lý, tổng hợp, qua đó có thể
thống kê, báo cáo khi cần truy xuất dữ liệu.
1.2.8 Quản lý kế toán tổng hợp.
➢ Dựa vào các phát sinh từ các nghiệp vụ kế toán, hệ thống sẽ tự động cập nhật
và ghi nhận dưới dạng các định khoản kế toán các phát sinh tài chính hàng
ngày của doanh nghiệp.
➢ Dựa trên các báo cáo doanh thu, bảng cân đối số phát sinh, chi phí, kết quả
kinh doanh, sổ cái, cân đối kế tốn, các phân tích tài chính, lưu chuyển tiền
tệ,… hệ thống có thể quản lý và kiểm sốt tồn bộ tình trạng tài sản, giá trị,
chi phí hoạt động, nguồn vốn và doanh thu.


8

1.3 Đánh giá hiệu quả của ERP.
Hiện nay, việc áp dụng ERP vào công tác quản lý, quản trị các nguồn lực doanh
nghiệp được rất nhiều những doanh nghiệp lớn, nhỏ trên toàn cầu tin tưởng, lựa
chọn, đưa vào sử dụng từ lâu, tùy nhu cầu phát triển, nhu cầu quản lý, quy mô
doanh nghiệp lớn nhỏ khác nhau mà việc đầu tư cho ERP cũng khác nhau.
Ở Việt Nam, sau khi gia nhập WTO thì sức ép phát triển, cạnh tranh là rất lớn,
khiến các doanh nghiệp phải thay đổi suy nghĩ tư duy, thay đổi chiếc lược, thay
đổi nâng cao hiệu quản lý, nhất là việc áp dụng quản lý bằng ứng dụng ERP là việc
rất thiết thực. ERP mang lại hiệu quả to lớn cho các doanh nghiệp trong việc nâng
tầm chất lượng quản lý thông qua các tác dụng sau:
1.3.1 Cải tiến, chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ.
▪ Ứng dụng ERP tham gia vào các hoạt động của công ty một cách sâu rộng, hỗ
trợ thực hiện thông qua việc các nghiệp vụ của nhân viên, các phịng ban với
các bước trong quy trình, nghiệp vụ như: quy trình nghiệp vụ bán hàng, quy
trình nghiệp vụ mua hàng, quy trình nghiệp vụ lưu kho, quy trình nghiệp vụ
thanh tốn…
▪ ERP khơng những cung cấp các thông tin nhằm hỗ trợ việc thực hiện các thao
tác, nghiệp vụ trong các quy trình mà nó cịn hỗ trợ việc thực hiện và kiểm
sốt các quy trình đó, để các bước công việc được đảm bảo trong quy trình và
được thực hiện theo một trình tự nhất qn.
Ví dụ về quy trình mua hàng thơng thường như sau:


9

Hình 1.3: Quy trình nghiệp vụ nhập mua hàng hóa
Thơng thường, q trình mua hàng bắt đầu khi có các đề xuất Yêu cầu mua
hàng đã được phê duyệt từ các bộ phận như kinh doanh, dự án, hành chính…
gửi đến bộ phận Vật tư/ Mua hàng. Dựa trên nội dung hàng hóa cần mua trên
phiếu Yêu cầu mua hàng, phịng Vật tư tiến hành tìm kiếm, Lựa chọn nhà cung

cấp và sau đó tiến hành Đặt hàng. Khi nhà cung cấp tiến hành vận chuyển
hàng hóa đến để giao, bộ phận kỹ thuật hoặc bộ phận kiểm tra chất lượng sẽ
tiến hành nghiệp vụ Kiểm định chất lượng hàng hóa và hàng hóa tiếp đó sẽ
được bộ phận kho cho Nhập kho.
Các bước trong quy trình đều sẽ được thực hiện trên ERP, các nghiệp vụ được
thực hiện theo đúng thứ tự để đảm bảo dữ liệu hệ thống được chính xác. ERP
khơng cho phép người sử dụng thực hiện nghiệp vụ Nhập kho khi các bước
trước đó chưa được thực hiện, hay bộ phận Vật tư/ mua hàng sẽ không thể thao
tác, thực hiện nghiệp vụ Đặt hàng nếu khơng có các u cầu mua hàng được
gửi đến từ các bộ phận.


Như những phân tích ở trên, có thể thấy rằng các bước thực hiện trên ERP và
quy trình hoạt động của doanh nghiệp phải có có quan hệ mật thiết, gắn kết
với nhau, và phải được thống nhất. Việc triển khai ứng dụng ERP là cơ hội


10
không thể tốt hơn cho doanh nghiệp trong việc rà sốt kiểm tra lại tồn bộ các
quy trình nghiệp vụ để tìm ra các hạn chế, khuyết điểm mà quy trình doanh
nghiệp vẫn đang mắc phải. Song song đó, các doanh nghiệp cũng sẽ được tiếp
cận, thừa hưởng những quy trình chuẩn của hệ thống, những quy trình hoạt
động thơng minh, tối ưu và sẽ có cơ hội nâng tầm chất lượng quản trị, nâng
cao cơ hội cạnh tranh, hội nhập, phát triển khi áp dụng ERP vào quản lý nhất
là khi ứng dụng các hệ thống đó đã được triển khai thành công cho nhiều doanh
nghiệp lớn nhỏ trên tồn cầu.
1.3.2 Quy trình hoạt động sản xuất kinh doanh được kiểm sốt.
Ngày nay, mặc dù các quy trình, nghiệp vụ sản xuất kinh doanh đã được các
doanh nghiệp phát hành cụ thể bằng các văn bản, tài liệu tuy nhiên nhiều cán bộ
công nhân viên vẫn không hiểu được hoặc khơng tn thủ các quy trình, nghiệp

vụ. Việc làm thế nào để cán bộ công nhân viên tuyệt đối tn thủ thực hiện và
khơng gặp khó khăn khi thực hiện quy trình là vấn đề khiến các lãnh đạo, trưởng
bộ phận quản lý doanh nghiệp luôn quan tâm, đau đầu.
Ví dụ về quy trình bán hàng thơng thường như sau:

Hình 1.4: Quy trình nghiệp vụ bán hàng


11
Theo quy trình nghiệp vụ bán hàng ở trên, quá trình bán hàng bắt đầu khi nhân
viên kinh doanh nhận được Đơn đặt hàng từ khách hàng, sau đó nhân viên kinh
doanh kiểm tra đơn đặt hàng cùng với tính đáp ứng của đơn hàng, kiểm tra công
nợ mà khách hàng được hỗ trợ và lập Phiếu giao hàng. Sau đó bộ phận kế tốn sẽ
tiến hành xuất Hóa đơn, bộ phận kiểm soát chất lượng hoặc kỹ thuật sẽ tiến hành
Kiểm tra chất lượng hàng hóa trước khi xuất kho và cuối cùng tiến hành Xuất kho
được thực hiện bởi bộ phận kho.
Cũng với quy trình nghiệp vụ bán hàng như trên nhưng nếu áp dụng thực hiện
trên ERP thì nhân sự các bộ phận, phịng ban sẽ bắt buộc phải thực hiện đúng các
nghiệp vụ, đúng thứ tự trong truy trình và khơng thể bỏ qua nghiệp vụ bất kỳ nào
bởi nếu chỉ cần bỏ qua một bước nghiệp vụ thì các bước nghiệp vụ kế tiếp trong
quy trình sẽ khơng được xử lý. Ví dụ, trường hợp phịng kế tốn khơng thực hiện
việc xuất hóa đơn tài chính thì thì bộ phận kho và các bộ phận kiểm sốt chất lượng
sản phẩm sẽ khơng có căn cứ dữ liệu để kiểm tra và thực hiện việc xuất hàng hóa
trong hệ thống ERP.
Tóm lại, các doanh nghiệp sẽ có được sự tuân thủ chặt chẽ trong việc thực hiện
quy trình nghiệp vụ và các quy chế hoạt động nếu sớm áp dụng hệ thống ERP để
quản lý.
1.3.3 Hoàn thiện quản lý dữ liệu thông tin.
Các dữ liệu thông tin tổng hợp và chi tiết các số liệu, báo cáo về tình hình hoạt
động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp luôn là vấn đề mà các nhà quản lý

doanh nghiệp quan tâm và cần nắm rõ được để có thể sớm đánh giá, kiểm sốt,
phân tích được thực trạng bộ máy hoạt động của doanh nghiệp có hiệu quả hay
không. Các dữ liệu thông tin cũng là cơ sở cho việc kiểm sốt, theo dõi, phân tích
quản lý, lập kế hoạch định hướng và ra quyết định đầu tư, phát triển cho doanh
nghiệp. Ví dụ với các dữ liệu thơng tin, thống kê có ích, các nhà quản lý doanh
nghiệp có thể nhìn ra được các biến động của doanh nghiệp có thể kiểm sốt được
và các biến động khơng thể kiểm sốt được, các biến động có lợi hoặc bất lợi, sự
sai lệch giữa thực tế và kế hoạch. Từ đó, ban lãnh đạo hay quản lý doanh nghiệp
có thể nhìn nhận, đưa ra những quyết sách, hướng phát triển phù hợp và sẵn sàng


12
loại bỏ những tồn tại không hợp lý trong mô hình kinh doanh hiện tại của doanh
nghiệp.
Dữ liệu, thơng tin quản lý luôn phải được báo cáo, cập nhật một cách nhanh
chóng, chính xác, kịp thời bởi nó hết sức cần thiết cho các doanh nghiệp trong việc
định hướng phát triển.
1.3.4 Thời gian thực hiện các nghiệp vụ trong quy trình kinh doanh giảm.
Khi áp dụng ERP, trong các bước để thực hiện quy trình hoạt động kinh doanh
thì ứng dụng ERP luôn cho phép các nghiệp vụ sau được kế thừa dữ liệu từ các
nghiệp vụ trước, nguồn dữ liệu được tập chung, do vậy dữ liệu kinh doanh sẽ không
phải nhập đi nhập lại nhiều lần khiến nhân viên và các phịng ban khơng mất nhiều
thời gian thực hiện các nghiệp vụ. Dữ liệu được lưu trữ trên ERP là các dữ liệu tập
trung trong hệ thống, bởi vậy tất cả mọi nhân viên, phòng ban, quản lý ai cũng có
thể kiểm tra, tìm kiếm thơng tin dữ liệu nhanh chóng, dễ dàng nếu thơng tin dữ
liệu được phân quyền truy cập và chia sẻ.
Ví dụ: Thơng tin về tình hình cơng nợ, cơng nợ q hạn của khách hàng rất quan
trọng cho bộ phận kế tốn, thơng tin về cơng nợ này rất hữu ích cho bộ phận kinh
doanh bán hàng và bộ phận mua hàng, trong việc quyết định bán hoặc mua hàng
tiếp hay không. Do vậy khi áp dụng ERP thì các phịng ban liên quan đến dữ liệu

đều có thể truy vấn tình hình công nợ, công nợ quá hạn trên ERP được chủ động,
nhanh chóng, chính xác, giảm thiểu được khoảng thời gian để kế tốn thơng tin
đến các bộ phận có căn cứ làm việc tiếp với đối tác cung cấp, khách hàng.
1.4 Các điều kiện để ứng dụng ERP vào quản trị doanh nghiệp.
1.4.1 Yếu tố về nhân lực.
Trong việc thực hiện công tác quản trị nguồn lực doanh nghiệp bằng ERP, nhân
lực đóng một vai trị hết sức quan trọng cho hiệu quả của việc thực hiện. Ở đây,
chúng ta tạm chia nhân lực thực hiện ra làm hai nhóm chính: nhóm nghiệp vụ và
nhóm kỹ thuật:
• Nhóm nghiệp vụ là các cán bộ quản lý, tác nghiệp hàng ngày, thuộc các phịng
ban chức năng như hành chính, kế tốn, giám đốc, vật tư, bán hàng,...


13
• Nhóm kỹ thuật bao gồm các cán bộ quản lý, nhân viên thuộc bộ phận phụ trách
về công nghệ thông tin.
Việc thực hiện quản trị nguồn lực doanh nghiệp bằng ERP phải trải qua hai giai
đoạn: giai đoạn chuẩn bị cho việc vận hành hệ thống ERP và giai đoạn chính thức
vận hành hệ thống ERP. Giai đoạn chuẩn bị cho việc vận hành hệ thống ERP bao
gồm các cơng việc như: chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ, xây dựng danh mục
các đối tượng quản lý (hàng hóa, vật tư, khách hàng, nhà cung cấp,…), chuẩn bị
hệ thống mạng máy tính, huấn luyện nhân viên… Giai đoạn vận hành hệ thống là
giai đoạn chính thức thực hiện quản trị nguồn lực doanh nghiệp bằng ERP. Đối
từng giai đoạn thì nhân lực đều hết sức quan trọng.
1.4.2 Yếu tố về quỹ thời gian
Theo nghiên cứu của tập đoàn tư vấn Panorama thực hiện từ 1322 tổ chức trên
toàn cầu đã thực hiện ứng dụng phần mềm ERP trong 3 năm trở lại đây, thời gian
cần thiết triển khai ERP thường kéo dài từ 04 đến 60 tháng, trong đó phần lớn các
dự án (71%) hoàn thành trong 06 đến 18 tháng.
Bên cạnh đó, thực tế cho thấy thời gian triển khai ERP phụ thuộc rất nhiều vào

quy mô doanh nghiệp cũng như phạm vi triển khai. Đối với những tổ chức lớn,
trung bình cần 25 tháng để hồn thành một dự án ERP. Các tổ chức quy mô cực
lớn, cần thời gian trung bình là trên 3 năm, gấp 2 lần so với thời gian triển khai tại
các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Những số liệu này khẳng định, các tổ chức có quy mơ càng lớn, độ phức tạp
càng cao thì thời gian triển khai ERP càng kéo dài.
1.4.3 Yếu tố về điều kiện tài chính
Việc thực hiện cơng tác quản trị nguồn lực doanh nghiệp bằng ERP mang lại
những lợi ích to lớn cho doanh nghiệp nhưng chi phí cho việc thực hiện cũng khơng
hề nhỏ. Các chi phí triển khai hệ thống ERP gồm:
▪ Chi phí bản quyền phần mềm thường bao gồm: bản quyền phần mềm ERP và
các phần mềm liên quan khác. Chi phí bản quyền phần mềm ERP thường tính
theo các phân hệ và theo số người sử dụng.


14
▪ Chi phí tư vấn hỗ trợ triển khai: tư vấn chuẩn hóa tồn bộ quy trình nghiệp vụ
của doanh nghiệp, cài đặt phần mềm, huấn luyện cách thức vận hành, thiết lập
hệ thống, chuyển đổi hệ thống cũ sang mới, hỗ trợ vận hành hệ thống, chi phí
này thường chiếm tỷ lệ lớn nhất trong tổng chi phí dành cho ERP, lớn hơn từ
1-5 lần so với chi phí bản quyền phần mềm ERP.
▪ Chi phí bảo trì hệ thống: Sau khi hệ thống ERP chính thức vận hành, doanh
nghiệp vẫn cần phải được duy trì các hoạt động hỗ trợ từ nhà cung cấp như:
bảo trì, nâng cấp, cung cấp bản sửa lỗi. Tùy theo các gói dịch vụ và mức độ
hỗ trợ mà chi phí hằng năm có thể dao động từ 10-20% chi phí tư vấn hỗ trợ
triển khai.
▪ Chi phí phần cứng và hạ tầng mạng: Phần cứng phục vụ cho việc vận hành hệ
thống ERP là hệ thống máy chủ, máy trạm, bộ lưu điện... . Đối với hạ tầng
mạng, doanh nghiệp cần có hệ thống mạng internet, mạng nội bộ, đảm bảo tất
cả các máy tính phải kết nối với nhau. Hiện nay tại Việt Nam, chi phí đầu tư

cho việc thực hiện quản trị nguồn lực doanh nghiệp bằng ERP có thể được
khái qt trên mơ hình sau:

Hình 1.5: Mơ hình phân loại chi phí đầu tư hệ thống ERP.
(Trích nguồn: />Theo mơ hình trên, ta nhận thấy chi phí thực hiện ERP tăng dần tỷ lệ thuận
với số người sử dụng và chi phí này là khá lớn.


15

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG QUẢN TRỊ
NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP ERP TẠI CƠNG TY THT.
2.1 Tổng quan về cơng ty THT.
2.1.1 Giới thiệu về Cơng ty THT
• Tên cơng ty: Công ty Cổ phần Thương mại Dịch vụ và Kỹ thuật cao THT
• Loại hình cơng ty: Cơng ty thương mại.
• Giấy phép thành lập: 04/06/2012
• Mã số thuế: 0105908293
• Trụ sở chính: Số 7, Liền kề 14A, KĐT Mới Văn Phú, P. Phú La, Q. Hà Đông,
TP. Hà Nội.
• Điện thoại: 024 6664 7696 – Fax: 024 6664 7698
• Email:
• Website: www.tht-vietnam.com

Hình 2.1: Logo cơng ty THT
(Trích nguồn: Hồ sơ năng lực của công ty THT)
2.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển.
• Cơng ty Cổ phần thương mại dịch vụ và kỹ thuật cao THT được thành lập vào
ngày 04/06/2012 và chính thức đi vào hoạt động ngày 11/06/2012. Lĩnh vực kinh
doanh chính của THT là Thương mại các thiết bị vật tư ngành điện, viễn thông,



16
Cung cấp dịch vụ kỹ thuật công nghệ cao trong ngành điện và viễn thơng.
• Năm 2013 trở thành đại lý chính thức của hãng Panasonic và Siemens về mảng
thiết bị viễn thơng, tổng đài điện thoại.
• Năm 2014 trở thành đại diện nhập khẩu và phân phối thiết bị điện hàng Leelen/
Trung Quốc, Domo/Ý, Hangzhou/ Trung Quốc
• Ngày 31/08/2015 trở thành đại lý nhập khẩu và phân phối chính thức các sản
phẩm thiết bị điện của hãng GE/Mỹ về mảng thiết bị bảo vệ lưới điện và tự động
hóa. Thời gian hiệu lực của chứng nhận đại lý là 5 năm. Đây là mảng chính trong
chiến lược phát triển của THT sau này.
• Năm 2016 THT trở thành đại diện nhập khẩu và phân phối các thiết bị điện
của hãng TE/Mỹ, ABB/ Phần Lan.

Hình 2.2: Chứng nhận đại lý hãng GE của cơng ty THT
(Trích nguồn: Phịng kinh doanh cơng ty THT)
• Năm 2017 – Nay, THT trở thành nhà thầu chính thi cơng các dự án xây dựng
trạm truyền tải, xây dựng mới các nhà máy năng lượng điện như Thủy điện, Điện


17
sinh khối, Điện mặt trời, Điện gió…
• Sứ mệnh, tầm nhìn và giá trị cốt lõi của doanh nghiệp:
Sứ mệnh:
THT sẽ mang đến cho quý khách hàng những sản phẩm chất lượng, an toàn và
kinh tế nhất. Sản phẩm của THT luôn sánh ngang với các sản phẩm của những
thương hiệu hàng đầu thế giới bởi được lắp ráp trên dây chuyền công nghệ tiên
tiến, hiện đại và được thực hiện bởi những con người THT giàu kinh nghiệm và
được đào tạo bài bản cùng các nguyên vật liệu, thiết bị chính được chọn lọc từ

các hãng uy tín hàng đầu trên thế giới. THT sẽ mang đến cho quý khách hàng
các sản phẩm với mẫu mã đẹp, chất lượng, đáp ứng kỹ thuật và phù hợp với môi
trường sở tại.
Tầm nhìn 2030:
THT lọt TOP 10 nhà thầu thiết kế, xây dựng, thi công các nhà máy năng lượng
điện. Trở thành tập đoàn đa ngành, đa lĩnh vực về thương mại cung cấp sản
phẩm, dịch vụ chất lượng cao, đảm bảo gia tăng lợi ích cho Cổ đơng và cộng
đồng, mang lại cuộc sống phong phú về tinh thần, đầy đủ về vật chất cho cán
bộ cơng nhân viên, đóng góp cho sự phát triển đất nước.
Giá trị cốt lõi:
THT là một tập thể những con người ưu tú, tri thức, có văn hóa, năng động,
sáng tạo, ham học hỏi, tôn trọng và chia sẻ lẫn nhau cùng hướng tới mục tiêu
phát triển bền vững và luôn coi: “ Công ty là gia đình, đồng nghiệp là anh em”.
Bộ máy lãnh đạo đồn kết, có năng lực cao, có tư cách chuẩn mực, ln hướng
tới lợi ích cộng đồng, quan tâm đến lợi ích cán bộ nhân viên và cổ đơng, ln
triệt để thực hiện những cam kết của mình. Tính minh bạch và trách nhiệm cao
của lãnh đạo tạo ra sự tin cậy cho tất cả những ai có liên quan và dễ dàng có
được sự hợp tác, hỗ trợ từ nhiều phía, thúc đẩy cho cơng ty phát triển nhanh,
mạnh, bền vững.


18
2.1.3 Cơ cấu tổ chức của Công ty THT
2.1.3.1 Sơ đồ tổ chức:
HỘI ĐỒNG QUẢN
TRỊ
GIÁM ĐỐC ĐIỀU
HÀNH

P. KINH

DOANH
THƯƠN
G MẠI

P.DỰ
ÁN

P.KỸ
THUẬT

ĐỘI THIẾT
KẾ

P.VẬT
TƯ XNK

P.HÀNH
CHÍNH
NHÂN
SỰ

P.TÀI
CHÍNH
KẾ
TỐN

ĐỘI THI
CƠNG

Hình 2.3: Sơ đồ tổ chức của cơng ty THT

(Trích nguồn: Phịng Hành chính nhân sự cơng ty THT)
2.1.3.2 Nhiệm vụ của các bộ phận
➢ Hội đồng quản trị:
o

Là các cổ đơng trong cơng ty (có 4 cổ đơng), có trách nhiệm đưa ra chiến
lược, tầm nhìn, kế hoạch phát triển của công ty.

o

Tham vấn cho giám đốc điều hành trong việc quản lý triển khai các công
việc liên quan đến sự phát triển của công ty.

➢ Giám đốc điều hành
o

Giám đốc điều hành do Hội đồng quản trị (HĐQT) đề bạt, có trách nhiệm
triển khai, thực hiện các đường lối chiến lược phát triển của cơng ty có
HĐQT chỉ đạo.

o

Giám đốc quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh, chịu
trách nhiệm về việc thực hiện các quyền và nghĩ vụ được giao.


19
➢ Phòng Kinh doanh Thương mại
o


Phụ trách việc phân phối, bán lẻ thương mại các sản phẩm thiết bị do cơng
ty làm đại diện bán hàng tại Việt Nam.

o

Có trách nhiệm lên kế hoạch phát triển sản phẩm thương mại, mở rộng thị
trường, tăng doanh số bán hàng để đáp ứng yêu cầu từ phía các hãng ủy
quyền, chứng nhận đại lý.

o

Lên kế hoạch tổ chức và thực hiện các hoạt động kinh doanh cũng như
việc tính tốn báo cáo về giá thành để tạo hợp đồng với khách hàng.

o

Đảm bảo doanh số kế hoạch bán hàng, báo cáo bán hàng cho Giám đốc
điều hành.

➢ Phòng Dự án
o

Phụ trách việc tham gia đấu thầu các dự án liên quan đến việc xây lắp trạm
điện, các dự án nhà máy năng lượng như Thủy điện, Nhiệt điện, Điện Mặt
trời, Điện gió...

o

Theo dõi giám sát tiến độ thực hiện các phạm vi công việc của các dự án
mà công ty thực hiện, luôn phải đảm bảo dự án triển khai với tiến độ nhanh

nhất, chi phí thực hiện dự án tối ưu nhất.

o

Chuẩn bị các tài liệu liên quan đến dự án như: tài liệu kỹ thuật, bản vẽ thiết
kế, thuyết minh kỹ thuật, bảng đáp ứng kỹ thuật, hợp đồng kinh tế, để hỗ
trợ giám đốc trong việc đàm phán ký kết hợp đồng với đối tác.

➢ Phòng kỹ thuật
o

Nghiên cứu, tiếp cận các sản phẩm mới, xây dựng giải pháp kỹ thuật mới
nhằm nâng cao chất lược sản phẩm, dịch vụ của công ty.

o

Lên phương án kỹ thuật, xây dựng dự tốn (BOM) cho các dự án.

o

Phối hợp với phịng vật tư, XNK để đảm bảo việc mua sản phẩm, vật tư
chất lượng, đáp ứng yêu cầu kỹ thuật dự án.

o

Xử lý hàng bảo hành cho khách hàng. Đảm bảo việc bảo hành đúng thời
gian cam kết.


20

o

Kiểm sốt chất lượng hàng hóa nhập kho, hàng hóa xuất kho.

➢ Phòng vật tư – Xuất nhập khẩu
o

Xây dựng quy trình mua hàng, giao nhận và xuất, nhập hàng hóa, thực
hiện các hoạt động giao dịch, đàm phán, ký kết hợp đồng với khách hàng
và nhà cung cấp. Hoàn tất các thủ tục, giấy tờ XNK hàng hóa như: Hợp
đồng mua bán, chứng từ vận chuyển, chứng từ XNK, thủ tục thanh toán,
giao nhận hàng. Kết hợp với kế toán mở L/C, làm các bảo lãnh ngân hàng.

o

Liên hệ với các bên Forwarder để làm thủ tục vận chuyển các lơ hàng hóa
quốc tế, khai báo, làm thủ tục hải quan, vận chuyển hàng nội địa.

o

Liên hệ, tìm kiếm nhà cung cấp để yêu cầu chào giá các mặt hàng mà
phòng kinh doanh và dự án yêu cầu.

o

Đàm phán giá, điều khoản thanh toán… lựa chọn nhà cung cấp tối ưu cho
các sản phẩm cần mua.

o


Soạn các đơn đặt hàng, hoặc các hợp đồng mua hàng trình giám đốc ký
duyệt.

o

Theo dõi, giám sát quá trình mua hàng, vận chuyển hàng hóa về kho của
cơng ty.

o

Theo dõi phối hợp với phịng kế tốn để thanh tốn cho hãng, đối tác vận
tải, nhà cung cấp đúng hẹn theo hợp đồng.

➢ Phòng Hành chính nhân sự
o

Bộ phận này chịu trách nhiệm về tình hình nhân sự của cơng ty.

o

Có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc, quản lý và tuyển dụng nhân sự, bố trí
lao động ở vị trí việc làm phù hợp để đảm bảo nhân lực cho hoạt động kinh
doanh.

o

Có trách nhiệm về các loại văn bản, giấy tờ, hồ sơ, sổ sách trong công ty.
Triển khai các nội quy của công ty, hoạt động khen thưởng, hoạt động
phúc lợi.


o

Quản lý, sắp xếp và bố trí đội ngũ giao nhận hàng.


21
o

Bộ phận này kiêm việc quản lý kho hàng, sắp xếp hàng hóa, giao nhận
hàng hóa.

➢ Phịng kế tốn, tài chính
o

Phịng kế tốn, tài chính có trách nhiệm liên quan đến việc thu, chi và quản
lý tài chính cho cơng ty, ln phải cân đối và đảm bảo chi phí vận hành
cho tất cả các hoạt động sản xuất kinh doanh của cơng ty như: chi lương,
chi thưởng, chi phí nhập khẩu, mua bán hàng hóa, trang thiết bị, vật tư,…
lập phiếu thu, phiếu chi cho các nghiệp vụ tiền phát sinh. Thống kê và lưu
trữ các chứng từ kế toán, các số liệu về thu, chi, tiền mặt, ngoại tệ … theo
quy định của cơng ty.

o

Có trách nhiệm ghi chép, cập nhật thơng tin chính xác, kịp thời, đầy đủ về
các tình hình tài chính, kinh doanh hiện có, lập chứng từ liên quan đến
hoạt động thu chi, tính giá trị khấu hao tài sản, máy móc, thiết bị, vật tư
của cơng ty, xử lý hóa đơn, cân đối kế toán, khai báo và nộp thuế thu nhập
doanh nghiệp, thuế VAT. Thống kê và gửi các báo cáo tài chính cho bán
giám đốc hàng tháng, hàng q, hàng năm.


o

Phịng kế toán phụ trách việc chi trả lương, phụ cấp, tiền thưởng, chi phí
cơng đồn cho các nhân viên, các lao động thuê ngoài, theo đúng lịch cố
định và đúng thời hạn. Ngồi ra, phịng kế tốn cịn phải theo dõi các các
công nợ thu của khách hàng và công nợ phải trả cho các nhà cung cấp.
Lưu trữ các chứng từ liên quan đến việc thanh toán, các chứng từ mua bán
hàng hóa.

2.1.4 Lĩnh vực kinh doanh của Cơng ty THT
• Phân phối thương mại thiết bị vật tư ngành điện cho các nhà máy năng lượng,
công nghiệp, hệ thống truyền tải điện …
• Phân phối thương mại Thiết bị Tự động hóa điều khiển.
• Cung cấp, lắp ráp, lắp đặt tủ bảng điện cơng nghiệp.
• Dịch vụ cấu hình lắp đặt hệ thống máy tính điều khiển trạm, nhà máy năng
lượng điện, công nghiệp.


×