Tiểu luận môn Quản trị học: Phân tích mối quan hệ giữa các Chức năng Quản trị (PODC)

BÀI TIỂU LUẬN HẾT MÔN – MÔN QUẢN TRỊ HỌC
TÊN ĐỀ TÀI: “Phân tích mối quan hệ giữa các Chức năng Quản trị (PODC). Chỉ ra
những điểm giống và khác nhau khi thực hiện các chức năng quản trị của nhà quản trị
cấp cao và nhà quản trị cấp thấp. Lấy một ví dụ thực tế mà anh (chị) biết để minh họa
cho phân tích của anh chị.”
BÀI LÀM:
I. Các chức năng quản trị và mối quan hệ giữa các Chức năng quản trị (PODC).
Trước khi phân tích mối quan hệ giữa các chức năng quản trị, chúng ta cùng tìm hiểu
sơ lược về lý thuyết quản trị, mơ hình quản trị bao gồm những chức năng nào.
1. Các chức năng quản trị
Trong bất kỳ một tổ chức hay doanh nghiệp nào, quản trị luôn là công việc tọng yếu
được các nhà lãnh đạo thực hiện một cách thường xuyên và liên tục. Bởi nó ảnh hưởng
trực tiếp đến kết quả làm việc của tồn bộ hệ thống. Trong đó chức năng quản trị là
những nhóm cơng việc chung, tổng quát mà nhà quản trị ở cấp bậc nào cũng thực hiện,
nhằm hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức. Trong quản trị doanh nghiệp, để hoạt
động hiệu quả thì tổ chức sẽ chia bộ máy nhân sự thành các bộ phận, các tuýp người
khác nhau khi làm việc. Tuy nhiên, quy trình chung mà mỗi nhà quản trị cần sử dụng
để đạt được các mục tiêu của tổ chức đều thông qua việc thực hiện 4 chức năng: hoạch
định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra.
1.1. Chức năng hoạch định
Hoạch định là chức năng đầu tiên trong quá trình quản trị doanh nghiệp. Hoạch định
bao gồm ba giai đoạn là thiết lập các mục tiêu (mức tăng lợi nhuận, thị phần, tăng doanh
thu…); phân bổ nguồn lực; và ra quyết định về những hoạt động của tổ chức (quyết
định quá trình lựa chọn phương án hành động, quyết định nhằm ứng phó trước những
biến động thị trường,…)


Có thể nói, chức năng hoạch định đóng vai trị quyết định tới định hướng phát triển,
mục tiêu hoạt động của doanh nghiệp trong tương lai. Bên cạnh đó, thơng qua chức
năng này, mỗi cá nhân, mỗi bộ phận thuộc tổ chức có thể biết rõ đích đến cũng như là
mục tiêu mà mình hướng tới nhằm giúp các nhà quản trị phân bổ nhân lực và vật lực

một cách hiệu quả.
1.2. Chức năng tổ chức
Hoạt động tổ chức thường đi sau hoạch định và nó phản ánh cách thức mà tổ chức
nỗ lực như thế nào để hoàn thành kế hoạch đã được vạch ra. Đây là quá trình xây dựng,
cơ cấu các bộ phận trong tổ chức cũng như là mối quan hệ giữa các thành viên, từ đó
cho phép họ triển khai kế hoạch và hồn thành các mục tiêu chung của tổ chức.
Hoạt động tổ chức bao gồm các công việc: Cơ cấu các bộ phận, thiết lập phịng ban
và xây dựng bảng mơ tả cơng việc của tổ chức bao gồm cả chức năng nhân sự như tuyển
chọn, huấn luyện và phát triển nguồn nhân lực; truyền đạt mệnh lệnh, thông tin và
những tri thức cần thiết để thực hiện công việc đồng thời nhận thông tin phản hồi. Nếu
chức năng hoạch định liên quan trực tiếp đến mục tiêu hoạt động thì chức năng tổ chức
liên quan trực tiếp đến yếu tố con người, là chức năng quan trọng đảm bảo sự tồn tại và
phát triển của doanh nghiệp.
1.3. Chức năng lãnh đạo
Thông qua các chỉ thị, mệnh lệnh, chức năng lãnh đạo thể hiện việc sử dụng tầm ảnh
hưởng để động viên, chỉ huy và phối hợp nhân sự nhằm thực hiện các mục tiêu đã định
và giải quyết các vấn đề mâu thuẫn phát sinh trong quá trình thực hiện.
Lãnh đạo bao hàm những việc tạo ra các giá trị và văn hóa, chia sẻ chúng cũng như
là truyền thơng các mục tiêu đến mọi cá nhân trong toàn bộ tổ chức; đồng thời truyền
cảm hứng đến nhân viên với kỳ vọng họ sẽ thực hiện cơng việc một cách hiệu quả.
Ngồi ra, chức năng lãnh đạo góp phần giúp các cơng việc được điều phối một cách
trơn tru giữa các bộ phận với nhau để cùng hướng đến mục tiêu chung dài hạn.
1.4. Chức năng kiểm tra


Kiểm tra, chức năng thứ tư của quản trị, nhằm đảm bảo công việc thực hiện như kế
hoạch. Chức năng này bao hàm việc giám sát các hoạt động của doanh nghiệp cũng như
là nhân viên thuộc các bộ phận, đảm bảo tổ chức đi đúng hướng trong quá trình thực
hiện mục tiêu; đồng thời, tiến hành thu thập kết quả thực hiện thực tế để so sánh với
các mục tiêu đã được đặt ra và thực hiện các điều chỉnh nếu cần thiết. Chức năng kiểm

tra không chỉ được thực hiện bởi các nhà quản trị cấp cao mà đơi khi nó cịn diễn ra ở
những nhân viên cấp dưới thông qua việc tự kiểm điểm, đánh giá lại mức độ hồn thành
cơng việc nhằm phịng trừ sai sót. Do đó, kiểm tra giúp các hoạt động được thực hiện
trơn tru và ít xảy ra rủi ro hơn.
2. Mối quan hệ giữa các Chức năng quản trị (PODC)
Trên cơ sở lý thuyết thì các chức năng của quản trị được phân tách một cách rõ ràng
nhưng trên thực tế nó là một thể thống nhất. Giữa chúng ln có mối quan hệ liên kết
chặt chẽ, tác động qua lại lẫn nhau, đồng thời chức năng này còn là nền tảng là tiền đề
của chức năng kia. Chúng không ngừng vận động và luân chuyển trong suốt quá trình
tồn tại cũng như là phát triển của doanh nghiệp.
Đầu tiên là chức năng hoạch định có nhiệm vụ đề ra chiến lược và phương thức thực
hiện. Hoạch định là chức năng quan trọng nhất trong các chức năng quản lý, đồng thời
được coi là chức năng nền tảng của quản trị học, bởi đây là công việc mà nhà quản trị
phải thực hiện ngay từ đầu để triển khai các hoạt động cần thiết nhằm đạt được mục
tiêu đặt ra. Trong hầu hết các trường hợp, chức năng hoạch định chi phối tất cả các chức
năng khác của hệ thống quản lý. Bởi nếu chức năng hoạch định không được thực hiện,
doanh nghiệp sẽ bị mất phương hướng, không xác định được những công việc cần làm,
thiếu cơ sở để tổ chức bộ máy nhân sự và lãnh đạo con người, càng khơng có tiêu chuẩn
để thực hiện chức năng kiểm tra. Và trên một phương diện nào đó, khi mà chức năng
hoạch định khơng được thực hiện tốt thì tất nhiên các chức năng cịn lại cũng khơng thể
tránh khỏi sự sai lệch và trở nên vơ nghĩa. Do đó, các chức năng khác phải dựa vào
hoạch định để hoạt động; các nhà quản trị sẽ phải dựa vào những công việc, những mục


tiêu được hoạch định sẵn để tiếp tục thực hiện các chức năng tiếp theo nhằm giúp doanh
nghiệp hoạt động hiệu quả và phát triển trong tương lai.
Chức năng tổ chức có nhiệm vụ tổ chức ra cơ cấu để thực hiện các chiến lược đã
được hoạch định. Đã có hoạch định thì phải có tổ chức, bởi nếu khơng thực hiện chức
năng tổ chức thì sẽ khơng có bất kỳ một kết quả nào xảy ra và các nhà quản trị sẽ khơng
có cơ sở thực tế để thực hiện chức năng kiểm tra. Sẽ khơng sai nếu nói rằng chức năng

tổ chức là nhân tố quyết định sự thành bại của mọi tổ chức. Tất cả các quyết định quản
lý, kế hoạch, hoạt động lãnh đạo và kiểm tra sẽ không trở thành hiện thực nếu không
biết tổ chức thực hiện một cách khoa học. Do đó, có thể nói đây là chức năng quyết
định nhằm biến các phương án hành động, những mục tiêu đã được hoạch định thành
hiện thực.
Chức năng lãnh đạo có nhiệm vụ điều chỉnh, kết hợp các nhân tố liên quan để thực
hiện kế hoạch. Bản chất của chức năng lãnh đạo là khả năng động viên và sử dụng con
người. Tất cả các chức năng khác của quản trị như hoạch định, tổ chức và kiểm tra sẽ
khơng hồn thành tốt nếu nhà quản trị không hiểu được và không phát huy được yếu tố
con người, vì suy cho cùng con người với tư cách là chủ thể vừa là đối tượng của kinh
doanh, là nhân tố bên trong quyết định sự thành bại của một tổ chức. Chức năng lãnh
đạo đóng vai trò quan trọng tạo sự liên kết giữa các bộ phận của bộ máy tổ chức, giúp
hoạt động của các bộ phận ăn khớp nhau, nhờ đó thực hiện tốt các chức năng khác của
quản trị.
Cuối cùng là chức năng kiểm tra có trách nhiệm đánh giá mức độ hồn thành của
doanh nghiệp, từ đó phát hiện ra các vấn đề phát sinh để khắc phục, sửa đổi và hoàn
thiện cho phù hợp với chiến lược và việc hoạch định. Có thể thấy, trong q trình thực
hiện kế hoạch, tổ chưc sẽ luôn đụng phải những vấn đề phát sinh ngoài dự kiến, khiến
tổ chức đi lệch hướng so với kế hoạch ban đầu, hoặc làm chậm tiến độ. Do đó mà các
nhà quản lý phải định kỳ thực hiện chức annwg kiểm tra nhằm dự đoán và phát hiện
những vấn đề có thể nảy sinh, đồng thời đưa ra các biện pháp khắc phục đưa tổ chức


hoàn thành mục tiêu của kế hoạch đã đề ra. Các chức năng hoạch định, tổ chức và lãnh
đạo dù được thực hiện tốt đến đâu nhưng trong quá trình thực hiện mắc phải những vấn
đề phát sinh hay những sai sót khơng đáng có cũng khiến cho doanh nghiệp khó tránh
khỏi thất bại và hoạt động kém. Do đó, chức năng kiểm tra đóng vai trị quan trọng
nhằm đảm bảo sự phát huy hiệu quả của các chức năng cịn lại.
Như vậy, các chức năng này móc nối với nhau tạo ra sự vận động của doanh nghiệp,
nó làm cho guồng máy đó vận động đúng quỹ đạo và hướng tới mục tiêu đã định.

Các chức năng của quản trị có mối quan hệ gắn kết với nhau, chức năng này bổ trợ cho
chức năng kia, các chức năng quản trị phối hợp hài hòa sẽ giúp tổ chức phát triển và
lớn mạnh hơn qua thời gian. Nếu tách rời các chức năng này thì chúng khơng có ý
nghĩa, khơng có tác dụng và khơng có vai trị gì trong quản lý.
II. Điểm giống và khác nhau khi thực hiện các chức năng quản trị của nhà quản trị cấp
cao và nhà quản trị cấp thấp.
1. Giống nhau
Dù là nhà quản trị cấp cao hay cấp thấp trong doanh nghiệp lớn hay nhỏ cũng đều
vận dụng các kỹ năng để thực hiện bốn chức năng của quản trị đó là: hoạch định, tổ
chức, lãnh đạo và kiểm tra.
2. Khác nhau
Trong một doanh nghiệp, các cấp quản trị được phân công ở nhiều mức độ khác
nhau, mỗi cấp độ sẽ có một vai trị và vị trí nhất định trong tổ chức, cấp độ quản trị
càng cao thì chức năng hoạch định và tổ chức càng cao, và ngược lại, các nhà quản trị
cấp thấp tập trung nhiều hơn vào chức năng lãnh đạo.
Đối với nhà quản trị cấp cao thì phần lớn thời gian dành cho chức năng hoạch định
và tổ chức. Công việc của các nhà quản trị cấp cao chủ yếu tập trung vào thiết lập các
mục tiêu dài hạn, kiến tạo tầm nhìn phát triển của tổ chức, xây dựng các kế hoạch và
chiến lược hoành động để đạt được mục tiêu; đồng thời giám sát mơi trường bên ngồi
và đưa ra các quyết định có tầm ảnh hưởng đến tồn bộ tổ chức. Họ nhìn về tương lai


dài hạn và quan tâm đến những khuynh hướng của môi trường tổng quát và sự thành
công chung của tổ chức. Bên cạnh đó thì các nhà quản trị cấp cao chịu trách nhiệm điều
phối hoạt động của công ty; đồng thời ra quyết định, triển khai các chương trình thay
đổi tổ chức, có thể là cơ cấu lại tổ chức hay định hình văn hóa cơng ty, giúp cho công
ty thực hiện đổi mới và theo kịp tốc độ thay đổi nhanh chóng.
Cịn các nhà quản trị cấp thấp sẽ giành phần lớn thời gian cho chức năng lãnh đạo.
Họ chịu trách nhiệm về hoạt động của các đội và thường xuyên hướng dẫn, đôn đốc,
điều khiển những nhân viên thừa hành không giữ chức vụ quản lý. Công việc chính của

họ là lập các kế hoạch ngắn hạn chi tiết, thực hiện các quy định và quy trình để đạt hiệu
suất cao trong sản xuất, cung cấp các hỗ trợ về chuyên môn; đồng thời, tiến hành phân
công công việc cụ thể, giám sát hoạt động hàng ngày cũng như là động viên, đánh giá
nhân viên trực thuộc. Nhìn chung, các hoạt động của nhà quản trị cấp thấp có tầm ngắn
hạn và thường nhấn mạnh vào việc thực hiện các mục tiêu hàng ngày, họ tập trung vào
chức năng lãnh đạo, đó là phân cơng, phân nhiệm, giao quyền và thiết kế bộ máy hợp
lý; duy trì kỉ luật, kỉ cương cũng như là động viên, khai thác hiệu quả tiềm năng và năng
lực của nhân viên.
Như vậy mỗi nhà quản trị đều phải có đầy đủ các kỹ năng và thực hiện đồng thời
các chức năng quản trị. Tuy nhiên ở cấp càng cao, các nhà quản trị cần phải có nhiều
kỹ năng tư duy hơn và tập trung nhiều vào chức năng hoạch định, tổ chức; tập trung
vào thiết kế tầm nhìn và xây dựng chiến lược dài hạn. Trong khi đó, các nhà quản trị
cấp thấp là những người tiếp xúc trực tiếp với các nhân viên cấp dưới, do đó chức năng
lãnh đạo được thể hiện rõ thông qua phân bổ nhiệm vụ, thực hiện các quy định cũng
như là cách mà họ động viên và sử dụng con người.

III. Ví dụ thực tế
1. Ví dụ 1: Mối quan hệ giữa các chức năng quản trị


Để có thể hình dung rõ hơn về mối liên kết chặt chẽ giữa các chức năng quản trị, ta
cùng xem xét một ví dụ điển hình là Ford trong việc tung ra chiếc Edsel vào tháng 9
năm 1957. Trong dự án lần đó, Ford đã vấp phải rất nhiều sai lầm trong việc hoạch định
kế hoạch, cụ thể là: Tên sản phẩm không thu hút được khách hàng, thời điểm tung ra
thị trường không phù hợp (bởi các mẫu xe mới thuộc hãng xe khác thường được bán
vào tháng 11), thiết kế không nổi trội, gặp nhiều vấn đề về kỹ thuật trong khi giá thành
lại quá cao. Kết quả là chiếc Edsel chỉ tồn tại trong vòng 4 năm với doanh số thấp hơn
kỳ vọng, chưa đến 30%. Ta có thể thấy, Ford đã mắc sai lầm từ đầu ngay ở bước hoạch
định, từ thiết kế, đặt tên sản phẩm đến dự kiến thời gian ra mắt và định giá đều khơng
phù hợp với tình hình thực tế và thị hiếu của khách hàng. Hoạch định là chức năng nền

tảng nhưng các nhà quản trị cấp cao của Ford đã không thực hiện tốt, mắc phải những
sai lầm chí mạng, dẫn đến một tổ hợp các chức năng quản trị cịn lại trở nên vơ nghĩa.
2. Ví dụ 2: Điểm khác nhau khi thực hiện các chức năng quản trị của nhà quản
trị cấp cao và nhà quản trị cấp thấp
Mối quan hệ giữa cấp bậc quản lý và chức năng quản trị

CẤP THẤP

15%

CẤP TRUNG

24%

18%

CẤP CAO

51%

33%

36%

28%

0%

10%

10%

36%

20%

30%

HOẠCH ĐỊNH

40%
TỔ CHỨC

13%

22%

50%

60%

LÃNH ĐẠO

70%
KIỂM TRA

14%

80%

90%

100%


Theo nghiên cứu Mahoney, trong cùng một tổ chức, nhà quản trị cấp cao sẽ dành
phần lớn thời gian cho chức năng hoạch định (28%) và tổ chức (36%). Trong khi đó
nhà quản trị cấp thấp lại tập trung chủ yếu vào chức năng điều khiển (51%).
Daniel Wheeler, hai mươi tám tuổi, là nhà quản trị cấp thấp tại Dell Monte Foods;
công việc của anh liên quan trực tiếp đến việc xúc tiến sản phẩm, chuẩn y các thiết kế
bao bì và tổ chức mọi người thực hiện các sự kiện giới thiệu mẫu sản phẩm. Anh là
người tiếp xúc trực tiếp với các nhân viên và chỉ đạo, phân cơng nhiệm vụ để hồn
thành cơng việc một cách tối ưu. Do vậy mà chức năng lãnh đạo được thực hiện thường
xun nhất tại vị trí này. Bởi để hồn thành chỉ thị được giao cũng như là giúp doanh
nghiệp đạt được mục tiêu đề ra thì Daniel Wheeler cần phải vận dụng những kỹ năng
cần thiết để động viên, để khai thác triệt để tiềm năng của mỗi nhân viên, thúc đẩy các
hoạt động xúc tiến sản phẩm đồng thời giải quyết mâu thuẫn phát sinh trong nội bộ.
Trong khi Dometic Antonellis, là tổng giám đốc của công ty New England
Confectionary (Necco) chuyên sản xuất những viên kẹo nhỏ đầy màu sắc hình trái tim,
đã đưa ra các thơng điệp đi kèm như “Hãy là của tôi-Be Mine” hay “Hãy hôn tôi-Kiss
me”. Trên cương vị là nhà quản trị cấp cao, Dometic Antonellis tất nhiên sẽ có ít thời
gian tiếp xúc với nhân viên cũng như là hoạt động sản xuất kinh doanh, thay vào đó,
ơng tham gia và xử lý những vấn đề thiên về tính vĩ mơ hơn, hoạch định chiến lược và
định hướng tầm nhìn của tổ chức, thiết kế và truyền thông những thông điệp mang tính
đại diện cho cả tổ chức.
Cả hai đều là những nhà quản trị và họ đều thực hiện các hoạt động như hoạch định,
tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra nhưng mức độ và phương thức thực hiện có khác nhau.


TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Giáo trình tiếng Việt mơn Quản trị học: Kỷ nguyên mới của quản trị - Richard L.
Daft, Nhà xuấ bản Hồng Đức
2. />C4%91%E1%BB%8Bnh%20bao,hi%E1%BB%87n%20c%C3%B4ng%20t%C3%A1
c%20ho%E1%BA%A1ch%20%C4%91%E1%BB%8Bnh.
3. />4. />C4%91%E1%BB%8Bnh%20bao,hi%E1%BB%87n%20c%C3%B4ng%20t%C3%A1
c%20ho%E1%BA%A1ch%20%C4%91%E1%BB%8Bnh.
5. />

KẾT QUẢ CHECK ĐẠO VĂN