TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN & TRUYỀN THÔNG
KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ
BÁO CÁO
THỰC TẬP NGHỀ NGHIỆP
Đề tài
ỨNG DỤNG MICROSOFT EXCEL TRONG CÔNG TÁC
QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ TẠI UBND PHƯỜNG HƯƠNG SƠN,
THÀNH PHỐ THÁI NGUYÊN, TỈNH THÁI NGUYÊN
Thái Nguyên, năm 2022
LỜI CẢM ƠN
Để có thể hồn thành tốt bài thực tập nghề nghiệp, em xin gửi lời cảm ơn
chân thành đến Ban Giám hiệu Trường Đại học CNTT và Truyền thông Thái
Nguyên, Ban lãnh đạo của UBND phường Hương Sơn, thành phố Thái Nguyên,
tỉnh Thái Nguyên đã tận tình giảng dạy và cung cấp những kiến thức cần thiết, bổ
ích để em có thể hồn thành tốt q trình học tập, nghiên cứu, tìm hiểu và làm báo
cáo thực tập nghề nghiệp của mình.
Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới ThS. Bùi Quỳnh Trang đã trực tiếp quản
lý, truyền đạt nhiều kiến thức, kinh nghiệm trong quá trình em thực tập cũng như trong
việc hoàn thành báo cáo của mình.
Em xin chân thành cảm ơn các bác, cơ chú, anh chị đang công tác tại UBND
phường Hương Sơn, thành phố Thái Nguyên, tỉnh Thái Nguyên đã hướng dẫn, hỗ trợ
và cung cấp nhiều thơng tin trong q trình em làm báo cáo.
Đồng thời do trình độ cũng như kinh nghiệm thực tiễn còn hạn chế nên bài báo
cáo khơng thể tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong nhận được ý kiến đóng góp
nhiều hơn từ Thầy, Cơ để em có thêm nhiều kinh nghiệm và hồn thành tốt bài báo cáo
nghề nghiệp này.
Em xin chân thành cảm ơn./.
2
LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan bài báo cáo thực tập nghề nghiệp “Ứng dụng Microsoft Excel
trong công tác quản lý hồ sơ cán bộ tại UBND phường Hương Sơn, thành phố Thái
Nguyên, tỉnh Thái Nguyên” do tôi tự thực hiện, học hỏi và được sự hướng dẫn của
ThS.Bùi Quỳnh Trang. Các nội dung thực hiện, kết quả trong bài báo cáo này là trung
thực và chưa công bố dưới bất kỳ hình thức nào trước đây. Những thơng tin, hình ảnh
và bảng biểu phục vụ cho việc hồn thành báo cáo này được chính tơi thu thập từ các
tài liệu tại cơ quan, trong công việc tôi đang thực tập, và trong phần tài liệu tham khảo
(mục tài liệu tham khảo).
Nếu phát hiện có bất kỳ sự gian lận nào tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm về
nội dung báo cáo của mình.
NGƯỜI CAM ĐOAN
3
MỤC LỤC
4
DANH MỤC HÌNH ẢNH
5
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
STT
Từ viết tắt
Viết đủ
1
UBND
Ủy ban nhân dân
2
THPT
Trung học phổ thông
3
THCS
Trung học cơ sở
4
CNTT
Công nghệ thông tin
5
CMTND
Chứng minh thư nhân dân
6
QĐ
Quyết định
7
BNV
Bộ nội vụ
6
LỜI MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong quá trình hoạt động, các cơ quan, tổ chức đều hình thành một khối lượng
lớn giấy tờ, tài liệu, trong đó có tài liệu liên quan đến con người. Toàn bộ giấy tờ, tài
liệu có liên quan đến một cán bộ cơng chức nào đó tạo thành bộ hồ sơ và được gọi là
hồ sơ cán bộ.
Hồ sơ cán bộ là tài liệu có tính pháp lý phản ánh trung thực về nguồn gốc, q
trình cơng tác, phẩm chất chính trị, trình độ học vấn, trình độ chun mơn, chức danh,
chức vụ, năng lực cơng tác, đạo đức tác phong, hồn cảnh gia đình, quan hệ gia đình,
xã hội của người cán bộ, nó là sự phản ánh khá trung thực của bản thân người cán bộ,
vì vậy cần được quản lý chặt chẽ, khoa học đảm bảo tốt nhất cho việc quản lý, sử dụng
và khai thác có hiệu quả nhất.
Cùng với sự phát triển của xã hội, công nghệ thông tin cũng đã và đang tỏ rõ
phần quan trọng trong tất cả các lĩnh vực. Chính vì vậy việc ứng dụng công nghệ
thông tin vào công tác quản lý cán bộ là tất yếu. Nhưng thực tế, công tác quản lý cán
bộ tại một số cơ quan hiện nay lại chưa được coi trọng, công tác này được tổ chức
thống nhất theo quy định của Nhà nước, việc quản lý thực hiện thủ cơng dưới hình
thức ghi chép sổ sách. Việc làm này đã gặp khơng ít khó khăn và hạn chế, đặc biệt là
trong việc tìm kiếm, sắp xếp.
Qua thời gian thực tập cơ sở, em đã có dịp tìm hiểu về thực trạng cơng tác quản
lý hồ sơ cán bộ tại UBND phường Hương Sơn. Nhận thức được tầm quan trọng của việc
quản lý hồ sơ cán bộ của từng cơ quan, đơn vị nói chung và đối với UBND phường
Hương Sơn nói riêng. Vì vậy em đã mạnh dạn lựa chọn đề tài : “Ứng dụng Microsoft
Excel trong công tác quản lý hồ sơ cán bộ tại UBND phường Hương Sơn, thành
phố Thái Nguyên, tỉnh Thái Nguyên” làm vấn đề nghiên cứu. Thông qua nội dung
nghiên cứu này em xin khái quát về thực trạng công tác quản lý hồ sơ cán bộ trên địa
bàn phường, từ đó đưa ra những giải pháp, kiến nghị nhằm tăng cường hơn nữa công
tác quản lý hồ sơ cán bộ cảu phường, đồng thời hướng tới khắc phục những hạn chế,
tháo gỡ những khó khăn mắc phải trong q trình quản lý hồ sơ cán bộ trên địa bàn
phường.
7
2. Mục đích nghiên cứu đề tài
Nhằm hỗ trợ cho công tác quản lý hồ sơ cán bộ của các nhà quản lý trở nên hiệu
quả và nâng cao chất lượng giúp cho công việc quản lý của nhân viên được thuận lợi,
tiết kiệm thời gian, tiền của một cách tối đa tại UBND phường Hương Sơn, thành phố
Thái Nguyên, tỉnh Thái Nguyên.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: Quản lý hồ sơ cán bộ tại phường Hương Sơn.
- Phạm vi nghiên cứu: tại UBND phường Hương Sơn, thành phố Thái Nguyên,
tỉnh Thái Nguyên.
4. Phương pháp nghiên cứu
- Khảo sát thực trạng quản lý hồ sơ cán bộ tại tại UBND phường Hương Sơn,
thành phố Thái Nguyên.
- Thu thập số liệu về hồ sơ quản lý cán bộ từ đó đánh giá, phân tích vấn đề, xây
dựng giải pháp.
5. Bố cục đề tài
Chương 1: Tổng quan về quản lý hồ sơ
Chương 2: Thực trạng công tác quản lý hồ sơ cán bộ tại UBND phường Hương
Sơn, thành phố Thái Nguyên, tỉnh Thái Nguyên
Chương 3: Ứng dụng phần mềm Microsoft Excel vào công tác quản lý hồ sơ
cán bộ tại UBND phường Hương Sơn.
8
CHƯƠNG 1:
TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ HỒ SƠ
1.1. Khái quát về hồ sơ
1.1.1. Khái niệm hồ sơ
Hồ sơ là một thuật ngữ được dùng khá phổ biến trong công tác hành chính văn
phịng và cơng tác lưu trữ, thuật ngữ này được hiểu như sau: Hồ sơ là một tập tài liệu
có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc
điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi
chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
1.1.2. Phân loại hồ sơ
- Hồ sơ công việc (hồ sơ công vụ): Là tập văn bản, tài liệu có liên quan với
nhau về một vấn đề, một sự việc, hoặc có cùng đặc trưng như: tên loại, tác giả… hình
thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của một cơ
quan, đơn vị.
Ví dụ: Tại bệnh viện thì sẽ hình thành Hồ sơ bệnh án của các bệnh nhân, hồ sơ
này phản ánh quá trình điều trị và kết quả khám chữa bệnh,…
- Hồ sơ nguyên tắc: Là tập bản sao văn bản của các cơ quan, tổ chức có thẩm
quyền quy định về một mặt, một lĩnh vực công tác nhất định dùng làm căn cứ để giải
quyết công việc hàng ngày (loại hồ sơ này không phải nộp vào lưu trữ mà chỉ dùng để
giải quyết, xử lý công việc).
- Hồ sơ nhân sự: Trong hoạt động của các cơ quan tổ chức cịn hình thành nên
loại hồ sơ nhân sự. Hồ sơ nhân sự là một tập văn bản, tài liệu có liên quan về một cá
nhân cụ thể (hồ sơ đảng viên, hồ sơ cán bộ, hồ sơ học sinh - sinh viên…).
- Hồ sơ trình ký: Là một tập văn bản có liên quan với nhau về một vấn đề
được sử dụng để soạn thảo dự thảo một văn bản trình cấp có thẩm quyền xem xét, ký
duyệt và ban hành một văn bản mới.
-
Hồ sơ chuyên ngành: Hồ sơ chuyên ngành thường được hình thành trong quá trình
hoạt động của các cơ quan chuyên mơn, tài liệu có hình thức và phương pháp chế tác
có tính đặc thù.
Ví dụ: Hồ sơ thiết kế, thi cơng các cơng trình xây dựng cơ bản; Hồ sơ thiết kế,
chế tạo sản phẩm công nghiệp; Hồ sơ đo đạc, trắc địa, bản đồ, khí tượng – thủy văn;
Hồ sơ về nghiên cứu khoa học công nghệ,…
9
1.1.3. Tầm quan trọng của hồ sơ đối với đời sống xã hội và hoạt động quản lý nhà
nước
Trong đời sống xã hội
- Hồ sơ tài liệu là chứng cứ thực về những gì đã diễn ra. Hồ sơ phản ánh trung
thực cho nên là nguồn căn cứ quan trọng và chính xác cho những nhà nghiên cứu lịch
sử;
- Hồ sơ là căn cứ chính xác để là căn cứ pháp lý giải quyết các yêu cầu của
công dân và tổ chức trong xã hội
Đối với hoạt động quản lý nhà nước
- Hồ sơ phản ánh kết quả hoạt động quản lý của cơ quan nhà nước;
- Hồ sơ giúp nhà quản lý theo dõi được công việc;
- Hồ sơ giúp nhà quản lý theo dõi và quản lý được công việc của từng cán bộ
công chức;
- Hồ sơ giúp nhà quản lý điều hành cơng việc có hiệu quả và ban hành các
quyết định hành chính được chính xác
1.2. Khái quát chung về hồ sơ cán bộ
1.2.1. Khái niệm hồ sơ cán bộ
Hồ sơ cán bộ, công chức là tài liệu pháp lý phản ánh các thông tin cơ bản nhất
về cán bộ, công chức bao gồm: Xuất thân, q trình cơng tác, hồn cảnh kinh tế, phẩm
chất, trình độ, năng lực, các mối quan hệ gia đình và xã hội của cán bộ, cơng chức.
Hồ sơ gốc là hồ sơ của cán bộ, công chức do cơ quan có thẩm quyền quản lý
cán bộ, cơng chức lập và xác nhận lần đầu khi cán bộ, công chức được tuyển dụng
theo quy định của pháp luật.
1.2.2. Thành phần hồ sơ cán bộ
-
-
Thành phần hồ sơ cán bộ, công chức bao gồm các tài liệu sau:
Quyển “Lý lịch cán bộ, cơng chức” là tài liệu chính và bắt buộc có trong thành phần
hồ sơ cán bộ, cơng chức để phản ánh toàn diện về bản thân, các mối quan hệ gia đình,
xã hội của cán bộ, cơng chức. Quyển lý lịch do cán bộ, công chức tự kê khai và được
cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức thẩm tra, xác minh, chứng nhận.
Bản “Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức” là tài liệu quan trọng phản ánh tóm tắt về bản
thân cán bộ, cơng chức và các mối quan hệ gia đình và xã hội của cán bộ, công chức.
10
-
-
-
-
-
-
Sơ yếu lý lịch do cán bộ, công chức quy định tại khoản 1, Điều 6, Quyết định 14/2006/
QĐ-BNV về việc ban hành quy chế quản lý hồ sơ cán bộ, công chức và các tài liệu bổ
sung khác của cán bộ, cơng chức được cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công
chức xác minh, chứng nhận.
Bản “Bổ sung lý lịch cán bộ, công chức” là tài liệu do cán bộ, công chức khai bổ
sung theo định kỳ hoặc theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công
chức. Bản bổ sung lý lịch được cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, cơng chức
thẩm tra, xác minh, chứng nhận.
Bản “Tiểu sử tóm tắt” là tài liệu do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền quản lý cán bộ,
cơng chức tóm tắt từ Quyển lý lịch của cán bộ, công chức quy định tại khoản 1, Điều
6, Quyết định 14/2006/ QĐ-BNV về việc ban hành quy chế quản lý hồ sơ cán bộ, công
chức để phục vụ cho bầu cử, bổ nhiệm khi có yêu cầu.
Bản sao giấy khai sinh; giấy chứng nhận sức khỏe do đơn vị y tế từ cấp huyện trở lên
cấp và các văn bản có liên quan đến nhân thân của cán bộ, công chức; các loại giấy tờ
có liên quan đến trình độ đào tạo của cán bộ, công chức như: Bảng điểm, văn bằng,
chứng chỉ về trình độ đào tạo chun mơn, lý luận chính trị, ngoại ngữ, tin học, bồi
dưỡng nghiệp vụ do cơ quan có thẩm quyền chứng nhận,… Trường hợp, văn bằng
chứng chỉ được cấp bằng tiếng nước ngoài phải được dịch sang tiếng Việt Nam theo
quy định của pháp luật.
Các quyết định về việc tuyển dụng, bổ nhiệm, điều động, biệt phái, luân chuyển, nâng
ngạch, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật,… của cán bộ, công chức.
Các bản tự kiểm điểm, nhận xét đánh giá cán bộ, công chức theo định kỳ hoặc theo
yêu cầu của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền.
Các bản nhận xét đánh giá của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền đối với cán bộ
(hằng năm, khi hết nhiệm kỳ, bầu cử hoặc bổ nhiệm, giới thiệu ứng cử, thuyên chuyển,
khen thưởng, kỷ luật hoặc sau các đợt công tác, tổng kết học tập…).
Bản kê khai tài sản theo quy định của pháp luật.
Đơn, thư kèm theo các văn bản thẩm tra, xác minh, biên bản, kết luận của cơ quan, tổ
chức, đơn vị có thẩm quyền về những vấn đền liên quan đến cán bộ, cơng chức và gia
đình cán bộ, cơng chức được phản ánh trong đơn thư. Không lưu trong thành phần hồ
sơ những đơn, thư nặc danh; đơn, thư chưa được xem xét, kết luận của cơ quan có
thẩm quyền.
Những văn bản khác có liên quan trực tiếp đến quá trình cơng tác và quan hệ xã hội
của cán bộ, công chức.
Đối với cán bộ, công chức được bổ nhiệm giữ chức vụ lãnh đạo phải bổ sung đầy đủ
các tài liệu có liên quan đến việc bổ nhiệm vào hồ sơ của cán bộ, cơng chức đó.
11
Những thành phần hồ sơ cán bộ, công chức quy định tại khoản 1, 2, 3 và
khoản 4, Điều 6, Quyết định 14/2006/ QĐ-BNV về việc ban hành quy chế quản lý hồ
sơ cán bộ, công chức do Bộ Nội vụ thống nhất ban hành.
1.3. Công tác quản lý hồ sơ và quản lý hồ sơ cán bộ
1.3.1. Quản lý hồ sơ
Khái niệm
Quản lý hồ sơ bao gồm việc sắp xếp, thiết kế và xem xét lại các văn bản, hồ sơ
trong tổ chức. Nó liên quan đến việc phối hợp các nhiệm vụ, quản lý, bảo quản, tiêu
hủy trong sự hoạt động của một tổ chức.
Vai trò của việc quản lý hồ sơ
1. Giảm chi phí mua sắm thiết bị
2. Đảm bảo cung cấp thông tin hợp thời
3. Xử lý cơng việc nhanh gọn, có hiệu quả.
4. Có thể dễ dàng tìm hồ sơ khi nhân viên bệnh, nghỉ việc riêng.
5. Thuận lợi cho việc chuyển giao thông tin hồ sơ khi nhân viên chuyển bộ phận, nghỉ
việc…
Những nguyên tắc của công tác quản lý hồ sơ
Có một số nguyên tắc phải tuân thủ khi quản lý một hệ thống lưu trữ hồ sơ. Vì
thế nên có cách tiếp cận hồ sơ sao cho có thể nhanh chóng tìm ra khi cần.
- Hệ thống nên đủ đơn giản để dễ hiểu và dễ vận hành, nếu khơng, có thể có sự
nhầm lẫn về những hồ sơ nào được yêu cầu và làm chậm trễ việc truy cập.
- Phải xem xét việc tiết kiệm chi phí lập hệ thống và chi phí điều hành nó. Tính
có thể nén được là một lý do quan trọng để bảo đảm hệ thống có thể phù hợp với
khoảng trống sẵn có.
- Cách tạo chỉ mục của hệ thống nên thích hợp với mục đích và cung cấp đủ
tham chiếu qua lại đối với những tài liệu bao gồm một số lãnh vực.
- Phải có sự kiểm sốt để theo dõi bất kỳ tài liệu nào được lấy ra và biết được
chúng đang ở đâu.
- Thiết kế và sử dụng các biểu mẫu thống nhất theo sự chỉ đạo chung.
12
Như vậy, một cơ quan, tổ chức phải thiết kế hệ thống lưu trữ hồ sơ của mình
phù hợp với các yêu cầu và bảo đảm rằng hệ thống đó đủ linh động để theo kịp các
thay đổi, đặc biệt là những thay đổi liên quan đến việc mở rộng hệ thống và các yêu
cầu quản trị hiện đại.
- Nên tránh viết tắt trong các tên gọi hồ sơ. Cũng nên tránh dùng từ đồng nghĩa.
Tài liệu nên được phân loại theo một phương án phân loại phù hợp để lưu trữ.
Với tài liệu hành chính có thể phân loại theo phương án thời gian - cơ cấu tổ chức hoặc
thời gian - mặt hoạt động; tài liệu nhân sự phân loại theo vần chữ cái, gồm từ A đến F,
G đến L, M đến R và từ S đến Z.
1.3.2. Quản lý hồ sơ cán bộ
Khái niệm
Quản lý hồ sơ cán bộ là quản lý các tài liệu pháp lý phản ánh các thông tin cơ
bản nhất về cán bộ, công chức bao gồm: nguồn gốc xuất thân, q trình cơng tác, hồn
cảnh kinh tế, phẩm chất, trình độ, năng lực, các mối quan hệ gia đình và xã hội của cán
bộ, công chức.
- Hồ sơ gốc là hồ sơ của cán bộ, công chức do cơ quan có thẩm quyền quản lý
cán bộ, cơng chức lập và xác nhận lần đầu khi cán bộ, công chức được tuyển dụng
theo quy định của pháp luật.
Trách nhiệm trong công tác quản lý hồ sơ
Xây dựng và quản lý hồ sơ cán bộ, công chức là trách nhiệm của người đứng
đầu cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức.
Hồ sơ cán bộ, công chức được quản lý, sử dụng và bảo quản theo chế độ tài liệu
mật do Nhà nước quy định, chỉ những người được cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm
quyền quản lý hồ sơ cán bộ, công chức đồng ý bằng văn bản mới được nghiên cứu,
khai thác hồ sơ của cán bộ, cơng chức.
Cán bộ, cơng chức có trách nhiệm kê khai đầy đủ, rõ ràng, chính xác và chịu
trách nhiệm về tính trung thực của những thơng tin trong hồ sơ do mình kê khai, cung
cấp. Những tài liệu do cán bộ, công chức kê khai phải được cơ quan có thẩm quyền
quản cán bộ, cơng chức hoặc cơ quan có thẩm quyền khác xác minh, chứng nhận.
Nội dung của công tác quản lý hồ sơ cán bộ
Khi tiếp nhận hồ sơ cán bộ phải kiểm tra tình trạng tài liệu, lập biên bản tiếp
nhận, lập bản kê danh mục các tài liệu có trong hồ sơ.
13
Chậm nhất là sau 15 ngày kể từ ngày tiếp nhận cán bộ phải hướng dẫn cán bộ
viết quyển lý lịch và hoàn thiện mọi tài liệu thuộc hồ sơ cán bộ hoặc yêu cầu cơ quan
cũ bàn giao đầy đủ hồ sơ của cán bộ.
Thường xuyên bổ sung hồ sơ cán bộ cập nhật kịp thời 2 lần trên tháng để
thường xuyên cập nhật những thay đổi về gia đình cũng như bản thân cán bộ.
Tài liệu bổ sung hồ sơ do cán bộ tự khai theo yêu cầu bổ sung của bộ phận quản
lý hồ sơ vào mẫu mỗi cuối kỳ học.
Tài liệu bổ sung hồ sơ còn do bộ phận quản lý hồ sơ sưu tầm, thu thập được
những vấn đề liên quan đến cán bộ và bộ phận quản lý hồ sơ quyết định cho lưu vào
hồ sơ cán bộ.
Người được giao nhiệm vụ nghiên cưu hồ sơ phải có giấy giới thiệu của trưởng
cơ quan đơn vị.
Đối với những trường hợp đặc biệt cần sao chụp tài liệu hoặc mượn một số tài
liệu trong hồ sơ thì phải được bộ phận quản lý hồ sơ cho phép, thời gian mượn không
quá 15 ngày.
Bộ phận quản lý hồ sơ phải có sổ theo dõi nghiên cứu khai thác hồ sơ cán bộ.
Hồ sơ cán bộ phải được sắp xếp khoa học để dễ tìm, dễ thấy, dễ bảo quản.
Khi cán bộ được điều động đi các cơ quan khác hoặc đề bạt giữ chức vụ thuộc
diện quản lý của cơ quan cấp trên thì tồn bộ hồ sơ phải chuyển giao cho người quản
lý mới. Việc chuyển giao hồ sơ cán bộ giữa hai cơ quan phải được đảm bảo kịp thời,
chặt chẽ, đúng địa chỉ. Nếu hồ sơ di đường phải được đóng gói và niêm phong kĩ.
Cán bộ thôi việc: Không được nhận lại hồ sơ của mình mà chỉ được nhận bản
sơ yếu lý lịch, quyết định thôi việc. Những tài lệu khác phải lưu trữ ở cơ quan quản lý
cán bộ.
Cán bộ về hưu: Toàn bộ hồ sơ cán bộ vẫn do cơ quan quản lý cán bộ lúc đương
nhiệm lưu giữ, chỉ giao cho cán bộ nghỉ hưu một bản sơ yếu lý lịch quyết định nghỉ
hưu, sổ hưu.
Cán bộ chết: Hồ sơ của cán bộ vẫn do cơ quan quản lý cán bộ lưu giữ, không
giao cơ quan khác hoặc gia đình cán bộ.
Vai trị của quản lý hồ sơ cán bộ trong các cơ quan nhà nước
- Các văn bản pháp lý:
14
+ Luật tổ chức chính phủ năm 2001
+ Nghị định số 48/2008/NĐ-CP
- Hồ sơ cán bộ, công chức là một trong những tài liệu không thể thiếu trong
công tác quản lý cán bộ, công chức. Hồ sơ cán bộ, công chức là tài liệu quan trọng có
tính pháp lý phản ánh trung thực về nguồn gốc, quá trình trưởng thành, phẩm chất,
năng lực, phong cách, các hoạt động vàmối quan hệ gia đình - xã hội của người cán
bộ, cơng chức. Hồ sơ cán bộ, công chức là cơ sở giúp cơ quan có thẩm quyền quản lý
cán bộ, cơng chức nghiên cứu nắm được một cách đầy đủ nhất về bản thân người cán
bộ, công chức, cung cấp những thông tin tin cậy để phân biệt được phẩm chất chính
trị, năng lực cơng tác, đạo đức tác phong, hồn cảnh gia đình, quan hệ xã hội của cán
bộ, cơng chức phục vụ cho công tác sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng và bố trí cán bộ, cơng
chức.
- Hồ sơ cán bộ, cơng chức cịn là căn cứ để cơ quan quản lý và sử dụng theo dõi
và thực hiện chế độ chính sách đối với cán bộ, cơng chức được đầy đủ và chính xác
hơn; làm cơ sở để đánh giá, tuyển chọn, khen thưởng những cán bộ, công chức tận tuỵ,
gương mẫu và thực hiện chế độ bảo hiểm đối với cán bộ, công chức.
- Trong công tác quản lý cán bộ, công chức việc xây dựng và quản lý hồ sơlà
một nhiệm vụ quan trọng. Làm tốt công tác hồ sơ cán bộ, công chức cũng sẽ góp phần
đắc lực cho cơng tác thống kê, tổng hợp phục vụ nghiên cứu, tổng kết, đánh giá thực
trạng đội ngũ cán bộ, công chức về phương diện số lượng, cơ cấu, trình độ trong từng
giai đoạn cách mạng, qua đó đánh giá hiệu quả các chủ trương, đường lối công tác cán
bộ của Đảng. Công tác xây dựng và quản lý hồ sơ cùng với công tác thống kê, tổng
hợp về cán bộ, cơng chức góp phần quan trọng vào việc nghiên cứu, hoạch định chính
sách, tuyển chọn, bố trí sử dụng, đào tạo bồi dưỡng cán bộ.
-
Một số mẫu biểu phục vụ công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức
Các mẫu biểu phục vụ công tác quản lý hồ sơ cán bộ bao gồm:
Sổ đăng ký hồ sơ cán bộ: là sổ ghi các tiêu chí cơ bản theo hồ sơ gốc của cán bộ phục
vụ công tác quản lý.
Sổ giao, nhận hồ sơ cán bộ, công chức: là sổ theo dõi hồ sơ cán bộ do cơ quan, tổ
chức, đơn vị khác chuyển đến hoặc do cơ quan, tổ chức, đơn vị ttrực tiếp quản lý hồ sơ
cán bộ chuyển đến giao cho cơ quan, tổ chức, đơn vị khác tiếp tục quản lý.
- Sổ theo dõi khai thác, sử dụng hồ sơ cán bộ: là sổ theo dõi người đến nghiên
cứu, khai thác hồ sơ cán bộ.
15
-
Phiếu chuyển hồ sơ cán bộ: là phiếu liệt kê đầy đủ thành phần, số lượng các tài liệu
trong hồ sơ cán bộ khi chuyển giao hồ sơ cho các cơ quan, tổ chức, đơn vị khác quản
lý.
- Phiếu yêu cầu nghiên cứu hồ sơ cán bộ: là phiếu dùng cho người đến nghiên
cứu hồ sơ cán bộ. Phiếu yêu cầu nghiên cứu hồ sơ cán bộ nào, thì được lưu trong thành
phần hồ sơ cán bộ, cơng chức đó.
-
Mục lục tài liệu là bảng ghi danh mục các thành phần tài liệu có trong hồ sơ cán bộ,
mục lục tài liệu được lưu trong thành phần hồ sơ cán bộ.
Niêm phong hồ sơ là tem dán ngồi bì hồ sơ cán bộ, công chức dùng để bảo mật hồ sơ
cán bộ trong quá trình vận chuyển.
Bì hồ sơ là túi chứa tất cả các tài liệu trong hồ sơ của một cán bộ.
Tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ về lập hồ sơ, quy trình sử dụng, khai thác hồ sơ; tra cứu,
giải thích nội dung các tiêu chí dùng trong hồ sơ cán bộ.
Các loại biểu mẫu quản lý hồ sơ cán bộ, công chức quy định tại Điều này do Bộ
Nội vụ thống nhất ban hành.
Mẫu S03-BNV/2008 ban hành kèm theo Quyết định số 02/2008/QĐ-BNV ngày
06/10/2008 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ
16
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh Phúc
SỔ ĐĂNG KÝ
HỒ SƠ CÁN BỘ, CƠNG CHỨC
Cơ quan, đơn vị:
Năm
Hình 1.1: Mẫu ghi sổ đăng ký hồ sơ cán bộ, công chức
Ghi chú: Hướng dẫn trên đây được in ở mặt sau của trang bìa quyển Sổ Đăng
ký hồ sơ cán bộ, công chức theo Mẫu S01-BNV/2008
ST
T
Số hồ
sơ
Họ và
tên
Các
tên gọi
khác
Ngày
tháng năm
sinh
Quê
quán
Chức
vụ
Cơ quan
công tác
Ghi chú
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Mẫu S02-BNV/2008 ban hành kèm theo Quyết định số 02/2008/QĐ-BNV ngày
06/10/2008 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ
17
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh Phúc
SỔ GIAO NHẬN
HỒ SƠ CÁN BỘ, CƠNG CHỨC
Cơ quan, đơn vị:
Hình 1.2: Mẫu sổ giao nhận hồ sơ cán bộ, công chức
Ghi chú: Hướng dẫn trên đây được in ở mặt sau của trang bìa quyển Sổ Giao
nhận hồ sơ cán bộ, công chức theo Mẫu S02-BNV/2008
Năm
Số
T
T
Ngày
bàn
giao
Họ và tên
người bàn
giao
Đơn vị
công
tác
Nội
dung
bàn giao
Họ tên
người
nhận
Đơn vị
công
tác
Chữ ký
người
nhận
Chữ ký
người giao
Ghi
chú
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
1.3.3. Ý nghĩa của công tác quản lý hồ sơ cán bộ
Quản lý hồ sơ cán bộ là việc chủ động, thường xuyên của cơ quan có thẩm
quyền theo phân cấp quản lý. Do vậy, để nắm bắt thông tin về cán bộ ngồi việc tiếp
xúc trực tiếp hoặc thơng qua các kênh thông tin khác như: nhận xét đánh giá của cấp
quản lý trực tiếp về cán bộ, kết quả công việc mà cán bộ được giao, phản ánh của dư
luận quần chúng… thì nhất thiết phải tiến hành nghiên cứu hồ sơ cán bộ. Vì hồ sơ là
tài liệu tập hợp thơng tin đầy đủ, chính xác, tồn diện, tin cậy, có tính pháp lý vè q
trình hoạt động và trưởng thành của cán bộ và qua đó cũng thể hiểu thêm những vấn
đề liên quan khác.
18
Trong công tác quản lý hồ sơ cán bộ việc xây dựng và quản lý hồ sơ là một
nhiệm vụ quan trọng. Làm tốt công tác hồ sơ cán bộ cũng sẽ góp phần đắc lực cho
cơng tác thống kê, tổng hợp phục vụ nghiên cứu, tổng kết, đánh giá thực trạng đội ngũ
cán bộ về phương diện số lượng, cơ cấu, trình độ trong từng giai đoạn cách mạng, qua
đó đánh giá hiệu quả các chủ trương, đường lối công tác của Đảng. Công tác xây dựng
và quản lý hồ sơ cùng với công tác thống kê, tổng hợp về cán bộ, góp phần quan trọng
vào việc nghiên cứu, hoạch định chính sách, tuyển chọn, bố trí sử dụng, đào tạo bồi
dưỡng cán bộ.
1.4. Giới thiệu về phần mềm Microsoft Excel
1.4.1. Khái niệm
Microsoft Excel là một phần mềm hay chương trình ứng dụng khi mà chạy
chương trình ứng dụng nó sẽ tạo ra một bảng tính. Bảng tính của Excel bao gồm nhiều
được tạo bởi các dòng và cột, giúp ta dễ dàng hơn trong việc thực hiện:
•
•
•
•
•
•
Tính tốn đại số, phân tích dữ liệu
Lập bảng biểu báo cáo, tổ chức danh sách
Truy cập các nguồn dữ liệu khác nhau
Vẽ đồ thị và các sơ đồ
Tự động hóa các công việc bằng các macro
Và nhiều ứng dụng khác để giúp chúng ta có thể thục hiện nhiều loại
hình bài toán khác nhau.
Và nhiều ứng dụng khác để chúng ta có thể phân tích nhiều loại bài tốn khác
nhau
1.4.2. Hàm thơng dụng trong Excel
• Workbook: Trong Excel, một workbook là một tập tin mà trên đó bạn làm
việc (tính tốn, vẽ đồ thị,…) và lưu trữ dữ liệu. Vì mỗi workbook có thể chứa nhiều
sheet (bảng tính), do vậy bạn có thể tổ chức, lưu trữ nhiều loại thơng tin có liên quan
với nhau chỉ trong một tập tin (file). Một workbook chứa rất nhiều worksheet hay
chart sheet.
• Worksheet: Cịn gọi tắt là sheet, là nơi lưu trữ và làm việc với dữ liệu, nó cịn
được gọi là bảng tính. Một worksheet chứa nhiều ô (cell), các ô được tổ chức thành
các cột và các dòng.Worksheet được chứa trong workbook. Một Worksheet chứa được
16,384 cột và 1,048,576 dòng (phiên bản cũ chỉ chứa được 256 cột và 65,536 dịng).
• Chart sheet: Cũng là một sheet trong workbook, nhưng nó chỉ chứa một đồ
thị.
19
• Sheet tabs: Tên của các sheet sẽ thể hiện trên các tab đặt tại góc trái dưới của
cửa sổ workbook. Để di chuyển từ sheet này sang sheet khác ta chỉ việc nhấp chuột
vào tên sheet cần đến trong thanh sheet tab.
Hình 1.3: Các thành phần của worbook
Hình 1.4: Giao diện của Excel
Các hàm excel thông dụng:
Hàm SUM
* Cú pháp: SUM(Number1, Number2..).
* Các tham số: Number1, Number2… là các số cần tính tổng.
* Chức năng: Cộng tất cả các số trong một vùng dữ liệu được chọn.
Hàm AVERAGE.
* Cú pháp: AVERAGE(Number1,Number2…).
* Các tham số: Number1,Number2… là các số cần tính giá trị trung bình.
20
* Chức năng: Trả về giá trị trung bình của các đối số.
Hàm SUMIF
* Cú pháp: SUMIF(Range, Criteria, Sum-range).
* Chức năng: Tính tổng dữ liệu dựa trên điều kiện.
Hàm COUNT.
* Cú pháp: COUNT(Value1, Value2…).
* Các tham số: Value1, Value2… là mảng hay dãy dữ liệu.
* Chức năng: Hàm đếm các ô chứa dữ liệu kiểu số trong dãy.
Hàm IF
* Cú pháp: IF(Điều kiện, giá trị 1, giá trị 2).
* Dùng hàm này để trả về một giá trị nếu một điều kiện là đúng và giá trị khác
nếu điều kiện là sai.
1.4.3. Một số nút lệnh trong excel
Nút lệnh Office chứa các lệnh rất thường hay sử dụng như tạo tập tin mới, mở
tập tin, lưu tập tin, … và danh mục các tập tin đã mở trước đó. Nút lệnh Office giống
như thực đơn File của các phiên bản trước.
Chúng ta có thể chế biến thanh các lệnh truy cập nhanh chứa các lệnh mà ta hay
sử dụng nhất. Nhấn vào
để mở danh mục các lệnh và
vào các lệnh cần cho hiện
lên thanh lệnh truy cập nhanh. Nếu các nút lệnh ở đây cịn q ít bạn có thể nhấn chọn
More Commands… để mở cửa sổ điều chế thanh lệnh truy cập nhanh.
21
Hình 1.5: Các lệnh thực đơn trong office
Hình 1.6: Hộp thoại để xuất hiện các thanh truy cập nhanh
22
CHƯƠNG 2:
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ TẠI UBND PHƯỜNG
HƯƠNG SƠN, THÀNH PHỐ THÁI NGUYÊN, TỈNH THÁI NGUYÊN
2.1. Giới thiệu Ủy ban nhân dân phường Hương Sơn
2.1.1. Khái quát chung về UBND phường Hương Sơn
Hình 2.1: UBND phường Hương Sơn, thành phố Thái Nguyên, tỉnh Thái Nguyên
Phường Hương Sơn, thành phố Thái Nguyên được thành lập theo Quyết định số
276-TC/UBND ngày 05/9/1981 của UBND tỉnh Bắc Thái trên cơ sở từ tiểu khu
Hương Sơn.
Phường Hương Sơn nằm ở trung tâm phía Nam của thành phố Thái Ngun; có
diện tích 3,9km2; phía Bắc tiếp giáp với phường Cam Giá, phía Tây giáp phường
Trung Thành; phía Tây Nam giáp phường Tân Thành; phía Đơng giáp xã Đồng Liên
(thành phố Thái Ngun), phía Đơng Nam giáp phường Lương Sơn (thành phố Sông
Công). Trụ sở Đảng ủy - Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân phường, nằm trên
đường Lưu Nhân Chú, thuộc tổ dân phố 8.
23
Trên địa bàn phường có tuyến đường quốc lộ 37 (đường Cách mạng tháng 8)
tạo thành ranh giới tự nhiên với phường Trung Thành, một tuyến đường sắt nhánh của
Tổ hợp Gang Thép Thái Nguyên ở phía bắc tạo thành ranh giới với phường Cam Giá.
Phường Hương Sơn là phường loại I của thành phố Thái Nguyên, Phường có 16
tổ dân phố với trên 14.000 nhân khẩu. Trong đó: 79% hộ chủ yếu là cán bộ công nhân,
viên chức đã và đang làm việc tại Công ty Gang Thép Thái Ngun, 21% là hộ sản
xuất nơng nghiệp cịn lại là các hộ kinh doanh nhỏ lẻ.
Trên địa bàn Phường tập trung nhiều cơ quan và cơ sở kinh tế, văn hóa, giáo
dục như: Nhà Văn hóa cơng nhân Gang Thép, Nhà khách Gang Thép, trường THPT
Chu Văn An, trường Tiểu học Hương Sơn, trường THCS Hương Sơn; 04 trường mầm
non và 29 doanh nghiệp.
2.1.2. Cơ cấu tổ chức của UBND phường Hương Sơn
Chủ Tịch UBND
Phó chủ tịch
Văn hóa xã hộiDân Số
Kế tốn NgânBan
sáchlâm nghiệp
Văn phịng UBND
Giao thơng xã
Tài chính
Địa chính xây dựng
Tư Pháp
Cơng an
Ban chỉ huy qn sự
Hình 2.2:Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND phường Hương Sơn
24
2.1.3. Chức năng, nhiệm vụ của UBND phường Hương Sơn
Là cơ quan nhà nước thực hiện chức năng nhiệm vụ theo quy định của cấp xã,
phường. Hằng năm Đảng uỷ, UBND phường lãnh đạo tổ chức thực hiện các chỉ tiêu
nhiệm vụ do Thành uỷ, UBND thành phố giao về phát triển kinh tế xã hội, đảm bảo an
ninh quốc phịng trên địa bàn; thực hiện cơng tác xây dựng đảng, xây dựng hệ thống
chính trị và quản lý nhà nước ở địa phương.
Làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, phát huy vai trò lãnh đạo tập thể,
đề cao trách nhiệm cá nhân và tinh thần chủ động, sáng tạo của từng đồng chí cán bộ.
Mỗi việc chỉ giao cho một người phụ trách và chịu trách nhiệm chính. Mỗi thành viên
Ủỷ ban nhân dân phường chịu trách nhiệm cá nhân về lĩnh vực được phân công.
Chấp hành sự chỉ đạo, điều hành của cơ quan nhà nước cấp trên, sự lãnh đạo
của Đảng uỷ, sự giám sát của Hội đồng nhân dân phường; phối hợp chặt chẽ giữa
UBND phường với Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể nhân dân cùng cấp trong quá
trình triển khai thực hiện mọi nhiệm vụ.
Giải quyết các công việc của công dân và tổ chức theo đúng pháp luật, đúng
thẩm quyền và phạm vi trách nhiệm; bảo đảm công khai, minh bạch kịp thời, hiệu quả
theo đúng trình tự, thủ tục, thời hạn quy định của quy trình, kế hoạch cơng tác đã đề ra.
Cán bộ công chức phường lắng nghe mọi ý kiến đóng góp của nhân dân, có ý
thức học tập để nâng cao trình độ, từng bước đưa hoạt động của UBND phường ngày
càng đi vào nề nếp vì mục tiêu xây dựng chính quyền cơ sở vững mạnh, nâng cao đời
sống nhân dân.
2.2. Thực trạng công tác quản lý hồ sơ cán bộ ở UBND phường Hương Sơn
2.2.1. Thực trạng chung công tác quản lý hồ sơ cán bộ tại UBND phường Hương
Sơn
Trong những năm qua công tác tổ chức quản lý hồ sơ cán bộ của UBND
phường Hương Sơn đã có bước phát triển, cơng tác hành chính đã đi dần vào nề nếp,
hoạt động nhịp nhàng, tạo tiền đề phát triển cho những năm sau.
- Về cơ sở vật chất và chế độ lưu hồ sơ: Về cơ bản đã đảm bảo cho việc lưu trữ
hồ sơ cán bộ.
- Về quy trình lập hồ sơ cán bộ: cơ bản thực hiện theo quy định trong vòng 45
ngày. Tuy nhiên vẫn còn 1 số hồ sơ chưa được triển khai hoàn thiện.
25
