Tiểu luận công tác văn thư lưu trữ trong doanh nghiệp

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA VĂN THƯ-LƯU TRỮ

TÊN ĐỀ TÀI: CHỨNG MINH VAI TRỊ CỦA CƠNG TÁC VĂN THƯ VÀ Ý
NGHĨA, TÁC DỤNG CỦA TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐỐI VỚI DOANH NGHIỆP

BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN

Học phần: CÔNG TÁC VĂN THƯ-LƯU TRỮ TRONG DOANH NGHIỆP
Mã phách:………………………………….

Hà Nội-2022


2

LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành bài tiểu luận này, trước hết tôi xin chân thành cảm ơn các thầy
cô trong khoa Văn thư-Lưu trữ trường Đại Học Nội vụ Hà Nội đã tận tình chỉ bảo
và hướng dẫn truyền đạt kiến thức và tận tình giúp đỡ tơi hồn thành bài tiểu luận.
Trong bài tiểu luận, có những phần cịn thiếu sót khó tránh khỏi do kiến thức
cịn hạn chế và thời gian tìm hiểu cịn hạn chế. Kính mong quý thầy cô xem xét và
tạo điều kiện cũng như đóng góp những ý kiến để bài tiểu luân của tơi được hồn
thiện hơn.
Tơi xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 25 tháng 06 năm 2022
Sinh viên


DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
Từ viết tắt

CP
DN
VP
TNHH

Nghĩa của từ viết tắt
Chính Phủ
Doanh nghiệp
Văn Phịng
Trách nhiệm hữu hạn


Contents
Contents.........................................................................................................................4
MỞ ĐẦU.........................................................................................................................5
1.Lý do chọn đề tài....................................................................................................................5
2.Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu.........................................................................................6
3.Đối tượng nghiên cứu và Phạm vi nghiên cứu.......................................................................7
4.Kết cấu của bài tiểu luận........................................................................................................7

NỘI DUNG......................................................................................................................8
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ ĐỐI VỚI CÁC DOANH
NGHIỆP...........................................................................................................................8
1.1. Cơ sở lý luận về doanh nghiệp...........................................................................................8
1.1.1 Khái niệm doanh nghiệp.......................................................................................................8
1.1.2. Phân loại doanh nghiệp.......................................................................................................8
1.2. Công tác văn thư trong doanh nghiệp..............................................................................10
1.2.1 Khái niệm công tác văn thư trong doanh nghiệp..............................................................10
1.2.2 Yêu cầu trong quá trinh thực hiện nội dung của công tác văn thư...................................11
1.2.3. Nội dung của công tác văn thư..........................................................................................13

1.3. Cơ sở lý luận về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong doanh nghiệp........................14
1.3.1 Công tác lưu trữ..................................................................................................................14
1.3.2 Tài liệu lưu trữ.....................................................................................................................17

CHƯƠNG 2: VAI TRỊ CỦA CƠNG TÁC VĂN THƯ, Ý NGHĨA VÀ TÁC DỤNG CỦA TÀI LIỆU
LƯU TRỮ TRONG DOANH NGHIỆP.................................................................................20
2.1 Vai trị của cơng tác văn thư đối với doanh nghiệp...........................................................20
2.2. Ý nghĩa và tác dụng của tài liệu lưu trữ đối với doanh nghiệp..........................................22
2.2.1 Ý nghĩa thực tiễn................................................................................................................23
2.2.2 Về ý nghĩa khoa học...........................................................................................................24

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP CHO CÁC DOANH NGHIỆP TRONG VIỆC NÂNG CAO HIỆU
QUẢ CHO CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ......................................................................26
3.1. Về việc nâng cao hiệu quả công tác văn thư trong các doanh nghiệp...............................26
3.1.1 Thực trạng công tác văn thư trong các doanh nghiệp hiện nay.......................................26
3.1.2. Biện pháp nâng cao công tác văn thư của các doanh nghiệp hiện nay............................28
3.2. Vấn đề nâng cao chất lượng công tác lưu trữ trong các doanh nghiệp.............................29
3.2.1. Thực trạng công tác lưu trữ trong các doanh nghiệp hiện nay.......................................29
3.2.2. Biện pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ trong các doanh nghiệp.....................30
1.Tài liệu lưu trữ của doanh nghiệp với sự nghiệp phát triển kinh tế Việt Nam........................33
3.Những vấn đề chung về công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức doanh nghiệp...........33


5

MỞ ĐẦU
1.

Lý do chọn đề tài

Hiện nay, cùng với sự phát triển và hội nhập nhanh chóng của xã hội,
Việt Nam nói riêng và tồn thế giới nói chung đã và đang được kế thừa và sử
dụng những thành tựu to lớn của khoa học công nghệ. Những thanh tựu đó đã
được ứng dụng, trở thành cơng cụ hỗ trợ đắc lực trong hầu hết các hoạt động
phục vụ cho con người và đóng vai trị quan trọng trong cả hoạt động, công
tác văn thư, lưu trữ. Đối với các cơ quan, doanh nghiệp, công tác văn thư, lưu
trữ cũng có vai trị đặc biệt quan trọng. Những văn bản, tài liệu có giá trị đều
được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết. Bởi đây là những bản gốc,
bản chính, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao.
Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an
toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ còn quan trọng hơn nhiều. Do đó,


6

khi các cơ quan, doanh nghiệp được thành lập, công tác văn thư, lưu trữ được
hình thành đồng thời và trở thành hoạt động quan trọng của mỗi cơ quan,
doanh nghiệp.
Từ mối quan hệ gắn bó có thể thấy nếu quan tâm làm tốt công tác văn
thư và lưu trữ sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của mỗi cơ quan,
doanh nghiệp được thơng suốt. Nhờ đó góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động
của cơ quan, doanh nghiệp và thúc đẩy tiến trình phát triển của doanh nghiệp
đó.
Cách đây 76 năm, vào ngày 03/01/1946, Chủ tịch Hồ Chí Minh - Chủ
tịch Chính phủ lâm thời Nước Việt Nam Dân chủ Cộng hịa đã ký Thơng đạt
số 1CP/VP gửi các Bộ trưởng trong đó nêu rõ: “Xét rằng một vài công sở đã
tự tiện hủy bỏ hay bán các công văn và hồ sơ cũ. Hành động ấy có tính cách
phá hoại, vì sợ làm mất những tài liệu có giá trị đặc biệt về phương diện kiến
thiết quốc gia. Vậy yêu cầu các ông Bộ trưởng ban chỉ thị cho nhân viên các
Sở phải gìn giữ tất cả các công văn, tài liệu và cấm không được hủy những

cơng văn, tài liệu ấy nếu khơng có lệnh trên rõ rệt cho phép hủy bỏ. Xin nhắc
rằng những hồ sơ hoặc công văn không cần dùng sau này sẽ phải gửi về
những Sở lưu trữ công văn thuộc Bộ quốc gia Giáo dục tàng trữ. Những viên
chức không tn lệnh này sẽ bị nghiêm trị”.Thơng đạt này chính là một trong
những văn bản đầu tiên của Nhà nước ta về cơng tác lưu trữ, đặt nền móng
quan trọng cho ngành Lưu trữ Việt Nam. Do đó, việc lưu trữ công văn, tài liệu
là một công tác hết sức quan trọng.
Nhận thấy rõ tầm quan trọng đó,tơi đã chọn chủ đề: “Chứng minh vai
trị của cơng tác văn thư và ý nghĩa, tác dụng của tài liệu lưu trữ đối với
doanh nghiệp” để làm bài tiểu luận này.
2.

Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu


7

Mục đích nghiên cứu: Chứng minh vai trị của cơng tác văn thư cũng
như ý nghĩa,tác dụng của tài liệu lưu trữ đối với các doanh nghiệp
Nhiệm vụ nghiên cứu: nghiên cứu đánh giá vai trị của cơng tác văn
thư và ý nghĩa, tác dụng của tài liệu lưu trữ đối với doanh nghiệp. Qua đó nêu
ra một số giải pháp khắc phục hạn chế cịn tồn tại trong cơng tác văn thư, lưu
trữ các doanh nghiệp.
3.

Đối tượng nghiên cứu và Phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu : Vai trị của cơng tác văn thư và ý nghĩa, tác
dụng của tài liệu lưu trữ đôi với các doanh nghiệp.
Phạm vi nghiên cứu: Các cơ quan tổ chức doanh nghiệp trong cả nước.

4.

Kết cấu của bài tiểu luận

Bài tiểu luận gồm 3 phần:
Phần 1: Mở đầu
Phần 2: Nội dung
Chương 1. Cơ sở lý luận về công tác văn thư lưu trữ đối vối các doanh
nghiệp.
Chương 2. Vai trị của cơng tác văn thư, ý nghĩa và tác dụng của tài
liệu lưu trữ đối với doanh nghiệp.
Chương 3. Một số giải pháp cho các doanh nghiệp trong việc nâng cao
hiệu quả cho công tác văn thư lưu trữ.
Phần 3: kết luận.


8

NỘI DUNG
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ
ĐỐI VỚI CÁC DOANH NGHIỆP
1.1. Cơ sở lý luận về doanh nghiệp
1.1.1 Khái niệm doanh nghiệp
Doanh nghiệp là tổ chức được thành lập nhằm mục đích kinh doanh
dưới hình thức các loại hình cơng ty. Tuy nhiên trên thực tế, mục tiêu và hình
thức hoạt động của một doanh nghiệp là rất đa dạng mà không nhiều người
biết đến.Doanh nghiệp là tổ chức được thành lập nhằm mục đích kinh doanh
dưới hình thức các loại hình cơng ty. Tuy nhiên trên thực tế, mục tiêu và hình
thức hoạt động của một doanh nghiệp là rất đa dạng mà khơng nhiều người
biết đến.

Q trình kinh doanh thực hiện một cách liên tục, một số hoặc tất cả
các công đoạn của quá trình đầu tư, từ sản xuất đến tiêu thụ sản phẩm hoặc
cung ứng dịch vụ trên thị trường nhằm mục đích để sinh lợi. Theo khoản
10 Điều 4 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp là tổ chức có tên riêng, có
tài sản, có trụ sở giao dịch, được thành lập hoặc đăng ký thành lập theo quy
định của phập luật nhằm mục đích kinh doanh.
1.1.2. Phân loại doanh nghiệp
- Theo như định nghĩa về doanh nghiệp và căn cứ Luật Doanh
nghiệp 2020:
1. Công ty TNHH 1 thành viên;
2. Công ty TNHH 2 thành viên trở lên;
3. Công ty cổ phần;


9

a. Công ty hợp danh;
b. Doanh nghiệp tư nhân;
- Căn cứ vào hình thức pháp lý của doanh nghiệp:
Căn cứ vào Luật Doanh nghiệp 2005 thì hình thức pháp lý của các loại
hình doanh nghiệp ở Việt Nam bao gồm:
1.Cơng ty trách nhiệm hữu hạn (bao gồm công ty trách nhiệm hữu hạn
hai thành viên trở lên và công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên) là
doanh nghiệp mà các thành viên trong công ty chịu trách nhiệm về các khoản
nợ và nghĩa vụ tài sản khác của công ty trong phạm vi số vốn điều lệ của công
ty.
2. Công ty cổ phần là doanh nghiệp mà vốn điều lệ của công ty được
chia thành nhiều phần bằng nhau gọi là cổ phần. Cá nhân hay tổ chức sở hữu
cổ phần của doanh nghiệp được gọi là cổ đông và chịu trách nhiệm về các
khoản nợ và các nghĩa vụ tài sản khác trong phạm vi số vốn đã góp vào doanh

nghiệp.
3. Cơng ty hợp danh là doanh nghiệp trong đó có ít nhất hai thành viên
là chủ sở hữu của công ty, cùng kinh doanh dưới một cái tên chung (gọi là
thành viên hợp danh). Thành viên hợp doanh phải là cá nhân và chịu trách
nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình về các nghĩa vụ của cơng ty. Ngồi ra
trong cơng ty hợp danh cịn có các thành viên góp vốn.
4. Doanh nghiệp tư nhân là doanh nghiệp do một cá nhân làm chủ và tự
chịu trách nhiệm bằng tồn bộ tài sản của mình về mọi hoạt động của doanh
nghiệp. Mỗi cá nhân chỉ được quyền thành lập một doanh nghiệp tư nhân.
5. Các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngồi được thành lập theo
Luật đầu tư nước ngoài 1996 chưa đăng ký lại hay chuyển đổi theo quy định.
- Căn cứ vào chế độ trách nhiệm


10

Căn cứ vào chế độ trách nhiệm có thể phân loại các doanh nghiệp thành có
chế độ trách nhiệm vơ hạn và chế độ trách nhiệm hữu hạn
1. Doanh nghiệp có chế độ trách nhiệm vơ hạn: Doanh nghiệp có chế
độ trách nhiệm vơ hạn là loại hình doanh nghiệp mà ở đó chủ sở hữu doanh
nghiệp có nghĩa vụ phải trả nợ thay cho doanh nghiệp bằng tất cả tài sản của
mình, khi doanh nghiệp khơng đủ tài sản để thực hiện các nghĩa vụ tài chính
của nó. Theo pháp luật Việt Nam, có hai loại doanh nghiệp có chế độ trách
nhiệm vô hạn là doanh nghiệp tư nhân và cơng ty hợp danh.
2. Doanh nghiệp có chế độ trách nhiệm hữu hạn: Những doanh nghiệp
có chế độ trách nhiệm hữu hạn là những doanh nghiệp mà ở đó chủ sở hữu chỉ
phải chịu trách nhiệm về mọi khoản nợ và nghĩa vụ tài chính của doanh
nghiệp trong phạm vi số vốn đã góp vào doanh nghiệp. Điều đó có nghĩa là
khi số tài sản của doanh nghiệp khơng đủ để trả nợ thì chủ sở hữu khơng có
nghĩa vụ phải trả nợ thay cho doanh nghiệp.

Trong các loại hình doanh nghiệp, doanh nghiệp tư nhân và cơng ty
hợp danh là 02 loại hình doanh nghiệp mà tài sản của chủ doanh nghiệp và
thành viên công ty không tách bạch với tài sản của công ty. Họ phải chịu trách
nhiệm với cơng ty bằng chính tài sản của mình nếu như tài sản của công ty
không đủ thực hiện nghĩa vụ.
Như vậy, chỉ có cơng ty cổ phần, cơng ty TNHH 1 thành viên, công
ty TNHH 2 thành viên trở lên là có tư cách pháp nhân.
1.2. Cơng tác văn thư trong doanh nghiệp
1.2.1 Khái niệm công tác văn thư trong doanh nghiệp
Công tác văn thư trong doanh nghiệp là công việc xử lý các văn bản
đến, văn bản đi, đóng dấu, sao, lưu, cung cấp văn bản theo yêu cầu, lưu hành
trong doanh nghiệp.


11

Công tác văn thư bao gồm các nội dung như: Quản lý văn bản đến, văn
bản đi, quản lý và sử dụng con dấu, lập hồ sơ.... Theo đó, việc tiếp nhận, đăng
ký, chuyển giao văn bản đến, văn bản đi, quản lý, sử dụng con dấu, phát hành
văn bản đi là trách nhiệm của người làm văn thư; việc cho ý kiến chỉ đạo,
phân phối giải quyết văn bản đến, ký văn bản để phát hành thuộc thẩm quyền
của thủ trưởng cơ quan, doanh nghiệp; việc soạn thảo văn bản, lập hồ sơ là
trách nhiệm của mỗi cá nhân khi được giao giải quyết công việc…
Công tác văn thư có mặt ở hầu hết các cơ quan, doanh nghiệp. Hoạt
động này trở thành hoạt động thường xuyên ở cơ quan, góp phần khơng nhỏ
trong việc nâng cao chất lượng lãnh đạo, chỉ đạo và hiệu quả hoạt động của
cơ quan, doanh nghiệp.
Về quy trinh hoạt động của công tác văn thư:
Cán bộ văn thư không phải là người trực tiếp xử lý các văn bản nhưng
họ có nhiệm vụ rất quan trọng là chuyển văn bản đi đến đúng những vị trí cần

thiết. Thơng thường văn bản đến bao giờ cũng chỉ định người nhận nhưng
cũng có những văn bản đến khơng chỉ định người nhận thì có thể được xử lý
bằng nhiều cách: thông thường là chuyển cho Tổng Giám Đốc để chuyển văn
bản cho các bộ phận chuyên môn đảm nhiệm.
1.2.2 Yêu cầu trong quá trinh thực hiện nội dung của cơng tác văn thư.
Trong q trình thực hiện nội dung của công tác văn thư ở các cơ quan,
doanh nghiệp phải đảm bảo các yêu cầu dưới đây:
a. Nhanh chóng
Q trình giải quyết cơng việc của các cơ quan, doanh nghiệp phụ
thuộc nhiều vào việc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn
bản. Khi thực hiện yêu cầu này phải xem xét mức độ quan trọng, mức độ
khẩn của văn bản để xây dựng và ban hành văn bản nhanh chóng, chuyển văn
bản kịp thời, đúng người, đúng bộ phận chịu trách nhiệm giải quyết, không để


12

sót việc, chậm việc và phải quy định rõ thời hạn giải quyết và đơn giản hóa
thủ tục giải quyết văn bản.
b. Chính xác
– Về nội dung: nội dung văn bản phải đáp ứng yêu cầu giải quyết công
việc và không trái với các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước, các quy
định của Đảng, dẫn chứng phải trung thực, số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải
rõ ràng. Văn bản ban hành phải đúng về thể loại, chính xác về thẩm quyền
ban hành, đầy đủ các thành phần thể thức do Đảng và các tổ chức chính trị –
xã hội quy định.
– Về nghiệp vụ văn thư: thực hiện đúng chế độ công tác văn thư và các
khâu nghiệp vụ cụ thể như đánh máy văn bản, đăng ký, chuyển giao và quản
lý văn bản…
c. Bí mật

Là biểu hiện tập trung mang tính chính trị của cơng tác văn thư. Trong
nội dung văn bản đến, văn bản đi của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức
chính trị-xã hội có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật của Đảng và Nhà nước.
Để bảo đảm yêu cầu này cần thực hiện đúng các văn bản chỉ đạo của Đảng,
Nhà nước về bảo vệ bí mật nhà nước, như việc sử dụng mạng máy tính, bố trí
phịng làm việc, lựa chọn cán bộ văn thư đúng tiêu chuẩn…
d. Hiện đại:
Việc thực hiện công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng các phương
tiện và kỹ thuật văn phịng hiện đại. Hiện đại hóa cơng tác văn thư là một
trong những tiền đề nhằm nâng cao năng suất, chất lượng công tác và ngày
càng trở thành nhu cầu cấp bách của mỗi các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức
chính trị-xã hội. Tuy nhiên, q trình hiện đại hóa cơng tác văn thư phải được
tiến hành từng bước, phù hợp với tổ chức, trình độ cán bộ và điều kiện của
từng cơ quan, tổ chức. Nói đến hiện đại hóa cơng tác văn thư là nói đến việc


13

ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư và sử dụngtrang thiết bị
văn phòng hiện đại.
1.2.3. Nội dung của công tác văn thư
a. Soạn thảo và ban hành văn bản
Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản gồm:
- Soạn thảo văn bản
+ Xác định mục đích, giới hạn của văn bản;
+ Xác định đối tượng giải quyết và thực hiện văn bản;
+ Chọn thể loại văn bản;
+ Thu thập và xử lý thơng tin có liên quan;
+ Xây dựng đề cương văn bản và viết bản thảo;
- Duyệt bản thảo, chỉnh sửa bản thảo

- Đánh máy, nhân bản văn bản
- Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
- Ký văn bản
- Ban hành văn bản
b.Quản lý văn bản
- Quản lý văn bản đến
+ Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;
+Trinh chuyển giao văn bản đến;
Giai quyết và theo giõi giải quyết văn bản đến;
- Quản lý văn bản đi
+ Kiểm tra thể thức, thể loại, thẩm quyền banh hành văn bản và kỹ thuật trình
bày; ghi số, ký hiệu và ngày, tháng, năm của văn bản;
+ Đóng dấu cơ quan, dấu chỉ mức độ khẩn, mật (nếu có );
+ Đăng ký văn bản đi;
+ Làm thủ tục phát hành và theo dõi việc phát hành văn bản đi;


14

+ Lưu văn bản đi;
c. Lập hồ sơ và giao nhận hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
- Lập hồ sơ hiện hành
Xác định trách nhiệm của lãnh đạo, cán bộ, công chức trong các cơ quan,
doanh nghiệp;
Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành gồm:
+ Mở hồ sơ
+ thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu trong quá trình theo giõi, giải quyết công
việc vào hồ sơ
+ Phân định đơn vị bảo quản
+ Sắp xếp văn bản, tài liệu trong đơn vị bảo quản

+ Biên mục hồ sơ
- Giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ hiện hành
+ Xác định trách nhiệm của các đơn vị, cá nhân trong các cơ quan, tổ chức
đảng, tổ chức chính trị-xã hội trong việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ
hiện hành;
+ Xác định thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ
quan, tổ chức;
+ Thực hiện giao nộp hồ sư, tài liệu vào lưu trữ của cơ quan, doanh nghiệp.
1.3. Cơ sở lý luận về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong doanh
nghiệp.
1.3.1 Công tác lưu trữ
1.3.1.1. Khái niệm
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực thiết yếu của nhà nước bao gồm tất cả
những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa


15

học, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục
vụ cơng tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu
chính đáng khác của các cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo
quản và tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội. Vì vậy, cơng tác lưu trữ
được tổ chức ở tất cả các quốc gia trên thế giới và là một trong những hoạt
động được các nhà nước quan tâm.
- Công tác lưu trữ bao gồm những vấn đề cơ bản sau:
- Ngiên cứu, triển khai và thực hiện biện pháp quản lý nhà nước về lưu
trư
- Thực hiện các nghiệp vụ về lưu trữ
- Nghiên cứu khoa học về lưu trữ

1.3.1.2. Nhiệm vụ của công tác lưu trữ
1.2.1.2.1. Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ
Tổ chức khoa học tài liệu là phân loại, xác định giá trị, chỉnh lý và sắp
xếp tài liệu một cách khoa học phục vụ thuận lợi, nhanh chóng, chính xác cho
cơng tác tra tìm tài liệu.
Nội dung của tổ chức khoa học tài liệu gồm: thu thập, bổ sung tài liệu;
phân loại tài liệu; xác định giá trị tài liệu; chỉnh lý tài liệu; tổ chức các cơng
cụ tra tìm tài liệu và một số công tác bổ trợ khác của các ngành khoa học, kỹ
thuật, tin học có liên quan.
1.2.1.2.2. Bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ
Đây là điều kiện cơ bản để thực hiện các mục đích của cơng tác lưu trữ,
bởi lẽ nếu tài liệu lưu trữ không được bảo quản an tồn thì sẽ khơng thể tổ
chức khai thác và sử dụng có hiệu quả.


16

Bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ bao gồm hai nội dung chính: Bảo quản
khơng hư hỏng, mất mát tài liệu lưu trữ và bảo quản an tồn thơng tin trong
tài liệu lưu trữ.
Bảo quản an tồn khơng hư hỏng, mất mát tài liệu lưu trữ cần chú ý đến
kho tàng, các trang thiết bị, điều kiện ổn định, đáp ứng đúng yêu cầu của công
tác bảo quản cho từng loại hình tài liệu khác nhau và thực hiện các biện pháp
tu bổ, phục chế, bảo hiểm nhằm kéo dài tuổi thọ tài liệu.
Bảo quản an tồn thơng tin trong tài liệu cần chú ý đến ý thức, trách
nhiệm và trình độ của các bộ làm cơng tác lưu trữ; chú ý đến từng loại đối
tượng độc giả đến khai thác, sử dụng tài liệu và các hình thức công bố, giới
thiệu và khai thác, sử dụng tài liệu.
1.2.1.2.3. Tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ
Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu là đưa tài liệu lưu trữ và các thông

tin trong tài liệu lưu trữ phục vụ các nhu cầu hoạt động của xã hội. Dựa vào
kết quả của công tác khai thác, sử dụng tài liệu phục vụ thực tiễn người ta mới
có thể đánh giá một cách khách quan, chính xác những đóng góp của ngành
lưu trữ và vai trị, vị trí, ý nghĩa của cơng tác lưu trữ.
Để đảm bảo công tác khai thác, sử dụng tài liệu có hiệu quả cao cần
nghiên cứu nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của xã hội; phân loại
đối tượng độc giả; nghiên cứu xây dựng các công cụ tra cứu khoa học tài liệu
và áp dụng các biện pháp, tổ chức nhiều hình thức khai thác, sử dụng tài liệu
đạt hiệu quả cao. Điều đó địi hỏi nhà nước cần có những quy định cụ thể về
khai thác, sử dụng tài liệu; trình độ của cán bộ lưu trữ và việc ứng dụng các
khoa học hiện đại vào công tác lưu trữ.


17

1.3.2 Tài liệu lưu trữ
1.3.2.1 Khái niệm
Tài liệu lưu trữ là những tài liệu có giá trị được lưu lại, giữ lại để đáp
ứng nhu cầu khai thác thông tin quá khứ, phục vụ đời sống xã hội… Như vậy,
tài liệu lưu trữ cũng có nhiều loại và văn bản chỉ là một dạng tài liệu lưu trữ.
Quan điểm về tài liệu lưu trữ càng ngày càng có sự biến đổi nhất định phù
hợp với sự phát triển của xã hội con người.
Ngày nay, theo nghĩa chuyên ngành tài liệu lưu trữ được định nghĩa
như sau:
Tài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc của những tài liệu có giá trị được
lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động
của các cơ quan, tổ chức và cá nhân, được bảo quản trong các kho lưu trữ để
khai thác phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch
sử… của toàn xã hội.
1.3.2.2

Các loại tài liệu lưu trữ

Căn cứ vào các vật mang tin và ghi tin, các nhà lưu trữ học đã phân
chia tài liệu lưu trữ ra một số loại hình cơ bản như: tài liệu hành chính, tài liệu
khoa học – kỹ thuật, tài liệu nghe nhìn, tài liệu điện tử…
- Tài liệu hành chính
Tài liệu hành chinh có nhiều thể loại phụ thuộc vào từng giai đoạn lịch
sử của mỗi quốc gia, dân tộc. Ở Việt Nam, dưới thời Phong kiến tài liệu hành
chính là các loại: luật, lệ, lệnh, sắc, chiếu, chỉ, dụ, cáo, sách, biểu, sớ… dưới
thời Pháp thuộc là sắc luật, sắc lệnh, nghị định, cơng văn… ngày nay tài liệu
hành chính là hệ thống các văn bảo quản lý nhà nước như: hiến pháp, luật,
pháp lệnh, nghị định, nghị quyết, quyết định, thơng tư, tờ trình, kế hoạch Tài
liệu hành chính: là những văn bản có nội dung phản ánh những hoạt động về,


18

báo cáo, cơng văn… Đây là loại hình tài liệu chiếm tỷ lệ lớn trong các lưu trữ
hiện nay.
- Tài liệu khoa học – kỹ thuât:
Đây là loại tài liệu có nội dung phản ánh các hoạt động về nghiên cứu
khoa học; phát minh sáng chế; thiết kế, xây dựng các cơng trình xây dựng cơ
bản; thiết kế và chế tạo các loại sản phẩm công nghiệp; điều tra, khảo sát tài
ngun thiên nhiên như địa chất, khống sản, khí tượng, thuỷ văn và trắc địa,
bản đồ… Tài liệu khoa học kỹ thuật có nhiều loại như: tài liệu pháp lý, thuyết
minh cơng trình, báo khảo sát, báo cáo nghiên cứu khả thi, dự toán, quyết
toán, các hồ sơ thầu, các bản vẽ thiết kế kỹ thuật, bản vẽ thiết kế thi cơng,
hồn cơng; bản vẽ tổng thể cơng trình, bản vẽ các chi tiết trong cơng trình;
các loại sơ đồ, biểu đồ tính tốn; các loại bản đồ, trắc địa….

- Tài liệu nghe nhìn
Đây là tài liệu phản ánh các hoạt động chính trị, kinh tế, văn hóa xã hội
và các hoạt động phong phú khác bằng cách ghi và tái hiện lại các sự kiện,
hiện tượng bằng âm thanh và hình ảnh. Loại tài liệu này chuyển tải, tái hiện
sự kiện, hiện tượng một cách hấp dẫn sinh động, thu hút được sự chú ý của
con người. Tài liệu nghe nhìn bao gồm các loại: băng, đĩa ghi âm, ghi hình;
các bức ảnh, phim (âm bản và dương bản) ở các thể loại khác nhau như: phim
hoạt hình, phim truyện, phim tư liệu, phim thời sự…
- Tài liệu điện tử
Đây là loại tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ
quan, tổ chức, cá nhân khi sử dụng máy vi tính trong q trình sản sinh và lưu
trữ tài liệu. Tài liệu điện tử hay còn gọi là tài liệu đọc bằng máy, là những dữ
liệu ở dạng đặc biệt chỉ có thể đọc và sử dụng nó bằng máy vi tính. Như vậy,
tài liệu lưu trữ điện tử có thể bao gồm các file dữ liệu và các cơ sở dữ liệu,


19

các thư điện tử, điện tín ở dạng văn bản hoặc ở dạng mã hóa bằng số thơng
tin.
1.3.2.3 Đặc điểm của tài liệu lưu trữ
Nội dung của tài liệu lưu trữ là những thông tin quá khứ, phản ánh hoạt
động và thành tựu lao động sáng tạo của con người qua các thời kỳ lịch sử
khác nhau, ghi lại những sự kiện hiện tượng, biến cố lịch sử, những hoạt động
của các cơ quan, tổ chức, những cống hiến to lớn của các anh hùng dân tộc,
các nhà khoa học và văn hóa nổi tiếng.
Tài liệu lưu trữ có tính chính xác cao. Tài liệu lưu trữ gần như được
sinh ra đồng thời với các sự kiện, hiện tượng, nên thơng tin phản ánh trong đó
có tính chân thực cao. Tài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc của tài liệu.
Trường hợp khơng có bản chính, bản gốc thì có thể dùng bản sao có giá trị

như bản chính thay thế. Tài liệu lưu trữ là văn bản thì phải có đầy đủ các yếu
tố thuộc thể thức của văn bản theo những quy định hiện hành của nhà nước.
Trong tài liệu lưu trữ có những bằng chứng thể hiện, đảm bảo độ chân thực
cao của thông tin như: bút tích của tác giả, chữ ký của người có thẩm quyền,
dấu xác nhận của cơ quan, tổ chức, thời gian sản sinh ra tài liệu… Chính vì
vậy tài liệu lưu trữ luôn luôn được con người khai thác và sử dụng.


20

CHƯƠNG 2: VAI TRỊ CỦA CƠNG TÁC VĂN THƯ, Ý NGHĨA VÀ
TÁC DỤNG CỦA TÀI LIỆU LƯU TRỮ TRONG DOANH NGHIỆP
2.1 Vai trị của cơng tác văn thư đối với doanh nghiệp
Công tác văn thư lưu trữ gồm các nội dung như quản lý và xử lý văn bản
đi, quản lý xử lý văn bản đến, soạn thảo ban hành văn bản, quản lý sử dụng
con dấu, lập hồ sơ,… Do đó, vai trị của cơng tác văn thư đối với doanh
nghiệp là rất quan trọng được thể hiện ở 7 điểm sau:
Thứ nhất, góp phần đảm bảo, cung cấp thơng tin, tư liệu cho các hoạt
động. Có một phần giấy tờ quan trọng phát sinh trong quá trình hoạt động của
doanh nghiệp cần phải lưu trữ. Hơn nữa, bản gốc, bản chính của những giấy
tờ này có giá trị pháp lý cao và là căn cứ để xác nhận một sự việc. Do đó, việc
lưu trữ bảo quản những tài liệu này là rất cần thiết.
Thứ hai, Công tác văn thư gắn liền với hoạt động của các cơ quan
doanh nghiệp, được xem như một mặt hoạt động quản lý doanh nghiệp , có
ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý doanh nghiệp. Bên cạnh đó,cơng
tác văn thư bảo đảm cung cấp kịp thời đầy đủ, chính xác những thông tin cần
thiết phục vụ. Công tác quản lý địi hỏi phải có đủ thơng tin cần thiết. Thơng
tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn
thơng tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản.
Thứ ba, Cung cấp một cách đầy đủ, kịp thời và chính xác các thông tin

cần thiết cho công việc. Thông tin bằng văn bản vẫn là nguồn thơng tin chính
xác nhất. Vì vậy, công tác văn thư và vô cùng quan trọng. Các văn bản này có


21

thể sẽ là cơ sở thông tin và căn cứ để thực hiện một cơng việc nào đó của
doanh nghiệp
Thứ tư, Công tác văn thư bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt
động của cơ quan cũng như hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm
khác nhau trong cơ quan doanh nghiệp. Nếu trong quá trình hoạt động của cơ
quan, các văn bản giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ánh chân
thực các hoạt động của cơ quan DN thì khi cần thiết, các văn bản sẽ là bằng
chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động của cơ quan một cách chân thực.
Thứ năm, Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo
điều kiện làm tốt công tác lưu trữ. Nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên cho
tài liệu lưu trữ quốc gia là các hồ sơ, tài liệu có giá trị trong hoạt động của các
cơ quan được giao nộp vào lưu trữ cơ quan. Trong quá trình hoạt động của
mình, các cơ quan cần tổ chức tốt việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu
trữ. Hồ sơ lập càng hoàn chỉnh, văn bản giữ càng đầy đủ bao nhiêu thì chất
lượng tài liệu lưu trữ càng được tăng lên bấy nhiêu; đồng thời, cơng tác lưu
trữ có điều kiện thuận lợi để triển khai các mặt nghiệp vụ. Ngược lại, nếu chất
lượng hồ sơ lập không tốt, văn bản giữ lại khơng đầy đủ thì chất lượng hồ sơ
tài liệu nộp vào lưu trữ khơng đảm bảo, gây khó khăn cho lưu trữ trong việc
tiến hành các hoạt động nghiệp vụ
Thứ sáu, Công tác văn thư lưu trữ không chỉ đơn thuần là các công việc
giấy tờ không quan trọng. Công tác văn thư lưu trữ hiệu quả sẽ giúp cho việc
chuyển giao các văn bản đến đúng thời gian, các phịng ban chun mơn có
thể giải quyết và xử lý công việc đúng thời hạn, phát hành văn bản đi kịp thời,
tra cứu thông tin, tài liệu một cách nhanh chóng nhờ hệ thống lưu trữ khoa

học. Từ đó, giúp nâng cao hiệu suất giải quyết và xử lý công việc.
Thứ bảy, Giúp cho cán bộ, công chức cơ quan nâng cao hiệu suất công
việc đáp ứng kịp thời các yêu cầu của tổ chức, cá nhân. Hồ sơ tài liệu trở


22

thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó
cán bộ, cơng chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt
các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng là những
mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay.
Từ những quan điểm trên có thể thấy được nếu quan tâm làm tốt công tác văn
thư, lưu trữ sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của doanh nghiệp được
thông suốt, nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước và thúc đẩy nhanh
chóng cơng cuộc cải cách hành chính hiện nay. Vì vậy, mỗi doanh nghiệp đều
phải có một nhận thức đúng đắn về về vị trí và vai trị của cơng tác văn thư để
có thể đưa ra những biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ tại
các cơ quan, đơn vị đi vào nề nếp và nâng cao hiệu quả quản lý của các cơ
quan, đơn vị.
2.2. Ý nghĩa và tác dụng của tài liệu lưu trữ đối với doanh nghiệp
Tài liệu lưu trữ doanh nghiệp bao gồm tài liệu quản lý hành chính, tài
liệu kinh doanh, các văn bản giao dịch và hệ thống tài liệu kế tốn (sổ kế tốn,
báo cáo tài chính và các hóa đơn chứng từ). Tài liệu lưu trữ hình thành trong
hoạt động của các doanh nghiệp có nhiều ý nghĩa.
Tài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc của văn bản được lưu lại, giữ lại
phục vụ cho các nhu cầu khai thác của đời sống xã hội. Tài liệu lưu trữ chứa
đựng những thông tin quá khứ để nghiên cứu dựng lại các sự kiện lịch sử một
cách xác thực, làm căn cứ, bằng chứng phục vụ hoạt động quản lý của các cơ
quan, DN.
Ý nghĩa thực tiễn: Các thông tin trong tài liệu phục vụ cho hoạt động

quản lý, kinh doanh và hoạt động thanh tra kiểm tra của các cơ quan chức
năng nhà nước đối với các doanh nghiệp.


23

Ý nghĩa khoa học: Qua tài liệu lưu trữ các nhà quản trị DN Việt Nam
học hỏi được các kinh nghiệm trong quá trình tổ chức điều hành và tiếp cận
được các kỹ thuật, quy trình cơng nghệ để phục vụ cho hoạt động sản xuất
kinh doanh.
2.2.1 Ý nghĩa thực tiễn
Về ý nghĩa thực tiễn, tài liệu hình thành từ hoạt động của doanh nghiệp.
Đó là tài liệu chứa nhiều thông tin, những căn cứ để lãnh đạo ra các quyết
định phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành sản xuất, kinh doanh. Những
thông tin về thị trường, về đối tác kinh doanh, về đối thủ cạnh tranh, về sản
phẩm... có ý nghĩa quan trọng đối với các doanh nghiệp. Việc thu thập, xử lý
và cung cấp thông tin cho người quản lý doanh nghiệp được thực hiện từ
nhiều nguồn khác nhau, trong đó tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động
của doanh nghiệp là một nguồn chủ yếu
Ngồi ra, Tài liệu lưu trữ cịn có thể cung cấp thông tin quá khứ đáp
ứng đầy đủ các yêu cầu trên, là căn cứ để lãnh đạo ra các quyết định phục vụ
cho hoạt động quản lý, điều hành sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Nguồn thông tin này mang tính chủ động nếu doanh nghiệp ý thức và đánh
giá đúng giá trị của chúng.
Tài liệu lưu trữ của các doanh nghiệp chính là những cơ sở, bằng chứng
về quá trình kinh doanh của doanh nghiêp. Hoạt động kinh doanh được thể
hiện bằng những con số trong tài liệu. Điều đó có tác dụng rất lớn đối với các
cơ quan chức năng nhà nước, khi tiến hành hoạt động thanh tra kiểm tra. Là
công cụ phục vụ cho hoạt động quản lý của Nhà nước đối với các đối tượng
này. Trong q trình hoạt động, nếu doanh nghiệp có hành vi vi phạm pháp

luật thì những tài liệu của doanh nghiệp là bằng chứng giúp Nhà nước xử lý
những vi phạm theo quy định của pháp luật. Ngược lại, doanh nghiệp cũng có
thể bảo vệ quyền lợi của mình bằng chính tài liệu lưu trữ. Trong thực tế, có rất


24

nhiều tranh chấp, kiện tụng xảy ra giữa các doanh nghiệp. Để giải quyết
những tranh chấp, kiện tụng này, ngoài việc sử dụng các quy định pháp luật
làm cơ sở, các cơ quan chức năng còn sử dụng đến tài liệu lưu trữucủa chính
các doanh nghiệp có liên quan để giải quyết hoặc xét xử.
Thông qua hệ thống tài liệu lưu trữ của doanh nghiệp , khách hàng, đối
tác càng hiểu rõ hơn về thương hiệu, vị trí, uy tín, tầm cỡ của doanh nghiệp về
quá trình phát triển của chính doanh nghiệp, từ đó tạo điều kiện tốt cho hoạt
động liên doanh, hợp tác, các doanh nghiệp có thể xây dựng được hình ảnh
doanh nghiệp để mở rộng quan hệ với các đối tác trong và ngoài nước.
Tài liệu của các doanh nghiệpcịn phản ánh tình hình kinh tế Việt Nam
qua từng giai đoạn, trong bối cảnh kinh tế nước ta đang trong tiến trình hội
nhập kinh tế quốc tế với nhiều thuận lợi và khơng ít khó khăn thử thách, nhất
là đối với các doanh nghiệp. Qua đó, các nhà khoa học có thể nghiên cứu tình
hình phát triển kinh tế của đất nước ta trong những năm đổi mới, trên cơ sở đó
xây dựng chiến lược phát triển kinh tế đất nước trong tương lai.
2.2.2 Về ý nghĩa khoa học
Về ý nghĩa khoa học,tài liệu hình thành từ những hoạt động của doanh
nghiệp giúp cho đội ngũ lãnh đạo, nhân viên củng cố thêm được những kinh
nghiệm quản lý sau thời gian làm việc trực tiếp với các nhà đầu tư nước
ngoài. Qua việc nghiên cứu văn bản nhận được của các đối tác, chủ yếu là của
các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngồi, các doanh nghiệp sẽ học được
kinh nghiệm quản lý, từ đó có thể vận dụng vào cơng tác quản lý đối với
doanh nghiệp mình.

Từ thơng tin chứa đựng trong tài liệu lữu trữ, doanh nghiệp có thể rút
ra được nhiều bài học kinh nghiệm trong tổ chức, quản lý, điều hành sản xuất
kinh doanh của doanh nghiệp mình. Tài liệu ghi chép lại diễn biến tất cả các
dự án đầu tư, quá trình thực hiện các hợp đồng kinh tế, các thương vụ…


25

Những dự án, hợp đồng kinh tế, thương vụ… thành cơng, doanh nghiệp có thể
nghiên cứu, khai thác triệt để để vận dụng tốt hơn nữa trong tương lai. Cho
nên, nghiên cứu tài liệu lưu trữ, doanh nghiệp có thể nhận biết mình đang
đứng ở vị trí nào trên thương trường, đội ngũ lãnh đạo doanh nghiệp cần phải
trang bị thêm những kiến thức, kỹ năng gì trong bối cảnh thương mại không
biên giới.
Đối với các doanh nghiệp nhà nước, tài liệu của các doanh nghiệp nhà
nước có vai trị quan trọng trong sự nghiệp phát triển khoa học - kỹ thuật công nghệ. Thông qua các dự án liên doanh giữa các doanh nghiệp nhà nước
và doanh nghiệp nước ngồi, nhiều cơng nghệ mới hiện đại đã được nhập vào
nước ta, nhất là trong lĩnh vực viễn thông, dầu khí, hố chất, điện tử, tin học...
tạo ra bước ngoặt quan trọng trong phát triển một số ngành kinh tế mũi nhọn
của đất nước. Trên cơ sở tìm tịi, nghiên cứu các tài liệu về bí quyết kỹ thuật,
quy trình công nghệ, kỹ thuật dịch vụ đã được chuyển giao, áp dụng vào hoạt
động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngồi thì
các doanh nghiệp trẻ nước ta có thể cải tiến, sáng tạo nền khoa học cơng nghệ
của riêng mình.
Đối với các doanh nghiệp sản xuất, tài liệu lưu trữ của các doanh
nghiệp phục vụ cho việc thăm dò, khai thác tài nguyên khống sản; thiết kế,
thi cơng, chế tạo xây dựng mới và sửa chữa các cơng trình, máy móc, thiết bị.
Trong quá trình thiết kế, xây dựng mới hoặc sửa chữa, khắc phục các
sự cố các cơng trình, nhà máy, doanh nghiệp đều cần đến tài liệu lưu trữ. Đó
là những bản thiết kế, hồ sơ thi công… Hay để thiết kế một kiểu dáng mới

cho một thiết bị, máy móc với tính năng ưu việt hơn sản phầm cũ, doanh
nghiệp có thể sử dụng tài liệu lưu trữ để cải tiến sẽ tiết kiệm thời gian, chi phí
rất nhiều so với làm mới từ đầu.